个人档案与人事档案范文

导语：如何才能写好一篇个人档案与人事档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：人事档案；档案管理；制度改革

中图分类号: D630文献标识码：A文章编号：1672-3791(2011)03(a)-0000-00

1要加大宣传工作的力度

要结合普法教育、结合人才资源开发工作、结合本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用报刊、广播电视和网络等多种舆论工具，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使大家都认识到，在市场经济条件下，无论是企业的竞争，还是一个地区经济实力的竞争，最终就是人才的竞争。一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。要使干部职工自觉增强档案意识，牢固树立价值观念、信息观念、法制观念和服务观念，真正把人事档案管理工作列入议事日程，摆上重要位置，切实抓好。

2要加大体制创新的力度

人事档案应逐步从“单位档案”向“社会档案”转变。实行人事档案的社会化管理。长期以来，由于受计划经济体制的长期禁锢，“人是国家的、地区的、部门的、单位的”的传统观念根深蒂固，从上学直至毕业分配，个人选择的余地相当小，人事档案也随之成为地区所有、单位所有，人事档案变成“单位档案”。随着计划经济向市场经济的转变，人的属性己经发生了根本性变化:人是属于全社会而不仅仅属于某个地区、部门或者单位。只是在某个时段区间里，人与单位订有劳动合同，存在劳动关系，而一旦劳动关系解除，人自然而然又回归社会。人的属性己经从“单位人”转变成为“社会人”，人才‘流动已经成为个人与社会发展的必然。所以，人事档案管理也应顺应这一变革，实行社会化管理，变“单位档案”为“社会档案”。只有这样，才能与人的社会化属性相一致，也只有这样，才能适应市场经济的发展规律。我们可以看到，人事档案制度的人本化必然以承诺个人的自由与流动、发展的权利为前提，只有实现档案关系与劳动关系的分离，实现人事档案的社会化管理，才能实现人力资源的最优组合。至于社会化管理的具体模式，可以借鉴美国、加拿大等国的经验，先建立地区性的人事档案管理中心，由政府赋予专门的职能，集中管理一个地区的人事档案，在条件相对成熟后，再建立全国性的管理机构。这样，既可解决目前人事档案多头管理的问题，也可以摆脱“死档”、“弃档”现象大量存在的困境。

3要加大政策创新的力度

社会化是人事档案管理的方向，但它的实施涉及改革的深层次矛盾和高层次决策问题，而且需要其他社会改革配套进行，不可能一墩而就，因此，在大力推进人事档案管理社会化进程的同时，必须抓紧进行政策创新。就当前来说，当务之急就是各地方党委组织和政府人事等有关部门要负责牵头相关组织对各级各单位是否具有人事档案管理权限进行资格认定，并实行年审制度，符合条件的发给资格证书，年审不合格的，限期整改合格，否则取消其档案管理资格。其次是要规范人事档案的内容，尽量减少陈旧、不合时宜的信息。第三是要贯彻公开、公平、公正原则，揭开多年来笼罩在人事档案头上的神秘面纱，尊重和维护公民个人的知情权，将人事档案作为社会信息源之一，有条件地向社会开放，特别向本人开放，让公民有依法维护个人档案的权利，对违反有关规定的行为，要有责任追究制度。只有令人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，也才能使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢。第四是要把人事档案管理纳入行政执法责任制考核的内容，加大考核力度，及时发现问题、处理问题，确保各项政策法规的落实。对违反有关规定的行为，严格责任追究制度。

4要加大个性化管理的力度

真实性是人事档案的本质要求。人事档案的真实性有两个层面。第一个层面是人事档案的客观性、完整性、合法性，这是真实性的基础层面，维护人事档案的真实有效，来满足对人事档案主体的管理和一般了解；第二个层面是人事档案的个性，是人事档案的纵深面，体现人事档案的价值，来满足对人事档案主体的筛选和使用。真实性的第一个层面是前提和基础，而第二个层面则是对前者的补充和深化。人事档案失去第一层面的真实，人事档案就失去了存在的基础，失去基础则个性和权威都无从谈起；而人事档案失去真实的个性，则意味着失去了重要的内容特质和价值要素。两个层面相互依存，有机结合，共同作用于人事档案主体，彰显人事档案鲜活的生命力。但在现实生活中，人们对人事档案真实性的认识大多停留在第一个层面上。不可否认，第一层面确系首要的，也是必须的，但对真实性的理解如果仅仅停留在第一个层面上，也显而易见是不妥的，人事档案的个性化同样不容忽视。缺乏个性的人事档案尽管客观真实，但因它缺乏实用的信息，其价值、作用便大打折扣。真实的人事档案需要由个性的内容来支持，个性鲜明的人事档案才是完整意义上的真实。人事档案个性化管理正是要求人事档案形成部门和形成者需要兼备政策观念、责任观念和创新观念，在客观公正、实事求是的基础上，，去体现出不同人事档案主体的特点和个性，档案内容要与主体多元化、社会职能多样化相适应，根据不同类型人员，可采用不同的归档标准、内容，尤其是需要增加反映个人综合能力、专业素质、科研水平等实际材料；处于社会转型期，人事档案内容更应与建立市场经济条件下的个人信用体系相联系，增添诸如个人身份证明、履约情况、银行信用记录、涉案情况等信用记录材料。更通俗而言，也就是对不同类型的人才提供不同的档案服务。档案信息数字化是一种新型的档案信息形态，是信息时代档案管理领域的一场革命，它能够把分散于不同地区、不同单位、不同载体的人事档案资源，以数字化的形式贮存起来，以网络化的形式互相联接起来，是提高档案利用率，实现人事档案资源社会共享的最有效途径。

结语

人事档案管理制度作为一项公共政策，在社会转型的大背景下，面对传统人事档案政策老化失效这一现实情况，必须做出积极回应:探索良性的政策替代方案，选择科学的最佳路径，本着“以人为本”和“以民为本”的基本理念进行合理而有效的改革与创新。可以想见，人事档案管理制度只有走更科学、更富实效的创新改革之路，才能最大限度地发挥人力资源的积极性、主动性和创造性，使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势，促进人力资源的有效、优化配置。

参考文献

[1]赵汝周,赵志英.论档案服务创新的主要方式[J]成都行政学院学报(哲学社会科学),2005,(03).

[2]所桂萍.析流动人员人事档案管理的疏漏及解决对策[J]档案时空(业务版),2005,(04).

[3]吴承明.论二元经济[J]历史研究,1994,(02).

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1 人事档案管理的作用

1.1 为选用干部人才提供参考 人事档案管理是企业人事管理活动的重要内容和对象，其较为全面的记录了每个企业干部员工的工作和学习经历、政治思想、工作能力和业绩以及兴趣爱好等详细情况。人事档案管理是一项具有动态性、机密性、真实性、系统性等特征的文件材料，具有较强的使用和保存价值。人事档案管理是企业考察任用干部时重要的参考资料，对企业干部人才的正确选用有着直接的影响，从而与企业的发展有着密切的关系。

1.2 为规划人力资源战略提供支持 企业制定科学的人力资源整合规划，是企业可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映企业全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为企业科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。

2 当前人事档案管理存在的问题分析

2.1 人事档案管理意识薄弱 第一，企业领导不够重视人事档案管理。目前部分企业领导忽视档案管理，认为档案管理是企业内部的小工作，对企业的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。

2.2 缺乏专业的档案管理员 人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如企业文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。

2.3 人事档案管理的科学信息化水平低 人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。

3 改革人事档案管理的建议

3.1 强化人事档案管理意识 企业领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是企业的一项隐形财富。各企业在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。

3.2 规范、完善制度和程序 要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性；档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作；档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 时代科学技术的发展要求企业人事档案管理工作变革滞后的管理模式，利用现代化的技术以及结合企业的实况改变管理方法，来提高人事档案管理的科学化水平和工作效率，以促进企业的发展与时代接轨。充分利用和完善人事档案管理数据系统，例如运用人事档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常查借阅等工作，提高人事档案信息的真实性、时效性。此外应积极利用现代化的设备，如计算机、扫描仪等，实现纸质档案向数据档案的转变，推动以及加快人事档案管理信息化的建设，使企业人力资源得到合理、灵活的开发与利用，从而促进企业更好的生产经营以及服务社会。

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【关键词】信息时代；深化改革；企业档案；管理工作

企业改制后人事档案由集团公司档案中心统一接管，无论民营化、股份制、集团控股企业或集团公司人事档案，仍由集团公司统一管理，这样保证了职工的合法权益，解决了职工档案后顾之忧。

在企业改制中利用人事档案是维护企业职工的合法权益的重要凭证：一是企业改制领取安置补偿金的重要依据；二是职工办理社会保险的重要依据；三是职工退休办理的重要依据；四是职工享受增量补贴、特殊津贴的重要依据。

企业改制后人事档案，打破了传统的干部和职工档案的区分，集团统一实行改制后职工档案分类方法，人事档案采取按姓氏笔画统一排列，划分为四部分：在职职工、离退休职工、辞职职工、死亡职工档案。档案在使用的过程中随着职工本身角色的变换，随时调整。

1.改制后存在的问题及原因

1.1人事档案管理的重要性认识不够

长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。

1.2人事档案存在严重的断档和人档分离现象

在改制利用人事档案的过程中，存在部分职工档案有断档或缺档现象。有以下几类：

（1）随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存于原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原单位辞职后，去了其他企业，应聘我单位后去原来单位把档案调出，就存在了断档现象。

（2）　企业将人才引进后，很少去查看求职者的档案，用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。人事档案挂在人才市场，没有及时提交单位而仍放在人才市场，但是档案没有更新，这也是造成断档的原因之一。

（3）　随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

1.3人员配备不足

由于目前档案管理人员单位仅配备12人，负责集团公司文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作，即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作，导致了档案人员工作量过大；又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。

1.4人事档案管理的信息化程度不高

科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2.关于解决问题的对象

2.1人事档案的收集

为了便人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。

2.2人事档案的整理

人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严：格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。。在整理装订人事档案材料时，凡不归档需处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。

2.3档案的转递

随着用人机制的改革，企业人员流动大，人事档案的转递量日益增大，档案，中心应在收到

2.4人事档案的鉴定与销毁

集团公司规模大、档案资料多，库房有限。大量档案资料充实着档案库房，给档案管理带来不便。特对档案材料的鉴定销毁做如下规定：凡是没有保存价值和属销毁处理的材料按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。死亡、失踪人员的档案由档案中心保管15年后，可报集团领导审核同意后予以销毁。企业对国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后，其档案仍有档案中心保管。若档案鉴定和销毁工作不及时，会影响了企业职工档案的管理工作，使工作人员造成繁重的工作量，也阻碍了档案工作现代化管理。

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一、认证检查简介

目前，邵阳市直一、二级机构有近200个单位档案工作规范化管理未达到省二级以上标准，为促进这些单位档案工作发展，我局决定2012年开展市级标准认证工作，纳入全年工作计划，并经市委常委会议研究同意，纳入“档案工作规范化管理年”活动一项重要内容。年初，在印发的《邵阳市档案工作规范化管理年》（邵档发[2012]2号）中推出市级认证标准，文件中确定“8月为评估合格认证月”。6月，我局印发了《关于开展首批档案工作规范化管理合格认证检查的通知》（邵档业[2012]4号）文件，首批确定134个单位为合格认证检查对象。8月份，全局领导、干部分成6组开展合格认证检查。截止目前，一共检查了99个单位，达到市级合格标准有50个，限期改正有49个，其中书面限期改正28个，口头限期改正21个，较好地促进了基层单位档案工作的发展。

二、认证检查的特点

1.追究性特点。根据《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，《档案执法监督检查工作暂行规定》第八条规定“县级以上档案行政管理部门对各自管辖范围内档案法规的贯彻实施情况进行监督检查。档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合，检查的内容和重点应根据档案法规实施的情况具体确定”。为此，我们按“检查的内容和重点”结合本地的实际情况，加大对基层单位档案工作薄弱环节的监督指导，以认证的形式，重点检查薄弱环节，促进工作发展。这样，依法检查，合格底线，不容打折。凡是认证不合格的单位，依法追究，限期改正。认证检查与其他检查有明显的不同，非浅尝辄止，而是追究到底，直到合格。追究性特点，提示我们“开弓没有回头箭”。

2.必检性特点。凡未达到档案工作规范化管理省二级标准以上的单位，都在合格检查认证之列，一改过去对那些档案工作管理差的单位没有一个较硬的措施来监督的局面，“江边洗萝卜，一个个来”。同时也强化了档案行政管理部门的职责，就是不能容许档案工作不合格的存在，没认证的必须检查认证，不合格的必须抓紧改正。合格认证评估借鉴《湖南省档案工作规范化管理标准》的评估模式，按照《邵阳市档案工作合格标准评分细则》的内容全面检查评估，集检查、监督、指导为一体，采用100分制，其中组织管理20分，保管保护25分，基础业务工作35分，开发利用20分。通过听、看、评、议等程序，将认证检查情况向被检查单位反馈。必检性特点，告诉我们档案行政管理部门赢得了“发球权”。

3.强制性特点。认证合格除评估总分要求在60分以上，还强调必须具备3个条件：一是必须健立健全档案管理各项工作制度。如档案工作人员岗位职责、保密、库房管理、安全保卫、查阅利用、立卷归档、电子文件归档管理等制度，缺一项扣0.5分，缺3项制度（含3项）的为不合格标准。二是必须不存在安全隐患。三是必须各门类档案整理达到80%的记分比例。如文书档案、业务或专业档案、会计档案、基建档案、特殊载体档案等门类档案整理规范（10分），每门类档案整理计2分。这3条是档案执法监督下达整改通知前提条件，10项行为所涵盖的内容，我们从中选择这3条，是基层单位普通存在的薄弱环节，把它作为合格认证检查的重点，也是单位必须做好档案工作的底线。同时，也是我们开展认证工作的底气，具有较强的强制性。强制性特点揭示认证检查的底线和底气所在。

三、认证检查的意义

1.加大依法行政力度，形成长效机制。合格认证检查的推出，检查对象广，按《档案法》规定属地管理的原则，任何单位无一例外，对档案工作规范化管理未达到省二级以上标准的单位都有了约束机制。档案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓励争创省二级以上标准，使档案工作监督指导得以全面展开，具有追究性、必检性、强制性三大特点，加大了依法行政的力度，并且合格证不搞终身制，3-4年复查一次。由此，激活整个认证体系，形成了对基层单位档案管理长效的监督机制。

2.促进平衡发展，消除死角隐患。我市共有省特级档案室 28个，市直单位省一级档案室65个，而还有为数不少的单位没有达到省二级标准，档案工作缺乏争先创优、上等达标意识，发展不平衡。开展档案合格认证检查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要进行认证，这样对后进单位有较大的促进作用。确保合格的底线，单位再无理由借口，推诿不动，停滞不前，促使全市档案工作全面、平衡发展。特别是消除了基层单位档案工作存在的安全隐患，以及《档案法》难以辐射到的死角。

3.完善认证体系，打造高低呼应的格局。档案工作认证管理，是国家档案局在《加强对基层单位档案工作的监督指导的意见》文件中，给予充分肯定的一种监督指导方式。但仅有的《湖南省档案规范化管理标准》的自愿申报认证模式，尚不足以推动工作全面开展，新建立的市级标准合格认证检查模式，能弥补省级上等达标辐射面的不足。省、市标准一高一低，一柔一刚，这样就自然形成高低呼应、刚柔相济的认证格局，使认证管理体系更逐完善。

四、认证检查的不足

1.出台模式还不够规范。合格认证工作在今年全市档案工作会议上进行了部署安排，合格认证标准在《邵阳市档案工作规范化管理年》文件中推出，而没有单独行文，相应的认证管理办法，由于种种原因没有及时跟进，合格认证管理办法正式出台，要争取市委、市政府两办的名义，甚至以市政府的名义印发，这样文件出台规格高，执行力度大。

2.宣传、行动还不够深入。合格认证工作是我市档案工作的一项新生事物，市直动了，县区没动，这项工作要进一步宣传贯彻落实，统一认识，统一标准，统一行动，要努力形成合格认证大势所趋的氛围。同时对基层单位要掌握认证的主动权，分期分批督促他们达到合格标准。对基层单位也要相应开展以合格标准为内容的专门培训、指导，如我局9月份组织了未合格单位开展档案整理“三集中”立卷活动。

3.评估条款还有待完善。目前认证还处于试行阶段，通过试行检验，评估条款有的需要调整。如评估条款中涉及当前档案中心工作的，可随时调整，如围绕贯彻国家档案局8号令，编制档案保管期限表，围绕民生档案工作，开展家庭建档工作，这些工作有的只是一时的。所以，今后修改时以“档案中心工作或当前档案工作”灵活设置考评栏目为宜。

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关键词：大学毕业生 人事档案 科学分析

高校毕业生的档案问题，原本不是一个很难破解的难题。探究问题出现的原因，多由大学生主观因素而造成，从而导至毕业生个人工作生活上的被动局面。大学生不能正确地对待档案问题，归由于对档案的重要性认识不够，认为只要有了毕业证、学位证，就可以相对轻松地上岗就业。于是长期对自己的档案置之一边，不管不顾，将记录自己重要人生履历的历史信息主要载体放诸脑后。等到真需要档案的时候，又一时取不到手，错失人生中有限的几次绝佳机会。

1、大学生毕业后的档案留存现状

经在工作中调查，大学生毕业后的档案多放于高校与人才中心（人才市场）。

1.1 仍将档案放置于高校

当前，高校毕业生多为自主择业，有的毕业生毕业一两年甚至毕业几年时间仍没有找到合适的工作，因没有工作单位，就没有办理档案移交手续，档案仍存于高校中。有的毕业生已找到了工作，由于所找的工作单位对档案要求不严格，对毕业生的档案没有强制性的转移要求，学生本人也就将档案问题放置一边，甚至忘记个人档案一事。有的毕业生即使找到了工作，也不愿将档案转入相应的人才市场，因为各地的人才市场每年数百元的存档费对刚毕业的大学生们来说是一笔不菲的开支，不如放在高校之中，即无存档费一说，又有安全性系数可言。

1.2 档案放在各地人才市场

各省市的人才档案管理中心一般经常对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行网上公示，以促使相关人员回人才交流中心交纳档案保管费。从各地公示的档案中，公示的档案份数规模堪称庞大。有的省市的人才中心在公示期满后仍没有前来办理相关手续的毕业生，进行解除原档案的托管关系。 部分人才市场，即使多次公示，许多档案的相关人员一直也不露面，所存的档案也成了“死档”，有的档案一二十年了，都无人前来过问，更何谈交纳档案保管费了。

2、“弃档”原因分析

当前的就业形势十分严峻，大学生找工作难已成一个普遍的社会问题。由于人才流动的加快，几十年前的那种受制于档案、户口的就业模式已早不适应于当今大学生就业的选择。这一方面说明了社会的进步，另一方面，也引发了不重视档案问题的趋势，这种人才择业模式，导致了整个社会漠视档案的现象。由此也发生了大量“弃档”现象的发生。

2.1 就业单位不重视档案

在人事制度改革不断深化的前提下，人事档案的重要性有所减弱，它不再是就业单位考察、选拔人才的惟一标准。 大学生的择业观和思想上追求自由的个性，人才流动也处于频繁的状态，完整的人事档案不再成为就业与人才进步的重要根据。由于毕业生工作单位的不确定性、不稳定性，致使有的大学生宁愿将个人档案放在高校内，也不愿意转到人才市场，除非找到了相对来讲比较正式的工作单位，才想到去找自己的档案。有的由于工作变动过于频繁，最后主动放弃了个人的档案。 部分事业单位在选拔人才时，不再以档案为准，人力资源部门将本单位的人员分为事业编制、长期合同编制、短期合同编制、非固定工等三六九等的用人机制，也导致对档案的要求不再那么严格。重视专业和技能，已成为最大的用人标准，档案则放置一边了。

2.2 对档案的用途知之甚少

尽管人事档案的作用正在进一步弱化，从而减少了档案中客观记录的科学性。在当前的社会转型期，人事档案的作用仍不能由其他方面来代替。大学毕业生不重视自身档案问题，很大程度上是由于对档案的认识上有欠缺，对档案的重要性认识不足。

3、长期不重视档案易发生的问题

尽管档案的作用在部分大学毕业生中没有引起足够的重视，但当他们在选择就业时，尤其在报考国家公务员或事业单位岗位时，档案是必须要过的一关。档案中有不良记录，势必影响到大学生的就业选择。重视并妥善安置自己的档案，作为一个忽视的问题，摆在了大学生的工作日程上。

3.1 档案放高校工龄难计算

没有完整的人事档案，用人单位将不能为其计算工龄。毕业生到人才交流服务中心办理了人事后，人才中心将为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，计算成本工龄。毕业生档案放在高校中，毕业生与学校之间无人事隶属关系，学校没有资格为毕业生出具涉及人事关系的证明。档案留在学校，不但不能计算工龄，还会影响到今后的转正定级及职称评定事宜。

3.2 档案保存不善没有资格报考公务员

有的高校由于与毕业生的联系不畅，把毕业生的人事档案转回原生源地的人事部门，而毕业生本人不想在自己的原籍就业。致使他没有资格在目前居住的城市报考国家公务员，严重影响了个人的发展。

3.3 户口难以落户

有的毕业生不重视档案问题，在毕业后的户口落户时，遇到了很大的麻烦。按照国家的户籍管理规定，大学生的户口落户，需要相关的档案、干部介绍信、落户证明等手续，由于档案管理不善，或不知个人档案在何处，即使找到了工作，在相关城市落户时也是一件麻烦事。户口落不下，就办不了新的身份证。不但如此，在毕业生的工龄计算、研究生考试、公务员考试、职称评定、医疗养老保险的上交、出国手续办理、结婚生育审批上等都离不开个人的档案。

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【关键词】高校学生档案 档案管理 新思路 探讨

【中图分类号】G47 【文献标识码】A 【文章编号】1006-5962（2013）02（a）-0017-01

高校学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人信息材料；是学生在校学习、生活、成长的真实记录，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中的第一手资料；也是大学生就业及今后各级组织和用人单位选拨、录用、考核人才的重要依据。高校学生档案管理是国家人事档案的组成部分，也是学校常规管理的重要组成部分。如何做好高校学生档案管理工作，既是一个老生常谈的问题，又是一个值得研究的课题。笔者通过调查和文献查阅，对高校学生档案管理工作的新思路进行分析和探讨，提出自己的观点，以期和大家共享交流，为全面做好这项工作尽一份力量。

1、高校学生档案的重要性

目前，在市场经济条件下，随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱，因此大部分的高校毕业生认为，在商业社会中，用人单位不会太重视个人档案，而是更重视当前个人的表现，只要能顺利完成工作，用人单位不会关注档案的。殊不知，忽视个人档案会产生许多消极影响。

第一，影响个人利益。

有了档案，就可以享受相关的劳动、人事、社会等的保障服务。不管是在原来单位供职的人员，还是辞职后另找工作岗位者，在领取失业金、办理社会保险时，个人档案记录的职务、待遇、工龄、工资、社会保障年限等这些都是重要的依据。

第二，影响毕业生转正定级和工龄计算。

许多毕业生找到工作后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

第三，耽误职称评定和工作调转。

有些毕业生的档案既没有提交单位，也并没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续的不全而受影响；有些人虽然在毕业后，把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到过了几年调动工作的时候，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。

第四，导致留学人员保险断档。

现在自费出国留学人数不断在增加，但是，当众多学子海外深造归来、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间居然做了几年的“无业人员”，给之后的工作带来了诸多不便。

2、高校毕业生学生档案管理中存在许多问题

2.1 毕业生对自己的档案重视程度不够

大部分的毕业生认为人事档案“没什么用了”，对人事档案重要性的欠缺认识，不仅阻碍毕业生未来的职业发展，更影响人事档案在人才资源开发利用中所起的作用。

2.2 档案管理不规范

档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，另外，管理档案人员在管理上流于形式，仅充当档案保管员的角色，对学生档案进行不规范的操作导致档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理的严肃性，降低了人事档案工作效率。

2.3 档案管理人员素质有待提高

目前档案管理人员缺乏创新意识，不会或者不懂得使用新方法（比如利用现代化信息技术和计算机网络技术等知识）、新思路管理档案。

3、创新高校毕业生档案管理的新思路

3.1 从思想上高度重视

采取多种途径，增强档案管理意识，要充分认识档案的重要性，提高档案工作的地位和作用，认识档案工作给社会、给学校带来的效益，从而使各级领导、师生员工提高对档案管理工作的认识，使大家知道档案工作不是可做可不做的，而是应该认认真真、扎扎实实、规范完整的做精、做好。

3.2 从档案管理的基础工作做起，保证档案的完整性

第一，重视学生人事档案的建档质量，加强毕业生人事档案管理，严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位或相关人才服务机构。第二，创新管理模式，配备高素质的管理人员，实现现代化的档案管理。随着计算机网络技术的广泛应用，档案的载体也多元化，诸如光盘、音像带、录音带、图片等等都需要在很好的环境条件下保管。因此要加大对档案基础设施建设的投入，建设多元化、高标准的档案馆和资料室。同时要配备必需的计算机、照相机、打印机、装订机等办公设施、真正做到日常办公有场所、收集整理有工具，存放档案有库房、查阅利用有保证。面对快速发展的科技创新时代，新的技术不断涌现，要求档案管理工作人员，除了有很好的政治素质外，还必须掌握多学科多领域的知识与技能，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，办事效率高，能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术。因此学校要把那些政治强、作风好、业务精的同志选调到档案管理岗位上，发挥其才智，管理好人事档案。

3.3 建立毕业生信息反馈档案

此措施可以为在校毕业生提供就业的相关信息，一个是间接的反映当前社会对大学生在知识、品德、专业技能以及心理等方面的具体要求，是高校学生能够根据这些信息对自己进行有意识的设计，使自己适应社会的需要。二是诸如用人单位的用人条件等直接信息。学校可以根据这些信息调整自己的教学计划，使培养出来的学生更加适应市场的需求。

3.4 加大学生档案的信息化建设

当前，随着计算机技术的日益发展，招生、培养和就业的一体化网络管理机制已经成熟。因此学生档案的管理要进一步信息化，这不仅可以提高工作效率，而且可以使档案管理更加科学、有序，可以采取纸质和电子档案相结合的形式来管理学生档案。

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说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉。据了解，“人事档案无用论”正在社会上逐渐流行。随着越来越多“单位人”变成“社会人”，导致“弃档”现象越来越严重，尤其是大中专院校的毕业生，放弃人事档案呈逐年上升的趋势。

导致“人事档案无用论”主要有以下几方面原因造成：一是人事关系存档费高，导致不少人纷纷“弃档”；二是用人单位与人事档案之间的依附关系不大，加之转档的手续繁琐，或有些人合同末满就想跳槽，为了逃避交纳违约金，很多人在流动或工作转换中放弃档案；三是大中专学生毕业后自谋职业成普遍趋势，暂末找到工作的毕业生将档案放在人才市场后置之不理。通常情况下，不少档案就会长期挂靠无人过问，从而产生了人们俗称的“死档”、“弃档”。

为什么人事档案由昔日的“香饽饽”变成为今天的“鸡肋”？更进一步剖析，不难发现：在计划经济向上市场经济转轨过程中，人事档案的作用在淡化，档案与就业、工资、分房等息息相关的现象已渐渐走进历史，档案不再是众多企事业单位考察个人能力的标准。其二，户籍制度改革的深化和户籍观念的淡化，连户口都不如的档案多了一个被遗弃的理由。其三，一些不合时宜的规章制度成了人才自由流动的绊脚石，过高的档案管理费和烦琐的档案调动手续，成了“弃档”的借口。其四，各地人事档案管理单位对档案仅限于保管这一低层次服务，无法给当事人带来就业或成长的指导和帮助，是导致档案日益贬值的重要原因。

笔者认为：人事档案是一个人的人生履历，非常重要。档案如果长期“沉睡”或丢弃，会给档案所有者的人生道路带来始料不及的麻烦，以至影响一生，主要有以下四个方面。

1.影响养老金的领取。办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。除了养老金外，其他社会保险，也与个人档案相关。

2.影响转正定级和计算工龄。有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年以后仍是学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

3.影响职称评定和工作调动。大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动。而某些毕业生档案在毕业后没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响。

4.影响考研、出国等手续办理。考研、考公务员、出国升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属人才市场开具相关证明，缺少档案将无法办理这些证明。

因此，做为档案管理工作者，要充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。

（1）提高对人事档案重要性的认识。一是做好咨询服务工作，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息；二是加强自身学习，提高管档人员素质。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方法，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

（2）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。一是全面普查案卷，对接收到的毕业生档案应重新整理，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册；二是加强收集工作，完善档案内容。结合本地实际注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值；三是实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

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第一，人事机构的服务质量有待提高。人事机构的定位是社会服务，但在开展医院人事档案的管理运行中却不能从行政管理型向社会服务型进行有效的职能转变，十足的优越感导致服务态度恶劣。人事机构服务态度的不到位，一方面使人事人员在办理相关业务时感觉自尊心颇受打击，另一方面使医院人事档案管理人员没有卸掉繁琐的人事管理事业，导致医院的人事档案管理成本有增无减。第二，医院人事管理特点使人档分离度制度的优势荡然无存。人事档案制度的一大优点就是通过“人档分离”来将技术性和事务性的人事管理事宜交给专业的人事机构，优化单位的人力资源配置并降低人事管理成本。但由于医院人事管理的特点使得其对人事档案的依存度较高，人员在医院工作期间涉及到工资调整、晋升及年度考核等都要形成相应的人事材料并需要查询相关档案信息，如果每一次档案信息的查询都要到人事机构进行，那么会无形中增加很多档案查阅的时间及各类繁琐的手续。第三，人事机构的人事档案内容不能及时更新。由于“人档分离”，人事机构所管理的人事档案只是人员最初的档案资料，人员在医院工作期间因工资调整、岗位调换、晋升及年度考核等形成的人事材料无法第一时间在档案中进行补充（材料交接具有一个时间差），从而导致人事机构的人事档案内容相对滞后。

二、医院人事档案制度的优化建议

1.规范档案管理操作流程，明确医院和人事机构的工作职责

实行人事制度后，医院人事档案工作开展需要医院和人事机构双方的共同协作才能完成，这就要求双方在良好沟通和协作的基础上，制定出规范的档案管理操作流程，对双方的职责范围、工作程序等进行明确的划分（避免因权责不清而造成工作中的扯皮现象），对人事档案工作开展中的关系不顺、职责不清、信息反馈不及时和程序不规范等问题进行重点解决，从而构建一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、人事档案真伪的鉴别、查询、传递、与人员和医院定期联系等方面的规章制度，确保医院人事档案工作的开展都有章可循。

2.构建医院人事档案制度的监察机制

制度监察机制对于医院人事档案制度的落实有着非常重要的影响，它可以监察人事人员的各项权益是否得到保障、人事机构的服务是否落到实处等，为此要构建由政府职能部门组织或组建的监察机构，对涉及医院人事档案工作的医院人事档案管理部门和人事机构的工作情况进行跟踪检查，对于违规行为要给予严厉的处罚（尤其是对医院主管人事档案管理工作的领导和人事机构的负责人实行责任追究制），然后对制度执行中出现的偏差和失误进行分析，从而针对性地采取调控措施。

3.加快医院人事档案的网络数字化建设

第一，构建人事档案基本信息数据库。在原有医院人事档案基本信息的基础上构建基本信息数据库，将性别、年龄、姓名、党团时间、籍贯、工作年限、职称、学历、工资、考核标准、奖惩情况、职务及合同等基本信息都包含在其中，并且健全与人事档案密切相关的五险一金等人事信息功能。第二，推广人事档案管理信息软件。医院人事档案管理部门和人事机构都要积极研发和使用人事档案管理信息软件，对档案信息进行及时更新和动态管理，确保档案内容的完整性、时效性和准确性。在遵守档案保密制度的前提下，医院人事档案管理部门和人事机构要利用计算机和现代网络技术，使人事档案管理工作实现信息化，推广人事档案信息的网上查询服务（查询时要对用户的身份进行验证，避免档案被不法分子窃取）。此外要不断拓宽档案利用渠道，利用现代技术来便于档案的检索、信息统计分析、预测等工作的开展，切实提高人事档案管理工作的效率。

4.转变观念，提高人事机构的服务水平

一方面，人员因身份稳定性较差、待遇不公平等原因，在心理和言语上都比较抵触人事档案制度，这对于医院人事档案制度的顺利实施和人员的日后发展都是很不利的。为此，人员要转变理念，积极配合人事机构，主动移交具有参考价值和保持价值的个人材料，以便在确保个人档案完整性和及时性的同时，为相关部门考察选用人才提供档案依据。另一方面，人事机构在管理档案时涉及的内容较多且政策性较强，它需要档案管理人员具有较高的责任心、丰富的人事知识、良好的主动服务意识和现代化的人事档案管理技术。为此人事机构要加强档案管理人员的专业技能培养，确保档案管理人员具备相关的专业知识和业务技能，转变工作作风并增加服务意识，由目前的被动式服务向主动式服务转变，并且在工作中不断拓宽服务领域，通过与人员和医院的沟通来搭建人事档案工作开展的良好平台。

三、小结

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（一）医院人事档案的概念

医院人事档案是医院档案工作的重要组成部分，是医院人事部门在培养、选拔干部等工作中，将个人阅历、业务能力以及工作表现等内容进行记录的文件材料，是对医院相关人员进行了解的必要参考。

（二）医院人事档案的构成要素

医院人事档案针对人员的个人经历、政治面貌以及奖罚标准提出了更为系统详细的要求〔1〕，人事档案与人力资源和经营管理工作的联系密切相联。医院人事档案主要包括个人的基本信息、政治信息以及个人的奖惩情况等。个人基本信息主要是指学历证明和技术职称等；奖罚情况是指在以往学校或者工作单位是否受到过奖励或者惩罚，还要考虑相关的工资福利待遇情况等方面。因此在进行人事档案管理时，要完善个人档案资料，将其交到人事管理部门进行相应的考察、审核，妥善保管好。医院人事档案是医院工作人员真实情况的客观反映，使用价值性非常高，可以为医院人事档案的决策工作提供切实可行的参考依据。

二、医院人事档案在人力资源和经营管理中的作用阐述

医院人事档案在医院人力资源和经营管理中发挥着不可忽视的作用，医院人事档案要结合医院的实际情况进行人员的选拔、任用，从而为医院的发展建设提供高素质的人才队伍建设，为医院注入崭新的生机与活力。

（一）有利于促进医院人事管理的发展

通过真实、有效地医院人事档案，可以充分了解和掌握医务人员的实际情况，为医院的人才培养建设提供必要的参考。基于此，可以不断促进医院人事管理的发展，实现医院人才培养的建设目标。

（二）有利于提升医务人员的专业水平与技能素质

医疗事业对新入职的医务人员的要求越来越严格，医务人员要具有高度的综合素质。医院在进行人事档案管理中，会定期安排相关资格考试与职业证书考试，考核力度也得到了进一步的强化，对于考核资料也提出了更加全面的要求。如果处理不慎，就会严重阻碍到医院人事档案工作的正常进展。因此，要不断完善医院人事档案，禁止由于医务人员管理工作的失误而对人事档案造成不利的影响，确从而保医院考核的质量和水平。

（三）有利于建立健全医院薪酬与激励机制

由于受到医疗改革的影响，一定程度上推动了医院的薪酬机制和激励机制。针对于员工的薪酬来说，医院要注重结合义务人员的社会阅历、职业生涯以及贡献程度来进行分析。不断完善人事档案的工作内容，提供必要的保障性依据，进而形成系统全面的医院薪酬与激励机制。此外，在以往医院的工资核算中，往往就是根据以往财务报表方面的信息进行总结，因而具有一定的误差性。但是，医院人事档案的实施，主要通过每个人档案信息的录入、修改以及核实等方面进行系统严密的汇总，进而成为了广大医院进行工资结算的重要参照指标。因此，工资待遇的不断优化，大大提升了员工的工作热情，不断挖掘个人潜能。

（四）有利于不断完善医院人力资源和经营管理的信息服务体系

医院人力资源的使用需求在不断地扩展中，对人事档案管理工作的要求也更为严格。人事档案管理工作的顺利开展，对于医院的稳定发展具有极大地推动作用，可以不断满足于医院人力资源的使用需求。医院要想在激烈的行业竞争中占有一席之地，就必须要综合分析和考虑医院的人事档案管理，创新高素质、高质量的医务团队。并且要创新医院人事档案的管理方法，进而促进医院人力资源和经营管理的信息服务体系的形成。

三、医院人事档案管理工作中所存在的不足之处

良好的人才团队是人事档案工作的重要推动力和支撑点，人事档案的直接负责人是相关人事管理部门的领导，并且与医院的管理改革的联系较为紧密，逐渐成为了卫生人事制度改革的工作重心。但是，目前医院人事档案管理工作并不尽人意，在管理模式、流程、制度方面仍然存在着较多的缺陷，急需进一步的应对和处理。

（一）人事管理缺乏一定的不合理性、不规范性

医疗事业正在不断完善人事制度、促进人才规模上的合理流动。在人事档案中的人才选拔和使用手段等方面进行了一定程度地优化，但是也尚未能及时调整原有的人事档案制度，进而造成了人才的静止和凝固，很难实现高效的流动性〔2〕。例如：流动人员人事档案的重视程度严重不足，对于已经辞退或者取消劳动合同等员工的人事档案资料，并不能及时地进行移交和保管，进而造成人事档案的缺失和漏洞。出现此类现象的原因主要是由于人事档案管理工作的不规范性引起的。此外，人事档案资料的手续也欠缺着一定的流程性和秩序性，会使医院很难就新聘请的医务人员展开详细的人事审批工作，已经严重超出了人事档案的管理范围。

（二）尚未形成完善的人事服务体系

对于医院人事档案管理中的人事机构来说，具体的服务内容比较单一、浅显、片面，很难进行人事档案资料的开展工作，逐渐形成了单一的保存模式，进而无法充分发挥出人事档案的实质性作用。同时，医院在人才培养和实际需求中的矛盾越来越突出，很难实现统一性。例如：在聘请专业人员时，过于注重考试面试，而且人事档案的转档手续比较复杂繁琐，“弃档”现象非常严重〔3〕，使人事档案管理工作变得越来越混乱、无序。

（三）人事信息更新速度比较缓慢

一些工作人员并没有及时更新和调整医院人事资料，很难掌握员工工作信息，导致资料收集工作的严重不合理性，一定程度上使医院相关领导、管理者无法就人事档案信息而开展员工的选拔与晋升活动，因此，岗位分配不合理的现象时有发生，严重影响着医疗工作事业的正常进行。此外，医院人事档案工作人员缺乏较强的业务能力，人事档案管理工作人员由于受到专业水平和工作能力等条件的限制，经常在医院人事档案资料的保存、整理以及收集等工作中出现问题，对于工作流程的掌握程度也存在着很大的漏洞。人事档案管理人员还缺少严谨的保密观念，人事档案资料流失、泄漏的现象经常发生。由此可见，医院人事档案管理人员自身职能的缺失也是人事信息更新速度较滞后的重要因素。

（四）管理方法方式缺乏着可操作性和可执行性

目前，对于医院人事档案的管理工作而言，缺少专人掌管，档案管理队伍和业务培训机制较不完善。人员流动性比较大，缺乏系统完善的培训计划，使刚入职的人员很难及时掌握档案管理的业务流程。与此同时，医院的人员编制也存在着较大的不合理性，有时还会出现一些非正式员工来负责人事档案的管理工作。此外，一些医院也尚未安排专门的办公室专用房，只是在普普通通的办公室进行存档工作，进而无法充分体现出人事档案管理的严密性，大大阻碍了医院人力资源部门的发展。

四、医院人事档案在人力资源和经营管理中的开发建议、策略

（一）不断完善人事档案管理工作

对于医院的人事部分来说，要高度重视人事档案管理工作，建立健全人事档案管理制度。人事档案工作要加强人力资源信息的管理，将档案资源作为开发利用的重要推动力，提升人事档案工作的应用价值。此外，还要不断强化人力资源信息的收集工作，使资源得以优化配置，实现资源信息的共享性需求。要通过一定的渠道和来源来获取人才信息，并及时传递到相关的科室，不断提升医疗事业的服务水平与服务质量。

（二）不断完善人力资源规划方案

促进医院人事档案资源配置的合理性于规划性，可以进一步地掌握医院管理和发展方向。人事专员要提升医院人事档案管理的重视程度和认知程度，制定更加科学完善的人力资源规划方案。加强对各类人才资料的深入分析，特别对于人才的社会经历、工作经验以及潜能发挥等。同时，还要不断优化人事档案管理结构，以便于医院能够充分掌握人力资源的实际情况。而且要不断更新各类人事档案资料，增强资料的完整性、细致性以及长效性，从而为人力资源管理制度的确立奠定坚实的基础，也是建立科学高效的医院经营管理机制的重要前提条件。

（三）借助于现代科学技术，建立现代化人事档案信息管理

1.要进一步提高医院档案管理部门对现代化管理的重视程度与认知程度，充分发挥出现代科学技术的先进性于优越性等优势，实现精细化的管理目标。要制定医院信息管理系统方案，实现人力资源信息的优化利用与实时共享。还可以构建计算机网络分系统，充分发挥人力资源信息的完整性于全面性特征。因此，要加强行政管理系统与人事信息系统的紧密联系与契合程度，要达到一定的额协调与统一，进而为医院医务科和临床教学科提供好有利的参考依据。2.强化人力资源信息档案管理系统建设，要借助互联网信息技术不断进行人力资源资料的收集工作，促进资源多元化共享目标的实现。在医院信息化工作进行中，要将人事、财务以及科研等信息的档案规划工作，对人力资源信息实施集中化、统一化的管理。与此同时，要尽快建立人事档案数据库，根据信息资源的特点来不断规划和处理数据库，要在医院人事档案数据库中充分体现医院的管理、技术、专业等重大领域方面。为了确保现代化人事档案信息管理的实施效果，还可以建立起个人电子档案系统，借助于互联网信息技术将纸质人事档案资料转变为电子档案数据，从而为长期的统计利用与归档工作提供强而有力的便捷性。

（四）强化医院档案管理工作的综合素养，拓宽培训渠道

要不定期地对医院档案管理人员进行思想政治教育，加大医院档案管理人员的学习与培训力度，从而增强档案管理人员的知识水平和技能素养。与此同时，要积极鼓励技术创新，规范医院人事档案管理的秩序，在保证档案管理人员综合素质的前提下，充分发挥医院人事档案开发与利用的价值与优势。此外，医院方面还要不断建立健全激励与约束机制，对于态度认真、业绩良好的管理人员要给予一定的物质奖励与精神奖励，从而创造出更大的贡献价值；反之，对于态度不良好、表现不出色的管理人员来说，要予以一定的惩戒，以警世人。通过激励与约束机制的制定来看，旨在不断激发医院人事档案的积极性、主动性以及创造性，从而为医院人事档案管理工作注入崭新的生命力。

（五）发挥薪酬和人才选拔的促进作用，树立以人为本的人事档案管理思想

1.人事档案可以真实反映出人才的政治表现、工作经验以及技术水准等，已经作为医院考察人才的重要参考依据，可以促进人员培训和素质团队的科学性、合理性。与此同时，在医院的发展过程中，要广泛吸纳社会各界高素质人才，激发医务人员的积极性、主动性以及创造性，不断建立健全医院人力资源的薪酬管理制度。在薪酬改革中，人事档案可以较为详细地反映出医院人事的方方面面，提供出更具有价值性资料信息，是医院进行人力资源管理决策过程的重要参照。2.加强医院人事档案管理工作，可以进一步提升医院的服务标准，促进科学化与规范化管理模式的形成，使之在医院的人力资源和经营管理发挥出应有的价值。因此，要加强人事档案的科学化与高效化，要坚持一切从实际出发的管理原则，实事求是，不断与时俱进，延伸人事档案信息的来源与渠道，为医院的发展建设提供新的团队力量。

（六）建立专门的人才库〔4〕，提升档案管理人员的信息编研能力

1.要建立专门的人才库，科学分析医院各科室的人员分类。通俗地理解，医院人事档案是对医院人员进行详细系统的记录，确保高质量的医院人事管理信息。因此，要积极培育专业的医务人才，不断贯彻落实于医院工作的方方面面，构建科学完善的人力资源管理体系，发挥医务人员的主观能动性，进而不断形成医院人事档案管理的专项人才库。2.医院人事档案管理人员要提高自身人事档案信息加工的能力要对人力资源信息进行深度的加工和分析工作。档案管理人员还要具有良好的人事档案信息互动能力，在编研人事档案时，要保证自身较强的文字叙述能力，可以与医院局域办公网和医务工作者开启良好的互动模式。

（七）实施分类的人力资源培养模式

对人事档案信息加以利用，明确不同人才优势，重点培养医院的骨干力量，发挥学术带头作用，医院人力资源要认识到不同人才的能力和价值有着本质性的区别。因此，医院人事档案要对医院人才管理进行规划和统筹，做到知人善任、任人唯贤，实现医院人才利用效益的最大化。人事档案管理可以对医务人员在工作中的表现做出详细完备的记录，在实施分类的人力资源培养模式中，要充分挖掘人才的长处，对于人才存在的不足之处，要加以正确的改正和引导，从而增强医院人力资源管理部门的影响力、凝聚力。

五、结束语

综上所述，医院人事档案在人力资源开发与经营管理中的作用与开发势在必行，具有巨大的推动和促进作用，提供高素质的人才，确保医院人事部门的正常运作。医院人事档案在人力资源开发与经营管理的建设任重而道远，并不是一时之间就能取得良好成效的，相对来说是一个较为漫长且循序渐进的过程。要适度改变以往传统的人事档案管理模式，做到不断与时俱进、开拓创新，形成更加科学完备的档案管理制度，从而为医疗事业开拓更为广阔的发展空间。

作者:周燕松 单位:广东省湛江中心人民医院

〔参考文献〕

〔1〕王英.对新时期医院人事档案管理工作重点的探讨〔J〕.办公室业务，2016，（10）：173.

〔2〕张涛.刍议医院人事档案信息在人力资源管理中的作用〔J〕.办公室业务，2015，（19）：94.

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一、医院人事档案管理工作存在的问题

（一）缺乏先进的档案管理方法。目前，很多医院人事档案管理方法十分落后，仅是利用纸质档案管理，缺乏先进的档案管理设备、人事档案管理软件等设施。大部分是手工录入纸质档案，不及时对档案进行分类与装订，都是个人档案直接放进该职工的档案袋，这样不仅加大人力，还会影响工作效率。并且纸质的档案袋保管不当，档案容易受潮、霉变和虫蛀，会出现损坏和遗失，影响人事档案的完整性与安全性。

（二）档案管理人才素质有待提高。部分医院的档案管理人员不是档案管理专业出身，档案管理、计算机与保密等知识欠缺，缺乏专业的档案管理方法。或者是由人事专员兼管档案管理工作，人事工作本身就繁杂，难以兼任更多的工作，容易造成对档案工作的疏忽。也可能由于一些医院对人事档案工作的不重视，对人事档案管理人员待遇不公，没有开展人事档案人员的专业培训，导致人事档案管理人员工作积极性不高，工作方法落后，这样不利于医院人事档案管理工作的开展。

（三）人事档案真实性与完整性不足。一些偏远地区的医院与效益不好的医院，人员流动性大，职工的人事档案难以保证完整与真实。可能会出现在人才调动中，相关档案没有做好转移手续，也可能职工之前的企业不重视人事档案工作，都会造成人事档案的不完整。加上过去很多单位企业对人事档案工作的不重视，与过去工作环境、条件与政策的原因，人事档案工作没有做到位，很多过往的信息没有记载，或者会有一些档案涂擦、书写不规范等问题，其真实性与准确性就无从考证，导致人事档案的真实性与可靠性降低。

二、完善人事档案管理工作的建议

（一）加强人事档案管理信息化、现代化。传统的人事档案管理方法早已不适应现代医院的发展与需求，医院应提高认识档案管理工作的重视力度，加大资金的投入，为人事档案管理部门配备高科技的电子计算机设备，如人事档案管理系统的开发与自动化档案设备。将人事档案管理手段信息化、现代化与无纸化，实行电子化办公，对能通过系统录入、分类与生成的档案信息，要利用计算机实现，通过计算机系统对人事档案信息进行审查，及时找出出生年月、工作时间与入党时间等前后记载不一致的问题，对不齐全的档案提出信息提醒。可以结合医院人力资源部门的人员信息系统的数据，进行人事档案的维护，也可以定期组织职工采集个人基本信息，以此来与人事档案进行核对，并不断更新人事档案。这样不仅能提高人事档案管理人员的工作效率，减少手工纸质档案出现的笔误等，方便档案的保管，还能为医院领导作决策提供方便。