电子政务档案管理范文

导语：如何才能写好一篇电子政务档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子政务系统档案管理

近些年来，随着计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展，为社会经济发展格局带来了巨大变化。随着社会主义现代化建设的进一步推进，我国电子政务建设逐步起步发展，电子政务系统中的档案管理便是其中相当重要的一部分。档案管理不仅仅是对过去的记录，更是对今后的发展的反思，其重要性不言而喻。利用电子政务系统存储档案，优化借阅流程，增加使用率，在一定程度上提升了档案的利用效率，同时对原始材料也是有一定保护作用的，能够最大程度发挥档案的作用。当然了，电子政务系统中的档案管理还有很长一段路要走，我们要建设怎样的电子档案管理系统，提供什么样的服务等等这些都是需要我们在实践的发展中不断探索的。

一、电子政务系统中的档案管理中存在的问题

（一）档案移交的不规范

首先，是对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中，很多时候仅仅是对单份电子数据的移交，而未能关注到每一份电子数据背后的因果联系，忽视了档案背后的事件发展的整体性，对今后档案作用的发挥起到了一定的阻碍作用。其次，便是移交过程的不合理。电子档案和纸质档案不一样，可以存在很多的原始档案，这也就造成管理人员对备份的依赖性很强，备份越多，在某种程度上来说，就是越安全。因为遗失了某一份，还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。最后电子档案的移交一般来说还有纸质档案的存在，再核两者的时候，存在移交时间上的差别，间接性造成了移交过程中工作量的增加。

（二）技术条件的制约

电子档案的机密等级不一样，那么对其保存的时间、方式也不一样。而随着时间的推移，档案的数量必将是不断增加的，所以这也对档案管理技术提出了更高的要求，以便能够满足时代的要求。在面对不同等级的档案要进行及时的处理，以确保技术能够满足档案保存以及查询的质量。同时技术条件还制约着档案的安全性。如果说电子档案管理系统薄弱，那么就会存在相当大的安全隐患。比方说，一些不法分子和黑客，利用系统中的漏洞，使相关档案信息外露，会出现损坏和缺失的可能性。这些都是电子档案管理中面临的技术挑战。

（三）管理制度的缺失

档案的管理最终落实到人的身上，比方说在管理过程中出现人为操作不当或则和其他意外情况等等，都会对档案的完整性造成一定的威胁。所以说，要求档案管理形成一个有效的闭环，能够最大程度上减少意外情况的出现。而一旦遇到意外情况，管理制度缺失的弊端会更加的凸显。档案数据信息管理缺乏完整性，责权不一致，档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认，便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当，在运行期间以及出现问题，都将面临不小的挑战。毕竟，制度是保证电子档案管理系统运行的框架，一旦丢失了这个框架，问题便会接踵而至。

二、提升电子政务系统中的档案管理能力的措施

（一）对档案移交的規范管理

在电子政务系统中的档案管理，不仅仅是将档案的资料存放起来，同时也应该是为今后决策提供必要的依据，让档案发挥出应有的作用。首先在档案移交中，应该建立相应的管理机制，对不同机密级别的档案分门别类的保存好。按照一定的逻辑顺序分门别类的归纳好，并编制相应的归档条例，做到人人按照制度办事，为档案的归档提供理论依据。当然了，在档案移交管理中，还应该对电子档案的完整性以及移交标准做出相应的考查，确保其满足移交的标准。电子政务系统中的档案的管理，在前期对档案的移交做出相应规范的管理，以便为接下来作用的发挥奠定基础。

（二）重视电子档案的安全性

对电子档案而言，和传统的纸质档案还是有区别的，在内外界的影响下，对档案的安全性极容易产生威胁，并且电子档案的存放管理依靠于一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击，很难对原有的档案进行恢复处理。所以说，我们要为电子档案管理建设一个强有力的技术保障。首先，不断提升电子档案管理系统的技术管理，积极学习和引进国内外的先进技术，加快电子档案的升级管理。其次，便是对管理人员安全意识的培养。时代不一样，管理手段不一样，所需要管理人员的专业素质也是不一样的。对于这些电子档案的管理人员应该具备较高的计算机专业素养，对于出现的一些基本的安全常识能够有所了解，能够及时发现和处理实际管理中的问题。最后便是一个较高层次的管理，应该是对原有管理方式的不断升级改造，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，以便更好的适应时展的需求。

（三）做好信息整合工作

对于档案管理不仅仅是将这些资料存放起来，更为重要的为今后的发展提供必要的历史史实以及决策依据。所以说我们在点在档案的管理中，还应该管理信息整合工作，促使管理效率以及档案使用率的提升。首先，利用电子档案信息管理优势，建立相应的使用机制，实现信息和实体使用的一体化目标。让管理人员在档案的归放时，就应该考虑到每一份档案的历史联系，这样才能够帮助借阅者了解整件事情发展的来龙去脉，实现信息高效整合。其次，对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，实现高效的信息整合，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。

三、总结

电子政务档案系统的建设，对推动档案现代化管理具有极其重要的意义，同时也是现代化档案管理的发展方向。所以说，档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位，从而真正发挥自身的作用。管理，说到底都是依靠人来制定实施的管理，只不过管理对象不同。在进行电子档案政务管理的时，我们应该不断提升从业人员的专业素质，为电子档案规章制度的制定，技术的提升提供坚实的壁垒，从而不断优化电子政务系统中的档案管理。电子政务系统中的档案管理，是一个长期的过程，我们要根据时代对电子档案的要求不断做出调整，以便更好的发挥电子档案的作用。

参考文献 

[1]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究，2015（02） 

[2]米静.电子政务系统中档案管理的问题与思考[J].中国管理信息化，2016，（18） 

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1进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境

电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要树立五个意识：一要树立创新意识和前瞻意识，按电子政务建设的程序，有规律地介入，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成、运转、留存与开发设计原则；二要树立市场意识，根据现状，预测未来信息市场经济的需要，提出档案信息在“三网一库”建设中的作用，为市场经济服务；三要树立公众意识，坚持以政府信息公开为原则，以不公开为例外，不断满足社会、政府对信息资源的需求；四要树立效益意识，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，实现社会效益和经济效益的双提高；五要树立国际接轨意识。“他山之石，可以攻玉”，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。

2创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一

要改变目前政府机关档案部门被排斥于电子政务建设之外的状况，将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。

3整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为

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在当前网络环境下，电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合，政府电子政务得以实现。在这种情况下，政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制，为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上，政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化，各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下，政府档案的管理模式也在不断的发生变化，并在不断的进行创新。

一、服务手段

近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

二、档案载体

政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

三、档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

四、服务方式

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

五、管理理念

在电子政务环境下，有效的推动了档案管理自动化的进程，而且管理工作更具有科学化的特点，档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下，作为政府档案的管理人员，需要转变思路，强化对资源的重视，从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强，这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能，使其在管理中实现创新，有利于档案信息的开发利用工作主动进行。

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【关键词】高校 电子政务建设 档案信息化建设 互动关系

所谓电子政务，又有电子政务的别称，由社会政府机构使用网络技术来建设网站、研发APP，使政府其他部门、企业以及普通人可以从中获得信息。高校作为政府工作中的一个重要方面，其日常工作的展开离不开地方政府的指引，电子政务的存在使得高校可以更加便利地获取信息，进而更加科学地开展工作。而档案管理与之有着非常密切的联系，信息化档案管理工作可以与电子政务相互补充、相互促进，为电子政务建设提供巨大的保障。因此，高校将档案信息化建设与电子政务建设融合在一起，是非常必要的。

1 二者之间的关系

无论是电子政务的建设，还是档案信息化管理的建设，二者之间都存在着极为密切的联系，若要推动电子政务不断发展，必须要有档案信息化作为保障，原因在于电子政务建设离不开大量数据与信息的支持，高校的档案恰好是一种拥有各种数据信息的庞大资源库，电子政务可以从中获取大量的信息并加以整合利用，如果缺少了档案信息化所提供的信息支持，电子政务将会成为“空中楼阁”，不再具有存在的意义。与之相对的是，档案信息化的建设也需要电子政务向其中融入，这样可以确保档案在使用上更加便利，相关人员不必花费大量的时间精力进行纸质档案的查询，其工作效率必然会大大提高。

2 如何促进二者之间的互动

2.1 在高校档案管理中融入电子政务建设

（1）当今社会节奏不断加快，人们无论从事任何工作，都要求节约时间、简化流程、尽可能地“省事”，高校档案管理与电子政务建设也是如此。在档案信息化中融入电子政务，可以使高校在档案查找上更加方便、快速，高校也会因此提高工作效率。在档案信息化建设中，工作人员可以通过设置权限来进行档案管理工作，即使工作人员不在校园内网中登录，也可以从外网中利用自身的权限进行信息查询，这无疑有助于工作任务的完成和工作负担的减轻。

（2）电子政务有利于高校学生档案接收近现代化管理。相较于传统的档案管理，现代化的档案管理无疑具有更高的工作效率，工作人员不必困在固定的场所即可完成工作任务，工作场景的改变使得既往枯燥乏味的工作流程出现了改变，工作人员即使面对同样的工作内容，也能保持原有的工作效率，更是工作效率得到提高。

（3）档案一般接受严格的监控，其流向极为严谨，需要经过多重的等级，传统档案管理均为手工记录方式，工作人员即使耗费大量时间精力也有可能出现错误。而档案管理的信息化，可以解决上述问题，电子政务的融入使得档案管理具备了自动催促还回等多长功能，借走档案的人员可以及时归还档案。

（4）电子政务的融入有助于丰富档案内容。高校档案部门实际上保存了许多记录学校教学过程的资源，这些档案信息在最初可能仅仅记录了关于教学的信息资源，而在电子政务融入之后，高校档案资源将会扩展其记录范围，将科研工作的相关信息业记录在档案中，甚至一些学生工作信息也被纳入到信息化档案管理的记录范围之中，最终形成种类齐全、内容全面的资源信息库。

（5）电子政务为高校档案研究提供了便利，工作人员借助电子政务系统可以轻松找到自己所需要的档案，查询并使用档案信息，第一时间获得档案的最新动态。当然，也正是因为档案的信息化，使得人们的思路得到拓宽，不再囿于当初有限的档案资源，所以在一定程度上促进了思维的创新。

2.2 在电子政务建设中融入档案信息化管理

2.2.1 高校推行档案信息化管理，可以确保电子政务的正常运行

高校档案实质上是电子政务进行的基本保障，电子政务在运行过程中产生的信息可以作为高校档案的信息资源，而高校信息化档案则是这些资源的集合处，电子政务系统有需要时便从高校档案库中进行数据调取。高校信息化档案原本是未康奈淖郑将其融入电子政务之中，出于建设电子政务的需要，需要在档案中加入图像、声音等多媒体信息，这无疑从另一个层面丰富了档案信息，促进了电子政务管理的全面性。

2.2.2 档案信息化在电子政务中的融入使得既往电子政务中存在的信息共享问题得到了切实的解决

档案信息这种重要资源具有常人难以想象的重要价值，而这种价值的实现形式便是“充分利用”，档案信息化使得档案信息可以最大限度地被共享，电子政务可以李立勇档案资源，使其与社会其他资源无缝连接，实现人力、物力、财力的优化配置，档案信息化在电子政务的影响下可以实现最大增值。以笔者所在高校为例，某教师便利用了档案信息的共享开展教学与科研工作，其他同院系的教师则对学校的行政方式与组织结构进行了改变，学校档案部门逐渐向着网络组织的形式发展，真各个学校在办事流程上更加透明，办事程序上更加畅通，人员上更加合理，财力、物力与人力都得以节约。

3 结语

电子政务、高校档案信息化这二者之间存在着相互联系、相互促进的密切联系，工作人员应该在电子政务中融入档案信息化建设，在档案管理中融入电子政务建设，如此可以提高高校工作效率，实现二者的共赢发展。

参考文献

[1]陈佩馥.高校档案信息化建设中电子政务网的融入研究[J].中国管理信息化，2015，18（11）.

[2]程钰.依托电子政务推动高校档案信息化建设[J].兰台世界，2012（23）.

[3]杨光，邸妍，邢丹.电子政务与档案信息化建设的构建研究[J].才智，2011（32）.

[4]李淑华，马建国.高校电子政务建设与档案信息化建设的互动研究[J].云南档案，2009（03）.

[5]梁兵，董伟琴.电子政务与档案信息化建设的互动关系研究[J].信息管理：上海，2009（01）.

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【关键词】档案管理；信息化建设；现状；措施

通过多年的普及发展，信息化技术已经逐渐成为当前这个知识经济时代最为耀眼的资源，社会中各行各业的信息化水平已经成为信息化时代衡量一个产业、一个地区、一个国家经济能力与发展程度的关键性指标。对档案管理事业来说，通过信息化建设不仅能够进一步提升档案管理工作的质量与效率，同时能够与其他工作进行信息化对接，对事业单位的发展具有重要的促进作用。然而，我国事业单位档案管理通过多年的信息化建设，在取得成绩的同时，仍然存在一些不足，如何解决这些不足就成为各个事业单位急需解决的重要课题。

一、档案管理信息化建设现状分析

（一）信息化基础设施薄弱。档案本身的性质决定档案信息化建设必然需要一定的软硬件基础，比如局域网、性能良好的电脑、档案数据库以及大容量服务器等等，同时还需要开发档案管理专用软件，加强档案网络日常维护管理工作等。然而，档案管理部门本身不具有盈利水平，无法通过提供社会化服务获得相关的收入，资金方面的拨付往往难以满足信息化建设的资金投入，导致档案管理信息化基础设施较为薄弱。

（二）缺乏统一的标准与规范。档案标准化、规范化是实现档案管理信息化建设的先决条件，即需要共同的信息技术与信息语言组织档案资料。从1979年开始，我国政府陆续颁布了不少档案管理工作方面的标准，然而当中大部分都是针对音像、纸质等档案类型，针对数字化档案的标准与规范则相对较少，使得档案管理信息化建设仍缺乏统一的标准与规范。

（三）档案信息化与电子政务缺乏联系。现阶段，通行于互联网中的有效信息超过80%左右均掌握在政府部门中，而政府部门中的信息大部分都储存在档案馆中。档案信息化建设的目的并不只是局限于档案管理现代化的发展，同时还需要促进政务信息公开的发展。然而，我国当前仍然没有形成政府信息资料开发利用的良好趋势，缺乏合理的办法与组织，档案信息化与电子政务建设缺乏联系。

二、档案管理信息化建设的措施与建议

（一）加大各项基础设施的建设力度。1.档案管理硬件系统建设。各个事业单位应当高度重视档案信息化建设的重要性，主动为档案管理部门提供充足的资金，购置打印机、复印机、扫描仪及高性能计算机等硬件设施，针对一些关系到国计民生的机构，还应当配置专门用于档案整理、收集的计算机，便于档案信息的快速传递，进一步发挥硬盘储存容量大、检索快以及储存方便的优势。2.档案管理数据库建设。针对之前保留的传统档案，档案管理部门应当加大档案管理数据库的建设力度，主动针对各种分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用，进一步提升档案管理工作的精确度与质量。

（二）统一制定档案信息化规范标准。标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提升工作效率，减少管理工作中失误的现象。

（三）有效整合档案信息化建设与电子政务建设。档案信息资源作为电子政务建设当中不可或缺的公共信息资源，要想进一步保障档案信息化建设的成效，应当有效整合档案信息化建设与电子政务建设。这就需要将档案信息化建设纳入政府电子政务建设的层面去进行规划，使得档案信息化建设、信息资源开发能够与电子政务进行有效的整合。对档案部门来说，应当主动加强与电子政务建设机构的交流，统一协调信息化建设，主动争取把档案信息管理归纳到电子政务建设当中，依托我国电子政务内网建设，构建部门网，建立档案管理主页，积极档案政务相关的信息资料。除此之外，档案管理机构应当加大网站方面的建设，在互联网中主动实施现行文件服务中心查询与馆藏档案目录检索方面的服务，以便于相关资料的共建共享。

三、结语

综上所述，档案管理信息化建设是一项系统、繁杂的工程，其不仅关系到档案管理工作的质量与效率，并且还关系到事业单位未来的发展。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，正视当前档案管理信息化建设存在的不足，针对这些不足制定针对性的解决措施，通过加大各项基础设施的建设力度、统一制定档案信息化规范标准以及有效整合档案信息化建设与电子政务建设，全面促进档案管理信息化建设的有序进行。

【参考文献】

[1]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].事业单位改革与管理，2016（02）：23.

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一、项目提出的目的和意义分析

电子档案中心，应该是国家综合档案馆与时俱进、转变职能、坚持科学发展，在信息时代对传统载体档案馆功能的继承、延伸和发展，是建设数字档案馆的基础和核心。

1、防止电子时代的“历史失落”，保护数字遗产。“历史失落”，就是不能将电子档案等数字遗产在国家综合档案馆连续、永久地进行保存。以江苏为例，目前全省电子档案分散管理态势明显，各部门的信息中心或计算机中心临时担当起保存部分电子文件和电子档案载体的任务。在保证数据流转和现实调用的同时，在存储空间压力不断加大的过程中，需要由电子档案中心这样一个机构尽快承担集约化永久保存的任务，与传统的纸质档案文献遗产相衔接，保证在电子政务等环境中的党和政府的数字遗产仍然能够为现在和将来保存，提前避免历史电子档案数据大量丢失的危险。

2、解决电子文件的“重用轻管”，保证科学管理。电子档案中心的任务就是按照档案管理的原则，有效组织和管理电子政务网络上产生的各类电子档案。在电子政务建设过程中，信息部门做出了巨大的贡献，积累了大量的电子文件数据。有些部门信息中心与档案管理部门配合紧密，在流程设计需求阶段，充分听取档案部门意见，将档案作为核心接点和数据着陆地给予设计，系统中产生的电子文件质量较高。但是，也普遍存在未按国家标准对电子文件进行归档管理的现象，满足于在办公自动化网络上可以调阅到收发文即可，既没有建立专题数据库，也没有注重将反映本单位所有职能的电子文件收集齐全，并建立良好的备份体系。而电子档案中心就可以依据电子文件的生命周期等原理，使具有保存价值的电子文件有效归档，保证今后政府各部门利用的有序性和完整性。

3、促进电子档案的“有机整合”，消除信息孤岛。由于历史原因，省级许多单位在确定归档范围时，过于强调对发文的收集，忽视反映本单位机构职能的各类档案信息的收集，造成办公自动化系统电子公文相对收集齐全，业务系统中电子文件分散、存储于不同机关和业务处室的现象，有些甚至还存在各类有价值的业务信息保存在个人手中等严重违反《档案法》的行为。电子文件的完整性和真实性无法保证，电子档案管理比纸质档案管理的缺失更为严重，档案信息资源的散失的危险性和风险加大。电子档案中心可以按照法律赋予的地位，跨部门地将政务信息资源有效整合，形成可以共享的电子档案资源信息库，解决信息孤岛等问题。

4、提供档案资源的“综合利用”，实现信息资源共享。档案信息资源是一个宝库，综合开发利用各种电子档案信息资源才是信息化建设最终取得高效益的关键所在。在电子政务建设的过去十多年中，一些省各部门在自建网络、设备上的投资仅10多个厅局就已达1个多亿，一些部门的电子档案数据量已达到T级。政务信息资源遗产的保存保管成本过高，且形成无法相通的“信息烟囱”。电子档案中心的建立，便可以将信息烟囱连成互连互通“暖气片”，在电子政务内网上以网格状态提供综合利用，支持领导和部门决策。

二、 江苏电子档案管理现状分析

电子档案中心的提出具有江苏特色，它是电子文件中心的扩展和延续，是数字档案馆的主体与核心，是科学发展的三个阶段之一，与电子文件中心和数字档案馆呈“三位一体”的逻辑关系，具体如图：

“十五”期间江苏档案系统积极参与各地电子政务建设，总体估价是：苏南地区发展较快，苏中地区正在跟进，苏北地区已开始启动。据统计，截止2005年底全省123个国家综合档案馆共建立局域网49个、接入电子政务内网31个、实施办公自动化15个，建立网站和主页52个，馆藏全文数字化率0.08%，文件级目录数据库总量达4000多万条，录音、录像、影片等多媒体数据库总量12万分钟以上。利用VPN技术省内已建立档案系统虚拟专网，初步实现了省档案馆和省辖市级档案馆馆际间互联和目录的相互查询。基本建成“江苏档案信息网”门户网站及网站群，并与“中国江苏政府门户网站”联通。全省网上“现行文件中心”，共上载文件41598页、开放档案4547页，逐步开展向社会提供馆藏档案和已公开现行文件等信息资源的查询服务，成为网上政务信息公开的场所。

南通、常州等市均在新馆建设的同时，从发展和利用绩效的高度，提出了与电子政务内、外网同步建设数字档案馆的方案。南通数字档案馆项目被列为市电子政务11个重点信息应用示范工程之一；苏州已获得600多万元在2006年启动了数字档案馆建设；南京、无锡、泰州、连云港等市和南京玄武区、张家港、吴江、武进等区（县）启动或建立了电子文件中心和文档数据中心；常熟市投资100万元启动了电子政务数据备份基地项目。“十五”时期江苏档案信息化的发展为“十一五”期间围绕电子档案中心建设，进入第二发展阶段奠定了较为深厚的基础。在科学发展观的指导下，建设数字档案馆已成为可能。

三、电子档案中心建设定位和主要任务

（一）基本定位：电子档案中心，应该是对电子档案实施管理的主体，在“统筹规划，整合资源；分步推进，确保安全；需求导向，注重服务；严格标准，实现共享”的原则下，保证所有具有保存价值的、全面真实反映江苏政治、经济、科学、文化等发展的电子文件和电子档案等数字文化遗产能够得到历史性的永久保藏，同时向党委政府各部门、企事业单位和社会公众提供数字档案信息资源等公共文献遗产的利用和服务，推进社会信息服务业的发展。

基本职责：集中统一，建立规范的电子档案采集保管利用体系和档案信息安全维护系统；强调协同，融合电子政务各种支撑平台和应用系统，与CA认证、灾备中心等形成良好责任关系；突出应用，加快档案信息政府的利用和公众的利用，降低行政成本与社会成本，使得公民、企业或其他社会组织机构可以出于公益性、商业性的目的适当地使用到政务档案信息资源。

（二）主要建设任务

电子档案中心应建成一个行政区域内所有党政信息资源、历史档案数字记录遗产的数据仓库，借助已有电子政务网络，成为架构在各个信息孤岛之间的桥梁和信息资源物流中心，具有社会化、集约化和专业化的特点。它的建设将充分尊重已经形成的信息数据规模和实际投入，采取整合和分布式管理的手段，达到共享目的，真正实现政府少花钱、多办事、让人民满意的目标，避免了重复投资，主要任务是：

收――依托电子政务网络，接收和收集省级机关、团体、企事业单位应归档和移交的电子文件与电子档案，以及市、县档案馆和部门、专业、企业档案馆共享的数字档案信息资源。

管――按照档案管理的相关法律、法规和标准，建立统一、规范的档案管理模式，建设各类档案数据库，提供多种检索模式，并进行智能数据分析和挖掘。

存――创新原有保存方式，采用分布式方法集中管理需永久保存的各类基础数据库；采取缩微存储等可靠安全的手段永久保存电子文件和电子档案等记录遗产。

用――依据政务信息公开等原则，借助政府内、外网门户，通过江苏档案信息网融入国家档案信息网等方式，为政府和公众提供最大限度服务。

（三）主要建设途径

建立有效的管理运行体系是实现电子档案中心的关键途径。俗话说：“三分技术、七分协调、十二分数据”。根据电子档案中心项目的建设任务，电子档案中心需要依托原有的管理体制，再造管理流程，明确相关责任者的职责：

――档案行政管理部门的责任定义：参与本行政区域信息化建设的规划，具体负责研究制定电子档案管理规范标准，在全省范围内监督指导国家等有关档案信息化标准规范的监督执行，重点指导省级各部委办厅局和企事业单位的电子文件归档和电子档案管理工作。

――电子档案中心机构的责任定义：由国家综合档案馆负责依托电子政务网络，在省级各部委办厅局和企事业单位及市、县国家综合档案馆的范围内，开展电子文件归档和电子档案的收集、接收、管理、保存、利用和服务，建设电子档案中心。

――档案管理人员的责任定义：负责各部门电子文件归档范围的具体制订和电子档案管理制度。与信息部门配合收集电子文件，保证应归档电子文件的真实性和完整性，具体组织实施电子档案向电子档案中心的实时移交。

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关键词：档案管理； 计算机网络

一、引言

社会文化的发展总是离不开档案工作，档案记载也是社会得以发展的必备条件。随着社会的发展，档案管理的方式也在不断变化，对于这一变化，档案工作者应当顺应时代潮流，提升自身的文化修养，不断学习现代化的档案管理知识，并且在实践中不断积累经验，逐渐适应现代化档案管理模式，最终才能够更好地实现档案在社会发展中的中流砥柱作用。

二、传统纸质档案的弊端

我国改革开放以来， 随着经济政治的快速发展，与之伴随而来的是档案的数量大规模增加， 传统的手工档案管理下作方式的弊端日益显现： 首先， 手工档案处理的速度慢、效率低、容易出错，因此， 从事档案管理这种重复性高业务量大的工作， 很容易因疲倦而导致出错； 其次， 纸质档案文件如想长期妥善保存， 必须建立专门的档案库甚至档案馆进行存放， 并对其进行防腐处理， 以防止火灾、地震等自然灾难对档案文件所带来的损害， 这些工作耗资巨大、占用面积广， 对于预算有限的单位承担较重； 第三， 档案管理工作的一个重点就是档案的检索， 也就是说从海量数据的档案库中快速、准确地查找到自己所需要的档案资料， 而纸质性质的档案文件， 随着档案库中的档案日益增多， 检索工作也变得越来越困难。

三、数字档案的出现

（一）计算机替代传统手工档案

档案管理从手工操作方向向以计算机网络技术应用为中心的信息化、W络化方向发展。计算机网络的普及，使得信息变得多元化、世界化。世界各国之间、本国之间、行业之间的联系变得越发紧密，整个社会的办事效率也大大提高，这些都为档案信息化和网络化提供了前提条件，可以说档案管理方式的转变也是应时而生、应势而生。所谓档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

（二）单机档案的特点和一些问题

所谓单机档案，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将档案资料转化为电子文件。缩微技术主要是通过照相方法，把文献和资料的影像缩小记录下来，然后把缩微资料及相应的放大设备提供给用户。随着计算机的发展，尤其是计算机COM 和CIM 技术的出现，使存贮和传递信息的能力和效率大为提高。

然而单机档案都是在一台计算机上完成，因而其资源共享程度不高：这种单机档案管理系统，由于其本身是针对单独的计算机所设计， 没有使用网络化的后台数据库和网络通信接口， 因此无论所运行的主机是否存在于网络之中， 都无法利用网络环境来进行资源共享，资料共享程度不高的缺陷集中表现在数据检索上， 使检索者无法利用网络环境对档案资料进行远程检索， 必须到安装档案管理软件的计算机上进行资料检索， 费时费力， 无法充分利用网络的优势。

处理速度遇到瓶颈： 单机档案管理软件的面向对象是坐在电脑面前的操作人员， 档案录入的主要方式还是通过人工录人， 当需要录人大量档案时，录入工作就成了单机档案管理工作的瓶颈。同时硬件的兼容性也会影响档案数据转移以及修改的效率。

（三）电子档案与互联网的结合

在我国， 档案管理网络化的工作， 主要是通过网络化的办公自动化系统和电子政务系统体现。

随着信息化建设的深人， 我国政府机构的电子政务系统也逐渐成熟， 各地根据自己的实际情况建设电子政务系统和办公自动化系统，而作为政府业务流程的重要组成部分， 网络化档案管理的表现形式主要是：

1.通过网络中的节点终端进行档案数据录人工作， 将需要汇总为档案文件的信息资料转化为电子档案， 使其成为能够在网络中流通的电子数据。

2.通过电子政务系统的档案管理功能， 将录人的电子档案输人到网络中的中央档案数据库， 并建立有关索引， 以便集中管理。

3.档案资料的查询检索， 主要是通过在网络档案管理软件的客户端输人查询关键字， 然后由客户端向服务器端提交， 经过服务器端的处理运算， 最终将查询结果反馈给客户端。

四、档案资源市场化

档案管理从单一的信息来源向多方位信息聚拢的社会化、市场化方向发展。随着当今互联网的迅速发展，个人、企事业、各行业乃至国家、世界对信息的需求量越来越大，通过单方面的渠道获取档案资料已经不能满足发展的需要，这就要求实现档案资料的来源多元化、丰富化，档案管理实现多方位一体管理，离不开实现档案资源市场化。档案资源市场化便是通过互联网将各方面的档案信息聚拢起来，丰富档案数据库，满足不同用户需求，实现资源共享，不再受时间和距离的限制。档案资源市场化管理有利于档案的开发利用和档案事业的健康发展，并可以有效节省档案管理的人力、物力和财力支出，可见档案管理实行市场化管理是势在必行，大势所趋。然而实现档案管理市场化不是一蹴而就的，这就对我们从事档案管理工作的工作人员提出了更高的要求，要不断学习现代档案管理知识，勇于实践和创新；档案管理部门更是要高度重视、综合决策，从闻朴实无华的形象，要擅于宣传档案工作的意义和重要性，高调做事，树立全员的档案意识，变被动服务为主动工作，主动与单位主管领导汇报档案工作的发展思路和需求，有了单位领导的支持和重视，档案工作在基础设施建设、政策制定、人员配备、资金投入等软硬件建设方面才能得到保障，才能保证档案工作的健康发展。

五、开发优秀的档案服务

档案工作的最终目的是提供档案信息资源的利用。档案利用途径有二种：一是提供利用档案原件、档案复印件，属直接利用方式，是档案利用的最初形式，可满足利用者的一般需求；另一种是提供利用档案编研资料、成果等，属于档案信息资源开发利用的编研成果利用方式，是档案利用的高级形式，用于满足利用者的特殊需求。在实际工作中，二者都不可或缺。

参考文献：

[1] 国家信息化领导小组.国家信息化领导小组关于我国电子政务建设知道意见， 2002年8 月颁布.

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对于档案馆来说，应该抓住机遇，以主动的工作态度去采集应归档电子文件，而不是坐等电子政务和电子商务解决了电子文件的最后流向问题后被动的接收。因为各级国家档案馆的信息的主要来源是各级政府机关，所以建设数字档案馆当前的首要任务应该是解决好电子政务所形成的电子文件的归档问题。

电子政务与电子文件采集

电子政务主要由政府内部的办公自动化系统（OA）、政府部门之间的资源共享协作系统（G2G）、政府部门与社会公众（包括企业和个人）的网上互动交流平台（G2B，G2C）构成，其中办公自动化系统是其核心组成部分。

在办公自动化系统发展的初期，人们对电子文件的最终归宿没有太多的考虑，使得电子文件的归档管理比较混乱，造成大量有价值的电子文件流失，而已经归档的电子文件因为整理和鉴定的不规范，形成了大量的电子垃圾。随着信息技术和档案管理理论的不断发展，人们对电子文件管理的意识也逐步加强，并提出了文档一体化管理的概念，不再强调文件和档案之间的区别，这一做法符合档案最新的理论“文件连续体理论”，即文件演化为档案的过程是一个连续的过程。根据该理论，文件或档案管理者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到其各自的、协调一致的目的。按照文件的生命周期理论，电子文件的最后归宿是数字档案馆。

电子政务管理中对文件的处理更加强调其现行性和使用方便，而档案处理更强调其原始性、完整性。电子政务系统为提高效率，并不适合长期保存已经办理完毕的电子文件，而档案管理系统关注的是归档文件长期保存、整理、利用等。所以，档案管理者必须适时的采集电子政务的有关电子文件及其相关的背景信息和元数据，保证电子文件真实、完整的归档。

归档电子文件的采集跨越两个系统，是两者的有机组成部分和有机衔接。他们之间的关系可以用下图表示。

数字档案馆系统是对电子政务系统的一个完善，使其结构更加完整，信息流最终有所归宿。

电子政务中电子文件的采集过程

为了确保所形成的电子文件不丢失，为了确保电子文件的完整性，为了确保电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。

电子文件分类有多种形式。按记录电子文件的载体划分有：软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件等。按电子文件的形态划分有：文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等。按电子文件的功能划分有：草稿性电子文件，即用计算机系统起草，但不作为正式文件使用；辅电子文件，即用计算机系统起草，又作为正式文件使用，但不作为正式文件保存、归档；正式性电子文件，用计算机系统起草、使用，并可和相应的纸质文件一道保存、归档；无纸办公系统所形成的电子文件，作为正式文件使用、保存、归档，并无相应的纸质文件。

电子文件收集积累的范围，一般按照国家有关文件收集积累范围执行。但为了保证收集积累的电子文件可存取、可利用和可理解，其收集积累的具体内容就远比纸质文件多。草稿性电子文件，由于不具备正式文件的功能，一般处于自生自灭状态，可以不收集积累。但在两种情况下应收集积累：一是有重要的修改过程和内容，确有保存价值的信息应收集积累，否则一旦被覆盖了就难以恢复；二是用户有远距离传递和自动全文检索要求的应收集积累，否则还要进行纸质文件数字化的重复劳动。辅电子文件，在我国已广泛使用，但在一些单位，已经使用过的辅电子文件处于无人管理状态。有保存价值的辅电子文件，应及时收集积累，并与相应的纸质等正式文件建立对应的标识关系，否则一旦被覆盖了再恢复就有一定的难度和工作量。正式性电子文件，特别是无纸办公系统所形成的电子文件，除应及时收集积累外，还要有严格的安全保护措施。电子文件的读取、还原，离不开其生成的软硬件环境、背景信息和元数据等。所以电子文件的收集积累必须包括这些内容，这是与纸质文件收集积累的根本区别所在。对于不同类型的电子文件，由于各自的功能作用不同，载体和记录信息的标准、压缩算法等不同，应分别制定各自的收集积累范围，采取措施保证其原始性、完整性。

电子文件的收集积累，首先是要求收集积累经过审批的“最终版本”的电子文件。怎样才能保证是经过审批的“最终版本”的电子文件？必须从电子文件设计阶段就开始进行监督。电子文件的收集积累是贯穿于电子文件生成、办理的整个过程，而且还要了解和掌握电子文件形成规律和过程，因此它是一项按有关规定和标准进行的经常性工作。收集积累并有效地管理电子文件不仅能保证电子文件的原始性、真实性，而且还为将来维护电子档案的系统性、完整性创造了条件。同时也防止存储有电子文件的载体在个人手中的丢失、损毁，从而保护了电子文件的安全。电子文件的收集积累应视为电子文件责任者一项重要内容，要指定专人负责，其整个过程应在档案馆或档案工作者指导监督下进行。档案馆对电子文件的生成、流转不应做干预，而是起到一种“旁站”监督的作用。在办公自动化系统中，可以建立文件的生命周期表，电子文件处理中心与具体的文档管理人员可以利用文件生命周期表跟踪控制文件的处理状态。其次是要求在通用的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件条件和相关参数等要有明确记载，在特殊的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬条件及相关参数等要进行收集。在收集积累过程中，对电子文件要进行登记，以防遗漏，便于查找。还要逐一进行备份，特殊情况下可制成纸质拷贝件或缩微品，以防计算机系统发生意外故障使电子文件无法读取而造成不可挽回的损失。

电子文件不同于纸质文件，一般要求在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累。对于多年才能完成的任务或项目，对它所形成的电子文件要进行连续的或分阶段的收集积累，以防工作进行到后期其前期的电子文件丢失。电子文件的收集积累，应在档案馆指导下，先制定收集积累的方案，然后按步骤进行，有条不紊地开展收集积累工作。计算机网络系统一般有自动记录功能，可用来记录电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等，自动进行收集积累。用载体存储脱机传递的方式，要按规定进行登记、签署，更改要填更改单，按更改审批手续进行并备份，以防出现差错。应建立电子文件的收集积累数据库，或在电子文件数据库中对应在收集积累范围内的电子文件记上收集积累标识符。电子文件的收集积累，应由形成部门负责和集中管理，不得由个人分散保管。

对于能够深入其过程的形成电子文件的信息系统，档案馆应该在电子文件形成之时，收集、整理该电子文件相关的背景信息和元数据信息，对电子文件的整个流转和办理过程进行记录，保证电子文件的真实性、原始性，不被篡改，并保证电子文件的完整性。

1、 电子文件真实性、原始性保证

文档一体化管理系统可以从信息技术上和流程上保证文件的真实性和原始性。由于电子文件具有内容与载体的可分离性，使得电子文件自身的原始性和真实性无法证明，为了保证文件本身的真实性，必须采用CA认证技术和电子签章技术，保证文件本身没有被篡改；同时，文档一体化管理，电子文件必须通过办公自动化中的惟一渠道流到档案馆，从流程上保证电子文件没有离开过系统，保证文件的真实性；建立文件生命周期表，采集完整的背景信息，以旁证电子文件的真实性和原始性。

2、 文件生命周期表的建立

确立系统中电子文件的元数据表。文件在不同流转环节，产生不同的背景信息，通过后台采集背景信息，由计算机自动或辅助实现全部元数据的著录，建立完整的文件生命周期表。文件办理完毕，文档人员根据生命周期表判断文件的真实性、原始性。电子文件处理中心根据文件的生命周期表鉴定文件的完整性、真实性。档案管理系统从OA接收电子文件的同时，接收其相关的元数据和背景信息。OA元数据和背景信息并不是全部项目都接收，而是接收对将来档案管理有效的信息。

3、 电子文件完整性

对于归档电子文件，其完整性也必须保证。从档案管理学来说，档案不仅仅指文件正文本身，还包括文件的相关背景信息和元数据。通过文档一体化管理，自动采集文件的背景信息，系统辅助生成文件的相关元数据，保证电子文件归档的完整性。

电子文件的自然联系，比如，都是与某一事件相关的文件，其间存在着一定的关联。通过文档一体化管理，在文件生成时，建立文件间的自然联系，并根据不同的工作职能确定文件的类目。

电子文件的背景信息和元数据在传统的档案管理和传统的自动化管理系统中是互相割裂的，在文档一体化系统中，两者很好地组成一个有机整体，使得文件在将来利用时更加一目了然。

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所谓“档案工作电子政务”，就是档案部门应用现代信息技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的管理和服务。其主要内容包括档案行政管理、数字档案馆、电子文件中心与电子备份中心。

近年来，档案工作电子政务建设得到了快速发展，2002年12月，深圳数字档案馆建成通过国家档案局验收；青岛市数字档案馆建设工作从2000年开始筹划，到2009年底历时10年，投资约1410 万元。青岛的做法和经验得到国家档案局的充分认可，被《数字档案馆建设指南》大量采纳。此后，全国数字档案馆和电子文件中心建设快速发展。

在快速发展的同时，也存在一些问题：一是信息共享问题。深圳、青岛等数字化档案馆，只能实现本馆馆藏档案的查阅和利用，不能实现市、县（区）档案馆之间档案信息的共享。二是资金问题。按照现在的数字档案馆、档案网站及电子文件中心建设模式，都是“各自为战”，软件、硬件重复投资，浪费资金。三是规模效益问题。“各自为战”的建设模式，受各地经济条件、技术水平、人员素质的限制，进展参差不齐，建设周期长，形不成规模效益。四是硬件软件的不统一，造成档案管理软件程序设计不统一、数据结构千差万别，数据库存在各种类型各种版本中。实现共享数据转化工作量大，转换中出错率较高，还存在有关关联数据无法导出的现象。

2 河南档案信息集成网站的建设

基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。

2.1 理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。

2.2 目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。

2.2.1 数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。

2.2.2 已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。

2.2.3 电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。

2.2.4 电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。

2.2.5 远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。

2.3 构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如(许昌市站)、(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。

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数字档案馆与电子文件中心关系复杂，我们必须加强对二者关系的分析，才能更好的促进二者的发展。基于此，笔者就此作出以下几点分析。

1 分析数字档案馆与电子文件中心关系

1.1数字档案馆与电子文件中心既有关系的分析

数字档案馆是目前社会最好的信息化档案形式，在没有完善的建立数字档案馆的前提下，应先采用电子文件中心，作为数字档案馆的开门钥匙。电子文件中心在连接数字档案馆和电子政务各系统的过程中间，解决了目前我国数字档案馆还不能完善的在线接收与存取难题，电子文件中心就可以成为数字档案馆的纽带，成为电子政务各系统的桥梁，使其数字档案馆得到更快的发展。

1.2数字档案馆与电子文件中心潜在关系的分析

虽然数字档案馆和电子文件中心在使用的过程中再到外表都没有太大的差异。不管是从其身的本质来看，还是从未来的发展角度来看，都是目前电子时代新型的文档管理系统。其二者都是电子文件管理系统的配件，研究的最终目的也是管理好电子文件。但作为档案界的文档管理机构，也是需要不断的创新和发展，冲破老式的管理档案的一种工作职责。秉承不断创新，不断改进，建设成为方便、快捷的一套完整的运作系统。

在二者并没有太大的差异后，为什么在名称上却各不同呢？其实只是由于不同的角度和周围事物的关联而取的不一样的名称。从平时运用的情况来看，公共的互联网网络以数字的方法来为使用者传输档案，其进行查找的方法都是通过数字档案馆来提供，主要倾注于社会需要;而电子文件中心则是把大部份的功能存放在了电子政务网中，主要运用到政府方面的精密电子文件的存放，且可连接网络传输一些文件，信息的接收功能，主要倾向于电子政务。一者面向政府的电子政务，另一者其靠拢社会的大众，都只是一个文件管理系统。

2 数字档案馆和电子文件中心后续的发展与建设

2.1理顺文件和管理系统

电子文件中心和数字档案馆是我国精密的文件管理系统，为了能更好的得到建设与使用，首先要制止目前外伸式的技术运用方式，从系统的本质来研究数字档案馆和电子文件中心的内部价值。在电子文件中心和数字档案馆的互相矛盾下，电子文件管理的难题出现于没有真正清晰的运作过程。为了解决以后文档整理时受到的局部限制，必须要整理出一套关于整体文件流程的一个清晰思路之上，才能达到所有文件一体的整体链接。要想真正的把文件管理的流程理顺，必须要从文件运作的整个过程来进行探索和分析，对于电子文件的管理必须要进行全面性的研究，要从科学的角度来进行所有文件流程的一个整合，把文件从开始到结尾，从使用到存放，达到拥有一套清晰的思路来管理整个系统。

在实际工作中，应尽可能地实现保存文档的同时将其归档，从根本上解决了电子文件的管理难题，这样也有利于电子文件中心未来的发展与建设。按照这样的思路来进行实施下去，电子文件的管理将要进行文件整体的再造。档案管理机构将要从传统的职能管理方式向流程管理方式改变，从全流程管理式的模式来整理政务电子文件，即可解决了职能模式的有限运作模式，也加强了机构电子文件的精密。因此，不是因为档案机构的改进，而是因为电子文件中心经过全新的变革，将出现一套新的新型管理系统。

2.2管理、技术、服务功能的整合

目前的电子文件中心和数字档案馆系统在使用的过程中都不是很完善：电子文件中心系统的运用偏向于政务服务，为保管长期文件的功能非常薄弱：而数字档案馆的运用则偏向于社会大众服务，且前端管理很薄弱。为长久的使用考虑，必须要将其弊端进行改善。

未来的电子文件中心应是建立在目前的传统档案馆、信息中心、数字档案馆、电子文件中心等文档管理机构上面，于管理、技术、服务功能于一身，可以同时使用在社会和政府的文档管理机构。一者实现了方便社会大众对政府政务信息的共同的使用，连接了国家政府的在运作中的一个了解，即可对有价值的电子文件进行集中、收集、存放、都能得到统一整合。二者用档案管理的模式，如纸质的文件也会通过电子文件中心保存为永久的电子文件，提供了社会大众查询服务得到了一站式的方便服务。

2.3整体的运作系统的建设

目前的我国数字档案馆和电子文件中心都是以以前的档案管理机构，对传统的档案管理进行的一个部分功能的进化，进行的一个地域式的职能档案管理，有着各领域式的档案管理的传统模式，并没有得到共享。造成数字档案馆和电子文件中心无法得到统一、对未来的建设也受到了一定的影响。从对二者的长期的发展和建设来看，必须先要打破地域式的传统运作方法。整理各地域的运作关系，建立起一体的运作模式。从本质上统一运作模式，为所有的应用软件、交流平台、信息数据库、网络连接等严格要求的规定来进行其操作；为构建全面统一的网络，搭建一个可以随意浏览资源的一个渠道。统一的管理资源，整合文档信息资源，提高共享的程度，是合并机构职能的一项重要方针

2.4电子文件一体化的管理

电子文件中心的建设是对电子文件管理有着存放、交换、中转、归档可以一体的进行。从根本上讲，电子文件从开始编辑起就可以进行管理所有的信息和文件。统一以后可以成为文件的保存、交换、文件的利用中心。成为信息、文件、档案、为一体的文件管理系统。