公文管理范文

导语：如何才能写好一篇公文管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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随着网络信息化的高度发展，传统的以字符为主题的信息传播形式已不再满足需要。基于Web的办公系统显得越来越必要。本系统正是为了满足这样的需求而设计开发的。程序在VisualStudio2003平台下使用编程语言，数据库使用SQLSERVER2000。

本公文系统实现了公文处理的自动化流转，包括公文起草、已发公文、待办公文、已办公文、公文委托、流程监控以及类别定制。系统完成了创建公文流的路径；起草的公文能按照已创建的公文流路径流转；能对其起草的公文进行统计及实时的监控；能够查看自己审批过的公文；能委托其他人代自己审批公文；能够添加、维护人员信息。

关键词：公文管理系统；B/S模式；；SQLSERVER

1引言

随着行政机关、公司企业公文电子化工作的进一步展开，电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题，但当前公文管理技术与标准还不够成熟，为了进一步推动政府信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的基于Internet的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府和公司绩效。

公文管理系统以数据管理为核心，在数据库等计算机信息系统的支持下，对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。为了实现对公文处理信息的有效管理和操作，就要把这些信息转化为规范的数据结构，并使之适应公文管理的要求。提供网络电子公文管理功能需求实例是宣传管理部门的迫切要求。但是由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机软件开发的人才，在参与系统开发建设中仍然遇到很多困难，如缺少可供参考、借鉴的网络公文管理解决方案，很难提出准确、系统的功能需求。由于公文管理系统的功能需求优先和相对独立干系统开发的计算机软硬件环境，功能需求分析和编制工作可以在系统设计开发前进行。所以，公文管理系统需要深入进行功能需求研究，及时提供具有借鉴、参考作用的功能需求实例。

公文管理系统在实际应用上概括起来说是向着普及性和高层次两个方向发展。从普及性方面来说，随着计算机和网络功能的增强和广泛应用，以微型计算机为主要信息处理工具的、功能完善的公文管理系统将越来越多地受到各级管理者的欢迎，并且要逐渐地向着取代原始的公文方式的方向发展。

从公文管理系统应用的高层次上来讲，以大型计算机为中央处理机的分布式公文管理系统也是一个重要的发展方向，利用微型计算机和大型主机联网，可以为管理者提供更加方便的信息渠道和支持。

从公文管理系统的体系结构看，传统的公文管理系统一般采用两层C/S结构，这种结构集中了大中型系统及文件服务器的优点，并有良好的系统开放性和可扩展性，它一般应用于局域网。但是，随着信息的全球化，区域的界限己经被打破，人们己经越来越不满足于只在一个小的区域内共享信息，尤其是近年来的电子商务在Internet的兴起，已成为一种强大的驱动力，迫使C/S模式从局域网(LAN)向广域网(WAN)延伸。如今，Internet己经成为全球最大的网络互连环境，在Internet的环境下实现数据的B/S计算模式正是目前的流行趋势。因此，作为一个科技工作者，我们应该密切地注意公文管理系统的发展方向，尽量吸收各种有益的经验，积极开展对公文管理系统的理论研究和实际应用，促进计算机应用在我国的进一步发展。

Internet的出现和发展己经给这个世界带来了巨大的冲击。但随着Internet上信息资源的爆炸增长出现了新的问题。例如:有用信息的查找极为困难:Internet的响应速度越来越慢;WEB信息处理的智能化得不到深入发展等等。针对这些问题，XML近几年来迅速崛起XML又称为可扩展标记语言(ExtensibleMarkupLanguage,7CNL)，事实上它并不是一种真正意义上的标记语言，而是一种允许用户对自己的标记语言进行定义的源语言。XML具有对数据的自描述性和可扩展性，符合Internet进一步发展的需要，WK组织制定XML标准的初衷也是定义一种互联网上交换数据的标准，也是公文管理系统在未来的技术发展的趋势和方向。ASP也向升级。随着技术的发展，公文管理系统的开发和维护功能都达到新的高度。

2公文管理系统系统分析

2.1系统需求分析

根据公文管理系统的基本需求，本系统需要完成以下任务。

根据公司的实际情况，创建公文流路径。

员工能够起草公文，并且起草的公文可以按照已创建的公文流路径流转。

能够对起草的公文进行统计及实时监控。

能够统计查看自己审批过的公文。

能够委托其他员工代自己审批公文。

能够添加、维护员工信息。

2.1.1用户身份级别要求

即根据身份的不同对系统的使用权限有所不同。从权限大小大致可以分为：系统管理员、用户、一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能，每个用户的审批、通知、查看、归档可以在系统赋予。

2.1.2系统功能模块设置

公文起草

通过公文起草模块，可以创建要流转的文件。

已发公文

通过已发公文模块，可以查看自己发送的公文的详细信息，包括公文现在的所处的节、公文要流转的路径以及公文具体信息。

待办公文

通过待办公文模块，可以查看需要自己审批的公文，并对其进行审批。

已办公文

通过已办公文模块，可以查看自己审批过公文的详细信息，包括公文现在的所处环节、公文要流转以及公文的具体信息。

公文委托

通过公文委托模块，可以委托其他同事代替自己审批公文。

流程监控

通过流转监控模块、可以查看自己所发公文所处的环节以及已批环节的审批内容。

类别定制

通过类别定制模块，可以定制公文类别、流程路径、员工角色、部门以及管理员工信息。2.2系统设计目标

公文管理系统可以满足现代办公的需要，在Internet上实现公文流。系统的基本设计原则有：先进性与方便性原则、功能实用性原则、开放性与可扩展性原则等。系统设计时采用较好的设备与技术，协议符合国家和国际标准，能保证公文的正常运行，确保系统有较长的生命周期。

本系统总体目标是将网络技术、信息技术、现代管理技术和科学的公文管理结合，实现了公文处理的自动化流转。

本系统首先要实现动态性和交互性。所谓的动态性就是能动态更新内容，如更新个人信息、公文信息、流转信息等。这要求与数据库有良好的连接；交互性则要求公文的及时审批和归档。

实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入破坏数据库信息。

2.3开发环境

框架

是Microsoft公司推出的具有战略性发展的新一代开发平台，框架将Microsoft公司所有编程语言的开发环境同意起来，并且可以创建、配置和运行Web服务以及Windows平台的应用。在.NET框架中，所有的编程语言，从高层Javascript到低层的C++语言，一律是等同的，他们都将生成托管代码，并且可以一次编写，随处运行。.NET框架还可以使不同的语言进行交互，即一种语言可以使用另一种语言所编写的组件。

的工作原理

在多数场合下，可以将页面简单地看成一般的HTML页面，页面包含标记有特殊处理方式的一些代码段。当安装.NET时，本地的IISWeb服务器自动配置成查找扩展名为.aspx的文件，且用模块(名为aspnet_isapi.dll的文件)处理这些文件。

从技术上讲，模块分析ASPX文件的内容，并将文件内容分解成单独的命令以建立代码的整体结构。完成此工作后，模块将各命令放置到预定义的类定义中(不需要放在一起，也不需要按编写顺序放置)。然后使用这个类定义一个特殊的对象Page。该对象要完成的任务之一就是生成HTML流，这些HTML流可以返回到IIS，再从IIS返回到客户。简言之，在用户请求IIS服务器提供一个页面时，IIS服务器就根据页面上的文本、HTML和代码(这对我们来说是最重要的)建立该页面。

采纳了包括Java在内的许多其它面相对象编程语言的功能和特点。把基本数据类型（字符串、整型、双精度等等）转换成带有属性和方法的对象；它还引入了Java类型的错误捕获机制（用Try和Catch）；还把代码编译成微软中间语言（MicrosoftIntermediateLanguage，IL）；它还提供了基于XML的应用程序配置。更重要的是设计面向对象解决方案的能力可以用任何语言实现。在本文中，我将比较语言和Java；不过与其它面相对象编程语言来说，现在本质上在走它自己的路。

2.3.4MVC介绍

MVC(Model/View/Controller)是一个设计模式，是国外用得比较多的一种设计模式，MVC包括三类对象。Model是应用对象，View是它在屏幕上的表示，Controller定义用户界面对用户输入的响应方式。它强制性的使应用程序的输入、处理和输出分开。使用MVC应用程序被分成三个核心部件：模型、视图、控制器。它们各自处理自己的任务。

模型（Model）

模型是应用程序的主体部分。模型表示业务数据，或者业务逻辑。

视图（View）

视图是应用程序中用户界面相关的部分，是用户看到并与之交互的界面。

控制器（controller)

控制器工作就是根据用户的输入，控制用户界面数据显示和更新model对象状态。

2.3.5编程运行环境

硬件环境：

CPU:AMDAthlon(tm)2800+

内存：512MB

硬盘：80G

软件环境：

操作系统：MicrosoftWindowsXPService

应用软件：SQLServer2005、2005操作平台

3公文管理系统系统设计

3.1数据库设计与实现

3.1.1数据库的需求分析

根据系统需求，本系统需要设计9张表。

人员基本信息表：公司人员信息保存在这张表中。

部门信息表：存放部门信息。

公文流转路径信息表：存放制定的公文路径。

公文类别表：存放公文紧急等级信息。

公文委托表：存放公文委托处理的相关信息。

公文信息表：存放公文的详细信息。

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第一条为了使机关的公文处理和印章、信函的使用规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据有关规定，制定本办法。

第二条机关公文、信函是传达和贯彻党和国家的方针政策，联系和处理机关公务的工具。要坚持注重效用，少而精的原则，确保公文、信函的政策性、权威性、指导性和可行性。

第三条机关印章、信函的使用和公文处理，由办公室统一管理。业务印章由各科室指定专人管理。

第四条公文处理必须做到及时、准确、保密，确保机关公文的正常传递和安全。

第二章收文的处理

第五条收文的处理一般包括签收、拆封、登记、批分、阅处、承办、催办、清退等程序。

第六条上级和外单位的来文，统一由办公室签收、拆分，加盖收文登记章、核对份数，并分类登记。个人参加各种会议带回的文件，必须交办公室统一管理。写给机关领导的信件，由本人拆封。

第七条登记后的文件根据来文内容、轻重缓急和各科室的职责范围进行批分。

凡急件、重要文件、一般性文件，由办公室提出处理意见后送主要领导批示，根据批示再送有关分管领导和科室办理。

第八条传递和阅处

1、经批分的文件，按批分意见进行传递。传递公文一律实行纵向传递。凡需各分管领导和两个以上科室阅处的文件，按照主要领导的批示，先由办公室继续传递，一般不得横向传阅。

2、实行公文传阅承办登记制度。凡是传阅承办文件的人员，都要在传递单上如实填写阅处、办理情况，注明时间，以防贻误工作或文件丢失。

3、办公室对收到的文件材料要随收随登，及时送阅，一般不得压扣超过半天；对紧急会议通知和文件，应特事特办，收到后即送领导阅示。各科室对办公室送去的文件应及时阅处。急件、传阅件在一个科室不得超过四个小时；一般文件不得超过两天。特殊情况经办公室负责人同意后，可适当延长阅处时间。暂存文件，必须在年底前退办公室归档，不得跨年度存文。

第九条催办、查办

按照第八条第二、三款的阅处要求，办公室应对各科室阅处情况进行催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办。一般公文定期催办、查办，催办、查办结果要记载，以明责任。

第三章发文的办理

第十条拟稿、核稿、签发

1、凡是机关对外发出的各种公文（包括与其他部门联合发文），由承办科室拟稿，主管领导复核，主任签发。

2、凡以其他部门主办的联合发文，由办公室审稿，主任签发。

3、拟稿、核稿、签发一律使用钢笔或毛笔，不得使用铅笔或圆珠笔。

4、文稿要符合党和国家的法规、政策及有关规定，力求做到情况确实，观点明确，条理清楚，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅简短，便于执行。

1、经签发的文件，由办公室负责编号和打印。文件的打印要准确、及时，除印数较多的外，一般不得超过两天；如不能按期打印，应与承办人员协商，不得自行压误。机关各种公文在发出前，由办公室指定专人负责进行格式、文字、装印质量等最终审校，以减少失误。

2、文件的校对、装订、封发由承办科室负责。

第四章公文立卷、归案和销毁

第十二条公文（包括收入公文和发出公文）办完后，根据《档案法》和有关规定，由办公室负责将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。对上级的重要文件，及时整理清退。

第十三条各科室所留公文，由科室立卷、存档、备查。需交办公室存放的公文，年底前移交办公室。

第十四条公文归档和销毁，按机关档案管理制度有关规定执行。

第五章印信的使用

第十五条凡是给上、下级、各单位发出的文件、通知需启用印章时，须经主任批准后，方能用印。

第十六条各科室的业务专用章，需经主管领导同意批准后方可用印。

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[关键词]电子公文；管理；重要性

无论哪个国家还是机构，由传统的公文处理系统转化为电子公文处理系统的变革过程中都会有一些问题产生，因为电子事物处理带来的不仅仅是技术的改变，而且是组织文化与管理的跃迁。除传统文件管理观念的惯性导致以上问题外，更重要的是文件管理策略与管理措施没有随之做出相应的改变，使电子公文的信息管理与归档管理脱节所致。

电子公文流程之所以较以往传统的纸质公文流程发生了很多变化，其中最大的改变在于电子公文可以完全通过网络传输，从而突破时间与地狱的限制，实现发文、收文、归档、移交等行政事务办理的一体化。若要真正利用信息技术提高工作效率，就必须要正视和研究电子公文流程的变化。

一、电子公文促使了办公无纸化办公

1、优化了处理流程，为办公人员在催办和查询方面提供了便利

根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的标准及实际公文运转情况，电子公文需要制定规范的与纸质公文的公文处理签和完整公文工作流程的规范。除公文外，任何部门、任何个人只要发起公文，都按照统一流程操作。

正是由于电子公文流程实现的是信息管理，其有区别传统流程的最大特点是及时实现信息共享。传统公文流程中，公文业务处理流程与文件管理流程相对疏离，公文流转过程中信息经常被重复记录，记录下来的各类信息又难以直接为管理活动所有。而电子公文流程中，公文业务处理流程与文件管理流程是集成的、直线的，信息无需反复输入，可以实现全程共享。各种法规、规章、决定、条例等公文可及时通过网络直接，供公众查询访问，使得政令推行迅速及时，公文的作用和效果得以立显。

2、降低了行政成本

在纸质公文处理的过程中，一份公文往往需要经过多次的修改才能成稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印。但是电子公文可以在电脑上直接修改，提高工作效率。过去纸质公文多采取邮寄的方式，不仅容易丢失、时间长而且花费大量的邮资，如有紧急公文，还需送达或者上门直接取件，而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

二、电子公文在实际工作中出现的问题及原因

1、观念上的问题

一方面部分领导干部对电子公文应用的重视不够，认为公文处理电子化就是用电脑打印文件，而没有上升到无纸办公自动化的高度；而有相当一部分教职工习惯纸质公文，缺乏对电子公文的认同感和安全感，甚至出现了在一个单位内部各部门使用电子公文处理系统的状况存在较大差异，有些部门甚至没有纸质公文无法办公。另一方面存在电子公文“缓一缓”思想的不在少数。实现公文电子化要投入相当一笔资金经费先实现网络化，当前我国相当一部分机构经费都有困难，因此其内部网络化建设的水平滞后。

2、技术问题最关键

（1）、硬件的配置不能满足电子公文处理系统的要求。

（2）、软件设计存在功能和安全、操作便利上的缺陷。

（3）、人员的技术水平不到位。

3、规范化问题

由于目前没有一套公认为标准的电子公文处理系统，使得电子公文处理系统参差不齐，这就造成了有多个电子公文系统并存的现状。由于在技术力量、资金投入等方面不一，客观上造成了该系统在设计功能、使用方便、后期维护等方面，存在较大差异。

三、解决问题的途径

1、加大投入力度，加强培训，提高网络化水平

电子公文处理系统是一个高度自动化、高度集成化的信息管理系统，它的使用涉及到网络环境，工作人员公文业务能力、电脑操作技能等。只有在资金支持、人员安排与培训、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，才能尽快在实现信息工作网络化的基础上，从根本上实现公文电子化、办公无纸化。

2、加强软硬件建设，解决各种技术问题

（1）首先是硬件的配置要能跟上，购买的电脑其硬件设备要能满足电子公文应用软件系统运行的要求。其二设计或购买及使用具有自身特色、适合自身需要的软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，而且公文办理过程所产生的相关信息，应该符合档案管理的要求。

3、保证电子公文的安全性

针对内部的管理不善，导致电子公文数据被非法编辑、复制、传播、丢失等。我们可以通过严格管理、严格执行权限操作制度、全程操作日志记录等办法来解决。可以利用PDF格式的文件可以进行加密管理，只看下载打印观看，但不能修改和复制其中内容上做文章。

4、加强对电子公文的管理

电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括网络软硬件管理人员对电子公文的管理，也包括电子公文使用人员对电子公文的管理；既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，是一个操作流程的规范化管理。

电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善。随着现代电子信息技术的发展，电子公文在各部门应用的比重将越来越大，只要我们高度重视电子公文的作用，在现实中不断解决存在的问题，就一定能使电子公文发挥重要作用。

参考文献：

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【关键词】精益管理;公文;电网企业

公文管理工作是电网企业的基础管理工作，在企业运营管理中负有上传下达的沟通纽带作用。强化公文管理工作质量有助于促进企业大系统运转效率的提升。切实改进公文工作作风，对于提升公文工作价值、加强企业整体内控管理水平具有重大意义。

近年来，电网企业按照中央有关规定和要求，认真做好公文工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：公文格式不规范、标点符号用法不规范、数字用法不规范、序次语不规范、不遵守行文规则、引文不规范、文字表述不规范，等等。

为有效应对和处置各类公文，需要改变以往被动式的应对工作，开展主动式的精益管理，关口前移，创新公文管理理念，建设公文精益管理体系，以高效的体系运转来提高公文管理水平。漳州供电公司办公室近几年来在公文精益管理方面做了许多有益的探索，现结合工作实践就如何做好公文精益管理工作谈几点个人的初步思考。

一、漳州供电公司公文精益管理的实践

（一）提升公文质量。公文的质量是公文的生命，是公文管理的前提。经常保持更高的精益目标，能够引导我们积极无误地实施精益管理。为了让问题看得见，从而便于快速改善，漳州供电公司实施公文管理评价体系建设，加强公文管理基础，建机制、细规则，全面实施公文评价考核，不断提高公文办理的质量和效率。

1.制定公文评价指标。精益管理的对象广泛，每个细节都可以被改善。漳州供电公司2013年制定《公文工作综合评价办法》，以每件公文为考评对象，按流程问题、行文规则、主旨内容、体例格式、其他5个类别细化考核内容，对公司本部37个、县公司42个常见扣分事项设置不同扣分值，评价扣分标准更加明确精细，评价工作更加规范有序。

2.实行定量考评模式。漳州供电公司每月以“评分制考核”方式对公司本部、所属县公司进行评分考核，各部门、各单位得分计分方式为满分减去折合扣分，折合扣分则是考评扣分与错病比率关联折算，实现公文考评由原来的定性考核向定量考核转变。通过定量考核评价，深入分析各部门、各县公司的病错文产生的原因，进行总结完善，优化考评标准。

3.强化考评结果应用。漳州供电公司加强对公司本部各部门、各县公司错病文的及时评价与通报，提醒各部门加以规范。不合格公文实行回退制度，说明回退理由、加以培训指导，多种方式促进公文办理规范化、标准化。年度以“专家评议制”方式评选优秀公文，作为绩效考评和公文工作先进集体、先进个人评选的依据;充分发挥优秀公文的示范作用，推动公文起草、办理、审核、印制等各个环节办理水平与质量的整体提升，激发公文创优的积极性、主动性。

自开展公文考评以来，漳州供电公司公文考评无差错率平均达到98%以上，各单位报送公文无差错率也呈现稳步提升态势。此外，福建省电力有限公司自2012年起开展了公司各单位年度优秀公文评选，我公司连续两年获得优秀公文。

（二）提高办文效率。拖拉是精益推行的杀手。公文有极强的时效性，要求文件管理务必做到及时、有效。漳州供电公司明确公文流转从起草到办毕控制在6天内，每个办理环节的流转时间控制在1.5天内。办公室通过协同办公系统加强对办文效率情况的实时监控，对超时节点情况及时预警，每月通报公文办理超时的部门，力争使公文及时处理率达到100%。通过对公文办理的及时催办和严格考核力度，有效减少公文办理麻痹思想，促使办文人员逐渐形成定期、定时处理公文的良好习惯，使得公司整体公文的办理时长处于可控、能控。

1.执行公文办理沟通协商制。为避免公文在走协同办公系统流程时出现不同部门意见的往复，漳州供电公司要求各部门注重沟通协调，在文件办理中遇到复杂问题、重大分歧，应以当面沟通、电话沟通方式协商一致后再行文，禁止用公文办理意见往复的低效方式处理办理过程中的不同意见，延误办文时间。

2.严格执行限时办结制。对于基层单位请示件，严格按照办理时限要求办理。基层单位上报的请示，单一部门办理的必须在10个工作日内行文回复，涉及多个办理部门的必须在15个工作日内行文回复;急件按需求办理回复，最多不超过5个工作日;对于因客观条件限制无法在规定时限内答复的事项，必须由分管领导核准，主办部门先行回复阶段或初步办理意见，明确办结时间，并在办公系统留下办理记录。

3.严格执行缺席默认制。对于基层单位上报请示，超过时限要求未予以答复，视同同意基层单位请示事项;对于公文会稿部门，岗位办理时限超过48小时（双休日和法定节假日除外）视同同意，主办部门有权收回进入下一流程。责任由缺席或超限的专业管理部门承担。

（三）精简公文数量。在公文处理工作中，“精简”既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上。漳州供电公司2014年年初出台《关于本部实行发文计划管理的通知》，在公司系统全面实施发文计划管理，力争实现2014年发文总量较上年度减少20%的目标。

1.严控发文总量。漳州供电公司办公室依据历年发文情况，实施发文数量定额管理，下达发文计划指标，每月公布发文情况，抓好过程管控，严控发文总量。

2.加强发文统筹协调。漳州供电公司办公室加大发文必要性审查力度，严格控制不必要的发文。要求各部门、各县公司加强横向协同，同类事项合理归并，减少发文总量。节假日和重大活动安排，不多头和重复发文。

3.落实公文“五不发”原则。要求行文应当确有必要，讲求实效。能够以特殊形式公文办理的，不再印发文件式公文和信函式公文;能够进行归并整合发文的，不单个逐一发文;法律法规、公司规章制度及上级文件已有明确规定，或现行文件仍然适用的，不重复发文;已通过会议或其他形式印发的文件材料，不再发文;上级单位或公司领导没有明确要求转发的，一律不转发文件。实施发文计划管理后，漳州供电公司2014年发文数量同比减少42%，2015年1-10月发文数量同比减少21.64%。

二、对开展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，严密流程。精益管理应被转化为职责。文件运转过程中的各个环节彼此关联，具有很强的稳定性、确定性和反复适用性，需建立连续的工作程序以及使其规范运行的规章制度，保证文件运转的规范性。为发挥公文应有效力，应按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和国家电网公司《公文处理办法》，及时制定、适时修订并严格执行本单位公文管理的各项规章制度，确保本单位公文格式统一、严肃、整洁、大方，确保公文程序规范、内容完整、处理恰当。要建立“事前审核、事中跟踪、事后考核、季度通报”的公文质量管控机制，细化工作流程。强化主体责任，明确规定各部门起草的公司发文必须由部门主任负责审核，进一步督促各部门拟文时对公文内容和体例格式进行逐级审核、严把关口，共同提高发文质量。

（二）常抓常新，严格审核。精益管理的难点在于持续，故精益是一个不断追求进步的过程。为实现精益成果，不仅要采取有效的改善措施，更要坚持循环开展下去。公文处理的每一个环节都要按规范办理，以规范为标准，修正一切不规范行为和不规范公文。这是提高办文质量的重要保证。

首先，办公室对公文的体例格式、语言文字、标点符号等公文基本要素应进行更加细致、严格的审核，严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）以及《国家电网公司公文管理办法》要求，不放过任何细节瑕疵，有错必纠，对于发现的问题，要提出明确的修改意见，问题较为严重的公文可直接退回拟稿部门重拟。

其次，办公室应紧密结合党和国家重大方针政策、公司重大决策部署，对公文的主旨内核进行严格把关，认真推敲公文中的重大政策理论、事实表述、工作要求等，不仅要坚决杜绝公文与中央精神不一致，与公司发展指导思想不一致的情况发生，还要修正、润色一些不严谨、不规范的表述。

最后，办公室应从企业工作全局角度出发，对公文的程序合规进行严格把关。对涉及多个部门职责的公文，以及涉及人事、财务、机构编制、奖惩、领导日程安排等特殊事项的公文，必须督促拟稿部门严格履行会稿程序，维护各部门间整体工作秩序的规范、和谐。此外，对涉及紧急或敏感事项的公文，在不影响公文及时办理、严守秘密的基础上，办公室应坚守原则，不失位、不推诿，坚持执行必要的审核程序，对领导负责，对拟稿部门负责。

（三）培养人才，完善机制。在公文精益管理中，人力资源是核心要素。一支高素质、稳定的文书团队往往可以使公文管理达到事半功倍的效果。

1.在人员选择上必须把好关。公文办理要求文书人员责任意识和业务能力并重。科学合理配置文书人员，要不断优化文书队伍年龄结构、学历结构和专业结构，提升整体管理水平;要强化“干一行爱一行”“百分之一参与，百分之百责任”“细节决定成败”的意识。文书人员要坚持原则、大胆审核，严谨细致、脚踏实地，在日常工作中注意了解有关情况，学习相关业务和有关方针政策，做到对每一个常用文种、每一个文种的不同内容、公文办理的每一个环节、每一个相关的方面都十分熟悉，随时可以接受公文办理，并能优质高效地完成任务。

2.完善培训机制和考核机制。要重点加强各部门文书的公文业务培训，分批开展本部人员公文培训，努力提高全体员工的公文处理水平。梳理各类典型问题作为案例纳入培训范围，精选公文常用知识点，编制《公文常用项目审核对照表》，不断加强公文写作薄弱环节学习，将公文频率较高的错误点消除在拟稿环节。积极收集整理公文工作中出现的问题，利用协同办公交流平台不定期召开即时通信会议，点评工作、交流经验，增强工作互动。要实行公文审核常态化通报，对公文写作中热点、频发性问题和错误实施月通报，明确规范内容，避免错误反复出现。适时组织优秀公文评选活动，对优秀公文予以通报表扬，营造良好氛围。

【参考文献】

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关键词：信息化建设；OA系统；公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是党和政府机关在处理公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书。党和国家的秘密事项大都以公文的形式来传递。高校公文一般来源于上级领导机关及相关业务部门。[1]公文是高等院校依法治校和进行公务活动的重要工具，公文处理工作是高校办公室的一项重要职能，科学、规范、安全、高效的公文运转和管理，是衡量办公室工作绩效的重要指标。[2]

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及等方面实现方便的共享以提高办公效率。[3]当前，OA系统已成为我们日常进行公文处理的主要手段，它改变了以往纸质公文管理的传统理念，而公文流转作为办公自动化系统的核心，是实现无纸办公的重要标志。[4]其生成的电子公文已成为高校电子政务的管理对象和主要载体，具有特定效用的凭证性信息，是学校正常运行的信息支持和信息保障。[5]虽然电子公文具有优于纸质公文的很多优点，但也伴随着不少问题，如何解决电子公文管理中的缺陷，成为本文探讨的关键点。

二、应用OA系统处理高校行政公文的优点

1.加快工作流转时效，提高公文处理效率

在使用OA系统处理行政公文之前，公文呈送批转的整个过程中都依靠公文秘书一人完成，难免会影响工作的质量和效率。在应用OA系统之后，高校的全部公文流程均利用网络形式来实现，操作简便，工作人员仅需登录到系统利用对相关功能键的点击即可完成公文处理的各个环节。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。[6]

2.节约办公资源成本，促进节能环保效应

纸质文件时期，文件需要专人印制、装订、分发，下发时还需通知各二级单位专人领取，造成了纸张和人力的极大浪费，同时人力有限造成的时间不及时和文件的漏发、错发，影响着相关工作的开展。通过OA系统办理公文，只需选择用户定向发送，并提醒他们及时阅处，接收用户即可上网查阅，节约了大量纸张和人力资源，节能效果非常明显。

3.增强协同办公能力，推进信息共享公开

传统形式下的纸质公文在同一时间同一地点只可供一人的阅读，存在着信息的独占性。

在应用OA系统之后，系统人员不仅对来自外部的信息加强了有效采集，而且通过系统的公文流转，学校的行政公文在相同的地点和时间可供多人阅读，给予了多用户检索下载的功能，实现了各部门间的协作与信息共享，大大推进了信息公开的进程，加强了高校对校内事务的统筹安排以及监督管理，为学校的政策决定提供了有力的信息保证。

4.降低人为因素影响，规范公文处理流程

就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。而在OA系统中，公文处理系统通过固化科学的办公流程和建立标准化的模块，任何节点的操作人员都不可以跨节点操作，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，这样就用系统规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

三、OA系统中高校行政公文管理的问题分析

1.平台标准各异，文档一体化功能难集成

高校中OA系统与档案管理系统的建设往往因时间先后顺序和软件开发团队的不同使得系统存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题，分别开发的应用系统因没有考虑数据共享的公共接口而变成一个个独立运行的系统，致使系统集成度和互联性较差，OA系统中存有全部已办理完毕的内部发文、信息资料和上级部门的所有公文、邮件、信息资料、传阅流转记录等，这些信息如不经过程序的处理，只能单独存放在OA系统里，归档时，还需要手工扫描、录入等，造成人力、物力的浪费，而且不便于日后的检索和查找利用。

2.保密难度增大，文件流转安全难保障

高校在办公室公文管理的收取、制发和传递的过程中往往会接触到不少公文，特别是当前多数高校在实现了办公自动化之后，这些以往机要的上级来文或者尚未公开的学校内部行文因为从锁住即可保护的纸质文件扩展存为放在电脑中的无形电子信息，系统易受非法人员、黑客和病毒的入侵，传输过程中数据也可能被截取、修改或删除，保密难度增大。而一些公文管理人员为了方便传阅， 直接扫描成电子版后盲目将性或内部保密的公文通过网络传阅，极大地增加了网络泄密的概率。这些都为办公室公文管理的保密工作提出挑战。

3.伪造篡改容易，公文唯一合法性难鉴定

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关，这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。[7]当前在OA系统的实际运用中，对于一些需要领导最终签字确认的公文往往还是采用纸质稿送至领导签字，需盖章的最终行文在定稿后采取加盖传统公章的方式进行确认，这种延续传统的签字盖章的方法使得公文在流转的最后环节很容易受到人为的伪造、复制和窜改，很难确保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也无形中增加了资源的浪费。

4.登录查阅频繁，信息催办提醒难即时

在OA系统中包括校领导在内的所有系统用户几乎每天都要办理一定数量的文件，当负责收发文的办公室秘书上传相关文件后，由于OA系统本身并不具备相应的提醒功能，用户往往不能及时进行办理。为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有新的待处理文件，或者由负责收发文的办公室秘书通过手发短信进行一一提醒，这必将导致工作量的增加，而且由于信息反馈无法及时送达等原因造成办事人员相互推诿，责任无法落实，极大影响了用户的工作效率。

5.时间空间限制，远程移动办公难实现

当前在很多高校都存在着人员常需外出学习考察或由于校区分散存在多地办公的现象，这就使得传统的集中办公方式已经远远不能满足需要。虽然OA 系统已打破传统办公环境固定的局限性，使得办公人员可以在家里、也可以在其他校区、亦可以出差在外处理工作事宜。但其完全依赖于互联网络，领导如若身边没有电脑或者网络，那么许多待办公文就依然无法随时办理，特别在一些时限较为紧迫的文件急需在外领导签约批示时，难免就会带来流程的运转停滞，在一定程度上影响了办公效率。

四、解决OA系统中高校行政公文管理问题的对策

1.统筹全局系统规划，实现文档一体化的全程管理

统筹全局的系统工程规划，通过技术对接，实现OA系统与档案管理系统之间的无缝连接，通过两个系统的协同工作，进一步寻找两个系统的结合点，将相关功能界面合二为一，使用户能够在同一个界面实现两套系统的流转和信息转换，使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中，构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式，实现电子文件归档、查询、存储保管的电子化和网络化，实现电子文件规范化管理。

2.建立公文管理责任制 ，提升电子文件的管理安全

为了保证公文保密工作的严肃性， 要建立责任严明的公文管理责任制度。涉及公文传阅的各个部门都应配备专门的公文管理人员，负责公文的收取、登记、传阅工作。 办公室机要秘书的计算机必须做到物理隔离，严格按照密级文件的流转程序进行相关文件处理，通过身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名手写签字辅助认证等安全技术防范电子文件在流转过程中的非法访问和随意删改，确定发送范围无误方可发送，并对接收文件的部门适时按照保密要求进行检查监督。

3.使用电子签章技术，确保公文的唯一合法

在OA系统中，正文模板应集成了电子签章，手写签名等内容，在公文落款处直接加盖以数字技术模拟实际签名或印章的电子签章，当电子文件流转到盖章环节时，选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可，若印章加盖错误，还可以撤销印章。但必须保证要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式，指定用户才有权使用该文件。接收方对收到公文只能在指定允许的打印机上按指定份数打印，文件内容及版式不可更改，从而有效防止文件被恶意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保证电子公文的真实性、完整性、可靠性和不可抵赖性。

4.搭建即时通讯平台，保证待办提醒的及时有效

通过OA系统中相关业务流程模块与即时通信平台所提供的信息提醒借口进行集成，使其组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步，如中国电信的企信通、中国移动飞信、微信以及腾讯公司的腾讯通等。开发OA系统即时通讯特性的应用，从而使得当OA系统中有待办代阅公文时，系统能第一时间自动进行消息提醒，方便用户及时办理相关业务，改变传统“人找事”的行为模式为“事找人”的服务模式，进而提升行政办公执行力，提升办公室工作效率。

5.对接移动应用终端，提高系统远程办公能力

通过建立移动办公系统平台，以智能手机终端为载体，使用移动3G 等无线网络与服务系统进行连接，将高校办公自动化系统进行无线扩展，建立起一套可移动化应用的办公信息系统。出差中的领导、公文办理人员在没有电脑或没有网络的情况下，通过一部智能手机，在手机网络条件具备的情况下登录OA办公系统，帮助用户克服空间和时间对办公环境的限制，实现远程异地的公文处理，极大地方便了在外出差人员办公，大大提高了公文管理的时效性和准确性。

五、结束语

总之，应用办公自动化系统进行高校行政公文处理，不仅是高校自身发展的需要，更是建立现代大学制度的需要。通过进一步完善管理制度，规范办文流程，及时更新技术，全面提高公文管理效率，必将使高校管理工作更加快捷有效。

参考文献：

[1]葛爱英，陈宗文.高校公文保密工作的现状与长效机制的建立[J].高教论坛，2011（1）：116-117.

[2]何情.做好新时期高校办公室公文处理中的保密工作[J].办公室业务，2013（2）：64.

[3]方铭.办公自动化（OA）系统的在企业中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2012（17）：71-72.

[4]关豪英.电子政务中公文管理系统的应用[J].煤炭技术，2011（11）：22.

[5]陈伟斌.高校电子政务中电子文件管理的思考[J].长春师范学院学报（自然科学版），2011（2）：142-144.

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【关键词】微机；系统；公文管理；信息交流

在当今社会，在办公室业务的处理中，已经越来越普及微机这一现代化工具。微机及其相关技术的使用很大程度上方便并提高了工作办事效率及规范化管理，让如今的公文管理工作及信息交流工作进入了一个新的高速发展阶段。

一、微机在公文管理工作中的应用

公文就是指各种企事业单位在实行各项管理的公务活动中，为处理公务而形成的具有一定格式的文字材料。换言之，公文即为单位在处理其事务时利用的各种书面文字工具的总称。

在公文管理中，大部分单位都会设立管理公文的专项部门，配备相关工作人员，使用较为传统的公文管理方式。这样在公文的管理方面，工作量就比较大。而且在公文的传阅、回收方面，由于可能经手的人员较多，送达地点分散，对某些保密性的公文，其不仅手续复杂，而且保密性也不能保障，同时还会影响公文的及时传达与落实。尤其是在单位为了对某项工作进行调研时，需要查阅相关的公文，公文管理部门总是要花费很多精力寻找所需要的公文，这将严重降低各项工作的效率。综上所述，笔者将针对目前的传统公文管理工作中的问题，阐述利用微机及其相关技术对公文进行管理相比于传统管理模式的优点。

（一）保证保密性。一般来说，公文分为普通公文、保密公文两大类，其中保密公文又可按其所需的保密等级分为秘密、机密和绝密三种。在利用微机系统时，根据公文的保密密级和可能的阅读人员，可分别设计不相同的用户名称与密码及其相对应的阅读权限，在使用者输入正确的用户名及密码时，就可以阅读到其使用权限许可范围内的公文，如果出现数次输入错误，则系统自行关闭一定时限。这样可以从根本上避免传统管理方法中对纸质文件不能完全保证保密性的问题。

（二）便于查阅。使用统一的公文格式，设计各种关于公文特征的查阅方不用费时费力可从文件堆中寻找到所需的公文。

（三）方便管理。可将公文的使用人员分为几个等级。最高级也就是第一级用户为公文管理部门的工作人员，他们可按照规定对公文进行各项管理工作；第二级用户可调阅所有公文；第三级用户可阅读除绝密公文之外的所有公文；第四级用户可调阅秘密和一般公文；第五级用户只能调阅普通公文。同时，为能获悉各类公文的使用情况，以便针对使用情况及时调整系统，可以在设计系统时考虑能够记录调阅各类公文的人员的各种相关情况。这样，可比传统的公文管理模式更加快捷迅速准确地掌握调阅公文人员的各种情况。同时，为使管理人员便于管理，可以将原书面公文归档变为电子存盘，此举能充分利用微机的各类信息处理功能，既更有利于保密，而且也可以比传统管理模式更能节省纸张。

以上几方面就是笔者认为的微机及其相关技术在公文管理工作中相比于传统管理模式的优点。

二、微机在信息交流中的应用

与公文管理相同，微机也可用于信息交流管理工作，而且对于信息交流工作的实时传递，更能保证其时效性。在如今，微机及其相关技术的应用在信息交流方面，主要有以下两种形式，其一是通过可移动数据盘来交流信息，其二是利用互联网络以电子邮件的方式，直接进行信息交流。因为信息交流主要是利用第二种方式，所以笔者在此主要介绍利用微机互联网络在信息交流工作的应用。

在信息交流越来越要求高效性与时效性的现今，传统的信息交流形式，不仅效率与速率低下，而且还有遗失、泄密的隐患。所以，信息交流处理的微机网络化已是大势所趋。以下笔者分析微机网络在信息交流工作中的各方面应用及其优点。

（一）减少工作量，提高工作效率与质量。微机网络，简单地说，就是将分散的微机终端、设备、工作站等各类设备通过其之间的线路相互连接在一起，能够实现通信的一个系统。微机网络的建立，极为有利于加快信息交流的速度，发文单位利用微机将所需送达的公文通过微机网络发送给收文部门，收文部门收到信息后就能做出回应，若公文需再转发，可将原件视情况另外加上其它信息并再次利用微机网络转发向其它部门，此项功能使公文管理部门大大减少了文件转发的工作量。

微机网络系统的保存功能能将所接收的公文予以保存，使其以后可以调阅。微机系统能够设置成在无人操作时可以自动进行接收记录及存储模式。通过微机网络的发送功能，能把信息发到极远的接收部门，同时发送系统还可以设置为“需要回应”，请接收部门在收到信息后反馈接收信息。而对于某项保密信息，微机网络发送系统能利用加密方式，当接收部门在收到信息文件后需要应答正确的密码才能收到保密信息文件。

微机网络在能进行文字信息交流的基础上，还可以进行诸如图片、声音等信息的传递与交流，而且在微机网络技术高速发展的今天，此类功能一定会进一步发展完善。由于网络不受时间、地理等方面的影响，所以其可以做到不限时通信和不限距离传递，而且极大程度上削减了书面工作，甚至可以做到不用纸张进行信息的交流与传递，避免了书面文件的错别字、纸张的丢失与损毁，大大提高了办文的准确率和效率。

（二）传真技术快捷方便。传真技术属于微机网络技术的一种，其在公文信息处理与交流工作中的作用是现代办公中所不可或缺的。传真技术就是通过扫描的方法，利用微机网络或电话线，把书面信息包括文字及图像等信息发送到接收地，该种信息传递方式具有快捷、方便、收发同时等优点，因此被广泛应用于公文处理与信息交流工作中。利用传真机发送和接收信息文件时，传真机需要连接电话线，以此作为与对方的信息连接路线。当本方要发送信息时，把所需传送的文件放在传真机，再拨打对方的号码，若接收方需要接收信息时，本方再将信息传送，信息就送达到接收的传真机。随着科学技术的发展，以后的传真机将可以把传真、微机和通信技术更完美地结合起来，向着智能化、高效化发展，所传递的信息量也必将会有更大地提高，在信息交流处理工作中将发挥更为巨大的作用。微机在信息交流工作中的应用，简化了传统信息交流模式下很多繁琐的工作环节，极大程度地减少了发送方及接收方的工作量，在信息交流工作中，增加了以微机为物质基础的新型网络。使用微机网络进行信息交流，大大提高了信息工作的时效性，（下转第180页）（上接第188页）赋予了信息交流工作新的活力。

三、微机的应用在公文管理和信息交流中存在的问题

微机系统本身设计问题。微机系统本身设计问题主要包括以下几方面：某些系统的数据库设计方面存在不合理，使反速度缓慢，降低公文处理速度。某些系统操作流程繁琐，部分功能脱离实际需要。某些系统功能过于单一，远远落后于实际需求。

微机系统实际应用中的问题。公文管理部门对微机系统的使用管理不到位，极大地增加了公文的处理工作量，使用效率低下，极不利于及时有效地发挥其应有的作用。

微机系统的维护问题。微机系统的管理部门对系统进行升级或对系统其它模块进行调整后，常常会在较长时间内大大影响系统的稳定性，因此影响到其它系统部分的运行，进而降低系统的实用性。

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关键词：公文管理；保密工作；措施办法

Abstract: For a modern enterprise to document management and confidential work plays a key role to ensure efficient operation of enterprises information transmission and improve the efficiency of. In this paper, from the perspective of paperwork, and document documents exist separately from the document management problems, several security, document processing and so on to explore how to do archives management and confidential work.

Key words: document management; security; measures

中图分类号： F279.23 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

公文管理与保密工作是一项重要工作, 企业公文管理是收集、整理、保存企业的原始资料的工作。它的密级性、原则性很强,既要认真执行有关文书档案自身的工作特点和规章制度,又要严格按照保密规章制度进行发展管理。文书工作是各级党政机关．人民团体，企事业单位在进行管理时必不可少的工作。它承载着公文备案、公文传阅、公文归档、公文立卷、公文检索、收发防窃密等诸项工作。文书工作的这种特殊性质和特点，决定了文书工作在机关工作中处于枢纽的地位，它比其它工作更多、更经常地涉及、接触和处理包括政治的、经济的、文化的、军事的方方面面的秘密信息。文书经办最多的是公文，公文具有法定的权威性和行政约束力，公文处理工作是文书工作的重要组成部分。因此，加强公文管理，搞好文件保密是文书工作的一个极为重要的职责和任务。企业公文管理工作者要认识到公文管理的重要性,了解企业公文管理工作中存在的问题,这样才能扬长避短做好企业公文管理工作。 在当今信息时代新形势下做好公文管理与保密,对于促进企业工作、确保公文的有效运转、提高工作效率具有十分重要的意义。

一、公文的特点及公文管理工作中存在的问题

（一）公文的特点及密级的确定

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料，特点主要有：

1.法定性

公文的制作者是依法成立的组织；公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力；公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。

2.工具性

凡是应用文都具有工具性，因为它们都是应用实践活动的需要而产生，对实践活动的进行发挥实际效用的文本，其用途仅限于公务活动。

3.规范性

公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。它的格式、行文程序也必须遵循一定的要求。

4.时效性

公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程。公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。

公文密级的确定：按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。

（二）公文管理过程中存在的问题

公文管理就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。

公文在实际工作中具有十分重要的作用，公文的作用是，明发传令，指挥工作； 联系公务，沟通感情；宣传教育，引起舆论； 记录记载，以为凭证。所以必须加强对公文的管理。但是在实际工作中公文管理还存在各式各样的问题，主要表现在以下几方面：

1.公文办理职责不清

公文在运行办理的过程中，既要承办外来公文，又要起草下发公文，职责不清。在运转期间，环节过多，不便于明确责任，从而影响工作质量和效率。公文管理人员往往重视定稿，忽视底稿的保存，从而造成公文内容缺少可追溯性，无安全保障。

2.公文的归档管理缺少保障制度

公文管理人员对公文管理认识不足，尤其在归档环节，仅将其认定为整理材料和文件收集保管的日常琐事，没有完整的概念。在公文归档过程中完全凭经验做事，不按照相关制度办事。在公文销毁的环节过程中，往往不遵守监销原则，从而造成公文内容没有安全保障。

3.定密工作不完善

定密工作是一个系统工程，涉及多个方面的问题，因此，导致定密存在问题的原因也十分复杂。从目前定密工作实际来看，其中定密主体方面表现得较为突出。定密主体不具体无法建立定密责任制度，无法实现对定密行为的有效监督；定密权责不清无法有效行使定密权，容易出现定密不当；定密能力不强，定密原则和程序把握不准。

二、如何做好公文的有效管理及保密工作

1.严格管理措施、完善管理制度

严格管理措施、完善管理制度是一个企业的主要管理手段，做好公文的管理与保密工作主要在于建立严格的公文管理制度，做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密工作依靠制度执行，通过建章立制规范工作。

2.提高公文管理人员的素质，加强公文管理队伍建设

公文管理人员具有特殊的地位和身份，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，公文档案保密工作好与坏，公文管理人员的素质是关键。公文管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风。由于公文管理人员经常接触党和国家以及单位大量的工作秘密，这就要求公文管理人员无论在什么场合，都应把保守国家和工作秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

强化文件管理人员素质、提高业务综合素质，建立一支高素质的公文管理人员队伍是做好管理工作的重要保障 。

3.加强公文的归档力度

做好公文定期归档工作，凡归档范围内的公文，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何部门及个人都不得以任何借口拒不归档，以保证公文档案收集的齐全和完整。

4.做好公文档案密级的调整工作

公文档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和档案建设奠定基础。

建立法制新秩序。对公文档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于公文档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应公文档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案部门，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立公文档案接收标准制度，加强公文档案的规范化建设。

5.正确处理好公文档案开放利用与安全保密工作的关系

5.1公文的利用与保密的关系

日常工作中，档案管理人员十分重视公文档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，公文档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批公文档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的公文档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。密级档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。要坚持“保、放”结合的指导思想，正确处理保密与开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。

公文档案利用监督就是要做好公文档案利用过程中保密工作的一项重要措施，做好公文档案利用中的监督工作，它能有效地发现并制止纠正公文档案利用过程中不利于公文档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用公文档案，又能保证公文档案的完整与安全。

5.2公文档案利用的有效监督措施

具体说来，公文档案利用监督可以从以下几个方面实施：

加强制度建设。公文档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展公文档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项公文档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。 提高队伍建设。担负利用服务工作的公文档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对公文档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱公文档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的公文档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

严格监督措施。在利用中加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对于查阅档案的利用者，要宣传利用档案的制度与规定，及时检查被利用的案卷，严格落实利用登记制度。还要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告，以便问题得以及时处理。

三、结语

综上所述，公文管理和保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据公司实际特点制定各种公文管理中的保密制度和监督措施，完善公文管理工作。

参考文献：

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[关键词]高校；行政公文；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.160

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章号]1673-0194（2017）04-0-01

1 高校行政公文信息化管理工作的主要内容

据实践分析，现将高校行政公文信息化管理工作的主要内容总结为以下内容。

第一，开展数据资源整合工作。即通过数据复制、聚集与数据接口之类的技术化方式，使物理位置相分离的数据实现整合，并使异构数据实现整合。通过在高校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，使各部门实现公文信息资源共享。

第二，建立统一管理系统。受制于技术手段及管理理念，现实中部分高校行政管理系统仍以各部门自建为主，部门之间“各自为政”，未能形成系统化的统一行政服务平台，致使公文数据重复建设、不一致等现象时有发生。高校行政管理部门在工作过程中要促成各部门形成合力，建立统一的档案资源管理平台，完善行政信息资源整合路径，健全公文信息共享基础。同时，深化行政管理服务，包括完善公文访问界面与服务应用，推动信息服务向知识服务转变，进而提升公文服务的主动性。

以一言蔽之，信息化环境下，高校行政公文信息化管理需依托互联网，以信息化手段实现对各类行政公文的整合，打破部门间的信息“壁垒”，建立统一、网络化的公文信息资源共享平台，以满足用户实时调阅的需求，提高高校行政服务质量。

2 提升高校行政公文信息化管理效能的工作路径

教育部科技司主办的《2016高等学校教育信息化专题研讨班》，从知识管理模式、教学模式、教育制度方面分析、概述了“互联网+”时代高校教育信息化发展的主流趋势和方向，强调了信息化对教育发展产生革命性影响的趋势及对高校整体管理的影响。因此，全面推进高校行政公文信息化管理是响应国家政府号召、履行教育职能和提高高校行政管理效能的重要举措。对此，笔者结合工作经验，分析了提升高校行政公文信息化管理效能的工作思路，具体如下。

2.1 全面实行公文管理责任制，保障公文信息化管理的安全

首先，要制定明确清晰、严谨、严格的公文管理制度，细化责任承担规定。比如，但凡需要进行公文收取、登记、传阅等各项工作的部门，一律应当配备专门的公文处理人员，并对其职责、工作范围进行明确，列明追责细项。其次，要强调并督促公文处理人员严格按照密级文件的流转程序进行高校文件处理，比如，采取身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名、手写签字等安全辅助技术，最大程度防范、避免行政公文信息在流转中遭到非法访问或肆意删改。此外，还要对计算机设备采取物理隔离，并对接收公文的部门是否遵照保密规定进行抽查监督。

2.2 健全公文管理的相关制度，实现高校公文规范化管理

高校行政部门要以公文信息化建设为着力点，坚持以规范化制度建设为保障，使高校行政管理各项工作有章可循。具体地说，首先要加强对本校及国家行政公文制度的学习，熟悉并掌握秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成；同时明确各学院、各行政部门向学校请示、报告工作书面材料的呈报路径，确保“请示”一文一事，如需同时送予其他机关，则应用抄送形式，不得同时抄送下级部门。其次，结合实际制定公文流转、审批规则，在此基础上调整并设定办公自动化系统（Office Automation，OA），从而保障行政公文流转、审批以及等方面实现共享，规范行政公文管理人员行为，提高行政办公效率，促进学校各部门、各科室的合作与联系，加速行政公文管理信息化进程。

2.3 对接管理人员移动终端，提高高校行政办公效率

信息时代“移动”终端的广泛应用，极大程度提高了事务处理的效率，高校行政公文管理同样如此。简单地说，就是通过智能手机、PAD等移动终端，在网络条件具备的情况下登录校内办公系统，以打破空间和时间对办公环境的限制，实现远程、异地公文处理，从而有效解决高校领导和行政管理人员在没有计算机设备时可能出现的行政事务延误等难题，方便在外高校行政人员的公务履行。因此，在行政公文信息化管理过程中，应积极开发、灵活运用以智能手机、PAD等移动终端为载体的办公平台（前文提及的“OA”系统同样具备这一功能），建立一套可移动化应用的办公信息系统，使移动应用终端与公文服务系统紧密对接，切实提高高校行政办公效率，如此将大大提高高校行政公文管理的时效性和准确性。

3 结 语

行政公文管理是高校依法治校、有序开展公务活动的重要环节，也是高校办公室的重要职能之一，实现科学、规范、安全、高效的公文运转，是衡量高校行政管理绩效的重要指标。信息化环境下，充分利用先进的信息技术，对高校数据资源、管理服务、技术运用等推行全覆盖信息化管理和有效整合，创建基于互联网的公文管理服务平台，对提高高校行政公文管理专业化服务效率的助益良多。

主要参考文献

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【关键词】RBAC MVC 公文流转

随着网络信息技术的迅猛发展，电子政务已经成为当代政府部门信息化建设的重要领域之一。政府机构各部门实现信息化，网络化，有利于提高行政管理和办公效率，改善公共服务。然而，电子政务系统中有相当一部分信息涉及到国家安全和机密，随着电子政务信息化的推广，系统中潜在的安全风险也越来越高。因此，信息安全问题成为了电子政务建设中亟待解决的问题，不但具有理论价值和使用价值，还具有重要的现实意义。

作为电子政务信息化的重要组成部分，公文流转系统对于信息安全有极高的敏感度。无论是机关内部还是部门之间的公文流转过程，必须构建一个完整的权限体系，简洁、有效、安全的管理用户权限，支持岗位、权限多变的需求，以确保文件信息的安全和职责可追溯。

1 RBAC模型技术简介

基于角色的访问控制（Role-Based Access Control）引入了Role的概念，目的是为了隔离User与Privilege。RBAC的两大显著特征是：

（1）由于角色/权限之间的变化比角色/用户关系之间的变化相对要慢的多，因此减少了授权管理的复杂性，降低了管理开销。

（2）更加灵活地支持系统安全策略，并对系统用户的变化有很强的伸缩性。RBAC模型结构如图1所示。

2 系统权限管理的实现

“公文流转系统”的核心思想是基于角色的访问控制机制。整个系统内的公文流转，比如收文、发文均实现电子化、网络化，因此采用RBAC这种安全，灵活的动态访问控制模型以便适应公文流转系统运行时复杂多变的安全需求。

2.1 基本架构

系统权限访问控制子系统是公文流转系统的核心之一，是访问控制模型思想的具体实现。因此它的设计和实现都要遵循一定的安全原则。系统结构的安全性，采用技术的安全性和系统配置的安全性都是必须要解决的问题。访问控制系统采用B/S，C/S混合模型的三层架构，使得系统的稳定性和扩展性更强，也便于实现和维护。如图2所示。

2.2 基于MVC设计模式的系统实现

MVC（Model-View-Controller）是一种程序开发设计模式，可以为一个模型在运行时同时建立和使用多个视图。变化-传播机制可以确保所有相关的视图及时得到模型数据变化，从而使所有关联的视图和控制器做到行为同步。因此，使用该设计模式已经成为当今主流的设计模式之一。如图3所示。

通过以下几个步骤，可以将RBAC模型应用在MVC网站中。

2.2.1 建立功能的概念

功能，即操作。在系统中，如对人员的添加、删除和修改的操作，都可以描述为一个功能。

2.2.2 建立权限节点的概念

权限节点，对应着一个或一组功能操作菜单，表示了该节点可以进行系统操作的范围。

2.2.3 建立角色的概念

将角色与节点对应起来，一个角色可以对应多个节点，一个节点也可以对应多个角色，这是一个多对多的关系。角色与节点对应好之后，也就意味着角色与某一个或某一组功能操作菜单建立了关联。系统中存在不同类型的用户，也即不同的用户隶属于不同的角色。

2.2.4 将系统的用户和角色关联起来

一旦一个用户被设置了某个角色，那么也就意味着该用户具有了某些权限。具有了某些权限，也就意味着拥有了某些功能（对系统的操作和管理）。

通过在系统中设置功能、权限和角色的概念，就可以在系统中实现RBAC模型，并让它很好地为Web系统提供访问控制功能。

3 结束语

基于角色的访问控制模型RBAC是目前主流的访问控制模型，它比传统的自主访问控制和强制访问控制更优越，同时也提供了更高的安全性和扩展性。通过在公文流转系统的实际应用，实现了用户与访问权限之间的松耦合，减少了授权管理的复杂性，大大提高了访问控制的灵活性。但是，该机制仍存有一些不足，数据的验证效率会随着数据模型不断变大而降低，可以作为接下来的研究课题。

参考文献

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由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。

一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状

在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。

1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点

通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。

而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。

电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。

2. 电子版文件推广的有利因素

据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明

3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力

如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。

然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。

实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。

4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考

关于这个问题，恐怕与下列原因有关。

（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。

二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“

灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。

在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。

另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。

此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。

在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。

三、电子文件推广的前景与展望

从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。

目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。