房屋档案管理范文

导语：如何才能写好一篇房屋档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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在进行征收补偿档案移交的时候，首先必须保证证件是齐全的，并且在移交的时候要求是原件的文件必须是原件，对于文件必须使用耐久性比较强的材料，比如说蓝黑墨水、碳素墨水，不能够使用那些容易褪色的材料，比如说铅笔、复写纸、红色墨水、圆珠笔以及蓝色墨水等等。文件应该保证字迹的清晰度，图样也必须清晰，图表应该是整洁的，并且，手续也应该完备，对于那些存在皱折或者破损的文件，必须及时的进行整平和修复，保证其完整性。

二、进行房屋征收档案移交时候的流程和时限

一方面，征收实施单位必须在征收工作结束之后的三个月内，将项目档案移交给城建档案馆；另一方面，在进行档案移交的时候，首先应该先将相关的资料交给征收主管部门，只有其通过检查、确定无误并且盖章之后，才能够进行移交。

三、进行方案移交时候的相关手续

在进行档案移交的时候，移交单位应该进行档案移交清单的填写，并且清单应该是一式三份，在双方签字和盖章之后，各留下一份，剩下的一份交给征收主管部门。

四、房屋征收档案管理信息化建设的时候存在的一些问题

随着我国社会和经济的发展，我国的信息技术水平也有了明显的提高，而房屋征收行业也出现了明显的信息化发展趋势。信息技术的出现也发展也给以往的房屋征收管理的模式造成了很大的冲击，并且以往的管理模式也无法很好的满足当前房屋征收档案管理的需要，所以必须根据需要来进行变革、为了更好的解决这些问题，并做好管理方面的工作，必须进行通过科研进行房屋征收档案管理软件系统的开发，这样能够系统的管理各项事物，能够将软件系统和信息系统的优越性真正的发挥出来，在进行档案信息化管理的时候，还应该有意识的缩减信息的实际输入量，并保证数据本身的准确性，只有这样房屋征收的管理水平才能够真正的提高，管理工作的透明度也会有明显的提高，能够真正的做到信息公开，这对公平公正的真正实现意义非常的重大。通过信息化建设，征收户可以利用前台展示的Internet网络或者是触摸屏来进行系统客户端，来对和自己有关系的房屋征收户信息进行查询，这样能够增加征收工作本身的透明度，能够降低出现房屋纠纷的概率，确保房屋征收工作更好的完成。住房城乡建设部规定了市级政府、县级政府以及房屋征收的相关部门应该对信息公开的内容进行明确，对于房屋补偿信息以及征收信息都必须进行公布。就技术方面而言，做好房屋征收档案信息化建设不会特别的困难，只要做好项目功能分析，并进行模块划分，然后再做好软件的设计以及软件的调试工作便能够很快的完成各项任务。其核心问题是确保档案管理信息化工作能够很好的实现，对于那些涉及到房屋征收的相关信息，不能够简单的公开便算完事，必须根据需要进行信息化档案管理。对于那些必须公开的信息必须及时的进行公开，对于那些需要存档的信息则必须及时的进行存档，这样才能够保证真正的做到为人民服务和对人民负责，保证工作完成的效果。以往很多政府在进行网站建设的时候，往往是各自为政，存在非常严重的重复建设情况，人民群众想要办事，首先必须了解自己需要办的事情是属于那个部门的，此处暂且不提存在的多头管理方面的问题，即便是找到了网站，还可能因为网站建设存在的问题而找不到相关的信息，所以在进行房屋征收档案管理的时候，首先必须做的便是保证检索的方便性，其次便必须做好数据备份方面的工作，保证数据本身的安全性。

五、结语

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【关键词】房产；档案管理；房屋登记；途径

引言

《物权法》中规定：“不动产权属证书是权利人享有该不动产物权的证明。不动产权属证书记载的事项，应当与不动产登记簿一致；记载不一致的，除有证据证明不动产登记簿确有错误外，以不动产登记簿为准。”这里面提到的“证据”，既包括当事人重新提交的证据，也包括已经形成的证据。而已经形成的证据，无疑就是指房屋登记档案。在房屋登记工作中，理顺房屋登记档案管理的各个环节，形成良性的循环机制，是房屋登记机构自我保护的一道强有力的“防火墙”。笔者从工作一线的实际出发，就房屋登记档案工作的管理模式创新、管理流程创新等方面略抒己见，以抛砖引玉，共同推动该项工作规范、迅速地向前发展。

一、阻碍房屋登记档案良性循环机制建立的三大难题

1.管理技术相对落后。与各行各业的档案管理整体水平相比，房屋登记档案管理的技术水平已经走到了前列。但是，从房屋登记工作本身来看，房屋地理信息技术、分幅分丘技术、身份认证技术、数据传输技术等已经广泛运用于受理申请、资料审核和登记审批的各个环节，而房屋登记档案管理技术却始终没有取得全面性的突破，这让房屋登记档案的管理工作总是处于吃力追赶的被动地位，成为整个房屋登记工作中最弱的一环，极大地制约了房屋档案管理发展的手脚。

2.管理资金难以保障。档案管理工作的软硬件建设规范，在《档案法》《档案法实施条例及住建部的《房地产登记技术规程》中都有明确规定。这些标准的具体实施，需要大量的资金支持。并且，从应用新型管理技术、完善先进管理手段、提高科学管理水平的角度看，引用新技术及新设备的经费，并不亚于完成档案管理工作基础设施所需的资金。而房屋登记档案管理资金长期依赖外部“输血”的模式，常常会引发房屋登记档案管理资金的不足，这也成为限制房屋登记档案管理工作再上新台阶的一个重要因素。

3.管理理念尚需突破。长期以来，一种错误的观念一直妨碍着房屋登记档案管理工作的发展，即档案管理部门是一个单位的“冷部门”，其地位和作用与单位的主业根本无法相提并论。其实，具有物权证据、区域垄断、使用频繁、动态发展等特性的房屋登记档案管理工作，才是整个房屋登记工作的核心环节，只有它在管理体制、工作流程等方面突破了思维定势，呈现出勃勃生机，房屋登记工作才能够真正走出一片新天地。

二、建立房屋登记档案管理良性循环机制的主要途径

笔者对于建立房屋登记档案管理良性循环机制的总体构想是：档案管理部门要以房屋登记档案数字化为基础，推动档案管理上档升级；要利用档案数字化成果对外提供有偿查询服务，以积累资金保障档案管理工作上档升级的需要。

（一）以档案数字化建设为突破口，夯实模式创新基础

1.购置硬件。进行房屋登记档案数字化，必须拥有大内存的网络服务器、扫描仪、数码像机、高质量防火墙、微机终端等设备，并且要建立起完善的局域网，以应对数码成像、数据传输、信息储存等工作的需要。因此，在硬件配置时，要充分考虑其属性特征，确保其能够满足数字化管理的要求。同时，各硬件间要能够有效联接、系统兼容，形成一个有机统一的工作机组。

2.开发软件。选择科学实用的数字化管理软件，直接关系到房屋登记档案数字化工作的速度、质量、管理效果和应用水平。因此，在进行软件开发时，要充分考虑各方面的因素：一是要与现有房屋登记程序有效衔接，即将房屋登记档案数字化成果作为一个子模块，加载到现有登记程序之中。在进行房屋权属登记时，能够在同一界面之下调取档案数字化信息，为交易与权属管理工作服务。二是能够进行优化升级。软件在试运行和正式运行过程中都会出现一些问题，因此，不能将数字化软件作“死”，要留有充分的修改余地。同时，也要充分考虑不断提高管理水平的需要，为版本升级做好铺垫。三是要注意分析统计工具的设置，为全面、便捷、准确地开发利用房屋登记档案信息做好准备。

3.整理数据。房屋登记档案经过数字化后，各种数据将直接进入到房屋登记工作之中。如果数字化过程中出现问题，那么房地产管理工作将从信息源头开始即是不正确的，并将引起连锁反应，导致房地产交易与权属管理出现一连串错误。这就要求在进行档案数字化时，必须对相关内容进行仔细的质量检查，例如录入的数据是否正确、扫描图像是否清晰、图像与著录内容是否相对应、上下手产权关系与实际是否相符等等，确保房屋登记档案的数据处理准确无误。同时，为安全起见，还应建立异地容灾制度，将整理好的数据进行异地备份储存。

（二）以流程再造为突破口，提高档案查询效率

房屋登记档案的利用主要分为内部利用与外部利用两种。以往大部分房屋登记机构在利用档案时都是一条人工通道，即受理窗口发调档指令档案管理部门把登记档案送至调档窗口档案利用使用完毕归档。在整个过程中，不仅效率低下，并且还增加了档案损毁丢失的风险，影响办事群众的满意程度。而档案数字化后，便可轻松实现档案查阅对内、对外两条线服务。

1.内部查阅自主化。将形成的房屋登记数字档案储存在专门的数据库中，并与房屋登记信息相联。在办理房屋登记业务的过程中，如果需要查询房屋登记档案确认相关事项，受理人员可直接通过自己的电脑终端读取数字档案。为确保数字档案安全，每名查阅数字档案的操作者都必须使用密码，软件系统自动生成操作记录。操作者查阅的数字档案应为办理房屋登记业务所必须的，所办业务应与自动生成的数字档案查阅记录一致，以防止任意查阅导致房屋登记数字档案信息外泄事宜，避免对数据库造成损害。

2.外部查阅人性化。一是查阅窗口前置，房屋登记档案管理部门可以直接在房地产交易与登记场所设立专门的查询窗口，利用者查阅房屋登记档案的，由档案管理部门直接办理。二是查阅人只需查看档案内容而不需复印相关材料的，可以采取“一机双屏”的查阅模式，为查阅人设置一块显示屏显示数字档案，供查阅人查看。查阅人需要复印档案材料的，可以直接打印数字档案。让整个外部查阅过程全部实现数字化操作。

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关键词：房屋产权；产权档案；信息化；数字化处理；服务质量

中图分类号： F293.33 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2014.23.0087

如今随着房屋产权制度的改革，关于房产当中涉及到的每一项工作中，房屋产权档案的使用率都有很大的提高，它所起到的作用也越来越大，因而房屋的产权档案管理也变得比以前重要了很多。现在，对于房屋产权档案的要求也越来越高，逐渐趋于完整性、系统性，以及信息化。所以，加强房屋产权的档案管理是至关重要的。

1 在房屋产权的档案管理之中所存在的问题

1.1接受制度有待健全

通常来说，房屋的产权档案有着它的特殊性，它的主体部分往往是权属登记档案，这其中还包含了测绘交易、调产、拆迁、房产纠纷等活动中产生的文件。这些材料一般来说通常都是由房产管理部门的各个职能单位来进行管理。如今，我国在档案接受的制度上还存在着缺陷，当房产的档案有了以后，基本上都是留存在原有的管理职能部门，但是其中也缺乏一些相对应比较规范的管理制度。

1.2 档案的收集方式比较单一

伴随着我国经济的高速发展，一些和房地产有关的经济活动也变得越来越活跃，这样，就会产生比较多的产权文件资料。这些资料都是组成房屋产权档案中重要的一部分，因而需要更加彻底的加强管理。可是，在很多的实际工作中，因为房屋产权档案数量的增加，房产权的变更次数也变得比以前多，这就导致档案管理人员缺乏足够的时间和工作精力来对这些档案进行管理，最多也就是按照老旧的日常档案统计模式进行管理，这就势必会导致很多的产权不能够及时快速的进行归档。

2 房屋产权档案信息化管理的实现

2.1 加快房屋产权档案信息化建设，改变老旧的管理模式

以计算机和档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、微缩机、扫描仪器甚至互联网络等对档案来进行检索、存储、利用管理，是档案管理的必然发展趋势。以网络技术为支撑的计算机技术，可以大量应用到房地产的档案管理之中，很好的促进了房地产档案管理模式的质量改变，让计算机可以更便捷的服务于房地产的档案管理。

文件扫描模式。一般来说页面都是黑白两种颜色，而且也需要页面内的字迹清晰，不包含插图的页面，可以以黑白二值模式的方式进行扫描，页面是黑白两种颜色，但是字迹的清晰度比较差而且还附有插图的档案页面，还有就是有印章、手印等或者是其印章和文字互相重叠的档案页面，应该采用灰度模式来进行扫描。当档案页面为彩色的时候应该使用彩色模式来进行扫描。

扫描的分辨率。一般来说，扫描分辨率参数大小的选择，都是以让扫描后的图像清晰、完整，而且还不影响图像使用的效果为最佳标准。一般分辨率都是统一采取150dpi，但是在一些特殊情况下，比如当原始档案的文字比较小、密集、清晰度不够的时候，可以适当上调分辨率。

图像文件的处理。当扫描结束以后，应该按照《技术规范》对所扫描的图像进行纠错、去污、裁剪和拼接有用图像等处理，应该对图片的倾斜度、清晰度、失真度等进行检测，一旦发现图像质量和要求不符合的时候，就应该对图像进行二次处理。当扫描出来的图像文件十分不清楚甚至都无法辨识的时候，就应该对图像重新进行扫描，以便确保图像的质量。在扫描的时候，一旦发现有漏扫文件的时候，应该立刻补扫然后将图像插到正确的位置。当图像处理完毕以后，应该按照编码的顺序编号进行保存。当发现扫描的图像排列顺序不对的时候，应该及时进行调整。

2.2 强化档案管理的法规建设

档案管理需要相对应的法律环境和有力的法律来维护的。档案管理部门和社会上的个人都存在着一些比较复杂的法律关系和法律问题，因而，这就需要有比较完整规范的法律来对档案收集保管人员予以保护和一定程度上的约束。依法管理档案是确保档案工作健康发展的重要手段之一，房产部门也应该依法对房产档案进行管理。各个组织和领导部门，都应该加强档案意识，熟悉自己所负责的房地产档案资料工作，然后再组织相关人员对《档案法》等一系列相关的法律文件进行学习，结合社会公民对于房地产档案资料工作的需求，制定完善的档案资料管理工作制度和规划，做好房地产档案资料的软硬件准备，不断努力健全房地产档案工作的各项规章制度，让房地产的档案管理有法可循。

综上所述，提高对于信息的处理能力，提升信息服务质量的水平，是房产档案工作不断发展的动力，也是建立信息化档案的目的。

参考文献

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【关键词】房屋产权档案；信息化管理；特点；策略

房屋产权是房屋所有者根据相关法律规定，享有房屋的所有权益，是所有者对房屋的占有、使用、出租等的权利的总和。中国的民用住宅类的房屋的房产权有70年的期限，而商用的房屋的房产权只有40年的期限，到了时间政府就可以对房屋无偿收回。

随着社会经济的快速发展，城市规模不断扩大，城市中的民用住宅建筑越来越多，房屋产权变化的形式也是越来越多。根据我国的法律，房屋产权的获取方式有很多种，其中最为普遍的是通过购买获得，就是说购买者以金钱的方式向房屋的产权所有者进行购买交易活动，然后办理相关的手续来获得房屋产权。还有一种比较普遍的方式是建设获得，就是建设者投入一定的资金，所有的都自己进行规划建设，建成之后的房屋就是自己的，享有对房屋的所有权。当然，房屋产权的获得还有抵押获得、继承获得、受赠获得。比如说，某人向银行贷款，将房子作为抵押物，到期无法归还银行账务的时候，银行就对房屋享有所有权，有对其进行拍卖处理的权利。在我国的《继承法》中，房屋是可以作为继承物品的，所以当被继承人死后，房屋产权归其遗嘱继承人或法定继承人所有。

1、房屋产权档案的重要性

房屋产权档案是一种交易的原始数据资料，在我国有以下几个作用：

第一，解决纠纷和查处的有效资料。随着社会主义建设进程的加快，城市化的不断发展，商品房越来越多，房屋交易也越来越多，这样不可避免的就会产生一些房产纠纷事件。人们法律意识的逐渐增强，维权意识也在增强，在房产纠纷事件中，房产档案作为最原始的数据资料，可以起到一定的作用，促进纠纷事件的快速解决。在越来越昌盛的今天，在查处是需要对官员的名下房产进行调查，房产档案就可以知道这房子是通过什么手段获取，进而查处是否有的行为。

第二，促进城市中棚户区的改造。随着城市规模的不断扩大，优化城市环境的大潮下，对于成为边缘的棚户区的改造成为城市建设发展的一个方向。对棚户区进行拆迁改造，既能扩大城市规模，又能美化城市环境。但是拆迁改造的过程中又会出现很多问题，例如说：拆迁改造的范围多大，如何跟当地居民进行协调进行拆迁改造。在这一过程中，房屋产权档案能够起到一定的作用，政府拆迁就需要对当地居民做出补偿，而补偿是要依据房屋产权的，房屋产权档案在这时就又成为了原始的资料数据。

2、房屋产权档案的管理特点

2.1产权形式的变化复杂

随着社会经济的快速发展，房地产事业的快速发展，房屋产权结构也发生了变化。以前的住宅类房屋产权是全民、集体、私人所有这三种形式，而今天，可以分为（l）国家所有住宅；（2）劳动群众集体所有住宅；（3）公民私人所有住宅；（4）其他经济组织（如中外合资企业等）所有住宅。也就是说，在原来的基础上又多了合资、外资、经济适用房等形式的产权所有制。产权形式的变化要求相关法律法规的建设要跟上步伐，对于新出现的产权形式要纳入到相关的法律体制中去，进行规范的管理。

2.2产权形式变化的速度加快

随着社会经济活动的日益活跃，房产所有权也是在不断的变更之中，前文提到的房屋产权获取的五种方式是目前产权变化的主要方式。在城市中，尤其是一线城市中，想要买一套房是非常不容易的，房价居高不下，这种形势又使得房屋出租、二手房的交易市场非常活跃，房子的买卖、租赁使得产权形式的变化速度加快。房地产的活跃使得房屋产权档案的管理工作越来越多，分类也越来越细。

2.3房屋产权档案的管理专业性强、利用率高

房屋产权档案的管理非常重要，而相关的法律法规又特别多，所有的行为都必须在相应的法律下进行，所以管理起来更加的专业，对于管理人员的要求也越来越高。而利用率高就体现在房产档案作为最原始的数据资料，在很多时候发挥着独一无二的作用，就像前文中提到的协调房产纠纷、调查官员的、处理棚户区的补偿问题上。

3、房产档案信息化管理概述

计算机自出现到今天，得到了迅猛的发展，计算机技术也在快速的更新换代。计算机所拥有的存储、检索等是人无法企及的。在档案的管理上，许多行业都早已用计算机对档案进行存储、检索了。计算机技术使得存储量更大，占空间更小、检索利用起来更加方便。在房产档案的管理上，计算机技术的应用早已深入人心，随着互联网的快速发展，房屋产权档案的信息化管理开始在一步步的得到实现。

房产档案信息化就是运用计算机技术，将纸质的档案信息转化成电子信息存储到计算机中去，利用某些计算机软件，对这些信息进行有序的管理，实现资源的管理便利、利用率高。计算机技术的运用使得房产档案管理得更加的方便，工作效率得到了大大的提高。房产档案信息化有以下的特点：

第一，档案资料存储的数字化。计算机语言与我们常用的语言是不一样的。房屋产权档案信息化就是将纸质的文字、图像、图形等转化成电子信息，计算机可以通过一定的技术识别这些信息，自动将这些信息进行分类、归档、存储、计算机可以存储的资料非常的多，这离不开计算机技术的快速发展。在人们需要这些信息时也能够快速的进行查阅利用，人们在查阅时需要耗费的精力更少了，工作效率更高了。

第二，档案传输的网络化。在互联网出现之前，远距离之间传递资料需要通过邮寄系统，这样的话时间就变长了，而且邮寄的过程中也会出现损坏或丢失的情况。当互联网发展之后，人们之间传递信息可以在网络上进行，联网就可以进行信息资料的传递，还可以通过一些技术手段来加密信息，避免第三方截取信息。房产档案的信息化使得房产开发商、需求者、房产管理部门之间可以在网上获取相关的信息，交流更加方便，房产档案的价值更加明显，房产档案的利用率更高。

第三，检索的智能化。检索的智能化是在信息资料的数字化实现下衍生而来的，数字化实现了档案管理的便捷、分类、存储等，这是运用了计算机技术达到的，而人们在利用档案信息时，也是根据计算机技术，有着特定的程序，查阅检索更加的方便快捷。

4、房产档案信息化管理的策略分析

在目前，我国房产档案信息化管理正在快速的发展中，信息化管理给房地产事业带来了活力，工作效率更高，但是目前我国房产档案信息化管理还存在一些问题。由于信息化管理很大程度上依靠计算机技术，这就要求管理人员具有一定的计算机水平，能够处理一些常见的计算机故障，这对管理人员无疑是提出了更高的要求。信息化管理既然是依托计算机技术，而计算机不可能永远运转下去，它总是会出现一些故障、毛病，这就需要人们在日常管理中进行维护，管理人员要与时俱进，不断的学习创新，提高自身的专业水平、职业能力。计算机技术是不断的发展的，在房产档案的管理上也需要跟进时代步伐，采用最新的技术手段，促进工作效率的提高和房产档案管理的更加方便快捷。

4.1提高思想认识

当前社会下房产档案管理部门工作人员不重视房产档案信息化管理，对于房产档案

的管理也停留在传统的思想观念上。许多管理者并不接受信息化管理，他们不了解计算机技术，不认同互联网，这严重的影响到了房产档案的信息化管理进程，所以要提高他们的思想认识水平。房产档案信息化管理需要先进的计算机技术和设备，需要建设综合的网络，这些都需要投入大量的资金，没有资金所有的都只是纸上谈兵。提高大家的认识水平尤其是上级重要的管理者的认识水平，得到他们的支持，将信息化管理工作落实到位，建设房产档案信息化管理，提高工作效率。

4.2提高管理人员的计算机水平和职业素质

房产档案信息化管理是依托计算机技术和设备的，这就要求管理人员具有一定的计算机水平，能够对计算机出现的一些故障进行维护管理，在日常的使用过程中进行维护，保证系统的正常运转。

房产档案管理人员要积极主动的去学习，不断的扩宽知识面，学习到更多的计算机技术，提高职业水平，在工作中运用先进的技术解决出现的一些问题。对于信息化系统不断的进行更新换代，促进信息化系统的更好更快速的运转。

管理人员的计算机水平和职业素质的提高需要给予一定的压力，要进行绩效评估，运用一定的奖惩机制，让管理人员充分认识到工作的重要性，认识到计算机技术的重要性，促进他们自我提高、自我完善。

4.3运用先进的计算机技术

房产档案的信息化管理依托先进的计算机技术，要实现系统的高效运转，必须采用先进的计算机技术。这需要引起上级领导的重视，根据社会的发展，不断的对信息化系统进行更新换代，运用先进的计算机技术，不断完善信息化系统，使得系统运行的效率更高，系统出现故障的情况更少，更好的提高工作效率。

计算机技术是不断发展变化的，社会经济也是不断发展变化的，这就要求信息化系统也是要不断的发展变化，要与时俱进，不断的运用先进技术，提高系统的运作效率。

4.4做好制度建设

制度建设是政府相关部门需要做的事，政府部门出台相关的法律法规，对房产档案信息化管理作出一些强制性的规定，促进各级部门进行规范管理。随着房产纠纷事件的增多，人们法律意识的增强，做好制度建设，促进房产档案信息化关林的规范化。

5、结束语

房产档案的信息化管理是房产档案管理的革新，是时展的必然趋势。我国目前在房产档案信息化管理上还存在很多问题，这需要社会各界的不懈努力，促进房产档案的信息化管理。

参考文献：

[1]王艳军.关于基层房屋产权档案的信息化管理问题探讨[J].中国房地产业，2011 （03）.

[2]肖迎霞.浅议房产档案信息化管理策略[J].华章，2013（06）.

[3]郭福芝，李东艳.论新时期房屋产权档案管理人员应具有的几个意识[J].大庆社会科学，2005（04）.

[4]陈勇.房产档案信息化管理探索[J].湖南科技学院学报，2010（04）.

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关键词：房屋权属档案；数字化；管理模式；探讨

房屋交易权属档案是房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移和房屋变更等房屋权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表和声像等不同形式的历史记录。所以，房屋权属档案作为一种房地产凭证，它的重要性更是不用多说的，这就对相应的管理工作提出了更高更好的要求。随着经济的发展，房地产也发展的越来越壮大起来，在科技和电脑技术的迅猛推动下，房屋权属档案的数字化管理也迅速发展起来，就像雨后的春笋层出不穷。由于旧式的纸制化档案的缺点，所以这种数字化档案管理更显示了其先进性，为各个部门的相互和谐和沟通提供更为便捷的条件，为我国的房屋权属交易档案的完善提供了一种新的模式。

一、房地产权属档案数字化的必要性

现在的社会飞速的发展，社会服务向着更深更广发展，不再仅仅局限于单纯的某一项服务，而是向着全面的范围发展。社会服务的更加全面就要求房地产权属管理采取更新更先进的方式展开，这样才能适应新的形式和情况。现今，人们的物质文化不断的提高，对住房的要求也在不断的增加，为了适应人民日益增长的物质文化需要，住房建设突飞猛进，这就关系到房地产权属档案的管理。随着房地产权属档案的日益增多，纸制档案不断的增多，工作人员的任务非常的繁重，工作效率非常的低下。所以，房地产权属档案数字化的产生就成为了一种潮流和趋势，就成为一种必然。

二、数字化管理的原则

1.实用性原则

所说的实用，一般是指的是要想对房地产权属档案进行有效管理，就必须采用稳定的、并且是能够兼容的设备，使得更好的房地产权属档案管理服务，使其走上一条正规的轨道，为房地产业更好更快的发展做出自己应有的贡献。所以，在实际的工作中，不能一味的追求新的技术，而与房地产的管理脱节，这样就会使得新的系统出现很多的错误，使新技术瘫痪。

2.安全性原则。安全在房地产权属档案管理中非常的重要，起着至关重要的作用。只有做到档案的安全化管理，才能确保所有人的切身利益不被非法分子索盗取，才能保护所有人的合法利益不受侵害。如果在管理中，采取的措施不当，或者是对新的技术保护措施不够完备，就会使业主的信息被泄露出去，给业主造成很大的危害。新的技术虽然先进，但是新的技术也会有很的弊端，比如信息的共享等都会使得信息泄露。所以，一定要采取强有力的措施，使得新的技术不被自然灾害和人为破坏，阻止档案泄露。

3.真实性原则

档案最为基本的要求就是要真实。只有真实的档案才是有效的，才能为数字化提供有效的信息。不真实的信息会给社会的各个部门提供虚假的信息，给社会造成混乱，使社会对信息无从利用。在对房地产权属档案进行管理中，一定要及时发现错误，并及时修改。一旦发现错误，要做到及时的修改和修正，避免发生房地产权属不必要的纷争，给当事人带来很大的损失。所以，在房地产权属管理的实际工作中，一定要从各个方面杜绝虚假信息的介入，要建立一套强有力的措施，使档案真实。

三、数字化管理模式的具体实施

1.数据库选择

庞大、复杂的系统工程就是要建立房屋产权数字化档案馆（室）。因此，要想对房地产权属档案管理实行数字化，就要采取先进的存储系统。由于，数字化管理安全性非常的高，所以在采取先进的技术的时候，一定要保证系统的安全可靠，不要被非法分子索盗取。还有，要对动态进行及时的更新，只有把这两者结合起来，新的技术才能够发挥其真正的作用，做到档案管理的及时更新，做到系统的快捷便利。这才能保证二者的同步性和协调性。所以说数据库的选择必须从自身的实际出发，既要选择先进的技术，又要符合自身的实际情况，只有这样才能发挥系统的优势，又能使档案的管理及时的更新。

2.利用计算机辅助立卷，促使房屋产权档案整理规范化

现在的社会是信息的社会，更是新技术的社会，计算机普遍运用到了各个领域和部门。在房地产权属档案管理中，计算机已经悄然无声的发挥着作用。通过利用计算机进行各个环节的工作，从而形成了一整套完整的数据。从而为使用新的技术打下了坚实的基础。因为，房地产的各个行为活动，可能都会使房地产所有者发生变化，这就需要对数据进行及时的更新和更正。通过使用计算机，不但可以使原来的工作负担减轻，而且使档案更加的完善和整洁。

3.录入、扫描及备份

工作人员培训了以后，这样工作人员才能够熟练的掌握工作的程序，才能对新的技术进行及时的掌握和理解，这样才能更好的使得房地产权属档案从纸质档案向数字化进行快速转换。第一，录入房屋权属档案的资料。要想做到档案资料的正确录入，工作人员必须认真负责，要有一颗积极负责的心，要有过硬的计算机操作技术，要保证对输入的每一页档案都能够正确无误，要符合档案管理的原则。只有这样，数字化档案才能够做到有效，才能够真正发挥数字化的作用，真正做到房地产档案管理的规范化。第二，扫描房屋权属档案的资料。扫描的工作人员，一定要对所扫描的每一页进行认真的整理，做到不漏掉每一页，没一个字，使资料的保护做到完整和全面。第三，检查录入和扫描的整个过程。房地产权属档案的每个过程，每个环节都是非常的重要的，都能够给档案管理带来很大的危害。所以说每一个小小的环节都有可能影响档案的真实、安全、可靠。所以，这就要去检查者必须对每个环节都要负责，对检查的错误进行及时的更正和改进。第四，档案完成以后，还要进行必要的备份。房地产权属档案数字化虽然先进，但是容易丢失和破坏，数据很容易丢失，给档案管理工作带来很大的影响。所以，这就需要对档案进行备份，这样就可以防止档案丢失后，无法恢复数据，给工作带来很大的麻烦。备份后，就会给工作带来更大的方便，为以后的工作做好了坚实的基础。

4.开放性管理

我们所说的开放性管理，就是指的是依据我国的法律法规，通过公开的方式，查阅和变更房地产信息，使社会的各个部门都很好的掌握信息，更好的进行决策，为社会的发展做出更大的贡献。这种开放性管理主要有以下两个方面的内容：第一，权利人可以对自己的房地产权属信息进行查阅。这样权利人就可以随时对自己的权属进行了解，及时掌握信息，更好的做出正确的决策。因此，权利人的权利要受到法律的保护。第二，权利人有权利对房地产信息进行及时的变更。在变更中，要出具最为原始的凭证，要严格依照法律法规，只有这样才能确保自己的利益不会受到侵害。

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一、农机监理业务档案管理工作现状

农机监理业务档案按照保管方式分为纸质档案和电子档案。按照业务种类分为农业机械档案和农机驾驶人档案。档案具体内容应当严格按照农业部“两个规定、两个规范”相关规定首存保管。内蒙古呼伦贝尔市自2008年在全市范围内开展业务规范化提升建设工作，经过十余年的努力全市农机监理业务规范化水平长足发展，取得实绩。目前呼伦贝尔市共有农业机械档案14.98万份，农机驾驶人档案13.13万份。全部实行网络信息化管理，信息化和规范化水平不断提高。但我们也看到，在档案管理规范化水平不断提高的同时，农机监理工作出现了很多新形势、新变化，导致基层工作仍然存在着很多不足和困难。

二、存在问题和困难

1.业务档案管理人员素养偏低、知识更新较慢

2018年新规定规范实施以来该市农机监理业务及档案管理工作移交旗市区（县级）农机监理机构，基层档案管理工作由此起步，档案管理人员多为业务人员兼职、档案知识匮乏。加之原有的档案管理标准不断提升，档案管理形式和内容逐渐复杂，特别是实现数字化平台管理以来，很多原有档案管理人员知识老化，不能有效掌握和推进农机档案管理数字化发展，亟待知识更新和本领提高。

2.档案管理设施不足、装备落后

基层农机监理业务机构存在“重业务、轻档案管理”的思想，认为档案管理工作无足轻重、“难见成绩”，导致档案管理工作资金、装备投入不足，档案管理设备陈旧、条件简陋，不足以达到档案管理标准化要求。实现业务档案管理数字化平台管理以后，由于缺少电子档案所需的设备，对电子档案安全造成一定隐患，同时造成档案管理数字化平台不能充分发挥效能。

3.存在业务档案不规范情况

农机监理业务办理过程中，存在未达到相关要求，以致业务档案出现瑕疵、缺漏，虽然数量较少，但严重影响后期档案使用中的效率，甚至造成严重的错误。

三、解决办法和建议

1.加强监理业务规范化，推进档案管理建设工作

严格按照农业部“两个规定、两个规范”的要求建立、收存、管理档案资料，坚决杜绝监理业务办理过程中资料缺失、手续不全等现象造成的原始档案资料不规范。要以农机监理业务高度规范化确保档案管理资料完整、合规。各级农机监理业务部门，特别是基层农机监理业务机构，要充分重视农机监理业务档案管理工作对农机监理工作的基础和重要作用。将档案管理工作与业务工作相结合，使业务档案管理工作“前置化”，以档案管理的高标准要求反推农机监理业务规范化工作提升，以档案管理工作的高标准要求催生农机监理部门责任落实和业务规范“内动力”，进而提升农机安全监管整体水平。

2.提升档案管理人员素质

对档案管理人员进行档案管理知识、数字化管理知识和业务知识的培训，全面提升档案管理人员特别是基层人员综合素养，培养一批业务素质过硬、技术本领高超，具有高度责任感的农机监理档案管理专门人才。对业务档案管理工作开展常态化考评，建立工作机制，对档案管理工作实行责任制管理。

3.提高档案管理硬件设备水平

完成好农机监理业务档案管理工作，装备设施是基础支撑。需要按照档案管理标准配备充足的档案管理设备并及时更新，为电子档案提供相应的设备、软件支撑，在确保电子档案安全性的基础上，充分发挥其使用价值，实现便捷、准确、安全的资源共享。

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1 退伍军人档案的整理

1.1 档案装具封面设置与整理。由于原退伍军人档案袋大小、封面设置等都不一样，既不方便保管，也不方便查阅，因此，我们设计定做了统一的装具“濮阳县退伍军人档案袋”。对装具封面的设计，鉴于退伍军人在部队时间不一样，短的有二三年，长的有达八年的，甚至更长。档案馆接收是按退伍时间分批接收的。我们在长期的实践中得出的结论是以退伍时间加上姓名、籍贯查找比较方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍时所在的乡（镇），就可以查找到。对于档案材料的具体内容，虽然这些退伍军人档案来自十二个不同的部队，但经过统计分析，其内容大致可以分为十三类，分别是：入伍登记表、入伍体检表、政审材料、入党志愿书及相关材料、入团志愿书、党员登记表，有关奖励的材料（包括各种奖励卡片、立功受奖的报告等），提升班长、副班长的晋升报告，各种鉴定材料，受处分的相关材料，退伍军人登记表，慢性病的相关材料（病历、医疗补助申请批复等），其他证明材料。由此，我们设计的档案袋封面如表1：

备注

随后，对馆藏全部退伍军人进行换袋、统一编号，对袋内档案材料进行了分类编页号固定整理，并将档案材料的分类标在档案袋的封面上。其顺序见表1。由编号固定该份档案资料在袋内的位置，缺项以次递补。由页数印证该份档案资料的具体张数。再填写上姓名、性别、退伍时间、籍贯（也就是入伍时所在的乡、村）。特别需要说明的是，有的退伍军人户籍所在乡并不一定是档案中所填写的籍贯，这是由于该退伍军人入伍时占用其他乡的指标造成的，在整理时一律按入伍、退伍登记表上所填写的籍贯整理。录入微机后，在查阅时如果查不到，就问其当时是否占用其他乡（镇）的指标入伍的，如果是按其入伍指标的籍贯就可查到。最后，一人一袋一卷，统一编号，把案卷号填写在左上角的档案号上，再把档案号用口取纸固定在档案袋的竖脊背上，如此上架后，方便调档。

1.2 编制档案目录。为方便查阅与减少提调档案原件，设置了《濮阳县退伍军人档案目录》见表2。

前八个项目的设置，是退伍军人个人的基本信息，备注栏里一般填写的是退伍军人个人是否有病，是否参战、参核、参加勘界等事项，没有的一般不填。设置的理由是，这些年退伍军人查阅档案的目的一般有三种：一是有病的，可到民政部门办理补助；二是参战、参核、参加勘界人员，可申请民政部门办理补助；三是60周岁可申请养老补助。这些都能从前六项和备注中得到确认。如果符合条件则根据案卷号调出档案复制，出具证明；如果不符合条件，则不再调档，减少对档案磨损。九、十、十一项三项则是在管理中发现，少部分农村籍退伍军人按照国家政策，不应该安置，可过了几年后，他们又通过其他途径，得到了安置（大部分是企业），这些被安置的退伍军人在部队服役的时间，又可算作工龄，他们要接续工龄，就必须把保存在档案馆的档案调走，与其现在某个单位的档案合二为一。为反映档案流动走向，设置了索取档案的单位、调取档案人、调取档案时间3个栏目。

2 退伍军人档案的管理

2.1 编制大流水档案号。由于这些档案来自人武部、退伍办，分属两个全宗不便于管理，为便于管理，我们又按退伍年度顺序编制了统一的大流水档案号。

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关键词：数字档案；信息安全；管理；物理防护

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）10-2289-02

1 干部数字档案在物理防护中的主要问题

加强对档案室、网络硬件设施的基础建设和管理是保证数字档案信息安全管理的物质基础。没有优质完善的硬件设施作为保障，就不会有数字档案信息的安全。但当前部队数字档案部门在该方面主要还存在以下几方面的问题：

1） 干部数字档案建设不标准

当前部队有不少档案部门因为资金的投入问题，导致放置数字化网络化主机系统的机房安全等级较低，供电、温湿度、防火、防盗等条件不尽人意，甚至在极端条件下，可能只是放置在普通的办公室；纸介质的原始档案与数字档案室共存一室且监控设施不全等客观事实。这些都给系统的安全管理造成了较大的隐患。

2）信息设备储存条件不达标

电子档案与纸质对存储的条件要求是各不相同的。例如外来磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是很重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，可使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落，影响读出效果。强烈的机械振动则会影响磁性载体材料中磁分子的排列秩序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号[1]。此外光线、有害气体和灰尘对两者的影响也是有很大的差异。但当前有相当一部分军队档案部门把两者共存于一室，这是极大不科学的做法。

3）办公室应用软件的采用不规范

数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关。一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。但目前有不少档案部门管理人员在选取存储设备时太过随意，不能按照国家所制定的标准去挑选存储设备。

4）硬件设施维护与保养不及时

网络是数字档案信息传输的主要媒介。网络的硬件基础设施主要包括：网络布线、交换机、集线器、网关设备或路由器、中继器、桥接设备和调制解调器等。这些网络设备都存在因自然老化、人为破坏和电磁辐射带来的安全威胁[2]。但目前档案部门对这方面存在维护与保养不及时或根本不会如何去保养的情况。

2 针对存在的问题所要采取的措施

针对当前干部数字档案信息物理防护中存在的现实问题，我个人觉得应从以下几点来加强解决。

1）要加强改善档案室的管理环境

档案室基础设施薄弱，主要应加大投入，建立符合国家标准的机房，并根据档案系统的大小范围，选择建设相应等级的机房。档案文件有其机密性，因此防止档案文件的失落相对于其他系统要求更高，机房应该有良好的防盗门禁措施，监控措施，确保不会被入室盗窃，并且在万一的情况下，也可根据监控录像查询原因，挽回损失。同时，机房应尽可能带场地监控，漏水、火警、供电电压不稳、非法闯入等应能及时通过短信、电话或圣光报警，必须带有UPS供电，如有条件，也可另外配备发电机或采取双回路供电，建设自动灭火装置[3]。

2）要加强改善信息存储设备条件

首先要保证电子档案载体物理方面的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合与磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制。保管电子档案的环境温度最好控制在14摄氏度～24～摄氏度之间，温差一般小于5摄氏度[4]。温度过高会使档案介质变脆，带基机械强度下降，加速老化，不易保存。保管电子档案的环境湿度最好控制在40%～60%之间。湿度过大会引起磁带、磁盘膨胀与变形，湿度过小容易变脆易碎。其次，存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光，防尘，防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

3）要严把档案载体的选购质量

选择质量过关，符合标准的硬件设备，可以减少硬件故障所带来的损失。挑选优质的设备是确保信息安全的第一步。要针对数字档案信息自身的特殊性，来选择符合实际的存储介质。首先磁盘光盘、输入输出设备、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和接受利用全过程的最基本环节，任何一个部分发生问题都会给电子档案的齐全、完整和有效利用造成严重影响。电子档案的制成材料主要包括电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。劣质材料制成的信息载体对电子档案的存储危害严重。因此，要选择在制成材料构成诸要素都达标的存储设备。通过严把电子档案制成相关材料的质量关，提高电子档案载体的保存寿命，为后期保护打下良好基础。目前档案室使用的存储介质主要有光盘、磁带、硬盘、缩微胶卷等对于珍贵的数字档案信息可转到纸张和缩微胶片上保存。缩微胶片被认为是唯一能够接受的档案信息存储载体，其保存期至少可达三百年。

4）要加强采用规范的应用软件

为了达到信息共享，使用标准规范的软件是必须的。目前，干部人事管理信息系统《信息结构体系》是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用上级部门推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统文件，否则会造成数据结构混乱，是上下级数据无法沟通和共享[5]。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关标准。减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。

5）要加强对网络硬件进行有效检测

电子档案载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变化，外表涂层是否清洁或有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效地修正或更新。应每四年拷贝一次，且原载体继续保存的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维修，必须进行严格的管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为的损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

总之，影响部队干部信息档案安全的有很多方面。国内有许多专家都提出过安全管理的方法和措施，但从物理防护这个角度来谈，所言甚少，希望我们档案工作人员与立档案单位能从中有所启发与收获。

参考文献：

[1] 孙熙，卢洪武.浅谈电子档案信息的安全保障[J].档案与建设，2005 （1）.

[2] 王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案，2004（1）.

[3] 董信君.保证电子文件信息安全的技术措施[J].兰台世界，2005（9）.

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【关键词】新疆博乐市；业务档案；管理

业务档案是一个单位综合档案的重要组成部分[1]，是在疾病防治工作实施中所产生的资料，即全市公共场所现场监测、职业病卫生监测、学校卫生检测、公共卫生、急慢性传染病防治、地方病防治、艾滋病防治、结核病防治、检测中心的检验工作以及基层防保组等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像资料和各种形式的现场原始记录，能为拓展疾病预防控制事业提供科学依据。防病治病的信息因具有联系性和完整性，故能据此探索疾病发生、发展规律，提出相应防治对策。

1 调查对象

博乐市疾病预防控制中心及各乡镇场卫生院防保组。

2 调查方法和内容

采取询问和查看调阅方式。内容主要有日常产生的业务档案的管理方式以及部分业务档案的利用情况。

3 调查结果

本次共询问和调阅了13家[2]，科室管理的12家，综合档案室保管目录的1家。计1200卷、3600章、120万字的档案。

4 讨论

4.1 防病治病的资料档案管理：防病治病档案由单位统一管理，科室档案及乡镇场基层防保组原则上由科室和防保组自己保管，特殊资料可上交中心档案室统一管理。

4.2 综合档案室在做好综合档案管理的基础上，充分发挥监督和指导作用，定期不定期地组织兼职档案员对归档材料进行互查互审[1]。按照各科室及各乡镇场卫生院防保组的工作情况提出相应的要求，并根据工作内容，及时收集、整理、归档，把好档案材料入库的验收关。对各科室及各乡镇场卫生院防保组的预立卷档案，由专职档案人员检查入库、保管，并做好移交手续，建好目录[1]。对不符合要求的要及时通知有关科室和乡镇场卫生院防保组进行整改[1]。

4.3 将业务档案分级管理：对业务活动中形成的卫生监测档案分为科室单位。

4.3.1 防病治病的业务档案管理；属于单位的档案资料由单位统一管理。

4.3.2 各科室的业务档案管理；凡属于科室管理的业务档案，由科室保管，并负责收集、整理、立卷、负责保管，方便科室开展工作。

4.4 业务档案的管理规范

4.4.1 中心业务档案的划分本着全面性、系统性、实用性的原则进行分解。以能够体现防病、治病工作的高水平、高质量的资料为基础进行细化、将有一定科学价值、有能长期在工作采纳和使用的资料定为中心业务档案，系统归纳几种。

4.4.2 防病、治病工作的规范、标准。

4.4.3 年度或各年度的法定报告的传染病、地方病、常见病等疾病防治方案和总结、分析和疫情流行趋势预测等。

4.4.4 重大突发事件、流行病爆发、以及食物中毒现场调查的相关资料。

4.4.5 专项调查；其中有计划、资料整理、汇总、工作结束后写出全面真实的总结报告。

4.5 各科室防病、治病的档案管理的规范。

4.5.1 科室在日常工作中所产生的各项工作计划、实施细则、实施方案、疾病防治的措施、工作小结和总结等相关资料。以上材料保存时间不好定、业务单位工作人员经常或随时即刻可使用，随着逐年工作的开展，各项资料不断加以补充和增加，为此科室应科学归纳管理。

4.5.2 监测资料

4.5.2.1 各种传染病疫情、各种污染的事件、各项中毒的现场调查处理资料。其中单项调查登记表、记录、标本检验的结果以及最后处理意见和报告。

4.5.2.2 所以从事员工的体检材料、个人体检登记表、报关单、汇总表。

4.6 采用分级档案管理的目的和意义

4.6.1 采用分级档案管理可以解决保存空间与档案数量间的矛盾。各单位的档案保存存在很大的困难，根本无法保证各种业务的资料档案的容纳，为此只能把有价值的和有长期保存价值的档案集中保存单位的档案室，其余的档案只有分散在各科室内保存。

4.6.2 中心管理有利于体现一个单位的整体业务工作素质的提高。更能体现一个单位领导的业务水平，随时掌握全局，在关键时刻做出正确的选择，并能提供科学的依据。

4.6.3 科室和基层保存业务档案主要是方便科室业务人员和基层工作人员开展各项工作，也是为了充分发挥档案资料的作用，为我市各族人民的身体健康，减少城乡差别作出更大的贡献。

4.7 分层次档案管理的实施

4.7.1 加强档案管理，逐步使档案工作达到网络化、分层次管理是通过档案工作网络管理而有序的实施。为此建立健全档案管理工作网络是档案分层次管理的组织保障。

4.7.2 制定切合实际的档案管理制度，对各种不同类型的防病治病的档案，要按照上级档案部门的要求进行规范管理。

4.7.3 进一步加强各层次的专职和兼职档案管理人员的培训工作，一定要做到合格上岗、持证上岗，这样才能保证档案管理人员做好档案管理工作。

4.7.4 施行责任制，定期和不定期进行考核，在落实责任制时，将业务档案的立卷归档明确列入管理，并纳入到年终考核中。

综上所述；业务档案实行分层次管理，是贯彻我国《档案法》的规定，集中统一管理档案管理的一种模式，它确实符合疾病预防控制的工作特点和需要，随着疾病预防控制工作的逐步提升和发展，它将会更为疾病预防控制工作的开展发挥更为重要的作用。

参考文献

[1]李明.疾控业务档案两级管理探讨[J].中国公共卫生管理，2009，08（25）.4

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[关键词]财务档案管理；信息失真；预防；控制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中图分类号]F233 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-00-01

财务档案管理工作是企事业单位的一项重要工作，做好财务档案管理有利于保持企事业单位的稳定发展，并为各项关键工作提供重要的信息与材料基础。然而当前在一些企事业单位财务档案管理工作中存在信息失真的问题，具有较大的危害性。基于此，本文将针对财务档案管理中信息失真的预防与控制措施展开探讨。

1 造成财务档案管理信息失真问题的原因分析

1.1 管理层认识不足

在部分企事业单位中，由于管理层对财务基础工作及财务档案管理工作重视不足、认识片面，将财务工作等同于账目记录和整理，忽略了财务工作和财务信息的重要作用和价值，在财务基础工作管理与会计人员专业能力培训方面投入不到位，更不能及时对财会知识与技术进行更新，导致财务工作整体质量得不到提高，财务信息质量得不到保障，造成财务档案管理信息出现失真问题。

1.2 会计工作人员队伍建设不完善

许多企事业单位在会计工作队伍的建设方面缺乏重视，对于队伍中工作人员的从业资质及专业素质未进行严格审核，这导致会计工作人员素质存在一定差异，部分工作人员在专业知识与工作能力方面存在较严重的不足，无法满足各项财务工作的实际需求。同时，财务管理中一些工作人员由于自我提升意识淡薄，不能主动学习现代化的财务管理知识与相关法律法规，甚至存在财务信息造价和违规操作等问题，致使财务信息失真问题发生。

1.3 财务信息蓄意造假问题

部分企业为了逃避国家的相关税收，窃取国家资产，往往制造企业内部虚假的经营业绩，伪造真实账簿，由此导致企业财务档案管理信息失真问题。在利益的驱动下，一些企业内部严重违反国家相关的会计法律，改建的账目内容不建全，账目内容不按相应规定如实记载，单位内部管理混乱，财务收支失控；私设“小金库”，账外设账，单位负责人、等等。

1.4 财会工作缺乏有效监管

我国对会计工作有着十分明确的法律规定与要求，但在一些单位内部，对财会工作却未进行有效监管，或是缺乏独立的监管部门，或是监管部门虚设，监管制度落实不到位，对财会工作人员的管理缺乏效力，这也导致财会工作人员缺乏有效约束，工作不规范，不能严格按照相关的规定和标准工作。而由于监管力度不足，对财务信息缺乏严格的审核，这无法充分保障信息的真实性与可靠性，导致财务信息失真问题得不到解决。

2 财务档案管理中信息失真的有效预防和控制措施

2.1 强化职业道德教育，构建健康的外部环境

财务档案管理工作中工作人员的职业道德水平至关重要，因此，要加强财会工作从业人员的职业道德教育，可选取典型正反面案例，并结合我国当前的法律法规，多角度加强财会工作人员的职业道德素养，提升其职业操守与道德水平；同时，还应建立相关人员的信用档案，采取信用评定机制，结合相应的奖惩机制，诚信有奖、失信必罚，强化法律与道德对财会从业人员的双重约束作用，从而实现对财务档案管理信息失真问题的有效控制。

2.2 完善现代财务管理制度，强化内部控制作用

首先，要建立科学的财务管理模式，避免独断专行的决策情况，降低因部分管理者操纵而出现假会计信息的可能性。其次，要根据现代财务制度建立内部控制措施。严格贯彻执行《会计基础工作规范》，使会计业务处理人员和档案管理人员分工明确，形成相互协作、相互监督、相互制约的运行机制，其作用在于有效保护单位资产的安全性和完整性，保证会计信息的真实性和合法性，使财务档案经得起历史的考验。

2.3 完善相关立法与法律，发挥法制监督作用

法治型社会的建设是我国新时期的重要发展目标，因此，法制监督也应在财务档案管理中发挥重要的监管作用，这就需要国家层面上加强相关立法工作，并对现有相关法律法规进行完善，避免因部分单位或个人钻法律空子，导致财务信息蓄意造假和失真问题。对于财务信息造假等违法行为，应加大处罚力度，一经发现坚决对相关责任人及责任单位予以严肃处理，通过提高财会工作违法成本，遏制财务信息失真问题的发生。此外，要确保法制监督与管理作用的良好发挥，还必须要进一步加强严格执法，提高相应法律法规制度条例的执行力度，确保各项执法工作落到实处，以警示财务工作从业人员和财务档案相关的管理者和使用者，截断信息失真发生的源头。

2.4 加强现代技术的应用，科学防控信息失真问题

现代财务信息管理工作大都实现了电子化、智能化，计算机数据处理技术得到了较好的应用，在此基础上可以通过对计算机财务管理系统的强化与完善，来提高财务工作及财务档案管理工作的水平。如加强财务管理软件的安全防护功能，强化权限管理，避免人为篡改财务信息所造成的信息失真问题，还可进一步加强对云处理技术的应用，建立财务信息云数据库，在财会信息生成时自动在云端进行信息记录与存储，通过云端原始信息与内部财务信息的比对能够及时发现信息数据失真的问题，并采取核对与处理措施，保证财务档案的信息真实性。

3 结 语

本文首先对财务档案管理信息失真问题的原因进行分析，之后针对财务档案管理信息失真的防控措施展开探讨，希望通过本文为我国当前财务档案管理工作的有效发展与社会诚信建设提供一定帮助。