企业文件档案管理范文

导语：如何才能写好一篇企业文件档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

篇2

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

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【关键词】 项目档案；档案管理；问题；原因 ；改进

项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程，为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。项目档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点。为了确保项目工程质量，现国家规定项目整体验收前，必须通过项目档案专项验收。

一、目前企业在项目档案管理上存在的问题

（一）归档项目文件齐全性方面的问题。一是缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。二是招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书。三是项目申和批复、更改变更类文件没有闭环，有申请没批复或有批复无申请等。四是缺竣工报告、验收记录、工程预决算资料等，或不完整。五是缺照片、录音、录像、光盘等声像电子档案。

（二）文件有效性方面存在的问题。一是文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。二是档案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全；

（三）文件真实性、准确性方面的问题 。一是竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。二是在施工图上修改不注明修改依据。三是原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。

（四）案卷质量方面的问题。一是施工单位组卷方法不统一，如某项目分别由两个不同施工单位承建，但其基建部分材料文件组卷方法却不一致，影响文件的查找，也造成不够统一规范。二是把项目前期管理性文件作为文书档案归档，与项目档案分离，违背科技档案成套性原则。三是个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件，组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷，如把全部上级有关文件集中组成一卷，这样不便于检索利用。四是个别案卷题名不准确。主要是题名过于简单，不能揭示卷内文件内容，如“上级有关文件”“竣工资料（一）”“竣工资料（二）”，难以准确查找所需的文件。五是个别案卷中文字材料有污渍，图纸有缺损等。

二、存在问题的原因

一是负责工程项目的领导及管理人员档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上强调，并不落实在具体实际工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，而忽视了工程建设过程中档案资料的及时收集、整理和保管。

二是施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作，不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，使档案资料的真实性大打折扣。

三是工程技术管理人员未严格执行相关项目档案管理制度，对自己负责的项目前期资料没有及时整理、保存；对施工、监理单位档案资料要求、把关不严，致使工程项目结束后档案迟迟不能归档，档案部门对此无能为力。

四是工程项目资料管理人员业务素质不高，影响归档质量。施工单位资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，业务能力较差，且大多身兼数职，精力有限。造成归档资料不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，档案部门管理人员给予指导都听不明白，严重影响归档质量和完整性；也造成档案部门在项目竣工完成后，补充收集工程竣工资料难度较大。

三、加强和改进的措施

一是项目主管单位领导和具体管理人员应高度重视项目档案工作。加强国家和公司档案有关制度和标准的学习，不断提高档案意识和管理水平。应严格执行国家档案“四参加”要求，在项目实施过程中让档案管理人员提早介入，从而保证档案质量。

二是完善、健全公司项目档案管理制度，尤其是归档范围和归档要求，保证项目文件齐全、完整。同时项目招投标过程中，要求施工单位、监理单位一定要制定归档制度，并将档案按期、完整归档纳入相关合同条款，从源头上保证文件能收集齐全；另外要加强参与工程建设的公司内各部门、各环节文件的积累、收集，加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。

三是要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成过程认真审核把关。

要了解和熟悉项目文件归档范围，严格区分文书档案与科技档案，项目前期的文件也应纳入项目档案范围，如确因文件类档案专门管理，也应将有关文件复印件纳入到相应项目案卷中，注明原件保存地点即可。

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摘要：企业档案信息管理对于企业而言是非常重要的，它能为企业档案信息的开发提供有效的支持和保障。现阶段企业及单位档案管理要逐步实现信息化，这能极大的提高其档案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服务水平就会大幅度提高。本文将从企业档案管理信息化建设为着手点，深入分析其中的问题，并提出更新、更能适应时展的相关措施。

关键词：企业；档案管理；信息化；问题；创新

1导言

企业档案的建设是保证企业工作有序进行、高效运转的基础，而传统的企业档案管理方式，由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战，很难适应时代的高速发展和迅速变化。企业档案的信息化建设决定了企业信息化建设的基础是否建立妥善，对企业的发展也有一定的影响。不同的企业进行档案信息化建设的方式也应该不同，不能一味照搬其他企业的方式，需要根据自身的特点进行建设。

2什么是档案室的“四精”一流的思考

实现“四精”一流，必须将“一流”理念贯穿所有工作始终，真正做到入脑入心，要有一流的标准和要求，一流的业绩和成效。黄龙滩电厂办公室重抓档案“四精”一流建设，管理实现“聚是一团火，散是满天星”。创建“四精”一流企业的成效主要不在于局部的突破进步，而在于整体的管理提升，我的理解是必须全厂所有单位、部门、班组、个人都达到“四精”一流，一个都不能少。具体到档案室，我认为是：人员做到“用心工作，专心做事，尽心履职”，经得起考验、耐得住寂寞、受得了怨气；认真学习法律法规和管理制度，遵章守纪“零考核”；立足岗位加强学习，掌握真本领、练就硬功夫，岗位技能和综合素质有效提升，争当技术能手；积极投身品牌建设，注重新闻挖掘深度，展示办公室形象；深化作风建设，认真落实机关“十不准”要求，发挥好机关的示范引领作用；年度新增档案数字化率达到95%；工作中实现沟通协调“零距离”、档案查询“零障碍”、服务质量“零投诉”；全厂干部职工能够方便、准确、快捷地查找所需要的档案资料，档案资料的查全率、查准率均达到100%；有效开发企业档案知识信息资源，档案工作的价值得到充分体现。

3企业档案管理现代化信息建设的问题

3.1企业档案信息化认识不足

目前人们受传统因素的影响，已经习惯了人工处理档案。这种现象出现的原因是对企业档案信息化的认识不足。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时展要求，对于效率等各方面都有很大提高，企业档案的信息化也是如此，不仅可以提高企业档案的个人工作效率、提高企业部门的整体职能效率，还有利于对企业档案信息化模式的不断探索和完善，为我国企业档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，企业部门要加强对企业档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励二级单位积极开展档案信息化工作，提高对企业档案信息化建设的认识。

3.2档案管理工作缺少专业人员

我国目前许多单位档案管理人员的专业性不足，这是阻碍档案管理工作的绊脚石。一方面，这些非专业人员都不是档案管理专业出生，没有经过系统性的学习和培训，所以在网络信息化迅速发展的时代，他们很难适应时代的发展潮流，严重影响了企业及单位档案管理工作的发展；另一方面，许多档案管理工作者的年龄都比较大，在工作上缺乏责任心和工作激情，导致档案管理中存在很大的缺漏，他们也不能及时的发现，这就使得档案管理工作只是形同虚设，并不能起到应有的作用，所以培养专业的档案管理人员非常重要，只有让专业的人员去从事这项工作，才能加快我国企业及单位档案管理信息化建设步伐。

3.3信息化设备利用率低

企业档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分企业档案部门也积极引入计算机等信息化设备，以便提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国企业档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是下一步促进企业档案信息化的重要工作点。

4企业档案管理信息化建设创新措施

4.1善于学习

档案管理以安全管理为基础，以确保安全为底线，以信息化建设为重点，推进协同发展。面对档案种类繁多、现代信息化技术水平和业务能力方面要求越来越高的今天，要开展终身学习模式。一个合格的档案管理人员：一是不仅要学好档案管理技能，要对档案法、目录学和档案保护学等学科有详细了解，同时也需要广博的知识体系，能够看懂档案里面的内容，并将各方面繁杂的信息进行区分和整理。二是结合自己的岗位工作，熟练掌握档案数字化各种软件运用，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识（灵活运用档案管理信息系统、扫描仪、PDF编辑软件、图像处理软件等等）、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。完成“档案资料管理者”向“档案信息的导航者”的职能转变。

4.2加大档案收集力度

着力重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目资料的收集，确保电子文件与纸质及其他载体形式档案同步收集，确保我厂在安全生产、经营管理活动中形成的有保存价值的文件及各种载体形式的档案不流失。针对我厂运维检修、技改和小型基建项目管理实际，自觉学习工程建设管理环节的相关知识，做好与项目管理部门、设计、施工、监理等单位的沟通，做好科技档案归档工作流程和业务规范，及时了解工程建设动态，将各阶段形成的档案及时收集整理直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

4.3提升服务

服务是档案工作的永恒主题。一是创新服务形式。依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，提供最快捷、最完善、最范的服务，最大限度满足利用者需求，拓展服务渠道，围绕工作需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务。做到档案资料的查全率、查准率均达到100%。二是加大档案开发力度。加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为全厂各项工作提供参考。三是加快推进传统载体档案数字化。切实推进档案存储数字化和利用网络化，以数字化档案代替原件提供利用。

4.4建立档案信息化建设工作组

企业档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对企业档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国企业事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好地完成。

结束语

综上所述，企业及单位档案管理信息化建设是时展的必然要求，各单位要重视这项隐秘的工作，学会用网络信息技术去管理和监督，实现档案管理的安全性和隐秘性目标。档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，它并不是在短时间内就可以彻底解决和完成的，它需要档案工作者在不断的实践中更新自身的服务理念与创新意识。

参考文献：

[1]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案，2017，03：26-27.

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煤炭企业档案的价值表现为企业档案客体对企业主体的需求和满足程度。煤炭企业档案价值受多种因素的影响和制约呈现出大小不一的价值体现，对企业经营决策有用的企业档案，其档案价值要大于对企业经营决策没用的档案。煤炭企业档案价值的鉴定工作带有较强的主观性，受多种因素的影响。煤炭企业文化建设作为企业管理活动的重要组成部分，不仅是企业档案信息收集的重点，同时它也影响着企业档案信息价值的鉴定工作。在企业档案价值鉴定过程中充分考虑企业文化建设的影响，使企业档案价值表现出多重价值，赋予企业档案更为丰富的价值内涵。

2加强企煤炭业人事档案工作，实现以人为本的人力资源管理文化

煤炭企业人事档案作为企业选用人才、开发人力资源的基础，是企业档案信息资源的重要组成部分。优化煤炭企业人力资源管理，离不开煤炭企业人事档案工作的支持，与人事档案工作制度的不断完善有着密切关系。企业人事档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于在企业内部最优化地配置人才，做到“人尽其才，才尽其用”，提高企业的核心竞争力。因此，企业在选聘、考察员工的时候，不仅要看他现在的工作能力和水平，还要了解每个员工的全部历史和工作情况。人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载，较为全面地反映了个人的业务能力、职业道德和素质等基本内容。健全煤炭企业人事档案制度，优化开发企业人力资源管理系统，应当从以下几个方面出发：完善健全人事档案内容制度，适应现代企业人力资源管理和时展的要求；结合企业档案工作规范化管理体系，对人事档案工作进行评估，形成切合企业实际的人才评价体系；企业人事档案实行社会化开放式的管理模式。

3建立企业形象系统，实现企业档案的文化价值

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摘要：随着我国建筑行业的快速发展，建筑市场竞争越来越激烈，建筑企业为了在激烈的市场竞争中占取一席之地，不得不提高自身的工程质量和管理水平。本文主要从我国国有建筑企业的档案管理的重要性以及当前国有建筑企业档案管理面临的问题及改进策略方面进行简要分析和论述。

关键词：国有建筑企业；档案管理；问题；措施 建筑企业档案管理随着科学技术和信息技术的快速发展也在不断地完善和更新。我国国有建筑企业一般工程项目巨大，项目的复杂程度高，其档案管理起来也相对困难，虽然在档案管理过程中采用了纤细的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影响使得当前国有建筑企业在档案管理中还存在较多的问题。为了有效解决档案管理中已经存在的问题以及面临的问题，应该首先认识到国有企业档案管理的重要性。

一、国有企业档案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要对工程质量进行评定，在评定过程中需要工程建设过程中的参考资料，而完整规范的建筑工程档案则可以为其提供需要的参考资料。由此可推断出建筑工程档案在建筑工程建设中的重要作用：1.在城市规划、建设和管理过程中，建筑工程档案能够为其提供相应的依据和参考，这样，相关单位就可以根据以往的城市建设经验，利用工程档案中的丰富资源，对城市进行高效、合理的规划和管理；2.竣工之后需要对工程进行维修管理、扩建和改建等工作，在此过程中相关人员可以依据规范而完善的建筑工程档案提供的充分资料和信息数据，对后续工程进行完善和管理；3.建筑工程质量的高低以及施工质量是否达到标准要求，都需要参照建筑工程档案，以工程档案对实际工程质量进行分析，一方面可以促使建筑工程整体质量的提升，另一个方面还可以在一定程度上提高工程项目建设的经济效益。因此，在整个建筑工程建设中加强和完善建筑工程档案管理工作是十分必要的。

二、国有企业档案管理的现状和面临的问题

（一）国有企业档案散、乱、缺、散

由于我国国有企业中的档案管理工作采用的是多头管理方式，原本具有连接性的档案却分布在不同地方，这样就导致档案资料的分散；目前我国国有企业的分公司在收集档案时，收集人员往往是固定在办公室中对工程档案进行收集的，由于其对建筑工程的施工流程等各方面实际情况不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企业在工程建设之前不进行适当的检验，工程竣工之后也不进行验收，而是将工程过程中一些散乱的资料分次移交给档案收集人员，从而导致档案收集散乱、不规范；有些档案收集人员的档案鉴定水平较低，在整理档案时缺乏相应的能力，使得管理的档案不集中，较分散。

（二） 国有企业档案管理的制度不够健全和完善

国有企业档案管理是企业管理的重要组成部分，为了确保档案管理与企业管理水平协调一致，档案管理过程中应该采用信息化的管理方式，管理人员应该树立新的管理观念，采用新的管理体制，这样才能提高企业档案的管理水平和管理效率。然而，当前国有企业的档案管理人员仍然没有摆脱守旧的管理思想，在实际管理中不能将档案管理工作融入到企业所有部门中去，相应的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人员设备不足

国有企业档案管理过程中热暖设备不足问题是一个较为普遍的问题，现行的工程档案管理体制是由三个层次组成的，分别是：总公司档案管理部门、分公司档案管理部门和工程项目部资料室。其中总公司档案管理部门和分公司档案管理部门人员配备的较少，相应的设备也较为陈旧，甚至有些单位出现档案库房不足的问题，这将会在很大程度上影响档案管理的安全性。工程项目部虽然配备了充足的人员，但是专业的资料管理人员却几乎没有，相应的专业设备也甚是缺乏，这就可能导致一些重要的档案资料丢失或毁灭。

（四） 档案质量差

国有建筑企业档案管理一般是有严格的质量规定的，但是就目前的实际情况来说，很多档案质量并没有达到规定质量的要求，甚至还有相当大的差距。例如，有的项目部为图一时的简单，在填写原始资料时偷工减料，使得填写的资料不完整；有些归档的资料没有办理完备的法律手续；有些工程项目的档案资料与实际资料不符等。

三、国有企业档案管理的改进措施

（一）依法治档，不断加强国有企业档案管理

加强国有企业的档案管理工作，应从三个方面着手：首先，档案工作者应加强对档案工作的认识，深入学习和掌握国家关于档案的法律标准，经常与领导沟通，获得领导的理解和重视，而企业也用加强对档案工作的重视和领导，对档案管理的人员配置、设备配备等予以保证；其次，应不断提升档案工作者依法管理档案工作的能力，在加强自身法律法规培训和学习的同时，加强档案管理工作队伍的建设；再者，建立完善的企业档案管理制度，结合企业的实际情况，对档案管理工作加强考核，从企业基层中贯彻落实依法治档。

（二）建立对国有企业档案损失责任追究制度

建立国有企业档案损失责任追求制度，实质上就是针对国有企业档案的重要性，在加强档案管理工作的同时，重视档案管理对公司各项建设的服务，全方位完善企业档案的管理工作。在完善综合档案室制度的过程中，向下属公司推行二级档案管理制度，通过在综合档案室实行年检考核制度，而在二级档案管理制度部门实行年度考核，这样，便可以及时发现档案中存在的问题并及时采取措施对问题加以解决。

（三）不断强化建档工作是档案管理的基础

针对目前国有企业档案管理中的“散”、“乱”、“缺”问题，应该采取相应的解决措施，针对“散”的问题可以采用“收”的方法，通过构建档案管理机构对现有档案和新建档案进行接收和保管；针对“乱”的问题可以通过聘用档案管理专业技术人员对国有企业信息资源进行整合和整理，可以称之为“整”的方法；针对“缺”的问题，可以采用“查”的方式对问题加以解决，具体做法是由相关档案管理负责行业档案的收集、整理、鉴定的指导工作，然后相关单位做好档案移接工作，相互之间明确责任。

（四） 提高档案质量

档案质量的提高可以从三个方面着手，首先是项目经理的档案质量提高的意识，其次是建立健全相应的规章制度，最后是加强档案管理过程的监督。在档案管理工作中，项目经理的主要责任是组织、协调和管理各部门的工作，由此项目经济的档案质量意识的提高是非常关键的；工程档案管理作为一个动态的管理过程，仅仅依靠单个部门或者个人是不可能对这一过程进行全面管理，必须建立建立健全相应的工作制度和加强档案管理的全过程监督，保证全过程档案的连续性和完整性。

结语：总而言之，国有建筑企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在实际管理工作中，档案工作者必须认识到档案管理的重要性，及时发现档案管理中已经存在和即将面临的问题，并针对这些问题及时采取相应的解决策略和方法。

参考文献：

[1]陈姗姗.论档案管理在建筑企业的作用及管理策略[J]. 企业家天地(理论版). 2011(03)

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关键词：事业单位；人事档案；电子化

事业单位人事档案管理工作关系着单位员工的个人发展，人事档案中记录了员工的个人工作情况，绩效情况等等，是单位对员工进行调动的依据。档案管理工作发展已久，如今，传统的档案管理工作方式已经不能够满足社会发展的需求，越来越多的单位开始尝试并践行电子化档案管理，这也是未来档案管理工作发展的一个趋势。

一、当前事业单位人事档案管理的电子化建设趋势

电子化建设是当前我国社会发展中档案管理工作的发展趋势，相比于传统的纸质版档案的管理，电子化档案管理能够提高档案管理的工作效率，一切的档案管理流程采用信息化的档案管理方式，通过计算机就可以完成，这大大提升了档案管理的工作效率，缩短了档案管理的时间，同时也简化了一些档案管理的流程，对于档案管理工作而言，是非常好的一种管理方式。

此外，电子化档案建设也是颠覆了传统档案管理工作模式的一种档案管理工作方式。传统的纸质档案不仅内容复杂，档案保管还需要占用一定的空间，需要管理人员花费很大的精力和很多时间去整理档案，人财物的耗费量都是比较大的。如今，电子化档案建设的趋势越来越突出，人们更加倾向于电子档案的运用，同时，也简化了工作流程，降低了工作压力。相比于纸质档案的管理，电子化档案管理也能够提高档案的准确性，减少一些人为的错误，对于档案的保管更加细致，提高了档案保管的整体水平，是顺应当今社会的发展需求的，同时，也是未来档案管理工作的发展趋势。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

事业单位在人事档案管理方面的压力较大，人事档案管理工作复杂，事业单位的人员数量多，档案存量大，同时，档案管理工作人员的工作能力有限，因此，在人事档案的管理工作开展中还面临着一些问题，具体分析，事业单位人事档案管理工作发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。

（1）电子化程度不高

人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前事业单位人事档案管理工作的发展情况来看，很多事业单位中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在事业单位人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。

电子化的档案管理工作不仅需要依托事业单位对档案管理工作的足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多事业单位中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，因此，在这样的情况下，很多事业单位忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，事业单位对档案电子化建设支持力度不够还表现在，事业单位没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了事业单位档案管理电子化的建设和发展。

（2）缺乏档案电子化管理人才

人才是档案管理工作发展中的重要支持，人才对电子档案管理工作的支持也是事业单位档案管理电子化的软件支持，当前，在一些事业单位中，单位内部对于档案电子化管理工作的支持力度不足，突出表现在缺乏专业的档案管理人才，特别是缺乏具备电子档案管理工作的专业人才。

当前在一些事业单位中，从事档案管理工作的人员普遍年龄偏大，很多事业单位中档案管理工作没有专业的部门来开展，而是交给人力资源部门负责打理档案相关事宜，这一点就导致了事业单位中没有专业的人才来负责档案管理工作，人力资源部门还需要管理绩效考核以及人员招聘等工作，在这样的情况下，对于档案管理工作也是有心无力。同时，人力资源管理工作人员对于档案管理工作的认识有限，在一定程度上也缺乏专业的档案管理知识，更不用说电子化档案管理方面的能力，同样也存在很多的不足，因此，在这样的情况下，档案管理工作缺乏专业的管理人才，已经成为影响事业单位人事档案管理工作开展的重要因素。

（3）档案资源开发与利用不成熟

档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，使用者需要对档案有一定的权限了解到员工的档案中记载的信息，因此，这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。

对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对于档案资源进行开发和利用。但是，就目前情况来看，电子化档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。

三、事业单位人事档案管理电子化建设

事业单位在未来的发展中，要充分了解和认识到档案的电子化管理对于未来人事档案管理工作的重要意义，当前在我国的事业单位发展中，档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。

（1）加快档案管理系统的电子化建设

在电子化档案管理工作的开展中，首先要做好的就是档案管理系统的建设，未来，在事业单位的人事档案管理工作方面，要充分重视起电子档案系统建设的需求，单位内部要针对性的对电子档案管理系统进行建设，建立更加先进的档案管理系统，同时，有针对性的适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。

电子化档案管理建设工作的开展中，系统的建设要注重实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快的适应系统。此外，系统的建设还需要更加保密，做好对人事档案的保密工作。

（2）加快档案管理的软硬件建设

未来在档案管理工作中，要更加重视软硬件设施的建设，事业单位内要提升对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力，从资金方面加大对硬件设施建设的投入力度。此外，还需要设定专门的机构和人员负责人事档案的管理，切实实现对档案管理的层次化和细化，将档案管理工作规范起来。合理运用硬件设施，提升档案管理工作的软实力。

（3）加快建设档案管理电子化人才

档案管理人才的吸纳和培养也是未来事业单位档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。针对当前人才投入力度和人才人员短缺的情况，未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地掌握电子化档案管理的工作技能。此外，还可以吸引一些专业的电子化档案管理工作人才，丰富档案管理工作人才队伍，提升档案管理工作的整体水平。

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关键词：档案管理；企业发展；优化创新；策略分析

当前，企业在市场竞争日益严峻的情况下，若想保证自身的长足发展与科学创新，注重完善企业档案管理工作十分必要。因此，注重企业发展中创新完善档案管理工作的重要性，在践行注意事项的基础上，打造管理新策略是当前企业发展需注意的重点，亦是本文研究探讨的课题。

1企业创新完善档案管理的必要性

为保证创新完善档案管理工作，率先了解企业创新完善档案管理工作的必要性十分重要。对此，站在企业发展的视为视角之上，以提升工作效率，确保工作开展进行讨论，明确档案管理工作创新完善的必要性包括以下两点：其一，档案管理工作创新完善可增加档案管理的科学性。企业不断发展的过程中，资料档案的留存至关重要，其是企业发展的证明，亦是企业规划设计发展之路的重要参考。因此，科学有效的管理与规划相应资料，妥善保管与留存重要文件至关重要。完善与优化档案管理工作，可确保档案管理科学留存文件，为企业未来发展需求而妥善报关文件。其二，有效提升档案文件的利用及处理率。档案管理工作不仅对档案的留存与保管起到了至关重要的作用，同时也可用于提升档案的利用率与处理率，以便协助企业工作效率提升，保证企业在发展中可尽快制定发展方案，以便促进企业的科学发展。总体来说，提升档案利用率与处理率，对推进企业发展有良好作用，对改善档案管理效率也有至关重要的作用，是档案管理发展优化的必然选择。

2企业创新完善档案管理的注意事项

认知企业创新完善档案管理的必要性基础上，若想开展科学的创新完善档案管理工作，应注意以下注意事项的科学践行：首先，优化档案管理意识。确保档案管理创新完善的基础是是扭转现阶段档案管理的思维意识，将传统的档案认知彻底抹杀，以全新的思维视角，定位档案管理价值，将其作为提供企业发展所需资料的关键部门，敦促其加大利用档案资料，科学管理档案资料，有效提升资料利用率，才能确保档案管理工作完善创新，真正符合企业发展的实际需求。其次，加大档案管理投入。确保档案管理意识的优化基础上，企业管理者在档案管理的投入中也不能吝啬，不仅是优秀人员的选拔，技术人员的聘用，在相应的数字硬件设备上也不能马虎，选择稳定且质量上乘的服务器系统，优质的硬盘及品牌主机，以便档案管理的数字管理环境稳定，档案的保存与调用科学。

3企业创新完善档案管理的科学方案

科学践行档案管理创新完善注意事项的基础上，拟定科学的创新完善档案管理方案，可从以下两方面进行考量：第一，借助数字技术思维完善管理档案。当前，随着数字科技的不断完善，许多原本需要人工处理的工作都可以借助数字技术完成，其不仅大大降低了人工成本，而且也使信息储备与调用变得十分科学。对此，现代企业发展要创新完善档案管理工作，应注重数字设备的应用。利用数字设备归类整理企业资料，确保企业资料按照关键词、日期、重要程度分类留存，并根据资料的重要程度分档管理，根据资料的执行到期时间设置定时通知，可大大提升档案管理效率，并保证档案内容的利用率。此外，根据关键词进行档案内容标注，有助于不同部门人员调阅相关档案内容，并以此为基础开展相应的进一步工作，对不同部门应用管理档案也能起到良好帮助。当然，以上所有的档案处理与调用方式都可以通过数字网络的无界性与交互性完成，档案管理人员可定期维护档案，其他普通员工也可利用网络传递契约、工作内容及设计资料等文件，共同丰盈并充实档案库，减少档案管理人员工作负担，提升档案管理效率。第二，立足于资料保密的档案安全维护。数字技术固然是档案管理的创新方法，但为保证档案资料的有效留存，创新完善档案管理工作在创新的基础上应注重对于档案管理工作的完善处理，即备份重要文件，维护档案管理系统安全，注意增建防火墙、定期查杀病毒，并维护档案管理系统安全。也就是说，档案管理虽然可借助数字技术加以优化，但为确保重要文件不会丢失，在数字网络储备资料的过程中，档案管理人员应定期备份重要文件，包括其他网盘备份与纸质文件备份，以便现有服务器受损时重要文件不会丢失。目前，在备份档案资料时，除硬盘备份外不能忽视的备份形式便是纸质文件备份，其是在数字设备无法起到作用的情况下能够继续保证重要资源留存的方法。因此，在进行纸质资源保存之时，要结合数字资源的整理方式，以关键字进行标识，并按照资料成立时间进行整理，并对到期时间进行科学标注，以便在数字资源无法调取之时，可通过传统方法来尽快获得资料信息。总体来说，保密及维护档案管理内容是在日常服务器维护与定期的病毒查杀的科学践行下，筛选上传文件内容，确保上传文件安全，科学有效的维护数字档案管理系统。在此基础上，注重备份方式的多样化，做到利用电子设备但不依赖电子设备，从而保证在关键时刻可更高效的利用资料信息，真正科学有效的提升档案管理应用率。综上所述，现代企业发展中完善创新档案管理工作的重要手段是利用数字技术来优化档案管理工作，但在此基础上，针对数字设备的定期维护及相关资料的科学备份也十分必要。目前，科学利用数字设备，但不依赖数字设备是现阶段企业档案管理创新完善的关键。因此，保证档案管理系统的科学构建，日常安全维护的有效开展，纸质资料的备份与管理，才能实现档案管理工作的科学完善，辅助现代企业长足发展。

参考文献

[1]韩晶.试论经济全球化背景下企业档案管理工作的改革和创新[J].中国行政管理,2016,05:86-88.

[2]胡庆华.新时期企业档案管理的创新性分析——基于当前企业档案管理工作中存在的问题[J].科技资讯,2015,32:151-152.

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关键词：档案；管理；模式

一、我国企业档案管理状况与不足

我国现阶段企业档案管理体制是在企业自主按照企业管理体制实行二级或三级管理。国家各级档案行政管理部门对所属区域企业档案工作进行指导和监督。这种体制模式存在许多不足。

（一）自我发展动力不足

我国企业档案工作发展过程中存在的普遍问题是依靠行政力量的推动而自我发展动力不足。党和政府颁发了一系列文件，推动企业档案工作，自上而下通过行政手段贯彻这些文件成为推动企业档案工作的外在推力。市场经济下，政府职能发生了转变，不再直接干预企业，企业是自主经营的主体。政府的外力推动作用在建立现代企业档案工作运行机制中逐渐弱化。企业在也不再重视档案工作，档案工作缺乏发展动力。

（二）档案管理思维僵化

现代企业档案工作运行机制要求建立与现代企业制度相适应的灵活、多元的现代企业档案管理模式。传统企业档案管理模式过于僵化，体现不出先进管理理念，外包的管理方式不能被传统档案部门接受。在不涉及政治等问题下，企业科技档案部分完全可以面向社会化管理。

（三）单一的档案管理模式

传统企业档案工作基本上是采取单一档案管理模式，企业对档案实行集中统一管理、分级管理、综合管理等。企业的形态在建立现代企业制度中已发生了重大变化，单一的档案管理模式己不适用，而且，大型企业集团对整个集团档案实体实行集中统一管理既不现实，也无必要。在符合法律要求的框架下企业档案保管属企业自主行为。

二、新时期企业档案管理体制模式创新

（一）市场化是企业档案管理的改革方向

市场化是各项改革改革趋势和方向，我国企业档案管理市场化就是把原由政府承担的档案管理事业交由市场调节。档案资源作为企业自己的信息资源是管理不可缺少的基础。企业的需求就是市场，档案信息开发要不断提高才能满足日益增长的信息需求。档案管理要服务于企业的经济建设。

（二）社会化是企业档案管理的发展方向

企业档案自主管理是不可逆转的方向，企业档案管理工作受社会组织的监督。在我国服务型政府转化后，政府的行政管理能力将减弱，这就需要社会化的协会来参与管理。企业档案管理工作应充分利用社会资源，需要档案中介机构为企业档案管理工作提供外包服务，为企业提供档案专业服务。这将是企业档案管理的新需求方向。

（三）企业自主管理体制发展的目标

企业自主不是完全的自由，必须接受法律法规的约束。企业自主管理应适应社会主义市场经济的规律，既依法管理又注重提供服务，把二者有机地结合起来。把档案行政管理与行业协会管理结合起来，发挥档案行政管理部门和行业协会监控作用，防止国有企业档案在产权变动过程中流失，依法对非国有企业的档案工作进行严格管理。行业协会制定行业标准，指导档案管理。

（四）分布式集中管理模式

企业档案管理形式采取形式上集中，事实上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企业档案管理由企业一级管理层总负责，制定企业档案管理制度，完善档案管理流程，但一级管理层并不参与企业档案具体管理事务。事实上分散的形式指企业档案管理具体事务都在企业档案形成部门进行具体管理，即企业各职能部门负责企业档案的制定，保存，利用。

（五）信息一体化管理

企业的档案工作、情报工作、图书工作是在适应现代科学技术飞速发展需要的过程中逐步形成的三个平行的信息管理专业领域，它们虽有各自的理论方法，但根本的工作目的是相同的。实行三者一体化管理，有利于信息的综合利用，有利于各个信息管理部门的专业协作和全方位服务、节约成本。在机构设置上需要建立信息中心等综合性的信息管理机构。

（六）文件档案一体化管理

文件档案一体化以文件生命周期理论为基础，利用计算机技术，对文件和档案工作进行统筹规划和管理，实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥总体最大效能，有利于开发文件和档案信息资源，这是文件管理与档案管理内在联系的必然结果，是机关文件与档案工作改革的重要方向。信息技术是文件档案一体化管理的技术保障。

（七）标准化管理

档案工作标准化是提高档案工作水平必由之路。档案工作实现标准化，是档案管理工作的发展方向，通过标准化、规范化，可以给档案工作提供新的先进的管理技术和管理方法，加速档案工作的发展。档案标准化是档案质量的准绳。实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术，便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要。企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行，有利于提高企业档案工作的质量，有利于促进企业档案管理的现代化，有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展。

参考文献：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）.

[2]蒋玉清.谈创新企业档案管理机制[J].黑龙江档案，2009（1）：65.

[3]李小平.新时期高校档案管理工作探讨[J].办公室业务，2012（3）。

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一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势

煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理，顾名思义，是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来，以此形成一种新的档案信息形态，最终可以达到快速查看、使用信息档案资源，并且还能实现信息资源共享的目的。

1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求

在现代的煤炭企业中，需要改变以往落后的纸质档案，人工管理档案的模式，必须顺应时代的发展，实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心，运用先进的计算机技术，最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。

2.有利于提高煤炭企业的经济效益

煤炭企业实行数字化的档案管理模式，可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化，煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式，不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式，大大地缩减企业在档案管理方面的成本，降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式，也节省了档案管理工作的占地空间，使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。

3.有利于提高煤炭企业的办公效率

煤炭企业实行数字化的档案管理模式，有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂，要管理的对象较多，不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理，还有对已发生工作调动的员工信息进行管理，如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案，人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的，但是通过实行数字化的档案管理，能够使资料尽快入档，很快查询出相关资料，从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率，降低办公人员的工作强度。

4.有利于延展开发档案中的内容信息

在煤炭企业传统的档案管理模式中，通过纸质的档案，通过办公人员的管理工作，将档案进行分门别类，按照一定的顺序整理，这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存，而在查找档案室时只能查到单个的档案信息，很难找到与之相关的档案信息。但是，煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后，办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上，可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息，有利于延展开发档案中的内容信息，方便查找者研究档案信息，满足了查找者对信息的需求。

二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势

我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势，这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低，科学技术还比较落后，从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。

1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性

煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中，会利用计算机技术，使用电子文件保存档案信息，虽然使用的电子文件比较容易操作，并且在查找文件时方便快捷，而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是，使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的，不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为，电子文件是采用电子编码技术而制作出来的，可以对其随意地编辑修改，而且也不会留下编辑修改后的痕迹，这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。

2.存储档案的电子文件易受载体影响，可能出现不能读取信息的问题

随着计算机不断的更新换代，其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中，出现不能读取档案信息的问题，最终会造成数据的丢失，而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况，使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。

3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差

当前，我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同，每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件，使与数字化的档案管理兼容性差，无法将各个部门的档案文件进行转换，增大了对电子文档的归档难度，使煤炭企业的管理水平难以提高。

4.数字化的档案管理工作的利用率较低

煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低，没有认识到数字化档案管理的强大作用。现阶段，煤炭企业还没有改变传统落后的思想观念，依然主要使用老旧的档案管理方式，使电子档案没有发挥出真正的作用。

三、现阶段煤炭企业数字化档案管理中的现状以及存在的问题

1.煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足

煤炭企业要想更好地开展数字化管理工作，就必须建设充足先进的硬件设备。但是我国目前的煤炭企业发展能力、速度参差不齐，没有足够的经济能力以及其他原因的束缚，不能建设充足先进的硬件设备，以至于我国的煤炭企业的数字化档案管理的能力较低。例如，在一些发展年代较久的煤炭企业，这些企业中的管理层思想比较老旧，很难接受信息化发展而带来新鲜的事物。因此，这些煤炭企业使用的计算机并没有随着时代的发展而进行更新换代，仍然使用老式的计算机来进行煤炭企业的档案管理，这些老式的计算机与现代先进的计算机之间有着巨大的差距，运行速度比较慢，而且有时还会出现死机的情况等等，这给煤炭企业的档案工作带来诸多不便；还有一些煤炭企业主要是由于经费严重不足的问题，没有经费去购进先进的硬件设备，有的甚至连一些最基本的实施数字化档案管理工作的部件都没有配备，像是扫描仪、计算机等，这是完全没有达到现代煤炭企业进行数字化管理档案工作基本要求的；另外，也有一些已经配备了先进计算机和扫描仪等数字化管理档案工作的配件，但是这些煤炭企业中也存在着网络安全、机房建设的安全问题，这些问题并没有得到很好地解决，严重影响了煤炭企业实行数字化档案管理工作的顺利开展。以上都是现阶段我国煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足的例子，这些事例告诉我们必须要加快建设煤炭企业数字化档案管理的硬件设备。这是实现煤炭企业数字化档案管理模式的前提准备。

2.煤炭企业对数字化的档案管理不够重视

虽然，最近几年，随着现代信息化技术的不断发展，各个领域的企业开始逐渐认识到实行数字化档案管理的重要性。煤炭企业也不例外。但是，煤炭企业对数字化的档案管理认识仍然较浅，因此数字化档案管理工作利用率较低。煤炭企业归根到底主要是以生产为主要任务，以盈利为企业主要目的，煤炭企业主要注重的还是企业的经济效益，因此会出现煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视的现象。

3.煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，档案收集效率比较低

在煤炭企业中，有多个不同的部门没有设置自己部门专门的档案管理人员，仍然是多个部门共用一个或几个档案管理人员，这使档案管理人员的职责并不明确，不能对档案管理人员进行职业考核。正是因为煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，没有对档案管理人员的职责做出明确的规定，使煤炭企业的档案收集效率较低，使档案管理工作进展的不顺利。

4.档案管理人员的技术素养不高

因为煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视，使企业在挑选数字化档案管理工作的档案管理人员时要求较低，档案管理人员的技术素养较低，难免会在开展数字化档案管理工作时，出现失误，但是这却会给企业带去不小的危害，甚至会损失到企业的经济利益，这是十分不利于煤炭企业实行数字化的档案管理工作的。

四、完善煤炭企业数字化档案管理工作的对策

1.煤炭企业加大对数字化档案管理的资金的投入

煤炭企业要加强基础设施建设，努力提高数字化档案管理的硬件设备，投入较多的资金改善数字化档案管理的环境，将落后的机器设备进行及时维修，如果不能提高旧设备的性能就要更换这些老旧的机器设备，购进一批先进的机器设备，以满足对数字化档案管理的需要。

2.规范对数字化档案管理工作的标准

煤炭企业为了实行数字化的档案管理工作时更加顺利，就应该规范数字化档案管理的标准，制定出一整套科学有效地统一的标准。但是在现阶段，我国的煤炭企业还没有制定出这一完整的标准体系。随着我国煤炭企业数字化的档案管理的不断完善和发展，制定出对数字化档案管理工作的规范标准指日可待。在这项标准中应该有利用计算机实行数字化档案管理工作时明确规范的操作过程以及操作标准，规定档案的类型、存储方式、检索途径等等内容，使对数字化档案管理工作种种方面的标准都有一个明确具体的规定，让这套标准能够真正科学有效地实行，最终达到煤炭企业顺利实行数字化档案管理的目标。

3.煤炭企业要进一步提高数字化档案管理基础建设水平

完善煤炭企业的档案管理数字化就需要进一步提高其基础建设水平，将涉及其中的各个环节中的常见设备，例如，计算机、扫描仪、打印机等等，增加这些设备的数量，并且还要提高设备的质量，使之均完善到位。另外，煤炭企业还应信息资源的共享，注重对数字化档案管理工作中应用到的甚至以后会应用到的多种相关软件进行推广，开发使用安全性更高、技术更好的软件，建立起更加完善的公共信息平台，共享信息资源，使数字化档案管理中的数据库更加全面、高效的运行。

4.要加强数字化档案的安全建设

煤炭企业要加强对数字化档案的安全建设，运用先进的技术方法，保证好数字化档案信息的安全性。并且不要在计算机上放置机密性较高的文件，以免被盗取，发生不可挽回的损失。另外，还应根据使用者的身份设置使用计算机时相应的权限等等。

5.要加强对档案人员的管理档案工作方面的技术培训

煤炭企业在招聘数字化档案管理工作人员时，应该提高对档案管理人员的要求，对档案管理人员不仅应有与时俱进的意识，使档案管理人员能够不断更新思想，与时代接轨，不断学习新的事物，另外档案管理人员还应具备创新意识，懂得运用新的方式方法，更加科学有效地实行数字化的档案管理工作。其次最重要的一点是，档案管理人员应该懂得掌握专业的理论知识与技术，使档案管理人员在工作中尽量少出错，甚至不出错，以此提高数字化档案管理工作的效率。煤炭企业还要对现有的档案管理人员进行定期的培训，使他们能更好地发挥数字化档案管理的优势，使煤炭企业实行得数字化档案管理工作能够更加完善。另外，煤炭企业应招入维护企业档案网络安全的高素质的专业人才，保证煤炭企业数字化档案网络管理工作的安全性。

五、结束语