个人档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇个人档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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与学生紧密相关的文件材料是高校提供档案利用服务最为频繁的信息资源，新《办法》的实施，是将“人本”管理理念贯穿于高校档案管理体系的突出体现。但在学生类档案与原十大类档案统一管理的前提下，由于缺乏针对新《办法》的实施细则，而在实践中学生个人档案又独立于高校档案管理体系之外，鲜有高校按照新《办法》精神开展学生类档案管理的实践案例。当前，如何有效区分学生类档案与学生个人档案，如何科学整合、构建、管理学生类档案成为阻碍高校档案服务创新的重要业务瓶颈。

学生类档案与学生个档案的区分

1　内容构成

新《办法》规定，学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。但长期以来，高校学生个人档案管理―直被视为学生管理的环节之一，并未被纳入到档案部门统一管理，而是参照我国干部人事档案的归档范围进行收集和整理的，如毕业情况登记、成绩登记、体检、党团组织关系、政审、学历学位、出国、人事任免、奖惩材料等。

从内容构成看，新设置的学生类档案与原学生个人档案相同或重叠部分较多，但也存在一些不同之处，主要体现在学籍档案的构成上。高校学籍档案是学生在校学习和社会实践活动期间形成的，能综合反映学生在招生录取、入学登记、成绩考核、学籍异动、奖励处分、学历学位、毕业派遣等方面的文件材料。因此，学生类档案包括原教学档案中与学生个人紧密相关的各类材料，内容较之原学生个人档案中的学籍档案更为丰富、齐全。正因为这些内容上的差异，才使得学生类档案的增设显得更有意义。

2　服务对象

档案工作的一切出发点和落脚点都是为了实现档案的利用价值，这也是档案工作的核心价值目标。就学生类档案来说，因其所涵盖的信息资源较为系统集中、丰富多样，其服务对象也较为宽泛，可以为学生本人、用人单位以及其他社会组织或个人提供利用服务；而由于学生个人档案的管理模式基本参照人事档案，由用人单位进行管理和利用，本人没有条件接触自己的档案材料，因此学生个人档案的服务对象仅为用人单位。从这一点看，学生类档案的建立更有利于档案信息的充分利用与共享。

3　管理形式

高校办学历史较长，形成档案的门类、数量较多，同一门类档案的来源也较为复杂。为提高馆藏档案的质量，促进档案成分和结构更加丰富、充实、优化，目前高校普遍采取由档案部门归口管理，统一制定本单位各门类档案的管理组织和业务工作规范，负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开发利用本单位的各门类档案及有关资料。作为高校专业门类档案之一，学生类档案也被纳入到集中统一管理的范围，这类档案大多因其查考利用频率较高、具有长久保管价值而存放于高校。而原学生个人档案一般由学校的学工部门、研究生管理部门负责收集、整理和转递，因其本身固有的管理属性(档随人走)，高校只是学生个人档案的暂时转入地，随着人事关系的变动，学生个人档案也随之发生转移，流动性较大，档案在频繁转移过程中容易丢失。相比之下，学生类档案的实体与信息安全性更高。

4　信息输出方式

与学生紧密相关的学生类档案向来是各高校提供档案服务的核心信息资源，它在学生升学深造、出国移民、征兵人伍、学历认证、身份核查、工作政审、社保福利，以及学校的档案宣传(如举办本校著名校友的个人档案展览)等诸多方面，都承担着档案信息输出与传播的重要职能。由此可见，学生类档案是开放性与多向性兼具、主动性与动态性并融的信息输出模式；而相比之下，学生个人档案的信息输出就显得较为封闭、单向、被动、静态。从信息传播学的角度来说，设置学生类档案更有利于保证高校档案信息的传播效果、信息与对象的交互作用；从信息资源管理的角度来说，设置学生类档案更有利于高校核心档案信息资源的整合、加工、开发与提供利用。

学生类档案的构建与管理

如何着手构建学生类档案并对其进行科学管理，这关系到能否实现相关档案信息资源的充分整合，为社会各方面提供更加集成化、专业化、个性化的档案利用服务。

1　档案的收集与整理

学生类档案由个性信息和共性信息两部分构成。(1)个性档案信息。包括原学生个人档案中的个性材料信息(档案信息源一)和原教学类档案中的个性材料信息(档案信息源二)。前者包括学生的高中档案、体检表、个人自传、政审、党团组织关系等材料，后者包括入学(学籍)登记表、成绩登记表、毕业生登记表、优秀毕业论文、奖惩记录、学籍异动等材料；(2)共性档案信息。包括原教学档案中既反映学生个性又体现_共性的材料(档案信息源三)。包括新生录取名单、在校生名册、毕业验印名册、学历学位等材料。如下图所示：

根据新《办法》规定的归档范围，学-生类档案的来源主要集中在学工部门、研究生管理部门、教务部门、教学院系、研究生培养单位。因此，档案的收集与整理由上述部门的兼职档案员负责，并参照原教学类档案的立卷与归档流程向校档案部门移交归档。在档案实体收集、整理过程中应充分考虑学生类档案管理和利用的实际情况，可将反映学生本人个性和共性信息的材料进行区分整理，以案卷为基本保管单位，卷内文件以件的形式进行装订，保管期限统一定为永久。其中，实体归档部分为：(1)档案信息源二。以个人为单位，一人一袋进行保管；(2)档案信息源三。以某一届学生(毕业生)为单位，根据档案信息类别进行保管。虚拟归档部分为：新《办法》中学生类档案的归档范围。形式上，高校将构建类似于人事档案与原学籍档案相结合的学生类档案管理新模式，卷内文件只需按文件形成时间或类别依次排序，并以件为单位进行装订。

2　档案的实体管理

实体档案中“档案信息源二”部分，可按“年度－学生类别－院系－专业(班级)－姓名”进行编号和标引，再根据文件形成的时间顺序编制卷内文件编号。如某校2010届公共管理学院人力资源管理专业的统招本科毕业生王艳的档案材料，其档号可表示为：2010－XS11－0101－WY。第一位类的“2010”表示毕业年度；第二位类的“XSII”中的“XS”代表学生类档案，“11”为统招本科学历代号；第三位类的第一组“01”为公共管理学院代号，第二组“01”为专业(班级)代号；第四位类的“WY”为王艳姓名的拼音缩

写，若出现拼音缩写相同者可用学号加以区分；最后再根据文件形成的时间顺序编制卷内文件编号。个人档案袋封面可不用代号表示，如采用“2010年一学生类档案－本科毕业生－公共管理学院－人力资源管理专业－王艳”来标识即可，卷内文件以材料清单形式列于规定的封面空白处。

实体档案中“档案信息源三”部分，可按“年度一学生类别一共性档案信息”进行编号和标引。如某校2010届统招本科生毕业验印名册，其档号可表示为：2010-XS11-A。前两位类代号含义同上，第三位类的“A”为毕业验印名册代号。案卷盒(袋)封面填写同个人档案袋。

3　档案的智能控制

在档案信息化管理的大背景下，社会各方面对高校档案信息资源整合、开发、利用都提出了更高要求。由于学生类档案的特殊功能与内在属性，对它的管理不仅体现在实体层面，高校档案界更应关注的是对它的智能管理与控制。从某种程度来说，学生类档案的智能管理模式与水平决定了高校学生类档案增设的意义及其服务创新能力的发挥。因此，智能控制是高校学生类档案构建的关键。

学生类档案的智能控制(虚拟档案管理)包括档号编制、著录标引、数字化处理三个方面。

(1)档号编制。虚拟档案(电子文件)的档号编制规则与实体档案部分相同。

(2)著录标引。著录标引部分与实体档案相比略有不同，不同之处在于：在对某一份学生类档案案卷进行卷内文件著录标引时，除对“档案信息源二”、“档案信息源三”需要如实标引外，同为个性化的档案信息，“档案信息源一”也应纳入到“档案信息源二”的卷内文件著录标引中，即根据“档案信息源一”的内容特征与形式特征进行著录标引，并将其延续在“档案信息源二”的卷内文件编号后，其中，“档案信息源一”的相关材料应在参见号或附注项中注明其类属、实体存放处、实体编号等特征信息。

(3)数字化处理。就当前现状看，国内高校数字化校园建设水平参差不齐，校内外各类应用平台、应用系统间数据的集成水平普遍较低，各高校的档案管理系统与教务、学生管理系统之间的数据对接，以及档案信息的前处理工作情况也不尽如人意，主要依靠后期的数字化处理来完成。因此，数字化处理是实现当前学生类档案智能控制目标必不可少的环节，而数字化扫描、加工与链接又是档案数字化处理的重要内容。学生类档案的数字化可根据上文的档案编制规则和著录标引情况，按照既定的存取路径进行电子文件链接。

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高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

3.服务功能弱化

学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识，理顺档案管理机制

27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设，引入档案管理质量体系

高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质

高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

4.重视档案信息化建设，提升毕业生档案后续服务功能

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1.档案管理人员的淡漠。俗话说：“事不关己，高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新，高校保研指数的增加，研究生规模不断扩大，档案管理工作任务日趋繁杂，很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验，侧重于管，而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作，缺乏足够的认识和创新，距离时代的要求也越来越远，导致研究生档案管理滞后，甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片，管理人员就是制作名片的人，不仅需要专门有责任心的人员负责，而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点，此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职，而且人员极不稳定，专业化不强，就会导致管理人员责任心下降，从而淡漠研究生档案工作，更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩，不成方圆，档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定，涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经校方批准后，方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密，在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外，在研究生就业时，总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾，必要信息丢三落四，字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时，才发现档案中出现了上述问题，此时，再去校方查询档案去向事宜，补齐所需材料时，就比较麻烦且费时费力。另外，随着信息技术的发展壮大，研究生档案网络管理的兴起，没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度，从根源加强档案管理的质量，补充和完善《普通高等学校档案管理办法》，制定《研究生档案管理办法》，来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同，其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同，研究生教育更注重对个体的培养，档案中体现的内容应该是因人而异的，从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容，多为空话、套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外，一些社团经历和社会实践也无法体现出来，就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容，高校是孕育高等人才的摇篮，向社会输出人才的地方，注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的，并上交所在院系审核，最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中，研究生个人缺乏基本档案知识，出现一些不符合规定的现象，随意涂改，忘记张贴照片，自取档案不妥善保管造成丢失，不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象，最终导致自己档案不完整，影响个人转正、提干、待遇。千里之行，始于足下，档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今，大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法，如手工操作、纸质化管理模式，信息化和电子化发展滞后。即使运用数据，建立档案信息库的高校，也没有跟踪研究生数字档案信息源，没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来，从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂，无法突显有机的结合，数据统计也极为困难，这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。

二、研究生档案管理中存在不足和问题的解决措施

1.增强管理人员的业务素质及能力。组织研究生档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，了解档案管理学、目录学、文秘和计算机方面的知识，掌握档案管理岗位应具备的业务能力。档案工作应当纳入年度工作计划之中，建立相关的领导责任机制，设置专门的岗位人员，确定岗位职责，制定绩效考核办法和工作监督体系。一方面来强化管理人员的责任意识；另一方面提高管理人员的业务素质能力。借助强有力的考核监督机制，档案管理人员在进行档案管理工作时，就会认识到此项工作的重要性，必然会认真审核研究生入学前的材料，材料不完整的应要求学生补齐，并提供相关证明。对于填写的表格进行认真审核后，发现存在填写不正确、不规范的地方，要及时督促个人整改，确保档案的准确性。多方面开展档案工作人员的业务培训工作，业务培训可以邀请具有资深管理经验的老师授课，也可以聘请相关专家进行专业的业务性指导，还可以组织档案管理人员到先进单位学习交流，将优秀的管理工作方式和理念引进来，进一步充实完善档案管理人员的业务能力。2.逐步提高档案管理的信息化水平。随着现代化和信息化的不断深入发展，档案管理信息化发展也是必要的。随着各高校不断扩招，研究生人数急剧增多，档案种类繁杂，查阅次数加剧，以前陈旧的档案管理模式已经无法应对，更不能很好地发挥档案的服务功能。因此，必须进行改革和创新，在纸质档案的基础上，完善和加强现代化管理手段，利用大数据网络，建立一个现代化信息平台，实现档案的网络化管理。应用网络技术平台，分配给学生一个自己的账户和密码，学生自己登陆后将完善自己的必要信息，并对德、智、体、思想教育方面进行必填项记录，就如学生为自己制作一个网络名片一样，增加专业方向的研究和论文，增加社会实践、团体活动的记录，把学生的个人特长展现在平台上。应用网络技术，可以将学生非保密部分的档案向社会开放，及时、准确地为用人单位提供信息，为研究生就业提前做好准备工作，从而提高档案资源的利用率。3.健全完善研究生档案管理的制度化建设。档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、管理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员责任追究机制。从档案的归档工作开始，做好档案的接收、管理、投递工作，实现档案管理统一化、标准化。明确归档材料内容、归档要求，严格执行安全保密机制；健全档案查询借阅制度[3]17。填写内容一定要实事求是，不弄虚作假。4.研究生档案管理的创新。五大发展理念中提到，创新是发展的第一要素。研究生档案管理的不断创新也是发展的必然过程，在新时代，研究生档案作为社会主义文化建设的重要组成部分，必须更好更快地实现质的飞越，改进观念、机制和管理服务方式，全面提高档案管理工作的利用率。应当从思想观念、人才资源、管理方式、软硬件设施等方面开展创新，充分发挥研究生档案在教育事业中的作用。

三、研究生档案管理必要性

对于以上研究生档案管理工作中存在的问题和不足提出有效的应对措施后，我们不难发现研究生档案管理工作是非常必要的，它不仅体现着我国高校的管理水平，还对教育事业的发展起指导作用。随着研究生数量的增多，研究生就业困难也将是个严峻的问题，许多研究生不愿意与本科生竞争一些待遇低、工作压力相对比较大的职位，选择在高层次领域竞聘职位，此刻研究生档案就起到了很大作用。档案的完整性，档案的真实性，档案的“厚度”和“深度”不够完善，就可能与自己所适合的工作或单位失之交臂。此刻再不愿去与本科生争“饭碗”，就会出现教育资源的闲置，甚至严重影响研究生的心理健康。综上所述，研究生档案管理工作是必要的。它是一张闪亮的名片，是一名学生谋生找工作的敲门砖。怎样让这个名片更加闪亮，也是我们档案管理工作所要思考的问题。研究生档案管理在当今社会是一个不容小视的问题，它不仅关乎着研究生的就业问题，更关乎着我国高等教育人才资源的利用，彰显我国教育水平的不断提升，和研究生队伍素质、品质培养的不断提高。另外，在解决就业问题的同时，还将对社会的发展和科技的进步在高层次领域作出一定的贡献。

四、结论

以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴衰；以人为镜，可以明得失；以法为镜，可以断曲直。在原有研究生档案管理的基础上，结合实际工作开拓创新，建立完整的规范化制度是此项工作的必由之路。新时代需要新元素，档案管理的革新与发展就是其中之一，只有坚持走发展的道路，才会在教育事业中发挥档案管理的巨大作用，所以研究生档案管理工作是必要的。另外，在此基础上，档案管理工作更加一改先前的弊端，从内到外进行革新，解决内部矛盾时克服外部因素的困扰，推进完善新时代档案管理工作。服务于学生群体，真正把它的作用发挥出来，解决社会发展中存在的问题。其次，研究生档案管理工作也彰显了一个国家教育的发展状况，研究生在招生时也面向了更多领域，相关部门应当考虑从档案管理方面为科学技术创新发展提供一个有力平台。让单位、企业去发展所需研究生，让研究生寻找到适合的单位、企业，去研究、创造、发明，为社会发展进步贡献自己的力量。最后，研究生档案管理工作还需要每一个管理者和研究生们共同努力维护，在不断的积累中发现问题，调整和充实完善相关内容的情况下，才能指引此项工作有力前行，未来研究生档案管理工作必定在研究生乃至教育事业中占有重要地位。

参考文献

[1]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012（12）.

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一、失业职工档案管理现状及存在的主要问题

1.信息记录不全现象比较突出。原先的国有企业，由于企业领导在档案方面存在误区，档案管理人员缺乏档案管理这方面的意识，表现在一是个人档案材料不完整。缺少招工手续、劳动合同、转正定级手续，工资表等资料，类似的重要材料没有装入档案的情况较为常见。有的复转军人部队档案一直存放在武装部或当地民政部门，高校毕业生档案一直存放在人社部门的人才交流中心，到企业工作后一直没有并入职工个人档案，影响到了连续工龄的计算，造成了失业职工经济补偿金与失业保险金的少领现象，损害了他们的切身利益。二是档案记录前后不一。由于原先对档案工作的严肃性缺乏必要的认识，招录工人时劳资人员代填职工个人信息现象较为普遍，档案中出现的职工姓名同音不同字、出生年月与身份证信息不符、参加工作时间前后不一致、从事特殊工种时间记录不清等，导致下岗失业人员不能按期办理退休，直接侵害了职工的切身利益。

2.多部门交叉管理档案，不利于工作的开展。在青州市，目前企业破产改制后绝大部分档案归入青州市劳动事务中心托管，另外部分单位比如种子公司、市府第一招待所等原属事业单位，这几家单位改制后其档案归人社局干部科管理，还有一些国企业单位的领导档案归组织部管理，但办理失业手续后，这部分人员的保险续缴、退休申报还得由劳动事务中心负责，这种按单位性质、人员身份划分的档案管理办法，造成失业人员档案管理混乱，查找困难，给失业人员落实相关待遇，办理退休手续带来极大不便。

3.档案管理制度不健全，档案从业人员整体素质偏低。由于制度不够健全，一是在档案的分类、期限设置、归档和档案资源的收集、存储、传输、查询、管理、应用等环节缺少必要的依据；二是在档案生成、转递、查阅过程中，没有统一的管理规范，造成职工档案记录不全、流失，对于职工尤为重要的招工手续、亦工亦农轮换合同、工资审批表、上山下乡证明材料没有及时归档，导致档案利用价值降低。三是部分企业档案人员的业务素质和文化素质较低,且缺乏培训,不能保证档案材料的正常收集和整理。有的从业人员缺少档案管理业务工作基本知识，对职工档案内应有的项目不清楚,为档案收集后再利用工作带来很大麻烦。

二、加强失业人员档案管理工作的对策及建议

1.加大宣传力度，提高企业对档案重要性认识。领导重视是档案管理取得成效的关键，充分利用各种宣传手段，宣传档案在企业改革与发展、企业及职工权益维护等方面的重要作用，深刻认识档案对于职工权益的维护与企业文化的建设具有的重要意义，投入资金、人才健全完善档案室建设，安排高素质人才从事档案管理工作，做好档案收集、整理、归档、利用工作，从源头上树立起档案民生地位的重要意义，为档案的管理利用打下良好基础。

2健全完善档案管理制度，为档案工作开展提供依据。完善的档案管理制度是失业职工档案收集、整理、归档、利用的前提基础，依据制度建立起职工档案的立卷、归档、保管、转递、使用、登记、统计和保密等项制度，确保档案信息的准确，资料的完整，杜绝因管理制度不完善导致的档案流失、资料不全、信息不实、流转不畅、保险续缴不便问题。

3.解决档案归属问题，为后续管理提供优质服务。彻底解决档案多头管理局面，只要是失业职工、自由职业者、没有档案保管能力的个体私营企业档案一律由县级以上劳动保障部门的职业介绍机构保管。机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，方可开展失业职工档案托管并开展一系列后续服务工作。企业破产、改制、重组后的人员不再以干部或工人身份、领导级别划分档案归属，破产企业生成的档案一率归劳动事务机构保管，负责其后续保险的代缴、档案查询、证明材料的出据、退休手续的申办、档案的转移等服务工作。

4.做好入库档案的数字化管理，为档案的高效利用提供便利。在网络技术迅猛发展的今天，过去传统的档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理失业职工档案之中，是管理好、利用好失业职工档案的必由之路。在失业职工档案移交过程中，要求档案托管机构即时将职工档案进行数字化转换，录入档案托管系统，建立准确和完备的职工信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的双重管理模式，切实提高档案利用效率，比如青州档案托管机构现存失业职工、自由职业者、小微企业者档案6万余份，每天缴纳保险、政审、退休、调动等使用档案上百次，如果不进行档案的数字化管理，现有的工作人员难以应付如此巨大的工作量。档案的信息化管理是提高档案利用效率的必由之路。

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关键词：社会保险 档案 创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视？

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准？

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

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【关键词】 交通事业单位 改制 企业 档案管理

改革开放三十多年来，我国的经济和社会生活发生了翻天覆地的变化。正如马斯诺的需要层次理论所提到的，衣食住行是人们生活的必需，是第一层次的需要即生理需要。交通事业在近些年蒸蒸日上，对百姓的生活带来了许多方便。社会主义经济经济体制的建立，也对各行各业的管理活动进行了大改革，许多国有企业和股份制企业纷纷进行改制，以适应经济社会发展的需要。毫不例外，部分交通事业单位也在积极地转型，加入全面竞争的行列。但是这里有一个问题，交通事业档案改制以后所形成的档案性质不一样了，那么对这些档案的管理应当如何进行呢？下面我们就来试着分析一下。

1 交通事业单位档案管理现状

交通事业单位档案是交通档案的一部分，不包括交通行政系统或个人的档案，而是交通事业单位在交通活动中直接形成的对经济和社会有价值的历史记录，是交通行业发展的重要信息资源。当今时代，交通事业在科学发展观的指导下，进入了全面持续快速发展的新时期。交通事业单位具有明确的内容和鲜明的特点。

1.1 交通事业单位档案管理内容

交通事业档案主要包括各业务方面档案和行政文书档案，而业务档案包括各个部门活动所形成的档案如行政执法档案、公路航道建设（改善）档案、运输管理档案等，业务档案在交通档案中占较大的比重。

交通事业单位一般有公路、运管、航道、海事等部门， 其业务各自独立，所以主管部门档案人员要经常深入基层进行业务指导，每月组织档案业务学习， 对归档立卷的标准要求严格，定期收集与整理业务档案。

档案管理活动包括收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、编研工作和利用工作等各个环节。2007年以来，交通部和省各级档案行政主管部门陆续下达了如何进一步加强建设项目档案管理以及贯彻重大建设项目档案验收办法等管理性文件。在具体工作中，各档案机构把好工程前期所形成文件材料的质量关，开展经常性的自查活动，对自查中发现的问题及时整改，以保证项目档案的准确、完整，保证档案工作与工程建设同计划、同施工、同验收。[1]

1.2 交通事业档案管理特点

1.2.1 集中统一管理档案

根据2005年《交通档案管理办法》规定，各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理并由档案部门对本单位的归档工作进行指导。

1.2.2 设立专门的档案部门

由于交通事业单位发展比较成熟，一般都会专门设立档案管理部门，或录用专职档案工作人员。档案室对本单位各部门或各环节的归档工作进行指导。档案室会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。总之，档案室有自己的一套管理方案，能够保证档案活动的顺利开展。

1.2.3 交通事业单位档案定期向同级档案馆移交

档案馆的档案主要包括机关、企事业单位档案和部分个人档案或家族档案。各类档案馆所收藏档案的内容各不相同。各交通事业单位在完成了文书处理程序，把有保存价值和经过有序整理的档案向各事业单位档案室移交，再由档案室定期向档案馆移交。

2 企业档案管理特点

企业档案是企业生存与发展的记忆库，借助企业档案，我们能够了解企业的过去，现在和预测其未来。企业档案主要包括企业在研发、生产、经营和管理等一系列活动中形成的资料文件。企业档案由企业自身单独保管，但是受到各地市档案馆的监督和指导，各破产企业的档案在一般情况下交由档案馆来保藏。[2]

3 交通事业单位转制改企后的档案管理应注意几个问题

事业单位改革是手段，最根本目的是要发展由这些事业单位所提供的各种公益服务，使其成为中国经济社会发展的新动力。在事业单位改制后，根据事业档案和企业档案管理的不同特点，我们发现，对其所形成档案的管理活动要进行重新思考。

3.1 在会计档案管理方面

如今，交通事业单位体制改革正在如火如荼进行，在会计档案管理方面企事业单位的管理方式不同，主要体现在两个方面，一是，企业对应收帐款质量的控制是提取坏帐准备，而交通工程事业单位的应收帐款虽越来越多，但在这方面没有做出任何规定，因此，交通事业单位应该参考企业的做法对应收帐款提取坏帐准备，并对坏帐准备的提取方法和提取比例做出明确的规定；二是，交通事业单位固定资产不计提折旧，固定资产的损耗不在成本核算中体现出来，而企业是通过计提折旧的方法计入成本。这些方面的不同要求事业单位能够进行认真地反省和借鉴。

3.2 在人事档案管理方面

在交通事业单位中，人员的变动比较小，整个组织结构模式相对比较稳定，而竞争因素在企业体现地越明显，导致人事档案在企业中相对比较复杂，需要档案管理者足够重视此方面的内容。人事档案的管理依据也需要从《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《交通管理处干部档案管理制度》等规定转变成企业人事档案管理规定，由干部向普通人转变。

3.3 移交单位的变化方面

一般来说，交通事业单位档案向档案馆移交，除此之后，没有其他的地方。但是事业单位改制成企业后，可以适用企业档案管理的办法，由档案寄存中心进行寄存管理，引入市场化因素。寄存管理服务项目是为企业档案提供档案寄存的一种有偿服务，为配备档案保管条件代价太大，或者不具备保管条件的企业提供了档案保管归宿。

4 结语

总之，交通事业单位的改制势在必行，基于档案管理方式的不同，对交通事业单位转企业后应注意的某些方面需要更加重视，比如在会计档案、人事档案和服务理念上，在工作重心和移交单位的变化上，是档案管理一个方面，不容小觑。企业档案工作当然也需要转换其管理方式，以期能够为交通事业单位的发展提供更好的服务。由于我国是实行集中制的国家，在档案管理方面，一致遵行在组织的集中统一领导下，分散地管理档案。在集中统一原则下，取其事业单位和企业档案管理的精华，共同为交通行业的档案管理工作谋福利。

参考文献：

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【关键词】普通高校；学生档案；管理

在市场经济及人才市场的影响下，高校毕业生由最初的统一分配转变为“双向选择”，学生在毕业之时自主进行选择，或升学或创业或就业。选择多样化增加了档案管理的难度。另一方面，大多数学生无档案意识，在离校前不关心自己的档案去向，投递信息变化后不能及时告知档案管理人员造成档案无法寄出。普通高等学校学生档案如何高效、有序管理是现在高校面临的普遍问题。

一、高校学生档案管理存在的问题

（一）归档内容不全。学生管理工作中，教职工普遍没有档案管理知识，学生档案中多数只装入学生基本的档案内容。学生档案记载了一个人成长发展的过程，它包括了在校期间的生活学习情况，如高考记录、学员鉴定、成绩总表、毕业生登记表、入团入党材料等等，但是学生在校期间获得的奖励、惩处等材料大多没有装入学生档案。学生个人在简历中填写的奖惩情况缺少支撑材料，其他关于学生创新能力、实践能力、技术能力等材料也没有装入其中。

（二）管理手段落后。高校在校学生档案的管理，多为各院、系、部自行管理，班主任或辅导员为直接管理者，每个学生的档案为手工操作管理，在增加内容或信息变动时不能及时反映。管理手段落后，缺乏专业性、技术性。现有的档案管理方式与现代化的高等教育快速发展相比已越来越不适应。

（三）毕业生档案滞留现象严重。学生在校期间没有受到关于档案知识的教育，对档案的内容、功能、管理、寄存等认识模糊，学校在学生毕业时也不告知档案去向。就业时到需要档案的单位才去了解自己的档案在何处、该如何提取等问题。剩余的就成了“弃档族”，造成了人、档脱离的现象，档案滞留现象严重。

（四）档案意识不强。1.教职工档案意识不强。大多从事学生管理工作的教职工没有档案管理方面的专业学习，学校统一通知要给学生装档案的材料就统一给每一位学生装入档案袋中。属于“批量生产、批量管理”，没有注意个别学生其他需装入档案袋的材料，造成学生档案不完整、不齐全。2.学生档案意识不强。由于现在就业方式的改变，很多用人单位只和学生签订劳动合同，注重的是毕业证、学位证等，而户口和档案要挂靠到人才交流服务中心；一些毕业生没有固定在一个单位工作，流动性大，毕业后没有完整的工作记录，档案长期放置学校或人才交流服务中心而无法建档。有的学生毕业前的实习单位和正式毕业后的单位有变动，不及时告知学校，造成档案投递无法寄出，或原单位收了档案没有转递到新单位，造成档案丢失。

二、普通高校学生档案管理问题的成因分析

（一）学生档案管理岗位职责不清。档案管理人员时常变动，人员变动过程交接不清楚，岗位职责落实不到位。辅导员或班主任档案管理知识欠缺，致使管理档案存在漏洞较多。学生流动性强，信息更新、处理不及时。

（二）学生就业方式多样化。毕业生择业方式多样化，档案的投递需要机要局进行转递，但是机要局规定接收机要件的单位必须是县团级以上的党政机关和企事业单位的教育、人事部门，这就对档案投递产生了不小的限制。

（三）档案管理不受重视。档案管理规定要确保库房有防火、防潮、防盗、防光、防尘、防鼠、防高温等措施，库房要安全、坚固。保持库房的清洁，温度控制在14摄氏度到24摄氏度，相对湿度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，学生档案堆放的库房通常较潮湿、清洁工作不到位、无防火防潮等设备。无专门的学生档案管理经费，使档案工作处于无发展状态，与日趋高速发展的教学管理不相适应。

（四）学生个人不重视。根据《高等学校学生档案管理办法》（试行）中的第七章第二十九条第四小条规定：学生个人不能查阅自己的档案材料。学生从建档之初就从来没有看见过自己的“神秘”档案，不能引起学生足够的重视。还有的学生认为自己毕业后所从事的工作或单位不需要档案，自己的档案记录“不漂亮”，更不愿意把档案转走，使其成为“无头档案”。

三、学生档案管理探究

（一）将学生档案管理知识纳入学生入学教育中。在学生进入高校时，组织学生学习个人档案中涉及的档案内容和分类；档案的管理范围、档案的利用制度、学生档案的转递等相关学生档案管理制度、章程。一是让学生知道档案的重要性，引起足够重视，二是让学生知道在校期间哪些材料需要装入档案中，提前做好准备，主动将材料交到学生档案管理老师处，信息变动时及时进行报告，毕业时将档案转到单位或人才服务交流中心，保证档案的安全、不丢失。

（二）明确档案管理人员的工作职责。学生档案管理实行统一管理，由至少2名专人负责，在其中1人变动时保证档案工作的连续性。每年进行一次登记和统计，并认真核实，发现问题及时解决。

（三）保障档案管理建设经费。档案管理要求严格的库房管理条件，要保证档案库房达到要求，就必须保障经费。除档案工作所需硬件设备外，档案库房还必须配备加湿机、除湿机、空调、灭火器等设施设备，有条件的学校还应该配备密集架进行档案存放。

（四）学生信息数字化。在学生毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生历年成绩输入计算机，在纸质档案投递出去以后保证学校留存学生的个人信息，若学生档案因各种原因丢失学校可以提供补办档案业务。 （下转第133页）（上接第148页）

（五）遗留档案的处理及时处理。大多数学生在毕业之后能顺利地将档案转递到学生工作的单位或人才服务中心，除此之外还有退学、因故死亡、休学等其他学生在尚未毕业就终止学业的，其档案应分类管理，不能直接投送到人才服务中心。

【参考文献】

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目前,我国虽然颁布了《高等学校档案管理办法》,但许多高校在进行学生档案管理工作时仍然存在这样或那样的问题,不仅严重降低了学生档案管理的质量,也给大学生为了升学、就业造成了较大的隐患和阻碍。本文简要分析我国目前大部分高校在学生档案管理工作中存在的问题和不足,并研究和探讨如何更好的提升学生档案管理的工作水平,以期不断强化和促进高校学生档案管理工作的进一步发展,确保大学生未来升学、就业的顺利。

关键词:

高校；学生档案管理；以人为本；问题；措施

学生档案是对学生在校期间各方面表现的综合反映,也是学生未来升学、就业等过程中尤为重要的凭证依据。特别是一些特殊单位和岗位,在招聘入职时必须要用到学生档案,因此,加强高校学生档案的管理工作是尤为重要的。下面,文章就当前我国高校学生档案管理工作的现状进行简单分析,并就如何在以人为本视域下加强学生档案管理工作提出自己的建议和看法,从而更好的提高学生档案的管理水平和效果,为学生今后的升学、就业提供充分、有力的保障。

1高校学生档案管理的现状

目前,我国高校在学生档案管理工作中普遍存在以下几个方面的问题和不足,具体表现在:

1.1对学生档案管理工作的重视不足

目前,我国大部分高校尤其是大专院校对学生档案的管理工作重视不足,新生入校后,虽建立了个人档案,但仍然存在高考报名表、体检表以及其他材料缺失问题。同时,有些院校由于对学生档案的重视不足,导致部分学生在校期间获得的一些评优评先材料未被归入档案中,给学生的就业造成一定的隐患和阻碍。

1.2缺乏健全的学生档案管理体制

目前,我国大部分高等院校在进行档案管理时,往往偏重于对科研档案、教学档案等的管理,这就导致对学生档案管理的关注和投入不足,学生档案管理缺乏健全、完善的管理制度和体制,大部分仍然沿用落后、过时的传统管理制度和机制,在岗位配置、职责划分、人员素质以及监督检查等方面均存在严重的不足,导致学生档案管理在收集、整理、归档以及服务各工作上不全面、不及时、不到位,缺乏科学、统一、合理、有效的管理,也使得高校学生档案管理工作的水平偏低,无法真正发挥其在高校办学中的意义和作用。

1.3高校学生档案信息承载的内容较为传统

目前,我国大部分高等院校的学生档案管理工作仍然严重传统模式,这就导致档案中的信息承载内容也延续了计划经济下的基本设置,存在传统、空洞等问题。学生档案中的材料通常只包括入学登记表、招生报名表、学籍入册表、团(党)材料以及成绩记载表等,而对学生的个人特质、心理状况、发展潜质、创新能力以及诚信度等方面缺乏必要的记录和反映,导致学校及用人单位无法从档案中较为全面的了解学生的真实情况,从而导致学生档案在大学生求学期间及毕业发展中的积极作用大打折扣。

1.4缺乏完善的学生档案转递管理

我国现行的法律制度规定,大学生毕业后其学生档案由本人保管或由学校毕业生分配办公室统一寄往生源地人事局,再加上目前学生档案存放、管理的多元化趋势,导致学生档案在转递过程中缺乏、科学、完善的管理,经常出现档案丢失、保管地不明等问题,给大学生的升学、就业造成了一定的不良影响。

2以人为本视域下加强学生档案管理的措施

针对当前我国高校在学生档案管理工作中存在的诸多问题,在今后的管理过程中,各地高校应在以人为本的视域下,通过采取多种有效的措施和方法,不断提高学生档案的管理水平,从而更好的为学生提供升学、就业保障。具体措施如下:

2.1加强领导重视,树立以人为本的学生档案管理新观念

各地高校要与时俱进,严格遵循当前国家教育改革的要求和原则,通过会议学习等途径加强领导层对学生档案重要性的认识和重视,提高他们的工作责任感和使命感,解放思想、创新观念,明确学生在档案管理中的主体地位,树立“以人为本”的学生档案管理观念,使管理工作紧紧围绕为学生成长及学校、社会发展服务展开,从而更好的提高学生档案管理服务的质量。

2.2以人为本,创新学生档案管理机制

高校应在以人为本思想的指导下,对学生档案的材料内容进行积极的优化和丰富,即在原有资料内容的基础上,将学生的个性、知识、素质、特长、技能、诚信、潜质、心理以及综合能力等情况也纳入到归档材料中来,扩大学生档案的材料内容,使学生档案能够更加全面、充分、有效的反映学生的在校实际情况。同时,还应该大力加强学生档案信息化管理建设,提高学生档案管理的智能化、网络化水平,创新档案管理模式,实现学生档案管理的现代化、信息化,进而更好的为大学生未来的升学、就业服务。

2.3提高学生档案管理人员的素质水平

高校要积极加强学生档案管理人员的素质培养,通过讲座、会议、宣传等渠道,使管理人员牢固树立以人为本的思想理念,并将其贯彻落实到实际工作中去,积极围绕为学生服务展开工作,不断提高自身的管理知识、技能水平以及计算机应用水平,从而真正打造一批思想认识高、素质能力强的复合型档案管理人才。

3结语

综上所述,面对当前社会发展新形势,各地高校应该加强对学生档案管理的重视,与时俱进、以人文本,创新学生档案管理观念,树立学生的主体地位,优化和改革管理模式,提高管理人员素质水平,从而更好的提高学生档案管理工作的质量和水平,促进和推动高校档案管理工作的稳健发展。

作者：程爱荣 单位：南阳医学高等专科学校

参考文献

[1]胡敏,陈海静.以人为本视域下的学生档案管理研究[J].南通大学学报(教育科学版),2010(01):60-62.

[2]丘如华“.以人为本”在高校档案管理中的运用[J].档案,2009(06):40-41.

[3]任斐.以人为本视域下高校学生管理工作体制创新[J].才智,2015(18):145-146.

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随着我的建章立制工作的进一步深入，人教科也相应完善了各项规章制度。在台领导的关怀下,在中心人教处的指导下,人教科顺利完成了人事制度改革工作、职称评定工作、文秘工作等，基建档案的整理工作已近尾声，等待验收。现将一年来的工作汇报如下：

1、人事制度改革工作

人事制度改革是监测中心今年上半年的一项重大举措，我根据中心部署，自2004年1月开始着手进行人事制度改革的筹备工作。人事教育科负责承办人事制度改革具体工作。

为很好地完成这次人事制度改革，1月中旬,在的带领下，我们开始着手草拟各部门考核制度、岗位说明书、各岗位任职资格、机构人员设置方案、奖金分配方案等，并对原有的部分规章制度作了修改。

从人事制度改革的程序操作上，我们遵照中心的要求，参照兄的改革方案，制定出切实可行的改革方案。为使干部职工正确认识人事制度改革的必要性和重要意义，人教科组织学习了人事制度改革的相关文件，并对监测中心以及我的各项规章制度、奖金分配办法、百分制考核办法进行了详细地讲解。消除了干部职工对改革的抵触情绪，从思想上接受改革。

为达到改革的目的,充分调动大家工作学习积极性，我们抓住改革的两个关键:一是实行全员聘用制,二是引入激励机制,制定合理的内部分配方案。

人事制度改革主要是在中层干部的选拔任用上，实行竞聘上岗的办法，人教科严格按照竞聘程序推进竞聘工作。为充分体现民主，我们在竞聘前下发《人员情况调查表》和《个人应聘意向表》，对照应聘条件严格审查每名应聘人员。在竞聘演讲会上为每名职工下发《中层干部竞聘演讲民主评议表》，大家为每名参加竞聘人员打分，投出自己神圣的一票，使全体职工都参与到中层干部的选拔工作中来。

在4月16日召开的签约大会上，我每名职工都与签订了为期两年的聘用合同。通过一系列的改革准备工作，到4月20日我人事制度改革工作圆满结束，我台实行全员聘用制。

2、健全制度

3、完善管理

按照年初制定的工作计划，继续完善各项规章制度和岗位职责、完善各项考核制度，加大执行力度。

2004年，我大部分职工均已转正，这带来了一些新出现的问题。为与里的实际情况协调，我们参照中心、兄弟以及地方的政策、规定，及时制定出切合我台实际情况的规定、制度。围绕人事制度改革，制定完善一系列岗位人员职责40条、岗位职责15条、管理制度、规定13条、考核制度、奖惩制度11条、以及《职工请销假及假期待遇的有关规定》、《考勤办法》等。

4、整理基建档案

5、迎接总局验收

为确保我台工程竣工验收工作的顺利完成，在机房有关人员的支持下，

参照城建档案管理办法、建设工程文件归档整理规范和对工程建设档案管理暂行规定，对工程相关资料进行了分类、归档和造册，全部文档、资料分工程资料、技术资料两大部分，共计十九卷，107册，1007份。其中：

工程资料共计16卷，71册，776份。包括建台的函件、请示、批复、可研、征地手续资料、工程建设审批手续、相关证书、勘察设计文件、报告；土建招标、装修及道路邀标资料；工程概预算、审计报告、财务决算报告；监理文件；施工资料；锅炉房、消防、空调、凿井等工程技术资料；电力工程资料；工程竣工文件资料；工程汇报等。

技术资料共计3卷，36册，231份。包括天馈线工程技术资料；监测网络技术资料；电气设备资料等。

6、基础工作

人教科完成了职工工资正常晋级调整工资标准等项工作，2004年新招调职工6人，人教科为他们办理了招录手续和调入手续，为他们工资定级，并上报中心得到批复。为今年实习期满的单中专毕业生办理转正定级手续以及职称的评定工作。

通过今年7月份的中心人事干部培训班、8月份中心文秘干部培训班的学习，对人事工作和文秘工作的一些具体问题有了深刻地了解，对提高工作效率和工作质量起到了很大的促进作用。

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关键词：高职 顶岗实习档案 现状 调查 研究

教育部为规范和推进职业院校开展学生顶岗实习工作，出台了《职业院校学生顶岗实习管理规定（征求意见稿）》。其中，第23条明确规定学校应当组织做好学生顶岗实习材料的归档工作。因此，构建与之相应的顶岗实习档案和管理体系不仅是高职院校管理工作的必然要求，也是学生求职就业的特殊凭证。同时，还是企业招聘人才的可靠依据。基于顶岗实习档案的特性――专业性和多样性、实时性和成套性、分散性和复杂性、内部性和外部性，要做好学生顶岗实习材料的归档工作，仅单方面依靠学校是不够的，还需要学生的参与与支持。本文将对当前高职院校顶岗实习档案现状进行调查，分析顶岗实习档案建设中存在的问题以及原因，并提出提升学生档案意识的对策。

1 调研对象

本次调研对象是广州番禺职业技术学院2013届，全程参加顶岗实习的毕业生。

2 调研方式和内容

本次调研方式采用网上填写问卷，调查内容分为三大部分，主要包括：顶岗实习档案基本情况、顶岗实习档案建档与管理、顶岗实习档案与求职就业等三个模块，共12个问题。

3 调查结果及分析

本次调研调查时间为5月5日至6月5日，在此期间，全校有920名学生通过网上填写问卷参与调查，对填写问卷的个人基本信息进行统计分析，其中男生314人，占比34.13%，就读文科管理类人数431人，占比46.85%，填写问卷100%有效。

3.1 顶岗实习档案基本情况

这部分调查，主要从是否了解学校建立了实习档案、实习档案本质属性、了解几个与自己有关的重要档案、学校是否有档案管理办法等方面了解学生的实习档案意识（见表1）。69.35%学生知道学校建立了实习档案，90.32%学生知道至少一个与自己有关的重要档案，除了这两个选项回答较为理想外，其他均不够理想，尤其是以你知道学校是否有档案管理办法为例，只有5.43%的学生知道并阅读过。

3.2 顶岗实习档案归档与管理

关于高职学生对顶岗实习档案建档与管理的基本情况（见表2）也不乐观。只有6.09%学生了解学校实习档案归档工作并能积极参与配合，有56.96%学生了解该项工作，但表示不愿意配合；51.20%学生对实习归档没有提合理化建议和想法；从没有去过学校档案馆的学生也高达80%，仅有6.74%学生查阅过相关档案。

3.3 顶岗实习档案与求职就业

顶岗实习档案与求职就业部分（见表3），理应是高职学生们重点关注的问题。通过电话访问，87.5%企业希望看到能真实反应学生顶岗实习的原始材料。然而，大部分学生都不清楚顶岗实习档案对就业的作用，62.5%学生想不起来或不知如何利用顶岗实习档案帮助自己求职就业。调查数据显示：大多数学生还是希望在校期间能有机会了解顶岗实习档案，并愿意参加有关档案知识的培训，这充分说明有做好顶岗实习档案归档的基础，关键在于学校如何开展这项工作。

4 现状形成的原因分析

从上述调查结果分析，形成这种不良现状的原因是多方面的，既有客观因素，同时还存在主观因素。

4.1 客观因素

一方面，由于高职院校学生外出进行顶岗实习，其学习空间发生变化、认识观念发生变化、学习方式发生变化，导致学生的日常关注从校内学习完全转移到校外工作。在实习期间，学生们没有体会到工作、学习过程中伴随而生的某些资料会具有很高的保存和利用价值，不了解实习档案的本质属性。受传统档案管理的影响，顶岗实习档案作为高职院校实践教学活动的原始记录，没有被学生们普遍认识和接受，大部分学生认为顶岗实习档案是学校的工作，实习材料归档也与自己没有什么关系。加上顶岗实习档案作用的发挥不是自发的和及时的，往往带有滞后性和局限性。另一方面，学生档案属于传统人事档案管理范畴，受其管理与利用体制的影响，人事档案的部分功能趋于弱化，社会“弃档”现象日益严重，与之对应的“重新建档”之风却日渐盛行。因此，降低了学生对档案价值的直接感受程度，阻碍了学生对档案的认识和利用，也直接影响到学校顶岗实习档案归档。

4.2 主观因素

从主观上看，学生对事关自己未来发展的档案认识尚且模糊，对顶岗实习档案内容更加不可能有理性的认识。一方面，受思维定式的直接影响，学生习惯于去图书馆检索信息，却丝毫没有去档案管理机构利用第一手原始资料的意识；另一方面，学校档案管理机构的传统角色偏重档案基础业务，档案管理人员重收藏轻利用也是不争事实，加上受资金、技术等条件的制约，学校未能充分发挥档案教育功能，缺少对档案知识的普及和广泛宣传。学校对于即将外出进行顶岗实习学生，重点关注实习教学计划的落实，强调实习纪律和安全意识，而学校对于实习档案的基本内容和归档要求不够具体和明确，导致大部分学生没能重视实习档案资料的收集，甚至认为实习档案资料收集与己无关，只要涉及档案都神秘，是自己难以接触的领域。

5 改变不良现状的对策

综上所述，消除社会“弃档”现象是一项庞大的社会工程，需要面临多项人事档案管理社会化和开发利用体制改革，这不仅需要政府权利部门的干预，还需要相关职能部门的协调配合，不是学校单方面可能做到，因此，本文对此暂不研究。尽管如此，学校还是可以从自身角度出发，深入调查研究，积极引导学生参与到实习档案建设之中，提升学生档案意识，改变当前实习档案的现状。

5.1 增强档案教育功能

高职学生的档案教育可以由以下三个阶段构成，即：新生进校的入学教育、在校期间的常规教育、顶岗实习前夕的强化教育。针对不同阶段学生学习特点不同，档案教育的形式、内容和着力点都应有所不同。

入学教育。高职学生入学之初，是立刻帮助学生树立档案意识的最佳时期。对外广泛开展馆校合作，尽可能地将当地档案馆列为学生校外实践活动基地，参观档案馆是学生入学教育系列活动的主要内容之一；对内将档案信息检索流程写入学生手册，明确档案检索纳入新生信息检索课程的教学计划，将学校档案管理办法、档案全宗指南、档案收集利用流程等作为新生档案信息检索培训的重点内容。在新生入学之际向他们灌输档案基本知识，不仅是为其树立档案意识，而且还是为今后档案教育的开展打下良好的基础。

常规教育。高职学生在校学习期间，是强化档案意识和积累档案知识的关键时期。学校档案部门和其他职能部分应该利用好这个时期，通过多种形式开展档案常规教育。一是以针对半数以上的学生会选修档案相关课程，可在有条件的高职院校开设普及档案知识的文化素质选修课；二是充分利用好校史馆平台，积极开办与校史、优秀校友、重大历史事件等相关的讲座，以典型事例介绍和具体实物展出说明档案与学习、工作和生活等方面的关联性，强化档案的传承和历史见证作用，强调个人应具有的档案责任与义务。

强化教育。高职学生即将外出参加毕业顶岗实习前夕，是强化档案知识的重要时期。针对准毕业生进行相关档案知识培训，强化培训实习档案、学籍档案的归档和利用、以及毕业后个人档案转递，学生离校档案托管的基本常识，告知学生在这个时期档案重要性和实际用处，强调实习档案建设离不开学生个人的积极参与。

5.2 加大档案宣传

加大档案宣传，关键在于理清宣传思路。学校档案机构首先应明确宣传的对象、宣传的内容和宣传的途径，然后研究本校教学和管理的特点，再采取一系列行之有效的宣传措施。

宣传对象。实习档案宣传面向的对象有三个群体，分别为学校的领导群体、与该档案有关联的教职工群体和学生群体。学校的领导群体是实习档案工作发展的有力推动者，也是宣传中应该积极争取的最为强势的群体，学校领导可以通过出台政策，在人、才、物方面给予实习档案工作的大力支持，完全有能力推动实习档案工作健康发展。与实习档案有关的教职工群体是该档案建设的中坚力量，教职工群体参与与支持对实习档案建设是至关重要的。基于实习档案的特性，学生是最为特殊的群体，人数众多，活动面广，他们既是实习档案的建设主体，又是实习档案的利用主体。因此，实习档案宣传单纯依靠学校档案机构是远远不够的，还需要得到教务处、学生处、校团委以及学生所在系部的支持。

宣传内容。实习档案的宣传不仅包括收集内容、归档目录宣传，还应包括管理、利用和服务宣传。同时，需要强调各主体在实习档案建设中的责任、权利和义务。以多形式的实习成果、多方面的特色资料、多介质的档案实体为媒介宣传实习档案收集内容；以良好的信息化基础、悉心的指导、耐心的服务为依托进行实习档案收集和利用宣传。

宣传方式。利用不同层面的宣传媒介和不同的宣传方式进行实习档案的宣传：一是通过社会媒体进行宣传。将学校学生在企业的顶岗实习典型案例和工作业绩形成实习成果汇编，或撰写简报向上级通报，通过学校门户网站，广泛进行社会宣传。二是通过校内资源进行宣传。一方面可以开设校内普及档案知识的文化素质选修课和实习档案专题讲座，另一方面依托校内媒体，利用学校新闻网、校报和宣传栏特殊宣传效果，面向学生积极宣传。三是利用创新性宣传方式。利用学生处、校团委和学生社团开展实习档案知识普及有奖竞答活动。此外，学校还要重视档案网站建设和信息化工作，实现学生档案信息的一站式检索，并在学生访问量大的学生处、团委和系（院）网页上建立档案网站链接。学校采用多种方式交叉进行宣传，提升了学生整体档案意识，较好地解决顶岗实习档案建设过程存在的问题。

参考文献：

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[2]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析[J].档案学通讯，2012.1.

[3]揭平英.高职院校顶岗实习档案管理体系的构建[J].中国职业技术教育，2012.2.

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