档案整理制度范文

导语：如何才能写好一篇档案整理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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案卷整理工作所遵循的基本原则是充分利用原来的整理基础，保持文件之间的联系，便于保管和使用。在对归档的案卷进行整理的过程中，要遵循“充分利用原来基础”的原则。档案原来的整理基础是前人整理档案的成果。其中主要强调几个方面：

（一）只要是经过整理，有目录可查有规可循的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。如学校的会计档案、校产档案，它有着自身的形成规律和特点，一般由财会部门和物资管理部门随时立卷，定期保管。因此，档案部门接收后，不应再打乱原有基础，原则上应当保持原卷册的封装，也不另加封面。只在原封面的空白处加盖戳记，填好全宗号、目录号、案卷号、保管期限等，然后分类排列，妥善保管，提供利用即可。

（二）必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸收；对整理不当和错误的部分要经过仔细分析，摸清情况之后再改动和调整。这可避免人为地破坏文件之间的历史联系。对保证整理质量和提高效率都是有益的。

整理档案的主要目的，是便于档案的保管和查找利用。一般的说，经过整理的档案能恰当地保持文件之间的历史联系，也就能便于保管和利用，它们基本上是一致的。但是两者之间也会有矛盾。如有些做法虽然保持了文件之间的联系，然而却不便于保管和利用。当两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便。比如某些制成材料比较特殊的档案，机密程度和保管价值显然不同的档案，则应根据情况分别整理，而在相应的范围内要求保持文件的联系。

（三）在档案整理工作中应遵循“保持文件之间的历史联系”的原则。要注意把不同历史时期的档案分开，而把同一历史时期形成的档案集中在一起，以保持各个历史时期档案的联系和完整。应尽可能地保持各个年代形成档案的完整和联系。把同类工作活动形成的档案集中在一起以保持档案之间的历史联系。

二、案卷整理工作制度

（一）案卷的分类制度

案卷的分类是综合档案室为了科学地保管档案而进行的一项整理工作。学校的全部案卷按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。

中小学的综合档案室的案卷分类可按年度问题分类法整理。即把学校的案卷先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。档案案卷排列只能以全宗为单位，按不同门类，不同载体，不同保管期限进行排列。案卷的排列有多种方法，可以按照案卷所反映的问题排列；可以按照案卷所反映的工作联系排列；可以按照时间顺序排列；可以按作者、收发文单位和地区排列；人物的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字母的顺序排列。这些方法可以单独使用也可以结合起来使用。各类案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―类案卷的排列方法，只能用一种办法或一种方法结合其它方法来排列。

另外，中小学案卷的一般排列方法，主要是采用“先上级后本身，先综合后专题；先学校后学生的顺序，分别用不同保管期限来排列。”按档案案卷的排列，应将财务部门形成的校产档案和财产管理部门形成的校产档案列在一起。财务部门形成的校产档案，一般按报表、账簿、凭证排列。财产管理部门形成的校产档案，一般按固定资产的类别顺序排列或按部门的顺序（采取一种编号的方法）排列。

（二）档案的编号制度

在档案管理中，常用的“档号”有四种，全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件张（页）号。档号的使用原则是，档号要完整―套，一般说上述几种档号均应编排几个全宗内的案卷目录号不能重。

（三）编制案卷目录制度

案卷排列的顺序确定以后，应逐卷登记在案卷目录上。案卷目录，就是案卷的名册。它有其重要的作用：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序。第二，介绍全宗内档案的内容和成份，是查找利用档案的基本检索工具，也是编制其它检索工具的基础，第三，它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。编制案卷目录要以全宗为单位，可一个全宗编一本，还可以一类编一本。一个全宗如编若干本案卷目录，必须以全宗为单位编定目录号。目录号是“档号”中的一种。目录后连间“全宗号”和“卷弓”作为“档号”’一并标在案卷封面或脊背上，卷面一般应印有档号章（全宗号、目录号、案卷号）。

（四）案卷的其它整理工作制度

案卷的整理工作是学校档案室的日常档案管理工作。除上述工作外，由学校档案管理工作的特殊情况所决定.还有其它一些整理工作。如：（1）对接收的档案，如发现整理质量不符合要求，不便于保管和利用的，要进行一定的加工和进行局部整理。提高其质量；（2）随着档案的搬移，档案本身可能会受损，也可能由于档案整理体系的变化，有可能需要转出或补进。也需要进行相应的加工和调整、整理；（3）学校档案室除接收各专业部门立卷、整理后的档案外，也接收和收集―些零散文件，处理这些文件，就要进行全过程的档案资料的整理工作；（4）平时还要协助和督促各业务部门做好立卷和归档前的准备工作。协助各业务部门正确选择立卷环节，即确定由哪一级机构，由谁负责立卷。其次，一个业务部门部负责2个以上类别及立档工作。所以一个部门内部要划定分工立卷的范围，避免重复立卷和防止立卷时遗漏文件。

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计算机技术的出现使传统的档案管理工作发生了深刻的变革，给档案监督指导工作赋予了新的内容，对档案监督指导部门和人员提出了更高的要求，这不仅仅是社会各行各业的关注点，更是我们档案界依法监督的重点，要将监督的重点逐步从现代化技术接触较少，掌握不多的困境中走出，积极探索电子档案管理的新思路。

一、创新档案工作依法监督的方式与途径

要提高档案依法监督的时效性，加强对“十二五”时期各项建设中形成的大量档案、资料的经常性监管，发挥事先预防、事中控制和事后监督的作用，构建全方位的立体档案依法监督指导模式。通过监督指导发现问题、进行处理处罚和提出加强管理的建议是档案依法监督指导工作的基本模式。实践证明，这种依法监督模式同时也使监督指导的依据存在严重的滞后性，跟不上形势发展的需要。因此，我们必须考虑到依法监督指导应当在如何保证档案及档案工作不出现问题上发挥作用，而不能把查处的问题越大看作依法监督指导的成绩越大。如何从制度上和机制上加强管理和监督，从而有效避免问题的发生，维护档案的安全与完整，这才是应该着重考虑的问题。从档案行政管理部门角度看，就是要建立适应各个门类档案，特别是各种特殊载体档案形成特点的事后归档监督与事前参入监控结合的依法监督指导模式。要建立重点档案直接监管控制模型，有条件的要实施联网

监控。

重点档案直接监管的方式，是指档案行政管理部门在重点档案形成、积累、归档和管理等重点和关键环节上采用登记、验收、检查、组织、调节等各种有效形式实行及时、超前、跟踪监管。这种方式相对于传统的直接微观的业务指导和政府职能转变后的间接宏观的执法监督，具有监管直接具体、时效性强、对象复杂、聚合效应明显等特点。重点档案直接监管体现了监管对象和监管方式的有机统一，体现了档案工作基本要求和实现手段的统一，符合既要管住，又要管好的行政职能转变精神。

近几年各地围绕重点档案监管进行了有益的探索，国家档案行政规章和一些地方档案法规在某些方面有了新的突破。山东省蓬莱市档案局为强化档案行政管理职能。从多方面对档案直接监管进行了系统的尝试。最近该局将“重点档案直接监管”和“档案行政执法”作为两项主要行政职能，通过新闻媒体进行公开。结合现有的政策法规对“重大活动告知和档案登记”、“建设项目、科研项目档案验收登记”、“党政活动中某些重要档案建档的组织与管理”、“重大变动事项档案处置”等作了严格规定，对重点档案直接监管的内容、途径及方法作了详细的说明。该局坚持和完善了重点工程项目跟踪服务人制度，依法参加重点工程项目验收工作，保证重点工程竣工项目档案的齐全完整。加强了与国资部门的联系，做好改制、破产国有企业档案清查工作，并及时监督有关部门做好移交国家综合档案馆，确保国有档案不流失、不毁损；支持、鼓励和引导民营企业开展档案工作，探索建立有利于民营企业发展的档案工作机制；督促开发区及乡镇工业园建立档案行政机构和档案室，并将开发区档案工作纳入目标管理考核范围；进一步规范了保险档案、环保档案及已公开现行文件利用、政务信息资源管理、公共文献基础数据库建设、档案信息资源社会化服务工作。同时积极介入本地区、本部门电子文件的产生运行过程，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。积极探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，做好电子档案的接收工作。

二、加大档案工作依法监督的广度与力度

《档案法》明确规定各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，行使好档案事业行政管理权是档案行政管理部门的主要职责，因此，档案行政管理部门除搞好本身依法监督的同时，应在加大依法监督的广度与力度上做好文章。

（一）加大档案法律法规宣传力度

2013年，是《档案法》颁布实施25周年，也是修改后的《档案法》公布于15周年。要抓住有利时机早动手安排好宣传活动，把宣传贯彻《档案法》作为夯实社会主义法制权威。搞好档案系统“五五”普法宣传教育活动，积极开展内容丰富、形式新颖，广大人民群众喜闻乐见的普法宣传、纪念活动，增强社会档案法制观念和意识。同时要加强对档案工作人员的档案法制宣传，为全面推行依法监督提供思想保障。

（二）着手完善档案工作规章制度

档案工作要紧紧围绕构建服务和谐社会这一主题，重点加强档案法制建设已成为当务之急。方向正确、任务明确，还要有得力的措施保证。档案工作实践中出现了一些新事物和新问题，迫切需要加一规范。如：企业改制过程中的档案管理、电子政务环境下电子文件和电子档案的管理、档案中介机构的管理、已公开现行文件利用中心的建设等。为适应改革开放和现代化建设形势及档案事业自身发展的需要，我们要围绕当地工作实际开展一系列调研，同时着手修订本地区一些档案工作基础性重要规章，尽快制定当地档案事业发展急需的部分规章，不断完善本地区的档案法规、规章体系，保证档案执法人员在监督中有规可循、有章可办，保障档案事业在法制轨道上健康

发展。

（三） 搞好各单位的档案执法检查

与职能部门相结合，深入推行档案系统行政执法责任制，建立健全档案执法检查工作长效机制。受职权范围的限制，档案管理部门只靠自身的力量，对档案违法案件和违法人员，无法进行有效的处罚，致使一些单位领导对档案行政管理部门的行政执法检查不屑一顾，从而导致档案行政执法形同虚设。档案行政管理部门必须积极争取当地党委、政府的支持，与同级人大、政府、纪检、监察、组织、人事等部门的相关机构通力协作，强化档案执法检查工作，将执法检查与业务指导相结合，实现档案执法检查经常化、制度化，并且要有广度与力度。从根本上解决档案行政管理部门执法监督、教育培训方面的缺位以及业务指导上的错位现象，促进业务指导、培训教育、监督检查更加规范标准，提高服务水平，强化档案业务基础工作，更地为国民经济和各项社会事业的发展提供优质高效的档案服务。

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昆山杀人案最终以构成正当防卫为由撤案, 结果让人称快。于欢二审被认定为防卫过当判处五年有期徒刑, 至今仍存在争议。而昆山砍人案的正确认定并不代表我国正当防卫认定制度的完善, 相反是让人正视我国现行的正当防卫认定制度的不足, 也让这些热点案件所反映的正当防卫认定制度中的问题浮出水面。

一、问题展现

近年来关于正当防卫的热点案件主要有昆山砍人案、于欢案和邓玉娇案, 这三起案件中只有昆山砍人案件当事人被认定为正当防卫, 其余两起均以伤害罪定罪并将防卫过当作为从宽量刑情节处理。司法机关判定于欢不构成正当防卫的主要原因有二:一是不法侵害人的目的是为了讨要欠债, 行为相对克制且没有使用工具, 没有暴力殴打于欢母子;二是当时警察已经到达现场, 不法侵害已经得到有效控制。因此, 于欢的行为属于明显超过必要限度且造成重大损害。同样, 法院在邓玉娇案件中认为, 被告人在“无理纠缠、拉扯推搡、言词侮辱”等不法侵害的情况下, 实施的反击行为具有防卫性质, 但造成侵害人死亡已经超过了必要限度, 属于防卫过当。正当防卫本质是“正义对抗不正”, 这三起案件当事人都是在遭受不法侵害后不得已采取了自卫措施, 从大众视角看其行为应当符合正当防卫。但是从法院的判决来看, 显然法院还要求防卫人即使在面对急迫的不正义行为时, 也依旧要非常理性判断自己行为时不法侵害是否结束, 准确衡量自卫行为与侵害行为之间的伤害值比重大小。如此高的要求致使这三个热点案件中正当防卫认定率只占三分之一。这较之司法实践中的比率已经算很高了, 在普通案件中, 正当防卫认定率约为千分之一。在无讼案例收录的433万份刑事裁判文书中, 采取正当防卫辩护策略的有12 346篇。最终, 法院认定正当防卫的有16例, 正当防卫辩护的成功率仅为0.13%。

“重定罪, 轻量刑”一直是阻碍我国刑事司法公正运行的原因之一, 司法机关在对正当防卫进行认定的过程中也一直受这种思想的影响。司法人员在认定正当防卫案件过程中, 不认真严谨地探究当事人的防卫行为是否符合正当防卫的要求, 而是采取和稀泥的态度, 对被告人定罪用以宽慰被害人家属, 再以防卫过当为由对被告人从宽量刑用以宽慰被告人家属或者社会舆论压力。如此这般, 让正当防卫的认定不再是严谨的法律认定过程, 而变成了一个调解各方诉求的程序。实践中比较多的“和稀泥”主要有两种:一种是将防卫行为直接认定为互殴, 按故意伤害等罪名定罪处罚, 并以被害人过错等量刑情节对被告人从宽量刑;第二种是直接将防卫行为认定为故意伤害等罪名, 再以防卫过当为由对被告人从宽量刑。正是由于这种“重定罪, 轻量刑”的操作手法存在, 司法实践中正当防卫的认定成功可能性一直很低。被害人过错、防卫过当这些量刑情节成为审判人员“和稀泥”时常用的工具。

二、原因探究

(一) 司法机关机械适用法律

刑法第20条对正当防卫作出明文规定, 具体到司法实践中的运用, 司法人员还需要结合法学理论和司法操作技术。根据刑法规定和刑法理论, 认定正当防卫主要考虑以下几点条件:一是起因条件, 即要有不法侵害行为发生。所谓的不法侵害行为一般指侵犯公民人身、财产, 破坏社会秩序等法益的犯罪行为。二是对象条件, 即正当防卫必须针对不法侵害行为的实施者。三是主观条件, 行为人的防卫目的必须是为了保护自己遭受侵害的合法权利。四是时间条件, 必须是对正在进行的不法侵害进行防卫。针对防卫时间, 张明楷提出过“一体化的防卫行为”观点, 是指不法侵害已经结束后实施的防卫行为, 与结束前的防卫行为具有一体化, 如果没有超过必要限度则成立正当防卫。这一观点目前已经为我国刑法学界和司法实务界所接受。五是限度条件, 即防卫行为不能明显超过必要限度造成重大损害。正是这些构成要件已经较为完备具体, 所以司法机关在对正当防卫进行认定时有了具体的标尺。司法人员只需将案件情况与以上五点进行一一核对, 便得出是否构成正当防卫的结果。长此以往, 导致对法律的机械化解读, 忽视了正当防卫应具有的法律精神。

例如, 对于防卫时间的认定, 构成要件的观点是“正在进行的不法侵害”, 实践中多将此理解为侵害行为的正在进行。如果防卫人防卫时侵害人没有实行侵害动作, 则认定为不在防卫时间内, 故而不认定为正当防卫。于欢案中法院认定防卫过当的原因之一就是:没有使用工具, 案发时没有暴力行为, 所以不在防卫时间内。笔者认为, 此认定过于简单, 法院并没有考虑到于欢母子被拘禁状态的存续以及拘禁人员依旧暴力推搡等情况。对不法侵害是否存在应当更加审慎地判断, 不法侵害并不等于不法行为。再如, 对于有无超过必要限度, 司法实践的衡量方式也是简单地将防卫行为造成的损害与侵害人造成的实际损害进行对比衡量。但是按照常理来看, 一个正常人在面临不法侵害时, 若要保全自己必然会在侵害人的侵害行为落于己身之前制止侵害人才可能实现正当防卫。也就是侵害行为损害没有发生之前, 就要造成防卫后果, 这样必然导致防卫行为的损害大于侵害行为的损害。按照司法认定的思维, 这样的情况都属于超过了必要限度。正是这样的机械化思维, 导致在司法实践之中正当防卫的认定率非常低, 正当防卫条款存之似无。

(二) 办案人员压力大

对正当防卫案件的判定, 一般有两种结果:一是以正胜邪, 防卫人面对不法侵害 (不正义) 时采取防卫措施 (正义) 保全自己的利益, 制止不法侵害的发生, 以正义战胜邪恶。二是“仗势欺人”, 即防卫人虽然从正当防卫的正义点出发, 却造成了正当防卫应有行为之外的侵害行为。这两种结果, 侵害人一方多赞同第二种, 认为侵害人虽有过错但罪不至死或罪不至伤等。特别是在侵害人死亡的案件中, 办案人员在面对侵害人一方时不得不承受“死者为大”“人命大过天”等思想导致的种种心理压力。而防卫人一方多赞同第一种, 主张防卫人无辜受害奋起反抗何错之有。司法机关若是认定防卫人有罪, 岂不是向社会表示, 日后即使遇见了危险也不得反抗。加之我国的社会一直保留着传统的仁义公道、因果报应等思想, 公众对于此类案件关注度相对较高, 导致正当防卫案件自带舆论压力。一起案件的判决结果代表着我国法律对正当防卫制度的态度, 直接影响着公民对法律的认同和信仰程度。正是在这种复杂的压力环境下, 司法人员在办案过程中不得不优先考虑如何应对各方意见, 如何认定才能得出各方都可接受的结果, 进而导致了前文所说的“和稀泥”现象。

(三) 证据链条形成难

正当防卫案件大多属侵犯人身权利的案件, 案件侦办过程中能收集到的直接证据就是言词证据。言论各方都有自己主张的事实, 公说公有理, 婆说婆有理。认定正当防卫所需要证明的防卫时间是否合法、不法侵害是否正在进行、防卫是否超过必要限度等关键问题的证据, 难以通过言词证据形成完整有效的证据链条。于欢案件中, 法院认定案发时不法侵害已经得到有效控制, 这一点只有相关人员证词可以认定。对于案发现场, 侵害人具体如何推搡于欢、非法拘禁的期间虽没有工具但是其拘禁手段是否具有暴力性质等都没有其他证据加以证明。反观昆山砍人案, 案件发生的全过程都被公安系统的天网拍摄下来, 多角度的监控视频能清晰反映出骑车人于某某受到不法侵害的危险情形、于某某捡刀反杀宝马车司机的时间等情况, 加上证人证言等基本可以形成完整的证据链条, 所以不久便被撤案处理。假设本案只有言词证据而没有监控视频, 那么在宝马车司机挥刀时用的是刀背还是刀刃, 距离远还是距离近, 刀掉落时不法侵害是否结束等问题上便存在不少的转圜余地。这将影响宝马车司机的不法侵害是意在威胁恐吓还是行凶伤人, 骑车人于某某挥刀反杀时不法侵害是否真的结束等问题的认定, 最终影响正当防卫认定的结果。案件证据的缺乏, 司法人员无法获得准确的案件事实认定, 也就很难准确认定正当防卫是否成立。

三、期待可能性适用的必要性

(一) 刑法基本理论的要求

期待可能性是刑法的基本理论, 所谓法律不强人所难, 期待可能性是指根据行为人当时所处的具体环境情况, 期待其实行合法的行为的可能性。如果行为人能够实施合法行为, 行为人违反此期待实施的是违法行为, 则行为人的行为构成违法, 应负法律责任。若当时情况下行为人无法实施合法行为只能违法时, 则不具备期待可能性, 这便成了行为人的违法阻却事由, 行为人对自己实施的违法行为不负刑事责任。期待可能性理论, 起源于德国的“癖马案”, 目前为德国和日本刑法规范所认同并适用于案件审判中。我国刑法虽然对期待可能性这一理论没有作出直接的规定, 司法判决也不会直接援引这一理论, 但在案件的具体认定中却不缺少这一理论的存在。例如在对被告人主观上是否为故意进行认定时, 会结合案件情况判断被告人是否有预见危害后果的可能性, 如果有预见的可能性, 则能期待被告人不为违法行为, 被告人为之则构成故意犯罪。相反没有预见可能性则不可期待被告人不为违法行为, 则可不认定为故意犯罪。同样, 在不作为犯罪中, 期待可能性也一直作为判断犯罪成立与否的关键。对正当防卫的认定, 也是一个犯罪行为的认定过程:构成正当防卫则不是犯罪, 不构成正当防卫则构成犯罪。所以, 在对正当防卫行为进行认定的过程中, 也应当引入期待可能性的考量。防卫人的行为, 要结合案件当时的具体情况, 判断能否期待防卫人作出其他合理合法的行为。若能, 则行为人构成故意犯罪或者防卫过当, 若不能则应认定为正当防卫而不负刑事责任。

(二) 正当防卫的本质属性

《刑法》第20条规定的正当防卫是为了对于公民的正当防卫权利给与有效的司法保护, 也有助于鼓励公民积极地行使正当防卫权利。(P2406)所以, 法律规定正当防卫旨在支持公民在面对不法侵害又无有效的公力救济时, 可以采取私力救济手段。正当防卫作为违法阻却事由存在, 是法律进行利益衡量的结果。与不法侵害相比, 正当防卫具有本质的优越性, 优越利益保护就是正当防卫的原理。面对不法侵害, 防卫人没有义务必须首先选择逃跑进行保全。既然防卫人有权采取积极措施进行防卫, 就不能期待防卫人不去伤害侵害人, 更不得以防卫过当为由命令防卫人放弃自己的自卫权利。第20条中规定, 正当防卫不得超过必要限度。对于防卫行为是否超过必要限度的判断, 不能简单地对已经做出的侵害行为造成的损害和防卫行为造成损害进行量化比较。而应当根据防卫人当时所处具体情况, 防卫人当时对侵害情况和危险状况的判断, 考量期待防卫人做出何等防卫行为的可能性大小。案件分析者、司法审判者大多处在一个安全环境和上帝视角, 并从绝对理性人出发, 去考虑案发当时防卫人应当如何做, 忽视防卫人在案发时所处的具体情况, 不考虑期待防卫人做出更加理性行为的可能性大小, 则会更加偏向认为防卫人不应该行使防卫权。这样的判断有违正当防卫的主旨。

(三) 缓解情与法冲突的必要

正当防卫案件中的情与法冲突, 本质上就是自然法正义与法律正义之间的冲突。从自然法正义的角度判断, 邪不压正才是正义。防卫者无辜遭受不法侵害后进行自卫完全符合正义的要求, 若防卫者因此受罚则是对正义的否定。但是从法律正义的角度判断, 正当防卫是一个法益衡量的过程, 防卫行为必须严格符合法律规定的构成要件, 才可以成立正当防卫。现行的法律构成要件判断过程中缺乏期待可能性考量, 从绝对理性人的角度去要求防卫人, 从而导致大量的正当防卫案件不被认定。因此导致情与法之间的冲突。笔者认为, 现代社会是一个文明社会, 普通人不会刻意去锻炼在遇到危险时控制防卫限度的能力, 也没有训练判断合法防卫时机等的能力。如果法律一味从绝对理性人出发要求普通公民, 完全忽略期待可能性问题, 必会导致大量的防卫过当的判定结果。导致一个没有主动违法的公民, 因为他人造成的不法侵害, 无端陷入了忍受侵害或者因防卫过当被判定犯罪的两难抉择境地。

综上, 笔者认为, 在认定正当防卫是否成立的过程中, 应当加入对期待可能性的判断作为认定条件。如果根据现行的认定条件, 防卫人已构成正当防卫, 则无必要对是否具有期待可能性进行判断。若根据现行的认定条件, 防卫人可能不构成正当防卫或者构成防卫过当, 也就是防卫人所实施的防卫行为可能是违法或犯罪行为时, 需要对期待可能性的有无进行判断。即若案发当时, 能够期待防卫人不做出该防卫行为, 防卫人却做出该行为, 则防卫人构成防卫过当或者认定不构成正当防卫。若案发当时, 不能够期待防卫人不做出该防卫行为, 那就不得将其防卫行为认定为违法或犯罪, 则行为人应当构成正当防卫。

四、期待可能性的具体适用

期待可能性在正当防卫认定中的适用, 就是在判断正当防卫的过程中, 要考虑案发当时能否期待防卫人不做出防卫行为或能否期待防卫人做出更加符合防卫限度的防卫行为。对于期待可能性在刑法中适用的标准, 理论界主要有以下三种观点:一是行为人标准, 即要考虑具体行为人行为时的主客观条件, 对期待可能性进行判断。二是平均人标准, 是指按照社会普通人的标准进行判断, 若社会一普通人在案况下都会做出违法或犯罪的行为, 那么则不具备期待可能性。三为国家标准即行为人是否会在法秩序下做出合法行为。笔者认为, 国家标准具有非常明显的国家主义立场, 忽略行为人和案件具体环境, 不利于期待可能性的判断。行为人标准有益于对防卫人权利的保护, 但是易忽略防卫人在案件中可能存在的过错, 扩大不期待可能性理论的适用情况。平均人标准考虑到了案件的主客观条件, 是目前很多学者支持的观点, 在司法实践中也多采用这一观点。但是从近年来涉及正当防卫认定的司法案件来看, 司法认定中易把这里强调的“平均人”理解为“绝对理性人”, 最终导致司法机关站在上帝视角去判断期待可能性的有无并对是否构成正当防卫进行认定, 也最终导致了以上笔者所论述的相关问题。笔者认为, 平均人标准有其可取之处, 但是适用到正当防卫认定的过程中还须考虑以下因素, 作为适用期待可能性的标准。

(一) 案发现场环境

影响不法侵害严重程度的主要因素:一是侵害人采取何种手段, 是否使用工具等侵害人因素, 二是侵害发生的现场环境。不法侵害的程度直接决定了防卫限度, 所以以上两点因素也是决定防卫限度大小的因素。而现行司法实践中, 司法人员对防卫限度的判断大多基于第一因素, 即只依据侵害人采用的手段对可采取的防卫限度进行判断, 忽视案发现场环境对防卫限度的影响。对此, 高铭暄认为:判断正当防卫的必要限度, 不可能脱离每一个案件的具体情况, 要根据具体案件中双方行为的性质、手段、强度、人员多少与强弱、现场所处的客观环境与形势进行全面分析。[6]如发生在空间相对独立的包厢之中的性骚扰案件, 与发生在广场街头的性骚扰案件相比较, 包厢之中的性骚扰则具备更强的不法侵害性且防卫手段的可选择性较少。广场上的受侵害者可以采取呼唤广场其他人救助, 也可以跑向广场周边的警务亭等寻求帮助。但是包厢内的受侵害人如果在呼救无门的情况下可选择的防卫手段很少, 并且包厢内受侵害人面临更高的性骚扰转的风险。所以无法期待包厢内受侵害人也能够采取广场受侵害人逃跑呼喊等温和的防卫手段, 两种情况对应的必要防卫限度也不一样。邓玉娇案件中, 法院认为防卫人不应当采取用刀挥舞砍伤侵害人的手段进行防卫, 所以认定为防卫过当。但笔者认为, 案件当中的防卫人当时所处的正是第一种情况, 案发现场为相对封闭的包厢, 防卫人呼喊后无旁人进行救助, 一个女子凭赤手空拳难以避难。综合当时现场环境, 防卫人唯一能采取的防卫手段就是拿起手边唯一的工具进行防卫。司法认定中的合理防卫限度所要求的不得用刀伤人已不具有期待可能性。

(二) 防卫人心理及认知状况

防卫人作出防卫行为是出于对不法侵害的认知及认知后的恐惧、避难心理, 要考量正当防卫中的期待可能性大小也必须对防卫人的心理及认知状况进行评价。在昆山砍人案被定性撤案之前, 网络上曾有人表示生活中有的人拔刀只是想拿刀背恐吓一下对方, 并没有故意伤害或杀人的意图。所以案件中的宝马车司机可能只是想吓一吓于某某, 因此于某某不应当采取拿刀反杀这种防卫手段。笔者认为这种推测对防卫人的要求实在是过高。案发当时于某某面对的是挥刀过来的陌生男子, 心理上无比恐惧, 加之作为一个普通公民如何判断对方挥刀过来是要杀人还是只想用刀背恐吓, 又如何期待防卫人在这种情况下作出其他防卫行为?再说于欢案件, 法院认为警察已经到场, 所以不法侵害已经得到控制, 言下之意就是没有再发生不法侵害的可能性。但对于于欢母子而言, 他们对案件的认知是否这样?综合整体案情可知, 在警察到来之前, 于欢母子已经被拘禁多时, 遭受多次骚扰、殴打、侮辱, 于欢母子四次拨打110和市长热线无果, 警察到来后没有解除于欢母子被拘禁状态反而是转身离去。虽然事后确定警察离去是在屋外了解案情, 但是对于当时的于欢而言, 是再一次失去了获得公力救助的机会。警察会不会将母子二人置之不管?追债人会不会继续殴打、侮辱母子二人?不管是谁在当时都很难作出认知判断。法院所认定的不法侵害已经被制止, 不乏事后诸葛的判断心理。同时, 因为母亲被辱, 于欢出于伦理孝道的本性心理, 很难期待于欢不奋起反抗, 采取私力救济。因此, 在考量期待可能性时也必须考量案发当时防卫人心理和对不法侵害的认知状况。

(三) 防卫人控制防卫限度的能力

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集体林权制度改革档案（以下简称林权档案）是林权制度改革工作的重要内容和成果，是林权管理活动的真实历史记录，是林地、林木所有权、使用权的法定凭证，具有法律效用，是国家档案的重要组成部分。为加强全区林权档案管理工作，确保林权档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《国家林业局、国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》、《省档案条例》及《市林业局、市档案局关于加强集体林权制度改革档案管理工作的意见》和有关法律法规，结合我区实际，提出以下意见，请认真贯彻执行。

一、加强领导，切实抓好林权档案工作

（一）加强组织领导。巩固林改成果，是维护林权权利人的合法权益、稳定和完善农村林地承包关系、保持农村社会稳定、加快新农村建设步伐的重要基础性工作。林权档案工作要贯穿于林权改革工作的全过程，做到与林改工作同步推进。这次林改工作量大，任务繁重，各镇（街道）要建立林权档案领导责任制，明确分管领导，配备专门档案人员，为林权档案工作开展提供必要的资金、设备（档案管理软件、档案柜等）和人员保障。实行由镇（街道）分管领导主管，各级林改档案员具体收集、整理的管理体制，并纳入镇级林改工作验收考核。

（二）明确职责，层层负责。区档案局要加强对全区林权改革档案工作的监督和指导，协同区林业局做好对林改档案员的业务培训；区林业局负责区级林改文件材料的收集、整理、归档，并承担对镇（街道）、村（社区）林改文件材料收集、整理、归档工作的指导、督查、验收；各镇（街道）林改档案员负责对本镇（街道）及辖区内各村（社区）林改文件材料的收集、整理、归档、编目、统计、移交等工作；各村（社区）林改档案员在镇（街道）林改档案员的指导下完成各村（社区）文件材料的收集、整理、归档、报送，并承担村级林改档案的保管和利用工作。

二、统一标准，保证林权档案质量

（一）林权档案的内容。林权档案包括整个集体林权制度改革工作从宣传发动、制定方案、初查定界、确权发证到检查验收全过程形成的全部材料。顺序号按《区集体林权制度改革档案顺序号排序表》执行。

（二）林权档案的分类及整理方法。林权档案分为综合类、资源调查类、林权登记类、纠纷调处类、各镇（村）林权改革档案类、合同类，整理方法按文书档案进行整理；声像、电子类档案按照国家档案局相关专业档案整理规范要求进行整理。

（三）林权档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般为30年。本机关、本单位的政策性文件；重要会议、重大活动、重要业务文件；重要问题的请示与批复，重要的报告、总结、统计、汇总材料；重要的合同协议、凭证性文件材料；上级机关颁发的需要本机关、本单位贯彻执行的文件；上级、下级、同级机关关于重要业务问题的往来文件等，应定为永久保管。一般职能活动形成的一般性、过程性文件，工作调研、宣传、培训材料保存期限可定为定期。

（四）林权档案的收集。各级林改档案员要及时将林改工作过程中形成的能够反映林改工作重要活动且具有查考利用价值的各种载体文件材料的原件收集齐全，归入档案。收集时按《区集体林权制度改革工作方案》工作步骤分阶段进行收集。具体要求按《区集体林权制度改革文件材料归档范围》执行。

（五）林权档案的整理。实行分级整理、以村建档的原则。村（居）将每一阶段收集的档案材料及时交镇（街道）林改办，由镇（街道）林改办集中整理、排列、编号、编目，建立档案案卷级、文件级目录数据库，待林改工作结束后，将档案及机读目录交区林业局集中系统排列。

（六）林权档案的移交。全区林改工作结束后两个月内，区林业局将一套完整的林权档案（原件）、目录数据、林权证管理信息数据移交区档案局永久保存，并按规定办理移交手续，区林业局保留移交清册备案。

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交通局领导班子高度重视档案管理工作，把档案工作摆在了重要工作议程上，明确档案工作分管领导，配备了责任心强的档案管理员，并积极组织档案管理员参加各项档案业务培训，提高业务素质，使档案工作横向有人抓、纵向有人管，为搞好档案工作提供了有力的组织和人员保证。

二、档案基础设施完善，确保档案安全

我局档案室是一个综合性档案室，现有办公用房2间，配备了电脑、办公桌椅等基本的办公设施，基本上满足了办公需要。配备了铁门、铁窗、铁柜，安装了厚窗帘和灭火器，档案柜内设置了干燥剂、杀虫剂和防腐剂，达到了档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求，保证了档案的安全存放。

三、加强制度建设，建立健全档案制度

在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》规定，在县档案局的具体指导下，结合我局实际情况，建立健全了八项档案管理制度，即：档案保管制度、各种文件材料归档制度、档案查阅利用制度，档案鉴定销毁制度、档案资料保密制度、档案工作人员守则，在档案管理中发挥了较好的作用。

四、注重业务，加强档案的收集归档和保管保护工作

业务建设是档案工作的基础。为加强档案的收集和保管保护工作，根据《机关档案工作建设规范》，完成了20*年档案的整理、立卷归档。一是指导建立与本单位业务工作相衔接、查找方便、利用快捷的整理归档标准；二是按文档整理规则，严格指导分类、编目、装盒、排架，使之规范有序；三是对散存档案，集中整理规范后，进行集中保存，延长档案寿命；四是档案管理人员经常检查案卷；五是我局档案管理配备了计算机和管理软件，除有纸质档案外，还将名册、目录及相关资料输入计算机管理，基本上实行了档案资料双套制保存，在提供纸质档案的同时，还提供电子信息服务，确保档案信息和系统的安全。

五、存在的问题

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关键词 环卫档案 工作流程 优化

中图分类号：F272.9 文献标识码：A

一、环卫档案管理工作流程优化途径研究

（一）环卫档案原始资料的收集。

环卫档案管理工作作为一项繁琐的工作，对于资料的收集工作主要是包括市政道路清洁、垃圾的中转以及处理、公共卫生厕所的保洁以及河道的清理等工作过程中所形成的一系列档案资料。对于档案资料的收集整理工作，必须在实施之前做好协调，重点做好档案资料收集所涉及的各个联络部门之间的协调配合工作，确保环卫档案原始资料收集的全面、及时、准确以及完善。

（二）环卫档案资料的整理工作。

由于原始资料内容繁杂，数量庞大，必须对原始档案资料进行相应的整理。对于收集的各种原始资料进行必要的筛选分类，将各种档案资料信息按照工作内容以及工作开展时间进行归类，归集到不同的子项目之中。通过将原始资料进行筛选之后，初步形成环卫档案资料，为环卫档案资料的建档保存做好基础工作。

（三）环卫档案的归档保存工作。

在对环卫档案资料进行筛选以及归集整理后，应该及时的对各项档案资料进行审核复查，确保档案资料在内容、形式以及时间范围上的完整、准确，确保环卫档案资料与实际工作状况相一致。档案资料的审核完成之后，就要及时建档保存，并尽可能得同时建立电子档案，。归档保存的形式要统一，各种表格以及文本形式一致，以便于后期按照不同的需求查阅。对于档案原始资料，也应该进行妥善的保存，以便于后期发现问题后核对整理。

（四）环卫档案管理工作的监督。

环卫档案管理工作对于档案资料的准确度与真实度要求均较高，而且由于档案资料的内容较为庞杂繁琐，资料的收集整理以及归档过程中难免会出现各种纰漏，因此，必须在环卫档案管理工作中增加监督与检查环节。应该对环卫档案技术资料按照月度、季度或者是年度周期进行全面的清查，同时在档案管理日常工作中开展不定期的抽查，通过两种监督形式相结合，确保环卫档案资料的真实完整。

二、环卫档案管理工作的完善措施

（一）提高对于环卫档案资料管理的重视程度。

部分环卫管理部门认为环卫部门的职责在于维护城市的市容市貌以及环境卫生，认为档案资料属于可有可无的内容，这就造成了环卫档案管理工作开展困难。因此，完善环卫档案管理工作，首要任务便是转变管理部门的观念，使其充分认识到档案管理工作的重要性，并在档案管理工作所需要的资金、人力以及物力方面增加投入，确保环卫档案管理工作的顺利开展。

（二）推进环卫档案管理工作的信息化建设。

随着计算机技术以及信息网络技术应用的成熟，档案管理工作早已步入信息化阶段。对于环卫档案管理工作，同样应该注重信息化体系的建设。不单是借助于信息化技术开展档案资料的收集、整理以及归档保存工作，同时更应该注重利用信息化技术建立档案资料信息化服务体系。将档案资料管理的资料收集、资料整理、建档保存以及检所使用等整个工作流程信息化，以提高环卫档案管理工作的准确性与工作效率。

（三）完善环卫档案管理工作的制度建设。

工作制度是环卫档案管理工作开展的基础依据，因此为了确保环卫档案管理工作的顺利开展，必须完善各项规章制度的制定。规章制度应该涵盖环卫档案管理办法、环卫档案整理范围、内容的分类，档案资料的借阅制度、档案资料库房管理制度、保密管理规定以及不同岗位的责任管理制度。通过全面的档案管理责任制度，确保档案管理各项工作能够按照管理制度得到切实有效的落实执行，实现档案管理工作的规范化与制度化。

（四）提高环卫档案管理工作人员的能力水平。

环卫档案管理工作人员的能力水平直接关系到环卫档案管理工作质量，因此现阶段环卫档案管理工作开展的关键便是建立专业能力高、信息技术运用能力强的档案管理工作队伍。通过人才的择优使用，对档案管理工作队伍结构进行优化，提高环卫档案管理工作队伍的整体素质。此外，还应该定期对档案管理工作人员进行培训与再教育，针对最新的档案管理理论知识以及管理工具进行教育培训，从而提高档案管理工作的整体工作质量。

（五）强化档案管理工作的服务意识。

将环卫资料的整理、归档保存的根本目的在于档案资料的整理使用，因此对于档案管理工作必须以服务作为宗旨来开展各项工作。提高档案管理工作的服务性，首先在档案资料的收集整理上，应该重点性有针对性，能够为后期环卫部门公益设施的建设以及环卫设备的维修改造升级提供准确的参考。其次，在档案资料的查阅使用渠道上应该畅通，除了有保密需要的档案资料上，对于其他的环卫档案资料应该建立便捷的资料检索其以及使用渠道。

三、结语

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为进一步提升档案规范水平，加强档案管理意识，县城管局将档案整理作为强化机关科学化、规范化管理的重要手段，通过“三个加强”切实做好档案管理工作。

一是加强人员学习培训。挑选认真负责、有工作经验的同志专职负责档案整理，并派人多次到县档案局请教学习，就档案收集、整理、期限划分、装订、目录录入、保管等相关内容进行了系统规范的培训。

二是加强基础设施建设。根据档案室实际，合理调整档案存放架柜，把原始的普通文件柜更换为坚固、结实的档案密集架柜和工程图纸柜。密集架的投入使用，排列科学合理，增加了库容量，并配置了防盗防火安全门，确保安全。

篇8

关键词：工程项目；档案管理；信息化

引言

工程建设项目档案一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。近几年来，工程项目档案管理信息化建设取得了一定的进展。工程项目档案的信息化管理为工程项目档案的建立和查阅提供了方便，在面对众多纸质工程项目档案时，由于管理工程项目档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使工程项目档案实现信息化，同时还能轻松处理完工程项目档案资料。如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。

1工程项目档案管理要点分析

1.1工程建设档案的形成与搜集

档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。（1）建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。（2）做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。

1.2整理与归档建设项目档案

为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：（1）对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。（2）明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。（3）确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离请。根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。（4）严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：收集齐全归档范围内的基建文件材料，系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）；划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级；基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。

2工程项目档案管理信息化建设

2.1完善信息化档案管理的制度

第一，建立信息化档案管理的归档制度和档案分类保管制度，利用归档制度和档案保管制度开发和使用的全套文档资料和信息化软件应用程序，要提高人员对信息化档案分类与管理的重视程度，在档案的信息化数据录入之前应该妥善的进行数据的备份和保管，提高数据的使用性能和安全程度。第二建立信息化的档案管理制度，信息化的档案管理制度需要根据国家档案局的国家标准制定，主要的标准为：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

2.2加强基础设施建设

工程项目档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程项目档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使工程项目档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了工程项目档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使工程项目档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中，工程项目档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。

2.3保证信息化系统的安全性

安全防范的管理主要作用是加强档案管理的主要内容的安全性和保护性，加强信息化档案管理的作用。从管理上加强安全防范功能的主要做法为：第一，建立可信可控的内部网络模式，利用科学化、理化的内部网络模式管理好内部人员，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网，防止造成网络资源流失与档案管理的负面影响。第二，管理好输出设备，对于重要电子文档的打印，要进行严格的登记和日志管理，管理好内网客户端，在局域网上建立监控点，最关键的是管理好客户端和输出软件接口，防止信息丢失。第三，数据的备份与容灾，最理想的数据保护方式就是解决信息化档案内部的可用性风险和恢复性风险，当前档案的数据备份与容灾能力已经成为了数据存储安全的象征。数据备份需要保证客户数据的完整性、需要提高数据安全性、可靠性和一致性。

2.4提升档案信息化综合管理人才队伍建设

长久以来，工程建设领域中多数一线人员知识层次并不高，在建设过程中对于信息化的运用范围与接受程度相对其它行业来说并不高。这对信息化的实施是不利的。各级参建单位对电脑软件的使用理念还停留在各类专业软件的层面。如何在工程建设的从业人员尤其是技术人员中提升信息化系统的应用能力与接受程度，这是档案信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。所以，各级建设单位要加强对员工信息化应用的培训，并且从各单位的领导阶层开始重视信息化的培训，建设具有综合能力的档案信息化管理队伍，并保持相关人员的稳定。

结束语

加强工程项目档案管理信息化工作，是适应我国工程建设发展的必然要求，也是提高建设水平、管理效率的重要途径。档案信息化管理的发展理念已能为广大建设者所接受，但真正要将信息化建设落到实处，使之成为实用的管理手段，仍要各管理层面的从业者们不断努力。

参考文献

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关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.

[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.

篇10

事业单位的工作较为繁杂，部门也比较多，这对于人事资源档案管理来说是一项不小的挑战。如何有序的整理好员工档案资料，对他们的基本信息、工作经验、工作能力等各方面的资料做出整理与归纳，方便事业单位领导能够更好的了解单位里的员工，满足他们的需求，从而提升他们的工作积极性，促进事业单位的发展。

一、我国事业单位人事资源档案管理制度的发展现状

1.设备技术落后

我国大多数事业单位的人事资源档案管理方式多数还是沿用传统的纸质记录，在员工数量大量增加，需要记录的资料越来越多的情况下，单纯的纸质记录方式对于人员资料的整理效率是很低的，而且还非常容易出现资料有损或资料丢失的问题。事业单位没有对人事资源档案管理部门配备先进的技术配备，对人事档案管理的重视程度不够，认为他们的工作仅仅是将资料进行整理、记录和储存。错误的想法和不够重视的态度，使得人事资源档案管理制度发展缓慢，不能达到它应有的作用，不能充分发挥出它的价值，同时制约了事业单位的发展进度。

2.人事资源管理制度缺乏管理标准

管理标准可以帮助事业单位人事档案管理制度得以完善。而就目前来说，我国大部分事业单位的人事档案管理制度中都没有明确且完整的管理标准。这就大大降低了事业单位人事档案管理的管理效用，不能很好的发挥出人事档案管理的作用。对于现在的人事档案管理来说，对事业单位每一个部门所用的标准都不相同，所整理出来的档案资料必然就不能进行规整与总结，不能实现档案资料的共享，完全限制了人事档案管理制度的发展，降低了人事档案管理的工作质量和工作效率，不利于事业单位的发展进步。

3.人事档案管理员工综合素质不高

由于目前事业单位领导对于人事档案管理制度的不重视，所以不会对其进行大力发展。这就导致事业单位中人事档案管理员工不一定是专业学习人力资源管理专业的人，而通常是从其他部门调转到人资部门工作的。对于人才选择的不重视，降低了人事档案管理工作的工作质量和工作效率。他们不能完全理解和掌握人事档案管理工作的精髓，而只是对人员档案进行简单的整理归纳，既不能发挥出自身的价值，也不能将人事档案管理制度本身的作用发挥出来，完全不利于事业单位管理水平的提升，阻碍它的发展。

4.人事档案管理方式落后，制度不健全

事业单位的人事档案管理方式依然处于比较落后的状态，通常，事业单位领导只要求他们对各部门员工的档案资料进行收集和管理，而不会利用员工的资料数据来进一步对他们做出安排或鼓励，不能及时的了解员工自身的状态，阻碍了事业单位的发展。

二、完善事业单位人事档案管理的策略

1.加强对人事档案管理制度的重视，完善工作设备

事业单位必须加大对人事档案管理制度的重视程度，改变以前对人事档案管理制度的态度，完善工作基础设备[1]。根据事业单位的实际情况，运用计算机网络技术，在纸质的档案管理方式上，增加互联网的档案管理，做好双重备份准备。将人事档案管理变得更加系统化、规范化，同时还能降低事业单位人员档案资料损坏和丢失的可能性，促进人员档案管理制度的完善。

2.事业单位应该对人事档案管理人员组织定期培训

由于事业单位人事档案管理人员的综合素质不高，所以，事业单位领导应该积极的定期组织专业培训，加强人事档案管理人员的能力[2]。这样，不仅能够提高他们自身的能力，还会让他们在工作中更加从容，面对工作问题能够更有自信，减轻心理压力，提高工作效率。与此同时，事业单位在招聘新员工时，应该注重他们自身的技能，而不是随意从其他部门进行人员调整[3]。这样，可以让员工从基础上就更专业，才能更好的进行人事档案管理工作。

3.建立统一管理标准

事业单位中人事档案管理标准不一，导致事业单位各部门的人员数据不能进行共享[4]。所以，事业单位人事档案管理部门应该建立统一的管理标准。在统一的管理标准下，才能更好的对事业单位中的人员档案进行整理与归纳，及时发现事业单位中员工自身的优势和劣势，能够最大化的发挥出员工自身的优势，可以更好的进行工作。

4.完善事业单位中人事档案管理制度

只有完善的制度才能推动事业的发展，所以，想要人事档案管理制度充分发挥出它对事业单位的促进作用，必须建立健全的制度体系。事业单位领导加大对人事档案管理的重视程度，为下属员工做榜样，带动人事档案管理部门的整体工作气氛，让人事档案管理真正的“动”起来，而不再是简单的整理、储存部门。人事档案管理制度的健全，能够帮助员工找到更适合自己的岗位，认清自己的不足，加以改正，发挥出自己的最大价值。