档案管理优化范文

导语：如何才能写好一篇档案管理优化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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摘 要：科技发展对档案管理工作的影响十分深远，这种影响主要以三大出发点展开，其一档案管理人员对档案知识结构层面的掌握程度，其二档案管理人员对立档工作的重视程度，其三档案管理人员的综合素质。本文重点探讨了知识结构对档案质量所产生的影响，分析了现阶段档案管理的基本管理对策，简要介绍了档案管理结合知识结构的重要性。

关键词：档案管理；优化方式；提升管理质量

档案管理的初步概念是拓展管理人员自身的工作素质和知识结构领域，其概念的形成主要基于档案管理人员的综合业务素质。现阶段档案中包含多元化的信息内容和个人资料，其管理模式主要建立计算机等智能设备的应用。其管理对象也随着时代的快速发展而逐步改变，当下系统性的掌握管理知识已无法满足现在的档案管理要求。

1 认清蜕化，准确把握知识结构方面存在的问题

1.1 管理对象发生蜕化

随着时代的快速发展，档案的管理模式也随之发生改变，尤其是对档案管理对象出现的转变尤为明显。其变化形式主要是由于档案介质变化之快，已逐步突破文件印刷的传统格局，这种突破主要体现在档案形式的变更。档案介质众多其中主要有磁带、胶片及电介质档案。现阶段伴随着计算机应用的普及化，全新形式的档案走进了人们的视野，其记录方式相较传统档案更为详细、高效，且资源信息的搜索范围也更为广阔，采集内容也更为全面。其中的档案信息门类齐全，我国著名杂志编辑家比尔曼曾经f过：“当下的档案管理形式仅是一时之需，在未来其形式将会延伸至多样化，且以虚拟档案为中心，虚拟档案会随着时间逐步替代传统档案的管理方式。”

1.2 管理目标发生蜕化

管理目标的蜕化主要体现在管理范围的变更，现阶段虚拟档案的管理目标搜索目标广，应用范围大，其管理形式刚好符合我国当下的发展需求。而传统档案的管理方式则是注重对档案信息的内容搜集，其缺陷主要是索引引擎应用范围较小，且不符合现阶段发展趋势。档案具备了一定程度的经济性价值，这份价值在市场价值中逐步体现。彼时，档案的审批进程琐碎不堪，并且针对材料的记录手段也非常欠缺，自立档起便造成材料相关单位和工作人员情绪上的畏难，令工作人员逐渐产生拖延和逃避心理，且逐渐疏忽档案资料之重要。

1.3 管理类别发生蜕化

经济的飞速进展导致档案类别增多，其管理措施也随着现代化经济建设的发展逐步规范，其审查程序也逐渐标准化。其目标形式出现的转变致使人们重新审视起档案的地位，档案也从新回归其原本面貌。其蜕化主要体现在员档案管理者从原本保管档案人员的身份逐渐转变为服务员，针对这一转变，其原有工作规划也发生了变动，全新的规划要求档案业务的从业人员要在全新的管理环境下树建树新的服务概念，这项概念要求工作人员深入档案材料的探究、调查。第一时间了解用户对信息的需求以及导向，且遵从“服务至上”理念开展工作内容。

1.4 管理实践发生蜕化

现阶段人们逐渐加深依法办事的基本概念，这项概念令人们重新审视档案的重要性。我国法治程序主要依靠审批的性质实施行政纲领，并且依据规范化管理模式展开对信息资料盘查与获取的操作，其核心操作项主要基于服务类别的信息和资料。国际交流日带动了现代化经济建设的发展，其交流核心在于对“知产权维系”下档案管理的重视，其目的在于规范现阶段的管理秩序。由此可见，档案管理人员熟练掌握法律常识不仅有助于日常工作，同时更可充分提升自身权法意识。加深探究权法可全面提升管理人员的产权素质，管理人员应在保密规定的约束下，依法为公众提供服务。

2 理论先行，合理构建管档人员业务能力标准体系

2.1 业务素质要系统

做一个合格的档案管理人员，要系统学习档案管理的基础理沦和专业知识，掌握档案管理的各个环节的技能，熟悉档案工作的政策、法规、标准、范围及职能，还要具备一定的统筹管理能力，同时为做好档案材料的开发和利用，还应有广博的科学和文史知识。

2.2 法律意识要确立

档案管理是一项法规性很强的工作，《档案法》对档案管理各个方面都做出了明确规定，相关的法律、法规对档案查询、使用的范围、方式，涉及到个人隐私和商业秘密也做出界定。相关人员要增强档案法律意识，坚持依法行政，推进依法治档是否具有牢固依法管档的意识，应该成为考评管档人员能力素质的标准之一。

2.3 服务水平要跟上

管理人员应根据公众的意见逐步改善自身的管理基准，这项基准主要建立在工人人员的服务形式，惟有提升档案服务质量，建立全新的特色服务模式，才能提升档案部的整体服务水准，也仅有服务概念逐渐赋予现代化要求，才能充分提升档案的服务水平，致使档案部得以延续发展。传统服务模式缺乏主动性的特征，只有改进此问题，档案管理人员的综合素质才能符合服务标准。

3 学用结合，切实做到管理队伍缘合素质的提高

3.1 继续教育是提高的根本途径

做好现有人员继续教育，通过专业学历教育、在职教育、岗位技能培训和资格认证培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径学历教育目标明确，课程设置系统，有利于全面提高受教育者的水平。岗位技能培训侧重于岗位所需理沦和技能训练，为理沦更好地运用于实践提供了可能。资格认证培训，另一方面学到相关的业务知识。

3.2 引进高素质人才是提高的有效手段

知识经济时代是学习的时代，在这个学习的时代里终身教育成为永恒的主题。根据需要培养人才和让人才在实践中成长，是提高管理队伍综合素质的有效方法对档案管理人员的培训要做到对症下药，避免盲目性、随意性高素质人才的引进是提高综合素质的最快捷、最有效的手段，也符合我国现有的人才发展战略。

4 结论

管理人员在工作中应正视档案管理层次的划分，此结构正确的排序方式应依次展开排列模式，其层次划分反映出当下管理人员知识结构导向。结构分层划分代表了档案管理者的全新工作态度，积极向上的工作态度可引领档案管理工作在未来向着更好的方向发展。现阶段，几乎在各行各业之中都能看到档案管理者的身影，这意味着我国档案管理模式逐渐赋予规范化。

参考文献

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近几年来，我局档案工作在区委、区政府及市局指导下，依据国家档案管理法律法规切实抓好具体的档案管理工作，在增强职工档案意识、完善相关制度、加强档案管理、扩大信息资源、为社会提供服务等方面取得了明显成效。现将近年来的档案管理工作情况报告如下：

一、基本情况

我局于年组建了专门的档案室，自成立以来，局领导非常重视档案管理工作，配备了5名专职档案员，并且均为大专以上文化。房产档案库房面积1300多平方米，库存案卷40余万卷(其中产权档案30余万卷；抵押档案约5万卷；按揭档案4万余卷)；文书档案2840件，其中，永久104件，30年1065件，10年1670件。档案资料归档采用电子归档和物理纸卷两套办法进行。

二、工作情况

（一）加强组织领导，落实工作责任

我局为了更好地做好档案工作，成立了由局长任组长，分管领导为副组长，各相关科室负责人为成员的房产档案数据清理整合工作领导小组，档案管理人员加班加点，各职能科室积极配合，局领导实时跟踪工作进展，为早日完成此项工作提供了强有力的组织保证。工作中不管遇到什么情况、什么困难，确保做到领导力量不减、工作劲头不松。为全面理顺档案管理，落实了工作责任，将档案管理工作纳入全局总体工作计划，制定了档案工作管理目标，把档案管理工作与年度工作计划挂钩，纳入年终目标考核，明确工作责任，严格奖惩制度。为适应新形势下档案管理工作的新要求，我们加强了对档案人员的职业道德教育及业务培训，要求努力钻研档案管理业务、爱岗敬业、不断进取，基本建立了一支思想政治素质高、业务技术能力强、较为稳定的房产档案管理工作队伍。

（二）加大资金投入，保障基础设施设备

在—年期间，我局共投入300余万元资金，专门用于房产权属档案数字化网络建设和硬件设施配套，新增密集架160组，档案库房配备了空调机、温湿度计、灭火器、消毒柜等设施设备，进一步优化了房产档案室的环境。在电子信息化建设上，配备了8台电脑以及打印机、复印传真一体机等现代化设备。根据市政府办公厅《关于加快个人住房信息系统建设的通知》和市局《关于开展地房籍档案数据的清理整合及个人住房信息系统建设的通知》要求，为了更好更快的完成这项工作，我局又投入了100万余元资金。现该工作正在进行中，力争在今年6月底前完成这项工作。

（三）对照规范要求，加快电子档案建设步伐

为进一步加快电子档案建设步伐，更好的有一套严格档案管理制度和科学的业务操作程序，使档案能更好的管理。一是制定了档案查阅、档案接收移交、安全保障、年度统计、库房管理等一系列管理制度。二是规范了档案移交、审核、整理、分类、归档、入库等业务操作程序，明确各个环节所要做的工作及要达到的要求，建立了档案的电子和物理两套统计台帐以及档案借阅登记薄、档案移交登记薄、档案库房检查记录薄、档案收进移出登记薄等，做到台帐清晰规范。三是对档案管理人员进行明确分工，做到职责分明、各司其责。四是建立了档案管理系统局域网络，对现存30余万卷房地产产权档案进行扫描数字化处理，努力实现数字网络化和档案资源的信息共享，从而进一步加快办证一体化步伐。五是开展档案信息咨询，编制了索引目录、案卷目录等必要的检索工具，将收集到的档案信息资料重新组合汇编，为用户提供高效、快捷的服务。

（四）做好日常管理工作

1、接收档案。接收工作主要是负责核对档案的数量、档案资料是否齐全、票据（税票、购房发票）的粘贴等。2、归档管理。对每天产生的档案根据移交清册核对一致后及时进行微机归档，归档完毕后将档案信息入库。3、整理档案。按照要求对档案进行规范化整理、数字化加工，建立影像档案，并入库上架，建立了存放索引表等；对预售抵押档案进行清理，并对其做好整理、入库、上架工作，同时配合交易所做好入库、调出完善的登记工作。4、办理注销登记。包括房屋灭失注销、抵押注销等。5、接待查档。房地产档案日常查询并出具证明，司法协助办理查封、解除查封、复印档案资料等工作。6、档案库房日常维护。定期打扫库房卫生，保持档案整洁，下班前关好电、门窗，确保档案安全，按期投放鼠药，灭害灵，做好防鼠防虫工作。

三、存在问题

近几年来，我局房产档案规范化管理工作虽然取得了一些成绩，但在实际工作中，还存在一定的差距。主要有两个方面的问题。一是房产档案管理人员专业知识的培训有待于进一步加强。二是档案库房规范化建设有待进一步完善。

四、下一步打算

在今后的工作中，我们将不断增添措施、加大力度、克服困难，力争把房产档案建设推向新的高度。下一步将着重抓好以下六个方面的工作：

一是进一步加强学习、提高认识，增强全员档案意识，把档案管理工作作为我局工作的一项重要内容抓好抓实。加强对《物权法》、《档案法》和《房屋登记办法》等法律法规和业务知识的学习，以学习促提高，以学习促发展。

二是进一步完善管理制度，加大制度落实的力度，做到有章可依、有章必依、违章必究。

三是按照市局要求，力争在今年6月底前完成我区个人住房信息系统及档案数据清理整合工作并通过市局验收。

四是进一步抓好档案管理软硬件设施设备建设，确保档案安全，提高房产档案利用率。

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改革放开以来，我国的经济不断发展的背景下，各事业单位也在处于不断的改革和创新当中，尤其是其人力资源部门的管理工作受到更多的关注，人们更期待其人力资源的部门能充分发挥其职能作用。作为人力资源部门的重要工作之一的人事档案管理工作近些年来备受关注。充分认识人事档案管理工作的不足，以提出相对于的措施有利于提高管理效率和使人事档案管理工作具备优化性有重要意义。

1当前人事档案管理工作的现状和不足

随着科技的不断发展和管理理念的不断更新，目前很多事业单位的人事档案管理的意识、管理方式、服务意识等方面存在不足。

1.1在人事档案管理工作方面的意识淡薄

很多事业单位对人事档案管理工作意识淡薄，在人事档案信息的管理、开发和利用等方面的重视度不够，认为人事档案管理工作不必要那么复杂和耗费财力物力。因此，对于人事档案管理抱以应付的管理观念。这直接影响了人事档案管理工作的开展和优化。导致不能及时对人员信息进行归档、存档，部分人事档案长期得不到更新，导致人事档案信息的全面性得不到保障。

1.2采用的人事档案管理方式比较落后

人事档案管理是一项专业性很强，同时具备政治性，注意其档案的保密性的工作。随着我国it技术的发展，计算机软件行业的崛起和在各本文由收集整理个方面的充分运用，人事档案的管理工作已经向电子化、数字化的方向迈进。通过it技术的结合，使得人事档案管理效率和水平得到大大提高。然而部分事业单位在人事档案管理设备方面的投资不足，导致人事档案管理在电子化和数字化方面的进度缓慢，甚至滞后的现象发生。许多事业单位仍以纸质文档作为人事档案信息的存储介质，实施一人一卷的存放方式，对于档案的整理、检索等管理工作仍然以手工操作的方式来完成，这导致人事档案管理工作更为繁重，影响档案的检索速度和利用程度的提高。这样传统的人事档案管理方式既不利于人简化人事档案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得档案存在的价值得不到及时充分地利用。

1.3从事人事档案管理相关工作者缺乏主动服务的意识

很多事业单位对人事档案的管理存在重档案管理，轻档案利用的工作理念，因此对于人事档案的收集和利用缺乏主动性和积极性，做不到及时采集加工信息。在进行人事档案管理工作时处于被动的状态，因此捕捉不到人事档案其动态规律性，忽视对员工真是技术水平和综合素质等方面的展现，也就缺少主动开发利用人事档案信息的意识，导致人事档案的管理工作难以被统一和规范化。

2人事档案管理的优化措施

虽然各事业单位的人事档案管理工作有着诸多的不足之处，但是，通过充分分析和认识这些不足，抓住问题的本质，从而提出一些优化的措施，对提高人事档案管理的优化性具有重要意义。

2.1 提高人事档案管理的重要性认识

当今激烈的市场竞争的资源是人才，人才是我国经济和社会发展的动力。各事业单位应提高对人事档案管理重要性的认识，须明确人事档案是该单位人才资源的一个专业的信息库，是该单位开发使用人才的重要依据。因此，各事业单位应注意转变管理的观念，及时对人事档案管理工作予以重视。

2.2 规范人事档案管理工作

各单位应严格按照标准对人事档案进行鉴别，严格按照相关的人事档案管理制度对人事档案进行收集和分类归档，施行定期和不定期的时间段进行集中收集工作和档案更新工作。做到及时补充缺少的人事档案，和人事档案的更新和合理快速传递。

2.3 丰富人事档案所包含的内容，充分利用档案价值

人事档案不能仅仅包括员工的基本信息，应该真实的记录和反映员工的道德素质、工作能力、工作业绩等全面的信息。丰富人事档案的内容是事业单位充分利用档案价值的基础。以充分做好事业单位专业技术类的人员管理，技术职称的考评，单位干部选拔等方面的工作，以充分利用档案的价值。

2.4 实施信息化管理

实施人事档案管理的信息化管理，须加大管理的投入，增加和更新相应的设备和软件，建立起计算机互联管理网络，提高检索速度和工作的效率，及时收录和传递人事档案信息，发挥其人事档案信息的功能。

2.5 加强相关工作人员的业务素质

事业单位可以通过开设培训班、参观学习以及进行实践等方式，从多个层面和多种形式来开展业务素质提升工作。这些方式能有效使工作人员熟悉单位人事档案管理工作，拓宽相关工作人员的知识面以及转变其陈旧管理理念，进而优化人事档案管理工作。

3小结

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教育是兴国之要和强国之本。改革开放后，我国的教育得到了较快发展。但由于我国人口众多，随着教育水平的提高出现了毕业生供过于求、不容乐观的就业前景，同时，大量毕业生档案的管理也存在着诸多需要改进的地方。

1.当前就业形势分析

我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的??际本领和能力，从而实现更好的就业。

在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。

2.毕业生档案管理优化策略

每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？

2.1转变管理方式

与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。

2.2做好电子文件的保存及保护

在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。

2.3做好电子档案数据备份及恢复工作

电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

2.4加强网络安全

在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。

2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化

毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。

2.6加强专业人才的培养

毕业生的档案对于毕业生未来的生活、就业以及进一步的发展都是必不可少的。档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。因此在毕业生档案优化管理的过程中，需要加强专业档案工作人员的培养。在知识经济的调整和网络信息时代的冲击下，出现了许多新型载体的档案盒和全新的管理方式、管理手段，在这样的情况下，就对专职档案管理人员提出了更高的要求。培养专业的档案管理人才，能够让档案人员适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于开阔思路，提出新办法、解决新问题；敢于打破传统的条条框框和管理模式，实现档案管理上的创新和突破，使档案管理更具有灵活性，更加适应新时展下人们的需要。加强专业人才的培养功底，还能够让从事档案工作的专职人员既有扎扎实实的业务功底，又有较强的管理能力和服务意识，增强他们工作的责任心和责任感，从而促进?n案工作人员熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各种档案载体的管理方式，推动档案管理工作的有效快速运行。

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1.1提高人事信息管理的科学性、时效性

人事档案是整个人事服务工作的依据和基础，人事档案材料的收集是人事档案工作的重点和难点，是人事档案利用的起点和重要基础。建立高效、集成的电子文件数据收集交换系统，不断优化档案信息资源，为归档材料进行实时在线归档以及进档后的数据迁移、数据处理。人事机构要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，建立、完善综合数据库，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，提高人事信息管理的科学性、时效性。

1.2保证人事信息的权威性、及时性、准确性和真实性

为准确地评价一个人，及时反映个人的真实情况，要重视研究人事档案用户的多方位需求，除收集考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等常规材料外，尽力收集能反映人事人员业务能力、科研、教学、行风、信用等富有个性特征、有科学的定性描述和定量分析的个性化材料。加强档案材料的鉴定，完善审核制度，保证人事档案的权威性、及时性、准确性和真实性。档案整理的清晰化、有序化，可为快速、准确、及时利用档案提供保障。

1.3采用先进的数字技术来存储人事档案信息

充分利用现代科技，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。充分利用新媒体来实现人事档案信息存在形态与传播形式的创新，提供优质高效的人事档案信息服务，确保方便快捷准确地利用人事档案信息。

2几点体会

2.1建立人事档案管理监督机制我国档案服务

政策体系的内容框架尚未形成，现有政策整体上“管理性”十分强势，“服务性”却相对弱势，应尽快建立和完善档案利用服务政策体系，明确人事档案管理的责任、义务、服务对象、方式与内容，制定开放范围和程序，同时要制定、完善有关奖惩制度和量化考核指标。不断优化人事人员的档案管理程序，引导合理、高效、准确地利用档案。做到有章可循、有法可依，科学合理规范双方工作流程和操作程序，建立高效灵敏的信息反馈和检索系统，使人事档案工作步入科学、有序的发展轨道。

2.2积极借鉴国外人事档案管理的先进经验

随着社会的进步，人事工作越来越民主、公开、透明，我们应当适度、有效地借鉴人事档案管理的先进经验。改变传统的封闭、单一的管理模式，树立人事档案管理的服务宗旨，完善人事档案管理的服务功能，提高人事人员档案管理水平。为单位、组织部门或个人提供快速、便捷的利用方式，以便其及时、准确地利用人事人员档案。

2.3加大宣传力度

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一、中学教职工人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案内容不全。尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。

（二）学校对人事档案管理缺乏专业性，管理分散。一般情况下学校的人事档案不是单独管理的，而是由上级部门统一管理和收集，有些中学将人事档案依据管理职能的不同分配到不同的部门，比如教务部门的人事档案包括教职工的业务能力，获奖情况和教学的内容等，科研部门的人事档案主要负责科研项目的确定，论文的发表等内容，行政部门的人事档案则主要是负责人员的招聘和选拔，职称评定、年度考核等。这样的人事档案管理不但无法综合利用，而且会导致档案管理过于分散，很容易使学校的人事档案丢失。

（三）人事档案的管理还存在着硬件滞后的特点。目前中学的人事档案管理的方式比较落后，还是纸质的形式，管理的手段和技术都落后，缺乏创新。还有一些中学的人事档案在计算机里，没有进行分类整合，查询和利用起来比较困难和繁琐，一些人事档案的查找只能够人工查询，信息落后，导致了资源的浪费。还有些学校储存档案的环境较差，档案储存室的门不严实，经常有外人随意进出。或者是档案处于潮湿的环境，容易受到损坏。

二、中学人事档案管理模式优化措施

（一）加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善。人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看，需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度，明确人事档案的归档范围，杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力，教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外，为了提高人事档案的实用性，增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫，使教职工有竞争的压力，有利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。

（二）及时更新人事档案。根据学年安排，及时更新完善教职工档案的信息，补充相应的数据资料，充分利用信息化的手段，利用先进的软件对人事的信息进行登记和采集，个人信息的登记要完整、及时、有效，能够真实反映教职工的个人情况，而且根据教职工本人确定需要定期更新的信息和数据，利用学校的网络资源和设备，在学校的网站上更新内容，学校应该指派相关的人员定期审核，必要时设置访问权限，防止数据的任意篡改和删除。将静态管理变成动态化管理，使学校人事档案的管理内容能够及时定期更新，使人事档案管理的数据库更加标准，保证在学校管理过程中人事档案“好用、管用”。

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一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性

1.是提高企业效益的一个重要途径

企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。

文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。

因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。

2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法

随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。

而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。

二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足

1.企业本身没能引起足够的重视

不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。

2.文书档案管理制度不够健全

企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。

3.管理技术落后

在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。

4.管理人员素质较低

现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。

三、优化文书档案管理工作的几个方法

1.加强宣传，提高认识

提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。

2.完善档案管理制度

煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。

3.积极引进新技术

积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。

4.提高管理人员素质

对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。

结语

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【关键词】事业单位 档案管理 优化对策

在如今经济快速发展的形势下，事业单位要想一直保持良好的生存和发展，就一定要加强本单位的档案管理。并且传统的管理方法已经不适合当下的形势发展要求。因此，事业单位必须加强数字化档案管理，以便及时解决管理过程中出现的问题。但是当下我国的数字化管理还存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等问题，因此，一定要对数字化的管理提出一些优化政策。

一、我国目前事业单位数字化档案管理存在的不足

（一）现代化的办公设备比较缺乏

一个良好的、高端的办公设备对一个单位的发展来说至关重要，然而，目前，我国现在许多事业单位的办公设备还没有及时达到数字化和现代化的要求。有的甚至只是会利用计算机进行一些简单的工作或者仅有少数的几台计算机，并且还没有对计算机的硬件等进行及时的更新，这些落后的办公设备都严重的影响了事业单位工作效率提高和工作的准确性。由于软件、硬件设备缺乏，使得档案管理停滞在落后水平，使得对于档案的调阅与查访不能够很好的运用现代化手段，影响了事业单位档案的安全与完整，从而无法在理想的情况下发挥出档案管理的应有效果。此外由于事业单位不重视资源的现代化建设，也导致了事业单位不能够充分的发挥档案的作用。

（二）工作人员的综合方面的素质不够高

由于目前的事业单位许多员工都是上了年纪的，因此，他们可能对逐渐更新换代的新式的设备的使用方法不能快速的学习和掌握，使得他们的工作技能慢慢的不能满足新形势下的工作要求。并且数字化的档案管理与传统的管理模式存在很大的不同，一些员工不能很好的理解新形势下的工作内容而使工作的质量下降。而且，现在科学技术发展的如此之快，使得事业单位严重缺乏相关的专业技术人才，比如当工作设备出现故障时，不能够及时的解决，因此专业的档案管理人员的缺乏使得现代化设备不能充分发挥作用。还有一个很严重的问题就是一些工作人员的服务意识没有跟上新的工作形式要求，从而常常造成工作人员与顾客发生冲突的现象，这些都非常的不利于工作的开展。

（三）各项制度建设不合理

对于任何一个事业单位的发展来说，一个完善的制度都是必不可少的。如今大多数的事业单位对于档案管理没有明确设置制度，使得各单位对档案的管理存在诸多的漏洞，这很不利于工作的保存和档案管理工作的开展。其中一个很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的话，就很容易泄露个人和组织的信息，这可能会对档案所属者造成极大的困扰。并且各事业单位之间缺乏资源共性的平台，导致工作信息分散，工作质量和效率都不高。此外，有些单位没有明确的对档案管理进行规范和设置制度，造成了档案室内的环境不够清洁和杂物较多的现象，很容易导致档案的丢失、毁损，使得档案的使用效率低下，影响工作质量的提高。

二、提高事业单位数字化档案管理的对策

（一）完善现代化的办公设备

事业单位要想将档案管理向数字化转变，就一定要有先进的办公设备作为基础。因此，事业单位一定要虚心的、积极的听取相关专家人员的意见和建议，在经费的允许下，尽可能的引进适合自己单位的现代化的办公设备。并且，各单位要意识到独自战斗是不理智的，事业单位要加强和其他企业之间的合作，在形成良好的关系可能就会有机会以较低的价格购买到非常先进的设备，并且拓宽了企业的交际领域，有利于促进企业的发展。除此之外，为了实现事业单位的可持续发展，事业单位在完善办公设备的同时，还要绿色、循环等可持续发展的理念。

（二）提高工作人员各个方面的素质

由于事业单位的档案管理工作的综合性较强，所以对员工各方面的要求也就相应的比较高，因此，强化档案管理工作人员的工作能力和综合素质对提高事业单位的良好发展至关重要。对于单位的老员工来说，因为他们对新知识的接受能力较差，然而现代化的办公设备对新的技术的要求又不断的在提高。因此，事业单位要经常组织一些培训并及时进行考核，提高员工们的专业技能。同时，除了对工作人员进行技能上的培训，还要对他们的服务态度及方法进行培训，提高顾客们的M意度。更重要的是要让员工们意识到现代化档案管理的重要性，从而加快他们观念的转变并能够积极的学习新的技能。除以上所说，另一个重要措施就是建立奖惩措施，以提高工作的人员的积极性。

（三）建立好档案管理的各项制度

通过上文，我们已经可以得出，一个事业单位良好的发展一定要有合理的管理制度作为前提保障。要明确档案管理的规范和制度，从而保持档案室内环境的清洁，以为日后查询资料提供便捷。还要建立一个良好的资源共享平台，从而提高档案信息的时效性。但同时还要建立健全档案管理安全保密制度，健全保密制度就要根据不同的档案来设置不同的保密方式和级别，并且要有配套的制度来指导管理权限的使用，从而有利于保证信息的安全性。在日常的工作中，对于所有的工作人员来说，要对工作的信息做到严格的保护，只有在需要的时候及时打算，使用完之后还要及时的关闭，以防止信息泄漏到不法分子之处。对于专业的技术人员，要及时的对办公设备进行定期的维护和修理，排除不必要的隐患。对于单位中的安保人员，要对存有重要保存资料的场所进行严格的看守和保护。

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1.1体现个人阅历

每个人从上学到工作，整个阅历都可以通过其人事档案来体现。所以做好人事档案管理工作意义重大。人事档案管理人员必须高度重视自己的工作，认识到自身工作的责任和重要性，认识到通过自身工作的细致表现，可以让每个人的档案更加真实和完善，通过对于档案的管理与归档可以为每个人提供有效的帮助。只有认识到自身工作的责任感，才能对工作更加的充满热情，才能更好的投身于人事档案管理工作中去。

1.2是科学使用人才的重要参考依据

随着中国的改革开放的深入发展，人事档案管理工作也发生了很大的变化，现代档案管理工作越来越规范，对我们加强人事档案管理开发和利用提出了更高的要求。人事档案是由本人的原始材料和历史文献组成的，它充分记录了个人的政治思想和性格、业务能力、知识水平、工作状况和工作业绩、为组织部门全面地、历史地考察了解和使用人才提供依据，并为国家积累档案史料。人事档案管理工作作为一项基础性和服务性的工作，其管理内涵、标准、方法和手段是随着社会的发展和人事制度的改革而不断更新的。人事档案反映了个人经历、工作能力，人事档案由于其真实性、原始性、较强机密性，是考察人才的重要研究手段，因此，管好用好人事档案对人才资源开发中起着重要的作用。

1.3体现相关部门的工作质量

评价人事档案管理部门工作的质量和效率主要参考的就是人事档案的工作是否完整和真实，要想提高人事档案的真实性，提高其完整性，就要不断创新相关体系，完善有关规章制度，提高工作的合理性，这对于人事档案管理部门来说具有重要意义。

2.提升人事档案管理水平的优化途径

2.1制定有效的人事档案管理制度

要想更加优化人事档案管理工作，制定有效严禁的管理制度是非常有必要的。制度建立后，就可以有法可依，依据制度层层落实，将工作做细做实。为此，人事档案管理单位要从以下几个方面做好人事档案管理制度的建立工作：首先，确定人事档案管理的规范性。规范的档案管理工作可以为后续的工作带来便利，因此，档案管理部门可以多学习国内一些先进地区的档案管理办法，将别人先进的管理规范与自己人事部门的实际情况结合，制定适合本部门的档案管理规范。其次，对管理人员制定严格的奖惩措施。严格的制度可以带动人员的工作积极性，对于工作认真，工作效率高，为人事档案管理工作提供更多帮助的人员给予奖励，通过这样的奖励可以有效的带动所有人事档案管理人员的积极性。

2.2提高人事档案管理人员的综合水平

每一个档案管理人员的综合素质都会影响用人单位的相关工作开展，如果其综合水平比较低，那么很难做好档案管理工作，要想进一步提高人事档案管理人员的综合水平，就要从以下几个角度出发：第一，要做好相关的培训工作。只有合理安排培训工作，才可以让员工明确自身岗位职责，更好的融入工作当中，不管是专业知识培训，还是综合素质的培训，都会对人事档案管理工作产生重要影响。第二，要合理设置人事档案管理工作人员，通过新老员工的搭配，可以让部门既注入新的力量，又有经验丰富的员工，有利于提高工作效率。

2.3加强人事档案的信息化管理

增加计算机在干部档案管理中的应用范围，建立人事信息库，便于快速准确地掌握每个工作人员的历史和现状资料，为领导和人事部门提供相关数据、建立档案收集和归档制度，及时收集新的人事管理数据，不断丰富档案材料的内容。在日常工作中，应随时收集员工在各项工作中的奖惩，各种新知识、新技能、新理论的培训情况等，及时更新到档案中，为信息利用增加新鲜内容，这是信息化管理工作的基础。建立和完善各种人事信息库，做好平时的储存管理工作，要有创新意识，合理配置人才档案资源，挖掘人才潜能，档案管理人员既要成?榈蛋讣际醪僮鞯淖?家，也要了解教育管理、计算机技能和相关理论知识，使人事档案工作更好的为单位发展服务。

2.4创新更多的人事档案管理的方法

合理的人事档案管理方法可以让人事档案管理工作起到事半功倍的效果。创新更多的适合人事档案管理的方法也是提升人事档案管理水平的关键环节。为此，人事档案管理单位必须从根本上创新适合本单位的管理方法。比如，在人事档案管理中，可以分组分片进行，将所有的人事档案根据人员的地区进行分组，并将分组的人事档案进行分人管理。这样通过分组分类管理，提供了工作效率，缩短了工作时间。另外，在人事档案管理工作中，可以制定各类运行表格，将近期工作和要开展的工作以运行表格的形式呈现，并将这些表格进行张贴，通过这样的方式可以将工作进展一目了然，这样无形的就给人事档案管理人员以激励，有效提升其工作积极性。

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（一）教职工人事档案中的信息比较少。中学的教职工的人事档案中包括履历材料、鉴定材料、考核材料、职务职称工资材料、入党材料等内容，内容的信息含量比较小，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要。在人事档案中，教职工的工资变动、职称评审等材料比较齐全，而涉及教职工个人才能、政绩、个人的技术专业、获奖情况记录等方面的内容却少之又少，学校在利用档案时，也只能了解一些比较肤浅的内容，无法对教职工的培养、选拔等提供参考和依据。

（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。

（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。

二、中学教职工人事档案管理模式优化措施

（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。

（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。

（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。

三、结束语