档案整理案例范文

导语：如何才能写好一篇档案整理案例，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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目前，照片档案的收集和征集工作已引起重视，对收集和征集的照片如何按规范进行整理，这是档案业务建设中的一项新工作。本人拟依据国家标准《照片档案管理规范》和《浙江省照片档案管理规范实施细则》，结合实际，谈谈照片档案的征集和整理。

一、照片档案的征集

档案室接收照片是依据《档案馆工作通则》的规定，在接收其他载体形态档案的同时接收照片档案。但是，一方面由于档案室照片档案工作开展较晚，还有大量的照片散存在部门及个人手中，这就不能保证档案室接收的照片档案的完整性，另一方面为了丰富档案室藏，档案室征集照片在内容上应该贯穿以本单位为主的思想，使室藏具有浓厚的单位特色，所以应随时收集和征集反映本单位特色的和具有保存价值的照片档案。

1.档案室征集照片档案的途径与要求

征集照片档案，一是向社会各方面征集，如向相关的本系统的兄弟单位征集。二是向私人征集。征集采取无偿和有偿征集相结合的办法。另外，档案室还可根据需要与有关单位合作补拍或翻拍一些有价值的照片。

档案室在征集照片时，尽量要求底片、照片和文字说明齐全，底片与照片的影像相符，以保证照片档案的完整准确，对于无法确定照片内容的要进行考证。

2.照片档案的征集范围

确定征集范围，是确保照片档案齐全完整的基本条件，档案室在征集照片的同时，应根据丰富室藏和反映单位特色的要求，制订出照片的征集范围，就本单位来讲，本人认为，档案室征集照片大致有以下几个方面：

参加党代会、人代会、工代会、团代会、妇代会和其他重要会议的本单位代表主要照片；

国家局、省、地领导来处视察工作的照片；

领导参加外事活动的照片；

历届主要领导、先进生产（工作）者的照片；

本单位各项奖励证书、奖品的照片；

本单位各项获得各种荣誉的照片；

引进先进设备和技术的照片；

开展重大活动形式的照片；

反映本系统、本单位建设有一定特色的照片；

本单位发生的重大事故、自然灾害的照片。

3.照片档案的鉴定

照片档案的鉴定，也就是照片的筛选工作。在筛选照片的过程中，必须注意照片档案的特性。

客观性：照片档案所反映的是真人真事和具体的事物，它不仅能把当时的人物和事物如实的再现出来，而且能把当时的环境、气氛烘托出来，给人以真实的感觉。照片一经形成，具有其独立的形态，真实地记录下客观外界的反映。照片的价值，首先取决于照片的客观性、真实性。

直观性：照片档案能生动形象地反映出事物的面貌，给人以活灵活现的感觉。照片既可以反映处容处貌、机械设备，又能再现其经营生产状况，照片档案的直观性和形象性是一般文字档案所无能替代的。

再生性：照片档案的真实性和形象性，促使它能够吸引不同的利用者，而被广泛地利用，虽然照片只有一张，但它可以用底片去加印，根据利用者的需要翻印，去满足客观多方面的需要。再生性是照片档案的一个很大的特性，使它比一般档案具有更大的通用价值。

鉴于照片档案有上述特点，因此，对照片档案鉴定应与其他载体档案的鉴定有所区别，凡属反映一定历史时期各职能管理活动的照片，都是人们活动的历史记录，它们都有一定的价值，应作为档案资料保存下来，具体保存方法有二种：一种是作为档案组成案卷保存；一种是作为照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鉴定后的照片分两方面存放。比如说，一个事件的照片归档，有多有少，多的几十张，甚至上百张，对这类照片，就需要作鉴定、筛选，选留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映该事件全貌或内容的照片挑选出来，组成案卷，成为照片档案。对挑剩的照片，也应适当保留，不好轻易销毁，因为凭移交部门和档案人员鉴定，不能确保鉴定质量，有些剔出的照片可能还会被利用，这在我们实际工作中遇到过这种情况。原因有多方面，主要原因在于挑选的眼光不同，利用目的不同。所以，对挑剩的照片另外加以保存，是有利无害的，还有一类照片，拍摄只有一、二张，而且利用率也很少，但它反映了单位在一定时期的某些职能活动。对这类照片，鉴于它的利用率不大，也可与删选后剩下的照片放在一起。

总之，照片鉴定工作十分重要，确定照片是否需要保存，不光从其历史价值、实际使用价值考虑，还应作全面的权衡考虑。

二、照片档案的整理

照片档案的整理是科学地管理照片档案，确保照片档案的安全、方便使用的重要条件。具体地说就是将一组组、一张张有联系的照片，通过分类、编排、加注文字说明等系统、规范地整理，组合在一起的工作。照片档案的整理，有别于其它档案的整理。究其原因，一是档案室征集来的照片来源于不同的部门和个人，具有来源广泛的特点；二是档案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一问题、某一方面特色，它具有专题性强的特点。根据上述特点，档案室在整理照片档案时，首先要对照片档案的归属进行分类、组卷，然后编目。

1.照片档案的分类、组卷

档案室照片分类采用一个全宗内按年代—问题进行分类的方法。分类应保持前后一致，同属一类的，在分类的基础上按时间的顺序将照片用切角或插袋的方式固定在芯页上，然后加注文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一组照片，应在一组照片的第一张的上方编写总说明，说明采用横写的格式，宽度最窄不得小于50MM。凡是有总说明的，对总说明中已说过的内容，分说明则不在重复，只要说清楚该张照片的主要内容和主要人物即可，分说明中也可不再加注参见号。分说明在照片号前应注“*”号，单张照片的说明在照片正下方或左右侧书写，其他与总说明同。

照片档案的组卷，一般掌握在每卷三十页左右芯页为宜，若是案卷内照片数量太少时，可把几个年代中反映同一问题的照片组卷在一起，各年代之间用软卷皮区分开，在各软卷皮上分别编写各自的档号，统计照片档案案卷数量时以软卷为单位进行并注明照片数量。软卷皮封面书写与普通案卷封面同，案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。

2.照片档案的编号和文字说明的编写

（1）照片编号。同一类的卷内照片按事件发生的时间先后顺序排放，然后对每张照片编写卷内序号，照片号也就是案卷内照片的顺序号，一个案卷一个流水号。

（2）编写文字说明。文字作为档案的记录手段，在照片档案中占有相当重要的地位，它是整个照片的有机组成部分。照片和文字说明是相辅相成的，是密不可分的整体。因此，必须把好文字说明这一关，文字说明包括照片事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六大要素，综合运用这六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字说明既要揭示出每张照片的内容，又要简洁、明了，不宜过长，避免啰嗦重复。

“说明”分有总说明、分说明。一般以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）有密切联系的照片，开头一张应编写总说明，再对编写总说明的照片及其它各单张照片编写简要的分说明。总说明在开头一张照片的上方书写。分说明在各单张照片正下方书写。

3.照片档案档号的编制

照片档案档号的编制以全宗号———目录号———案卷号———张号的方式进行，根据十大问题类来编制目录号。主要从以下三方面考虑：（1）便于提供利用。采取问题相对集中的分类方法，可迅速、及时地提供利用；（2）有利于插卷。以后归档的照片可按不同类别归入照片档案中去。（3）避免案卷号的重复或留有空号，发生漏号等现象。

4.底片的分类和编号

底片是照片档案的原始材料，照片档案的再生性就起源于底片，没底片就没有照片，因此，做好底片的分类和编号是十分重要的。

（1）底片的分类

按底片的极性分成负片和反转片两种。

负片是经曝光、显影、定影等处理后的胶片，物象的明暗与实物相反，用来印制正片。

反转片是通过感光、显影过程，便能直接在底片上得到与原物象明暗和色彩完全相同的正像。反转片不可复制，用它可直接进行照片制版，反转片也可称为正片。广告片、幻灯片都属于此类。

在每一全宗内，由于负片和反转片两者极性相反，要按不同要求单独整理和存放。

（2）底片的编号

底片分类后，要对各类底片进行编号。其方法是：同一类底片按归档顺序编大流水号，其格式为全宗号——底片号。

底片编号应用铁笔编排刻写在底片乳剂面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角应标明底片号。复制底片应在左上角标注“F”字样。按底片号顺序将底片插入底片册。底片案卷编号在全宗内编制案卷号并注明卷内底片的起止号。

反转片与照片一同分类编号，分别保管。

照片档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技等其他档案保管期限一致。

5.对剔出照片、底片的处理

对整理后删选下来的照片和底片，另外加以保存，以备选用。照片可装入相册或盒子里存放，底片装入底片册保存。这些照片、底片，也要分类编号，和组成案卷的照片档案分类编号一样。这样做，是为了万一利用这些照片、底片时方便查找，及时提供给利用者。

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1 电子档案与纸质档案整合管理的观点

不论是电子档案还是纸质档案，从本质上来看都是档案，都具有档案的特点，但因为他们的载体不同，所以也存在一定的不同。两者都有相应的缺点和有点，将两者综合起来，才能在应用过程中取长补短，保证档案管理工作的顺利发展。在实践活动方面来看，电子档案和纸质档案均是以人的基本实践为依据，对人们在社会各阶段的生活信息进行收集整合，形成档案。但是电子档案的储存时间要比纸质档案储存的实践要长，档案的完整性更出色，由于电子档案是以网络技术为载体，所以更容易受到病毒的侵袭，安全系数比较低。纸质档案的载体是纸质文件，安全系数相对就高，能有效保证档案的真实性，使档案在使用的过程中更清晰。但是纸质档案的载体很容易在保存过程中遭受破坏，不易保存，使用的时候检索也很慢，有一定的排他性。通过分析，不难看出两种档案都有利弊，那么要想发挥各自的优势，更好的为使用者服务，就要对两种档案进行整合管理，相互之间各取所长，补己之短。

要想达到电子档案和纸质档案共存的局面，就要使档案管理者适应新形势的变化，积极创新，制定科学合理的档案管理方案。首先，要顺应时代的变化，积极地应对档案电子化的转变，从管理方法、管理制度等技术层面使电子档案有合理的法律地位；其次，要稳中求进，不光要充分利用电子档案，还要做好纸质档案的保管工作，使两种不同载体的档案都发挥其所长，最大限度地把握档案改革的主动性，做好自身的职责工作。当前我国的档案保管工作是在电子档案建立的同时，还要对纸质档案一同保存，既保存了安全可靠真实性强的纸质档案，又发挥了电子档案的优势，检索快，利用效率高等优势。从根本上两种档案并存是必然的选择，并对其进行有效的整合管理。

无论是纸质档案还是电子档案，都要在记录在同一个档案管理系统中，运用自动采集的方式对电子档案进行数据录入，运用人录入的方式进行纸质档案的录入方式。同时，对一些重要的纸质档案进行数字化处理，使其在利用时更方便快捷。在档案系统中，还要将两种档案进行统一的组合，维护档案之间的相关联系，便于使用。

2 电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

现如今，数字化信息技术不断发展，档案管理系统也要利用电子技术建立一个网络的信息办公平台。现代化档案管理和传统档案管理的模式有所不同，前者针对的是电子档案管理，后者针对的是纸质档案管理。当然，在现代化档案管理中也要对纸质档案进行有效的管理，那么，要想有效的实现现代化档案管理系统，对电子档案和纸质档案完美的整合，就要做好下面几方面工作。

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

2.4 同步利用

在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 加快档案管理工作人员的知识结构变革

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，尽快掌握电子档案管理方面的基本知识和技能，对电子档案管理涉及到的设备和技术，做到会操作、会管理、会使用，切实担负起电子档案管理的工作职责，做好开放教育电子档案的管理工作。

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根据省委组织部有关文件精神，经市委同意，对乡镇（街办）党委书记、乡镇长（街办主任）实行备案管理。乡镇换届时，任免前报市委组织部备案，平时个别调整实行任免后备案。

一、任免前备案管理的程序

乡镇（街办）领导班子换届任免前备案一般按下列程序办理：

1、县市区委按照规定的程序，经过民主推荐、组织考察、书记办公会酝酿、常委会研究后，对拟任或推荐任乡镇党政正职人选与换届领导班子调整方案一并报市委组织部备案。

2、市委组织部召开部长办公会，对备案任免事项进行审核，提出审核意见，以书面形式予以回复。

3、县市区委常委会及全委会议审议表决。

4、乡镇党代会或人代会选举后，将选举结果书面报市委组织部。

二、任免后备案管理的程序

乡镇（街办）党政正职个别调整时，县市区委按规定程序，在办理任免手续或履行法律程序后，将任免文件及相关干部任免材料书面报市委组织部备案。

三、备案审核的主要内容

乡镇（街办）党政正职任免备案审核的内容主要包括以下几个方面：

1、班子职数和结构。包括班子职数、年龄、性别、学历、专业结构等是否符合有关要求。

2、任职条件和资格。审核拟任或推荐人选的任职条件和资格，破格提拔的是否符合有关规定。

3、任免程序。审核干部任免程序是否符合有关规定。

经审核，对不符合规定和要求的任免事项予以纠正。

四、任免备案材料

任免备案采取书面形式，备案材料按一式六份报送。

任免前备案材料包括：备案请示、县市区党委常委会议纪要、干部任免审批表、民主推荐测评情况、群众反映问题的调查核实材料、需要说明的学历材料以及其他有关材料。

备案请示标题为《关于××县市区乡镇党政领导班子换届人事安排方案的备案请示》。内容包括：换届人事安排方案的指导思想和原则、换届方案形成情况、党政正职调整方案，原任职人员不再继续提名的应说明原因和安排意向，同时，附党政正职任免名册。

备案请示以县市区委文件报送。

乡镇（街办）换届时，事前备案材料应在党代会、人代会召开前一个月内报送；个别调整事后备案材料，应在办理任免手续或履行法律程序后一个星期内报送。

五、有关要求

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关键词：社会救济，档案，整理

 

社会救济工作是以利他主义价值观为指导，以科学的知识为基础，运用科学的方法助人的服务活动，具有极强的社会性和实务性，所以，一系列助人服务的档案也应该运用科学的方法进行整理。科技论文。社会救济工作档案的整理首先要对社会救济工作进行分类，然后按照具体步骤对每一类社会救济服务中的每一具体个案进行整理归档。

1.按照社会或个人问题的成因进行分类整理

可按自然灾害、突发事件、社会环境、家庭变化等进行整理。A、特大自然灾害的发生，例如汶川地震，突然间，数万人失去了生命，数万家庭失去了亲人，财产严重受损。受灾人员在巨大在压力下会现绝望、焦虑等感受，全国上下，同心同德，众志成城，抗震救灾，同时国家派出了大批的心理专家深入重灾区，开展心理干预和疏导，大部分灾民心理基本稳定，逐渐走出大地震的阴霾，鼓起了生存的勇气，广大灾民大力开展自救运动，生产生活秩序基本走向正常化。B、突发事件的发生，例如车祸，意外的车祸可能导致某人肢体截瘫，原有的美满家庭生活和人生轨迹可能因此而改变。专业的社会工作者对他所做的辅导包括探讨车祸带来的问题和挑战，使其鼓起生活的勇气，同自己和妻子、孩子进行沟通，帮助他联系安排家庭中环境的改造，向他介绍社区康复资源和国家有关残疾人就业政策等一系列工作，所有这些工作过程都要归档整理。C、社会环境的改变，例如企业破产造成员工失业，社会工作者要对因此而求助者进行心理安慰、联系民政部门提供基本的生活保障、对其进行职业培训辅导、积极联系就业单位等，所有这一系列的工作都要按程序整理归档。D、家庭变化，由于方方面面的原因，传统家庭也在发生着变化，包括丈夫和妻子都在外面工作的双亲健全家庭、单亲家庭（因为离婚或非婚生子女家庭）以及几个孩子的相互之间没有亲缘关系的成年男女组成的一种混合性家庭。这些家庭很容易引起成员的心理问题或障碍，社会工作者对此所进行的心理调试工作是主要的，因此，对进行心理调试和疏导的每一个过程和细节都要仔细记录下来，以分析个人变化和干预的结果。由于社会问题的复杂性，以上分类只是将问题简单化而言的。科技论文。

2.按人群进行分类整理归档

可按儿童、青少年、老年人、妇女、残疾人等类型划分整理。A、儿童期作为人的生命中一个特殊阶段，具有区别于其他人的特殊性，这种特殊性是多方面的、复杂的，同时也是多角度的。儿童社会问题主要是环境对儿童的伤害和儿童发展障碍两个方面，由于儿童的特殊性，在实际工作中，有大量的案例需要有专门技巧的儿童社会工作者去服务。在对其服务过程中所使用的谈话、调查、资料收集与研究、沟通等技巧，使用的心理辅导、角色转换等理论和方法都要按程序记录归案。B、青少年期是一个充满变化的时期，青少年社会问题主要是心理和情绪问题、网络成瘾问题、青少年犯罪问题、失学失业问题等，青少年社会工作必须充分尊重青少年的特点，从人与环境互动的视角多层面的开展工作，最终促进青少年健康发展。由于青少年是一个充满活力的群体，一般按照系统的理论进行处理青少年社会问题，多个系统协同运作，是青少年社会工作者经常运用的策略。因此在整理服务档案时要对青少年社会工作者系统、青少年服务对象系统、青少年服务目标系统、青少年服务行动系统四个系统中所有工作内容和程序都记录在案，以保证服务工作档案的完整性。C、老年人又是人生的特殊阶段，主要涉及身体健康、经济、情绪、代际关系、配偶关系、社会支持网络等问题，维护健康是老年人最为关注和渴望满足的需要，另外老年人由于职业生涯的结束，社会交往圈子的大大缩小，老年人晚年生活往往与孤独、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不荣忽视。因此对于每一个老年人社会服务个案的记录要以健康保障服务、生活照料服务、精神慰藉服务等为重点，对其中的每个环节都认真记录归档。D、我国是世界上人口最多的发展是国家，女性约占13亿总人中的一半，在社会发展中起着重要的作用。科技论文。由于历史原因，妇女还处于相对弱势的社会地位，有着特殊的需要和问题，需要社会给予特殊的帮助。目前针对妇女服务的个案问题主要是特殊困难女性的求助，重点是为失业女工提供的服务、为单亲母亲提供的服务、为家庭暴力中被虐妇女提供的服务及为进城打工妹提供的服务等。对于以上种种个案要将求助妇女面临的问题或困惑、问题的排序、优先解决的问题、问题的成因、用什么方法解决问题、解决问题过程中的细节问题进行整理，写出详细的结案记录并归档。E、残疾人由于心理、生理、人体结构功能丧失而无法从事正常人的工作，如何使他们跨越人生障碍使自己的潜能得到发挥是专业社会工作者以特定的价值观去服务所做的重点，在整理这类个案案卷时注意对残疾人的康复服务和基本生活服务为重点进行整理归类。

3.按社会或个人问题的性质分类整理

可按经济困难问题和精神问题进行分类整理。A、经济困难问题，自然灾害发生引起的经济困难、企业破产职工失业使职工生活陷入困境、意外的事故造成身体残疾而失去劳动能力引起的经济困难等都可以列为经济困难问题，然后对每个个案进行整理归档，这样将如何解决经济困难问题的具体方法提炼出来以备总结使用。B、精神问题，精神问题往往产生于重大疾病缠身、不堪生活工作的压力、特大自然灾害或突发事件的出现而无所适从等。精神问题的服务往往涉及到对服务对象的心理社会评估和介入问题，专业性较强，需要对心理评估所采取的专业方法、评估的过程及结果特别整理归案，以便总结经验，提高专业工作水平。

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关键词：档案管理；收集整理；

有很多方法可以提高档案收集管理工作的水平，但是就我国目前的现状来说，加大宣传，提高档案管理人员的意识尤为重要，因为没有意识，难以付诸行动。另外，档案管理部门应该充分的发挥出网络技术，建设网络管理体系，落实责任，并且要求各个部门加以配合等。

一、档案收集整理的意义

做好档案工作的方法有很多种，但是做好档案整理收集工作无疑是最为重要的方法。如不做好整理工作，档案后期管理将会出现很多问题。从中就可以预见到档案收集整理工作的确十分重要。除了之外，档案收集整理的意义还体现在如下方面：

首先，档案收集整理工作有利于挖掘出有价值的档案信息。很多档案信息的价值都是在前期整理工作中发现的，针对这样的档案信息，整理工作人员会进行重点的记录，以便后期这些档案得到有效利用；其次，收集整理工作是档案形成的一部分，没有收集整理，档案难以形成，收集整理的程度直接关系到档案最终生成的效果，因此重视收集整理工作的确十分必要；最后，收集整理工作是档案管理的一种重要的手段。档案管理最基本的管理手段应该就是收集整理，因为收集整理过程中，就可以对档案进行分类、记录各个档案的关键词等，因此档案管理人员要做好自己的工作，必须加大收集整理力度。

二、提高档案收集整理水平的对策

档案收集整理的确是做好档案管理工作的前提保障，这主要是因为档案管理的前期工作就是档案收集整理，如果前期工作未能打好基础，必然会影响后期工作，基于此，提高档案收集整理水平显得格外重要。笔者认为可以通过如下方式：

1、树立档案收集整理意识

现阶段，仍然有很多管理人员意识不到档案收集整理的重要性，在这些人口看来，收集整理工作并不是档案管理的重要工作内容，因为没有必要投入过多的精力，因此很多时候，档案收集整理制度完全没有发挥作用，形同虚设，这是我国档案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于档案收集整理工作不到位，使得很多有价值的档案信息资源流失，给我国的档案管理事业造成了非常大的损失，为此，档案管理部门有必要将提高管理人员的档案收集整理意识作为重点，大力宣传档案法规以及相应的档案收集整理知识，尤其是档案管理职工，必须对档案收集整理知识有着充分的了解。这样才能够真正的实现档案收集整理的规范化。

2、完善档案收集整理体系、注重突出网络

各个档案管理部门应该结合自身的档案管理体系，按照现有的组织结构设置情况来进行档案收集整理体系的构建，而在构建该体系的过程中，应该重点的突出网络，因为网络时代下，对档案收集整理工作提出更多的要求，而网络管理方式完全能够符合该要求。网络档案收集整理体系需要保证从上到下每个环节都能够有人负责，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

4、积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

5、提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实现档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

6、制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+ 库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

三、结语

综上所述，可知管理好档案的方法不止一种，收集整理是必须要应用的到一种方法，因为作为基础性工作，档案资源只有通过前期的收集整理才能够归档，否则将会形成零散的信息，构不成完成的档案。档案管理工作的主要来源可以说就是档案收集工作，档案收集整理工作水平的高低直接关系到档案机构在人们心目中的形象。也正是因为如此，很多档案管理部门都开始重视档案收集整理工作，并且不断的研发新型的收集整理方式，这对我国档案事业发展意义重大。

参考文献：

[1] 许三鹏，李素真，吕志芳，李劲松，周广平. 浅谈企业工程建设项目档案收集要点[J]. 中国设备工程. 2013（05）

[2] 文归贤. 文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J]. 现代经济信息. 2010（16）

[3] 严焕红. 城建档案收集管理系统设计[J]. 科技资讯. 2009（10）

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[关键词]检测机构；档案管理；计量认证；关系

计量认证是根据《中华人民共和国计量法》(1985年9月)实施的对检测机构质量管理和技术能力考核的一种活动。计量认证在我国开展二十余年，对规范检测机构行为，整顿检测秩序，提高检测工作质量发挥了积极作用。南宁市疾病预防控制中心作为检测机构，于1996年通过广西壮族自治区技术监督局计量认证评审，并在多次评审复审考核中逐步建立了一套较为完整的质量管理体系。随着这项工作的深入开展，档案管理工作被推向了质量管理体系运行和认证的前沿，档案管理已成为质量管理体系认证的重要组成部分。同时计量认证工作进一步推动检测机构的档案管理，使档案管理工作提高到一个新的水平。笔者就档案管理工作与计量认证之间的关系，结合质量管理体系认证活动的实践，谈几点认识。

一、计量认证的内涵

质量的概念最先来源于工业生产，其定义是：产品达到或超过其价值所具备的品质。每一种产品必须具备相应的使用价值，因而质量的主题是永恒的。作为检测机构的疾病预防控制中心，检验结果就是它的产品，同样涉及到质量问题。质量体系认证强调影响产品质量的过程控制，在整个实验室检验的过程中，如何避免可变因素对检测结果的影响，保证结果的准确、可靠和可重复性，是质量控制的主要目标。随着人们对质量的认识不断深入，实验室质量控制已不仅仅限于对实验过程的监测，还包括人员培训、正确地采集和运送样本、正确选择质控物和确定质量控制标准以及实验质量控制的综合评价和管理等。

计量认证就是对向社会提供公证数据的各种技术机构的计量检定、测试能力、可靠性和公正性，由政府计量行政部门所进行的考核和证明。计量认证合格的检测机构为社会提供的监测数据，作为公证数据具有法律效力。

计量认证的主要工作，就是由各级计量、质量管理职能机构如省计量局、省技术监督局等部门组织有关专家、学者按照相应的国家标准要求对检测机构的实验室管理、质量控制保证、档案管理等质量情况进行全面的检查、评估是否符合标准的要求，并决定是否颁发计量认证合格证书。因此计量认证工作是对疾病预防控制机构检测工作质量的检验，促进质量保证体系的健全，也促使档案管理工作达到标准化、规范化。

二、档案管理工作在计量认证活动中的作用

档案的本质属性是原始性和历史性，在疾病监测、检验工作中形成的大量文件资料，是检测机构质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性、真实性的反映和记载，它不仅是检测机构规范化管理的基础资料，也是日常工作及计量认证评审的重要凭据。在计量认证过程中档案工作发挥了不可忽视的基础作用，一方面为计量认证单位提供原始资料和法律依据，另一方面它是质量管理体系重要内容之一，为获得计量认证提供前提条件和必要保证。

(一)档案管理为通过计量认证提供重要的基础依据

在计量认证工作中最重要的一项原则就是以数据为依据。检测机构的各类档案是在检测和管理中形成的各种技术人员状况、监测数据、设备仪器、原始记录等最完整、最全面的载体，诸如实验室的原始记录、设备仪器的说明书、监测数据的真实性和质量保证的有序性，而这恰恰是计量认证过程中最需要的，是检测机构质量体系有效运行的历史见证，为计量认证提供了重要的资料信息和有关文件并整理出能够证实质量体系合格的完整信息系统。因而档案是计量认证工作的基础，档案工作质量的好坏，体现了质量体系运行的水平，直接影响着质量管理体系的认证。

(二)档案管理是质量体系有效运行的重要保证

档案管理工作是质量体系中的重要环节，在质量体系认证中发挥着参与、监督、指导、促进等重要作用。质量体系要求检测机构为实现质量方针和质量目标，将所有影响质量的要素都采取有效措施管理和控制起来。质量体系文件《质量手册》《程序文件》中对每一过程、每一质量等要素都进行了相应的规定，其中文件和资料要素就是以档案资料部门为责任主体来保证其在系统中运转的质量。一方面，档案管理部门通过科学管理，能够及时、全面地为需求者提供准确、完整、系统的技术文件、质量记录、标准等文件资料；另一方面，通过文件和资料的发放与回收来控制质量体系运行中的文件资料的完整性，保证质量认证及其他活动能够使用相关文件的有效版本。

(三)档案管理是质量体系运行的基础性工作

质量认证的显著特征之一是质量体系文件化。档案信息是编写检测机构自身质量体系文件的证据。检测机构制定的质量手册、质量计划和程序性文件、技术标准、作业指导书、操作规程、质量表格式样、检测程序卡等都来源于档案。认证过程中档案部门提供了大量的档案资料，参与了与档案工作直接相关的质量体系文件如《文件控制程序》《记录(档案)管理程序》的编制、修改过程，对文件资料的形成、分类、编号、保管等方面作了详细的分析。因此，档案管理是质量体系运行的基础性工作。

(四)档案在质量体系认证中起着直接凭证作用

档案既是质量体系运行的真实记录，也是保证质量体系是否符合规定的依据，妥善保管和利用好档案，可以对监控产品质量和清查发生质量问题的责任原因起直接凭证作用，是质量体系评审机构现场审核的主要客观凭据。作为质量管理体系文件化直接产物的质量管理档案，记载了认证单位各种工作的情况、成果、经验和教训，一方面充分利用这些档案，加强全面质量管理，提高工作和服务质量。另一方面，它是在实施质量管理体系标准内审、外审和质量管理评审时主要起原始凭证作用。显而易见，档案是质量体系认证过程中的具体反映，在质量管理体系认证中起着直接凭证和科学依据作用，作为今后质量管理体系持续改进的依据和史料。

(五)档案管理有助于不断完善质量体系，确保质量体系发挥实际效能

任何一个质量体系的建立和实施都不可能一蹴而就，必然是一个逐步完善、提高的过程，需要经过实践的检验，发现问题并加以修正，逐步达到预期目的。档案是历史的原始记录，不仅凝聚着成果，而且记载着经验教训。尤其是作为质量职能活动可追溯证明的质量记录，包含着与质量体系运行和产品质量有关的所有记录，从中可发现问题，寻找质量管理的薄弱环节，为采取纠正方法及预防措施提供证明和依据，促使改善质量体系，提高产品质量，发挥质量体系的实际效能。在档案资料的移交归档和文件资料的发放中，管理人员检查文件资料的编制、签署、内容是否规范完整时，以及同有关部门的业务往来中，往往会发现许多设计、程序、标准等错误或有关部门反映的问题。这些质量与管理信息的反馈，有利于及时纠正质量体系运行中的错误，不断完善质量体系，提高疾控机构管理水平。

三、计量认证推动了档案管理的进步

质量管理、计量认证的过程是加强档案工作、积累档案财富的过程。有效的质量体系是档案管理工作水平提高的推动力。

(一)质量体系认证对档案管理的要求

《文件控制程序》针对文件进行有效的控制和管理，确保其有效性和适用性。其对文件和资料的批准、、保存以及更改都作了明确的规定，即：文件和资料前，由授权人批准，确保文件是充分的、适宜的。文件在修改时，要进行评审，进行标识，并得到再次批准、，确保所使用的文件是有效版本，并从所有使用场所及时撤出失效文件，防止误用。如需要保留失效文件时，加盖“作废”印章，对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识。同时规定管理体系文件和经确认的技术文件是受控文件，受控文件加盖受控印章并作标记受控编号，发放时作发放记录。通过此程序的控制知道文件的来龙去脉，一改以往现场使用文件和存档文件不相符的情况，为提高档案质量奠定了基础。

记录是一种特殊类型的文件，文件是归档前的档案。《记录(档案)管理程序》规范了记录的内容、填写、更改以及归档、贮存和保管的要求：专兼职档案员要对记录进行分类、编目。按规定的期限保存记录，一般保存期为5年。档案保存室的环境要适宜，能防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的记录要保持清洁、字迹清晰、存放有序、便于存取、检索和借阅，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。这些要求与《科学技术档案工作条例》的要求是一致的，保证了档案管理的质量。

(二)通过计量认证，进一步完善档案管理网络

各类检测机构要对业务档案实行统一领导，分级管理，各科室都指定有兼职档案员，在质量体系文件中进一步明确了各科室档案管理的职责。为加强质量管理中的档案工作，由质量管理科负责收集、整理在质量体系运行中所形成的文件资料，及时归档，重要的文件资料定期移交综合档案室；综合档案室履行指导、监督职责。建立起一个领导亲自“抓”、各科室认真“管”、档案部门负责“理”的良好的文件管理流程，形成从下至上的档案收集归档网络，使文件程序化、制度规范化。档案部门把档案工作与质量管理各项工作相联系，做到同时发动、同时布置、同时检查，大大促进了档案工作的顺利开展。

(三)计量认证为档案管理积累财富

质量体系认证从质量管理的角度要求各个部门环节应留下痕迹，要有质量记录并对其进行保存和归档。因此说，计量认证的过程，也是形成档案、积累档案和加强档案工作的过程。严格的质量管理。规范了检测机构的档案工作，为积累档案财富提供了保证。在贯标过程中，组织人员编写《质量手册》，并以此为依据，进而编写程序文件、作业指导书、质量记录。通过编制这些文件，规范了质量管理的各项活动，同时也规范了档案形成的流程，使有考查利用价值的文件、记录、表格等能够完整、准确地保存下来。

(四)利用质量体系认证的契机，进一步优化档案管理

计量认证工作给档案管理增添了新内容、新活力，为档案部门做好档案工作创造了有利的条件，档案部门应抓住有利时机，健全档案管理机制，加强档案的计算机网络管理，加快文件资料和质量记录的传递，实现资源共享，进一步提高档案检索的效率和准确性，推动档案工作的发展。

(五)通过计量认证，档案管理人员的素质得到进一步提高

在质量管理工作中，档案工作被推向计量认证活动的最前列，档案管理人员成了质量体系认证中文件资料的控制者和质量记录的管理者，不仅自身要严格按照程序做好工作，而且还应指导和协助检测人员做好文件资料和质量记录的分类、整理、归档等工作，同时对文件信息的完整性、系统性、规范性和有效性进行初步检查。档案管理人员置身于质量管理体系中，按照档案管理工作和质量控制的要求，建立能够与质量管理体系相适应的工作模式。摆脱了传统的工作模式，为自身能力及综合素质的提高产生了重大的作用。

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档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。

一、提高认识，明确档案在工作中的作用

档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。

二、档案的收集与整理工作的意义

档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。它是档案基础工作中的关键环节。在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。档案的整理工作，就是对档案进行有序地组织，以利于查找利用，以利于档案的安全保管。二是应把档案整理工作放在利用工作的前头，档案整理得好，其分类和组卷的系统本身就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的一部分任务。

三、确保档案的收集与整理具有真实性

档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。

四、档案收集与整理工作中存在的主要问题

一是库房问题。档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象；二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到；三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。

五、加强档案收集与整理工作的对策和措施

（一）做好档案的收集与整理

档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。在实际工作中，二者往往交错进行。

（二）加强管理，狠抓档案工作制度落实

要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。

（三）提高档案信息管理和服务水平

档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

（四）认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

（五）注重文件材料的收集与整理

存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。

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《档案法》第六条有明确规定，通过档案行政管理部门的指导行为实施，通过作用指导的对象产生预期的效果得以实现。它具有下列特征：

1.指导是档案行政管理部门的法定职责，是法律意志的体现，必须行使不得放弃，否则构成失职。

2.指导是一种行政行为，通过档案行政管理部门及其工作人员的具体行为表现出来。这种行政行为与法制监督行为虽然同属于行政行为，但比后者缺乏程序性、要素性和约束力，作用的对象具有宽泛性的特征；不以国家的强制力保证其实施，不遵守指导行为一般情况下不会承担法律责任，通常通过示范和引导的功能实现行政行为的所追求的效果。

3.指导以业务规则和技术规范为主要内容，通常以档案行政管理部门和主管部门的非法律的规范性文件、行业标准和通行的档案学理论为主要依据。

4.在管理成本上指导以不加重作用对象负担为原则。指导作为一种行政的行为是公权服务的体现，不得加重作用对象的经济负担，否则丧失其服务功能，背离立法原意。

二、明确档案行政管理部门指导的对象具有紧迫性

当前，不少基层档案行政管理部门认为我国档案实行的是集中统一，分级管理原则，毫无疑问，凡属本行政区的档案事务，都在本行政区档案行政机关业务指导范围之内。这个职责是非常明确的。这个观点存在具有法律基础和现实基础，但这个观点是不正确不符合实践的，必须抛弃！

1.《档案法》第六条是高度抽象的概括，立法以来有关部门没有进一步进行解释和说明。具体理解与执行的时候，由于地域不同、实际不同、知识结构不同，理解起来存在不同，执行起来各异。从实践来看，把本行政区域内的档事纳入指导范围是做不到的。硬性去做，指导就会流于形式，起不到良好的效果，就违背了立法的原意，这样的指导有选择的抛弃是最好的选择。

2.从指导的性质来看，这个观点是不正确的。指导按照最高法院的司法解释属于不可诉的非行政强制行为，是没有强制执行力的。被指导对象可以接受也可以不接受指导，可以执行指导意见也可以不执行指导意见。档案行政管理部门的制约措施有限。如果一味强求本行政区域内的档事纳入指导这个面，那么指导的质量就下降，与立法的原意提升整个社会的档案事业的水平的立法原意是相违背的。3.从行政机关行使职权追求效率和社会利益最大化的目的来看，这个观点是不正确的。档案行政管理部门单纯的指导行为对被指导对象并不能形成有效的约束，但是进行指导的时候仍然有其他的有力的因素影响的指导行为的执行。这些有力因素的发生以被指导对象与档案行政管理部门的同级政府存在行政隶属关系或主管关系为前提。如果不存在这个前提，影响力大打折扣甚至为零。例如现在的非公经济，当地政府都不进行行政上的指导而是进行法律意义上的监管，档案行政管理部门凭着法律的规定去指导经营活动中一个小的档案部分，这种影响力是极其有限的。为此将本行政区域内的档事纳入指导的范围违背了行政机关行使职权追求效率和社会利益最大化的目的。

4.从非公经济和社会组织存在的社会环境来看，这种观点是错误的。非公经济和社会组织只要没有违背法律的规定就可以自由存在和发展，它们的档案是非公经济和社会组织存在的副产品，在法律允许的情况下它们可以自行处置和销毁，它们的档案工作如何开展只要不违背法律是他们自主的事情。档案行政管理部门指导本质上是一种干扰市场经济的行为！

5.站在历史的角度以发展的眼光看，这种观点是不正确的。《档案法》颁布实施的时候是1988年1月1日，距今已经有26年，那个时候国有和集体企事业单位占绝对的主导地位。《档案法》这样的规定是符合实际情况的。而现在非公经济已经占国民经济的主导地位，而事业单位正在进行改革，有些纳入国家机关的序列，有些要改制为企业，客观形势已经发生了重大变化，档案行政管理部门的管理档案事务的手段要根据形势的变化而变化，如果死扣法律条文不变，将被时代所抛弃。

三、档案行政管理指导的对象

档案行政管理指导是行政机关（指依照法律的规定行使行政权力的单位，包括政府的行政机关和法律授权的组织）行政的一种，行政机关行政以存在行政隶属关系或业务主管关系为原则，以法律明确规定为例外。例如档案执法行为以地域管辖为主，并不需要存在行政隶属关系或业务主管关系。档案行政管理部门代表当地政府行使档案事业领域的行政管理权，行政的对象即管理的对象，管理对象应当满足下列条件之一：

1.管理对象与档案行政管理部门隶属的政府存在行政隶属关系或业务主管关系；

2.管理对象与档案行政管理部门隶属的政府存在行政隶属关系或业务主管关系的部门存在在行政隶属关系或业务主管关系。比如省档案局对市国土局进行业务指导。省档案局与市国土局没有行政上的隶属关系也不存业务主管关系，但是省政府与市政府存在行政隶属关系，市国土局与市政府存在行政隶属关系，此时市国土局就成为省档案局的管理对象。

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【关键词】 档案；证据；客观性；关联性；合法性

档案馆所提供的书面材料，通常叫作“档案证明”。但是很多人把这种书面材料就等同于证据，如刘家真认为电子文件同其它证据一样具有证明力，即法律效力。对于这种观点，笔者持不同意见。我国《刑事诉讼法》第42条第1款规定：“证明案件真实情况的一切事实，都是证据。”根据这条规定，可以认为证据是证明（案件）事实的材料，是诉讼的核心问题，法官在司法裁判中认定过去发生事实存在的重要依据，在任何一起案件的审判过程中，都需要通过证据和证据形成的证据链再现还原事件的本来面目。根据相关法律规定，客观性、合法性和相关性是证据的三大特性，一件档案材料要称之为证据，必须具备这三个特征。

一、客观性是成为证据的前提条件

证据的客观性也叫做证据的真实性或者确实性。它是指证据所体现出的内容应当是真实的、客观存在的。所有的案件事实都发生在一定的时间和空间内，案件事实发生之后，必然会在客观外界遗留下某些物品或痕迹。证据的真实性是证据最本质的特征，但这不意味着有关人员收集到的证据一定是客观真实的，从认识论上讲，一个案件发生后，它在客观外界的遗留物，必须被反映出来。但一切所观察到的，反映在主体中的通过语言、文字陈述出来的事实，都属于经验事实。由于反映过程的复杂性，人们的认识不能完全反映客观存在。因此，《刑事诉讼法》第42条第1款规定：“一切证据必须经过查证属实，才能作为定案的依据。”

档案材料是人在活动中通过语言、文字或物品产生痕迹，虽然留下档案材料的初衷是不偏不倚地反映某一事实过程，但是档案材料的出现离不开人类的活动，自然也就不可避免地受人主观认识的影响。因此，档案材料中没有经过证实的属实内容，不能成为证据。比如，档案材料中的口述档案，讲述者在回忆过程中会出现记忆的偏差，或者其讲述的内容也是经过口口相传流传下来，这样，口述的内容无法证明其真实性，就不能成为证据。档案材料中红头文件、会议纪要等文档，经过审核、领导签字等正式程序印发，具有公信力、权威性，因此可以作为证据使用。

二、合法性是成为证据的必要条件

证据的合法性是指证明案件事实真实情况的证据，必须符合法律、法规规定的要求。主要表现以下几个方面：一是证据必须是依照法律规定的程序和方法去收集的。通过违法侵犯人的身体、住所、函件或者其他通信方式所获得的证据不能采用。二是证据必须具备合法的形式，我国《民事诉讼法》规定了八种证据形式：当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录。三是必须有合法的来源。

大部分的档案材料都是通过正当的程序和方法获得，有正规的来源渠道。但是，在一些档案材料中，比如视听资料可能为了某种需要，未征得相关人同意，而进行的暗中拍摄，这种材料只有获得相关人同意后，才能成为证据。再或者一些电子数据，目前互联网技术发达，一些企业、公司采用黑客技术获得竞争对手的商业秘密，成为本单位的核心档案材料，这种通过非法手段、非正规渠道获得的材料，也不能成为证据。

三、相关性是成为证据的重要条件

证据的相关性又称证据的关联性，是指证据与案件事实之间存在客观联系。客^性虽然是证据的基本特征，但一些事实内容仅有客观性、真实性还不能成为证据。证据是证明案件事实的，要想起到证明作用必须与所证明事实之间存在客观联系。证据与案件事实的联系有很多种类。例如，因果联系、条件联系、时间联系、空间联系、必然联系和偶然联系等。

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1临汾市水利局档案管理现状

临汾市水利局水利档案管理走在全省前列。多年来，临汾市水利局高度重视档案管理工作，不断改进工作条件，提高管理水平，被评定为山西省机关档案工作目标管理一级单位。在加快法治水利建设中推进执法档案管理。推进法治水利建设，探索出“一覆盖，两推进，三加强”工作经验，被临汾市委在全市推广。实施普法全覆盖，汇编了包括《档案法》在内的200多万字的《法律法规选编》，在全市第一家实现了法规制度的全覆盖；强化执法基础能力建设，增购配备了档案柜、录像机等执法办公、记录设备；初步建立起水利法治的领导、工作管理体系。这些努力，为水政执法档案管理，奠定了良好的基础，改进了执法档案管理工作环境。又启动了推行执法三项制度工作，将为全面推进执法档案管理创造了新的契机。面对新形势新要求，临汾水政执法档案管理目前还存在许多不足和问题。一方面，执法档案制度不完善，管理不规范，管理手段落后，思想观念跟不上；另一方面是其他执法工作的掣肘，如执法文书格式不统一，记录不及时、不全面，归档不及时，执法体制不顺，执法分散，市县执法专职编制偏少，过度分散执法等。

2加强水利法治档案管理的对策

2.1加强党的领导、管理体系和队伍建设。党的领导是执法档案管理的根本保障，机构组织是基础平台，队伍是关键，三者都是具有决定意义的重大因素。要以法定形式，在执法队伍中设立适度比例的专职执法档案管理岗位，同时要加大力度，加强法治和执法档案业务培训，全面大幅度提高执法档案队伍素质。2.2完善制度，深化依法治档。完善制度，实施普法全覆盖。汇编档案法律法规，完善市级水利执法档案管理制度，把执法档案工作全部纳入法治轨道。把档案法规的普法纳入《水利普法规划》及《“谁执法谁普法”普法责任制》中，全面推进档案管理普法全覆盖，进一步增强依法治档意识，为推进法治档案筑起强有力的文化支撑。加大制度执行力，提高依法治档水平。把执法档案管理纳入法治建设绩效考核内容，加大力度推进执法档案管理的法治化管理水平，使之走上良性发展轨道。2.3改进和创新管理方式，推进档案管理现代化。加强对执法档案的集中统一管理。按照档案管理标准，对执法档案实行集中统一管理，达到五个统一，即“统一领导、统一机构、统一管理制度、统一分类编号和集中统一保管”。积极推进执法“文档一体化”管理。把执法文书工作和档案工作有效地结合起来，有效实现文书运转高效率和档案管理高质量，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，使档案工作摆脱繁琐的立卷任务。深化和提升执法档案电子信息化管理。档案电子化是实现档案管理现代化的有效手段，对于提高档案利用率，提高档案信息的时效性，拓宽服务范围都有不可替代的作用。结合文档一体化，积极推行执法文书和执法卷宗电子化。建立执法档案管理信息系统和数据库系统，加强系统互联互通和资源共享，利用大数据等信息技术，结合办公自动化和执法办案系统建设，探索推行即时上传全过程音像记录的云存储模式，实现执法全过程同步网络管理，提高行政执法记录和档案管理的信息化水平。

3加快推行执法“三项制度”，促进执法档案管理

目前各地积极推行的“行政执法公示、全过程记录、重大执法决定法制审核”三项制度，要求对执法“六大行为”和全过程进行规范化记录和归档，实行全过程留痕和可回溯管理，使执法的开放度、社会化程度陡增，监督空前强化。将使执法资料信息井喷式增加，为执法档案管理开辟更广阔的空间，提供更好的环境。抓住机遇，认真推行执法三项制度，必定会把执法档案管理推上一个更高的台阶。行政执法案卷，是在执法活动中形成，并经依法归档的案卷档案。对行政执法案卷进行评查、检查、评议和监督，是提高执法档案管理水平的重要手段和有力杠杆。加大力度认真开展执法案卷评查，能不断地从执法案卷中发现执法和档案工作存在的问题，既提升了执法案卷的规范化管理，也促进了执法整体工作的管理水平。

4搞好执法档案的开发利用，促进档案管理