高校数字档案馆建设范文

导语：如何才能写好一篇高校数字档案馆建设，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:高校数字档案馆;必要性;建设

中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校数字档案馆建设的必要性

(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。

二、高校数字档案馆建设的任务

(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。

作者单位:湖南人文科技学院

作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。

参考文献:

[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)

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关键词：信息资源；档案；建设

中图分类号：G7 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01

随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。

1.数字档案馆的概念

“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。

2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性

随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。

3.高校数字档案馆建设的必要性

高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。

4.高校档案数字化建设中存在的问题

4.1高校档案管理意识薄弱

高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案，开发出了多种档案法规，但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足，同时，一些档案部门的管理人员档案意识淡薄，备案业务监督不力，指导不足。

4.2 专业人员的缺乏

数字档案馆的理论体系还未形成，目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施，数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前，具备这个能力的档案人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责，其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作，但在现实中，高校档案管理人员基本上都是身兼数职，更不具备专业的知识和技能，能提高业务水平的培训不多，档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐，且岗位经常发生变化，导致档案管理队伍不稳定。

4.3安全问题

高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享，在局域网或广域网的数字档案信息的传输，安全问题变得尤为重要，传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢，用户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.4 工作标准、工作制度的缺乏

规范化，制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买，但许多高校都有自己管理的实际情况，所以在实用性等方面存在一些不足，再加上计算机软件及相关设备的硬件差异，这些问题和差异是影响电子数据标准和共享，并制约着信息交换的范围，直接影响着档案信息化建设步伐。

5.如何有效建设高校数字化档案馆

5.1转变观念，整合信息资源

档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门多、范围广，领导干部和工作人员要高度重视，统一思想，增强档案意识。在提高认识的基础上，转变观念，以科学发展观为指导，把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度，定期组织学校中层干部学习档案法规，并通过学校办公自动化系统，校园网络等载体，大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源，所有部门都有自己的信息系统和网站，每年生产大量的数字文件。这些教学，研究，管理的相关文件，需要进行整合，统一管理。

5.2完善基础设施建设

完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求，硬件主要包括：计算机网络设备，文件系统管理软件，服务器，文件处理设备，存储设备，数码设备，照相机，和捕获设备，光盘记录设备等。此外，还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。

5.3解决信息安全问题

针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题，我们必须解决以下几个方面的内容：一是使网络安全尽快立法，保证网络信息安全体系；二是档案的真实性，安全系统的建立，建立一个可靠的备份系统；三是要找到可靠的载体，研发寿命长的电子档案；四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理，确保档案的真实性。

5.4加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》的第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。

6.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献：

[1] 张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001：94-99

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关键词： 高校 学籍档案 数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。

再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

[1]秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界，2015（23）.

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关键词：高职高专 会计档案 数字化 共享 安全

高职高专院校的数量和招生规模同本科院校平分天下，培养了大量的高级技能型人才，为我国的经济建设持续健康发展发挥了不可替代的作用。新常态下高职院校的作用和责任更加凸显，作为记录学校教育教学、科学研究、校园建设与发展等所发生的经济往来账目的财务档案，对于分析资金投入产出效益、预测今后建设和改革方向提供了基础性资料，为国家和地方政府分析高职高专院校的发展和建设情况提供准确的信息。计算机技术的发展和应用，特别是财务活动电算化，为财务档案数字化、信息化、电子化建设打下了坚实的基础。高职高专院校财务档案应真实、准确、完整，方便查阅与分析，才能充分发挥其资料价值。但是，目前高职高专院校的数字化会计档案的建设、管理和使用仍存在不少问题，制约高职高专院校财务分析效能，影响学校的管理和建设，不利于高职高专院校的长远发展。

一、数字化会计档案的重要意义

（一）方便查询和分析

数字化会计档案采用计算机软件管理档案资料，建立了电子目录以后，使用一网的电脑或其他终端设备，取得授权许可，即可几分钟内在任何地点查到所需要的资料，方便快捷。而传统的纸质会计档案资料的查询，需要赶到档案存放地点，征得档案管理员的同意，手工查询目录资料，根据目录检索再到档案库房翻阅相应资料，费时费力，效率低下，并且容易污损纸质档案。

根据财务数据综合分析和比较资金使用效果，数字化会计档案通过调取原始资料，采用相应软件，数分钟内就可以得到所需要的报表。而根据纸质会计档案资料，需要根据财务数据资料，人工分析数据之间的关系和变化规律，需要占用大量的人力物力和财力，而且不能及时得到分析结果。

对于档案资料，能够及时查询和分析，才是其存在价值的真正所在。

（二）提升财务管理效率和水平

采用数字化会计档案，财务管理面临大量的数字资料，需要建设相应的硬件和软件，包括计算机、网络资源、会计专业和计算机网络知识均有所掌握的专门人才。管理者必须转变观念，科学管理，同时还需要及时更新知识，才能适应新的工作环境，管理者能够更加及时的掌握单位的财务运行状况，预测财务运行风险，提高管理效率。

（三）节约资源

会计档案数字化，采用磁盘、光盘、服务器等方式存储，原始凭证、记账凭证、各种账簿和报表等不再使用纸张书写或打印，降低打印机、复印机等的使用率，降低了纸张使用，实现低碳环保工作模式。同时，会计档案数字化以后，提高了大量数据录入和处理的效率，报表分析可以自动生成，降低人力资源的占用，解放出来的人力资源可以投入到财务数据的分析和预测等智慧型的工作中去，提高人力资源的劳动质量和效率。再者，采用数字化会计档案，不需要很大的房间就可以把一个单位的所有会计资料保存起来，节约空间和场地资源。

二、高职高专院校数字化会计档案存在的问题

高职高专院校以培养高级技能型人才为己任，而我国传统观念认为接受高等教育的目的是为了走向管理岗位，所谓学而优则仕。所以，高职高专院校一直没有受到社会各界的充分重视，没有受到本科院校特别是研究型本科院校同样的重视，导致其占有的软硬件资源较少，会计部门也不例外。高职高专院校会计部门开展数字化建设，会计档案电子化，面临着一些特殊的问题。

（一）重视不足，资金和人才投入均较少

会计档案是财务工作的附属工作，往往没有受到单位领导的足够重视，相应科室在学校的管理结构层次中，还算不上三级科室，其工作属于学校工作层级中的最底层。会计档案长期以来没有得到学校的重视，现代化建设更无从谈起。校领导大多不清楚会计档案室的工作内容、工作职责、工作要求等基本知识，对于会计档案工作的发展和建设没有工作计划。如此，会计档案信息化建设工作难以取得资金投入，难以有专业知识和计算机知识都掌握的专业人才来负责会计档案工作，会计档案信息化建设难以取得进展。

（二）会计档案数字化建设规划的前瞻性不强

有些高职高专院校开展会计档案数字化建设，没有根据数字化发展预测今后二十年的发展趋势，网络硬件和软件建成后五年左右就过时了，存放这些硬件设施的房间防水、防火等的安全等级较低，可扩展的空间有限，没有预留网络接口，硬件升级困难，导致后期发展难以适应会计档案的要求。由此带来了资源使用年限的降低，造成了浪费。

（三）管理制度缺失，档案资料不完整

有效的管理制度是机构高效运行的保障，数字化会计档案建设需要相应的管理制度为之提供运行和维护的制度保障。但是，有些高职高专院校建立的信息化会计档案，由于没有配套的管理制度，资料收集、整理、归档不及时，没有对原始资料进行分析总结和归纳，使用和维护不能保证会计档案的完整，导致会计档案容易出现缺失和不完整，甚至损毁，造成难以挽回的损失。

（四）信息化会计档案工作人员专业知识不完整

信息化会计档案工作人员，不仅需要熟练掌握会计专业知识，还需要掌握会计电算化以及计算机网络相关知识。但是，受到经费以及传统观念的影响，会计档案管理人员大多由新进人员或者将要退休人员管理，这些人员的最新会计专业知识、计算机知识有限，会计档案信息化管理的能力不强，制约着会计档案信息化建设。

三、高职高专院校数字化会计档案建设意见

（一）提高会计档案重要性的认识

学校领导特别是分管财务的领导，应自觉学习和更新会计知识，包括《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等，正确完整的认识会计档案的归档内容和要求，提高对会计档案重要性的认识，重视会计档案工作，推进会计档案信息化、数字化建设。观念改变和提升是事业成功的前提和基础。

（二）重视会计档案的硬件和软件建设

会计档案信息化、电子化建设，需要计算机、网络、服务器以及存放这些设备的房间，建设这些设备和设施需要结合本单位的现状以及未来至少二十年的发展趋势，预留足够的发展空间，避免频繁大修、更换设备甚至搬迁，节约资源和资金，同时满足未来的发展需要。购置的存储会计档案的软件，要满足兼容性、可升级、安全性、分级提供服务、自处理等功能和要求，签订安全和保密协议，明确权责。

（三）建立可操作的信息化会计档案管理制度

考虑《会计档案管理办法》（征求意见稿），根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等，结合单位实际情况，制定切实可行的详细管理制度，是信息化会计档案有效管理的制度保障。为此，可以从会计资料收集、整理、装订、归档、保管、鉴定销毁以及查阅、维护、安全措施等环节制定管理制度，明确管理职责。属于归档范围的会计资料包括会计凭证（原始凭证，记账凭证）、会计账簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他辅账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告）以及其他会计资料（银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料）等。

（四）培养或引进专业会计档案管理人员，提升知识水平

会计档案专业技术人员是档案管理质量和水平的决定性因素。根据单位的人员情况，把那些责任心强、专业能力好、愿意为会计档案事业尽力尽责的人员派出去培训，充实和完善知识结构，提高专业技术能力。或者引进那些懂得计算机、信息管理、财务管理、资产评估等专业知识的专业性技术人才，确保会计档案工作优质高效开展。

（五）提高数字化会计档案的共享能力

会计档案保管与维护价值主要体现在使用上，包括本单位用户的使用以及相关单位用户的使用。为此，需要实现会计档案电子化信息的资源共享。目前，互联网高度发达，为会计档案共享创造了客观条件。当然，资源共享需要遵循相应的会计档案资源利用的规定，符合法律规定。可以根据各单位的实际情况，对会计档案数字化资源分级、分层次地共享，加入校园网系统，设置不同的访问权限。把享受共享资源的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、校领导以及省市主管部门等不同的用户，根据各自所拥有的访问权限，访问和使用相应的会计档案电子化资源。

（六）加强数字化档案的安全性

21世纪的世界已经进入信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，数据的录入、传输、复制变得异常简单，这些技术的发展为会计档案数字化资源的获取、存储、传递和使用带来了巨大的方便。但是，开放的互联网时代，网络上的数据被修改、删除和再编辑同样变得容易起来，导致会计档案数据有可能被恶意删除或篡改，给会计档案带来安全隐患，危害到数据的真实性和完整性，而且，这种事故常常难以修复。为此，必须对数字化的会计档案采取安全措施，例如双备份或者多备份，设置网络安全密码等。当然，会计档案的安全措施是相对的，没有绝对的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，将会计档案的安全性提高到该信息资料所需要的水平。

四、结束语

会计档案信息化，可以提升档案的使用效率、降低资源消耗，高职高专院校会计档案信息化建设，需要根据会计档案真实性、完整性、安全性要求高，结合自身办学经费有限、人力资源不足等实际情况，量力而行，并考虑空间和硬件的可扩展性、兼容性要求，制定相应的管理办法，建设高质量的会计档案信息化管理模式，为高职高专院校的发展提供基础性资料，分析高职院校的办学效率，为学校以及政府的决策提供参考。

参考文献：

[1]何郑涛，昌晶.数字化校园背景下高校会计信息资源开发利用的理论分析[N].重庆邮电大学学报（社会科学版）. 2015， （1）

[2]陈恒凯，张耀嗣.会计档案数字化管理研究[J]. 兰台世界. 2015，（11）

[3]李颖.ERP 环境下会计档案信息资源管理探析[J]. 山西档案. 2014，（6）

[4]牟文华.会计“绿色档案”的可行性分析[J]. 会计之友. 2014，（35）

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商业利益的技术杠杆：数字化依赖的不可持续性

资本唯一的目的就是在有限的物质和时间上赚取尽可能多的经济利益。商品经济社会，商业和所谓的前沿、潮流是密不可分的，并不是所有的前沿、潮流对我们的档案工作都是有帮助的，有的甚至反而有害的，我们在追随前沿、潮流、流行时尚的同时，不要忘记了追求档案工作的本质是“保管和利用”，保管是档案事业唯一的基础，没有其他的基础。

高校档案事业的数字化建设对商业技术有着严重的心理依赖性，这种崇拜技术的心理造成了一种依赖性，即对任何商业开发的技术不作过多的考证：我是否能用?是否适合我?而是盲目肯定，从而导致被商家所左右，失去了辨别力。

全国高校档案事业发展严重不平衡，这种不平衡性不仅表现在南北档案馆的差异，还表现在同一地区不同学科背景高校档案事业发展的差别。无法独立开发数字档案系统使得很多高校依赖商业操作。一些商家往往缺乏信誉，在立项、应用实施方案前期，做出种种口头承诺，人勤腿勤嘴勤，但是项目结束钱到手后，马上变得人懒腿懒嘴，系统维护、升级服务跟不上，信誉大打折扣；一些软件公司流刊、作坊式作业，在市场中的稳定性较差，往往做了几年就破产，留下一个烂摊子给档案馆；而且由于各个高校的档案结构、设置等具体情况千差万别，往往很难用统一的数字化建设标准统―。

高校档案事业的数字化建设对商业的严重依赖性还表现在数字化软件本身开发的“二手”特征。我们知道，目前的多数软件都建立在微软操作系统基础上的，很多软件适用于IE浏览器6.0，但是却无法应用于IE浏览器7.O、8.0的环境，这使得某些高价买的数字软件的一些功能变得毫无用处。随着商业软件不断升级而不得不进行更新的数字档案馆软件令高校档案馆叫苦不迭，进退维谷，继续投入资金如同无底洞，而中断某些与微软等公司软件绑定功能升级又使得购买的商业数字化软件逐渐被不断更新换代的商业潮流淘汰，最终随着“蚁穴效应”而丧失其本来应用的目的。

商业利益的资金杠杆：建设投入的不可持续性

高校的档案部门是全额拨款事业单位，其相对独立性只是就它和其他同一级部门而言的，这种关系使得高校档案部门在建设和日常办公的经费上不能超越其他同一级部门的平均投人水平，甚至多数档案部门连平均水平都无法达到。多数高校档案信息化建设因资金缺乏，在必要的技术支撑方面也相对滞后。

我们发现，以专项资金、特殊审批方式开展数字化的高校档案馆占据了多数。而在没有相关专项资金制度化、长期保障的情况下，高校档案馆数字化投入和维持的资金链条随时都有可能遭遇中断的命运。

此外，高校档案事业的数字化建设不得不依赖庞大的数据服务器，计算机的脆弱性使得数据服务器每到一定年份就要进行更新和变化，这种对物质硬件的依赖性将是持续不断的资金投入，在没有确切学校资金投入制度保障的情况下，很难能够做到科学发展、健康、可持续。

商业运作：数字化应用前景的不可持续性，不确定性

数字化应用到何种程度在学术界是有争论的，但是要数字化已经基本成为了共识。我们看到，商业的欲望驱动着高校档案馆充当商业技术“小白鼠”实验品的角色。一些商家将那些并不成熟、缺乏长期检验的技术推销给急于上马数字档案馆建设的高校。这种人为推动的机制在高校内部通过经验交流等方式传播开来以后，又成为所谓的“前沿”而被推崇，这种方式是否科学，值得商榷。商业化带有投机性，因此往往导致高校数字档案馆建设中数字化应用带有不可持续性、不确定性。

在西方国家档案馆和他们的大学档案馆，档案工作者只从事管理的工作，只简单把案卷的标题和基本内容介绍提供给利用者，他们自身并不从事科研活动，也没有科研任务，因而没有这一矛盾。但是在中国，这一情况却是异常的矛盾体。

随着数字化的影响，电子文件管理以及日常计算机办公的需要，导致了高校各个部门包括档案馆对计算机专业人员的需求，甚至一定程度上左右了招聘人员的门槛设置。对于那些需要数字化作为支撑的高校兼职档案员，数字化建设如同新开了一门专业和工作内容，无形中使得人力缺乏的档案馆增加了各种成本，这种成本使得档案馆的精力无法专注于某―工作本身，不得不对多种不同内容的工作疲于应付。目前高校档案馆除了引进技术人才外，继续教育和培训也是两种最重要的方式。这些方式都是需要成本投入的，是高校档案馆没有计算到实际投入中的部分

商业化：高校数字档案馆建设缺乏全感

对安全保管的追求是档案管理部门的基础目标。如果档案部门连档案的安全性都不能保证，那么档案管理部门设立的基础就会动摇。而商业动机推动的数字化使得高校过度专注数字化，忽视了纸质文件的基础性重要地位。因此，单纯就管理而言，档案部门对电子化的慎重程度越高越好。笔者上面已经分析，档案部门有管理和开发两种定位的矛盾。但是对于开发，电子化的慎重又阻碍了信息的快速流通、被人们利用的便利性。因此，电子化在管理和利用中面临的矛盾也说明了高校档案部门的尴尬。

实现档案的电子化，能够大大提高工作效率，然而，数字化的成本很高，硬件严重依靠计算机，系统维护起来很有困难，这种困难使得高校档案馆花费大量的时间与精力在数字化上，导致纸质档案的精力投入相应有所减少。有人认为，档案电子化检索减少了查询时间，但是这部分时间相应地被计算机维护、软件升级、使用指导等多种工作内容抵消了。值得我们警惕的是，一些档案部门存在着严重着以数字化取代纸质化的倾向，交接手续、借阅记录、目录等内容在脆弱的商业软件上得到了体现，但是纸质文献上却没有相应地更新，纸质档案材料不能实现真正的“双轨同步”，还无形中增加了手续的烦琐性。

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一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。（5）陈展性档案服务陈展是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品,

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对现代国有企业档案工作的思考

大数据时代学校档案管理创新与发展

以合格评估为契机优化高校教学档案管理

广东省档案馆馆藏香港档案史料概况

怎样做好项目竣工文件的归档审查

在法治中促规范在创新中促服务

广东省档案行政执法检查情况综述

学好《意见》抓落实抢抓机遇促发展

统筹兼顾协调推进全市档案信息化建设

护知识产权档案提供证明

在全省档案信息化工作推进会上的讲话

潮阳石刻——潮汕文化遗产的瑰宝

国共合作与黄埔军校的政治教育

省档案局(馆)长莫震到省审计厅调研指导档案工作

文书档案归档材料短缺问题及其解决措施

建设数字档案室推进档案信息资源整合利用

拓展档案资源不断推动档案管理跃上新台阶

基于大数据分析技术的数字化档案

狠抓档案开放鉴定确保档案信息安全

走基层,接地气,立足档案工作为群众服务

为建设广东档案强省插上科技的翅膀

对广东省档案工作服务经济社会发展的建议

数字档案小常识(三)—硬件篇之服务器

省文化厅陈杭副厅长率队到省档案局调研

珠海市档案局长周晓文与网民在线互动交流

广东省档案馆收集档案范围实施细则

发挥企业档案价值服务企业文化建设

宣贯新细则争创收集整理工作新业绩

对提高档案编研工作质量和效益之浅见

浅析微博在高校档案工作中的应用

低碳视角下高校档案信息化环境设计研究

强化民生档案建设搭建民生幸福桥梁

创新发展评价机制全面贯彻企业档案工作规范

纸质档案数字化前期准备工作的关键点

高校科研档案管理比较研究及导向性思考

办公自动化给档案管理带来的新挑战

广东省档案局召开全省档案馆工作会议

高校档案管理台账的功能模块设计及其运用

大朗档案馆的展览两周迎数千名百方来客

档案管理系统与OA系统的关联问题研究

构建幸福学校档案给力幸福广东

办公自动化给档案管理带来的新挑战

试析学校档案信息资源开发与利用

省领导批示肯定我省档案教育培训工作

珠海涉外婚姻档案进馆便民惠民

牢固树立服务意识落实服务先行战略

东莞市大朗镇推动档案事业实现创新发展

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以浙江省为例，高校档案信息化工作起步较早，目前绝大部分院校已使用了计算机管理档案目录，浙江大学、浙江师范大学、浙江电力职业技术学院等高校还完成或开始了文件级的档案录入，变“案卷级管理”为“文件级管理”。有相当一批院校建立使用了“OA”系统。各高校档案馆还加强了档案信息化的制度建设，如浙江大学出台了《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》《浙江大学档案馆网络信息安全保护技术措施》等。此外，浙江大学、中国计量学院、浙江工业大学、浙江师范大学等一批高校档案馆的门户网站也陆续建立开通。以浙江大学为例，浙大数字档案馆门户网站2005年下半年对外开放，到2006年年末，可供查询的档案目录数据就达285000余条，其中“电子文件中心”提供近5000余份校发电子文件。在文档的网络管理方面，不少院校采用了南京大学的“南大之星”网络管理系统，浙江大学档案馆于2006年4月正式在全校范围内启用部门预立卷远程归档系统和数字档案管理系统，并对学校各立卷部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档工作进行监督与指导。

尽管高校档案信息化建设有了一定的发展，但高校的档案信息化建设总体上远滞后于高校信息化建设的整体水平，而且高校间档案信息化建设发展水平也很不平衡，部属院校、省属高校及各类职业技术学院(民办院校)之间的档案信息化水平参差不齐，前二者档案信息化水平较高，而不少职业技术学院则尚未建立档案目录数据库，有的虽然配备了计算机，但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案检索；还有少数院校档案馆(室)甚至连计算机、扫描仪等基础设施都未配置。总体上看，高校档案信息化建设还处于初级阶段，与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距：档案信息化建设意识淡薄，思想观念跟不上形势发展的需要；缺乏统一的档案信息化建设标准规范。信息化基础设施建设薄弱；经费和技术保障还不够有力-信息化安全保障体系建设不完善；档案信息化人才队伍建设需进一步加强。

对高校档案信息化建设的建议

高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分，建设过程中要把握以下原则：一是全局性原则，档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划，与学校信息化同步发展。二是标准化原则，加强各类标准的制定工作，以有效实现信息互通资源共享。三是经济性原则，建设标准要与本单位的具体情况相结合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原则，采取必要措施，确保信息安全、数字档案可靠和内容的真实。

1　加强基础设施建设，为高校档案信息化建设打牢基础

档案信息化建设必须建立在一整套现代化软硬件设备基础上，此外，实现信息资源的共享还需要特定技术环境一一高速的数字通信网络。它主要通过三个层次来建设：一是学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理，面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等项联机服务。二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门提供服务，用户可在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。档案馆还要通过校园网支持的各种网络应用系统，如校园管理信息系统、校园图书情报系统等来实现对电子文件的收集、归档。三是通过校园网连接互联网，开展合作业务，实现全球高校档案资源共享。对此，高校应当设立专项经费，保障档案信息化建设与学校校园建设同步进行。

2　完善制度建设，健全工作体系，为高校档案信息化建设提供保障

档案信息化建设目前还缺乏统一标准，在原有的档案管理规章制度已不适应档案信息化需要的情况下，高校应根据自身的特点，注意吸收相关行业的管理标准和经验。制定完善的符合实际需要的标准和制度，以保障档案信息化建设工作安全、有序地开展。此外，档案的收集、保管、利用等各个工作环节都需要进行重新设置。

首先是数字化档案的收集。收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于高校校园网建设已达成熟阶段，学校各部门均已接通，所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式，只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后，通过校园网再转发一份到档案管理部门即可。一般应在完成逻辑归档(即电子文件的原存储位置不变)后，把需要归档的电子文件集中下载到档案管理部门可脱机保存的存储介质上，完成物理归档。

其次是数字化档案的保管。由于数字档案载体的特殊性，档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器存储，保管的重点是保证数字档案的可读性和可利用性，同时，防止信息丢失、被非法更改等。

最后是数字化档案的利用。文件制作与档案管理采用同一系统软件，在文件制作的工作平台上，将文件内容已包含的检索字节，如文号、题名、密级、作者，时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等，做到文件制作与编制检索工具基本同步。

3　建设功能齐全的档案信息数据库是高校档案信息化的关键

档案信息数据库是一个有组织、系统化的数字大集合，目前高校要建设档案信息数据库，其信息一方面来源于现有的馆藏档案，利用数字化技术将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息，通过手工著录、扫描等形式，转化为数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化；另一方面，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

根据高校的特点，所建成的档案信息数据库至少要包括以下内容：首先要建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况，通过著录标引，建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库，即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化，且能通过计算机检索与编目。其次要建立各类专题数据库。根据学校现代化管理与发展要求，建立一系列专题数据库，从目录到档案全文内容齐全。最后要建立档案全文原貌的数据库。把学校馆藏珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等类原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机中，并为其编制题名，责任者、关键词等索引，建立相应数据库，实现档案全文原貌的管理。

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关键词： 高校图书馆；纸质档案；数字化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）22-0257-030 引言

随着社会的发展和科技的进步，档案数量的激增，越来越多的大学图书馆档案的收集，整理和利用作为一个基本的工作任务，并取得了显著的成功。但也有很多大学图书馆忽视了建立自身档案特色的建设，这应该引起我们的注意。本文主要讨论高校图书馆纸质档案数字化管理过程中的一些方法和原则。

1 概述

1.1 高校图书馆档案的重要性 高校图书馆档案管理工作是高校图书馆工作的重要组成部分，它是保存高校图书馆活动和工作最直接最原始的记录载体，从馆建之日起它就已经有了记录，随着高校的图书馆的发展而一起发展，最准确而客观真实地反映记录了高校图书馆每个历史阶段的发展轨迹，对图书馆的管理工作有着极高的参考和利用价值。

1.2 高校图书馆档案的特点 一般来说，高校图书馆档案分文件和文书档案，其各自的特点不同。

文件档案是由学校上级政策对图书馆的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校当局和其他有关单位的上级下发的各种文件的。文件有一定相对的统一性，具有一定保密功能。文书档案则来源于高校图书馆本身，是学校教职员工在图书馆开展日常工作和举行各种日常活动产生并积累的，其保留有一定目的性。其包括各种载体的文件材料，如会议纪要，会议决定、从事资源，产权登记、重要的电话记录，发送和接收消息，珍贵照片，录音带，以及具保护价值的各种文稿。

具体的说，高校图书馆档案具有以下两个特点：

内容丰富，文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。

保存时间长，如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。

1.3 纸质档案保护难、查找难、共享难现状 高校图书馆馆藏丰富众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况。纸质档案查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的档案还要放回原来的位置，否则会给下次查找造成更大的困难。由于高校图书馆档案工作的内容包括的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到图书馆来，并由图书馆工作人员协助查找，所以纸质档案的共享也是一个问题，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。

2 纸质档案数字化的作用和实现途径

2.1 纸质档案数字化的作用 档案信息化建设的核心是资源建设，资源开发，包括两个主要方面的任务，首先，现有的档案目录数据库建设和收集重要文件档案，图片，音频，视频文件，数字，其二，目前的电子归档及电子档案管理。

数字文件可以有效地保护原始档案，可以提高文件的使用模式。纸质档案数字化代替原来的使用，保护原始档案。不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人分享。数字图像文件异地转移，使异地存取使用可能通过计算机局域网或广域网得到实现。扩大使用档案空间，让更多人了解档案使用档案。数字档案还有“时间”不再受限制的优势，使用者随时获得他们所需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

数字文件可以有效地保护原始文件：替代原有的使用，保护原始档案；数字拷贝下来，输出盘，磁带则永久保存，它将给这些档案因不可抗拒的自然灾害时不致受到严重的损害；恢复档案材料模糊褪色的字迹和修复损毁的不完整的图片文件。

传统纸质档案数字化是档案馆走向数字档案馆的唯一途径。二十一个世纪数字档案馆无疑是发展的方向，不论是什么样的类型和层次的档案馆，虽然到目前为止其具体组成，组织和管理模式仍处于探索中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统纸质档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2.2 纸质文档数字化外包服务必要途径 高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。随着外包公司的专业化发展，外包公司所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了高校图书馆纸质档案数字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做纸质档案数字化的成本。因此数字化外包已成为目前高校纸质文档数字化的必要途径。

3 纸质档案数字化创新性原则

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【关键词】大数据；高校档案；云存储

高校档案是高校教育教学活动的真实记录，是高校从事教育教学活动、高校管理、教学科研工作必不可少的参考借鉴资料。高校档案不仅是高校政策决策的重要保障，也是高校日常管理决策不可或缺的资源。

然而，随着计算机网络、云计算等信息技术的飞速发展，整个社会已经迈入了大数据时代，高校也不例外。在大数据背景下，高校学生的学籍、发表的论文、课程成绩以及教师的基本信息、教学课件、发表的科研论文、参加的科研项目等会产生大量数据，同时还有实验室设备、学校机房和行政部门产生的档案信息等也会产生海量数据。除了在学生培养方面会产生海量数据外，高校行政管理活动、科研和学术交流、社会服务等方面也都会产生海量数据，这些数据数量大，数据结构多样，数据来源广泛，明显具备了大数据的特征，对这些有价值的数据信息进行归档存储，并确保在需要时能被有效地查询和利用，这将成为高校档案部门无法推脱的责任，同时也为高校档案工作带来巨大的挑战。目前高校档案管理面临的最主要的两个挑战：一是如何为档案数据提供足够大的存储空间。二是如何为用户提供一个更安全、高效、方便的档案访问平台。幸运的是，面对大数据带来的挑战，云存储技术应运而生。简洁地说，“云存储”是将数据资源存放到网络上供人们查询的一种新兴方案。用户可以在任何时间、任何地方，通过任意可上网的设备方便地存取数据。现在许多国内外的大公司如微软、亚马逊和谷歌已经引入了相关的云存储平台服务。在大数据背景下，如果能将云存储技术应用到高校档案管理领域，不仅可以解决以上两个挑战，也将会为高效档案事业带来历史性的变革。

一、云存储在高校档案管理中的优势

（一）云存储技术的应用，能降低高校档案管理的成本，提高档案资源的利用率。传统的数据存储都是静态的，多用于存储PB级以下的数据。若采用传统的存储架构，当存储容量需求增加时，就需要添加新的存储阵列。随着需要管理的阵列数增加，存储环境变得日益复杂，管理难度更大，需要的运营成本也随之增加。而云存储能够实现动态扩展，按需求进行配置。各高校档案馆可以根据自身需求申请适当的存储容量，无须额外的存储设备，相比较传统存储模式，降低了购置设备的成本。存储平台的运行和维护工作由云存储提供商完成，降低了高校档案管理系统运行维护的成本。云存储提供了一个较为开放的访问平台，用户可以随时随地通过任何可上网的设备访问档案资源，这就解决了某些用户由于时间、地点等因素限制而无法实时访问档案资源的问题，从而大大提高了高校档案资源的利用率。

（二）云存储技术的应用，能为档案数据提供海量的存储空间。随着高校档案信息化建设的不断加快，高校档案数据也由原来单一形式向电子文件、图像、视频、音频等多种形式发展，高校档案馆要安全存储这些数据，需要不断扩充服务器和相应的存储设备，这会给高校档案馆带来很大的资金压力。由云计算发展起来的云存储平台，用户只需要利用几台可以上网的电脑终端就可以方便地上传和下载存储在云中的电子文件。云由成千上万的存储设备和服务器集群构成，它具有无限的存储空间和海量的存储能力，能够更好地满足档案数据海量增长的存储需求。

（三）云存储技术的应用，能增强容灾、异地备份能力。云存储可以实现跨领域部署，并可以通过虚拟化技术实现多物理存储节点、多应用系统和多业务服务协调的共享存储构架。特别是当发生不可预测的数据灾难时，通过云存储的分布式备份功能可以实现档案数据的快速恢复。同时，云存储可实现数字档案网络在线异地备份，以上两类功能可避免各高校档案馆单独存储档案数据时遭遇停电、火灾、水灾、地震等特殊灾难情况时可能带来的档案数据丢失和损失。

（四）云存储技术的应用，能实现档案数据中复杂数据类型的虚拟化存储。采用云存储所具备的虚拟化技术和大数据管理技术，能实现很好地复杂数据类型的虚拟化存储。特别是针对特殊类型的档案，如：电子期刊、古典文籍、照片资源、音频视频文件等。

二、云存储在高校档案存储中的存在的问题和风险

（一）云存储平台的安全风险。高校档案的保密性以及档案工作的机密性决定了高校档案存储需要一个相对安全的存储环境，现有的高校档案存储方式在档案安全存储方面有一定的优势。首先，云存储自身的虚拟化、无边界性、流动性等特性，使得其面临较多的安全威胁。其次，与传统的存储方式不同，云存储是将数据信息存储在云端，这对数据的存储安全、传输安全、服务安全和访问控制都带来极大的挑战。同时，云存储应用导致网络资源、信息资源、用户数据和应用的高度集中，由此带来的安全隐患与安全风险也较传统应用高出很多。目前为止，还没有任何一家云存储供应商保证可以提供绝对安全的存储平台。此外，如果将不能公开的数字档案以远程方式存储到云端，必定会引发档案管理者的担忧。

（二）云存储的可靠性问题。大多数云服务供应商都对云存储的安全性做出过承诺，但亚马逊弹性云服务出现的服务中断事件以及微软出现的云数据托管中断事件都表明用户能否访问到自己的云存储数据取决于云服务提供商的服务是否可靠，一旦云服务供应商出现问题，用户则无法正常访问自己存储在云服务上的数据，因此可靠性问题是目前云存储急需解决的难题。

（三）缺乏可靠的国内云存储供应商。现在大部分成功的云存储供应商都是Google、微软等国外品牌，尽管国内的一些IT公司正努力追求云存储技术，但就技术水平和发展规模来看还存在一定的差距。当高校档案选择云存储方式，云平台就控制了档案数据，这将会导致潜在的数据威胁行为，例如通过数据挖掘技术挖掘机密的档案信息。因此，在某种程度上我们更希望找到一个具有独立R&D 认证的国内云存储供应商，最大程度地保证高校档案的安全性和保密性。

（四）缺乏统一的云存储技术标准。在技术层面，对于长期有效存储数字档案尚存在很多需要解决的问题，其中最重要的问题之一就是技术标准问题。想要实现数字文件长期、高效地存储，必须制定一系列的统一的存储标准。然而，到目前为止国际上还未形成一套公认的数字档案信息长期保存的标准，这有可能导致在将档案数据上传到云端的过程中产生数据丢失、错序等问题，从而直接影响档案数据的完整性和一致性。

三、高校档案云存储实现的观点

（一） 积极参与档案云存储设计。高校应该以档案管理部门为领导，由各部门共同支持建立起一个较为全面的档案管理系统，从而避免过多地依赖于云服务供应商。在档案管理系统的核心设计以及资源建设过程中，高校内部应该制定一套统一的安全标准和机密性协议，所有的档案管理人员都应积极参与档案云存储管理系统的设计与实现，学习云存储相关的知识，建立一个规模合理的档案管理系统。考虑到高校档案的保密性要求，在云存储供应商进行系统维护以及业务合作过程中需要建立一套严格的机密性协议，以降低档案数据泄密的风险。

（二）建立高校档案私有云。云服务按部署方式和服务对象范围可以分为三类，即公共云、私有云和混合云。公共云通常适用于大规模和多用户。相对于公共云和混合云，私有云的用户完全拥有整个云中心设施，提供了更多地安全和保密等专属性的保证，因此在安全性、法规遵从以及服务质量方面更加具有保障。高校档案管理选择私有云可以保障在使用云存储技术的同时最大程度地维持对档案数据的控制权，提高档案的安全性和保密性。

（三）建立云存储平台下的档案数据的安全备份策略。采用云存储技术存储高校档案数据后，相应的备份策略也会发生根本性的变化，由脱机备份转换为网络在线备份。为了提高档案数据的存储安全和灾难恢复能力，高校可以选择对档案数据进行多套备份，通过将档案数据副本在本地、同城和异地进行备份的策略，实现档案数据资源的多套多地备份，这不仅能够提高档案数据访问的实时性和共享性，更加增强了档案数据的容灾能力。对于重要的、机密的高校档案数据应该做好提前备份，一旦云存储数据库遭受致命损坏时，可以立即启动备份系统以确保高校档案数据的正常使用。

（四）加强云存储人才的建设和培养。将档案数据向私有云迁移时，需要采用成熟的技术方案，解决私有云的系统建设及运营管理安全工作。同时，应做好系统容灾、数据备份，以及业务回退机制，以提高应对各类突发事件安全事件的处理能力，这些工作都离不开掌握相关技术的IT技术人员。管理档案系统的IT技术人员不仅要有较为深厚的计算机背景知识，还需要熟悉档案的相关知识。因此，高校档案馆建设要注重人才的建设和培养，做好人才的储备工作。

四、结语

云存储技术的出现为高校海量档案数据的高效存储和利用提供了新的平台，为高校档案的管理工作指明了新的发展方向，高校档案管理工作者应积极投入到高校档案私有云建设中，充分利用云存储的技术优势。同时，也要重视高校档案云存储中存在的问题和风险，尤其是档案安全和保密问题，积极提出相应的策略。

本文系云南省档案科技项目“基于Hadoop云平台的高校档案资源管理研究”（项目编号：2016-y-125-006）研究成果之一。

【参考文献】

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