建设单位档案管理范文

导语：如何才能写好一篇建设单位档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：建设单位 档案管理 网络共享

在电力基建行业中，电力档案是其最真实的工程建设历史记录，也是电力工程建设的重要依据与必备条件，对于整个电力工程的建设有着极为重要的现实价值与意义。在对电力档案的管理工作中，它的科学化与信息化程度对今后的电力基建行业建设有着非常重要的影响。所以，做好电力档案的管理工作的网络化建设是非常有必要的。

一、建设单位档案管理的现状分析

（一）对声像资料的管理不到位

在部分电力工程建设单位，对于电力信息档案的管理工作，一般只重视对于相关技术信息资料的收集与整理，经常忽视对声像资料的整理，甚至有的建设单位没有相关的声像资料。相对于纸质的文献资料而言，声像资料更加形象生动，对历史事件能够准确反映其原貌，能及时、有效地提供给单位相关资料，并且能供多人同时享用。许多电力信息档案管理者受传统的管理思维方式的影响，使单位原有的录音、摄像等相关声像设备得不到充分利用，对于与电力工程建设相关的录音、影像等资料没有进行很好的管理，致使单位的声像档案不完备，影响了电力工程建设单位的发展。

（二）档案管理的网络化建设水平较低

受多种因素的影响和制约，大多数电力工程建设单位对档案管理的网络化建设水平相对较低，对档案的计算机管理处于较为落后的程度，档案管理中的软硬件设备更新不够及时，难以适应电力企业的快速发展。另外，我国的档案信息网站相对较少，网络上所公布的档案信息数量缺乏，并且档案信息的内容较为单一，缺乏创新，各网站之间还出现信息内容的重复录入。这些因素对于电力工程建设单位的档案管理网络化建设产生一定的影响，档案管理工作急需进行创新与突破。

（三）档案管理人员综合素质较低

在电力工程建设单位的信息档案管理工作中，人是较为关键的因素，对档案管理的网络化建设与管理都离不开档案管理人员，对软硬件与各种计算机技术的应用都要通过档案管理人员才可以充分发挥其作用。因此，作为档案管理人员，必须要灵活掌握网络技术，做档案信息的引导员。但是目前，在电力基建行业，档案管理人员的整体素质普遍较低，难以适应飞速发展的电力企业的网络办公环境，行业内严重缺乏同时精通网络技术、通讯技术与档案管理技术的综合型人才。因此，电力基建行业的档案管理人员的综合素质急需提高。

二、建设单位档案管理实现网络共享的条件

（一）网络自动化建设

当前，我国已经研究开发出多个网络化专用软件，在许多行业内都采用了较为成熟的网络管理系统，在一定程度上实现了对档案信息的收集、检索、整理与利用等多种服务功能的网络自动化管理。在电力工程建设单位的档案管理工作中，对档案信息进行网络化建设，运用网络自动化技术，实现档案信息的网络共享，能够有效地改善建设单位的档案管理手段，提高档案管理的效率与质量。

（二）网络硬件设施建设

近年来，随着我国经济的不断发展与科学技术的不断进步，我国的通讯技术与计算机网络技术得到了很大的发展。九十年代以来，我国已经先后实现多个网站与国际互联网进行接轨。目前为止，全国已有多个建设单位开始运用计算机进行工程制图，网络硬件的迅速发展，为我国建设单位的档案信息网络化管理提供了非常重要的条件与基础。

三、加强建设单位档案管理的网络化建设的有效对策

（一）强化对档案信息中声像资料的管理

一方面，作为电力企业领导，要及时更新观念，摒弃传统的档案信息管理方式，创新管理思维模式，加强对于声像资料的归档与利用，加大资金与人员投入力度，制定科学、合理的管理制度，将声像资料的收集与整理等工作列入档案管理内容中。

另一方面，作为档案信息的管理者，要对声像资料引起格外重视，对于在电力工程建设过程中收集的照片、影像等资料，要进行及时整理，在移交声像资料时要严格遵守档案管理制度，避免产生遗失档案信息的现象。

（二）加强档案信息网络管理的标准化建设

在对档案信息网络管理工作中，标准化是信息自动化与网络化的重要前提，作为档案管理者要做好档案信息网络管理的协调工作，制定科学、合理的设备管理、技术应用以及业务工作等方面的管理规范与统一原则，以行业内部的发展趋势为依据，制定出在网络管理过程中应该遵守的管理标准，例如计算机软硬件系统的使用标准、网络通讯管理标准以及数据库管理标准等。在实现档案信息的网络共享过程中，尽量减少对人力、物力和财力的浪费。作为电力基建行业，各单位要在组织的协调管理下，尽量选用高质量的、统一的管理应用软件，促进档案信息网络管理的标准化建设。

（三）提高档案管理人员的网络化管理水平

在对档案信息网络管理工作中，迫切需要一批同时具备网络技术与档案管理技术的复合型管理人才。作为电力基建行业，要加快对档案管理人员的网络技术以及档案管理能力的培训，促进其对计算机网络技术的灵活掌握，更新管理人员的管理观念与知识结构，提高他们的档案管理水平。另外，要加大对复合型专业人才的引进，对他们进行相关的档案业务培训，使其快速适应档案信息的网络管理工作，为电力基建行业的档案管理做出更大的贡献。

结语：

总而言之，作为电力基建行业的电力档案管理者，必须要顺应新时代的发展要求，与时俱进，创新观念。不断加强自身的综合素质，提高电力档案管理的信息化与科学化水平，为整个电力基建行业拓宽档案信息的服务管理渠道，加强对电力档案的网络化建设与管理，实现电力信息的网络共享，为今后电力基建行业的发展留下有价值的档案信息。

参考文献：

[1]黄爱芹. 电力基建档案整理的常见问题[J].档案管理，2010（05）

篇2

关键词：建设单位档案管理网络化

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

参考文献：

篇3

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

2制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

3建立起一个实用的档案信息网站

档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。

4逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应，相互补充。

5档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

6档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求

篇4

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

现在，社会信息化加速发展，企事业单位的科研，生产与管理活动也进入了信息化建设时期。所以网络化和信息化的全面流行也不足为奇了，当然，这也是企业事业单位实行现代化管理的方向。在这种形式背景下，事业单位档案管理信息化建设则成为了顺应时展的必然选择。

一、事业单位档案管理的现状

事业单位，就是不以盈利为目的，提供各种社会服务为直接目的的社会组织，事业单位在社会的发展过程中是一个不能忽视的组织。首先，这个组织并非以盈利为目的，所有的专职人员的选拔都是公平公正的，另外，其经费的提供等方面都是社会上提供的，所有的任何盈利费用也会采取捐款措施。当然，谈到事业单位档案管理，也是个不可忽视的问题。档案管理在每一个单位都存在，当然也不局限在事业单位。档案管理是有一定的工作基础的，工作单位有一定的工作经验和人员储藏才能有档案管理的基础，但是谈及到现在档案管理信息化的现状，首先就是事业单位对档案管理信息化建设的不重视性。可能是由于信息化管理刚刚进去人们的视线中，所以事业单位的管理层并没有真正的意识到信息化管理对事业单位的档案建设有多大的利益，于是出现了实际工作中疏于管理和指导档案管理的现象。除此之外，档案管理在事业单位的另一个问题就是档案管理没有专职的人员进行管理，档案管理缺少人才选拔，没有竞争自然没有人意识到岗位的重要性，所以经常会出现档案管理室缺少专职人员的现象。还有，就是专职档案管理人员没有团队意识，对学习的热情不高。既然档案管理要向信息化靠拢，那么这些专职人员就应该本着一颗虚心好学的心进行信息化的学习和培养。

二、信息化档案管理在实行中遇到的瓶颈问题

（一）档案管理缺乏系统性的管理体制

档案管理信息化本来就是在原本的档案管理体质上的一种改革，所以要能让整个管理体制上有一个系统性的调整，也能增加档案管理的效率和速率。而如今，信息化档案管理遇到的瓶颈问题之一就是没有一个系统性的体制管理，在登记和归纳等方面没有系统的人事安排和电子信息的预留，而且，由于事业单位的工作性质，可能会对档案管理不重视，档案的整体质量也不高。建立一个系统性的体制进行全面的多方面的实施和应用，才能使事业单位的档案管理越来越趋于信息化。

（二）档案软件差异性

虽说信息化档案管理不局限于电脑操作，但是也不能脱离电脑操作。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能互用，也就是说没有一个统一的既适用于文件检索又可以应用于档案信息管理的计算机管理软件系统。不同的事业单位的档案软件系统都是不同的，那么若想将事业单位进行全面化的信息化管理，如果系统不同，如何做到统一管理呢。而且，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷的出版信息编辑成果。这一问题的出现也大大的阻碍了事业单位档案的信息化管理。

（三）档案信息管理人员素质有待提高

由于事业单位的工作性质的限制，档案管理室的建设并不像其他的工作地点那样好，所以，档案管理人员就会对档案管理信息有漠不关心。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。而就现在的事业单位的档案部门人员来看，许多档案部门缺乏现代高技术人才。很多人不会操作较复杂的现代化电子设备，甚至有现代文盲。所以，尽管采用很多的现代化设备，如果不能充分的发挥作用，档案电子信息化的实现恐怕又要遥遥无期了。

（四）档案管理技术没有创新

不仅对于事业单位的档案管理，在当今社会中，很多的职业和技术都需要创新，创新才能有新的发现，才能有新的发展。很显然，在现在的事业单位档案管理中，档案的管理并未有太大的创新，档案的技术标准，组织工作程序未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是在光盘上或一些软硬盘上进行，显然，现行的档案管理和分类方法及一些相关规定已经不能完全适应。

三、如何在事业单位中进行现代化信息化档案管理

事业单位中进行现代化电子信息化管理已经成为了一种趋势，就是说在现代化发展的过程中，将档案管理与电子信息化相结合会有很大的效益出现。所以探索出如何在事业单位中进行现代化信息化管理很有必要。

（一）事业单位管理层的重视

不论在现在还是过去，一个单位中的运行都会有一定的阶级，当然，要想将一个项目或一件事情很好的贯彻和落实，该单位的领导层必不可少。所以，对于事业单位的信息化档案管理来说，事业单位的领导层要从意识上重视档案管理信息化建设。第一，要有足够的资金支持，支持购买一些现代化先进的电子设备，还有进行人才培训等。这是为信息化建设保障物质提供基础。第二，要从心底中存在事业单位信息化的理念。领导要有这样的现代化信息观念，才能真正的影响到其手下工作的职员，才能更好的利用资源提供帮助。只有这样，事业单位的领导层才能放远目光，积极的促进档案信息化管理建设。

（二）健全事业单位的档案管理安全保密制度

事业单位的档案管理对于事业单位来说至关重要。因为事业单位不是以盈利为目的的单位，所以它主要是为了服务社会而存在。所以，其保密制度是事业单位档案管理信息化工作的核心要素。倘若进入到信息化电子档案管理，就要对整个计算机系统的安全性和稳定性做一定的工作。一定要小心谨慎黑客或是一些病毒的攻击。另外，对于计算机或是档案管理中的电子设备自身的软硬件安全问题也要提高警惕，保证内部资源传播的安全性，减少不必要的损失。除此之外，要保证内部资料的机密性，比如要在电子档案室门口设立一些防盗锁都是十分必要的。

（三）档案管理方式的转变

在电子化渗入到档案管理之前，事业单位的档案管理模式十分简单单一，而且，其管理并不是十分严苛，而将其与电子信息化结合之后，档案管理的方式就会有必然的改变。首先，在数据处理，公文处理和档案管理方面要有机的结合，实现文档一体化，自动的完成各类档案资料的统计工作，绘制出各类统计报表。其次，要将记录和检索的方式进行电子版的转变，原来是很简单的纸质版的记录登记和检索，而电子版要采用以电脑为基础的环形工作区域。所以要将档案指导，编研下作从有形实体向虚拟网络转变。而且，信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境等也越来越来越不适应电子化信息管理，所以从管理体系到组织机构，这些内容都是需要变革的地方。只有从多个方便进行全面的改革变新才能真正适应电子信息档案管理。

四、结语

事业单位的档案管理是国家和社会的宝贵的历史资源，因此，加强档案管理的信息化工作，是事业单位面临的重大课题之一。事业单位应该从根本上进行改变，认识到信息化改革的重要性，档案管理部门也应该从根本上得到认识，学会人才培养和管理，进行协调的电子档案管理，从战略高度上重视和加强事业单位档案管理工作，以档案管理信息化来促进事业单位的不断进步，使事业单位更好地服务社会。

参考文献：

[1]李莉虹.关于加强人事档案管理的几点思考[J].山西建筑，2010（06）.

篇5

【关键词】事业单位 档案管理 信息化 建设

一、在工作中加强渗透科学发展观观念

事业单位档案管理落实科学发展观的重要体现在与提升科学化、信息化水平，作为档案管理的工作人员应改变落后的、不符合科学发展观的思想观念，从而结合实际情况，大力解决影响或者制约档案工作向科学发展过程中遇到的问题，着重的将科学发展观观念彻底的落实到工作中的方方面面，加强服务意识、在工作中尝试进行超前服务、主动服务等等，深入单位、社会去调查，充分了解人们对信息的需求，从而整合、优化档案内容，充实档案资源，充分体现档案资源的作用和价值。同时，作为事业单位的档案管理人员还应加强信息安全意识，做好档案信息公开以及档案信息保密工作，正确处理两者之间的关系，维护个人或者单位或者国家的稳定以及人民的合法权益等等。在工作过程中结合科学发展观的观念，适当的对统档案管理进行创新，打破传统墨守成规的思想和做法，推动档案管理工作的创新发展。

二、建立完善的档案管理制度体制

科学、进步的管理制度是促使档案管理顺利进行、科学发展的有力保障。从单位宏观角度来分析，对于档案管理工作有着较为完善的法律、法规、规章制度等等，而作为事业单位，其档案管理应就自己单位的实际情况制定出相应的规章制度来约束档案管理工作的朝着科学化、信息化、规范化的方向发展，从而将档案事业延伸、拓展到经济发展规划中来，促使事业单位的快速发展，同时还可以将这一项内容融入到单位的绩效考核中，强化工作人员加强信息化的档案工作管理建设，这样一来使得每个部门对档案工作都重视起来，便于建立完善的档案管理制度，更有利于制度的实施。也只有这样才能确保档案工作在事业单位发挥其应有的作用和价值，从而为推动事业单位档案工作信息化建设奠定有力条件和基础。而对于档案管理部门的人员来说，有了相应的制度管理，可以激发他们工作的责任感、使命感，从而加强档案的各个环节管理，如：档案收集、整理、应用、阅看等等。建立严格的管理制度可以促使档案工作的制度化、规范化，使得整个单位内部机制得到了改善。如：在制度制定时候，可以结合单位的绩效考核，将档案信息化建设融入到职称评定、表彰奖励、责任追求等制度中去，充分挖掘单位人员的潜力，活化档案工作，充分调动工作人员的积极性、创新性、主动性，提升档案信息管理工作质量。

三、加强与相关领导的沟通、交流

档案信息化在建设过程中会涉及到多方面的内容，诸如：设备的购买，从网络系统的开发建设到计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等硬件设备等都需配备、统一化管理等等，需要一定的经费，这时，需要档案管理部门人员加强与相关领导的沟通、交流，准备好相关的档案管理信息化建设的可靠资料、凭证，如：事业单位科技档案、设备仪器档案、产品档案等的收集、整理等等，让领导能够充分的重视起这件事情，认识到信息化档案管理的重要性，促使相关领导树立事业单位档案管理工作信息化建设的观念，从而加大档案信息化建设的推广力度，提高决策，在经费上给予帮助和支持，推动档案工作信息化的建设。

四、增强档案信息化设备的置办工作

档案信息化建设工作属于是系统工程，涉及信息的收集、保管、利用等内容，同时，这几个内容之间都是环环相扣，缺一不可的。这也就预示着档案设备在置办过程中需要齐全、充足，符合规范化、信息化的要求，进而将不同类、不同载体的档案信息有序的进行保管，便于日后的查找。促使档案信息逐渐实现信息资源数字化管理，推动档案信息的全文数据库、多媒体数据库建设，置办多媒体设备，实现档案存储的电子化，全文信息的电子化查询等等，提升数字档案综合业务管理信息系统的先进性，还可以将建立的电子信息通过网络进行，拓宽档案部门的服务途径。在此环节，需要注意的是：档案工作人员要确保电子文件管理的完善性、安全性等等，对电子文件进行规范化的管理，同时对于有价值的档案信息不但要有电子版的资料，其纸质版的资料也要进行妥善保管，对电子版资料进行备档处理，加强档案信息的管理工作。

总之，实践证明：事业单位档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，也是近些年来档案管理部门的重要研究课题，可以说是提升档案服务工作、凸显档案部门作用和价值的重要途径。

参考文献：

[1]李华春.档案信息化是档案管理的发展趋势[J].中国科技财富.2010(18).

[2]潘积仁.档案工作的科学发展观[J].中国档案.2005(2).

篇6

建筑设计单位在经营管理及应用施工技术的过程中涉及到图纸资料、变更资料以及计算书等复杂的档案文件。档案管理工作是否高速有效运行直接影响着企业的建设与发展，为了保证设计的进度以及控制质量目标，必须建立切实可靠的档案管理系统，应用现代科学信息技术手段实现档案资料管理。

1建筑设计单位档案管理的作用

1．1原始记录功能

设计单位档案资料涉及到设计图纸、设计文件变更、技术说明等。这些资料一般以项目为单位，每个项目涉及的资料比较繁杂，它记录了项目建设全过程的各项信息，是档案管理工作的对象和基础。

1．2使用功能

建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。

2设计单位传统档案管理

2．1归档内容繁杂

因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂［1］。

2．2档案材料变更快

工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。

2．3档案应用程度高

设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。

3设计单位传统档案管理存在问题

3．1归档意识薄弱

由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。

3．2管理制度不完善

设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。

3．3管理技术缺乏

目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。

4建筑设计单位档案管理创新方法

随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台［4］共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入［5］。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录［6］。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库［7］资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新［8］，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。

5结论

篇7

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

2制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

3建立起一个实用的档案信息网站

档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。

4逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应，相互补充。

5档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

6档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求

篇8

事业单位档案管理信息化有利于事业单位档案中的信息资源全面的开发，事业单位档案信息资源的分享性提高。可以在事业单位档案管理工作中信息可以进行远程传送，可以将信息公开，因此方便快捷的进行核对，事业单位的办公效率进一步的提高。事业单位档案管理信息化是事业单位发展的必要条件。

一、目前事业单位档案管理信息化的任务

事业单位档案管理信息化中，建立信息资源的过程中存在两大任务：①建立目前事业单位档案目录的数据库与部分全文的数据库。把全部储存的信息都深入的挖掘出来，提高事业单位档案管理的工作效率。目前最主要的是要不断的完善数据库的建设，让计算机的检索功能的用处得到充分的发挥。在建设数据库之前，要求工作人员将事业单位目前的资源进行整理入库，方便档案资源的审核。对特殊的资源信息需要加强管理。②在数据库建立之后，对事业单位档案管理的信息资源进行入档便于信息化的管理。目前随着信息技术不断的发展，事业单位的管理软件也早就运用在管理大量的信息档案中。因此要保证文件入档的规范和完整性。需要对文件在电子入档的时候的，对储存、核对、录入等一些工作进行监督，要求工作人员按照其规范来进行。对电子档案管理的安全和保密性加强，对电子档案管理做到全面性的防护工作。

二、目前事业单位档案管理信息化建设和发展的问题

所以的事业单位都把档案管理渐渐的信息化了，从专业的角度来看，信息化的建设速度还是达不到要求的，不同的事业单位在档案信息化的建设上存在着差异。以下几点将分析档案信息化建设中存在的困难和问题。①事业单位中对档案管理的人员对管理档案的工作还不够充分的认识。事业单位档案管理信息化在不断的完善中，档案信息化已经步入正轨了，需要加强事业单位档案的管理者的管理意识。在目前的管理工作中，很多的管理者对于档案的管理工作不够重视，经常会以经费不足或者是其他借口，来推迟对档案信息化的建设工作，管理者的片面认识，是阻碍档案信息化发展的主要原因。②事业单位对于档案管理信息化的建设投入的力度还不够，阻碍着档案信息化的发展。一些单位因为资金短缺，无法添设很好的硬件和软件上的设施，对于档案管理的信息化建设只发展到口头和书面上，没有办法把档案信息化进一步的实现，最终对档案管理工作一直存在传统的管理中，工作效率会因此受到影响。③ 在对于档案管理的人员，素质不高。最近几年中，出现了一个普遍的现象，就是在事业单位档案管理的专业工作人员出现了紧缺。一些事业单位对档案信息化的建设中投入了大量的资金，但是对于管理人员很少有是专业的，不具有计算机软件这些方面的专业知识，也无法把新技术很好的吸收，在管理档案的过程中对信息技术运用的不够专业，导致档案管理信息化建设只存在简单的录入和查找一些功能上。④在档案管理信息化中，拥有功能全面办公软件的事业单位不多。目前单位的档案信息化管理已经是事业单位中的主流，很多的事业单位却没有操作简单、功能全面的办公软件。一些拥有全面软件的事业，都不能在短时间内很好的掌握运用，也将影响着档案信息化的建设工作。

三、事业单位档案管理信息化的建设和发展的建议

①事业单位档案管理信息化建设的普及同时，档案的数量和分类也在不断的增长，这无疑是事业单位档案管理信息化工作中的新挑战，因此要对管理档案的人员的教育进行加强。目前的社会中互联网的技术在不断的发展中，互联网也得到了广泛的应用，事业单位的档案信息共享的要求是越来越高，传统的管理方式中无法将信息共享的问题已经渐渐的显露出来，因此加快事业单位档案管理信息化建设的工作是目前的重点，需要相关的负责人对此进行重视，使管理人员了解到档案管理信息化对事业单位的发展有着重要的作用和意义。对档案信息化的建设做出规划，定制出近期的目标和长远的目标，将事业单位档案管理信息化的建设和发展进一步的推动。②事业单位需要增加对档案管理信息化建设的投入。对档案管理信息化建设大力的支持，完善档案管理信息化建设所需要的各种技术和软、硬件设施，将档案管理的工作不断的进行完善，将事业单位中的档案管理工作信息化进一步发展。③按照事业单位的实际情况选择适合事业单位档案管理工作的办公软件。不但要重视事业单位档案管理信息化的建设，还需要对重视在事业单位档案管理的工作中应用软件的开发，这能够将事业单位档案管理信息化的建设和发展更好的展开。④对档案管理的工作人员进行素质培训，提高他们的管理能力，培养出该事业单位的管理人才，加强管理人员对计算机知识的认识和掌握。保证该事业单位档案管理的人员拥有必须具备的工作技能和综合素质，以及满足单位的实际需求。⑤事业单位档案管理信息化，是促进事业单位发展的条件。档案管理信息化，使事业单位中的工作效率有效的提高，有效的对政务进行公开。这些也都是事业单位一直努力的方向。

篇9

关键词：企事业单位；档案管理；信息化

随着我国档案事业的发展，采用计算机管理档案已经成为政府建设的主要课题之一。档案管理信息化是国家信息化建设的重要内容。目前档案管理信息化发展中仍然面临着诸多困难和挑战。

一、档案管理信息化建设的科学内涵及其基本要求

所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理并利用这些资源为用户提供服务，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。

档案信息化的基本要求：

1．规范性：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2．安全性：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

3．效益性：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

二、档案管理信息化建设的障碍

1．档案管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2．档案管理标准化规范化不够。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3．档案管理技术标准欠缺。档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4．档案管理人员的信息素质不高。实现档案信息电于化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。

三、实现档案管理信息化的具体措施

（一）建立网络档案系统

在广播电视单位系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

（二）配备统一的管理设备

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备，实现计算机在档案部门的全覆盖。要为企事业单位发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为广播电视单位单位档案管理实现信息化提供硬件保障。

采用高容量的存储载体。随着各单位档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

（三）建立规范的管理机制

创新档案管理制度。广播电视单位档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。广播电视行业档案管理部门应充分利用广播电视单位的体制机制优势，使广播电视档案工作建立在统一的标准之上，为实现全行业档案管理现代化制定“交通规则”。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么全省广播电视单位档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

（四）建设复合型的管理队伍

篇10

关键词：建设事业单位；基础平台；档案管理；信息化；人员素质；策略

中图分类号：G275.9

档案是指公司从事经营、管理工作中形成的对企业和社会有利用与保存价值的各种文字和图表以及声像还有实物等不同形式和载体的历史记录。对于任何事业单位来说，事业单位档案管理都是一种隐性工作，无论是对日常的事业单位工作还是特殊的事业单位工作都需要靠档案管理提供有力的支撑和基础以及保证。随着二十一世纪社会的进步和经济体制的改革以及网络技术的飞速发展并广泛投入使用，我国的事业单位对档案的数量与需求也愈来愈大。但尽管如此，很多事业单位对其本单位的档案的管理还往往不够完善和科学，其在事业单位档案管理中还存在这很多问题。由此可见，为了适应社会现代化的需求，对事业单位档案管理工作进行信息化改革已经成为计算机科技发展的必然趋势，是工作中的重中之重。

1 我国事业单位档案工作的现状

1.1 我国事业单位缺乏管理档案的专业人员。现今在很多事业单位存在一个实际性问题就是：事业单位档案管理人员的实际能力和其自身的素质未跟上时代的发展和信息化的潮流，这个问题的存在很容易导致各事业单位的档案管理工作长期处于一个低层次的水平。在我国的事业单位中，存在一个普遍的现象即：缺乏管理档案的专业型人员。这主要是因为目前在管理档案的管理人员的年纪大都偏大，并且几乎都未参加过专业的档案管理的培训，所以，他们对于档案管理信息化改革建设很难适应。很多管理档案的人员在进行对档案的管理工作时的态度不认真，缺乏耐心和责任心，而正是由于管理人员这种不佳的工作态度，才会导致档案中所存在的缺漏问题不能及时的被发现和提出，从而因管理不完善而导致我国事业单位的档案的作用不能够得到很好的发挥。由此可见，为了使我国事业单位中的档案管理工作能够顺利地进行，对事业单位的档案管理人员进行专业性培训和考核是非常有必要的。

1.2 事业单位档案管理目标不明确，领导不重视。很多事业单位的档案管理方面还存在着不明确管理目标的问题。事业单位档案管理对于事业单位发挥着很重要的影响作用，只有好的、能够明确管理目标的事业单位档案管理才能够使事业单位档案管理工作规范化和制度化以及科学化变为可能，才能使事业单位档案管理的价值得到体现。

当前，我国事业单位的很多领导对档案的管理制度的了解都并不系统和完善，他们并未认识到事业单位档案的工作的重要性（即：管理事业单位档案的工作与单位的每一个员工的利益都有着很紧密的联系，除此之外，其对于国家的经济发展也发挥着很重要的作用），从而不重视单位的档案管理工作，而只是一味地去引进人才和培养人才。所以，作为事业单位的领导，为了为自己的员工及其自身和企业争取利益最大化，从而达到为国家创造更多财富的目的，则必须要认识到事业单位档案的工作对于其所在单位和单位员工以及其自身的重要性，必须要足够地重视单位档案的管理工作。

1.3 我国事业单位档案管理的信息化程度不够。如今，随着社会经济和科学技术的飞速发展，网络已经广泛普及到人们的生活和工作中，但尽管如此，很多事业单位的管理档案的工作仍然未做到全面的信息化，很多事业单位的重要的档案信息，还是采用“有纸化”的管理方式对其进行管理。这足以说明人们还未能全面地利用网络技术。“有纸化”档案管理方式的不足之处就在于查找信息困难，且不能够抵抗天气的影响。在查找信息时，要花费很长的时间进行查找，其效率是比较低的；另一方面，一旦天气潮湿，档案就容易收到破坏，并且修复困难，很容易造成重要信息的缺失。由此可见，为了使信息的查找趋于简单化，为事业单位档案信息安全提供保障，从而使事业单位档案管理的基本职能和潜力挖掘得到充分地体现，事业单位有必要对其档案管理工作进行信息化改革，充分利用互联网和数字技术，为档案管理搭建更扎实的物质和技术以及管理的平台。

2 事业单位档案管理信息化的建议策略

2.1 提高管理人员专业素质。人员素质对于事业单位档案管理的发展潜力以及其发展方向有着决定性作用，除此之外，其对于档案信息化建设的各个进程也有着和重要的作用。故此，为了使单位工作人员的综合能力和专业素质得到一定的提高，则有必要结合事业单位档案管理的实际对其进行锻炼。为了培养符合工作实际需要的人才，适应时展的潮流，则必须要对管理人员专业素质予以提高。对此，事业单位要加强对管理人员的计算机技术水平和工作技能以及综合素质进行专业型培训和考核，并结合实际将专业知识融入到档案管理中，对工作人员进行定岗定位，使其能够在自己工作岗位上发挥独特的优势。除此之外，为了激发员工学习的积极性，可适当的建立奖励制度，兹以鼓励，从而培养出高素质的、符合岗位需要的事业单位档案管理信息化建设的人才。

2.2 完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作。强化事业单位档案管理的信息化改革和建设，则有必要完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作。只有对档案信息化建设予以重视，并且开发和完善符合档案管理工作实际的档案管理工作的应用软件，才能够使事业单位档案的信息化水平和科学化程度以及其工作效率得到有效地提高。

2.3 明确事业单位档案管理目标。为了使事业单位档案管理工作更加规范化和制度化以及科学化，充分体现事业单位档案管理的价值，则应当以信息化作为保障，充分利用信息技术对事业单位的档案进行管理，而要做到这种程度，则必须要明确事业单位档案管理的目标。为了使事业单位档案管理的各项工作更加快捷和方便以及准确，从而为事业单位和公众以及社会的提供全面的服务，则应当更好的利用网络和科技数字，充分发挥信息的作用，彻底改造事业单位的档案管理工作，将事业单位的档案管理目标和工作体系与信息技术进行紧密的结合，推动“有纸化”办公转向“无纸化”办公。

3 结束语

当前事业单位核心具有管理性和基础性工作即为事业单位档案工作，管理事业单位的档案不仅仅对其单位的领导者的决策产生着直接性的影响，而且也对其事业单位的人才的培养以及考核工作产生着直接性的影响。作为社会进步以及经济和科技发展的产物，在一定程度上，事业单位档案管理信息化对社会进步以及经济和科技发展有着催化剂的作用。为了适应我国时代的发展的潮流，有必要将事业单位档案的信息化改革建设贯穿到整个事业单位内部以及整个事业单位外部的各个方面。为了为单位的员工以及单位本身争取最大的利益，并且为国家创造更多的社会财富，那么作为事业单位的领导与决策人员则有必要对事业单位的档案管理的信息化改革建设和发展予以高度重视，并加大改革力度，要将信息化和网络等先进理念与事业单位档案管理的实际相结合，充分地利用计算机技术和网络平台建设对事业单位的档案采取数字化和科学化的管理方式，从而使得事业单位的档案管理工作变得日益趋向规范化和合理化，为事业单位组织建设等工作提供支撑力量和质量保障，进而达到使事业单位档案管理体系建设，一步步趋于深入化和全面化以及现代化的目的，进一步地保护事业单位的档案以及事业单位的信息资源，发挥出使事业单位档案工作在服务方面以及管理方面的潜在功能得到更好的发挥。以上文章通过对我国事业单位档案工作的现状进行分析并对其作出相应的建议，充分说明了事业单位档案管理信息化建设的重要性，对于事业单位发展建设有着重要的积极作用。

参考文献：

[1]刘听.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品，2011（06）：86-86.

[2]罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012（06）：60-61.