档案资料管理措施范文

导语：如何才能写好一篇档案资料管理措施，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案管理；资料管理；管理措施

中图分类号：G271文献标识码： A

一、引言

在事业单位管理工作中，档案资料管理是内部运营管理的重点。档案资料能够反映单位内部各种活动情况，是单位管理的第一手资料，同时也是单位资产的重要组成部分。良好的资料档案管理能够提高单位在发展中抵御风险的能力，关键时刻能够发挥凭证或依据作用，确保单位的合法权益。档案资料是事业单位发展过程中不可替代的资产财富。

二.档案资料管理的重要性

事业单位其本质是为民众提供服务的，同一般企业区别不同，事业单位具有服务性和公益性，其经营并不以资金收益为目的，而是将为人们服务作为根本目标。由于事业单位涉及的内容较多，因此需要保存的数据资料相对较多，导致档案资料的整理及管理工作难度较大。由于事业单位的运转还缺乏阳光化和透明化，许多事项都具有隐秘性，在平时工作检查时，就必须要利用资料进行反应。对于事业单位来说，档案资料的完整度及质量同单位的工作水平息息相关，因此事业单位将档案资料管理作为内部管理的重点。依照当前的管理思想来看，资料档案的管理程度也能够间接反应事业单位整体的管理程度。所以，事业单位中的管理从业人员需要对档案管理的意义及紧迫性进行深入认识，创建完善的档案管理标准，认真落实日常档案管理。假如发现资料档案中存在不符合标准的内容，则反应出在事业单位的整体管理方面存在不足。

三.优化档案资料管理的措施

1. 增强员工专业水平，提升员工自身素养

想要保证单位中的资料档案管理工作良好开展，首先就需要增强员工的专业水平，提升员工的自身素养。对于资料档案的管理人员来讲，应具备专业的档案管理水平，同时具备一些人员管理及相关能力，熟练的电脑操作能力，熟练掌握我国的方针政策。所以，单位在选择档案管理从业人员时，应严把质量关，细心选取专业人才，同时在员工上岗前进行专业培训。另外，从事档案管理的人员应具备独立的观念，遵纪守法，树立良好的职业责任感，努力踏实。档案管理从业人员应时常寻味自己的内心，保证资料记录管理整洁、全面、及时。对平时的工作进行自省，保证书写标准、规范，不存在遗漏、错误问题。另外，应记录好各个层面管理人员的意见与建议，并将其落实到工作中，善于总结，不断奋进，用科学严谨的态度与饱满的热情投入工作。

2. 突出管理职责，明确分工

档案管理是一项系统而繁琐的工作，其中有很多不同的职能，想要让整体的档案管理工作更准确而高效，很有必要在内部做好分工，让人员间的职能划分更明确。档案管理部门对于部门内部要定期进行梳理，档案管理要做到分级管理，单位中的档案机构要对企业的档案工作进行统一领导和集中管理，建立起单位内部统一的档案管理制度，对单位实施全部档案的综合管理。此外，档案管理必须强调标准化，明确分工，用数据说话。标准是从事生产、建设等各项工作的一种共同的技术依据，质量管理的过程就是对标准的采用与实施的过程，标准具有统一性、权威性的约束力。事业单位档案管理是一个复杂的管理系统，单靠行政手段、经验进行管理是不可能实现管理目标的，如果没有明确的分工及统一的标准，势必会造成整个管理系统的混乱。

3. 狠抓制度建设，做好制度保障

加强事业单位的档案资料管理，就需要采取现代化、规划化、制度化的管理措施，这就需要建立健全档案资料管理制度，以便于优化内部管理工作，保障档案资料管理的有效性。事业单位应当针对需要管理的档案类型及档案的特点，制定一套完备的档案管理的工作标准，并且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升档案的管理效率。

4. 优化制度，依章办事。

事业单位优化档案资料管理，首先要确保管理制度的健全，需要弄清档案资料管理的权限及范围，依据单位工作特性，做好日常工作记录、整合相关文件资料的处理、处理好相关公函。事业单位档案资料管理人员要具备专业的工作知识和良好的职业操守，要按照档案资料管理需要，严格遵守保密制度，确保档案资料的安全。要严格控制档案资料的查阅权限及范围，非档案管理人员未经允许不得擅自翻看、查阅案卷，确实需要查阅相关资料时，需要得到单位主管领导的批准后才可查阅，档案资料管理人员要做好查阅登记工作。档案柜内的档案资料要有序摆放，不得放置和档案资料无关的东西，方便查找。借出的档案资料要在规定时间内收回，并做好登记。如果需要继续借用的，必须办理再借用手续。重要档案资料或破损的文件资料，在借阅时不得使用原价，要复印后在借阅。同时，事业单位档案资料管理人员要增强服务意识，逐步提高服务水平和服务质量，积极改变管理模式，提高管理水平。

四.结束语

档案管理是事业单位整体运营中非常重要的环节，对于企业的整体文化的塑造也发挥着不容忽视的作用。为提高事业单位档案资料管理的效率，要强化制度建设，加强人员管理，逐步提高管理员素质，确保档案资料的有效管理。

参考文献

[[1]张建波.优化事业单位档案资料管理的措施探究[J].神州,2012,(10):243-243.

[2]贺琳琳.优化事业单位档案资料管理的措施之我见[J].东方企业文化,2013,(15):197-197.

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关键词：建筑工程工程档案管理措施

前言：自从我国的改革开放以来，建设事业发展迅速，同时形成了大量的工程档案。建筑工程档案主要是指建设项目管理的活动中形成的档案性的文件。建筑工程档案属于工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，会影响到工程的质量，也会影响到企业的经济效益。建筑工程档案是在建设活动中而形成的最原始的真实记录。

1.建筑工程档案管理的重要性

1.1 建筑工程资料建筑工程的真实记录

工程内业资料是贯穿施工过程的真实记录，工程施工的每个步骤都会牵涉到内业资料的产生，所以必须要收集起来才能有效地了解工程的进程。建筑过程中要做的工作很多，因此也需要更多的的内业资料。只有根据这些材料并与工程现场进行对比，才能更好地了解施工队伍的施工过程。在工程完成以后，也必须进行竣工验收，并真实记录下来。除了记录的数据，照片和录像等影响资料也可以真实的反应工程的进程。通过工程档案可以能找到工程的缺陷部分，尽早找到解决的方法。

1.2 工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据

工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据，通过对工程档案资料的查找，项目负责人可以做到有据可依，不单单依靠记忆来对整个工程进行控制。如果能及时搜集档案资料，万一发生数量不符或质量差异的意外情况，就能够凭借资料记录追查其中的原因，这样就能方便项目负责人对工程的管理，减轻工程负责人的工作压力。

1.3 工程档案资料可以成为将来的工程施工起到借鉴的作用

建筑工程的档案资料可以记录过去工程中采用的技术和采取的措施以及反馈信息，这样就能在将来的工程施工中可以吸取更多的经验。例如工程资料中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会提供相关工程的数据信息以及其中的优点和缺点等，学习和借鉴这些档案文件对今后的工程管理会提供很多的有用信息，提高施工的效率。

2.建筑工程档案资料的内容及特点

2.1 建筑工程档案资料的主要内容

建筑工程档案资料的主要包括综合性文件资料，其中包括上级批准的文件、工程的计划任务书，与工程相关的地质、气象等文件资料，还包括各类的合同、协议书等综合性文件资料。以及建筑工程的水、电等安装工程施工的文件资料、原材料、半成品和成品的质量证明文件、试验资料项目的施工组织设计等观测记录，此外还包括竣工图等档案资料，包括总的平面布置图；室外各种管线的竣工图，建筑工程的装饰工程图，给水和排水的工程竣工图以及通风、空调等工程的竣工图。

2.2 建筑工程档案的特点

建筑工程档案的特点比较鲜明，主要的特点首先是真实性。工程档案是各项工程的实体写照。工程档案材料是与工程的建设是同步形成的，是工程从报批到竣工整个过程的原始记录，与工程保持完全一致，是建筑工程质量部门进行竣工验收的重要依据所在。建筑工程还具有独立性，每一个单项的工程项目都具有其独特的特色，这是工程档案中最突出、而且最重要的特点。建筑工程档案的第三个特点是实用性。工程档案具有很大的使用价值，即实际性。通过工程档案的记录，才可以全面的考核工程建设的整体工作，并检查工程是否符合设计的要求。

3.提高建筑工程档案有效管理的措施

3.1 首先应该加强施工的管理，强化档案材料的编制工作

按照应有的标准来编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务基础。如果施工队不会编制工程的内业档案材料，他就很难具备承包工程的资格。而工程档案材料的质量关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任所在，加强训练技术人员编制档案材料的能力，不断的提高编制工程档案材料人才的业务水平。

3.2 其次要加强对工程档案管理的检查工作

在工程建设的过程中总是存在着对工程档案管理工作并不太重视的现象，而直到工程完工时刻才开始应付整理，会给档案整理带来巨大的难度。如果企业对建筑工程档案在思想上重视程度达不到一定的高度，那么由于资料整理不全，施工现场过于繁忙等原因导致工程缺少大量的资料，最后给企业造成损失。所以工程负责人有必要定期和不定期的检查工程档案，使其引起各方面的重视，进而避免大量的工作堆积。如果工程负责人能规范工程档案资料的收集和整理，就会保证工程拥有完整的记录，在维护建设单位的合法权益等方面也起到依据和凭证的作用。

3.3 加大对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。

随着改革开放的不断深入和我国建筑业的进一步发展，工程档案管理工作的特点也有了进一步的变化，因此提高档案队伍的管理水平也显得更加的重要。档案管理人员的业务索质既包括他们的服务意识，也包括服务的质量和服务的水平。档案管理的人员需要增强服务的意识，认清工程档案工作管理的意义与重要性。为了提高服务的质量和服务的水平，应该运用现代化的科学技术，并采用最科学的管理方法，使其更好的服务于工程的建设过程。档案管理人员应该更新陈旧的观念，提高对档案管理工作的认识，要变被动为主动，认真和学习有关法律和法规，并灵活的运用在工作中，严把工程的档案质量关。

3.4 利用多媒体设备，加强工程档案资料的储存

要充分利用现代化的手段，从多角度和多层次来开发建筑工程档案的信息，做好工程档案信息统计工作。要大力推行缩微档案的运用，以及磁介质档案和电子文件档案在工程档案中运用。这是项目档案管理的一个发展方向。

参考文献：

[1] 王雁．浅析建筑档案管理重要性及措施[J]．中国新技术新产品．2011，07．

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关键词：土地开发；档案资料；管理

1土地开发整理项目档案资料的意义

为了能更好的监督项目的进程，能让日后项目的管理更容易，就需要管理好土地开发整理项目档案资料，因为这样才能全面并及时的了解整个项目管理的过程和项目建设的进度情况，能够及时发现建设中的问题并进行处理，还能提供一些项目建设管理的信息。土地开发整理项目档案资料是非常重要的，主要从以下几个方面体现出来：(1)整个项目建设过程的资料信息等都包括在土地开发整理项目档案资料当中，日后接受各级部门审查等也都是要把这个作为依据的。(2)根据土地开发整理项目档案资料可以整治项目建设中的不良行为。(3)要根据土地开发整理项目档案资料对项目进行质量检测，日后出了问题也需要用到这些资料进行追查。(4)在建设其他项目时也可以参考这些土地开发整理项目档案资料。(5)土地开发整理项目管理规范化的要求土地开发整理的管理模式有了一定的转变，国家也开始重视土地开发整理,只有不断完善土地开发整理项目管理，才能让国家投入的资金不浪费，让土地开发整理项目有好的效益，而在土地开发整理项目管理中，土地开发整理项目档案资料是很重要的。整个项目管理活动的记录都在土地开发整理项目的档案中，这其中保存和积累着项目的工作成果和工作经验，项目中有些关键地方的施工记录也在其中。由此看来，在项目管理中，项目档案管理是必不可少的。

2土地开发整理项目档案资料管理存在的问题

我国实施土地开发整理项目比较晚，很多方面的管理都不完善，存在着许多的问题，土地开发整理项目档案资料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散笼统的文件并没有统一的标准。在土地开发整理项目档案资料管理方面的问题也有很多，主要体现在以下几个地方：(1)填写的一些资料内容不准确。有许多原始资料在项目进行的时候不能及时填写，从而造成了土地开发整理项目档案资料内容与施工事实情况不相符，进而就导致了有些建筑材料没有完整的合格证和质保书等，最终就不能知道项目工程质量的具体情况，达不到符合要求的项目工程资料档案管理的质量。(2)没有完善的档案资料管理制度。许多企业都没有完善的项目档案管理规章制度，甚至有的企业就没有建立这个制度。在项目工程建设过程中不在乎档案资料的管理工作，只偏重于质量等方面的问题。(3)档案资料管理不规范。在施工过程中，档案资料的格式各式各样、内容不符合要求，不容易装订，这都是由于施工单位和相关部门没有统一档案资料的格式而造成的。资料的内容方面，有的资料是因为档案员在编辑的时候不了解施工的进度和相关情况，导致了编辑的资料和事实情况不一样，还有的是因为不清楚施工的操作过程在填写表格的时候造成了多填、漏填的现象。还有的资料中有错别字，内容叙述的没有逻辑关系，有的资料没有领导签字、盖章等，资料中出现的这些问题都会在很大程度上影响后期竣工资料的编制。(4)没有专门的人负责管理档案。目前，很少有企业设立了专门管理项目档案资料的职位并由专门的人员进行管理，大部分的项目档案资料管理人员都不是专职人员，都只是身兼多职的人，这些人员都没有受到过专业的培训，不了解档案业务，而且他们平时还有原本的职务工作要做，就没有了时间去深入的学习了解该如何进行档案管理，这样他们就很难管理好。资料越来越多，他们又没有办法跟上节奏整理，渐渐地需要整理的资料越堆越多，也就越来越难整理，再加上取阅档案资料时不进行手续登记，最终就导致了档案的丢失。所以，项目档案资料一定要有专门的人进行管理，而且管理人员一定要有相关的专业知识。

3项目档案资料管理建议

结合上述项目档案资料管理中存在的问题来看，想要土地开发工程建设有快的进度，就一定要重视项目档案资料管理。具体措施如下：

3.1增强项目档案资料管理的意识

在土地开发整理项目中，有很多重要的图表、文字、影像、图片等资料可以为其他的土地开发项目提供经验等。所以，加强对项目档案资料管理的意识是很有必要的，这样就能够让那些档案资料完整的保存下来了，而且还能对档案进行妥善的管理，从而避免发生资料丢失的情况。所以，一定要让档案资料管理人员有充分的项目档案资料管理的意识，认真学习相关的管理知识，认真对待工作。

3.2制定项目档案资料管理制度

在建设性工程当中，土地开发项目是具有很大规模的，而在土地开发项目中，最重要的就是有完善的档案管理制度。把项目档案资料的内容进行准确的分类整理，并进行统一的规划是完善档案管理制度的基础。在整个土地开发项目中，有许多方面的需要都要与其他企业进行交易等，交易过程中就会有许多的报告、文件等，要把这些资料进行划分归类，进而再统一的进行存档，这样在日后查询资料时就会更方便。

3.3加强管理人员的技能学习

整理、规范项目档案资料是需要非常认真严格的，所以具备专业的知识技能和认真的工作态度是对土地开发整理项目档案资料管理人员的硬性要求。牢记土地开发整理的政策法规，了解项目工程中需要的所有的资料，能认真准确的把档案资料进行分类整理等，能完好的保存完整的资料，这些都是这些管理人员需要具备的知识技能。

3.4建立专人负责制度

管理人员需要具有一定的专业知识技能，管理过程中必须要遵守政策,土地开发整理项目档案资料的管理工作是很复杂的，而且时间长,项目资料的内容也很复杂,因此想要能够保证这个工作有效率的进行，就一定要让专门的人对其进行有效的管理，而且还要让这些人员进行专业技术培训等，提高他们相关的管理知识和技能，进而更好的保证档案管理的进行。

4结束语

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关键词：建筑工程；档案资料；有效管理

在我国经济水平不断发展的背景下，建筑业作为一个潜力比较大的行业，已经得到了不断的发展。我国的建筑行业发展水平逐渐上升，同时不可避免的有问题的产生。建筑工程的档案资料的重要性已经得到了广泛的认可，建筑档案资料本身的内容比较广泛，对档案资料的有效管理是具有比较大的重要性的，必须要深入探讨有效的管理措施。

1 建筑工程档案资料管理的内涵分析

建筑工程的档案资料主要是指建筑工程的项目从立项开始到验收结束整个过程中，所产生的过程资料。建筑档案资料具有真实性的特点，同时还具有单一独立性以及实用性。为了确保档案资料的完整、安全以及准确，必须要做好档案资料的管理工作。建筑工程档案资料一般应该进行验收。

建筑工程档案资料所包含的内容包括建筑工程的各个环节，涉及内容比较广泛，一般可以分为三个方面，一种是综合性文件，主要包括计划书、上级批准文件以及政府要求拆迁等相关文件，同时还包括工程相关合同，以及审计内容等；还有一种属于工程施工文件资料，主要包括竣工生产的报告以及立项报告，图纸设计、变更等过程中产生的生成性报告等，同时还包括例会内容、事故处理等资料。第三种工程档案资料是属于竣工图。竣工图不仅仅包括工程竣工后的图纸，同时还包括建筑工程的平面布置图、接线图等。

2 建筑工程档案资料管理中存在的问题

建筑工程具有比较大的复杂性，所产生的档案资料比较繁多，其档案资料管理中主要存在以下几点问题：

（一）档案管理模式比较混乱，缺乏统一有效的管理

在建筑工程的档案资料管理工作中，涉及到的管理机构比较多，不少机构形成了专门的档案处理室，一些机构则并未建设，因此，在具体的建筑工程施工过程中，档案资料的管理模式比较混乱。不少机构的档案管理工作并未单独列出来，而是交给业务部人员来完成，不利于档案资料的有效整理以及具体应用。

（二）档案管理人员的素质水平较低，未形成较深入的认识

在建筑工程档案资料的管理过程中，不少档案资料管理人员的专业素质水平比较低下，并未认识到档案资料管理的重要性，在工作态度上不认真。现代信息社会，信息成为一种财富，档案资料的管理工作的重要性逐渐凸显，而现有的档案资料管理人员的素质水平达不到时展的要求。

（三）档案资料有缺失现象，未及时进行归档管理

由于建筑工程项目的工期一般比较长，在相关档案资料的管理中，存在部分资料丢失的情况。当档案资料没有进行及时归档时，资料可能会丢失，进而影响到档案资料的归档工作。

3 建筑工程项目档案资料有效管理方法

（―）完善建筑工程项目管理制度，统一管理模式

在建筑工程项目过程中，建设比较完善的建筑工程档案资料管理制度，按照国家的政策法规将档案资料的管理模式进行统一，对档案管理人员的责任进行明确。建筑工程档案资料管理，必须要通过对责任的明确，保证档案资料的真实性，进而为建筑单位的合法权益提供必要的保障。

（二）提高档案资料管理人员的专业素质，应用多种培训方式

在建筑工程的档案资料管理工作中，档案资料管理人员是工作的核心，档案资料管理人员的专业素质水平直接影响到档案资料管理水平。通过应用有效的培训手段，促进档案资料管理人员的专业素质的提高，可以有效提高档案资料管理工作的质量。建筑企业应该积极开展相关的培训活动，通过聘请专业讲师，提高培训效果，全面促进档案资料管理人员的素质水平，同时不断提高档案资料的真实性，促进归档工作的顺利进行。

（三）积极应用信息技术，实现档案资料管理的信息化

在信息时代，建筑工程档案资料的管理工作需要积极引进高新技术，不断促进管理技术的现代化。建筑工程企业应该积极引入信息技术，促进档案资料管理的水平，通过档案资料录入系统的建设，不断促进档案资料管理效率的提高，同时实现对建筑工程项目资料信息的完整以及真实录入，有助于展开严格控制。

（四）加强竣工验收档案资料的质量，促进资料的实效性的提高

建筑工程的档案资料在实际的工程验收中具有重要的应用作用，是一种必要凭证。建筑工程的档案管理人员应该严格按照相关的规范，全面审核建筑工程档案资料，并做好竣工档案的验收工作，进而提高建筑工程档案资料的完整性以及准确性。

4 结束语

建筑工程档案资料管理在建筑工程中具有重要的应用意义，建筑工程企业应该积极应用多种有效策略，促进档案资料管理水平的提高。通过提高对档案资料管理的认识，采用多种有效培训方式，以及积极运用信息技术等有效方法，促进建筑工程档案资料的管理效率以及质量的提高。

参考文献

[1]宋守君.工程档案信息化管理系统的功能与对策研究――以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2014，29（12）：364-367；373.

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【关键词】工程档案、管理、控制

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

【正文】工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。

工程项目档案资料的概念和热点

工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

工程项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：

（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；

（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；

（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲

1. 工程档案资料管理的事前控制

事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。

加强工程档案资料的前期管理控制

（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。

（2）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。

（3）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。

建立档案管理机构和工作制度

（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。

（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。

（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。

2．工程档案资料管理的事中控制

事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。

施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。

所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。

3．工程档案资料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。

在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。 档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。

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[关键词]建筑工程；资料管理；问题及策略

中图分类号：TU353 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0157-01

工程项目的质量管理各个环节都涉及工程质量管理问题。政府质量监督部门主要对工程实体质量及施工过程中参建各方的质量行为和质量保证体系、工程质量的验收实施监督，要确保为工程质量实施有效的监督和确保工程质量，就需要核查有效的、完整的、准确的、系统的和高质量的工程资料。

一、建筑工程资料管理的意义

现代建筑施工行业摒弃了传统模式下的粗放型建设模式，追求项目建设更加规范化、标准化、精细化、准确化，而工程资料管理工作正是其中最重要的一环，同时也是衡量企业建设实力和管理秩序、评价项目建设质量好坏的最有效标准。我国建筑行业已推行的各项重要政策法律规定中，都对工程资料管理工作的流程、标准等予以了明确要求，规定项目的验收与核定必须充分考虑到这一要素。同时，工程资料真实客观地记录了项目建设的全貌，涉及项目技术措施、质量控制、建设管理、安全生产等方方面面的信息，是项目后续建设过程中最可靠的原始档案，同时，也是工程项目维修检查、使用管理、改扩建、预决算审计等工作的最主要信息凭据。因此，必须高度重视建筑工程资料的管理工作。

二、建筑工程资料管理中存在的问题

1、重视力度不够

由于部分档案资料管理人员对档案资料的归纳与整理不够重视，同时建筑工程施工单位的监管力度不够，加之施工企业的管理水平不同，导致了在建筑工程竣工后，工程档案资料不够完整，或是还没有形成。这样不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反应建筑工程的施工质量。

2、丢失问题严重

工程资料的丢失是资料管理工作中较为常见的问题。在档案人员管理不善，进度落后和我国建筑工程单位普遍不重视资料管理的大环境下，工程项目的资料收集一般较慢，回档率也偏低。同时在借阅或管理人员易手情况下，缺乏妥善的管理机制配合，导致资料缺失。多数企业在工程竣工后，认为项目已经完成，资料归档则无关紧要，因此存在普遍缺失工程主体资料，工程监理资料及工程物资资料等现象，这样不仅影响的工程进度与质量，延缓了竣工工程的验收工作，也对企业的声誉与发展造成了一定的影响。

3、缺乏科学保存机制

工程资料本身具有较高的逻辑性与严谨性，因此，在进行工程资料归纳存档时，也应该遵照规定，妥善保存，不能出现任何疏漏和差错。但目前我国工程施工单位对工程资料的保存工作并不到位，需要进行页码有序排列和装订的文件常常出现混乱，且相关证件的原件和复印件常常放在一起进行保存，这使得区分选取的过程变得繁琐，造成不必要的麻烦。部分施工单位甚至还出现错装和部分文件内容遗失的问题发生，严重影响了建筑工程的正常开展，造成了巨大的经济损失。

4、管理机制不全

由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案机制不健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。

三、规范我国建筑工程资料管理的办法

1、加强工程资料管理理念的培育

加强工程资料管理理念的培育，是提高工程资料管理总体水平的关键环节。为此，应首先抓好工程资料管理相关法律规章制度体系的建设，从制度上夯实工作的基础，明确好不同单位、部门、人员在此工作上的责任。同时，还要对其进行广泛地宣传，提高企业各部门人员对资料管理的重视程度，促进全体员工养成良好的工程资料收集整理的习惯。另外，采取各种方式在员工中间展开大规模的集中教育培训，扩大工程资料管理知识、法规制度的教育普及范围，使员工更加明白资料管理的价值意义、同自身工作的密切程度等。应倡导将教育培训扩展至企业全体员工中，包括管理层、机关人员、施工人员等，做到教育的全方位、全覆盖，从而切实提高工程资料管理的基础。

2、重视资料的收集管理过程

强化工程资料的收集管理过程，加强相关人员基本业务能力素质培养，使其对工程资料收集整理的全过程要求清楚明白。资料管理人员必须认识到，工程资料管理工作是一项长期基础性工作，信息是否真实可靠将会影响工程项目的总体建设水平和最终收益，需要管理人员本身具备较强的责任心、使命感，需要将规范化的管理流程贯彻于资料管理工作的始终。此外，应提倡将城建档案工作纳入到建设行政程序中，促使前者在工作方式方法、流程上有所创新突破。项目开工前，施工方、建设单位、监理部门等的资料员、负责人应做好档案资料交底工作，施工进程中，还要定期对其进行业务技术上的指导，确保工程资料管理工作取得更好的效果。

3、夯实资料管理人才队伍建设与管理的基础

应为工程资料管理工作配备能力素质责任心较强的专业性人才，确保人员素质同岗位要求相匹配。充分挖掘企业内部人才的潜力，鼓励优秀员工积极到资料管理岗位上换岗锻炼，并将其作为员工提职晋升的重要依据。同时，将资料管理的效果纳入领导干部、员工的年终考评体系中，对资料管理不好的单位、个人，应予以严肃的批评和经济上的处罚，从而提高全体员工对这一工作的重视程度。在项目开工前[3]，应安排专门人员对工程资料实时跟踪收集编制，整理好与项目质量验收评定密切相关的各项数据，确保资料管理工作同工程施工进度间保持同步连贯，实现信息上的“无缝连接”。当工程管理人员发生变动时，应规定其必须完成资料上的交接手续，同时制订相应责任制，规定资料不交接好就不允许人员离岗，确保资料交接关卡不发生混乱。

4、提高工程资料的编写质量

项目伊始，档案管理部门应结合本单位自身实际特点需要，在国家规章制度的许可下，对技术资料的表格样式进行统一，以便在后期资料编制整理时，查阅更加方便、使用更加顺利，改变资料格式上的不规范性。严禁工程资料发生后期造假行为，对不符合要求的建筑取样材料，不能给予取样试验报告，防止后续一旦出现工程质量问题或者改扩建需求，工程资料无法满足调阅查询的需要。相关主管、监理部门也应定期对工程资料进行可靠性、真实性方面的检查，对其中出现的违规行为应予以坚决处罚，制止并责令其整改。资料管理人员应本着认真负责的态度，对报告中的项目进行实事求是的填写，需要进行计算的数据必须加以计算核实，不能对内容主观臆断、瞎编乱造。杜绝技术资料中代签行为的发生，严格落实责任追究制，保证资料的使用价值和可信度。当施工进程发生工艺、外观、形式、结构等方面的变化时，必须对工程竣工图进行重新绘制，确保图纸真实反映出工程建设的实时变化。

结语

工程建设过程中应高度重视工程档案资料管理工作，确保实现工程档案资料管理工作制度化、规范化和标准化。政府质量监督部门应该对工程档案资料管理进行严格的监督，严把审查验收关，确保竣工档案资料的真实性和准确性，使竣工档案资料真正发挥凭证作用。从而留下一套真实有效、系统和有价值的工程建设资料。使工程建设资料管理和利用走向法制化、规范化道路，更好地为城市建设、经济建设服务奠定牢固的基础。

参考文献

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［关键词］ 建筑工程； 档案资料； 管理制度； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

［中图分类号］ G275.3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1 建筑工程档案资料归档范围分析

建筑工程的档案资料范围十分清晰，依据本行业的工作特性，主要包括工程和设备档案资料。工程档案资料是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件及批复文件、对外收发的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理工作文件、工程的施工记录、工程相关的会议记录，以及各种验收证件、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。建筑工程设备档案一般是评定和鉴别工程建设所使用的机械设备技术的文件资料，是实现工程现代化的技术保障和后勤服务，它可以确保工程技术的正常应用，使机械设备处于最好的运行状态。包括建筑工程需要的预购设备仪器的申请表、批复表，购买协议与合同等；建筑器材的验收单、出厂证明、合格证与保修卡、出厂精度检验单、随机备件图册；安装调试、试验记录，存在问题及处理意见；设备仪器的保养、维修、改装、报废处理等档案资料。

2 建筑工程档案资料管理人员的职责诠释

作为档案管理人员，需要符合工作的需要，具备一定的条件。首先要忠于公司，忠于职守，热爱自身的本职工作，遵纪守法，具备档案资料管理的专业知识和技能，具有较高的职业操守和良好品行，有乐于奉献的精神品质。作为管理人员要有效做好工程建设档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作，为工程建设提供及时的服务，并且及时积极主动地向上级主管部门汇报自身的工作，提出工作中的困难和需要解决的问题，自觉接受相关部门的管理和监督。能主动为领导分忧，圆满完成领导布置的任务。

3 建筑工程档案资料的保密制度研究

建筑工程档案资料涉及到重大工程建设的内部资料，对企业发展有着重要的作用，是企业的商业机密，所以，建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度。作为公司的档案管理人员，必须有专业的工作知识、良好的职业操守，按照公司档案资料管理的需要，严格执行保密制度，不泄露公司的机密。凡涉及公司机密的档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅时，须经本公司主管领导批准。针对加密的文件或者重要的文档资料，必须严格履行查阅审批手续，不允许任何人擅自拍照、复制和传播，这些必须形成制度性的规范条例。针对无用的档案资料，需要采取有效的措施进行处理，但前提是保证公司机密不外泄，必须得到主管部门的允许才能如此操作，并且实行专人专职专管，在文件处理的过程中，相关负责人签字确认，严格实行责任制。

4 建筑工程档案资料存放制度分析

在具体的档案管理工作中，非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅，并且做好相关的登记工作。档案柜内的档案要进行系统排列存放，有序整理，档案柜内不准堆放与档案无关的东西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如发现无关的资料需要及时清理，如缺失有关的档案资料需要及时还原和正确处理。做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫，保持档案柜卫生整洁、安全。及时检查，如有问题，立刻反馈，果断处理。针对档案资料，有关仪器设备的相关资料最好一式两份，一份用于存档，一份用来使用，如果仅有一份的，要将原件资料存档，复印件随机使用。

5 建筑工程档案资料安全制度简介

建筑工程的档案资料涉及很多的商业机密，必须严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6 建筑工程档案资料查阅利用制度解析

本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过规定的时间，如需要续借的，必须严格规范办理程序和手续，做好登记。对于重要的或者破损的文件资料，在查看的过程中，不得使用原件，一律使用复印件。档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要采取有效措施，确保文件完好无损，不得任意涂画、丢弃或者损坏，按规定的时间及时归还。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单后方可交付。查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上画线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，对于造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

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教务处及实训中心是关键的两个综合职能管理部门,相互配合协调好,建立一支有较高业务素质的实训档案管理人员,并保持相对稳定,有利于加强实训资料技术的管理工作,充分挖掘实训的潜能,为学生实践学习活动提供现代化的实训环境。对于专职档案资料管理专业人员,应与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。并逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。为档案部门添置必要的管理设备,以便于开展工作。档案资料室的设置,可设在实训中心办公室,设保管专柜、多媒体室的影象信息资料专柜等。各二级学院、实验室、实训室也应设实训档案专柜,负责保管好院系的各种实验实训仪器设备资料,使档案资料管理工作细化。实训指导教师,除完成本部门本室的实训工作任务外,平时要注意收集整理材料,要对与本部门的实践教学资料包括学生实训实验报告归档。实训仪器设备档案资料管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于管理人员的素质。必须要求档案管理人员,加强自身业务建设,一方面积极学习借鉴社会上的档案专业知识理论和管理知识理论,另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使实训仪器设备档案资料管理工作跟上办公自动化步伐,为高职院校教学、科研和其它工作服务。

高职院校实训仪器设备档案资料管理工作的规范化

要把实验实训讲义备齐备全,缺少的讲义及时组织编写,并把学生的实习报告作为短期实训档案保存。全面普查更新补充由于我院列入并通过国家示范性高职院校项目建设验收,实训仪器设备投入量大。学院合并组建初期,一些仪器设备已不适应现代职业教育发展的需要,已在更新淘汰之中。在搬迁过程中,有些仪器设备没有资料,或有的资料混乱。资料不全、遗失缺少不可避免。因此全面普查实训仪器设备管理资料,更新补充,有的要上网收集,或厂家重新提供,补充齐全。这是实现我院仪器设备档案资料管理标准化、规范化的第一步工作。注重收集,加强管理高职院校的实训技术资料档案管理工作,是一个以教学工作为中心,突出实践教学的特点,把仪器设备管理众多资料及时汇总存档的工作,归档的过程方法管理很重要。首先要整理收集资料,并剔除淘汰设备的无用资料,才能避免计算机管理时出现重复与低效率的情况。实训技术资料归档管理,是以二级学院为划分单位的管理档案,分设仪器设备资料档案、实验实训中心仪器设备存档资料表。列好档案宗卷计划号,按年度、保管期限、起止件号等。制定仪器设备存档资料(表),以及电子档案(设多版本保存,防止损坏数据遗失)。按统一标准标好仪器设备的采购日期、仪器设备名称、产地、规格型号、产品资料留存明细(驱动盘、保修期、说明书)、存放地标示清楚。由于大部分仪器设备要长期实验、实训使用,设备不淘汰,相应的档案资料也应长期保存。存档的具体技术资料:对操作说明书、合格证、检定证书、保修卡、软件光盘、使用说明书进行存档保管。

高职院校实训仪器设备技术资料档案管理工作的目标化

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关键词：高速公路；监理；档案；措施

中图分类号：U412文献标识码： A

1、工程监理档案资料信息的重要性

所谓建设工程监理是一种对建设工程项目实施全过程控制管理的工作。监理单位接受建设单位的委托，对工程项目建设的前、中、后期的全过程进行控制管理，具体落实到工程项目的可行性研究，工程招投标，工程施工过程控制、协调，工程竣工综合验收等全过程、全方位的管理。工程监理作为一种工程管理行为，具体体现在一个项目监理部的监理人员在实施项目监理过程中，为实现预定的“三控制、二管理、一协调、一履职”的监理目标，而形成的各种信息记录，也就是最终的监理档案资料。示范监理项目部创建成功与否，项目监理部的档案资料管理工作是关键。

1.2、监理档案资料是评价监理工作成效的重要依据，也是创建省示范项目的重要指标之一。工程项目建设过程中产生的各种信息，经过收集、加工传递，以监理档案资料的形式进行管理和保存，成为有重要价值的监理信息资源。监理档案资料管理工作，严格要求把监理过程各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行及时、完整、统一地管理和保存，以确保文件和档案资料的时效性、真实性、完整性。监理资料的形成经过设计、施工、验收的各个阶段，是与工程项目建设同步进行的，因此监理资料是评价项目监理机构监理工作成效的重要依据。

2、高速公路工程监理档案管理中存在的问题

2.1、重工程建设，轻文件材料管理

过于重视工程建筑，忽视管理，尤其是施工方案等文件的管理。随着我国经济的不断发展，高速路工程在经济发展过程中的作用越来越突出，人们对工程的质量越来越重视，因而参建方不仅要重视公路工程的施工质量，而且要注重施工方案、材料等方面的管理工作。然而，在实际的施工过程中，工程资料发挥的作用是隐性的，因而常常会被忽视。施工单位在实际施工过程中，常常会出现工程档案的资料缺失的情况，施工单位都比较注重施工质量以及工程的开展进度问题。对资料管理方面的问题重视程度不够，甚至出现管理混乱的现象。通常是在竣工后在进行资料的整理工作，处理时间的限制再加上之前施工过程中没有做好记录，给相关管理工作者的工作增加了一定的难度。

2.2、工程档案管理制度不健全

工程档案管理制度不完善，对与质量管理体系的制定、工程档案资料涉及的内容不还充足。虽然一些施工单位也开始重视档案资料的管理工作，在实际工作开展过程中，相关的管理制度也不健全，这样就导致后期的资料整编工作无法顺利进行。施工单位缺乏了一些控制档案文件质量的措施，是因为对工程档案资料的编制要求不明确。施工单位对质量安全的保障体系和措施的建立，没有将档案管理放在领导的负责内容中，也没有对系统管理进行高度的提升。

2.3、对平常的档案资料管理不规范

在高速公路工程的建设施工中，在档案管理方面虽然花费了人力、物力、财力。但对平常档案资料的管理并没有形成规范的管理要求。在档案管理的工作上，没有认真地收集、整理资料，对资料管理的深度不够，最后的整编归档也没有与工程进行有机地结合。高速公路工程施工的报检，只是满足工程的规范以及施工的质量要求，签认后监理工程师就不再过问其他的事情了。但施工单位相关的档案管理人员进行资料的收集、整理、归档的过程中，并没有专业人员进行指导。

2.4、缺乏专业人员

专职档案人员缺少，工程项目监理档案人员大多是兼职人员，专业的档案人员严重匮乏，有的档案员多“半路出家”，有的档案人员甚至由一些老弱病残的担任，缺乏档案管理的专业知识，对档案现代化管理的技术掌握较少。工程监理档案专业性很强，需要既懂监理专业知识又懂档案管理知识的人员，或者需要懂档案管理和懂工程施工现场的监理人员相互配合，但现实是施工现场监理人员肩的虽然有专业技术，但现场施工监理水平差，对现场签证工作把关不严，影响到档案的质量。虽然部分单位也配备了一些专门档案管理人员，但他们缺乏工程监理方面的专业知识基本不懂工程监理；而工程监理人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少相关的知识，两者未得到很好的配合，导致监理工作与档案工作脱节。

3、高速公路工程监理档案管理措施探讨

3.1、设置专家资料监理员

按照《建设工程档案工作常用文件》的规定，总监理工程师应指定专人负责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是：负责收集工程准备阶段建设单位形成的应向监理单位提供的相关文件、资料，如工程建设审批文件、建设工程施工合同等；收集、整理本项目监理部形成的应当归档保存的监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报以及监理工作会议形成的会议纪要、文件、指令等；按月汇总、整理各专业监理工程师在工程的进度、质量、造价控制中形成的各种签证见证记录、报验审批资料等；对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查；负责本项目监理部档案资料的保管、借阅工作；督促施工单位做好工程档案的形成、收集、积累、整理和移交工作，按照国家有关规定和要求编制工程档案。

3.2、建立健全相关管理制度

建设单位在招标文件中明确各参建单位在项目文件材料的形成、整理、档案移交等方面的义务，并在工程建设过程中采用有效的经济手段，将档案与计量挂钩，严格实行“资料不全不予计量”的管理模式；与信用评价挂钩，与经济处罚挂钩，对档案滞后严重的必要时公示或通报监理单位相关领导。监理单位在管理上建立本单位档案管理工作规章制度。组建相应档案机构及分工。根据监理资料产生于监理过程的特点，实行“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

3.2、科学管理好监理档案

建议监理资料统一划分为五类，即：合同文件、质量控制、进度控制、投资控制、综合管理。监理机构采取按标段划分管理的原则，每个标段采取单独的文号，监理机构的资料，应与施工单位资料文号相对应。施工过程中，施工单位和监理单位在日常整理资料的同时能及时核对资料是否完整、文号是否一致，有利于资料的完善统一。要善于应用计算机管理系统，建立建设监理信息管理系统，提高工作质量。

3.4、实行日常动态监督管理及奖优罚劣制度

建设管理单位按照相关法律法规和技术规范的对定和要求，层层落实档案管理工作，督促监理单位在项目实施过程中严格执行自检、互检、交接检三检制度和档案验收移交制度。在施工过程中，定期或不定期的对监理单位内业资料收集整理情况进行监督检查，对档案管理先进单位和个人及时进行表彰和奖励，对公路建设档案工作中有法不依、有章不循的违法单位和个人进行严肃处理，以促进各单位积极性，为搞好监理档案管理工作提供保证。监理单位按照规范做好每个部位监理工作的质量控制工作交底，明确各部位控制指标，总监理工程师应不定期签阅监理日记及巡视现场，及时掌握现场施工情况，督促各监理人员按规范要求做好监理工作。

参考文献

[1]李妮.高速公路工程监理档案管理分析[J].东方企业文化，2014，19:230.

[2]吴佩.高速公路档案信息化建设探析[J].经营管理者，2014，31:301.

[3]罗超红.公路工程监理档案管理[J].城建档案，2014，03:56-57.

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一、总体目标

全面完善规范脱贫攻坚以来产生的所有档案资料，做到以事实为根据，以精准识别、精准帮扶、精准退出和巩固脱贫成果为主线，以原始资料为基础，以印证性资料为要件，确保各项资料齐全真实，实现贫困户进出轨迹随时可查、随时追踪，档案管理达到规范化、标准化。村户档案资料要能充分印证录入全国扶贫开发信息系统中的村户数据信息的真实性、准确性和完整性，实现内容真实、过程真实、数据真实，防止弄虚作假、编造资料等行为，确保档案资料齐全完整、真实可信、经得起检验。

二、主要内容

（一）贫困户家庭档案资料。以户为单位建立贫困户档案资料，存放于贫困户内。档案封皮要写清楚户主姓名、联系电话、家庭住址、脱贫状态，并根据户内实际情况对清单目录进行如实勾选，贫困户家庭档案资料主要包含4类18项。

1.基础工作方面：包括贫困户帮扶连心卡，《扶贫手册》、分年度家庭收入测算表。

2.精准帮扶方面：包括“一户一策”精准脱贫计划（需上墙），义务教育阶段适龄人口接受义务教育情况证明，居民养老保险缴费（代缴）凭证，基本医疗保险缴费票据，住房安全等级认（鉴）定表（或竣工验收表），住房安全达标认定书。

3.精准退出方面：包括贫困户退出验收达标证明。

4.其他方面：包括建档立卡贫困人口患者住院报销凭证（或医疗费用报销明白卡），精准扶贫专项贷款合同和还款凭证，公益性岗位聘用合同（协议），合作社带动协议，入股配股带贫协议（或入股分红凭证），入股协议书、股权证及分红记录表，农业实用技术或就业技能培训证书，扶贫政策到户到人明白册。

（二）村级档案资料。村级档案资料要体现精准识别、精准帮扶、精准退出全过程，按照要求分类装档，档案盒标签要醒目清楚，便于查阅；村级档案资料重点包含4类9项内容。

1.基础工作资料：贫困村2018-2020年脱贫攻坚规划。村级常住人口花名册、驻村帮扶和结队帮扶花名册。

2.贫困人口动态管理资料（按年度规范）：贫困人口识别、退出程序性资料。

3.精准帮扶资料：农村饮水安全花名册，义务教育阶段适龄人口接受教育情况花名册，基本医疗保险和享受参保资助花名册，住房安全、危房改造、易地扶贫搬迁、不需改造的危房等台帐，产业和就业扶贫台帐。

4.贫困识别退出资料：贫困村退出程序性资料。

（三）驻村帮扶工作队资料。工作队要在积极配合村“两委”做好村户脱贫攻坚档案资料的基础上，及时规范运转驻村帮扶工作队各项台账资料；驻村帮扶工作队资料主要包括8项内容。

1.文件类档案资料：省、市、县印发的脱贫攻坚文件资料。

2.出勤请休假资料：考勤签到簿、请销假记录、工作队职责分工、轮流值班计划表。

3.学习会议类资料：学习计划、会议记录、党小组会议记录、工作日志。

4.工作台账、花名册：驻村工作队工作台账、帮办实事好事台帐、帮扶干部进村入户台帐、群众来电来访记录、帮扶责任人与帮扶户结对帮扶花名册。

5.公示公开台帐资料：督促村“两委”扶贫资金项目公示公开台账、工作交接清单、工作队经费使用报销台账。

6.总结整改类台帐资料：工作队工作总结、季报表、帮扶单位台账、问题整改台帐。

7.上墙张贴资料：驻村工作队员信息公示牌，驻村工作公示栏，驻村工作队工作职责、队内分工，扶贫政策宣传材料等。

8.其他资料：“一户一策”精准脱贫计划村内留存备份，工作亮点，其他阶段性工作台帐资料等。

（四）乡镇档案资料。按照《省<精准扶贫档案管理办法>实施细则》文件和村级脱贫攻坚档案资料管理要求，分类梳理归档，严格规范管理。

三、工作要求

脱贫攻坚档案资料规范整理工作采取全面核查的方式开展。以村为单位，对全镇范围内所有贫困人口的村实行村村过、户户清、项项核。由镇扶贫站进行业务指导，严格对照规范标准进行脱贫攻坚档案规范整理，实现档案资料分类清晰、信息真实准确、填写规范详细。

（一）提高思想认识。档案资料是精准扶贫工作的重要组成部分，是“踏石有印，抓铁留痕”的体现，更是开展精准帮扶的基础；各村要充分认识脱贫攻坚档案管理工作的重要性，加强组织领导，强化目标责任，采取有力措施，进一步增强档案管理责任意识、精准意识，要深入村户，与群众“面对面、心贴心”算细账、核准账，确保脱贫攻坚档案资料收集齐全、信息准确、利用高效。