档案管理的分类范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的分类，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。

1 学校档案分类中存在的问题

在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。

2 增强学校档案实体分类管理建议

2.1 提高档案管理的重视度

为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。

2.2 判断档案价值，增强档案管理

在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。

2.3 增强档案保管工作和利用效率

在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。

3 增强学校档案管理的方法

3.1 应用计算机信息档案管理技术

计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。

3.2 灵活进行实体档案管理

学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。

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关键词：本科教学评估　教学档案　分类管理

本科教学工作水平评估根据一定的指标体系，通过系统地收集高校的主要信息和材料，在进行科学分析的基础上对高校办学条件和教育教学质量等方面进行客观评价。高等学校教学档案是在教学活动中逐步累积形成的具有参考、利用和保存价值的原始记录，它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，揭示教学单位的教学质量和管理水平，是教学评估的基础和依据。虽然教学档案在评估指标体系中没有单独设立项目，但是评估指标体系中的大多数指标和观测点都是以教学档案为依据的，如教学计划、教学大纲、试卷、成绩、毕业论文等都是评估材料的重要依据。实践证明，教学评估与教学档案建设相辅相成、相互促进，教学档案是教学评估的基础和依据，同时教学评估又能促进教学档案建设，提升教学档案的价值和地位，教学评估工作为提升教学档案建设水平带来了新的契机。然而教学档案材料具有内容丰富、类别复杂、涉及面广的特点，这就使得教学档案的详细分类十分困难。如何根据教育教学规律建立行之有效的教学档案分类标准是教学管理人员面临的一个重要问题。

一、本科教学评估方案与高校教学档案。

(一)本科教学评估方案与高校教学档案的关系。

在高校教学水平评估方案中，一级指标有七项，其中与教学档案明显相关的指标占了三项，分别是：

1　专业建设与教学改革。包括专业、课程与实践教学三个方面。这部分内容广泛，是评估材料中的重点和难点。它主要反映专业的总体布局与结构是否合理。专业的设置是否适应社会的需要；改革教学方法与手段的效果：实践教学内容的科学性和取得的效果等。

2　教学管理。包括管理队伍与质量监控两个二级指标。管理队伍的情况可以从人事档案中收集。质量监控部分主要就是观测教学规章制度的建设与执行、各主要教学环节的质量标准和教学质量的监控。

3　教学效果。包括基本理论、技能、毕业论文、思想道德修养、体育、社会声誉、就业七个二级指标。主要观测学生基本理论与技能的实际水平、学生创新精神与实践能力、论文质量、学生体质健康标准、毕业生就业率等。这部分内容比较复杂，涉及多个档案体系，教学档案是其中主要一个材料来源。

(二)本科教学评估体系下教学档案的细化。

对照本科教学评估指标体系中关于教学档案的指标，笔者根据实际工作情况，将院系教学档案细化为如下四个方面。

1　基本教学文件：涵盖教学评估方案中的教学管理指标和专业建设与教学改革的部分指标。对应的教学档案具体包括教学计划、教学大纲、教学进程安排、教师授课计划书、教学任务书、教学日志及考勤表、课表等。

2　日常工作文件：涵盖教学评估方案中的教学管理指标和教学效果指标。对应的教学档案具体包括学籍管理、调课管理、学期各类教学总结、各类考试管理和其他日常文件。

3　主要教学环节文件：涵盖教学评估方案中专业建设与家偶尔改革的部分指标和教学效果两个指标。对应的教学档案包括理论课程排课管理、教学改革、教材管理、实践教学管理、毕业论文管理。

4　教学质量管理文件：涵盖教学评估方案中专教学效果及教学管理两个指标。对应的教学档案包括包括教师教学质量监控管理、各类成绩管理。

二、本科教学评估下的“高校院系教学档案分类管理”运行机制研究

(一)教学档案分类管理的原则。

1　真实性原则。教学档案是历史的原始记录，必须真实、客观、可信，因此，必须遵循档案自然形成的规律进行分类，科学选择分类方法，合理设置分类项目，从而使教学档案能够系统的反映出教学活动的本来面目。这是教学档案分类管理的首要原则。

2　系统性原则。由于教学档案是在处理教与学的各种活动中逐渐形成的，它的成分较多，纵横关系错综复杂，因此，在进行教学档案分类的时候必须遵循一定的逻辑规则，尤其要注意分类标准的一致性和纵横关系的明确性。如我们在对教学档案进行分类时纵向可以根据学年进行分类，横向可以按照档案职能进行分类，一旦确定分类方法以后，每次分类就都遵循同一标准进行，而不能第一次以学年纵向、职能横向分类，第二次以职能纵向、学年横向分类。这是教学档案分类管理的根本性原则。

3　实用性原则。也是教学档案分类管理的终极目标。教学档案是为教育教学、科研和管理服务，它能够提供详尽完备的原始材料，发挥档案的查考和凭证作用，所以在对教学档案进行分类时就必须考虑其实用性。如根据学年进行教学档案分类时，我们不能忽视档案本身的职能特点而生搬硬套进行分类，而要注意档案的可用性。

(二)教学档案分类管理的一般方法。

在教学档案分类管理的原则指引下，笔者认为可以采用如下方法对教学档案进行分类。

1　按教学档案的职能进行分类。教学档案是一个复杂的整体，各种教学档案的内容、性质、成分、形式各不相同，各有特点。据此，笔者根据本科教学评估方案，具体分析教学档案的构成，针对不同档案的特点，提出了按照教学档案的职能进行分类的方法。按照教学档案职能进行分类就是在本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面。

2　按学年――学期进行分类。在高校实行学年制具有悠久的历史，早在12--13世纪大学的初建阶段，就实行学年制的分科教学制度。我国高校经历了学分制―学年制一学年学分制这样一个过程。目前高校多数实行学年学分制这样一种教学管理制度。它保留了学年制的整齐划一等特点，为教学档案按照年度进行分类提供了依据。按学年分类即意味着按学期分类，按学期分类其实是按学年分类的细化。现在高校分为春季和秋季两类招生，然而无论哪一类别的招生，一个学年都要分为两个学期，相应的教学档案就可以在学年之下再根据不同的学期进行分类。

(三)本科教学评估下的“院系教学档案分类管理体系”的具体措施。

在理清了本科教学评估与教学档案的关系后，秉着教学档案分类管理的原则和方法，笔者建立了如下的“院系教学档案分类管理体系”。

首先，根据笔者提出的职能分工的要求，将本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面作为分类体系第一级别，分别予以编号，为1(基本教学文件)、2(日常工作文件)、3(主要教学环节文件)、4(教学质量管理文件)。

其次，将四大职能具体的分工作为分类体系的第二级别，分别予以编号，为1-1(教学计划)，……，1－7(课表)；2-1(上级文件)，……，2-5(各类考试管理)；3-1(理论课程排课管理)，……，3-5(毕业论文管理)；4--1(教师教学质量监控管理)，4-2(各类成绩管理)。

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关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议

伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。

1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用

1.1 使档案管理工作变得标准规范

n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。

1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性

档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。

1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率

档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。

2 档案管理基础工作现状

2.1 档案管理人员的整体素质不够高

现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。

2.2 档案管理不够规范

档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。

2.3 档案管理的现代化技术普及度较低

现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。

2.4 档案保管不当造成缺失

现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。

3 有效展开档案管理基础工作的几点建议

3.1 提高档案管理工作人员的素质

档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。

3.2 注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作

在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。

3.3 推进档案管理基础工作向现代化迈进

要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。

3.4 加强对档案管理基础工作的管理监督力度

档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。

3.5 提升员工的档案意识和服务意识

首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。

3.6 将之前的案卷进行重新整理

现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。

4 结语

综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。

⒖嘉南

[1]于梦.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015，03：189.

[3]许丽英.浅谈档案管理基础工作在现代化管理的作用[J].经营管理者，2015，11：264.

[4]徐刚领.档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2015，25：16-17.

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一、引言

伴随现代社会的不断发展，信息更新迅速，也对博物馆档案管理提出新的要求，带动博物馆档案管理的创新与改进。通过梳理博物馆档案管理的基本思路，优化档案管理流程，有效引进现代管理技术才能让博物馆档案管理走上科学化、规范化、合理化及统一化的道路。而借助档案管理部门人员的配合与信息平台的辅助支撑，让博物馆档案管理更加高效与便捷，让博物馆档案的管理、查询、利用及保护落到实处，使得档案管理的价值发挥到最大。

二、博物馆档案管理概述

档案管理亦称档案工作。它是档案管理人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理分收集、整理、鉴定、保管、统计和保管利用等工作环节，随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响，档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务。博物馆档案管理是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。

1.博物馆档案管理的含义

博物馆档案管理是一种能够在日常生活中运营和开展博物馆博物原始资料的记载，对博物馆的艺术藏品的概况、历史、艺术成就、艺术价值、考古考证及博物馆日常运行有关的资料等方面进行归档记录。它是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。其资料具有客观、真实、全面的特点，并且能够管理、保存和利用。博物馆档案管理工作系统而复杂，并不是孤立存在的，正是因为详细的博物馆档案管理才让社会管理系统更加完成完善。博物馆档案管理本着统一性的原则，奠定了社会信息系统的资料基础，无论是对历史的发展还是指导当下的社会改革都具有重要意义，因此必须努力做好博物馆档案的管理与保护。

2.博物馆档案管理的内容

博物馆档案管理的内容非常广泛，具体有艺术藏品、美术作品、历史博物品、艺术家手稿、艺术家档案、艺术家日记、艺术家工作照和生活照、书画资料、藏品的照片档案、藏品的有关复印件、藏品的展览文件、藏品档案以及博物馆日常管理形成的文件资料等等。博物馆档案管理更多的是服务性的管理工作，博物馆的档案资料也具有特殊性，是对历史或者事件发展进程、优秀成果及细节问题的记录，是社会发展与社会改革的重要参考资料，博物馆档案管理可以有效地推动档案文化建设，并实现档案信息的整理归纳，让档案记录更加详实，档案分类更加清晰，档案利用价值更高。具体来说，档案管理应该包括对各种文件资料进行收集、整理、编号、分类、整合、归档、保管、利用。这是博物馆档案管理的基础性内容。除此以外，博物馆档案管理还涉及档案借阅查找程序的完善、档案参考资料的编制、各类档案利用情况的统计等。做好博物馆档案管理最直接性的作用是推动文化事业的发展，在总结历史经验的基础上更好地指导未来的发展。

三、博物馆档案管理的方法及路径

1.?n案的收集

信息资料的收集是档案管理的前提。作为博物馆档案管理人员必须树立资料收集自觉意识，具有资料捕捉的敏锐感，积极主动地去搜集整理档案文献。而对资料的有效收集建立在对档案文物足够了解的基础之上，资料收集不盲目，资料收集注重效果与质量。对博物馆的藏品、艺术品、历史博物品、书画藏品等可以用照片、文字等方式进行收集整理。在博物馆档案资料收集过程中应做好四个层面的关注。其一整个资料收集工作应该保证档案的整个形成过程，确保系列考察价值书面文件的事先制定。其二在档案管理征集时，应树立系统完整的眼光，确保所收集到的资料能较全面地反映文物自身的历史因素及事件发展历程，便于档案后期的整体和完整性的呈现。其三在资料收集过程中各部门工作人员应加大协调，确保部门之间联系密切和各部门工作人员对每一个档案文件都有着清晰透彻的了解，这是后期档案资料整理分类的前提。其四制定合理的责任制度，“无规矩不成方圆”，通过责任到人，让不同的工作人员承担不同类型的档案资料收集工作，一旦出现问题可以责任到人，而不是盲目地指责批评，通过责任的明确更能激发工作人员的责任意识，促进博物馆档案资料的征集管理。资料收集作为档案管理的前提，这是做好档案管理的基础性工作，必须引起的足够重视。

2.档案的分类整理

积极做好档案资料的分类才能让档案资料查找更为高效便捷，也是确保档案征集资料得到最大限度囊括的前提。越为细致的档案资料分类越能满足读者的查阅需求，实现博物馆档案信息及资料的最大限度价值发挥。随着我国博物馆档案资料的丰富，档案分类也更加细化。因此必须建立与博物馆资料容量相适应的档案分类体系。分类力求多元但不重叠。例如与业务活动相关的档案资料可以分为藏品、艺术家、历史文物、书画、名人笔记、地方志、照片档案、展览文件等。根据内容涉及面不同可以分为工艺类、美术类、历史类、史料类等。根据档案形式不同可以分为文字档案、图片档案、影像档案等，细致的档案分类可以提升检索效率，方便查阅。而细致的分类使得档案管理更加系统成熟，汇集多种档案资料信息，做好档案服务工作。

3.档案的归档

当档案资料收集完成后需要对博物馆档案进行归档处理，这也是档案管理的最后一道工序。在对博物馆档案进行归档时需要做好四个层面的关注。其一归档要按照时间顺序。归档并不是随意的，而是以时间轴线为参考按照事物发展的具体过程按照顺序归档。其二在归档时要做好类目的对应。相同的类目或者相关的类目归档在一起，提升其后期查阅利用价值。其三在归档时要统一规范。文字材料按照统一规则装订，照片附识黏贴。对于音视频资料无法装订必须在档案归类时做好内容简介的说明。其四发挥计算机归档优势，提升归档效率。可以尝试信息编码处理，统一集中归档，电子档案与纸质档案管理结合起来，避免人工归档的失误。做好档案的正确归档才能确保博物馆档案的安全与高效利用。

四、博物馆档案的保护和利用

1.档案的保护

博物馆档案具有极高的研究参考价值，有些档案也容易丢失与损毁。做好博物馆档案的保护是确保档案价值发挥的重中之重。档案保护的实施者是人，因此必须针对工作人员做好档案保护的教育培训。首先提升档案管理人员的档案保护意识。做到责任到人，无论是档案资料的收集还是档案分类还是档案归档都谨慎细致，确保万无一失。以岗位职责为目标管理机制，明确形成覆盖全馆的档案管理工作规范。其次必?做好档案保护动员，坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，要求工作人员完整、准确、详实地完成档案保护。最后必须在档案保护中引入考核监督机制，依据档案保护程度对工作人员进行量化考核，杜绝档案保护中的失职行为，监督惩罚鼓励表扬并行。

2.档案的利用

档案利用层面除了做好常规利用指导外，必须发挥信息化时代下的电子处理优势，让电子档案利用得到最大限度推广。博物馆档案工作人员借助电脑网络对电子资料收集整理归档，对纸质档案资料进行电子资料的转化，借助系统本身的局域网，实现博物馆档案资料的信息资源共享。档案工作人员进一步研究改进档案管理形式，让档案利用走上规范化、标准化的发展之路，不断尝试摸索，总结经验。在档案利用指导中应细致热心，严于律己，确保档案利用的合理和档案管理的法制化，只有这样才能让博物馆档案得到最高效的利用。

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关键词：档案 管理 措施

一、档案管理工作中存在的问题

（一）重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，档案管理人员只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些思想认识，不仅表明了一些人对档案工作缺乏了解，导致轻视档案工作，还阻碍了档案工作的健康发展、科学发展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于经费有限，大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是手工地将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（三）硬件设施不全。各单位档案管理必备的硬件设施参差不齐，差异较大。个别单位没有专用档案室，档案材料在部门或个人保管。个别档案室存在狭窄、潮湿、“六防”设备不配套现象，档案材料霉变、虫蛀时有发生。有的档案室没有必备的切刀、统一的档案夹和装订设备，导致装卷不规范。

二、档案管理工作中的基本方法

提高档案管理的水平，必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，必须按照要求进行工作，保证档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节工作顺利进行。

1、全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为综合性档案室由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，剔除这些无用的文件，才能避免今后出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷能够避免某种相连的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，应对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工、填写，保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且可以提高档案的利用效率。

3、规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。各档案室应从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位的著录细则，提高基础工作水平。

4、统一分类编号。为了确保检索的完整性，在分类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

5、规范检索题名。在填写检索题名过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

三、档案管理工作中的主要措施

档案管理是学校工作的重要组成部分，它真实地记载着每一个时期的学校发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。

一是指定专人管理。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。一方面学校要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作，另一方面要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，

二是配备先进设备。 先进的设备是提高学校档案管理水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备。应该配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。学校要根据国家法律法规和有关档案管理的文件规定，结合实际情况，制定出严谨的规范的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，使档案管理工作做到依法管理、按章办事、精细操作、妥善保管。

四是创新管理机制。创新档案管理机制是新形势下档案管理工作的现要求。我们要从服务的社会性、管理的复杂性出发，建立健全档案管理的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变。要强化档案管理部门的业务指导、监督、检查等宏观管理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学化、规范化。要形成科学分析和创新研究的工作态势，为档案工作的发展提供坚实的保障。

四是进行科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据学校的实际情况，按部门、内容等，分成党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。通过科学分类，便于档案查找利用

五是实施电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校在案管理中，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

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关键词：图书馆档案；优化管理；措施；

中图分类码：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分。通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作中存在的问题，提出了优化档案管理的新思路，要从增强档 案管理意识、提高档案管理人员的素质等方面入手，不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好发展。

一、图书馆档案管理的问题分析

图书馆的档案管理有着较好的资源基础，在随着信息化的技术不断进步的同时，以往的档案管理模式也逐渐的凸显出其不足之处，对于这些问题必须要得到重视，下面就对于这些问题纷纷进行阐述：

（一）档案数字化进程缓慢。在档案整体的结构上的不足档案数字化的进程缓慢，对于图书馆的馆藏文书档案相对的重大，尤其是一些业务档案，在这方面较为的丰富，档案的形 式基本都是纸质为主，在当今的信息化日趋成熟的今天，从量以及载体上就可以明显的发展，这样的管理模式已经与当前的发展不相适应，在整体的结构上的优势愈 来愈小。

（二）档案管理上操作不规范。在管理上操作不规范，在图书馆的档案管理方面的一些基础的设施以及条件等都要比其它的一些部门滞后，这也是对于图书馆的档案管理没有得到足 够的重视造成的，有相当多一部分的图书馆档案管理方面没有专业的人员进行管理，这对于图书馆的档案管理的整体发展起到了阻碍作用，也不能够有效的对于图书 馆的发展起到很好的促进参考的作用。

（三）档案管理意识薄弱。许多图书馆都没有意识到图书馆档案管理的重要性，工作人员主观认为图书管理就是按照传统方法进行针对图书进行简单的文件分类，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些领导经常在会议重点讨论了档案管理考核的重要性，但在实际工作中也没有实行有效贯彻执行，甚至放弃档案管理。

（四）档案管理制度不完善、档案管理水平不高。目前的档案管理现状表明，从正规术语文件管理，没有完整的分类法可循，图书馆档案管理大多是按照传统分类方法，如数字法，子母法进行排序放置，而这 种管理方法绝大多数是无法形成真正意义上的相对分类查找。由于档案管理机构水平不高，岗位职责不明确，责任分工不清，再加上一些图书馆档案管理人员不固 定，服务质量不均衡，造成了档案工作发展滞后。有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构及其专职人员，最终导致图书馆管理水平偏低。

二、图书馆档案优化管理的必要性

（一）优化档案管理能够有效确保图书馆工作的顺利进行。图书馆档案涉及到的内容非常多，包括图书馆工作的原始记录，图书馆工作人员的工作成果，经验，对图书馆人员编制进行详细的记录，并通过档案信息反映 了图书馆和博物馆的情况及其业务发展中存在的问题是图书馆发展的跟踪记录，图书馆的管理和重要的参考价值，以及图书馆的未来发展的真正目标。

（二）档案管理是图书馆进行科学管理的重要手段。通过建立和完善图书馆档案管理的科学性，图书馆可以进一步提高其自身档案管理系统，实现标准化和规范化的管理，充分发挥其在图书馆管理中的作用。另外，对于读者服务工作的管理过程，能够进行详细记录工作，都是为未来图书馆进一步提升读者服务质量打下坚实的基础。

三、图书馆档案优化管理的措施

（一）优化完善图书馆档案管理机制。科学规划图书馆档案管理机制，优化图书馆档案信息技术基础设施建设，提高图书档案管理的信息化服务能力，不是几名图书馆工作人员就可以单独做的很好 的，有很多档案材料往往涉及到多个部门，需要协调多方工作进行系统优化服务才行，在健全档案管理制度，建立档案保管期限表，文件和资料归档范围，明确保管 期限表制，分保管期间，评估文件，文件规范的符合法律的发展，提高人们的意识，进一步推动图书馆档案管理建设。

（二）加强档案数字化建设，建立图书管理数据库。所谓图书管理数据库管理系统，指的是图书档案信息的接收，传输，存储，以实现共享档案信息管理系统的文件。在今天加速全球化的进程中，实现数据库管 理系统也使得文件管理从传统到纸质载体转变为电子载体，档案管理员能够针对图书信息进行存档数据处理，有效开展图书业务管理，共同实现图书管理信息的协调 处理。

（三）提升图书档案管理人员的综合业务素质。图书馆应设置专职工作人员负责档案管理，注重员工的档案管理及其专业技能培训工作，尽量选择有着较高教育水平和业务经验丰富的员工。对于档案管理人 员，应尽量保持其工作的稳定性。档案管理人员要定期进行培训，能够熟练掌握电脑等现代信息技术，精通图书馆档案管理系统。要充分认识到图书管理人员对图书 馆发展工作的重要性，在工作中不断提升档案管理人员的综合素质，不断转变其工作观念，以适应现代社会发展的要求。图书馆档案管理人员也应提高工作的严肃 性，增强工作责任感，及时的准确地对档案材料进行分类管理。

随着社会的发展以往的图书馆档案管理模式慢慢的开始退出了市场，这就要求要有着新的管理模式来更好的促进图书馆的档案管理，做好这一工作能够对于组织机构 的可持续的发展有着最为基础的保障，对于图书馆的档案管理工作进行创新发展能够对于自身的水平得到有效的提高，对于其中的一些不足还需要进一步的得到创新 加强，从而把图书馆的档案管理更现代化的体现出来。

参考文献：

[1]马琳.论高校图书馆空间的人性化设计走向[J]. 中州大学学报. 2012（04）

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[关键词]电力系统；档案管理；措施

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0210-01

前言

随着我国电力系统的深化改革，对于经营与企业管理提出更高要求。档案管理作为企业改革发展的重要基础资料，传统的档案管理方法已远远满足不了当今发展的需求。提高档案管理水平，为企业的快速发展提供助力。

1、电力档案管理的意义

档案管理运用现代化管理方式，注重对不同阶段档案之间的关联实行管理，充分体现了档案管理制度、方法、内容等方面的递进衔接关系，实施档案管理能明确人员的职责，提高整体的管理效率。一方面，实施电力系统档案管理，能提高人员的工作积极性和主动性，优化人力、物力资源整合配置，对档案实行细致的管理，明确阶段工作重点，减少不必要的劳动[1]；另一方面，实施电力系统档案管理后，按照阶段工作特点，制定详细的规范，明确本阶段的具体任务，促使每位员工在各尽其职的基础上，不会出现工作职能的交叉和重叠，防止权责不明、越职管理的事件发生。

2、我国电力系统档案管理存在的问题

2.1缺乏领导层次的重视

电力系统的档案管理工作，严重缺乏高层领导的重视，他们认为档案管理工作可有可无，相反的却极其重视市场产品质量、占有率、售后服务等内容，这样就使得下层员工对档案管理工作缺乏积极性。正是由于这个原因，很多电力系统单位对档案管理的资金投入少条件差、管理手段落后，档案设施不完整；没有建立完善的材料收集制，造成档案数量不全内容缺失，对电力系统无法提供高效能高质量的服务，何况是档案管理的目标、规章制度建立。

2.2缺乏专业的管理人员

电力系统档案管理缺乏专业部门和专业人员的管理，有些负责档案管理的工作人员根本不懂得如何去管理档案，把档案管理看成是简单的分类收集，由于管理人员的责任意识差、专业水平低，导致档案管理停滞不前；部分电力系统采用库房兼备做成档案室，更严重的甚至有些电力系统根本没有设立档案室；电档案管理的随意性比较大，存在抽调档案资料，任意涂改的情况；许多电力公司档案保管不合理，流失很多宝贵的资料，为日后的发展带来很多不便之处，因为没有科学的保管期限和归档范围的界定，致使非常多没有保存价值的资料被长期保管，这种情况严重增加了经营管理的成本。

2.3缺乏先进的指导理论

档案管理工作是当前情况下电力系统部门面临的重要难题，急需相关方面的政策指导和理论知识，尤其要特别注意以下几方面问题：电力系统档案的法律地位和产权特征；产权变更电力系统档案的流向；如何鉴定有保存价值的档案，这些问题的解决都需要档案管理部门进行探讨研究，在具体工作中完善电力公司的档案管理模式，国家颁布相关的政策法规，引导档案管理工作持续稳步发展。

2.4档案管理存在的隐患

电力系统档案管理建设常见的安全隐患有：库房布局不合理、库房建设不符合安全防护的规定等。

3、提高电力系统档案管理水平的具体措施

3.1加强单位管理层的重视

对电力系统档案的管理，首先要提高领导的重视程度，政府制定相关规定政策，在宏观上加强对档案管理的要求；企业内部建立监督机制，对档案管理进行严格监管，提倡建立完整的档案管理系统；管理层坚持档案管理和市场占有率并举的原则，促进对档案的管理。

3.2对管理人员进行培训

对档案管理人员进行严格的选拔，保障每个人都持有从业资格证才能上岗工作；考核员工的综合素质，增强他们的责任意识；定期展开培训，选择优秀的人员到外国进修学习，掌握先进的理念技术，为我国电力系统档案管理作出更大的贡献。

3.3增强理论指导

电力系统档案管理的相关单位和专业人员，对其进行深刻的探讨研究，制定符合我国国情的档案规范，用统一的标准对各单位的档案实行管理，便于档案的规范和查阅。健全档案的保存机制，对作用重大的档案进行整合分类，对于时间年限久远，价值小的档案实行销毁，避免占据大量的空间和资源，浪费管理成本。

3.4合理设计档案室

根据档案资料数量大、种类多、繁琐复杂的特性，合理设计档案室，在电力企业，规划独立的正规的档案室，便于对企业资料的管理和查阅。

3.5具体的档案管理过程

电力系统档案管理，主要分为四个环节，分别是档案收集、档案分类、档案保管和档案应用，每个环节之间既是相互独立的个体，却又存在紧密的联系，体现档案管理的效能。

3.5.1档案收集。进行档案管理的首要步骤就是收集资料，这就要求对电力企业中每个部门的发展历史、研究成果，进行系统的鉴定，收集保存价值重大信息资料。在具体的实施中，第一，建立健全管理制度，鉴别有价值的资料，进行归档保存；第二，规定各部门转却记录发明创新和生产活动，便于对档案信息的采集；第三，进行交流沟通，对各部门的档案定期收集。

3.5.2档案分类。把收集的档案资料按照内容进行科学分类，并编码记录，系统的进行排列，形成平行或从属的档案数据库；档案管理部门加强对登记、分类机制的完善，对档案的时间、范围做出详细要求；采用复合型方法进行分类，可以按照部门平行分类，或者根据时间纵向分类。

3.5.3档案保管。在档案保管中，要贯彻落实岗位责任制，第一，设定统一的规范和目标约束管理人员的行为，对资料的数量、格式和规格进行标准化要求，规范档案的目录、标题、时间等工作。第二，建内部控制制度，对工作人员进行监管，把具体工作落实每个人身上，掌握了解档案的库存情况，进行档案保管时，实行相互制约相互监督的模式，促使人们严格按照标准操作。当出现管理人员退休或调动前，需对其承担的档案管理实行全方位的检查，确定没有问题后，才可以办理相关手续，这样可以很好地的保护电力系统档案资料。第三，把档案管理纳入到业绩考核范围内，对于管理出现人为失误情况，进行处罚，严重的辞退，对于管理工作完善的人员，进行奖金、福利等奖励。

3.5.4档案利用。前三个环节的一切管理工作都是为利用打下基础的，通过借出、交流、阅览询等方式，发挥电力系统成果的余热，推动电力企业的技术改革。在档案查阅借出等环节都要进行如实的记录，保证档案的完整和安全。

4、结束语

综上所述，在新时期下，加强档案管理，对电力公司的发展和运营有重要的作用，通过加强单位管理层的重视、培训管理人员、增强理论指导、合理设计档案室等措施系统高效的进行档案管理，切实管理好档案收集、档案分类、档案保管和档案应用四个环节，促进电力系统档案管理发挥巨大的意义。

参考文献

[1] 斯琴.关于加强电力企业基建档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014，19：168.

[2] 柏峰泽.适应知识经济发展、正视档案工作现状、切实加强电力系统档案管理[J].兰台内外，2012，S1：30.

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关键词：档案管理 基础管理 现代档案管理 作用

随着社会不断发展，档案在人们的日常生活中所起的作用越来越重要，相关部门也加强了对档案管理的重视。而随着科学技术不断扩展，档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此，在现阶段的社会发展过程中，档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视，及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。

一、目前我国档案管理基础工作中存在的问题

从整体上分析，我国目前档案馆多为综合性的档案馆，如同老图书馆一样，内容十分繁杂混乱，并且不同的档案之间存在着极长一段时间跨度。并且一直以来，我国档案馆都采用的是封闭式的管理。并且管理最根本的目的是保证档案材料的安全不丢失，并不针对档案内容进行任何不同程度的处理。这样就导致了现阶段档案质量差，多数内容均为毫无作用的文本信息。

因此，目前在我国档案管理基础工作中存在的问题主要可以表现为这样几点：第一，档案在入库管理的过程中，缺乏统一的号码标示，许多档案存在着多卷的情况，极容易造成档案丢失；第二，档案名称不规范，档案的标题包含的内容过少，导致许多有用的信息都被忽略而造成信息的丢失；第三，档案缺乏必要的目录页，导致许多有用内容无法被利用起来，从而造成信息的无用化；第四，档案内缺乏必要的页码，丢失也无从下手去寻找；第五，档案的存储十分混乱，不同对象的档案保存在同一个档案架上，增加了档案在寻找过程中的困难；第六，档案不规范，许多档案所必需的内容没有被保存下来，反而留在档案中几张毫无作用的纸张，还有许多档案保存的内容过多，一个档案卷有着几百张材料等等问题。

这些问题都是在长期的整理、查找和保存过程中所表现出来的突出问题。并且从这方面来看，尽管我国已经开始在档案馆中采用高新技术来进行档案的保护，但这些问题仍然使得我国现阶段的档案管理不具有保证现代信息管理运行的条件。

二、针对目前存在于档案管理基础工作中问题的对策

要想提高档案管理基础工作的工作水平，就必须针对目前混乱无需的档案管理工作采取符合规范和标准的工作方式进行管理，尤其是在档案的收集、整理、保存等关键环节都需要采用科学的方法进行工作。

（一）全面整理基本档案

要采用现代信息管理方式来管理档案，就必须要针对所有档案进行全面的普及检查。根据档案的关键内容进行分析整理，取其精华，去其糟粕。将有价值的内容保留下来，去掉其中毫无作用的信息，从而强化档案的规范化程度，保证档案在信息录入时工作效率的提高以及在信息普查时的信息有用率。

（二）针对档案重新进行号码排序

档案因为混乱无序，导致增加了档案寻找工作的困难程度。因此，这就要求我们重新针对档案进行号码编排，不同内容角度分配成不同的号码，遵循图书保管等方法进行管理。另外，针对那些缺少页码、缺少目录甚至缺少档案关键内容标题的档案进行重新的加工整理。根据现有的档案页码进行号码编排，增添目录，根据档案内容进行标题制订等，保证档案更加规范。优化档案不仅可以提高工作效率，简化工作手续，还能帮助加快信息化管理方式的普及速度。

（三）规范档案著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。但是由于各个档案馆的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆在国家统一的规划领导下，结合自己的实际情况根据制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类编号

这就要求我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，而后根据不同的内容制订不同的要求规范。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、结束语

在信息高度发展的今天，必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中，必须要根据档案本身的特点，选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术，加强档案管理的软件开发，加快档案电子化的进程。同时，还要提高档案管理人员的信息化程度，提高档案管理人员的综合素质，不断加强不同环节之间的沟通和交流，促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样，才能推动档案管理的现代化和科技化，从而做好档案管理工作，提高工作效率，普及档案管理工作。

参考文献：

[1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102

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随着我国高等学校招生规模的不断扩大，高校档案的数量出现了大幅度的增长，高校档案管理工作面临着巨大的挑战和压力。在计算机技术和数字技术的发展背景下，高校档案的记录载体和录入方式等都发生了很大的改变，高校档案管理工作的方式方法更需要进行策略创新。在新的时代背景下，高校档案管理工作如何实现现代化建设，提高其服务学校建设和社会发展的重要职责，是我们当前需要深入研究的问题。

一、高校档案信息的数字化建设

高校档案是对高校教学科研、学校管理工作的记录，其本质是对上述内容的信息描述，而进行档案信息的数字化建设，则要不仅要考虑到档案的信息属性，更要高度重视档案的数字化载体建设问题。加强高校档案信息的数字化建设，根本是实现了档案信息的记录载体创新，回顾档案记录载体的发展路径，主要从甲骨、金石、竹简，最后进行到了当前主要存在的纸质媒介。然而，传统的纸质媒介记录档案信息的弊端逐步体现出来，比如录入工作通常是人工抄写，需要花费较大的物力、人力，而且在这种高强度的劳动面前，档案信息管理的准确性也容易受到影响。此外，纸质媒介的物质属性特殊，即纸张易黄、易粘、易脆。在这种背景下，数字化档案信息的载体形式得到重视，而且其有效的克服了传统纸质档案的不足之处，不仅仅是节省了宝贵的人力、财力和物力，而且大大提高了档案管理的效率，提高了便捷性。进行高校档案信息的数字化建设，主要从三个方面入手，一是馆藏档案的数字化建设，二是对现行电子文件的收集归档，三是利用存储介质建立专题的档案数据库。这几种措施能有效完成高校档案的数字化建设，通过一定的查阅平台软件，可以为用户提供非常便捷的应用体验。

二、高校档案管理的信息化建设

加大高校档案管理工作，需要加强对现有管理方式的创新，结合当前信息技术的大力发展，实施高校档案管理的信息化建设成为一个较好的抓手和途径。随着教育教学改革的深入发展，各高校也在不断深化教育教学改革，各种新的办学模式不断涌现，管理环节出现的新事物、新问题、新内容对档案信息资源开发利用的速度和效率的需要越来越高，档案信息资源的利用主体越来越多。在这种新形势背景下，高校档案管理工作人员更需要加强工作创新，更新工作观点，提高创新水平和工作能力。而进行高校档案管理的信息化建设则是当前高校档案管理进行服务方式创新的重要体现。依靠高校档案管理的信息化建设，可以有效提供档案管理的服务效率，比如在其分类、查阅等比较繁琐和复杂的工作中，高校档案管理信息化可以发挥重要价值。通过档案信息管理系统的建设，可以比较高效、及时、便捷的为学校档案需求人员提供服务，而且能通过分类设置，有效满足不同群体的档案需求，从而有效实现档案信息的资源共享。

三、高校档案管理的文档一体化建设

档案管理的理论研究表明，实施档案管理工作一体化是未来档案管理发展的一个新趋势，是当前高校档案管理工作迈向现代化建设的一个重要机遇。根据文件生命周期理论可知，每一份档案文件都有一个生命周期，主要是指从档案文件的产生，到这些文件真正转化为档案保存，最后到档案文件失去存在意义而逐步消失的整个发展过程。这一理论的基本含义可概括为是从现行文件到档案是一个比较完整的运动周期，而这一整个运动周期所引其的特点和作用不同而区分为不同的运动阶段，针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。根据文件生命周期理论，我们要充分发挥其在档案管理工作中的实践价值，有效提高高校档案工作者的工作能力，通过把握好文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，以便更好更科学地开展对文件和档案的管理工作。文档一体化建设，并没有全面否定各个不同运动阶段的管理特性，而是要根据这些特点，充分应用到档案文件的归档、立卷、和卷内目录生产等不同流程中。

四、加强档案信息资源的全面整合

为切实提供高校档案管理的服务效率，提高对现有档案信息资源的利用成效，需要我们切实加强档案信息资源的有机整合，提高综合利用水平。通过建立统一的分类原则，完成档案信息“一条龙”服务系统，按照最大程度地方便广大教职工利用档案的原则，建立档案“一条龙”服务，实现档案服务透明、快捷、方便、高效的目的。进行档案信息资源的有机整合，需要切实坚持三个基本原则，一是要实施统一业务领导制度，二是要建设统一分类管理办法，三是要进行统一管理制度的规范，科学整合区域内不同领域的档案资源。在进行统一业务领导方面，需要使用档案资源流向调整、档案资源分类归属等举措，有效形成以档案管理部门为主体、各主管部门配合的高校档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置档案资源。最后，对于档案管理人员来说，更要始终坚持以人为本的服务理念，积极高效的满足高校需求和社会用户的个性化需求，切实发挥高校档案管理的特殊服务功能。

五、结语

总而言之，伴随着我国高等教育事业的迅速发展，提高高校档案管理工作水平成为一个重要议题，加快高校档案管理工作的现代化建设也是新时期对档案工作的最新要求。档案信息的数字化、信息化和档案工作的网络化以及档案的一体化等，都是当前档案管理的现代化探索。未来的高校档案管理工作中，还需要不断创新，加大工作力度，努力实现高校档案管理工作的现代化、健康发展。

参考文献

[1]刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2010，09：186-187+189.

[2]张晓华.试论高校档案管理现代化[J].四川档案，2007，05：18-19.

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关键词：档案管理；基础工作；作用

中图分类号：G271文献标识码： A

前言

近些年来,随着国民经济和人们生活水平的飞速发展,人际之间的交流和交往也变得越来越密切。与此同时,档案的重要性也逐渐现象了出来,成为企业工作的种种之中。档案管理工作的优劣直接关系着企业工作的进度,同时也关系到每一个群体的基本信息和参考数据。就目前企业发展而言,档案工作直接决定着一个员工的工作业绩、奖金和职位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前档案管理工作数据信息量庞大、工作系数难度高和管理人员现代化管理理念的完善。基于此,在目前档案管理管理工作越来越受到人们的重视,其基础管理也得到了人们的关注。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（1）、提高档案管理的规范化和标准化

现代档案管理的规范化和标准化是衡量档案管理水平的重要指标，档案管理基础工作需要将档案进行分卷整理，归档，将档案进行分类管理。一些部门由于对档案管理工作重视不足，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（2）、确保档案检索的准确性

档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（3）、提高档案的利用率

档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理基础工作现状分析

（1）、缺少高素质的档案管理人员

当前大多数单位的档案信息管理人员年龄偏大，这种不合理的人员结构一定程度上影响了档案信息管理水平。一方面年龄比较大的档案管理人员对于新的档案管理知识以及档案管理系统并不熟悉，并且这些工作人员的学习这些新的知识存在一定的困难，影响档案管理水平。另一方面缺少掌握先进管理知识和管理理念的档案管理人员，在信息时代，档案管理也逐渐采用信息化管理，档案的存档和档案的检索都可以借助信息系统，由于缺少掌握信息系统的工作人员，一定程度上影响了档案管理信息化水平的提高。

（2）、档案管理工作不规范

档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。

（3）、档案管理现代化程度不高

目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。

（4）、档案案宗不科学

在档案管理工作中,案宗是最为关键的一部分,但是由于在目前档案管理体系中,我们对于档案案宗的认识不够,造成了档案管理工作中还存在着诸多的问题与缺陷,在应用的过程中对于整个馆藏内容和庞大的案卷数量而言存在着十分复杂的问题和隐患,这些问题的存在是一个极为欠缺的工作模式,也是目前工作中对于整个档案管理质量较为欠缺的一环。

三、档案管理基础工作完善措施

（1）、提高档案管理工作人员素质

工作人员素质的提高是息息相关的，档案管理基础工作水平的提高与由于当前档案管理基础工作人员的年龄结构不合理，一定程度上影响了档案管理的水平。今后需要进一步提高档案管理基础工作人员的素质。一方面需要改善档案管理工作人员队伍的年龄结构，增加一些年轻的档案管理工作人员，增加档案管理人员队伍的活力。单位可以引进一些掌握新的档案管理知识的工作人员，这样有助于引进一些现代化的管理方法，提高档案管理基础工作水平。另一方面加强现有工作人员的培训，向他们传授一些新的档案管理知识，不断提高人员素质。同时鼓励工作人员加强自身学习，通过学习档案管理知识和信息技术，实现档案的信息化管理，提高工作效率和工作准确率。

（2）、加强档案管理工作

首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

（3）、加快档案基础工作的现代化步伐

计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度，其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

（4）、重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

四、结语

现代档案管理方法是满足现有社会需要的一个重要进步,为保证现代档案管理工作的效率,提高档案管理的利用效率,档案管理工作人员需要从基础做起,全面有效的提高档案管理工作的基础质量,以现代化科学技术为标准进行深入系统的分析,从而实现档案管理的综合性控制要求，以期更好地为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。

参考文献

[1]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务,2013,11:83.

[2]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品,2011,12:244.