电子档案管理办法范文
时间：2023-05-06 18:22:39
导语：如何才能写好一篇电子档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
篇2
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
篇3
随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。
关键词：
高校会计档案；信息化；管理制度
一、前言
会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。
二、高校会计档案管理现状及分析
（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后
高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。
（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全
当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。
（三）核销不及时，容易造成资源浪费
2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。
（四）保密水平较低，存在安全隐患
目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。
三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理
（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理
每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。
（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员
新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。
（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地
对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。
四、发展前景及展望
电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。
参考文献:
[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.
[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.
篇4
伴随着时代的进步，现代科学技术突飞猛进，多媒体信息技术在行政事业单位的日常工作中运用越来越普遍，会计档案电算化已经成为必然趋势。
二、会计档案管理对于事业单位的重要性
为了强化事业单位的会计档案管理，国家档案局与财政部于2016年了新的《会计档案管理办法》，要求事业单位必须进行会计档案管理，明确了会计档案管理的意义，同时具体规定了需要归档入库的档案材料必须定期移交到事业单位的档案管理相关机构，统一进行集中化管理。
再者，由于事业单位内部的在财务及内部管理上的需求，事业单位提高会计档案管理也是必不可少的。据粗略统计，我国目前共有约126万个事业单位，超过3000万的单位职工，每年国家财政部门需要极大一笔资金来支付事业单位职工的薪资需求，而会计档案管理能够准确地记录管理事业单位的收支情况，为事业单位的发展规划，人员编制提供科学可行的依据，财政部门在行政管理方面对会计档案管理也具有较大的需求。
同时科学合理的会计档案管理也能准确记录事业单位职工的收支情况，为打造清正廉洁型的事业单位，树立廉政工作形象提供大力支持，完善的会计档案管理能让事业单位的经费开支变得更加合理，有理有据，防止公费挪用的情况的发生，也能提高审查部门的工作展开的效率。
三、会计档案管理发展趋势
（一）事业单位会计档案的数字信息化管理
随着时代的进步与发展，事业单位的会计档案管理必将走上数字化的道路，逐渐实现会计档案管理的电子化会计管理，网络化管理与智能化管理，事业单位在今后的会计档案管理或者说现在已经逐渐不再局限与传统的档案袋纸质管理上，计算机的不断发展极大地丰富了档案资料的储存介质，扩大了档案资料存储的范围。事业单位在进行会计档案管理时也必将以网络管理为核心，建立完整的信息化管理体系，在不久的将来甚至出现网络智能化的档案数据管理，节省了人力，全面提升档案管理的效率。
（二）财务软件从单纯的核算转型为管理
目前来说，我国的财务软件大多数仍然局限在单纯的数据核算层面上，但由于市场的不断发展，单纯的核算已经不能满足事业单位的发展，随着会计电算化的不断发展，财务软件也必定会不断进步，不再仅仅停留在财务核算方面，还会在财务核算上进一步涉及规划，决策，统一整合数据进行效益的评估，建立完善的电算化档案管理体系，从之前单纯的财务核算向综合管理方向发展。全面促进事业单位会计档案管理的数字信息化管理。
（三）会计档案信息化管理的客观需求
随着时代的进步，事业单位工作压力也越来越大，传统事业单位已经渐渐不能满足事业单位的发展需求，会计档案信息化管理旨在会计信息数据的利用，单纯的会计核算逐步转变为现代管理型会计管理，将会计档案信息作用最大限度发挥已经成了事业单位发展的客观需求。财政部于2014年10月了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，政策包含了全面推进管理会计信息系统建立的具体措施，进而推动管理型会计在事业单位的最大化运用。回顾从2000年开始的预算管理以及的信息化系统建设的发展?v史，再到2008年的全球金融危机爆发之后，预算管理信息系统建设开始走向多维度，全面化，精细化的发展方向，然后在2013年到现在的市场经济多变与不断转型的大背景之下，会计管理中成本核算软件、预算管理软件与管理会计报告分析应用软件等会计管理软件的工具在企业与事业单位中的具体应用，统一标示着现代化数字信息技术在会计管理领域的集中应用，再者为了最先限度的去满足事业单位对于会计信息资源的全面挖掘与高度聚合，会计档案管理必须发挥出会计档案作为信息源的应有作用与职能，最后统一将所整理出的电子会计档案信息再次进行分析处理，便于各大信息平台之间的信息流通，促进会计信息的相互联系，避免各个部门之间各自为政，会计信息得不到充分发挥。
四、如何提升事业单位会计档案管理
（一）重视会计档案管理，提高思想觉悟
事业单位想要提升会计档案管理，必须首先从思想层面做起，认识到会计档案管理的重要性，不能仅仅将会计档案管理视为账务记录，要将做好会计档案管理当作自身的责任，做到对单位负责，对国家负责，严格遵循《会计档案管理办法》，谨慎处理会计档案相关细节，妥善保管会计档案，分类存储，并要及时清查，防止出现档案资料的缺失与泄漏。单位高层领导也要对档案管理工作人员提供大力支持，创造良好工作环境，提升员工工作的积极性。
（二）建立健全会计档案管理制度
有效的会计档案管理需要一套完善的会计档案管理制度体系为基础，事业单位务必要根据相关法律，结合事业单位的实际情况建立一套适用的会计档案管理制度，将会计档案的归档程序，归档的要求与范围，档案保存的具体要求做出明确规划，运用科学的方法对会计档案进行妥善保管，同时要建立明确的责任制度，将会计档案管理工作纳入职工的绩效考核，对档案管理出现的问题及时指正，端正管理人员工作态度，提升档案管理水平。
（三）加强会计档案管理人员的培训，提高工作素养
事业单位会计档案管理工作，对于管理人员不仅仅在业务素养上，还在职业道德与思想上具有一定的要求，同时会计人员作为会计档案的直接负责方，其业务水平直接影响到档案卷宗的质量。会计档案管理逐步转向数字信息化，新的《会计档案管理办法》已经将电子会计档案纳入会计档案的范围。事业单位必须加强在职人员的业务培训，提高管理人员的新型技术学习，熟练掌握会计档案电子化管理技能，让会计管理人员在实践中不断学习，将理论与实践结合，培养出一批复合型全面的财会人才，最大化发挥出会计档案的作用。
（四）会计档案管理流程规范化
为了全面提高事业单位的会计档案管理，事业单位必须充分了解会计档案管理的重要意义，贯彻财政部门相关政策，根据事业单位的实际情况制定相应管理机制，规范化管理，要做到档案管理依法管理，科学管控。细化会计档案卷宗具体管理细节。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
篇5
关键词 文档一体化；电子文档；档案意识
中图分类号G276 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）57-0216-02
0 引言
档案是人类知识与智慧的结晶，是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料，具有查考使用价值。档案的有效保存，对于个人、单位、甚至整个社会，都有着长远的意义。近年来，随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，每个企事业单位，都在积极的进行信息化建设，各种资源调查平台的搭建，固定资产平台的搭建，各类业务化工作陆续实现电子化，这些种种都预示着，信息化建设的迅猛发展，电子政务正在势不可挡地向前推进，文档一体化作为信息化的一部分，已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务，也是档案工作的发展方向和必然趋势。
1 文档一体化的含义
所谓“文档一体化”，是指实现从文件至归档管理的全过程计算机控制，包括文件登记和处理、归档、著录、检索、利用等环节。也就是说，文档一体化不仅是指机关文书部门和档案部门的机构一体化和人员一体化，而是内在的涵盖了文件管理和档案管理的一体化，现行文件开放利用服务和档案开放利用服务的一体化。
简单的说文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。
2 建立文档一体化的必要性
文件生命周期理论建立是文档一体化的重要依据：
档案界认为，文件是档案的前身，档案是文件有条件的转化而来的，从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程。文档一体化管理是文件、档案自身特点，及两者统一性的内在要求，档案界一直都有文件生命周期的理论，即文件从形成到保存成为档案是一个完成的生命过程，具有连续性、一致性。国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年提出，在文件产生之前，电子文件的生命周期就已经开始，并分为三个阶段：现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文档一体化就是在现行阶段为档案的形成做好预备，实现档案的前端控制，以保证档案的保存，还原档案形成的完整过程。
3 电子文档管理在文档一体化中的作用
电子文档的科学有效管理是实现文档一体化的重要手段。
电子文档是一个单位或者个人在从事和处理各类社会活动中直接产生的信息记录。而文档分离最大的弊端是容易造成具有重要价值的文件流失。因此及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档，确保其不被丢失、已经成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。解决电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用亦势在必行。
4 目前电子文档管理的优势及几个缺陷
1）与纸质文档的区别。工作者没有意识到电子文件的管理与传统的文件档案管理有冲突，档案的管理模式正在产生变革。
目前的文件从起草、形成、归档、移交至档案部门要经历诸多环节和一定的时间段。这其中不仅是说从文到档的运行环节多，另外还有，产生文件的部门多。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多共同之处，但其在归档和保存上仍有着很大的差距。有些单位，企图用纸质档案的管理办法来管理电子档案，显然是不正确的，电子文档在保存中的风险是极高的，网络环境变化莫测，大家必须更正观点，并不是电子文件备份了，就安全了，并不是计算机不坏，数据就不会丢失的；
2）电子文档也应及时归档。目前的科技工作，基本都使用计算机来处理数据，数据的保存方式，多以电子文档为主要形式。例如，科技档案归档一般以一年为单位，有些课题是三年、五年，甚至更长的，这些课题在没有结题之前，很多重要的文件是分散在多个部门和多个人手里的，档案工作者难以集中管理，导致课题结题时，很多重要的文件已经不复存在，对一个单位而言，是一种重大财富的丢失；
3）电子文件在各单位尚未真正列入正式文件的范畴，没有相应的电子文件管理办法。对电子文件的处理留存，缺乏档案意识，忽视了电子文件的长远利用；
4）对电子文件的价值鉴定，无明确的标准，致使很多重要的档案资源流失。
5 电子文档管理的几点设想
1）软件的支持
需要研制一套切合实际的文档一体化管理软件，目前的档案管理，仍然是最原始的对接层面，只在形成档案后进行末端控制，要在文件形成的同时就考虑到与档案的衔接，只有将电子文档管理流程与业务工作流程有机的结合，将档案管理纳入到一体化管理流程中，才能对档案进行有效的前端控制。
2）硬件的支持
铺设内网、架设网络安全硬件。将纸质档案转化为数字化档案，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。而有些单位的档案资源不能与Internet共享，因此，内外网的隔离是必要条件。
3）政策的支持
（1）建立完善的电子文档归档制度。电子文档要像纸质档案一样，可以反映一个项目、一个事件的形成过程，要像纸质档案一样留下修改的痕迹。因此要明确电子文档的归档范围；
（2）建立完善的电子文档管理制度。与纸质文档不同，电子文档的管理，对时限性的要求极高，合理的制定电子文档管理制度，是提高工作效率的有效手段；
（3）制定完善的电子文档安全、保密的管理办法及管理规定，对重要文件、文件进行严格界定，对文件的数字化制定特殊的管理办法。
4）加强业务人员档案意识，对档案人员加强培训数字化的管理技能，作为信息化社会的档案工作者，除学习档案知识外，具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的，应该理论与实际相结合，不断提高自身素质，做懂管理、懂业务、懂技术的复合型人才。
6 结论
文档一体化的实现任重而道远，但是文档的信息化已是明确的趋势，随着现代信息技术的飞速发展，电子文件的大量产生，电子文件与电子档案已经没有明显的界限，文件与档案的管理区别也变的模糊起来，相信现在的困难在不久的将来都会逐步的一个个攻克，文档一体化带动管理一体化，必将是未来的发展方向。
参考文献
[1]王健.创新与拓展，信息化电子文档管理[R].北京，中国人民大学.
[2]张辽亚.电子文件和档案集成化管理[J].兰台世界，2005(3).
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一、当前电子档案管理存在的主要问题
1.对电子档案管理认识不足
由于传统档案管理手段和模式由来已久，在档案管理工作人员的头脑中已经形成了思维定式，电子文件的产生、积累、归档、传输、存储、保护和利用等一条龙的作业和服务会使档案工作者在短时间内不适应。主要表现在以下几个方面：在形成文件的过程中虽能依靠计算机操作，但最终仍将纸质文件作为档案管理的对象；对电子文件的重要性认识不足，认为不能将电子文件直接归档；不愿接受将电子文件保存载体直接归档等。
2.对电子文件是否为原件界定困难
由于电子文件具有随时产生、随时更改的特性，并且在改动之后看不出任何痕迹，因此很难界定某个电子文件是“定稿”还是“初稿”，是“原件”还是“复制件”，这种易改性导致了电子文件是否为原件的界定工作具有一定困难。同时，电子文件不具有特定的字迹，可以以不同的字体、字号将电子文件输出，因此无法从字迹上分辨其原始性。
3.电子档案的真实性、完整性难以认定
在纸质档案转化为电子档案的过程中稍有失误，就会导致档案信息失实，信息内容“出错”的机会远远高于纸质档案。同时，在电子档案的复制过程中也容易被篡改，在电子档案的储存过程中又容易造成信息的缺损、丢失。
4.对软硬件设备的依赖性强
电子文件依赖于计算机软硬件设备。当运用电子设备将信息记录后，电子文件就离不开设备，只能依靠计算机读取。随着科技进步，计算机软硬件技术不断更新换代，不少旧版本的电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用。
二、解决问题的主要对策
1.提高认识，更新观念
要以“以人为本”作为指导思想，通过加大宣传力度，强化提高主管档案的领导及档案工作人员对电子文档的认识，探索其规律，总结经验。要加大对档案馆的资金和现代化设施设备投入，以推动档案馆计算机技术和网络通信技术的发展，加快实现档案信息资源的共享，最大限度地发挥档案馆在城市文化建设中的“中心辐射”功能，全面提高档案馆文化品位。同时，档案馆要积极运用现代化手段提供利用服务，提高档案管理技术水平，有计划、有步骤地开展档案数字化工作，不断提高为城市文化建设服务的效率。
2.建立完善的电子档案管理制度
近年来，我国先后制定出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》以及《电子档案移交与接收办法》，对电子文件的定义、形成、积累、鉴定、归档、移交、保管、利用和统计等方面做出了详细的规定，为规范电子文档管理奠定了基础。我们应该结合本单位的实际情况，参照《档案法》及相关规定，建立一套适合自己的管理办法。
3.做好归档电子文件的技术处理工作
电子档案管理的好坏，关系到档案信息的安全性和完整性。档案管理部门应该重视对档案管理硬件和软件方面的投入，配置性能较强的计算机、软件、刻录仪器以及高性能的网络安全软件，如数据加密技术、防火墙技术等，确保电子档案的正常运行。
4.加强档案管理人员的培训
电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员不仅要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理，更需要掌握档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，理解电子档案长期保存的必要性和严重性，实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。因此，要适应信息技术和档案事业的发展，必须重视和加快电子档案管理人员的培养。对在岗人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展过快的需要，同时注意引进多方面的专业技术人才，充实档案干部队伍以适应档案管理工作的需要和档案事业的发展要求。
5.重要文件采用“双轨制”归档法
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关键词：互联网+；会计档案；管理；创新发展
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）05-0022-01
2015年12月11日出台的《会计档案管理办法》（以下简称管理办法）第三条提出，会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；国务院《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》提出，要加快推广使用电子发票，并允许将电子发票作为报销凭证。
1 互联网+模式下实行电子会计档案的必要性
传统会计档案采用纸质归档，人们认可看得见摸得着的纸质档案，但纸质档案存储占据大量空间，查找也不方便，审查时经常花费大量时间复印上千页的材料才能完成审查。在互联网+时代，会计档案应适应信息化发展需要，采用电子发票实行电子档案归档。
2014年国家为推进电子商务示范工程，在中国电信等3家企业开展电子会计档案和电子发票的试点，这些企业集团采用ERP系统记账，产生大量的电子档案，由于财务集中到省市级部门，企业遇到两方面问题：一是分公司纸质会计档案大量聚集到财务共享中心，原预计使用两年的库房三个月就装满了；二是数量巨大的电子会计凭证需要打印、整理，需要耗费大量成本。可见双套式归档造成资源浪费。
《管理办法》第八条规定：单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案；第九条：单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
高校是信息化程度较高的部门，应严格遵照《管理办法》的规定执行，财务部门要积极促进电子会计档案的归档，从根源上解决电子会计档案的形成、归档。
2 日本高校网上报销程序
因出差报销人员：（1）先登录学校局域网的出差系统，录入个人信息，确定审批人；（2）填写出差申请，按照系统提示填写国内出差、国外出差，在“向审批人传达信息”栏中录入需要说明的其他事项，有同行人的需录入“同时申请者”一栏，出差人与同行人均需在网上录入信息，分别审批，待审批人同意后，出差人录入出差时间、出差省市及单位、出差内容，出差申请完成；（3）购买车票、A订宾馆，通过局域网系统购票及预订宾馆，超标准部分应点击“差额自己负担”，局域网系统中显示的所有公司均是学校通过招标引进并签订合同的公司；（4）出差回来后，在规定时间内录入信息进行结算，点击结算处理中的“国内出差”或“国外出差”，在出差结算申请信息一览表页面选择要结算的业务，进入 “出差补助计算”一栏，上面显示出差人申请时填写的各项信息，如果有追加内容可以补充录入相关信息；上传出差工作报告及邀请函至“材料添附”；点击“补助区分”，在下拉表中显示补助、餐费字样，按照系统提示录入相应信息；如果使用私家车要录入行驶里程数；在“实际费用”一栏通过“JTB时刻表”字段查找出出差人乘坐车次、入住宾馆信息及电子发票，再录入出差地发生的车费；经审批人审核通过后，系统自动计算出这笔差旅费的总和，出差人确认后，打印结算书；如果有每笔2000日元以上的支出，应提供原始发票，系统提示打印相关的原始发票粘贴单，并将原始发票贴在此粘贴单上；报销人将打印好的结算书和贴好的原始发票投递到财务部门。
每笔业务都需要审批人两次审批，先是申请审批，有通过、保留、重做三个选项，结算审批有通过、不通过两项，审批人根据实际情况进行审批，只有最后通过的审批，系统才能结算。审批工作不再受时间、地点的限制。
在整个报销流程中智能取代人工，财务部门的工作从台前转移到幕后，财务人员集中精力办理业务，减免差错的发生；为报销人节省找审批人审批的时间及排队等候报销的时间；解决了审批人必须固定地点固定时间办公的问题。信息资源校内及合作单位共享，电子发票，节约资源。
3 电子会计档案的发展
日本高校网上报销流程将报账由事后审批变为事前审批，明确审批人责任，原始票据粘贴单需要时打印，节省财务管理成本，电子凭证、电子发票在各合作单位之间传递报账存档，提高工作效率，节省库房空间，采用直接转账的形式付款，减轻财务人员工作负担。
全国各单位应全面实行规范的电子会计档案管理，实现电子会计档案的对接。审计署2010年制定《财经信息技术会计核算软件数据接口 第一部分：企业》（GB/T 24589.1――2010），对企业会计软件提供的、国家审计部门需要的电子数据进行规范，审计署认可了电子会计档案的有效性。
档案部门力求存档电子化，推动电子发票的接收存档，促进电子商务管理平台的利用，创新电子档案制度建设。
参考文献
[1]穆晓楠.互联网+环境下高校财务管理创新方式的研究[J].经营管理者，2016，10.
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关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
[1] 方松，赵红萍，王征硕.基于HACCP管理体系研究农业基本建设项目过程管理[J].科技管理研究，2012（3）：197-201.
[2] 王燕.基本建设项目档案管理创新体系建设初探[J].北京建筑工程学院学报，2011，27（2）：77-80.
[3]刘敏.浅论档案管理工作者的继续教育[J].内蒙古农业科技，2006（S1）：66，69.
[4] 张秦旋.加强基本建设项目档案的跟踪管理，确保国家储备物资的安全[J].机电兵船档案，2009（1）：30-31.
[5]薛媛华.加强渔业科技档案管理 促进我区水产技术推广[J].内蒙古农业科技，2006（S1）：175-176.
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一、围绕中心，努力提高档案工作服务水平。
（一）继续推进服务新渔农村建设档案工作。根据市委四届九次全会和全市经济工作会议提出的工作目标，在五年内分期分批把182个渔农村新社区建设成为经济发展、生活富裕、乡风文明、环境优美、社会和谐、体制创新的小康社区。市委、市政府今年已确定20个渔农村社区为创建小康社区试点，并在渔农村实施“创业工程”、“增收工程”、“文明创建”工程、“平安社区”工程、“环境整治”工程和“体制创新”工程等，市档案局将在去年出台的《*市渔农村新型社区（村）档案管理办法（试行）》基础上进一步细化《渔农村小康社区档案管理规范化创建标准》。各级档案部门要结合当地实际认真做好渔农村小康社区档案规范化管理的指导服务工作。
各县（区）要加强调研，密切与有关部门的联系，积极开展创建“全省百个新农村示范档案室”活动，力争全市有12个社区（村）档案室达到创建标准。同时在开展乡（镇）档案室与便民中心一体化管理试点工作的基础上，积极开展档案信息与现行文件资料下乡进村活动，为渔（农）民提供政策法规和科技信息、文化信息，为构建和谐社会服务。
（二）继续抓好社会保障档案工作，全面实施社会保障档案的规范化管理。构建社会就业、社会保障、社会救助为一体的大社保体系，是建设“平安*”促进社会和谐稳定的重要内容，做好社会保障档案工作，惠及广大人民群众。要根据省档案局与省劳动和社会保障厅、民政厅、卫生厅联合下发的《关于加强社会保障档案工作的意见》及有关《档案管理办法》的文件精神，加强与相关部门联系沟通，加强监督指导，形成齐抓共管的局面，进一步规范全市最低生活保障、社会保障和新型农村合作医疗档案管理工作。一要正确界定各类社会保障文件材料的归档范围，做到建档对象一个不漏，归档材料完整齐全、真实准确、安全耐久。二要抓好社保档案的科学整理与编目工作，使社保档案管理符合规范化要求。三要推进社保档案管理信息化、现代化，督促推动各有关单位将社会保障档案管理纳入社会保障业务管理系统中，做好电子文件归档管理，实现文档管理一体化。同时，加快社保档案数字化和网络化步伐，充分发挥社保档案信息的效用。
（三）抓好知识产权保护领域的档案工作。党的*届五中全会和全国科学技术大会把提高我国的自主创新能力，建设创新型国家作为“*”时期的重要战略任务之一，各级档案部门也要为提高自主创新能力做好服务。今年我们将在调研的基础上加强科研单位、特色产业及品牌建设档案工作，突出抓好专利商标等知识产权保护领域的档案工作。各级档案部门要积极开展调研工作，指导和帮助有关知识产权部门、企业和科研单位，制定知识产权档案管理规章制度，认真规范和抓好知识产权档案的收集、管理和开发利用工作，为提高自主创新能力服务。
二、加强监管，全面推进档案工作依法行政。
（一）建立健全档案行政执法责任制。按照省档案局、市政府有关行政执法责任制实施的要求，建立健全档案行政执法责任制，明确档案行政执法责任主体，梳理执法依据，明确执法范围，划分执法责任，分解岗位职责，把执法责任落实到人，并建立评议考核和责任追究制度。今年，市档案局将印发《*市档案行政执法责任制》和《*市档案执法情况报告制度》，规范和监督档案行政执法活动。各县（区）要注意研究和解决在贯彻档案行政执法责任制工作中出现的新情况、新问题，全面推进档案行政执法责任制工作的实施。
（二）加大重大活动、重点建设项目档案监管力度。
1、规范重大活动档案管理。要认真贯彻落实《浙江省重大活动档案管理办法》，切实加强重大活动档案的规范管理。重点做好“首届世界佛教论坛”、第四届中国*海鲜美食文化节、第八届中国*国际沙雕节、第四届普陀山南海观音文化节等节庆活动的档案工作，各承办单位要切实做好重大活动档案的收集工作，各级档案部门要加强协调，主动介入，确保档案的齐全完整。今年下半年，省、市档案局将会同有关部门开展贯彻落实《浙江省重大活动档案管理办法》专项执法检查，以进一步促进重大活动档案的规范管理。
2、继续加强重点建设项目档案管理。各重点项目建设单位要认真贯彻执行《浙江省实施〈档案法〉办法》和《浙江省重点建设项目管理办法》的规定，在项目前期工作中把项目档案工作纳入项目管理的“五制”之中，即工程质量领导责任制、项目法人责任制、工程招投标制、工程监理制度、工程合同管理制度。项目参与单位要认真履行各自职责，将档案的形成纳入建设项目工作程序，纳入工程质量日常检查内容，严格执行档案管理制度，对现有档案资料进行科学管理，实现项目档案与项目建设同步。各级档案部门要主动加强与各有关主管部门和项目建设单位的联系与协调，继续实行重点建设项目档案登记、验收制度，重点做好大陆连岛工程、大陆引水二期工程、中远集团修造船基地项目、六横煤电一体化项目等事关*经济社会发展百年大计的省、市级重点建设项目档案工作，加大对重点建设项目档案工作的监管力度，规范重点建设项目档案管理。
（三）扎实推进基层档案室工作。
1、完善监管手段，加强日常监督。今年将继续实行文件材料归档年检工作，加强监管手段，重点检查各单位各门类档案的齐全、完整情况，对检查中发现的问题，要发出限期整改通知书，对不整改的单位依法予以查处，让机关档案年检工作发挥执法检查的效应。各档案室要完善设施设备的配置，加强科学管理，确保档案安全。同时在机关、团体、企事业单位继续开展档案工作目标管理认定活动和复查工作。对档案管理水平降低或管理水平未按新的要求开展工作的单位予以降级或撤销认定资格，同时责令其限期整改。建立完善监管长效机制，进一步推动机关档案工作再上一个新台阶。
2、加强培训，着力提高档案人员工作能力。结合新形势下档案工作的新要求，围绕加强档案队伍建设、基层档案室规范化建设和重点工程档案规范管理的需要，市档案局将举办不同专题内容的档案业务培训班，以着力提高档案人员工作能力，推进基层档案室规范化管理的水平。
三、开拓创新，加快档案信息化建设。
（一）加强对档案信息化建设的规划。各县（区）要将档案信息化建设规划纳入当地政府信息化建设和电子政务建设的总体规划。并联系本地实际，制定好“*”档案信息化建设规划，
（二）积极推进档案网络化建设。市局在继续做好全市档案网络化管理软件试运行工作和重大活动档案管理等功能模块设置完善的同时，今年将在市属机关开展档案网上年检、移交等试点工作。市、县（区）馆要启动《馆藏档案资源建设系统》网络管理软件的应用，开展电子档案目录移交、保管、利用、统计等各项业务工作的网络管理。同时要积极开展机关档案室电子文件、档案管理方法的探索。制定统一、便于长期保管的电子文件、电子档案收集、归档业务规范，启动进馆前电子文件、档案的数字化工作。各机关档案室要运用网络管理系统积极开展电子文件、电子档案的及时收集与积累，并认真做好网上移交。
（三）加快档案数字化建设。市档案馆在继续完成馆藏档案文件级目录数据库、照片档案数据库的同时，要逐步开展多媒体档案数据库、全文数据库的建设。筹建视音频采集系统，启动*市重大活动电视节目的数字化采集工作。各县（区）档案馆要抓紧完成馆藏档案文件级目录数据库建设，逐步开展照片档案数据库、全文数据库建设。并围绕省档案局提出的“数字档案室工程”要求，积极探索县（区）级以上党政机关传统档案数字化工作。
（四）进一步提高网站质量。今年，市档案局将对党政网和英特网上的《*档案信息》网站进行全面更新，由自助式改为自建式。各县（区）档案局要加快网站建设，认真做好网站容量的扩增、内容的扩充以及板块的更新，使网站的质量有明显的提高。积极争取在今年的全省档案信息化建设评估和优秀网站评比中取得好成绩。
四、强化基础，全面提升档案馆功能建设。
篇10
[关键词] 电算化会计档案；双套制；永久共存
[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03
1 双套制是电算化会计档案的基本管理模式
20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式。
所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”。
财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”。
在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革，也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式，要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路。
2 电算化会计档案的优势和不足
电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用，有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，简化了管理环节，丰富了储存空间。
扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体现了会计档案发展的方向。
然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保障。
3 纸质会计档案的优势和不足
在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来，纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计档案信息储存的传统标志。
纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。
纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是纸质档案的根本优势。
从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性，具有无可争议的法律效力。
现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案，新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要政策依据，使电算化会计档案有了法规上的应用依从。
纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险。面对社会越来越高的发展要求，在信息存载和信息处理上渐显乏力，日益滞后。
4 双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现
新版《会计档案管理办法》指出，“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。证据即凭证。凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用。
在经济犯罪案件的查处中，常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析，来收集涉案证据。
在司法诉讼过程中，从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程，证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实，是证明犯罪行为的有力证据，在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用。
随着经济的发展，不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁，经济环境变得复杂，经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多。在经济案件和经济纠纷的审理过程中，具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点，会计档案的法律凭证作用日益突出。
档案的本质特征是历史的原始记录，注重的是原本、原稿。 在目前的法律条件下，“原件”是证据法的一个非常重要的问题。按照法律规定，只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力。
电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础，难以对其原件进行鉴定，它的法律凭证作用难以实现。
由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现，它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍，它的合法性必然受到质疑。为了保证会计档案的法律效力，较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上，实行两套档案同时归档保存的双套制。通过双套制，合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法，满足电算化会计档案原件形式的法律要求，保证电算化会计档案的合法性。
双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现，但它在带来两种文件形态相辅相成的同时，也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗，并且随着时间的积累，造成医院运营成本的不断升高，形成医院经营管理中的一个大问题。
谈到这个问题，我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较。电子病历也叫电子病历档案，它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题。为了保证病历的法律效力，医院目前也对电子病历实行双套制管理，同样也给医院带来运营成本不断提高的问题。由于电子病历在医院使用的范围最广，用量最大，双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的。据测算，医院实行电子病历双套制管理，给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升。总体来看，电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多。而且，双套制保障会计档案的法律效力，会给医院带来良好的社会效益，也有助于提高医院的经济效益，其正面效果明显超过了负面效应。
5 会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素
会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证，都是会计档案核算过程中形成的历史记录，分为原始和记账两种凭证。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。
原始凭证的内容具有不可更改性和真实性。《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改。记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”。
原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，在法律上具有无可争辩的证明效力，是确凿的“证明证书”。
原始凭证具有特殊的归档保管规则，它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”，脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数。打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件，必须按照编号顺序装订成合格的会计档案，并加具封面，由装订人在装订线处盖章后一并归档保存。
这种情况同其他纸质档案是明显然不同的。其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的，并且在其内容输入计算机成为电子文档之后，如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题，达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求，就可以将其内容直接在机内存档和使用，不再需要打印出纸质副本。这样，纸质档案便会被彻底淘汰。
由上可知，一方面，两种会计凭证之间互为条件的特殊关系，要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则，它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在，从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要，也绝无可能被电子档案所取代。由于原始凭证即纸质档案得以永久保存，以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在。在这里，档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识，即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了！
两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点，也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别。
6 讨 论
电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向。但是，它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑。实行双套制，将纸质档案和电子档案同时归档保存，正是为了满足它的合法性要求。从这个意义上看，双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段。在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前，双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”。
由于原始性决定档案的凭证作用，具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下，保证档案法证作用的实现，维护权益人和医疗机构的合法权益。发展尚不成熟的电算化会计档案，显然不符合形势发展的要求。这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由。
电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾。由于电算化会计档案存在着自然缺陷，从根本上制约了双套制的总体发展过程。就是说，如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决，其合法性也会随之解决，双套制也就失去了存在的必要性；否则，电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上，双套制仍有其存在的合理性和必要性。
在电算化会计档案条件下，永久保留的两种档案虽然各具优势，相互冲突。但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”，或“同归于尽”的激烈解决形式，而是创造出一种“相互融合，永久共存，优势互补，并行发展”的和谐新形式。这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的。可以说，会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响，不仅对双套制本身，对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响。
双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题，让两种载体相互配套，并轨运行，实现其理想动作境界，避免出现两者机械相加的现象，使内部管理达到真正相融。为此，必须做好两者衔接工作，处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾，“在技术手段保证，安全性尚不完备的条件下，通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法，能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”。
针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点，提出如下对策和建议：
一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养。把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向。既要依靠档案立卷工作的骨干，也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才。加强会计档案人员的继续教育，提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能，逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要。
二要努力提高档案人员的职业道德水准，建立科学的绩效考核制度，强化各项规章制度，严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生。
三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作，保障电算化网络环境的安全运行，保证电子载体物理上安全，电子档案内容逻辑上准确，使两种档案发挥同等社会效益。
四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等，保证会计档案的安全，减少人为修正的可能。
五要建立和加强电子文件管理制度，逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化，推进档案工作现代化的步伐。
主要参考文献
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