公司档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇公司档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第一章 总 则

第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。

第二章 档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条 档案室履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条 各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章 档案的归档

第六条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料；

二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条 归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第八条 下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、企业产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章 档案的鉴定

第九条 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第五章 档案的销毁

第十条 档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十一条 送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章 档案的保密安全

第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第十七条 档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。

第十八条 非档案管理人员，未经批准不准进入。

第十九条 档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

第七章 档案的利用

第二十条 凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。

第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

第二十四条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十五条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章 附则

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[关键词]科技档案 管理 创新

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）24-0344-01

传统的科技档案管理办法仅局限于实体档案的收集、整理、保管和查阅，随着计算机技术的飞速发展，网络技术的不断普及，传统的档案管理办法已经无法适应信息时代对资料的迫切需求。科技档案的类别、内容、载体、信息不断增加，使科技档案信息化管理工作的重要性、必要性和紧迫性都提高，必须加强科技档案管理的创新工作，利用现代化计算机网络实现信息自动管理，尝试科学的方法与传统管理办法相结合，综合管理科技档案信息。

1 如何做好科技档案创新管理

新形势下企业科技档案管理部门面对新的考验和新任务，必须改变原有的科技档案管理观念、管理模式、组织机构、管理方法、服务方式等，勇于创新勇于实践，才能从根本上做好科技档案管理工作。

1.1 改变思想观念，解决科技档案信息化基础设施建设

企业领导要对档案信息化建设工作提高认识度，高度重视、支持和加强科技档案管理工作，将其纳入企业档案信息化建设总体规划，纳入企业有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门要解放思想，转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。企业要将科技档案信息化建设经费列入年度财务预算，充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置先进的配套设施、档案管理软件、网络安全设备等，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。

1.2 创新组织机构，实现科技档案管理向技术型转变

在档案机构建设方面需要企业设置专门的综合档案室，配备配齐专职档案工作人员，建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才；要加强档案人员的培训教育，开展提升计算机应用能力培训，使档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案人员的知识水平和业务素质，实现科技档案管理手段由手工型向技术型转变。

1.3 创新管理模式，实现数字化、网络化信息管理

在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的体制，避免科技档案由部门或个人分散保存，确保科技档案完整、准确和齐全。在管理机制上，要实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制，真正抓好落实。在管理方式上，要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

1.4 创新管理办法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技档案数字化、网络化信息管理中心。首先要正确选用企业档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。其次要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，逐步建成母子（分）公司等两级科技档案数字化、网络化信息管理平台，形成电子文件、电子档案管理和利用中心。

1.5 创新服务方式，提供主动的现代化的服务

通过局域网和因特网为本单位各部门提供科技档案查询服务，开展科技档案在线服务，可以跨越时空，突破地域限制，实现科技档案信息资源高度共享，充分保证科技档案的安全性和保密性，有效预防和杜绝网上泄密、侵权或违法行为，更好地保护和利用科技档案， 促进沟通交流，提高工作效率，提升企业形象，为企业发展提供高效服务。利用主动的、现代化的服务方式逐步取代被动的、手工式的档案查阅利用方式。

2 企业科技档案管理创新的意义

2.1 科技档案管理创新有助于实现企业利益最大化

科技社会的飞快发展促使企业的体质、机制和信息管理的方式都朝着信息化、集成化、电子化、智能化等趋势发展。企业依托资源优化发展，走可持续发展的道路，创新的科技档案管理方法可以帮助企业在竞争激烈的市场环境中掌握先机，实现利益最大化。

2.2 科技档案管理创新便于信息查阅和提取

科技档案管理就是为企业开发和运行提供信息资料服务，通过创新的服务体制和服务观念，强化市场经济意识，勇于开拓新思路、新方法，扩展全面领域的服务，结合信息化计算机技术，提高档案管理效率，便于用户及时迅速的查阅信息。

2.3 科技档案管理创新可以为用户提供准确信息

通过创新工作思路和工作方式，应用全新理念实现科技档案信息全方位多层次的高效管理，减少繁琐的程序，为企业开发和运行提供准确信息。

2.4 科技档案管理创新实现信息科学管理和保存

创新管理手段，改变原有的分类保存检索方式，实现科学分类和信息检索，更好的完成资源分类、保存和保密工作。

3 结论

创新企业科技档案管理办法，有助于切实整理好科技档案，方便用户使用，有利于挖掘企业生产潜力，增强企业的科技创新能力，提高企业的现代化管理水平，具有重要的现实指导意义和长远发展意义。

参考文献

[1] 宋慧英.浅谈科技档案管理创新.[J]机电兵船档案.2008.3.

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档案的鉴定销毁工作是企业档案管理工作的一个重要环节。但档案鉴定销毁成了企业档案工作中的“老大难”，对企业推进档案信息化进程造成障碍。

1 企业档案鉴定销毁难的原因

1.1 企业对鉴定销毁工作的不重视，怕担责任。对于归档保存的档案来说，大部分档案最终要被销毁。档案具有不可再生性，企业面临的档案库存矛盾再大，困难再多，与鉴定失误相比，责任要小得多，这种求稳保守的思想直接影响档案鉴定工作的开展。

1.2 国有企业缺乏效益观念，不计成本。保管档案需要多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等保管费用。随着档案数量的不断增长，档案库容日趋饱和，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间产生矛盾，档案鉴定销毁工作应从长远考虑，从效益出发。

1.3 新旧标准不统一，产生遗留问题。如会计档案，财政部、国家档案局1984年颁发的《会计档案管理办法》规定，会计凭证的保管期限为15年，其中，“涉及外事和对私改造的”会计凭证和账簿要永久保存。1998年，修订后的《会计档案管理办法》出台，将会计凭证的保管期限统一规定为“15年”。在管理办法修订前的十多年中，大部分与国外有业务往来的企业对会计档案保管期限的划分标准尤其是对“涉及外事”普遍感到难以把握。有的单位从建厂设备、生产技术到所用原料都是从国外购买，产品也大部分销往国外，认为本企业的会计档案基本上都“涉外”，索性将会计档案的保存期限统统定为“永久”；有的企业认为十几年之后，会计档案的利用率大大降低，无永远保存必要，即使部分档案归档时定的保管期限较短，还有销毁前的鉴定这一程序来补救，就不加区别地将会计凭证的保管期限全部定为“15年”。前者将会计档案全部永久保存，省略了“销毁”这一工作环节，档案数量只增不减；后者因为会计档案归档时的鉴定简单粗糙，对保存到期的档案进行细致的鉴别，工作量太大，也造成了销毁工作年复一年延迟。

1.4 缺乏科学的档案价值评价体系，可操作性不强。在国家档案行政管理部门制定的各类档案管理办法中，涉及档案鉴定销毁工作这一内容时，只笼统地规定“根据档案的保管期限”、“按规定程序报批”，等等，在工作实践中，往往感到现行标准缺乏可操作性。如，《会计档案管理办法》中明确规定了会计档案的保管期限，但在执行中，如只按照保管期限进行档案的鉴定与销毁，而不考虑会计档案可能涉及的债权债务、税务等问题，势必造成误鉴。档案鉴定工作需根据各单位的实际情况、保管档案的成本等外在因素综合考虑，要有一系列的综合评价体系进行评估和测定。

1.5 档案鉴定销毁工作缺乏监管，无制度约束。在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使档案鉴定工作一直无法纳入档案管理的计划之中。

2 企业档案鉴定销毁难的对策

2.1 成立专业机构，监督指导鉴定销毁工作。由档案行政管理机关、企业档案部门以及业务部门组成档案鉴定销毁机构，专业从事鉴定销毁工作，定期对企业过期档案鉴定销毁工作进行监督指导。把档案的

转贴于

鉴定销毁工作纳入企业内控制度，每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中，明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务，通过程序的合理性、科学性，尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险。

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关键词：会计档案；财务管理

1 会计档案的特点

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

（一）形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。

（二）档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。

（三）外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。

2 会计档案管理中会存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。

（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

3 解决会计档案管理中存在的问题和措施

（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。

参考文献

[1] 张丽霞. 会计档案管理问题的初探[J]. 会计之友（B）. 2005（05）

[2] 樊瑞. 浅议加强会计档案管理[J]. 对外经贸财会. 2005（10）

[3] 李美华. 走进桃江会计档案管理[J]. 档案时空（业务版）. 2005（12）

[4] 赵清，周生玉. 上市公司会计档案管理[J]. 中国档案. 2006（08）

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1健全制度,落实责任制

健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。

在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,资料完整化

在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。

在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。

3分类整理,归存精细化

项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件资料

从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。

3•2排序分类整理

排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。

3•3文件质量要求

原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。

3•4页码编写

按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。

3•5编写目录拟写标题

按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。

4档案管理工作的几点体会

4•1领导重视,建立健全档案管理体系

俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。

4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”

在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。

4•3制定收集档案资料的保证措施

在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。

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首钢总公司是首钢集团的核心企业，首钢搬迁所需费用高达500多亿元，涉及员工多达8万余人，是迄今为止中国规模最大、最彻底的一项城市特大型国有企业搬迁工程。

大变革带来大发展，机遇与挑战并存，档案工作如何做好服务，如何做到深层次的、快捷的、有效的服务是摆在首钢档案工作者面前的重大课题。

1．为搬迁做好服务。首钢的搬迁工作，包括现有厂矿单位的改制、撤销、部分保留，针对搬迁工作的内容，档案服务工作包括改制单位档案归属的服务，撤销机构档案移交的服务，保留单位档案的管理服务，拆迁过程的历史记录归档服务等。

首钢内部单位重组改制是一项重要的改革措施，档案处根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》制发了《关于企业重组改制工作中加强档案管理意见的通知》。文件规定以首钢占有股权的比例来确定档案的整体归属，首钢股权在51%以上的单位，改制前后档案不进行移交，新单位成立后形成的档案按新全宗进行管理。文件还规定单位改制后，首钢国有股权全部退出或大部分退出，其档案处置办法为：基建档案、设备仪器档案随其实体归属。产品、科研档案(其中含有专利、商标、专有技术等档案)属总公司项目的向档案馆移交；属本单位项目的由改制单位自行管理。会计档案按《会计档案管理办法》执行；法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定处理。生产技术管理类、经营管理类档案由改制单位与档案馆协商是否移交。党群工作类、行政管理类档案向首钢档案馆移交永久、长期卷。人事档案随人员流向进行归属。档案业务关系划转属地进行管理，改制单位应主动与上级档案行政管理部门取得联系。

撤销机构档案移交的服务。此次首钢搬迁涉及拆迁单位多，时间短，为做好服务工作，档案处及时与规划计划部门取得联系，了解和掌握搬迁进度安排，通过年报合理安排馆内库房，及时组织有关人员对须进馆档案提前介入进行移交指导，确保移交进馆档案的质量。撤销单位主要移交党群、行政、经营、生产技术、科研、产品等类档案，设备档案随设备拆迁划转，基建档案视建筑物存、拆情况待定。

保留单位档案管理的服务。根据搬迁方案，北京地区仍将保留房地产、高新技术、餐饮服务等行业和单位，这些单位档案的管理仍将沿袭首钢集中统一领导、分级保管的方法，档案处将积极指导这些单位将强与相关行业主管单位的联系，贯彻落实行业档案管理规章制度。

重要档案提前接收的服务。为进一步加强核心技术档案的管理工作，总公司档案处对近10年共计71项保存在基层单位的科研、新产品档案组织开展了接收，在开展机关档案目录计算机数据接收的基础上，此次技术档案接收将同时接收档案目录计算机数据、档案案卷，并尽快完成文件扫描。

拆迁过程的历史记录归档服务。借鉴北京老城区搬迁改造的经验，首钢搬迁将在注重文字记载资料归档的同时，对图片记录、影像记录做好归档工作，力争全面、翔实地记录首钢搬迁的历史过程。档案处将制定专门的搬迁专题档案归档管理办法，积极与规划部门、宣传部门密切协作，保证在第一时间、第一地点抓拍到珍贵的历史场景，为首钢搬迁留下美好的记忆。

为建设做好服务。首钢新时期的建设主要分为北京地区的建设、曹妃甸地区的建设、其他地区的建设。为系统做好工程项目档案的管理工作，档案处编发了《首钢建设项目(工程)档案管理手册》。公司领导非常重视，王青海总经理特为手册写序，希望各建设、设计、监理、施工、机关部厅、档案部门等单位，都能够站在“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度，充分认识工程档案工作的重要性，积极协调配合，采取各种措施，共同做好首钢工程档案工作。

2、创新档案专业管理服务的新模式。首钢的搬迁建设迎来了首钢大变革的时期，大变革对首钢档案工作而言带来了创新发展的新要求，总部经济档案管理、跨地区为主的档案管理等都是崭新的课题，必须以创新的精神开展档案管理各项工作。

经过多年的调整，首钢集团的产业除钢铁业外还有电子机电业、建筑地产业和餐饮旅游服务业等。

在总部经济之外，首钢集团还有三大基地：唐山、山西和秘鲁。其中，唐山的基地是钢铁制造中心，首钢集团的重心将往那转移；山西基地在临汾。三大基地档案管理将实行首钢集中统一领导与属地管理相结合的方式，分别以曹妃甸新首钢、临汾焦煤公司、秘鲁铁矿为中心建设档案部门，相对集中保管所属单位的档案。跨地区为主的新的企业管理模式，使首钢档案专业原有的档案工作协作组管理方法有了更大的发挥作用的意义，原首钢集团所属单位由总公司档案处按照形成档案特点，并考虑各单位的地理位置划分组成的档案工作协作组，并逐年围绕档案专业重点工作开展活动，这一方法对企业档案管理人员数量偏少，集团所属单位相对分散，业务监督检查容易不到位的现象是一种很好的缓解和弥补。

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论文关键词：基层；科技档案；电力建设

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。

一、电力建设项目档案的特点和形成规律

电力建设项目按照工程建设性质可分为新建工程、改建工程、扩建工程和恢复建设工程。这些建设项目一般由多个单位工程组成。

电力建设项目档案是指整个电力建设项目按照基本建设程序，一个工程从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产的全过程中形成的、有保存价值的、应该归档的文字、图纸、图表、计算和声像材料等各种形式和载体的文件材料。包括依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工和工程验收的文件材料。由于大的电力基本建设项目从酝酿决策到竣工投产有着工程建设周期长、施工单位多、工程复杂和专业性强等特点，因此，记载和反映工程建设历史全过程的工程档案，也就具有相同于工程一样的形成周期长、专业复杂、成套性强和数量大的特点。而零星项目（如城农网、县城电网建设与改造工程中的10kv及以下工程）则因为工期短、同时施工项目多、分散施工等特点，其记载和反映工程建设全过程的工程档案，也就有着形成周期短需及时积累、整理材料、共用立项、审批文件和典型设计图和数目多的特点。

电力建设项目档案的形成，按照电力建设的基本程序一般分为三个阶段。

一是前期工作阶段，形成的档案主要有立项及审批文件、项目建议书及批复、项目评估、可行性研究、设计基础材料、设计任务书、征用土地、红线图、房屋拆迁及拆迁赔偿、合同协议、工程和设备招投标文件及施工现场的“五通一平”等工程管理性文件。以上这些文件材料多以文字或图册的形式存在。一般来说，格式较为规范，书写材料基本符合要求。一个建设项目虽然从审批立项到开工需要较长的时间，来往文件较多，但只要有专人负责，把住收、发文件关，坚持文件的统收统发、集中管理，特别注意帐外文件的管理，前期文件是能够达到齐全完整要求的。

二是施工阶段，该阶段形成的档案主要有施工许可证、施工组织设计、开工报告、工程技术交底、施工记录、施工图及图纸会审记录、材质证明、设备使用说明书、产品检验、工艺规程、出厂合格证、设计变更通知单、工程联系单、验评资料、质量鉴定、隐蔽工程验收记录、事故处理报告、设备安装调试记录、分项分部工程质量检验评级、工程质量检验评级文件、施工技术总结、未完工程清单和工程项目的监理、生产技术准备、安全操作规程、技术培训、技术准备计划、开停车方案、试生产和涉外文件等方面的文件材料。施工阶段由于现场办公条件较为简陋，设计、施工、监理、调试等多个单位现场工作，文件材料来源多，信息量大，给文件的收集带来了一定的困难，施工阶段形成的文件有图纸、表格、照片、探伤底片、录像带、文字材料和计算机软盘、光盘等多种形式和载体，书写材料很难控制。因此，加大施工阶段档案工作的力度，制定相应的控制措施，认真做好施工阶段各类文件材料的积累、整理、归档工作，是工程档案能否达到齐全、完整、准确的关键，也是档案人员工作的难点和重点。

三是竣工阶段，形成的档案主要有工程竣工图、工程质量的评审材料、反映工程建设过程的现场声像材料、工程竣工验收鉴定书、竣工总结、竣工报告、工程决算报告、审计报告和环保、工业卫生、消防、移民等单项验收所形成的文件材料。竣工阶段形成的文件材料大多为图纸、照片、录音、录像和文字等形式和载体，格式较为规范，书写材料基本符合要求，而且一般比较齐全、完整。这个阶段最为关键的工作是竣工图的编制和编制质量的审查工作，而竣工图质量的高低，主要是做到图实相符。要做到这一点，一是要有完整准确的更改通知单，二是工程监理应认真做好对竣工图的审查工作。竣工图的编制应严格按照国家和电力行业有关竣工图的编制规定，按照不同的企业类别，分别由施工单位或设计单位进行编制。

工程的前期工作到施工阶段再到竣工阶段，形成的档案有着不同的特点，但又与整个工程建设过程的基建程序和专业技术内容相衔接，只有收集到工程建设全过程的文件材料和图纸，才能确保一个电力建设项目竣工档案的齐全、完整、准确、系统。

二、电力建设项目档案工作的特点及原则

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。

1.电力建设项目档案工作的特点

（1）有特定的工作对象。一个具体工程的档案管理。

（2）有特定的工作内容。检查、指导工程建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档，进行建设项目档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用。

（3）有特定的作用。为工程项目的可行性研究、立项审批、工程设计、施工管理、竣工验收、质量验评、生产准备、试生产及投产后的生产和管理等各项工作提供依据、提供服务。而这种依据和服务所起的作用不仅体现在促进工程项目及时投产、发挥投资效果方面，而且还延伸到整个工程交付使用后经济效益的充分发挥。

2.集中统一管理档案是我国档案工作的基本原则

电力基本建设周期长（或极短）、单位工程多、技术要求高、档案数量大，因此，更应该认真贯彻落实《档案法》和《档案法实施办法》。实行集中统一管理的原则，这是强化档案管理工作，确保项目工程档案的完整、准确、安全和有效利用的前提条件，也是我们开展业务指导工作必须遵循的基本原则。

三、建设项目档案工作目前存在的问题

近年来，由于国家对档案管理的要求越来越高，特别是国家电力体制改革。厂网分开后，由于输变电工程项目的建设相对于水、火电厂建设而言，受到投资少、建设周期短、电压等级不同、施工队伍的水平参差不齐等因素的影响，不少建设、设计、施工和监理单位对建设项目档案管理不够重视，电网建设中档案管理的问题不断暴露出来，影响到整个工程项目的验收。

四、对基层科技档案提出的建议

基层科技档案工作虽然有一定的提高，但是与新时期对档案工作提出的新的要求相比，尚有较大差距。为使基层档案管理及时跟上社会发展，满足新形式下对档案管理的要求，建议对基层科技档案工作从四个方面进一步加强。

1.健全科技档案的规章制度

近年来，随着社会法制化进程不断地深入推进，科技档案在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的重要性越显突出。随着各界对科技档案管理意识的增强，《四川省档案工作规范化管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《电力工程达标投产管理办法》、《国家电网公司输变电优质工程考核项目及评分标准库（2009版）》等涉及档案工作的管理办法及规定相继出台，基层科技档案工作应抓住这一有利时机，结合工作实际情况，参照建立一整套切实可行的制度、办法和具体实施细则，明确各级档案管理责任，并加大对基层档案管理贯彻执行情况进行督促检查和考核的力度，做到有章可循，权责分明，一切按制度办法办事。在工作中，结合工作实际情况，制订了《输变电建设工程档案管理办法》、《技改、大修项目档案管理办法（试行）》等管理办法。以《输变电建设工程档案管理办法》为例，在总则中规定了该管理办法的范围、制定原则、管理体系等；在管理职责中细化了相关单位的职责，如建设部门职责、办公室（档案）职责；把归档范围进行细化并落实责任部门；明确档案的归档要求，如必须提交正本、竣工图的编制及修改、归档文件的材质要求等。通过一段时间的执行后，档案工作已初见成效。

2.加大科技档案管理的投入

科技档案管理的投入包括物的投入和人的投入两方面。

“巧妇难做无米之炊”，“物”的投入是前提。物的投入包括能满足要求的档案库房、阅览室、办公室以及必备的计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、复印机、摄影机、服务器等现代化管理设备，也包括灭火器材、空调机、去湿机、温湿度测试仪、吸尘器、消毒杀虫设备等现代化设施。

配备足够比例的档案人员。在当今快速发展的环境下，要充分认识到人在档案工作中的关键作用。造就具有良好政治素质、多学科知识、掌握现代化管理技术和熟悉档案业务的专业人员，以适应现代化档案工作的需要。科技档案包含的范围广，如电力企业科技档案就包括电力系统生产调度、科学技术研究、基本建设以及设备、仪器四大类。其中，电力系统生产调度又包括电力系统运行、继电保护、自动装置、调度通讯等六类。科学技术研究包括调度通讯、自动化及供用电科研、架空线路、配电网科研、变电站科研、直流输电线路科研等八类。基本建设包括调度自动化通讯工程、架空线路、配电网工程、电力电缆线路工程、变电站工程等八类。设备、仪器包括综合设备、架空线路、配电网设备、电力电缆及检测设备、变电站设备等八类。要做好如此多类别的档案工作，要求科技档案人员一定要有相关的专业基础知识。因此，在配备基层档案人员时，应从科技档案管理的要求入手，注重年龄、文化水平，应特别重视人员的专业结构。为保证档案工作的相对稳定和工作连续性，不要随意、频繁调换档案人员。重视保证档案人员的合法权利，特别是奖励、晋升的权利，稳定档案工作人员队伍。

3.加强对基层科技档案人员的培训

对基层专（兼）职档案人员上岗前实行上岗培训，上岗培训包括档案职责范围、档案知识、计算机知识、档案应用系统知识等，经考试合格后持证上岗。组织定期和不定期的业务培训，结合具体工作开展情况进行业务指导和交流、及时传达档案管理的相关文件和要求。开展继续教育培训以跟上档案工作发展的要求，不断提高其档案工作水平。

4.注重科技档案的利用

科技档案应由过去单一的保管向有利于利用的方向发展，提供利用才是科技档案工作的目的，充分发挥其在维护企业的合法权益和提供优质服务等方面的作用。首先要转变观念，改变公众对科技档案工作不正确的认识。其次，档案工作人员要充分发挥各级人员的主动性，不断提高科技档案管理业务水平，采取多种形式，迅速、准确地提供详实的材料并做好相关记录，总结经验教训，更好地为企事业单位和国家机构、社会组织及个人提供档案服务，充分体现档案的价值、地位、作用和意义。

基层科技档案的利用一般比较简单，主要表现在三方面。一是起凭证作用。一般需要提供档案中的合同、协议。在法制化日趋完善的今天，档案以其权威性对其提供的证据作用已引起公众重视。它使企事业单位和国家机构、社会组织在保护自身合法权利的同时，避免不必要的经济损失。二是通过规范、详实的科技档案利用，使相关工程项目提前竣工投产、设备维修提前使用。一般需要提供的是档案中的设备资料。三是工程设计中重复利用科技档案，既节省设计工作量，而且经重复利用的图纸是经实践考验过的，设计质量又有保证，它在提高科技档案利用率的同时，也大大提高了工程设计的效率，节约了工程设计的人力、物力的投入。需要提供的是档案中的竣工图。宜宾电业局的《利用科技档案节约设计工作量创效益》就获得了四川省开发科学技术档案信息资源成果评奖活动三等奖。针对这三方面的利用，各基层单位档案工作人员可根据已往经验结合其实际情况，开通“绿色通道”，采取有利于利用，又不与档案法律法规相违背的最好方式提供服务。

5.加强科技档案的现代化管理

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关键词：境外企业 档案 档案管理

近年来，随着经济全球化日益加速、我国对外开放程度不断加深，我国企业纷纷“走出去”，在境外开展业务、设立驻外机构、建立海外子公司，从而产生了大量境外企业档案。这些境外企业档案是我国企业档案全宗的重要组成部分，也是我国企业境外资产的重要组成部分。加强境外企业档案管理研究具有十分重要的理论价值和现实意义。笔者对1992年至2012年我国境外企业档案管理研究文献进行了调查统计与分析评述。

一、文献统计分析

笔者于2012年7月22日，以中国知网（）的“中国期刊全文数据库”、“中国博士学位论文全文数据库”、“中国优秀硕士学位论文全文数据库”和“中国重要会议论文全文数据库”4大数据库为基础，用“境外档案”、“跨国档案”、“境外企业档案”、“海外企业档案”、“跨国企业档案”5个关键词，分别进行题名检索，检索精度为模糊，共检索出有效的相关文献33篇。

从文献发表时间来看，1992年首次有人提出境外企业档案管理的问题，2001年之前有关境外企业档案管理研究的文献较少，2001年中国加入世界贸易组织之后，相关文献数量开始增加（2002年为3篇），尤其是2010年以来增幅明显（2011年为8篇）。可以预见，随着我国企业“走出去”战略的逐步推进，有关境外企业档案管理研究的文献数量将呈快速上升的趋势。

二、主要研究成果

（一）境外企业档案的价值

学者们都认识到，境外企业档案作为一种原始凭证，是维护企业合法权益的重要武器，尤其在是赢得法律诉讼、规避合同风险时发挥着不可替代的作用。除此之外，一些学者还认为：

第一，境外企业档案是企业经营管理的重要基础。王强、唐振华指出：“境外档案工作也是加强境外单位内部管理和控制的重要基础，是检验境外单位整体管理水平的抓手”。[1]罗亚利提出，跨国企业参考总部和境外子公司的档案材料可以加深对彼此的了解，促进企业内部的文化融合，还能为企业总部管理层决策提供重要依据。[2]

第二，境外企业档案是企业重要的信息资源和知识资产。张斌指出，境外企业档案“不仅记录了境外企业经营管理的活动过程，同时也沉淀了境外企业经营管理的经验，是企业不可或缺的知识资源和财富”。[3]王强、唐振华认为，境外档案是境外单位的重要知识资产和核心信息资源，为境外单位提供了可靠的信息资源保障，在服务国际化经营上发挥着重要作用。[4]

第三，境外企业档案对促进我国境外企业的整体发展意义重大。李向群认为，“加强境外企业档案管理是加强境外资产管理的重要内容，档案工作对境外中央企业资产保值增值意义重大。”[5]吴广平认为，管理好国有境外企业档案，不仅是国有境外企业自身经营和发展的需要，也是国家政策研究及经济战略发展的需要。[6]

（二）境外企业档案的特点

境外企业在资产属性、经营模式、管理方法等方面，与境内企业相比存在诸多不同之处，相应地作为境外企业活动伴生物的档案也有着不同的特点：

第一，形成与保管的分散性。许多学者提到，跨国企业的境外企业或驻外机构点多面广，涉及多个国家、地区，档案的形成地域很分散，档案保管也是分散的，基本上是谁经办谁保管，甚至留存在个人手中。

第二，来源及内容的单一性。高衍[7]、郭润华[8]、林阿娜[9]等认为：境外企业在文件来源上，基本上是本公司形成的，境内主管机关的文件一般不发至境外企业，文件来源比较单一；在文件内容上，主要以商贸往来文件为主，党群类的文件较少。

第三，语言文字的多样性。档案记录语言文字的多样性，一直是困扰跨国企业档案管理的一大难题。郭润华指出，中石化公司的驻外机构档案材料语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。[10]王强、唐振华也指出：“石油企业境外单位较多分布在非母语英语国家，文件档案记录的文字往往涉及多语种问题，如果这些外文文档得不到及时翻译，就容易造成利用上的困难”。[11]

（三）境外企业档案管理现存的问题及原因

学者们认为，目前我国境外企业档案管理主要存在以下问题：境外工作人员档案意识淡薄，档案工作没有得到足够的重视；国内档案法规对境外企业档案管理缺乏有效制约，境外企业档案管理制度不健全；文件形成和保管分散，档案收集困难；缺乏有力的档案业务指导，档案专业人才不足。境外企业档案的知识产权归属、价值鉴定，电子文件的收集、保管与利用等也是困扰档案部门的难题。究其原因，学者们认为主要在于以下几个方面：

一是国内有关境外企业档案管理的法规不健全。目前，我国已颁布的有关境外企业档案管理的部门规章或规范性文件主要有《关于加强境外投资、承包工程、设计咨询科技合作和劳务合作项目档案工作的通知》（国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部1993年）、《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》（国家档案局2005年颁布）、《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》（2009年证监会、国家保密局和国家档案局颁布）。此外，一些地方了一些相关的地方性法规制度，如《广州市境外企业档案管理办法》（广州市政府1994年颁布）、《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》（广东省人民政府2002年颁布）等。但总体而言，国内有关境外企业档案管理的法规不够健全，使得境外企业档案工作面临无法可依的困境。邓达宏认为：“企业‘走出去’战略实施后，境外国有企业档案的监管仍缺少明确的法律法规。我国的档案法规中涉及到关于境外国有企业档案管理的条款太少，且规定不甚明确。”[12]

二是受所在国家或地区的法律限制。境外企业所在国家或地区对于企业档案有着不同于国内的法律规定，从而增加了境外企业档案管理的复杂性。例如，郭润华论及，英国规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备税务部门检查；也门、沙特等国不允许将地质档案材料带出国境。[13]任凤仙指出：对于企业财会档案，日本的民法、商法、税法中明确规定，在规定的保管期限内，企业有保管这些档案材料的义务，而超过保管期限的档案材料如何处置由企业自己决定；有的国家或地区规定企业形成的财会文件材料须交由当地律师楼保管；香港地区的法律对有装订痕迹的证据材料是不承认其法律效力的。[14]孟秀丽提到，中原油田对境外项目产生的会计档案要按当地国家税务审计的要求而存放在境外，接受当地国家定期或不定期的税务审计和稽查。[15]

三是受分散式管理体制的制约。张斌指出：“我国企业档案管理遵循集中统一管理原则，实行企业档案综合管理。而一些国家的企业档案大多处于分散管理状态，没有统一的管理体系和制度加以约束，我国一些境外企业的管理模式或组织设计基本上模仿所在国的企业管理模式，这样往往会带来文件档案流向不清、管理缺失的问题，而一些境外企业却没有认识到这种管理上的漏洞，极有可能造成企业知识的流失以及国有资产的流失。”[16]

四是跨区域、远距离的障碍。王勤[17]、孟秀丽[18]认为，由于距离遥远、境外企业驻地分散，母公司档案部门对境外档案的业务指导难以开展。张斌指出，跨区域是企业境外档案管理的两大难题之一，跨国企业的境外企业往往涉及多个国家或地区，使文件档案具有明显的分散性。[19]

五是档案人员多为兼职且流动频繁。中石油档案室指出：“针对资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，同时为提高海外业务国际化程度，境外基层档案队伍一般都是兼职人员。”[20]

（四）加强境外企业档案管理的策略

第一，强化档案意识培养。邓达宏指出，要树立“大档案”的理念，提高境外国有企业档案意识，把大档案的理念贯彻到企业的生产、经营、销售的始终，贯彻到企业的档案工作中。[21]任凤仙认为，要将档案工作列入境外企业国内主管单位举办的境外企业管理人员培训内容，培训工作应重点提高境外企业专兼职档案人员的思想素质、业务素质以及语言素质。[22]中石油档案室认为，针对公司人员轮换频繁和基层档案队伍兼职的特点，加强培训工作成为培养员工档案意识、规范公司档案管理的有效途径。[23]潘艳敏等提出应有计划地实施档案培训，对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。[24]

第二，完善档案法规体系。吴广平认为，要加强对国有境外企业档案管理的立法，以法律的规范约束国有境外企业档案工作行为。[25]邓达宏认为，要分阶段进行立法，档案行政管理部门要加强调研，研究新情况、新问题，搞好规划、现行试点，制定地方关于境外国有企业档案方面的规章制度。[26]

第三，理顺档案管理体制。郭润华指出：应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制；应确立驻外机构和境外企业档案工作由主管单位的档案部门指导和监督的原则。[27]许多学者提出，境外企业档案管理应制定专人负责并与领导责任及经济利益挂钩。中石油明确了各级领导的档案业务管理职责，公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。[28]中国交通建设集团规定由驻外办事处总经理、项目负责人负责档案工作，档案部门提供的各驻外机构工程项目归档情况作为年终奖金发放的依据之一。[29]中原油田对外经济贸易总公司规定，项目经理为境外项目档案管理的第一责任人，实行档案“一票否决”权，将档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩。[30]

第四，健全档案管理制度。王勤建议，将“实施档案检查”的内容加入到对下属境外企业的内部审计工作中。[31]宋莹认为：对于境外项目档案管理，“‘项目经理负责制’是最好的办法，以项目经理为主，如何操作则由其根据工程的具体情况指定专人或兼职人员管理，就可加强境外档案管理。”[32]许多企业针对境外企业档案的特点与管理要求，制定了因地制宜、针对性强的规章制度。例如，中原油田对外经济贸易总公司修订了《关于加强境外项目档案的管理办法》，并建立健全了境外企业（项目）档案管理制度和办法。[33]中国石油天然气勘探开发有限公司制定了《关于加强海外档案管理工作的意见》《关于加强海外档案工作的通知》《境外档案工作管理实施细则》和《中国石油海外勘探开发公司境外档案工作考核办法（试行）》等。[34]中国交通建设集团制定了《驻外机构工程项目科技文件资料归档办法》。[35]

第五，创新档案管理机构。一者建立信息中心。邓达宏认为：“境外国有企业应建立起档案信息资料中心，统一、动态地管理本企业的文件信息，并定期地传送给境内企业总部，以便总部的监督。”[36]任凤仙认为，要以企业档案工作为依托，成立海外市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，为企业搜集情报，提供咨询服务。[37]二者建立寄存中心。张斌指出：“可以将非核心机密的文件档案交由当地信誉度较高的文件中心，文件档案寄存或保管机构代为保存。”[38]任凤仙[39]、吴广平[40]认为，可以尝试采用托管方式，在境外成立服务性的档案托管机构保管企业档案资源。

第六，应用先进信息技术。境外机构与境内机构相距遥远，使得境内母公司对境外子公司的指导和监督比较困难，互联网技术的应用有助于克服这一难题。例如，2010年国资委对驻港澳台地区的中央企业的档案工作进行调研后，认为要“确立中央企业档案信息化和企业信息化的关系，将档案信息化纳入企业信息化总体规划，通过技术手段推动境外中央企业档案管理的规范化和制度化。”[41]中国中化集团公司在集团公司 IT 部的支持下，通过全集团的局域网，在 NOTES 平台上建立了“档案专栏”，使境内外机构的档案人员可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，并与集团公司档案部门进行业务交流。[42]中国石油海外勘探开发公司总部机关搭建了档案资源管理远程检索信息平台，建立了档案管理系统，各境外单位可以通过网络远程把数据上传到服务器，实现了档案信息的网络管理。[43]中原油田外经贸总公司的档案人员用内部管理系统登录公司网站，在“业务往来”中对境外公司进行业务指导。[44]

第七，多种收集方法相结合。田巧玲认为，境外项目档案不方便带回时，可以按照年度向国内主管部门移交当年的归档目录，如所在国不同意带回的，应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后归档移交。[45]宋莹认为，可以采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法进行资料收集工作，采用光盘或电子文件的形式是境外项目档案接收最有效的方式，针对其中重要的、最有法律效力的纸质文件进行接收。[46]杨琦认为，对于境外企业档案的管理，要有适当的灵活性，重点要求境外企业做到重要文件，如企业注册登记、业务档案、法律文书、合同协议、资产权属证明、业务经营权的批准文件等重要文件予以归档。[47]

三、总体评价

（一）研究不足

总体上，国内在本领域已取得一定成果，但仍存在如下不足：

第一，视野高度不够。多数学者仅从企业档案部门的自身业务或者从本行业，如档案收集、项目档案、会计档案等出发，着眼于确保境外档案完整齐全开展研究，未能从服务企业整体经营战略，促进企业全面发展的角度出发进行研究；亦未能顺应全球化趋势，从国家推进“走出去”的战略高度出发，立足于维护国家与企业权益和安全进行审视。

第二，研究深度不足。许多论文仅从表面论述境外企业档案管理的现存问题和应对策略，没有透彻分析问题背后的深层次原因，未能提出一套科学有效的境外档案管理体系。

第三，思想理念陈旧。多数学者未运用现代档案管理理论来指导实践工作，或者试图套用旧的档案学理论分析新出现的境外企业档案问题，未能“跳出档案圈看档案”，运用新的管理理念开展研究。

（二）研究方向

笔者认为，将来可从着重以下几个方面进行探索：

第一，加强境外国家或地区企业档案法律研究。跨国企业档案管理的基本原则之一是“双重遵从”，即既遵从母公司所在国家或地区的档案法律，同时又遵从子公司所在国家或地区的档案法律。因此，我国应加强对“走出去”的重点国家或地区档案法律的研究，深入了解这些国家或地区对于其管辖范围内企业的档案管理有哪些具体的规定和要求，从而才可能提出在“双重遵从”原则下境外档案管理的可行解决方案。

第二，运用先进的管理理念。应该突破原有理论框架，“跳出档案圈看档案”，从企业档案作为企业核心信息资源、重要知识资产，作为内部控制、国有资产监管重要工具的角度出发开展研究。

第三，开展案例分析及实证研究。鉴于目前本领域内宏观研究较多、具体研究较少，理论研究较多、实证研究较少，可以选择几个中国企业“走出去”的重点国家或地区的几家具有代表性的境外企业作为典型个案，开展案例分析和实证研究。通过分析这些境外企业档案管理面临的问题，提出因地制宜、具有针对性的解决方案，进而探索我国如何建立境外企业档案管理体系。

本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”（批准号：12CTQ036）阶段性研究成果之一。

注释：

[1][4][11]王强，唐振华.关于境外档案工作“以人为主”管理策略的思考——以中国石油境外档案工作现实为例[J]. 北京档案， 2012（1）：17-18.

[2]罗亚利.跨国企业档案的价值体现[J].浙江档案，2012（2）：64.

[3][16][19][38]张斌.企业境外档案的跨区域和跨文化管理[J].档案管理， 2008（3）：13-15.

[5][41] 李向群.港澳地区中央企业档案工作调研报告[J].机电兵船档案，2011（4）：10-11.

[6][40]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.

[7]高衍. 谈境外企业档案工作[J]. 中国档案，1993，（6）.

[8][10][13][27]郭润华.企业境外机构档案管理现状分析及对策[J].北京档案，2011（7）：31-33.

[9]林阿娜.浅谈境外企业的档案工作[J].山西档案，1995（5）：34-35.

[12][21][26][36]邓达宏.新“走出去”战略下境外国有企业档案监管工作探略[J].兰台世界，2006（1）：14-16.

[14][22][37][39]任凤仙.境外投资企业档案管理存在的问题及对策[J].北京档案，2005（7）：19-21.

[15][18][44]孟秀丽.中原油田境外档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010（16）：50-51.

[17]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.

[20][23]中国石油天然气勘探开发有限公司档案室.跨国企业档案工作的“四大支柱”——培训检查 考核通报[J].机电兵船档，2010（6）：23-25.

[24][28][34][43]潘艳敏，杨松萍，唐振华.跨国企业档案管理的探索与实践[J].中国档案，2011（5）：54-55.

[25]吴广平.论国有境外企业档案的管理[J].中国档案，2003（12）：24-25.

[29][35]周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案，2007（1）：21-22.

[30][33]石立铭.控管结合加强归档标本兼治提升利用——中原油田谈境外企业（项目）档案管理[J].档案管理，2011（3）：75-76.

[31]王勤.不应忽视境外企业的档案管理[J].上海档案，2010（11）：32-33.

[32][46]宋莹.境外项目档案管理工作[J].北京档案，2004（12）：21-23.

[42]何卫东.我国驻外机构和境外企业档案工作的现状及对策[J].中国档案，2004（2）：35-37.

[45]田巧玲.如何做好有天境外项目档案工作[J].档案管理，2009（5）：80.

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20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度业务环节或年度险种业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

(一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;

(二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

(三) 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的;

(四) 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的;

(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

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一、领导重视，任务明确

同志曾指出“档案工作是各项工作发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们是要负历史责任的”、“我对档案工作重要认识的加深，是从市政建设中的管道问题开始的”。马鞍山市的各届领导也对城建档案工作，尤其是城市管网档案管理工作十分重视，早在1983年市领导就两次参加了市建委、档案局联合召开的城建档案工作会议，并在会上明确强调“城市要实行科学管理，管网搞不清怎么行，三年不行，五年行不行？我们在两年内能否理个头绪出来。”为此市政府专门颁发文件，下达了主要管网单位补测补绘任务，对做好补测补绘资料整理、归档等工作提出了具体要求，责任到单位领导，并规定了完成任务的期限。从此，马鞍山市的管网管理工作开始逐步走上正轨。接到市政府下达的任务，市煤气公司、自来水公司、邮电局和马钢自控所、动力厂等有关单位立即进行布置，制定计划，并付诸实施。为进一步推动这项工作的开展，市政府又于1984年10月19日在市煤气公司召开了全市管网补测补绘现场汇报会，检查文件贯彻落实情况和主要管网单位半年来工作开展情况。会上市领导肯定了煤气公司管网补测补绘的经验，并对各单位的工作再次提出了具体要求和希望。1985年11月省建设厅、省档案局还专门在我市召开了全省城市管网档案管理工作会议，对我市开展管网补测补绘，给予高度评价。从而，有力地推动了我市管网档案管理工作的开展。

二、确立城市规划的权威性，

做到审批一支笔，管理一盘棋

城市规划既要加强和改善对全市有影响的给排水、供热、煤气、通讯、人防和供电等主要管网的宏观管理，也要注意各住宅小区和单位内部的支线、支管的微观管理。凡在我市行政区域内兴建的各项管线工程（包括坑道工程），无论中央和省属单位等都应按市规划局做出的统一规划，合理布局地上地下管线工程，城市建设部门和负责该项工程的建设单位严格按照先地下、后地上的原则，统一协调、组织施工。不断提高管网档案的准确性，各管网单位对于地面构筑物的变化，地下管网调整以及实际应用中发现的错漏，要随时纠正，力求管网档案与实际相符。要尽快将管网竣工图标到1/1000市航测新地形图纸上，统一将相对位置，修正为坐标位置，绝对高程，加快全市综合管网图的绘制。

三、管网档案管理要逐步做到

制度化、系统化、标准化、法制化

管网管理争取做到一路一卡，既要有比较详细的1/1000的管网拼图，又要有1/10000管网概况图。在各种数据调查准确后，推广应用缩微、录像、电子计算机等现代化新技术，把管网管理工作提高到一个新的水平。还要根据我市的实际情况，制定《马鞍山市城市管线工程管理办法》、《实行建设工程规划审批前查询城建档案制度》，对不按章办事，乱破马路，乱接管网，应加倍处罚，由此而造成的损失，由责任单位承担，情节严重者，追究个人责任。确保我市建设工程不受损坏，保证城市建设和城市生产、人民生活的正常进行，保护建设工程所有者、使用者的合法权益，使管网管理工作逐步做到法制化。认真贯彻落实《安徽省城市建设档案管理办法》和《马鞍山市城市建设档案管理试行办法》，充分运用经济的、行政的、法律的手段来确保管网竣工档案及时交城建档案馆归档。对凡列入基建计划项目管网工程，没有完整、系统、准确的管网竣工档案，不能评为全优工程，不得验收。

四、坚持集中统一管理的原则，

积极做好管网档案的归档利用

1. 分级管理，多套制保存，做好城市管网档案的归档工作。考虑城市的开发开放，经济建设与发展，以及战争、自然灾害等因素，一个城市必须要有一套较完整、准确的管网档案。全市主要管网单位经过补测补绘建立健全的管网测绘资料，进行复核、整理后，首先，将管网档案交本单位档案室立卷归档，保证管网档案齐全，完整、准确。其次，按要求及时向市城建档案馆移交一套，实行多套制保存，并形成制度。市煤气公司、自来水公司、邮电局等单位档案室还要按规定将每年新铺设的煤气、给水、电讯等管线改建和扩建的管网竣工图移交一套给市城建档案馆保存。现在有的单位保存了部分管网档案，视其为本单位资本，而不把它看成是国家的财富，不愿意集中归档，这是不对的。

2. 积极做好管网档案的开发利用。马鞍山市城建档案馆是接收和保管城市管网档案的重要基地，对管网档案管理应从封闭型向开放型、从保管型向智能型转化，主动提供利用。该馆自1992年以来主动将《城市地下管网档案目录》送一份给市规划局，为规划部门提供第一手城市地下管网档案材料，积极为城市规划管理服务。

同时，该馆正在逐步实现管网档案工作的重心从传统的实体管理向管网档案信息开发加工转移。开发城市管网档案信息资源，掌握城市建设动态，正确地处理保密与利用的关系，编制出管网档案各种各区域、容量、分布和综合专题目录介绍等等，提供领导决策，为城市经济建设服务。