个人档案法范文

导语：如何才能写好一篇个人档案法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：电子文件 个人资料 个人资料权利

随着计算机的广泛应用和办公自动化的实现，电子文件大量产生。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件[1].电子文件的诞生标志着档案开始发展到一个新的阶段——电子档案阶段。信息技术融入档案工作，使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上档案电子化和网络化后，最大限度的利用了档案资料，产生了巨大效益。然而，电子档案和许多新生的信息技术产物一样，从出生时起就面临着许多法律上的尴尬，如电子档案的法律地位问题[2]、原始性问题[3]、保密性问题[4]等等。随着国际社会对个人资料的保护，电子档案所涉及的个人的权利问题成为一个十分敏感的法律问题，这个问题在我国的档案管理中更是突出。

一、电子档案与个人资料

电子档案是传统纸面档案的电子化与网络化产物，与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式。但是，电子档案与纸质档案也有明显的特点[5]：首先，电子档案中信息与载体可以分离（信息数据化、载体虚拟化）；其次，可复制性强，复制件和原件不易区分；第三，信息的稳定性较弱，比如说修改相对容易，并不留痕迹，信息容易丢失等。电子档案的这些特点使得电子档案中的个人资料容易处理，也容易遭受侵害。电子档案中记载的公民的基本特征和情况的资料，构成个人资料。所谓个人资料，也称个人数据（personal data）是指自然人的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、住址、学历、职业、婚姻、家庭、健康、病历、特征等单独或与其他信息共同形成的，足以识别该个人的资料。这种资料以一定的媒介作为载体，在计算机和计算机网络环境下，通常以网络、光纤、硬盘和其它硬件设施为载体，采用丰富的表达方式，如符号、声音、动画、电影、录像等等。

个人资料有如下特征：

1、个人资料的主体限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主体资格的人。自然人是个人资料的信息源，个人资料负载了自然人的人格利益，个人资料应得到法律保护，这是当代保护自然人一般人格权的必然选择。民事主体的外延十分广泛，除自然人外，还包括法人和非法人组织。法人和其他非法人组织虽然拥有它们在经营活动中形成的各种资料，但这些资料并不构成本文所研究、讨论的个人资料。即纯粹关于法人及其它非法人组织的资料不是个人资料。当然在法人及其它非法人组织营业活动中收集的关于其客户、员工的资料中，有一部分或全部可能会构成个人资料。

2、个人资料是可以单独或与其他信息结合共同识别特定自然人的资料。在纸张、证件、文件、硬盘、网络服务器等媒体上储存的个人信息是很丰富的，它们涉及个人的方方面面，包括姓名、性别、爱好、兴趣、社会保险号码、身份证号码、个人习惯、肖像、漫画、奖励、职业、收入、学历、婚姻状况、病历等等。其中，有些能直接指向某人，有些则不能直接指向而必须与其它资料一起才能用于识别某人。能直接指向的，笔者称之为直接个人资料，如肖像、姓名、身份证号码、社会保险号码，即为此类。与其它信息结合才能指向的，称之为间接个人资料，如性别、爱好、兴趣、习惯、职业、收入、学历等等，无法仅通过它们之一就能判断出这是何人的资料。由此可见，间接个人资料并不是严格意义上的个人资料，它只是一种可能意义上的个人资料。需要指出的是，不论是直接或是间接个人资料，它们的要件在于足资识别某人。

3、个人资料并不必然为个人资料本人[6]所知。如个人上网时被网络服务提供商非法收集的个人资料，医生掌握的绝症患者未知的个人现实疾病情况的资料，父母知道的而子女不知道的关于子女出生地、出生日期的资料等等。个人资料的这一重要特征，不论在理论和实践中都有重要意义： A、个人资料不仅指个人知道的资料，其还包括本人不知而足以识别自己的资料； B、个人资料保护法保护的不仅是本人知道的个人资料，而且也保护本人不知道的关于本人的资料，这就提供了在本人不知情的情况下，对个人资料的保护。

4、个人资料是关于特定或得特定自然人属人或属事之资料。属人的个人资料反映的是个人资料本人的自然属性和自然关系，它主要包括本人的生物信息。属事的个人资料反映的是本人的社会属性和社会关系，它反映出资料本人在社会中所处的地位和扮演的角色。所谓“特定”是指“若某一个别资料得自于某人，而且只有该某人始可能产生此种结果者，该某人即为特定之人。至于以何种方式来辨识关系人和呈现其间之关系，则非所问。”所谓“得特定”是指“当某特定人虽然无法单独以资料来确认，但藉由其他相关资讯之综合研判，仍可得出系某特定人时，此时既可谓该资料系”得特定“为某当事人所有。例如，从大学考试所公布之成绩统计表中，可以相当简单地查知参加某一学科考试之唯一考生。”[7]

二、电子档案中个人资料引发的法律问题

（一）问题的提出

在现代社会中，对个人资料的计算机处理和网络传输经常引发各种问题，概括起来有如下几种：

1、大量的个人资料在不知不觉中被收集、处理、传播、利用，加上计算机资料比对，使个人资料本人成为无任何隐私可言的“透明人”，让人们普遍感到不安；

2、非法收集、处理、保存和利用个人资料，使个人资料不能与人格保持同一性并带来其他人格利益的损害等问题；

3、随着信息技术和网络的发展，个人资料经由计算机和网络被非法或不当收集、处理、利用的可能性大大增强，人们的人格利益以外的合法权益受到个人资料泄漏的影响而处于极大的危险之中。这些问题使个人资料保护获得越来越多的支持，引起各主要发达国家的关注。

就电子档案而言，国内目前出现的一些情况和现象急需法律来调整和规范。例如，未经档案所涉及的个人的同意以营利为目的向各有关组织出售其档案记录，档案管理机关未对电子档案采取足够的安全措施致使个人资料泄露，档案管理机关不允许档案所涉及的个人查阅档案中的个人资料，通过网络可以查知电子档案中的个人资料等等。

（二）保护的法律基础

个人资料保护的法律基础究竟为何，是个值得研究的问题。国内学者的著述和论文多认为，保护个人资料就是为了保护个人资料本人的隐私，个人资料本人享有的各种权利渊源于个人对其隐私信息的支配。笔者认为，这种观点，值得商榷。举一个例子，就能否定这种认识。交友网站上公开给网民阅览的个人资料不构成隐私，没有承载隐私利益，这时有人非法修改、删除这些资料，如果援用隐私权的规定，个人资料本人将得不到任何救济。

既然不是隐私权，个人资料的民法基础究竟为何？笔者认为，个人资料的法律基础在于保护个人资料所承载的民事主体精神性人格利益。个人资料不但是个人自然属性、生物属性的表现形式，而且是个人的社会属性和各种社会关系的表现形式，其上承载了个人资料本人的各种精神性人格利益，侵犯个人资料必然造成本人的某种精神利益的损害，甚至带来精神痛苦。为此，个人资料本人可以如姓名权人支配其姓名、肖像权人支配其肖像那样，依法支配和控制其个人资料，保护其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否则构成侵权。

个人的精神性人格利益是难以列举穷尽的，它的具体内容只能在个案中予以确定。对自然人精神性人格利益的保护，多采取保护精神性人格利益载体的方法来实现。对姓名权、肖像权的保护就属于这种情况。因此，我们只能说个人资料承载了精神性人格利益，而不能抽象的确定究竟承载了那些精神性人格利益。应注意的是，个人资料保护的精神性人格利益也包括隐私利益，当某种个人资料构成隐私信息时，这种个人资料获得隐私权和个人资料保护法的同时调整，发生竞合。

那么，个人资料承载的利益可否是财产利益呢？笔者认为个人资料保护的核心意义在于精神性人格利益，而不是财产利益。有学者认为“个人资料是一种具有潜在价值的信息，个人对该资料享有无可争议的所有权。”并认为“……所有权人均享有对个人资料的占有、使用、收益、处分权。”[8]这种认识显然不妥。个人资料是个人人格的外化，它本身体现的是人格利益而非财产利益，它不具有直接的财产内容。而且所有权的客体必须是独立物和特定物，个人资料也无法满足这一要求。把本人对个人资料的权利理解为所有权，会导致逻辑上的混乱。

个人资料体现的主要是人格利益而非财产利益，并不是说个人资料毫无价值。相反，同其它人格权客体一样，个人资料可以间接表现出它的财产价值。[9]如名人的个人资料可以被利用于电影，名人可以从中获得收益；个人资料被侵权后，本人可以要求精神损害赔偿等等。正是个人资料的这种财产价值，使得个人资料被广泛的非法收集、处理、保存和利用，使得个人资料保护问题更显紧迫。

由于个人资料直接关涉个人的精神性人格利益，在社会各界的呼吁下，个人资料保护在发达国家很快得到了立法支持。美欧等发达国家先后出台各自的个人资料保护法和相关法律、法规，如德国1977年《联邦个人资料保护法》、英国1984年《自动化处理个人资料之利用与将其提供于公务规范法》、法国1978年《资料保护法》、日本1988年《有关行政机关电子计算机自动化处理个人资料保护法》；国际组织也制定了个人资料保护的相关规则，如经济合作与发展组织1980年《隐私权保护及个人资料跨国流通准则》、欧洲理事会1981年《个人资料自动化处理时个人保护公约》、联合国1990年《自动化资料档案中个人资料处理的有关准则》。不仅如此，我国台湾和香港地区也出台了相关立法。

三、个人资料保护的原则

个人资料保护得到立法的支持后，很快形成了一些原则：

1、限制收集原则。这一原则的内涵主要是，对个人资料的收集原则上应加以限制；资料的收集应有法律上的依据或当事人的同意。

2、资料完整正确原则。这一原则的内涵主要是，收集、处理、保存和利用的个人资料应是关于个人的某一方面的完整的信息，资料的内容反映资料本人当前的而不是过去的实际状况，资料不但是完整的而且是正确的。

3、目的明确原则。收集个人资料应基于特定目的，目的应当是合法的；利用个人资料原则上应与收集时的目的相一致；只有在为维护自身重要利益、社会公益或经资料本人同意的情况下，才可用于不同与收集时的目的。

4、利用限制原则。个人资料的利用除法律规定和经当事人同意外，不得为收集时目的以外的利用。

5、安全原则。收集、处理、保存和利用个人资料的主体应当尽谨慎小心之注意义务，采取各种可能的措施保证个人资料不被非法收集、处理、删除、更改、利用并免于其它潜在的危险。

6、本人参与原则。本原则是指个人资料本人对其个人资料得依法进行支配和控制的权利，与个人资料相关的其他主体负有不干预权利人实现其权利的义务。

7、公开原则。这一原则是指收集个人资料应当公开，不应秘密进行。收集方式、方法、程序、个人资料目录等内容应当公之于众。这里需要指出的是，公开的信息不应包括个人资料的内容，这里的公开主要是为了使个人资料本人知道何人于何时在何地以何种方式收集、处理、保存和利用其个人资料。

上述这些原则的主要任务在于保障资料本人对其个人资料依法进行支配和控制，从而保护资料本人的存在于个人资料上的人格利益。

四、电子档案中的个人权利与档案管理者的义务

法律主要是通过规定当事人之间的权利义务来调整各种社会关系的，个人资料保护法同样通过规定个人资料当事人之间的权利义务来调整他们之间的关系。

（一）本人所享有的权利

世界各国个人资料保护法均有当事人权利的明文规定，且各有不同。[10]在这里不能一一阐述，只能择其要者和普遍规定者并根据学理予以介绍。本人依个人资料保护法和个人资料保护理论可以享有如下主要权利：

1、公开权。除法律另有规定外，本人可以决定，何时何地向何人公开其个人资料。

2、请求告知权。查询权的基本内涵是本人可以要求档案管理者告知是否保存了他的个人资料、保存了他的何种个人资料、保存了多少他的个人资料、个人资料的收集方式等有关其个人资料的信息。

3、保持个人资料正确完整的权利。本人有权要求档案管理者就其保存的个人资料与本人的实际状况一致。在不一致时可以要求更改、删除错误的内容或补充不完整的内容，以确保档案管理者收集的关于本人的某方面的信息的真实性。

4、阅览及制给复制本权。本人可以依法查阅档案管理者保存的个人资料，并请求档案管理者制给复制本。

5、删除权。依学说的一般观点，资料收集、处理或利用后，原则上不应保存，除非法律有特别规定须要保存，始得保存。因而，在档案管理者没有法律规定和合同约定时，非法储存本人的资料、超过范围储存资料、逾期储存资料，本人均得要求予以删除。

6、报酬请求权。报酬请求权，简称报酬请求权，是指本人因其个人资料被收集、处理与利用而得以向资料处理主体请求支付对价的权利。未经本人同意档案管理者不得将其个人资料用于营利目的，档案管理者将个人资料应用于营利目的应支付报酬。对档案管理者非法将本人档案资料用于营利目的所得收入，本人可以以不当得利要求返还。[11]

7、损害赔偿请求权。档案管理者违反个人资料保护法致本人权益受损的，本人可以要求档案管理者承担损害赔偿责任，但档案管理者可以证明自己无过错的不在此限，即在归责原则上适用过错推定原则。

本人享有上述权利，是为了本人能以积极的行为支配其个人资料，同时在个人资料受侵犯时又可以得到法律的救济。从积极权利和消极权利两方面入手保护本人基于其个人资料而享有的人格利益。

（二）档案管理者负有的义务

档案管理者的义务是与本人的权利相对的，档案管理者作为本人档案的建立者和使用者，对本人档案中的个人资料负有如下几项重要义务：

1、告知义务。档案管理者应以适当的方式向个人资料本人告知其收集个人资料的方式、程序、范围、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有关其个人资料档案的收集、处理、保存、利用状况。

2、保护本人电子档案资料同一性的义务。电子档案资料同一性是指收集、处理、保存和利用的个人资料与本人的实际情况相一致。建立电子档案时，应如实收集、处理、保存和利用本人的个人资料。不得收集不真实的资料，也不得断章取义地收集个人资料。处理后的资料要与收集时的资料相一致，处理后的资料与收集时的资料不一致的，要以收集时的资料进行校对。保存的资料要如实的反映本人信用的实际状况。利用过程中的信用资料也应与本人的实际状况相符。从这四个环节把握，才能保证本人信用资料的真实性、全面性，才不致于发生侵权。

3、维护本人电子档案库安全的义务。维护安全的义务，是为了防止本人档案信息被非法收集、处理、保存和利用。据此，档案管理者在人员、技术设施、管理制度上都应加强对本人电子档案库的保护。特别是那些将档案网络化的档案管理者，更应注意预防黑客和计算机病毒的攻击。

4、在本人行使查阅、复制、更改、删除等权利时提供必要条件和方便的义务，如提供网络的接入服务、告知档案密码、设置专人提供检索服务等。

5、未经本人同意不得将本人电子档案资料用于营利目的或其它目的。未经本人同意，将本人电子档案资料用于收集个人资料时的目的以外的用途，要承担相应的侵权责任，据此获利的，要承担不当得利返还责任。

6、承担侵权责任。

档案管理者承担上述义务主要是为了协助本人权利的实现，在利用本人电子档案的同时，对本人的个人资料提供最大限度的保护，以维护本人的合法权益。

要指出的是，以上介绍的权利和义务，在有个人资料保护的国家都得到普遍的承认，同时也适用于其它因个人资料保护而形成的其它关系。个人资料本人享有以上本人享有的权利、个人资料的其它当事人也负有以上档案管理者负有的各项义务。

为捍卫本人的精神性人格利益，档案管理者收集、处理、保存和利用本人个人资料急需相关立法的调整。虽然现在还没有个人资料的全国性立法，但可喜的是，我国地方性立法已开始保护特定领域的个人资料。[12]相信在不久的将来，我国将建立起个人资料的保护制度，对个人资料提供充分的保护。

--------------------------------------------------------------------------------

[1] 韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。

[2] 徐富荣：《论电子档案的法律凭据》，《档案学研究》，2002年第2期。

[3] 何玲：《电子档案原始性的认定》，《中国档案》，2001年第2期。

[4] 康燕玲：《浅析电子档案的安全保密及法律认可》，《河南社会科学》，2002年第4期。

[5] 韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。

[6] 个人资料本人是指以个人资料识别的特定的自然人。

[7]罗明通等著：《电脑法（下）》，[台]群彦图书股份有限公司，1994年版，第525页。

[8] 汤擎：《试论个人资料与相关的法律关系》，《法学论坛》，2000年第5期。

[9] 参见王泽鉴：《民法总则》，中国政法大学出版社，2001年7月第1版，第134页。

[10] 例如，美国1974年隐私权法第d、h条；德国联邦个人资料保护法第19条至21条，第33条至35条；瑞典修正咨询法第8、10条。

[11] 卲建东等译：《德国民法中的一般人格权制度》，梁慧星主编：《民商法论从》第23卷，第463页。

篇2

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理；信息化；科学化

Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.

Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific

中图分类号： 文献标识码： A 文章编号：

高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等学校的重要组成部分，由于历史等诸多原因，目前成人高校档案管理工作水平与《办法》还有很大差距，我们要进一步学习，提高认识，促进成人高校档案管理水平再上新台阶。

一、学习《高等学校档案管理办法》，找出差距

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。新《管理办法》对成人高校档案管理的影响 有以下几点：

1、改变档案管理模式,适应成人高等教育事业发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。

2、加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训，通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。

3、加强电子档案管理,推进档案管理现代化

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。

二、加快推进成人高校档案信息化建设

成人高校档案信息化建设是我国成人高校档案工作未来发展的一个重要的趋势。

1、成人高校档案信息化建设的涵义

随着经济社会和科学技术的发展，信息技术在高校档案工作中得到了广泛应用，传统档案管理“为保管而保管，重保管轻利用”观念已经无法适应信息社会发展的需要，高校档案管理逐步开始从面向档案实体保管重点向以档案数字化为社会提供服务进行转变。目前，应当从如下几个方面来理解高校档案信息化建设的涵义：一是信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术水平在不断变化之中，档案信息化目标也要进行动态调整。二是档案信息资源是高校档案信息化建设的核心。三是档案网络建设是高校档案信息化建设的基础。四是档案信息资源社会共享是高校档案信息化建设的目标。因此，概括而说，高校档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现成人高校档案信息德社会化服务为目标的动态过程。

2、成人高校档案信息化与学校发展不相适应

成人高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念具体到高校档案工作而言，是对高校档案管理理念的挑战。当然还包括协调、资金、技术、管理、人才等方面的问题。

3、成人高校档案信息化建设发展的举措

成人高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。高校档案管理部门要想办法采取多种形式、借助各种手段，努力加强档案法律法规宣传教育，提高学校档案工作人员和兼职档案员的档案意识，改变传统的档案管理理念，用发展的眼光审视高校档案信息化建设的意义，让档案信息化观念深入人心。建立档案信息化协调机构。争取多方支持，加大资金投入；完善技术和档案信息制度；加强档案信息化管理。

三、注重成人高校案管理工作科学化

随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。

1、提高成人高校档案管理科学化的认识

做好成人高校档案管理工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利川好，把握档案工作发展新机遇。在服务利用上取得新进展。

2、成人高校档案管理的规范化

首先要做到档案管理人员从思想上深刻理解科学的档案管理规范。成人高校档案管理工作是一门综合的边缘科学，具有自身的理论和发展规律。其次，要加大对档案管理人员培训的人员应该加强理论和业务能力的学习，摈弃旧观念，用规范来约束、指导自己的管理行为，在实践工作中不断研究探索新的管理方法。严格按照《办法》要求规范档案管理工作。

档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着成人高校各项改革的进一步深化，档案工作中存在的问题在一定程序上制约了档案的利用和开发，档案管理已不适应成人高等教育发展的需要，要不断改革、创新，促进档案管理工作科学化。

3、创新管理方式，加强科学化建设

创新档案管理方式是推动我国成人高校档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使成人高校档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。

档案是成人高校信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于成人高校档案管理之中,以提高工作效率，是高校改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。

四、结语

总之，档案管理是档案工作的一个重要组成部分，是成人高校资源管理与开发的基础性工作,它集服务性与保密性于一体,对促进资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有从制度上、观念上更新,不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。我们要以再学习和宣传《办法》为契机，抓好《办法》的贯彻和实施工作，以与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期新阶段成人高校档案工作科学地向前发展，全面提升成人高校档案服务学校和社会的能力和水平，开创成人高等学校档案管理、服务与建设的新局面。

参考文献：

[1]罗志超主编；《人事档案管理工作现状的分析与对策》[J]； 黑龙江教育学院学报；2011年第3期；

篇3

1、高校民生档案利用需求

（1）高校学生的档案利用需求

在校学生：学生信息核查需查阅学生入学录取新生名册；学生代表学校参加一些比赛、竞赛、以及参加更高一级升学考试（如：专升本、考研等），亦需到之前就读高校档案部门，复印其录取新生名册、学习成绩等学籍档案材料。

毕业生：学生毕业后，毕业证、学位证、个人档案丢失后要补办，需回母校查阅在校期间的学籍档案材料；部分企业改制过程中，部分职工人事档案中报到证丢失，无法办理养老保险；毕业生出国留学或落户，需查阅在校期间学籍档案材料；部分老校友毕与查阅同学家庭住址，或参加毕业周年纪念活动，查阅毕业生合影等；部分毕业生，其户籍、身份证件及人事档案中部分身份信息不一致，影响就业、社会福利等，希望能从档案机构查到其有利档案信息。

（2）教职工的档案利用需求

在职教职工：主要利用的是职称聘任文件、各类奖励、教科研成果、课程建设、主编参编教材、著作、财务档案等。

离退休教职工：查阅养老、补贴、医疗等党和政府制定的有关离退休工作政策性文件；养老金发放情况、各类补贴等财务类档案。

（3）其他与学校有关联的用户需求

近年来，我国各级政府出台很多惠民政策。如，对历史形成的“五七工”、“家属工”、企事业单位聘任的临时工、五六十年代精简下放人员等，未参加养老保险的人员办理参保服务，发放临时性补贴等。但认定这些人员身份时必须找到证据材料。近年来，来陕西工院档案部门查阅复印工资凭证、文书档案等材料，办理养老、补贴的“五七工”、“家属工”及临时工共计54人，精简下放人员近20人。

由于信息技术在我国起步较晚，2001年之前毕业生学历信息并未录入国家学历信息网，一些企业、各级学历认证中心来电、来函档案部门核实学生学历信息。

2、做好高校民生档案工作的几点经验

（1）高校档案工作者要树立正确的档案工作理念

档案工作者要转变“重保管、轻利用”的理念。档案机构是高校的辅助部门，而档案利用服务和利用效果的滞后性，致使高校档案工作一直在高校受重视的程度不及教学、管理等工作，投入也有限，档案工作开展主要靠档案部门领导重视和档案工作人员自觉。由于档案工作的“不被重视“，档案工作者在开展工作时态度较为消极，哪些有价值的档案没有归，归档材料会不会有人利用、利用率高低，部分档案工作者并关注。案工作的最终目的是提供利用，没有利用的档案工作是没有任何意义的。只有转变观念，从从档案工作的目的为出发点，更好的服务社会、高校和个人，才能使公众认可高校档案工作、支持档案工作。

档案工作者要转变“重工作、轻个人”的理念。高校档案不但为高校教学、管理、科研等工作提供服务，也是学生、教职工等维护自身合法权益的重要原始凭证。近年来高校民生档案利用率非常高，这就需要档案工作者在为学校提供服务的同时，针对学生、教职工等服务对象的需求主动热情提供服务，以满足利用者对民生档案的需求。

（2）不断丰富档案资源，优化民生档案结构

没有丰富的档案资源，就如“无米之炊”，无法满足利用者的需求。

加强对兼职档案人员培训与指导。利用每年的档案工作会议、兼职档案员会议，以及归档时间，普及《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，同时对业务工作中的具体问题进行指导。

制定详细的部门归档范围。根据各部门职责制定详细的归档范围，兼职档案员才能有据可依，做好预立卷工作――在平时工作中随时将本部门处理完毕的、归档范围内的文件材料分类、整理、保管，确保民生档案收集齐全、完整。

征集由于历史问题遗留在各部门或个人手中有价值的民生档案材料。以陕西工业职业技术学院为例：档案工作人员通过与各部门沟通和联系，征集了历年毕业学生未带走的个人档案、学历证书、职大学部分学籍档案等。

（3）以需求为导向，创新高校民生档案服务工作

对利用率较高的民生档案目录摘录出来，制作各类档案专题目录。以陕西工业职业技术学院为例：编制了《历年录取新生名册汇编》、《历年学籍卡、成绩单汇编》、《历年毕业生验印名名册汇编》；职称文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面档案汇编成册；将离退休教职切身利益相关的政策性文件进行整理汇编。

大力宣传馆藏民生档案内容和利用方式。酒香也怕巷子深。通过各种渠道对馆藏民生档案内容、利用方式进行宣传和介绍。如，在新生入学教育时，让新生参观高校档案库房，并对其讲解馆藏内容和查阅方式，在毕业生就业指导课程中增加个人档案、毕业证丢失补办手续等；通过学校门户网、档案网、展览、广播等方式，公开档案查询目录或全文等。

篇4

关键词：档案馆；微博；内容；影响力；交流；

1 前言

如今，“微博”正以其强大的信息传播力、社会参与力、迅猛发展的影响力，改变着商业、教育、医疗、公民参政甚至小到垃圾内容监测等，那么，一直以“默默无闻”自居的档案馆，是否抓住了“微博”这一契机，扩大其行业影响、改变其行业形象？

2 调研的数据来源、办法和方向

本文以我国最大、最有影响力的新浪和腾讯作为调研平台，通过查看微博的标签、简介，筛选出利用微博的实体档案馆并从档案馆应用微博的基本情况、微博的内容等方面探讨我国档案馆应用微博的现状。

3 应用微博现状调研

3.1 基本情况调研：我国在新浪和腾讯网站上共有75家档案馆利用了微博。新浪有53家，腾讯有22家。其中，8家档案馆分别在新浪和腾讯同时注册了微博。有35家档案馆以官方的名义和身份注册的（以下称“官方档案馆”），有40家档案馆以档案馆的名义，个人身份注册的（以下称“个人档案馆”）。

从这些数据可以看出：我国档案馆利用微博有了一定的规模，但数量还显欠缺，并且大多数档案馆还没有利用多家微博扩大自身的影响力；官方的较少于个人的档案馆微博数量，并且网站对档案馆（机构）注册微博要求还不太规范，无论是官方或个人注册的档案馆，在名称上无显著差别。

档案馆微博总数为6006条，其中，官方档案馆4072条，个人档案馆1934条。对微博内容进一步调研发现，“档案微博”，即档案馆直接的与档案馆工作、业务等有关的微博2190条，官方档案馆2116条，个人档案馆74条；档案馆粉丝总数为23160个，官方档案馆的是21812个，个人档案馆为1348个。档案馆关注总数为8665个，官方档案馆6972个，个人档案馆1693个。

可见，档案馆了一定数量的微博并且粉丝数和关注数也较多，但数量与相近领域图书馆比较还略微显少，[1][2]的“档案微博”更少。其中，相比较而言，官方档案馆较个人档案馆多一些，对微博数与粉丝数进一步比较发现：微博数多的其粉丝数也较多，特别是“档案微博”数越多的其粉丝数量就越多，即档案馆的影响力、吸引力也就越大。

3.2 内容调研：为进一步了解档案馆微博的内容情况，笔者对各档案馆微博的内容进行了分类与探讨。

3.2.1 转播信息：转播其他网站或个人的微博信息。此类信息内容较复杂，分为“档案微博”和“非档案微博”。“档案微博”，大致包括历史人物、事件、古建筑介绍和档案知识等，此类信息官方档案馆转播的较多。如，上海大学档案馆、中山大学档案馆、南平档案馆转播了历史人物、古铜器介绍和很多特殊的历史时期的信息等。“非档案微博”包括新闻类、知识类、生活常识类、明星生活类等信息，此类信息一般出自个人档案馆微博的较多。如，湖北民族学院档案馆发了473条都是转播信息；西京学院档案馆，了972条微博，其中957条是转播信息。

3.2.2 原创信息：就是档案馆直接的微博。包括“档案微博”和“非档案微博”。“档案微博”包括档案馆举办的各种活动的通知、档案展览、工作动态、节假日开闭馆时间、科研获奖、档案征集结果、编研材料、历史材料介绍，与用户互动、答疑的信息等。此类微博直接与档案馆的工作、业务密切联系，能较好地提高档案利用服务的效率，树立档案馆的形象，扩大其影响。官方档案馆的较多，如，江苏无锡崇安档案馆、南昌大学档案馆和杭州市房产档案馆，其中，广东东莞大朗档案馆不仅档案微博较多，而且每条微博前都有信息归属标志，利于用户的查找；“非档案微博”，个人档案馆的较多，如，中国人民大学档案馆、沧海区档案馆、崇州市档案馆，大多属于生活常识类、新闻类信息，与档案工作联系不大。

3.2.3 链接信息：以链接的方式出现的关于知识、新闻、档案的利用、服务的微博。此类微博数量较多，方便用户了解、观看和利用。其中，官方档案馆大多是“档案微博”。如，西北工业大学档案馆高校档案实体分类法修改草案的链接和冯惠玲为《档案学经典著作（丛书）》写的序言转载博文的推荐链接，上海大学、新疆阿克苏和华南理工大学档案馆链接有“老照片介绍”、“档案法规”用来说明开放档案的依据、著名校友谈成功经验等的链接，其中，大朗档案馆在微博主页上还设有专门的链接窗口等。个人档案馆微博链接信息中，与档案无关的知识类、新闻类信息较多。如，菏泽市档案馆、华北电力大学档案馆、五河县档案馆链接的多是新闻、交流、美食、名人生活信息等。

3.2.4 图片信息。以图片的形式的信息。此类信息无论是官方还是个人档案馆微博都较多。如，同济大学、中山大学、华南理工大学、三台县档案馆，图片信息较突出，都在档案馆主页最醒目的地方有动态的图片展示，只要打开微博，档案馆的工作动态图片就连续更换，能清晰地看到档案馆工作人员及工作状态和档案馆的设施等，给观众较强的直感。上海大学、中国金融、第一军医大学、同济大学档案馆在主页中央还有地图设置，能清晰地找到档案馆的位置所在，方便用户利用。个人档案馆，如，甘肃兰州城市档案馆较多的图片信息是生活类、新闻类、旅游类等内容。

3.2.5 视频信息。能播放观看的信息。此类微博信息较少，主要有中山大学、华南理工大学、南平、三台县档案馆，在它们的主页上专门设有视频窗口，即点即放，内容有关于档案馆的工作动态、城市的特色美景和档案讲座等。还有西安市城建、三台县、西北工业大学、大朗档案馆都了具有地方和内容特色的视频信息。

3.3 影响力、交流沟通能力的调研。为了能更好地了解和掌握档案馆微博的影响力、交流沟通方面的能力情况，本文对档案馆微博的粉丝和关注对象作了进一步的调研。经调研，官方档案馆微博的粉丝数和关注数普遍高于个人档案馆微博，并且，官方档案馆的粉丝和关注人群中，档案机构和从事档案工作的人员较多，来自不同地域的较多，人群范围较广。如，粉丝数超过千的官方档案馆微博有上海档案馆、北京科技大学档案馆、辽宁抚顺市档案馆、西北工业大学档案馆等，并且，它们都建立了“微关系”板块，人群中很多都是官方档案机构和档案管理人员。

档案馆微博的关注数、粉丝数和微博数之间是互相联系的，不仅微博数决定粉丝数，而且，大多数粉丝数来自关注数，也就是说，档案馆要得到用户的信赖与爱戴，提升自身的影响力和黏合度，微博的内容是关键。如，粉丝数上百和过千的官方档案馆：顺德、三台县和云南滇池学院档案馆等，把档案馆开展的主要工作内容或学生调档前需要准备的工作，也包括“档案馆工作”、“利用服务信息”、“资源”、“机构信息”等做成一个总标签，放在微博主页的最上方，很醒目，赢得了不少的粉丝。上海大学档案馆有一条微博，把所有用户关注的信息做了一个“总结”，放在了微博的最顶端，方便用户利用。有的还在微博主页上直接链接学生档案办理窗口、服务地点等。华南理工大学档案馆以校史为特色，了很多关于校史的微博，如，校史馆开放时间，历史人物、事件等材料的介绍，给人以新鲜感。西北工业大学档案馆、杭州市房产档案馆更是淋漓尽致地发挥和利用了微博的优势，把微博搭建成了一个与用户及时交流、互动的平台，极大地提高了档案服务利用效率，有很多用户对档案馆反馈了赞许的微博。尤其突出的是杭州市房产档案馆，有很多与用户交流、答疑和及时回复问题等信息，很有可看性，这也是他们获得较多粉丝的原因所在。也有官方档案馆微博，粉丝数和关注数较少的，多是因为他们开播时间较晚。个人档案馆微博也有粉丝数、关注数较多的，多属个人人气指数的表现，人群中，个人身份的较多，从事档案工作的较少。如西京学院、北京市城市建设和西安市城建档案馆微博等。

4.总 结

通过调研，档案馆微博发展还是较快的，[3][4]微博内容也较充实、全面和各有特色，并且，所的微博与档案馆工作、业务等有密切的联系；档案馆微博的影响力、吸引力还是较强的。有部分档案馆正在利用微博的优势，扩大自身影响、改变服务利用模式，建立与用户、同行间的联系、沟通与交流，档案馆的行业形象、快捷的服务信息传播方式正以微博的形式展现在人们面前。并且，多数档案馆微博之间也较注意关注同行、注重同行间的交流学习与共同提高，联系范围广泛，尤以官方档案馆微博较突出。但从档案馆微博整体现状来看，与相近领域（图书馆微博）比较还是有差距的。同时感到，档案馆要很好地利用微博，还需进一步规范、吸取其他行业微博的经验，通过实践不断摸索，才会有更好的发展。

注：本文为2013年度河南省档案局科技项目： 2013-R-23《微博在档案馆中的应用研究》阶段性成果。

参考文献：

[1]李超.国内图书馆开通微博服务的现状分析[J].图书馆杂志，2012（2）：24～28.

[2]陈琳.国内图书馆微博应用现状研究[J].图书馆学研究，2012（12）：30～34.

[3]李龙.档案馆微博开通现状的调查与分析[J].兰台世界，2012（1）：5～6.

篇5

关键词：档案；行政执法；常态化；对策

《中华人民共和国档案法》的颁布实施，结束了我国档案行政执法检查单纯依靠行政规章及政策文件进行工作的局面，开始了依法治档的新时期。但是，目前的档案行政执法还存在不少亟待解决的问题，必须改变档案行政执法检查阶段性、集中式、突击式为主的执法状况，将档案行政执法检查工作纳入经常化、常态化。

一、档案行政执法检查的内容

所谓档案行政执法检查是指县级以上人民政府档案行政管理部门，依据《中华人民共和国档案法》和其他档案法律、法规、规章，对相对人采取的具体直接影响其权利义务，或者对相对人的档案权利义务的行使和履行情况直接进行监督检查的行政行为。

二、档案行政执法检查存在的问题

《档案法》颁布、实施二十多年来，得到了较好地贯彻、执行，社会档案意识普遍提高，档案工作进入了黄金发展时期。但是，也有一些不容忽视的问题，必须引起我们的重视，否则势必影响和制约档案工作的持续健康发展。

1.社会组织和个人档案意识和档案法制观念仍然比较淡薄

目前，各级党政机关、企事业单位虽然都不同程度地加大了对档案工作的投入，但是相对于招商引资、经济建设等重点工作来说，对档案工作的重视往往只是停留在口头上，实际情况是“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”。对档案工作不重视、敷衍了事、管理混乱甚至违反档案法规的现象在各地区都不同程度地存在。其次是广大人民群众对档案法律法规的了解还不够，依法治档的观念还没有真正形成。主要原因：一是对档案工作和档案法律法规宣传力度不够，老百姓对档案工作知之甚少。二是社会文化水平不高，法律意识淡薄，出现轻视档案，甚至损毁档案的现象。三是由于档案发挥作用具有间接性特点，容易被人忽视和遗忘。四是多数地区档案部门设备简陋，手段陈旧，服务水平一般，使档案难以发挥作用，档案事业在社会上不易造成较大影响。另外，档案部门自身社会意识的薄弱也严重阻碍了档案法规贯彻实施的深入。

2.档案行政执法检查缺乏力度和深度

档案行政执法检查工作的目的是为了找出缺点、不足，以利于今后更好地开展工作。档案行政执法检查形式轰轰烈烈，但实际力度和深度却明显不足，在开展行政执法大检查工作中，档案行政执法检查小组只能通过听领导汇报、到档案室走马观花看一看，对于档案工作中存在的实际问题，也只能是“雾里看花”，很少发现问题，档案行政执法检查的力度无形当中也就被削弱了。

3.档案行政执法人员执法能力偏低

大多数档案执法人员是多年从事业务指导工作，但对法律知识却了解不多。部分档案行政执法人员存在着不敢执法、不会执法、不懂执法程序、不会填写执法文书等问题。

4.档案依法行政水平不高，行政处罚不作为现象比较普遍

档案行政执法走过场、一般违法不下达整改通知书、严重违法不进行行政处罚或照顾人情关系等现象还普遍存在。

5.档案执法机构有名无实

有些单位虽然设有档案执法机构，配备了档案执法人员，但并不从事档案执法工作，不深入基层搞调查研究，搜集档案违法线索，而是将其作为档案业务工作的预备队，哪里忙，去哪里挡，从事的都是与档案执法无关的其他业务工作。

三、档案行政执法检查常态化的对策

1.实行行政执法责任制，促进常态执法制度化

行政执法责任制是为了保障和监督行政执法单位严格履行法定职责，全面推行依法行政的重要措施，是督促行政执法单位依法行政的一种层级监督工作制度。将档案常态执法纳入行政执法责任制，可以保障常态执法制度化，促进档案行政执法走向规范化。档案行政执法责任制是档案行政管理部门根据依法行政的要求，以明确执法责任制为前提，以档案执法行为合理、适当、规范、高效为基本要求，以评议考核和责任追究为监督保障的行政执法工作责任制度。推行档案行政执法责任制是依法行政的必要保障，是规范档案行政执法工作的重要举措，是提高档案部门依法行政水平的迫切要求。

2.加强队伍建设，保证常态执法优质化

档案行政管理部门是贯彻实施《档案法》的主体，打铁先要自身硬。要把那些政治素质好，通晓《档案法》，熟悉档案业务、刚正无私的优秀人才充实到档案执法队伍。关心他们的生活和学习，解决他们工作中遇到的难题；通过组织学习培训、岗位练兵、实践培养等多种途径强化执法队伍建设，不仅要认真学习档案法律、法规、规章，而且还要努力学习国家的基本法律及和档案工作有密切联系的相关法律、法规，使他们真正成为集调查、取证等法律程序的办案高手，真正成为使用法律手段维护档案安全和档案工作健康发展的忠诚卫士。

3.健全监督机制，加强档案执法常态化

监督检查是行政执法工作最主要，也是最行之有效的方法之一。档案行政执法监督可由社会监督和行政监督组成，以档案行政主管部门监督为主，以国家权力机关、司法机关、上级政府和其他行政机关监督为辅，对档案行政执法行为的全过程及基层单位贯彻档案法律法规的情况进行监察。档案行政执法人员也应主动接受监督，在执法过程中将执法行为置于法律监督之下，使档案行政执法正规化、规范化。

4.加大宣传力度，营造良好社会氛围

利用和创造一切宣传机会，运用各种宣传工具，有计划、有步骤地开展学习宣传活动，力争使与档案工作有关的公民、档案的利用者都能了解档案法规。档案部门通过多种形式，宣传《档案法》、《档案法实施办法》以及其他相关的法律法规，让更多的人了解档案法规，特别是档案的作用，突出强调公民在档案事务中的权利、义务，为依法治档打下广泛的社会基础。营造档案行政执法良好的社会氛围，提升档案部门的形象和社会地位。

5.落实档案执法工作的物质保障体系，确保档案执法工作顺利开展

各级政府及有关部门要在人力、物力、财力等方面给予积极支持，解决必要的办案经费，配备必需的办公设备和交通、通讯工具，使档案执法工作能做到信息灵、行动快、效率高。

6.加大执法力度，严格执法程序

加大执法力度就是加强档案违法行为的发现和查处，通过执法检查，调查研究发现问题。原始证据往往是在执法检查中发现的，一旦发现问题，就要及时取证。提取有力的证据，是严肃处理档案违法案件的前提，否则，加大执法力度就是一句空话。严格执法程序，就是在档案行政执法中，严格按照程序办事，每一个环节都不可或缺，尤其要保证相对人的权利；要严格执行错案追究制度，这样既保证了相对人的利益，也维护了法律的尊严，提高了档案执法人员的素质。

参考文献：

［1］ 朴莲花，高风英，车铁范.浅谈档案行政执法［J］.兰台内外，2006，（1）.

篇6

一、以科学发展观为统领，树立依法治档档案资源建设新理念

1、履行职能，为档案资源建设可持续发展创造条件

高校档案馆既是高校档案管理的行政部门，又是永久保存和提供利用高校档案的科学文化事业机构。其主要职能是贯彻执行国家档案法律、法规及规定，对高校各立档单位的档案及档案工作进行管理、监督、检查和指导，并依法集中统一管理全校党政管理、教学、科研、财会、基建、外事、出版、设备、产品、声像等不同门类和载体的档案。具体地说，就是依法对高校各学院(部)、各单位的档案工作进行监督、检查和指导，并依法对全校各门类档案集中统一地进行管理和利用。高校档案馆的两种职能对开展高校档案资源建设工作、发展档案事业有着巨大优势。高校档案部门要充分发挥档案管理职能的功能，认真履行监督、检查和指导职责，真正使两种职能的优势成为档案资源建设可持续发展的动力。

2、加强宣传。从思想上强化档案资源建设意识

档案意识是人们对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。高校档案部门要树立“依法治档”的思想理念，通过借助校园网、校报及档案馆网站等宣传渠道，开展广泛、深入、扎实的档案法制宣传活动，从思想上强化资源建设法律意识，增强高校各部门和教职工“依法治档、依法管档、依法用档”的档案意识和法律观念；要“见缝插针”，利用各种机会和场合，呼吁各部门重视文件材料的收集、整理(立卷)及归档，注重工作中“痕迹”的保存；强化各部门及每一个教职工“既是档案的制造者，又是档案保护者”的法治意识和责任意识，形成人人懂档案、知档案、爱档案、存档案、用档案的良好氛围。

3、规范管理，为档案资源建设提供制度保障

档案资源建设是一项复杂的系统工程，高校应根据国家档案资源建设的有关法律法规，制定行之有效的档案管理制度，明确和细化高校各门类和各部门档案材料的归档范围和保管期限，并用相应的法律、规定调整、引导和规范档案资源建设。通过行政手段或实行部门年度工作定量考核等相应的激励机制，大胆地在监督中进行指导，在指导中进行监督，确保档案资源建设和规章制度的落实。在管理机制上，建立健全档案工作管理网络，将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围；建立调离岗位监督检查和档案移交归档制度，确保职责工作活动中形成的材料齐全完整；树立职权法定和权责统一的观念，对履行职责而不作为造成档案积压、损毁、丢失或将档案据为已有的领导或个人，依法行使档案监督、检查职责。

4、依法治档，以业务指导促进档案资源建设

《档案法》明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”同时，教育部、国家档案局颁发的《高等学校档案管理办法》也进一步明确“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为已有”。根据这些法律依据，档案部门可以大胆开展档案业务监督、检查、指导，理直气壮地收集属于国家和学校所有的档案材料。要树立“依法治档”的观念，克服“求人归档”的思想，将档案法律意识贯穿于档案业务指导过程之中，并在指导过程中加强档案法律法规的贯彻、落实。同时，要加大个人从事职务活动或非职务活动档案材料收集、征集力度，使每一个教职工明确其职责范围内形成的文件材料属于国家和学校的，应当无条件地向学校档案部门移交。

二、运用和谐社会思想理念树立档案资源建设新思想

1、强化指导，推进档案资源建设健康发展

构建和谐的资源建设体系，必须协调处理好监督与指导的关系。高校档案资源建设不仅需要高校各级领导的大力支持，也需要各学院(部)、各单位及每一个教职工的密切配合，更需要运用和谐社会思想理念，加强档案工作各环节的指导。高校档案部门要广泛深入各学院(部)、各单位，了解他们的工作情况，及时提醒和指导专(兼)档案人员做好档案的积累、收集、整理和归档工作。树立和谐环境下资源建设思想，关注学校改革发展的重大问题和重大举措，跟踪教学、科研、管理等领域的发展方向，做到学校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里，最大限度保留各类重大活动、重大事件的第一手资料。

2、重视民生档案，拓宽档案资源建设渠道

高校档案部门要认真贯彻以人为本的科学发展观，重视一切关于师生员工切身利益的档案资源。要把实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》作为推动高校档案基础业务建设的重要手段，作为加强资源建设的重要举措，及时调整、修改、扩大档案归档范围，建立符合高校工作实际、体现以人为本思想、重视民生的档案资源建设体系。坚持以人为本，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，切实将高校办学过程中有关个人教育教学、劳动就业与培训、收入与分配、医疗卫生、房屋分配、学籍、学生诚信、心理咨询及贫困生家庭情况等方面的档案材料纳入民生档

案的视野，纳入归档范围、保管范围、利用范围，从根本上实现档案工作的“两个转变”。

3、开展档案抢救和保护工作，推动档案资源建设

高校档案部门应通过不同渠道，采取不同方式，对学校各个历史时期遗留下来的，具有重要研究和利用价值的，国家需要永久保存的手稿、文件、纪录、音像文件、电子资源等珍贵档案史料和实物，实施有计划、有步骤地抢救、搜集、征集和保护。要拓宽收集(征集)渠道，加强与各级各类档案馆、文史馆、博物馆及高校档案馆之间的交流，查找、搜集、征集涉及学校建设发展的档案史料，通过“征集公告”，将档案资源建设的视野扩展到学校各个层面和社会各个方面，搜集散失于社会、民间或个人手中的档案史料；利用现代科学技术，定期跟踪校园网、互联网、广播、电视、报纸、图书等对学校及各类人士的相关报道；坚持档案资源建设与档案信息化建设同步，实现网上信息的采集和电子文件的全文查询与归档；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆；采取积极主动措施，对积压在各部门的珍贵档案实施抢救和保护，并对内容独特、价值珍贵但载体质量差档案资料进行数字化处理。

篇7

追梦人：这是一个很现实的问题，我们也时常碰到复员退伍军人到档案馆查找档案的情况，在他们的意识中自己的档案应放在档案馆。我认为复员退伍军人的档案应当在一定程度上由档案馆管理，因为一是档案馆在安全保障上比较高；二是业务上，接收回来的复员退伍档案能得到专业及时的整理归档；三是利用上，档案馆环境优越，利用制度健全，能够及时准确地为利用者提供服务；四是声誉上，档案馆在社会上的声誉度比较高，利用者对其比较信任。

杨彬：我曾在某区办实习，对复员退伍军人档案问题有一些了解。复员退伍军人档案一般由专门管理复员退伍军人以及接收复员退伍军人档案的办管理，保管环境挺好的，防盗门窗一应俱全，而且楼道里还安装有摄像头。除了工作人员和复员退伍军人本人，其他人不可查看该档案。另外，档案移交办过程中大多情况下会有军队档案科的人陪同，一方面交接办事方便，另一方面就是怕档案丢失。

谁的半世：复员退伍军人档案的利用大致有三种情况。其一是调走档案。不管是复员退伍军人还是普通人的档案，如果调走档案，必须先去你要调入的人才交流中心或者公司给你开具一个行政工资介绍信，拿着这个行政工资介绍信去你档案所在地址进行调档，如果没有行政工资介绍信，档案保管部门是有权拒绝调档的。其二是查找档案。如果说有公证处或者个人来查阅档案，看所查档案的不同也有不同的应对办法。如果是办理遗产公证等，则需要公证处发一个函交由档案保管部门，另外，还需要一份死亡证明，在档案保管部门的监督下，由公证处进行查阅，最后在他所收集的资料上，盖上档案保管部门的章。其三是档案证明。有些公司等需要你出具一份档案证明，证明你的档案是有人保管或者其他的用途，这个就很简单，每个档案保管部门都有这个证明条。只需要在电脑上查阅后确认你的档案在所在档案保管部门，就可以出具证明。

勿忘心安：我认为，部队可以根据军人入伍时间、所在军区、兵种、服役时间等情况，对军人的档案进行不同的分类，这样有利于对该部队服役的军人有一个整体上的了解。同时，也要重视电子档案的建设，并尽量做到定期更新，这样可以在军人复员退伍前做好档案的核实工作，这在一定程度上有利于保证军人在复员退伍之前档案完整、齐全。复员退伍军人的档案可由其所在区县的办负责收集。复员退伍军人的档案有一部分在专门的档案保管机构，其保密性、真实性、完整性可以得到保障，但另谋职业的那部分复员退伍军人，他们的档案保管就需要多加谨慎了。复员退伍军人档案丢失问题多发于档案从办转到街道办事处或是个人手中。想解决这个问题，就要抓档案保管工作，虽说街道办事处不是专业的档案管理机构，但它与档案的联系是十分紧密的。所以，提升街道办事处的档案保管工作水平也是大势所趋。复员退伍军人档案的查阅与调走，需要开具证明，在档案的利用上必须做到严格把关。

「悅：我认为，复员退伍军人档案不管由哪个部门管理，都应尽可能建立复员退伍军人档案信息库，以方便复员退伍军人快捷查阅相关数据。复员退伍军人档案录入项目应包括档案编号、姓名、民族、出生年月、入党团年月、政治面貌、文化程度、家庭住址、家庭人口情况、入伍前工作单位、入伍时间、入伍地点、入伍后历任职务名称、所受奖励、重大错误和处分、身体状况、残疾等级、退伍优待金、医疗补助费、批准退伍机关、批准退伍日期、退伍后工作地点和单位、备考、兵种、所在军区、退伍时间、生存状态、死亡时间等一整套内容。

亓晓华：我认为，应从以下四个方面加强复员退伍军人档案管理：一是参照人事档案管理相关规定，设计制作专门的档案封皮、卷内文件目录、案卷目录，实现复员退伍军人档案标准化；二是严格审查登记，将复员退伍军人档案按照原有目录逐一审查，并依据复员军人退伍表准确无误地登记个人基本情况；三是细致分类、排序，将退伍军人档案按退伍时间进行分类，在同一年度内按姓氏笔画排序；四是实行双向管理，把区分好的复员退伍军人档案认真填写卷内文件目录、案卷目录，建立退伍军人档案数据库，以方便复员退伍军人档案的管理和利用。

小鱼儿：复员退伍军人档案的管理问题的确值得大家商榷。首先，管理单位应明确。有的地方复员退伍军人的档案在民政部门；有的地方复员退伍军人的档案在人社部门；有的地方在档案馆。上级对这些档案在什么地方保管也没有统一要求，这就给统一标准来管理带来了不便。为保证复员退伍军人档案能够收集齐全、完整，个人认为应明确保管单位，以防查找时互相推诿。其次，由于在实际工作中保存复员退伍军人档案的部门大多不愿让档案部门介入，致使这部分档案整理保管混乱，因此，档案业务指导一定要加强。无论在哪个部门，档案部门都要及时跟踪指导，确保复员退伍军人档案的整理规范有序。最后，最好移交到地方档案馆保管，这有利于查找利用，因为现在大部分老百姓都知道到档案馆来查找相关资料。

白桦：关于复员退伍军人档案管理问题，我特意咨询了一下曾经整理过复员退伍军人档案的同志，一般存放在县武装部或民政局的，都是非安置的、自谋职业或回家务农的复员退伍军人档案。由于管理不规范，硬件、软件不达标，导致复员退伍军人档案受损、缺件、遗失等现象时有发生。为防止档案内容的缺失或档案受损，我认为应改变移交机制，由部队将复员退伍军人的档案以快递加密件直接移交到档案馆管理，省去中间环节（县武装部或民政局），对于县武装部或民政局可将确定复员退伍军人人员信息（比如姓名、性别、军兵种、技术专业、职务等级等）报该单位备案，这样做，不但能保证档案的安全性、真实性，而且也规范了档案的管理，为以后档案的利用奠定了基础。

田润：民政部门不承认个人的“原件”，实际上是一个工作规范的问题，此件无论真假，都不应该在个人手里。据报道称，一些部队对于现役士兵档案管理比较混乱，很多士兵都能接触到自己的档案，甚至能将原件据为己有，修改自己档案现象屡见不鲜。如何保管好复员退伍军人档案，我认为，这个问题首先要从军队档案部门抓起，服役期间的士兵个人档案应该不属于本人操心的事，收集保管好是军队档案部门的职责。士兵复员退伍，应该由军队档案部门携带整理好士兵档案到当地办或者民政部门移交，不足的也由他们负责及时补齐。针对这些情况，地方上应该和军队协商制定相应规定从源头上保证档案的真实完整。复员退伍军人档案移交地方后，档案馆应该积极按照《中华人民共和国档案法》关于集中统一管理国家档案的规定，和民政、人武部门协商，依法实行集中统一管理。复员退伍军人档案移交进馆后，其利用可依照《档案法》及《档案法实施办法》的有关规定进行。

不能不：复退军人档案的转接确实不应由个人进行，应通过组织进行，这与人事档案的管理与交接一样，自己不能携带或保存自己的档案。由部队交到地方的不管哪个部门，都应在这个部门保存一定时间，才交到档案馆。因为，最初交到这个部门，说明这个档案主要或可能是由这个部门负责此复退军人的安置等工作。这个利用期过后，按规定移交到档案馆保存，特别是一些退伍后回农村或没相对固定工作的交到档案馆十分必要，因为相关部门可能已很少用到这部分档案了，且数量会相对很大。我馆实际上是这样的，复员退伍后参加了工作的，绝大部分都与参加工作后的职工或干部档案合并了。现在保存的复退军人档案大部分是农村的，当遇到参加超龄保险或得病还乡定期补助等，就来档案馆查找。这类档案属专业档案，不宜直接交到档案馆，要考虑当事人和安置部门的利用方便。

钱慧娟：大概了解了一下，正常程序来讲，退伍军人档案由本人原部队以机要件的形式寄至军人所在地民政局安置办。安置办进行审查，符合安置条件的，填写安置工作审批表。然后由本人带上自己的介绍信、密封好的档案及其他相关材料到单位报到。一般这种程序走下来，不会存在档案由个人保管或修改的情况。除非个人自谋职业，档案就转至所在地劳动局，此时，可能存在自行保管本人档案的现象。

王建祥：退伍军人档案通常情况下就应该在民政部门管理，它的利用价值就是在国家对退伍军人有特殊政策时备以查考，如果过早地移交档案管理部门，对它的利用价值的发挥并没有好处，因为国家对特殊群体的特殊政策大都是通过民政部门来实施的。

周明明：退伍军人档案，严格说应分为两种情况，一种是给安置工作的退伍军人，其个人档案应保存在所在单位的档案室里；另一种，没有给安置工作的退伍军人，其档案一般存放在当地的民政局。对于退伍军人档案的归档，可以仿照《干部人事档案管理办法》实行一人一卷。其中卷内资料可分为十大类，并编制案卷目录，保管在铁皮档案柜里。不同退伍人员档案可以按照退伍年份结合所在地，按人名的汉语拼音或笔画顺序排序。

篇8

在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅仅在于维护当事人的合法权益，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。

（一）个人资料收集中的隐私权问题

档案是一种重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的个人信息，大多数鲜为人知。虽然档案法对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密都作了严格的规定，同时制定了档案的开放期限，但其法律相对方主要是机关、团体、企事业单位，对于个人重要档案信息没有给予明确的说明。事实上，在档案所有人向档案馆移交、捐赠、寄存或档案馆自行收集关于公民的档案之初，就应妥善处理好隐私权问题。

隐私权保护问题在传统的个人资料收集过程中并不太引人注目，但在网络化的今天，档案馆通过网络收集个人资料变得快捷化、自动化、详细化，隐私权问题相对也就更加突出。比如，档案网站在接受访问时往往要求用户提供若干个人资料，包括年龄、性别、身份证号、职业、收入、工作单位、研究方向、联系电话、传真、电子信箱等；档案网站可以利用一些追踪软件来持续掌握用户的网上行为，判断他们的档案信息消费特点。

档案网站采用先进的技术手段收集个人资料并非出于恶意，目的是通过对个人资料的分析与挖掘，找出可能连用户自己都没有意识到的档案信息消费习惯或消费需求，改进服务工作，这是网络环境中档案信息服务和信息产品开发“量身定制”的个性化、多样化的要求。但是，档案网站在用户毫不知情或无可奈何的情况下（例如有的网站拒绝为不提供个人资料的用户服务）收集个人资料，就会侵犯用户对其个人资料的占有权和支配权。

（二）个人资料传输和贮存中的隐私权问题

档案信息传输和贮存过程中所涉及的隐私权问题，主要出现在档案信息网络化过程中。

网络本身的安全性并不十分可靠，这是档案信息网络化服务中可能产生隐私权问题的又一个原因。由于技术的不完善，第三方（如“黑客”等）对当事人隐私权的侵犯既可以发生在档案馆与用户通过网络传送个人资料或不同的档案网站之间共享个人资料的某个环节，也可以发生在档案网站贮存个人资料的过程中。比如，第三方可以直接侵入档案网站的用户数据库，观看、篡改、传播个人资料，如果这种行为是出于恶意，那么当事人的隐私权无疑将受到极大的威胁。

（三）个人资料利用中的隐私权问题

不恰当地利用个人资料是档案信息服务中可能产生隐私权问题的第三个原因。

档案利用与隐私权保护之间存在着矛盾，档案利用必然涉及到公民的隐私权保护问题。如果涉及隐私的档案被自由利用，就可能导致政治与经济活动的混乱，使社会公民产生生活危机感，给社会的安宁团结带来不利因素。因此，如何认识和正确处理好档案利用与保护公民隐私权问题，是档案利用工作在改革开放过程中的一个重要课题。由于这种侵权往往涉及到档案馆的管理职能及档案馆对个人资料的常规使用，所以控制和防止此种侵权的困难较大。

由于各种原因，目前在档案开放利用工作中公民的隐私权得不到应得的保护甚至被人们所忽视，这无疑给档案信息服务工作带来了一定隐患。在目前我国隐私权的观念尚未深入人心，在人们普遍缺乏隐私权保护意识的情况下，档案部门在开放利用中忽视隐私权保护的行为还能被社会所容忍。但伴随着我国法制化建设的进程，公民隐私权意识的加强，档案部门在实际工作中如不能很好地贯彻法律的规定，忽视了对公民隐私权的保护，那么将会在很大程度上影响档案信息服务工作的开展。

二、档案信息服务中保护隐私权的对策

要使得公民的隐私权在档案信息服务过程中得到保护，必须走依法治档的道路，进行相关方面的档案法律建设。目前我国《档案法》中没有明确规定档案信息所涉及的隐私权问题，仅在部分条款中作有类似说明。

在档案信息服务过程中，档案利用是涉及隐私权的一个关键环节，在利用时应区别对待，通过控制使用这些涉及私人权益的档案，限制其利用范围，使隐私权受到必要的保护，做到合法利用。

做好档案信息服务中的隐私权保护，档案界和档案馆还应采取以下对策：

（一）制定档案行业的隐私权保护政策

1997年9月27日，国家档案局、国家保密局联合颁发了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》。该文件对于有效预防在档案开放利用工作中发生对个人隐私的侵权，起到非常重要的作用。

（二）加强对个人档案隐私权的管理与技术保护

1.在档案管理中采取措施

这是合法利用档案信息的前提条件，要求对涉及公民隐私权的档案进行鉴定与区分，使之与一般档案区别对待，分开保管，做到有关档案的完整、安全和保密。目前，档案法规对涉及公民隐私权档案的划分并不十分明确，在实际工作中不易操作，这种状况亟待改善。

2.网络化过程中的保护手段

相对于传统的纸质档案而言，在档案信息网络化过程中，可以采取的技术保护手段可谓多种多样。现在已经有了Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台（P3P）、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案网站保护个人资料的技术也有很多种，比如：档案馆为了禁止未获授权的人截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅。

（三）提高档案馆保护隐私权的自律性

“自律”是档案馆保护隐私权的一条重要原则，即通过档案馆采取自律措施来规范自己在个人资料收集、存贮、传输利用中的行为，达到保护隐私权的目的。

1.档案馆应开展档案开放利用的鉴定工作

组织鉴定小组及时鉴定需要开放利用的档案，着重分析档案涉及隐私的内容和本馆档案的类型，从而确定哪些档案涉及个人隐私，属于控制范围。对个人资料的重要程度划分等级，以决定采取不同的保护措施。档案馆还要建立一些规章制度，避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料（如出身、种族、政治倾向、、犯罪记录等），确保只有经过批准的档案馆人员才能收集、查阅、传播这些个人资料。对于已到开放期的档案，要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定，对拟开放档案组织认真鉴定，以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围。

2.档案工作者要注意保护他人隐私

篇9

[关键词]技校学生 成长档案袋 档案管理 评价激励

成长档案袋，是展示每位学生在学习过程中所做的努力和取得的进步，以及反映学生学习成果的一个集合体，同时也是教师观察学生学习成果和学习进步的窗口。它以学生为中心，多方面和多角度地反映一段时间内学生在教师、家长和学校共同教育下成长进步的过程，为教师提供其他评价手段所无法提供的关于学生学习与发展的重要信息。

1 建立技校学生成长档案的好处

1.1班级管理档案帮助班主任更全面更细致地开展班主任工作

要管理好一个班集体，是件很不容易的事，离不开班主任细心的工作，建立班级管理档案尤其重要，为此我建立了家庭情况统计表、特殊学生情况统计表、家访记载等等，这样在进行班级管理工作时就得心应手。例如冬天早晨长跑，按照要求每位学生都必须坚持跑完规定的路线，但我班有一位学生，我却破例让他在操场上慢跑，为什么呢？翻一翻班级工作档案“特殊学生”一档中，可以清楚地看到这名学生患有甲肝，医嘱：恢复阶段忌做剧烈运动。低年级的学生一般性格活泼，爱说爱笑，可我经过观察，发现有一学生性格内向、孤僻，智力开发晚，灵活性稍逊于其他学生，我就翻开班级管理档案中学生家庭情况统计表中了解到该生父母离异，都不要他，由爷爷、婆婆代管，从小失去了父母之爱，故而产生了心理障碍，于是我就针对此情况，一方面与他父母联系，一方面多加辅导，使之逐渐心理倾向健康，各方面也都有所进步。从以上可看出，班级管理档案帮助我对症下药，减少了盲目性。

1.2使学生将被动约束变为自我约束、被动管理变为自我管理

成长档案袋的价值还在于它可以增强：学生在评价过程中的积极参与意识；学生自我评价的责任感；学生与教师、父母和其他同学相互启发和交流的机会；学生“自主学习”的责任和意识；

1.3学生档案是综合评价学生和评先选优等的依据

每学期期末“三好学生”、“优秀学生”、“优秀团员”、“优秀团干部”、奖学金等的产生，贫困学生补助基金的发放等，都涉及到班主任对学生进行的综合评价。班主任平时积累了学生的点滴材料，熟知每一个学生的各科学习、遵守纪律、劳动表现、家庭经济等等情况，对学生的评价就有根有据，评选出来的先进和优秀就让人口服心服，发放出去的贫困补助金才真正落到了实处。

1.4学生档案是班主任与家长交流的资料

教育的本质是一种沟通。学校、家庭、社会三位一体的教育，早已被人们认识和接受。因此，班主任与家长的交流和沟通是经常不断的。但这些交流与沟通并不一定都是有效的，并不一定都能产生教育的合力。班主任与家长的交流沟通，如果不把握好，事倍功半不说，还有可能导致学校或班主任与家长关系的破裂，从而直接影响教育目标的实现，影响学生的健康成长。

1.5学生档案是学生毕业必不可少的材料和推荐就业的基础

档案能综合反映学生在校期间德、智、体、美、劳诸方面发展的情况，当学生面临毕业即将走上工作岗位时，档案是学生的“资本”，因此，每个学生都希望他的档案材料每一样都是“好”的，但他做到了每一样都好吗？班主任不可能以坏充好，以劣代优，必须实事求是，公平、准确地评价每一个学生。这就要求班主任在没有私心的同时，有一个正确的工作态度和良好的工作方法，将学生的每一个优点，每一个缺点，记录得清清楚楚，在对学生进行评价时，好在哪里，差在何处，谁好谁差，有证有据，一目了然。

2 技校学生成长档案的内容

成长档案袋一般是以文件夹的形式把相关内容集中在一起。档案内容应包括：学科学习计划、针对此学科的学习成果、学科作业、合作学习的作品、反思性总结报告以及教师、家长或同伴对自己学习评价的观察评语等。

3 如何有效管理技校学生成长档案

3.1准备好档案所需要的各种表格

在以上档案内容中，无论是学生个人档案，还是班级整体档案，都涉及到很多表格，表格中实际上包含了大量的信息，因此，表格如果设计不好，档案的信息就不全、不完整，档案的用途就大打折扣。因此，在建立档案前就必须将档案涉及到的各种表格设计好，甚至打印好。

3.2纸质档案与电子档案相结合

具体做法是：第一，为每一个学生准备一个档案袋，随时收集、存放学生的各种个人纸质档案材料；第二，为班级准备几个档案盒，随时收集、存放班级的各种纸质档案材料；第三，在电脑上为每一个学生准备一个文件夹，装入设计好的各种表格，随时收集、输入学生的各种个人电子档案材料；第四，在电脑上为班级建立一个管理系统，随时收集、输入班级的电子档案材料。

3.3有强烈的收集意识，并及时存放

对学生及班级的任何材料，要有强烈的收集意识，不要怕麻烦。有时看似无用的材料在关键时却派上了大用场，因此不要随手将“废物”扔掉，放一放再看是否有价值。并且对材料要及时记录，及时存放，以免事后遗忘，使有用的材料失去它应有的意义。

3.4材料的分类、书写和档案的移交

材料有了，但杂乱无章，使用的时候常常找不到。因此，应根据档案的属性进行分类，清晰地列出目录，使档案材料有“归属”，对号入座，便于及时查找。为档案材料保存时间长久，书写时使用碳素墨水或蓝黑墨水，绝不能使用圆珠笔。

建立技校学生成长档案，我们就不能用传统教育评价模式。因为传统教育评价只着重评价学生的学力水平。而技校学生的评价还要包括道德水平评价、综合水平评价，坚持德智体全面发展的原则。在评价方法上，强调评价方法多样化，体现出现代素质教育背景下发展性教育评价的新方法。根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，学生毕业后，班主任应将完整齐全的学生个人档案材料（纸质档案）移交学校有关部门，严禁扣留材料或分批转出。而班级档案材料和学生个人的电子档案材料，除移交学校有关部门妥善保存外，班主任最好也能够备份保存，为今后的查找提供方便。

班主任对学生档案的建立、管理工作，是一项长期、复杂、细致的工作，需要班主任有强烈的事业心和责任感，必须脚踏实地、一丝不苟，这是“太阳底下最光辉的职业——教师”所赋予我们的职责！档案中点点滴滴的内容都体现了教师对学生的尊重与关爱。班主任工作是艰辛和劳累的，但更是充实与快乐的！

参考文献：

篇10

档案安全监管是档案行政管理部门最基本、最长远的一项任务，然而目前各级档案行政管理部门却对档案监管存在着认识上和工作上的偏差。

一是指导思想上存在着一定的偏差。我国档案事业处在一个大发展时期，档案工作领域快速拓展，档案馆库建设任务繁重，档案行政管理部门的工作重点放在档案事业的规划、具体业务的建设上，各极政府部门也要求档案事业加大发展，社会对公共档案的需要也日益增多，档案监管工作未能真正放到各级档案行政管理部门的议事日程，对档案监管工作的认识还未能真正到位。

二是在理论建设上还存在较大缺失。理论是人们行动的指南，只有准确的理论才能指引人们准确的实践方向。目前档案行政管理部门对档案监管工作的理论构建还处在初级阶段，仅明确了档案监管是档案行政管理部门的一项职能，提出了统计工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理论体系。特别是对如何明确监管的范围，监管的工作标准，监管的具体措施等还处在摸索阶段，各地方的工作内容要求差异很大，各自为政，这就给监管工作质量造成较大的隐患。

三是重服务轻监管的观念弱化了档案监管工作。档案工作的服务性影响了一代档案人的思维，为党和政府做好服务，为社会服务是档案工作的基本任务，但并不是我们全部的指导思想和工作内容。档案工作的终极目标是提供服务。但对于档案行政管理部门来说，本身没有档案业务，只能用规划、组织、指导、监管等手段来实施职能，保障各类档案业务工作的正常开展。长期以来，档案行政管理部门的业务指导量极大，几乎占尽了绝大部分的工作内容。长期来对企业档案的指导是压在档案行政管理部门身上一项艰巨任务，有的地方对家庭档案也投入大量精力去组织指导，这种指导服务无可厚非，但是过分投入精力却削弱了档案行政管理部门的监管工作，有的甚至造成监管缺失。

四是档案监管的范围模糊。事实上档案行政管理部门目前还没有一个明晰的档案监管范围。档案法明确“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”然而这样原则性的规定没有得到具体的细化，似乎所有的档案都要去监管和指导，国家和省档案部门也没有提出明确的监督范围，造成基层档案管理部门监管工作没有规范，操作上难以把握。事实上很多地方档案行政管理部门对家庭档案工作投入了很多精力去指导，却未能对涉及千万人利益的人事档案进行有效监管，对重要的干部档案、公安户籍档案等重要档案，也以有专门部门在管为理由，放弃监管责任，这种监管的偏差和缺失危害极大。象干部档案、户籍档案，应当是主管部门负责业务指导，档案行政管理部门负责案例监管，业务指导与监管不能混为一谈，不指导不等于就不要去监管。而去指导的家庭档案则是属于家庭文化范畴，不属于监管范围。

五是监理工作没有形成系统性的工作要求、标准。档案行政管理部门长期对基层档案工作的监管以登记统计和执法检查为基本方式。各地除了档案馆和县市级机关的统计范围要求基本相同外，专门档案的登记统计就各不相同了。执法检查的范围和具体的要求除了归档范围和“八防”要求相同外，可操作性的监管要求、措施就不多，不成体系。直接监管范围基本在与档案行政部门同级别的党政机关内，下属单位的档案由主管部门负责检查监管。在实施监管检查时又很容易被档案业务检查内容所冲淡。

档案监管工作上存在的以上种种问题，严重制约了档案行政管理部门监管工作的深入和健康发展，在一些损害档案案例的突发事件发生时，难以保障档案的安全，为档案事业的健康发展留下隐患。面对党和国家向档案部门提出的关注民生，为促进和谐服务的工作要求，面对社会变革带来的全社会对档案要求的强大压力，加强全社会重要档案的监管已成为档案行政管理部门的迫切任务。

目前档案行政管理部门应从以下几方面改善档案监管工作的状况：

一、档案行政管理部门要进一步明确监管工作的指导思想，摆正档案监管工作的位置。《档案法》及各级各类档案法规上明确规定，档案行政管理部门具有监督和指导职能，且监督管理工作是主要任务，这是法律赋予的神圣职责，是一种国家意志。因此档案行政管理部门责无旁贷，应当不断地强化监管工作，增强监管工作的力度。各级档案行 政管理部门要认识到社会发展的复杂性，洞察各种影响档案保管安全的潜在危机，从各地发生的档案损毁事件中引起警惕，吸取教训，把确保本行政区域内档案保管安全作为首要监管任务，加强各种应对自然风险和人为破坏的防犯措施，力保万无一失。要汲取金融、证券等国家管理部门在监管工作上的经验和教训，要尽力在档案监管工作上有所作为。

二、档案行政管理部门要尽早构建起完整系统的监管工作理论，并对实际工作进行有效的指导。有准确系统的理论指导，是开展一切工作的前提。《档案法》明确档案行政管理部门的监管责任和任务已有21年，我们也作了长期有效的实践探索，积累了很多经验和理论。随着社会形势的发展，档案事业和档案监管还要随着形势变化而改进发展，但不能无止境地探索，摸着石头过河只能是初级阶段，我们应当认真总结，及时构建起一套新时期档案监管理论，从而明晰一系列监管的要求、方法。

三、档案监管应当有所为有所不为，不能眉毛胡子一把抓。档案工作的涉及面十分广、档案种类多，《档案法》所界定的对国家和社会有保存价值的各种档案，都属监管范围。而实际操作必须有重点有步骤地进行，有所为有所不为才能有真正的实效。要对党和国家宝贵历史财富的重要国家档案进行监管，这部分档案一般保存在各级档案馆和国家机关中。要对事业单位和国有企业的档案进行监管，如教育、医疗机构的档案，公用事业单位的档案。要对涉及社会公共安全的属于民企、外企的档案进行监管，如列入重点工程的基本建设档案，上市企业的档案，还要对村、社区和一些社团的档案进行必要的监管。监管的程度上也要分层和区别，要将涉及到社会公共安全的档案分列出来，作为重点监管，如国家机关保管的档案中象户籍档案、工商登记档案、婚姻档案、土地登记档案、社保档案、房产权登记档案等必须重点加予监管，且不能等同于其他一般档案，应当加强监管的强度，确保这些档案的万无一失。

四、档案重点监管的范围应当随着社会发展变化而调整。社会发展变迁会影响到档案价值观变化，档案监管的根本目的是让档案为社会服务。近几年来一些领域档案管理的失控，暴露了一些问题。比如个人档案的管理随着大批企业转制，职工的下岗、退养等，职工档案材料的归档，档案的运转、保管上出现了新问题，反映到档案行政管理部门。这些职工档案的监管一直未真正纳入各级档案行政主管部门的视野，从目前和未来社会的发展需要出发，十分必要成为我们的重点监管对象。此前我们化大力的企业档案的指导管理，应当作一适当的调整，国有企业档案应继续监管，民企和外企的档案就不能作为全部监管范围，只能作为指导服务的范围，而且这种服务要尽可能地社会化，减轻档案行政部门的工作量，腾出更多的精力去监管社会的重要档案。