电子档案信息范文

导语：如何才能写好一篇电子档案信息，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

1.1对软硬件系统的依赖性

电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。

1.2存储的高密度性

电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。

1.3信息与载体之间的可分离性

传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。

2档案信息的保护目标

电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。

3电子档案保护的技术措施

3.1电子档案系统安全

电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、黑客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。

3.2电子档案信息内容安全

确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。

4电子档案信息的灾难恢复

4.1灾难恢复含义

《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。

4.2灾难恢复前的存储备份方式

信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。

4.3灾难恢复采用的技术

篇2

档案信息电子化的现状

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

档案信息电子化的益处

可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

篇3

关键词：电子档案；风险；预防

当前，人们生活中越来越离不开电子计算机，具有多种多样的功能，这为企事业单位、政府机关的办公带来了巨大的变革，提高了效率，使政府机关、企事业单位办公变得更加方便快捷。在信息技术时代，最新的档案管理方式就是电子信息档案的管理，它对政府机关、企事业单位在高科技方面的创新意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致政府机关、企事业单位的数据被盗，所以，政府机关、企事业单位在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最有效的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，政府机关、企事业单位尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

3.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

4.制定管理制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事业单位、政府机关要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企事业单位、政府机关都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企事业单位、政府机关造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企事业单位、政府机关最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企事业单位、政府机关管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企事业单位、政府机关在安全防范工作中未能给予足够的重视。企事业单位、政府机关防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

总之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参考文献

篇4

电子档案比纸质档案对环境的依赖性更强，其信息安全受环境影响程度更大。因此，电子档案的信息安全问题十分重要。对于传统的纸质档案,其信息与载体是一体的，具有不可分离性，确保了它的物理安全，就在很大程度上保证了它的信息安全。而电子档案的信息与载体是分离的，因此，要想保证电子档案信息安全，就要既保证它的物理安全，又要保证它的逻辑安全。由此可见，电子档案的信息安全保障与纸质档案是具有一定差异的。

二、影响电子档案信息安全的因素

影响电子档案信息安全的原因有很多，本文从以下几个因素进行分析。

1.环境因素。与纸质档案一样，环境因素会对电子档案的信息安全产生很大的的影响。首先，电子档案信息安全受自然环境影响。所有的电子档案都是存储在大自然中的，一些自然灾害，如洪灾、火灾、地震、雷电等等，都会影响电子档案的信息安全。其次，电子档案信息安全受保管环境影响。电子档案信息安全也会受到存储电子档案的设备、库房等保管环境的影响。“环境条件不符合有关标准会对档案信息造成危害，如档案信息网络控制中心机房场地和工作站的环境不合要求:电源质量差，温湿度不适应,无抗静电、抗磁场干扰和无防尘、防火、防水、防雷电、防漏电、防盗窃的设施和措施，以及光、空气污染物及害虫、霉菌等有害生物都会给档案信息带来不利的影响。”

2.技术因素。技术因素是威胁电子档案信息安全的一个主要因素。在技术层面，对于传统的纸质档案，主要是纸张本身的耐久性和书写字迹的耐久性问题会影响档案信息的安全。而对于电子档案，其存储载体质量、读取技术、网络技术、计算机技术等都会影响档案信息的安全。电子档案是在数字设备上进行存储、阅读和利用的，可通过网络进行传输。我们一般都利用光盘、磁盘、磁带等存储电子档案信息，但是这些载体具有脆弱性和易坏性的特点，容易受到破坏，导致档案信息的无法读取，甚至丢失.并且随着技术的不断发展，这些物质载体也陆续的更新换代，容易造成档案信息的丢失。与此同时，电子档案的信息与载体是可分离的，其信息可以实现在不同介质中转存、拷贝，在拷贝、传递的过程中，由于技术的不完善也会导致档案信息的丢失、泄露。计算机病毒和电脑黑客的侵害对电子档案信息安全也构成很大威胁“。由于移动存储介质体积小、方便携带，人们不仅能轻而易举地将大量的、含有完整机密信息的电子文件传播出去，而且极易因内外网间交叉混用，遭受病毒、黑客的攻击，造成重要数据流失。”计算机病毒具有种类多、危害大的特点，存储电子档案的计算机一旦感染了病毒，就会导致电脑指令出现问题，甚至是导致电子档案信息的丢失。当存储电子档案信息的计算机在网络中运行时，可能遭到电脑黑客的入侵，导致电子档案信息被篡改、泄露或者丢失。

3.管理因素。纸质档案从收集、整理到利用、服务整个过程中都有很完善的档案管理制度与标准，这就在一定程度上保证了纸质档案信息的安全性。与纸质档案相比，电子档案的管理流程标准还不是十分的完善。如果没有严格的操作方法与管理制度、档案管理人员不具备档案信息安全意识、没有应急处理预案等等，这些都会会威胁到电子档案的信息安全。“从档案部门来看，我国还缺少一个国家级的与国家信息化进程相匹配的档案信息安全工程规划。地方档案信息组织管理机制也是不健全的，使管理档案信息的机构、人员未能落实到位，乃至政出多门，出现谁都在管但又管不好、管不了的局面，执法不力。”由此可见，我国的档案信息安全管理制度还不够完善，有待提高，国家应建立一套健全的电子档案信息安全管理机制，为电子档案信息安全做好管理制度支撑。

4.人为因素。人为因素也是影响电子档案信息安全的一个重要因素，应逐渐引起人们的重视。我认为人为因素可以分为两种：一是故意破坏，二是操作失误。无论是操作失误还是故意破坏，都会威胁到电子档案的信息安全。故意破坏就是在有意识的前提下,故意篡改、窃取、损毁电子档案信息内容，如黑客等；操作失误就是电子档案管理人员由于对电子档案管理操作流程不熟悉、操作不规范、电子档案信息安全意识不强等原因，在管理电子档案时产生操作失误，破坏了电子档案信息。目前很多档案部门对档案信息安全的重要性认识不够深入，档案管理人员的操作不规范、档案信息安全意识薄弱、不关心档案信息的安全性。同时，社会大众对于档案信息安全的了解也不多，在利用档案信息的时候，有时会忽略档案信息的安全问题。这些情况都会给档案信息安全带来很大隐患。

三、保障电子档案信息安全的措施

1.加强档案信息安全意识。电子档案信息作为信息资源的一种，具有很大的价值，包括凭证价值、参考价值、文化价值等等，是我们宝贵的财富，因此，保障电子档案信息安全，是十分重要的任务。要想确保电子档案的信息安全，我们必须加强人们的档案信息安全意识。这里说的加强电子档案信息安全意识包含两方面，一是加强档案工作者的档案信息安全意识，二是加强社会公众的档案信息安全意识。档案工作者是否具备较好的档案信息安全意识，会影响到电子档案信息的安全与否。很多档案工作者对于档案信息安全的了解还局限于纸质档案，并不了解保证电子档案信息安全的重要性。如果档案工作者在工作中不注重对电子档案信息的保密，对档案信息安全技术不了解，那就无法保证电子档案信息的安全。因此，档案部门应该认真的学习相关的电子档案信息安全知识，提高档案工作者的档案信息安全意识，确保电子档案信息的安全。同时，我们还应该增强社会大众对电子档案的信息安全意识。电子档案可以同时为很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大价值。相关部门也要向社会公众宣传保障档案信息安全的重要性，通过展览、讲座、宣传板等方式，提高社会公众的电子档案信息安全意识。

2.提高档案信息安全技术保障。随着计算机技术以及互联网的不断发展，电子档案数量与日俱增，面对大量的电子档案，怎样从技术层面确保电子档案的信息安全，已经成为了一个很重要的课题。因此我们应该完善各种信息安全技术,保障电子档案信息安全。人们对信息安全技术的要求越来越高，主要包括了信息加密技术、防火墙技术、防病毒技术、信息备份和恢复技术等等。（1）信息加密技术。对电子档案信息进行加密主要是为了防止档案信息被窃取、篡改、泄露和丢失。一些电子档案，它们是不宜公开或者是限制公开的，当需要在网络上传输这类电子档案时，为保证其机密性，就应采取信息加密技术。“在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于机密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中档案信息的安全。”（2）防病毒技术。计算机病毒具有种类多、传染快、更新快、危害大的特点，保存电子档案的计算机或者是档案管理网络一旦感染病毒，就会造成档案信息篡改或丢失。因此，我们应加强对防病毒技术的研究，主动预防，实时监控，最大程度上防止电子档案受到病毒的感染，即使计算机受到病毒入侵，也要以最快速度查杀病毒，保证电子档案信息安全。（3）防火墙技术。防火墙技术就是按照某些特殊的规定,允许或者是阻止一些数据在网络中进行传输,对于保证信息安全有很大作用。随着网络技术的不断发展，会出现黑客非法入侵计算机窃取、破坏电子档案信息的情况，相关的档案部门可以利用防火墙技术，制定适用于本单位的防火墙类型，最大限度的保证本单位的档案信息安全。（4）备份技术。为了防止电子档案信息的丢失或者遭到篡改无法恢复的情况发生，我们可以采取档案信息备份技术，保障电子档案的信息安全。我们可以采取异地备份和多份备份，这样即使档案信息出现了破坏、失真、丢失的情况，我们还可以通过查阅备份的档案信息，恢复原有信息。

篇5

关键词：电子档案安全管理介质

中图分类号: G270 文献标识码：A

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。它能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。它以数字编码的形式存在，具有非直读性，当使用技术和设备将信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备。电子文件的信息与载体相分离，其内容存储的位置不是固定的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化，电子文件可以通过网络传输，具有极强的共享能力，因而也存在较大的安全隐患。

电子文件与纸质文件这些截然不同的性质，决定其在信息安全管理方面的复杂性。电子档案的保管期限是电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与计算机软硬平台的一致性等。另一方面，电子文件从形成到利用，各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节杜绝信息失真的隐患，对于保证电子文件的原始性、真实性是十分重要。那么，信息化时代应如何安全有效地维护电子文件及其归档后产生的电子档案的信息安全呢？

一、电子档案在收集、利用方面的信息安全

(一)收集环节：如果电子文件的传输通过局域网进行，例如各单位内部的办公系统，通常我们界定这样的局域网与互联网是安全隔离的。那么我们可以通过在自动办公系统中对除文件管理员外的所有用户进行限制，赋予这些用户对定稿的电子文件 "只读"的权限。一旦定稿的电子文件需要修改，只能由文件管理员根据相关负责人的签字来进行，并在电子文件的备注栏上进行说明。这种修改电子文件的流程可以集成在办公系统上，并在系统的数据库中记录下修改的痕迹。如果对信息安全有更高的要求，在修改电子文件的审批环节中，我们可以借助"数字签名"技术来进行强化。

如果电子文件的传输发生在多个单位的协同办公网上或者在互联网上，为了保证电子文件的原始性、真实性，可以综合使用"数字签名"、"加密技术"、"VPN虚拟专用网络"、"身份验证"、"防火墙"等技术。目前这些技术都趋于成熟，但是安全技术是一面双刃剑，以牺牲资金、运行速度、可操作性为代价，所以有一个"适度"的问题。对于多家单位联合的协同办公网，例如市政府的办公资源网，其安全度就应与互联网区别对待，普通电子文件与密级电子文件传输也应分而待之。对于发生在协同办公网上的不必归档的普通电子文件，文件产生单位可通过办公网直接发送到收文单位；对于需要归入收文单位档案库的普通电子文件，我觉得要提倡"发"、"取"相结合的方法，来认证电子文件的原始性、真实性。首先是文件产生单位主动将电子文件传送到收文单位的信箱，同时在发文单位服务器的某一个位置留存"只读"付本，如果收文单位要将这个文件归档，那么可以使用"身份验证"技术，登录到发文单位的文件区去核对收到的电子文件。这种核对方法简单易行。对于密级文件，按规定只能在保密网上利用专线传输，我们将之视为安全环境，对通过这种网络传输的文件原则上不应怀疑它的真实性。 （二）利用环节：对于电子档案通过网络来利用这一环节，由于还没涉及到"凭证"这一程度（有待立法），只是一般的查阅性质，强调的是真实性，所以关键在于保证数据源不被篡改。当利用发生在本单位为范围的局域网环境下时，通过"身份认证"，按用户的级别控制利用范围，所有的用户都只允许用"只读"形式调阅，相关的数据源也配置为"只读"，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。对于存放电子档案的数据库服务器，要配置相应的"安全审计"记录各种超越范围的试探、企图和各用户使用情况，以便及时发现问题。这种方法安全的问题由后台管理员来负责，对于利用者来说是透明的，相当方便，易于接受。当电子档案的利用通过互联网网站实现时，通常我们认为网站上的电子档案是公开的，关键是要保证网站数据库的数据安全，防止篡改，利用现有的计算机技术，这一点已经可以做到。

二、电子档案整理、归档过程的信息安全

(一)要建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；归档的电子文件是否最终稿本；CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致；软件产品的源程序与文本是否一致等。为了使人们能够完全理解一份电子档案，归档时要同时保存"元数据"和"背景信息，"元数据"说明电子文件的内容、结构和上下文关系。 "背景信息"是关于电子文件业务和行政背景方面的数据，有助于说明文件的真实性，并能帮助文件使用者理解文件的内容。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。

（二）要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。因此，对于一些必须以原始形成的格式进行还原显示的较为特殊的电子档案，要保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，利用时，使之按本来的面目进行显示。

（三）归档时要尽可能地以主流技术统一电子档案的保存格式。电子档案来自各个方面，往往是在不同的计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。所以，归档时要全面了解电子档案的使用技术，在考虑连续性的前提下，选择一种主流技术进行统一。

三、电子档案保管和利用过程中的信息安全

（一）要保证电子档案载体物理上的安全。要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。

其次，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。对所保存的电子档案载体，必须按照有关规定进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。

（二）要密切关注计算机技术的发展方向，不断对历年来电子档案使用的软件升级、更新情况进行记录、保存，适时对电子档案的格式进行转换。当发现档案室（馆）中电子档案所依存的软件技术变化时，要将新的软件以及电子档案转换说明保存下来存档。当软硬件平台发生较大变化时，就有必要对电子档案实行整理或格式转换。

篇6

近年来，电子档案发展越来越快，其信息安全问题也逐渐凸显出来，并受到了人们的广泛关注。在这种情况下，本文对电子档案开放利用中的信息安全保障过程中存在的问题进行了详细的探讨，并有针对性地提出了相应的解决对策，希望对保障我国电子档案的信息安全起到促进作用。

【关键词】

电子档案；信息安全；开放利用；问题；对策

信息安全问题存在于电子档案从形成到利用整个过程中的方方面面。近年来，在越来越严重的信息安全问题下，大量学者展开了研究，希望通过技术的加强、人才的培养及法规的制定等方面来对提高电子档案的信息安全，逐渐形成一个完善的电子档案信息安全保障体系。现阶段我国的电子档案信息安全问题已经取得了一定的成就，然而在信息技术不断进步的今天，我国还需要不断地进行努力，促进其加强与稳定。

一、电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题

保护信息安全，提高电子档案的稳定可用性，要从三方面入手：首先，档案信息的真实性，这里指得是原始的信息。其次，完整性，指档案信息在管理和利用过程中不会出现篡改等现象。最后，长期有效性。它的这三个特点及对信息技术较高的要求，导致其安全性很容易受各方面影响而遭到破坏。

（一）网络层次威胁。

信息技术的进步，促使网络的覆盖面越来越大，然而其不安全的结构、脆弱的网络协议及人文操作的事物等方面原因，将会导致每一个层次的网络结构都存在一定的安全隐患。首先，底层的威胁是来自于物理层方面，威胁着线路及硬件设备的安全。电源不稳造成的间断、辐射、漏电等都属于环境的安全威胁；而电脑的硬件和设备受到外力的破坏属于自然灾害，人为的操作失误导致安全漏洞属于人为灾害，这两种灾害会对硬件及线路造成严重的安全威胁。在种种威胁之下，系统很容易发生瘫痪。其次，威胁数据的安全主要发生在链路层方面，这一层面的安全威胁将会促使信息发生丢失或篡改等现象，导致信息不再完整可读。同时，不停发送较高的请求导致节点资源被占用是一种严重的隐藏攻击，用户对其的正常使用将受到影响，而且检测时也很难发现问题，通常会将其判断成通信环境差。

（二）滞后性。

一方面，滞后性体现在信息化建设方面，我国不同的档案管理机构近年来已经逐渐构建了数据库，这些数据库大小不一，而且相互独立，没有建立起一个统一的联系，更没有一个统一的标准对其进行规定和管理，控制的不规范导致了极大的安全隐患。并且滞后性还体现在网络安全自身的发展上，安全技术应当随着对抗的发展而不断进步，只有当出现了安全问题以后，才能够有针对性地对技术进行研究，这就导致安全技术始终滞后于安全威胁，起不到防范的作用。另一方面，滞后性体现在安全管理方面。管理、应用等相关人员在日常的档案信息网络管理中，在意识上对安全问题警惕性不足。很多工作人员在没有经历严格的培训之前就进入了工作岗位，他们对信息安全的防范不够重视，促使工作缺乏针对性。

二、提高电子档案开放利用中信息安全保障的对策

（一）加强基础环境建设。

对硬件、人为及基础设施的建设是建设基础环境的主要内容。其中硬件及基础设备的建设目的是对实体内容加强保护，包括电脑、储存仪器和网络基础设施等，防止其在水灾和火灾等自然灾害当中受到严重的破坏而无法进行正常的工作。在加强基础环境建设的过程中，最主要的一个手段就是对相关档案数据采用异地备份的方式。在建设人为环境的过程中，要对工作人员加强教育及培训，从意识上提高他们对信息安全的重视。因此相关部门应当促进制度的完善，不仅要能够详细体现出信息安全保障的重要性，还要对培训制度充分落实。并且还要关注社会大众信息安全保障意识的提高，在使用档案过程中，要能够减少因疏忽大意造成的档案泄漏等现象的发生，为电子档案信息安全奠定稳定的基石。

（二）加强网络系统建设。

在加强网络安全方面，其技术应当包含大量的内容，如路由、主机数据库和密码等技术是其广义上的内容。现阶段我国要想对网络系统进行加强建设，必须综合运用多种安全技术手段，对相关网络设备及产权系统软件进行开发，从而促使电子档案的安全威胁减小。还可以备份及恢复相关信息，补救部分失真或丢失的电子档案。由于滞后性是电子档案信息安全最大的缺陷及特点，在现阶段的状态下是无法保证网络完善的，再加上操作者个人的事物等原因，电子档案的信息安全威胁无时无刻都存在，在这种情况下，建立完善的信息备份和恢复系统具有重要的意义，只有这样，才能够在信息丢失或被篡改的时候，系统还能够正常运行，提供正常的服务，促使完整性在档案信息中得到充分的体现。

三、结论

在信息技术飞速发展的背景下，我国在进行档案管理的过程中，信息化和数据化的趋势越来越明显，然而各地对档案的管理不够统一，更没有一致的标准来对其进行管理，再加上网络本身的不稳定性，给档案信息安全造成很大的威胁。现阶段加强基础环境建设和网络系统建设对于提高电子档案开放利用中信息安全的保障具有重要意义。

作者：许正 单位：大连市农业科学研究院

【参考文献】

[1]骆伟娟.政府信息公开环境下档案开放利用中的公民权利保护探析[D].吉林大学,2012.

篇7

关键词：档案信息；电子化；信息加工。

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条"慢工出细活"的工作方式，即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

篇8

高校是知识和人才高度集中的教学科研基地，是高新技术、教学创新和教学改革的主要发源地。高校档案是高校在教育和科研过程中按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图像、音像、光盘等不同形式的历史记录，其见证了一所高校的发展历史、教学管理改革、教学质量提升、人才目标建设等重大事件，其是从事教学科研活动必不可少的条件之一。高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。随着信息时代的到来，高校传统档案建设模式已经不能适应时展的要求，做好高校电子档案建设管理工作就成为目前我们需要重点研究的内容。

一、高校电子档案建设管理应用信息技术的必要性和紧迫性

1.应用信息技术可以实现高校电子档案的大容量储存

将信息技术应用到高校电子档案建设管理中，可以进一步拓展高校电子档案储存的稳定性，实现电子信息大量储存，更方便档案工作人员对不用类型的档案信息进行针对性管理。随着信息技术的进一步应用，高校电子档案建设管理能够实现自动化和网络化，并进一步提升档案管理人员的工作效率。此外，当各种信息录入电脑信息系统之后，系统能够对相关信息进行进一步的统计分析，为学校其他行政工程提供相应的数据支撑。

2.应用信息技术能够转变高校档案管理人员的工作方式

将信息技术应用到高校电子档案建设管理工作中后，就能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，将工作人员从繁杂的档案工作中解脱出来，从而保证高校电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥高校电子档案的作用和功能，确保为高校其他行政部门服务。此外，在高校电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响。而将信息技术融入到高校电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。

二、高校电子档案建设存在的问题分析

1.对高校电子档案建设没有形成系统性认识

相对于纸质档案来说，高校电子档案建设还属于一门比较新兴的事物。在很多高校档案建设和管理部门中，工作人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对高校电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将高校电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对高校电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。由于高校档案部门不注重电子档案建设，极大的限制了高校电子档案建设工作的开展，同时还很容易造成高校电子档案建设重复性，最终影响到高校电子档案功能的发挥，无法提高高校档案管理的质量和效率。

2.高校电子档案的真实性和原始性建设难度比较大

不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。对于纸质档案来说，其原始性和真实性通常形式上都比较单一，很容易区分，因此，纸质档案在辨别过程中比较简单，而高校电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上高校电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，因此，在高校电子档案建设和管理过程中，如何保证电子档案袁术数据的真实性，如何对电子档案开展真实性检验就成为高校电子档案建设过程中需要面临的一项重要课题。

3.高校电子档案建设范围需要进一步作出明确

高校电子档案建设具有储存信息量大，非物质化特征。高校电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合才能实现高校电子档案建设管理。在高校电子档案建设过程中需要我们进一步熟悉掌握高校电子档案管理系统，储存介质的储存量以及建立完善备份制度。但是在系统建设过程中应该建设什么样的系统，使用哪种数据库技术，档案生成格式的确定等建设范围还没有一个统一的建设标准，电子档案建设范围难以确定，进而造成了高校电子档案建设和管理的适应性、兼容性和通用性较差，系统运行存在极大的不安全因素，电子档案安置和复制随意现象十分普遍，严重影响到电子档案的利用价值和正常功能的发挥。

4.电子档案安全方面容易遭受威胁

在高校电子档案建设过程中，主要利用计算机和网络技术开展建设管理工作，而电子档案文件在产生、传输和储存保管过程中都会受到储存介质、软件系统和数字化环境的影响。高校电子档案系统最终容易受到外界因素的影响，如电脑病毒、黑客攻击、人为操作不当等因素严重威胁到高校电子档案建设和管理的安全性。现阶段，高校在进行电子档案建设过程中对系统的安全性还没有进行有效的评估，在档案利用和管理环节方面还存在很多漏洞。档案内容经常被修改，在存取过程中相关信息很容易被覆盖，从而对档案信息的原始性和完成性造成严重破坏。

三、信息技术在高校电子档案建设管理中的应用对策分析

1.强化档案信息化基础设施建设

高校档案管理部门应该将电子档案信息化工作纳入到本单位的总体规划中，强化电子档案信息化基础设施建设。进一步推进微机管理档案的进程，提高档案管理部门和各个单位档案室计算机和网络系统的应用程度和水平，进一步发挥好档案室功能和作用。进一步强化档案部门内部局域网建设，将其和办公局域网络进行有效对接，并在校园网上使用档案网络管理系统，提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现高校电子档案建设管理的数字化。

2.加强档案信息资源建设

要充分利用好信息化档案管理软件，分重点，按步骤的将现有的档案信息及时实现数字化。在信息资源建设过程中一方面由学校各个基层单位将本年度生产的归档电子文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，降低档案部门工作人员的工作量，同时还能够保证各个系部和部门的档案原始信息的真实性，对加快实现档案信息资源共享有很大帮助。另一方面档案部门需要组织人力将高校原有的档案卷目转化为机检数据信息，根据电子化档案接受、保管、利用的相关技术手段，加强对高校各个系部部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档，保证有保存价值文件的真实性和原始性。同时，还要严格按照纸质文件和电子文件并存的原则，实现两种形式文件的并存保管，最终对本校的档案资源有目的、有计划实现信息化建设和数字化处理。

3.建设完善档案信息化管理系统

要严格按照规范、先进、实用的原则，既要保证满足当前档案信息化建设的要求，又要符合档案信息化发展趋势，进一步加大对档案管理软件的推广和应用力度，提高档案信息化管理力度和信息化应用水平，为档案信息交换和实现档案信息资源共享奠定坚实基础。进一步加强高校档案信息库建设，要转变认识，将档案数据为高校的重要信息资源去管理，将其纳入到高校网络办公总体格局中，逐渐建成全校的文献资源数据库，在校园网络平台上有计划的开放档案目录，并上传已经公开的全部档案信息，并提供相应的档案服务工作。

篇9

关键词：档案;电子信息化;发展

一、档案电子信息化现状

信息网络时代的来临，对诸多行业产生了极大的冲击，尤其是档案管理工作，传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，使得档案管理工作的电子信息化不断发展。随着近两年来的不断发展，电子档案已经在各个行业领域及部门得到了极其广泛的使用。对于档案管理电子信息化发展的分析是当前工作中档案管理进一步提高改善的要求以及保证。

二、档案电子信息化发展环境

社会信息化发展已经开始带动档案信息化发展，档案信息化建设也是信息社会建设的重要的有机组成部分。20世纪80年代以来，信息技术的快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命――信息产业革命。在这场新兴的产业革命中，国民经济与社会发展的信息化是一项核心的内容，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。

三、档案电子信息化的政策支持

国家政策的支持导向。1996年国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开展相关研究。2002年《全国档案信息化建设实施纲要》，将电子文件归档作为主要任务纳入全国档案信息化建设。2007年召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府电子文件的集中管理。2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上，开展了“国家电子文件支撑平台系统”建设项目，旨在通过认真总结我国十多年电子政务建设正反两方面经验与教训、民族软件企业发展模式的利弊和认真梳理、分析党政机关、企事业单位对电子文件管理系统共性业务与技术需求，实现对电子文件管理系统标准体系的研究和编写，最终形成符合我国国情的、具有自主创新性与示范意义的、能够被社会所认可的、可以公开标准的、并可持续发展的国家电子文件支撑平台系统，初步实现我国对电子文件系统按统一标准规划、设计、建设、应用与管理，推动我国电子政务的标准化、国产化进程。

四、档案电子信息化的意义

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其意义有：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

五、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

篇10

一、电子文件的分类

以“载体的异同”划分标准。可以把电子文件分为光盘文件，硬盘文件，软盘文件和磁带文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件，硬盘文件，软盘文件，磁带文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备，生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合，而程序文件又有系统软件和应用软件之分，以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件和非数据库文件之件，数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。（2）以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE数据库，FOXPRO数据库，ACOF3数据库，OGOAL数据库等。（3）而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件，超文本文件和纯文本文件之分，文本文件带有一定的格式，超文本文件是集文，像，声于一体的多媒体文件，纯文本文件是不带格式的文本文件（4）以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文伯，表格文件，图文混排文件，数据库文件，图形文件，动态影像文件与声音文件之分。

二、当前电子文档管理面临的挑战

1.电子文件的原始件鉴别和保存、输出形式的多元化。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。（1）电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。（3）电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构，格式的改变为代价。（4）电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采和不同的方式输出。（5）电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体，字号以将电子文件输出，无法从字迹上分辩其原始性。（6）目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

2.电子档案管理需要信息化技术的支持。对于电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，需要计算机技术和数据通信技术的协同管理，如果档案管理人员不懂电子文件形成，存储，传输，检索，利用等技术，就无法对电子文件，电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。此外，对于档案管理人员来讲，怎样保证电子档案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎样确定和保证电子档案的开放年限，保密级别，以及怎样解决跨馆利用等问题，都是必须要面对和解决的问题。

三、档案管理信息电子化的优点

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其长处有（1）可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。（3）档案信息电子化。可一次投入，多次产出，可改变信息加式工作受经费限制局面。（4）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。（5）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。

四、加强档案信息电子化的措施

1.实施电子文档标准化管理。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准，法规，制度的建立。制定出本单位的电子档案的管理规章和制度，制定统一的工作流程。

2.对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，这就需要建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。

3.加强办公自动化系统安全防护工作。首先要抓好信息存储载体制成材料问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命。一般应存入光盘，最好不用磁盘存贮，二是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制，使用文件权限和文件属性等。三是做好数据库备份工作，保证信息安全。罩要在计算机系统上安装防毒软件，预防病毒，防止网络系统遭受到侵害，对电子档案的管理也应做到不坏，不丢，不散，不乱。

4.以人为本，建设复合型文档管理人才资源。电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，电子文档管理的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又难从事档案，又能从事档案，图收，情报等综合信息的管理，文档案室管理人员既要掌握文书知识和又要具备档案管理基础知识，熟练地掌握电子计算机软硬件技术，数字通信技术等。

五、电子文档管理的发展趋势

1.信息内容数码化。电子文件是将文字，图形，图像，影像，声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储，传输，通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

2.文档处理一体化。在电子文件形成阶段，档案人员要参与，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存，同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景，设计思想，数据形式，以及相应的电子计算机软硬件技术等。