档案应急管理范文

导语：如何才能写好一篇档案应急管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案；应急预案；突发事件

档案记载着人类历史的变迁，档案也记录了人类社会财富的积累，其珍贵性不言而喻，而由于档案承载介质的特殊性，使得其容易遭受突发事件的破坏，破坏的后果就是形成不同程度的有形无形的损失。如何应对突发事件，减少突发事件对档案造成的损毁，将影响降低到最低，因此对于档案管理部门继续建立一套科学合理的行之有效的应急预案管理办法，使得档案应急管理工作处于严格的可控状态。

1 档案部门加强应急预案管理的意义

应急预案是否能够达到预期效果决定了管理部门能否有效的处置各类突发事件。档案管理面对的是越来越复杂的社会环境，因此加强应急预案管理，具有十分重大而紧迫的意义。

人类社会的发展史包含着我们承受的自然灾害和战争灾害，因此很多国家、地区都无法躲避突入袭来的自然灾害和战争灾害，在历史上每次自然灾害和人为灾难都会对所在地区的档案造成巨大的难以弥补的损害。严峻的档案突发安全危机，使得档案部门必须要提高认识，有能力应对各种突发事件。危机既然无法避免，我就要时刻准备着，将危机对档案的损失降到最低。

应急预案能够指导相关单位进行应急管理。是应对突发事件的重要管理措施，也是提升档案部门应急管理能力的关键举措。建立健全应急预案体系，就要求所有的部门和人员必须明确在各自的管理岗位上自身的责任，进而形成统一的联动状态，共同应对。建立健全应急预案体系，使所有人具备识别隐患的能力，处置隐患的能力，降低隐患升级的能力。

2015年12月28日全国档案工作暨表彰先进会议在京举行，国家档案局局长李明华在会上指出，要建立应急处置管理体系，从根本降低突发事件的发生的可能性，产生危害的影响面，要进行常规性的应急状态演练，加大应急状态演练投入，进而形成应急预案的可执行性，会议提出的要求，明确了当前档案安全体系建设存在的问题，需要加强的管理的环节，进一步明确了管理者的责任。强调加强应急预案管理工作，确保国家和民族的历史记忆能够有效的保存，构建确保档案安全保密的档案安全体系，提升档案安全保障能力，促进档案事业全面、健康、可持续发展具有重要的现实意义。

2 档案部门应急预案管理存在的主要问题

从目前我国档案管理部门的应急预案建立的现状可以看出，近些年来档案应急管理能力已经大大加强，但是在一些环节上还有待进一步提高。存在的问题多反映在如下几个关键环节。

2.1 应急预案不健全，联动性不强

部分省份及地区没有对突发事件应急管理工作给予足够的重视，没有建立应急预案体系，或是现有体系形式化严重，可执行性差。南方某省在已经建立档案网站的市区，只有不足一半的市区公布了应急预案，其中还包括个别形式化的预案，可见重视程度十分有限；从其内容上来看，多集中在应对自然灾害的应急预案的制定，而对于社会突发事件的应急预案没有给予考虑。

2.2 预案内容形式化，可执行性不强

从前文所述南方某省的多个市区现有应急预案来看，存在着预案内容形式化，机械照搬照抄，内容空洞，严重与实际不符，没有可执行性。从中抽查的五份市级自然灾害应急处置预案中，几乎全部与该省的档案局的预案一样，可见都是直接在省级预案上进行了名称的修改，甚至内容都完全一样，形式主义在应急预案的编制工作上表现尤为突出，甚至存在多个地区市县互相抄袭应急预案的现象。

2.3 应急预案演练效果差，没有形成联动机制

建立了应急预案后，就要根据预案的假设情境进行有目的的演练，例如按照火灾或是爆炸的事故情境，组织进行演习演练，从演练的表现上和结果上来确定火灾应急预案的科学性与有效性。部分档案部门开始定期的进行应急预案的演练，并且从中取得了很好的演练效果，但是部分单位仍然停留在纸上谈兵的阶段，没有实战演练，应急预案的演练与应急联动能力有着直接关系，应急预案演练不足，应急联动能力就弱，由此产生了档案应急处置实践中“不联不动，联而不动，联而乱动，联而慢动”等混乱现象。

2.4 经费保障不足，影响应急保障能力

只有充足的资金保障才能确保档案部门能够顺利的开展应急预案管理工作，进而保证技术和设备的有效性，满足应急预案的需要，确保保证能力的先进性和有效性。很多地区的档案部门缺少充足的资金保障，存在着设备老化，技术落后，难以保证应急预案的顺利实施。对于必要管理设施没有定期进行维修保养，无法在突发事件出现时，按照预案来实施，已经出现过在发生火灾后，由于火灾报警设备和喷淋设备的失效，没能第一时间形成应急预案的第一道防线。因此就要求档案部门要进行多个资金渠道的投入保障，加大资金投入，保证装备和物资的有效性，确保应急保障能力强大稳定。

3 档案部门应急预案管理的基本内容

档案安全是档案管理工作最根本要求。这就要求档案部门积极开展应急预案管理工作的前期规划和后期实施工作。具体来说，主要有如下几个方面的内容。要建立应急管理小组，明确责任，分工，在组织上形成分工明确，互相协作的状态；对所在地区的档案管理风险进行预测与评估，对人为因素和自然因素进行合理的划分，对于档案部门可能出现的安全隐患进行明确。

政府部门加投入，使得应急演练常规化，演练效果具备可执行性，在演练中检查预案的效果，在演练中筛查预案的效果评价条件，讲多次演练的结果进行综合评估，对评估结果进行分析，然后进一步调整预案的可行性。

4 应急预案管理工作的展望

档案部门的应急管理机制是档案安全体系建设的重要环节和主要工作内容。全面、系统的应急管理机制能够确保档案部门的应对反应速度够快，应对反应结果的有效，更好的预防和应对自然和人类社会的灾害，最大限度地保护档案资源的安全，从而保证人类社会历史的延续性与文明的传承性。

参考文献

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关键词：突发事件 应急机制 档案局管理 研究

1 档案局管理应急机制介绍

通过查阅国内主要期刊数据库发现，国内关于档案局应急管理方面的研究文献数量相对较少，其中中文文献不足30篇，外文文献也不超过200篇。对这类文献的研究内容来看，针对应对重大突发事件的档案局管理应急机制少之又少，且大多学者将注意力放在了突发事件的预测和演变规律方面，因此档案局应急管理研究理论还存在较大空白，其理论体系急需补充和发展。经过汇总分析，现有文献主要特点如下：

1.1 现有相关研究文献方向十分狭窄，文献作者多为档案局或者档案局基层工作人员，其学术水平相对不高，采用的研究工作和理论基础不足，研究成果缺乏理论指导性。

1.2 大多文献将灾害管理、危机管理、突发事件视为同一个概念，这也是研究初级阶段经常会遇到的问题，而事实上灾害只属于突发事件的一部分，危机事件并不一定就是突发事件，因此，概念混淆容易导致研究方向偏离。

1.3 重大突发事件的发生，往往会给档案局造成毁灭性的损害，也会对档案局内部工作人员和读者造成重大生命威胁，因此，将自然灾害、社会灾害、地质灾害等基础理论融入到重大突发事件研究当中具有十分重要的意义。但是从现有研究文献内容来看，很少有学者关注档案局应急机制的建立和理论研究，更没有针对如何应对突发事件进行深入分析，大多研究文献仅仅停留在比较肤浅的层面。

1.4 研究文献主要为理论分析，缺乏实际案例支撑。这主要与文献作者在实际工作中缺乏应对重大突发事件能力和经验有关，也是当前国内文献主要研究空白之处。

从今后档案局应急管理发展方向来看，结合多学科知识和理论来分析突发事件发生规律和趋势，不断提升档案管理应对突发事件的能力是重点。当前，国内档案局尚没有针对应对重大突发事件建立一套完善的应急管理机制，档案管理预防突发事件的能力较弱。大多数档案局工作人员缺乏应对突发事件的经验能力，安全意识薄弱。在调研过程中发现，不少档案局工作人员对馆内消防应急知识知之甚少，连基本的逃生规则和常识都不了解；档案局也没有针对突发事件建立一套完善的紧急工作组织预案；馆内没有具备良好的紧急避难设施和条件；平时没有重视应对突发事件紧急演练工作，没有指定紧急逃生路线和方案等。现实工作中的空白，也是相关理论研究的主要方向和思路。因此，针对当前档案局应急管理需要，以管理学、社会学、行为学和灾害应急理论为分析工具，来建立一套完善的档案局应急管理体系，不断提高档案局防范重大突发事件的能力，具有十分重要的现实意义。

2 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究方向

根据《中华人民共和国突发事件应对法》对突发事件的定义，是指发生具有较大偶然性，影响面广、会造成重大社会损失和危害、需要全社会联动共同应对的公共自然灾害、社会公共卫生事件和公共安全事件等。档案局所面临的重大突发事件主要有各类自然灾害、公共信息安全威胁以及社会公共安全事故等，这类事件的发生可能会给档案局和内部工作人员、读者造成重大危害，这种危害对人员来说有可能是身体上的，也有可能是心理上的，而对档案局来说，可能是毁灭性的。例如档案局建筑在事故中倒塌，对馆藏文献造成毁灭性的破坏，威胁工作人员、读者生命安全，对档案局的发展产生重大威胁。

综上所述，当前必须要建立一套完善的档案局应急管理体系，为档案局应对重大突发事件提供正确的理论指导。研究目标决定了研究的内容和思路，研究内容要围绕“以人为本”的思想，本着“未雨绸缪、防抗避救相结合”的工作方针，针对如何保护档案、档案局工作人员和读者的安全开展具体研究工作。研究理论能够有效指导档案局建立一套完善地应对重大突发事件的工作机制，不断降低重大突发事故对档案局、工作人员和读者的危害；要指导档案局建立一套完善的重大突发事件预防应对措施，使得在任何重大突发事件发生后，档案局人员能够有条不紊地开展应急自救工作，将事故风险降低到最小程度。概括地说，一套科学合理的应急机制，能够帮助档案局有效规避重大突发事件风险，提高档案资料和馆内人员的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下几方面：

2.1 以重大突发事件预防理论、档案局管理理论为基础，建立档案局重大突发事件应对模型，该模型围绕“以人为本，预防为主”工作方针，不断强化档案局人员安全防范意识，通过未雨绸缪、事先预防来提高公众应对各种突发事件的能力，将事件风险控制在最低范围内。

2.2 重大事件预防理论框架研究。综合各种相关理论，例如自然灾难应急理论、档案局学、信息安全理论、紧急避难理论、社会公共安全理论等，建立一套完善的档案局应对重大突发事件基本理论框架，为指导各地档案局、档案局开展重大突发事件应急工作提供坚实的理论基础和依据。

2.3 重大突发事件预防与应急方案研究，针对如何预防重大突发事件制定一套完善的工作措施和方案，通过评估档案局建筑安全、馆藏档案保管要求以及馆内人员分布特点，不断完善档案局内部重大突发事件管理制度和机构，同时指导日常重大突发事件应急演练，切实提高档案局预防各类重大突发事件的能力。

2.4 选择具体案例深入分析。通过选取有代表性的案例，来分析重大突发事件发生的前因后果，摸出其发生和演变规律，为今天档案局开展重大突发事件预防工作提供可靠的指导依据。

3 重大突发事件中的档案局管理应急机制研究目标和价值

当前档案局应急机制研究主要集中在预防和应对重大突发事件方面。本着“以人为本，预防为主”的工作原则，围绕提高档案局人员、档案安全来丰富和完善重大突发事件应急管理理论，同时结合档案局管理应急理论和具体经验，不断提高重大突发事件中档案局的应对能力和响应速度。综上所述，本文提出了档案局应对重大突发事件应急理论研究工作的四个图谱。

3.1 针对重大突发事件，制定档案局管理应急机制模型图。该模型能够详细列出档案局在重大突发事件中的管理目标、职责和应对方案，主要强调“以人为本”的应对精神，注重对馆内人员的安全保护，力争将档案局的人员伤亡和档案损失降低到最低限度。

3.2 要针对重大突发事件，编制档案局管理应急机制学科谱。要将涉及到档案局重大突发事件应急相关的理论纳入到档案局应急机制学科图谱中，打造多学科知识理论交叉、综合的档案局应急机制理论体系，不断夯实档案局应对重大突发事件的理论基础。

3.3 要结合当前社会重大突发事件特点，编制档案局管理应急机制内容纲要。要提高档案局应对重大突发事件的能力，必须要编制一套完善的应急机制内容纲要，以提高档案局应急机制中的预案管理能力。预案是帮助档案局提升应对各种突发事件的重要手段，能够针对各种潜在的突发事件做好充足的预防工作，最大程度降低突发事件带来的负面影响和危害。

3.4 典型案例的选择、分析与实用研究。分析具有代表性的重大突发事件管理经验，能够有效提升档案局应对重大突发事件的能力。通过学习具体案例的发生起因、经过和经验教训，能够弥补档案局工作人员应对突发事件实际工作经验不足的缺陷，可以显著提升档案局应对突发事件的总体能力和水平。当前，国内学者在这方面的研究少之又少，理论体系亟待完善和丰富，因此加快这方面的研究具有十分重要的现实意义。经典案例的学习能够为弥补国内重大突发事件档案局应急管理研究模型与基本理论的空白，必须要围绕“以人为本，预防为主”的应急工作方针，不断提高档案局人员安全保护水平，为档案局工作人员和读者创造一个平安的工作和学习环境。

4 结束语

本文深入分析了重大突发事件档案局应急工作特点，并提出了有益指导建议。希望本文的研究成果能够有效指导国内档案局应对各类重大突发事件，不断提高档案局行业应对突发事件的能力，将事故风险控制在最小范围内，促进档案局全面健康发展，为完善和丰富重大突发应急事件做出突出贡献。

参考文献：

[1]石文明.档案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.

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【关键词】纸质档案；档案安全；影响及对策

由于纸质档案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，纸质档案管理与电子档案管理方面有很大的不同。由于这些不同，纸质档案管理具有独特的优势和劣势，所以在现代档案理中，应当运用纸质档案和电子档案相结合的方法，在管理和制度方面建立科学的方法，并提高档案管理人员的素质，科学管理纸质档案。

一、纸质档案的特点及缺陷

纸质档案是指以纸张为载体的信息档案，而电子档案是指用现代信息科技，如电脑、光盘、U盘、图像记录等方式为载体保留信息的方式。如今，虽然作为新兴载体的电子档案倍受关注和青睐，但传统的、具有原始性质的纸质档案也不容忽视。据了解，纸质档案具有以下特点：1.档案载体较为单一；2.记载信息的固定性和稳定性；3.信息的隐蔽性和原始性；4.缺乏一定的复用性；5.传输较为繁琐。

二、 纸质档案对档案安全的影响及优势

（一） 纸质档案可以较为独立地完成信息记载和传输。首先，相比电子档案等其他记载信息的方式，纸质档案可以独立地完成信息的记载。在纸质档案的记录中，纸质档案的阅读、调阅和使用都可以单独完成，而电子档案则更多地需要依靠阅读工具，如电子计算机技术、光盘技术等高科技，信息与设备结合，只有两者共同使用才有一定的作用。

（二）纸质档案载体稳定、可较长期地保存资料。纸质档案相比其他档案记载方式有更加稳定、耐用的特点，因为档案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些电子档案并不能达到这个要求。因为电子信息会受到多种因素的影响，如环境的防磁性、抗病毒和资料的储存空间都有较大的要求。

（三）纸质档案记载方式传统而便于理解。在档案管理和查阅、记录的过程中，一般都需要更快捷的、更简便的查询和调阅方式，而电子档案相比纸质档案来说，运用的是更为先进的记录技术和调阅方式。在这个过程中，由于一些档案管理人员缺乏专业的培训，或者有些档案管理人员属于老一代的“机盲”，在这种情况下，会操作、懂电脑的特别少。所以纸质档案没有局限性。

（四）具有保密性。在当今科技发达的年代，科技发达给现代生活带来了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盗取的现象也更普遍了。所以纸质档案在这一点上可以确保信息的隐秘性和保密性。只要保管的地方合理，档案室封锁严密，基本可以保证信息不泄露。因此，纸质档案的存在，很大程度上保护了原始数据，杜绝了某些别有用心的人希望通过破坏电子数据而达到其特有目的的幻想，维护了档案的权威。同时，纸质文件在删改后想不留痕迹几乎是不可能的。因此，各部门对一些重要数据进行处理时，为确保这些信息的安全可靠性，必须及时备份形成纸质档案。可以说，办公自动化系统中的不安全因素，充分体现了纸质档案存在的重要性，同时也稳固了纸质档案在档案中的地位。

三、纸质档案管理的对策研究

（一）与电子档案相结合。既然纸质档案和电子档案都各有利弊，在建立纸质档案的过程中，就必须研究电子档案和纸质档案各自的特点，可以将纸质档案作为原始凭证和永久保存档案，将电子档案作为备份档案建立相对独立又相互联系的系统。应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道。

（二）集中管理。在纸质档案管理的过程中，要注意档案管理的科学性和集中性。建立集中管理的纸质档案管理制度，不仅可以更好地完成档案的及时归档、整理和取用，还可以防止非档案保管人员对档案的完整性和可持续使用性造成的破坏。

（三）建立科学的管理制度。由于纸质档案的无法更改性和永久性，应必须保证档案在建立之初就有一个很好的、正确无误的归档和保管。因此，对纸质档案的科学管理和建立是十分有必要的。并且在建立档案的过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。实施档案保管和整理的责任制，确保发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。

（四）加强档案管理人员素质。最后也是最重要的一方面，就是必须加强档案管理人员的相应素质。第一，档案管理人员应当了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。第二，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。第三，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化。

四、结语

虽然在信息科技大力发展的今天，电子档案被越来越多地提及，但由于其还有一些无法改变的缺陷，纸质档案并不能完全被电子档案代替。所以对纸质档案的研究仍然十分有必要。在纸质档案管理建设中，我们也应该跟上科技发展的步伐，在纸质档案建设上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

【参考文献】

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【关键词】网络 档案管理 机关单位

1.前言

当今社会已经进入互联网时代，网络技术的日益普及和发展为行政管理工作提供了极大的便利，档案管理工作也是如此。机关档案是机关事业单位在长期发展过程中形成的原始资料，档案作为一份特殊的历史记录，是单位发展的历史和见证，对机关事业单位的生存与发展提供现实依据，也是机关单位人事管理、人事劳资和干部提拔使用的重要依据，是机关事业单位未来发展的前提和保证。在互联网时代，机关档案工作面临着挑战和压力，如何利用网络使档案管理日趋现代化，是当前档案工作者的重要使命。

2.网络对机关档案管理的影响

伴随着网络的发展，档案管理工作呈现信息化、网络化以及数字化的趋势，其对机关单位档案管理工作具体影响有：

2.1档案载体日趋多元化

之前，机关事业单位的档案保存多以纸质材料为主，纸质材料不仅存在保管上的难度、存在丢失的可能性，档案资料一旦丢失对当事人是无法弥补的损失。而网络化时代，电子文件不断增多，新兴的信息存储技术，例如缩微技术、扫描技术、光盘技术等等大大提高了档案信息存储的容量，使得机关档案的载体形式发生了很大的变化。而且利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，领导的讲话、机关事业单位的活动、电子文本以及一些视频资料都可以下载到光盘等载体进行储存，存储密度也比纸质档案高出许多倍，而且还既有直观性、选择性、易操作性等优势。

2.2档案信息利用率提高

之前，档案资料使用人在查阅档案时存在诸多不便利的因素，时间和空间的限制使得档案利用率不高。而在网络化时代，档案管理可以部门可以充分利用计算机网络进行档案的传输，充分发挥了信息资源综合和集成共享的优势，大大节约了档案使用人的时间。档案使用人不再受时间和地点的限制，随时随地都可以利用档案管理部门提供的信息查阅服务来检索和寻找所需的资料，不仅准确高效，在档案信息服务的内容和方式上也提高了一个新的层次。

2.3为档案资料共享提供了便利

事业单位档案资料众多，散落于各个部门之中。在纸质材料时代，部门之间的档案材料缺乏有效沟通与资源共享。网络时代，机关事业单位通过建立数字化档案室，加强了档案一体化管理，通过计算机系统整合了各个部门的档案资料，也将音频、影视、实物等档案资料统一纳入数字化管理，各个部门都可以再数字化档案系统查阅所需的资料，实现了档案资源的合理配置和资源共享，最大限度地实现信息资源利用。

3.网络环境下对机关档案管理的几点建议

网络时代的机关单位档案管理是种技术，更是管理理念，如何做好这一工作，需要我们从各个方面入手来提高机关单位档案管理效果。

3.1提高领导对档案信息化管理的认识

如今，加强机关单位档案管理现代化已经成为潮流，档案管理的作用和重要性也日益被人们所熟悉和认可。作为机关和事业单位的领导领导要强化责任意识，认识到电子政务时代档案管理的意义所在，将档案管理工作纳入领导工作日程，不断提高领导的现代化管理水平和网络相关知识，在日常工作中采取有效手段加强档案工作与互相网的整合。作为普通档案管理人员，也要认识到信息技术发展对档案工作的挑战和冲击，要打破常规，更新观念，打铁还需自身硬，在平日工作中不断更新档案信息化管理的知识结构，切实提高工作水平和工作效率，以更好的服务质量适应互联网时代的需求。

3.2不断创新档案管理服务手段

机关事业单位档案管理网络化重在应用，如何利用档案网络化创新服务手段是档案管理人员需要关系的课题。机关单位可以建立档案馆网页，以网站为基础，开展网上利用服务，要进一步加快档案信息资源数据库建设，积极上传各种有效信息和数据，网络化时代，档案电子文化的上传和下载通过网络就可以完成，档案管理部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时有效的收集电子文件，并在档案馆的服务器上归档。尤其是加强电子文件数据库建设，在网站上建立电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化和自动化。机关单位还要建立电子文件数据管理中心。电子文件数据管理中心作为机关单位信息资源的重要组成部分，集中管理各部门的电子文件数据，并在网站上提供档案信息的文件查询和检索服务，档案信息使用人可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。当然对于一些限制性信息和保密电子文件要做好保密工作。通过这些措施实现档案信息和数据的高效使用。

3.3提高档案管理人员的信息素养和能力

机关单位档案管理的信息化操作者是档案管理人员，管理人员的信息素养和能力对档案管理工作有效性具有关键作用。信息化时代，机关单位档案管理人员不仅仅是档案管理者，还是信息财富的管理者和提供者。作为档案管理人员要不断更新知识结构和业务工作水平，以适应网络化管理的需要。然而，很多机关单位档案管理人员或者缺乏档案管理专业知识，或者只是兼职人员，缺乏事业心和职业素养，导致档案管理工作停滞不前。为此，机关单位要提高档案管理工作在机关事业单位中的地位和作用，充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，建立档案管理专职人才专职管护。加强对档案工作人员进行互联网相关的知识的培训以及爱岗敬业的道德品质，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等，来做好网络时代机关事业单位的档案管理工作。

总之，机关事业单位档案管理工作是其日常工作的一个不可或缺组成部分，网络化的发展对机关事业单位档案管理工作意义重大。作为档案管理人员要充分认识到这一点，在日常工作不断探索和创新档案管理手段和方法，切实提高机关单位档案管理水平。

参考文献：

[1]唐明利.浅议网络时代的档案管理[J].科技情报开发与经济，2006（ 23）

[2]郑丽萍，略论网络时代的档案管理工作，兰台世界， 2007（6）

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【关键词】医保档案管理计算机信息技术应用分析

前言：

自计算机问世以来，其信息技术的发展对各个行业都起着良好的催化和助推作用，使整个社会在生产与生活上迎来了新一轮的变革和发展。因此将计算机信息技术应用于医保档案的管理中也是符合时展要求的必然结果，通过应用计算机信息技术以提升档案管理的效率，有助于档案管理工作向科学化与信息化转变。

一、医保档案借助计算机信息技术进行管理的必然性

近几年以来，随着计算机信息技术在各行业各领域中的应用和普及，社会节奏逐渐加快，使得医保档案在进行管理时难以适应现代化发展的要求，并且随着国家医保事业不断地发展，医保服务对象与内容也在日趋增多，资料和信息的查阅储存工作也更加繁琐。为了能够有效提高我国医保方面档案管理的工作效率，必须要将计算机信息技术应用于日常的档案管理中。

二、医保档案借助计算机信息技术进行管理的实践意义

现代化的计算机信息技术相较于以往的管理方式而言拥有着极大地优势。以数据的形式实现对档案信息的存储，不仅可以降低医疗单位办公成本，同时也可以提高存储的速度。由于计算机本身拥有较大的数据存储空间，因此可以有效减少资料存储所占用的空间，并且其检索方式相对简单准确，对于后续的查阅和管理都能够带来极大的便利[1]。通过运用信息技术，可以实现档案管理的高效化、标准化以及科学化，对于医疗服务的发展也能带来一定的促进作用。

三、医保档案借助计算机信息技术进行管理时常见问题

计算机信息技术的应用作为今后档案管理的必然趋势，为了能够更好地将其应用于实践当中，必须要做好基础设施的强化工作以及相关的技术培训工作，并加强对文档信息的保密化处理。在开展档案数据信息化管理建设的同时，一方面需要加强对于硬件设施的资金投入力度，以免出现由于机器问题而影响档案信息的存储和管理；另一方面则是需要提高工作人员的计算机水平，通过进行一定程度的计算机技术培训，提升其信息化档案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密处理方面，可以通过借助专业网络安全公司建立安全防护措施，并且要强化工作人员的保密意识，做好对于工作人员的监管工作，以确保信息不被窃取。在信息保存方面，可以通过备份数据资料，以确保信息的完整性。

四、建立信息化的档案管理体系

建立信息化的档案管理体系必须要借助计算机信息技术以提高档案信息的高效化处理能力，针对现阶段档案管理的现状，立足于新时代的发展需要，构建全新的档案管理原则以及理论体系，并逐步确立在资料数据化之下，关于档案管理与服务的具体条例与工作方法，以实现其社会服务的价值。就医保档案信息化建设而言，并非仅仅是对数据进行存储和管理，更多的是要做到信息方面的服务，信息建设作为一项惠民工程，应当以方便人民群众为前提，强化对医保事业的辅助作用。通过建立详细的用户数据中心，并依据用户特点对数据进行详细的分类，以方便后期的管理和查阅，并做好相应的安全防护工作，安排相应的岗位和人员进行监督与管理，从而实现档案信息化的建设。

五、提升工作人员的整体素质以及信息处理能力

任何事业的建设都离不开人力资源的建设，在进行档案数据化建设时，也应当提升档案的管理人员的综合素质，以满足档案管理工作的实际需要。在新时代，应当强化档案管理部门全体人员的素质管理，尤其是领导阶层的管理素质，从而加快实现档案管理工作由原先的纸质落后向数据高效转变。通过构建信息化档案管理体系，以促进档案管理部门人才建设。在这方面可以通过适当的计算机培训，促使管理人员不断接触和学习新知识、新技能，从而提高其综合素质[3]。通过提升其综合素质，充分发挥个人的主观能动性，使计算机信息技术能够更好地与档案管理的客观实践相结合，使其在进行档案信息的处理时能够更好地适应工作需求。

六、总结

随着医保事业的发展，其用户的数量以及相应的信息数量也处于不断增长的状态。因此，信息的数据化管理在日常档案工作中日益重要，必须要重视对于档案信息的数据化管理，提高计算机技术在档案管理中的应用，建立完善的信息化管理体系，并提高档案管理人员的综合素质，使信息技术能够更好应用于日常档案工作中，确保档案信息的高效利用和管理，以发挥医保档案的社会服务能力。

参考文献

[1]陶鑫•浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J]•科技咨询，2014，（2）：32.

[2]刘燕江•计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J]•信息与电脑（理论版），2013，（4）：165-166.

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1.1必要性

随着当前信息化建设的的脚步日益加快，档案信息由于其凭证极其广泛的性能等优势而受到较多的青睐。在当前信息化时代的发展形势下，档案信息管理倘若想要真正意义上实现信息化的目的，那么就应当不断地创新。随着计算机渗透到档案管理工作中，和以往的模式相比有着诸多的优势。例如存储量大、较强的保密性能等，能够在最大程度将档案管理水平加以提升，进而推动档案事业的不断发展。

1.2主要作用

1.2.1数字化

改变了传统手工纸质繁琐管理程序，缩减了大量人力和物力，实现便于保存、查询的目的，在降低成本的同时提高了利用率，减少了档案信息的损坏和遗失。

1.2.2存储量大

随着人们生活范围的不断扩大，大量的文件资料也随之产生，档案资料入库信息剧增，而一张普通的光盘就可以储存数十万甚至千万的文字信息，极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入。

1.2.3自动化

计算机技术应用于档案管理工作，可以将信息快速的输入、储存，并且可以对信息进行逻辑推理和判断，真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程。

2计算机技术档案管理应用存在的问题及对策

2.1信息网络数据库建设问题

对当前已经存在的方案数据极其相关数据都需要做好认真的处理，这样做的目的不但可以提高工作效率，而且还能够最大程度促使目录以及检索能力得到发展，还要对某些使用效率高，容易出现损害的方案信息做好相应的处理，继而形成方案管理系统可以处于统一的状态，促使档案信息能够和工作内容有机的结合起来，从而成为一个有机的整体。

2.2信息网络安全问题

随着网络化和信息化的全面覆盖，大部分人都可以随意使用网络，这样就存在一定的安全隐患。计算机技术应用于档案管理，在带来方便同时也带来一定的安全问题，网络安全问题难以计数，现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的黑客根本就起不到多大作用，而档案又具有凭证性以及真实性等特点，如果原始文件收到损坏或者更改，很难在进行修复，致使档案的安全性和可靠性受到威胁。

2.3管理技术实用性问题

随着计算机技术的不断发展，技术的更新速度惊人，因此在档案管理技术的选择应用上，一定要紧跟计算机技术尤其是档案管理方面技术的更新速度。但是由于档案管理部门并不是直接创造经济效益的生产部门，在资金的投入上存在一定的问题，并不具备充足的资金来经常对管理设备进行更新，因此在工作时要秉持“实用、适用才是最好的”信念，努力在档案信息管理工作中展开计算机技术的应用，不断提高档案管理水平。

2.4档案管理人员专业化问题

对于当前档案管理工作来说，也应当进一步提升相关人员的文化素养。然而，当前诸多部门具有专业人员的数量不多，有时候还会出现身兼数职的情况，亦或是某些管理人员不能对现代化设备的使用做到熟练掌握，这样就不能实现档案信息化的目的。依据此类情况的出现，相关部门应当加大培训员工的力度，确保管理人员能够具备较高的解决能力，可以想我计算机语言，并娴熟的使用计算机。其次，相关人员应当具有较强的文字能力，可以独自完成相应的任务，可以依据档案主题的有关原则，对主题标识进行恰当的选择，并且可以对主题内容进行辨别，对操作中存在的问题能够灵活的处理，只有这样才能够更好的胜任此工作。

3计算机技术档案管理应用发展策略

3.1增强计算机技术在档案管理工作中应用意识

首先，档案管理部门以及管理人员要充分意识到计算机技术在档案管理应用中的重要性，形成使用计算机技术来进行档案管理的意识；其次，要重视计算机技术的使用和投入，在人力、物力等方面都要实现网络化管理，营造档案管理现代化工作氛围。

3.2加强创新意识

随着计算机技术的日益完善下，档案也需要做好科学的管理工作。这样不但在确保计算机技术可以实现的同时，而且还能够建立一个统一、高效的工作机制，从而建立一个健全的管理系统，为档案管理工作的顺利进行提供重要的保障。不仅仅如此，相关人员还应当在拥有扎实的专业知识以外，还富有创新能力，并能够充分的发挥出计算机的价值。这样就需要相关人员应当端正学习态度，娴熟的掌握计算机手段，将自身的能力加以提升。

3.3加强人才培养意识

一方面，相关部门在招聘的时候应当选择具有操作能力较强的人员，这样做的目的能够将计算机的使用率加以提升；另一方面，加大员工的培训力度，打破以往的管理模式，形成新型的管理方式，提高员工的综合能力，这样才能够进一步提高计算机操作水平，从而为日常工作可以顺利完成带来更多的益处。

综上所述，随着现代化设备的大量发展下，其在档案管理工作中扮演着重要的角色，同时也为档案内容可以进行一系列的内容提供方便，最大程度促使档案信息能够达到信息化的效果，这些都会对档案事业的发展有着重要的意义。

作者:夏天维 单位:遵义师范学院

参考文献

[1]吉木斯.关于提升图书档案工作水平的几点认识[J].科学中国人，2015(21).

[2]翟爱军.浅谈网络环境下我国图书档案界文献资源的建设与共享[J].山东档案，2001(1).

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关键词:信息化处理;检索;统计;压缩技术;国际互联网INTERNET;信息

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)

Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

随着社会的进步和科技水平的日益提高,各种形式的档案管理和利用各种载体向社会提供利用的 问题,档案管理从最初的辅助手工管理,公文、档案一体化管理,发展到对绝密档案的计算机管理。在“国家863计划十五周年成就展览会”上展出的“国务院绝密文档管理系统”标志着政府公文、档案管理信息化进入了一个崭新的发展阶段。利用先进的计算机技术管理和利用档案,可以最大限度的发挥档案的利用效率,延长档案的实用年限。如果处理不当则可能导致档案资料的损失,甚至损害国家及档案所有者的利益。当今社会是知识经济的信息社会,谁优先掌握以计算机技术为先导的信息技术,将它运用到各个领域,谁就会再在激烈的市场竞争中立于不败之地。

1 档案管理信息化的含义

档案管理信息化就是将档案资料转化为计算机可处理的数字形式的档案,方便以后的存储和利用。档案管理信息化可充分利用和发挥计算机和计算机网络的潜能,提高利用率,缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理信息化,还可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。档案管理信息化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,容易扩大社会影响,拓宽服务范围。档案管理信息化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案管理只要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动信息化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

2 计算机技术在档案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 计算机技术是现代科技技术的产物,它具有数字化的特点,可以使档案管理规范化。计算机技术录入,扫描,微缩等形式的档案信息(声音,图像,文本)都以计算机语言的0或1的 二进制来表示,使档案管理工作变得规范准确。

2) 计算机技术具有智能化的特点。可以促进档案管理工作的科学性。以计算机为首的信息技术具有良好的人机交互环境,智能化的判断能力,能高效,准确的识别档案的相关信息,自动进行档案的检索,查阅等业务。

3) 计算机技术具有网络化的特点。能促进档案信息的共享。计算机网络(国际互联网INTERNET)可以连接世界各地的档案信息系统,使不同区域的人们可以随时方便的查询对方的档案信息。极大的方便了人们对档案的查询需求,节省了大量的时间和经费。

4) 计算机技术还具有强大的存储能力和信息处理能力,可促进档案管理工作的现代化。可以快捷准确的收集,整理,统计汇编各种档案信息(声音,图像,文本),利用压缩技术,可以达到有效的海量存储。

总之,计算机技术是实现档案管理科学化,现代化,规范化和标准化的有力手段和主要工具,在现代档案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 计算机技术具有促进经济发展的作用,促进档案管理工作为经济建设服务的最终目标的顺利实现。档案信息是信息社会中的一个重要组成部分,是其中的主要信息资源。二十一世纪信息时代知识经济时代,进行经济建设离不开信息资源,人类信息资源的开发利用能力成为生产力发展水平的重要体现。计算机技术使知识经济由意识形态的生产力向客观世界的生产力转变,促进生产力的发展,同时计算机技术运用其收集,存储,传递,处理信息的能力,有力推进了知识经济和信息社会的快速发展。

2) 人类社会高度依赖信息经济的各类信息成果。首先,掌握信息技术的人,可极大的提高其工作效能,能为信息社会所接受,其从事的工作才能顺利进行,为社会所承认。其次,在国际化的社会化的大生产中很难找到与档案信息无关的事务。只有大力发展信息技术,才能在当今的市场竞争中立于不败之地。

总之,要做好现代档案信息管理工作,必须充分利用信息技术,尤其是以计算机技术为首的信息技术。

2.3 迫切性

1) 信息社会为档案管理工作的发展带来前所未有的机遇

由于计算机技术在我国普及以前,西方发达国家已有几十年的发展历史,无论是计算机技术,还是其在档案信息化的应用都领先雨我们。但是,当今社会是世界经济一体化的社会,信息技术使先进技术知识迅速传播,我们可以享用其先进成果,高起点高速度发展,站在巨人的肩膀上后来者居上。所以,档案管理的信息化发展面临历史性的机遇。

2) 档案管理工作面临巨大挑战

计算机技术在现代档案管理中的应用踩刚刚开始,实际成功开发应用的项目很少。但是,我们多年积累的珍贵历史档案资料非常需要计算机技术来保护,开发和利用。我们目前高速健康发展的社会主义市场经济建设迫切需要信息技术提供方方面面各种各样的档案信息。我们和西方发达国家相比,计算机技术的应用开发队伍还很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社会使现代档案管理工作面临巨大挑战。

3 计算机技术在档案管理中的应用体系

根据我国现行的档案管理性质和特点,并借鉴国外先进经验,笔者认为档案管理中的计算机应用有以下几个方面。

1) 数字档案库

历年我们国家在各级政府努力下,已经积累了很多有价值的可供利用开发的档案资料。首先,一些档案历史较长,破损严重,如果不抓紧时间利用计算机技术对其进行数字保存,这些档案也许将永远在世界上消失,那样我们就会由于工作上的失误而成为千古的罪人。所以,建立数字档案库已经刻不容缓。目前,在保护档案方面,较为成熟的技术有缩微技术,数字压缩存储技术。存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列。其次,运用计算机技术完成日常档案的检索查阅工作,极大的减少档案的磨损,把档案资料的正常程度降到最低,从而延长档案的寿命,对需要永久保存的档案资料效果特别明显,使档案保护工作实现质的飞跃。

2) 档案检测系统

档案资料来源于社会生产和生活的各个方面,是现实经济,社会人文历史状态的真实记录。古人云“观历史可知兴替”,利用计算机技术智能化的特点,对相应的社会问题有针对性的建立监测分析系统,及早预报事件变化趋势,防患于未然,采取必要的措施将问题解决在萌芽状态。例如在1998年的我国长江流域特大洪水抗洪抢险战斗中,计算机汛情预报检测系统为我国军民准确预报汛情,并最终战胜洪水不可磨灭的汗马功劳。

3) 档案信息处理系统

档案资料来源于社会的各个层面,原本杂乱无章,没有规律性,不能为社会各界,特别是高层领导所利用。利用计算机技术的收集,整理,汇编,分类,分析,汇总和统计能力,将纷繁复杂的档案资料转化为符合各阶层要求的,科学有序的数据情报,利用它们指导生产促进生产,从而促进知识经济和谐社会的快速发展。这是档案资料成为有价值的能为社会各界利用的信息的关键。

4) 档案信息系统

档案管理工作最终目标是为社会各界提供利用,计算机技术在档案管理中的利用水平,决定着档案管理的工作水平。应用计算机技术的快速传递,复制和多媒体技术,建立档案信息系统,充分利用目前日益流行的计算机城域网,计算机国际互联网(INTERNET)技术,将有价值的档案资料(声音,图像,文本)到世界的任何一个角落,发挥其应有的作用。

4 计算机技术在档案管理中应用原则

1) 现代档案管理要依托计算机技术,档案计算机应用要面向档案现代管理未来的发展趋势。二者交叉渗透,相互促进,相互发展,形成科技档案一体化的发展格局。档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识,还需具备一定的自然科学知识、计算机知识,掌握汉字输入方法,熟练操作计算机,掌握档案管理软件的使用方法。

2) 我们的档案计算机技术应用要走创新,跨越式的发展道路。档案管理要充分利用世界上先进的科技成果武装自己,同时加强创新能力,后来者居上,发展自主知识产权能力,这样才能不至于受制于人,才能百尺竿头,再上层楼。

3) 档案计算机技术应用要加强组织,坚强管理,坚强交流,有组织有计划的开展合作,分工协作,优势互补,使档案科技化工作健康有序的发展。

4) 档案计算机技术应用应面向市场,走商品化,产业化,科学化的道路,坚强科技成果转化为生产力的步伐。

5) 档案计算机技术应用应走开放道路。在健全相应法制基础上,建立国家和世界信息的信息共享机制,利用互联网实现信息共享,提高档案利用价值。

6) 注重信息安全, 政府的档案涉及国家集体利益,特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为,而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在档案管理信息化建设中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下,按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

7) 档案计算机技术应建立开发,流动,联合,竞争机制,档案管理服务部门积极进行技术研究,开发,应用,加快科技应用步伐,成为推进档案科技现代化的主体。

8) 国家要抓好档案科学管理研究的立项和科学成果的严格验收工作,协调好重点项目的推进工作。

5 结束语

知识经济催生档案管理工作的现代化,现代化的档案管理又进一步促进知识经济迅猛发展,档案管理部门应在运用计算机技术提高档案管理水平的同时,提高为社会各界的服务水平,从而实现档案管理工作的最终目标。我们相信随着现代科技的快速发展,我们综合国力的不断加强,档案事业的明天会更加美好。

参考文献:

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关键词：计算机技术；档案管理；重要性

随着信息技术和信息高速公路的发展，信息经济和信息产业已经成为我国经济社会快速发展的强大动力。档案作为一种重要的社会信息资源，档案管理部门作为这种强大信息资源的管理者，如何将计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络技术等广泛应用到档案管理工作中，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，构建数字化档案网络，实现档案信息资源有效利用和共享，促进档案事业的发展，成为档案管理部门急待解决的问题。

一、档案管理应用计算机技术是社会发展的必然要求

随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。

二、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

三、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。

在电子商务和电子中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息系统开发，档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力。同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识，实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变，即一职多能。因此档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对信息的要求，也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案部门应培养造就一批具有世界科技前沿水平的高层次的档案人才队伍和档案学科带头人，不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。

四、档案管理中的计算机网络应用

1.利用计算机网络将馆藏数字化

所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

首先，应该引起重视的是档案馆的馆藏正以惊人的速度增加，而大多数是文书档案。这主要是因为档案部门对于移交档案的接受标准过于宽泛、档案人员观念的保守等原因造成的。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作。限制档案移交部门，控制归档范围，开展鉴定工作。

其次，对馆藏档案的数字化应有选择有计划的进行。不同的档案部门可以根据自身的情况选择不同的标准。如对优化后的馆藏档案目录进行数字化；对馆藏体系进行研究，确定本馆特色档案，并将其进行全文数字化；根据馆藏基础，确定核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行行数字化；针对服务对象的需求进行数字化。在确定目标后，运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方式的档案进行转化。

2.利用网络进行档案著录、标引等工作

技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。

3.利用网络对电子文件进行管理

计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该算电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。

篇9

关键词：缺陷与不足 应对措施 会计档案 规范化管理

会计档案是各单位档案实现规范化管理的重要组成部分，也是单位会计基础工作的总结和归宿。可是，会计工作的连续性，导致会计档案工作的重要性易被弱化，会计档案规范化管理工作的质量、水平也就难以得到保证。

一、会计档案管理中

普遍存在不足与缺陷

1.对会计档案工作实施规范化管理的认识不到位，导致会计档案管理与单位档案规范化管理出现严重偏离现象。档案工作主管领导以为只要夯实了会计基础工作，档案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的会计装具，一切便迎刃而解。这种只重视会计前期业务的行为，必然导致放松会计档案的管理工作，将档案管理仅仅当成会计业务的一种简单延续。思想决定行動，有这种观念的单位，会计管理工作人员往往会缺乏会计档案的管理意识，也缺乏会计档案基本理论知识，没有经过系统的会计档案理论学习与操作训练，造成对现代化的会计电算化档案信息理解不清，最后只能是会计档案的保管员而不是管理员。

2.会计业务档案材料和文书档案材料收集不全。很多单位对会计业务工作材料会注意留存，而对上级机关及单位收发文没有足够重视，造成上级文件及单位形成的文书文件遗漏或者不全，导致归档会计文件材料与会计业务档案材料相脱离，影响会计档案的收集率及归档的完整性，进而影响单位整体的档案规范化管理。

3.导向错误。会计工作重业务轻档案管理的现象，必将导致会计人员档案管理能力弱化。长期以来，一些单位会计档案人员没有得到相应的待遇，对档案工作失去兴趣，业务上不求上进，不能安心本职工作，对待会计档案的管理工作从内心层面就出现了松懈现象：对于不符合会计档案规定，不合要求的会计档案材料任其合法化地归档而不清除。这不仅会造成会计档案工作的不规范，而且直接导致会计信息不真实，对单位、对国家造成严重的后果。

4。会计档案规范化管理程度低。由于对会计档案重要性认识不足，有的单位连基本的档案管理机构也没有，更谈不上规范化管理。有的单位虽然有会计档案岗位，但软、硬件设备不足，很难正常开展工作。有的单位虽然有会计档案管理岗位，但领导经常会临时指定某会计人员兼任，这样做的结果就是单位的会计凭证、会计账簿等会计档案无法规范化整理，更谈不上会计档案的鉴定及过期会计档案的销毁工作，这无疑为后续的档案整理带来极大困难，直接导致会计档案开发利用的效率低，甚至无法开展利用工作。

5.电算化会计技术的使用，电子档案的形成增加了会计档案管理的难度。如果不能及时对电算化会计档案进行有效收集、整理和保存，同样会导致单位会计信息档案管理的松懈，容易造成会计档案信息资源的丢失。缺乏对会计电算化档案存取的研究，或拖延的时间过长，则会使会计档案信息因为软件的更新换代影响导致无法读取，直接影响会计档案信息的有效利用。

6.会计档案信息化管理程度不高。不少单位的会计档案数字化工作尚未开始，信息化只停留在概念范围内，并没有付诸实施。外部环境不成熟，内部准备不充足是影响会计档案信息化、数字化发展的内在因素。

二、规范会计档案管理的应对措施

1.加强组织领导。近几年来，由上级业务主管部门对各单位档案规范化管理进行年度检查，极大地促进了单位领导对本单位档案工作的重视。各单位普遍增加了对档案事业经费的投入，档案管理的软硬件都得到比较大的提高。从这个方面说，上级业务主管部门的重视和加大检查力度，能有效地促进单位领导重视会计档案工作，并投入足够的人力、物力、财力以保证单位会计档案工作常态化、制度化。

2.建立完善的会计档案材料收集制度。会计档案的基础是会计工作材料完整的收集过程，各单位应根据相关档案法规和办法，结合《会计档案管理办法》制定出适合本单位会计档案管理细则，严格按照会计档案管理规范化要求，组织力量夯实档案规范化工作基础，对会计档案形成过程各个环节进行严密监控和检查，以保证会计档案工作的各个环节有序进行，实现会计档案走上规范化管理的道路。

3.要把会计档案管理工作提高到和会计日常工作同等重要地位。会计档案管理是会计基础工作的生命延续，不论在认识上还是实践上，都必须把整个会计基础工作包括会计档案管理工作紧密联系起来，按照同样重要的原则安排好工作。会计档案管理人员必须按照会计档案规范化要求，不折不扣地做好本单位的会计档案管理工作，在工作实践中提高会计档案管理员的作用至关重要。单位要为会计档案管理人员参加继续教育开绿灯，加大培训的力度，彻底改革会计档案人员的知识结构，让每一个会计档案管理人员都能掌握会计档案工作的基本技能和基础知识。

4、会计档案规范化管理常抓不懈。为了保证单位会计档案一如既往地做到常规化、科学化、规范化，制订并出台规范化的管理制度是落实的关键。会计档案规范化管理制度的制定必须有明确的工作目标，各负其责。如《单位会计档案人员岗位职责》、《单位会计档案规范化管理制度》等。制度的制定一定要与单位的实际相结合，可操作性强，会计档案管理才能有法可依、有章可循。

5.确保会计电算化生成的大量电子会计档案的安全、稳定、可用。会计电算化工作中形成的大量电子文件档案具有载体多样化，更新常态化，保管要求特殊化的特点。应购置专门的存贮设备，并注意备份保存并设专人进行管理，对外一律不开放。应确保归档的会计电子档案能直接导入单位档案规范化管理软件，同时设置立卷部门才能调阅的会计档案查阅授权，防止会计档案数据泄密。归档的会计电子档案材料可开展适当的编研工作，如基础数据汇编和财会法规方面的文件汇编等，便于工作查询，为领导决策提供便利。

6.努力实现会计档案管理信息化。信息化是档案发展的必然趋势，会计档案信息也应随着科学技术的发展而不断优化。会计信息化程度是在不断更新中深化的，一定要注意会计档案信息材料的正常延续和过渡。如果不能恢复原来的管理系统，那么原存会计档案形同虚设，因此在实现会计档案信息化贮存时，必须留存相应的开启利用系统。所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的会计档案载体。电子文件档案的有效、安全管理必须有相应的保管条件，如购置防磁柜等专门贮存电子档案的设备。在实际操作时必须做到磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并严格按照防高温、防霉、防尘等“八防”措施进行保护。因此，必须固化会计档案信息安全措施，严防发生泄密事件，确保会计档案的安全与稳定。

参考文献：

[1]张华国.如何加强会计档案管理[J].现代经济信息，2009（19）.

[2]张媛.浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2012（21）.

[3]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011（26）.

[4]赵巍.试论会计档案管理工作的现状与发展[J].黑龙江史志，2012（10）.

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关键词：农机；档案；管理

中图分类号：S220 文献标识码：A 文章编号： 1674-0432（2011）-10-0130-1

近几年，随着农村经济的不断发展，多年来国家对农机购置补贴政策力度的加大，农业机械化水平不断提高，各类农用机械分布于千家万户。以便于及时准确地掌握好全县农用机械、驾驶人员和操作机手的数量及发展变化情况，实现对农业机械的全面安全监督管理，应实行农机档案的三有管理制，即以县级农机监理机关的档案内容管理为中心的，县、乡（镇）、村三级农机档案的管理。

1 农机档案管理具有以下特点

其一，农机具的保有量逐年增多，种类比较繁杂。

其二，拖拉机变动比较频繁。

其三，由过去的单一经营形式转为多种经营形式。

其四，新驾驶员及操作机手数量增多。

这些特点给农机档案的管理带来一定困难和复杂性。为了使农机档案尽量与目前的农机状况和监理工作的实际需要相适应，要根据县、乡（镇）、村的具体情况，分别制定档案管理的具体方法和内容。笔者的具体意见如下：

2 县级档案的管理，包括以下内容

1.驾驶员和操作机手的建档内容和档案的管理。

2.拖拉机及其他机械的建档内容和档案的管理。

3.农机事故的档案管理和内容。

乡（镇）农机档案由农机管理服务站建立，乡（镇）监理人员专人负责管理。对拖拉机、其他农业机械、驾驶员及操作机手建立农业机械登记卡片档案。再以村为单位建立分台账，以便于进行监督管理和搞技术咨询服务。

村级档案由村农机安全员负责建立和管理，主要是以自然村为单位的农机和驾驶员及操作机手的登记册，同时建立以村为单位、以上户和取得证件时间为顺序的台账，做好农机牌证管理工作。

3 三级档案的建立，给农机管理工作提供了科学数据

一是能及时准确地掌握全县拖拉机和其他农业机械的保有量、驾驶人员和操作机手的数量及技术素质。

二是可以消灭拖拉机和其他机具漏检上户现象。

三是对营机户买卖成交变动后的拖拉机及其他农业机械，村安全员能积极协助办理异动过户或转籍手续。