招标档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇招标档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、企业设备仪器a管理的重要性及特点

所谓企业设备仪器档案，就是企业设备仪器在企业中的一切记录资料，不仅包括设备仪器的选购信息记录，还包括对应的验收、安装调试及设备运行等过程中相关的记录资料。这些设备仪器档案的建立，有助于企业进行设备的维修和保养，及时从档案管理中发现问题并尽快予以解决、保障设备正常运行，保证企业生产工作的顺利进行。另外，企业的设备仪器管理也就是对企业固定资产的管理。设备仪器作为企业固定资产，属于企业的资产投资，设备仪器管理也就成为了资产投资的项目管理的中的一部分。加强对企业固定资产的管理，就是要对各类项目档案进行完善，也就是对企业项目整体质量的提升，对企业的经济效益提升有着重要影响意义。

企业设别仪器的管理既具有综合性，又有动态性。设备仪器的管理从设别一起的选购和验收开始，直到使用、维修，以至于报废，所以的这一过程中都需要不断地进行信息资料的记录和管理，这是属于综合阶段性。而其综合性还表现在部门管理和设备种类的多样性上，设备管理的部门会根据设备仪器的不同阶段进行配置，也就导致档案管理是众多管理部门之间的综合管理，多样性的设备仪器又要进行细分管理。设备仪器档案并不是固定的不变的，要根据仪器的现状进行不断的变动、更新，以保证设备的档案随时有效，档案具有实际价值。

二、企业设备仪器档案管理现状

目前企业设备仪器档案管理的现状存在以下几个方面问题：

第一，管理形式方面。现在的很多企业，在进行设备仪器档案的管理中缺乏完整体系，将设备档案分作几个部分，例如使用前和使用后期管理，考虑的是职能角度，却忽视了设备仪器档案的完整性，无法将某一套设备的整个流程进行整体呈现。

第二、管理制度方面。在进行设备档案管理中，没有制定标准规范的管理制度，在很多设备文件资料上存在不规范行为。如固定资产档案的验收档案中存在以复印件代替合同和协议书现象，而忽视了原件材料才具有档案的价值和法律效应；在进行设备招标时，招标档案被忽视，没有进行规整，在制作设备仪器档案时，也就没有将这一部分内容文件资料进行整理入库。缺乏明确的管理制度，也就无法规范档案内容和工作流程，导致管理工作的开展漏洞出现机率增大。

第三、职责划分方面。由于企业内部复杂，职能较多，不同部门在同一个工程项目中，可能会有不同程度的交涉和管理内容。如此一来，当设备档案的某一环节出现问题，职责划分的不清晰，就无法将责任进行落实处理，而不利于企业设备档案的全面掌控。

三、企业设备仪器档案管理的建议

为了提高企业经济效益，完善企业设备仪器档案的建立，针对企业在设备仪器档案管理的现状问题，提出以下建议：

首先，管理形式要进行规范。将项目档案管理形式集中统一化，是相关法律法规已有提出的规定，企业要将分散化的管理形式进行整改，加强统一设备档案管理的实施。建立完整的档案部门带头管理和规范，将企业内部在进行设备仪器档案资料的相关部门进行协调和整合，加强档案内容科学化分类，尽量保证其细致化，适当的进行档案与档案之间的有机联系，并统一进行规范管理，全面提升设备档案管理水平。

其次，完善档案管理制度。设备仪器档案的管理制度健全，不仅要规范管形式，还要将管理流程进行细化，明确制定管理工作流程，规范档案建立的内容，可以有效保证档案管理中不会出现内容资料的遗漏。譬如设备仪器在使用前的培训工作，很多企业都没有将其列入档案内容，培训记录是反映操作人员的技术提升方式，对于今后的设备操作有很好的借鉴和学习作用。同时，还要将设备仪器档案的鉴定和保管进行规范，保证档案资料的完整性和价值性。

再次，加强管理监督机制。在进行管理制度额完善前提下，要规范档案管理内容，监督对各种文件性资料的归档规范，不允许使用复印件，合同的制定和签署要明确规定协议份数，对于设备仪器招标文件也要进行整理、归档，保证设备仪器的档案文件完整。加强内部监督，保证各项工作进行的公正性和合理性，为完善设备仪器的档案管理制度开展作保证。

最后，规范档案管理职责。企业设备仪器档案管理职责要进行仔细的划分，明确在设备仪器从采购到竣工所有阶段的分工和责任，使企业各部门的管辖内容和范围更加直观清晰，保证责任划分清晰，避免出现档案问题时的责任推脱，及时有效进行档案问题的解决，保证设备的稳定运行。例如采购中，采购部门不仅要进行设备仪器的招标书整理，还要对合同协议进行原件保留；设备使用中，资源管理部门要协调管理，将操作使用、设备维修和养护、以及设备操作培训等资料进行归档等。

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青海省红十字医院设备科 810000

[摘要]设备档案是医院综合性档案的重要组成部分，加强对其的管理不仅有益于全面提升其服务质量，更能为其日常工作提供一定的便捷，实现科学化、有序化。本文以“新时期医院设备档案管理的完善”为主要研究对象，通过对医院设备档案管理现状的分析，指出目前其过程中呈现出的缺点与不足，并从人员配备、管理制度与管理体系三个方面进行策略完善的相关讨论。望通过本文的研究，能为医院的档案管理工作提供一定有益于便捷和系统化的方针和措施。

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关键词 ]设备档案管理；医院档案管理；管理制度；管理体系

作为医院综合档案管理的总要组成部分，设备档案管理不仅体现着医院的技术水平和医疗质量体系，还从一定侧面反映出其对于社会服务功能的实现能力。鉴于目前我国医院设备档案管理所普遍存在的问题，通过有效措施加强对其的管理和不断完善，提升对其的使用效率和监督力度，已然成为当前我国各大医院不断提升综合管理能力的重要任务和目标之一。

一、医院设备档案管理的现状

（一）对设备档案管理普遍性缺乏重视

现阶段的医院档案设备管理普遍存在着重视程度不高、认知度不够的现象。对于加强医疗设备档案管理有益于提升整体的医疗水平和经营发展水平缺乏系统而完整的认识。由于思想意识在一定程度上对于事物的发展会起到能动性的影响，故而我国很多医院的档案设备管理由于思想意识的缺失呈现出诸多问题，导致管理体系混乱、查找资料时盲无头绪。场次以为将会对医院的救死扶伤事业产生诸多的不良后果。诸多医院的管理层盲目而片面地认为，医院只要做好治病救人的工作即可，认为管理工作不重要，或者说对于其本职工作没有任何实质性的帮助，其实这是忽视了事物之间普遍联系的结果。加强对医院设备档案的管理对提升医疗设备性能，提升安全使用的技术性保障，维护医院病人以及广大医护人员合法权益，实现救死扶伤这一社会公共服务功能的重要途径。

从另一个角度来说，医院管理层对于医疗设备档案管理的重视程度不够，也将导致整体人事管理的散乱无序，促使整个工作流程、工作进度无法保质、保量，个别工作即使有相应的负责人员，也会因为领导的不重视、硬件设施及人力方面投入的不足，导致人员缺乏系统的培训，无法生成积极的工作态度，最终影响到工作积极有效的展开。

（二）设备档案管理工作缺乏相应的体制与流程

虽说目前我国的医疗事业整体处于发展上升趋势，但是在其推进的过程中仍然存在着一定来自资金和人员配备方面的不足，制约了整体的发展频率。与此同时，作为档案管理工作的基本标准和操作规范，档案管理工作制度是其一切工作能够顺利进行和展开的前提与基础。但就目前我国医院设备档案管理的现状来看，该项工作内容大多起步较晚，且尚处于摸索和试探阶段，诸多内容没有形成完整的操作体系和流程，也没有完备的制度加以辅佐。加之人员配置以及资金投入等外在因素的制约，工作整体的发展进度不断受到影响而一度进展缓慢。

二、新时期医院设备档案管理的完善策略

（一）完善人员配备

任何行业的档案管理工作都需要依靠强大的人才基础作为支撑，医院的设备档案管理也不例外。关于这一点，医院档案设备管理的相关部门可以从以下两个角度来完善人员的配备:

首先，可以采取医院上下全员参与的策略，建立起一套有专人总负责、专人进行监督，有牵头、有实施、有设备管理维护的管理体系，确保设备档案从收集、归档到管理，系统、准确和完善。而在不同职责的人员分配上，可以考虑由分管院长进行总负责，设备档案小组进行监督。

其次，还要不断加强对于档案管理工作人员的培训，使其在不断提高个人业务能力和综合素质的同时，逐渐成长为设备档案管理工作的主力军。同时从医院管理的角度，可以考虑建立有效的奖惩机制，通过激发工作人员的工作积极性与热情，进而更好地投入到此门类工作进程当中。

（二）完善管理制度

档案管理制度是确保设备档案管理能够规范化运行的重要保障。这就要求医院管理者在遵循相应的法律法规基础之上，根据实际的工作需要，制定出一套妥善而完备的管理制度，比如针对设备的采购、管理和使用，将责任落实至具体的人和部门；建立档案查询使用操作规程，档案维护保养规定，设备维修记录等相关资料，并将资料和流程的管理落实到具体的人；明确规定档案的借阅权限和时限，对于超时未还制定出严格的处罚措施；针对易损易旧的档案建立相应的资料备份，明确外借外带复印制度，保证原件安全。建立档案管理工作人员相应的测评制度，将管理能力纳入到考核范围之内，建立起相应的奖惩机制，提高工作人员的积极性和责任心，并最终实现设备档案管理最终全面走向规范化的运营轨迹与道路。

（三）完善管理体系

医院设备档案管理水平和工作质量能否实现根本性的提升，归根到底要看其管理体系是否完善。而管理体系的完善则要靠各种现代化信息手段的引入以及智能化和自动化的档案管理体系。依托信息化手段建立起一套完备的档案管理软件系统，能够大幅度地提升工作效率和管理质量，并且这一体系在构建的过程中要能够充分融合设备的招标采购、以及设备使用、维修直到最后报废等过程中，所有与之相关的各个部门的信息收集整理与汇总，全面提升查阅的效率和档案的使用率。

三、结论

综上所述，随着现代医疗事业的不断发展以及医疗科技的不断投入，各种先进的医疗仪器设备正大幅度地涌入现代医学事业，涌入医院辅助对于病人的治疗以及医院内部的科研和教学活动。单位了更好地提高这些设备的运作效率、提升其服务质量和管理力度，就必须构建出一套完整的设备档案管理制度，通过加强对其的管理，充分提升其使用的力度，使之能够更好的服务于医院的发展建设。针对目前我国医院设备档案管理工作中所存在的重视力度不够、相应制度和体系不够完善甚至缺失的现状，医院方面唯有从人员配备、管理制度构建、管理体系完善三个方面进行适度的改革和操作，才能确保其逐渐走上规范化、合理化的道理，在促进医院各项各做积极有序开展的同时，推动我国医疗事业的不断发展与进步。

参考文献

[1]陈宏文.医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备,2007(03)．

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关键词：风电档案；档案管理；管理技术

1 风电档案管理现状与问题

1.1 工程项目建设档案管理未与工程建设同步管理

风电工程建设项目确定后档案并没有及时的成立，而是在开展一段时间后进行补录，这种工作模式并不能真实的反应风电工程建设情况。档案的记录、管理、移交都存在严重的滞后现象，项目建设完成后甚至会出现重要资料的丢失，为后续维护工作带来了阻碍。

1.2 工程项目建设档案管理人员配备不足

风电工程成立后，负责档案管理的部门多数是临时成立，并不具备工作经验。甚至在部分现场管理档案由其他岗位的工作人员代替负责，可见重视程度的欠缺。由于开展工作前并没有受到过专业培训，对工程建设的程序理解模糊，在此基础上开展资料收集必然会出现遗漏的项目。管理人员在分配工作任务时并没有落实到个人，通常是以部门为团体，造成档案管理工作在基层不能落实。

1.3 缺少档案的保护设施、设备

使用中的档案室多数是由闲置办公室改造的，并不具备保护措施。室内缺少通风窗口，或者窗口设置位置不恰当，使阳光直接照射在档案表面，影响字迹的清晰程度。室内防火设备配备不齐全，长时间不经过检修的一些消防器材已经老化损坏，发生火灾事故时很难保障在第一时间扑灭，为档案存放带来了安全隐患。还存在室内格局不合理的情况，档案放置与查阅都在同一空间内进行，并没有分开建设，为监管工作增加了难度，很容易发生丢失事故。

1.4 风电项目工程档案材料普遍存在不规范和缺失现象

风电档案中需要记录的内容并没有详细规定。例如原场地中地质情况的调查、建设中使用的技术、项目使用的重要设备等。对这部分资料缺乏整理，风电项目投入使用后出现故障维护工作很难在短时间内开展。风电档案中包含的资料众多，对其放置顺序缺少规定，在对某部分内容进行查找时需要依次翻阅，纸张频繁的查看翻动很容易出现破损，并且这种保管方式增大了资料查找的时间。项目建设中质量情况与材料使用量都会记录在跟踪报表中，但管理部门对其书写格式并没有统一规定，工程团队只是依靠习惯来进行，规范性不能落实会影响到监管的威严性。例如大型设备进出场，需要由负责人统一签到，由于缺乏规范性，存在代签、补签的情况，签到证明便失去了保管的价值，更不具备法律效益。

1.5 档案资料整理不规范

风电档案卷宗的标记项目缺少统一标准也是普遍存在的问题。为便于保管区分，会在卷宗记录项目名称、建设规模、竣工时间等，也会将档案中的内容所在页码也进行标注，目录页与一些证明在编写页码时划分很模糊，一些单位将目录算在总页数中，并记录在卷宗上，但新制度中目录并不需要标页。记录方式的差异性使得档案很难统一录入计算机中，对原始页码进行改动时也容易丢失内容，使得档案管理工作不能尽快落实。

2 造成风电工程档案管理不善的原因

2.1 地域问题

风电工程的建设地通常在落后区域，人迹稀少基础设施不完善，与总管理部门缺乏沟通，导致管理制度落实困难。档案的上交、移送周期较长，造成传递到管理部门的资料与实际建设脱轨严重。

2.2 管理体系及管理制度不健全

现有制度中缺乏对档案管理人员的制约性，并不能作为工作开展的硬性参考。管理部门对档案工作重视程度低，使得政策的落实不够彻底，部分建设团队并没有认识到档案的重要性，搜集整理也只是为了应付领导的检查。管理体系中缺少对工作细节的规定，日常工作得不到监管，员工态度逐渐散漫，便出现了严重的安全隐患。

2.3 各参建单位档案责任意识差

风电工程将对总项目进行划分，分包给各个施工团队，各项目负责人对档案记录工作的责任意识差。档案管理人员与项目负责人之间缺乏沟通，导致资料更新不及时。并且多数负责人认为工程的建设质量是重点部分，其余的档案与资料便可以忽略，这也是责任感欠缺的表现。

3 解决办法与控制措施

3.1 健全管理体系

对现有管理制度进行改制是解决档案管理问题的有效途径。相关部门应尽快将新制度落实，规范档案记录格式与内容，反省原体系中存在的不足之处，并加以改正。管理体系中应详细标注工作开展的顺序，并深入工程建设现场进行调查，与档案中记载的各项进行对比，观察是否存在差异，可保障档案中内容的科学严谨性。在风电建设单位内成立档案管理部门，并指派有经验的老员工来负责，对从业人员进行岗前培训，帮助明确工作中的重点，避免重要资料丢失。领导者要定期对档案管理情况进行调查，制定奖罚制度，来约束工作中态度不认真的员工，巩固管理制度的威严性。

3.2 建立完善的档案管理制度

政府部门以出善的风电档案管理细则，基层单位要以此为基准，不断完善内部工作体系。档案的归档、调取、查看都需要严格的审批手续，不经过上级领导批准任何人不得私自查看。风电项目招标投标要按照法律进行，这一阶段产生的合同与证明在档案中都要有所标记，在建设开展时各结构的施工技术、质量等级、具体建设时间等都要严格的审查记录。完善的风电档案可作为使用过程中维护工作的开展依据，当设备发生争议时也可作为法律证据被使用，因此其内容的严谨与完善关系到工程未来的使用情况，需要提高重视态度。管理制度中还应该对卷宗的书写内容进行规定，将档案记录形式统一，这样在查阅过程中清晰明了，可快速锁定资料的摆放位置。在工程开展前应将档案工作开展顺序做出详细的规划，基层工作人员可按照这份报表进行统计与管理，可避免现场出现混乱，同时对施工流程也起到了监管作用，避免质量达不到标准的项目仍投入使用。档案室的安全标准也应当体现在管理制度中，可促进安全设施的完善。

3.3 档案管理人员及设备设施要与工程项目相适应

在档案管理人员配备以及设施配备上，要保证与工程项目相适应。管理人员应具有一定的档案专业知识和技能，在学历要求上要保证在大专以上或者是中级以上专业技术职称的档案管理人员；其次要求档案管理人员熟悉风电项目建设的过程，了解参建单位的职责范围；再次要保证工作人员有较强的责任感及严肃认真的态度；最后要对库房和设备进行规范配置。

3.4 事前策划、过程控制、事后核查

建设单位首先在立项时就要明确归档范围，在编制招标文件、合同签订时明确文件形成、归档和质量管理要求，明确各参建单位档案管理人员的素质要求，并约定奖罚条款。加强对参建单位工程现场管理人员档案业务的培训和档案法宣传，使每个责任单位和责任人了解其职责、归档范围和质量要求。使档案文件材料形成过程和鉴定验收中有统一的标准和依据。

建设单位在监督工程质量及进度时，要同步检查档案文件材料的形成、管理情况，在进行单项工程验收时，要保证应归档文件材料的完整性，发现问题及时纠正。监理单位要按照《风电建设工程监理规范》严格监督检查施工过程文件和竣工编制文件。

4 结束语

我国的风电工程不断发展，而风电档案是风电建设开展的重要依据，影响到施工、验收、运行、维护、管理和检修等环节，有效的风电档案管理可以提高工作效率，避免重要资料发生丢失、损坏等现象。文章研究了管理工作中的不足并及时提出解决措施，为完善档案管理工作体系打下了坚实基础。

参考文献

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各企业单位在工作中形成的各种具有保存价值的声音、图像、文字等不同形式的历史资料称为企业档案[1]。管理性、专业性、服务性、机要性是企业档案工作的四个性质。全球经济社会的发展离不开企业，企业在生产经营过程当中，离不开技术和生产资料的支持。在市场经济条件下，大多施工工程采取招标的形式转让施工权于施工单位进行施工建设，而招标过程当中形成的各种文字、视频等资料在后续的施工工程当中具有一定的指导意义，促使我们随时检查施工中的不足，以便进行设备与技术的及时更新，促进企业不断的发展。企业在宣传与招聘过程当中，档案似乎极为重要。大力开发各类档案信息资源，进行科学化、现代化的管理，多形式的向企业与社会提供利用，发挥其应有的企业经济效益和社会效益[2]。

一、新时期企业档案管理工作面临的新问题、新挑战

经济飞速发展的今天，各类档案信息资料形式多用、复杂，如何选择有益于企业和社会发展的档案信息进行归类、整理、存储对公司的发展至关重要。传统的档案管理模式来管理今天大量的档案信息已经显得不那么实用，如今信息化时代，我国正处于以信息化促进工业化发展的现代化建设进程当中[3]。对于档案管理工作，如何利用现在先进的信息化技术进行科学的管理各类档案资料成为一重大挑战。对于档案管理人员，必须从传统的档案管理模式中走出来，进入现代化档案信息管理工作当中，采用先进的技术进行全方位、多层次、多功能的进行档案管理。计算机的使用，已进入每一个大大小小的企业当中，并被档案管理人员应用于各种视频、图像、文字档案的管理。当今档案管理存在的问题要有：（1）企业对档案管理工不够重视。由于很多人对档案管理工作与企业发展之间的认识不够深，在档案管理中缺乏应有的重视，相对来说企业投入的人力、财力不够而阻碍了管理工作的前进；（2）服务水平与信息化管理水平差距大。随着全球信息技术的不断发展，国外电子档案将在未来逐步取代传统纸质档案，成为档案发展的一大趋势。而我国多数电子档案的发展处于起步阶段，加上我国目前即掌握档案管理相关基础理论知识又掌握现代化信息技术的人才不多；（3）施工技术资料不完整且对其归档不仔细。国家投资建设的项目增多，施工企业的建设项目增多，任务繁重而轻视了对档案资料的收集与整理。部分企业将工作重点放在了最求利益的最大化，而未能对各类资料进行记录与存档。

二、加强施工企业档案管理工作的措施

1.对档案相关法律进行学习与宣传

对《档案法》进行认真的学习和宣传，以提高全部员工对档案的意识入手。要做到在思想上提高企业每位同志对档案的重视程度，不仅需要档案部门投入大量的精力认真仔细的工作，其余部门领导真正意识到档案工作的重要性。在进行相关政策法规学习过程中，可举例说明档案在公司发展过程中所起的重要作用。

2.规范档案管理制度

要促进档案管理工作的进行，就必须规范档案管理制度，对档案进行及时分类并移交有关部门进行档案保管。列出档案管理期限，档案所属类型等，便于今后档案的查询与使用。

3.配备必要管理人员和管理设备

为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能保证档案资料安全的库房和设备[4]。档案保存室内应有防盗、防火等等设备与技术。配备管理人员时，需对其进行培训并参加工程例会、工程质量监督检查验收工作，让档案人员了解施工动态，收集并整理此过程中具有价值的档案资料，保证档案工作顺利的进行。信息化管理在档案管理工作中尤为重要，借助电脑灯信息技术，对电子类档案或文字资料进行归档整理，便于档案的查阅，及时引进国内外先进的档案管理技术。

4.加强档案的保密管理

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档案的“完整”指齐全配套，反映项目建设全过程“；准确”是其真实可靠“；系统”是指应保持文件材料之间的有机联系；“有效”是指归档文件应具备合法效力。有了完整、准确、系统、有效的项目档案，才能为项目建设和维护提供可靠的依据，才能最大限度的发挥项目档案的作用。确保项目档案的完整、准确、系统、有效是对档案实体本身提出的基本要求，也是对项目档案管理工作最基本、最重要的要求。

二、航天企业固定资产投资项目档案管理工作的主要特点

1．项目工作“重立项、轻管理”。这一特点集中表现为整个项目团队将绝大部分精力投入项目批准立项中，缺少对后续管理控制工作，特别是档案管理工作的重视。没有根据国家有关法规、行业相关标准等及时制定、修订自身的管理办法与规章制度；在管理办法、管理人员配置、管理设施配备、技术手段引入等方面，缺乏完备的管理体系支撑；在项目档案的形成积累、整理归档和开发利用等发面，缺乏行之有效的操作指南。这都将成为后续档案工作开展的重大灾难。

2．项目工作“重保密、轻流程”。所谓“重保密、轻流程”是指重视保密工作，轻视流程梳理与优化。作为隶属国防工业的航天工业，保密工作贯穿航天企业的方方面面，是不可触碰的高压线，因此为确保固定资产投资项目工作符合保密工作要求，在原有基础流程中会加入不少加强信息控制的流程。这些流程的引入在确保保密的同时，无疑增加了处理工序、延长了工作时间，特别是相关文档资料的运转时间，有时甚至造成流程迂回、冗长、运转不畅等方面的问题，增加档案部门与相关部门的协调难度，容易形成沟通上的困扰，影响项目进程。

3．档案工作“重环节、轻实体”。航天企业的固定资产投资项目具备项目大、周期长、关系复杂等特点，档案部门理清相应的工作环节已属不易，再加上大部门文件档案都在相关承包单位手中整理和保存，可能直至验收前期才得见“真容”，因此档案部门职能对关键环节进行重点监察和把握，而对于数量巨大的文件实体只能“心有余而力不足”了。

三、对开展航天企业固定资产投资项目档案管理工作的几点建议

1．健全的管理体制，是项目档案通过验收的有力保障。（1）建立统一的领导和管理机构。根据“三纳入”的要求，在项目立项之初，建设单位就要建立项目档案工作管理机构，明确有关领导分管项目档案工作，并要成立项目档案领导小组，建立健全的项目档案岗位责任制。项目各门类档案要实行集中统一管理，档案人员要与固定资产投资项目管理人员一起，建立项目档案管理网络，定期对项目进行登记。（2）坚决履行档案管理职能。根据“四参加”要求，在项目立项初期，相关职能部门在进行项目申报时，档案人员就要积极介入，了解项目建议书、可行性研究报告、初步设计及批复，经常与相关职能部门进行沟通，做到在项目立项之初及时掌握项目整体情况；项目进行招标评审时，档案人员从档案管理角度对招标方案提出建议，从质量、种类和数量等各方面确保招投标文件符合归档要求；在项目合同审查过程中，档案人员须进行审查会签，根据最终档案验收的要求提出相应条款，使文件归档要求在合同条款中得以体现，具有法律效力，为后续文件资料的收集工作打下良好基础；项目的设备仪器开箱验收时，档案人员应与对方单位及相关职能部门进行有效沟通，记录装箱文件的种类和数量，及时提出缺失项，开箱验收单有档案人员签字方能生效；单项验收评审时，档案人员清查上述几个阶段所提出的文件资料是否补齐，文件资料达到项目档案验收标准后才能出具单项验收评审结论；单项尾款支付时，档案人员必须出具归档资料完整的签字后，财务部门才能支付尾款。（3）加强档案人员的项目知识培训。项目档案工作既是基础性的工作，同时又是一项专业性很强的管理工作，档案人员不仅要熟练档案管理业务，也要对各个项目做到心中有数，这就需要档案人员具备扎实的专业知识和丰富的管理经验，加强项目档案专兼职管理人员的系统培训非常重要。

2．完善的规章制度，使项目档案工作有章可循。（1）制定档案工作专项计划。在项目建设（实施）计划中，要明确提出文件材料的收集和归档任务，要制定项目档案的专项工作计划，提出文件材料的归档要求。（2）建立文件管理制度。在项目建设初期，就要提出项目文件的收集和积累要求，建立项目文件预立卷和归档制度，建立项目档案监督和检查制度，建立项目档案的实体管理制度，并要将档案工作纳入项目相关管理制度之中。

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一、医疗设备档案的概念

对医疗设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案是指医疗所谓的医疗设备档案是指医院的医疗设备从购买、审批、购置然后到安装使用、报废处理的整个过程会形成文字类材料，具有一定的完整性、准确性以及记录性。从某种角度上分析，医院医疗设备档案的应用具有指导作用，能够为医疗工作提供决策，能够为医疗经济纠纷提供依据。

二、当前医院在医疗设备档案管理中存在的不足

（一）档案管理的观念较为薄弱

档案资料的形成，牵涉多个科室，有些资料和数据需科级管理层面提供上报，但由于该层面将注意力更多的投向设备购置、使用、维护等管理，而忽视设备相关资料的整理和及时上报，造成设备档案处在分散、损坏、丢失和归档时间滞后；从设备管理层面，存在重视设备购置、采供、交付使用等管理，而忽视医疗设备资料的及时收集、整理、归档，影响了医疗设备档案的管理和利用。

（二）档案管理模式过于落后

现如今我国部分医院已经制定了相关的档案管理制度，但是却缺乏相关的标准，未从现代高、精、尖医疗设备在医疗服务的运用及医疗设备的不断更新换代等因素上考虑，建立相应规章制度，确定归档范围、流程和原则等。计算机网络管理技术，未在医院管理中广泛应用，使档案管理技术滞后。未建立设备档案信息库，没有保证医疗设备从采购到报废的过程实施档案信息收集，没有具有可行的数据支撑。

（三）档案管理人员的业务素质急需提高

通过对设备档案管理工作进行分析发现，医疗设备档案管理人员多为兼职，未经过专业知识培训，不能较全面地掌握技术技能、工作程序、行业标准，导致设备档案的收集、整理、归档等环节不规范、不标准、不及时。

三、加强医疗设备档案管理的措施

（一）提高设备档案部门及人员管理认识

医疗设备档案管理是医院设备管理中的重要环节，其作用的发挥有赖于设备管理部门及档案管理人员对于其工作职责的正确认识和树立设备档案管理的认知。尤其是设备管理部门的管理层人员：一是要及时更新自身的思想，重视设备档案管理工作，指导支持档案管理人员开展工作，完成医疗设备资料的及时收集、整理、归档，为设备各阶段活动的决策、文件编报、使用等工作提供依据。二是要经常与业务部门、科级管理层沟通交流，达成共识，完成设备相关资料的整理和及时上报工作，避免有的档案资料流向不清、丢失、损坏的情况发生，使设备档案更好地服务于医院工作，服务于医疗临床。

（二）建立科学的档案管理模式

一是建立医疗设备档案管理体制。实行医院、科室、设备管理部门三级管理网络，明确工作目标，权责到人、分散整理、集中归档、统一管理。完善设备档案管理制度。制定《医疗设备档案管理办法》，设备档案的归档制度等。二是对医疗设备归档范围进行完善，一般情况下医疗设备在购买、安装之后会具备可行性论证报告，其中包括的材料有调查材料、招标记录、订货合同、到货通知、购买清单、设备安装以及使用说明书等。三是构建完善的设备档案信息库，在医院所购买的设备中需要针对价格划分等级，对于30万元的设备要将信息录用到电脑上，便于日后进程查阅。另外还要依据购买的阶段形成准确的文件资料，比如设备购买前准备阶段、购买阶段、安装阶段、维修阶段等，保证每一个阶段都具备一个档案，如此一来才能为后期设备购买提供数据支持与保障。

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建章立制是合同管理的有力保障

为了捋顺合同管理程序，防范合同管理风险，有效控制建设速度，减少潜在的经济损失，企业应根据实际情况建立相应的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企业合同管理制度要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、下达、交底、学习、责任分解、验收、履约跟踪、变更、中止、解除、终止、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。（二）设立合同管理机构，配备专职法律人员有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。企业应配备思想水平、法制水平、文字水平、沟通能力和业务能力强的高素质法律人员，负责合同签订对方资质的审核，合同文本的合法性、严密性审核，合同的登记管理和监督检查，提高合同的签约和有效履约率，从体系上保证了合同的有效实施。（三）加强企业合同管理档案和企业合同专用章管理合同档案管理是企业档案管理的一部分，同时又是企业合同管理工作的一部分，合同档案应设专人管理，由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记、领用、发放制度，凡是经企业加盖了合同专用章的合同或其他文书，都必须在企业有备案资料并登记。

动态监管是企业风险预防和控制的有力保障

合同管理是一个系统的管理过程，即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。也就是围绕各个阶段开展的风险预防和实时控制的活动。（一）合同准备阶段，调研招标双重进行建设新的水泥生产线项目，需采购大小设备5000余套，土建安装项目拟投资3亿余元，还需有设计项目、勘察项目、工程监理项目以及立项前期有些公文、报告、方案的报批文等等，需要签订大量的合同。企业应当进行市场调研、价格咨询，判别各个项目的大致费用，确定选择合同相对人方式。1.费用较低的服务类项目，可简化程序企业自行选择合同相对人。项目虽小但不可轻视，同样应严肃谨慎、认真对待，针对项目进行详细的市场调研，调研内容包括：可做项目服务的企业有哪些，其资质类别、资质级别、企业信誉、服务质量、服务费用、服务期限、近年绩效等，对所调研情况都应分类比较，为企业订立合同提供依据，确保签约的可靠性和合同的有效实施。2.费用较大的工程类、设备类等项目，可通过招标公司服务。为了选择性价比较高的服务、货物及工程施工安装单位，降低合同履约风险，委托招标公司服务是企业较为理想的选择。招标公司通过专家对投标单位的资质信誉、产品性能、技术性能、产品（服务）质量、运行成本、售后服务、履约能力、近期绩效等方面进行科学评判，经过综合比较推荐适合的单位中标，为企业下一步签订合同做好了前期准备。（二）合同签订阶段，专业人员评审把关从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段，这就意味着合同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现，必须做好合同签订阶段的工作。新建项目需签订合同很多，企业应预定的最佳目标和起码标准，拟定标准的合同文本。作为甲方，应尽量采用本企业的合同文本。用本企业的文本，起点高，顺着自己企业的思路。双方当事人协商一致拟定的合同文书，还应该进行必要的审查把关，避免合同内容的漏项和质量要求降低的风险。企业应指定相应的工程技术人员、财务人员、法律人员分类别审阅合同，避免出现差错。如果是通过招标确定的中标人，合同文本应与招标文件、投标文件进行对比，选择有利于招标人的内容。如经审查，认为切实可行无疑义，最后双方签字并加盖合同专用章，合同成立并生效。（三）合同履行阶段，定期监督检查签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，对合同的履行进行监督是十分必要的，是合同管理的重要环节。通过检查可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。企业应定期对合同履约情况进行监督检查：1.服务报告类检查项目包括服务质量、报告质量是否能通过政府相关部门的审批，时间是否满足合同约定等；2.设备类合同检查包括货物数量验收，品种规格验收、物品外观及尺寸验收，材质检验，文件资料验收，安装运转验收情况等；3.工程施工安装合同检查内容包括相关人员学习合同文件记录，对施工管理人员进行详细交底记录，工作质量和工程进度记录，特殊情况处理记录，风险防范措施记录，有关各方的沟通的信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件存档记录等等。各类合同履约情况是否满足合同要求，如与合同约定不符，则应调查情况查找原因，发现存在纠纷隐患，及时解决，避免合同风险。（四）总结履行情况，提高管理效率归纳整理和总结经验可以有效促进企业管理水平的提升。企业应根据不同业务合同进行分类归档，构建业务合同库。合同履行完毕或合同的权利义务终止后,合同管理部门应将每份合同的背景材料，当事人主体资格及资信等证明文件，合同审查意见书，合同正本(含附件)，授权委托书，合同履行情况、争议解决情况的说明，合同变更、解除的相关文件，合同双方的往来电函和协商记录，其他与合同有关的文件，分类归档，以备查考。建立优良供应商、服务商名单。当每份合同履约完毕，企业应当及时对合同主体、货物交付、产品（服务、施工）质量、售后服务等作出评价，以待日后补充备品、配件，后续服务，选择生产商及经销商、服务商做好准备。合同履行评价划分为优、良、中、差四个等级，优级完全按照的约定履行合同，质量优良，质保期质量完好；良级经督促完成合同，质量较好，质保期经商家电话指导完善；中级经催促二次以上完成合同项目，质量有瑕疵，质保期商家进入现场修改完善；差级送货延期较长且产品（施工）质量有瑕疵反复修改完善。合同管理制度化，过程控制程序化。企业应认真对待每份合同，做到准备充分，共同把关，监督检查，总结提高，从而实现合同目的，确保建设项目的顺利完成。

本文作者：智春兰工作单位：西山煤电（集团）有限责任公司水泥厂

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随着我国市场经济模式的逐步建立，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理使医院档案管理工作增添了新的内容；我国对于国际先进的医疗技术的引进以及与国际组织的合作就对医院的档案管理提出了新的要求，根据医院的发展，有效的改进以及完善医院的档案管理成为了亟待解决的问题。

一、增强档案管理意识

领导对档案管理的重视程度直接影响了医院档案管理工作是否能够顺利的进行，所以说首先应当增强领导干部的档案管理意识，这就需要我们从日常出发，将档案的管理工作融入到日常的工作，使其作为日常工作中不可缺少的内容，作为医院发展的重要依据，这样就能够引起领导的重视。

同时，要加强对档案管理工作的宣传，使医院的领导和普通职工都能够充分认识到档案管理的重要性，并且在日常工作中自觉养成重视档案的意识，为档案管理工作提供强有力的支持。长期以来，医院都以提供医疗服务为根本，但是却忽略了医院档案的管理，在实际工作中对于档案管理也存在着一些模糊认识，因此，必须要在人员、设备以及经费等多方面同时采取有效措施，促进档案管理工作的顺利开展。

二、建立健全档案管理制度

有效的对医院的档案进行管理就需要完善的档案管理体系来帮助完成，随着科学技术的不断进步，管理的手段以及方法都得到了不断地提高，以前的管理体制已经不再适应目前日益进步的医疗体系，那么就需要不断的对管理体系进行创新完善才能适应技术的进步。在当前的医院档案管理制度完善过程中，应当通过对档案部门的职能进行明确，将医院内部不同的门类和载体进行统一的管理和考核，使档案管理与医疗业务的进步实现同步发展。其次，医院档案管理的范围应给予确认以及不断的扩展，对于医院针对医疗市场体制的改变所做的改革以及采购招标等活动资料都应由专人进行收集，并进行详细的记载。

三、加强档案管理信息化建设

档案的管理效率对医院的发展建设有着重要的作用，其作为医院日常管理工作中的一部分，就需要得到充分有效的管理，而目前以人为本的概念作为重要的管理理念引导了管理工作的发展，这就需要医院的档案管理工作也随之更新。信息化技术在现代社会已经得到了充分的发展以及广泛的应用，档案的管理工作也需要在此基础上发展创新，档案管理的信息化必然能够提高档案的利用率，现代化的档案管理技术会促进医院的发展与建设能够更加顺利的进行。

现代科学技术的发展，为档案管理信息化建设提供了技术编码的标准化。分类编码是对一些常见重要的数据元素进行分类与取值是否科学直接关系到信息的处理、检索的自动化水平与效率。3.管理系统的开发标准化。管理系统的开发标准化是指在系统开发中遵守统一的系统规范以及项目管理规范。4.数据交换接口的标准化。数据交换接口标准化对管理系统内部及其之间的各种软硬件的接口和联系方式及信息系统的输入以及输出的格式规范和标准，包括了网络的通信协议、异种数据库之间的数据交换格式以及不同信息系统间的数据转换方式等。

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1、医院档案管理现状

目前，医院档案管理中存在的主要问题有：（一）档案意识不强，档案利用率低。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。（二）档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。（三）档案硬件投入不足。由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

综上所述，医院档案管理面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

二、建立科学规范的档案管理体系

针对医院档案管理中存在的若干主要问题，通过展开深入细致的分析研究，进一步探索了现代化档案管理在医院建设和发展中的应用，需要加强如下各方面的管理。

（一）加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案法意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，不仅是档案工作自身发展的需要，而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。只有建立规范化的管理体系，才能使档案工作顺利开展。

（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

三、逐步实现档案信息资源管理对医院决策的科学化

（一）档案信息管理自动化。新时期医院档案工作主要是实行计算机辅助立卷，实现文档一体化管理。把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。所谓文档一体化管理，就是指运用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理，其功能将涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。

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通过这两年从事仪器设备档案管理工作，我对档案工作的重要性有了进一步了解和把握，之前我对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，我认为档案管理工作可有可无，因为以前档案从来没有专人管理，许多仪器设备都没有建档，丢失了、损坏了也无从查起，现在我才明白，做好档案管理工作是单位健康发展的需要，档案管理工作是本单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案不仅记载着这个单位发展过程，还在向社会各方面展示着单位的经营状况和经营成果。作为一名档案管理人员，必须要热爱本职工作，工作责任心要强、一定要认真做好新进设备的及时建档，还要及时将所有准用仪器设备资料进行收集归档，为领导适时调整经营策略提供准确依据，还要掌握用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。所以作为档案管理人员还要不断学习新的知识掌握新信息，来改变档案管理工作的及时和灵活性，科学合理的管理档案优化管理机制，提高档案管理工作能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化。

做好档案工作1、要做好新进仪器设备的档案建档工作。为了防止档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，要及时编号归档，提高归档管理意识，着力完善档案编排和存放工作，在新购置的仪器设备拆封后，要及时向有关人员将仪器设备购置申请单、开箱验收清单、仪器设备使用说明、仪器设备的合格证以及开箱验收清单里备注的所有附件等收集齐全，然后将该仪器设备档案编号，填写卷内目录，把收集到的资料一一认真填到卷内目录上，填完后再把所有资料按目录编号，然后装盒归档。2、将所有的仪器设备档案进行分类，并对所有准用仪器设备档案资料作一个收集工作计划，分发到各设备使用科室，按计划时间向各科室收集资料，将收集齐全的仪器设备使用记录、仪器设备运行检查记录、仪器设备维护保养记录等随收随编号归档，方便平时查找，努力提高工作效率和档案资料的质量，才能使档案管理工作跟上单位发展步伐。3、要及时将不符合标准规定停用和损坏后无法修复的仪器设备及时填写仪器设备停用申请表报批，报批通过后及时告知仪器使用科室将该仪器设备贴上停用标志。4、档案管理者要领会和掌握政府采购档案整理的正确方法。对于需政府采购的仪器设备，提醒项目经办人在做好政府采购项目的同时，要按《政府采购法》要求注意收集本项目招标活动的一切资料。档案管理工作者要配合检查收集材料是否规范齐全，为招标工作顺利进行打好基础，也为后期的档案归档工作做好准备。5、要严格执行档案阅登记制度，在定期接受和保管好档案的同时，要树立法制观念做好档案的保密工作。做好档案的安全保卫工作，保证档案环境干净整洁，定期检查档案，做到防火、防潮、防蛀措施 。

科学规范的档案管理要坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，只有不断的学习才能提升档案的管理人员的管理水平，因为档案信息是一种无形资产，也是单位的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。科学规范的档案管理可以体现一个单位的管理水平，也可以实现档案管理工作者的自身价值，做好档案管理工作，对提高档案的利用质量，增强信息资源共享能发挥更好的作用。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。