数字化档案管理范文

导语：如何才能写好一篇数字化档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词]档案管理 数字化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01

王丽（1982-），吉林德惠人，德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员。

一、档案数字化管理的必然性

首先，档案数字化是时展的必然。计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储。通过网络互通，实现共享利用，方便快捷，因此形成了大量的数字化档案。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如数字化档案节省占地空间，查阅方便，节约了保管费用，避免了人力浪费。数字化档案传递快速，利用及时，大大提高了工作效率。因此，档案数字化将是未来时展的必然趋势。随着数字化档案的兴起，档案管理数字化必然应运而生。档案管理数字化是发展的必然要求，也是因为其有不可替代的作用。首先，数字化管理更有利于保护档案。因为在将传统档案资源数字化的过程中，必将能够发现档案中不完整和欠缺部分，便于及时补齐，同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题。档案数字化后成为原纸质档案的副本，相当于一个备份，极大限度地保护了原件资料的完整性。其次，档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率。

二、档案数字化管理的内容

数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义。

基础设施建设指网络和设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，关系到档案数字化管理的速度与质量。档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要指数据库建设。人才建设指专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，是当前数字化档案管理工作所需要的。

最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设，档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑，这是一项复杂而庞大的系统工程，主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制。积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。

三、档案管理数字化要把握的环节

我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。

（一）避免资源的浪费

电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。

（二）提高数字化档案利用率

数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。

（三）提高档案管理人员队伍水平

档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高档案管理水平。

四、档案管理数字化中对电子档案的管理

（一）电子档案的鉴定

在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。

（二）电子档案的著录归档

对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。

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【关键词】：数字化 档案管理 内涵 必要性 优点

信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案管理部门应提高网络信息社会条件下档案信息管理的服务和创新意识，增强责任感和使命感，提高档案管理者驾驭数字化档案信息系统的技能，推进各级档案管理工作数字化标准体系建设，实现档案管理与科技、时代的同步发展。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

二、档案管理数字化的必要性

1.档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求

随着经济社会发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增长，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层、各部门之间对档案信息的交流也更加频繁，人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流的平台，实现档案馆际之间的档案信息资源共享。当前，数字化、电子网络技术日新月异，在社会各界得到广泛应用，实行数字化档案管理的需求不仅现实而且迫切。因此，实现档案管理数字化，是满足经济社会各阶层对档案信息资源需求的必由之路。

2.档案管理数字化是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保障政府信息公开的顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也是一种发展机遇。基于档案馆在保存政府公开信息方面具有的责任和优势，档案信息管理无疑应该对政府信息建立完整的数据库，为社会各界对政府公开信息资源的需求提供便捷有效地检索、查询和服务。实行档案管理数字化可以促成档案数字信息库与政府网站的对接，大大方便社会各界对政府公开信息的查询需求。

3.档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段

当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐，瞄准社会对档案信息资源的需求加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着“金山”找饭吃，无疑是不现实的。因此，档案工作只能坚持与时俱进。积极改善档案管理工作，加快服务创新，最大限度地发挥档案信息的增值作用，服务社会需求是各级档案管理部门的必然选择。数字化档案管理作为档案管理现代化的重要手段，使计算机通讯技术、网络数字技术以及多媒体技术等现代科技在档案管理中得到广泛应用，必将促进档案信息管理的巨大变革，也必然会促进实现档案管理现代化，满足社会各种对档案信息资源的需求，提升和发挥档案工作在信息化社会中的地位和作用。

三、数字化档案管理的优点

1.节省存储空间，信息管理数字化

利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.提高档案信息利用率，实现资源共享

档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.缩短档案查找时间，实现信息管理智能化

档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.节约成本，提高工作效率

实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

5.缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

结束语：

随着社会发展水平和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，近年来我国已在各个省市陆续启动了中国数字化档案馆工程，一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正悄然形成。我们完全有理由相信，在科学发展观的理论指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功。

参考文献：

[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

[2]刘惠霞.浅谈数字化档案管理[J].交流，2011（12）

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【关键词】档案管理；档案信息共享；云计算

随着计算机技术和网络应用水平的不断提高，我国各个企事业单位的档案管理也进入了数字化管理和网络应用层次，档案作为一种信息资源，如何在网络环境下实现社会共享，从而更好地为社会各领域服务已成为我国档案信息化建设的重点。从技术实现角度来说， 要实现档案信息资源共享对档案信息有如下一些要求： 首先， 保证档案信息的安全可靠， 即保证档案信息的原始记录性及其不被篡改； 其次， 保证档案信息的有序性， 即保证档案信息可以供档案用户迅速便捷的检索利用；再次， 保证档案信息的永久保存； 最后， 友好的用户界面及方便直观的操作对保证档案信息资源共享达到最好的效果也是十分重要的。

一、档案管理现象

档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录， 它承载着人类活动的大量信息， 具有记载、延续人类文化的功能。作为档案管理与利用对象的档案资源是经过特定历史时期的逐渐积累而形成的具有原始记录性和凭证性 近年来，随着《档案法》 及其相关法规的颁布、实施，档案工作的透明度大为提高，国家档案事业得到全面发展，在国民经济和社会信息化的社会潮流面前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式为满足 而是要求在更大范围内、 更高程度上实现档案资源的社会共享。

二、网络数字化的发展

技术的大变革，带来了新的产品、新的产业和新的市场，同时也带来了市场份额的重新分配。“云计算”这个概念也进入人们的生活中。云计算是随着处理器技术、 虚拟化技。Internet和电子商务的应用，正打破历史和地缘造成的差异，为每个民族和个人创造了走向新生活的无穷的、平等的机会。在Internet日益大众化普及化、一批网络经营型的公司（如亚马逊网上书店、Dell电脑公司）涌现并成功运作的背景下，鉴于Internet交易成本低、覆盖面广，将从根本上改变客户对方便、速度、价格和服务的期望，传统经营向网络化经营转变是必然趋势。

三、网络技术的优势

网络数字化计划具备独到的优势，服务便利化和快捷化是其显著特点。面对各个单位或者整个一个单位系统的档案，数字化网络管理在人力、服务水平上面都有很大的进步，且能提高办事效率。数字时代信息资源共享都是以网络环境为业务平台进行运作的， 因而在网络环境中信息资源的整合与共享，往往需要一个能集合并能整合多类多来源信息资源，提供多来源信息高效检索利用的网络公共信息服务（共享）平台信息服务（共享）平台是信息集成 共享和交互的承载物，通过平台，可以集成分散的信息资源，并为信息消费者定位 交换和获取信息，从而为用户提供集成、 便利的信息服务环境， 目前在很多国家和社会领域的信息共享工程建设中，都在致力于建设各色的公共信息服务（共享）平台。通过调查，我们发现，对于数字化档案管理能有效提高办事效率、工作效率和使工作便捷化这三个方面，相关从业人员四分之三以上的被调查人员持肯定意见，只有不到十分之一的人认为在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于这部分调查人当中有一些属于年龄相对较大，对于计算机技术掌握相对较少的人群，而数十年的工作经验使得他们对于自己整理的相关档案的查阅有相对比较高的记忆，所以他们认为通过网络化管理需要有一定的计算机操作能力，而相比较学习计算机，他们认为过去的档案管理方式更能适应。

四、网咯数字化技术的不足

万事万物都具有两面性，虽然网络数字化技术具有无可厚非的优势，同时，它也存在一定的不足，运用不当也会造成一些负面影响。网络平台的应用水平相对较低，目前大多数单位所使用的网络管理平台都属于比较成熟的管理平台，但是对于大多数单位而言，其应用的范畴却很少，甚至很多单位仅仅使用了最简单的功能，这种做法造成了资源的浪费。若要实现《全国档案信息化建设实施纲要》中制定的“依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”的目标，应在档案信息化建设的系统发展阶段推进数据标准化进程，提高数据的标准化程度，为档案信息资源共享奠定基础。尤其令人担忧的是，这种非标准化的数字档案还在与日俱增，如若允许这种现象持续发展下去，档案信息资源共享恐怕只是一种奢望，其严重后果最终或将导致档案信息化建设举步艰难。在网络应用中就存在网络病毒的侵入和资料的泄露，对于单位安全存在一定的隐患，这也是很多单位在档案管理方面没有实施网络数字化管理的重要因素。

五、如何完善数字化档案管理

前面就一些基本问题做了分析和陈述，而关于如何更好地利用网络数字化技术，完善数字化档案管理则是重点。

1、NAS设备近两年开始流行，可靠稳定的性能，特别优化的文件管理系统和低廉的价格使NAS市场得到了一定的增长。NAS作为一个网络附加存储设备，采用了信息技术中的流行技术-嵌入式技术。嵌入式技术的采用，使得NAS具有无人值守，高度职能，性能稳定，功能专一的特点。

2、通过元数据存储档案信息， 提高档案信息资源的可靠性。 档案是人类历史的记录， 档案的原始凭证性是档案区别于图书、 情报的重要属性。档案信息资源共享平台不仅需要提供档案信息， 并且要保证档案信息的永久保存， 使档案信息共享平台成为档案信息资源的重要备份。随着对数字保存实践活动的开展， 人们认识到要实现对数字信息的保存， 就要记录很多关于资源本身、 资源硬件和软件环境等的信息， 对于满足长期保存需要的元数据研究开始提上日程。为确保信息长期使用的元数据元素又称为 “保存元数据” 。通过保存元数据， 档案保管人员能够得到足够的信息从而在长期保存数据流方面采取恰当的行动， 并保证被保存对象在技术不断更新的情况下被重复检索使用。

3、在网络化不断提升的过程中，应该对档案的分类进行更细划分，尤其在绝密程度上，应该增加级别，并设置访问权限，有利于单位安全管理。在网络化管理方面，笔者认为各个单位应该努力提高管理水平，在人员培训方面，应该积极的与外界相关技术单位进行交流和学习，尽快提高从业人员的实际操作水平。

参考文献：

[1]马玉杰， 朱立红， 王 强， 杨爱志， 李强华， 杨雪峰， 郑 悦，王丽玲， 齐洁， 杨红梅， 王 宁. 政府信息公开背景下的档案工作研究[Z]. 河北科技师范学院， 2008.]

[2] 邓胜利，张敏.交互式信息服务环境及其影响因素分析[J].情报科学.2008 （3）

[3] 雷蕾，何明，姚建文.云计算技术及其安全性研究[J].计算机安全，2010.4.

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数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。

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关键词：数字；税收；档案；人才；安全；应用

一、引言

现代社会发展日新月异，税收档案工作也需要与时俱进，实现税收档案管理的有序发展，关键在于现代数字化技术的应用，能否辐射到税收档案管理之中，数字化技术是计算机、网络技术的整体化发展技术，这些技术可以实现税收档案管理工作效率的提升，可以进一步构建现代化的档案管理新次序，不断提高税收档案管理的服务能力。

二、税收档案数字化建设的必要性

首先，税收档案管理的工作效率进一步提升。计算机技术、网络技术在税收档案管理过程中应用之后，与原来的人员档案归档、整理等方式来说，电脑化的管理可以大大提高工作效率，实现管理人员工作量的大幅度降低，使得更多的税收档案管理人员从繁重的工作中解放出来。其次，税收档案整理的准确性进一步提升。税收档案管理具有严肃性，必要保证其客观、准确的记录，相关资料保存必须万无一失，数字化技术的应用之后，人员整理档案过程中的准确性将进一步提升。最后，实现税收档案资料保存的多元化。以前的档案管理工作在整理纸质档案的时候，相关资料保存相对比较单一，随着时间的推移，资料保存需要付出更多的精力和时间，同时在管理过程中需要进一步构建现代化的管理手段，将实现这些资料的有效保存，另外，一些其他形式资料可以进一步实现更好的保持效率，不断推进税收档案管理的多元化发展。

三、税收档案数字化建设的具体措施

1.管理人才数字化技术的培养。税收档案数字化管理主要就是解决的纸质档案管理过程中出现的标准不齐，内容不全，归档准确度不高等问题，实现数字化管理之后，税收档案的标准化、齐全性、准确性等大大提升，但是需要对相关人才进行有效提升。这些管理人员仅有高尚的道德、优良的职业准则是不能胜任具体税收档案管理工作的，从事税收档案管理工作需要有相对专业的技能。就管理人才的培养应该是一种系统化的管理，进一步提升他们日常化、指标化、数字化、累积化、导向化的管理。不同类型的档案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人员掌握相关的专业技能。现代化的数字化技术也是税收档案管理人员需必须掌握的专业知识，电脑、信息技术可以实现税收档案管理的高效性以及零误差，这样的管理可以使管理人员更加方便地管理档案。具体来说，针对不断优化的信息、计算机等技术，组织税收档案管理人员及时学习，不断更新他们的知识结构。多创造一些学习税收档案数字化技术，对应该学习了解的大数据、云存储等概念进行有效掌握运用。开展数字化技术学习的传帮带工作，让那些具有一定数字技术水平的人员帮助其他管理人员。2.构建税收档案管理网络安全屏障。税收档案管理需要对网络安全问题提高认识，因为很多税收档案信息都可能通过网络泄漏出去，这样的管理更多的需要管理部门进行系统化的网络安全措施应用，不断提升服务主机的安全性，全局性统一更新病毒库，同时严格遵守税收档案调阅的相关规章制度，更好的实现档案管理的有效开展。严格细化税收档案管理数字化在内部网络传递的级别，根据其信息的重要程度、核心程度设置不同的等级，这样可以保证一些核心税收档案管理信息不泄漏。同时需要进一步规范单位内外网的使用制度，不能将内外网进行互通使用。数字化的管理可以实现电子化的数据存储，虽然纸质的档案资料也保存，在查阅的时候，一般都选择电子化的查阅方式，这种方式更多方便、快捷，对于管理人员调取档案资料也相对简单。大大提高的工作效率，然而这种借阅、审批流程需要严格管理，保证每一次借阅的记录都可以查询到。提供更加优质的网络安全条件，这样的环境下，税收档案管理的网络化建设推进。3.强化税收档案数字化推进力度。税收档案的数字化发展需要进一步构建其相关纸质资料的电子化系统，稳步推进原始档案的整体化发展，组织相关技术人员对原始税收档案进行拍照、扫描。数字化的税收档案管理需要在企业中将相关事宜办结之后，及时进行扫描进入电脑，这种随时变化税务档案管理不再需要进行装订，只需要对其按照时间的先后顺序进行编号。一方面需要对原始资料的完整性进行有效保存，另一方面需要进一步加强这些资料电子化发展的推进，研究一套符合档案保存规律的措施和手段。具体的推进措施：第一，以“件”为单位确定税收档案管理的基本要求。可以将处理的一个业务环节所涉及到的所有资料作为一“件”。第二，将档案进行有效分类。根据档案管理的不同环节，将其进行有效分类，目前的主要种类有：税务登记、管理认定、纳税申报、税款征收、发票管理、会统核算、纳税评估、税务稽查。4.推进税收档案数字化发展的软硬件建设。现代的税收档案数字化管理扫描的清晰度相对就是比较高，企业法人的签字、相关部门的审核意见和公章相对都是比较清楚。在电脑上查阅这些税收档案，可以有效实现对档案的查阅，那些不全、申报的时候出现问题等，都是可以进行事前检查。税收档案数字化管理的这些优势需要通过其软硬件的完善实现。首先需要提高税收档案数字化基础设施建设的重视程度。不断强化部门领导对税收档案管理数字化工作的重视程度，这是现代税收档案数字化设施优化的基础和前提。其次，构建系统化的管理制度。管理制度是一项工作有效开展税收档案数字化发展的必要条件，例如调阅税收档案管理的具体规定可以降低档案的缺失率，使得更多的档案管理具有规范化、系统化。进一步构建税收档案数字化管理的具体流程，保密管理制度，信息查询和维护办法等。最后，进一步强化税收档案管理的设备更新，在条件允许的情况下，不断优化税收档案管理的硬件设施，实现档案设施的数字化，不断构建符合大数据时代特征的税收档案管理设备。目前税收档案整理工作基本电脑等硬件设施都已经配备齐全，大大提升了整理的工作效率。有时在网络信息化硬件推进的过程中需要进一步强化，不断提升网络速度，优化更加广阔的网络交流平台，有助于税收档案整理工作。这些硬件建设都是需要加大政府的财政支持，不断提高相关设备的政府采购力度，更好地满足税收档案管理的有序化发展。

四、结语

税收档案是政府对企业进行税务管理的有效依据，具有严肃性。同时随着企业数量的增加，税收档案管理工作成倍增加，数字化管理工作需要进一步加强人才培养，完善网络安全、有效推进工作力度、优化软硬件建设，从而避免出现人为档案管理误差，提升工作效率，进一步实现税收档案管理的质量。

参考文献：

[1]赵利民.科技档案数字化管理[A].煤矿自动化与信息化——第21届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第3届中国煤矿信息化与自动化高层论坛,2011,06:145-146.

[2]莫尚东.浅谈“问题导学”的内涵及模式解读,《导学案》规范制作,使用和管理[A].2015年9月现代教育教学探索学术交流会,2015,09:129-130.

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[关键词]城建；档案管理；数字化建设

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我国城市化建设水平不断提高的当下，城建工作所涉及的道路桥梁、地下管线、房屋建筑和基础设施等工程项目的数量也越来越多，给城建档案管理工作到来了一定的挑战。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，特别是在以互联网为代表的信息时代中，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，且存在调阅困难、占用空间大、管理效率较低等缺点，如何以计算机技术为依托，大力推进城建档案管理数字化建设已经成为城市发展中的重要内容，因此必须要亟待解决的实际问题。

一、 档案管理数字化概述

档案管理数字化的实现是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。档案管理的数字化建设是一项复杂且系统的工作，主要涉及到了资料整理、数据备份、设备选择、存储与建库、扫描录入等多方面的工作内容，在科学技术水平不断发展的现阶段主要呈现出以下两方面的的态势：一是在全社会范围内都开展了档案管理数字化建设工作，在高校、城建、企业等各个行业领域中都尝试了档案管理方式的转变；二是初步形成较为合理的管理体系，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。

二、 城建档案管理数字化建设的意义

（一） 符合时展的需要

在城市现代化发展的过程当中，推进城建档案管理数字化建设，创新传统管理模式，是是到发展的必然趋势。依托计算机信息技术，在城建各部门中建立起档案管理的数字化平台，一方面彻底改变了以往分散式管理的模式，使得档案的查询统计等工作的效率实现了提高，另一方面又为档案资料信息的共享提供了实现的可能。

（二） 利于城建档案管理的规范化

推行城建档案管理的数字化建设，将城市建设中的所有工程项目都纳入到数字化管理的体系当中，通过网络和数据操作技术等，按照统一的标准对城建档案进行管理，确保了其工作的安全、准确和高效，使得档案管理各项工作的开展都更加的规范化，从而为城市建设提供更好的基础服务。

（三） 利于城建档案的开发

城建档案管理数字化建设，对于城建档案的开发产生了极大的促进作用。城建档案管理数字化建设为用户构建了信息资料查询的平台，用户只需要直接登录到城市基础设施建设信息服务平台，就可以进行相关的信息搜集和业务申请，并与社会其他行业领域之间形成合作，进而形成了集成化管理的运行模式，实现了数字化资源的整合。

三、 城建档案管理数字化建设的内容

城建档案管理数字化建设是城市实现现代化规划和建设的重要参考，对于城市的可持续发展具有着十分重要的现实意义，开展和完善城建档案管理数字化建设的工作，应该对原有的思维定式进行突破，并从以下几方面内容进行着手：

（一） 规范城建档案管理数字化的指标和要求

规范城建档案管理数字化的指标和要求是推动其工作开展的前提条件和主要方式，特别是对档案资料信息的收集、整理、加工和存储等一系列工作而言，进而实现对城建档案管理的规范化和标准化控制。在参考国家和行业标准的基础之上，对以下工作要求进行明确：①城建档案信息资源的数据格式要保持一致，以保证信息传递的有效性，消除交流障碍；②城建档案业务处理的要求要实现各部门的统一，特别是档案数据统计口径的统一设计，以保证档案数据的实用性；③对档案管理工作者的行为进行规范性指标的要求，尽可能的避免因人为原因而出现的工作漏洞，以保证城建档案的安全性和真实性。

（二） 合理设计档案信息数据库存储功能系统

城建档案管理系统通常是由专业的软件开发企业来承担建设的，但是为了保证系统建设的科学合理性，其档案管理部门的工作人员也应积极参与到前期的方案设计工作当中，使得管理系统的网络建设中的硬件平台和软件平台都具有稳定性和可靠性；其次，要对数据库进行合理的设计，主要涉及到文档库、空间库和影像库三方面，且三者之间存在相互联系，对其进行资料编码，以保证用户能够准确的调取所需要的内容；再次要创建高效的检索系统，利用多媒体技术对不同载体的档案信息进行高效整合，实现对档案资源的多层次开发，以保证档案数据信息的安全性。

（三） 加大城建数字化档案馆建设的力度

城建档案馆的建设是实现城建档案管理数字化建设工作中的重要环节，其是对城建档案进行集中管理的主要场所，是社会资源消费的系统之一。数字城建档案馆的建设应该以信息资源的高效利用为最终目的，以数字信息系统平台为途径，以面向馆内的“统一管理平台”和面向馆外的“统一门户网站”为核心，实现信息服务从“被动”向“主动”模式的转化。加大城建数字化档案馆的建设力度，实际上就是在城市中建立较为完善的信息化网络，将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合，在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合，实现城市科学合理化的未来发展。

（四） 发展城建档案数字化管理的人才队伍

档案管理工作人员的自身素质和水平能力是影响其管理工作质量和效率的直接因素，因此为了保证城建档案管理数字化建设的有序性，必须要建立档案数字化管理的专业人才队伍。一方面要通过开展多种渠道和形式的业务培训活动，使得工作人员能够熟练的掌握现代化信息技术，提高其运用计算机网络平台的技能；一方面要通过开展多种形式的教学教研活动，向其介绍最新的科技动态的应用现状，以提高城建档案管理人员的素质；另一方面还要对领导层人员的知识结构和领域进行更新，确保城建档案管理数字化建设具备优秀的领路人。

结束语：综上所述，城建档案管理数字化建设是一项系统且复杂的工程，要想切实发挥出城建档案管理的重要功能，提高城建档案管理工作的效率和水平，就必须要转变工作人员陈旧的管理理念，打破传统纸质档案管理的模式，从发展信息化人才队伍、完善档案管理制度体系、设计数据库存储系统等方面来实现城建档案管理的数字化建设；当然，由于城建档案管理数字化仍然处于一个探索的阶段，还需要工作人员对其进行不断的深入研究，以推动城市经济的可持续发展。

参考文献

[1]韩双. 城建档案数字信息化建设管理探讨[J]. 信息系统工程，2014，12：62.

[2]赖宇凌. 信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J]. 办公室业务，2014，23：71-72.

[3]傅政权. 新形势下城建档案管理数字化建设探讨[J]. 科技创新与应用，2015，21：277.

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一、档案的管理和利用中存在的问题

通过分析我们可以看出，企业档案在开采信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在企业的发展中也具有举足轻重的作用，但是由于各种各样因素的限制，档案在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了档案价值的充分发挥。总结其原因，主要有以下几个：一是，企业档案室的资源不够丰富，档案的归档不够完整、系统，不能满足相关生产和管理的需求，这就对档案信息资源的利用积极性产生了消极的影响；二是，档案管理缺乏专业的人才，这直接导致其在管理中有很多薄弱环节，缺乏创新意识，不能创造出高质量的工作成果；三是一些档案管理人员认为档案信息的作用不大，或者在工作中只注重档案的整理和收藏而忽略了档案的利用等，在工作中持有消极、被动的思想和情绪，这对档案资源的开发和利用带来了不良影响。

二、档案管理和利用工作的开展措施

（一）档案管理要采用现代化的方式。企业档案管理的现代化主要体现在其管理思想的现代化、管理手段的现代化等方面，其中从管理思想上来说，档案信息资源的管理首先要获得领导的高度重视和支持，并采取一系列政策性措施增强各部门的群体档案意识，将各个部门与档案管理部门之间的关系理顺清楚，灵活的利用材料，彻底改变在传统档案管理工作中只注重档案管理而忽略了档案的利用的缺陷，使档案信息库能够充分发挥自身在档案管理中的全部职能作用和提高服务质量的重要作用。随着信息科技的发展，在未来的档案管理中，档案管理信息系统应该充分考虑将办公自动化与档案管理充分融合起来，通过先进的科学技术促进档案管理数字化和现代化的共同实现。另外，从管理手段上来说，现在企业档案管理的现代化程度正在不断地提高，以计算机技术为核心的档案保存技术已经得到了广泛的应用，并在档案的整理、查阅以及网络平台上的互相交流等方面起到了积极的作用。通过计算机为基础，将档案分类输入可以实现共享，这不仅能够有效的节省档案的保管空间，同时还可以实现高效、方便、快捷、准确的检索，可大大提高传输效果和档案信息处理效率。

（二）健全档案管理体系，完善管理制度。档案具有数量大、门类多、专业性强、涉及面广、收集难度大还有利用率高等特点，正是因为这些特点的存在，我们在进行档案管理的时候要始终以科学、完善以及高效为目标。档案管理体系的建立可以通过分层的方法来实现，可将其分为领导、管理还有整理这三个层次，每个层次的工作都由不同的部门和人员负责。同时还要加大企业对档案管理的投入，从基础设施方面为档案的管理提供夯实的条件，并且还要定期组织管理相关的人员参与档案管理知识的培训课程，进一步促进档案管理工作的现代化和科学化。另外，在管理制度方面，首先要对归档的范围、移交的时间等进行明确的规定，以保证归档资料的及时性和完整性；其次要采用奖惩制度，对管理好的人员和部门给予相应的奖励。

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关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式

中图分类号：S611 文献标识码： A

引言

在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。

1 .数字化与电子化的区别

电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。

档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。

我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。

2 .设计企业数字化档案管理模式的研究

2.1 设计企业数字化档案管理现状

档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。

2.2数字化档案管理模式的分析

（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。

（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。

（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。

（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。

3 .设计企业数字化档案管理生产模式

3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。

从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。

由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。

3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。

3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。

3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。

4 .结束语

企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。

参考文献 ：

[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9

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所谓图书馆档案管理数字化，就是建立在现代化信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理对象，对数字化档案信息资源进行收集、管理和提供服务。通过建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务人性化，从而实现档案的长期保存和充分利用。因此，图书馆档案管理工作应充分借助信息网络技术发展的契机，利用信息网络正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面发展的大环境，以科学化和技术化的手段管理图书馆档案，从而逐步实现图书馆档案管理的信息化，不断推动档案事业的科学发展。

一、为什么要建设图书馆

档案管理数字化

图书馆档案管理数字化具有馆藏档案信息数字化、信息组织与传输网络化、档案管理自动化、服务范围大众化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。为此，通过加强图书馆档案数字化建设，在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义。

1.档案信息的数字化，提高了信息的利用率。档案信息数字化是指利用信息存贮技术把各种档案信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。数字化在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，这给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题。档案管理数字化与传统图书馆档案管理的最大区别，就是利用了现代信息技术，将以往传统介质的档案转化为数字信息，实现信息的数字化、信息存储的无纸化，节约了图书馆档案的贮存空间，减少馆藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.档案管理的自动化，提高了管理工作的效率。随着计算机存储技术的发展，过去那种大量的、重复的、烦琐的仅靠人力来完成的档案管理工作，现在可以依靠计算机操作轻而易举地实现。比如利用计算机技术、扫描技术、存储技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等多种高科技，对图书馆档案进行立卷、归档、存储、检索和利用，便于图书馆档案管理人员开展各项档案管理工作，实现了图书馆档案管理的自动化，不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力，而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平。

3.信息传递的网络化，提升了社会化服务的质量。传递网络化是指通过利用网络技术和通讯技术环境，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。

4.资源利用的共享化，满足了用户个性化的多种需求。资源利用共享化是指信息技术和网络技术可以打破地域界限，适应了不同用户需求日益社会化的趋势，可以从多角度满足众多用户个性化的需求，用户能随时随地与数字系统相互交融，促进了信息资源的合理流动，实现了广泛的信息交流和资源共享。据此，图书馆档案用户不仅仅局限于本地区、本系统、本校园，还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供方便快捷的优质服务。

二、怎样实现图书馆档案管理数字化

1.积极推广应用计算机技术，构建信息化环境下的档案数字化平台。坚持推广应用计算机技术，按照国家和地方信息化建设整体规划，以档案核心业务的数据存储、处理和交换等主要功能，统筹好图书馆档案数据中心建设。数据中心主要应内设档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、音频视频资源库以及史料文件汇编资料库等四大数据库。同时，要加强对网络系统、服务器、档案数字化技术支持等基础设施建设和档案管理应用软件及操作系统软件建设，实行档案的计算机网络化管理，建立图书馆档案数字化平台。

2.优化完善档案信息网络设施建设，创新信息化环境下的档案管理模式。首先，要加强非涉密图书馆档案专网（内部局域网）建设。内部局域网是用于与本系统、地方政府的连接，按照国家和地方的整体要求，建设完善本级图书馆档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，增强网络安全运行能力。其次，要完善图书馆档案外网（因特网）建设。外部局域网是连接互联网的公众网，要及时更新和维护外网设备，确保外网安全稳定运行，使之成为信息公开、与公众沟通展示图书馆档案成果的主要渠道。为了保证数字化档案管理运行中的安全性，对内、外网要进行物理隔离，着重提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠。同时，要进一步完善内、外网相关功能，逐步形成档案管理数字化，不断创新信息化环境下的档案管理方式、方法。

3.建立完善档案数字化标准规范和服务体系，实现信息化环境下的网络及应用系统的标准化、规范化。要建立和完善档案信息资源标准化。在国家和地方有关档案信息化标准的基础上，提出符合自身实际的档案信息资源补充标准。特别是要采用通用的标准格式来标引档案资源，完善数字图书馆档案分布式数据库跨库检索，使其适应Internet环境，实现档案编码、目录和档案内容的一体化；要建立和完善档案信息系统的运行与监控管理的标准化。依据国家和地方有关标准及要求，提出符合自身实际的档案管理系统的信息系统运行维护、运行监控管理和维护管理推广的补充标准；要不断完善档案制度机制建设，使图书馆档案管理走上标准化、规范化的科学轨道；要高度重视数字资源开发与服务的质量，提高知识含量，形成符合市场需求、满足社会公众普遍要求的高质量的信息内容产品体系，提高档案信息服务的质量；要建立和完善档案信息化外包服务机制。参照国家和地方信息化主管部门的方案及要求，以符合自身实际情况为主导，以IT企业为支撑，以信息系统运行维护为主要内容的外包服务机制，实现网络及应用系统的规范化管理。

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【关键词】事业单位 档案管理 优化对策

在如今经济快速发展的形势下，事业单位要想一直保持良好的生存和发展，就一定要加强本单位的档案管理。并且传统的管理方法已经不适合当下的形势发展要求。因此，事业单位必须加强数字化档案管理，以便及时解决管理过程中出现的问题。但是当下我国的数字化管理还存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等问题，因此，一定要对数字化的管理提出一些优化政策。

一、我国目前事业单位数字化档案管理存在的不足

（一）现代化的办公设备比较缺乏

一个良好的、高端的办公设备对一个单位的发展来说至关重要，然而，目前，我国现在许多事业单位的办公设备还没有及时达到数字化和现代化的要求。有的甚至只是会利用计算机进行一些简单的工作或者仅有少数的几台计算机，并且还没有对计算机的硬件等进行及时的更新，这些落后的办公设备都严重的影响了事业单位工作效率提高和工作的准确性。由于软件、硬件设备缺乏，使得档案管理停滞在落后水平，使得对于档案的调阅与查访不能够很好的运用现代化手段，影响了事业单位档案的安全与完整，从而无法在理想的情况下发挥出档案管理的应有效果。此外由于事业单位不重视资源的现代化建设，也导致了事业单位不能够充分的发挥档案的作用。

（二）工作人员的综合方面的素质不够高

由于目前的事业单位许多员工都是上了年纪的，因此，他们可能对逐渐更新换代的新式的设备的使用方法不能快速的学习和掌握，使得他们的工作技能慢慢的不能满足新形势下的工作要求。并且数字化的档案管理与传统的管理模式存在很大的不同，一些员工不能很好的理解新形势下的工作内容而使工作的质量下降。而且，现在科学技术发展的如此之快，使得事业单位严重缺乏相关的专业技术人才，比如当工作设备出现故障时，不能够及时的解决，因此专业的档案管理人员的缺乏使得现代化设备不能充分发挥作用。还有一个很严重的问题就是一些工作人员的服务意识没有跟上新的工作形式要求，从而常常造成工作人员与顾客发生冲突的现象，这些都非常的不利于工作的开展。

（三）各项制度建设不合理

对于任何一个事业单位的发展来说，一个完善的制度都是必不可少的。如今大多数的事业单位对于档案管理没有明确设置制度，使得各单位对档案的管理存在诸多的漏洞，这很不利于工作的保存和档案管理工作的开展。其中一个很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的话，就很容易泄露个人和组织的信息，这可能会对档案所属者造成极大的困扰。并且各事业单位之间缺乏资源共性的平台，导致工作信息分散，工作质量和效率都不高。此外，有些单位没有明确的对档案管理进行规范和设置制度，造成了档案室内的环境不够清洁和杂物较多的现象，很容易导致档案的丢失、毁损，使得档案的使用效率低下，影响工作质量的提高。

二、提高事业单位数字化档案管理的对策

（一）完善现代化的办公设备

事业单位要想将档案管理向数字化转变，就一定要有先进的办公设备作为基础。因此，事业单位一定要虚心的、积极的听取相关专家人员的意见和建议，在经费的允许下，尽可能的引进适合自己单位的现代化的办公设备。并且，各单位要意识到独自战斗是不理智的，事业单位要加强和其他企业之间的合作，在形成良好的关系可能就会有机会以较低的价格购买到非常先进的设备，并且拓宽了企业的交际领域，有利于促进企业的发展。除此之外，为了实现事业单位的可持续发展，事业单位在完善办公设备的同时，还要绿色、循环等可持续发展的理念。

（二）提高工作人员各个方面的素质

由于事业单位的档案管理工作的综合性较强，所以对员工各方面的要求也就相应的比较高，因此，强化档案管理工作人员的工作能力和综合素质对提高事业单位的良好发展至关重要。对于单位的老员工来说，因为他们对新知识的接受能力较差，然而现代化的办公设备对新的技术的要求又不断的在提高。因此，事业单位要经常组织一些培训并及时进行考核，提高员工们的专业技能。同时，除了对工作人员进行技能上的培训，还要对他们的服务态度及方法进行培训，提高顾客们的M意度。更重要的是要让员工们意识到现代化档案管理的重要性，从而加快他们观念的转变并能够积极的学习新的技能。除以上所说，另一个重要措施就是建立奖惩措施，以提高工作的人员的积极性。

（三）建立好档案管理的各项制度

通过上文，我们已经可以得出，一个事业单位良好的发展一定要有合理的管理制度作为前提保障。要明确档案管理的规范和制度，从而保持档案室内环境的清洁，以为日后查询资料提供便捷。还要建立一个良好的资源共享平台，从而提高档案信息的时效性。但同时还要建立健全档案管理安全保密制度，健全保密制度就要根据不同的档案来设置不同的保密方式和级别，并且要有配套的制度来指导管理权限的使用，从而有利于保证信息的安全性。在日常的工作中，对于所有的工作人员来说，要对工作的信息做到严格的保护，只有在需要的时候及时打算，使用完之后还要及时的关闭，以防止信息泄漏到不法分子之处。对于专业的技术人员，要及时的对办公设备进行定期的维护和修理，排除不必要的隐患。对于单位中的安保人员，要对存有重要保存资料的场所进行严格的看守和保护。