合同档案管理范文
时间：2023-05-05 11:36:40
导语：如何才能写好一篇合同档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
自身的合法权益而采取的必要手段。笔者在此结合实际工作，简要的
关键词：项目合同；合同档案；管理
1 前 言
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。
2 合同档案的有效管理
2.1合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给归档部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”如果在合同用印环节即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。
对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单。待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
2.2 合同档案的整理
合同档案按“先问题再时间”的原则组卷。案卷内反映同一个问题的合同文件应排列在一起。如果合同文件数量多，可按问题组成几个卷，按时间顺序或问题重要程度排列。划分合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。
例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考指标；可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的管理
在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要，与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这也给合同档案管理带来一定风险性。首先，合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各阶段执行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由计划部对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
3 对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的，依照其规定。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。
4合同档案信息资源的开发
长期以来，合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。积极开发合同档案资源，找准切入点，是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分，应当与信用体系互动互惠，从而发挥更大的现实意义。
篇2
关键词：农村土地流转；档案管理；信息化管理；制度化
随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识，提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任，严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。
一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量，规范收集整理
传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。
以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。
参考文献：
[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.
[2]房山区经管站.“农村土地承包管理工作座谈会”典型材料之一：房山区认真落实《农村土地承包法》加强承包合同规范化管理[N].中国农业信息网，2012-02-01.
篇3
【关键词】企业合同；档案；管理
一、合同档案的特点
合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，是企业发展的重要参考凭证及企业文化的重要体现，对企业生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在企业经济工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为企业档案工作中的一项重要内容。合同档案除具有一般档案共性外，还具有依据凭证性、法律约束力和实效性三个特点。
二、合同管理的关键
合同档案不单单是一种简单的档案，还有自身的一些特性。鉴于合同档案的重要性和特殊性，结合作者多年来从事合同档案的管理工作，浅谈在合同档案管理中应注意以下几个方面：
（一）明确归档责任部门，推行“谁产生、谁录入、谁审核”原则。2010年1月1日开始执行的《企业档案工作规范》中明确规定：企业各职能或承办部门应对本部门归档文件的完整和系统负责，合同档案归档责任部门应为合同管理部门，各职能部门负责积累、收集、整理应归档文件。
（二）合同档案整理范围不仅仅是合同文本，还要最大限度地保持文件之间的联系。这些联系包括以下几点：第一，各类合同都来源于企业的经济和科技活动，是处理企业与企业之间、企业与国家之间、企业与其他经济部门之间、企业各部门之间经济关系的依据，维护企业经济利益和合法权益的凭证。第二，同一合同内的文件材料是一个整体，无论是合同原件，还是企业为全面执行合同所形成的各种材料、各方面往来函电，以及在合同履行期限内形成的文件，如补充、续签合同，都是合同的有机组成部分，是处理经济关系和经济纠纷不可或缺的依据和凭证。第三，各类合同，虽然签约对象不同，内容千差万别，但都是实现一定的经济目的的工具，它是有别于其他文件材料的一种特殊文书形式。因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，使合同档案以提供利用为前提，及时、完整地归档。比如：施工合同档案组成包含下列内容：①合同条款。②技术条款。③图纸及配套说明。④已标价的工程量清单。⑤投标报价书。⑥中标通知书。⑦合同协议书。⑧对方资质证明。⑨变更文件。⑩谈判记录、会议纪要等。
（三）合同档案保管期限有别于普通文书档案。合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，对一般经济合同而言，双方当事人经过要约、承诺、签字盖章后即表示该合同办理完结，这类合同标的的履行期限是划分合同保管期限的重要参考指标，如合同所依附的设备仪器使用年限、安装运输合同的结束时间等。还有一些经济合同，公证生效后，并不意味着办理完结，还需要定期检查合同的履行情况，有时需要修订、补充或更改，如长期租赁合同。另外，合同期长短也不尽相同，短的几天内履行完毕，长的要几年甚至十几年，这就要求合同档案的管理人员在划分合同档案保管期限时，要用系统、发展的眼光综合各方面信息。近年来，经济纠纷案件呈上升之势，这也要求划分合同档案保管期限必须考虑合同争议的诉讼时效问题。
（四）鉴于合同档案涉及企业诸多商业秘密和技术秘密，建立保密制度。确定合同档案保密密级，划分保密期限，以便档案管理人员根据不同密级采取不同的管理措施，确保企业秘密不会泄露和失控。制定合同档案密级和保密期限是保证企业生产经营活动正常进行、保障企业正当权益不受侵害的重要措施。
（五）统一标准，增强可操作性，确保归档质量。合同档案管理采取单立项目、自成一体、以件为单位、逐件整理、科学保管的原则，不仅便于合同的保管和利用，而且能够突出合同档案在企业档案中的位置和作用。在合同档案归档过程中，档案部门为确保归档质量，提出整理办法和质量要求，考虑企业职能部门档案移交人员大多是兼职人员，为了方便直观，可以制作合同档案整理模板供移交人员参考。
总而言之，做好合同档案管理工作，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，从而保证合同档案妥善保管、有序存放、方便利用，维护企业的合法权益，发挥合同档案在企业发展中依据、凭证和参考作用。
三、结论
合同档案管理是否规范关系到合同签约双方的利益和权益，规范的合同档案管理可以有效地保护合同签约双方的切身利益。然而目前签订合同的时候由于种种原因会存在各种各样的不规范或者困难，这样就会对合同签约双方造成不必要的风险，本文结合作者多年来从事合同档案的管理工作，从目前合同档案管理中存在的一些问题出发，并给出了一定的解决方案，为以后从事类似合同档案管理工作提供一定的借鉴意义。
【参考文献】
篇4
1 现阶段企业档案管理工作中的问题
（一）合同档案管理工作不受企业重视
目前很多企业的领导重视业绩高于一切，以为档案管理就是结束工作后的收集资料，也没有专设档案部门，这种不重视企业档案管理工作，没有完善的合同管理制度，对于合同管理过程中出现的问题没有及时认真的产生防范意识，导致部门和个人都没有明确的岗位责任心，更加没有监督和检查合同档案归档的完成情况，这就容易造成合同原件丢失，导致不必要的经济损失。此外，现在的合同管理人员大多是兼职，不是专业的合同人员，他们对自己的工作性质存在认知偏差，缺乏对于合同管理工作的基本认识，他们的合同管理知识体系不完善，甚至没有任何专业知识。正因为如此，他们在收集完档案资料后，很少会及时归纳整理，经常会出现由于不及时归档合同资料导致的合同档案整理工作混乱乃至停止的情况。除此之外，管理人员更换过于频繁也是合同档案管理工作错误频发的原因之一。
（二）合同档案资料收集困难
有效的合同包括当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、解决争议方法8要素，合同的起草、审核和履行更需要一连串的复杂环节。出于对自身利益的考虑，合作双方所拟定的合同都有不同的侧重点，各单位的下属职能部门所拟定和承办的合同内容也都存在差异。而为使合同能正常履行，需要所有责任方达成共识，并在合同上签字，使合同产生法律效益。这使得合同档案资料收集具有周期长，流程复杂等特点，增加了资料收集的困难性，和合同中途流失的风险，不利于部门开展合同收集工作。因此，在合同档案的收集管理工作中，常会产生合同档案收集中断、或是意见不统一又要重复协商的情况，这使得合同档案的完整性、及时性、规范性得不到有效保障。
（三）合同档案管理工作不够规范
大部分中小企业没有完整的合同归档管理工作管理办法，使得企业合同管理中，合同内容不完整成为了普遍?F象。有些合同承办人没有基本的合同法知识，法律知识体系不完善，也是导致合同内容不完整的原因之一。此外，合同格式的不规范，对合同档案的质量也有影响，合同承办人不尽责，缺乏责任心，在工作中经常会出现地址、数字、格式等可以避免的人为错误。在实际合同管理中，管理人员多会依照自已的思维和习惯来对合同档案进行归纳和分类，没有依托相应的合同管理专业制度，这会加重日后检索的困难，使需要归档的合同档案条目不清，难于整理。
2 企业档案管理工作改进意见
（一）统一企业合同档案的归档范围和分类方法
合同档案的分类整理说白了就是合同的分类整理，以项目建设企业为例，合同可以分为勘察、设计、设备采购、建安施工和监理等，在合同档案的归档管理工作中，可以根据不同的合同种类，将合同归档分为勘察、设计、采购、建安工程、监理、技术服务和其他等。再将合同文件按照合同前期准备文件、合同签订文件、合同执行文件分成三个类型。
另外，档案整理工作需要提高信息化水平，利用现代化的数据库及信息索引技术可以使工作效率得到明显提升。而信息化的前提就是统一合同文本格式、合同编码原则和附件清单内容等信息。
（二）明确企业合同档案的责任人和责任部门
根据《企业档案工作规范》中的规定，本项目负责人和企业内负责本项目的各承办或职能部门，有责任保证本项目或部门里的合同归档文件的完整性和系统性；项目文件形成者和企业内负责本项目的各承办或职能部门，应负责收集合同文件，并对合同文件的完整性、准确性和成果质量负责；需要归档的合同文件由档案室专职人员、承办合同部门人员，同时负责整理和收集，并对其整理质量负责。
合同归档管理工作的好坏直接影响企业未来的发展，企业领导应重视合同档案管理工作，制定切实可行的追责制度，将合同档案管理职责明确到部门及岗位职责上去，明确奖惩制度，对于出现问题的部门及个人予以适当的惩罚，对于业绩优秀的人员应予以嘉奖，以此来调动员工的主观积极性，培养更多热爱档案事业的年轻人。
（三）加强合同归档管理人员专业技能培训
企业管理人员应该定期给合同归档管理人员提供培训，逐步完善员工的法律知识和合同管理知识，提高员工业务综合水平。要求员工定期汇报工作情况，保证领导能够及时发现档案管理工作中存在的问题和隐患，提早解决。同时将绩效管理制度引入合同档案管理工作中，与奖金、晋级评定挂钩，加强合同管理人员的岗位责任心和自信心，增强员工主观能动性。此外，企业的合同归档管理人员应尽可能保持固定，培养专业人员，这样能保证合同档案归档工作的连续性。
合同管理人员本身也要积极提高自身综合业务水平，把握原则，懂得斡旋，当不同的合作单位之间，企业各部门之间，特别是领导与项目负责人之间存在意见分歧时，要勤跑腿，多动嘴，按照主要领导的主张去沟通，在沟通中求大同存小异。其次要变被动服务为主动服务，将满足用户的需求摆在首位。
篇5
关键词：档案管理电力系统对策
引言
电力档案是电力工业发展历史的真实记录。随着中国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。我们应当借助档案，了解过去，总结经验，汲取教训，扬长避短，从而改进和制定企业的管理模式，使企业充满蓬勃生机和活力，在改革的大道上越走越宽，越走越远。
一、电力企业档案管理的重要性
电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，具体而言，电力企业档案门类多、信息量大、涉及范围广，不仅承载着重要和广泛的科技资源，而且还归集了特有的知识信息，是电力企业不可或缺的宝贵财富。然而从目前来看，很多电力企业的档案管理工作还存在一些急需解决的问题，这就需要不断拓展企业档案工作新领域，进一步加快档案管理信息化建设，从而真正为促进电力企业的发展发挥重要的作用。
二 档案工作内容
a.文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。
b.档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。
c.档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。由于自然环境和社会环境的因素,档案始终处于渐变性的损坏过程中,为使其长久保存,采用科学方法对档案加以有效的保护。
三、电力企业档案管理中存在的问题
1档案管理信息化建设滞后
一是少数电力企业领导对档案信息化建设的认识不够深刻，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，对档案信息化建设缺乏必要的资金投入。二是企业档案信息化缺乏相应的制度和标准，在具体工作的开展过程中缺乏具体可行的依据。三是档案信息资源的开发利用程度较低。有的企业尽管档案数字化建设前期花了很多精力，但没有对数字化资源进行持续开发和利用。还有的尽管实现了计算机检索和利用，但仅限于档案室内部使用，而没有在整个企业内部实现信息资源的网络共享。四是档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化建设和管理人才。
2档案管理体系不健全
一方面，当前对各电力企业管理人员往往仅对工程进度、工程质量有较高的要求，比较重视，对档案管理、档案资料的收集却很忽视。导致档案管理的基础性工作投入不够，档案管理人员的工作处于被动的局面，只能依靠手工操作和凭经验进行管理，从而严重了档案功能的发挥，与当前电力工程日益增多的工作需要极不适应。另一方面，多数档案归档不及时，没有从签订合同准备开工时就开始，而是等到工程接近完工时，才加班加点进行档案归档，导致部分文件资料遗失，有的甚至依靠回忆补记等方法进行整理，从而使归档文件材料缺乏系统
性、完整性和规范性。让一些应该归档的材料没有归档，而不应该归档的材料却归档了。
3档案记录不完善
一方面，当前很多电力企业档案管理只注重整理收集技术数据资料，对生动、形象的声像档案却完全忽视了，有的单位虽然有配置录音、照相或者摄像等设备，但却没有发挥其应有的作用，有的即使进行了相关声像资料的收集，却没有按档案管理要求送档案室归档保存，
造成了多数声像资料的流失，影响了声像档案的长久保存和有效利用。另一方面，部分人员在档案管理的细小方面也不规范，比如档案记录方法方面，同样一个事，就有几种不同的记录方式，这些细节方面极大程度影响了计算机的检索，降低了检索效率。
4档案管理中暗含安全隐患
概括而言，电力企业档案管理工作中存在的安全隐患有以下几种情形。其一，档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房选址不恰当，因湿度过大而导致库房日久生霉。有的档案库房使用玻璃门、玻璃窗，只在门窗上贴一层挡光纸或者普通窗帘作为防护。其二，档案库房的使用不合理。有的企业档案馆在经历多次搬迁之后，临时找几间房作为档案库房，由于面积狭小，大量档案只能杂乱无序地堆积在一起，并且由于窗外没有专业化的防护设备，室内又没有配备灭火设施，因此隐含了发生盗窃或火灾的忧患。
5档案管理的理论研究和业务指导滞后
电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题，亟需加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题，电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题，都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式，出台相关的政策，指导民营企业档案工作稳步发展。
四 做好电力企业档案工作的对策
电力企业出现上述问题是带有普遍性的，对经常出现的这些问题如不及时解决，就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源，其利用价值就会被浪费，影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施：
1持续培训提高档案管理人员专业素质
加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先，可以采取多种有效的培训方式，一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导，另一方面还可以采取现场培训的方式，将培训和实际操作相结合，使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。其次，要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员（尤其是新进档案人员）进行定期培训，还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况，根据实际需要，不定期地开展有针对性的培训。
2 配备现代化档案管理设施
实现档案管理现代化，必须配备档案管理技术设备，采用最新、最先进技术、提高档案管理的科技含量。档案办公自动化所配置以电子计算机为核心，配有光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、数码摄像等专用设备。采用高新技术手段将大量声像、文字资料信息集中于档案管理服务器上，其存储载体主要以照片、唱片、影片、光盘等磁性材料的形式出现。声像档案有着文字记录材料无法比拟的优点,即信息传递准确逼真、信息记录密度高、信息受众覆盖面广。
3 规范档案管理制度
由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位发放本企业的建设项目档案管理制度汇编，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量
4加强对电力声像档案的重视
首先，电力企业高层领导要改变传统的档案管理模式，全面加强对声像档案的归档、保护以及有效利用等工作环节的重视，在资金投入、人员配备等方面给予足够的支持，并抓好制度建设工作，不断强化档案管理人员对声像档案的重视程度。其次，对于电力工程人员而言，要严格规范其在整个业务探讨工程实施过程中对声像资料的全程收集工作，并建立起严格的声像档案移交制度，从而避免声像档案在移交过程中的流失。再次，要开展有效的声像档案维护工作。具体而言，一是对声像资料的保管、借用、开发等一系列环节都要制定出严格的规定；二是避免声像资料受到光线、磁场等因素的影响；三是定期开展声像资料的备份工作；四是定期倒带检查部分长期保存且不常用的声像资料载体，并对其及时修复、复制，或者光盘刻录延长其使用寿命。
5认真做好档案安全防护工作
具体而言，电力企业要按照国家对档案保管保护的相关规定，通过投入专项资金,配备防火、防盗、防潮、防有害生物侵蚀等必要设施，建立起符合档案安全保管条件的专门库房。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理工作，尤其是对一些特殊载体的档案，更要采取有效的安全防护措施进行重点保护。
6加强档案的信息化建设
信息技术的迅速发展对电力档案管理工作的影响不言而喻，这就需要电力企业结合自身条件，尽快把档案的信息化建设纳入企业的发展规划之中，并予以实施。对于经济效益相对较好、现代化管理水平相对较高的电力企业，全面开展档案信息化建设应包括如下内容，一是建立健全电子文件的管理制度：二是对电子文件和电子档案进行全程管理；三是通过建立企业内部的网络服务系统来实现资源共享；四是积极开展非电子档案的数字化转换工作。
五 总结
随着科学技术的迅猛发展，电力企业档案事业正面临着信息时代的挑战。电力企业的档案管理工作是一个庞大的系统工程，会随着企业内部对档案管理力度的改变以及各种新技术的推陈出新而不断发生变化。因此，这一问题的研究也将是一个动态和持续的过程，还需要更多的档案管理业内人士在今后对这一问题进行更加深入和系统的研究。
参考文献:
[1]陈琳,电力企业科技档案管理与利用的探讨[ J],研究探讨,2008(09)
篇6
一、图书情报和档案管理的现状
随着人类的进步、科技的发展和社会文明程度的提高，尤其是边缘学科、信息技术的快速发展，图书情报管理和档案的资料越来越丰富的同时，人们尤其是高校师生对对综合性知识和信息的需求也变得越来越高，但由于这些知识、信息过于分散，给人们查阅带来了很大的不便，因此实现图书情报和档案的统一化管理，顺应了大多数人的需求。与此同时，也存在着诸多缺陷，体制与管理技术尚不健全，需要进一步的发展与研究。
二、图书情报和档案共同管理的方略
1、结合理论共同管理
在我国，图书情报资料和档案的共同管理已有一定的历史性。早在上世纪80年代末，我国的图书情报资料和档案的管理模式就逐渐显露出来。到了90年代，图书情报资料和档案的统一管理有了一定雏形。经过长期的实践，大量的基础理论便应运而生。实际上，资源的优化配置是图书情报资料和档案的共同管理的结果。管理理论、管理方式的不断创新，造就了三者资源管理模式的不断优化，也就促成了更加便捷的资料管理和查找平台。
2、依据实际效率管理
依据国外的一些管理经验，将图书、情报资料、档案创建一个共同综合的管理模式是社会发展的必然趋势，也是效率管理的重要保证。这种管理模式既整合了资源，规范了资源的管理与查找系统，又提高了资源管理效率，减少了人力物力等资源的投入，当然，对于这种新型管理模式，我们还需依据实际的管理需求，从各个方面作相应的调整。包括外对资源的开放程度，资料保存方式等相关规定的明确了解。此外，三者的数字化、智能化管理是通过网络技术得以实现的，因此对图书情报资料和档案的管理必须要突显其信息化的特点，这就要求相关工作人员依据现实，及时调整管理手段，确保科学而有效的信息管理。
3、加强仓库信息管理
信息库是图书情报资料和档案统一管理的重要辅助工具，对整个信息系统起着有效的促进作用。因此实现三者的统一管理，必须加强信息库的建设，确保信息库中信息的有效流通，信息库的建设使传统资源的管理方式被逐渐打破，把分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源用网络化的方式串联起来，而图书情报资料和档案共享的效率被提高，同时也方便了图书资料的统一管理。从而实现资源共享。
4、针对问题灵活解决
由于图书情报资料和档案共同管理在短时间内得到了迅速发展，因此其相关程序还有许多不完善的地方，在实际运行和使用过程中还存在着不少以前从未遇过的问题。也因此在遇到这些问题时，管理者要采取灵活的方式，有针对性地解决这些难题。笔者认为，在相关机构建立统一的网站，对问题处理及相关的解决方案的提出是很好的途径。选择最适合的解决方式，才能将共同管理的效率最大化地发挥。
5、加强知识产权保护
要加强知识产权保护意识，形成既尊重他人知识产权，又注重自身智力劳动成果的良好氛围。在实际生活中，我们要拒绝侵犯知识产权的违法行为，尤其要一些网络知识产权加强教育。如大部分网民都有通过网络下载电影、电视剧的经历，却很少有人在意这是一种侵权行为。因此只有不断加强对网民与网站运营商产权意识的教育，才能从根本上杜绝侵权行为，避免侵权现象的发生，从而确保图书情报资料和档案产权享有者的利益，促进三者共同管理的发展。
6、实施问题协调处理
要针对图书、情报、档案机构现实操作中遇到的问题进行协调处理，保证组织编制能够对系统的分类、著录、标引等，尽快实现管理模式的规范化、标准化。这些都有助于对公共管理策略的执行起促进作用，也是实现资源共享和现代化公共管理的必然要求，使网络和数据库的合理建设能够不断完善。如果从数字馆藏角度来说，管理者必须形成良好的管理准则，按照数字信息管理理想的状态分布，从多个方面对信息资源合理规划。将智能检索技术充分利用，把宽带高速网作为传输通道，使用a户享有各种形式的多媒体信息。这样就使得馆藏实现数字化，当然还要关注与馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管等操作流程。
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关键词：高等合并院校 档案管理 和谐统一
随着知识经济时代的到来，我国在科教兴国战略的实践中将部分高等院校按照优势互补、强强合作的办学思路进行了合并。根据《普通高等学校档案管理办法》，关于“对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存”的规定精神，如何加强与高校办学改革、发展息息相关的档案信息资源的收集、管理、利用等工作的协调统一，是当前高校档案工作者值得深入研究的一个重要课题。
1. 高等合并院校档案管理存在的问题
高等合并院校程度不同地存在着名义上的合并，在档案管理体制上没有完全理顺关系，在运行机制上各自为政、自成体系，没有实现集中统一，导致合并院校档案管理存在一些问题。
1.1 档案管理意识淡薄缺失
合并高校在并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的档案材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。
1.2 档案管理难以集中
高等合并院校的原组成院校大都处在不同的位置；合并后面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题；档案工作因其效益滞后等特点此时不易摆上领导案头；并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等原因， 档案管理难以集中。
1.3 档案管理技术方法落后
部分高等合并院校的档案管理工作仍处于传统的手工操作模式，档案的整理、立卷、归档基本上都是通过手工操作来完成；有的高校档案的收集整理玉石不分鱼龙混杂，一些重要的档案残缺不全，查、借、阅极不便利；同一类型的档案有时会因立卷人素质、观念的差异而形成不同的归档形式，即使是同一人整理的档案，也时常会出现细节上的偏差和组卷方式的异样，导致档案利用率低，档案价值大打折扣；有的高校档案管理依旧采用的是原分库存放的办法。
1.4 档案人员素质亟待提高
高等合并院校的不少档案工作者多为非专业人员，他们在档案管理工作中思想认识不到位、业务不熟悉，接受新知识、掌握新技术困难，很多兼职档案管理人员工作长期停留于整理归档的一般水平，很难谈得上与用户进行沟通和从事档案信息重组等创新性的工作。
1.5 档案管理信息共享不够
合并高校大多由两个或两个以上规模相当、类别相近的院校并建而成。由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；这些问题严重制约着高等合并院校档案的开发利用与信息化，难以实现信息共享。
2. 高等合并院校档案管理不和谐统一的原因
2.1 学校合并总体格局的影响
学校的档案管理部门是学校管理机构的一个组成部分，学校合并的深度决定了学校档案管理的合并深度。在合校初期，校区意识的惯性、校区职工的利益格局、校区干部的任职安排等等方面，时常与合校的总体要求发生碰撞；经过一个阶段的磨合之后，实质性融合的程度由浅入深，有一个发展过程，合并院校的档案管理同样如此。
2.2 馆舍条件的限制
多校汇集于某一校区集中办公，档案馆、室的馆舍适应不了合并院校档案管理的需要，容纳不下多校区的档案实体，满足不了档案管理人员集中办公。
2.3 校区距离的制约
合并院校中，有的是邻近数校的合并，有的是远距离数校合并，有的是远、近距离皆有的数校合并。
3. 加强高等合并院校档案管理和谐统一的对策
通过对高等合并院校档案管理存在的问题和原因分析，笔者主要从以下方面提出建设性意见来确实加强高等合并院校档案管理的和谐统一。
3.1 重视档案工作，增强档案意识
同志指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任。”因此学校要重视档案工作，建立健全档案管理工作制度，有计划地开展档案宣传工作，促使大家自觉地积累、利用、移交档案。领导要重视档案管理工作并纳入到学校的议事日程，按照《普通高等学校档案管理办法》的规定逐步做到“三纳入”、“四参加”和“四同步”，同时要加强对档案工作的布置、检查、总结和验收，在人员、经费、库房、设备等方面满足档案工作的需要，保证档案工作的正常进行。
3.2 加强档案队伍建设、提高人员素质
建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。第一档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；第二发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用，提高对档案工作的认识，热爱档案工作，自觉学习和掌握档案管理专业知识和技能，严把质量关，确保档案的真实性、完整性和实用性。
3.3 规范档案管理，确定档案工作目标
合校后采用任何一个校区的档案管理办法都不妥当，这就要出台新的统一的档案管理办法和规范：第一，依法治档，统一规章制度。例如《普通高等学校档案管理办法》、学校有效的管理办法、规章制度。以合并院校名义印制出台适合本校的档案管理规章制度和办法。第二，起点要高，统一管理规范。例如《高等学校档案工作规范》、国家档案局一系列档案管理工作标准、学校现行档案管理规范的合理因素。由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展：第一可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，又可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；第二便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。
3.4 改善档案管理设施，实现资源共享
改善档案管理设施，实现档案资源的合理配置与有序有效的开发并进而实现档案信息资源的社会共享。高校档案工作必须早日实现档案管理工作的现代化，供学校领导及有关职能部门、教师查询使用，充分发挥高校档案信息的独特优势，为新时期高校教育事业的发展服务。
参考文献：
［1］吴建华.关于档案高等教育改革与发展的几点设想［J］.高校档案信息，1999，(1).
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一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机?穴工作站、服务器 性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
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【关键词】档案管理信息系统 院校教学 设计开发
21世纪，计算机技术的应用日渐广泛，借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代的推动作用。
1 院校教学档案的基本内容
教学档案是高校在进行教W活动中形成的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大致分为以下几类：
1.1 文件、规定等政策性资料
该类别涵盖上级教育主管部门、学校、学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、归档。
1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料
这是对教学的文件、规定的细化和落实，包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整理，形成归档资料。
1.3 学生名册、成绩等学生资料
学生作为教学活动的对象，其个人资料是极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。
2 档案管理信息系统的功能需求分析
2.1 海量数据高速处理
毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的需要。
2.2 系统服务器虚拟化
伴随这数据总量的增加，院校的档案存储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平台高效利用
档案管理信息系统的应用初衷在于提高档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案的高效利用。
2.4 档案管理安全防护
档案管理信息系统是依托网络构建的数字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水平。
3 院校教学档案管理信息系统的功能架构
按照各自功能的差异，系统的功能架构分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务规则模块。
3.1 平台层
所谓平台层是指档案管理信息系统的基本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的设计和开发工作。
3.2 档案管理层
档案关联信息系统是面向教师和学生的系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与档案管理需求的相匹配。
3.3 业务规则模块
该模块是对档案管理工作进行梳理和归类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构合理的教学档案管理分支。
4 档案管理信息系统的设计与开发思路
4.1 系统设计与开发的软硬件设施
硬件是支持系统设计与开发的基础，应该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意其拓展性和兼容性。本系统打算采用B/S结构，前段页面采用jsp技术开发，后台程序基于Servlet+JavaBean技术及MySql数据库，系统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳定，方便维护，扩展性良好的特点。
4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤
4.2.1 数据库的构建
对于院校的档案管理信息系统来说，数据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结构，进而构建数据库。
4.2.2 主界面的设计
主界面是系统面向用户的主要内容，其设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行操作完成档案的管理、查询等功能。
4.2.3 用户管理
从用户的账号功能角度分析，用户分为三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权限，使其能够有效利用档案管理信息系统。
4.2.4 附属功能的实现
在实际的档案管理工作中，涉及到打印、复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的便捷性。
5 结束语
综上，借助档案管理信息系统实现院校教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信息化的优势，推动数字化校园建设。
参考文献
[1]翟菲.舞蹈院校教学档案管理系统的设计与实现[J].教育科学：全文版，2016（06）：44-45.
[2]胡晓云.新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究[J].佳木斯教育学院学报，2012（08）：89-90.
[3]赵翔.档案管理信息系统设计与开发[J].电脑编程技巧与维护，2013（24）：36-38.
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关键词：科研项目档案；管理；竞争；环境；制度
科研项目档案使企业在进行项目的实施中对初期申请、研发、实践等过程的信息保存，是企业档案的核心组成部分之一。鉴于科研项目档案管理与企业竞争能力日趋密切的现状，有必要通过对档案深化管理，实现企业综合竞争及可持续发展能力的提升。
1 建立牢固的企业档案工作基础，打造一流的项目档案工作可持续发展环境
1、完善领导与规划，优化宏观档案工作环境及土壤
企业在进行项目档案的管理中，不仅应完善业务与技术水平，还应该做好企业发展战略规划的政策调整。在进行档案的管理中要进行档案的分管，设立专门的领导进行管理；然后积极制定企业档案总体发展战略规划，确保资金、人才、资金能够满足相关工作的开展，从而为企业科研项目档案管理工作的开展优化环境及土壤。
2、完善企业软硬件建设，优化项目档案围观发展环境
企业在进行科研项目档案的管理中应该完善库房、办公室场所等硬件设施的建设工作，并对各个工作场所进行合理的物理隔离，保证档案库房等场地能够适应企业科研生产的发展要求。另一方面，要积极的在企业科研项目档案管理工作中开展信息化建设，提高企业档案管理的信息化水平。通过将档案信息化与企业整体信息化进行整合、优化的方式，打造科研档案信息文件交流枢纽，从而满足企业对答案信息内部交流、使用、管理、控制的目的。
3、加大人才引进及培训力度，改善企业档案工作人文环境
第一，企业档案管理工作者要热衷于这份工作，树立科研项目档案管理为科研人员服务的工作理念，本着“用户第一，服务至上”的工作态度，改进服务方式，拓宽服务领域，优化服务流程。针对科研项目档案专业性强、内容复杂、载体类型多样等特点，加强学习，了解多学科的知识，全面掌握并学会运用档案的现代业务操作技能与管理方式，确保科研项目档案管理工作负荷企业与社会发展的需求，在进行档案工作的开展中要经常的思考、分析、总结、归纳，通过分析企业及项目的特点发掘规律与心得管理方式，正确的理解档案使用者的使用意图，从而实现企业档案管理能力、效果等的提升，提高企业的综合竞争实力。第二，企业要改善当前的档案工作人文环境，并积极的向其中注入文化与感情要素，上级领导要充分理解、尊重档案员工，坚持以人为本。在日常工作中还要为员工提供进修、学习、培训的机会，从而优化档案管理工作者的综合能力，提高其综合素质，从而完成改善企业档案工作人文环境的目的，实现企业的科研项目档案管理工作的可持续发展。
4、通过科学的管控实现档案工作的正常运转
企业在进行科研项目档案的管理中，要完善运转系统的优化工作，坚持推进“职业化、专业化”的发展方针，强化对文件资料与信息传递过程的管理控制，并积极的优化自身的管理运转系统及结构，从而让档案信息资源满足企业可持续发展的需求。
2 通过对企业档案工作流程的规范，实现项目档案管理水平的提升
1、建立健全现有管理制度
建立健全管理制度，有助于管理工作的顺利开展。因此企业档案部门要基于企业实际发展情况及档案管理状况有针对性的建立健全科研项目档案管理制度体系。在进行制度建设中要将管理办法、赏罚制度、操作流程等详细的进行设计，确保其符合档案工作的所有步骤。另外，要提高各项制度要求之间的关联性与互补性，从而保证他们能够有效的解决在科研项目档案管理中发生的问题。
2、做好流程规范
首先要建立归档范围表与签署规定。企业项目在立项前期，主管部门及负责人应基于项目研发领域及要求制定项目归档范围与签署规定，并对其中设计的研制形式、过程、要求进行详细阐述。签署规定一般由拟制、校对、审核等步骤组成，该项目的主要负责人要基于程序要求确定签署角色与职责范围。确保签署流程符合签署规定，保证签署文件的法律效力。其次要先做好档案归档后在进行使用。企业科研项目档案归档的第一种形式是由科研部门组建专门机构，进行项目档案的采集、归纳、整理、制作，带项目完工后，整卷交付档案管理部门归档处理。第二种形式就是聘请专业档案员，由他们进行项目档案的收集、归档等工作，科研部门则负责实时跟踪、归档。若相关档案没有在档案部门归档、备案，则没有任何效力。通常第二中方法存在三项优点：①有效地维护了企业的知识产权，避免科研成果被私自存留；②有效地确保该项目档案归档的及时性、完整性，从资料审查的角度，为项目顺利通过验收和结题打下了良好的基础；③档案员通过全程实时跟踪项目进度的方式，更加了解研究的效果，有助于为项目部提供有价值、实效性高的信息。
3、提高监督效果
受到先进管理理念的影响，企业档案管理工作已经由被动服务方式转向主动服务方式、由后端保管方式转向全程管控。因此，档案工作应与企业运营的各个环节相融合，要积极的主动的介入到文件生产源头、流转过程、归档管理的工作中，通过全程实时跟踪监控的方式，在源头上对档案质量进行管控，从而保证归档信息的真实性、有效性与可靠性。
3 通过对企业科研项目档案潜在价值的发掘，帮助企业提高综合竞争能力
1、基于信息化手段，使档案工作科研保障职能得以发挥
通过完善档案信息化建设工作，提高企业科研项目档案的管理能力。企业要根据“档案数据库建设”、“档案信息资源开发”等政府提出的档案信息化要求进行建设。要基于企业宏观发展状况，切实的结合科研生产工作情况，制定有助于企业档案工作可持续开展的政策，在保证信息安全的前提下，为科研项目档案管理工作提供科学、可靠、实效性高的信息服务，从而使档案工作的科研保障职能得以发挥。
2、建设知识资源，提高企业竞争实力
知识资源是企业之间竞争的核心元素之一。档案信息资源是企业知识资源的重要组成部分。特别是以科研为主的企业，科研项目档案更是企业的智力资本。这些智力资本，作为信息流的主体，同企业的资金流、物流一起，构成企业竞争和发展的三大推动力。企业档案信息资源是企业资产的组成部门，对企业的发展具有积极的影响作用。因此企业要深度发掘档案信息资源，做好资源的管理、利用，实现科研项目投入的节约、加快研发速度、强化企业竞争实力。
3、通过完善企业文化建设为企业发展引擎提供动力
企业文化是企业发展的核心，而档案管理与档案信息化建设则是企业文化不可分割的以部门，它属于管理和服务并重，历史和科技共同存在的多元企业文化。而企业科研项目档案恰巧反应了企业科技。文化、管理思路的发展、变革的历史。通过对科研项目档案的深化管理，将正确的对历史经验进行总结，从而增加企业文化资源储量，提高企业的科技研发能力与员工对企业发展的认同感、文化的归属感、责任的使命感。因此，企业要基于历史、技术、管理层面出发，完善企业科研项目档案的深化管理工作，积极推进企业文化改革发展，增强企业的向心力与凝聚力，从而为企业发展的引擎提供强劲动力。
4 结束语
综上所述，基于企业自身现状及项目要求完善科研项目档案管理工作，将有助于企业综合竞争能力的提升。因此，在未来发展中要积极的完善档案管理制度、流程规范等，从而完善科研项目档案的深化管理工作，促M企业健康发展。
参考文献
[1]苏娟.面向科研项目生命周期的档案管理服务创新[J].教育教学论坛.2016（23）
