数字化档案室建设方案范文

导语：如何才能写好一篇数字化档案室建设方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】房产档案，数字化，管理系统

引言

房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录[1]。随着房地产市场的不断发展，房屋交易量的不断攀升，房产档案的利用率亦在不断提高，原有的档案管理模式很难适应档案工作发展的需要，实现房产档案数字化是解决以手工处理为主的传统房产档案管理方式工作效率低、信息共享难、差错率高等问题的有效途径。

1、徐州房产档案管理特点

以前，我市房产档案管理采用目录级索引，即只能通过产权人、房屋坐落等查询出档案号，工作人员再去库房按照区、办事处在相应的密集架上查找。工作人员每天接待络绎不绝的来访者，而查询方法仍然是几年前开发的软件，有时因工作人员入库时放错位置或因档案被调出利用完再放回时放错了位置，造成档案无法及时提供，既影响了来访者的使用时限，又给我们的工作带来了很大的不便，这时我们必须抽调专门的人员大面积地查找。我市房产档案馆的档案是按区、办事处存放的，全市共41个办事处，再加上又分私产、单位产、直管产等，找起来非常麻烦，效率极其低下。一旦遇到这种情况，老百姓就会质问我们的档案管理人员，沟通过程中不可避免地产生矛盾，严重影响了正常的工作秩序。

同时，由于使用的软件版本过低，旧有数据录入的量很大，存在工作人员在录入信息时随意性太强，该录入的信息没有逐项录入，如交易费用、家庭成员情况、丢失查封信息等基本不录入，造成信息不全，与现在的利用需求不相适应。而房屋权利记载信息不全、登记信息缺项，既满足不了查询者的需要，又不能全面反映房屋权利受限制情况，就会给建立房产登记信息簿带来很多麻烦。

2、房产档案数字化建设的必要性

2.1 档案数字化是数字房管的重要组成部分

档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的[2]。首先，房产档案是房管局保管和提供利用档案信息的职能部门，我市房产档案馆有几十万卷档案资料，是我市最有价值的房产档案信息资源库；其次，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化，档案由甲骨、金石、简牍发展到缣帛、纸张，直到光、声、点、磁等，显而易见档案载体正逐渐地被新型载体所代替或更替，电子档案的出现给档案管理者提出了一个亟待解决的课题，即房产档案的电子档案的收集、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，就是实现房产档案数字化。此前，档案馆的保管、利用和利用手段与形势的发展不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的目录级索引利用的水平上，而公众对档案信息的需求不断变化，如：房屋的买卖、交换、赠与、法院办案利用档案，银行贷款确认产权人的房屋情况，城市房屋拆迁等都必须查询房产档案，了解房屋的性质、来源、面积以及抵押、冻结、查封等相关信息这些都必须到我们档案馆查询才能得以知晓，而现在的管理方式很难满足档案利用的需求。

2.2 房产档案数字化是解决库房不足的重要途径

以往档案按办事处存放管理需预留空架，且预留多少很难确定，加之档案数量不断增加，档案的日常鉴定管理工作不能及时开展，就会造成档案内容臃杂，库房载重、容量就成为困扰我们的一个难题。如果房产档案实现了数字化，形成了与现实档案同步的电子复本，形成了一个统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案，极大地减轻了库房的压力。

房产档案数字化建设一旦完成，将会大大提高业务工作效率，一是在业务受理审批过程中，通过实时调阅档案影像数据，工作效率可以成倍提高；二是在受理客户查阅档案过程中，效率会成倍提高，档案利用直接通过计算机进行电子档案查询，较原先的人工纸质档案查询更为方便、准确、快捷。通过使用影像数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节约人力物力，同时原始档案进入库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范管理。

3、徐州房产档案管理数字化建设情况

目前，有许多城市已经在建立电子档案，其出发点主要是基于两方面的考虑：一是为了方便房产档案利用，当业主需要复印原房屋买卖契约或其他资料时，工作人员只需要在电脑中直接打印即可，不需要进库房提档；二是基于房产档案利用安全方面的考虑，凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决产权纠纷、（包括性质、民事诉讼）确定产权归属、进行房屋交易而来，如果有人乘工作人员不注意，在档案资料上添加或涂改有关内容，甚至抽出其中一页（如委托书）的话，就会使原本完全符合审批程序的登记资料，变成登记机关审核“不严密”或收件资料“不齐全”的局面，将会造成严重的后果。

徐州市住房保障和房产管理局于2009年下半年就开始了档案的扫描入库工作，近年来已对库房的40多万卷，日常新增8万卷档案完成了纸质扫描、信息录入工作，扫描后的电子档案已显现出了它的巨大作用。

3.1 查阅方便、快捷

房产档案数据库与信息管理系统打破了传统的利用、查阅方式，把档案工作人员从以往纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的信息，只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘，立等可知。内部工作人员不受时间、空间的限制，根据权限的不同，可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息，而不必利用档案实物，提高了服务质量和工作效率。

3.2 减少重复劳动，提高工作效率

房产权属档案是房产行政管理的基础，是房产交易和房产登记发证确认产权的依据。以我市办理房产转移和房产登记的业务程序来看，每年有近5万宗业务都离不开档案查询这一环节。传统的管理模式是办理房产交易、登记工作的工作人员先查档，转到登记环节再查档，劳动强度大，工作效率低，群众意见大，实现档案数字化后在网上通过房产数据库就可以查到房产档案信息，即可以及时受理业务，既减少了重复劳动又提高了工作效率。

3.3 保护档案，延长档案寿命

房产档案数据库与信息管理系统的应用对档案的保护起到了积极地促进作用，随着房地产市场的迅猛发展，加之房地产二、三级市场的启动，人民生活水平日益提高，改善居住环境已是老百姓的头等大事。买房、卖房、换房的业务量聚增，档案的利用频率也随之增加。每办理一宗业务，其档案都要经过数人调出，同一份档案一天要调出几次，对档案的保护极为不利。该系统的应用大大减少了档案频繁的出库量，从我们利用档案的实例就有一个鲜明地对比。没实现档案数字化时，每年利用原始档案出库量在3万卷左右；实现网络化管理后年利用网络查询档案数据库信息达38111户，原始档案出库量降低到6000余卷。对档案的保护及延长档案的寿命起到了积极地促进作用。

3.4 堵塞漏洞，避免司法案件发生

房产档案数据库与信息管理系统兼有权属登记、抵押、查封、冻结信息数据库，并实现了信息共享。一方面对设定抵押、有产权纠纷和经济纠纷以及司法部门协助执行的房产具有报警功能，计算机能自动判断是否抵押、查封、冻结，给予报警提示。在网络上查询档案信息的同时即能做到限制产权转移、变更、避免了司法案件的发生。另一方面，堵塞了不法分子制造假产权证、虚报产权证丢失重复办理抵押，诈骗单位、个人钱财和骗取金融部门贷款的漏洞。过去，由于计算机未实行网络化管理，档案数据库信息不能及时共享就发生了数起制造假权证诈骗和利用假权证重复办理抵押骗取国家和个人钱财的案件，给国家造成数百万元的经济损失。

3.5 房产档案数字化使房产档案管理更加规范

徐州市房产档案数据库与信息管理系统，是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的，从而使房产数字化从一开始就符合法律、规范，确保了档案信息内容的完整、真实、可靠，能最大限度地满足社会利用需求。

4、结语

随着我国房地产业的不断发展，房产档案管理工作也变得越来越重要。房产档案管理是一项系统工程，需要综合考虑各个方面的需求，因此，不断完善房地产权属档案管理，实现我市各市、区、县等房产档案管理部门工作的标准化、数字化，已经成为档案管理发展的重要方向。只有这样，才能为以后的管理打下良好基础，使房产档案更好地服务于社会，服务于经济建设。

参考文献：

[1]关逾，芦秀英。房产档案利用浅析[J]。黑龙江档案，2010（1）：56。

[2]罗丹。如何做好房产档案管理工作[J]。才智，2012（12）：218

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近年，绍兴市档案局(馆)在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目(以下简称“数字档案馆室一体化”项目)，即以绍兴市档案局(馆)为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家、社会具有保存价值的市级机关、企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

绍兴市委、市政府要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局(馆)登记备份，同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互联互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局(馆)进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆(或室)藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

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首先是完善硬件，搭建数字化存储平台。档案是一种能被传输、传达的信息，它是以文件、图像等载体体现出来的信息。如今，我国的网络技术水平不断提高，档案管理的数字化必然要依靠科学技术的发展来实现。迁西县档案馆从实际出发，本着档案信息系统运行稳定、功能完善、使用方便、馆室共建、资源共享的工作思路，于2007年投资181万元启动档案数字化工程，购置了3台服务器，磁盘阵列1套，交换机、路由器各2台，UPS电源1套、摄像机、照相机、刻录机各1台、扫描仪6台、打印、复印机各2台，投影仪1台，所有设备都是知名品牌，高标配置。组建了 “三网、四库、三个平台”，“三网”是档案（局）馆局域网，党政网、因特网，“三网”均采用物理隔离，保证了档案信息的绝对安全。“四库”是馆藏档案目录数据库、档案数字全文数据库、照片档案数据库和多媒体文件数据库。“三个平台”是档案数据综合管理平台、档案在线接收指导平台、档案信息检索服务平台。实现了县档案局（馆）与县直单位、乡镇档案室之间档案数据的“网上传输、网上检查、网上指导、网上查询利用”，做到了馆藏档案数字化、档案管理在线化、档案服务网络化。

其次是建立数字信息档案馆，馆藏档案实现数字化。为确保数字档案馆质量和服务能力，迁西县档案局经过调研，制定了严谨的《档案数字化建设实施方案》和科学的档案数字化加工处理工序，主要流程包括档案出库、档案整理、目录校对、扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、总质检、数据备份、档案装订等，制定了严格的档案保密制度、档案数字化工程工作制度，采取了员工持牌上岗，安装监控设备，详细办理出入库手续等措施，保证了实体档案在数字化加工过程中的安全、完整，同时专门派5人对数字化过程中的目录校对、图像质量、数据挂接等逐条逐页进行质检，从而保证了档案目录数据的正确性、图像与目录挂接的准确性、数据存放的安全性，确保了数字化档案馆质量。共扫描档案500万页，校对、增录、修改目录53万条，馆藏各门类档案、图书资料等全部实现了档案目录、档案全文检索，机检率100%，2007年12月，河北省档案数字化现场会在迁西召开。为确保数字档案馆数据安全，对扫描数据进行了多形式，多介质备份，从形式上，对原始扫描数据、编辑数据、单层PDF数据、双层PDF数据进行了备份。从介质上，采用了磁盘阵列、移动硬盘、光盘三种形式备份，另外还对这些数据特别安装了加密系统的移动硬盘进行了异地双套备份。与此同时，由于信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，建设复合型的管理队伍、提高档案管理人员的信息化意识就显得极为重要，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

第三，可持续发展是档案数字化的必需特征。数字档案馆建设是一项社会化的系统工程，必须协调联动、持续发展。在馆藏档案数字化基础上，为确保档案数字化实现可持续发展，迁西县又下大力量抓了县直单位和乡镇档案室的档案数字化工作，因为档案室档案数字化是档案馆数字化建设的重要基础，必须从电子文件归档抓起，从接收数字档案入手。加强电子档案管理，由于电子档案是数字档案的重要来源，结合年度文件归档检查和档案执法检查，对各立档单位电子档案管理工作进行严格督导检查，保证电子档案随时归档;再从数字档案接收入手， 2011年开始，在每年接收档案进馆工作中，文书档案、民生档案等全面实现了“双轨制”接收，即纸质档案、数字档案、电子档案一并接收。档案数字化的实现和网络平台的搭建，使迁西档案服务方式、服务手段、服务效能发生了历史性转折，实现了质的飞跃，服务效能全面提升。在服务方式上实现了由传统方式向现代方式的转变，即由原来的手工检索转变为微机检索，既可以目录检索又可全文检索;在利用方式上由单一化转向多元化。既可以查阅服务又可专题服务、信息服务、展览服务、网上服务，既可以域内服务又可互联网服务。

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关键词:档案数字化;加工;管理

档案现代化管理是国家电网公司建设“一强三优”现代化公司的基本要求,也是国家电网公

司实施“SG186”工程的重要部分。档案数字化是指利用计算机、扫描、数字摄影、数据库、多媒体、存储等高新技术,把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,实现资源共享。这也是办公自动化和档案现代化建设发展的需要。

1档案管理现代化的定义及内容

档案管理现代化就是指运用现代化管理理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化科学、技术发展对档案的需求。档案管理现代化主要包括以下内容：实现档案的标准化、规范化管理。按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引，保证归档文件齐全、完整、分类科学合理，卷内文件排序正确，检索清楚便捷，以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化；加强对档案人员的专业培训和管理，使之掌握先进的档案管理技术手段和知识，不断引入竞争机制，充分发挥档案工作人员的积极性、创造性，建立一支适应档案管理现代化要求的档案干部队伍。

2协同办公与档案管理系统的衔接为历史档案数字化提供了保障

协同办公系统与档案管理系统的建设,为做好历史档案的数字化奠定了基础。

1)档案数据加工后,转移到档案信息管理平台,档案目录进入管理系统中。

2)档案扫描后,可直接在目录下挂接电子文件。

3)在系统中对迁移的历史数据进行信息补充与完善,为用户查阅、借阅等做铺垫。

4)在系统中对用户进行权限、档案类型及角色配置。

5)对迁移的数据进行项目配置,如文书档案配置年度、工程档案配置工程项目等。

6)协同办公系统中流转的文件,在基本信息填写后直接归档。

7)纸质来文可在协同办公系统中收文登记后网上流转,填写文件基本信息等数据后归档。

3历史档案数字化加工实施要求

3・1准备阶段

1)做好现存历史档案的现状分析。包括档案类型、载体形态、状态、数量等。根据档案情况

制定档案数字化方案,确定项目需求以及扫描系统的集成解决方案。

2)发挥辅助设备功能。重点从档案数字化设备配置计划的成套性、项目硬软件的集成性、数

字化方案与公司档案需求的适应性等方面加以考虑,从实际需要出发长远打算,力求确保扫描仪等硬件设施的配套具有较强的支撑能力和扩展能力。

3・2实施阶段

1)档案数字化加工。形成电子文件的存储格式。国家电网公司实施的档案管理系统中设置

有:一是稿本代码,包括正式、草稿性和非正式电子文件;二是类型代码,包括底(原始)稿、附件、

发文稿签/收文单、正文;三是文件类型,如声音、数据、图像、超媒体链接、程序、文本、影像文件等。对纸质载体档案做数据化处理时,根据现行档案管理系统设置的要求选择相应的格式,使用扫描仪按页扫入计算机制成图形文件,然后根据格式要求逐一挂接到相应文件目录下的档案信息化管理平台档案库中。

2)根据公司具体情况逐年推进。档案数字化受设备及档案室人手制约,档案室要根据归档

文件保管期限、档案整理规范进行数字化,尽量将部分重点档案、特色档案、利用率比较高的档案优先进行数字化处理,力争做到数字化档案的高价值和高利用率。

3)加强载体质量检查和处理。经数字化加工处理后的档案要保持原貌,并且字迹清楚不失真,纸质文件在摆放时要端正,亮度达到要求。由于查阅,造成文件有破损的须纸面处理后方可进

行扫描。

4)形成资料。为保证每个环节的正常进行和顺利衔接,需制定纸质档案数字化加工流程表,

如《纸质档案数字化加工流程记录》、《扫描图像质检记录》、《目录录入及校对统计表》、《目录与图像检查对应表》等。这些登记表在数字化加工流程和加工管理过程中起到了重要的保障作用。数字化加工完成后,应及时将登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写数字化加工说明,包括全宗号、年代、件数、总页数、目录代号、案卷总数、电子数据容量、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等等,形成一套完整规范的资料并保存,它是档案数据有章可循的依据。

4做好文件材料双归制

文件材料双归制是保证纸质文件归档的同时必须有电子文件归档,其工作包括:

1)对有归档价值的文件,将纸质文件按要求扫描为电子文件;

2)对地方来文或有归档价值的文件,扫描后进入协同办公系统进行收文登记,保证文件在协

同办公中流转;

3)对办理完毕的纸质文件在档案管理系统中进行添加,并挂接电子文件;

4)新建、扩建、技改、输变电(基建)竣工工程资料归档:

①工程前期文件。从立项开始,工程资料的收集与工程进度同步进行,并在档案管理系统中

录入,扫描挂接电子文件。

②施工资料及监理资料。根据现场施工进度及时在单机版管理系统中进行处理,保证工程进

度与资料数据化同步。

③非物资及物资招投标文件、厂家设备资料。招投标单位在提供纸质文件的同时提供电子文

件,保证归档文件数字化。

5档案管理人员怎样适应档案管理现代化的要求

实现档案管理现代化首先是档案人员的现代化。它要求档案管理人员必须具有高尚的职业道德，掌握先进的科学知识和管理技能。同时还要具备较高的业务能力、理论素养和文化修

养。作为一名供电企业档案工作者，适应档案管理现代化应从以下几方面着手：

（1）认清形势，调整心态，树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清供电企业改革和发展的方向，认清档案工作的意义和价值，强化职业道德，努力开创供电企业档案工作新局面。

（2）努力学习现代科学技术知识，积累驾驭现代科技设备，运用现代技术手段的能力。

（3）广泛涉猎现代科学文化知识，逐步完善自身的知识结构，努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。

（4）努力提高业务水平，在实现档案管理规范化、标准化的基础上，积极开发档案信息资源，为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务

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[关键词]地质档案；管理；策略；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-02

地质档案是指地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的，记录着重要地质勘探成果，是地质工作者在矿产勘查中总结出来的重要科技档案，是开展地质勘探以及矿产资源普查等资料信息的重要来源。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。具有为国民经济有关领域提供基础材料，具有十分重要的研究价值。因此，加强地质档案管理工作尤为重要，是地质勘查工作的重要组成部分。

1 地质档案的特性

1.1 地质档案形成的周期性长，区域特征明显

地质勘查是一项周期比较长的工作，需要野外和实验室相结合，通过对目标区域内工作量及勘查目标的确定，并掌握工作区内各种复杂地质特征和现象，然后总结形成最终的勘查报告，这期间需要很长的时间去调查和编写报告。因此，由于地质勘查工作的原本特性，使地质档案具有明显的地域特点和工作周期长等特性。

1.2 地质档案内容广、综合性强

由于地质勘查所涉及到的专业及技术手段较多，该工作是一项多样性的综合型工作，包括区域地质调查、矿产地质、物探和化探、水文地质、工程地质等，因此相应的也会形成多种类型的地质档案报告和材料。

1.3 地质档案利用广，具有持久性

地质档案需要经常收集整理，最终汇总成具有一定参考价值的档案资料，国民经济有关领域的地质工作者在进行某区域地质工作时往往会先对之前该区域的勘查档案资料和地质研究成果进行翻阅和研究，并结合现有工作条件进行下一步的勘查规划，不仅有利于工作的顺利开展，而且有效节省了人力、物力以及财力，大大提高了工作效率。现阶段地质档案的利用，不仅有助于地质勘查，还可以对区域环境保护城市建设工作提供支持。

2 加强地质档案管理的具体策略

2.1 加强领导，增强档案管理意识

不管什么工作，都需要单位部门领导的重视，如果领导对于该项工作不予以重视和支持，将为今后的工作进展产生种种困难。地质档案管理工作同样也不可缺少部门领导的重视和支持，领导的管理意识对于地质档案工作的收集、整理和档案室的发展具有重要作用。随着地质勘查工作的不断进行，地质档案资料也越来越多，对档案管理人员安排、设施建设以及档案室扩建等基础建设都需要领导的肯定和认同，如果领导对于档案管理建设工作没有足够的重视，档案管理将得不到充分的基础保证，使得档案管理工作者在日常工作中出现各种问题，严重影响档案管理者的情绪和态度，进而不利于地质档案的建设和管理。因此，只有加强领导地质档案管理意识，积极地调动起档案管理人员的工作热情和服务态度，才能更好地加强和促进地质档案管理工作的发展，以发挥地质档案资料在地质勘查、科研以及深部找矿中的重要作用。

2.2 建立完善规范的地质档案管理制度

无论在任何单位任何岗位，都需要有管理制度的约束，管理制度也是约束工作行为的一种必要阀门。地质档案管理中都会对本单位以往历年形成的勘查资料、设计方案以及施工方案等具有重要保存价值的科研成果进行收集、整理保管，以供查阅参考。随着时代的变迁，档案室管理制度也应不断的跟随时代的脚步进行变化，合理安排和规划管理方法，及时进行改革调整，围绕地质档案管理规范化、制度化、科学化的理念进行逐步完善。地质档案管理过程中，在对地质档案进行收集整理时，应将该区域内的地质资料进行完整采集，确保该资料来源的真实可靠以及各种调查数据的科学严谨；在档案资料的借阅管理中，应严格遵守档案室的借阅条例，重要档案资料需要经过相关负责人的批准方可进行查阅，如需要将资料借出档案室，需要进一步让档案室领导批准，并进行相关登记；档案室管理人员在进行日常管理时，应按管理规范进行管理，防止出现档案资料的混淆和乱放。将档案室管理制度细致化、精细化、合理化，这样才能更好地帮助档案室资料收集与管理。

2.3 加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性

随着时代的发展和科技的不断进步，地质档案室需要进一步实现现代化档案管理要求。通过应用相应的办公自动化管理系统对地质档案资料进行精准化管理，进而提高地质档案室资料管理水平。首先，要健全档案管理网络建设，以信息化管理模式推动档案资料管理的规范化进程。其次，提高档案资料管理的数字化和信息化水平，将档案室资料管理进行全信息化管理，也是未来档案室管理的重要发展方向之一，在做好相应基础硬件设施的同时，更应该进一步规范化各种基础数据的收录工作。最后，要及时对档案室各种管理设备进行定期维护和检查，对系统进行及时更新和升级，确保相应管理系统以及软硬件设施的正常运行。此外，档案室管理人员应及时对整个系统进行维护和管理，电子地质资料的安全性，也是档案室安全管理中的重要组成部分。在对地质档案室网络安全性的管理中，还需要加强对于用户身份的验证，实行数字签名验证和建立网络防火墙等，充分利用各种技术手段以提升档案管理的安全性，最大程度上保障地质档案电子资料在存储、传输和应用过程中的保密性、安全性和准确性。在使用自动化办公系统进行地质档案管理时，管理员必须遵守档案室管理条例和管理办法，不得私自对电子档案进行修改和非法下载，进而更加有效的提高档案室电子资料管理的安全性。

2.4 建立地质资料档案信息管理系统

开发建设地质资料档案信息管理系统。运用现代信息技术手段进行档案信息开发，从而提高档案信息开发和利用质量，使地质工作人员和档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。积极加强图文地质资料数据库建设，开展地质资料的数字化工作，实现纸质综合类地质资料图文数字化，地质科研报告的图文数字化，刻录地质资料光盘，加大投入开发“数字档案馆”项目，重点抓好修订和完善服务规章制度和实现地质资料服务网络化，大力促进地质资料服务工作。构建地质档案资料管理信息平台，采用先进的科学技术，通过建立地质档案资料管理信息服务器，建立网络系统内上下相通的分布式地质档案信息服务体系，实现地质档案资源的共建与共享，提升地质档案管理的能力和水平，从而使地质档案资料管理与服务工作实现专业化管理。

2.5 建立一支高素质专业性强的地质档案管理队伍

地质档案管理过程中需要有一支专业性强、素质高的管理队伍，这样才能更加有利于地质档案管理工作的顺利进行。地质勘查部门在人员招聘过程中，要注重档案管理人员的专业性，注重档案管理人员的学习能力，除了熟悉档案业务外，还应对地质专业的基础知识有一定了解，定期对档案管理人员进行专业性培训，安排管理人员去其他单位进行参观学习，进一步提升档案管理人员的专业水平和管理能力，并制定相应的管理制度和合理的人员奖惩办法加强人员管理。随着地质档案资料管理信息化程度的提升，管理人员需要不断学习和加强自身对于现代自动化办公软件的掌握能力和应用水平，转变传统管理思想和管理意识，强化管理能力，以更好的胜任当前快速发展的地质档案室的管理要求，明确管理目标，促进地质档案管理工作的快速发展。

3 结 语

地质档案是地质单位的重要资源，做好数据分析与档案管理是地勘工作单位一项至关重要的工作。相关人员分析地质档案管理过程中存在的问题，结合工作实际开展有效的处理方法，与时俱进，提高地质资料的应用效率，挖掘地质档案的潜在价值，推进我国的地质档案工作的有序发展。

主要参考文献

[1]张海兰.做好地质档案管理工作[J].西部探矿工程，2014（7）.

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【摘要】本文论述了公路工程档案数字化前处理工作。主要内容包括：严格确定公路工程档案数字化的范围；规范公路工程档案的前处理流程；提前修复受损的公路工程档案；确保公路工程档案的信息安全。

关键词 公路工程；档案数字化；前处理

公路工程档案数字化前处理工作，是对公路工程档案进行数字化转换之前开展的一种专业化技术准备工作，是在充分尊重档案原有整理的基础上，从便于保管利用的角度出发，为适应档案数字化的技术要求开展得一项基础性工作。前处理工作包括档案的鉴定、整理调整、病档修复、档案信息录入等工作。公路工程档案数字化前处理工作是档案信息化的基础，开展前处理工作具有十分重要的意义。

一、严格确定公路工程档案数字化的范围

公路工程档案包括工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、项目管理、施工文件、监理文件、竣工验收等工程建设和管理过程中形成的各类文字、图表、声像、图纸等不同形式的记录。在档案整理过程中，难免会出现重复归档，档案漏页、跳号等现象。在划定档案数字化范围时，应从方便档案利用的实际出发，遵循档案的形成规律，充分利用原有的整理基础，只要有规可循，有目可查，就应当保持原有的整理体系。特别是对项目前期准备和审批文件，更应当慎重对待，力求保持历史原貌，全部扫描。对项目建设过程中的业主指令与工程变更联系单等档案要一同进行数字化前处理。对项目竣工图、竣工验收文件，特别是桥梁、隧道工程图纸档案等利用价值高的工程档案要认真对待，优先数字化。以便“一桥一档”地建立和检查利用。

二、规范公路工程档案的前处理流程

由于公路工程项目建设周期长、参建单位杂、档案数量多，人工整理可能出现一定的偏差。档案数字化前处理阶段是对档案进行仔细清点核对的最佳时机。为此，在前处理流程上更应该制定严格的操作流程。一是档案出入库中必需登记，办理出入库手续，责任到人。一个批次的出库档案不能过多。二是在清点档案的过程中，要清点到页。对漏编页号的档案，要补打页码，并在备考表中注明。三是核对档案目录，确保目录与文件内容的一致。对单份文件无题名或题名不能揭示文件内容的，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“〔〕”号。四是确保档案号的唯一性。同时，一个机关档案室室藏档号必须指代单一，保持稳定，并留有适当的递增容量。

三、提前修复受损的公路工程档案

公路工程档案是在项目建设过程中形成的，有的档案形成和保管条件比较差，档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时，应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换，对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理，修复完成后再进行数字化。二是对案卷内小于A4 或16 开的纸张，如票据、存根、回执等文件资料，要粘贴到A4 或16 开纸上，方便档案的装订。三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸，要用玻璃板压平后再进行扫描。

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关键词：夯实物质基础；抓好队伍建设；注重项目带动

档案文化建设不同于以往，它离不开档案业务建设的支撑，档案文化建设也要上一个新高度。在认真总结和提炼以往经验的基础上提出的一项战略性任务。因此，这将是一个系统工程，要认真制定工作方针，大力传承，勇于创新，循序渐进，为我们的档案建设添砖加瓦。

经过几年的努力，桐庐电信的档案部门在开展档案资源建设、档案资源抢救、档案资源开发等工作中，态度积极端正，锐意改革，勇于探索和创新，通过项目运作的方式，取得了一些成效，积累了一定的经验。这些成果的取得带动和推进了桐庐电信档案文化建设向深度发展、向广度拓展。

其实桐庐电信的档案建设并不是走在最前沿的，但是我们在继承传统和发展创新方面却成为后来居上的典型。就档案文化建设的具体内容而言，各地都有各自的实践和经验积累，但档案文化建设绝不是以前单项工作的简单叠加，而是要在总结已有成功做法的基础上，提炼经验、巩固阵地，要从新形势、新要求出发，在拓展外延、创新载体、丰富内涵、提高档次上下功夫。

桐庐电信档案室的工作可以说是很成功的，他们通过加强组织领导、制定方案、布置任务、制定标准、加强队伍建设、分类指导、总结经验、加强交流合作等途径，把档案建设工作逐步推向了正规化、科学化、现代化。他们在项目的设置、载体的创新、组织的实施等方面都取得了非凡的成绩。只有做到档案室工作侧重、各司其职、互相协作、加强沟通、密切配合，档案文化建设这项战略举措才能真正科学、有序地得到落实。

随着计算机网络的发展和普及，新时期的档案工作，应该顺应潮流，向数字化迈进。这是适应新时代的新举措，由于档案的重要性越来越凸显，那么档案工作就显得越来越重要，档案数字化因为可以通过局域网或者阅读电子档案等方式，越来越为人所接受，他有着检索快，容量大，易管理、低碳环保等优点，我们的档案也要向数字化转变，这样才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变。我们的档案建设的方向是以网络建设为中心，积极研发新技术，用系统并向网络化发展。而计算机的广泛使用，使大量的数字档案信息形成，同时也为档案的数字化管理提供了可能。

档案管理工作任重而道远，我们在完善档案创建和管理的时候，最不能忽视安全问题。正因为档案有着在生活中其它东西无可替代的作用，所以更应该注重对它的保护和管理。所以，我们的档案管理人员，都应该学会如何应对档案管事中的突发事件，以确保我们的档案工作正常有序[1]。

安全工作是第一要务。我们的管理人员，要负责做好突发事件时的疏散和抢救档案的安全保卫工作。为了确保出了问题不慌，必须在日常生活和管理中做好灾情演练。要成立专门的领导小组去组织人员进行救灾及维护现场秩序；负责做好疏散和抢救档案的安全保卫工作；负责做好灾情的善后处理工作。这就要求我们的管理人员，必须创建应急预案，以确保在应急的情况下，采取最有效行动消除对档案室档案、资料的威胁； 建立层层上报制度，以确保有险情发生时，有统一的指挥和统一的而迅捷的抢救措施；有能力迅速查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。如果发现档案室险情过于严重，没办法弄清实际情况，或者初步估计依靠自身力量不能处理的，千万不要盲目地独自处理，应立即报警，呼叫抢险救灾工作人员参加抢险，把损失减到最小[2]。

在日常的档案建设中，桐庐电信一方面继承了传统管理档案的方法和经验，同时勇于探索新的路子，并不局囿于前人的规章和规定，他们大胆创新，不断地摸索出管理档案的新方法和新路子，集思广益，建立专门的信息中心负责档案查询系统的维护，存储档案数据的服务器的日常管理、电子档案数据的定期备份以及备份数据的安全保管。安全保卫部门负责对档案室及周边日常安全监管工作，消防、监控、电路等设备的日常维护监管工作，他们尤其在衔接办公系统方面的成绩尤为突出，针对电子文件和纸质文件之前重复性的双套制问题，他们总结出建立一个通道的办法，确实实行了文档一体化，建立多个明确的制度，分工细，制度严明，从而有效地保障了档案工作的顺利进行[3]。

总结：“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。”档案文化建设是一个任重而道远的系统工程，各级档案部门只有思想上重视、行动上积极，才能延续民族优秀文化的光荣使命，将档案文化建设推向深入。（作者单位：中国电信股份有限公司杭州分公司）

参考文献

[1]章剑青.理清思路 注重特色――大力推进档案文化建设[J].浙江档案，2012，No.37103：24-26.

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为深入贯彻落实各级党代会精神，巩固扩大“三思三创”主体教育实践活动成果，进一步加强作风建设和能力建设，促进我市档案事业发展，按照市委、市政府“善思善创、践诺践行”作风建设活动的总体部署，结合省档案系统开展的“比作风、树形象，强效能、创一流”主题实践活动（简称“比树强创”活动），经局党组研究，决定在全局开展“善思善创、践诺践行”作风建设活动，现制定活动实施方案如下：

一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，认真贯彻落实我市第十三次党代会精神，围绕“善思善创、践诺践行”这一主题，抓住干部职工这一主体，以思想政治建设为先导，以作风能力建设为保障，进一步巩固和深化“三思三创”主题教育实践活动成果。围绕省、市档案事业“两个推进”发展战略和我市2012年度档案工作目标任务，通过“比树强创”活动的开展，使全局干部努力在改进作风、优化服务上取得新进展，为促进我市档案事业又好又快发展提供坚强有力的保障。

二、主要任务

按照市委、市政府“善思善创、践诺践行”作风建设活动要求，结合我市档案工作实际，着力抓好三方面工作：

（一）加强思想政治建设

一是开展形势政策学习。紧紧围绕学习贯彻党的十及省、和我市党代会精神，通过报告会、读书会等形式，深入开展形势政策学习，全面深入领会会议精神，准确把握今后一段时间内工作的指导思想、总体思路、目标任务和重大举措，把思想认识统一到市委、市政府的工作部署上。二是开展“我们的价值观”、“我能为档案事业发展做什么”等系列讨论活动，在全局范围内弘扬以爱国主义为核心的民族精神和以改革创新为核心的时代精神，树立和践行社会主义荣辱观，在党员干部中树立忠诚、公正、诚信、明礼、创新和担当的价值取向。

（二）加快重点工作破难

根据市委、市政府关于实力城市、品质城市和文化强市“三大建设”的部署，以及在“善思善创、践诺践行”作风建设活动中重点开展“五大专项行动”的要求，结合我市档案工作实际，着重做好以下重点工作的攻坚破难。

1、加快开发利用信息资源，大力推进档案信息化建设。一是全面推进一期数字档案馆项目建设工作。主要完成机房硬件设备采购与安装调试、运行，全面升级数字化档案管理系统；对部分馆藏档案进行数字化加工；开发农村信息共享平台软件，用于全市行政村档案管理；改版市档案信息网站，实现虚拟档案室开放档案和电子文件。二是继续做好电子文件和档案登记备份工作。进一步完善档案登记备份中心，升级虚拟档案室、馆藏系统软件，使之能实现代整理档案的多个全宗著录及同步、BS输入的CS化、嵌入扫描及处理，未接入政务外网的单位在因特网上部署一套系统等功能；继续对进馆单位和民生领域电子业务数据登记备份。三是积极稳妥地推进数字档案室建设。健全全市档案信息化建设标准，加快室藏档案的数字化转换，今年完成50家规范化数字档案室的创建工作，为“智慧”建设打下良好的基础。

2、加强馆藏档案资源建设，提升档案管理整体水平。一是加强档案资源建设。突出“三重一特”，加强政治、经济、文化等方面文字、音像制品、实物等重要资料等征集工作；加强重大事件和重大活动的档案接收征集力度；有计划地进行党史资料、家谱、图书资料的征集工作；加强对工业园区开发建设中有关资料的收集和挖掘工作，努力优化资源结构，丰富馆藏内容。二是加强档案利用服务工作。充分展现档案利用和现行文件查阅中心作为政府信息服务窗口的功能，提升档案服务水平，加强档案查阅利用工作，切切实实做好档案为民服务。

3、加强档案文化建设，打造档案文化精品。一是全面启动“历史记忆”工程。收集、整理、反映的历史变迁、地域特色、风俗人情、旧城新貌、时代影像和文献资料，涉及政治、经济、文化、社会、人物等全方位的记忆记录。二是开展名人名镇名村记录工作。对百行百业著名代表人物、历史文化名镇和名村进行建档，建立名人名镇名村档案库。三是展出“城市记忆工程”。利用局一楼大厅，以“记忆工程”为主题，分期展览“记忆工程”的相关内容，来展示的历史面貌、今天的发展成就。四是加强档案编研工作。根据《档案编研工作五年计划》，编研出版《张泰荣日记》第一册，并着手编纂《建国以来省部级以上领导来奉录》一书。

（三）加速作风能力提升

加大作风建设力度，按照市委、市政府关于开展“进村入企”大走访和深化“三服务”活动的要求，大力弘扬新风正气、切实纠正干部中存在的不良风气，进一步提升工作效率和服务水平。

1、加强作风建设教育和能力素质培训。大力开展党性党风党纪教育，引导党员干部切实转变因循守旧、墨守成规、不思进取的思想，解决被动抓落实、虚假抓落实、机械抓执行、选择抓执行以及奢侈享乐等问题，大力倡导善思敢创的风气，牢固树立“服务大局、创新发展”两个理念和“责任心、事业心”两个心态。进一步加强党员干部的思想理论和业务能力素质培训力度，着重提高党员“思”的品质和“创”的能力。

2、加强机关效能建设。开展治理“庸懒散慢”行动，严格落实机关效能建设“四条禁令”和“八项制度”，加强工作计划性，增强干部执行力，严格工作纪律。强化日常管理，从严控制行政成本。严格控制日常公用经费支出，确保公用经费支出压缩5%以上；建立健全会议审批制度，提高会议效率，确保会议经费支出“零增长”；严格控制公务接待费支出，确保公务接待费支出“零增长”。

3、加强服务水平建设。以夯实基础、推动发展、服务民生为根本目标，全面开展一线工作法，大力开展“三服务”活动，组织党员干部深入基层、深入群众走访调研。结合我市档案事业发展的新形势，以各科室为单位确立1个以上调研课题，着力解决基层群众反映强烈的突出问题，全力破解档案服务在经济社会发展中的重点难点问题，建立健全联系群众、联系基层的体制机制。

三、工作要求

（一）加强领导、强化责任。为加强对“善思善创、践诺践行”作风建设活动的领导，成立由局长任组长的局“善思善创、践诺践行”作风建设活动领导小组（名单见附件）。各科室要结合工作实际，落实责任，扎实推进“善思善创、践诺践行”作风建设活动有序有效开展。

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传统分散式、以客户为对象的档案管理模式，主要存在以下问题：

（1）客户档案未实现标准化管理，管理标准低，库房建设达不到国家的建设标准要求，存在一定的安全隐患；

（2）对客户档案的存档未建立有效约束机制，档案存档存在不完整的情况；

（3）管理水平参差不齐，虽然有的对实体档案存储归档建立了信息系统，但大部分是手工管理，管理效率低；

（4）实体档案归档上仍采取一户一档的模式，难以适应用电客户海量性及用电档案发生随机性特点的管理需要，不仅存档效率低，而且档案存档空间需要事先预留，在客户档案发生存在不确定性的情况下，必然会造成档案库房的大量浪费；

（5）档案利用需要提取实体档案，不仅增大了工作量，而且不利于实体档案的保存，容易产生档案资料的遗失、破损等；

（6）难以支持现场作业信息化、档案信息共享的现代工作模式。以峨山供电有限公司为例，原历史存量客户档案六百多万页，而且每月产生约1万页的新增档案，依靠传统手工管理、实体简单整理、零散分散存储的档案管理方式严重影响到企业资源利用效率和档案对营销服务的支持能力，急需对原有客户档案管理模式进行变革。

2数字化档案管理的思路

利用现代科技，突破传统电力行业客户档案管理模式的禁锢，开展客户档案管理模式的创新，建立与业务办理流程相衔接的约束机制，实现客户档案从业务受理-移交-数字化处理-实体归档的全过程集约化管理，全面提升客户档案精细化管理水平，有效提升档案的存储、利用效率和效益。为有序推进数字化档案建设，制订了里程碑计划：第1阶段（2个月时间）：开展调研、论证、评审、报批。第2阶段（3个月时间），开展基础建设，档案运作流程设计和信息系统设计开发。第3阶段（2个月时间）：开展人员培训，系统测试、试运行、优化。第4阶段（2个月时间）：正式投入运行。

3主要做法

3.1建立高标准的数字化档案管理体系

（1）建立客户档案管理中心，实现对客户档案的集中管理和集约化处理。

（2）建立规范化、标准化的档案库房。档案库房按照国家1级标准建设，实现有效的消毒杀菌、温湿度控制和安全防范的功能，确保档案资料安全、可靠保存。

（3）建立客户档案管理制度，实现标准化、规范化管理。制定了《峨山供电有限公司客户档案管理规定》，明确了档案管理的各部门职责，对档案归档、移交、保管、利用、库房管理等进行了明确规定。

（4）实现标准化的档案管理：①标准化的客户档案分类：建立两级的客户档案标准化目录，第一级体现业务类别，第二级体现业务类别下的具体档案资料名称。②客户档案移交标准化。在业务前端，对业务档案资料进行了标准化，即每单业务档案的具体名称和样式都进行了规范，并对档案移交的数量、时间、质量都进行了管理，实现对档案资料的完整率、及时率的考核，建立对档案移交数量、时间、质量的在线约束。③实现现场作业管理的标准化。采用5S管理模式，对作业现场实现定置管理，每个工位实行标准化作业。

3.2应用客户档案管理信息系统

实现了从档案移交-数字化处理-归档的全过程流程化管理，实现了方便的档案资料检索和查阅。主要实现以下功能：

（1）档案在线移交管理。通过与营销管理信息系统接口，按照有业务就有档案移交的原则，建立对档案移交的刚性约束，将档案移交嵌入业务流程的环节，必须完成档案才能完成业务。同时，档案系统通过红黄绿灯进行预警，对各单位档案移交及时性、完整性进行统计通报。该功能支持按页进行档案资料的在线登记和移交。

（2）数字化处理功能。支持档案资料入库（预处理库）-分类整理-档案修补-信息录入建立卷宗-高速扫描-实体归档的全过程作业，实现工作质量的管理和监控。采用高速扫描技术，实现实体档案数字化的快速处理。

（3）综合查询。提供方便的档案电子化资料检索与查阅功能。

（4）实体档案的利用。支持在线实体档案利用申请、审批和归还业务。

3.3建立严格的风险控制措施

档案集中处理、存储会无形加大档案资料交接、运输等风险，实体资料集中存储存在扩大损失的风险。同时，数字化处理、信息共享提高了信息客户信息外泄的风险。因此，公司采取了严格的风险控制措施。

（1）严格档案交接管理，档案交接逐页清点移交，从营业网点移交至档案室的档案资料必须当天完成并清点和登入系统，确保档案移交完整、准确；

（2）加强信息安全防护。设置系统功能授权，档案室电子化处理的计算机设备不得接入外网、不得设有对外拷贝的接口。客户电子档案原则上只允许查看和打印，且打印情况留有记录和监控，确保客户信息得到可靠的保密。

（3）设置档案室和作业流水线全程摄像监控，杜绝档案实体资料带出指定工作场所。

（4）严格库房管理。建立了档案室日常巡视检查制度，确保设备可用和良好运行。库房实现24小时监控，库房钥匙专人管理。

（5）严格管理实体档案借阅。非诉讼等法律事务需要，客户档案实体资料原则上不得外借。如确需要外借实体档案的，须经领导部门批准，方可外借。档案保管人员须对借阅人归还的档案认真检查、核对，无误后方可准予借阅注销。

3.4实现了客户档案管理的重大创新

集中式数字化客户档案管理颠覆了供电企业传统档案管理理念，实现了管理方式的重大突破。

（1）创新了档案归档模式。传统客户档案以客户为归档对象，需要在档案库房预留客户档案空间以便进行客户新增档案存放，档案存放需要追踪到具体客户的档案盒。在海量客户档案产生具有随机性的情况下，档案的存档效率低、库房浪费严重。数字化档案管理实现对每页档案进行管理以每单业务为存档对象，在归档时，只需在系统中记录该单业务存放的卷宗位置即可，因此在实物存放时，可按档案架进行顺序存放，存放效率高，库房利用率大幅提高。

（2）建立了档案归档的约束机制。传统档案归档与业务脱节，难以保证归档的及时性与准确性。现有模式实现了档案管理与业务流程联动，对用电业务办理的档案进行了标准化，并实现对档案产生、归档、利用全生命周期管理，实现对档案归档的及时性、完整性的系统考核。

（3）从户到页的转变，实现档案管理精细化。档案资料实现从以户为管理对象转为以每单业务为管理对象，从每单业务资料为最小管理粒度转变为以每页档案资料为管理粒度，实现档案资料的最小颗粒度管理。

（4）支持了档案的电子化利用。档案的查阅实现按业务、客户等多维度的方便、快捷查阅，同时，在推行现场电子化作业的情况下，能够给予电子化的查阅和档案利用。从而，既提高了档案利用效果和效率，也有效保护实体档案，支持了现代化的作业模式。

（5）档案封装采用密封包装，防水、防虫效果好，档案存储成本有效降低，同时档案存储空间得到进一步节约。

4效益分析

集中式数字化客户档案管理有效提升了档案精细化管理水平，取得了显著效果。

4.1管理效益

（1）工作效率大幅提高。实物资料可按档案架进行顺序存放，定位到每份文件及每页文件，存放效率高。

（2）实现了客户档案的精细化、标准化管理。档案资料实物以户为归档对象转为按每单业务为归档对象，从每类、日期的业务资料为最小管理对象转变为以每单、每页档案文件为管理对象；建立了档案归档的约束机制，对用电业务办理的档案进行了标准化，实现对档案产生、归档、利用全生命周期管理，实现对档案归档的及时性、完整性的系统考核。

（3）电子化处理，档案利用效率大幅提高。所有档案资料全部进行电子化扫描处理，日常业务的档案利用全部实现在线电子查阅，档案利用更加方便快捷，同时，通过终端甚至PDA可实现档案在远程调阅，为现场业务提供强大的信息支持。

（4）实物档案得到标准化的消杀、温湿度控制的有效保存，更好支持档案规范存储，支撑市场及客服。

4.2经济效益

集中式数字化档案管理有效提升了档案的处理和库房的存储效率，取得了明显的经济效益：

（1）按照20年档案保管量计算，可减少档案库房面积约600平方米，减少档案管理人员约7人。

（2）月节约人力资源及库房资金：300*8元/月（租金）+7*2500元/月（人员工资）=1.99万元/月；每年节约资金23.88万元。

4.3社会效益

（1）率先开展了客户档案管理模式创新，为供电企业提供了可借鉴、可复制的先进的档案管理模式，推动了客户档案管理水平的提升；

（2）节约了档案使用面积，支持了土地、建设的集约化使用；减少档案架数量，节约了资源；

（3）档案利用实现远程电子化，减少了档案资料复印，减少纸张浪费，支持绿色环保；

（4）规范实体档案保护，提升了档案现代化管理水平。

5结语

（1）客户档案的海量性及产生的随机性决定必须实行档案管理的创新。

篇10

医院档案是医院各项活动的历史记录。档案工作的好坏，直接关系到医院的基础管理水平。在现代医院管理中，医院档案管理如何跟上医院发展的步伐，更好的服务于医疗、教学、科研，应成为医院管理者十分关注的问题。在卫生部制定的等级医院管理标准中，规定三级医院档案管理必须达到科技事业单位档案国家二级标准，因此档案管理在医院管理中具有十分重要的地位。医院建立综合档案室，就是将分散保存在不同职能部门的档案集中统一到综合档案室，实现档案资源的集中与整合，从而达到“多档合一”，实现档案信息资源共享，提高工作效率。笔者就此谈一些思考，与同行共同探讨。

一、当前医院档案管理格局

1.室藏结构不合理，服务层面单一

医院档案室保存的绝大部分都是文书档案，其主要来源于各级党委、政府及其各个部门，这样就导致了档案室的主要利用对象大都是党政职能科室工作人员，医护人员以及医院服务的主体——患者及其家属很少来查阅档案，正是由于档案室保存的档案类型过于单一，与医院主体以及服务主体息息相关的档案数量太少，造成医院档案室服务层面单一。

2.各门类档案分散保管，各自为政

一方面，档案的分散保管不利于档案实体的保护。由于历史以及体制的原因，医院档案大都由相关职能部门负责保管，而不是由档案室统一保管。文书档案由档案室保管、人事档案由人事科保管、病案档案由病案室保管，科技档案由科教科保管、财会档案由财务科保管等。由于各部门的保管条件不同，档案的保管情况不容乐观。例如，有的部门依旧使用铁皮柜保存档案；有的部门档案室位于地下室，阴暗潮湿，未采取有效的除湿措施，给档案的实体保护带来极大的挑战等，由于保管条件的参差不齐，必然会导致档案实体保护水平的不同。另一方面，档案的分散保管不利于档案的提供利用。作为基层档案部门，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各类档案给提供利用带来了极大地不便，可能查找关于同一问题的档案需要经过很多部门才能查找齐全，费时费力，同时由于档案人员的工作能力不同，给用户提供的服务也会有所区别，这可能会给查档工作带来一些阻滞，不利于档案的提供利用。

3.条线归口多元，职能区分重叠

一当面，医院各类档案归口管理部门五花八门，例如文书档案归口在院长办公室、病案档案归口在医务科；另一方面，医院档案职能区分相互交叉，功能重叠，容易造成相互推诿，例如执业医师档案，大多数医院职业医师的管理职能主要体现在医务科，但是职业医师档案包含的相关材料又与人事档案重叠，在提供利用的时候，容易相互推诿，给查找利用工作带来不便。

二、建立医院综合档案室探讨

医院综合档案管理就是集中统一管理全院所有档案，实现档案机构整合、档案资源共享、档案功能优化。

1.实体集中存放

整合医院各类档案机构，实现档案实体集中存放，就是将医院的文书档案、科技档案、财会档案、人事档案、病案档案等类型的档案统一纳入档案实体管理，成立“综合档案室”，在统一的保管标准和设备配置情况下，分门别类地对各类档案进行存放和保管，以维护档案实体安全、完整。尤其是对于一些新建医院，在规划和设计之初，就可以把档案中心纳入一并考虑，节约成本，便于提供利用。

2.信息资源共享

医院建设逐步向信息化、数字化方向发展，要求医院档案管理水平也与之相适应。档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率[1]。因此，需要加大对医院档案信息化建设投入，构建基于B2C平台的网络化档案信息管理平台，配备符合要求的网络版档案管理系统，实现通过Web网页直接访问并进行信息检索。对不同类别的档案，按照既有的档案分类方案，通过纸质文件数字化和电子文件档案化的信息化处理手段，实现实体档案的信息化管理，并根据权限在内部局域网直接访问档案服务器，查阅档案目录和全文，实现档案信息资源共享，提高档案工作效率，降低管理成本。

3.管理职能分工

从管理学上讲，对任何组织机构的设计，都要既明确规定其职责范围，又要赋予其完成职责所必须的权限。因此，在建立综合档案室的同时，也应该设立“虚体”档案职能机构——档案处，实行两块牌子、分头管理的管理体制，因为基层档案管理部门尤其是医院档案管理部门，提供利用服务是第一位的，是基础工作，信息服务职能是体现医院档案部门存在价值的重要手段，而不应该纠结于传统管理体制的局限。档案处可以虚拟存在，其内部管理职能的体现依旧依托相关职能部门，例如病案档案在条线归口上依旧属于医务科管理，这并不影响其档案部门作用的体现和职能的发挥；而档案职能机构的对外职能，可以通过“虚体”档案职能机构——档案处来实现[2]，这与档案行政管理部门对医院系统档案管理部门的要求不谋而合。

三、医院建立综合档案室的意义

1.有利于档案资源的合理配置，优化室藏结构，促进档案信息资源的开发。

目前，医院档案室保存的基本上都是文书档案，而将其他门类的档案也集中保存，不仅优化了室藏结构，扩大了档案室的用户来源，大大丰富了室藏资源，也更有助于档案信息资源的开发。

2.有利于更好地维护档案实体的安全、完整，便于提供利用

以统一的保存标准，购置统一的保管设备，对工作人员进行统一的工作培训等，必将有利于维护档案的实体安全、完整；将多种门类的档案集中保管，可以使档案的管理更加统一、规范、有效，有利于提供更优质、高效的服务。

3.有利于节约成本，提高工作效能

各种门类的档案集中保管，可以有效地避免重复投资和重复建设，避免重复购置办公设备和档案装具以及档案室保存利用必需的档案专用设备，可以将有限的经费用在最需要的地方，从而节约行政管理开支，实现效益最大化的同时也可以提高档案工作效能。

医院档案管理工作的本质与医院管理工作的本质是一样的，即便于“利用”。对于医院而言，各项管理工作都是为了更好地为患者服务，促进医学科学和卫生事业的发展，而医院档案管理工作则是为医院的医疗、教学、科研等工作服务，更好地满足广大人民群众的健康需求，就方向而言，可谓殊途同归。实现医院综合档案管理，创新档案管理模式，打破传统档案管理体制束缚，实现档案信息资源共享，为广大医护人员、患者及其家属提供便捷、高效、优质的档案服务，符合医院档案管理工作的宗旨，也是医院档案管理工作适应现代管理模式的内在要求。

参考文献：