学校档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇学校档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

（一）建校历史在50年以上；

（二）全日制在校生规模在1万人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-*2）执行。

第十八条高校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-*8）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。

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关键词：学校档案管理；校园文化；管理问题；意义分析

众所周知，学校档案管理工作与学校发展息息相关。进入新世纪以来，我国学校档案管理越来越受到重视，它的管理质量直接影响到校园文化建设水平。高效的档案管理工作能够提升学生的发展水平，同时也能够为教师创建良好的教学环境，调动他们的工作积极性，从而提升学校的教学质量。学校档案管理作为校园文化的重要载体，它可以为校园文化各项工作提供档案信息保障，将校园中的制度文化逐渐变为历史精神文化，并且能够以物质的形态保存下来，从而不断丰富学校的校园文化。因此在今后的发展中，学校管理者需要重视档案管理工作，充分发挥档案管理对校园文化建设的重要作用，最终达到档案管理目标。

一、学校档案管理在校园文化建设中存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足

在学校管理中，人们一般会忽视档案管理工作的重要性，这样就导致学校档案管理质量较差，不能够满足校园文化发展的需求。甚至在一些规模较小的学校，他们没有建立相应的档案室，没有将学校的文件和档案进行规范整理，还有一些学校虽然建立相应的档案管理室，但是建设水平较低，管理环境较差，不能够达到对档案管理的要求，容易导致档案的丢失或损坏。对档案工作认识不足是造成这些情况发生的主要原因，工作人员应该认识到自己工作的价值，不是仅仅把资料整理好而已，更重要是认识到这些资料的价值所在。

（二）档案管理制度不完善

学校在进行档案管理时需要有比较完善的管理制度进行支撑，规范管理人员的各项工作，这样才能够达到档案管理目标。但是在实际的管理工作中，许多学校的档案管理制度不够完善，没有对档案管理的各项工作流程做出明确规定，同时也没有对档案管理的环境做出要求，使得学校档案管理制度形同虚设，没有真正发挥相应的作用。领导对档案管理工作的不重视，在制定管理制度的时候，只是为了制定而制定，没有切合实际情况。在制定管理制度中，缺乏档案管理流程、管理环境的规定，这样工作人员在执行时随心所欲，不能好好保护档案资料。

（三）档案管理人员专业素质较低

当前我国许多学校的档案管理人员专业素质比较低，他们大多数是兼职人员，而且负责的任务较繁杂，这样他们不能够将精力全身心投入到档案管理工作中来，从而会降低学校档案管理的质量，也就不利于校园文化的建设。除此之外，这些档案管理人员他们大部分没有经过系统的管理培训，在归档时容易出现问题，最终会降低其为教师和学生的档案管理服务的水平。档案管理工作在学校里，就像是一个边缘化的工作，没人愿意去做，因为工作多而且看不出成效。学校对于档案管理也抱着一种可有可无的态度，没有加强领导和监督，也没有给予必要的重视。档案管理工作人员的素质低，档案管理工作不能到位，档案资源不能有效利用，造成了档案资料的浪费。

二、提升学校档案管理水平的对策

（一）转变思想，提升校园文化认知

在进行校园文化建设过程中学校要对档案管理进行强化，要通过档案资源对校园文化体系进行丰富，由该资源结构构建全方位服务结构，从而保障校园文化建设工作能够顺利开展。

1.首先要转变思想，加强对档案管理的认识。转变思想，充分了解档案管理内容，将档案管理资源应用到校园文化建设的各个过程中。在日常工作中，要树立“用档”的观念，而不是仅仅管理档案。提高人们对档案的认识，使学校里的档案资源得到充分的利用。学校要树立正确的档案管理理念，要从领导层形成正确的档案管理认识，充分挖掘档案管理工作在校园文化建设中的作用，从该资源出发构建对应文化建设体系。要强化自身档案交流，加大档案管理人力、物力的投入，对该资源进行充分利用，形成有序化管理，丰富校园文化建设层次。

2.提升自身认识，充分认识到档案管理的文化作用，提升自身工作的主动性。当前校园文化建设在很大程度上受到档案管理的影响，档案管理内容不完善直接造成校园文化建设不到位，严重影响了学校发展和学生发展。因此，档案管理人员要深入挖掘档案管理内容与校园文化建设之间的联系，要对档案管理的服务功能进行全面拓展，形成积极、主动地做好档案管理建设工作，营造和谐校园服务体系，传播高品位校园文化活动。

（二）完善机制，优化档案管理制度

档案管理是校园文化建设中不可或缺的关键内容，其服务质量和服务效益决定着校园文化体系的构建水平。在对档案管理工作落实时学校要加大档案管理机制建设，要依照档案管理需求形成全方位督导评估体系，将制度内容与档案管理真正融合在一起，从本质上优化管理效益。

在对管理制度进行构建时学校先要把握好档案日常管理制度、档案监督制度、档案评价制度等内容，要依照档案管理工作要素及档案管理工作注意事项形成对应制度体系，将制度内容渗透到日常工作的方方面面，从而保证档案管理过程中人员能够有章可循、有据可依，实现管理工作的全方位完善。尤其是在档案管理制度开发方面，学校要加大开发力度，要依照信息化校园需求对制度机制不断革新，为校园文化建设开发新的资源，从而真正提升管理制度协调效果。其次，要树立档案管理典型及榜样，通过档案管理优秀案例形成促进作用，对自身档案管理体系进行督促和激励，让档案管理工作能够全面、高效地落实。

（三）提升素质，改善组织管理结构

档案管理人员素质直接影响着档案管理工作质量，是校园文化环境优化的基础。只有形成高素质、高水平的档案管理组织，档案管理氛围才能够得到本质上的提升，校园文化环境才能够得到根本上的转变。

学校要加大档案管理人员培训，依照学校档案管理需求对人员技术水平及能力素质进行提升，确保人员能够真正符合学校档案管理需求，能够高质量、高效益地服务于校园文化环境建设。技术培训过程中要对档案管理基础知识、文化知识、计算机知识、管理及文史知识等进行全面渗透，要在培训过程中提升人员上述知识认知，让管理人员业务水平能够得到全方位改善。素质培训主要包括服务态度、管理态度、责任心等，要提升人员对档案管理的主观能动性，改善档案管理氛围。与此同时，学校还要依照具体档案管理需求适当引入新型人才，改善档案管理人员结构，提升管理工作的协调性和有效性，有针对性地为人员安排外出调研及学习，丰富学校档案管理工作内容。

（四）利用网络，提高信息管理水平

在传统的档案管理中，大部分采用人工管理的方式，这样的管理不仅费时费力，而且管理质量也不尽如人意。因此学校在今后的档案管理中需要提升其信息化水平，充分利用网络技术，实现档案的信息化管理，完善学生和教师的档案信息，从而为他们提供更加便捷的服务，为学校校园文化的发展提供档案支持，提升学校的人文水平，最终达到校园文化建设目标。学校还要积极完善档案数据库，积极开发和利用校园档案信息资源，实现文化建设和档案管理的一体化发展。通过这样的网络信息建设，相关人员能够及时档案信息，让学生和教师了解自身的状况，调动他们学习和工作的积极性，为校园文化建设提供更好的档案资源支持。

综上所述，学校档案管理工作与校园文化建设紧密相连，档案管理人员在今后的管理中需要积极转变自身的理念，学习更加科学的管理方案，制定完善的管理制度，这样才能够达到管理目标，为校园文化建设提供资源保障。除此之外，学校也要提升档案信息化管理水平，增强档案管理效率，保证档案管理服务质量，从而提高学校档案管理工作水平。

参考文献：

[1]潘昕，李名家. 高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角[J]. 华中农业大学学报（社会科学版），2013，02：133-136.

[2]梁健平. 学校档案管理与校园文化建设的相互作用[J]. 黑龙江档案，2013，06：105.

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【关键词】教育档案；管理；制度；人员素质

俗话说，百年大计，教育为本。21世纪是知识经济和信息化的时代。在这种时代背景下，国家和社会各界更加注重我国教育事业的发展。教育事业的发展不是一朝一夕、一蹴而就的事情，它是一项系统的工程，一个完整的统一体，需要我们长时间的不断努力和完善。在教育这个系统工程中，教育档案是一个不可忽视的关键环节。教育档案在学校教研、管理等各个方面都发挥这种要作用，为真实地记录学校发展历史做出了重要贡献。但是，在过去，由于教育档案管理人员素质低、管理方式落后、管理制度不健全等，造成教育档案管理混乱等诸多问题。教育档案的这些问题严重制约了学校教学活动的进行和教育事业的发展。所以，在知识经济的新时期，我们要通过明确工作思路、建立健全教育档案管理机构和制度保障以及转变工作方法和服务等，从而实现教育档案管理的新跨越和新发展，使教育档案更好地发挥自身功效，更好地为我国教育事业的发展进步提供条件。

一、明确一个目标，统领档案管理全局

目前，我国教育事业改革正在不断深化发展。在这种形势背景下，如何围绕着学校教学活动中心做好教育档案工作，这已经成为一个亟需解决的新问题。众所周知，无论任何工作，都要有明确的工作目标和工作思路，教育档案管理也不例外。为了打破过去落后的管理观念和管理方法，解决过去教育档案管理中存在的诸多问题，我们首先要明确新时期教育档案的工作目标，把它作为一个指导思想，从而统领教育档案工作全局。为了迎接和应对新时期教育事业发展新的机遇和挑战，我们要明确“以档促教，以教兴档”的工作目标。在这种工作目标的指导下，从而增强相关人员的教育档案管理意识，完善教育档案管理机构和制度，融入一些现代管理理念和管理手段，形成一个教育中心、学校等多个部门共同重视分级管理的局面。总之，明确教育档案的工作目标是实现教育档案创新发展的首要问题和前提条件。

二、完善两个基础，提供档案管理条件

教育档案管理作为学校开展教育活动的一个重要条件，对学校教育发展起着至关重要的作用。在教育档案管理中，管理人员素质和管理制度是两个基本条件，我们要通过提高教育档案工作人员素质和完善教育档案管理制度，从而为教育档案的管理提供便利条件，才能使教育档案更好地满足学校教育事业的发展要求，为教育事业的不断前进提供服务。

（一）提高教育档案管理人员的业务能力

教育档案管理的好坏与具体的工作人员素质有着直接关系。在新时期，为了适应时展和满足现实需要，必须要提高教育档案管理人员素质。其中，提高教育档案工作人员的业务技能就是一个重要方面。关于提高教育档案管理人员业务技能方面，要从两个方面着手。一方面，现在是学习型社会，教育档案工作人员要自己不断学习有关档案管理的各种新知识和新技能，另一方面学校领导，尤其是教育档案管理部门的领导，要定期或者不定期组织工作人员进行教育档案管理知识和技能的教育培训或者外出参观等，从而使工作人员不断学习先进经验和各项新技能等。总之，通过对教育档案工作人员业务能力的培训，从而使每个工作人员都能从容应对和处理现代教育档案管理中出现的各种问题，为实现教育档案管理的创新提供人员条件。

（二）建立健全教育档案管理制度

建立健全教育档案管理制度是保证教育档案工作正常进行的一个有力保障，也是开展日常教育档案管理工作的一个基本条件。所以，实现教育档案的创新，必须完善教育档案管理部门的管理制度。比如，通过完善教育档案管理制度，确保教育档案管理机构以及各个科室职权分明，形成一个统一的有机整体；通过完善教育档案管理制度，使教育档案的立卷有一定的标准，归档有一定的范围，借阅有相关的规定和手续，保密有一定的管理条例和措施等。总之，通过建立健全教育档案管理制度，保证一切都依法运行，有章可循，确保教育档案管理工作有条不紊地进行下去。

三、实现三个转变，确保档案管理落实

为了促进教育档案工作在新时期的发展，在明确工作目标和确立管理人员和管理制度两个保障的基础上，还需要转变管理观念、转变工作模式以及转变服务功能等三个方面，从而确保教育档案管理的具体工作落到实处。具体来讲，主要把握以下几个要点。

（一）转变教育档案管理人员的观念和意识

教育档案是对学校教育发展变革的记录。在过去，很多教育档案管理人员认为，只要把真实的记录内容保存下来就可以了。是的，对历史记录进行保存是教育档案的一个基本功能，但是，这仅仅是教育档案管理工作的冰山一角。如何保存，如何整理，如何提高教育档案的利用效率，这些都是教育档案管理的工作内容。尤其是新时期，科学技术的发展为教育档案管理提供了新的平台和方法，但是各种新情况和新问题也层出不穷。面对这种形势，教育档案管理人员和具体的工作人员都必须转变落后的管理观念和工作思想，增强教育档案管理意识，这样才能在日常的教育档案管理工作中高度重视自己的工作，认真负责地做好教育档案管理的各项工作。

（二）转变教育档案管理的工作模式

由于教育档案管理设计的环节也比较多，也是一个复杂的系统工作，工作模式的好坏直接影响到教育档案的工作效率。在教育档案发展的新时期，我们要转变教育档案管理的工作模式，从而实现教育档案管理的创新发展。第一，由被动变主动。在过去，很多教育档案管理机构都是坐等档案信息的到来。现在，教育档案管理工作人员可以根据工作的需要，由被动变主动，深入到学校教学活动中去，挖掘各种教育档案信息资源，不断加强教育档案资源库建设。第二，由幕后走向前台。在过去，教育档案作为学校教育检查的一个部分，为了迎接上级领导的检查，很多教育档案部门都建立了一个“迎检教育档案”，这种教育档案纯粹是为了迎接领导对学校的检查而准备的，与教育档案管理的实际情况并不相符。所以，教育档案管理人员以及具体的工作人员要同心协力，克服种种困难，把教育档案的混乱局面纠正过来，不再为检查而建立“迎检教育档案”，而是为了教育档案的建设发展而做好档案工作，使教育档案成为学校发展中的一个特色资源和亮点，使教育档案也走向前台。第三，由传统走向现代。如今，网络信息技术已经被广泛应用。教育档案管理也要从传统单独的人工向现代化科技应用管理转变。比如，教育档案管理可以借助于网络平台，一方面可以实现教育档案的数字化，另一方面可以通过网络方式开展教育档案服务工作。

（三）转变教育档案管理的服务功能

通过转变教育档案管理的服务方式，可以提高教育档案信息的利用效率。以前，教育档案主要负责教育档案的保存服务功能，对教育档案的利用功能的开发比较少。在当代，在教育档案管理工作中，管理人员可以着眼于未来，转变传统的服务功能，加大对教育档案信息资源的利用。比如，教育档案管理部门可以建立一些特色档案，为学校的发展和师生的学习提供指导，从而实现教育档案由滞后保管向超前指导的跨越。具体来讲，教育档案管理部门可以建立完整的“学生成长档案”，从而加强学校和教师对学生的认识和了解，以便更好开展教学活动。另外，教育档案管理部门还可以建立“特色教师档案”，在档案中把这些特色教师的教学经验或者研究成果进行归类整理，从而为教师的借鉴和学生的学习提供条件，加大了教育档案的利用效率。

近年来，随着经济社会的发展进步，我国教育事业也在不断向前推进。教育档案管理作为学校教育中的一个组成部分，涉及到教育档案的收集、分类、整理以及档案的管理和有效利用等多个环节，也是一个系统的工程。为了适应时展的要求和满足现实的教育需要，教育档案管理人员及其相关部门和人员要增强教育档案管理意识，提高工作人员业务技能，借助于网络等新科学技术，从而实现教育档案管理的创新发展，使教育档案的管理更加有序，更好地为学校教育的发展提供服务，最终推动我国教育事业的整体前进。

参考文献：

[1]朱玉媛. 当前我国高等档案学教育面临的危机与发展策略[J]. 档案学通讯.2005（2）

[2]丁丽.学校档案管理工作要做好“五个建设”[J].兰台内外.2009（2）

[3]王艳.加强学校档案工作 提高学校管理水平[J].黑龙江档案.2010（5）

[4]朱忠燕.做好学校档案工作的几点体会[J].山东档案.2010（1）

[5] 黄新荣，周生玉.信息网络时代高校档案学专业的计算机教育问题[J].档案学研究. 2003（1）

[6]张俊利.学生档案管理对民办高校内涵建设的意义[J].兰台世界.2013（8）

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关键词：高校；教学档案；管理；策略

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2012年12月7日

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是影响高校评估结果的一个重要因素。提高高校教学档案的管理，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

一、高校教学档案的内容和特点

教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：

1、综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。

2、学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

3、课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。

4、学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。

5、教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。

6、招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。

7、制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。

2、对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置方面，还是现代化档案管理条件的完善、人员的培训方面，都较少列入领导的议事日程。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性，教学档案被误认为是与其他的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。尽管高校加大了管理改革力度，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

4、教学档案缺乏专业管理人员。目前许多高校都没有给各部门配备专职档案管理人员，教学档案管理基本上是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。

三、加强高校教学档案管理工作的对策

1、规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。

2、提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。

3、提高高校教学档案现代化管理水平。首先要加强高校电子教学档案的管理。以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。其次要加快高校教学档案信息网络化建设。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。

4、重视培养，加快教学档案技术人才队伍建设。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，应加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。

主要参考文献：

[1]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育，2007.7.

[2]赵彦昌，刘柳.高校本科教学评估与档案管理.学校档案，2007.1.

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1.1保证评估工作的连续性

高校评估工作并不是一次性的评定工作，而是实行“五年一轮”的评估制度，这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作，不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追，努力改变现有的教学情况，兴利除弊，为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况，因此可以保证评估工作的连续性，起到承上启下的重要作用.

1.2丰富高校档案内容

高校评估作为一项崭新的激励机制，可以极大的促进我国高等教育的快速发展，因此从形式上来讲，评估档案也丰富了现有档案的内容，为高校的教育科研工作增添了新的研究内容，促进了高校档案事业的进一步发展.

1.3提升高校的管理水平

高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录，其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程，为高校提供了成功的经验和失败的教训，同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见，对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.

1.4提高学校的社会影响力

只有提高档案管理的规范化水平，才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息，并能够满足广大用人单位的实际需求，加强学校与社会的联系，因此只有保证档案管理质量，才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息，提高学校的社会影响力和声誉.

2高校评估档案管理的现状

2.1没有对评估资料进行全面收集

评估档案是对评估资料的归纳统一，要保证评估档案的完整性，就需要对评估资料进行科学系统的收集，形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中，许多高校往往忽略了本校评估资料的收集，而且只注重文字资料的收集，忽视了音像资料等的收集，有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档，造成真正被记载下来的评估资料少之又少，档案沉淀不多，使评估档案失去了完整性，不能有效的记录评估工作的全部过程.

2.2对评估档案没有进行统一管理

评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动，因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度，在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理，有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了，至于评估文件的档案整理则抛之脑后，教务处、财务处、人事处各管各的，各部门对评估档案进行分别管理，失去了档案资料之间的联系和沟通，严重影响了评估档案的有效利用.

2.3评估档案归档之前没有进行科学鉴定

在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载，如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围，就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定，去伪存真，实现评估档案的科学管理和有效利用.3.4缺乏评估档案的专业管理人员高校评估工作存在的时间并不长，因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度，许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理，大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员，导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展.

3实现高校评估档案管理规范化的措施

3.1增强评估档案规范化管理的意识

对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考，因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用，就需要加强档案管理人员的意识教育，通过形式多样的宣传活动，使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里，鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中，增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念，提高自身的服务创新意识，合理的制定评估档案规范化管理的各项制度，保证学校各部门之间的协同合作，形成全员参与的良好局面，实现评估档案管理的规范化和科学化.

3.2以教学评估档案管理为基础

教学评估是高校评估工作的重要内容，因此学校各部门要切实的以教学评估为基础，不断优化其他各项评估档案管理制度，提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷，是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准，因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位，没有严格落实岗位责任制，归档机制也不健全，最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题，需要建立统一的院系档案，明确各院系的管理职责，加强管理人员的教育培训，提高实践技能，为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础.

3.3健全评估档案管理制度

评估档案规范化管理离不开健全的管理制度，因此为了切实的发挥评估档案的重要作用，需要建立健全高校的评估档案管理制度，制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制，按照评估档案的专题性质进行合理划分，对各类评估材料进行科学的归纳整理，建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门，防止评估资料的漏档.

3.4提高评估档案信息化管理的水平

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(一)设备太落后

学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

(二)制度不健全

高职高专院校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育和教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一录用标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。

(三)管理不到位

在高职高专院校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

二、改进高职高专院校图书馆档案管理工作的措施

(一)领导重视

领导重视是搞好高职高专院校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

(二)指定专职档案管理人员并提高其素质

学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

(三)配备先进的软硬件设施设备

硬件是提高高职高专院校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

(四)建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

(五)科学分类

科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等分成不同类别。一是党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找和利用。

(六)电子归档

在高职高专院校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

(七)提高服务水平

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当前，大多数的高校实行院系二级管理体制，教学档案大多数保存在教务部门及系。二级院校教学档案在整体教学档案中占据了重要的位置，它是整体教学档案的核心，是最重要的部分，同时在教学管理水平以及人才培养质量的评估方面也起到了重要的作用。

一、教学档案管理的重要性

教务部是教学的一線单位，是生产和管理教学文件的主要部门，因此，规范系档案管理有利于提高教学管理质量和水平，

教学档案中保留了高校教学工作的政策、方针，是高校新的教学思想以及教学理念的基础，教学档案中保存的文件对教研活动以及教学评估有着重要的作用，并且对于学校归纳教学经验、改进教学管理、提升教学质量有着重要的参考价值。当前教育部门以及各省市的教育管理部门都在数据采集平台收集高等院校的相关数据，并且通过这些数据对各高等院校进行管理，因此，高校的二级教学档案的收集是非常重要的。如果对于教学档案没有一个规范的管理，在进行数据的收集时就会非常不便，导致不能够及时的提供有效数据给相关教育部门。

二、高校教学档案管理的现状和存在的问题。

1.教学档案集中统一管理意识薄弱，档案收集不及时、不完整。

档案的收集不完整、不及时的现象在二级管理体制下表现得非常明显。部分教师在教学档案的管理上缺少正确的认识，没有统一管理档案的意识，导致日常教学活动中的教学资料不能够及时整理齐全。大部分的教师、教研人员在教学档案的管理方面没有全面的认识，多数教师认为自己的工作是教书育人，而教学档案的保留不在自己的工作范围内，甚至有些教师认为教学档案的归档是不必要的。一部分教师为了方便自己的日常工作，将平日的教学档案自己保留下来；一部分教师没有整理教学档案资料的习惯，这就造成了教学档案资料缺失的情况。所以，很多的高校由于教学档案缺失在进行教学和人才评估的时候花费大量的人力财力物力完善档案资料。

2.教学档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校在教学工作方面的关注更多，而在档案管理制度方面没有投入大量的精力。多数的本科院校由高职院校升级而成，在进行高校二级管理的时候采用的仍旧是高职院校的管理制度，仅仅只是成立了档案室，对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面都没有进行统一的规定，导致档案管理工作上出现了很多的缺陷，系部之间没有统一的管理，在工作时按照自己的标准，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

3.教学档案管理组织机构不健全，缺乏专职档案管理人员

当前很多高校实施的是院系二级管理体制，但档案管理却没有建立相应的二级机构，大多数的二级管理中没有指定专门的档案管理人员，通常是由教务部门或相关的教学管理人员进行管理，但是这些人员也有专职工作，他们对于档案的管理并没有投入大量的时间和精力，因此档案的收集和管理并没有及时进行，这就导致了教学档案残缺不全，一些重要的教学文件丢失，归档的档案不完整，这对日后的教学数据收集以及教学评估造成了很大的影响，教学教育的改革和发展也受到了很大的负面影响。

4.教学档案管理现代化水平低，服务水平不高，开发利用不足

高校不重视档案的管理工作，在档案的管理上并没有投入大量的资金用以建设，因此多数学校的档案都是纸质档案，保存在指定地点，在使用的时候主要依靠人工查找，这就加重了资料查找的工作量，并且查找出的资料很多时候不符合要求，这就降低了教学档案的使用价值，无法迎合现代教学改革和教学事业发展的要求。不仅如此，管理教学档案的工作人员服务意识差，认为档案没有任何的利用价值，造成档案信息开发的严重落后，导致这种局面的原因就是档案工作重保存轻利用的错误思想的形成。

三、院校二级管理体制下教学档案管理的对策

1.加强档案管理制度建设，促进教学档案管理规范化、科学化、程序化

高校应当重视建立教学档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者中加大宣传，让全体职工了解教学档案的重要性，促使院领导重视档案管理。其次，学校要建立一些了完善的教学档案管理方法，明确教学档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案的管理工作并对此进行考核，形成固定的档案管理模式，促使教学档案管理工作高效、平稳的进行。

2.健全院校二级档案管理机构，建设高素质档案管理人才队伍

要想将院校二级教学档案管理好，应该要建立完善的二级档案管理机构，设定专业的档案管理人员来进行教学档案的管理工作，努力组织一个管理档案能力强的管理团队。学校也应该引进一些档案管理方面的专业人才，将这些人才充分利用起来，做好学校的教学档案管理工作。

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高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。

1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析

1.1 总体情况对比

新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

1.2 管理要求对比

新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

1.3 管理期限对比

为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。

2 当前高等学校会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理制度不健全

高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。

2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验

高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理

大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。

3 规范并优化高校会计档案的建议和对策

3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识

高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。

3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度

各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。

3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设

高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。

3.4 加大会计档案管理工作的投入

高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。

3.5 提高会计档案管理的信息化程度

高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。

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[关键词]高等学校；档案管理；现代化建设

随着信息化时代的发展，计算机科技信息技术已经得到广泛的熟识和接受。在现代网络化的背景下，如今的高校档案管理工作已经取得了划时代的发展变化，为了满足现代各项需要对高校档案信息资源的利用。高校档案管理也要集中力量，进行档案管理现代化建设的改革创新，使高校档案快速走上现代化的发展道路，这样就可以使高校档案信息实现信息资源共享，达到能够为社会建设提供各种档案资源的目的，发挥高校档案的功效，为高校档案实现应有的价值做出贡献。

1、高校档案管理现代化建设的必要性

高校档案管理工作现代化建设是当代高校档案管理的中心工作。高校档案管理工作需要实现从传统的工作模式向现代化的工作模式转变，使高校档案管理工作能够更好地为学校自身发展和社会发展提供各项服务。使高校档案管理工作进入计算机技术的新时代。因此，高校档案管理现代化的重要性应该主要表现在以下两个方面。第一，必需适应社会经济发展的需要，使高校档案成为重要的信息资源，使高校档案的价值能够被社会认同，为社会各界的需要服务，可以向某些单位和部门提出立档要求，不仅需要要求提供传统的纸质档案，还需要他们提供声像档案和实物档案等，以使高校档案的查询利用快捷方便，使高校档案通过互联网实现档案的跨单位、跨区域流动，达到为各界服务的需求，满足社会对档案信息的需要。第二，高校档案管理也要适应高校自身需要。随着我国高校招生规模的扩大，必须创新高校档案管理方法，使高校档案管理满足高校发展的需要。

2、高校档案管理现状的介绍

高校档案管理现代化建设意义虽然重大，但从高校档案管理的实际情况看，我国高校档案管理仍然存在问题，比如管理观念问题，管理方法问题，档案服务范围都非常有限，同时，高校档案的管理制度不健全，责任分工不明确，这些档案管理问题都阻碍了高校档案的现代化发展进程。就这些问题可以进行如下探讨。

2.1要尽快扭转高校档案管理观念

通过调查可以知道，我国高校档案管理观念陈旧，一般的高校还处在以纸质档案为主的管理阶段，而网络等信息化发展十分缓慢，这种管理方式不仅浪费了高校档案管理的大量人力和物力，而且不利于档案信息的使用。

2.2要尽快改变高校档案管理模式

由于受到我国高校管理制度和管理方法等因素的影响和制约，不同的高校分别隶属于不同的行政管理部门，高校管理的不统一，就会造成高校档案管理各自为政，不成系统。在这种管理模式下，很多高校的档案管理依旧采用封闭的办馆模式，无法实现数据资源的共享，不利于高校档案管理的网络化和标准化进程。

2.3要尽快提高高校档案管理人员素质

高校档案管理现代化建设，必须具有大量的高素质管理人员，才能加速高校档案的现代化建设。当前，很多高校的高校档案管理部门，还缺少较多精通网络技术又具有专业档案管理的复合型人才，对于高校档案管理人员的素质都急需加强提高。必须使高校档案管理，拥有高素质的高校档案管理人员，才能保证高校档案管理现代化建设的顺利开展。

3、对实现高校档案管理现代化建设措施

3.1要转变观念使高校重视档案管理现代化建设

高校档案管理的现代化建设离不开科学的管理理念。面对高校档案管理面临的新挑战，首先，高校领导一定要转变观念，创新思想，对档案管理现代化建设给予高度重视，在政策和资金上对档案管理给予支持。其次，高校档案管理现代化建设是一个系统工程，还需要高校广大师生的积极参与，与高校领导和档案管理工作人员共同推进高校档案管理现代化建设的进程。

3.2要加强科学管理尽快健全高校档案管理制度

完善的管理制度是高校档案管理现代化建设的保证。根据我国一些档案管理规章制度，高校可以从实际出发，制定出适合本校档案管理的制度，确保档案管理现代化建设的顺利进行。如，通过档案管理制度完善，使档案管理的各个环节制度化，使档案管理中的责任明确化，保证整个档案管理过程中档案的收集、整理、归档、保管以及借阅等各项工作都落到实处。

3.3要借助科学技术尽快提高档案管理效率

高校档案的管理与各种硬件软件设备相关，应加大资金投入，增加高校档案管理的设施建设。因此，为了促进高校档案管理现代化建设，必须加大硬件和软件设备投入，为建立各种数据库和实现各种档案资源提供条件。如在高校档案管理中，要利用数据库把各种档案分为学生类、教师类、科研类等。从类型上来讲，可以把档案分为纸质类、照片类、音频类、实物类等。

3.4要加强教育培训尽快提高档案管理人员素质

为了适应高校档案管理现代化建设的要求，档案管理人员不仅要具备基本的职业素质和掌握基础的档案管理工作方法，还要熟悉计算机网络技术、数据库、多媒体以及信息分析处理等现代化的信息技术。高校档案管理部门要定期组织学习和培训，不断提高专业能力和业务素质，打造一批高素质的档案管理人才，为高校档案管理现代化建设提供优良的人力资源。

4、结语

高校档案管理工作现代化建设是高校发展的需要。由于高校档案管理的发展涉及到不同领域，是一个系统工程。因此，要实现高校档案管理现代化，就需要广大管理人员不仅要尽快转变观念、创新高校档案的管理方法，还要加大高校档案的基础设施投入，借助于高校档案的科技力量，尽快提高高校档案管理人员素质，促进高校档案信息资源的全面开发。只有在关于档案工作的各个方面的共同努力下，才能加速提高高校档案管理现代化建设。

参考文献

[1]卜亚男.档案信息化：高校现代化管理的重要一步 [J].新闻战线，2015-03-15

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关键词：民办高校;招标;档案管理;措施

民办高校在迅速发展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理，是服务学校教育教学发展的重要方式，是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此，招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。

一、民办高校招标档案管理的现状

招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据，是对招标项目完整、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际实施过程中，缺乏具体实施的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表现在以下几方面：

（一）招标采购档案管理制度有待健全

各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丢失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完整、真实、有效。

（二）招标采购档案管理人员业务能力有待提高

招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作，部分民办高校的档案管理人员学历较低，专业水平有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案规范化管理模式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高，是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。

（三）招标采购档案管理手段有待完善

招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进行反映，保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丢失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效，同时提高查阅效率。

二、民办高校招标采购档案管理的对策

（一）健全招标采购档案管理制度

民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类，要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。

（二）提高招标采购档案管理人员业务能力

招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务能力，具备相关的业务知识，具有较强的工作服务、责任意识。

首先，要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务能力的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。

其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真思考，深入研究，不断创新工作方法和思路，提高业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和能力。

再次，具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作，要积极主动的做好档案管理和服务工作，不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的安全。

三、结语

招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，能够在工作过程中不断总结经验，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的发展提供可靠的信息资源。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）

参考文献：

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[2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技，2005，（10）

[3]程灿华.加强高校教学档案的建设与管理[J].梧州学院学报，2008（6）

[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）

[5]王亚军.浅议招标档案的规范化管理[J].中国招标，2006，（37）