基建档案管理范文

导语：如何才能写好一篇基建档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1 医院基建档案管理的现状

1.1 基建档案收集不够齐全

工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。

1.2 基建档案内容质量与实际不符

基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。

1.3 文件填写或书写签字不规范

由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。

2 医院基建档案存在问题的原因

医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。

3 医院基建档案管理的对策

3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键

医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。

3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证

基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。

3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础

基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。

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高校基建档案是指高校在工程建设过程中形成的，是高校工程建设全过程中活动的直接记录，是基础设施建设历史的真实写照，也是涉及各方权益的依据与凭证，是学校档案的重要组成部分。随着高校基础设施建设的快速发展，基建档案管理也越来越受到高校管理部门的重视。

一、高校基建档案的作用

（一）历史记录作用。高校基建档案能够记载学校内各建筑物、构筑物的具置，真实地反映建筑物的建设全过程本文由收集整理，包含：工程投资计划→工程立项批文→工程地质勘查→工程图纸设计→工程招、投标→工程合同→工程施工进程→工程竣工验收→工程决算→工程交付使用及工程设计变更等全过程的资料与文件。包含大量的图纸、图表、照片、录像、文字等，它能够把整个工程建设过程具体、直观、清楚地显现出来，所含有的是大量有价值的信息。现今的各种统计、报表、维修、改扩建等工作离开基建档案都将寸步难行。

（二）凭证作用。高校基建档案包含大量依据性文件，如上级的工程立项批文，以及政府相关部门的各种批文，如土地、消防、抗震、防雷、质量监督、墙改节能、环境保护等相关批文，这些真实地记录了当时的历史情况，对今后的房产证办理、工程事故处理、工程纠纷、土地纠纷等都起着重要的依据和凭证作用。

（三）参考作用。当工程项目进行改扩建、管网维修时，就需要完整的基建档案资料作为参考，研究和分析工程的实际情况，快速、准确地制定出具体的施工方案或施工图纸，这样既可以避免设计的盲目性，节省时间，又可减少工作量，少走弯路，加快工程进度，提高工作效率。因此，基建档案具有不可低估的参考作用。

（四）增值作用。工程项目需要进行改扩建、管网维修时，如果没有准确的工程档案作为参考，将不知如何下手，甚至造成很大的浪费。例如，管网维修时，如果有具体的管道平面图，就会快速准确地确定管道的具置，就不会出现刨了埋，埋了再刨的现象，这样不仅提高了工作效率，更重要的是节约了人力、物力、财力，直接起到增值作用，提高了经济效益。由此可见，基建档案具有增值作用。

二、高校基建档案管理中存在的问题

（一）档案材料不够完整。基建工程由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及归档文件套数多等因素，致使基建档案数量很庞杂。在实际工作中，不少高校的工程档案不完整。有些是分散在承办部门和技术人员的手中；有些是因为没有及时进行整理、分类，随意放置，致使部分资料丢失，导致档案资料不完整，不能保持其成套性、系统性、准确性，直接影响了基建档案的质量。

（二）档案意识不强，编制质量不高。由于高校对基建档案重视程度不高，导致档案的收集、整理、编制时随意性很大。图纸在施工过程保管不善、丢失、磨损及污染很严重，造成图纸破旧不堪。有些资料多次涂改导致面目全非。很多资料不符合归档规范要求。

（三）缺乏档案专业人员。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的综合性专业人员，档案员多数由基建技术员或者专业档案员兼职。基建技术员多数对档案知识和技能不熟悉，未接受过档案方面正规培训，对资料不能正确地进行整理、立卷、归档；因为基建工作具有很强的专业性，专业档案员不熟悉基建业务，不清楚需要归档的资料的范围，加上工程参建单位的档案力量不足，工程交工后带走大部分资料，导致档案资料不完整。

（四）缺乏有效的管理和约束机制。大部分领导重视工程前期工作，如工程的立项、开工、施工进度、工程质量、投资控制等工作，却对工程档案管理不够重视，这就造成高校基建档案管理工作缺乏统一的约束机制以及有效的管理手段。对归档的范围和具体要求等没有明确的规定，无章可循、无法可依，不能及时检查和总结，致使基建档案归档滞后、质量不高。

三、做好高校基建档案管理的措施

（一）展开宣传，增强档案意识。首先，要加大宣传力度，使大家了解《档案法》的具体内容；其次，领导需加强对档案工作的重视和支持，这是增强档案意识的关键；最后，强化档案管理人员的意识，由于基建档案员大多是兼职，应不断提高档案管理意识。在实际工作中不断地更新观念，努力开拓信息资源，提高档案管理质量。

（二）设立专职基建档案员，提高业务水平。基建档案管理工作是一项专业性很强的工作。不仅要有工程建设管理方面的专业知识，还要有档案管理方面的专业知识，因此必须选配和培养有一定专业知识的管理人才担任专职基建档案员。同时，档案管理人员要定期参加相关专业知识培训，在掌握档案管理工作的先进方法的同时不断提高专业知识。

（三）构建制度体系，完善约束机制。基建档案工作具有科学性、系统性、条理性、严谨性、特定性等特点。工程档案的质量关键在于制度。因此，应当制定出一套切实可行的规章制度。首先，要在学校设立档案管理机构，同时制定岗位职责，基建部门设专人负责。其次，建立标准化制度，使档案管理工作各个环节都按相应的标准进行，做到有法可依，有章可循。

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一、我国基建档案管理存在的问题

基建档案不仅是一个工程项目在施工建设过程中最为真实的记录和反映，也是一个单位建设发展的重要依据和基础。随着我国各个单位基础设施建设数量的增多，基建档案管理的越来越复杂，难度越来越大，重要性也得以体现。但是，我国基建档案管理水平较为滞后的问题仍然比较突出，主要体现在以下三个方面：

第一，基建档案管理重视程度不够。一般而言，基建工程项目周期短则几个月，半年，长则几年。但是，对于基建工程管理而言，场所是临时租借、人员是临时抽调、班子是临时组合、机构是临时成立，所以，有些项目管理人员往往过于关注项目施工建设，而对于基建档案材料的搜集整理存在重视程度不够的问题，甚至片面认为基建档案管理浪费时间精力。在项目施工建设中，只注重施工进度而不注重工程资料；基建档案管理较为混乱，管理人员因为是临时抽调的，所以基建档案资料也是人走楼空；有的项目施工负责人员根本不重视对基建档案的搜集整理，用完即扔；在基建施工过程中，未能做到档案资料的同步搜集整理，造成档案资料的失实遗漏。

第二，基建档案管理缺少规范性。随着我国社会主义市场经济体制的转型建设，基础设施工程项目在建设、管理、投资等方面都发生了较大变化，例如，原有的基建项目建设用地基本上都是由国家划拨而来的，但是在市场经济体制下，基建项目更多是通过竞拍才能获得的，而且在项目建设过程中，监理单位和施工单位也必须要通过招投标程序才能够产生；在项目施工建设过程中，都经历了征地拆迁、融资、改造装修、代建、扩建等建设过程，在这些基建项目建设过程中，都离不开项目运作，这是基建档案管理所面临的一个新的重要变化，直接增加了基建档案管理的内容，使基建档案建设的程序更为复杂化。但是，应该说基建档案管理的每次改革和每个变化都是一个新的学习过程，都是一个新的尝试，而在这个学习尝试的过程中，我国基建档案管理缺乏规范性指导，对于基建档案的使用、归档、整理、搜集都缺少实施标准。

第三，缺少足够胜任新形势下基建档案管理人员。目前，我国基建档案管理在人员素质技能方面存在两类问题：首先，由于大部分基建档案管理人员基本上都是临时指派的，缺少系统性的档案管理培训，对于档案管理业务不熟悉，缺少档案管理专业知识，难以有效进行档案的搜集整理、归档、开发利用；其次，在基建工程施工过程中往往面临着人手缺少问题，档案管理人员往往也是兼职的，其业务较为繁杂，工作量较大，对于档案工作往往也是出于疲惫应付状态，在档案管理方法和手段方面就更加落后，难以使用现代化管理手段进行编目、检索、开发、利用。

二、我国基建档案管理完善对策

第一，要不断增加基建档案管理部门的服务意识。基建档案管理利用不仅是档案管理工作的职责，也是档案管理工作的中心内容。但是，就基建档案管理的实际现状来看，基建档案的利用率较低，之所以出现这样的问题，其主要原因在于基建档案管理人员缺乏服务意识，档案管理的基础工作较为薄弱，直接制约着基建档案的查询利用。因此，基建档案管理部门的工作人员要能够不断提升服务意识，加大对馆藏内容的宣传。大多数员工对于档案管理部门的工作职责和工作内容缺乏清晰了解，认为档案管理是一个非常神秘的部门，不能轻易涉足，

针对基建档案管理存在的这种问题，需要不断加大对基建档案管理利用重要性的宣传，特别是要解决基建档案利用效率低下、利用方式单一、利用范围狭小等方面的问题。在对基建档案宣传的过程中，档案管理人员要能够强化服务意识，转变工作理念，变被动服务为主动服务，不断发挥基建档案作用的同时，促使档案管理水平的提高。

第二，要为基建档案管理创造良好的外部环境。要想不断提高基建档案管理工作水平和服务质量，除了强化档案管理工作人员的服务意识以外，还需提高相关部门和领导对此项工作的思想认识和重视程度，只有各个部门和领导充分认识到基建档案管理工作的重要性，才能够建立一个协调的工作机制，才能够使各个部门主动搜集整理基建档案材料，并及时整理归档。任何一个工作的完成都离不开一个良好的外部环境，只有为档案管理工作创造一个良好的、和谐的、积极的外部环境，才能不断提高基建档案管理水平和质量。

第三，要不断完善基建档案的各项管理制度。目前，我国各个单位的基建档案管理的依据是建设部的《城建档案管理规定》实施细则，虽然这样做有利于基建档案管理的规范性，但是从某种程度上来看，各个基建单位也要根据工程项目的实际情况，制定出符合自身工作需要的档案管理制度，唯有如此，才能不断减少基建档案管理工作难度，不断提升基建档案管理水平，提高基建档案利用率。

第四，不断提升档案管理人员的业务技能。为更好提高档案管理水平，提高高校基建档案管理水平，要不断加强对基建档案管理人员的业务技能培训。基建档案管理是一项细致而复杂的工作，需要档案管理人员有较高的职业道德和业务技能。为使基建档案管理人员既懂基建档案管理，又要能够不断提高其业务水平，确保基建档案的工作效率和质量，适应现代档案管理载体、方法、手段对于档案管理人员新要求，要不断加强对档案管理人员的培训。基建档案管理人员不仅要能够熟练掌握档案保护技术、档案管理学、档案学等方面的专业知识，而且还要掌握现代档案管理先进手段，促使基建档案从经验管理向现代化科学管理进行转变。

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关键词：医院基建、档案管理、问题

中图分类号：G271文献标识码： A

一、前言

进入新世纪，随着我国医疗卫生事业的发展，各医院的新建、改扩建工程数量不断增加，伴随其形成的大量医院基建档案也越来越凸显出重要性。医院基建档案属于科技档案范畴，是医院在基建管理和基建工程项目，包括项目设想的提出、立项审批 、方案设计、图纸设计、施工、竣工、交付使用等整个过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。

二、医院基建档案管理概述

1. 医院基建档案管理的重要意义

基建档案管理的最根本的目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态的记录，它以文字、图、表等方式记载基本建设的历史和现状。医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状，及时收集了基建活动过程中的各种洽商变更、合同协议、报批文件等各类资料，以及使用过程中的改建、设备、装修、安装等施工过程和结果的详细记录。它既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务，又为医院的社会建设、经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。

2.医院基建档案管理的主要特点

（1）基建项目建设周期较长，影响完整率

基建工程要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期，在实际操作过程中还可能遇到资金不到位、设计变更、增加预算和不可抗力客观因素等原因，一般要经历一年甚至几年的建设时间，使基建档案材料形成时间过长，档案资料员保存和保管容易丢失。特别是一些基础隐藏工程和电气管网工程的记录单，虽是分项目却重要和隐蔽而负责人员众多，不仅易漏责任人的签字盖章，还容易丢失不见。

（2）基建项目涉及的单位和人员较多，影响归档率

一项基建工程要和城建、规划、环保、消防、设计和勘察、建设、施工、监理、质监和采购等十几家甚至几十家部门单位发生联系，有几十甚至上百人员参与其中。由于收集的部门、单位众多，材料的分散增加了收集工作的难度。而人员素质参差不齐，档案意识淡薄，在文化程度、业务技能、理论基础等方面各不相同，对基建档案形成的来龙去脉认识不清，对收集归档范围把握不准确，造成基建材料收集不齐全。

（3）基建项目专业性较强，影响准确率

基建材料产生于多个专业技术部门，有报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书等文字文书材料，还有红线图、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等报表图纸材料，形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪里有材料该收集，在哪个阶段要收集上来，则不能按时收集每一个环节的原始材料。

三、现阶段医院基建档案管理存在的一些问题

1. 基建档案的归档流程缺乏系统性

由于对基建档案管理的不重视，导致医院并没有建立完善的基建档案管理制度，缺乏系统性的基建档案规整流程，对于哪些资料应当保存、哪些资料可以缓存并没有具体规定，也没有明确的目标，由此导致基建档案管理无法形成统一的归口管理。在医院管理的过程中，经常为出现基建档案管理人员仅凭自己经验进行资料保存的情况，缺乏系统性，由此导致对于资料的查找具有很大难度，在很大程度上影响到了基建工作进行的效率，不利于医院管理水平的提升。

2. 基建档案管理工作的基础较为薄弱

在很多医院里，由于对于基建工作不够重视，导致基建档案管理缺乏相应的管理人员及档案存储室，对于医院中的房屋建设、基础设施配备等都缺乏专门的管理人员。一些档案资料仅掌握在基建现场代表或者是其他相关人员的手中，有些项目在实施后并没有及时地进行归类整理，形成档案，没有进行存储，由此导致相关的基础设施配备资料不完善。当医院在进行进一步扩建的过程中缺乏相关的建筑资料及设施配备资料，从而导致医院的相关基础设施在维护过程中困难重重。

3. 基建档案管理人员的素质不高

由于医院对于基建工作缺乏重视，很多时候对于医院基建档案资料的管理都只是由现场代表进行管理，其他的资料收集人员也并非是专业人员出身，很多档案收集人员对于基建档案的管理知识知之甚少，随着医院基建工作的日益复杂，档案管理人员的现有能力越来越不能够满足医院管理需要，甚至在一定程度上制约了医院管理水平的提升。

四、如何做好医院基建档案管理工作

1. 强化收集，监督指导工作

基建资料收集是基建档案管理的基础也是难度最大的工作。收集工作涉牵到多个单位和医院内部不同科室。不同的单位和部门在项目各个阶段有不同的收集任务，作为建设单位的医院基建办公室的档案资料管理员要提前介入项目，了解该项目的规模和使用功能，便于在收集和汇总资料时做到心中有数。

2. 加强领导，责任到人，建立基建档案预立卷制度

基建工程质量是“百年大计”，反映医院基本建设的整体水平。而基建档案真实反映医院工程项目管理过程和项目实体的全面貌，对医院长远发展有重要意义。医院领导要提高档案意识，把基建档案收集管理工作纳入到基建项目管理和考核全过程。有分管领导，设专职档案资料管理员全程专门负责各部门、每个阶段材料的催收和整理。其他相关兼职资料员在做好专业技术工作同时及时收集和上交产生在本部门的资料，建立顺畅的基建档案材料人员网络体系。

基建工程专职档案资料员要严格把关，规范归档材料，做好“谁形成文件资料谁负责收集立卷”的预立卷工作，如合同协议书必须是正本，不能是草稿或副本; 签名签字要用黑色墨水，不能用圆珠笔、铅笔和蓝、红墨水; 验收记录单要签字盖章齐全，不要空白和遗漏; 文件要保存原件，不能使用复印件; 工程图纸要标注明确，审批盖章齐全，避免重要的竣工图收集不规范等等。专职资料员要在每个阶段及时整理收集材料，发现有不规范的材料马上退回去整改，从而避免几年后项目竣工时发现问题，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的永久遗憾和缺失，甚至影响到工程竣工验收的损失。

3. 不断提高基建档案管理人员的专业素质

现阶段医院基建档案管理水平无法提高的主要原因在于档案管理人员的专业素质较低，因此，医院应当采取有效措施提高其素养。对于基建档案管理人员，首先要求其懂得建筑工程的专业人才，熟悉工程建设，并参与到整个建设过程中，以确保档案管理工作质量和效率的提升。同时，医院还要不断加强对档案管理人员的专业技能培训，以确保其素质的提高，从而更好地满足医院管理需要，实现其管理水平的提升。只有不断促进档案管理人员素质的提升，才能够将复杂繁琐的工作转化为简单的工作，以满足现代化档案管理工作的需求。

4. 对医院基建档案实行信息化管理

现在大多数医院已对病历、财会、文书和人事等档案实行了信息化管理，尤其是病历和财会档案信息的网络化利用，大大提高了医院工作效率。然而，医院基建档案却还停留在传统管理方式上，或只是采用一些简单的计算机文档辅助管理手段，这显然与医院综合档案管理发展水平不相称。因此，对医院基建档案实行信息化管理是势在必行的。基建档案的数量较大，而且大部分内容平时极少利用得上，所以没必要进行全部数字化，只需对其中较为常用的部分进行扫描即可。在软件管理方面，既可以为基建档案开发一个独立的管理系统；也可以将基建档案整合到综合档案管理系统中。在管理系统中还可以增加一个工程档案收集的功能，使基建档案从开始收集到最后利用实现全程信息化管理。

五、结语

总之，医院基建档案专业性强、涉及面广，按照国家相关规范长期做好基建档案的管理工作并非易事，档案人员应当充分认识其重要性，努力做好医院基建档案管理工作。

参考文献：

［1］罗军强：《医院改扩建基建档案管理之我见》，《中华现代医院管理杂志》， 2010年07期

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摘 要 随着社会经济不断发展，档案管理工作的重要性越来越显著。然而，一直以来人们对档案管理意识淡薄，使得档案管理制度得不到健全。档案管理工作关乎社会稳定，因此，需要做好档案管理工作，文章分析了档案管理现状，提出了应对措施。

关键词 档案 档案管理问题 档案管理措施

一、档案管理中存在的问题

（一）基建档案管理人员专业理论知识缺乏，管理水平低。建设项目档案管理执行标准模糊，收集资料不及时、整理规范不明确。有时也会出现工程验收不科学，结算不准时以及归档时间漫长等现象。没有科学的监管机制，岗位职责就难以被落实下来，一旦出现问题，追究起来就会混乱。目前，很多从事基建档案管理工作的人员并非专业人员，兼职及半路改行的现象较多，这现象急需改变，他们缺乏正确的理论知识，这些是很多企业普遍存在的档案管理现状。企业中，系统的分类是实现档案管理专业化，高效化重要举措，企业档案管理专业化水平还不够，档案细化分类还没真正落实。

（二）基建档案管理涉及到的部门比较多，管理难度比较大，而管理档案工作的人数少。档案管理部门的日常工作，一般都会涉及到工程、技术及经营计划等。各部门对档案管理不重视，档案管理工作混乱，这必然阻碍档案管理工作顺利开展。工作中，同业务部门沟通匮乏，使得归档管理工作出现问题。当下，企业内部横向档案管理工作网络，企业档案管理集约化、管理自动化和存储数字化，借助网络化实现档案高效能力还比较低。同时，企业缺乏软件设计、软件分析等高素质人才，档案信息系统开发缓慢，也导致系统维护工作跟不上国际先进水平。

（三）档案管理手段单一缺乏高科技管理设备。在某些企业的档案管理工作时，没有健全相应的设备管理工具，档案信息更新速度缓慢，特殊的档案载体需要有特殊的存放地点，如光盘的存放需要有的防磁柜，实物档案根据管理规范也要有专门存放的地点，但是有些企业对小规模特殊档案的存放并不重视，这种情况普遍存在，也致使这类档案管理的缺失。不论是以何种形势存在的档案类型，都是承载了历史的真实性，都是不可或缺的，在档案管理的规范中都需要有同等的重视。

二、档案管理措施

（一）领导树立起科学管理档案理念，动员全体员工明确档案管理重要性，能够科学的去看待档案管理事业。因此，争取获得领导重视和支持，这是提升企业档案管理重要举措之一。当领导层都达成了共识，并且明确了档案管理工作的重要性，在工作进程中，他们便会积极协调，使得档案管理工作进一步提升。要严格根据制度开展档案管理工作。制度是档案管理工作主要依据，也是硬性指标要求。档案管理部门根据我国制度的《档案法》对单位的档案进行管理，将其纳入日常管理工作中。另外，建立起专门负责监督档案管理的机构，分配责任，落实责任制。还需加强工程技术人员以及档案人员业务沟通工作，为档案管理开启新道。进行基础档案管理工作，对档案资料进行收集，整理归纳，做好验收工作文件整合。分类管理工作至关重要，要将其分门别类的放置好，集中归档，使得单位档案管理形成体系。各项资料实现逐级分管，对档案的归档时间，归档周期以及归档部门都要动态跟进，保障归档工作顺利开展。

（二）坚持每月学习制度，学习的内容主要是《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。坚持学习教育活动富有成效，可以全面提升档案管理人员的业务素质和档案管理水平。

（三）完善各项规章制度，在实际工作进程中，要将归档工作落到实处，严格根据国家档案管理标准执行，创新完善档案编目、使用、保护等方面工作。同时，提升档案管理透明度，档案管理使用效率提高，真正做到落实责任。同时，需要加强档案宣传工作。档案宣传工作毋容置疑要跟进，宣传力度落实之后，还需开展多次人员会议工作，集中学习档案管理内容，学习其他企业优秀的档案管理方法，这能获得极大的进步。

三、结束语

当前经济发展水平快速提升，人们生活在物欲横流的社会里，档案管理工作却发展缓慢。社会新闻时常报道，各类工程质量出现问题，例如：垮塌、地基下陷、发生裂缝倾斜等等。一旦出现问题需要究其原因，各方便开始推诿责任，工程质量问题没有承担方，无法追究责任。想要确定哪方面的质量问题，还需要投入大量的人力、物力以及财力。从中可以看出，如果每一步的工程建设资料都是齐全完整准确的，入档验收也是按规守则的完成的，那么在问题发生时就能节省多少不必要花费的时间金钱，由此可见建立健全档案管理的规范是如此的重要，它重要到关乎民生，因此，作为档案管理工作中的一员我们更是责无旁贷。

参考文献：

[1] 冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理――图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作，PKU CSSCI-2013.3.

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关键词高校;基建档案;档案管理;对策

中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)032-0183-01

高校基建档案是高校档案的重要组成部分,是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的和积累起来的各类建设项目的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料,是各种建筑物、构筑物及地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工和使用、维修活动中的直接记录,包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。如何科学管理好基建档案资料,充分发挥它的作用,成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。

1加强高校基建档案管理的意义

1.1为高校基本建设发展提供凭证

基建档案不仅记录了学校建设的实际经过,而且记录了人们在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果,因此,基建档案是人们查考过去的情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。

1.2为高校基建科学发展提供了参考

档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明,学校基础设施的维护与管理是离不开基建档案的。高校基建档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,而且可以节约经费,提高工作效率。若档案材料不齐全、图物不符,改建、扩建、维修也就无从下手,必然会造成人力、物力和财力的巨大浪费。

1.3为学校维权提供了佐证

由于历史的原因,过去在相关制度方面不完善,在学校权属、土地纠纷等方面,许多高校一直存在着与周边单位或农民地界争议问题。科学管理,充分利用好基本建设档案,能够有效维护产权所有者,解决好这些争议纠纷,可以让档案发挥其独特的功能优势。因为基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据。

2高校基建档案管理工作存在的问题

2.1档案意识不强

一方面学校领导对基建档案认识不足,没有把档案工作放到应有位置,重视基建工程建设进度、质量和资金投入,而忽视基建工程档案管理工作。另一方面,建设、施工、设计、监理各方的职能部门、相关工作人员,档案意识不强,素质不高。他们甚至都不知道资料的收集范围,总以为收集档案材料是分外的事,工作积极性不高,加上管理措施不力,结果是大量重要的资料丢失,严重影响了档案资料的完整性和准确性。

2.2基建档案自身的特殊性易造成归档难

基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点,在一定程度上造成了收集归档难。首先,基建档案专业性要求兼职档案员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识,专业性特点使立卷工作难度大,要求高。目前高校基建部门普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的人员,而兼职档案员工作任务繁杂,对基建档案无暇顾及,工作上力不从心。再加上基建项目参建单位的专(兼)职档案人员变动频繁,导致档案收集工作不到位。其次,基建档案形成于基建工程的建设过程中,周期短则数月,长则数年,档案又形成于设计、施工、监理、建设等多个部门,牵扯到很多方面,并且这些方面又环环相扣、联系紧密。其整体性要求易造成收集难。再次,由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改建等提供依据,没有立竿见影的效益,其效益的潜在性、滞后性使某些人认为建立基建档案是费时、费力而无效益的劳动,从而造成基建档案无专人管理,丢失严重,导致无法弥补的损失,影响工程后续维护和利用。

2.3高校基建档案提供利用方式单一

建立基建档案的最终目的是为了利用。目前,高校基建档案的提供利用,除个别电话查询外,多为利用者亲自到档案部门说明要利用档案的内容,档案工作人员手工检索,提供档案原件供利用者查询或借阅。这种利用方式有许多弊端,因频繁使用,原件(特别是图纸)易破损,且不能保证其安全。因此传统的档案检索利用方式已满足不了信息社会发展的要求。

3加强高校基建档案管理工作的对策

3.1宣传档案法规,增强基建档案意识

首先,应大力宣传档案法规,加强法制观念。高校要利用各种形式,广泛宣传档案法规,做到依法治档,使各基建档案相关部门认识到基建档案工作的重要性。其次,应进一步强化学校基建部门领导的档案意识。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位,肩负着全校房屋建设和旧房修缮维护的重任。从而学校基建部门领导者的档案意识是搞好学校基建档案收集工作的保证。同时学校档案部门也要与基建部门等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的机制和健全的基建档案归档制度。在基建项目立项时,应将档案工作纳入到工程的各个阶段,纳入基建人员职责范围之中。基建管理部门作为基建档案归档单位和使用单位,应当自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。并加强制度建设,有合理科学的工作流程,形成人人尊重制度,个个按章办事的风气,经常性督促检查,确保基建档案工作做好。

3.2明确各方职责,建立基建档案收集的网络体系

面对基建档案收集、归档难这一现实问题,应明确工程建设各方职责,责任到人,建立一个层次分明、责任明确的档案工作网络体系。其具体做法:一是明确学校内部档案工作的职责。由于工程建设大多以基建部门或为新校区建设成立的基建工程指挥部负责,因此,基建档案应明确由基建部门或新校区基建工程建设指挥部为主,学校档案部门负责业务指导和验收入库的内部管理模式。二是明确建设、施工、设计、监理等各方职责。建立基建档案收集责任制度,档案收集检查监督制度等。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集;合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集;预决算由预算人员收集;施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员收集;项目决算,固定资产投资等由审计人员收集;最后由档案员负责汇总,所形成的档案就会不漏、不缺,有资料、有分析,否则让哪一个人来完成这项工作都是难以胜任的。三是基建档案收集与工程拨款挂钩。在施工合同、设计合同和监理合同中,应依据国家有关规定对基建档案工作提出的具体要求,在明确结算工程款时,设计、施工、监理各方负责的档案资料必须经验收合格后方可支付,从经济上对各方予以约束。

3.3加强硬件建设,实现档案信息化管理

传统的基建档案资料主要以纸质、实物为载体,不便于管理和使用,且易损坏。随着计算机在各行各业的普及,档案管理也从传统型管理转向现代化管理,从经验管理向科学管理过渡,逐步采用先进技术管理。在设备配备上要加大投入力度,添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施,采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用,并结合计算机网络技术与多媒体技术,实现基建档案收集、归档和利用的现代化。

参考文献

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关键词　高校　基建档案　管理

中图分类号：G271

文献标识码：A

近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。

一、明确高校基建档案的概念

高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、 图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。

二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作

基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：

（一）广泛性。

每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。

（二）成套性。

形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。

（三）专业性。

基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、 勘探、 施工、 安装、 消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。

（四）庞大性。

基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。

（五）实用性。

学校基础设施的新建、扩建、改建；以后基础设施的维护、修理和对房屋的翻新改造；解决工程经济、土地、质量事故纠纷等相关管理工作,基建档案起到了尤为重要的证明作用。

（六）原始记录性。

基建档案记录了每一个项目建设发展的历史轨迹，真实反映了从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工过程中直接形成的历史记录，为基建工程以后的决策及规划提供了有效的依据和凭证。

（七）滞后性。

由于基建项目是一个周期长、环节多、投资大的工程建设过程, 且涉及面宽而广,当验收工作完成后，经过整改后要进一步对其整理文档材料，因而基建档案的形成相对滞后。

二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题

长期以来，随着高校基建项目的不断扩大，但基建档案的管理却没有同步前进，其档案信息与利用率之间还存在着很大偏差，档案资源没有得到有效的共享与发挥用途，严重影响了档案的价值与学校发展工作，其存在的问题主要归纳为以下几点：

(一 )档案管理意识淡薄。

基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，因缺乏有效的管理和约束机制，档案管理意识不强，存在“重建设、轻档案”的思想，造成基建档案的材料收集不齐全、质量不高、存档图纸不完整，档案管理职责没有落实到具体人员，归档工作与工程建设不能协调开展，严重滞后了基建档案工作。

（二）基建归档质量不高。

由于基建工程和档案的专业性，基建档案人员不仅要对基建项目的运作熟知，也要掌握基建档案的整理工作。工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力及相互沟通，使档案资料管理工作严重脱节。如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件, 或者一些签字、 盖章都不全, 失去原有作用；文件归档材料、 纸张大小不统一, 个别材料用铅笔、 圆珠笔书写, 字迹模糊，对档案资料简单装订、图纸随意折叠，没有系统专业化地按照要求管理,甚至还有经手人员将项目资料随便锁进自己的柜子, 没有及时把资料移交给档案员归档的现象, 造成不少材料分散在承办人和技术员手中，材料文件处在分散、损坏、丢失等情况下，直接影响了基建归档质量,制约了档案管理工作的持续发展。

（三）纸字档案利用存在弊端。

基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

三、结合实际问题，合理提升治档质量

（一）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。

“全员参与”和“与供方互利”是根本上提高基建档案管理水平的关键和保证。学校各部门及教职员工不仅是学校档案利用者，同时也是高校档案的最大供给方。本着“以人为本”，树立科学的档案观，加强档案宣传力度，将收集、管理和保护好学校档案资源成为全校每个职工的义务和责无旁贷的职责，使其变被动为主动，真切体会到“我为档案，档案为我”的责任意识。

（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。

基建项目因其周期长、复杂性等特点，高校基建档案应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，通过相应的规章制度，突出岗位责任制的主导作用，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。

（三）领导支持，提高档案工作的重要性。

每一项工作的实施与成效，都需要依靠领导的决策及支持，领导对档案工作的重视与否, 是做好基建档案工作的主要因素。基建档案的管理不仅是专职或兼职档案人员的工作，更需要学校领导及各职能部门领导在所需的人、财、物和工作环境上给予档案工作的大力支持，对保质保量完成档案归档工作的部门，对其进行通报表扬，这样不仅肯定了档案工作人员作出的成绩，也调动了归档的热情和积极性，提高了归档效率。

（四）提高基建档案管理人员工作业务水平。

1、不断完善基建档案人员的沟通能力。基建档案管理工作，每一个项目阶段都是一个环节紧扣一个环节，任何一项档案资料的缺漏都可能影响其他阶段工作的开展，所以，在制定基建档案收集范围、归档的时间及质量上要求的同时，基建档案人员要及时与档案部门相互沟通，档案部门需全过程跟踪服务，提出改进方法，确保基建档案及时移交归档。

2、基建档案工作与基建工程建设同步启动，要求档案人员的业务能力更具全面性。高校要积极组织各单位档案人员参加档案业务培训，在基建档案人员对自身工程建设程序了解的同时，档案部门也要对基建档案人员进行基建档案整理指导，掌握档案整理立卷规范操作方法，共同学习，拓宽知识面。

3、强调“以利用者为中心”的档案利用服务理念。从过去以“整理保管”向现在以“提供利用”为中心转变，深化利用，提高档案服务效率，做好档案管理工作。另外，基建档案也具有性，档案人员也应增强保密意识，提高档案工作的责任感。

（五）档案数字化、信息化。

采用传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用现代化的管理方式是全方位、多形式地提高档案信息服务的发展需求。

信息化时代，档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、使用档案管理软件，利用外包扫描、数据压缩等技术，逐步实现基建档案网络远程传输、查阅、保管和开发利用，经过数字化处理后，不仅节省了档案存贮空间，也提高了档案信息的检索速度；减少档案原件因使用频繁而造成的破损等状况，从而充分发挥档案的信息优势，提升档案信息的价值。

总之，基建档案是高校的宝贵财富，它不仅为学校的现在而服务，更为学校未来的发展而服务，因此，我们必须严格把好质量关，鼓励每位员工积极参与到管理工作中来，主动表达意见和建议，逐步实现基建档案资源的完整性、提高高校基建档案管理水平，做好进一步的开发与利用工作，是我们义不容辞的重要任务。

（作者单位：长江职业学院）

参考文献：

[1]韦嬴．高校基建档案信息化管理工作探析, 北京档案, 2010（06）.

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一、基建档案在工程建设中的重要作用

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。

二、基建档案管理中存在的主要问题

1.档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障

出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

三、加强基建档案管理的对策

1.转变观念，增强对档案重要性的认识

基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。

2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.增加投入，完善基建档案基础设施配备

档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。

4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。

5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量

各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，统一基建档案管理标准和操作方法。

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关键词：高校基建档案管理；创新；硬件实施

高校基建档案管理工作是一项十分复杂的工作，有其特殊的专业性和多样性等特点，对基建档案管理人员也有着较高的要求。近年来随着科技的进步，高校基建档案管理工作也在逐渐地进行改革，传统的管理模式显然已经无法满足当下的需要。下面将对高校基建档案管理工作的创新与应用进行分析和讨论。

一、高校档案管理中存在的问题

1.对档案管理有所忽视

要想实现高校档案管理的科学性，首先应保证档案的完整。就目前的情况来看，管理人员对基础建设有了一定的认识，却在建设的过程中常常忽视积累的文字材料。主要表现为：在认识程度上明显不足，虽然形成了相关的文件资料，却很难进行使用；在管理中只重视建筑工程质量上的管理，而忽视了文档管理；此外，档案的管理部门与基建部门之间沟通甚少，对竣工文件等不能完善地进行管理。

2.缺少完善的基建档案管理制度

高校基建档案管理工作有着较强的专业性，在日常的管理工作中很难建立起一套适用于档案管理的标准规范用来规范基建档案。当前的高校基建档案管理中由于档案的时间跨度比较长，而在这个过程中又有可能出现管理人员的调整，而每个人对档案的分类理解都会出现不同的看法，因此高校档案管理工作也就很难达到统一。

3.缺少综合性强的管理人员

当前的高校基建档案管理人员大多是基建技术人员兼职，或者是其他的档案管理人员兼职，缺少既懂得基建专业知识，又有档案管理能力的综合性管理人员。基建技术人员虽然在基建业务上比较熟练，但没有接受过专业的档案管理知识培训，对材料很难进行科学的整理、归档。档案管理人员虽然懂得怎样整理档案，也有着较强的档案管理知识，但他们普遍对基建业务不熟悉，对档案材料的范围也不是十分明确，再加上工程建设单位对档案管理的重视等，使得档案材料出现了不完整的情况，这些都严重地影响着高校基建档案管理的建设。

二、高校基建档案管理工作的创新与应用

1.强化基建档案管理人员专业知识

在高校基建档案管理工作中，最重要的就是管理人员的专业素质。基建档案管理工作与其他的资料管理工作不同，基建档案管理需要较强的专业知识，要求基建档案管理人员不仅掌握一定的基建知识，同时也需要具备足够的档案管理知识，这样才能对基建档案进行正确的分类整理，从而将基建档案管理工作做到最好，并在日后的生产建设过程中发挥出自身的作用。

2.建立信息化管理系统

随着社会和科技的不断发展，信息技术被广泛地应用于社会各界中，计算机网络的发展可以说为基建档案管理提供了一个强大的技术支持。通过信息化技术建立起基建档案管理系统，将原有的档案整理备份到信息化管理中，不仅方便了日后的查找，更重要的是即使档案遗失，也能在信息化管理系统中找到备份的档案，而不会因此耽误日后的工作。

3.强化硬件设施

要想切实地保障高校基建档案管理工作，应尽量地将档案管理做好，保证每一个档案管理库房都能够达到应有的安全标准。如果条件允许的情况下，应及时地建立起档案管理大楼，在硬件设施上保证基建档案管理的安全。此外，应在日常的管理工作中强化档案管理责任制，积极地落实好档案管理“八防”工作。对档案室门口及周边的一些危险物品应及时清理，以便保护档案安全。

4.完善基建档案管理制度

高校基建档案制度需要覆盖全面的档案工作，在基建项目建立的初期就应将档案管理深入到每一个工作的环节中。高校基建档案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科学合理的管理制度，让每一个管理人员都能积极地按照管理制度工作，形成良好的风气，同时高校应定时监督检查，保证基建档案的管理工作能够顺利进行。

高校基建档案管理工作十分复杂，对档案的管理人员要求也比较高，要求基建档案的管理人员不仅有一定的基建专业知识，同时还要有较强的档案管理知识。虽然当前我国高校的基建档案管理工作仍然不够完善，但只要我们不懈努力，不断地对基建档案管理工作进行创新，就一定能实现科学的档案管理。在当代信息化发展迅猛的时代，做好高校基建档案管理工作，就一定要将基建档案管理工作尽量数字信息化，这样才能帮助高校基建档案管理不断发展。

参考文献：

[1]刘晓玲.我国高校基建档案管理对策初探[J].硅谷，2010（04）：24.

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[关键词]企业；基建档案；管理

基建档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表和声像等各种形式的历史记录。它既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要条件，也是对工程进行维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。随着档案法律、法规的不断健全，企业基建档案的管理更加有章可循。因此，如何加强企业基建档案管理工作，已成为我们必须深入思考的课题。

一、企业基建档案的重要性

基建档案是一种特殊的信息资源，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为企业规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对企业总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。同时，它对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。企业基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案为企业的建设、维修、管理、改建和扩建服务。所以，做好基建档案管理工作，对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。

二、企业基建档案的管理现状

从目前企业基建档案管理的情况来看。虽然基建档案由综合档案室统一收集、整理、保管.但仍存在―些问题：

（一）基建档案收集不齐全

基建档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、不系统等问题，特别是随着人员变动和机构调整，造成基建档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了基建档案的长久保护和开发利用。这些问题的存在使基建档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平。因此，采取有效措施，加强基建档案管理工作刻不容缓。

（二）基建档案管理标推不统一

目前，在企业基建档案的管理上没有统一的标准，各单位在收集范围、期限划分、案卷组合等方面都不一致。比如：收集归档中，竣工图纸都划归在基建档案门类之内，但有些文字材料、有关批文以及部分合同等，由于历史原因却归在文书档案内，割裂了基建档案的自然形成规律。在保管期限划分上，也没有按其重要程度划分保管期限，所有基建档案都是永久保管，管理缺乏科学性。在组卷问题上，各单位也是自己摸索经验，有些单位学习城建档案的组卷方法，将竣工图纸装订成册，整齐、美观，便于保管，但不太便于利用，查阅一张图纸，要将整卷借出，有时会造成损坏，归还后又要重新整理装订。有些单位将图纸编号折叠，装盒保管。

（三）基建档案管理业务较为生疏

现在企业档案管理人员，一般对文书档案管理还较为熟悉，但对基建档案的管理则缺乏学习和培训，对现有的基建档案的收集、组卷、编目、统计等工作也都是边干边学，摸索经验，他们不甚了解基建档案的形成特点，缺乏对基建部门在档案资料形成积累过程中的检查指导，工作往往处于被动局面.档案编研和信息开发利用也较欠缺，没有通过分析、归纳，使原始资料转化为更高层次的二次信息。因而使整个基建档案管理处在较低水平。

三、加强基建档案管理工作的措施

（一）提高意识，加强宣传

近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外，我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”，只满足于踏踏实实地做好本职工作，头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识，从而影响到社会对档案馆的认知程度。

（二）加强领导及部门的重视

近几年根据基建档案工作的实践证明，搞好基建档案工作，需要领导的重视。领导实实在在的支持，是搞好基建档案工作的关键。把档案的形成、积累、整理、立卷归挡工作纳入基建规划、计划、管理制度中，在基建工程的招标中，提出对档案工作的要求，并将其纳入基建管理人员职责范围之中。档案行政管理部门在规范单位总体归档要求时，也应对特殊载体的档案给予更多的监督力度，以增加归档部门的重视程度。

（三）加强基建档案的收集工作.提高归档率

首先，要深入学习宜传档案法规，加强建设单位和施工单位的档案意识和守法意识。其次，要根据本单位的实际，制定可行的制度.还可与基建部门签订归档责任书，把基建档案管理纳入岗位责任之中.使基建档案的收集、归档有章可循、有法可依；第三.档案人员要积极理顺收集渠道。基建项目由于工程期长，档案资料要逐步形成积累和收集，在这期间，档案人员还应深入施工现场进行宣传、检查、指导，随时了解工程进度和现场施工文件材料的形成积累情况，发现问题及时解决，做到基建工程开始与资料收集整理同步进行，工程前期准备之时，就是基建档案资料收集的开始.工程竣工验收之日，就是基建档案资料归档之日。

（四）建立和完善基建档案管理的有效机制

档案的收集、整理应该是建设活动的各方主体共同的责任，同时明确各方主体应负的责任。建立档案管理不善责任追究制，对责任人要严肃追究责任。另一方面，在招标投标与勘察、设计、施工、监理等单位签订有关合同、协议时，在合同、协议内明确有关工程档案管理的具体要求，即同时签订负责建设工程档案的收集、整理和报送内容、时间和履约承诺。对档案工作不合格的单位除督促整改外，严格按合同进行经济处罚。

档案管理员是档案的形成者和管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识。加强基建档案管理人员在基建管理和档案管理两方面专业知识的培训，不断提高管理人员的业务水平，使之适应社会的需要。

参考文件：