档案整理经验范文

导语：如何才能写好一篇档案整理经验，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（吉林煤矿安全监察局，吉林长春130021）

［摘要］随着我国信息公开化、平台化改革的逐步深入，政府信息公开成为我国信息化建设的重要组成部分，档案管理也逐步由传统化向信息化转变，笔者结合我国政府信息公开进程，对如何推进我国现行档案管理制度、充分发挥其公共服务的功能作用进行相关研究。

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关键词 ］政府信息；档案管理；信息化

［DOI］10.13939/j.cnki.zgsc.2015.35.089

政府信息公开是衡量一个国家民主化进程的重要标杆，也是时展和社会进步的重要举措。广义上的政府信息公开主要包括两个方面的内容，一是政务公开，二是信息公开。狭义上的政府信息公开主指政务公开。政务公开主要是指行政机关公开其行政事务，强调的是行政机关要公开其执法依据、执法程序和执法结果，属于办事制度层面的公开。广义上的政府信息公开的内涵和外延要比政务公开广阔的多，它不仅要求政府事务公开，而且要求政府公开其所掌握的其他信息。我国的政府信息公开自2008年5月1日实施《中华人民共和国政府信息公开条例》以来，已迈上了有法可依的新台阶。该条例将政府信息公开与档案工作不可分割地联系在了一起，为档案事业的发展提供了更为广阔的舞台，同时也对档案工作提出了更高的要求。在此背景下，如何加快档案管理工作信息化、公开化建设，对加快我国政府信息公开进程具有重要的意义。

1政府信息公开对档案管理工作的影响

档案是通过具有保存价值的文件现行转化得来的。原生性是其重要特点，档案也是社会信息系统的重要基石。信息资源已是当今被广泛认同的重要资源之一，档案信息作为社会信息资源中最可靠的原生类信息资源之一，是社会信息资源的重要组成部分。而行政机关既是社会信息资源的发生主体，又是产生政府信息类档案的主要来源。政府信息首先作为现行文件存在，其剩余具有保存价值的那部分就成为档案。由此可见，政府信息与档案信息相互衔接交织，与其他类重要信息资源一起，共同组成社会信息资源系统。档案信息公开化是通过对档案信息资源进行整合，并通过统一的档案信息平台使得档案信息公开化，进而使用户迅速方便地利用档案信息资源的一种方法。档案信息公开化是档案信息资源利用最大化的一种理想状态，是政府信息公开进程的必然要求，也是档案事业适应社会发展要求的必然趋势。

现今阶段下，我国政府信息公开化进程正不断深入，因此对促进档案信息公开化提出了更高的要求。应准确把握档案信息公开与政府信息公开之间的契合点，在信息公开和信息服务方面，应注重借鉴和学习图书情报领域的相关探索模式和服务经验，紧紧抓住当今机遇，积极实现档案信息公开，努力提高档案管理的工作水平。

2档案信息公开工作现状

文件生命周期理论认为，文件具有双重价值：第一价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值；第二价值，包括其他机关和个人利用者的从属价值，如证据价值和情报价值。文件向档案的转化，就是文件最终实现第一价值向第二价值的转化。所以，档案多不具有现行价值，而更多体现为历史性的价值和文化性的价值。由此可知，政府信息的最终命运是档案，在从政府信息到档案的转化过程中，需要经过归档、确定密级、保管期限、从业务部门移交机关档案室、移交档案馆的过程。而政府信息公开的过程，从很大程度上来讲也就是档案信息公开的过程。

我国的档案信息公开工作仍处于改革进程当中，因此如何更好地利用现有资源，为社会提供有效信息，进一步体现档案管理工作的价值，是所有档案工作者应思考的问题，从现阶段来看，档案信息公开工作存在以下特点：

第一，档案信息服务工作发展尚不完善。首先，档案资源利用率低，许多档案机构目前服务对象仅局限在党政领导和机关公务员，对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小；其次，档案管理服务滞后，服务手段仍处于传统、烦琐的手工操作层面，基本处于被动式服务阶段；最后，馆藏资源信息覆盖面不足。目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案，范围较窄，门类单一，且以纸质档案为主，对电子及多媒体等其他载体形式档案的收集较少，在一定程度上限制了社会大众的使用范围。

第二，档案信息时效性不强。这在一定程度上影响了档案信息公开工作的开展。根据我国《档案法》相关规定，立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向政府档案部门移交。但从需求情况看，社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案，这就使档案馆的信息工作经常处于期限错配的状态，无法满足档案信息收集者的需求。

第三，档案管理制度的分段管理机制对信息公开的制约。在机关文件向档案馆转移的过程中，在先行档案管理体制下，存在机关档案室这样一个衔接环节。总的来说，文件首先由机关内部业务部门产生，经过整理立卷后，向机关内部的档案机构归档。机关内部的档案机构保存了相当大的一部分最具利用价值的由现行文件形成的档案，而且保存的时间长，对于档案的是否公开具有相当大的决定权。这对档案信息公开工作的进展形成一种制约。

3政府信息公开下的档案管理工作建议

首先，全面开展档案信息公开化工作。在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务平台。档案馆内部建立局域网，档案部门通过在此基础上建立档案网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好更便捷的服务。与此同时，档案馆应以政府档案部门的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录集中整理到档案馆的目录中心，据此建立档案目录信息咨询平台，提供档案资源共享。需求者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率。

其次，转变服务理念，优化服务方式。政府信息公开意味着公众可以获取原本大量优质的信息资源，档案馆应在原有档案开放利用的基础上建立起现行文件服务中心，作为政府信息查阅的指定场所，为人们获取政府信息提供方便。由于政府信息和档案之间的密切关系，将为国家节省大量的资源，特别在公众无法分辨其属于政府信息还是档案信息的情况下，方便利用者结合查阅档案，获取比较系统的信息，对于切实保障公民的知情权具有重要的现实意义，在实际工作中受到公众的好评，取得了良好的社会效果。

最后，拓宽档案信息公开宣传渠道。如果档案馆里的丰富资源没有被妥善利用，将造成巨大的资源浪费。因此亟须拓宽档案信息公开的宣传渠道：一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等；二是宣传档案的使用方法，提高大众的档案意识等；三是提高大众对档案信息查找的客户体验。这不但能够提高档案馆的社会影响，而且能够提高大众的档案使用意识，进一步提升档案管理工作的效率。

参考文献:

［1］李财富，周甜甜.政务公开背景下的档案信息开发利用工作［J］.浙江档案，2007（2）:16-18.

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本文以建构主义学习理论为基础，结合文秘专业的培养目标和档案管理职业技能发展特点，重构了档案管理课程的内容。重构的课程内容以工作任务为载体，围绕企事业档案管理工作重点，按照职业技能发展的逻辑顺序组织内容。突出课程学习的情境性、能力发展的递进性和职业要求的切合性。

关键词

建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计

档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。

一、建构主义学习理论与课程内容的筛

建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。

二、建构主义学习理论与课程内容的组

建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。

三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计

1.课程内容设计。

依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：

2.课程内容安排说明。

（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。

作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院

参考文献

[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.

[2]楼淑君.高职《档案管理实务》课程内容设计[J].职业技术教育，2009（29）.

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随着经济社会的发展，人类适应自然、改造自然活动在不断创新、发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求，不断创新。在这样的背景下，社会对档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。

1.符合扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，梢案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。

2.符合利用档案信息的需求。现今提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、会计档案、声像档案、实物卡当案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击档案传统的服务方式。

3.从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外.还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，在这样的情况下，一味因循守旧，必然会被知识经济社会淘汰。

以上这些说明，新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要存思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，实现其应有的价值，发挥其应有的作用。

二、档案工作创新需要坚持的原则

1.坚持推动档案整理原则。档案创新是档案基础工作的组成部分，档案整理工作则是便于档案的保管和利用。一方面，档案创新能够反映档案整理状况，人们通过具体地利用档案的活动集中反映出档案创新工作和档案整理工作的整体水平；另一方面，档案创新要以档案整理有序为基础，把便于检索方便利用作为确保提供档案信息服务的前提与条件。档案创新，客观上要求档案整理工作必须创新。因而档案创新与卡当案整理有着密切相关的内径联系，两者具有相互联系的内在关系。

2.坚持推动档案利用原则。档案利用是档案创新的基本立足点，档案创新与档案利用的目的是，满足党和网家各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享。即创新工作要为档案利用的顺利开展提供条件，发展档案事业。可见，档案创新是为档案利用服务的。

我们必须处理好档案创新与档案整理、档案利用之间的关系，通过两者的互补互促，形成档案工作的良性循环，实现档案创新与档案整理、利用工作的共同提高。

三、档案工作创新的主要内容

1.思想观念上要创新。任何工作的跨越和创新，都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。在当今社会，档案事业发展的诸多问题。没有现成的答案，也没有任何经验可以借鉴，唯有解放思想，更新观念，大胆试，大胆闯，才能在探索中前进，创新中发展。

2.基础管理上要创新。基础管理包括了档案的收集.整理、鉴定、保管到开发利用。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，都有一整套紧密相联的工作流程，每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展，档案载体已呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案，同纸质档案相比，具有更方便，准确、高效的优势，但在收集、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新课题。如从我国机关档案工作的实际出发，为适应档案管理现代化的需要，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，这个规则的贯彻实施，改变了机关传统的档案管理的基础工作方式，兼顾了计算机和手工管理两种方式，这实际上也是档案管理手段的一种创新。

3.服务机制和手段要创新。在服务机制和手段上的创新，主要是服务的观念要更新，服务的范围和内容要创新，服务方式要创新，并且要有一定的机制作保证。

四、档案工作创新推进措施

1.在工作重点上创新。档案工作要创新。必须围绕重点工作，抓住难点、热点、重点问题，寻找工作的突破口，找准主攻方向.大胆实践.创造性地开展工作。通过工作重点的创新，带动、提高其他工作的创新和提高水平。

2.在工作机制上创新。档案工作要创新，必须有健全、完善的工作机制和工作保证。创新工作机制，就是要克服和防止工作的随意性和盲目性.加强法律、法规和制度建设，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序，用于指导和规范档案工作，要完善岗位责任制度，严明岗位纪律，真正形成一套职责明确，程序严谨，落实有力，运转灵活的工作机制，为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

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【关键词】工程资料；质量监督管理；具体方法

1 建筑工程资料管理与工程质量的关系分析

1.1 建筑工程资料管理的作用

《建设工程质量管理条例》于2000 年由国务院颁布施行，把建设项目文件资料的管理纳入到建设工程质量管理的范围，明确规定建设单位应严格按照国家有关档案管理规定，及时收集和整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设项目档案。将建设工程竣工档案的管理提升到建设工程质量管理的同等高度，赋予建设工程竣工档案质量以新的内涵。

工程资料是工程建设的一个缩影，工程建设期间各个环节都会形成大量的文件、图纸和资料，它们是工程建设的真实记录和重要组成部分；是展示工程项目管理水平和体现规范标准的载体；是项目成果的重要展示形式；是工程建设及检查验收的主要内容和依据，也是对工程进行竣工验收、交接、维护、管理、使用、改扩建、项目后评价和质量事故调查的重要原始凭证。

由于档案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本质属性和职能，同步收集积累和整理编制好建设全过程产生的图纸、文件资料，对工程建设有着重要的历史价值和现实意义。

1.2 工程资料管理与工程质量的关系

工程资料是工程质量的依据，工程质量离不开工程资料，二者相互依存。工程质量管理包含工程资料管理，工程质量监督管理是对包含工程资料在内的监督管理。工程记录、竣工图等经过整理、立卷、归档、形成建设工程资料，工程资料是反映工程内在质量的重要依据，所以工程资料质量与工程施工质量同等重要。

2 建筑工程资料管理的现状分析

2.1 工程管理人员对工程资料作用认识不够

随着建筑业的迅猛发展，建设工程资料发挥着越来越重要的作用。但工程管理人员特别是施工单位项目管理人员对工程资料在工程建设中的重要作用还没有十分清楚的认识，并存在职责不明、分工不清、管理混乱等现象。

2.2 工程质量管理人员业务素质还有待提高

建筑工程基层施工组织中的资料员肩负着重要的职责，资料员的工作在很大程度上制约着工程项目施工现场能否有序、高效、高质量的按期完成任务。资料员对现行标准规范的了解程度不够，缺乏必要的工程资料管理经验；对种类繁多、数量巨大、来源广泛、用途不一的工程资料无法科学的分类整理等，使施工技术资料的检索和利用增加了难度。

2.3 地方性工程资料管理制度缺失

虽然国家有关建设工程技术资料管理的规范和标准不断推陈出新，但结合建设工程中施工资料整理的标准或规范目前尚属空白，许多建设单位或施工、监理单位都只能按照对国家规范规程的个人理解来开展工作。施工现场容易造成施工资料收集不全、归类不清的现象，难以保证施工资料的规范完整。工程竣工验收时，对竣工资料整理进行重复性、繁琐性的拆卷、组卷工作，资料返工不仅造成大量的人力、物力和精力的浪费，也破坏了施工过程的原始性并降低了工程资料的真实性和有效性，不利于将来的检索使用，也不利于保证工程档案质量。

3 某建设工程资料管理经验分析

某特大工程建设项目，该工程分部、分项和专业工程较为齐全，工程资料种类齐全，档案、资料管理规范。

该工程资料管理工作情况如下：

1）根据国家重点工程建设项目档案的分类标准，该项目档案共分为：设备档案、会计档案、文书档案、声像档案、实物档案和工程档案。

2）项目建设指挥部领导高度重视工程档案资料管理工作，自指挥部成立以来，将工程档案资料管理工作纳入工程建设的管理范畴，力求工程资料的形成和归档与工程建设同步进行。

3）全员参与，建设单位、监理单位、勘察设计单位、施工单位均有专人参与工程档案资料管理工作，使工程档案资料管理工作有序进行，确保工程档案资料全面、完整。

4）工程项目档案资料实施规范化、标准化和数字化管理，工程建设伊始便制定了工程档案资料管理规定和实施细则。拨付专款，组织经验丰富的施工、监理单位和技术力量过硬的软件企业编制工程档案资料管理系统。

5）档案行政管理部门加强监管，同步参与督促检查、指导培训和参与竣工验收，保证了工程档案资料质量。按照工程资料形成、收集整理、编目移交等阶段进行操作，实现了从“三同步”到“全过程”严格管理。

4 加强工程资料管理的具体方法分析

4.1 提高认识，加强前端控制

提高工程管理人员对工程资料管理重要作用的认识，明确工程建设中形成的工程资料内容，掌握工程资料分类标准。从建设前期就对施工资料整理，分类设置归类，保障将来收集施工资料的完整性，按照“三同步”的管理原则，保证施工资料管理与工程建设“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各参建单位资料员的工作效率和竣工资料整理的进度，避免因竣工资料整理不及时而影响工程竣工的现象。

4.2 实现“工程项目文档一体化”的工程资料管理模式

这是近年来国际先进工程公司普遍采用的项目文件控制理念。其核心思想是加强项目工程资料管理的前端控制，通过“资料形成、收集整理、编目归档”的三个阶段管理，从“三同步”到“全过程”，加强资料员的工程技术知识和档案管理知识，通过各种层次的检查整改后，最后达到竣工资料直接归档入库的标准。这样，可以实现对工程质量的实时控制，提高了工作效率。

1）配备高素质的资料管理人员

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1.1定制教师个人发展规划

文秘专业档案管理课程的教师通常具有多年专业课教学经验，但档案实际工作经验较少。学校可为每位文秘专业教师量身定制个人发展规划，文秘教师在取得教师资格证和教师职称的同时，必须取得国家秘书职业资格二、三级证书，或者参加档案专业职称考评，取得档案专业职称，成为“双师型”教师。

1.2建立教师暑期实践制

学校可规定文秘专业的教师，特别是档案管理课程的教师，利用暑期一个月时间到学校档案室进行实践，和档案室档案员一起开展年度档案整理工作，以促进档案管理课程教师提升实践教学能力。实践结束后，专业教师要写出实践报告，由档案室主任撰写实践评语，交学校教师发展处提出考核意见，作为推荐教师参加职称评审的重要依据。

1.3档案员协助专任教师开展档案实践教学

学校档案员可兼任档案课程实践教学的辅导教师，协助专任教师开展档案实践教学。如，在档案模拟实训室担任实训辅导、在校内档案室进行见习指导等等。档案员作为档案管理课程实践教学的辅导老师，每年必须参加档案继续教育培训、定期参加档案行政管理部门组织的各类培训；学校也可不定期邀请档案行政管理部门的专家赴校对档案员进行工作指导，使他们掌握新技术、新知识，增强业务实践能力和教学辅导水平。

2大力提升学生实践能力和水平

2.1建立校内模拟档案实训室

建立模拟档案室实训室，对于档案课程实践教学来说是十分重要的。校内模拟档案实训室应配置相应的办公自动化设备，以及档案实训所需的专门设施和设备。档案实训室可按学生数配置电脑，并安装数字化档案管理系统网络版，系统应具备收发文管理、档案著录、移交接收、整理、查询借阅、统计、检索、库房管理、数据备份等功能，实现计算机辅助档案管理。数字化档案管理系统应使用本地区档案管理部门推荐使用的软件，学校将此软件作为指导学生实训的基础系统，有助于学生毕业后在本地区就业。模拟档案实训室还应购置档案柜、各类档案装具，备有归档章、档号章、打码机、温湿度计、缝纫机、装订机、裁切刀、装订线以及各类文具，满足学生进行档案实训的基本需求。在模拟档案室中，教师可将学生分成若干个组，每个小组共同完成档案的分类、立卷（组件）、排列卷内文件、编页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订、排列案卷、编制档号和案卷目录等工作，并对归档文件整理规则进行分解操作，对档案工作流程的各个环节有初步了解和掌握；学生还应熟悉档案室的各种设备和用具，并具有实际运用经验。为配合档案模拟实践教学，专业教研组应依据档案管理课程要求修订教学计划，确保档案模拟实践教学课时占整个课程时数的40%到50%，确保学生有足够的实训时间。

2.2开发校本实训教材

教研组应设计以实践性教学为中心环节的实验方案，编写档案实训校本教材，配套录制学校档案室开展档案工作的录像，并结合网络下载的档案教学影音资料，着重介绍文书档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等的整理方法。教材应力求做到全面、实用，并符合档案工作最新法律法规和规范标准的要求。编写的校本教材应能有效地辅助学生进行档案工作的全程模拟操作，切实提高他们的动手能力，将培养中职教育应用型人才的要求落到实处。

2.3实施校内短期见习制

在三年制中职文秘专业二年级第二学期末，学生已完成了档案管理课程的理论学习和模拟档案室的实训练习，并已通过国家秘书职业资格五级考试，具有了较扎实的理论知识和模拟实践能力。在临近学期结束的二周内，为加强学生的档案实践能力，学校可为学生安排校内相关岗位的见习。学校有关教学、行政办公室在学期末都需开展科室内档案预立卷、归档工作，可安排学生3到5人一组到各科室见习，按照“任务到组，责任到人，自我管理，教师指导，阶段考核”的原则，在各科室兼职档案员的指导下熟悉公文处理程序、开展文书立卷工作或归档文件的整理，增强对档案工作的感性认识。见习工作结束时，兼职档案员要在学生的见习报告上出具见习鉴定意见。要确保见习制落到实处、取得实效，学校档案室须事先对各科室兼职档案员进行培训，并规范各科室档案工作流程。

2.4开放学校档案室作为实训基地

学校档案室作为实训基地具有得天独厚的优势，可为学生提供经过整合的各项教学资源，如经验丰富的专职档案员、第一手档案材料、先进的档案工作设施和设备等。学校安排文秘专业三年级的学生，在第一学期到学校档案室进行为期一周的校内实习，档案室的专职档案员作为辅导老师指导学生的实习活动。专职档案员具有丰富的档案实践工作经验并兼任模拟档案实训室的辅导老师，承担这项工作具有得天独厚的优势，他们能充分利用档案室的各类档案，如党政档案、教育教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、特种载体档案等，配合专任教师开展档案实践教学，为学生详细讲解各种档案工作的具体案例，提高学生的理论水平与实践能力。专职档案员应给学生安排一定的工作任务，学生可独立完成某些工作，也可以通过集体协作的方式开展工作，要在此过程中形成自我评价和相互评价，进而总结工作经验；也可以由专职档案员进行点评和总结，帮助学生快速成长。实践教学应根据不同环境条件，因人而异、因时而变、因机而动，力求提高针对性、有效性和趣味性。

2.5建立校外合作单位实训基地

校外档案实训基地建设是文秘专业实践教学的重要组成部分。学校应与本地区档案馆、各机关单位、大中型企业建立良好的合作关系，与这些单位签订档案实践教学合作协议，建立起能够常年接收中职文秘专业学生开展档案实习的实训基地。文秘专业学生经过两年半的专业理论和实践学习，已初步具备开展文秘档案工作的基本能力，学校即可安排学生到校外实训基地进行为期3到5个月的实习。由于档案馆的性质特殊，在档案馆开展档案实践教学的形式主要以参观学习为主。在各机关、企事业单位实习期间，学生可在该单位档案实习辅导老师的指导下接触并参与实际档案工作，初步熟悉档案工作的环节和程序，并能顶岗开展实践工作，培养理论联系实际、运用所学知识解决问题的能力，以及与人沟通协调的能力。实习结束时，要由实习单位对学生的实践表现作相应评价，学校据此确定学生实习考核成绩，该成绩应占学生实践总成绩的50%。

3结语

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作为企业档案管理的重要部分，它的形成具有一定规律，是人们在科技活动中有意识的形成，从属且受科技活动逻辑的制约，围绕特定的对象形成，伴随着科技活动的进行形成相应的文件，而科技工作的逻辑性也决定了科技档案的系统性和连续性。科技档案本身涵盖了自身科学价值的意义、实际工作基础意义和嘴科技创新的启迪意义。

第一，科学属性价值。

科技档案全面记录了科技生产、管理活动的行为轨迹，严谨、全面记录了科学研究的发展历程。一方面科技档案的系统记录是科学研究发展的真实历史，为新的科学研究建设提供了丰富有价值的历史资料，从而提供借鉴的依据；另一方面科技档案作为科学研究事业发展的重要组成部分，充分涵盖了科研人员的在研究过程中的智慧和创新结晶，将新的思路和新的经验能有效、完整的记录保存并得以传承，才真正的将科技档案的新时代科技意义发挥至尽。

第二，科研工作的基石。

科技档案的存在对科研工作的顺利展开和发展有着至关重要的基础载体作用。档案是所有工作细节中最严谨、理性的成分角色，全面、真实的记录着科研人员在研究过程中的思想、行为，因此也真是记载了科研建设的历史、知识和管理经验。这样系统、真实的记录为各个领域的建设和发展提供了坚实的资料背景和重要依据，成为科技研究工作延伸、发展，进一步创新提高的重要基础和保障。总之，科技档案的发展和管理是科研工作更进一步重要载体，不可或缺的必要条件，更是开展新的的科研工作的重要前期基石，是科研成果、技术发明转化为生产力的桥梁和纽带。

第三，启迪科技创新。

新思路的土壤。科技档案全面记录了科研工作的活动历史和行为经验，所以，后人在档案中可以借鉴到之前的工作成果和技术核心精华，从而在规律中找到新的灵感和思路，加之前人工作过程的经验和行为因循，三位一体，基础、经验加创新，从而就产生了科技研究新成果。

科研创新的决策依据。一项新的科研成果要公诸于世且应用到各行各业的生产、管理中，要经历严格、系统的检测和验证。科技档案记录的数据和客观行为经验，都经过严整的论证和整理，所以，档案的历史信息具有很重要的检测依据意义，对照前车之鉴以及发展的规律因循，有效避开创新成果的弊端，将创新科技有效、高值的应用到个行业的生产、管理，从而提高整体的国民经济效益。

知识转换的有效借鉴。科技创新的最终结果，就是要把科研成果从知识静态有效转换为生产力动态，这样才算是真正实现了科技创新。而这个转换过程的发生需要有效的监督和借鉴依据，此时，科技档案的时代意义又被发挥出来，全面客观的行为、经验记录，也囊括了失败的行为记录和经验总结，以此，对知识转换过程中会面临的技术难题和危险线错误都能有效避免，从而，实现科研成果的知识转换。

二、科技档案的管理

第一，概念。

科技档案管理市场经济、科技创新发展的时代产物。档案的形态跨越纸质媒介，其管理工作也由后勤部门跨越到技术部门，通过程序化的制度来规范、完善科技档案的管理工作。

第二，管理办法。

加强基础建设。科技档案的基础建设是科研工作发展、创新的重要前提。一方面在资料的收集、整理、汇编方面，要全面、系统和及时，以此可以做到日后的转却查找和借鉴；另一方面，在汇编、文献方面要注意取其精华去其糟粕，将有参考、利用价值的文献资料及有创意潜能的资料记载特别记录和标注，以备日后科研人员的在进行科技创新时便于查找和使用。

提高信息资源的利用。科技档案的存在和运用要切合实际情况，为各个领域的实际发展中所遇到的问题做解决依据。因此，科技档案不能将功能只局限于简单的文书资料查找，还要应对各行各业的复杂性瓶颈，如信息综合多元化，共享一体化，能使各行业及时获取现代的科学技术，从而高效率的完成社会主义生产建设。

加强科学管理。科技档案的科学管理是为科技研究工作的顺利展开所做的重要前期基础。其管理工作和科研工作的进行密不可分，且要有效结合，才能相辅相成，相得益彰。科研工作的顺利发挥悬哦有玩好的知识产权保护和系统的资料整理记录。1987年，国务院就进一步明确了“科研档案工作是科研管理的重要组成部分，经济建设必须依靠科学技术，科学技术必须面向经济建设”。所以，也严格要求我们将科技档案管理工作与课题项目管理、科研成果管理的有效结合起来，紧跟市场经济步伐，在资料的整理、汇编过程中灵活的赋予市场经济属性，以及中国市场经济的特有情况，以便我们能及时面对各种新问题、新情况。

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关键词：档案管理；规范化；探讨

农业档案真实地记录着我国农业生产、科研、教育等方面的实况、经验、措施和方法，对农业生产的发展起着重要的作用。为农业、农村和农民服好务，加强农业和农村档案工作，推进农业现代化进程，保持农业稳定与发展，帮助农民奔小康，是档案工作部门义不容辞的责任。随着时间的推移， 收集整理料不断变化和受到损坏，档案的“寿命”是有限的，档案资料必须用科学的方法保管，以便最大限度地延长其“寿命”，这对于农业档案部门和资料部门的工作人员来说是一个重要任务。

一、档案损坏的原因

随着科学技术的发展，档案的载体形式多种多样，现就纸质制成档案例材料而言，损坏的原因是很复杂的，但主要是两个因素：一是纸质制成材料的质量、纸质好坏、印刷工艺、写字墨水质量等都会影响档案“寿命”，是纸质档案遭到损坏的内在因素，还有就是档案保管条件也决定着档案存活的寿命，如环境、气候、虫害等外在因素。

二、农业和农村档案管理规范化的必要性

农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的各种基本生活资料。农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。个别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡（镇）村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

三、农业和农村档案规范化管理的内容

农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。1、建立农业和农村档案管理制度。农业和农村档案量大、面广、信息资源丰富，要想系统地管理好农业和农村档案就必须从上到下建立健全严格的规章制度和岗位责任制，既有档案工作领导小组，又要有档案室机构和档案人员，还要有业务基础设施完备的档案用房和用柜，使农业技术推广、良种繁育供应、农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，而且对农业档案形成的时间、归档内容、归档份数都要进行严格要求，并由专人负责立卷、归档、保管、利用、做到制度健全、标准一致、管理规范。2、农业和农村档案基础材料的收集、整理。农业档案要围绕农村“三农”、基层民主选举、村务公开、科技兴农、农村精神文明建设、农业产业结构调整、乡（镇）企业经营、粮棉购销、体制改革减轻农业社会化服务体系和农产品市鎏逑档雀飨钪氐愎ぷ髦行纬傻挠斜4婕壑档母髦置爬嗪透髦衷靥宓蛋覆牧辖行广泛的收集，对这些材料形成的用纸、用水，案卷的分类、组卷，各种目录的填写都要参照机关业务建设规范进行严格要求，在业务指导工作中作到基础业务建设要起点高、一步完善到位。3、农业和农村档案材料的保管条件。为确保档案安全和便于社会各方面利用，对各单位、个部门、各专业户形成的文件材料通过整理、立卷后，一定要存放在符合要求的专房、专箱和专盒里，并做好防火、防盗、防潮、防虫等防范措施。

四、农业和农村档案管理规范化的好处

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关键词：土地开发；档案资料；管理

1土地开发整理项目档案资料的意义

为了能更好的监督项目的进程，能让日后项目的管理更容易，就需要管理好土地开发整理项目档案资料，因为这样才能全面并及时的了解整个项目管理的过程和项目建设的进度情况，能够及时发现建设中的问题并进行处理，还能提供一些项目建设管理的信息。土地开发整理项目档案资料是非常重要的，主要从以下几个方面体现出来：(1)整个项目建设过程的资料信息等都包括在土地开发整理项目档案资料当中，日后接受各级部门审查等也都是要把这个作为依据的。(2)根据土地开发整理项目档案资料可以整治项目建设中的不良行为。(3)要根据土地开发整理项目档案资料对项目进行质量检测，日后出了问题也需要用到这些资料进行追查。(4)在建设其他项目时也可以参考这些土地开发整理项目档案资料。(5)土地开发整理项目管理规范化的要求土地开发整理的管理模式有了一定的转变，国家也开始重视土地开发整理,只有不断完善土地开发整理项目管理，才能让国家投入的资金不浪费，让土地开发整理项目有好的效益，而在土地开发整理项目管理中，土地开发整理项目档案资料是很重要的。整个项目管理活动的记录都在土地开发整理项目的档案中，这其中保存和积累着项目的工作成果和工作经验，项目中有些关键地方的施工记录也在其中。由此看来，在项目管理中，项目档案管理是必不可少的。

2土地开发整理项目档案资料管理存在的问题

我国实施土地开发整理项目比较晚，很多方面的管理都不完善，存在着许多的问题，土地开发整理项目档案资料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散笼统的文件并没有统一的标准。在土地开发整理项目档案资料管理方面的问题也有很多，主要体现在以下几个地方：(1)填写的一些资料内容不准确。有许多原始资料在项目进行的时候不能及时填写，从而造成了土地开发整理项目档案资料内容与施工事实情况不相符，进而就导致了有些建筑材料没有完整的合格证和质保书等，最终就不能知道项目工程质量的具体情况，达不到符合要求的项目工程资料档案管理的质量。(2)没有完善的档案资料管理制度。许多企业都没有完善的项目档案管理规章制度，甚至有的企业就没有建立这个制度。在项目工程建设过程中不在乎档案资料的管理工作，只偏重于质量等方面的问题。(3)档案资料管理不规范。在施工过程中，档案资料的格式各式各样、内容不符合要求，不容易装订，这都是由于施工单位和相关部门没有统一档案资料的格式而造成的。资料的内容方面，有的资料是因为档案员在编辑的时候不了解施工的进度和相关情况，导致了编辑的资料和事实情况不一样，还有的是因为不清楚施工的操作过程在填写表格的时候造成了多填、漏填的现象。还有的资料中有错别字，内容叙述的没有逻辑关系，有的资料没有领导签字、盖章等，资料中出现的这些问题都会在很大程度上影响后期竣工资料的编制。(4)没有专门的人负责管理档案。目前，很少有企业设立了专门管理项目档案资料的职位并由专门的人员进行管理，大部分的项目档案资料管理人员都不是专职人员，都只是身兼多职的人，这些人员都没有受到过专业的培训，不了解档案业务，而且他们平时还有原本的职务工作要做，就没有了时间去深入的学习了解该如何进行档案管理，这样他们就很难管理好。资料越来越多，他们又没有办法跟上节奏整理，渐渐地需要整理的资料越堆越多，也就越来越难整理，再加上取阅档案资料时不进行手续登记，最终就导致了档案的丢失。所以，项目档案资料一定要有专门的人进行管理，而且管理人员一定要有相关的专业知识。

3项目档案资料管理建议

结合上述项目档案资料管理中存在的问题来看，想要土地开发工程建设有快的进度，就一定要重视项目档案资料管理。具体措施如下：

3.1增强项目档案资料管理的意识

在土地开发整理项目中，有很多重要的图表、文字、影像、图片等资料可以为其他的土地开发项目提供经验等。所以，加强对项目档案资料管理的意识是很有必要的，这样就能够让那些档案资料完整的保存下来了，而且还能对档案进行妥善的管理，从而避免发生资料丢失的情况。所以，一定要让档案资料管理人员有充分的项目档案资料管理的意识，认真学习相关的管理知识，认真对待工作。

3.2制定项目档案资料管理制度

在建设性工程当中，土地开发项目是具有很大规模的，而在土地开发项目中，最重要的就是有完善的档案管理制度。把项目档案资料的内容进行准确的分类整理，并进行统一的规划是完善档案管理制度的基础。在整个土地开发项目中，有许多方面的需要都要与其他企业进行交易等，交易过程中就会有许多的报告、文件等，要把这些资料进行划分归类，进而再统一的进行存档，这样在日后查询资料时就会更方便。

3.3加强管理人员的技能学习

整理、规范项目档案资料是需要非常认真严格的，所以具备专业的知识技能和认真的工作态度是对土地开发整理项目档案资料管理人员的硬性要求。牢记土地开发整理的政策法规，了解项目工程中需要的所有的资料，能认真准确的把档案资料进行分类整理等，能完好的保存完整的资料，这些都是这些管理人员需要具备的知识技能。

3.4建立专人负责制度

管理人员需要具有一定的专业知识技能，管理过程中必须要遵守政策,土地开发整理项目档案资料的管理工作是很复杂的，而且时间长,项目资料的内容也很复杂,因此想要能够保证这个工作有效率的进行，就一定要让专门的人对其进行有效的管理，而且还要让这些人员进行专业技术培训等，提高他们相关的管理知识和技能，进而更好的保证档案管理的进行。

4结束语

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一、充分认识教学档案的作用

教学档案是在教学活动中直接形成的，是具有保存价值的文字、图表和声像等各种形式的历史记录，它直接产生于教学活动和教学过程，真实地记录教学情况，因而具有依据、凭证和参考的作用。

1、教学档案的依据作用。教学档案真实地记录了学校的全部教学活动，客观而真实地反映了历史全貌，并且，教学计划的拟定、教学改革方案的制定、教学方法的改进、教学经验的总结、校史的编写等项活动，都需要以现有的教学档案为重要的参考资料。因此说，它是重要历史的主要凭证，是领导研究总结教学活动，寻找教学工作规律的最好依据，也是教学研究的主要依据。如果离开教学档案，其研究必然是盲目、不科学的。通过利用教学档案能使学籍管理、考试考核、奖惩制度、教师岗位责任制等一系列的管理制度不断得到完善和落实；通过教学档案的建立，可以做到对每一学科和每位教师的评价更接近真实；同时，教学档案还可以为校际交流、职称的评定、评先树优等提供依据。

2、教学档案具有信息资源的作用。教学档案的建立，实质上是教学工作信息资料的收集和贮存。例如，教学质量不断提高的情况，培养学生适应社会需要的情况，学生入学后的学习情况，在社会实践中的表现情况，所学技能的运用情况等等，都需要以调查和考察过程中所形成的资料为载体，记录在案，并予以归档立案。这些记录实际情况的教学档案具有极强的信息资源的价值，对培养和造就德才兼优的新型人才起着永恒的参考和指导意义。

3、教学档案是教学研究和著述的必要知识信息，为提高教学质量提供参考。提高教学质量，多出人才，快出成果，是领导和师生以及学生家长都十分关心的问题。无论是总结教学经验、研究教学内容、改革教学方法，还是考察教学效果、进行教学创新都离不开教学档案，因为它记载了教师、学生和其他教学工作人员辛勤劳动的成果，是提高教学质量的史料保证和经验借鉴。

二、在教学档案管理中应加强的几个问题

1、注意收集和积累教学档案。这是做好教学档案的建立和管理工作的前提和基础，也是实现学校档案集中统一管理的首要条件。教学档案的组成包括教务工作、教学管理、教学研究、教师培训等方面的资料，这些资料一部分集中在教学管理和教学研究的各个部门中，还有一部分，如教师的教案、观摩教学、实验实习、社会调查等方面的资料多数散存在教师个人手中，并且有的因工作变动将其带走，有的为使用方便不愿上交。这样，很多有价值的原始资料不能及时地收集起来，保证不了整个教学档案的齐全，这就需要经常地收集和整理。在收集工作中，要坚持“广征博集”的原则，尽量地把所有重要的资料收集起来。如果使教学档案材料长期散落在教师手中，处于零散状态，甚至丢失，这样就无法满足大家对教学档案的需求，不仅给工作带来了损失，而且也不能真实地发挥档案应有的功效。为此，应将各学年的教学计划及总结，教学大纲及教案，教学经验介绍，观摩教学资料，试卷及质量分析材料，实验实习报告，学籍管理册，学生健康记录册，优秀学生及其事迹，学生处分决定，毕业生社会调查，教师考核情况，进修计划，教学研究成果，各类统计报表等资料都定期加以集中。同时，学生卡片，毕业生照片，反映学校活动的照片及音视频，以及电化教学中形成的有留存价值的材料都加以整理存档。此外，还应注意积累有关教学刊物、教职工发表的论文、著作等。在收集时，一方面充分发挥教学人员，特别是教师的积极性，另一方面要充分发挥档案管理人员的主动性，把这两个积极性和主动性都充分调动起来，就一定能做好教学档案的收集工作。

2、做好归类整理和立卷归档，努力为教学工作服务。对收集的教学资料要认真科学地去筛选，做到去粗存精，把确有价值的资料整理留存下来，对教学档案的归类与整理，要依照学校的特点，按学期或教学年度对不同内容分别归类、排列、组卷、拟写案卷标题、填写案卷目录，然后将案卷归档存用。为方便教学部门的查考和利用，可先放在教学部门保存一定时期，之后再移交档案室，也可先归档案室，待教学部门或个人需要时再办理借阅。无论何种存放形式，都要建立严格的管理制度和借阅制度，达到方便教学，服务教学的目的。同时，还要根据教学工作的阶段性特点，变被动服务为主动服务，进行必要的调查研究，做到有针对性的提供档案，以求充分发挥档案的服务功能。

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1 建设河南方言有声档案的意义

现代河南方言大部分是北方方言中的中原官话，在语音、词汇、语法上与普通话基本一致。河南方言内部并不完全一样，可以大致分五个片区，中原官话郑开片，主要包括郑州、开封、许昌、平顶山、濮阳、商丘、南阳等地区的56个县（市），占河南方言的主体；中原官话洛阳片，主要包括洛阳、三门峡、汝阳、登封、新密等21个县（市）；中原官话淮阳片，主要包括周口、漯河、驻马店、淮阳、兰考等地区的20个县（市）；豫北晋语区主要包括安阳、新乡、焦作、济源和鹤壁等地区的20个县（市），豫北晋语在音调上保留有古代的入声音调；江淮官话信阳片，主要是信阳地区、正阳、桐柏等12个县（市）。表面看相差无几的河南方言内部自身也存在差异，通过语言档案的建立能更加直观地观察各个语言点之间的差别。

河南方言有声档案建设有利于语言学材料的收集与保存，同时也有利于丰富档案学的研究领域。河南省的方言研究在过去的30年间取得了丰硕成果，这些成果有的是对某一地区的方言进行系统的描写；有的是对方言中的某种现象进行对比分析，发现深层规律。但河南方言研究都是通过文字记录的方式进行的，研究水平和记录准确性受人为因素的影响过大。通过河南方言有声档案建设，统一操作方法，统一记录格式，统一调查对象特征，能够更准确地保留现代河南方言，为之后的研究提供准确的材料。

2 河南方言有声档案建设的可行性

2.1 有声档案建设的硬件设备容易完备。有声档案是现代档案类型多元化变革的新产物，由于能够更生动、全面、真实地记录历史，在社会发展、科学研究等方面取得了不可估量的作用。有声档案建设逐渐兴起与录音技术和储存设备的变革有不可分割的联系。从1877年美国科学家爱迪生发明留声机开始，人类用机械第一次捕捉到声音。1887年德国科学家贝利纳发明圆盘式留声机，实现了对记录语言的复制，开始了有声档案机制，储存载体主要有钢丝带、胶木带、薄膜带和黑胶带。传统唱片实现了对声音档案的记录，但其记录失真严重，语音有效比不高，且复制困难，介质庞大查询不便。1898年钢丝录音机的出现标志着人类进入磁性录音时代。1936年之后磁带录音机发明之后，录音设备先后出现了钢丝磁带、开放式磁带、盒式磁带和数据磁带，磁带录音大大提高了录音质量，信噪比提高，记录的真实性和可复制性得到改善，使有声档案快速发展。20世纪后期，人类进入数字时代，利用数字录音设备将声音转换为二进制的数字信号，形成数字档案。

数字录音设备相较之前的各种声音存储装置具有明显的优势。首先，存储方便，现代光盘的存储容量可以达到4G，能保存90小时左右的MP3数字音频文件或45小时左右的数字视频文件。其次，数字化录音设备录音质量较高，数字化录音，结合各种录音软件的运用可以达到高保真效果，将信噪比提高到95%以上。数字录音档案便于整理和查询，数字化录音可以通过多种软件进行编辑整理，容易复制、转录、备份。数字化录音设备的普及使河南档案的有声建设在形式和方法上成为可能。

2.2 河南档案系统有丰富的音像档案整理经验。河南省档案建设取得了优异成绩，在档案收集整理方面走在前列，电子档案管理研究成果丰硕。据不完全统计，河南省档案馆馆藏档案305个全宗，36万余卷；资料6.7万多册。馆藏档案起于明正统三年（1438年），资料起于清康熙三十四年（1695年）。河南档案馆不但配置有装裱、缩微、复制、扫描等设备，便于开展传统档案的整理保存，而且配备了音像、视听、刻录、计算机等现代化设备，编制了机检式案卷级目录、分类目录、专题目录、人名索引、资料目录和部分重要档案全宗的文件级目录，建立了机检数据库，建立了较为完备的检索体系。

河南档案对音像资料的整理和保存有丰富的经验，河南档案曾对河南戏曲的音像资料进行档案抢救式整理，对河南“两会”和黄帝拜祖大典等重大活动的记录也包含大量音像材料。河南档案系统完备的硬件、丰富的经验和娴熟的业务素质能够保证河南有声档案建设的顺利进行。

2.3 河南方言的成果为有声档案建设提供理论支撑。河南方言作为中原官话的代表，很早就得到了河南籍语言学家的注意。丁声树、贺巍、卢甲文、李宇明、郭熙等众多语言学家对河南方言的语音、词汇、特殊语法等现象做出了深入的研究；部分学者为推广普通话的需要，将河南方言和普通话进行了细致的描写和比较。

语音方面：1950年以丁声树先生为组长的中国科学院语言研究所方言组成立，在教育部、国家语委等号召下，推动对全国1849个县（市）进行方言调查。河南大学张启焕、陈天福、程仪对河南省的123个县的方言进行了调查[2]，完成了郑州、开封、洛阳、南阳、信阳等十个地区的普通话推广手册，重点对比了河南各地方言与普通话之间的语音差异，奠定了河南方言语音系统的研究基础。1979年贺巍先生《获嘉方言中的连续变调》，对属豫北晋语的获嘉方言语音的连续变调问题进行了描述[3]。《洛阳方言研究》《获嘉方言研究》《郑州方言研究》《郑州方言音档》等论著都对当地的方言语音进行了描写[4]。段娜的《从词汇扩散理论看平顶山新派方言古入声》，通过词汇扩散理论对河南方言的语音发展勾勒出了主要脉络。另外，近些年来许多硕士、博士以河南方言做学位论文，例如，刘雪霞的《河南方言语音的演变与层次》，周昕的《河南开封方言语音研究》等都对河南方言的语音问题进行了探讨。

词汇、语法：河南方言的词汇语法系统与普通话基本一致，但也存在差别，新时期以来研究成果相当丰富。《河南话与普通话词汇语法比较》是在对河南123个县（市）调查的基础上总结而成的著作[5]。卢甲文等三人编著的《河南方言资料》，对河南方言中的词汇，特别是南阳地区的词汇进行了研究，并对这些词汇的来源和用法进行了分析。河南方言中的特殊语法现象是现代方言研究中的热点，郭熙、李宇明、辛永芬等一大批的方言学者对河南方言中的语气词问题、语法变韵问题，特殊句法标记等诸多问题进行研究，得出了十分可信的结论。

内部的分区：对河南方言的分区主要有三种看法，《汉语方言地图集》根据语音特征将河南方言中原官话分为郑曹、洛徐、蔡鲁、信蚌等四个区域，将豫北地区的方言划为豫北晋语。贺巍先生的《中原官话的分区（稿）》，将中原官话（主要是河南话）重分为郑开片、兖菏片、徐淮片、洛嵩片、南鲁片、漯项片、商阜片、信蚌片八片[6]。张启焕、陈天福、程仪《河南方言研究》将河南方言分为开封郑州片、洛阳片、淮阳片、安阳片和信阳片五个区域。河南方言的分区对河南方言语音档案建设有重要指导作用，在调查记录河南方言时有脉络可循。