电子档案方案范文

导语：如何才能写好一篇电子档案方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子档案；元数据；管理；方案

DOI：10.16065/ki.issn1002-1620.2016.02.016

1四种电子档案元数据的管理方法及其分析

1.1内封装

内封装指的是将电子档案的内容信息和其元数据“绑定”成一个完整对象。从国际范围看，出现了多种数据封装方法，如VEO、Mets、FoxML、MPEG-21和Bueketsl等。VEO和Mets在国际文件和档案管理领域较具代表性。VEO封装方法对我国档案界的影响相对较大，国家档案局的行业标准《DAT/48-2009基于XML的电子文件封装规范》就是基于VEO封装方法对文本类和图像类（仅静态图像）电子档案的封装规范进行了约定。内封装存在两种方法：一是将电子档案的内容信息（指存储电子档案内容的数据文件，下同）转换为Base64编码，与元数据一并封装到XML结构中；二是将电子档案的元数据直接封装到内容信息，内容信息不做编码处理，将元数据直接写到数据文件中的特定位置。1.1.1XML内封装采取VEO封装方法，将电子档案的内容信息进行Base64编码，并将内容信息编码与元数据一并封装到XML结构中。Base64是将二进制数据编码为64个可打印字符形式的表达方法，它用64个可打印字符能够表示二进制所有的数据。由于严格来说计算机系统中存储的所有数据文件均以二进制储存，所以理论上文本、图形、图像、影像和声音类的电子档案内容信息均可以做Base64编码并封装在XML结构中。此方案在具体实现时并不存在障碍，但笔者对其执行效率产生了疑问。对电子档案内容信息进行Base64编码后进行XML结构封装/解封装需要一定的系统开销和耗时，对于文本类的小文件可能不存在问题，但对于数码照相、录像、录音技术发展使得分辨率、采样频率等日渐提升导致的数据文件容量日益庞大的图像类、影像类和声音类电子档案是否可以接受呢？笔者通过三个数量级对该问题进行了测试，由于主要是测试大容量数据在进行XML结构封装/解封装时的效率问题，测试过程中直接使用原始的数据文件进行封装，结果如表1。根据测试结果，大数据容量文件的封装/解封装性能存在明显问题，考虑如今常见的B/S架构系统执行效率，诸如图像、影像和声音等大数据容量文件的封装和解封装不仅会制约系统性能，亦可能出现运行超时问题。1.1.2内容信息内封装内容信息内封装方案指的是不改变电子档案内容信息的长期保存格式，将元数据通过技术手段直接嵌入到存储电子档案内容的数据文件中的特定位置。如图2所示。在设计该方案的过程中，笔者首先重点考虑了其是否可实现的问题，选择了包括PDF、JPEG、GIF、TIFF、RAW、MP3、WAVE、MPEG4、AVI等常见数据格式进行了分析和测试。由于对电子档案真实性和凭证性鉴定的重要手段为HASH值校验，即将特殊安全保管的电子档案内容信息（不含元数据）原始HASH值与文件系统中长期保存的电子档案内容信息进行比对，得出是否被篡改或破坏的结论。如果采取内容信息内封装方案，在进行电子档案真实性和凭证性鉴定时，势必需要将内封装的元数据抽取出来之后仅对比原始内容信息的HASH值。因此，笔者在分析和测试过程中，重点测试和分析了两点问题：①各常见数据格式是否有技术可实现内封装；②将内封装的元数据抽取出来后，不含元数据的内容信息是否可通过HASH值校验。结果如表2。根据测试结果，RAW、WAVE、MPEG4、AVI等4种数据格式未找到能够在其中嵌入数据的开发工具和技术；TIFF、MP3等两种数据格式将元数据抽出后，数据格式的字符流发生变化，与封装元数据之前的内容信息HASH值比对不符合；仅有PDF、JPEG和GIF等3种数据格式全部通过了两方面的测试。基于此，在现有信息技术条件下，由于多数常见数据格式无法实现，该方案并不可用。

1.2半封装

半封装主要指的是电子档案元数据单独做XML结构封装，在元数据封装包中仅写入电子档案内容信息的存储位置，内容信息不做编码处理并独立存储，并在元数据的XML封装包中添加电子档案内容信息的相对路径，实现电子档案的内容信息和元数据的有效关联。如图3所示。由于半封装的方案仅在电子档案元数据XML结构封装包中写入了内容信息的相对路径，并没有将内容信息与元数据联系为一个数据文件整体。笔者认为该方案与不封装的方案实际并没有差别，由于其实现的仅仅为元数据与内容信息的逻辑关联，而逻辑关联显然有更简单的实现方法，因此本方案并没有操作价值。

1.3不封装

不封装主要指电子档案的元数据和内容信息不进行封装处理，元数据在关系型数据库中以结构化的数据形态进行管理，内容信息不做编码处理，在文件服务器中以非结构化的数据形态独立存储、长期保存格式进行管理，两者间进行有效关联。如图4所示。不封装方案显然是以上几种方案中最容易实现，且在信息技术环境下最易于管理的。但是，该方案的问题在于电子档案元数据与内容信息的真实性和凭证性并没能紧密捆绑，逻辑关联的方法是否能够满足电子档案内容信息的长期保存需要还有待时间的验证。

1.4特定封装

特定封装指的是将电子档案元数据与保障电子档案凭证价值的电子档案身份证[1]进行封装，封装包进行加密处理后存储在关系型数据库中以结构化的数据形态进行管理，电子档案的内容信息不做编码处理并以非结构化的数据形态独立存储，电子档案身份证和元数据的封装字符串与电子档案的内容信息进行有效关联。如图5所示。该方案除电子档案内容信息以外，电子档案身份证和元数据都采取结构化的数据形态存储，在信息技术环境下易于实现和管理。同时，由于电子档案身份证作为保障电子档案真实性和凭证性的数字证书，将元数据与身份证捆绑实际上是实现了将元数据与电子档案内容信息直接封装的效果。

2电子档案元数据管理方案对比

根据上述4种主要的电子档案元数据管理方案，笔者在功能性和安全性等方面进行了对比。由于内封装方案的第二种方法“内容信息内封装”在多数常见数据格式中无法实现，因此认为其不适宜运用于电子档案元数据管理领域，未进行对比。本文主要对比了XML内封装、不封装、半封装和特定封装等4种电子档案元数据管理方案，对比结果如表3。根据对比结果，采取特定封装的方案更符合当前信息技术环境下电子档案元数据的管理需求。XML内封装方案难以解决图像、影像和声音等类型大数据容量文件的处理问题，可行性不高；不封装方案在真实性和凭证性校验方面欠缺带有有效数字签名的元数据支持，且元数据与内容信息联系不够紧密；半封装方案则综合了XML内封装方案和不封装方案的大部分缺点，不能满足电子档案元数据的管理需求。但是，特定封装方案依旧存在元数据变动导致电子档案身份证加密字符串不断重复制作的过程，这同样会对确保电子档案真实性和凭证性较为核心的电子档案身份证带来一定的数据风险。

3建议采用的电子档案元数据管理策略

笔者认为，结合电子档案元数据分开管理方法[2]、综合特定封装和不封装两套方案可较好地解决问题。即只将电子文件形成过程中的、直接关系电子档案真实性和凭证性的对象元数据与电子档案身份证进行封装，由于该部分元数据形成后不会再有变动，可有效避免电子档案身份证加密字符串的重复制作。同时，将对象元数据、事件元数据在关系型数据库中以结构化的数据形态存储，即可实现电子档案身份证中的对象元数据与数据库中存储的对象元数据比对，也可提升事件元数据变更时的管理效率、提高元数据的使用效率、降低对电子档案的内容信息和身份证的数据管理风险。此外，该方案与存储电子档案内容的数据文件格式无直接关系，不同的数据格式差异不会对元数据的管理造成技术架构变化的风险，且任意数据格式均可使用同样的一套技术体系实现对其元数据的安全有效管理，故该方案的可扩展能力较强，在信息系统开发过程中技术的复用性亦较强。本文系北京数字档案馆（北京电子文件中心）建设项目系列研究之一。

参考文献

［1］陶水龙，薛四新，田雷，张桂刚，李超.异构系统中电子档案凭证性保障的整体构思［J］.档案学研究，2012(5).

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关键词:电子档案；信息；安全保障

随着社会发展的进步，如今档案管理也进入了信息化的时代。传统的纸质形态档案已经落后，新型的数字媒体类信息存档已经广泛存在于社会当中。信息数字媒体一体化，并且储存密度大。便于接收，接收速率快，这些都是将档案进行数字化媒体转换存储的优点，并且电子档案，易于传送与收纳储存。不过由此也产生一些隐患。数据容易被黑客攻击更改，若硬盘丢失，还将造成很大的难以承担的后果。电子档案使用是未来社会，档案储存的必经之路。因此在电子档案发展的初期，就应当建立合理的规章制度来规范管理。

1影响电子档案信息安全的主要因素

1．1自然因素

自然因素可分为两大类。一类为外界环境对于载体的影响;一类为载体自身的随时间的老化。一般来说自然环境对于载体的伤害是不可修复的。并且载体自身的材料所限，在使用一定年限过后需要更换储存工具。这一切都是自然因素所带来的。电子档案信息管理的问题。

1．2技术因素

在电子档案信息安全管理当中。技术因素是至关重要的因素。首先一份档案安全管理，便是重中之重。它能够保障用户在使用时，信息的合法性与安全性。还必须保证不受外来黑客病毒的影响使信息的内容未被更改。其次，随着时代的变迁信息技术的发展会，与时俱进，新旧版本的数字媒体的不兼容会导致信息的缺失遗漏，甚至损坏等现象。

1．3管理因素

有了技术支持对于信息管理的安全保障。在电子档案的存储当中，信息管理扮演着“大脑”的角色。在电子信息管理当中组织者和管理者共同完成的工作才是信息储存的基石工作，对于技术的提升，这些都是组织者和管理者的一种手段。只有科学的进行电子档案制度的规范改革，才能保证电子档案的信息安全。

1．4人的因素

自然因素，技术因素等都是不可控的因素，而管理因素和人为因素机，均由人为操作。因此在电子档案存储安全因素当中，人为因素占着较大的比重。在电子档案信息安全中，管理人员对于档案的重视程度以及技术设备的安全等级的了解程度都会产生影响。如果一个了解电子档案安全制度的管理人员心怀不轨，那么将造成巨大的破坏。因此在电子档案信息管理当中，人为因素是最为脆弱的一环。对于管理人员挑选应当再三斟酌。不过，研究人员对于电子档案信息技术的提升与了解创新对于信息安全也会产生一些良好的作用。

2电子档案管理改进创新对策

2．1制定电子档案管理规范

对于电子档案的建立以及保存之中，还存在着许多环节，这些环节都存在，这使信息遗失或损坏的风险。为将此类风险降至最低，应当制定相关的法律法规来完善相应的电子档案存储制度，并且对于管理人员进行统一培训，规范和测评。还应当建立相应的网络安全制度，来保证电子档案信息不被病毒和黑客所攻击。

2．2统一电子档案管理软件

将电子档案存储管理模式定性要求。制定出相应的各个模版。再将模版推广于应用市场。定期开展对于电子档案存储的培训工作。聘请相关的专业人员进行讲解指导，让整个部门和公司的档案全部统一化便于管理。

2．3提高电子档案的保存质量

电子文件的保存必须注意，“灵魂”和“肉体”的时刻保护。电子文件的储存介质，容易受到环境的影响，应当做好相应的防磁，防潮，防机械损坏等。是电子文件的肉体，保证良好的健康状况。对于它的“灵魂”———文件信息。应当注意防病毒黑客，建立专门的档案库，配置专业的安全防护技术性较高的档案机房与设备。还需要注意对于文件信息的及时备份，检查更新，文件保存档案软件的兼容模式等。

2．4加强电子档案的安全

(1)建立数据备份和恢复系统。在电子档案存储中备份技术是一种必不可少的安全手段。这样的话在面对电子病毒风暴时，可有效地安全储存。以面对不同的隐藏风险。(2)要加强网络的安全管理。加强对于档案库的入口保密工作，多重验证方式及防火墙等，均可实现保护作用，以此确保档案库的监督秩序。(3)对重要文件采用“双重“归档法。对于一些重要文件采取双存法:纸质，电子同存。例如签署类文件等也能保证以后的真实有效性。部分纸质文件(例如:发票)需原件保存，但电子也可备用。

2．5提高档案工作人员素质

档案管理的电子数字媒体化，是档案管理朝着现代化发展前进的一次。不过，需要面对的问题也是相当之多。因此对于管理人员的要求也必须提高。合格的管理人员应当熟练的掌握计算机技术，并且大致了解自己所管理的电子档案的内容信息。运营单位应当对管理人员进行权限设置，避免权力过大导致档案出错。单位在引进管理人员是应当同时注意他们应当是计算机使用技术与管理档案技术的兼备。纵观全局，档案管理的工作者应该与时具进，随时学习，吸纳新型的档案存储技术，确保档案存储与时代的脚步一同前进。并且应当不断地开发针对性的方案去处理不同的档案存储，来面对日新月异的发展社会。档案存储是一项重要的工作，可以说之便是“史书”因此应当给予相当的重视。

参考文献:

［1］李卫育．推进城建档案馆数字化建设打造城市建设信息数据库［J］．城建档案，2013(03)．

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目前阶段的电子计算机技术在人们生活和工作当中的作用越来越突出，并且其多样化的功能以及突出的使用效果，使得计算机的应用层面越来越广泛，这一点为人们的生活与工作带来了极大的变革，使得企业很好的节约了成本，并且办公的质量、办公的效率得以大大的增长。就目前的信息化时代而言，最为先进的档案管理方式，就是电子信息档案的管理，其对于企业的发展和进步有着极为重要的作用和意义。但是，由于电子信息技术在传输和存储的过程当中，存在着一定的安全漏洞，所以，还需要对相关的风险进行防范和控制，更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠。

1. 预防风险的措施研究

深入并且细致的对预防风险的措施方案进行研究和分析，是开展一系列工作的基础性环节，也是一项重要的工作步骤。防患于未然，是避免风险的最为有效的措施方案，而提前性的对存在的风险进行防范，则可以使得风险的代价降至最低。首先，需要建立起严格的限制权限，各个级别的工作人员需要在权限的范围之内进行工作，并且使用档案。同时，还需要进行逐级别的审批，保证审批工作的严格与可靠，进行工作权限的认定，注意针对信息进行管理和保存。最后，则是需要针对使用的规范，对使用的权限进行确认，对备份的文件进行必要的技术处理，防止信息的泄露，尽量的避免出现信息的整理复制备份。在档案信息使用的过程当中，也需要对其安全性进行研究与探讨，避免错误的操作、避免外界的干扰对操作造成不利的影响。对于整个档案信息的使用过程，进行监督和控制，做好相应的记录。

2. 避免风险的措施研究

针对档案的风险避免，需要从以下几个方面做起：

（1）加强最新技术的获取，同时全面的保证安全的可靠性。在计算机时代当中，信息的发展和安全技术不断的发展，相关的技术手段也是日新月异，而信息的档案规避风险，最为有效的方式，就是针对技术进行创新，只有通过这样的方式，才可以保证电子信息档案得到相关的安全保护。首先，需要对加密的技术进行提升，分级别、分层次的对档案信息进行加密处理，同时保证密码不会在一定的时间之内被更改，这样的操作方式更加有利于进行风险的防范。其次，还需要对适合的档案软件进行制定，选择最佳的软件进行数据的加密处理，并且保证用户安全的级别以及访问的授权、密码的设置等等，有效的确保信息的安全和档案的安全。

（2）培养工作人员的安全管理意识。培养并且提升工作人员的安全管理意识，是全面的提升档案安全管理的重要步骤之一。而电子档案使用过程当中的多样性，相关的操作人员消炎药保证操作方式的正确、规范和标准，同时避免档案的管理工作变得更加复杂。所以，必须要在实践的工作当中加强工作人员的安全管理意识以及档案管理的能力，这一点对于当前阶段的档案管理工作有着重要的作用和意义。

（3）风险的防范必须要做到及时的发现和及时的处理。档案信息的管理工作，是数据安全性的核心部分，而对于电子信息档案的使用过程之中出现的风险问题，也需要做到及时的发现和及时的处理，针对在计算机维修时期之内的风险，有关的企业还需要重点的注重对于可能存在的风险进行防范和控制，采取一系列主动的措施方案进行应对。尤其是对于当前阶段安全信息异常敏感的时代而言，还需要采取必要的、有针对性的并且切实可行的防范措施进行风险的控制和管理。

3. 分散风险的措施研究

根据上文的详细阐述和分析，可以对现阶段档案信息管理过程当中预防风险的措施技术以及避免风险的措施方案有着全面的了解和细致的掌握。接下来，将针对分散风险以及评估风险的措施进行深层次的研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

将档案信息管理的风险降至最低，最为常用的是转移的策略，其实质，是对风险进行分散，并且将风险转移至其他的地方，达到降低风险的目的和效果。在一般的情况之下，诸如针对配置的基本模式进行修改，并且购买相关的保险、外包至其他的机构等等，都可以达到分散风险的目的和效果，并且这一手段方式也是未来对于电子档案信息管理的极为有效的措施手段之一。通过这样的方式，可以使得档案的风险变得更加简单化，对于原来的电子信息进行必要的改进，使得电子信息的管理系统更加的先进，保证档案信息的安全和可靠。

4. 评估风险的措施研究

针对风险进行评估，是非常有效的降低风险的方式和技术，一旦风险发生，如何对风险进行评估，并且如何将风险所导致的损失降至最低，同时找到最佳的处理技术方案，是一项重点性的工作。针对风险进行评估的基本目的，是全面的保证风险的控制计划更加的合理、更加的科学与可靠，而在现阶段电子信息档案实施的基础之上，全面的针对风险所带来的影响进行分析和研究，并且对其后果进行探讨，是非常有必要的。对风险所带来的成本的损失进行探析，同时对档案管理引起足够程度的重视，但是在现阶段的工作当中，部分档案的管理者认为电子信息档案的操作是无危险性和风险的，所以，这样的观点就为风险管理工作带来巨大的阻碍。相关的工作人员，需要时刻的提醒自己，对于风险进行评估和防范，并且采取切实可行的措施手段，对风险进行控制，全面的确保电子档案信息管理的各个细小的工作环节，都得到了有力的保障，所有的工作都有着全面严格的监督控制。最后，在风险评估的工作过程当中，还需要对安全意识进行提升，对于各种类型的安全隐患，需要尽早的发现，及时的进行处理，保证在风险发生之时，将其所带来的危害降至最低。

5. 结束语

综上所述，根据对电子信息档案的风险管理与控制进行全面的分析和研究，从实际的角度出发，深入并且细致的对具体的风险控制和防范的措施方案，进行了深层次的论述，同时，对于分散风险的方式、评估风险的方式技术等，都进行了研究，力求以此为基础，更进一步的为有关工作的开展与进行，奠定坚实的理论基础。

参考文献

[1]王平.浅议电子信息档案的风险管理与防范的措施技术方法【J】.现代化电子信息技术科学资讯，2010.10：233-238

[2]刘昌化.试论现代化的电子信息档案管理工作的加强以及风险的防治【J】.黑龙江科学信息，2009.7：45-47

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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37

[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004(4)：28～29

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【关键词】同步归档；产权档案双轨制保管；建立综合性档案库房；档案精简与销毁

1 同步归档

一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。

资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。

档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。

档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。

打印条码、批量快速扫描、特殊扫描、合卷、质检各岗位按工序运作，每天完成的电子档案数据必须当天上传中心数据库。定期到办文点收集反馈意见，模糊的电子档案，须调档重新扫描。档案整理与档案合卷着重注意混淆装订和合订。

上传数据后，各办文点终端便能查到电子文档。

2 产权档案双轨制保管依据

1、纸质档案在传统管理保证温、湿、光、氧化等条件，其寿命可达上千年，而电子档案在上传过程中有数据掉失和数据覆盖现象，办文网络在使用过程中受病毒侵害、攻击，自身人员操作失误。2、前期手工缮证及各个时期的调控政策，各阶段房地产办文方法的改变，准成本、全成本、商品房等不同性质内容呈档案复杂性。3、程序升级、模块合并、倒入数据时字段冲突。4、数字化的电子档案与原始档案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰扫描后往往不能辨识。5、产权证样式多种版本；印章亦随年份变化而变化；早期商铺分格销售无坐标定位等都需借鉴原始材料分析定位。6、土地性质的多样性、大宗土地连续分宗不断补交地价的过程必须借助档案理清脉络。7各级行政签署是文件生效的标志，手写特征是鉴别真假的凭证，具法律效力的文件必须以纸质形式保存。地震、电力破坏等自然灾害，纸质档案有不可替代的作用。

电子档案与纸质档案相互监督、相互补充保证其真实性、完整性；产权档案存放的专业性，规律性、连续性在撇开电脑管理下具独立索引。

3 建立综合性档案库房

建立综合库房的必要性：房产已经不只是局限于居住，升值空间是投资热点风向标。随着城市配套和文化积累营造吸纳优势推进城市化进程等因素，一段时期内产权档案仍然呈较快的上升趋势。一套房产有高达10次更替业主，转让五、六次为数不菲。不断的流通套现档案增量难于预计。各房产缮证办公点的专业库房存在局限性，形势发展变化所需库容远远超出预留空间，租用非专业性库房分散存放的安全隐患困扰的同时有被动续约牵制。同区的档案分送异地多个保管点易出差错。持可持续观点在各缮证点车程约60分钟左右位置建设综合库房，理由所在：无纸化办公后从内网均可查阅档案影像内容，3~5%原始档案调查率为档案集中给予了条件，抑或建在周边城市区域亦为前瞻：低用地成本可置大形建筑规模，超前设计几十年空间承受能力打下强力后卫基础；统一标准管理，结束多点各自形成的习惯做法；扫描场所得到宽畅、统一环境，有利人员灵活调用；建立综合查询窗口，倍数提高接待能力和提升服务形象；假如扩市试想我们是否从权周全档案库房储备用地。

4 产权档案精简与销毁制度

制定房产档案保管期限制度是商品房诞生前的规定，房产从建国之初至改革开放前一直是极为少量的。商品房从八十年代初年始迅速发展起来，渐渐成为资本市场载体。国情的发展变化就产权出现的情况进行讨论，探讨制定适用制度与细化规定对传统档案管理作一些补充使之完善，用发展的态度为今后实际操作延伸理论依据：

1、二级转移与三级转移档案。三级权利人法律权属已确立，办文终端可调阅二级已扫描电子档案。库房日常管理从办文系统中打印出二级权利人相关信息，保留身份证复印件，附在三级转移上面体现连续关系。无须保管二次转移有厚度的纸质档案，从密集架撒下资料依宗地打包存放。等待销毁制度颁布处理。当前此档案占据着大量储存空间。

2、权利人已去逝房产被继承。八十年代初发房产证至现在快近四十年了，继承房产周期逐步显现出来。日常管理应作继承与被继承档案合并，前档案详细情况附继承人档案前端，撒下已逝者房产的档案。下架档案归继承类，按年限、姓氏积集打包，等待处理。

3、旧城改造，赔偿完成。整个地上附着物发生根本变化，赔偿所得的房产与原房产座落、位置、朝向、层次、地籍名称均已发生变化，电子数据改造前后相互独立无链接关系。日常管理按上面同理处理。打包档案标签明确改造前后关系，归旧改类以座落、年限封存。

4、已转让多次的房产。转让次数达五、六次的档案为数不少，依类推进行整理。程序上增加打印产权多次转让的功能。档案精简出后归转让类集合，按宗地号、宗地支号封存。

5、抵押档案。抵押期满，按揭债务人偿还清楚或提前还款，银行注销抵押登记已完成。

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关键词：电子文档控制方案管理

引言

    随着计算机网络的飞速发展，计算机已经成为企事业单位日常办公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、图形文件、表格文件、影像文件等电子文档信息不仅包括企业秘密，更有甚者还包括国家秘密在网络上共享和传播，为工作提供了极大地便利，同时也增加了重要信息泄密的风险。在信息安全面临严峻挑战的形势下，电子文档安全工作应当引起越来越多的重视。

   1.电子文档存在的安全隐患和风险

     电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它看得见，摸不着，在一般管理模式下，通常依赖保密管理制度强制实施，辅以人工监管手段来达到防护电子文档的安全，但这给日常工作带来了诸多的不便和风险。它的易传播、易扩散性也成为了企业管理的安全隐患。主要表现在以下几个方面：

   （1）共享在局域网上的文件夹及文件没有加密措施；

   （2）分散的输出方式不利于安全管理；

   （3）复印、打印设备使用权限难以控制；

   （4）打印审批存在效率低、难以记录的问题；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理严重依赖于人工；

   （7）终端用户的日常操作和网络行为没有监控和审计管理，难以形成全面、细致的日志审计和统计报表输出。

   （8） 恶意文件/病毒通过U盘、光盘、网络轻易进入系统，导致文档数据丢失。

     1.1此外，还有内部人员有意或无意地泄密。

    随着全球信息化时代的来临，计算机泄密行为呈上升趋势。一个恶意的泄密事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则将会使一个企业置之死地。权威数据显示，几乎所有的中国企业对电子文档都没有任何防护措施，企业对于信息有保护措施的不到3%。一些机密性的资料，电子文档轻易就可以通过电子邮件和移动硬盘泄密到网络外部。全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner调查显示：有超过85%的安全威胁来自组织内部，而内部网络各种安全漏洞造成的损失中，30% - 40% 是由电子文件的泄露造成的，而在 Fortune（财富杂志）排名前1000家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是50万美元。

   2.电子文档安全有效控制方案

     为了更有效防止电子文档的泄密，就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案，保障最核心的电子文档的安全。

   2.1以授权管理作控制

   通过技术手段对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制，严防泄密，提高保密安全管理水平，变分散、无序的设备输出管理为集中而有序的监控管理。设备使用、用户权限可控，避免非授权使用设备，用户权限可管理。对使用者进行权限设定，来控制其是否有复印、打印、彩色输出等权限，并且还可通过设定配额以控制输出；使用者可通过身份认证进行文件输出；打印机、复印机等输出设备平时处于锁定状态，非授权人员无法使用复印及打印功能。

   2.2以数据文档安全为核心

   对指定进程和特定文档其创建，编辑，保存自动加密，非授权用户无法明文打开特定文档；打印输出采取闭环管理，文件需要先进行审批，审批通过后，通过身份认证，自动嵌入条码打印输出，通过条码进行自动化快速文件回收，全面记录文件打印、审批、回收等全周期信息，确保打印出的即为经过审批的，且打印内容与审批内容一致，打印者即为得到打印输出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丢失、敏感信息泄露，确保打印内容与审批内容一致，避免误操作，减少浪费，自动负载均衡，减少排队。

   2.3以监控审计作追查

   特定管理人员可查看打印复印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通过柱形图饼状图等方式，直观的显示任一时间段内,输出设备的使用负荷、部门输出、个人输出情况。全面而详尽的电子化日志记录，变纸质人工登记为自动电子化日志记录，且信息更为全面，便于日后审计和追溯。

   3.电子文档安全系统功能及技术阐述

   电子文档安全管理系统是根据电子文档安全有效控制方案详细设计出的一套管理系统，主要应包括以下功能：

   3.1安全认证：采用口令加USBKEY等方式通过管理控制台对登录系统进行进行身份认证控制，不同的身份在服务器上有不同的存储区。通过此管理方式，可满足一人一台、一人多台及多人一台使用电脑的实际情况。

   3.2文档管理：采用文档标密和定密的方式，对文档起草、批准、审批和审核全生命周期进行控制。对不同性质的部门、用户和用户组制定不同的权限策略，文档创建时按策略标记文档权限属性，属性包括创建者、可使用的部门和用户列表。

   3.3安全存储：提供网络硬盘功能，对加密的电子文档上传服务器进行集中存储，进而实现对本地涉密电子文档的备份。只有数据拥有者能查看和使用，即使其它合法用户也不能查看和使用他人的数据。

   3.4人员管理：对系统中所有用户按照人员岗位职责及涉密范围进行统一的密级管理。采用人员定密的方式对用户的密级分为绝密、机密、秘密、非密四种。针对不同密级用户，可配置强制加密策略，在文件交换时，文件不能由高密级用户传到低密级用户。

   3.5文档流转：根据人员密级和文档的密级，严格控制文档流转过程，防止合法用户对文档进行非法操作。文件对内部或外部协同流转时，需提交文档审核申请修改文件权限，审核的文件副本和操作记录日志，保障内部文档安全顺畅流转；外部发送文档的安全协同。

   3.6文档输出打印：电子文档打印输出需要通过部门或上级领导的审核通过后，才能将电子文档进行刻录或U盘导出，导出形式可以根据保密需要进行加密处理。对电子文件打印输出执行严格的打印申请、审批流转，对涉密文件输出纸张采用数字水印技术，自动嵌入条码打印输出，用户刷卡输出，严格执行安全保密管理规章制度对于打印管理的要求。

3.7安全管理与审计：根据安全保密管理规章制度设置系统提供系统管理员、安全保密管理元和安全审计员三员，不同管理员的权限设置应相互独立、相互制约，确保系统满足“三权分立”原则，各行其职，各尽其责。系统管理员单独查看某 个文件的操作历史，安全保密管理员查看整个文件夹的操作历史，安全审计员查看整个系统所有用户的操作历史。

    3.8病毒扫描防护：实现病毒扫描引擎，上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理。

    总之，做文档安全的目的是为涉密电子文档的管理提供一套有效的管理办法，防止内部重要电子文档被泄密，实现了对电子文档全生命周期的安全管理。

结束语：

 

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目前，国家对电子档案先后颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。虽然这两个标准对基层档案工作人员来说确实能解决不少问题，有了一个基本的操作依据，但是针对基层工作来说，文件的具体内容还不够详细，在实际过程中，电子档案的移交接收依然没有形成体系，没有相对行之有效的操作规范，同时，由于缺乏统一规划，新建成的OA系统及其它业务系统没有标准档案移交接口，大多只能导出数据重新进行归档，这完全违背了电子档案保真、保密和保存的要求。此外，电子档案收集与移交本身也存在思想意识不够、知识积累薄弱的问题。这包含有两个方面：一是档案工作管理人员意识不够、技术储备不足的问题。电子档案阶段要求档案人员对电子档案的发展趋势要有一个比较清醒的认识，同时由于电子档案的载体规格不同、形状不同、材料不同，档案工作人员必须不断掌握信息技术，积累电子文件与电子档案方面的知识，才能更好地做好电子档案管理工作。另一个是电子文件撰写者档案意识不够问题。要求档案人员要采取各种方法和手段大力宣传电子档案的积累与归档、电子档案管理和利用，提高和增强他们的电子档案意识。

基于电子档案归档与接收存在的种种问题，研究如何最大限度地收集电子档案，并保证其完整性、安全性，围绕电子档案归档管理现状、电子档案接收所面临的问题、电子档案的接收范围、种类和数据格式以及电子档案的移交接收方法和手段等问题进行研究成为电子档案管理非常重要的事情。

广东金融学院从全方位对电子档案管理进行分析并做好技术研究，并重新梳理电子档案归档流程，建立和完善电子档案归档体系，设计一个操作性较强的电子档案收集与移交规范，把电子档案移交与接收纳入到电子档案管理的全局当中，并在研究过程中，充分考虑各方面因素，尤其考虑到电子档案管理所涉及的各种技术问题，把提高档案工作人员的知识积累放在了重要位置，以图做到科学收集、管理、利用、检测和保护档案，也为档案人员提前介入电子文件的形成阶段，做到有效监控各部门电子文件形成、电子档案归档工作做好技术储备。

一、建立完善的电子档案移交和接收体系

广东金融学院在充分分析电子档案产生及管理的各种影响因素，重新梳理电子档案归档流程，建立了完善的电子档案移交和接收体系。电子文件的有效管理不能依靠一项或几项规范而需要一个科学、完备的规范体系，而规范体系也不是单个规范的简单相加。这就从客观上要求制定规范既不能“想当然”，也不能仅满足于对当前实践需要的“应付”。简单地按照“需要一个，制定一个”的思路往往会导致规范制定的滞后、规范作用削弱、规范之间协调、配套性差等诸多问题。

二、建立了部门采集档案的功能模块

广东金融学院档案馆在设计档案管理系统的时候，增加了向部门采集档案的功能，按照要求，学院各部门需在规定的时间内向档案馆移交档案，图1为系统采集截图：

这里采集的是各部门以其他形式产生的电子档案，OA系统产生的电子档案直接由系统抓取，图2是系统向OA抓取电子文件：

三、建立功能强大的采集审核模块

对于不符合要求的档案材料退回重新整理后再提交归档：图3是审核功能截图：

四、建立电子档案检查、隔离中心

在这个中心首先要确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全，避免遗漏。其次，对照同时移交的原始文字材料检查这些电子文件的真实性、准确性、完整性。然后对这些电子文件材料进行病毒或其他问题的检查，这是一项非常艰巨的工作，它需要借助一套专业设备来完成，这套设备完全处于独立状态，即不与任何其他档案信息网络相联结，这种独立运行的环境可以使那些电子文件所携带的病毒或问题被检查并解决时，不会影响和破坏档案馆保存的其他电子文件。最后，每一条检查完的电子文件都要被同时转换成两种文件格式，一种保持其原始状态，称作“原始记录版”，另一种是归档用的，被称作“规范化格式版”，即经过规范化处理后被档案馆（室）长期保存的新的数据格式。目前以美国信息交换标准码（ASC11码）作为文本文件的标准代码，用这种代码存储的文件成为“纯文本文件”。这类标准形式可以被不同系统所识别，不管什么电子文件用什么软件产生的都可以识别。

五、强化档案信息管理员的整体素质

实现电子归档和做好档案管理，首先要有掌握现代办公技术的人员，档案管理部门必须通过各种途径积极地学习新知识，掌握电子档案归档与管理所需要的各种技术，提高自身业务素质，做好电子档案的管理工作。

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一、电子文件定义及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

一是传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。二是由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。三是由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件归档方式和途径的选择

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【关键词】电子学籍档案管理；管理风险；优点；缺陷；规避措施

一、学校学生电子学籍档案管理的优点

首先，传统的学籍档案管理模式是完全依靠人力，学籍档案管理人员要负责学籍档案的抄写、分类、统计、存储等，而这些环节的任何一个都需要耗费大量的人力物力，最终导致学籍档案管理工作资金投入高但工作效率又十分低下。同时，人力的有限和管理人员的主观性等因素，也容易导致学籍档案管理工作出现纰漏，稍有不慎就会给工作造成巨大的损失。而采用电子学籍档案管理模式就可以规避这些问题。电子学籍档案管理模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效地完成学籍档案的收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化，这相对于传统的学籍档案管理模式具有不可比拟的优越性。其次，电子学籍档案管理是通过文档的形式来对学生学籍档案进行存储。当前学校学籍档案存储方式主要是DVD光碟、硬盘、闪存U盘等科技产品，这些存储器不仅存储量大、存储时间长，而且稳定性高、受外界环境影响小，只要存储器没有受到损害，其文档的存储期远远超过纸质学籍档案的存储。因为纸质学籍档案在存储过程中容易受到虫害、潮湿等自然环境的影响，同时也容易被人为地损害，而电子学籍档案就能很好地规避这些问题。最后，电子学籍档案管理模式可以通过加密、授权限制等各种科学手段来保证学籍档案的安全性，而这些是纸质学籍档案无法做到的。所以，电子学籍档案在方便学校学生及管理人员检索和查询学籍档案的同时也可以通过信息技术的利用来为学生的学籍档案管理增加安全系数，防止学生学籍档案信息被恶意篡改，给学生和学籍档案管理工作造成损失。

二、当前学校电子学籍档案管理模式存在的缺陷

随着学校学生数量越来越庞大，就业竞争越来越激烈，以及社会文化的多元化，越来越多的学校对学生学籍档案管理更加重视，在这个过程中电子学籍档案管理发挥着非常重要的作用。但是根据具体情况来看，电子学籍档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张学籍档案相比，具有更大的风险性。电子学籍档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子学籍档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子学籍档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学生的数据错误或被盗，所以，在使用电子学籍档案时一定要注意信息的准确性及安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

三、学生电子学籍档案管理风险的规避措施

首先，针对于学生电子学籍档案存储的不安全性，管理人员应该采取相应的措施来提高存储设备的安全系数，防止文件的丢失和恶意盗取。而为了达到这一目的，管理人员可以通过实现学籍档案存储设备的专机专用来保护相关文件数据不被损害。同时，管理人员应该定期对电子学籍档案的存储设备进行更新升级以及对电脑系统存在的漏洞进行定期修复，以此来提高电子学籍档案管理的安全性。而针对电子学籍档案存储数据的不完整性和存储设备寿命的有限性等问题，管理人员可以通过规范自己的操作、增强自身的职业道德素质来杜绝因人为因素造成的损失。同时可以通过对重要学籍档案进行备份来减少因数据丢失或损坏造成的种种损失。而为了尽可能地延长存储设备的使用寿命，管理人员可以通过存储设备的更新换代以及对其使用后进行及时修复等措施来实现。

其次，管理人员可以利用计算机高端技术来有效地规避电子学籍档案管理过程中存在的种种风险。学校学籍管理部门主要是管理学生的学籍档案，所以，技术人员可以利用信息技术对学生的信息系统采取加密处理，而这种加密手段也要突破先前的单一加密方式，采用公开加密和严格加密的双加密模式，公开加密用于学籍文件的发送，而严格加密才用于学籍内容的接收，这样就可以保证电子学籍档案内容的高度安全，维护学生的利益。除此之外，技术人员还可以对学生电子学籍档案系统设定身份验证，以此来控制学生电子学籍档案的访问权限。这也是规避风险的措施之一。

最后，管理人员应该加强学校学生学籍管理系统的构建，以此来降低电子学籍档案管理过程中存在的风险。电子学籍档案管理系统应该采用目前流行的客户机服务器和Web服务器等方式来优化系统的构建，以此保证系统的实用性、稳定性和可兼容性，同时通过设立高效的通信机制彩曾强系统的安全险，只有这样，才能从系统本身优化电子学籍档案的管理。除此之外，以防万一，学校还应该实行学生电子学籍档案与纸质学籍档案并行的“双轨制”，以便弥补电子学籍档案管理的不足。

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1 电子档案相较于纸质档案具有的优越性

1.1 电子档案的发展使人们摆脱了传统的纸质档案归档保存的乏陈工作，大大减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率

随着科学技术的发展、电子网络的普及，信息的网络化为信息的归档保存和检索提供了便捷的管理手段，减少了工作人员立卷、存档、检查、寻找的难度。同时虚拟的信息网络也大大节省了保存档案需要占用的空间，延长了档案文件存留的时间，避免了文件档案因存留时间过久、保存空间潮湿、过于频繁的搬动等原因造成磨损、遗漏和丢失。

1.2 传统的纸质文件档案需要专门的工作人员在完成文书后进行逐字逐句的检阅，确保文字准确、章节连贯、语句通顺、理论健全

逐一排除检查完毕后，一旦需要增缺补漏或是进行修改完善，则需要将已经修订好的档案拆封拆卷重新订做。但文件档案采用微机电子网络化管理后，档案用计算机文档即可增删补改，可随时进行补漏增缺，无需反复拆卷，无需重新修订，更无须积存待检修档案。如此省时省力，高效便捷。亦可防止因反复的拆卷导致文件的遗失。

1.3 电子文件档案的保密性明显高于传统的纸质档案

前人为了将重要的纸质档案很好地保留，防止被人窥见其中辛密，多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室，亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋，费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。而档案管理的电子化就省事得多了，将所有的文档归于小小的计算机里，一个保密设置密码锁一上，任你是有千军万马还是能工巧匠均无法窥探丝毫。并且电子档案可设置成单分文件阅读，如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分，无法借机阅读档案的其他文件，从而保证了文件的保密性。

1.4 电子档案更便于人们进行阅读和理解

传统的纸质档案是人工进行编辑、修订的，立卷人多是根据自己的理解进行编译，对于立卷标准的尺度掌握带有强烈的主观意识。这就为后来翻阅的人增加了阅读理解难度，常言一百个读者有一百个哈姆雷特。但若文书档案由微机进行管理编译成电子文档。档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案存在的风险

文件档案的电子化一方面节省了人们对文档进行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在着诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整和不可靠，影响其效力的发挥。那么文件档案的电子化究竟存在哪些风险呢？

2.1 计算机和网络技术方面存在着不安全因素

由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。

2.2 制度管理方面的不安全因素

电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。

2.3 电子档案的保存上不稳定

电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。

3 风险防控措施

3.1 应做好电子档案使用中的控制与管理

首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据，从而保证电子文档的原始性和真实性。

3.2 要建立统一的电子文件管理体制

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。

3.3 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。