建筑企业档案管理范文

导语：如何才能写好一篇建筑企业档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）建筑工程档案的概念

通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

（二）建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

（一）管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

（二）管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

（三）管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

（二）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。

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关键词：档案；创新；管理；对策

一、前言

近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。

二、基建档案管理工作中存在的问题

1.基建档案归档不及时

按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。

2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高

档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。

3.归档文件质量有待提高

移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。

三、出现上述问题的原因

1.施工单位对档案归档工作重视程度不够

（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。

2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱

现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。

3.缺少复合型档案管理人才

资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。

四、做好基建档案管理工作的方法

1.企业重视档案管理工作

目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。

2.建立健全制度建设

健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。

3.创新档案管理模式

在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。

五、结束语

综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。

作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司

参考文献:

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摘 要 众所周知，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。

关键词 工程企业 档案管理 地位意义

一、工程企业档案管理的重要地位与意义

一般的档案管理，通常情况下，人们比较清晰，对其重要性的认识也基本上形成了一致的共识。但是，在工程管理档案管理的问题上，许多人的认识还是模糊不清的，甚至是步入歧途的错误认识，需要有一个拨乱反正的过程。

1.工程档案是一种重要的信息资源。作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

2.工程档案的管理模式是在实践中自然发展的。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要

3.不可忽视工程档案管理与一般档案管理规则的共同规则。工程档案管理不同于一般的档案管理，有自身独特的一整套制度、规则、办法，二者是不能混为一谈的。但是同时也必须看到，工程档案与一般的档案管理之间并不存在不能逾越的一条鸿沟，二者之间是相通的。工程档案是一般档案的组成部分，是包含与反包含的关系。比如，大部分企业在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路，普遍缺少总体规划，所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一，接口不顺，连动不灵，传递不畅；同时，不少企业在开展信息自动化建设过程中，过分依赖自动化管理的技术系统，缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解，经常导致自动化管理体系与手工管理并行，甚至相互掣肘的尴尬局面。

上述情形，在一般档案管理过程中出现是正常的，不足为怪，实际上，在工程档案管理过程中，同样也会出现类似的问题和矛盾，以至于常常影响企业的计划、决策、指挥、生产、经营等项工作处于各行其是，互不沟通的状态，很容易导致管理混乱，重复投入，工作成本无意义提高等问题的出现。

二、努力建立现代新兴的工程档案管理理念

这是一个讨论了很长时间的命题。以比较规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定等项具体工作，借助于信息自动化管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的自动化监控功能，提高信息利用的效率，将企业信息管理的事后模式，改造为企业信息资源培植与管理的即时模式，充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。

1.档案事业管理是指对国家或地区档案事业实行有组织有计划的领导或监督、指导，并协调其内部关系和外部关系的工作。有必要了解其中的主要内容，如：根据本国的社会制度确定档案事业管理原则和档案事业管理体制；依据国家的法律和政策，制订档案法规和档案工作方针、政策；调查统计档案事业发展状况，制订长期和短期规划，并组织实施；按照档案法律、行政法规、规章，对档案馆和档案室的档案管理工作进行监督、检查和指导等等。

2.熟悉工程企业档案管理的基本模式。档案管理模式包扩集中统一管理和分散管理两种。按照集中程度又可分为三种：档案集中统一、档案分级管理、档案分散管理。

三、致力于完善工程档案管理的相应措施

1.探索区域性档案管理中心的管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。

2.完善企业工程档案内容制度的修订。切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。

3.加强对工程档案工作进行考核评估。结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面考虑：一是借助主管部门执行力，定期考核。二是中介机构测评制度；三是个人监督制度要到位。

参考文献：

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一是安全管理干部思想意识存在问题。当前，多数公司项目经理部只重视生产进度和项目成本，忽视安全工作。如此氛围之下，安全管理干部提出要在保证施工安全的前提下，再加快施工进度，就违背了项目经理部主要管理者的工作思路，就有可能受到项目经理部主要领导的“高压政策”。在非常环境下，安全管理干部不得不苟同项目经理部主要管理者的观点，放弃立场，忽略安全工作第一位的理念；个别安全管理干部认为只要自己所辖区域不出安全事故，就万事大吉；更有甚者，站着位子，不做事，不到现场。纵是看到问题，也是绕着走，不去追究。如此安全管理思想，难免不出安全事故。

二是安全管理干部行为准则存在问题。公司安全管理干部多数是任劳任怨地工作，创造性地工作，才使公司安全工作处于可控状态之下。但也有一小部份安全管理干部，没有自觉遵守岗位职责，没有履行好岗位职能，没有深入项目工程一线抓好安全工作，没有到现场及时解决安全问题，被动应付各级检查，公司领导、项目经理部领导催一下，动一下。甚至存在着应付差事的思想，得一天，过一天，没有真正深入一线，深入施工现场。平时到施工现场，也只是走马观花，有问题的地方看不到，甚至看不出来，导致安全隐患不得及时排除，造成安全事故发生。

三是安全管理干部综合素质存在问题。随着公司规模的扩张，各类人员需求量越来越大，安全管理干部也同样如此，按照集团公司的要求，一个亿元以上的项目工程，安全质量总监和安质部长分设、另外还需要设置安质专职人员不少于3人。加上建设单位对安全人员的要求，一时之间，安全人员增多不少。但公司人数总体受限，安全管理干部更是相形见绌，公司只得从其他岗位抽调人员补充安全力量，这些临时补充的安全人员，未经过系统安全培训，综合素质良莠不齐，加之他们对安全管理知识知之甚少，现场经验不足，一些安全问题看不出来，这样就有可能发生安全事故。

四是安全管理干部队伍建设存在问题。近年，公司从不同高等院校引进不少安全工程专业的科班毕业生，而且还加大了安全队伍建设的力度，但随着公司规模的迅速扩张，施工现场出现了经验性人才多，专业性人才少；低学历人才多，高学历人才少；非安全专业人员多，安全专业人员少；无技术职称人员多，有技术职称人员少的“四多四少”现象。安全管理干部梯队式建设，更是没有真正形成。加之对安全管理干部队伍建设重视不够，或是安全管理干部自身素质原因，以及公司迅速扩张的规模，现有安全管理干部远远不能满足项目工程施工生产需求。

公司安全管理干部存在的病因，严重危及着公司的发展，危及着公司员工生命安全，危及着社会和谐，找出安全管理干部病因所在，是排除安全隐患的重要环节，只有找出病因，才能对症下药，才能把安全管理工作做好，做踏实，做到位。

一是安全管理干部提任考核不够深入。在提拔任用安全管理干部时，由于时间关系和考核人员素质情况，对被考核人的情况，没有深入细致的进行全面了解，没有准确掌握考核人，热不热爱这份工作，有没有这个能力，仅凭借基层报告和个别人说辞，把一些思想还不够成熟，动机不够纯正，能力不够深厚的人员，提拔和聘用到安全管理干部岗位，造成鱼龙混杂的局面。

二是安全管理干部系统学习不够全面。。由于现在的项目工程建设周期短，人员素质参差不齐，公司安全人员安全岗前培训，没有具体化，系统化，或是岗前教育不够，使一些人员仓促上阵。加之自身原因，不爱学，不好学，即没有经过系统培训，又不想自学，导致安全管理知识不够全面，安全管理知识不实用，启不到为现场解决问题的作用，有的可能只是一个传话筒。

三是安全管理干部知识结构不够合理。由于安全管理干部多数是从其他专业转行和从基层作业人员调任，他们对安全管理存在众多不足之处，且知识老化、单一；而安全专业毕业的安全管理干部，对施工生产的环节和工程施工的程序不懂，仍然存在着管理上的问题。

四是安全管理干部工作方法不够恰当。个别安全管理干部在执行安全制度时，只追求制度的执行，不讲究方法，工作方法简单、粗鲁，不考虑他人的感受，忽略违章人员的情况，以及项目经理部对操作人员的要求，认为自己执行制度一切都是对的，没有把求量，与求质结合起来。

安全管理干部存在的病因和问题查找出来，还需要对症下药，并且及时解决和付出实施，才能把诸类问题，消除在萌芽状态，才能真正解决问题。

一是队伍学习要加强考核。安全学习不能流于形式，每一次安全培训结束，都要进行必要的考试，对考试成绩优秀的安全管理干部，要给予奖励，甚至重奖；对考试不合格人员，要继续组织其学习，直至考试合格。二是不能仅仅局限于岗位安全教育培训，还要对项目工程每一道工序施工前、每一个新工艺施工前，都要组织安全管理干部和操作人员进行安全教育，要做到安全教育培训不留死角，不留缺陷，做到全覆盖、全方位的培训。确保人人受到教育，人人懂得安全的重要性和安全知识。

二是队伍质量要加强考核。安全管理干部不能搞终身制、]无为制，要定期对其进行能力的考核、素质的考核，对能力不行，素质不高，不能胜任安全管理岗位工作的人员，该降职的要降职，该撤换的要撤换，让能力强，年轻化，热爱安全工作的人员，从事这项职业，使这支队伍朝气逢勃，焕发新生。

三是队伍态度要加强考核。对安全管理干部在现场执行制度，要进行回访，看他们执行制度的力度，执行制度的准确性，对制度执行不力和检查不全面、不深入的安全管理干部，要对其进行工作评价，作为年度工作考核的重要依据，促使他们安全检查不走过场，转变工作作风，使其认真做好安全工作，严格安全制度。

四是队伍氛围要加强考核。要营造安全管理干部是项目经理部、是每一项工作重要一份子的氛围，是不可否决的一部分，增强安全管理干部队伍的自豪感，荣誉感。使安全管理干部队伍，不断扩大，自觉扩大。

五是队伍建设要加强考核。一个单位仅有一名优秀的安全管理干部不行，他需要有一个群体，这就要看队伍的文化，是否深入人心，是否形成合力，如果队伍形成了一种文化，就不愁安全管理干部队伍的素质提不高，后继无人，这就要衡量安全管理干部是否热心这项工作，忠于这项工作。

总之，如果持之以恒加强安全管理干部队伍建设，提高安全管理干部队伍的综合素质，提高安全管理干部队伍的待遇，提高安全管理干部队伍的责任意识，抓好安全工作，保障员工生命安全，促进公司安全目标实现，树立良好的企业信誉，只是迟与早的关系。

作者：石治荣

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1.1相关人员档案意识薄弱

众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2建筑工程档案资料管理质量低下

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2建立并完善档案资料管理的相关机制

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3明确分工，协调相关业务

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。

2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

3结语

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关键词： 建筑工程档案管理展望

中图分类号：TU198 文献标识码： A

一、建筑工程档案管理的现状

建筑工程在建设过程中形成的各种形式的信息记录，经过系统整理和科学编目就形成了建筑工程档案。从当前建筑工程档案管理情况看，存在以下现象。

（一）档案管理意识淡薄。建筑企业现多为股份制或私营制，企业水平参差不齐，大多数企业存在着只注重工程进度和资金控制，却忽视档案管理，对档案资料的重视程度不够，资料管理跟不上，认识不到档案资料管理对于工程建设的重要作用，普遍存在着缺乏专职的档案管理人员或档案管理人员配备不足。

（二）收集整理难度大。建筑工程系统复杂，整体要求高，覆盖面广，相应地其档案也就特殊、复杂、多样。工程可能有多家施工企业分包施工，工程建设过程中文件繁多，收集整理难度大且很容易出现失误。另外，各参建单位可能来自不同的地区，对工程资料的管理有着各自的理解和习惯作法，极易造成资料的混乱和流失。

（三）档案管理体系不完整。现多数企业，尤其是中小城市的建筑企业大多数都没有建立档案管理体系，或管理模式不成熟、不系统、不完善、不统一；甚至有些单位临时委托他人突击代编，编假造假。另外，不同地方档案管理要求有异，建筑企业大多采用地方的管理标准，形成的档案也就不统一、不规范。

（四）档案交接脱钩或移交不及时。施工过程中，技术人员不固定，随意更替或撤离，也不办理档案交接手续，导致材料分散、丢失。

（五）缺乏相应的培训机构。由于没有强制的培训机构，现在大多数档案管理人员都是企业自带自学形成的，对档案管理不够专业，缺乏全面、统一、规范、标准的培训，业务知识掌握的不全面，在知识层面和认知程度上存在较大差异，专业素质较差，难以胜任工作需要。

（六）档案材料不完整。主要存在：有的是工程竣工没有形成档案材料；还有的是只有工程主体档案，没有配套工程档案（比如室外给排水设施、煤气管线、供电线路、园林绿化、硬化交通等档案材料寥寥无几）。此外，收集整理资料不及时，编制资料与工程进度不同步或脱节、内容不真不实、缺少必填内容和手续不全等。

二、展望今后建筑工程档案管理

为保证建筑工程档案归档资料的准确、齐全、规范、完整，实施工程建设各阶段档案资料的有序管理是唯一办法。把档案管理列为工程项目管理的重要内容，放在与施工管理同等重要的位置，就应在管理体制上加以规范。

（一）健全相关法律。建立相关法律是落实档案管理制度和执行有关规范的根本保证。从档案资料的收集、填写、编制、整理、交接到移交要有法可依、违者可惩，在工程档案形成的各个环节都有法的保障；建立工程档案管理体系也要有法可依；各单位有关负责人及档案管理人员，在工程档案形成过程中所应承担的职责也应以法的形式明确。

（二）成立专门的培训机构。加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施。设立专门的档案管理强制培训机构，开展业务学习讲座，不定期地为建筑行业培训综合型的档案管理人才，提高档案管理队伍的整体水平。通过培训掌握相关法律法规，学会科学的管理方法，提高管理人员业务水平和服务质量。经培训且考核合格的颁发《执业证书》或《上岗证》，严禁无证从事档案管理工作。

（三）建立工程档案管理服务部门。同工程监理一样，容许社会依法建立工程档案咨询（服务）公司，或者在城市建设档案馆内部成立工程档案管理伺服机构，专门为建筑业提供档案管理服务。

（四）建立合理的档案管理体系。所有建筑企业必须依法设立专门的工程档案管理机构，统一部门设置，统一规章制度，按标准要求配置专职的档案管理人员。并做为建筑企业达标考核的一项必考内容，否则不予核发营业执照。

（五）统一规范要求。国家制定统一的管理规范，包含各地方的特殊情况。细节内容、表格样式、书写方法、分类排序、签字盖章、归档整理等均统一标准要求，同时废除不统一的各地方规定。

（六）档案管理要科学

1. 完善的档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。按照国家档案管理的有关规定，一要从工程立项就针对性地制定比如《×××工程归档范围》、《×××工程档案管理办法》、《×××实物、声像档案管理办法》、《×××档案借阅制度》等；二要按级明确建设、勘察、招投标、施工、监理等各单位档案负责人所属工作及岗位责任；各企业只少有一名主要领导负责该项工作；三是制定档案资料管理目标，列入各企业日常工作议事日程，列入年度工作计划，列入各级施工承包合同；四是细化档案资料收集、整理的规范要求，确保工程建设各阶段的归档资料真实、准确、规范、齐全。

2. 根据工程进度实施有效的过程控制措施。建筑工程档案资料的形成是一个循序渐进的过程，重在收集整理要及时，因此做好“过程控制” 尤为重要。比如建立每周一次的档案资料抽查制度，每月一次的档案资料例会审查制度，每月一次档案工作情况汇报、通报制度，定期组织参建单位进行档案工作沟通、交流活动等。促进档案编制与工程建设同步进行，有效地防止资料的丢失和滞后。

3. 严把文件的出入关口。工程档案材料的质量，关键在于编制过程。业主、总包、监理各方负责人，结合工程进展加强监督管理，经常性地检查工程档案材料编制情况，对特殊情况要实施全方位检查，比如加强对隐蔽工程资料的复查，对进场材料报验资料的跟踪检查等等，掌握第一手资料。施工单位应明确自己的责任，安排能力强、业务精能胜任档案管理工作的人员上岗，按照标准要求伴随工程进度编制工程档案材料，确保两者同步进行；资料负责人员按照归档规定，加强自检，认真审核，严格把关，发现问题及时解决，按实际发生填漏补缺，保证资料真实、系统、规范、完整，从源头上防止产生不符合规范要求的档案资料。

4. 充分发挥监理总包的监督控制作用。监理单位负责对所有项目档案资料实施监督管理，严格把关报验资料，对所有参建单位的资料均实行双签。

5. 建立文件档案登记制度。管理过程中，要详细登记资料的收集、整理、入档、流转、借阅情况，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化。因此，对文件档案的增减变动、来龙去脉、运转流向做到实时监控、胸中有数，一项不漏。同时做好防丢失、防损毁、防失效工作，确保档案资料完整、有效。

6. 建立奖惩激励制度。对管理到位、认真负责的单位和个人给予经济上的奖励；对管理混乱、文件资料丢失，不按期整改的单位及个人进行处罚；有效调动各参建方管理好档案资料的积极性，以促进文件档案管理的成效。

7. 充分利用现代化电子技术。大力研发和推行音像档案、电子文档在工程档案中的运用，实现建筑工程档案信息化、网络化管理。把照片、录像、纸质等各种类型的档案制成缩微档案或磁介质档案。以利于编写、查阅、校对和存储，也可节省大量的资源。

三、结 语

由以上看出，建筑工程档案管理是一个复杂的过程，也是一个不断发展的过程。针对当前存在的问题，健立建筑工程档案管理法，树立法的管理理念，建立法的管理模式，用法的形式管理，形成档案管理是社会责任的局面；完善建筑工程档案管理机制；进一步制定科学规范的的档案管理制度与措施，切实为做好建筑工程档案管理工作打牢坚实的基础，这也是解决当前建筑工程档案管理问题的有效途径和发展方向。

参考文献

[1] 《建筑工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2001。

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[关键词]工程档案；资料管理；问题；对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）21-0336-02

一、工程档案的内涵和意义

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程和成果。工程档案既具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如阵地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程中的重要组成部分。

二、工程档案管理的现状问题

1、档案管理意识淡薄

档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了其他大量有用的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到真正有用的工程信息，无法追踪到具体的来源。

此外，大量的工程信息存在造假或与实际偏差较大等情况。工程中设计的监管者、测绘人员、投资者与施工者，往往互通一气，为了更快完工验收，往往对资料进行大量造假或隐瞒真实的信息。最终无论是对使用单位、监管单位还是施工单位而言，工程档案只是一个形式而已，没人会去认真考察里面的数据，因为这些数据根本禁不起考察。

2、档案管理机制不健全

由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案管理机制不健全，是建筑工程资料收集与整理过程中面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，并可能造成有关建筑档案资料的严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响到建筑工程的施工建设及日后的维护使用。

3、档案管理技术落后

我国的许多工程档案还停留在纸张时代，尤其是较为落后地区的工程。传统载体的档案不仅容易损坏丢失，也无法实现高效的管理利用，保存和使用非常繁琐。在一些相对发达的地区，工程文档实现了全部或部分电子化。但尽管如此，对于档案的安全备份和保存，还是缺乏延续和统一，各类文档管理部门和数据库混乱，未能达到有效互通，大大削弱了工程文档价值的挖掘能力。

三、工程档案管理的对策及建议

1、加强法制建设，完善工程管理制度

加强工程档案资料在形成、收集、整理和移交归档工作过程中的监督和检查，制定工程档案资料管理制度标准。各单位应根据上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划，设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料管理的实施细则，认真落实档案归档要求。同时可与参建单位签署《责任书》，明确对工程档案归档的具体要求，并实行奖励与处罚机制，使参建单位领导和技术人员充分重视工程档案的归档工作。

2、思想上要重视工程档案管理工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，又不直接产生经济效益，而施工过程中现场又非常繁忙，施工人员把绝大部分精力都集中在施工上，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，造成大量资料缺失，所以内业资料应定期或不定期进行检查评比，以引起各方重视，避免大量工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为做好档案管理工作提供有力保证。鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应进一步加强对建筑行业的档案管理的教育与监督工作。

3、加强施工企业档案管理信息化建设

随着我国计算机互联网的不断进步与发展，计算机互联网对我国建筑施工企业的生产经营活动有着巨大的推动和发展。为此，建筑施工企业可以充分利用现代信息技术，做好档案管理方面的信息化建设。首先，建筑施工企业应加大对档案信息管理的投入，可结合本企业档案管理工作中的实际情况，购买或开发企业档案管理软件，强化企业档案管理信息化水平。另外，建筑施工企业应用计算机技术对档案管理工作进行监督管理，建立企业档案监督管理、多方合作的信息系统平台，提高企业档案管理水平和质量。建筑施工企业还应加强对档案管理信息化管理系统的定期检查工作，并对检查结果进行考核、评定。再次，建筑施工企业档案管理工作要建立档案管理激励及约束机制，实现档案管理的科学化和规范化，充分发挥档案管理工作的作用与功能。

4、加强对档案管理有关技术人员培训的力度

随着建筑业的不断发展，档案管理工作的特点也产生了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性；提高服务质量和服务水平，则要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员还要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，同时要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5、做好档案的整理与信息化工作

在收集与整理过程中，按照档案的性质和类型，部门的档案资料、内部文件、记录应按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同进行分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。同时应大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。各公司还应有效利用计算机资源，建立本公司的档案检索系统，提高各部门（公司）的档案管理水平及协调能力，方便各部门（单位）对档案的有效利用，藉以提高工作效率。

6、完善资料后期的管理工作

工程资料整理完毕并存放后，并不代表所有的工作已经完成，可以不再翻动。往往在工程施工过程中，由于种种问题，需要对前面的资料进行查阅或者调取，所以资料管理人员应该认真记录工程资料的存放位置或去向，对借出的资料进行跟进并及时索回。这一工作对工程资料的管理具有非常重要的意义，能够从根本上解决工程资料的流失问题。

四.结束语

建筑工程资料管理工作，对于工程施工企业来说具有非常重要的意义。工程资料管理过程中如出现疏漏，可能会严重影响到工程施工进度和工程项目的整体质量，对企业的声誉造成负面影响并导致企业经济利益受损，所以必须加强工程资料的管理力度，强化工程资料管理人员的责任意识，保证工程资料管理的严谨性和全面性，从而确保工程施工的顺利开展，并使企业获得良好的经济效益，使企业在激烈的行业竞争中脱颖而出，获取更多的发展机遇。

参考文献

[1] 臧应雨等，当前工程档案管理工作中存在的问题及对策[J]，山西建筑，2013.

篇8

一、建筑工程档案资料的内容

1.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

3.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

二、当前建设工程档案管理中存在的问题

1.近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我围建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

2.档案材料填写不真实

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度打，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。

3.竣工档案移交不及时

由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

三、建筑工程档案有效管理的措施

1.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

3.加强建筑工程档案管理工作，建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。

4.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

5.及时做好传递和变更记录。在管 理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。

篇9

关键词：建筑工程；档案管理；管理意识

中图分类号：TU198文献标识码：A

建筑工程档案管理工作真实记录和反映了工程建设项目的各个方面，是全面鉴定工程质量的重要依据，在建筑工程管理工作中具有重要的保存价值。作为建筑工程管理的一项基础性工作，工程档案管理工作的有效开展对于促进工程管理工作的健康发展起到了积极地促进作用。但是，当前形势下，我国建筑工程档案管理工作还存在着诸多的问题。

一、建筑工程档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理意识淡薄，基础管理工作薄弱

当前形势下，工程档案管理的意识普遍淡薄，尤其是电子化档案的管理手段还在逐步普及和落实，这就使得部分工程建设部门对于档案管理工作手段的先进应用手段并不了解，造成档案管理工作严重滞后于工程基础建设项目。另外，工程档案管理工作由于其自身的特点，工作繁琐复杂，在整个工程建设项目中属于非营利性的，不能产生巨大的经济效益，因此，工程建设部门往往把更多的精力集中在工程建设项目进度上，对于工程档案管理工作的重视度就容易降低，对于一些工程建设中需要进行存档的档案管理工作消极的应对。这也往往出现工程建设项目即将完工时，才开始慌乱的整理工程管理档案，从而应付上级有关部门的检查的现象。[1]

（二）档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐

目前，我国建筑工程项目中的大量档案管理人员并非一些专业的档案管理专业人才，也没有经过严格的档案专业培训，普遍缺乏基本的档案管理工作经验和理论知识，甚至出现一人身兼数职的现象。尤其当前全球已经进入数字化时代，大量的电子文档的出现取代了传统的纸质档案，对于了解和掌握电子文件的规律和管理方法的人才十分稀少，大部分的工程建设项目组仍然采用传统的手工档案管理模式，工作效率低，劳动强度大，这也严重降低了工程建设的验收质量。工程建设档案管理人员专业素质参差不齐，管理手段方法落后，加之档案管理工作的枯燥乏味，待遇低下，很多的档案管理人员不能安于现状，责任心和敬业精神不高，职业道德素质和服务水平不高。

（三）归档的真实性和完整率有待提高

根据相关资料显示，我国目前建筑工程档案的归档完整率低下，仅为20%。这主要在于一方面，多数的工程建设单位并不能严格按照有关的规章制度要求，在项目的立项到竣工阶段设立专职的档案管理人员，对于工程档案的收集、保存和整理工作重视度不高，导致大量的档案文件无序管理，甚至出现档案文件摆放杂乱，查找困难和丢失重要资料的现象。另外一方面，工程建设项目单位的档案管理人员的业务水平低下，工作责任心不强，操作不规范造成了大量的档案资料并未完整归档，影响了工程建设单位的档案完整率。[2]

二、完善建筑工程档案管理的措施

（一）不断强化档案管理意识，健全档案管理制度

由于工程建设档案管理工作在整个工程建设项目中发挥着重要的作用，因此，我们要不断强化档案管理意识，树立正确的档案管理工作态度，增强工作的责任感。从工程建设项目各部门主要领导到档案管理工作的基层人员都要从思想上树立正确的意识，重视档案管理的作用，要把档案资料的收集、整理和编制工作落实到实处，明确各个部门的工作职责，加强对有关部门的监督检查，防止出现档案管理工作滞后于工程建设项目的事情发生。另外，还要定时检查工程档案管理资料的完整性，防止资料的随意摆放和丢失，把档案管理工作作为项目管理工作的重点，不断加强建设单位 的档案意识，提高档案管理工作的效率。

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门。档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

（二）加强培训，提高队伍素质

为了促进工程档案管理工作适应社会发展的需要，随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。另外，加大对档案管理人员的激励，采取一定的激励措施来提高档案管理人员的工作积极性。[3]

（三）发挥工程档案的有效价值

充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

建筑工程档案管理工作的目的就是能够更好的服务于工程建设的各个方面，而非简单的应付上级部门的检查。因此，又必须通过系统地规划和严格的考核来加强工程档案管理工作的质量，使其能够更好地为工程建设项目发挥重要的辅助作用。随着项目档案管理的规范化和标准化，项目建设单位更应该将工程档案管理纳入到整个项目管理程序当中，建立制度，落实责任，与项目建设同步规划同步进行，以科学的、规范的手段来发挥工程档案管理的真实价值，从而有效地提升建筑工程项目档案的管理水平，促进各项工作的顺利开展。

参考文献：

[1]李菊君.建筑工程档案管理[J].企业研究.2011(14).

篇10

关键词：档案；建筑工程；管理

中图分类号：TU198文献标识码： A

建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

总之，当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲；《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年版。