对档案管理的建议范文

导语：如何才能写好一篇对档案管理的建议，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：水电；工程档案；管理

作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃?碌曲?747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃?文县?746400）

中图分类号：G27?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）21-0122-02

我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。

一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点

工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。

水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。

二、水电工程档案的九大板块及其基本内容

水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。

1.项目专项评价档案

按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。

2.设计成果档案

项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。

3.招投标、合同档案

招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。

合同档案包括合同会签单、谈判纪要，补充协议及合同变更文件。非法人代表签署的，必须出具法定代表人委托授权书。

4.移民征地档案

移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。

移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。

5.建筑安装工程档案

建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。

（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：

基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。

原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。

过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。

（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。

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关键词：档案管理 问题 对策建议

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0173-02

1 新形势下档案管理工作中存在的问题

档案工作在当今社会具有重要地位，党和国家的事业发展离不开档案工作的配合。科学合理的档案管理为领导决策、社会管理、企业经营和民生服务等方面取到了一定的积极作用，但也存在不少问题，具体表现在：

（1）机构设置无法满足新时期档案管理工作的需要。一是由于档案行政管理机构界别与执法主体之间的不相适应，使得《档案法》的职能不能很好的履行。二是档案馆网设置缺乏总体规划。现档案室存在多样化，其中有直属档案馆，专业档案馆，部门档案馆等，另外很多企事业单位也有自己的档案室。各级综合档案馆室在搜集资料时容易产生障碍，是因为档案资源流通和各种档案馆之间的关系在现存的档案法里没有明确的规定。这就导致档案资源不能统筹管理和利用。

（2）档案管理的体系设计不尽合理。在计划经济时代建立的档案室体系当前还一直沿用，其功能在当时的环境和条件下发挥了一定的作用，但随着政府职能的改革和工作的创新，计划经济时代建立的各项体系也逐渐显现出不足的地方：一，各种资源没有被充分利用，造成分散和浪费。长期以来，各个机关单位档案里的设施配备仍然十分困乏落后，跟不上经济发展的速度，因资金的分散使用和办公用房紧张，各个部门通用的档案设施存在重复购置，档案管理不能形成合力，导致资源的浪费使用，常常出现库房与办公室合用，久而久之档案难免有破损，且得不到较好的专业保护。二，档案管理方面的专业人员匮乏，档案管理人员不仅要负责档案管理，还要负责着日常的内勤、、打字和收发等工作，因此在管理档案时的精力和时间也相对减少，档案业务的管理水平势必会有影响，再者，档案管理工作需要心细、耐得住寂寞、能吃苦的人从事的一项工作，此项工作又不能在短时期内体现工作成绩，档案从业人员往往不能精心工作。

（3）档案信息公共享用的情况很差劲。当今情况，电子信息化管理建设是现在的发展趋势，也是各个部门的档案馆还有机关档案室重视的对象。每个单位的体系不一样，所以实行的标准也会有很大的差异，信息化实行时间也各不相同，从而采用使用的系统架构及技术标准，致使档案信息应用系统存在隔阂，彼此间分享交流比较少，成为了一个个独立体。与此同时在一定程度上影响了政府及文件档案的公开和利用。一方面各单位信息文件都在自己的部门里面，第二年就归档保存入档案盒，公共分享就受到保管时间的约束。另一方面机关档案室只服务于自己机关，一般不对外提供信息，不允许对社会公开使用，种种情况都影响了档案信息资源分享和使用。

2 新形势下加强档案管理工作的对策建议

（1）加强领导、提高认识，为档案管理工作提供组织保障。档案工作反映着各个历史时期最珍贵的史料，是开展各项业务活动的具体真实的记录。为促进和推动社会及经济的发展，做出了巨大贡献。现如今国家要求作为档案管理部门，必须要加强各个部门之间的协调关系，增加工作效率，加强和加快建设档案信息数据化程度。因为随着人们法制观念意识的转变，对待档案的阅读量在逐年的增加，因此做好档案工作宣传工作是首要任务。利用宣传的效果，引导进一步的创造依法治档、规范管理的工作氛围，提高广大干部职工的档案法制意识和档案管理工作的重要性和紧迫感，进而进一步加强档案管理的工作力度。二是要加强对档案管理工作的组织领导。任何工作想要顺利进行，首先要做好组织领导工作。在档案管理工作中，要把各岗位职责细致分配，认真落实到每个人。定期进行档案工作的系统检查，仔细观察，认真分析，有效的总结并发现问题，并及时找出方法，解决工作中存在的问题。三是要做好档案人员的思想稳定工作。经常和他们有效的沟通，给他们解决工作和生活中的难处，创造良好的环境，让他们踏实的做好本职工作。做好档案人员的思想思想工作，也给档案管理工作创造一个稳定的环境。

（2）转变观念，解放思想，为档案管理工作创新奠定思想基础。档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅要收集、保管、利用档案资源这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能，为此，档案管理要改革创新必须要有新颖的创意，不断的转换思想来解放旧的观念。首先，形成社会的档案观念。新时期下的档案馆要成为保管党和国家重要档案的基地，要成为爱国主义教育基地，因此要充分的认识和掌握档案馆的基本和社会功能。其次，要形成档案的社会观念。一是服务中心要有大局意识，档案部门有非常丰富的档案资源，要掌握并能利用其优势，能找出历史和现实的关键结合点，在选择上要贴合主题，这样才能服务于大局，取得有效成果，为党和政府提供有效丰富的资源，建立成为党和政府决策和管理的“信息库”、“智囊团”。二是加大开放的发展意识，摈弃旧的观念，建立新的理念，并能完美的融合。加速档案开发，加大可利用率，整理并发展档案资源的整合，对旧观念和坏习惯进行剔除和改善，同时设立公共查阅室、资料索取点和政府信息公开当面申请点，为人民群众提供“一站式”的文件档案和信息服务，使各种档案资源合理流动，优化配置，形成档案工作整体合力和规模效应。最后要拓宽档案工作的用途，能完美的融入到经济和社会发展的各个建设当中，与社会同步发展，不断提升档案工作的发展空间，为档案管理、利用和服务上争创效能。

（3）提高档案人员的素质，为档案管理工作提供人才保障。一是要加强对档案人员的针对性教育培训。在档案教育培训过程中，针对档案管理工作的需求和发展趋势，分门别类，按需施教，注重实效，使培训的内容用到档案管理工作的实际当中，使档案工作人员进一步熟悉和掌握档案整理归档工作流程的技巧，提升档案管理工作效率。二是加强自身的学习，通过网络等现代化的信息手段，认真搜集档案管理方面有关知识，结合本单位档案收集、整理归档情况和工作动态规律来指导档案管理工作，与相关部门（科室）加强协调和沟通，及时将有关科室形成的档案整理归档，移交综合档案室，实行集中管理，确保档案种类、内容真实完整。三是要加强对档案人员继续教育，通过学习进一步提升档案管理人员的专业知识、档案整理归档技巧和档案管理水平，使档案管理人员对本单位档案数量、内容、种类、史料价值等有一个全面的了解和掌握。档案管理人员结合档案工作实际，注重工作的方式方法，用创新的思维适应新时期档案工作发展需要，同时，积极做好档案信息资源开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导、基层群众服务，为经济发展和全面建成小康社会服务。

（4）提高档案室的设施质量，改善档案室的保管条件。对档案进行妥善保存，保存良好的资料文件和档案才能进行多次利用。档案管理上的优劣直接影响到档案寿命的长短。比如，有条件的档案室在对档案进行保管时，要规范整齐，这样不仅方便使用，也增加档案资料的使用期限，反之，如果条件一般的档案室，可能条件只是普通的收起来，这样做会给档案带来伤害，只能减少档案的使用寿命。所以，档案室必须强硬执行《档案法》等的各种法律法规，按照要求完善档案室的设备，加大投入，对保管条件进行合理有效的改善，严格遵守“十防”要求。改变档案室杂乱差的现象，把档案摆放的统一整齐规范。

（5）建立健全档案资源收集体系。一，依法大范围的进行资料收集。二，面向社会，利用不同的方式积极的进行档案征集。三，整理档案管理制度，制定电子档归档制度并归入档案管理的基本内容。四，充分的使用电子网络技术，开拓网上空间，更有利于收集档案。电子政务是当前传送文件和信息重要平台，随着现代网络技术的不断发展和应用，很多部门都会上传文件至网络并加以保存，这无疑是为在网上收集档案开辟了一条有利的途径，所以，应配备专门的人员对各部门网页进行浏览，并对有用的文件资料，档案信息进行转存，方便以后的使用。五，实行现场收集档案的方法。在发生某些特定事情的现场，将事物的形态，事情发生的原因，经过，结果，以及所涉及到的人物都记录下来，收录档案。六，建设档案收集保障体系。可以建议财政部在档案征集这一项上增加部分资金的投入。这些资金将用在征集各种有利于社会的重要文献，同时还可以设置专门的征集或者捐赠档案的通道，以便于档案的快速有效收集。

（6）强化档案信息资源共享建设。网络档案项目的建设，将本地区网上档案馆项目建设进行快速全面的完善，加快电子文件归档和档案馆数字化方面的力度；在政务外网上要积极的利用一切文档软件，将文件、档案等信息进行网上管理，将本地区的资料档案和现行文件的信息资源，核心就是档案信息资源建设，在此核心基础上构建本地区文件、档案资源交换中心和资源查询中心，从而将档案资源的实现共享。

参考文献

[1] 艾永霞.浅析档案管理工作[J].管理观察，2010（18）.

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1 事业单位人事档案管理的必要性

1.人事档案承载着个人的经历荣誉。事业单位人事档案是在选聘、调任人员的过程中形成的珍贵资料，是事业单位人员身份信息的汇总，记载了每个人不同时间段的经历，比较客观的记载了个人情况、家庭背景以及个人品德、素质、荣誉等内容。它是过去最真实的记载，通过人事档案管理将人事档案整理、归纳、保存和适用，使用人单位能够很直观的了解一个人的经历，当同事、领导不能给某人详实的评价时，人事档案是最关键的材料。

2.人事档案是选拔任用人才的根本依据。事业单位人事档案在事业单位人力资源工作中起到重要作用，为单位的各项工作提供了基本保证，不论是组织部门对干部职工的选拔、任用，财务部门对人员的薪资水平评定还是业务部门对员工职称、技术等级定级都离不开最原始的档案。目前事业单位为了能做到立体化多角度的考核干部的各方面能力水平，人事档案记载的学习、工作阅历都作为重要参考。所以，人事档案是事业单位选拔任用人才的根本依据。

3.人事档案是各种原始资料的重要组成部分。不论是哪一种人事档案，都是在国家的大背景下为党和人民在人事储备上发挥承载的作用。人事档案在工作中展开，又服务于人事工作。事业单位作为我国社会主义体制下的特色机构，事业单位的人事档案是各行业各种类人事档案的关键部分，对企业、机关等其他机构在适用上起到了非常关键的反馈功能。

2 当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题

随着时间的推移，人事档案的数量越来越多，内容也越来越复杂，纸质资料时间长了也不断损耗。对于不断新增的资料，强化资料采集来处理这个矛盾，而针对不断损耗的纸质资料，就应该通过优化资料的保存环境和提高管理水平来化解。人事档案管理的工作，给我们摆出了一个难以回避的课题，那就是一方面要我们把这些纸质资料无限期的保管下去，为了记录个人的真实经历和荣誉；另一方面纸质档案的保存是有期限的，时间长了纸张会泛黄，档案上的笔迹也会消退，还有很多档案纸质变得很脆，已经到了不能再用的地步。保管档案在客观上确实有难处，但是更关键我认为还是要发挥主观能动性，解决人事档案管理工作思想不重视，以及管理人员业务水平不高等问题。

1.对人事档案管理工作的重视程度不足。在日常工作中，人事档案工作不太会引起别人的关注，工作业绩也没有办法衡量。很长一段时期，大多数人都对人事档案工作存在轻视现象，认为人事档案工作很单纯，不复杂，就是弄弄材料整理文档，不是单位的主业，不能给单位创造成绩，只要不出事，能查到资料就够了。所以，长期以来，人事档案工作处在消极应对的状态，没有高质量的为人事工作提供强有力的支持。

2.管理队伍弱化，能力水平不够。随着改革的向前发展，事业单位部门的更新调配，事业单位的工作人员也纷纷实施竞选上岗，原来的档案管理人员工作岗位发生很大的调整，而接任的人员没有经过系统的档案业务学习，对档案的汇总、分类、归档和分装都不熟悉，很多人还一岗多责，没有办法集中精力去做好档案管理工作，平时也仅仅是把资料放入盒子里，没有定期分类，影响了档案管理的水平。部分档案因为不重用保存，甚至采取人工操作方式，部分资料纸张发黄、发霉，影响了资料的高效实用。

3.人事档案资料的收集不规范。人事档案的关键点就是真实客观，在现有管理制度模式下，虚假材料、伪造学历等现象层出不穷。如高考、晋升、参军、出国深造等，有些人甚至通过修改的手段来冒名顶替。也有的为了竞聘干部领导岗位，伪造简历和学位等，以假乱真的档案现象经常会出现在新闻中，对档案工作的严谨性、真实性有一定的打击。除了弄虚作假，档案资料也有缺斤少两的情况，比如材料内容不全面，填写的项目不完整等。究其原因，大多是因为管理人员的工作态度不端正，业务不熟悉，没有把好质量关。

4.人事档案使用率较低。对于从事档案管理工作的人员来讲，归纳收集档案资料，归根结底是为了提高工作效率，为领导决定人事问题提供依据。但是现在的情况，人事档案还存在一定的神秘性和不公开性的现象，主动服务的理念还未建立。在人员的调动上，很多事业单位，对于人事档案并不是看的很重，人事档案大多时候只是在被动的等相关人员来查看，并且档案利用主要是贯彻政策和待遇调整等内容，实际在提拔使用等方面利用的很少。

3 新形势下事业单位人事档案工作的建议

我们正处在全面建设小康社会的重要时期，加快发展社会事业的任务更加繁重，人事档案管理作为事业单位人事工作的重要方面，如何更大的发挥作用，我认为应该从几下几个方面改进。

1.提高思想认识，加强组织领导。加大对人事档案工作重要意义的宣传，特别是在事业单位改革的大背景下，人事档案与深化机构改革、提拔任用制度改革等紧密相连。不仅从事办公室和人事工作的人员要熟知有关人事档案管理的政策方针，更重要的是要让单位的主要领导知道，提高领导的重视程度，能按照规定来落实人事档案制度。要建立主要领导为组长的档案管理小组，落实对档案管理工作的督查和领导，有薄弱环节要及时整改，建立档案管理的考核奖惩制度，实现量化指标考核，推动人事档案工作高效、常态化开展。

注重学习培训，提高队伍素质。事业单位的人事档案工作，具有一定的私密性和政治性。所以，领导在选派人员从事这项工作的时候，要注重挑选素质过硬、品行良好的同志参与档案工作，平时要注重学习和培训，一方面要经常性的组织培训，让个人精通业务，学会利用现代技术手段来管理档案，为领导在人事调动时当好助手；另一方面要在工作、生活中多多关心帮助人事档案的工作人员，提高个人的集体归属感，增强责任意识和大局观念，认认真真做好档案管理工作。

3.完善规章制度，提升人事档案资料质量。档案管理工作是一项看起来千头万绪、纷繁复杂的工作，假如没有科学的规章来规范，那么长久下来档案管理就会杂乱无章。伴随着事业单位改革的推进，新形势下人事制度的改革，人员的调动、培养、提拔等要求进入档案的资料会越来越多，这就给档案资料的归纳整理提出了更高的要求，一方面事业单位要提升档案管理水平，制定科学有效的规章作为日常工作制约，另一方面要求我们的工作人员在整理有关资料的时候，要做到仔细筛查，去伪存真。对于不真实的资料要按规定处理，资料不完整的要还给相关部门进行完善，对人事档案的归纳和调进调出要更加从严要求，为事业单位的人事调动提拔任用提供更准确、详实的资料。

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在医院工作中，医院文化建设集中体现一个医院的发展历史、经验，是一个医院的精神灵魂集中所在，并指导着医院各项工作的顺利开展。随着当前社会经济环境的不断发展，人们生活水平不断提高，对医院服务质量水平也有了更高的要求。为不断提升医院的服务质量水平，医院相关领导，积极组织开展各项活动实施医院文化建设工作。加强医院档案管理，对于推进医院文化建设具有相当重要的作用。

1.医院档案促进医院文化建设事业发展

1.1医院档案为医院文化建设的一种具体表现。医院档案记录了医院的发展历史以及经验总结。在进行医院文化建设时，应始终围绕着医院的历史，不能脱离医院的历史，应充分体现医院自身的特色、文化内涵以及历史，始终围绕着医院档案资料。

1.2在医院文化建设中，医院档案为一个重要组成部分。医院档案一般包括医院技术的发展，集中体现了无数医务工作者的劳动成果；医院档案资料也包括医院的经验总结，为医院的重要精神财富；档案资料中也记录了医院发展的的整个历程，其中有优秀医务工作者的先进事迹。多种内容共同组成一种医院精神，是医院精神发展的动力。因此，医院档案作为医院建设的一个重要组成部分，是一份相当重要的文化资产，推进医院的文化建设以及发展。

1.3医院档案在弘扬医院文化建设同时，宣传先进人物

在医院工作中，先进的医务工作人员，他们坚持奉行医院的行为标准以及医院的价值观念，为医院文化的一种体现。在医院档案中，详细记录了先进人物的成长事迹，并将其汇编成册，在增强员工认同感的时候，树立其他工作人员学习的榜样。通过学习先进人物的先进事迹行为，增强医务工作人员之间的凝聚力，弘扬优秀文化。

2.医院文化建设丰富医院档案内容

2.1医院文化活动可对医院档案内容进行有效补充。在医院正常运行的各个环节之中，文化环境建设、服务文化互动以及人文医疗精神的弘扬都是重要的表现行为。为完善这些环节，医院相关职能部门应广泛收集更多文字、照片以及实物资料，或到医院职工中寻找真实的素材。之后总结这些工作，将方法、经验总结成宝贵经验，对医院档案资料进行补充。

2.2医院文化应设立信息收集的渠道

医院文化建设是一个关系到医院上上下下、方方面面的工作，需要全体员工的共同参与，他们不仅扮演参与者的角色，同时他们也是信息收集者以及创造者。在一个阶段工作结束后，不同的信息可按照规定的渠道，汇总到档案管理部门。其余一些信息资料在民间，可通过医院文化这一载体将这些档案资料进行汇集整理。

3.医院档案与医院文化之间的辩证关系

3.1医院档案以及文化两者之间相辅相成

医院档案以及医院文化均为医院的基础管理部分。两者之间所属管理范畴不同，但两者之间存在必然的内在联系。尽管医院档案有不同性质的载体，但均以具体的物质形态而存在，直观、形象可见。作为医院文化不仅通过具体的形象表现，同时也表现为一种内在的精神文化内容，体现医院文化的独特。作为文化的一种具体表象，医院档案同时记录了医院文化。两者之间相互联系，同时影响了医院的发展以及建设。

3.2两者互为因果

医院档案记录了医院的各项具体活动内容，集中体现了医院的具体历史内容。两者之间相互依赖，一方面医院文化是通过医院档案资料而体现的，一方面医院文化同时丰富了医院档案资料。作为医院建设的一项重要工作，医院文化所形成的档案，进一步丰富了医院档案。

4.医院档案可有效促进医院文化建设

医院档案资料集中记录了医院各个部门的事业发展，具有较大的信息量。医院档案管理部门应以医院档案资料为基础，进行再创造创新，发展成人们可以接受的作品内容形式，并将其作为载体，集中体现医院的文化魅力。医院档案可起到宣传教育功能。在医院工作中，将全体员工当做教育对象，对医务工作者进行医院发展历史的教育，宣传先进优秀事迹，让百姓对医院档案资料有全面的了解，改善信息滞后状况。

5.总结

综上所述，加强医院档案管理工作对于促进医院文化建设具有相当重要的作用。充分挖掘医院档案优势，发挥医院档案优势，充分推进医院的文化建设。

参考文献：

[1]李明珠.谈档案管理工作对医院文化建设的重要性[J].黑河学刊，2012，181（8）：23-24

[2]梁维斌.医院档案管理在医院文化建设中的意义[J].中国老年保健医学，2012，10（3）：101-102

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关键词：灌区档案管理 信息化建设 电子文件

档案管理是权衡灌区成绩和水平的主要标杆。随着灌区信息化建设不断地发展，档案业务建设的方向也开始向新的信息技术不断的冲刺，便捷的数字化、网络化也为档案管理工作奠定了广阔的发展空间，实现档案工作环节计算机化，使之档案工作信息更加快捷化，加强档案系统整体功能成为档案管理工作的核心内容。

一、建设档案管理信息化的意义

档案管理工作的意义非同小可，起着一种不可估量的作用。档案作为一种信息资源来说，具有古老性和不可替代的作用。这种宝贵的资源具备它的本身的特点，是灌区管理发展的重要保证和方向，同时起着一定的指导作用。档案对于灌区来说是改变和调整企业格局的依据，是优化资源配置的重心点。无论是人员的调配还是资源的调整，无论什么时候灌区都需要一个稳妥的档案信息管理结构，当今社会的发展欣欣向荣，前景一片大好，时代的经济不断的发展与突破，就要求着人的素质和工作效率不断的提升，同时也就意味着古老的档案记录与管理办法，无法满足现在社会的发展与进步。因此也就向实现档案管理信息化的管理模式靠近。

二、建设档案信息化的重要性

不断推进档案信息化建设可以说是档案工作的必然渠道。随着科学技术的不断发展，现代信息技术已被各行业广泛的操作使用。电子政务、电子商务、办公自动化的日益普及，政务信息公开的推进，政府部门计算机的广泛应用，网上审批、电子文件在线传输。推进档案信息化建设是档案事业发展的重要途径。随着信息化建设的迅速推进，信息技术的发展和应用已成为先进生产力的重要标志；电子政务建设作为加快国家经济和社会信息化的重要切入点和平台，管理好随之产生的电子文档，是档案工作管理面临突出的重点问题，它是充分做好信息化档案工作的重要保证和前提，起着很大的转折作用。在档案数据库的全新管理中，就要求计算机技术人员与档案业务人员相互配合、互相沟通，不断的思索研究，建立一种“活库”的概念，充分的使用频率和利用效率来调整数据库的这种“活性”，要设立目标，重点要做到突出，改变原始的单一库向全新的系统库发展，逐步由网络联接形成向开放的分步式数据库群过渡和调整，使档案自动化系统效率快速提升。

三、档案信息化建设主要方法

加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。充分利用电子服务这一台阶，积极推进现行文件和档案信息网上查询服务的公开性，努力向馆藏档案的数字化不断的推进，让档案利用的效率和质量全方位提升，全力满足档案利用需求。同时，依托电子政务平台建立电子文件中心，尽量推进实现电子文件和电子档案在网络里接与收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，竭尽全力的建设档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，不断的推进档案信息化建设快速稳步地发展。

四、建设档案信息化的几个步骤

（一）建立“电子文件数据管理中心”

先进的“电子文件数据管理中心”是灌区信息资源库的主要部分。电子文件数据管理中心集合了所有管理网站电子文件的归档工作，充分的服务于各灌区档案管理工作的电子文件查询，让信息化更加快捷、方便，有利于更好的灌区档案管理工作的方向化、目标化。使更加分享到好的管理模式。不断的为各广大灌区服务，更快的提高工作效率。

（二） 自动上传收集电子文件

现在很多单机上形成的电子文件工作的收集，是大多数档案管理系统的焦点问题，不可小看，至关重要。与原始纸质档案收集有着云壤之别，不少电子文件的汇成通过简单的下载和上传就解决了，所以，大多数电子文件是将来馆藏数字档案最重要的渠道。这样做既大大推进了机关档案室的电子化的成长，又省去了档案馆建立数据库的繁杂工作量。

（三） 建立档案馆网页，开展网上利用服务

档案人员要把网上工作作为出发点，快速推进档案信息资源数据库建设和使用，特别是一些重要的电子文件全文数据库的建设，充分的在各大网站上实现电子文件的利用和实时管理，不断的实现档案大量的信息资源数字化、数据库化的结构和调整，使档案信息更好的服务于网络化，档案信息管理法制化，档案管理工作自动化。

（四）不断提升档案信息化人才素质的培养

随着网上信息化建设水平不断发展，要不断的提升信息化人才建设的培养，使尽快的投入到档案管理信息化建设中去，不断适应和挑战新的技术的发展。除此之外，还要多到外地不断的学习，不断吸取新的信息技术，加速信息化建设的速度和方向，不断为灌区档案工作充实新的管理方法和技术。使灌区档案管理工作不断的迈向新的台阶。

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关键词：建设工程档案 存在原因 解决方法

通过城建档案法规的不断完善和城建档案工作者多年的努力，人们的城建档案意识在明显增强。但仍有提升空间。

一、 建设工程档案管理存在的问题

（一）宣传不够。全社会的档案意识差，档案的法律、法规或涉及档案方面的法律、法规在出台后，我们宣传的力度不如其它法律的宣传，如“税法、土地管理法”等法律。社会对城建档案的认识不足，其后果是直接影响到档案的收集、报送管理工作。

（二）工程档案进馆渠道不畅。建设单位长期受“重建设、轻档案”的意识的束缚，以及我们受工作环境和工作能力所影响，至今没有形成完整的集中统一管理体系，没有形成健康有序的进馆渠道，至使大量的档案不能及时的进入市城建档案馆。

（三）产生工程档案的单位和部门，在档案管理上达不到集中统一管理。很多建设单位，特别是一些大企业对集中统一管理档案问题认识不到位，不能积极配合档案部门及时报送档案。表现为第一、没有专业档案员、造成工程档案不系统、不准确、不完整。档案丢失损坏很多。第二、不主动向城建档案部门报送。严重影响了今后小区的扩建、改建和维护管理。第三、以行业管理、条块管理为借口，拒不报档案。

（四）单位领导不重视。一些利用率高，对今后工作产生较大作用的单位如“市政、自来水、煤气”等单位的领导就很重视此项工作，对档案工作就投入大量人力、物力、财力，工作就较容易开展，而其它单位就反之。

上述问题的存在，损害了《档案管理法》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规的尊严与权威，认真严格执行档案法规，加大档案执法工作的力度，实现以法治档、以法管档，这是当前城建档案工作的迫切需要。

二、 建设工程档案管理难的原因

（一）有法不依、以权代法。现实工作中“以言代法”、“以权代法”、“权大于法”的现象仍然相当普遍。如：“首长工程、献礼工程”等等。这些工程在开始立项就出现了“依法不依”的现象，不能严格依照程序进行审批、报建，建设程序被缓办或减免。给今后城市的抗震减灾、改、扩建、维护工作带来了后患，给正常的城建档案收集工作带来了困难。

（二）重建设、轻档案，对集中管理不理解。改革开放以来，我国社会利益结构发生了巨大变化，形成了新的利益格局，尤其是一些企业单位的领导者，在依法治档与他们的经济利益相矛盾时，他们就千方百计地维护经济利益，就必然置档案法于不顾。

（三）法律监督体系不健全、不配套。法律监督体系不健全，同样是影响依法治档的重要原因，《档案法》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规，以立法的形式统一和规范了城建档案工作。但随着城市建设的发展和需要，城建档案法规体系建设远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要。

（四）城建档案工作人员亟待提高。从事档案执法工作的人员多为档案部门的业务指导人员。法律基础知识相对贫乏，缺少必要的学习和系统的培训，还不能满足法制社会依法管理的需求。

三、 依法管理工程档案拓宽进馆渠道的对策，完善管理渠道

城建档案事业发展的客观要求迫切需要我们必须重视依法治档问题，并付诸行动。把严格执法保证依法治档案的问题作为当务之急。认真抓好落实。为此，提出以下对策：

（一）加大宣传力度。提高全社会的城建档案意识。城建档案工作要找准开展工作的切入点，就必须加大宣传力度，让全社会了解和支持城建档案工作。

（二）加强执法工作，规范档案管理行为。根据不同地区、不同行业的档案工作实际，结合业务指导进行执法工作。档案执法检查要结合业务指导来开展，二者互为动力，可有效地减少阻力，将使执法检查在依法管理工程档案工作中发挥更大作用。

（三）理顺内、外部关系是共同做好工程档案管理工作的主要环节。就其外部而言，就是要妥善处理好国家档案行政管理部门与国家各专业主管机关之间的协调统一问题。尤其要解决那些由部门制定的与档案法有抵触或者矛盾的法规问题特别要取缔一些部门各自为政的“土办法”，确保城建档案馆按照法律、要求顺利接收档案。

就建设系统内部而言，加强各有关职能单位的联系，协调共同做好城建档案工作是关键。做到城市建设与城建档案收集同步进行，同步验收。其具体做法是：一是各建设单位必须签订《枣庄市建设工程竣工档案移交合同书》。二是工程竣工验收时，建设单位必须通知城建档案管理部门参加，负责对工程竣工档案的验收。合格的工程竣工档案，由城建档案管理部门发放《建设工程竣工档案验收意见书》《山东省建设工程档案合格证》。三是没有《验收意见书》的工程，市建委建设部门对工程 不予竣工备案。四是没有通过城建档案管理部门对其竣工档案进行竣工验收的，并未按规定时间接收进馆的工程，房产管理部门不予发放房屋产权证。

（四）完善监督机制、加强法规建。其一、要大力加强权力机关的监督。各级人大及其常委会应监督各级政府各企事业的单位及执法部门严格执行档案法。其二、加强档案行政主管机关及各专业主管机关的监督职能，其三、要把监督与专业指导区别开来。

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关键词：医院人事档案；管理信息化；问题；对策

中图分类号：G2759文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）07-0235-01

一、医院人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）医院对人事档案管理信息化管理重视不够

医院管理的中心环节是医疗，各方面力量的投入都可以给医院带来效益，然而对于人事档案的管理一直作为医院管理的辅工作来对待，所以这种工作并未引起重视，再加上档案本身就含有轻易不能外泄的信息。由于上述原因，对人事档案的宣传力度不够，由此而产生的经济效益也就不充足。当前，有很多领导意识不到人事档案给医院管理带来的经济效益和人事档案信息化对医院管理的重要性，对人事档案信息化的利用不够熟练和充分，所以造成了对这种资源的开发利用程度不高，就无法显示信息化的作用。这种信息资源停滞，导致了信息建设的缓慢发展。

（二）档案管理软件较落后

目前，大多数医院关于人事档案管理方面的设施落后，医院的人事档案信息都需要人工来操作，虽然有些医院配有计算机，也有相对应的人事档案系统，但是由于计算机的系统落后，不能对人事档案信息进行及时更新和维护。而这些医院所掌握的信息都是工作人员的基本信息，不能保证人事档案的完整性和详细性。这种信息数据的不完整，造成了信息查阅工作的不便，影响了医院对人事档案管理资源的利用和开发。

（三）医院人事档案管理信息化建设制度不完善

虽然《档案法》已经公布实施，《全国档案系统信息化建设实施纲要》也予以颁布，但医院人事档案管理信息化建设的水平远远达不到国家档案局的标准。当前，国家并未针对医院人事档案管理信息化建设工作制定专门的指导性的政策、实施细则和相关的法律、法规，这些因素都导致了当前医院人事档案管理信息化仅流于形式。

二、改进医院人事档案管理信息化建设的措施

（一）加强领导，提高认识

医院人事档案的管理工作离不开领导的重视和关注。所以，要想搞好医院人事档案管理工作，首先要增强领导关于此方面的认识并加大宣传力度，使他们努力做到对人事档案管理工作的全力支持和配合。一方面，主管此工作的部门领导应该认识到这项工作的重要性，将这项工作作为重要日程纳入到平时工作中去。把人事档案这项工作当作和其他工作同样重要来对待，做到定期检查，及时更新，尽快使人事档案管理步入正轨，提高人事档案管理的责任意识。而另一方面，从事人事档案管理的工作人员要加强对于本职工作的责任感，并不断强化专业知识和专业技能，根据社会的发展，不断更新观念，提高自身对于人事档案管理体系的认识，使这种信息化健康发展，同时还要提高自身的工作热情。把这种管理由封闭式改成开放式管理。管理人员要主动更新和开发信息，使人事档案工作能更好地为医疗、教学等方面做出贡献。

（二）建立一套标准化和规范化的人事信息系统应用软件

要想成功建立标准化和规范化的人事信息系统，首先要对基本框架加以规定，即各种资料数据库的建立，数据录入，快捷的网络系统等，为了节省时间，这几个步骤可以同时进行。对于这项工作来说，准确采集信息资源是关键，也是本项工作的基础环节，并将信息采集工作制度化、规范化。信息资源的完整直接关系到整个人事档案管理工作的生命，所以应该作为一项重要工作来抓。其次要加大投入，对整个系统进行完善，补充和改进，提高此工作的整体性。工作人员要在日常工作中不断积累经验，相互讨论。

（三）健全档案信息系统维护制度

人事档案管理工作如果想发挥作用，首先要提高工作人员的素质和培养信息化、现代化意识。录入的信息要准确和完整，并对数据库进行定期检查和及时更新。在此基础上，要对数据库的安全加以监控，要确保人事信息不外泄，软件正常使用和网络健康运行等。在医院人事档案管理工作中，对工作纪律加以明确，严格执行规章制度，增强工作人员的责任感和思想政治素质。针对不同的人群，设置不同的检索权限，规定范围和内容，这样既保证了数据库的安全，也方便了医院查找信息，最终也就提高了医院的经济利益。

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[6] 刘薇.机械设备管理大全[M].北京：清华大学出版社，2005.

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信息化技术的发展，对各行各业都带来了一定的冲击，当然，对于房产档案管理也是如此。信息技术在房产档案管理中的应用，给传统房产档案管理带来挑战的同时，也给房产档案的管理带来了重大影响。

1.1促进档案管理理念的转变

随着信息技术理念日益深入人心，人们对于信息技术的依赖度也越来越高，如今，信息技术改变了我们的生活、工作和学习方式，人类的活动已经无法离开信息技术。信息技术对房产档案管理造成了重要影响，促使房产档案管理者转变原来的管理理念，加大信息化投入力度，向着信息化方向发展。

1.2促进纸质档案向电子档案的转变

房产档案以纸质档案为主，管理过程中存在一些问题。随着信息技术的应用，要将纸质档案转化为电子档案，实现房产档案管理的数字化。电子档案的档案资源进入信息网络，可以进行资源共享；对于档案中保存的录音、录像档案，也可以采用转录卡设备，转录成数字文件，存入计算机中；对于档案中的照片、图片档案，可以采用扫描仪进行扫描，将扫描的内容储存在电脑里，纸质档案向电子档案发展，使用、管理起来更加便捷，促进了档案管理工作的顺利开展。

1.3实现档案管理的网络化

计算机网络技术是信息时代的最好体现，它的应用，使原来的存储信息的方式发生了深刻的变化。使用互联网技术，人们可以不受任何时限进行沟通、交流，办公中使用互联网，大大提高了工作效率；在房产档案管理工作中应用互联网，进行档案信息的交换。近年来，随着电子政务的推广、电子文件的普及，可以利用网络，对房产电子档案的信息进行收集、整理、鉴定、保管及使用等；把计算机技术与档案管理工作相结合，促进档案管理信息的丰富，提高了采集信息的准确度；建立数字档案馆，使房产档案的管理实现网络化。提高房产档案管理的效率。

1.4促进档案管理人员知识结构多元化

信息技术在房产档案管理中的应用，要求档案管理人员掌握档案专业知识的同时，还要熟悉信息化建设。档案现代化的管理，离不开通信技术和电子计算机技术，像多媒体、光盘存储、网络管理、信息安全管理等高新技术。房产档案管理人员要想适应信息时代档案管理的需求，就要不断学习信息技术，不断巩固和发展自我，不断提高自身综合素质。

1.5有利于档案资源利用实现社会化

房产档案管理的目的是让人们更好的利用档案资料，因此，要利用网络技术，实现档案信息资源共享。企业可以建立一个企业网站，专门管理档案，利用技术、人才的优势，开发可公开的档案资源，使用者可以在网上直接查询档案目录，查阅自己所需档案内容；也可以通过网络宣传企业的档案管理工作，开展信息咨询服务。

2促进房产信息化管理的建议

2.1建立房产档案管理系统

为了促进房产信息化管理，就要建立房产档案管理系统，这个系统的建立是以满足信息化需求为前提的。要应用数据库、超文本技术及元数据等现代化信息技术，开发出具有分析和决策功能的档案管理系统，支持浏览、存储、档案的收集、检索、检阅管理、统计报表等，同时为使用者提供网上服务，满足房产档案一体化管理的需要。

2.2加强安全管理

2.2.1确保电子档案的安全

为了保证电子档案归档的安全管理，就要与信息部门合作，对于各类文件如何归档做出规定，从信息技术管理着手，确保档案的安全性。

2.2.2做好房产档案的保密工作

在信息化的房产档案管理过程中，要制定相关的保密制度，根据档案的重要程度可分为绝密保护、机密保护及一般保护三种类型。

2.3注重各部门的协作

信息部门主要负责信息技术平台，提供相关的信息、技术支持；技术部门负责信息的收集、开发；房产档案管理部门负责对档案的整理、归档。要想实现房产档案管理的一体化，就要理顺这三个部门之间的协作关系，档案的管理要与企业的整体流程相统一，打破传统档案管理的界限，实现文件档案一体化管理。

2.4掌握现代信息技术

房产档案管理工作要跟上时代的步伐，充分运用现代化信息技术手段，加大信息技术设备的投入。同时，档案管理的工作人员，要不断学习，调整知识结构，掌握扎实的档案专业知识、了解相关的法律法规知识，同时还要学习先进的信息技术，以满足档案管理工作的需求。

3结语

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关键词：中等职业学校 档案管理 若干思考

中图分类号：G717 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.22.058

档案记录了一所学校教学活动的真实进展，是学校历史发展的真实体现。中等职业学校是在高中教育阶段进行的职业教育，也包括部分高中后职业培训，目前是我国职业教育的主体。加强中等职业学校档案工作的管理，对提高我国学校管理工作效率具有极为重要的意义。本文将对目前中等职业学校档案管理工作提出几点思考，希望引起广大教育机构的关注。

1 中等职业学校档案管理存在的问题

中等职业教育作为我国教育体系中一个很重要的组成部分，应紧跟社会发展的步伐，顺应国家教育管理的基本理念。而做好档案管理工作是目前中等职业学校管理很重要的一个部分。但由于很多人并没能意识到这一点，导致中等职业学校档案管理工作的现状不容乐观。从原因上分析，其主要原因是现阶段我国教育机构对档案管理工作的认识还远远不够，这些认识上的不够主要体现在三个方面：

1.1 对中等职业学校在现今教育行业的地位认识不够

经调查研究显示：中等职业学校的师资条件有限，教师自我认同明显低于普高教师，进而影响到中职学校的教学质量，由此产生的一系列连锁反应会直接导致社会对中等职业学校地位的认识存在偏差。

1.2 对档案管理的重要性认识不够

档案管理是对教育机构信息统计的一个渠道，也是反映学校人员构成特点一个标牌。但是，很多教育者在这方面的认识并不全面。他们一味的认为教育机构的实质是学习，只要学生学习成绩好，能学到基本的技能就行，至于教育者采取怎样的教育方式，后勤管理人员如何来管理整个机构都只是学习以外的附加值。

1.3 管理理念跟不上时代更替的步伐

现在是一个电子信息管理的时代，很多领域都开始先后理解并接受这种先进的管理理念，教育机构作为所有文化资源的源头，在这一点上却并没有认识到这一点。在这个信息化日新月异的年代，很多中等职业学校档案管理工作还停留在手动层面。这一落后所导致的结果是档案管理不善，并且还会直接导致档案的被利用价值降低。

2 对中等职业学校档案管理问题的几点建议

以上提到的几点问题直接导致了现今中等职业学校档案管理的落后。那么针对这些问题我们具体应该采取哪些行动呢？

2.1 摆正对中等职业学校地位的认识

学校是教书育人的地方，任何一个教育机构的存在都有其重要的价值。小学是我们每一个人成长的起步线，初中是我们越高的等级线，而中等职业学校是培养专业职业人员的重要平台。它为社会输送了不计其数的专业人才。高等学府有其教育顶尖科技人才的条件，其必定也承载了沉重的压力。每个人选择的路程不一样，为社会做出的贡献也不一样，这其中的价值是等同的，所以我们不应该以特殊的眼光看待这一切，要摆正对中等职业学校地位的认识。

2.2 了解档案管理的重要性

学校作为育人圣地，不止是我们学习知识与技能的场所，更是为这个社会提供能量与资源的场所，一个仅仅是局限于基础知识学习与技能模仿的学校，其理念必定是落后的。档案管理是对学校人员结构的体现，从其中的数据统计中能纵观整个国内教育机构的状况，是教育历史的最好显现。因此，学校作为教育基地应该采取相关宣传措施，强调档案管理的重要性，积极做好管理工作。另外，档案管理的实施人员更要意识到档案管理的重要性并且加强对本职工作的责任感。

2.3 实现信息化档案管理

要让档案管理工作跟上时代管理的步伐，档案管理工作的信息化建设势在必行。首先档案管理的规范是基础，只有规范了档案管理模式后，信息化才能在整个系统中产生规律的作用。其次，档案信息的流通也是信息化管理的体现，因此，必须做好档案信息规范后的外传机制，让整个信息化管理融会贯通。这一切的实现基础是档案管理人员计算机技能过硬，因此，加强档案管理人员的计算机操作实践能力同样是势在必行的。

总之，扭转大家对中等职业学校的地位认识是基础，其次，了解中等职业学校档案管理的重要性是基石，而最终负责全面执行中等职业学校档案管理工作的管理人员的个人素养与全面发展是档案管理工作前进的顶梁柱。做好中等职业学校档案管理工作，高效的为学校的教学科研等各项管理工作的建设和发展服务，是学校档案工作者义不容辞的职责。

3 结语

本文认为，现阶段存在的问题包括，对中等职业学校在现今教育行业的地位认识不够；对档案管理的重要性认识不够，以及管理理念跟不上时代更替的步伐。对此的几点建议：摆正对中等职业学校地位的认识；了解档案管理的重要性，以及实现信息化档案管理。

参考文献：

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