档案馆建设解决方案范文

导语：如何才能写好一篇档案馆建设解决方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

航星科技采用直属分公司（办事处）、战略合作企业和伙伴三级渠道营销策略，已实现整体业务的咨询营销本地化、实施本地化和维护服务本地化，营销和技术服务支持网络现已遍布全国市场。

档案信息化的迅猛发展，主要得益于国民经济发展带动整个软件产业的快速发展。这一契机给从事信息化服务的企业带来了怎样的机会？

航星科技总经理郭彦军在接受记者采访时表示：“首先，档案行业现阶段的市场容量较大，信息化起步较晚，现阶段还处于初级阶段，在硬件设备、数据采集加工、档案信息化管理平台、档案咨询等服务领域就有近百亿的市场容量；其次，档案信息化行业还无真正强势的品牌，目前从事档案信息化的企业有近百余家，每家企业都有自己侧重的行业及区域，但销售规模多处于200万~5000万元之间，市场零散，这也是比较好的机会。”他相信，档案部门是政府和企业的重要职能部门之一，对档案信息化的投入在未来几年必将呈高速增长的态势。

打造档案信息化优秀品牌

航星科技在信息化领域的目标是打造档案信息化领域的优秀品牌。据郭彦军介绍，航星人一直没有考虑将目标放在行业第一或行业领先者的方向上，这与航星科技的做事风格有很大关系。尽管2009年航星科技的收入就已远超同行企业，实现了行业第一的目标，但对航星科技而言，扎扎实实将每件事情、每个工作环节做到优秀，才是真正的目标。

经过十年的发展，航星科技产品从C/S模式发展到B/S模式，从单机版发展到网络版，实施方法从项目开发上升为产品化开发……航星科技不断从失败中汲取教训，积累了大量档案信息化业务经验。经过十年的技术沉淀，航星科技终于成功开发出新一代档案信息资源管理平台。

在档案信息化领域，航星科技首次提出以“业务应用为核心，基于标准与服务”的设计理念，并形成了面向政府机关、企事业单位全方位档案管理的综合性软件平台――航星科技综合档案信息管理平台。该产品基于J2EE体系架构开发设计，以航星科技“协同应用支撑平台”为基础，采用先进的平台化开发与构件技术，融合了海量数据存储、全文检索、工作流引擎、OCR、协同通信、数据加密与安全管理等多种技术。平台现已进入成熟稳定期，已被众多行业用户部署及使用。

目前，航星科技产品方案服务已覆盖到政府、综合性档案馆、金融保险、电力、电子、通信、建筑、房产、石化、教育、烟草、军工、法院等20多个行业，客户数量超过一万家。尤其在档案数字化服务领域、干部人事档案领域，航星科技更是保有极高的市场占有率，在政府、公检法、烟草、城建、档案馆、电力、通信等行业，也拥有较高的市场占有率。

构建行业核心竞争力

据郭彦军介绍，航星科技的产品和方案竞争力主要表现在四个方面：平台产品研发、整体解决方案、可持续创新能力和行业经验整合共享。

在平台产品研发方面，航星科技档案系列产品以综合档案资源管理平台为基础而研发，涵盖了档案信息采集、管理、利用的全过程。平台还采用了当前最新的开发组件与构件技术，使航星档案产品具有强大的档案业务管理和应用延伸能力。

在整体解决方案方面，经过十年的积累，航星科技可以为客户提供一套完整的解决方案，包括从档案信息化整体咨询及规划、档案制度及标准设计、档案信息化人才培训、相关硬件网络平台建设、档案管理应用软件设计、档案数字化资源建设、档案安全体系建设、档案信息分析与挖掘服务到档案信息化培训交流。

在可持续创新能力方面，航星科技已进入档案信息化产业链的各个环节，在行业规划及布局、技术与人才储备、各类资源整合应用上建立起一定的优势。这为航星科技产品和方案的可持续创新打下了坚实的基础，确保了客户档案信息化管理的持续性。

在行业经验整合共享方面，航星科技已建立起档案行业信息化经验共享平台，整合了20多个行业档案业务管理及应用需求，还将不同应用环境下的集成及服务需求进行了整合及共享。档案行业信息化的经验整合共享，有助于提升航星科技产品和方案的竞争力，有助于提升全国档案管理人员的信息化水平。

形成未来档案行业新势力

未来，航星科技在档案信息化市场的规划是什么呢？对这个问题，郭彦军表示，航星科技将根据不同层面的市场需求将这个市场划分为三个部分。

一是全力推广低碳、智能、知识型的数字档案馆解决方案。根据我国档案事业“十二五”规划的内容要求，在综合性档案馆领域，航星科技除了像其他解决方案提供商一样提供档案馆信息化产品、技术、方案和服务外，还会按照国家档案馆建设标准，协助档案馆进行实体档案馆建设，帮助综合性档案馆向低碳、智能、知识型的数字档案馆转型。

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一、档案基础数据库建设的紧迫性

今天，我们处于信息技术快速发展的知识经济时代，国家、城市综合服务资源库的建设是社会发展的需要，是加强政务公开、实现便民服务的一项基础性工作。我国已经在人口、法人、自然资源与宏观经济四大数据库的建设方面取得较大成效，档案作为人类社会活动的历史记载，档案资源的开发利用和档案基础数据库的建设已经成为国家信息资源建设的重要组成部分。可以说，档案基础数据库的建设已经成为各级各类档案馆面向社会提供档案资源利用服务的基本职能，成为我国整合档案信息资源、弘扬民族文化、提高民族素质的历史性课题，同时也是我们档案工作者采用现代化手段记忆当今社会改革、建设、发展真实过程，支撑社会经济发展的历史性责任和义务，更是政务公开，提高办事效率和促进科学决策的依据。

美国、加拿大、澳大利亚、德国、韩国等一些发达国家已经在档案数字化、文档一体化、数字资源长期保存、数字档案馆等方面开展了一些预言性、前瞻性和应用性研究，相继制定了电子文件管理的元数据格式与规范，研究开发档案管理信息系统、档案资源共享的网站系统的建设思路和方法。2003年2月国际档案理事会档案著录标准特别委员会正式公布了新修订的第二版《规范记录著录规则》，于2004年第十六届国际档案大会上正式颁布修订后的第二版《规范记录著录规则》，该档案著录规则对规范档案目录数据库的检索服务，建立高质量的目录中心具有重要的参考价值。发达国家的经验告诉我们，建设基础数字资源库的宗旨是遵循国际标准，构建跨区域的开放档案的共享资源库，针对公众对档案资源的利用需求提供高效率的查准、查全服务机制。

目前在我国，也有一些省市级档案馆开展数字档案馆建设，制定了符合各地区自己需求的数字档案的元数据格式规范，建立了档案目录中心，提供部分开放档案信息的检索服务功能，具有典型示范作用的有福建省档案基础数据库建设，它是基于分布式数据库，在原来单机和局域网络的基础上开发完成，它连接了若干分布式数据库，并建立了档案目录数据库，档案内容数据库，等。但是多数档案馆还没有真正建立全面的、系统的、面向公众查档需求的档案基础数据库，而只是建立了一些专门的特定主题的档案数据库，只能满足一些局部的特定的用户需求，特别是开放的档案信息资源没有实现集成，信息结构不统一，档案数据不系统、不完整、不共享，更为严重的是没有形成一个统一的能够描述数字档案资源的格式规范和建设档案基础数据库的标准方法、实现档案资源的整合、组织与存储的技术方案和行之有效的建设思路；另外，还由于建设档案基础数据库的关键技术，如海量、非结构化的数据存储解决方案，基于知识管理的数据仓库和数据挖掘等技术尚未在档案信息化领域得到广泛应用，这些因素都大大降低了档案基础数据库建设的速度和质量，致使各类档案资源难以形成一个统一的资源库整体，限制了档案资源的深层次挖掘和广泛化利用。

因此，研究档案基础数据库的元数据标准集、数字化档案信息的格式规范以及档案基础数据库建设的思路和方法、各类结构化和非结构化档案数据的组织、存储和检索利用的关键技术及整合应用方案，以及提供档案信息检索服务的有效机制将成为当前档案馆基础数据库建设的重要的基础性工作。

二、档案基础数据库建设的工作内容

建设档案基础数据库是一个长期的、复杂的系统化工程，它包括各类标准规范的制定、档案信息的组织与存储、档案资源的整合与集成、数据存储服务器和提供数据检索服务的软硬件平台的建设以及开展基础数据库建设的组织与团队及其长效服务机制的形成。而在众多的数据库建设工作中，标准规范与数据资源的滚动建设则是最基本的也是最重要的内容。

1．标准规范体系建设。包括元数据格式规范、管理规范和业务工作制度三大方面。制定数字化档案的存储标准与格式规范，明确档案数据库的存储与访问方法。包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式、著录规则与要求；各种类型档案内容（包括文本、图形、图像、音频、视频以及非结构化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。

制定档案基础数据库建设的管理规范和制度，明确数据库建设过程中的程序化和规范化操作方法。主要包括数字化数据库的建设步骤、方法和要求；数字化档案信息的网络存储、离线备份和灾难备份与恢复的功能、性能、技术规范和管理规定；数字化档案信息的安全管理规范、备份方式与要求；备份的数字化档案信息的管理方法等；档案基础数据库的原始性保障措施，规定如何采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用；数字化档案信息的授权访问制度，定义开放档案、控制使用档案、档案的分类存储和授权管理与访问制度。

制定档案基础数据库建设的业务规范和制度，明确接收数字化档案信息和开展馆藏档案数字化加工的工作要求。主要包括数字化档案的归档、移交、接收的工作制度和内容、范围、方式、方法及安全保障要求；开展馆藏数字化加工的全过程工作方法、安全制度、保密措施、人员要求等；档案基础数据库的滚动建设与完善制度和工作要求。

2．档案信息资源滚动建设。主要包括数据库平台的建设以及数据著录、数据处理、数据整合与数据备份系统的建设。数据库平台是指存储档案数据的软硬件存储系统，包括网络存储设备的选型、安装、调试和使用，数据库管理系统，存取数据的软件平台，多门类档案数据存储方案的确定和实施，以及数据存储系统的升级、维护与持续服务的计划和工作要求等。档案数据存储系统的建设主要涉及到需求分析、方案确定、设备的购买及其与服务器的连接等内容，网络存储设备一般应与服务器的购买同步考虑。多数服务器供应商提供存储解决方案，并提供服务器与存储设备之间的集成与互联。

数据著录系统是获取档案信息的门户应用，包括档案内容信息、档案目录和标引等的录入、修改、保存以及电子文件的上传等内容，著录系统的建设主要是要将标准规范加以实施，在数据入口处将不合规范的数据进行预处理，真正将符合档案管理和保存要求的数据捕获到数据库存储系统中。

数据处理系统是实现批量数据导入、导出、挂接和规范性校验的自动化数据著录系统，一般由技术支持人员来完成，系统的建设需要根据档案业务工作的需求，总结和预先定义数据处理的标准和自动处理规则。

数据整合系统是在数据处理之前，根据档案资源管理的需要，对档案信息资源进行分门别类的整理与规范化处理，以方便实现档案信息资源的集成与共享。

数据备份系统建设的目的是提高数据的安全性，根据备份方案的不同，可以采取在线备份、脱机备份两种方式。建设数据备份系统，一方面要建立实施备份的软硬件支撑平台系统，一方面要制定备份的策略和计划，并在工作中实施和维护，同时还需要对备份的数据实行全面的管理，这三方面内容缺一不可。

三、档案基础数据库建设是实现档案资源共享、开展社会化服务的基石

社会信息化使档案信息资源面临着一个全新的生存环境与发展空间。美国档案学者杰拉尔德・汉姆先生曾指出：档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏是反映“人类生活的广阔领地” ①。因此，档案资源唯有回归社会，得到最大限度的利用，才能体现档案保管的价值和作用。事实告诉我们，实现档案信息资源的集成化管理和共享化利用是档案贴近公众、服务社会的最佳解决方案。

要实现档案信息资源的共享化利用，首先必须在档案基础数据库的建设上下功夫，而档案基础数据库的建设必须在档案的形成、存储和提供利用的各个环节加以重视。档案的形成是一个从个体知识到组织知识，再到社会知识转换的文化积累、动态跟踪和滚动发展的历史记忆过程，档案的开发与利用则是人类传承文明、创新发展的进步与成长的历史形成过程。如图1所示。这两个相互衔接、彼此推动的过程，循环往复、推陈出新构成了人类社会的知识化动增长（Adaptive）和社会化自适应的档案资源形成过程模型。这表明了档案文化通过“传―承―积累―发展―传”这样一种类似于文化加工厂的生产工序，随人类自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、无始无终的传承环链②。

图1档案资源的知识化共享和社会化服务过程模型

进入21世纪，我国的电子政务与各行各业的信息化已经进入了以知识管理为核心的快速提升和综合运营的重要发展阶段，信息技术的发展也把知识管理推到了一个核心重要的位置，“以知识为基础的经济社会” 的提法更表明了人们对知识和技术在经济增长中的作用有了更充分的认识。可以想象，未来的互联网是一个丰富多彩的“知识网”，是一个储存综合知识的文化资源大仓库。档案作为人类社会活动的原始记录者和忠实承载者，记录了人类的社会成果的同时也揭示着人类文化，它是民族文化遗产的重要组成部分。同时档案在文化传承中占据着举足轻重的地位，发挥着不可替代的作用， 正如张辑哲在其《维系之道―档案与档案管理》著作中所谈：“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个连续的时空整体。档案与档案管理是人类社会时空统一性和连续性的维系之道……”。

档案信息资源必将会成为未来“知识网”中不可或缺的重要组成部分，因此，在开展档案信息化建设过程中，首要重要的事情是建设高质量的档案基础数据库，充分利用数据挖掘、数据分析工具提供快速检索与服务，实现档案信息资源的社会化共享，才能真正体现档案保存的价值和意义。

注释：

①.F.杰拉尔德，汉姆，刘越南译，档案边缘，《山西档案》，1999年第1期．

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一、数字档案馆的架构、特点与功能

数字档案馆与传统档案馆比较，工作对象由纸张等其他载体转变为数字信号，但其工作的根本任务仍然是收集、保管、利用、安全四大主要内容。因此收集、保管、利用、安全是构成数字档案馆的模型基础。这四大主要内容每一项都由相互独立的一个或几个子系统组成，通过网络连在一起，来实现数字档案馆的功能。

1　收集。政务网中归档单位的档案人员通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收，采集系统接收传输来的文件目录和全文，检查系统检查文件目录是否符合要求及与全文的对应关系，正确后发送消息给归档单位，再将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。

数字档案馆另一个信息来源是本馆的档案数字化，通过数字化系统将已有的纸质档案或以其他形式保管的档案通过扫描等数字化加工方式转成以数字保存的方式，并形成目录数据库与文件系统。

2　利用。访问者首先通过网页或专用登录系统登录，连接后系统记录身份、时间，查阅人填写查阅内容，发出查阅请求，系统调用目录管理系统与权限管理系统核对查阅人的权限，权限允许，调用文件管理系统提供文件信息，否则返回消息，告知没有权限。系统记录查阅人查阅内容。

档案利用的另一种形式是直接通过建立网站的形式向社会公布党政各部门政策文件。

3　保存。档案目录存储系统，根据要求，档案馆每一件档案文件目录必须输入到目录存储系统中。数据库形式。

电子档案文件存储系统，文件夹形式，以全宗与年代建立文件夹，便于快速存取。

多媒体档案存储系统，如照片、录音、录像资料等。

备份系统，为了防止人为失误和其他事件发生，系统与数据必须有自动备份功能，并能在短时间内恢复。

刻录系统，为保存电子档案的原始内容与所有元数据，避免后来的技术升级及硬件损坏而带来的结构上改变或破坏，对电子文件进行刻录，实现电子文件的物理归档和永久保存。

光盘库管理系统，建立光盘目录数据库管理光盘，实现光盘的自动调用。

4　安全管理。异地容灾备份系统，为防止重大自然灾害及战争的发生，对所有电子档案数据应当进行异地保存。

身份鉴别系统，利用口令等鉴别技术对登录行为进行限制。并为权限管理系统提供身份识别。

权限管理系统，结合各种身份鉴别技术对访问者进行权限管理。控制查、阅档案范围、读写操作等权限。

防攻击系统，主要是通过防火墙，防止非法者通过网络入侵、修改档案信息和进行其他攻击活动。

防雷系统，利用防雷技术，防止雷电直接袭击和感应袭击机房。

数字档案馆自动化管理系统：

库房管理，利用门禁系统对进出库房进行管理并自动进行记录。温湿度管理，通过分布在各个库房的探头，对温湿度进行监测，进行实时和分时记录，并对机械设备进行控制。防盗监控，对档案馆的重要场所进行监控，可根据设置进行实时录像并自动保存并发出警报。

二、数字档案馆的网络方案

1　网络方案关系到数据传输质量、速度及安全等性能，是数字档案设计的一个重要环节

建议省级数字档案馆网络按交换式千兆级交换式以太局域网设计。交换式千兆以太网的传输速率高，是当前传输速率较高的一种局域网技术，网络带宽高，能提供lGbit／s的独享带宽。仍采用CSMA／CD介质访问控制方法，仅在载波时间和槽时间(SLOT TIME)等方面有些改进。它依靠RSVP、IEEE802.1Q技术标准。提供虚拟局域网(VLAN)服务。提供质量保证(Quality of Service， Qos)，支持多媒体信息的传输。数字档案馆在结构上采用使用最为广泛的拓扑结构组建以太网网络，层次上使用核心层和接入场券层两个层次。各个楼层的交换机负责桌面计算机接人，核心交换机完成接入交换机的汇聚和这些交换机之间的数据交换。

具体网络方案

核心层交换机采用Cisco Catalyst 4500系列交换机产品，它支持网络融合，提供了高性能、高弹性的交换基础架构，CiscoCatalyst 4500系列提供了全线速的第2到第4层的交换，同时还提供了集成弹性和增强控制，扩展了从骨干网络到边缘网络的智能网络服务，它的无源主板和集中式体系结构允许通过ciscoCatalyst Supervisor引擎增加先进的联网功能；它拥有48端口10／100／1000 BASE-T网卡，支持高密度千兆以太网到各个系统及桌面；还有集成的、冗余的路内电源供应、内置高密度10／100M以太网卡、智能业务；它的模块化设计、丰富的Cisco IOS软件特性和附加模块使其能够根据用户特定的需求定制各种服务。64Gbit／s带宽及强韧的智能业务、全面的安全性和简单的可管理性等，满足用户对多业务、高可靠、大容量、模块化的需求。

接入层交换机采用Cisco Catalyst 3550系列交换机，该交换机部署简单，每个非GBIC端口的自检测能力能够检测到所连设备的速度，并自动地配置端口进行10、t00或者1000Mbit／s的操作，从而简化了交换机在混合了10、100和1000BaseT的系统中的部署。通过一个可更换的GBIC模块，支持兼容IEEE802.3z的1000BaseSX、1000BaseLX／LH、1000BaseZX和1000BaseT物理接口，在部署交换机时有很强的灵活性。同时具有出色的冗余性，确保在发生故障时进行及时的备份，Cisco UplinkFast／BackboneFast技术可以确保迅速的故障恢复，提高网络的整体稳定性和可靠性。

2　省级数字档案馆网络方案特点

――构建两套网络，物理隔离，建设

高安全、高可靠网络；本次网络建设新建两套网络，一套接省电子政务外网，一套接Internet公网，两套网络之间物理隔离，实现各自的应用。

――核心交换机、接入层交换机设备均为高可靠设计。核心交换机关键模块冗余。

――满足未来几年后的需求、OA、视频网络发展的高性能支持；网络建设选用设备具有极高的处理性能，丰富的业务支持能力和扩展能力保证未来几年档案信息服务发展的需要。

――强大的业务区别服务能力支持，满足多种媒体统一网络的需求；网络承载语音、视频的系列技术：IP Qos、RTP、RTCP技术已经相当成熟，整个网络为以后新服务开展提供通用的网络平台，支持平滑升级；高带宽链路为业务开展提供带宽保证；选用的核心交换机支持丰富的Q0s策略，可以承载多个应用而能保证视频、语音的开展。

――统一、经济的跨平台网络管理方案，集群解决方案；网络建设选用的网络设备支持丰富的网管策略，可以对全系列产品进行网络管理，节省网络管理的人力和精力投入。

――支持未来网络平滑升级；智能网络能够减轻新的网络需求所带来的压力，智能交换机可以提供更多未经处理的带宽和连接。它们比标准的第2层交换机提供了更多的数据流应用，不仅能够识别网络流量设备，而且能够识别用户和应用。

――网络建设选用的核心设备交换机预留了足够的接口，相比其他产品具有极强的可扩展性，保证随着未来业务增加进行设备平滑升级。

三、数字档案馆的安全系统建立

众所周知，网络世界方便快捷，但随之而来的安全问题也是档案信息部门需要着力解决的重要问题。

1　数字档案馆档案信息安全的风险

一是未经授权的资源访问，可能会泄露档案机密，导致未经授权的系统操作，影响系统正常运行。二是数字档案信息的泄露、修改、破坏，授权访问的密码等可能在传输过程中或在存储时被修改或因设备故障破坏。三是恶意代码，也就是病毒和后门程序，主要是未经授权的非法程序执行，对信息数据、系统数据、操作权限构成严重威胁。四是外部入侵和破坏，指来自Internet网的黑客入侵和破坏。五是内部入侵，来自内部网络的侵入。六是服务网站遭受各种拒绝服务攻击，利用系统的错误或资源的限制，造成系统崩溃、性能下降、损耗系统资源，从而使服务不能正常提供。或利用本地网站作为跳板对第三方目标发动攻击等。七是物理安全，指雷击、火灾、电源中断等。

2　数字档案馆保证档案信息安全的主要技术

――身份鉴别，对访问者进行身份识别。如将口令或动态口令用于系统管理、其了登录管理、各个数据服务器的管理，数字证书用于对归档单位请求归档时的管理，生理模式识别用于库房、主机房管理。

――访问授权，访问控制／授权是安全保护中极其重要的一环，这是在身份识别的基础上，根据身份对其要求调用或访问的资源请求加以控制。

――入侵检测，通过发现访问者的非法访问行为而对其隔离。

――DoS防御，通过判断源IP包从而限制其进入及其他技术等。

――陷阱和追踪，引诱攻击者入侵假目标，记录并追踪。

――病毒防御，利用杀毒软件查杀服务器、计算机及网络中的病毒。

――加密，在传输机密信息时使用加密手段。

――备份，有日常备份、在线备份、在线镜像三种方案。

3　涉及硬件的安全方案

(1)数字档案信息备份

备份任务是数字档案馆的重要工作，备份系统是数字档案馆的必不可少的重要系统。一个好的备份系统不仅不会给管理者带来很多的工作，相反为系统管理带来了许多的维护上的方便。备份系统的作用主要有：

――备份的自动化，降低由于误操作带来的风险；

――各种数据库(包括目录与文件)在线备份；

――文件系统及数据库数据的恢复时间点，历史版本管理；

――防止设备故障及入侵破坏而进行的网络备份和防止灾难而实现异地备份；

―系统与数据的快速恢复。

备份技术经历了几个发展阶段，从传统的软盘、磁带机，以及到现在的DAS、NAs和SAN三大存储模式、IP网络存储的出现，存储的技术方式都在不断更新。但无论采用哪种方式，容量大、具有先进自动管理功能、性能稳定、可用性强都是首要考虑的因素。

考虑数据的类型、数据量、备份策略(增量备份)、数据的保留时间及管理等因素，数字档案馆选择NAS设备作为备份系统较为合适。NAS是一种即插即用的网络存储设备。采用标准的RJ-45网络接口，通过交换机就可直接连接到网络上。NAS对各种格式文件网络高速共享的同时，还可让存储空间完成在线扩容，以解决网络存储随着使用产生的容量不足的问题。

(2)防雷系统

各种设备设施由于雷电带来的损坏现在仍时有发生，有的甚至威胁到了人生命安全。因此，数字档案馆建设必须考虑完备的防雷系统。雷电对数字档案馆的影响主要来自两个方面，一是雷电直击，二是雷电产生的感应电压。而后者由于环境影响范围更广。因此，应针对不同的建筑物及其内部设备配置情况，从直击雷防护、感应雷防护和地网建设等方面考虑，采取综合治理、整体防御、多重保护、层层设防的防雷方案。

(3)防火墙

为了有效地解决防火墙的瓶颈问题，省级数字档案馆采用千兆级防火墙。

省级使用Quidway Eudemon 1000与Internet网进行连接。Eudemon防火墙是基于华为专业电信级硬件平台和VRP软件平台，采用新一代硬件设计的高速状态防火墙，不仅支持丰富协议的状态检测及地址转换功能，而且具备强大的攻击防范能力，提供静态和动态黑名单过滤等特性，可提供丰富的统计分析功能和日志。Eudemon防火墙还可支持Q0s、VPN等特性。

Quidway Eudemon防火墙提供了标准和扩展的ACL包过滤。华为ASPF(Application Specific Packet Filter)技术可实现对每一个连接状态信息的维护监测并动态地过滤数据包，防止地址欺骗，身份伪造等恶意攻击行为。

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[关键词]知识门户　档案信息化　信息化服务

[分类号]G273

计算机及网络技术催生的信息革命对人们的社会生活造成了深远的影响，也为档案事业的发展提出了新的挑战，主要表现为两方面：①档案馆能否积极应用先进技术，使自身的管理水平和业务能力站上新的高度；②面对大量的电子文件与电子档案，档案馆能否善用自己在长期档案管理实践中积累的经验，解决网络环境下电子文档管理的新问题。若应对得当，则正如加拿大档案学者特里・库克所说：“我们就可能抓住了一个绝妙的时机来提高我们的地位……像古埃及档案同神一样，重新坐回上帝的身边”。为此，当前各国档案界无不将信息化服务作为应对挑战的主要手段，美国、英国及加拿大等国的国家档案网站已基本实现在线档案资源整合及国内各档案数据库的“一站式”检索，并可提供形式多样、内容丰富的档案全文信息，有效地促进了档案利用。

1　我国档案信息化服务瓶颈剖析

我国档案信息化工作通过多年来的建设，历经从计算机辅助检索到档案网站，再到数字档案馆的发展进步，已取得相当的成绩。但具体到档案信息化服务方面，用户却始终无法方便快捷地从档案馆获取急需的、有应用价值的信息资源与服务，造成档案资源利用率低，档案馆无人问津的尴尬局面。究其原因，是因为我国档案信息化服务实施过程中还存在诸多障碍：

1.1　共建共享组织不力

我国各级主管部门对档案信息化服务缺少“顶层设计”，导致档案馆共建共享工作滞后，具体表现为：①档案馆之间各自为战，权威标准的缺乏使得大多数档案馆仍孤立、分散地进行资源建设和服务开发，形成了大量的“信息孤岛”，档案信息资源往往因存储结构或载体的不同而不能互通，给用户利用造成了很大不便；②与其他信息服务机构缺少合作，图书、情报等信息服务机构中一些先进的服务方式颇值得档案部门借鉴，其信息储备也可作为档案资源的有力补充，扩大档案服务范围，但一直以来档案部门未能与之实现资源共享，致使档案信息化服务发展缓慢；③与档案形成机关对接不畅，政府机关形成的文件是档案馆馆藏的不竭来源，然而我国档案馆与其他政府机关缺乏配合，使得档案文件接收不畅，“原材料”更新缓慢自然不利于档案信息化服务的顺利运行。

1.2　信息开发层次偏低

目前国内档案部门对档案信息资源的开发意识较薄弱，政策上对开发工作的权责分配不够明确，再加上开发手段、技术、人员等方面的不足，直接导致我国档案信息资源开发深度的缺乏。例如作为我国档案信息化建设主要成果的档案网站，多数只包含“局馆概况”、“领导致辞”及“全宗简介”等栏目，内容质量偏低。档案馆中可供利用的档案材料大多也处于一次文献状态，没有得到有效的开发与增值。这样的信息开发层次无疑会增加用户利用档案资源的难度，产生负面的影响，使得用户怯于接受档案信息服务，从而影响了档案资源利用率，制约了档案信息化服务的有效开展。

1.3　服务理念落后

随着信息技术的不断进步，用户对信息服务的要求也在逐步提高。当前用户需要的首先是知识化的服务，要求档案馆不再只提供孤立的信息片段，而是可以解决具体问题的知识；其次是个性化的服务，要求档案馆能够针对用户个人的需求提供专门服务；最后是互动式的服务，不但要求档案馆与用户进行互动，还需要档案馆搭建用户间互动的平台。但是目前我国档案信息化服务工作仍主要以档案馆及其馆藏资源为导向，以闭门造车的方式进行，未能充分考虑用户的利用需求，其服务理念还相当落后。

2　档案知识门户及其优势

2.1　档案知识门户的概念

面对瓶颈，我们只有开拓视野，充分借鉴其他领域的相关经验，才能取得突破。放眼图书、情报及企业领域可以发现，建立知识门户是推进其信息化服务的最新手段与方向。面对“信息孤岛”和内外网互动问题，企业界选择了企业知识门户(EKP)作为应对措施；图书、情报领域也开始了关于知识门户的理论研究和实践探索，泰达网上图书馆、上海图书馆网上联合知识导航站的建立起到了良好的表率作用。鉴于此，发展档案知识门户极有可能成为档案信息化服务取得突破的关键。

追本溯源，档案知识门户是网络门户的一种，所谓网络门户则是互联网资源与服务的统一接入点，为人们提供了获取某领域相关信息的中心人口。知识门户即是一种支持知识获取、传播和存储的网络门户应用。其概念最初发源于企业领域，目前学界普遍将其理解为企业知识管理系统与信息门户的结合，是企业业务参与者所需相关知识的统一入口，提供高级商务智能和决策支持。将知识门户与档案管理实践有机结合则形成档案知识门户，它着眼于管理和服务两个方面。对内，档案知识门户构成知识管理系统，辅助档案业务处理，挖掘馆员隐性知识，搭建馆员学习交流平台，以保障档案管理部门的高效运转与稳定发展；对外，档案知识门户发挥知识服务系统的作用，依托掌握的各类信息资源(尤其是档案信息资源)，综合运用知识发现、获取、组织、挖掘、转化等方法，供给用户包含新智力要素的知识信息，帮助用户在解决问题的同时提高知识获取与知识创新能力。综上，笔者认为，档案知识门户是为满足档案信息化需要应运而生的一种应用平台，它以档案机构内外部异构资源与服务整合为基础，以融入新智力要素的知识发现、转化、开发和导航为手段，在促进机构知识管理实现的同时向用户提供统一知识资源获取入口和个性化获取方式，实现知识交流共享与创新。

2.2　档案知识门户的优势

2.2.1　尊重用户需求　用户需求可分为三个层次：基本需求、期望需求和潜在需求。基本需求是服务提供过程中必须满足的属性与功能；期望需求不是完成服务所必须的，但是用户想要得到满足的需求；潜在需求则属于用户自身并未认识到，但得到满足后会带来高满意度与惊喜的需求。长期以来，档案馆资源导向型服务方式是制约档案信息化和档案价值广泛实现的重要因素之一，而档案知识门户恰能提供用户需求导向服务，即以用户需求为核心，满足用户各层面需求的服务。档案知识门户以广泛全面的知识采集整理、准确清晰的知识导航与便捷的获取手段满足用户基本知识需求；通过定制服务、专家匹配、在线交流及备忘录等功能满足用户的期望需求；凭借对用户行为的收集与挖掘及据此完成的知识资源推送主动发现且及时满足用户的潜在需求，从而实现用户需求导向型服务。

2.2.2　服务差异化　由于身份、年龄、教育背景及利用目的等不同，用户对档案知识资源的需求也会有千

差万别。如，历史学家需要的可能是真实、准确、互相关联且完整性较高的原始记录及历史事件的内在联系，而普通公众更感兴趣的可能是历史掌故类阅读材料。因此，档案信息化服务必须体现差异性，以差异化服务满足个性化需求，才能有效提高用户满意度。

档案知识门户不但对知识资源按学科领域进行纵向梳理，更能够按知识深度横向分层，以针对性地满足有着不同知识需求层次的用户。其丰富的个性化服务内容、清晰的导航功能和灵活的个人应用界面，更为用户以最习惯的方式获取到最需要且最适合的知识提供了有力保障。

2.2.3　扩大档案服务可及性　档案知识门户除定向收集档案资源外，还可通过互联网采集全球范围内知识资源，从内容上保证了档案信息化服务的普适性。同时，作为数字档案资源的统一获取入口，它帮助用户在不了解专业档案检索途径的条件下，仍可在第一时间检索获取所需档案材料，且比普通搜索引擎具有更高的准确度。这不但意味着现有档案资源在网络服务设施上的集中展示，更赋予任何有利用需求的用户方便获取档案知识资源的能力，使得档案信息化服务的可及性得到前所未有的扩展，充分发挥档案社会服务作用，进而扩大档案行业影响力。

基于以上突出优势，笔者认为，将知识门户与档案业务实践有机融合而成的档案知识门户无疑是我国档案信息化服务突破当前瓶颈的努力方向。

3　档案知识门户体系架构及其功能

由于目标及环境的不同，档案知识门户在技术上不会有也不需要固定的解决方案，但设计完善的体系架构则能为其提供统一而良好的建设平台。所谓体系架构，指系统各组成部分及它们之间的交互。美国学者奥斯汀认为，典型的组织架构应包括三层(数据层、业务处理层和用户界面)，加拿大学者杜非则认为包括知识管理辅助工具、知识获取工具、知识存储、知识原型和用户界面的五层架构更适合于知识门户系统。本文在参考融合此两种架构模型的基础上，结合档案实践具体特点，设计了档案知识门户体系架构，如图1所示：

3.1　档案知识门户架构

3.1.1　知识基础层　知识储备是档案知识门户提供服务的基础。档案馆通过信息资源采集与开发模块对馆藏信息资源、合作单位共享资源、内外部网络信息资源及馆员经验知识进行广泛地收集，并由专人进行分类、加工和整理后存入知识库。鉴于所采集的知识类型、格式各有不同，知识存储也可采用文件服务器、数据库、群件服务器、文档管理系统或网站等多种形式来实行，每种存储形式都是独立的物理实体，它们联合起来则构成统一的虚拟知识库。中间件为门户的功能集成与拓展提供支持，通过应用集成接口档案馆可实现外部服务或内部业务的广泛集成。

3.1.2　应用功能层　档案知识门户应包括个性化、业务支持、协同共享和知识地图4个主要功能模块。其中，个性化功能贯穿着整个门户的服务理念与过程，贴合用户需求，使用户以最习惯的方式获取到最需要的知识；业务支持模块可作为馆员的办公入口，协助馆员完成日常工作；协同共享模块提供了馆员、用户、专家及合作单位等多方交流平台，为馆内各业务的协同开展及馆内外知识共享、转化与创新提供了良好的环境；知识地图能够跨越逻辑分类和存放地点的限制，在数据孤岛间建立连接，实现异构资源的虚拟整合，支持知识检索与导航，为用户展现整个馆藏中的知识对象。

3.1.3　用户界面层　档案知识门户通过应用程序调用接口实现功能响应，通过页面聚合技术完成可视化的需求反馈，最终由个人界面将知识内容以用户要求的方式呈现给用户。这里的用户可以是一般意义上的档案馆用户也可是档案馆馆员、管理者或合作单位等。此外，档案知识门户还可通过用户界面实现访问控制和身份验证，满足档案信息资源保密性的要求。

3.2　档案知识门户功能实现

概括来讲，档案知识门户为档案知识管理与知识服务提供了实现平台，通过知识管理的理论与方法提供知识服务。其主要功能包括如下方面：

3.2.1　资源整合　资源整合是档案知识门户的核心，是其他功能的前提，可分为基础资源整合与应用资源整合。前者通过信息采集与开发对形态、来源、结构、格式及内容各异的档案信息资源、知识和服务进行无缝集成，为知识服务提供“原料”基础。后者能够屏蔽各种应用系统在技术、接口和实现语言方面的差异，通过一个核心组件服务器将其集成在一起实施各系统的独立或联合应用。

3.2.2　知识开发　档案知识门户依托整合的信息资源，对其进行加工、过滤、提炼、分类与重组，自动抽取元数据，帮助用户认知档案知识信息及其相互间关系，使档案信息资源从独立的信息片段升华为系统的知识，在存入知识库的同时以可视化知识地图的形式为用户导航。对档案机构来讲，档案知识门户在整合的业务环节中注重对个人隐性知识的析取与总结，使其提升为组织显性知识，为档案机构组织文化形成、自身成长和长远发展提供支持。

3.2.3　统一获取　在资源整合的基础上，用户可以通过档案知识门户“一站式”地检索并获取所需的各种异构档案知识与服务，或与掌握知识的个人或机构取得联系，从而完成知识发现，获得面临问题的解决方案。组织内部员工与合作伙伴可透过门户的应用资源整合功能掌控各业务环节，获取业务处理相关信息与数据，高效履行办公与管理职能。

3.2.4　交流共享　档案知识门户为档案部门、协作单位、员工和用户构筑了交流沟通平台，以虚拟会议室及网络留言板等形式迅速建立知识拥有者和知识需要者间的联系，促进显、隐性知识间转化，以达到知识共享目的。在这种交流共享的过程中，知识会不断得到升华，产生创新。各参与主体均可通过档案知识门户获取所需知识，解决实际问题。

具体来说，档案知识门户的资源整合功能在异构信息资源间建立了广泛连接，实现了档案馆、档案形成机关与合作单位的三方互通，有效解决了我国档案信息化服务共建共享组织不力的问题；其知识开发功能帮助档案馆对档案信息进行深入开发与整理，促进从信息到知识的升华，为档案馆知识服务提供了内容支撑，能够充分改善档案信息开发层次较低的现状；其资源统一获取接口大大削减了用户获取档案知识资源与服务的障碍，提高了档案信息化服务的知识性、互动性和主动性，满足用户个性化需求，解决了服务理念更新的方法论问题；其交流共享功能为档案馆馆员协同工作、充分交流以及用户获取馆内外知识资源、参与讨论、进行利用反馈架设了平台。

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（一）异步参考咨询服务

异步参考咨询服务也称非实时参考咨询服务，常见的服务模式有电子邮件参考咨询、FAQ常见问题解答、电子公告板等。1.电子邮件参考咨询服务电子邮件参考咨询服务是虚拟参考咨询服务的主要方式之一，用户和馆员的咨询和答疑以电子邮件进行沟通。有的网站上提供邮件地址链接，用户只需点击该链接便可启动邮件；有的网站以在线表单呈现，用户将相关咨询内容填进表单并点击发送即可。电子邮件咨询不受时间地点的限制，非实时的信息反馈可以增加馆员思考的时间及回答问题的深度，但这种咨询方式缺乏互动，在邮件安全性和保密性上存在危险。2.FAQ常见问题解答FAQ咨询解答的是常见问题。档案馆将用户问得最多的问题做一个汇总，而后分门别类地将这些问题显示在页面相关条目中，用户点击这些问题便会出现全面而详尽的解答。FAQ咨询，可看成一种参考指南，用户可根据问题的罗列按图索骥，节约时间。但该方式缺乏互动性，资料库需要随时更新，且在解决个体用户特殊的咨询需求上无法给出具体的答复。3.电子公告板电子公告板向用户提供信息浏览与推送等服务，对用户提出的问题进行解答，或通过与用户讨论进而得到最佳答案。电子公告板寻求解决问题的最佳方案，但存在暴露隐私的危险及问题解决方案不明确的缺点。

（二）实时虚拟参考咨询服务

1.即时信息软件和网络聊天室即时信息软件增加了用户与编纂者的互动，用户和馆员可实现聊天式的咨询。常用的即时信息软件有AOLIn-stantMessenger、ICQ、Yahoo、Messenger、IOCQ等。网络聊天室与即时信息软件类似，都是通过聊天的方式进行询问。但前者是在一个网页页面上进行，后者需要一个软件为载体。网络聊天室需档案馆在相关网页上注册一个虚拟聊天室，用户需要咨询时便登陆该聊天室进行咨询。提供该种服务的有Anexa、Yahoo！Clubs等。2.视频会议只需要准备视频会议软件、带摄像头和麦克风的电脑，便可开展视频会议咨询，这样的咨询方式使人际互动又进了一步，但该咨询成本较高，且受时间限制，目前还未能完全普及。3.基于web2.0的实时咨询服务随着web2.0时代互联网新型公众服务平台和技术的出现，在提供信息服务方面，越来越多的档案馆普遍提供RSS的推送服务，在具有广泛影响力的交友、图片、视频、播客等网站（平台）（如Facebook、Flicker、Twitter、Youtube、微博）上建立自己的账号，提供播客服务（Podcast），利用维基（Wik）i技术建立用户知识共享平台、建立用户的个性化档案馆等加强公众与档案馆之间的联系。

二、将虚拟咨询服务融入档案编纂成果传播的实现途径

（一）完善数字档案馆建设，构建技术支撑

虚拟参考咨询服务的技术是整个服务运行的核心。技术的构建，可以从自行设计系统及购买软件两种方式来提供咨询。在系统设计方面，清华大学图书馆与同方公司合作开发的虚拟参考咨询系统（THLVRS）是国内较为先进的咨询系统。该系统设计兼顾读者与馆员的用户体验。对读者而言，可以利用自助的FAQ浏览与检索，也可以选用电话、表单、实时咨询中任一服务方式寻求馆员指导。在馆员模块中，可以很容易地进行管理、统计、值班日志、表单咨询等一系列功能操作，非常方便③。在国外，澳大利亚国家图书馆的参考咨询服务系统设计也较为独特，网页清晰明了，直指服务范围，减少用户不必要的时间浪费。在参考咨询页面之前，网站以超链接的形式增加了四项内容：分别是“whatwecando（我们能做什么）”、“whatwecan’tdo（我们不能做什么）”“howlongwillittake（花费多长时间）”，页面还包括FAQ及相关的服务章程和隐私声明④。由于自主研发系统需要技术、资金、人员等支撑，购买软件成为主要的技术解决手段。外国常用的参考咨询软件有AOLInstantMessenger、ConferenceRoom、Question-Point、LSSIVirtualReferenceToolkit、24/7Reference等。档案馆可酌情考虑相关软件来进行服务。

（二）构建全方位的规范体系

将图书馆虚拟参考咨询服务方式植入档案编纂成果的传播中，是借助外力充实内在的表现，因此需要规范的体系确保该项服务模式顺利运行。通观图书馆参考咨询服务，其也是建立在一系列规范上的。国外主要的参考咨询服务规范有《IFLA数字参考咨询指南》《虚拟参考服务实施与维护指南》《问题/答案流程处理协议》《K-12数字参考服务信息咨询专家指南》等；而国内的主要为《CALIS虚拟参考咨询服务规范》和国家科学数字图书馆网络参考咨询服务系统服务规范（简称CSDL-DRD规范）⑤。同时除了相关的技术规范，还需出台与隐私权、免责权、版权相关的法律来保证参考咨询传播档案文献编纂成果在法律界限内运行。在构建适用于档案文献编纂成果传播的规范体系时，可考虑一种自顶而下的直线型规范模式，即中央统一制定相关的规范标准，地方档案局根据实际情况制定相关的执行标准，保证该项服务方式顺利实施。

（三）整合档案资源库，构建馆际协作参考咨询特色资源库

亚里士多德曾言道“：整体大于部分之和”，因此仅限于一馆内开展的编纂活动已逐渐走向以联合体为依托的协作模式。自2004年以来，全国20个省、市的80个公共图书馆、高校图书馆紧密合作，积极联合开展网上参考咨询及文献传递活动，图书馆联盟已经初具模型。档案部门也可以突破单一部门服务的方式，逐渐转向跨馆、跨地域、跨专业式地提供编纂成果。目前，中国的部分档案部门已先行，通过协作式合作传播档案文献。比较有代表性的有贵州和上海档案局合办的《黔姿百态———贵州省国家级非物质文化遗产档案展》，该展览由第三方公司负责运营，通过政企的合作模式，实现了资源的最佳整合。

（四）加强政府外部性支持和馆内内部性支持

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关键词高校档案信息系统安全防护优化管理

随着信息技术的快速发展，高校档案馆资源朝着多方位趋势发展，且数据量越来越大，具备了大数据的特征。面对着种类繁多、结构各异的海量数据和互联网的不确定性，档案信息管理系统面临着安全和超负荷的困境。为此，2016年1月4日，国家档案局办公室印发了《档案信息系统安全保护基本要求》，其中《档案信息系统安全保护的管理要求》及《档案信息系统安全保护的技术要求》分别从管理及技术上提出了信息系统安全保护的要求[1]1。如何在实际工作中对信息管理系统进行安全防护及优化管理，成为目前高校档案馆信息化建设中的亟待解决的问题。

一、高校档案馆信息系统管理过程中存在的问题

1.馆内信息化设备陈旧与存储设备的不足使得信息管理系统运行环境得不到保障。随着高校档案馆信息化进程的推进，档案数字化资源增加，档案数据库数据量及并发用户数量也随之增多。一台性能先进的信息化设备在信息化建设中必不可少，但是据笔者在一些高校调研中发现，不少高校档案馆在信息化建设过程中由于缺少相关部门的支持及配套资金，致使档案馆信息化设备陈旧。陈旧设备和有限的存储空间使得信息管理系统的运行困难且无法兼容和升级，其结果常常出现数据库服务器无法正常运行、运行错误或利用响应时间长、死机等问题。甚至有些高校为节省资金，将档案数据资源与图书馆数据资源共同分享同一存储设备，使得图书与档案大量数据资源堆积导致存储设备常常陷于瘫痪状态，严重滞碍了档案馆与用户之间的交互体验及档案馆的信息化建设进程。

2.数字化工作的监管力度不够，致使管理系统中数字资源质量得不到保证。对于高校档案馆来说，信息化建设的首要工作就是将纸质档案数字化。但是目前，大多数高校档案工作人员缺乏相关数字化技术操作培训，且人手有限，所以除了少数高校自己开展数字化扫描外，大多数高校档案馆采用数字化扫描业务外包模式。这样虽然能够加速档案馆数字化建设速度，但由于缺乏相关规范性监管制度及严格的数据验收把关手段，使得外包公司数字化工作人员一些不规范及失误操作，产生错误数据、丢失数据及泄密等现象。同时，对于扫描后数据的质量难以保障。这些现象若得不到及时处理，会对后期原文挂接和数字资源安全管理带来很大障碍。

3.信息系统管理人员缺乏有效管理方法，致使档案信息管理系统成为简单查询、数据堆砌的工具，无法发挥其管理价值。在大数据、大网络时代，数据资源形式出现了多样化发展趋势，而档案信息管理系统也相应朝着更广泛的网络型B/S结构发展，随着其功能的完善，将成为网络时展的主流，这就需要工作人员具有更高的信息化技术与档案管理能力。而目前大多数高校档案馆由于条件限制，缺乏相关技术人员，无法对信息管理系统性能进行优化及数据防护，无法对数字资源有效管理，故而档案信息管理系统成为简单的数据堆砌与查询工具，数字化成果成为“死”档案。

4.工作人员对档案数字资源管理缺乏责任心，使得档案信息管理系统安全保密性得不到保障。诸如，对在数据录入过程中出现的不完整数据、重复数据、不规范数据、无用数据等不予及时处理，导致管理系统数据存储空间不堪重负；数字资源存放不规范，每当利用时经常找不到相关资源；信息管理系统管理权责不明，使得人人可以登录系统随便擅改数据，且出现问题时相互推卸责任；用户使用数字资源后没有严格事后审查制度，可以随意将之带出档案馆；元数据备份不及时，每当出现问题时无法及时恢复，对档案数据的安全性、保密性造成严重威胁。5.信息管理系统选择不当导致管理系统平台前端兼容性差，无法实现信息管理功能。当前市面上档案管理系统种类多而杂，且良莠不齐，既有单机版又有网络版，还有B/S版等，功能不同且价格千差万别，一些高校档案馆在选择系统时缺少必要的提前调研及充分了解自身馆的特点，购置回来的系统前端浏览器及系统兼容性差，二次开发功能差，检索准确率低，管理起来费时费力，严重滞碍资源利用效率。

二、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理的必要性

1.通过对信息管理系统进行安全防护及优化管理，不但保障信息管理系统的安全运行环境，而且减少不必要的资源与服务时间浪费，将员工从烦琐重复的利用工作中解脱出来，为员工提供更多时间去提升个人素养及进行资源开发创新等工作，为档案馆的发展提供有效保障。

2.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，使数字资源在收集、存储、管理和应用过程中更加安全化与规范化，存储空间更加合理化，而且可以使用户方便、顺畅、快捷地享受到档案馆的数字资源，对以后整合各类资源及跨平台对接起到有效的推进作用。

3.通过对信息系统进行安全防护及优化管理，能够转变档案工作者传统思维模式，使他们享受到信息技术带来的便利，看到信息技术强大的功能，有了开发信息化建设的愿景，加强了参与信息化建设的积极性。

三、高校档案馆信息管理系统安全防护及优化管理方法

1.转变档案工作人员的传统思维，提高工作人员的管理意识和责任。档案管理人员是档案信息化工作开展的基础，其信息化思维观念的强弱直接关系到信息化建设的成败、信息管理能否有效。为此，加大信息化宣传力度，对档案工作人员不定期进行信息化业务和知识培训，学习其他院校信息化管理经验，让每个人参与到信息化建设当中，让他们充分意识到信息化的优越性；同时大力培养信息化管理素养，使工作人员多方位、多才能发展；增强工作人员创新性思维及责任心，使得他们在资源管理和存储上能够群策群力、集思广益，为信息管理系统的防护和管理的可行性打下基础。

2.利用信息技术对数据库服务器进行优化，建立信息系统外部环境防护壁垒。（1）服务器系统与性能优化。服务器是数据资源存储与管理的核心，其服务器性能与操作系统的选择关系到信息系统运行环境的第一道屏障是否安全有效。通常服务器操作系统要比普通操作系统更加稳定及安全，为此选择一款相适应的服务器操作系统对信息系统安全保障是极其有利的。例如，目前比较热门的操作系统windows2012r2服务器版，它具有强大的安全性、保障性及独树一帜的虚拟存储管理特性，且操作相对简单，对于高校档案馆来说起到一箭双雕的作用。另外，通过采取一些技术方法对服务器性能进行优化。如通过设立二级身份认证来用以封堵隐私漏洞及特权账号、系统转存等漏洞；安装防恶意代码软件，并及时更新防恶意代码软件版本和恶意代码库；操作系统遵循最小安装的原则，系统补丁及时更新；随时在网络边界处监视端口扫描、留意木马攻击、IP碎片攻击和网络蠕虫攻击等攻击行为，使得数据资源安全性最大化。（2）档案数据库自身性能优化。在档案馆信息管理系统中，通常都有一个用以存放数据资源的数据库，不同管理系统用不同的数据库，无论使用哪种数据库，对数据库自身性能的设置与优化，对于档案信息管理系统的顺利运行与检索利用都起着关键性作用。为此，首先在数据库版本的选择上应尽可能选择较新版本，因为每个软件的新版本性能及兼容性都要比旧版本有所提高，更易于管理。像SQLService数据库，其2008年之前的版本对于非结构化数据的管理不是很占优势，而2008年后的版本则对非结构化数据有了相应的解决方案，为不同结构数据存储打开了便捷之门。其次，在数据库性能方面，可以通过对数据库实例配置或用SQL语句优化来提高数据库吞吐量、相应时间、容错能力等性能[2]3。最后，采取一些技术方法来优化数据库安全性能，如对数据库访问权限及数据库对象安全性进行核查；设立数据有效性检验功能，保证通过人机接口输入或通过通信接口输入的数据格式或长度符合系统设定要求；监控数据库状态，寻找数据库性能瓶颈；定期对数据库存储检查，对数据库碎片进行重组、数据分析及容量规划；定期对数据采取多样备份以应对在非正常状态下的数据恢复等，尽可能保证数据库性能最优化。

3.优化信息管理系统配置，实现信息资源内部管理最优化。档案信息管理系统是档案信息化建设中数据管理的仓库，它管理资源的好坏直接关系到信息化后期建设的发展。当前市场上档案信息管理系统种类繁多，功能强大，适合高校的品种很多，但大多数管理系统只能满足档案信息资源管理共性而不能满足个性需求，为此首先在认真调研基础上选择一款适合自己院校的信息管理软件来满足基本功能需求，最重要的是具有可以实现系统二次开发性能及能与校级OA系统对接[3]9。其次，根据高校自身数字资源特点来开发档案资源管理系统的各项功能，巧妙地将各类功能结合起来进行优化配置，最大程度实现自身个性需求。如通过配置系统内各门类数字资源录入规则，剔除错误数据、不规范数据和无用数据，来释放数据库存储空间；通过启用访问控制功能，依据安全策略控制用户对资源的访问；根据权限需求下放各个端口给用户，来保证每个用户权限独立，杜绝几个人共同使用一个权限的现象出现；通过及时删除多余的、过期的账户，来避免共享账户的存在；通过提供用户身份标识唯一和鉴别信息复杂度检查功能，来保证应用系统中不存在重复用户身份标识，身份鉴别信息不易被冒用；通过实行个人对个人数据负责的方式，杜绝非相关人员对数据的操作，加强数据安全保密性，尽可能做到数据管理最优化。

4.利用信息系统全文检索与信息化挖掘技术结合，实现人性化检索服务。借助信息挖掘技术与信息管理系统全文检索技术相结合方式，对数据管理系统中数字资源进行深层整理、分析、筛选，挖掘出更有利用价值的数据，将这些数据结合系统全文检索功能，提供操作简单、响应在秒级以内的关键词常规检索服务，同时还提供各种智能化搜索服务分析，实现远程服务利用，实现办公效率最优化、资源利用价值最大化。

5.建立完善数字化外包监督审查制度，保障信息管理系统数据质量体系。数字化建设中对数字外包工作实行全程监管，保障档案实体安全，利用信息技术对USB端口及外网进行控制，同时将IP地址的限定结合信息管理系统用户权限密级设置，令信息管理系统中数据资源安全性及保密性实现最大化[4]86。总之，有效的档案信息管理系统的安全防护与优化管理是高校档案信息化建设的关键性一步，如果能很好地开发利用各类信息化技术来优化信息系统的防护与管理，不仅会使得各类数字资源管理变得更加规范，存储空间更加合理，而且对于整合各类资源进行跨平台对接起到了有效的推进作用，最终实现档案信息化工作的“信息化”真正意义，充分发挥档案的利用价值。

参考文献

[1]国家档案局.档案信息系统安全保护基本要求[EB]，2016（1）.

[2]布合力其木艾尔.SQLServer2008数据库设计与优化[J].电脑知识与技术，2015（12）.

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“二元档案实践”理论

在对“数字档案馆”的概念进行设计之前,有一些观点要事先向大家阐明,以确保我们能站在相同的视角审视数字档案馆。

档案是档案实践得以存在的物质基础，档案理论与实践都随其变化而变化。在2003年，天津师范大学档案学系刘新安教授提出了“档案物质实体双重构成”的思想，他认为“档案物质实体双重构成是档案物质实体构成的一种形态，是一种由‘文件实体集合’和‘档案历史联系的记录’两种物质构成的形态”。②而档案实践的对象是档案，当档案物质实体出现了双重构成的形态后，“档案的形成”也相应地被分解为两项实践，一项是形成“文件实体的集合”，另一项是形成“档案历史联系的记录”，而只有形成了这两种物质，我们才能将它们整合为档案。

虽然这两项档案实践的目的都是为了形成构成档案的物质，但就实践的对象和性质而言，“文件实体的集合”与“档案历史联系的记录”的形成是两类不同性质的档案实践。“文件实体集合”的形成属于以“文件实体”为对象的档案实践，而“档案历史联系的记录”的形成则属于以“档案历史联系的信息”为对象的档案实践。“文件实体集合”的形成属于“档案实体管理”，而“档案历史联系的记录”的形成属于“档案信息整理”。这样在“档案物质实体双重构成”出现之后，档案实践就从传统的一元档案实践，演变为“档案实体管理”和“档案信息整理”二元构成的档案实践。③

基于“二元档案实践”理论的形成，我们可以站在现代档案学理论的角度重新审视和设计数字档案馆的概念。

数字档案馆的概念设计

业内人士在讨论数字档案馆概念的时候，大多是关注传统档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、数字化档案馆等概念的比较和区别。笔者认为，在建设数字档案馆之前，很有必要对数字档案馆内部结构进行细致和深入的分析，以便清晰、准确地把握概念本身的内涵，有效地开展工作。

“概念设计”是一个在现代设计领域使用颇多的词语，被广泛地用于产品设计、建筑设计甚至城市规划设计之中。“概念设计”，可以归纳为一种以形象进行设计描述，设计构想不拘泥于具体的设计形式；它企图凭借新观念和新构想，进行一种理想化的设计描述，以求在其中诞生新的设计类型。“概念设计”对未来的科技发展和人们的生活方式进行合理预测，最终形成概念产品。概念产品的存在形式可以是三维实物，也可以是虚拟的电子模型或其他形式。 “概念设计”被看做是实施全新设计之前的理论思考和理论形态的设计，尽管也许会有技术实现上的难度或者缺陷，但其本身已经是一个完整的设计形态了。④

（一）数字档案馆概念设计图

如图所示，数字档案馆首先是一个实体档案馆，也就是说数字档案馆是以单个档案馆为概念主体和行为主体，它是档案馆实体的一种新形态。⑤数字档案馆是由两个实体子系统构成的，即文件实体集合系统和档案历史联系的记录系统。

（二）文件实体集合系统

此系统由两种不同载体形式的文件实体集合系统组成，即纸质文件实体集合子系统和电子文件实体集合子系统。

1. 纸质文件实体集合子系统

它是指传统档案馆中原有馆藏的纸质档案。这些纸质档案保持着进馆时的整理顺序和库房保存位置,保存这些纸质文件的根本目的是为了保证档案的凭证作用。在计算机技术普遍应用的条件下，为了提高档案用户利用档案信息的几率，档案工作人员会对这些纸质文件进行数字化。而这一过程生成的数字化文件不是当时社会实践下生成并遗留的真正文件，因此不能作为当时社会实践的实物凭证，尤其是在数字档案目前还不具备法律凭证效率的情况下，保留纸质文件的实体集合显得尤为重要。

2. 电子文件实体集合子系统

随着信息技术的发展，各单位为提高工作效率产生了大量的电子文件。在计算机条件下，可以采用多种方式将电子文件集合在一起，比如存放在硬盘、软盘、光盘等载体上，形成电子文件实体集合子系统。

在电子文件实体集合子系统中，电子文件“实体”在硬盘上的物理存储方式遵循着计算机自身固定的逻辑和算法。具体地说，计算机在确定电子文件“实体”存储位置时，会考虑到文件的存取速度、存储空间的有效利用等问题，因此人们很难判断一份电子文件“实体”在计算机中的物理存储位置，相应地也就失去了对电子文件“实体”进行排列的权力。此时的“电子文件实体集合”如同一堆未经过整理的散乱的纸质文件，显然人们很难从这样的“文件实体集合”中解读出电子文件之间的历史联系。而文件之间一旦失去了这种内在联系，将不能称之为档案，为了体现档案学基础理论中最为重要的历史联系，必须建立一个“档案历史联系的记录系统”来专门固化、记录电子文件之间的历史联系，从而使档案用户通过一份份有序的电子文件解读出他想要了解的那段历史。

(三) 档案历史联系的记录系统

档案历史联系的记录系统是专门记录电子文件之间历史联系的系统，它是由无数“档案历史联系的记录”组成的。“档案历史联系的记录”也是一个电子文件，在这个电子文件中记载着一组具有历史联系的电子文件的代码。打开“档案历史联系的记录”，我们看不到电子文件的具体内容，只能通过这组代码获悉哪些电子文件是具有关联的，这就像我们不可能从“档案目录”中看见文件的具体内容一样。当档案用户提出查询档案信息的需求时，档案工作者将首先通过“档案历史联系的记录系统”从历史的角度检索出具有关联的文件代码，再通过“文件实体集合系统”去查找档案的具体内容。

档案历史联系记录系统的出现，是数字档案馆系统的一次变革。它首先解决了档案人员不能对电子文件进行实体排列的问题，而且它的出现可以使我们独立地发展记录档案历史联系的原理和技术，使记录档案历史联系的方法由传统的“一维”发展到“多维”。这样，我们可以把目光转向纸质档案领域，纸质档案是利用文件实体的一维排列来固化档案之间的历史联系，即我们只能选取档案历史联系中的一个要素（如来源）对其进行整理。这样形成的纸质档案只能从一维的角度记录历史。“档案历史联系的记录系统”出现后，纸质档案整理时不再受传统档案整理方法的制约，可以运用虚拟整理技术记录纸质档案的历史联系，这时形成的纸质档案就具有了与电子档案一样的多维历史联系。这样，“档案历史联系记录系统”出现后，可以运用统一的技术方法来同时记录纸质档案和电子档案的历史联系，形成多维的历史联系的记录，从而更加客观、完整地记录社会历史。

结束语

1． 数字档案馆的本质

数字档案馆，顾名思义，它是在计算机及其技术高度发展的条件下发展起来的一种新型档案馆。它并不仅仅指数字档案馆馆藏信息的全部数字化，它是能同时融合纸质档案和电子档案的一种高度整合的技术形态，其实质是档案历史联系的数字化，即当计算机技术发展到一定程度，能用同一技术标准将纸质档案和电子档案历史联系数字化时，数字档案馆随即形成或应运而生。

2． 数字档案馆的发展趋势

数字档案馆是实体档案馆，而将多个数字档案馆中的信息利用虚拟技术与网络技术，连接在一起形成一个虚拟的信息空间，就是我们平常所说的虚拟档案馆。⑥虚拟档案馆是一种虚拟的、无形的网络空间，强调的是利用电子网络远程获取档案文献信息的一种方式。它的建立是以数字档案馆中的信息为基础和支持的，是数字档案馆建设的必然发展趋势。

当前，档案界同仁的首要任务是要认清数字档案馆的本质，加快数字档案馆的建设，最大限度地为社会提供档案信息资源。

参考文献

[1][5]于丽娟.再论数字档案馆[M]，21世纪的社会记忆，北京:中国人民大学出版社,2001

[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J]，档案学通讯,2003（5）

[3]刘新安.二元档案实践及其体系[J]，档案学通讯,2004（1）

[4]彭圣芳.概念设计探议[J]，美与时代,2005（12）

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【关键词】档案；管理；业务指导；信息；素质

一、档案

档案是原始记录，是历史的第一手资料。它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。从外观上看，档案并不是新产生的事物，而是由有形成档案可能的原始记录材料转化而来的，不仅具有历史使命，还具备责任感。

二、档案管理

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

三、业务指导

1、提高有关领导及档案管理工作人员认识

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。

2、档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设

管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。

3、指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。

4、建立完善网络档案管理

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。

5、指导人员要注意语言艺术

指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。

6、指导人员的管理手段要与时俱进

社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。

四、档案管理信息数字

随着计算机的普及，互联网技术的引入，我们现在已有非常成熟的档案管理软件，逐步实现公文办理和档案管理规范化与一体化，积极开展网上查询服务，最大限度地提高利用的效果和质量。这样一来既节约能源、节省时间，又和国际接轨，做到无纸化办公、绿色环保。这需要我们熟练掌握计算机操作，更加强调应用机密等级，应用的保密措施能够和数据机密性配套。我们要比前辈们在办公条件上更快捷，以前办公是用手抄，光查找工具就有什么卷内目录、案卷目录、文号目录、全引目录等等，工作量极大，又特别繁重。尤其1992D2003年的档案有十大类分类，查找起来更难。而现在查找一份文件，轻轻一点击计算机就可以了，实在太方便了。

五、档案管理人员素质的提高

怎样能在档案管理工作中创新，很大程度上在于从事档案工作的人。档案管理工作是枯燥、乏味的，怎样变乏味为生动和激情，从而促进档案管理工作的更好发展是每一个档案管理工作人员应该思考的问题。提到哪行哪业都要说到人员素质，素质决定了思想的高度，决定了工作的质量。敬业是最基本的要求。档案管理人员要在工作中发现问题，并提出解决方案，还要有勇敢的探索精神，不满足于前人的经验，不满足于目前的成绩。档案管理人员必须熟悉本工作的各个流程，对各个门类的档案都要有所研究，对各种载体档案的管理方法都要了然于胸，要根据新形势、新要求，对旧有的管理模式有所突破，创造属于自己的一套管理方法。我们所处的时代是一个日新月异的时代，每天都会出现新情况，我们要有求实创新的精神，在熟悉的档案管理工作中发现新规律，扎实、有效、开拓性地开展工作。

总而言之，每个人的知识结构都要常常更新，档案管理工作人员亦是。除了要补充知识以外，还要虚心向身边从事过这个工作的老同事取经，实践出真知，借鉴前人的经验可以让自己少走弯路。向身边的人学习，向同行学习，向实践学习，向社会学习，只有不断地学习，档案工作才会在新世纪有个飞跃性的突破。

参考文献：

[1] 王秀芳，李春英.《浅谈如何做好档案指导工作》.

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高校档案记录着高校的历史发展和文明进程，以其材料的原始性和真实性而具有重要的史料价值，是高校大学文化建设和大学精神所保存的智慧的渊薮。在此意义上，对高校档案的管理也应该提升到关乎大学发展的战略高度上。因此，只有高校档案管理人员具有较高的文化水平和专业素养才能胜任此项工作，才能更好的服务高校的发展和社会需要。但是，现实的情况是:长期以来，我国大部分高校的档案部门在档案的知识管理方面常常不能尽如人意，部分档案管理人员往往是岗位轮转或者是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有受过档案专业的训练，更有甚者其基本的文化程度还没有达到要求，保证高校档案管理的规范化和科学化就不能落到实处。所以，造成高校档案管理质量低下，甚至乱象频生的现象，也就不足为怪了。鉴于此，提高高校档案管理人员的管理技能和知识水平以及学术研究能力，是对高校档案进行知识管理的先决条件。那么，高校档案管理人员的知识技能标准有哪些呢?迈克尔•库克在《培训档案和文件管理人员的国际标准》一文中说:“所有的档案与文件管理人员必须具备一定的管理技能，例如:目标管理、数据库管理、文件系统设计、统计方法、预算和成本利润分析等，这些知识是任何一位合格的专业档案人员所具备的。”

这是迈克尔•库克在20世纪末期对所有的档案与文件管理人员必须具备的管理技能的阐述，然而，当时间进入到21世纪的今天，对高校档案管理人员的管理技能和知识结构的要求也发生了不少变化，尤其是对高校档案管理人员的知识化要求更高。这也是21世纪经济全球化背景下社会发展对高校档案知识管理的新要求。具体到我国高校这个层面，高校档案管理人员必须提高思想认识，转变固有的工作观念，加强档案管理的业务学习，不仅要充当高校档案的保管者、大学历史文化的守护者，更应该成为档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。此外，还要高度重视高校档案的编研工作，要充分认识到高校档案的编研工作并不仅仅是收集、整理、装订资料之类的简单事务，编研工作的特性决定了编研人员必须具备起码的历史学、文献学、编辑学、写作学以及计算机、外语等基础知识，因此，档案人员应该不断学习，积累丰富的知识，提高对档案文献的研究分析能力，提高对档案材料的鉴别能力，提高语言文字读写能力，提高计算机操作能力。如果高校档案管理人员不具备与档案相关的基础知识，不具备相应的文化知识修养以及学术研究能力，则无法正确认识高校档案的价值，高校档案文化资源的开发和文化管理也不可能真正实现。

二、高校档案知识管理的价值实现

(一)知识组织对高校档案馆而言，知识组织是档案管理人员对档案资源进行知识管理的方式。潘连根曾经讲过:“对数字档案馆而言，知识组织就是通过知识挖掘对馆藏文档信息进行精简、提取，发现隐含在文档信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织的过程。”［4］这段话说明:档案管理人员是高校档案知识组织的主体，通过他们的知识化的组织行为给予档案以知识化的组织成果。例如，高校人物档案具有无可比拟的历史性和真实性，是高校发展历程的见证，具有丰富的文化、知识、思想、历史内涵，是高校在进行大学文化建设的重要资源。可以说，对人物档案文化性的集合组织，是表现大学文化的重要方面。此外，在建立高校人物档案并对其进行充实和完善时，要针对高校人物的不同家庭情况，首先要重点组织易分散、易损毁和遗失的资料，进行统一的收集、整理、编研、保存，这一过程实质上就是一项对档案资源的知识组织过程。高校档案的知识组织工作的发挥无疑也取决于主管高校档案的行政干部领导水平，在某种意义上，高校档案管理干部的知识素养和水平决定了高校档案知识组织的质量。事实上，由于目前高校档案管理体制上存在的诸多弊端，高校档案的编研工作基本上还停留在应时宣传和完成领导要求的工作上。更有甚者，部分高校档案馆的领导和管理人员依然坚守着传统的档案管理思想，对档案的编研工作置若罔闻，人浮于事。这不仅不能提升档案知识组织管理水平，更不能为本校的高校大学文化建设做出任何贡献，对这种浪费资源的行为，应该积极加以改正。新时期高校档案管理的新要求，促使高校主管档案管理的领导结合本校实际，突出档案管理者的知识组织作用，强化档案管理者的知识素养，使高校档案馆在做好档案信息组织工作的同时，还要考虑到档案信息的大学文化建设和社会发展的现实需要，在此前提下进行一定程度的分类组织、分专题组织、分行业组织等各种组织方向的研究，尤其要重视更能体现知识组织优越性的分类、整理和编研的环节。

(二)知识开发如果说知识组织是对档案资源进行的分类管理和整合规划，那么，知识开发就是在知识组织的基础上，通过对档案的知识资源的深加工，有目的、有针对性的创造出社会和个人所需要的知识解决方案和知识产品。因此，知识开发同样需要档案管理者具有较高的文化素养和水平，更需要较高的学术素养和学术研究能力。一般而言，高校档案馆是直接服务于所在高校的建设需要。高校所进行的独具特色的大学文化建设和大学文化战略，其目的是增强大学的文化影响力和提高大学在国内和国外竞争力。大学文化建设的内容涵盖面很宽泛，几乎包括了大学建设的一切领域和层面，但是其精髓在于培育大学的灵魂和精神支柱，即大学精神。大学精神是是大学文化的核心，在大学的生存发展中起着至关重要的作用。因此，大学文化建设的关键是从大学的历史发展中提炼自己的大学精神。高校档案记录了高校进行教学、科研工作的全部内容，如专业设置、教学改革、教学大纲、教师情况、招生情况、学籍成绩等内容。对这些档案材料进行总结、提炼，可以为大学教育理念和大学精神的形成和明晰，为高校的教学改革和发展走向提供经验借鉴，具有非常重要的意义。因此，鉴于高校档案的文化资源属性，对高校档案的知识开发就是每一个高校必须要高度重视并切实实行的重要的工作。

(三)知识传播高校档案工作不仅肩负着保存记忆、资政育人的责任，更为重要的是，还具有传承文化、弘扬文明的特殊使命。在高校档案具体的知识传播环节中，首先要向学生和社会公众宣传高校的核心价值观。价值观具有浓郁的时代特征，是高校一切工作的出发点和最终归宿，可以说是大学文化建设的重中之重。其次要宣传高校的办学理念。办学理念是高校的发展规划、历史使命和大学精神的主要表现。最后要塑造大学的形象。大学形象是大学文化本质的外部显现，是通过高校长期的建设、由高校所有的精神文化和物质文化综合形成的现实存在。这种通过宣传由社会公众所赋予的大学形象无疑会在高校竞争中处于重要的地位。高校档案具有真实性、直观性和历史性的特点，是高校文化向内部和外部进行知识传播的重要媒介、有效形式和载体。经过知识组织和知识开发之后的高校档案研究成果，以编研著作、举办展览、文化开发等方式来体现，不仅有助于学生和社会关注高校的办学理念、人才培养质量及教育改革成果，向学生和社会展示大学形象，而且将是提升大学文化建设和社会影响力的有效措施。此外，通过高校档案的知识传播，把大学文化资源发扬光大，延续大学文脉，传承大学文化，也是高校档案管理人员的光荣使命和义不容辞的历史责任。因此，高校档案的知识传播对于高校大学文化建设和大学精神的弘扬，对全社会的文化贡献具有十分重要的作用。

(四)知识服务“公共档案馆”是近年来随着档案馆服务功能的不断拓展，公共属性逐渐明确而出现的。档案馆的公共性是实现档案工作目的的必然要求，也是档案馆实现自身发展的迫切需要。“面向社会，面向公众，扩大档案服务范围，改变传统官方机构为现代的公共档案馆，实现档案资源的最大限度的开发利用，是现代综合档案馆自身存在和发展的必由之路。”［5］高校档案馆作为全国档案馆的的一个分支，毫无疑问也具有明确的公共属性。公共属性要求高校档案馆不仅要为高校的师生员工服务，还要为社会和所有需要的公民服务。在新的历史条件下，高校档案中包含的重要的信息和文化资源日益受到全社会的关注，为社会提供知识服务就成为了高校档案馆的重要责任。“知识服务不仅渗透和凝聚了档案专业人员的知识积累和专业贡献，也弥补了利用者的知识空缺。”［6］因此，高校档案的知识服务应该以管理人员对档案的知识创造为前提，使这种经过知识加工后的知识资源在高校与社会各界建立联系时，可以极大地增强高校的知名度、美誉度，提高高校的社会影响力。加强高校档案公共服务功能，提升高校档案的知识服务能力，首先要强化知识服务意识，重视和把握社会需求及其发展趋势。在高校档案管理中，要摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，积极面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质的知识服务，使全社会共享对高校档案的知识开发成果。

三、结语

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上海中信信息发展股份有限公司（简称中信信息）是一家以电子政务为核心的集团型企业，主要从事信息资源管理相关的软件开发、系统集成及其相关业务的运维服务， 为档案局（馆）、食品流通追溯领域相关的机关企事业单位、政府部门等重点领域客户提供软件产品与整体解决方案。

成立十余年来，中信信息不断发展壮大，现已成为国内档案行业的领军企业，在各级档案局（馆）系统、食品流通追溯系统、政法（司法）系统、企业集团等领域积累了大量的优质客户资源，这些客户多为政府机关部门和事业单位具备较高的客户忠诚度。自主研发的核心技术不断开发与创新，始终处于国内领先水平，在档案信息领域有着坚实的实力与竞争力。

中信信息坚持“一个中心”、“四个基本点”、“五个转变”的企业发展战略：坚持以档案业务为中心；转变观念和理念；坚持技术、业务、管理创新，坚持以人为本、事业留人；为员工提供发展的空间和舞台，提供优良的薪酬和福利制度，引进高级、尖端人才，形成人才高地；坚持让客户满意；坚持以利润为导向，从高成本、低利润业务向低成本、高利润业务转变；加快市场布局和分公司团队建设和人才引进和培养，将工作重心从上海走向全国；通过技术创新，研发高利润、高附加值的软硬件产品；培养业务型和管理型人才并重，加快管理型人才队伍的建设以适应公司快速发展的需要；管理模式从中、小型企业向集团型企业管理过渡，建立管、办分离，行政、业务分离的新型矩阵管理组织。