供货商档案管理范文
时间：2023-05-04 13:22:04
导语：如何才能写好一篇供货商档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
[关键词]涉外；电力工程；档案管理
工程总承包是国际通行的工程建设项目组织实施方式，是总承包商按照合同约定，完成工程设计、设备采购、施工、试运行等服务工作，实现设计、采购、施工各阶段工作合理交叉，科学衔接，并对工程质量、安全、工期、造价等全面负责。
项目文件资料管理是工程项目管理的一项重要工作。对此，做好国际工程总承包项目文件资料管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，优化组织，使之成为准确翔实地反映国际工程总承包项目真实面貌和有价值的信息，从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验，使我们的项目管理逐步与国际接轨，符合国际标准。自我国入世以后，我国经济逐步融入国际经济，越来越多的企业进入了国际市场。近几年来，中电投电力工程有限公司在国外的工程业务增长较快，先后承接了土耳其阿特拉斯项目，越南项目，巴基斯坦等火电项目，采用国际惯用的通用方式，对工程建设项目的勘察设计、设备和材料的采购供应、建筑安装施工、指导试车和生产考核等实行全过程的总承包或部分承包。由于各环节的多样性，档案管理仍按过去仅在资料、图纸外发时留存归档，已不能保证工程档案文件材料的齐全完整，反映不出工程总承包过程，档案材料的不完整性，将影响企业在市场的竞争优势；一旦涉及工程纠纷，提供不了档案原件，则将会给企业带来不必要的损失。笔者就土耳其阿特拉斯项目总包工程的档案管理问题，进行粗浅的探讨。
1国际工程总承包项目文件资料形成的特点
第一，语言特点。国际工程总承包项目文件以国际通用语言英语为主。英语是国际工程总承包项目的工作语言，如招投标、合同文件、设计图纸、设备安装运行维护手册、各类检测试验报告、重大节点完成证明文件以及与业主之间的来往信函、电子邮件、传真、会议纪要等。第二，文本特点。由于承接国外总包工程，除在工程前期、设计阶段产生大量纸质合同文本、技术资料及图纸等，随着工程的进行，业主与总承包方、分包方、供货方等各方面相互之间利用网络传输电子信息，还产生大量的电子邮件、光盘、U盘等。
此外一些设计变更问题，出现同一名称、同一件号、同一图纸的多次修改，造成不同版次的图纸多份存在，修改次数越多，这种现象越来越严重，形成替换频率高的特点。
2做好国际工程总承包项目文件材料归档前的必要准备工作
第一，人员要求。首先要求企业档案人员了解合同归档内容，形成文件的特点，学习新的知识。从国际工程总承包项目形成的文件材料文本的特殊性看，国际工程总承包技术文件、图纸多以英文为主，对档案人员综合素质提出了较高要求。档案人员需要学习国际工程总承包项目专用术语，了解技术资料、图纸规范格式。了解学习国际工程总承包项目流程，掌握技术资料、图纸的特征等。同时还要了解掌握与国际接轨的工程总承包内涵，了解本企业开展工程总承包构架的新的管理体系；了解文件信息流程，即项目文件资料，包括从项目投标报价、合同签订到工程竣工验收整个过程中形成的各种文件、图纸、数据、表格、音像资料等，了解项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等各方面状况的真实记录，为做好各类文件材料的分析归类、系统整理打好基础。
第二，制度保证。制定国际工程总承包项目档案管理细则《包括归档范围、归档要求、归档时间等》，是确保归档文件材料完整性的保证。建立规范的管理系统，明确责任制，促使文件材料形成者重视归档工作。将档案工作纳入程序管理，监督、指导各承包单位（分包单位）将项目档案工作与工程建设同步进行。
第三，重视现场。重视完善项目在安装、调试、生产考核过程中形成的各种文件材料，包括一些具有法律效力的现场记录、来往文电，以及财务支付凭证等重要材料。如会议纪要、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、技术检查文件、项目管理文件、验收文件、变更索赔谈判文件等。施工现场文件材料和图纸需明确专人保管，按照一定程序，定期向档案主管部门归档，避免工程完工，档案管理滞后，档案材料无法补救的局面。借阅文件材料和图纸等须严格履行签批手续，管理人员应按期收回借阅的文档，并检查其完好性和真实性。
第四，网络安全。国外总包工程将形成大量的电子文件，有必要设定现场专人管理电子文件。加强网络电子文件传输、动态信息的补充、存储管理。注意文件管理的凭据性、严肃性和服务性，保证文件管理真实、可靠、保证对内对外网络信息安全。
3档案管理的具体实施
土耳其阿特拉斯项目是中电投电力工程有限公司贯彻落实中电投集团公司“走出去”战略第一个海外EPC总承包项目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯项目正式开工，在工程档案管理方面，紧紧依托工程建设节点进度，本着服从和服务于施工生产，进行了积极的探索与实践，现将涉外档案管理进行分析，思考和总结涉外总承包项目档案管理特点。
3.1招标文件管理
阿特拉斯项目虽然是海外项目，作为中电投电力工程公司EPC总承包项目，所有设备均由中国进口。因此，招标工作在国内进行。
3.2合同管理方面
所有设备合同、工程合同、物资及材料采购合同、服务性合同、技术协议、补充协议由PAP软件进行管理，电子版已上传ATLAS项目PAP合同管理模块中，便于项目部人员查询及利用。每份合同均进行了合同评审及会签。分公司设备、材料采购合同、代签合同须有委托书才予以代签，流程与国内相同。
3.3施工图纸管理方面
根据业主要求，每份图纸出图前由设计院项目经理上传服务器，在服务器中建立并上传初步样图。经业主项目负责人批准同意后，再由项目设计经理在服务器中上传并建立施工图，最后出版发至施工现场。需要查阅图纸既能通过纸质版查询，也能通过电子版进行查询。
3.4设备图纸管理方面
项目设备图纸与设备都是通过海运同时到达现场，并经EPC物资部门清关，组织施工单位物资部及EPC相关专业人员进行开箱验收，由施工单位物资部按照装箱清单所提供资料填写《设备资料移交申请单》移交EPC物资部门，EPC物资部门清点后移交资料室，经专业技术人员及资料室根据合同核对无误后，资料室方可接收设备资料。如发现缺件，由物资部门负责联系厂家补供。
由于海外项目PAP网络版刚开发，存在网络差、开发不全，导致现场资料管理困难。经与各单位沟通，达成一致意见。EPC收到设备图纸资料后，运用Excel制作分发单，制作的分发单要求写明设备名称、生产厂家、分发份数、具体的图纸资料名称、设备型号及编号，同时须有中英文对照，经主管领导签发同意后，方可发送至各相关单位，同时将电子版上传至服务器中。
3.5文档管理方面
目前，文档管理没有软件，表格由EPC统一，施工单位将须报审文件送至EPC，经EPC专业人员及领导签字同意后，返施工单位。签字单位须留存原件至少1份，EPC资料室将处理完成的文档进行扫描，发至相关专业人员及领导，将电子扫描件按文种、专业进行分类保存，通过Excel制作文档目录，便于查找和利用。施工单位管理相同。
3.6设计变更管理
第一，设计方提出的变更。由设计院进行变更，将变更的通知单发至EPC总承包领导及相关专业和业主项目经理及相关专业，经业主项目经理同意批复后，设计院打印纸版，EPC总承包商专业人员及业主技术负责人签字确认后，发至施工单位进行。第二，施工单位提出的变更申请。经设计院同意后打印纸版送至EPC总承包并签字后，再由业主技术负责人签字确认后，发至施工单位进行。
3.7供货商资质
内容与国内要求一致。因大多数材料在国内采购，供货商资质几乎通过电子邮件传递到现场。因此，只有采购部门一个公章，而无供货商（鲜）公章。
3.8验评资料
虽然管理也是根据DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》，焊接执行美国ASME 标准，施工单位分专业报送ITP计划清单，即《施工质量检验项目划分表》。
3.9竣工档案的质量及归档要求、组卷原则与移交
第一，竣工资料的质量要求：比国内要求少些，所有资料几乎无印章，一般工程文件邮件由业主项目经理批准，纸质文件由项目现场主管经理一人签字即可。第二，工程档案的组卷原则。根据EPC总承包合同，需要移交业主的资料为：已批准的图纸电子版，进度，技术要求和其他文件，已批准的图纸，测试过程报告，设备测试证书，运行维护手册，竣工图，合格证及检验报告、试验报告、质量证明。需要移交业主的文件为：需与业主进行沟通：凡中英文对照联系单、报业主的供货商资质、设计变更单、设计修改单、TIP清单、施工记录、调试记录、部分验评记录、施工图、竣工图、设备厂家说明书、图纸、合格证、试验报告、检验报告、质量证明文件等。第三，竣工档案装订形式：竣工档案为活页式装订，既简单，又适用。第四，竣工档案的移交：设备资料随到随移交，工程资料为机组发电后一个月内按专业进行移交，调试档案应在工程竣工时，乙方应对该部分负责，应使该部分符合合同规定要达到的目标；以及竣工试验开始前，乙方应按照规范要求向甲方提交竣工文件及操作和维护手册。
3.10现场验收情况
并网发电验收。现场验收只产生验收记录及签证。与国内相比，无验收记录，整套启动后，由国家能源部组织验收，验收合格后方可上网发电，国外项目不太看重168小时试运。
3.11软件管理
统一使用服务器“FileZilla”，上传文件特别快，只要有网络，随时随地上传、下载。所有图纸、档案全部在服务器中生成，简单、直观，不限制上传文件大小。
3.12竣工图要求
竣工图应按合同约定出图，竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，有变更内容的竣工图，应用云线图圈出更改部位，并标明变更依据文件号，竣工图章使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处，编制竣工图总说明及分册说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况，竣工图应按GB/T 10609.3的规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露，在正式出版竣工图之前，需分册发一套竣工图电子版给工程公司，由工程公司组织审核确认后正式出版竣工图。
4存在的问题及建议
第一，由于海外项目没有PAP统一管理软件，无法实现资源共享，资料管理工作难度加大，建议开发海外统一管理软件。第二，现场设备几乎都由中国进口，导致部分厂家提供的安装维护说明书、合格证、图纸全是中文，或者翻译不准确，业主不认识也无法接收，来回催缴给我们工作带来很大困难。第三，设备厂家的外购件资料份数几乎不按合同要求提供，无法满足业主需求。第四，厂家提供的电子光盘资料内容少于纸质文件内容，有的厂家甚至未提供电子文件，提供的电子文件格式不统一，比较乱。第五，有些厂家提供的说明书深度不能服务于现场。第六，根据目前到达现场的设备资料情况，根本不适宜过程移交，因为设备资料到达现场比较凌乱，比较分散，同一厂家设备开箱时间不一致，过程移交导致不专业的业主资料管理混乱，如成套设备仪器仪表、锅炉补给水设备、斗轮机设备、带式输送机等，由于设备购件多，资料也比较复杂，这些资料到达现场后，资料人员都要经过3～4天时间才能清点出来，电子文件提供也不全，比较凌乱，难核对，清理出来的资料大小尺寸不一，较难保管。因此，建议公司对设备招标时，一定要严格要求厂家提供完整、准确的资料，付上目录清单，除锅炉和汽机两大主机图纸外，其余要求全部装订成套成册（即活页夹），如主变、起备变、保变等说明书及图纸管理方便，便于查找。同时提供电子与纸质文件对应的PDF电子版本，才能适应国际化发展的需要。第七，业主要求移交竣工资料份数过多，根据现场实际产生文件份数根本满足不了合同要求。
5结论
通过对涉外电力工程项目档案管理实践，顺利完成项目档案移交和归档。同时，面对总承包项目存在的问题和困难，有待继续探索解决，我们愿与项目参建部门单位共同努力，推动涉外总承包项目档案管理更加规范化、科学化、标准化和程序化。
参考文献：
[1]土耳其阿特拉斯项目合同[Z].中电投电力工程有限公司.
[2]国家能源局.火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 241-2012）[M].北京：中国电力出版社，2012.
篇2
[关键词]医疗设备；科学；管理
[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0077-02
一、医院医疗设备科学管理的重要性
(一)医疗设备的科学管理是提高医疗水平的重要手段
医疗设备是医科大学和医院开展医疗、教学、科研的必备条件。预防、诊断和治疗疾病，不但依赖医学科学工作者的知识水平、经验积累情况和技术先进程度，在很大程度上还依赖于医疗设备条件，如能运用以医疗设备为载体的高精尖技术手段，可使医学诊疗技术、医疗效果产生质的飞跃。因此，医疗设备的高效、科学管理将成为医者的左右臂膀，提供医疗的物质基础和先决条件。
(二)医疗设备的科学管理是提高医院管理水平的重要部分
医院运作有三重效益――社会效益、经济效益和技术效益。医院设备是实现医院社会、经济效益的重要条件，同时一定程度上是医院实现技术效益的物质基础。医疗设备的科学管理在提高医疗设备的使用率、完好率，提高医院的经济效益，降低医院运行成本，优化经费结构，提高医疗设备的整体配置水平方面具有重要意义；医疗设备的科学管理，能促进教学、科研、诊疗的顺利进展，提高患者的生命安全和治疗效果，从而对医院的综合效益起到一个积极的作用。所以，医疗设备的管理是医院管理的重要部分。
二、对医疗设备进行科学管理的方法探析
(一)重点抓好四个环节的管理工作
1.采购。医疗设备采购要根据实际需求，进行严谨科学的论证，有针对性地进行。采购医疗设备要考虑的因素主要有购置成本、使用年限和日用物品的消耗，还要兼顾医护人员配备、安置设备场所的空间、环境设施的要求、保修期限、故障发生后公司提供怎样的技术支持、维修备件的支持和价格、经销公司的诚信度、应有的计量检定证书是否具备、技术培训、设备资源的院内共享等。医疗设各科在这些方面要做好医院和临床的参谋，对采购设备的性价比进行认真的分析，确保所购设备能更好地为医院及病人服务。
2.验收。设备的验收分为三部分：①对设备资质的确认和配备清单的清点。②对设备的测试和质量检查。③为设备进行跟踪服务留下线索，也即是要求供货商或厂家工程师留下通讯方式便于沟通。一切检查妥当后方可填写验收报告，登记编号，资料入档，信息入库。
3.培训。仪器设备的不当使用是医疗设备的第一大敌。应通过与厂商联合的形式，举办对医疗设备使用人员的培训。培训的理论内容应该包括医疗设备的原理、使用规程、管理办法等，此外，还应该在操作技能上逐一过关。此外，还可以通过组织定期技术培训、对外技术交流、继续教育等多种形式，建立一支业务水平高，技艺精湛的技术队伍。
4.维护。①掌握设备维护的第一手资料。负责设备维护的工程师要了解设备更新发展的现状及不同厂家产品的优势和特点，并在设备到位的第一时间参与验收、管理，熟悉设备性能情况，取得供货商或厂家的联系方式，为维护工作打下基础。②根据故障情况解决好一般性问题，必要情况下及时联系供货商或厂家进行维护。工程师要认真听取医护人员在医疗设备使用过程中的反馈意见，如实地记录。对超出技术能力范围的问题要及时联系供货商予以支持。要做好设备维护记录，为以后的工作提供帮助和依据。
(二)信息化管理手段提高医疗设备管理效率
医疗设备从采购、验收到进入正常使用，需要很多细致周到的手续，之后还要进行定期检测、维修，直至报废，有的需要几十年的时间，这一过程的跟踪服务有时候难免有管理人员的变更。所以建立医疗设备信息化管理库，运用信息化管理手段，使医疗设备管理条目清晰备查，可以大大提高管理效能。信息化管理手段是现代科学管理的一个必要而且有效的手段。
运用信息化管理有下面几个方面的好处：第一，方便医疗设备的分类管理。使用医疗设备信息管理数据库。能够按照医疗设备的类型、批次、科室编号、物品名称、时间、单价范围等多种分类方式进行管理和查询。第二，节约管理成本。使用医疗设备信息管理数据库，使管理的内容自行分库入档，避免了重复入库，对于大批且数量多的清单，可以自行分单打印，使材料和配件同时出库，减少了多库的出库程序，也可以同时打印出库单，并按批次、页码自动分页，并根据出库性质自行分类等。同时还可采用一系列的退货、退库、调拨、报废、计量等出库单，使医疗设备管理工作井然有序。这就免除了一些繁琐的劳动，节约了人力、物力和时间。第三，数据准确，更新及时。信息化管理系统使设备管理人员根据需要和要求及时打印出零配件(在库)、材料月报表和二者入库凭证汇总表以及科室固定资产(设备)月报表，各科室本月领用、转入、转出、退库报表，各科室领用设备、报废、调拨、退库、维修等明细表，从而使各部门能更好地把握本部门的材料和设备情况，便于计划采购和安排使用；同时，信息系统记录对医疗设备实施管理的全过程，信息更新及时，为以后医疗设备论证提供了依据。
(三)建立和管理好医疗设备档案
建立医疗设备档案，并做好档案管理对医疗设备管理有重要意义。一方面，档案的完备和管理的规范化有利于提高医院医疗设备管理水平。医疗设备档案相当于设备管理的历史资料和参考书，一定时间的资料积累对于了解新时期医疗设备的技术状况，在医疗设备购置、使用上少走弯路；另一方面，医疗设备档案的完整建档和保存有利于现使用医疗设备的审查、维护等工作，提高设备跟踪服务效率。
在具体实践中，医疗设备档案的归档内容主要由两大部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置请示、论证报告、批文、招投标文书、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件
对医疗设备档案的管理中要坚持“四同步”原则。即设备购置论证时提出归档要求，设备采购时检查文件形成情况，签订合同时验收档案材料的完整、准确、系统情况，设备开箱验收时档案室出具证明材料。
对医疗设备档案的管理要医院方主管领导、综合档案室、科室三方共同努力。院方主管领导负责执行和指导建档、存档工作；专职档案员对设备科工作人员进行档案法律法规的宣传教育和指导建档、存档具体工作；设备科工作人员负责档案的全程跟进和提供基础材料。
总之，做好医疗设备管理工作，不仅要有管理经验的积累，还要有与时俱进的探索精神，运用现代化信息手段和管理技巧来促进科学化、规范化管理，为医院的整体运作做好后勤保障。
[参考文献]
[1]唐唏，论医疗设备的科学化，规范化管理，科技传播，2010，8，52-53
[2]戴，医疗设备管理中存在的问题及案例分析，科学管理，2010，(25)4期，75-76
篇3
这次虽然没中标，还是学到许多经验。为日后公司的发展奠定了一块基石。不多说了还是谈谈制作标书中的一点见解。
一、接到标书之前现将标书先要详细阅读几遍，复印两本以上。确定是否要交的投标人资格授权委托书、保证金、标书的份数、投标的地点，将需要的文件和证书及注意事项罗列成表，交给相应负责人准备。
例如：需要ISO9001证书，公司有没有要尽快了解。
1、厂家需要提供的文件专门打包成一个夹，需要时不用讲太多，将文件发送出只要他们添表回传。
A回传时注意，对有合作意向的厂家提供的文件要尽快查看必填项是否齐全，如不齐全需要尽快联系，以加快文件制作速度。可能遇到彼此不信任的情况，需要传营业执照副本和标书的号码，立即联系档案管理员，需要盖章的盖章需要复印的复印，若网上能查到公告最好将网址告诉对方，当然以上行为是在截止招标日后实施以防止多添竞争对手。
B自己需要准备的文件也要提前按要求备齐装在单独的信封里妥善保管。对于电脑文件我们将在后叙中详谈。
C汽贸投标在东北三省，考虑到各省均有保护本省企事业单位发展倾向，政府招标寻找的供货厂家最好是在省内，像这次我们可以联系一汽大众经销商，相同车型的总体报价会低很多。
D不符合标书要求的要填写技术偏离表，做出对其实质性的相应，说明自己产品优势。
2、阅读标书时要注意其中提到的所有日期，例如：交货日、标书有效期和项目建设期等。标书有效期文件一般要求90天，我们可以改为120天大于要求。交货日一般比标书要求提前。唱标时这些日期都可以算作优势，稍不留意就会造成废标。
3、标书成本要在了解标书同时，让财务部算出总金额做到心中有数，报价时有一定方向。例如：投标保证金、履约保证金、服务费（招标公司）、结算方式、交货方式、税金和银行利息。
4、完成了以上几步之后，就是排版了，这是个需要十分仔细的程序，要注意文档的字号、字体、大小标题格式的统一、文本图片的排版、增加分页符、分隔符、页眉、页脚的编制、文本中图片不能盖住页码，最后是调整目录，更新域、更新页码；重要一点，就是要认真检查下你的投标金额大写是否为标书的要求格式。
二、有一些是需要厂家提供的资料，这时我们谈一下寻找厂家。厂家的寻找可以通过网上查询、同行业询问还有一些厂家上门洽谈。其中不乏皮包公司和打探风声的竞争对手。
A时间上，若有诚意合作便会尽快的提供所需资料，否则提早放弃无诚意的供货商是是明智之选万万不可拖延时间。
B供货价格上，各省份的人做事均有自己的方式，最好的方法不是上来就谈价格，先将产品型号和规格对应厂家供货谈妥，价格方面大家第一次报价一定有很大空间，多谈几次会省很多钱。
谈到价格便不得不谈付款方式，供货商能够同意标书所要求的付款方式是最好的。符合标书要求的报价可能会有不同型号的几款均要供货商做出报价，以备不时之需。自己有优势的车可以提供符合配置低价位的，可根据情况自由调整。
C供货厂家会有十几二十家，要用楷体写清楚通讯方式方便查找。最好每一个厂家占用一页，此页还可记录该厂商报价和标书进展等相关情况。
篇4
一、高校物资采购管理内部控制存在的主要问题
（一）高校物资采购管理制度不够完善 2011年1月颁布了《中华人民共和国政府采购法实施条例（征求意见稿）》，该条例增强了政府采购的可操作性、推进了政府采购信息的公开、界定了政府采购各方当事人的权责。目前高校基本上都是依据《中华人民共和国招标投标法（1999年）》和《中华人民共和国政府采购法（2002年）》制定高校物资采购的相关规章制度，用以规范物资采购工作。由于政府没有制订更具体的实施细则，使得一些制度过于陈旧，无法适应市场经济的新情况；一些制度不够完善，缺乏程序约束，存在着漏洞；部分制度缺乏可操作性，具体实施有一定难度。同时高校物资采购管理缺少一套行之有效的管理目标考核及奖惩制度，管好管坏一个样的思想严重影响了管理效率。
（二）高校物资采购风险防范意识较弱 高校物质采购风险贯穿于物资采购过程中的各个环节，其包括外因型物资采购风险和内因型物资采购风险两种。外因型风险主要源于高校外部环境因素，这种风险主要来自于供应商和自身难以避免的风险因素，具体包括价格风险、质量风险、贬值风险、合同欺诈风险。内因型物资采购风险主要是由于高校内部管理不善和制度不健全而引发的问题和风险，具体包括采购计划风险、采购合同风险、采购验收风险、采购责任风险。高校虽大力推行建设任务项目化管理，不断加大采购环节的监察力度，但在物资采购管理风险识别、风险评估和风险应对方面还有待进一步加强。
（三）高校物资采购计划编制困难 高校资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购，采购预算的编制大多是按学校本年度的招生规模和科研项目来确定的，在执行过程中因教学、科研立项等因素的变化而进行调整。高校对于政府拨款以外的各类经费（横向科研经费、纵向科研经费、重点实验室和重点学科建设专项经费、国内外捐赠款等）是很难在年初预测相关的结果，经费只有在相关立项公布后才能确认，立项经费金额通常很高，这对年度采购计划的编制造成了很大的困难。
（四）高校物资采购价格信息掌握不全面 高校在物资采购管理过程中，对于重复购置的物资，如价格未发生变化的，以供应商上次提供的成交价格为依据执行；如价格发生变化的，则按掌握的最新市场价确定。在物资采购价格确定的通常做法下，对市场竞争激烈、供过于求或因技术成熟而改变了独家垄断供货的物资没有调低申报价。此外，还存在着少数供应商的采购价格明显高于其他同类物资供应商的情况，这其中不乏存在着不规范行为。
（五）高校物资采购合同管理有待规范 高校规定限额的物资采购，应签订正式的合同，以合同的形式来约束和规范采购行为，避免价格效益的流失和经济纠纷的发生。高校在物资采购过程中，由于对采购物资的市场调查不够、取得的供货商档案资料不全、供货商的履约能力判断不足等原因，导致有的合同中存在因供应商缺少资源实力，加价将合同转给其他供应商的情况、有的合同中还存在供应单位内部人员从本单位承揽业务，以供应商名义签订合同的情况，这些合同的履行都会损害到学校的利益。
（六）高校物资采购经费方面存在问题 高校办学规模的不断扩大，国家对教育资金投入也越来越多，一般规模的高等院校物资采购量每年少则几千万元，多则上亿元。近几年，有关高校物资采购的腐败新闻不时见诸报端。高校应如何规范使用物资采购经费，防范采购腐败现象，也是急需解决的问题。
（七）高校物资采购管理信息沟通不及时 高校物资采购采用公开招标和邀请招标二种方式较多。高校在邀请招标采购方式下，一方面高校采购部门因某些采购项目供应商较少，达不到法定的3家而发愁；另一方面许多供应商因不能及时获得采购信息，错失对高校某些采购项目的投标机会。采购部门在信息不充分的情况下，可能做出有缺陷的决策，导致有些厂家不能完全响应投标书的要求，供应的产品不合格。有的商家甚至串标围标，给学校造成损失。
（八）高校物资采购监督体系不够健全 高校物资采购监督应采用经济监督方法（审计监督）、行政监督（法规办法、规章制度等）方法和法律监督方法，对物资采购管理体制、计划管理、供应商管理、采购管理、合同管理、质量控制、货款结算和储备管理 8 个环节进行监督。但我国目前还没有一部专门针对高校物资采购的法律对物资采购的经济监督和行政监督进行必要的补充和监督，这就使得高校物资采购监督缺乏规范、监督效果较差。
二、加强高校物资管理内部控制的措施
（一）完善高校物资采购管理内部控制环境 高校物资采购管理内部控制环境是指对建立、加强或削弱物资采购政策与程序有着重大影响的因素。高校应结合实际情况制定《高校物资采购管理暂行办法》、《高校招标采购人员工作管理办法》、《高校招投标管理规定》、《高校招标资料档案管理暂行办法》、《高校评标专家聘用及管理办法》、《高校采购人员的工作职责》、《高校实物保管人员职责》等制度文件，用以明确责任，使物资采购工作有制度上的保证。同时高校还要制定一系列规范的采购文本例如《高校招标采购文本》、《高校竞争性谈判文本》、《高校询价采购文本》等，用以规范采购程序。高校还应成立物资采购小组、设立内部的采购组织机构，以形成内部各部门之间责权明晰、相互制衡的约束机制。
（二）完善高校物资采购风险管理 高校在对物质采购管理风险进行识别的基础上，建立物资采购管理风险的评估机制和物资采购管理风险控制机制，以保证各种风险管理机制有效实施。高校风险管理机制包括对物质采购流程的监控，比如审核供应商资质、评估供应商资质和财务状况，对供应商的产品进行质量检验等都是降低物资采购价格风险、质量风险、合同风险、责任风险的有效手段；对采购物资进行验收、审核验收单的价格和数量是否与采购单一致、审核付款手续是否健全等都是降低物资采购计划风险、采购合同风险、采购验收风险、采购责任风险的有效手段。
（三）强化高校物资采购管理控制活动 具体包括：
（1）物资采购计划。高校在每一年度都应编制物资采购计划，相关管理部门都应按采购计划严格执行，对于年度内具有资金来源的立项追加，要及时调整采购计划。一是高校物资采购计划应在现有实际库存和本年度物资采购需求的基础上编制，采购计划的技术指标、物资数量和价格应明确，采购计划批准后学校应安排经费予以保障实施。二是高校各部门负责人应按照职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审，对不符合规定的采购申请，可要求请购人员调整采购内容或者拒绝批准，对于紧急采购情况，应在规定日期内补办相关手续。三是高校重要的和技术性较强的物资采购，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批。四是高校应秉承“公平、公开、公正”的原则进行招标采购，组成供应商评价小组，集体决策选择供货商，并定期调查和复核。
（2）物资采购申报价格。高校物资采购管理部门应在采购计划范围内按规定程序进行价格申报，在物资采购申报价格确定的过程中，即不要高估虚报，也不要因为压价而忽视了物资质量。
（3）物资采购合同。高校物资采购合同的管理包括采购供应商的选择、采购合同的签订、采购合同的执行、采购合同的保管四方面的内容。一是高校物资采购部门在与供应商签订合同之前，按“货比三家”的原则进行市场调查，取得供应商完整的档案资料，了解供应商的信誉和履约能力，确定供应商的签约资格。二是物资采购合同的签订程序要符合法律法规的规定，参与谈判代表的人数应在2人以上，参予谈判的代表应具备相关的业务能力和技术水平。供求双方变更、解除或终止合同的理由要充分，同时要签订书面变更协议并履行审批手续。对于已发现的将严重损害学校利益的合同，要及时采取纠正措施。三是高校物资采购部门应全面、严格的履行采购合同的内容，对于合同执行过程中的违约，应分别情况进行处理，如供应方违约，应及时组织索赔，如本单位违约，要追究相关人员的责任。四是高校应设专门的合同管理部门，来完整的归档和保管物资采购合同。物资采购合同的归档内容包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。
（4）物资采购计划执行。高校物资采购计划执行包括采购执行、采购验收、采购资金的结算、采购资金的核算四个部分。一是高校采购部门应按采购计划、采购申请单已确定的采购方式和供货商进行采购。对于设备、教材、图书等大宗物资的采购，应采用公开招标的政府采购方式。二是高校应设置独立的部门或人员根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行采购验收。对于超过采购合同的进货数量和提前到货的采购要经过适当批准；对于逾期未交货者，要按合同规定给予罚款或没收违约金；对于短缺物资和不符合质量要求的物资要根据不同情况及时组织索赔。对于发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格要与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动要经过核准；运费应符合确定的价格标准。三是采购付款要符合资金结算制度，财会部门要在对物资采购申请单、验收单、供货商发票等审核无误的基础上，编制记账凭证。办理采购付款要经授权人审批，并按合同确定的付款方式支付给指定的收款人。四是在采购资金的核算中，对于预付账款要经过申请、审批的程序付款；收到采购物资后，财务部门要根据供应商发票及时冲减预付账款并定期与供货商对账。对于采购形成的应付账款要定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。
（5）物资采购经费管理。高校物资采购经费是有效开展物资采购工作的前提，高校财务部门应依据采购预算控制好采购经费的使用，专项采购经费要实行专项管理，不得随意挪用；对于长期未使用的采购经费，财务部门要查明原因及时处理；财务部门要定期或不定期与供货单位进行对账，核对采购及欠款情况；高校纪检部门对物资采购过程中供应方给予的明示折扣，是否如实入账、涉及物资采购的相关人员是否取得暗扣等情况进行监督检查。收取的回扣收入，一律纳入学校的统一核算与管理。
（四）加强高校物资采购管理信息沟通 高校为达到对物资采购的有效管理，高校内外部之间的物资信息流动应保持通畅。高校应充分利用互联网，通过浏览物资信息网站例如实验室设备采购网、实验室信息网、现代教育装备网、仪器信息网、中国政府采购网、慧聪网等，了解厂家的资信、产品技术性能、公开报价等方面的内容，实现高校与供应商之间的信息沟通和技术交流。高校物资采购从基础数据管理开始，建立和完善与采购有关的基本数据库（采购论证、审批、立项数据库、招标流程管理数据库、评审专家数据库、供货厂商信息数据库、合同履行管理数据库等），使用过程中应依据最新资料及时对其进行更新，定期生成报告并对报告信息与其它信息(如财务信息等)存在的差异及时处理，实现高校内部物资采购管理信息的大容量、快速传递。
（五）健全高校物资采购管理监督机制 高校物资采购管理监督体系的建设中，要健全物资采购监督的法律体系、明确物资采购经济监督的方法，才能保证高校有效的执行监督。高校应制定与《政府采购法实施条例》相配套的《高校招标管理规定》、《高校采购合同管理办法》等实施细则，使高校物资采购管理尽快走上法制化轨道。另外高校应对物资采购管理内部控制进行完善，内审部门不仅要对物资采购管理的全过程进行监督，还要对物资部门的采购行为、校内各部门计划的提报（设计、设备、技术、用户）、指定采购等行为监督，通过采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支的会计资料、研究分析物资采购管理制度，对物资采购流程采用穿行测试等方法对内部控制进行测试，对内部控制薄弱环节及风险因素提出改进措施。
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关 键 词：项目管理文档控制 文档管理系统
中图分类号：C93文献标识码： A
1概述
随着国家经济实力的整体发展，以及国民生活水平的提高，大型工程建设项目在国家发展和人民日常生活中扮演的角色越来越重要，项目文档是唯一一种可以完全表现这个过程各个细节部分的关键要素，项目中的所有环节都将通过项目文档来表现，同时项目文档也是项目整体最终的交付物之一。
本文将以项目文档控制三要素的互相配合为根本思路，来对项目文档管理系统应用进行论述。
2文档管理系统应用与需求分析
改善系统应用程度和应用水平，使得系统应用功能与文档控制工作程序相符，并且在应用性上得到最终使用者的肯定。
2.1大型工程建设项目文档管理三要素与六种联接关系
从目前国内工程项目文档控制工作经验来看，项目文档管理工作由三个关键要素组成，分别是文档控制工作程序、文档管理系统和文档管理专业工程师（人力资源），三要素具体含义如下：
（1）文档控制工作程序是指在大型工程建设项目中对文档流转、收发、储存、管理、利用、归档及销毁等动作起到管理与控制作用的工作顺序。
（2）文档管理系统是指通过日益先进的信息化手段来实现对大型工程建设项目文档管理工作的平台化管理。
（3）人力资源是作为一切工作的最终落实者，任何文档控制相关动作都是在最后由文档管理专业工程师来实现的，同时无论多先进的文档管理系统都是服务于项目文档控制相关人员。
（4）三要素关系叙述。
图1三要素关系图
Figure 1 The three element relationship graph
2.2文档管理需求分析
（1）文档管理系统需要参照一整套文档控制工作程序进行配置。
（2）文档管理系统需要参考用户的体验感和使用感进行应用和界面设计。
（3）文档管理系统需要按文件的属性与结构对文件进行分类和储存。
（4）文档管理系统需要解决在文档控制工作中需要大量人力物力的工作，以提高效率。
（5）文档管理系统需要注重对工作流程和关键点控制的优化，从而使得文档运转更加流畅。
3文档管理系统结构设计与业务逻辑
3.1文档管理系统结构
图2文档管理系统结构图
Figure 2 Document management system structure diagram
（1）操作系统
操作系统（OS）是用以支持文档管理系统的基础平台。
（2）关系数据库
关系数据库在文档管理系统中主要承担对文档和相关数据的储存和调配任务，重点在于对文档或非结构化数据本身的存储和其属性结构的存储，并以此作为基础来描述文档和数据间的关系，进行继承、虚拟合并等操作，也是文档管理系统的基础平台。
（3）业务逻辑层
业务逻辑层主要有三个功能模块，分别作用于不同环境。首先是DA对象模块，通过对关系数据库的管理实现内部对象、属性的调用；其次在业务逻辑层还存在WDK（Web Development Kit）语言环境模块，这个模块的主要功能是规定如何使用JavaScript、JSP、XML、CSS等语言环境；最后是Webtop基础功能模块，此模块是基于WDK成型的应用，功能包括：文档的迁入、迁出，文档编辑、版本控制和权限控制等。
（4）应用层
应用层是指对文档管理系统的功能进行具体应用的模块，这些模块包括：创建更新、版本控制、批量上传、文档查询、流程审核、直接、内部分发、报表工具等模块。
（5）安全保障系统
3.2文档管理系统数据结构
文档对象的属性和结构实际表明文档之间的关系，为便于文档的存储和查询，具体文档结构设计如下：
（1）文件结构
一般项目文件划分为五大类，即：参考类文件、管理类文件、技术类文件、供货商文件和交换类文件。
① 参考类文件：开始前已经存在的并对项目有支持作用的文件、项目要引用的相关文件和应遵循的相关标准等。例如：标准规范、文件模板等。
② 管理类文件：在项目执行过程中项目管理和控制岗位产生的与管理活动相关的文件。例如：进度控制等岗位产生的程序、计划、报告、合同、传真及会议纪要等文件。
③ 技术类文件：主要指设计文件（包括图纸目录等）、采购技术文件和施工技术文件。
④ 供货商文件：是指项目组内部成员与供货商之间传递的文件。
⑤ 交换类文件：一般指项目组织之间、项目管理岗位与专业之间、组织与管理岗位和专业之间交换文件的传送单和交换文件的实体两部分内容。
图3文件数据结构图
Figure 3 File date structure diagram
3.3文档管理系统功能模块
本文中对文档管理系统功能模块的叙述将按照功能相似的模块合并进行，为了能更好的诠释文档控制程序并且提高系统的应用性能，设计原则与思路将参照上文所叙述的文档管理系统需求分析中所得出的结论及相应原则。
（1）创建更新模块与批量上传模块
文档管理系统最基本的功能就是对文档的存储和流转控制，所以创建更新功能是作为最基本的功能存在，但是在实际的项目实施过程中，用户上传的可能是一批次文档，在这些文档中会按照一定的文件架结构存放，用户希望能够一次性将这些文件夹上传，同时上传多个文件。
（2）版本控制功能模块
在文档控制工作中，为保证项目文档版本有效管理，在版本控制模块添加文件的签入和签出功能，在一个文档被签出的过程中保证其他用户不能再对文档进行编辑和更新，在该用户对文档进行签入后重新设置文档的版本类型与版本编号，从而使得文档版本得到妥善的管理与控制。
（3）直接功能模块
在文档控制过程中，有一些文件需要进行直接，例如与项目管理部有关的项目管理类文件，以及与项目档案管理专业有关的档案管理制度类文件，在前期文件中也有许多需进行直接的文件，例如项目章程、项目可研、总体设计等，这些文件将会在公共文件夹下进行直接，从而对项目的整体情况和所有参加项目建设的人员和项目组进行统一的规定与影响。
（4）文档查询与订阅模块
在大型工程建设项目中各个岗位对不同类型文档关注程度是不一样的，例如项目经理需要实时关注项目各类计划书的更新内容和最终项目进度，这个例子说明一个问题，就是不同角色用户需要一个能够对文档进行关注功能，使得他们能够了解目标文档的最近更新，从而在工作上提高效率。这个功能在本设计中成为订阅功能，此外，文档管理系统还需要实现对文档的查询功能，以方便对文档的查询和信息获取，同时也能够使得文档控制人员查询文档的流向，以实现对文档的流转控制。
（5）内部分发、外部分发模块
在文档控制工作中，文件的分发工作占整体文档控制工作量的30%，可以说文档的分发是决定文档管理系统是否能够使文档对项目产生作用的关键因素，因为项目的实施最终会落实到人力资源上，文档快速及时准确的分发是保证文档时效性的重要手段，同时依照生成的文件传送单对文档分发进行留档与备案，以便在之后的过程中对文档分发的走向进行跟踪。
（6）流程审核模块
在大型工程建设项目文档控制工作中，文档流转流程是文档控制的关键要素，也是提高文档管理系统应用性的一个关键因子，对于某一类文档的流转流程的控制可以很好的对该类文档的流向和完成进度进行有效的控制。作为一个业务活动的示例，文档控制流程决定了文档控制发起的初始节点和过程节点，同时也定义了文档控制工作流的相关属性，例如执行人、执行时间及执行内容等，而在这个工作流程中，系统会规定相应的动作、任务和包，依据项目管理理论以及本系统的设计原理，在一个完成的文档控制工作流程中包含了若干了对文档的处理动作，在每个文档处理动作中又包含标定文档处理动作目的的任务，在每个任务之下包含了若干进行处理工作的工作包，这与项目管理学中的工作分解结构（WBS）相似。以上为文档管理系统流程审核功能模块的实现方式，但是从根本讲，所有的文档管理系统的流程审核是必须依照文档控制程序中所规定的相应流程来进行配置和设置的。
4结语
在文档管理领域结合项目的特点和管理模式，秉承“管理即服务，实现有效利用”的宗旨，积极探索和创新文档的管理理念和方法，确保项目文档信息资源的集成和共享，从而在整体上实现了改善文档管理系统的应用效果，促进项目文档管理系统应用与推广的功能，同时起到大幅度提高项目管理水平、节约成本资源、保证项目顺利实施的作用。
参考文献：[1] 熊雨前. ISO19005文档管理标准介绍[M].信息与技术标准化,2010 [2] 李军. 工程项目文档控制分析[M]. 中国档案, 2010 [3] 孟祥杰等. 基于Web的工程技术档案管理系统设计[M].计算机光盘软件与应用 [4] 中国建设监理协会. 工程建设信息管理[M]. 中国建设工业出版社, 2010
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食堂工作是学校工作的重要组成部分，直接影响到师生的身心健康，关系到学校教育教学工作正常开展。因此，我校坚持以“为师生服务”为宗旨，把尊重学生生命权和健康权放在首位，在实际工作中以“高标准、严要求、抓细节、勤工作、擅学习、献真情”的工作思路，积极创建一流服务，打造一流学校。
现将我校在食堂管理方面的工作在此和大家进行交流，不妥之处望批评指正。
一、建立领导小组，提高思想认识。
学校食堂从开办之日起，组建领导小组对食堂进行科学化管理，成立了由校长任组长，总务主任为副组长，学校班长成员、教师代表为成员的管理领导小组，以及由学生家长代表成立的膳食家长委员会，重点抓食堂规范化的管理和食品卫生安全，做到有目标、有计划、有重点、有措施，层层落实责任。
我校始终坚持以让学生吃得营养、吃得健康、吃得安全为宗旨，高度重视食堂食品卫生管理工作，牢固树立安全第一、卫生第一、健康第一、质量第一的思想，实行全方位的管理和强有力的监督，为全校师生提供一流的服务，让学生满意，让家长放心。在食堂管理方面不断探索，建立了一套科学规范的管理机制，赢得了家长和社会的认可。
二、建立管理制度，加强食堂管理。
健全的规章制度是实施科学管理的基础，我校的食堂管理严格执行《中华人民共和国食品安全法》、《学校卫生工作条例》等法律法规，同时学校制定了《蒲城县连蒲小学食品卫生安全管理制度》、《蒲城县连蒲小学食堂卫生检查制度》、《蒲城县连蒲小学餐厅管理员岗位职责》以及《蒲城县连蒲小学食物中毒应急处理制度》等一系列规章制度，进一步明确了各岗位职责和食品卫生操作规程，对环境卫生、食品卫生和个人卫生都做出了详细的规定，做到食品卫生管理有章可循，有规可依。
为了更好的服务学生，使学生的利益得到保障，结合学校实际，我校主要从以下几个方面落实好食堂财务工作：（一）制定了切实可行的《食堂财务管理制度》、《会计出纳岗位责任制》、《现金管理制度》等，使食堂财务管理工作做到有章可循、有法可依。（二）学校食堂财务管理实行校长负责制，全面负责食堂财务监督，听取食堂财务工作汇报，对食堂财务进行督查，对存在的问题进行督办。（三）食堂伙食收支由学校统一管理，实行单独核算。按照“钱账分管、钱物分管”的原则，食堂会计和出纳做到相互协调、相互制约，使我校食堂的财务帐目清楚，达到财务管理的真实性、合法性、完整性。（四）坚持公开、透明的原则。食堂每日采购实行日审批，月结账，严把关。每月底向家长发放本月学生食堂收支情况一览表，做到公开、透明、使家长知晓食堂日常开支情况。（五）国家营养改善资金的收支情况设立专门台账，每周末明细核算，月底向全体学生公示，确保全部学生享受到国家惠民政策。
三、强化流程管理，严把准入门槛。
进货、仓储、加工、出售是食堂操作的主要流程，必须强化管理。在这一过程中，我们注意把好四关:
第一严把采买准入关。学校与供货商签定食品卫生安全责任书，对原料的购入日期、产品商标、生产日期、保质期、健康证、经营许可证、产品检验报告等都认真登记验收。对所有供货商进行建档、所供商品索证齐全，对供货商的生产基地进行现场考察。做好储存原料的精细化管理，成品与半成品分开，生食和熟食分开，防止交叉感染。
第二严把生产操作关。在食品加工过程中，要求工人师傅严格按规程操作，该消毒的消毒，该煮透的煮透。操作间做到清洁卫生，餐厅做到整洁明亮，所有门窗都安装纱门纱窗。荤素食物分柜存放，砧板分开，分刀加工。
第三严把成品分发关。加强餐厅人员管理，加工储藏场所无关人员不得进出，做好食品留样。食品分餐严格按食品卫生安全要求做到三防:一防食物酸变，腐烂，变质及污染食品，一旦发现，立即严厉处理。二防他人投毒，在食品卫生管理中，食堂管理人员对各个环节的有效监督，严禁非操作人员进入食堂，从时间上和空间上拒绝了投毒事件的发生。三防疾病流行传染，坚持每餐餐具专人操作，将餐具洗净后放入专用消毒柜进行高温消毒，将消毒工作落到实处。
第四严把个人卫生关。要求餐厅操作人员坚持定期体检，持健康证上岗，养成良好的个人习惯，勤理发、勤剪指甲，勤洗衣服，勤换工作服，做到上班前洗手、消毒、上班时穿工作服，戴工作帽，挂牌上岗；打饭时戴口罩；餐厅楼内杜绝抽烟。
四、建立监督机制，完善食堂管理。
为加大对食堂食品卫生的监督力度，我校成立专门的管理机构，组建食堂管理领导小组，负责食堂的监督、检查、留样和档案管理工作，此外不定期对食堂工作情况进行“十查”：1、查是否晨检、是否有记录。2、查从业人员是否佩戴健康证、衣帽是否整洁、是否佩戴首饰或者装饰品上岗。3、查食品采购是否有索证索票，是否有进货台账。4、查原材料存放是否做到防潮和保鲜、半成品以及熟食是否做到防蝇、防尘，离地放置。5、查每餐饭菜是否与食谱安排一致，搭配是否合理。6、查每餐留样是否规范，是否做到记录与饭菜、食谱一致。7、查学生就餐是否排队、秩序是否良好。8、课查每顿饭后餐具是否按要求消毒，是否记录。9、查食品添加剂是否有专人管理、专人记录。10、查废弃物是否规范处理，有详细记录。最后由食品安全员将检查情况进行小结，对存在问题及时督促解决，切实保障师生饮食安全。
与其同时，在师生之间开展民主测评，用心发现师生所关心问题，形成了管理部门、教师、学生对学校食堂管理的全方位监督。我校餐厅楼在建设初期就做到了监控无死角，本学期利用假期完成了“互联网+明厨亮灶”建设，从原食材进入食堂一直到进入口中，做到全程监管到位。
五、提高人员素质，树立服务意识。
学校严格制定用工制度，在选聘员工时，注重员工的思想政治素质和业务技术能力。对员工进行岗前培训，学习相关的法律法规和学校食堂的各项规章制度，提高从业人员的法律意识和食品卫生安全意识，坚持每周召开食堂管理人员会议，每月食堂从业人员自主学习两小时以上。通过培训和加强学习，提高了服务水平和质量，满足了师生的用餐需求，为学校的发展提供强有力的后勤保证。
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【关键词】项目管理企业，工作
【 abstract 】 project management enterprise, it is to point to established according to law, have the corresponding qualifications, the construction unit of the project by, in accordance with the contract, the construction unit of the project on behalf of the organization to implement total course or several-stage management and service to the enterprises. This paper, shunde district, foshan city, guangdong nansha Bridges with too Australia connections "engineering project management and construction supervision integration" project implementation, to the project management enterprise's main work instructions.
【 key words 】 project management enterprise,work
中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：
一、工程项目管理概况
该工程投融资模式为BT模式，管理模式采用建设单位与项目管理单位共同管理的模式。我单位负责实施业主方的项目管理服务工作。
二、项目管理的工作内容
1、项目总体管理
组织项目管理目标策划，确定项目管理目标；组织项目的组织形式策划，确定项目管理组织形式；组织项目总体工作流程策划，确定项目的工作程序、工作制度、文件流转审批、归档制度等；按照项目总体进度计划，跟踪计划的实施情况，进行总体协调管理，并通过重点节点控制确保进度实施；控制影响项目实施的相关因素，按项目总体目标要求进行项目各项工作的调整、协调。
2、勘察设计管理
㈠ 初步设计阶段
协助建设中心及设计单位协调与有关政府主管部门和相关单位的关系；审查设计的技术、经济性是否满足设计要求文件及设计招标文件等要求；审查初步设计图纸及说明书；监督地质勘查实施过程，并对合格的地质勘查资料进行确认。
㈡ 施工图设计阶段
核查设计是否已贯彻和满足初步设计审查中提出的有关要求； 核查施工图设计的深度能否满足施工要求，并据此进行验收和移交建设单位；组织施工图设计的会审，纠正图纸中的错、漏；协助建设单位组织施工图设计文件的专家评审和审批会议。
㈢ 施工阶段
组织设计交底和图纸会审，并跟踪会审中提出问题的修改和处理；施工过程中发现设计存在的问题及时协调设计解决；审查设计变更，报建设中心审批；协调设计院处理施工中出现较大问题，如出现质量问题，应协调设计进行必要的验算并提出处理方案。
3、合同管理
策划工程合同的体系及合同的衔接；建立工程合同订立程序和合同管理制度；审核承包商、供货商、服务商等提交的合同；协助建设中心签定工程合同；跟踪合同的履行情况，向建设中心提交合同履行情况意见；审查工程变更；建立合同及合同履行相关文件的资料档案。
4、工程投资管理
协助业主组织审查工程概算、预算、决算；提出工程资金使用情况报告，以及资金支付计划；造价管理制度、策略、支付审查制；进度支付的审核；设计变更的造价审核；审查工程量清单；对工程造价变更进行审核，提交审核意见交建设中心审定；对工程款支付统计汇总，并对造价变化进行分析；协助建设中心与承包单位达成结算；
5、工程招标管理
协助建设中心进行招标方案的策划；协助组织编制招标文件，核查招标清单、招标图纸工程量，复核图纸细部工程量；协助组织办理招标审批申请；组织招标工作；跟踪招标单位的招标组织工作；组织招标过程管理；审查投标书及起草评标报告书。
6、材料、设备的采购管理
配合建设中心考察生产厂家，组织进行建材、设备采购招标，对供货投标方的标书进行评估；协助建设中心做好建材、设备采购合同的洽谈、签定；协调工程需要与供货计划；跟踪管理进场材料、设备的验收工作；建立设备采购档案。
7、工程质量管理
按照规范以及本项目建设标准要求，建立质量保证体系，确保工程质量；办理工程质量监督申报等手续；对单位工程进行划分；定期和不定期地对工程进行检查和检测，发现质量问题必须组织整改，书面向建设中心提供上月的工程质量报告；按照国家质量验收规定的要求，负责组织工程质量验收；项目具备竣工验收条件时，按规定组织各有关方面进行竣工验收。
8、工程安全、环保管理
按照区政府和行业管理的有关规定，负责办理工程安全监督申报等有关手续；明确施工单位的安全职责，督促并检查施工单位安全措施的制定和落实。
9、工程进度管理
审查和调整施工单位上报的工程进度计划，包括总体计划及主要节点计划，分项分部计划和年度月度计划，报建设中心审定；定期组织召开工程协调会，及时分析、协调、平衡和调整工程进度，形成会议纪要；向建设中心、有关部门提供上月单位工程计划完成情况报表、工程计划报表和形象进度报表及建设动态；监督施工监理办的工作，协调安排各施工单位、配套单位及设备材料供应单位的施工衔接，组织有序的交叉施工。
10、工程费用管理
严格按照国家招标投标法，协助建设中心择优选定设计、施工和主要材料设备供应单位，切实保障工程质量、工程进度和施工安全，严格控制工程造价；协助建设中心做好开展材料设备招标工作，保证所采购的材料设备符合设计和有关质量标准的要求；
根据工程的节点要求,编制工程总用款计划和实施过程中的年、季、月用款计划，报建设中心确认后，作为建设中心筹集资金的计划依据；根据建设中心批准的工程施工进度计划，复核施工监理办上报的施工单位当月完成经验收合格的工程量月报和下月用款报表（应细分各单项工程，并尽可能以工程合同为依据），作为每月应拨付工程款项的依据和下月的用款计划并备案；在相关方提供有关资料后，负责编制年、季、月的投资完成报表、财务用款计划报表、固定资产投资统计基层基准表等工作； 审核施工图预算，为控制工程总投资提供充分和准确的依据；其他工程投资管理工作；项目工程造价结算。工程竣工验收合格后，督促各单位报送工程结算书（要求把各部分工程项目分列清楚），完成结算审核工作，报建设中心送具有相应资质的单位审核后，由建设中心在已批准的总结算书上签字盖章，作为本工程总结算的依据，办理结算手续，建设中心按合同规定付清工程结算款余额。
11、信息管理
协助项目勘察、设计、监理、施工和设备材料采购合同等的起草、谈判。负责在项目实施过程中，对勘察、设计、监理、施工单位工程档案的编制工作进行指导，督促各单位编制合格的竣工资料，并组织人员汇集成册。及时提供档案更新目录供备案，并按有关档案管理办法实施管理。负责本项目所有竣工资料的收集、整理、汇编，并负责通过档案资料的竣工验收。本工程竣工验收合格并通过总决算后，应将本工程经验收备案合格的工程档案资料移交给区档案馆，并送交一份给建设中心备案。负责建立建设信息流转体系，每月编制建设信息动态。其他档案管理工作。
篇8
【摘要】本文分析了城市轨道交通工程档案收集工作的特点和难点，以及做好轨道交通工程项目档案收集管理工作，提升档案管理水平的具体措施。
关键词 城市轨道交通工程档案；收集；措施
“收集难”是档案管理工作中遇到的首要难题，如何解决这个难道，我认为需要从多方面入手，共同作用，才能有效解决问题。收集难，一方面是指收集不到档案资料，另一方面指收集来的资料质量不高，包括内容不完整、不齐全、准确性、真实性不够、重要性不够，案卷质量不高等。以轨道交通工程档案管理为例，收集难，就是工程都竣工好几年了，但档案资料却还没有通过验收，无法完成建设单位或城建档案馆的归档移交工作。
一、城市轨道交通工程档案收集的特点和难点
城市轨道交通工程由于投资大、环节多、内外协作关系复杂、建设周期长的特点，决定了其档案收集工作也是一个庞大的系统工程。做好档案收集管理工作不仅是档案部门的责任，也是其他职能部门的职责所在，需要各部门统一协调、积极参与，才能保证档案收集管理工作的正常开展。
一是档案形成部门多，来源广。轨道交通建设在项目申报过程中，涉及各级各类政府机构，项目材料逐级申报和审批，项目承包参建单位有：勘察、设计、测量、强审、原材料、半成品、设备供货商等，有土建施工单位、设备安装施工单位，施工监理单位、检测、监测、风险咨询单位等等，所以档案来源既有政府机关、也有企业，有国内也有国外，有中文也有外文，收集范围极广、难度大。
二是档案种类多，数量大。轨道交通项目档案种类齐全，形成的试验、检测、施工记录、验收记录、图纸，有文字、图表、照片和光盘等各种载体形式，规格众多，数量庞大，据统计，一条轨道交通线路所形成的全套档案需占用300 平米左右的库房。
三是专业性强。轨道交通工程档案管理涉及多学科、多领域专业知识。有勘察、测量、建筑、结构、给排水、电气、通风与空调、机电、轨道、供电、通讯、信号、自动售检票、监控、火灾自动报警、电梯、屏蔽门、装饰装修等几十个专业内容。
在轨道交通工程建设的起步阶段，主要存在以下一些问题：
一是参建单位多，时间跨度长，档案管理经验不足，管理难度大。轨道交通建设工程从开工到运营，一般需要5 年左右的时间，时间跨度比较长；参建单位众多，很多单位办公是在活动板房，或是租用办公楼、民房，档案管理工作条件差；档案人员专业水平参差不齐，且人员变动频繁，有些单位档案员还身兼数职，这就给档案材料的收集、整理和安全保管带来了隐患。另外，轨道交通工程是合肥乃至安徽的首项工程，建设单位也是一面借鉴别的城市的经验，一面自己在实践工作中摸索总结， 所以轨道交通项目档案管理经验缺乏，管理难度大。
二是监理单位监督不到位。按照国家规定，监理单位对工程档案的质量负责。但实际工作中，由于监理人员责任心或档案专业水平等原因，致使监理单位对工程档案的监督很难到位，难以保证档案的质量。
所以，对于轨道交通建设这样一个庞大、复杂的系统工程，从工程前期立项、施工、竣工验收到运营调试等过程中形成的档案材料少则几千卷，多则上万卷，档案管理部门收集的档案材料是否齐全完整、真实有效，关键在于各部门要齐抓共管，从源头抓起，进行全过程控制，在关键环节实施节点控制和同步管理。档案部门既要全程参与项目建设全过程，与各职能部门的沟通协调，跟踪了解项目进展情况，及时掌握项目档案形成状况，同时又要依靠和借助专业技术人员的力量对档案的完整性、准确性和系统性情况进行把关，加强全员的档案责任意识，形成互相配合、优势互补的档案管理模式，才能共同完成轨道交通档案管理工作，从而更好地服务于轨道交通建设。如果认为档案是档案部门的事情，不管完整真实与否，将资料往档案部门一推了事，把其他专业技术力量排除在档案管理队伍之外，仅依靠档案部门在最后一个环节把关，很难把这项工作保质保量地完成好。
二、做好轨道交通工程项目档案收集管理工作的建议
如何做好轨道交通工程项目档案收集管理工作，提升档案管理水平，我认为应该从以下几方面来进行：
（一）制度保证。对于建设单位来说，做好档案管理工作，应首先建立建全档案管理制度，以制度来保障档案管理工作的开展。制定本单位的相关管理制度，建立健全档案管理网络，以制度规范各参建单位和各部门的档案管理工作。项目资料产生于项目建设的全过程，其形成、积累和管理应列入有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并要有相应的检查、控制及考核措施，从而保证项目档案的完整、准确和规范。各单位要明确档案分管领导和分管职责，各资料形成部门在资料方面的责任要明确到位。建设单位各职能部门不仅要对本部门产生的档案资料完整、准确、真实性负责，还要利用自身的专业优势对业务对口的参建单位档案的完整、准确、真实性负责，要监督检查和指导参建单位的档案管理工作，使之符合建设单位的档案管理要求。
（二）合同制约。对于众多的参建单位档案管理，在双方签订合同时就应明确档案方面的职责，把建设单位的相关档案管理制度作为合同附件，要求参建单位认真履行。除工程竣工要进行档案专项验收的强制措施外，工程款的支付和各项考核工作都应与档案管理工作直接关联。各参建单位应加大对档案管理工作的投入，配备符合档案管理要求的软、硬件，保持稳定的档案管理队伍。
（三）加强档案专业培训，提高档案人员专业水平的同时，要注意学习轨道交通工程相关知识。轨道交通工程档案工作具有专业性强、技术含量高的特点。这就要求从事档案业务指导和项目管理一线的档案人员，既要精通档案管理知识，又要熟悉轨道交通工程项目建设业务知识。但是，由于合肥轨道交通项目目前正处在建设初期，专、兼职档案人员少、新手多、经验不足、流动性强，要想建立起一支能够胜任工作的档案队伍，一方面，选择有工程技术背景的档案人员充实档案人员力量，另一方面，对档案人员进行轨道交通工程相关知识的培训，使其既能掌握档案管理工作的理论知识和实践技能，也了解轨道交通工程建设的相关知识，掌握各个建设阶段应该形成哪些档案资料，能够发现问题，并及时与专业技术人员进行沟通，协调解决，而不是坐等各部门、参建单位上门移交资料，给什么收什么，只做单纯的资料保管员。
建设单位和参建单位应组织专业技术人员和档案人员互相进行业务交流，利用“传、帮、带”等多种方式，逐渐培养一批既懂项目管理、又懂档案管理的复合型人才 ，那么做好轨道交通项目档案收集管理工作就不是一件难事。
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【关键词】设备管理 采购 折旧 报废 维修记录
[Abstract]This paper mainly from the procurement of medical equipment, depreciation, scrap processing, file management and other aspects of the small hospitals appear in the device management process and the responses to several questions.
[Key words] Management of equipment; Procurement; Depreciation; Scrapped Maintenance records
引言
医院要发展，除了医生的医术外，离不开医疗设备，在一些疑难杂症中，设备的诊断和治疗起了决定性的作用，它给病人送去了福音，也给医院带来了强大的经济效益和社会效益。所以，在我国,设备的管理工作越来越受到医院领导的高度重视，但由于人力和财力的限制，中小型医院的设备管理工作与大型医院相比有一些不同，根据多年从事医疗设备管理工作的实践，浅谈一下中小型医院医疗设备管理的体会，有以下几点值得注意：
一、医疗设备的采购
现代医院的治疗和诊断不再单纯地依赖 “望、闻、问、切”等传统手段，医疗设备的添置是提高诊断和治疗技术所必需的。
（一）大型设备的采购
中小型医院为了参与竞争求生存，提高医院的知名度，也总是尽己所能引进先进复杂、科技含量高的医疗设备，但中小医院资金有限,购置大型医疗设备前的论证工作就显得尤为重要，主要应从以下几方面来考虑：
1．厂家，要坚决做到“三证”齐全，这是最基本的因素。
根据国务院2000年4月1日起施行的《医疗器械监督管理条例》的有关规定，医疗器械生产或经营企业必须具有营业执照并索取加盖该企业红章的复印件、《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》、国家药品监督管理局颁发的《中华人民共和国进口医疗器械注册证》或《医疗器械产品注册证》和《医疗器械产品生产制造认可表》，即俗称的“三证”，医院必须从具有“三证”的企业购进合格的医疗器械。另外投标人要真实提供法人授权委托书，身份证复印件，投标保证金等。
2．价格，是最直观的因素。
中小型医院的经济效益一般，当然希望买到物美价廉的设备，医疗器械传统的采购方式是厂商报价、采购方还价，很多时候还价只是凭感觉，决定因素在少数人，没有多少厂商会公开竞价，因此缺乏采购的科学性、合理性和公正性。而现在公开招标采购则改变了这一传统的采购模式，具有秩序规范、透明度高、公平竞争、一次定价的特点，最大限度地压低价格，但要注意（1）要以满足医、教、研的需要为准，不能贪便宜，买了不适用的，再便宜也会造成设备的闲置浪费；（2）要看正规报价单，有些经销商耍滑头，先自己另外打印一份报价单，再很“大方”地打折扣，引你上当。
3．先进性，以前是医疗单位自己组织购买设备，由于本身技术力量有限，信息相对闭塞，加上医疗设备发展更新较快，新的产品不断推出，致使所购买的新设备往往很快就会被淘汰，现在好了，网络提供了很好的平台，上网搜索可以很快了解某一类设备的发展现状。建议大家在购买新设备之前多了解行情，尽可能多地收集有关医疗设备的发展现状、产品动态等信息，为计划引进设备提供依据，打有把握之仗。
4．售后服务，这是很重要的一点，设想如果设备出现故障了，售后服务跟不上，设备不能及时得到维修、升级，致使设备闲置，病人埋怨，造成医院两个效益的流失，得不偿失。所以在与供货商签定设备采购合同时，要特别提出保修期、售后服务、消耗材料、配件供应的要求，另外选择厂家要“舍远求近”，最好同一地区内有售后服务点的，这样在以后的售后服务过程中可以带来很大方便，节省了一些不必要的开支。
（二）小型设备的采购
建议像雾化器、血压计等这样的小型设备最好买同一型号的，这样有利于以后的维修，出现故障时可以比较着维修，报废后还可以拆下零配件备用，最大限度地做到“废物利用”。
二、固定资产的折旧
固定资产在单位总资产中占有很重的比例，是医院经营所必需的物质基础，为了加强医院固定资产的管理，科学核算成本和费用，实现期间收入和费用的正确配比，保证固定资产及时实现更新改造，要对固定资产进行折旧。常用固定资产的折旧方法有平均年限法/直线法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，中小型医院的固定资产折旧制度并不完善，只是很简单地按平均年限法来计算，即将固定资产的总值按估算的使用年限来分摊，再按月算各使用科室的支出，但固定资产的折旧年限结束后，若设备仍在使用中，财务上照算折旧，增加了使用科室的负担，引起使用科室的不满。我认为这极为不妥，影响固定资产的折旧主要有以下几个因素：固定资产原值、固定资产残值、固定定资产清理费用和固定资产折旧年限，折旧应按以下顺序进行：
（1）医院取得固定资产并投入使用后，就应确定预计使用年限、预计净残值、预计清理费用等，并选择合理的折旧方法，按月计提折旧；
（2）每期期末，根据客观实际，正确估计固定资产可收回净值，根据预计可收回净值与帐面净值的差额，计提固定资产减值准备；
（3）计提减值准备后，应以减值后的固定资产预计可收回净值为折旧基础重新计提折旧；
（4）折旧年限结束后，若设备在不影响使用质量的前提下仍在使用，应不予计提折旧。在科学技术高速发展的今天，固定资产的更新换代越来越快，按照上述程序来处理固定资产折旧，对于正确核算医院成本、费用，实现期间收入和费用的正确配比，保证医院固定资产及时实现更新改造，推动医院良性发展，具有十分重要的现实意义。
三、报废设备的处理
凡使用期满并丧失效能，或由于自然灾害等其他原因造成损坏且无法修理或修理费用太高的设备，均可（下转第181页） （上接第166页） 申请办理报废手续，由使用科室提出书面申请并填写《医疗设备报废申请单》，说明报废原因、数量，使用科室领导签字，经设备科维修人员鉴定审核，再由院领导审批。中小型医院的资源有限，没有专门的设备科仓库，遇到报废设备，没地方存放，日积月累，最后只能很简单地交给总务科当废品处理，这实际上是一种资源的浪费。医院应考虑到实际问题，尽可能安排仓库，这样报废手续办好后就可由设备科按报废单统一收回报废设备，将能用的淘汰设备和完全损坏的设备分开放置，尽量使废旧设备发挥其应有作用，变废为宝。对可以利用的旧设备经加工修理后在院内调节使用;对不能继续利用的旧设备，可拆下零配件备用;完全不能使用的设备废品残留作为废品，公开处理。
四、设备的档案管理
现在很多医院都使用了设备档案管理软件，中小型医院也不例外，它省去了传统的人工管理档案带来的工作量大、效率低、查找难等困难，逐步使档案管理工作规范化，系统化，但软件功能的单一，不能满足设备管理的需要，有些记录还是需要人工来完成，如设备的维修记录，这很重要，它记录了设备从报修到维修完成的全过程，这不但能增强维修人员的责任感，而且对以后该设备的维修会大有好处。设备科可以根据需要自行人工或电脑设计维修记录表，并装钉成册，便于查阅。以上是本人在近十年的设备管理过程中总结的经验和发现的一些问题，与大家共勉。
【参考文献】
【1】中华人民共和国国务院令第276号[S] 医疗器械监督管理条例2000
【2】韩正民浅谈固定资产加速折旧方法大众科技杂志 2005，（9）
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关键词：工程项目；管理；措施
中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：
随着社会的发展，工程单位承接的项目越来越多，由于项目是一种非常规性、非重复性和一次性的任务，工程资料作为项目建设过程中的信息资源，它客观真实的反映了项目实际建设状况，在项目管理等各方面都积极地发挥应有的重要作用，如何规范化、科学化的进行资料管理，是每个工程项目必须做好的一项基础性工作。
1.目前工程项目资料管理办法
1.1 编制工程资料管理统一规定
资料管理规定用以明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料索取，确保项目建设周期内文件的完整性和有序运作，需要针对不同的职责编制相应的资料管理规定，它是各部门进行文件管理的依据，适用于整个工程项目建设全过程中形成的具有保存价值的各种图表、文件、来往函件／传真、附有说明的照片、录像等文件资料。
1.2文件资料分类及管理流程
工程项目管理中的资料是以单位工程为组成单元，一般按两种介质分类：以文件形成者为一级分类，包含项目本部、业主/监理、项目现场的建筑安装分包商、设备材料供货商、涉及有关检测单位等。以文件的类别为二级分类，可分为：质量体系资料、技术性资料、管理性资料，分类便于立卷归档。
每个工程根据其使用功能和建设规模确定相应的工程项目，在处理文件和资料的时候，应借助平时的业务知识在短时间内给其“定类”，并保证其准确性。对施工现场出现的一些特殊文件或资料，应及时咨询有关部门给其“定类”。工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，必须保证文件材料的内容原始、完整、准确，与实际相符，材料分类符合逻辑、层次分明，签字盖章手续完备，材料尺寸统一、字迹工整、图面清晰，文件载体和书写材料符合耐久性要求等。
工程资料是建设工程不可分割的重要组成部分，是建设工程的使用说明书，掌握相应的建筑专业知识、档案管理知识有利于资料管理的准确性，结合计算机建筑的应用软件可以提高资料管理能力。资料管理贯穿于项目前期准备、项目施工、项目完工的全过程，针对不同的项目阶段都可以有相应的文件资料管理流程，例如在项目完工时可以按编制的交工文件管理流程：首先规定，接着监督检查，然后整理汇编，最后审查验收。由于资料的内容繁多，可以分别整理成夹并做标识，从而实现项目资料的可追溯性。
项目资料管理流程如图1所示。
图1项目资料管理流程
2. 工程资料管理过程中存在的问题
长期以来各级工程管理部门对工程资料的管理意识薄弱，存在着重工程建设、轻资料管档。尽管工程项目对资料管理规定都有明确的规定和要求，但由于种种原因，在工程资料的质量及管理中仍存在以下问题：
(1)施工技术管理文件原件不齐全
(2)资料表格格式不统一、不规范
(3)资料移交不及时
3.加强工程资料管理的措施与对策
3.1 健全制度
在工程建设初期，工程项目管理单位应对制定工程资料管理办法，明确岗位责任制，严格按章办事，加强工程档案基本知识的宣传教育工作，增强档案意识。明确各参建单位在工程资料形成过程中明确各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。
3.2 加强培训
每个项目应配备具相应工程管理知识和工作责任心强的资料管理人员，对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中全面落实工程资料管理制度，促进归档工作的规范开展 [1-3]。
3.3 过程参与
从工程建设筹划开始，工程项目管理单位就应要求专职资料管理人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。要求参与工程项目的所有人员自觉提高工程资料管理意识，严格把关，对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时指给予解决。
3.4 确保工程资料的真实性、准确性并同步更新
真实性是做好工程资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。对原始记录采用“后补”造假的做法必须坚决杜绝，在工程出了质量问题时，技术资料作为记录项目全过程的原始资料，不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据,也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
准确性是做好工程资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象，资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，不要产生任何歧义。因此，资料填写要认真，确保资料准确、规范、合理。
同步更新是做好工程资料的重点。项目周期长，过程复杂，要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。在整个项目的建设和竣工工作验收过程中，对不符合标准的文件要拒收，将项目形成的文件和记录完整地、系统地收集和保存，从源头保证编制资料的质量。
4 .结语
工程项目资料管理是项目管理过程中的一项很关键的工作，我们要不断提高工程资料管理水平和质量意识，保证工程资料准确、齐全、及时、完整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量资料。
参考文献
[1] 石琰. 工程竣工资料相关问题研究 [J]. 科技资讯, 2009, (4): 54.
[2] 郭宁. 深度探讨油站工程档案管理的思路和方法[J]. 科技资讯,2011,（23）:153-154.
