档案管理的职责范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的职责，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、关于民政社会救助档案的概念及特点

1．社会救助工作及其管理体制

社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。

2．民政社会救助档案的概念

广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。

3．民政社会救助档案的特点

种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。

来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。

基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。

二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则

1．管理体制

救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。

2．管理原则

依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。

分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。

分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。

三、民政救助档案的保管、利用与移交

1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。

根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。

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【关键词】 医院管理  电子档案  问题  对策

        随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

        1  医院电子档案管理中存在的问题

        1.1  档案管理职责不明确，管理线条多

        医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

        1.2  医院电子档案管理的意识和制度不健全

        有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

        1.3  电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

        由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

        1.4  档案管理人员素质有待提高

        由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

        1.5  档案管理硬件不能满足要求

        医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

        2  提高医院电子档案管理的对策

        2.1  建立完善医院的档案管理网络

        医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

        医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

        2.2  制定相应的电子档案管理制度

        要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

        2.3  加强培训，提高认识

        档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

        2.4  加大档案管理的投入

        电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

        随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。 

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

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管理主体不明确高校资产使用档案管理主体问题在许多高校也没有得到很好地解决。学校的档案管理部门虽对全校的所有档案具有管理和指导义务，但由于学校档案内容较庞杂，资产使用档案只是其中的一个分支，不太可能承担直接的管理责任;国有资产管理部门往往将主要职责放在规范采购、合理配置资产，加强资产监控与安全管理上，认为自已不是资产使用档案的直接产生者，不太愿意全面承担起资产使用档案的管理任务;教务部门虽有对各种教学仪器的使用加强管理的便利，但无法对其它资产的使用档案进行管理，也不太可能独立承担资产使用档案管理任务;各个实验(训)室管理人员，一般只负责本室设备的使用登记工作，更无法全面负责资产使用档案的建设工作。主体的不明确，直接造成资产使用档案管理的无序化和管理水平的低下。管理对象不清晰作为一种类型的档案管理，应首先解决管理什么的问题。

目前，高校资产使用档案还存在着管理对象不清晰的问题。一是内涵不清晰。对某件资产而言，涉及保管者、操作者、操作量、操作效果、故障维修、生产效益等诸多因素，到底应将哪些纳入记录范围，缺乏明确规定。二是外延不清。高校资产有实验实训设备、行政办公设备等多种类型，哪些应建资产使用档案，没有明确规定，目前重点建设的实验(训)室资产使用档案不应是其全部外延。三是建档单元不清晰。是以设备为单位还是以实验(训)室为单位建立资产使用档案的问题一直困扰着人们。显然，以前者为单位能清晰地看到某一设备的使用效益，但在操作中可能过于烦琐，难以执行，以后者为单位，又过于庞杂，不利于深入分析资产的使用效能，如何处理二者的矛盾需要进一步研究。档案信息利用不充分现有的资产使用档案主要是以实验(训)室为单位的资产使用登记档案。除在一年一度的国家实验(训)数据统计和学校职能部门组织的教学相关检查中有所运用外，还缺少一个档案信息的系统收集、整理和分析利用机制。实际上，除上述作用外，借助资产使用档案，我们可以清晰地看到某一资产的使用状态。通过分析某一类资产、某一单位资产的使用效能，可为学校制订资产调配计划，挖掘资产使用价值，调整资产管理制度提供依据，在提升资产使用效能方面发挥更大的作用。

管理队伍、管理制度和工作机制是影响档案建设与管理水平的主要因素。高校资产使用档案作为档案管理工作的一个分支，同样要遵循档案管理的一般规律。我们要提高其建设和管理水平就应牢牢抓住这三个关节点，结合高校的教学、科研和管理实践规律以及现有的资产使用档案管理现状采取有力的对策与措施。打造专兼结合、分级负责的资产使用档案管理队伍高校资产层级管理、分散领用的特点决定资产使用档案的产生、管理同样具有层级性和分散性。一是该类档案产生于不同层级、不同职能的使用部门，甚至于不同的设备单元;二是该类档案的管理工作也由不同部门的管理人员在各自的权限范围内完成。因此，高校资产使用档案的管理主体应是一支以国有资产档案管理员为主、各部门相关兼职人员为辅的专兼结合、分级负责的管理队伍。1．发挥学校资产档案管理员在资产使用档案管理中的主导作用。目前，高校一般都配有专职的资产档案管理人员。从职责来说，资产使用档案是资产档案不可分割的一部分，他们有责任、有义务承担其管理任务。从工作性质来看，学校资产档案管理员具备档案管理和资产管理两方面的知识，又了解全校资产管理的情況，有能力、有条件做好资产使用档案管理工作。学校应明确其主导作用，创造工作条件、调动其积极性，履行好职责。2．明确各级资产管理员、实验(训)室管理员和大型设备操作员相应的资产使用档案管理职责。这类人员直接接触本部门资产，了解相关资产的属性、功能和使用状态，其中大多数人同时还是资产使用情况的记录者，有条件做好这一工作。同时，做好本部门资产使用档案管理工作也有利于提高他们的工作水平和工作质量。因此，各部门应明确本部门资产管理、实验(训)室管理等人员的资产使用档案管理职责。3．合理分工，构建资产使用档案分级管理体系。尽管学校资产档案管理员、各部门的资产管理员、实验(训)室管理员都有义务做好资产使用档案管理工作，但由于他们所处的位置和履行的职责各不相同，应根据实际情况合理分工，明确各自的职责，才能做到任务不推诿，工作对接无缝隙，制定内容全面、权责分明的资产使用档案管理制度制度建设是做好工作的前提之一。

高校资产使用档案管理是一项常规性、持续性工作，涉及到的单位、人员、内容多，如果没有相应的管理制度来明确管理标准，规范管理行为，很容易造成管理的无序性，导致管理水平低下。因此，各校应根据国家的档案法规和学校实际情况，制订适合于本校的资产使用档案管理制度。这一制度，不同学校的形式和体例可能不尽相同，但资产使用档案管理工作本身具有的规律性决定其最少要明确以下内容。一要明确管理主体，指定不同层级的管理人员及其职责;二要明确管理范围，即要根据本校实际情况，明晰资产使用档案的收集和管理对象;三要明确管理规范，对不同性质资产使用档案的收集与整理时限、技术要求等作出明确规定;四要明确档案利用要求，对资产使用档案相关信息的分析、运用方法作出明确规定。当然，为促进这项工作，还应就资产使用档案的检查、评比等事事项作出必要说明。根据职责履行情况对相关人员进行奖惩也是本制度的内容之一。创新分级管理、集中报送的资产使用档案管理工作机制高校的人才培养、科学研究、社会服务，甚至师生生活都离不开一定配置的资产，都会产生相应的资产使用档案。从这个意义上讲，资产使用档案管理工作实际上是一项涉及全局、人人有责的工作，应建立与之相适应的工作机制。一是建立自上而下的分级领导机制。资产使用档案虽然只是学校档案管理工作的一部分，但不应等同于一般性质的档案管理工作。学校层面应由分管档案工作的领导亲自主抓，学校档案馆(室)从业务上给予指导和支持，资产档案管理员直接负责全校的资产档案管理工作。各二级单位负责资产管理的领导应是第一责任人，负责对本单位的资产使用档案建设工作进行管理和指导。各实验(训)中心主任要对本中心各实验(训)室的资产管理工作进行指导、督促和管理。二是建立自下而上的资产使用信息报送机制。高校资产使用档案的主要价值在于客观地描述资产使用状态和使用效益，为学校及时调整资产管理政策提供依据，这就要求建立分级统计、集中报送的资产使用信息报送机制。即实验(训)室管理员等基层管理人员负责将职责范围内的档案信息整理上报至各二级单位的资产管理员，经主管领导审核后报学校专职资产档案员进行汇总、分析和运用。

作者：刘春霞 单位：黄冈职业技术学院

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人事档案管理是事业单位不可缺少的一项重要工作，做好这项工作能够对工作人员有更为全面的了解，综合考查其素质、技能，作为人员调动和晋升的依据。随着信息技术的发展和运用，信息技术在人事档案管理中得到越来越广泛的应用。在这样的背景下，传统人事档案管理模式的弊端日益显露，越来越不适应新时期人事档案管理的需要，应该采取相应的措施进行完善。文章准备探讨新时期人事档案管理的要求，指出存在的不足，并提出相应的改进对策，希望能够为加强新时期人事档案管理的实际工作提供借鉴与参考。

2.新时期人事档案管理的要求

新时期在信息技术的影响下，要求改进人事档案管理，根据新的要求开展各项工作，这种要求体现在以下几个方面。

2.1创新管理模式。改变传统的管理模式和管理思路，实现人事档案管理的创新。例如，改进传统纸质人事档案管理的繁琐工作，对人事档案进行数字化处理，通过计算机辅助，实现归档、查询、借阅、转移等各个流程的一体化，实现管理模式的创新，改变纸质档案管理繁琐的形式，促进管理水平的提高。

2.2重视信息技术运用。在人事档案管理中注重信息技术的运用，建立统一信息化平台，促进管理水平的提高，将纸质档案和电子档案结合起来使用，通过现代信息技术的运用，实现对人事档案的有效管理，从而方便档案信息的更新、删除、查询，促进管理水平的提高。

3.新时期人事档案管理存在的问题

尽管事业单位都注重对人事单位的管理，但由于受到制度、人员等因素的影响，当前人事档案管理中仍然存在不足，主要体现在思想认识，管理制度、模式、人员等方面。

3.1思想重视程度不够。很多单位将工作重心放在员工管理方面，对人事档案管理工作不重视，忽视人事档案管理对全面考察和评定员工的重要作用。在对员工进行考察评价和晋升的时候，常常以调查和平时表现为依据，忽视人事档案的参考作用，制约了人事档案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理规章制度，对人事档案管理的流程、要求、目的、工作人员职责等的规定不全面，难以有效规范管理人员的日常管理工作。管理人员的职责不明确，管理流程不规范，导致人事档案管理出现混乱的局面，影响了人事档案作用的充分发挥。

3.3管理模式比较落后。管理模式落后，很多事业单位依然沿用传统管理模式，对新时期对人事档案提出的新要求认识不够，依照人工模式进行人事档案的收发，对现代信息技术的运用不全面，制约了管理模式的创新，影响人事档案管理水平的提高。

3.4管理人员素质偏低。缺乏专业的管理队伍，工作人员的素质偏低，创新意识不强，对现代信息技术在人事档案管理的运用缺乏了解，不能熟练的进行人事档案管理的各项操作。

4.新时期人事档案管理存在问题的改进对策

为了应对人事档案管理存在的不足，结合新时期对人事档案管理的要求，笔者认为今后在实际工作中需要采取以下改进对策。

4.1转变思想观念，提高档案管理的认识。事业单位在重视员工管理的时候，要充分认识人事档案管理的重要作用，将其放在突出的位置，认识其在全面了解和评定员工方面的重要作用。并在制度、人员、资金、现代信息技术等方面加强支持力度，促进人事档案管理水平的提高。

4.2完善管理制度，促进各项工作规范化。建立完善的人事档案管理规章制度，有效规范人事档案管理的各项工作。对人事档案管理的流程、方法、目标、要求进行全面的规定，使管理工作有章可循。建立人事档案管理责任制，明确管理人员职责，使他们在日常管理中严格遵循相关规范流程，确保管理工作有章可循。建立奖惩激励机制，调动管理人员工作的热情，促进各项工作规范有序进行，使他们在日常管理中严格遵循规定，认真履行自己的职责，促进人事档案管理水平的提高。

4.3创新管理模式，重视现代技术的运用。重视现代信息技术的运用，建立现代化管理操作平台，在加强人事档案纸质管理的同时，对人事档案资料进行数字化处理，促进管理水平的提高。在具体工作中，对人事档案资料的搜集、归档、查询、转档等内容进行详细的规定，利用操作平台进行操作和处理，提高管理工作的实效性，不仅能够减少管理上的失误，还能够促进管理水平的提高。

4.4加强管理培训，提高管理人员的素质。引起高素质的管理人员，充实管理人员队伍建设，为做好新时期人事档案管理准备人才支持。事业单位还要加强管理队伍培训工作，通过现场授课、进修、学习等方式，让他们掌握人事档案管理的具体操作流程和方法，促进管理水平的提高。管理人员需要加强现代化信息技术的学习，熟练掌握计算机、软件等的操作，能够灵活运用这些技术进行管理，提高管理效果。另外，管理人员还要提升自身修养，加强自身的理论知识学习，管理技术知识学习，培养良好的职业道德，严格遵循管理工作的规章制度的各项规定，促进管理工作的顺利进行和人事档案管理水平的提高。

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1.高职院校实施档案管理工作的必要性

1.1有助于高职院校积累信息资源

作为高职院校，一个规范化的档案资料，可以清晰地映射出院校的发展历程，对今后高职院校发展提供可靠的辅助条件，可以帮助院校维持历史条件和整体的精神面貌，是今后可持续发展的有力参考。高职院校的发展史是一个经历了历史沉淀的办学史，通过对这些档案资料的规范管理，可以使高职院校的发展沿着特色化的方向发展。完整保存的档案资料，也是体现高职院校管理水准及教学质量的重要标志。

1.2为今后改革发展高职院校工作奠定基础

新的社会环境下，为了使高职院校培养出的人才更能适合社会的发展，改革高职院校的工作势在必行。要想在管理和发展高职院校工作中做到科学有序，应当将管理理念跟上时展的脚步。档案管理工作是高职院校管理工作的基础。高职院校在发展过程中遇到的诸多问题都可以在档案管理工作的积极配合下得到较好地解决。开展规范有序的高职院校档案管理工作，可以不断提升高职院校整体管理能力，努力开创适应社会发展的全新局面。

2.现阶段高职院校档案管理工作暴露的问题

2.1档案管理制度存在诸多漏洞

在高职院校中，开展档案管理工作都会制定相应的管理制度，但是现行的管理制度很多存在漏洞，例如，对职责划分情况尚不明确等。由于档案管理工作是一项涉及内容较广泛的工作，通过一个部门很难完成，一般需要多个部门共同配合来完成。各部门应当将有关内容整理收集好，之后交由档案管理部门编档留存。但是在实际操作中，由于管理制度的不完善，很多收集档案信息的职责并未落实到具体部门、这就导致在收集资料的过程中，难免会出现推脱情况，有的部门袖手旁观，这也直接影响了信息归档的完整性。

2.2档案管理方式没有与时俱进

信息化时代的到来，信息技术广泛应用于各个领域。高职院校在发展进程中也将信息技术应用于自身发展中来，但他们更多地将精力放在了教育教学的实践中，对档案管理工作的忽视导致其管理方式陈旧落后，无法适应当前形势的发展需要。在档案管理中，从业人员的工作量较大，所需收集整理的信息较多，工作中难免会出现一些失误，这也直接影响了管理职能的发挥。与此同时，不少高职院校在档案管理工作中，还主要是以纸质的形式留存，占地面积较大，长期保持的完整性难以保证，这种保存档案信息的形式早已过时。

2.3档案管理人员综合素质较差

传统的高职院校档案管理工作，很多从业人员大多不具备专业知识。特别是信息技术面前，很多从业人员信息化水平较低，计算机操作能力薄弱。高职院校主要将重心放在师资队伍建设上，忽视了档案管理人员队伍的建设力度，导致现阶段的工作人员不能适应档案管理的要求。

3.新时期高职档案管理工作规范化途径

3.1提高档案管理工作规范化的重视程度

高职院校在开展档案管理工作时，要不断宣传规范化档案管理工作的重要性，加强对档案管理工作涉及主要部门的宣传力度，开展相应的宣传工作，让从业人员及相关工作人员都意识到拥有规范的档案管理工作对高职院校发展带来的现实意义。与此同时，还应当对入学新生开展相关宣传。要求新生按照规范化要求，填写入学信息，保证信息的准确无误，不能出现任何不实信息及遗漏内容，保证所收集的档案信息完整归档，为高职院校发展提供规范化的有力依据。

3.2构建完善的档案管理制度

高职院校在制定档案管理工作的相关制度时，要从院校的实际出发，考虑经济情况及各方面条件，保证在实施档案管理工作能够顺利开展，实现规范档案管理工作的预期目标。首先，要做到统一建档标准，保证所有收集的档案信息能够符合标准；其次，明确档案管理工作的具体内容。由于档案管理工作涉及的内容较多，应当明确所有内容，有效规范工作条例，保证工作开展的效果；最后，要划分档案管理的具体职责。档案管理不仅仅是档案管理部门的工作，还涉及其他部门的具体职责，在确定档案管理部门的职责后，还应当健全管理责任的相关体系，明确划分其他部门的具体工作职责，让每一项档案管理工作落到实处，保证高职院校档案管理工作有序进行。

3.3加快档案管理的信息化建设

档案管理工作不仅仅是将各类档案信息收档保存，更重要的是让这些保存的档案信息能够发挥自身的价值，指导和辅助今后的工作。在高职院校中，要想不断深化教育改革，有效发挥档案信息的应用价值，应当加快实现档案管理工作的信息化进程，这对提高档案信息的利用率至关重要。为此，高职院校应当不断完善网络管理系统。让多媒体应用于档案管理的具体工作中，依托互联网的信息共享功能，实现交换数据、借阅便捷的效果。在高等院校中实现档案全过程的信息化管理之后，在开展具体工作时，可以便于查找相关档案信息，充分发挥档案的价值。不仅如此，高职院校还应??加大对档案管理从业人员的培养力度，提高他们的综合素质，培养他们掌握信息技术的相关知识，打造一支拥有高素质、专业性的档案管理队伍，进一步规范高职院校档案管理工作，保证高职院校务实地开展档案管理工作。

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【关键词】：医疗档案；档案管理；信息化

医疗档案管理的信息化建设是一项长期任务，我国在这一领域本身发展历史尚短，再加上随着社会进步，民众的健康意识提高，而医疗事业也逐步发展，对医疗档案的管理工作的要求也逐步提高。在这一过程中，便逐渐显露出众多信息化管理问题。

一、医疗档案管理概述

医疗档案的含义很广泛，指的不仅仅是患者的病历档案，还包括医院的医疗设备、医学研究、医疗保险、科研成果，以及医疗事故记录等方面的档案资料。医疗档案管理则包括了对档案资料的收集整理，鉴定，保管，系统编目，档案检索与研究等工作内容。医疗档案管理信息化即是通过网络平台，利用信息技术对这些工作内容进行处理。由于医疗档案的数量庞大，管理工作细分项目极多，在过去传统的档案管理方式下，人工管理的工作量非常大；并且，因为传统的医疗档案都是纸质版本，不仅储藏保养麻烦，检索查阅过程也极为繁琐不便，而若使用网络平台对档案资料进行存储，数字化的资料查阅便捷又迅速，因此实现医疗档案的信息化管理非常有必要性。医疗档案的信息化管理所要达到的目标是实现高效率、多功能，规范智能的信息化。应用现代信息技术对档案资料进行管理，能够极大地减轻工作人员的负担，也能增加档案管理的精细度，提高工作效率和质量。

国外的医疗档案管理信息化发展较早，发展程度也高，从制度到技术都相对完备。而这一领域在国内起步较晚，发展程度尚有欠缺。我国近年来大力推进医疗事业的改革建设，在推广政策的同时还投入大量资金，借着国家的政策推动力和全面的支持，我国的医疗信息化建设有了极大的发展进步。

二、医疗档案管理信息化存在的问题

（一）管理意识缺乏

事实上医疗档案的管理不仅关系到医疗服务，也对医院的管理和社会资源利用有一定的影响。但是，在对医疗档案管理的认识上，无论是医疗机构的工作人员还是人民群众都缺乏充分而正确的理解。医疗工作者则往往把重点放在医疗工作上，档案资料的管理却经常被忽略，医院方面对档案管理的介绍和宣传力度也不够，于是首先这项工作的重要性就没有得到充分的普及，这样一来，原本就对这一领域缺乏了解的公众就更加意识不到档案管理的重要作用了。

（二）制度体系不健全

由于医院没有设置专门的档案管理专员，自然也就没有相应的规章制度。在过去的传统档案管理工作中，由于无责可循，于是各部门对档案管理这一块的工作职责模糊，也没有标准规范的管理流程。档案管理的职责不明确便造成了在收集、保管、移交等环节工作不便的问题，极大地影响了档案管理工作的效率。即使在信息化管理的建设过程中，这一问题仍然没有得到解决，并且由于信息化是新兴的管理手段，在这方面就更加缺乏相对应的规章制度体系。

（三）基础设施不完善

医院的硬件设施投入绝大部分都在医疗设备和环境建设上，对于档案管理这一模块则投入较少。档案信息化管理所需的网络设备，操作系统，硬件设施等都较为缺乏。没有先进的软硬件设施基础，自然也无法开展先进的信息化管理工作。

（四）缺乏技术、专业人才支持

完善的信息化档案管理平台的建立离不开先进技术和专业人才的支持，在具体的管理工作中，存储于网络平台的电子档案资料的统筹管理，传输、共享，以及安全、保密性等都需要一定的技术保障；而同时，从事这项管理工作不仅要掌握医疗领域的专业知识和技能，也要对信息技术领域有充分的了解和掌握，同时还需要掌握一定的管理知识，而这样的综合型人才在这一领域仍处于缺乏状态。

三、实现医疗档案信息化管理的对策

（一）健全管理制度

管理工作的顺利进行需要规章制度的保证，医疗档案的信息化管理要想解决职责不明，工作环节混乱的问题，就必须要制定出健全的管理制度，要明确档案管理部门及工作人员的职责，规范资料收集整理编目的工作流程；其次，要规范化对信息化管理平台的操作和维护，对不同种类的医疗档案进行统筹管理，促进档案管理工作的有序进行。

（二）建设信息化管理体系

搭建档案资料的信息化管理平台，实现档案管理的网络化，数字化和规范化。将现达的信息技术应用于医疗档案的管理中，首先，从计算机收集资料信息后并加以归纳整理，其效率远高于人工信息录入；然后利用数字化存储方式来保管档案，非常方便资料的检索和获取；还可以通过网络进行资料共享和服务。在网络平台上进行标准统一的信息管理，既具便捷性，能够迅速提供查阅、调研等服务，又能极大程度上提高信息管理的效率和质量。除此之外，由于医疗档案的类型用途多样，因此信息化的管理体系要对信息资源的共享或保密进行类型细分，一方面要对含有私人信息的患者病例档案加强信息安全保护，另一方面，对于医学研究科研成果等档案资料则要促进信息共享，加强各部门机构间的信息交流，以便获取更全面的医疗信息。这样一套完整的信息化管理体系能够对医疗工作产生诸多有利的促进作用。

（三）加强工作人员的专业能力培养

要更好地进行档案信息化管理，就必须要提高工作人员的职业素养和能力水平。除了从外界招收该领域所需的综合性人才以外，对部门现有的工作人员也要进行专业知识和技能的培训。由于医院的工作人员基本都出于医学专业，在这一方面的专业知识已能符合要求，所以只需对这些人员进行额外的信息技术和管理方面的培训即可。此外，除了掌握一定的计算机操作技术，还要具备档案管理意识，充分认识到档案管理工作的意义和重要性，这样才能认真对待工作，不断吸收新知识从而提高自身的工作能力。

结语：

近年来国家对于医疗事业的重视程度逐年提高，这是发展医疗建设事业的绝好契机。因此，医疗机构应该要抓住机遇，结合外部大环境的支持和内部自身的改革创新，大力建设医疗档案信息化管理事业，为民众提供更好的服务，也为医疗事业的整体发展贡献力量。

参考文献

[1] 郭君南.医疗档案管理信息化的优势与实现途径[J].黑龙江史志，2014，03：107.

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思想观念的转变、档案意识的提高是做好项目档案工作的前提。长期以来，档案管理被视为项目管理的附属，甚至可有可无。全员档案意识不强导致项目档案工作长期处于被动局面，造成项目档案归档不及时、不齐全等问题，导致项目后续运行维护、技术改造等工作缺乏足够的文件支撑，影响到电网工程建设的顺利推进，这些问题引起了公司上下各方面的重视。因此，广东电网公司首先在观念上进行了转变。一是领导观念转变。公司分管基建工作的领导高度重视档案管理工作，提出将“归档齐全”作为电网建设项目验收的必要条件之一。2012年“登高”工作启动后，领导提出将档案管理作为工程建设管理的一项重要内容长抓不懈，先后在多个场合提出要加强工程项目档案管理，并到工程建设现场指导项目档案工作，还通过召开项目档案专项工作会议，让档案管理人员宣讲项目档案管理的重要性和管理方法。广东电网公司上级主管单位南方电网公司领导也对公司项目档案管理工作给予了高度肯定和积极指导。领导观念的转变为公司项目档案工作开展赋予了极大的主动权。二是职能部门和参建单位的观念转变。为切实转变固有的思维观念，公司将项目档案管理纳入了各部门、参建单位的绩效考核指标，明确了项目主管部门、业主项目部对项目档案管理的主体责任，项目主管部门主动承担起档案管理总指挥的职责，充分发挥其项目管控能力和对参建各方的指挥协调作用。同时，通过将项目文件归档质量纳入项目总承包、设计、施工、监理等单位的工作职责和考核指标，各参建单位档案管理的积极性和主动性也得到极大提高。

健全机制

由于公司项目管理部门与档案管理部门长期以来沟通协作不到位，档案管理部门未能有效介入项目管理前端，项目文件材料往往直到项目竣工投产后才开始收集和整理，致使文件归档和移交迟滞，归档质量也缺乏保障，甚至出现参建单位完成工程结算后即离场，留下大量文件无人整理归档等现象。对此，广东电网公司主要以“三个机制”为抓手加强前端控制：一是沟通机制。建立项目主管部门、计划部门和档案部门的沟通联动机制，共享项目建设计划，保证档案部门及时掌握项目建设进度。二是交底机制。建立项目档案“三级交底”机制，将项目档案管理和归档移交要求在工程开工前及时宣贯给项目主管部门、业主项目部、各参建单位和各层级档案管理人员。三是检查机制。建立中间检查和归档审查机制，通过中间检查加强项目文件过程管理，通过归档审查在项目竣工投产前和档案移交前对项目档案进行整体审查，及时发现整理质量问题并限期整改。由此，项目档案由末端的被动收集转变为前端的主动监控，传统单一的档案验收转变为档案交底、中间检查、归档审查和档案验收组成的全过程管理。

完善架构

电网建设项目持续周期长，项目档案数量大、专业性强，对档案管理人员的专业素质和稳定性要求极高。而公司项目档案管理人员往往身兼多职，缺乏档案专业素养；施工单位档案管理人员流动性大，档案工作队伍不稳定，严重影响项目档案管理成效。为此，广东电网公司逐步完善架构：一是强化管理责任制，逐步完善各部门共同参与的档案管理组织机构，规定项目经理、总监为项目档案管理的负责人，对档案管理工作直接负责。二是明确要求在各级基建业主项目部设立专职文档信息管理员，负责项目文件材料归档和整理工作，要求建设单位、参建单位各档案管理人员定期参加档案行政管理部门组织的专业培训，严把持证上岗关。三是积极引进各层次档案专业人才，提高档案管理人员的综合素养，项目档案管理的专业性得到了明显提升。统一标准电网建设领域长期缺乏国家或行业层面权威的档案管理标准和规范，档案的分类、组卷和编号等基础整理要求分散在各类新旧标准规范中。广东电网公司也一直缺乏一套统一的管理办法和业务指引。项目档案管理长期以来面临标准不一、管理随意的困境。为统一标准、细化指引，公司组织系统内业务专家，编制了“一册一表”。一是根据电网建设项目管理特点和项目文件的内容特征，编制了《基建项目档案归档整理作业指引手册》，明确了项目文件管理前期准备、中间检查、归档审查、移交归档和验收五大环节，并对各环节的重点工作步骤、负责部门（单位）、时间节点和备查资料提供了详细指引，明确了项目建设每一阶段的档案管理要求和目标。二是编制了《基建工程档案收集进度表》，详细规定了工程建设各个阶段应产生的文件材料及归档时间、责任者、格式、份数等要求，有效促进了项目文件收集与项目建设的同步进行。三是明确要求将各部门和岗位的档案管理职责、要求等制度规定上墙宣贯并定期对照检查。为加强档案专项验收，公司还与广东省档案局联合印发了《广东电网建设项目档案验收工作规范（试行）》，成为全省首个与政府联合印发的档案行业规范。“一册一表一规范”的出台，使公司项目档案管理实现了由随意到规范的转变。

强化考核

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关键词：房产档案；一体化管理；信息化管理；房产地理信息

随着房产数量的不断增多，房屋建设及其管理活动日渐剧增，房产档案的管理难度也在相对增大。就目前的房产发展情形来看，以现在这种管理模式与水平都难已适应房产的飞速变更。那么，要怎样提高房产档案管理的水平呢？笔者认为：一是要树立一支整体素质高的房产档案管理人员；二是要将房产档案管理基础做完善；三则是要在前两项完成的情况下将我们的房产档案管理系统一体化。四是结合多项信息管理的优点为管理系统提供更高的效率。

一、怎样提高房产管理人员的整体素质

（一）提高房产管理人员的素质，最初的人才选拨是关键

工作中的素质体现在自我的工作职责是否做到位，那么房产档案这项较为细致、繁琐、专业性强的工作中，对管理人员的职责要求必须严格。那么在选才这一关对人员的要求因当要以热爱此职业为重，因为只有热爱它才会用心处理它；也因为热爱才能够创造出更多的奇迹。绝大多的成功管理者皆因对其工作的热爱促使他们成功，因此找对人管理是提高房产档案管理的一个重要环节。

（二）培养管理人员的整体素质是提高整体素质的必然要求

我们都知道熟能生巧，做任何一件事情都有一个由生疏到熟练的过程。要切实做好房产档案的管理，那么工作人员就必须具备对此工作有一定的认知与了解，也只有了解了才会准确无误的解决各类问题。而掌握更多的专业知识足以让工作效率大大提高，对管理人员本身也是一种锻炼。因此，有关部门需对房产档案管理人员进行一定的培训。通过培训让管理人员提高自身的专业素质，政治素质，文化素质与业务素质；熟知科技、教育、城建等房产档案所涉及到的有关知识；更要培养管理人员较强的管理能力、分析能力、独立的工作能力等。使房产档案的管理在正常的运作下发挥其关键作用。

二、怎样将房产档案的基础做好

房产档案的主要作用就像我们的大脑思维一样控制着它的身体，它必须时刻保持着清楚、明了、完整的状态，更需要具备大脑一样可容纳百川的存储空间。房产档案是人类在管理上的一项聪明举措，它能真实有效的反映与记录各类房产的产权人、产权交易、制度改革等重要讯息，为诸多房产的权属变迁提供可靠资料，因此我们要做好这一工作刻不容缓。那么怎么才能保证将档案管理的基础做好呢？笔者根据目前房产档案所涉及到的相关信息认为要做好档案的基础应该做到如下四点：

（一）领导要重视

受领导重视是做好档案管理的关键所在，借助领导的重视将档案工作提上各项建设的重要日程；也只有受重视才能对档案管理的工作平台、与保管条件提供良好的设施，为房产档案工作者营造良好的工作环境，这也将为房产档案的管理奠定扎实基础。

（二）加强宣传力度

通过一定的宣传来提高外界对档案作用的认知，提高档案管理人员的档案意识，通过各部门的支持，营造一份共同为做好房产档案工作而努力的工作气氛。

（三）完善制度建设

所谓没有规矩则不成方圆，任何一个成功的管理体系中都存在这一套完善的规章制度约束着他们的行为。借助这一制度可以制约房产档案人员依照规章要求做好每一步收集、整理、归档、保密等一系列工作。并且要设立一定的奖惩制度，做到赏罚分明，以推动管理人员的进取心，提高工作效率。

（四）落实本职工作职责

不论在什么时候，做好本职工作都是工作中的最基本的意识，但是要切实做好却并不是那么容易。房产档案的工作服务于其他部门，同时也需要其他部门的各项配合，只要各部门认真落实其工作职责，那么档案管理的现代化进程就能有效的实施。此为基础，却也是重重之重。

三、实现房产档案管理一体化是提高管理水平的最终途径

（一）房产档案管理一体化的重要作用

就目前房产档案管理中存在的一点问题是文件和文档管理功能缺乏一定的衔接，从而影响了房产信息的共享与全面利用。因此需要我们加强对网络、信息与人力资源的利用提高我们的管理水平，立定一套更为完善的管理系统。而这里所提到的一体化管理中正是利用了人力资源将各类信息进行统一整理、分析、归档，使各类信息具有一定的关联；再通过各类技术的支持实现档案的信息管理、资料共享等得出突出优点，为房产档案的管理带来更为实用、高效的管理模式。

（二）房产档案一体化需要遵循的原则

那么要怎样做好档案管理的一体化呢，要做好这想管理有需要遵循哪些原则？笔者做一下简单阐述。

1.数据结构一致性

保证各类档案录入的一致性一是避免了人力多次输入之烦，二是充分利用了计算机中高效率的工作优势。为一体化管理提供更优质的服务。

2.功能结构连贯

档案管理的系统功能应当以管理人员的管理思路进行设计，这样管理人员只需按照所需功能进行操作即可完成各项工作任务。为一体化管理带来更简单、快捷的工作保证。

3.管理方式的协调性

不同的管理系统需要不同的管理模式来配合，因此从房产文件到房产档案的改革需要将以前的传统组卷方法改变为已较大系列的新组卷方法。从而达到部分由计算机替代人为方式工作的节省。

四、借助其他信息管理提高房产档案的管理水平

(一)结合房产地理信息的优点可提高管理系统的各环节产生的不利因素

在较为完善的房产档案管理中，我们还可以借用房产地理信息管理系统的系列优点对功能进行加强。房产地理信息管理的特点在于它的各类信息名称较为规划、统一、详细。虽然房产档案的归档日期无法更改，但是我们可以通过管理系统更为快速的找到我们所需要的资料。运用房产地理信息有效的与房产档案管理相互互补使用，有效的提高了各种信息的检索、查询。

(二)结合现代信息化管理可让档案管理更为科学

在结合信息化管理系统之前需建立一个较为全面的房产档案信息，另外将部分资料已图样形式进行存档，以建立一份更为完整精确的档案库。也因为如今房产档案更新频繁，单一的管理方式已不足以适应，利用现代信息化管理可保证房产档案与房产产权同步变更。此外还可建立更为便捷的咨询系统，可为房产档案的使用价值进一步提高。让房产档案的管理更为信息化。

(三)结合缩微技术可提高房产档案的存储密度

缩微技术是19世纪发明的一种具有微缩技术的高端技术，子此项技术问世以来被广泛运用于房产档案的管理中。它具有技能成熟、稳定、保存周期长、法律效力等优点，与数字技术有效结合后更具生命力。更提高了档案现代化的管理水平。

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关键词：人事档案 制度 服务意识

人事在1995年被提出,为了适应社会主义发展的需求推行的新型管理方式,与之相关的人事档案管理工作开始移交,由机构完成,这一改革标志着档案管理规范化、系统化、社会化。近年来,随着人事制度的完善,人事档案显现一些弊端,这就要求人事档案制度逐渐完善,这是摆在当代档案管理人员面前的关键问题。

1、人事档案存在的问题

1.1 人员对其重要性认识不足

人事人员对人事档案的重要性一直缺乏认识,对工作的重视程度与对档案的重视程度不成正比,很多人对个人的档案在哪都不清楚,对档案机构不信任,人员对人事档案的轻视必将导致个人权益无法保障,如不转变这些观念,必然影响人事档案制度效用的发挥。

1.2 对人员的档案材料信息更新不及时

近年来,人事流动较为频繁,人事档案也要不断地完善与补充,才能发挥其应有的作用,但是实际情况则不尽如人意,更新速度不及时,收集缓慢,人员在不断地工作实践中内容十分的充分,材料丰富,这就要求机构保证档案的完整性,保证档案资料信息的准确、真实、完整、及时。

1.3 职责不明,制度不健全

目前,人事档案管理存在的最大问题就是人事档案管理机构与用人单位之间的职责,在具体的工作实践中常常出现衔接失误,影响工作的管理效果,以致无法发挥其应有的作用,侧重点不同,以接收、存放为主,对管理利用的认识不足,结构上存在弊端,对档案的装订不及时,材料混乱,严重影响工作。一旦工作出现失误,将会导致机构制度无法完善,效率差。

1.4 服务观念落后

目前,我国的人事机构服务观念仍以传统的观念为主,缺乏服务意识,传统的管理结构常常导致信息出现失误,对工作缺乏认真负责的态度,总之,就是缺乏服务观念,导致工作效率差。

2、改善人事档案工作质量的措施

针对以上的情况,必须采取有效地措施来逐渐完善人事档案的管理,加强人事档案制度效用的发挥,提高档案管理的水平。

2.1 加强对人事档案的重视

加强人事档案管理的质量必须按照相关的规章制度执行,使机构的管理人员充分掌握规章制度的内容,了解自身的职责范围,将人事档案托管在人事档案机构中享受应有的待遇,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感,增强人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.2 档案资料的收集与个人信息的反应

收集与整理档案资料是档案工作的重点,要注意机构与用人单位之间的沟通,建立健全人事档案信息的完整性,注重人员信息资料的准确与完整,全面准确真实的反映档案资料,提升档案的利用价值。

2.3 明确机构的职责

要想完成人事档案管理工作,必须明确机构与用人单位的职责,这就要求思想观念的转变,积极配合用人单位做好档案资料的收集,扩充档案管理工作的范围,在做好保管工作的基础上,明确双方的工作职责,做好协调工作,制定出具有可操作性的具体措施,明确人事机构和用人单位的职责,不断地建立健全管理制度,做到有章可循,有法可依,提升管理水平,实现档案管理的规范化、制度化,法制化、科学化。

2.4 提升服务意识

实现档案管理水平的提高,就是加强档案管理人员的素质,不断地优化档案机构的服务质量,增强服务人员的服务意识,档案工作的政策性和专业性很强,这就要求档案管理人员必须掌握国家政策性的知识,了解相关的法制制度,提升自身的专业素质,改变传统的工作态度,增强服务意识,提高业务技能,改变传统的管理结构,延伸服务功能,注重与用人单位之间的沟通,加强联系,搭建一个互相了解的平台,提升工作效率,优化人事档案管理的工作效率,提升服务质量。

2.5 实现信息化管理

近年来,随着现代技术的发展,信息技术被应用于各个领域,大大提升了各行各业管理的效率,在人事档案管理部门亦是如此,信息技术的应用大大促进了资源管理质量的提升,在保证档案的保密性前提下要加强其利用价值,建立与信息系统的连接,实现网络管理,利用网络优势,提高信息的利用率,实现信息共享,向需求的单位提供服务。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

3、结语

综上所述,我们对档案制度有了新的认识,其在改革过程中发挥了不可替代的重要作用,在实施的过程中必须注重其不断地细化,加强管理,明确职责,按章操作。在人事档案管理的发展过程中注重发挥人事档案管理制度的优势,打造坚实的平台,为现代社会主义的发展服务。

参考文献

[1]丁忠利.高校人事工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).

[2]潘中喜.人事与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).

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论文关键词：供电企业 客户档案管理 现状 对策

论文摘要：随着电力市场化的深入，电力企业的竞争日益激烈，为客户提供优质的服务成为电力企业争取市场的重要手段。客户档案管理是供电企业与用电客户间各种业务办理的原始凭证和依据，是为客户提供优质服务的重要渠道。本文对目前供电企业客户档案管理的现状进行了分析，并提出了加强管理的对策建议。

一、供电企业客户档案管理现状

1.客户档案管理制度或办法相对滞后

由于受市场经济的影响，目前仍有较多的基层供电企业没有一套完整的客户档案管理办法。在基层供电企业，档案管理的职责属于局办或总经办，但其管理的范围仅为生产或客户工程项目资料，其制定的管理办法也仅是针对该范围来进行的，对于客户档案管理的职责及标准未进行明确。实际工作中该部分职责往往由营销部门负责，但营销部门在目前更注重于电费回收、优质服务等，对于客户档案资料的管理还处于相对滞后的阶段，没有建立一套完整的客户档案管理办法来对该部分工作进行规范，使必要的监督防范环节失去作用。

2.员工风险意识薄弱

客户档案的风险最主要来自于供电企业内部员工风险意识的欠缺。部分供电企业在自然垄断经营过程中形成了强烈的交易优势心理，这种心理使得部分员工缺乏基本的风险意识，对社会体系缺失的现状认知不足。同时，供电企业对员工法律知识的培训工作缺失，使得供电员工对相应的法律知识欠缺。主要问题包括轻信心理，工作草率，不负责任。

3.无专人负责客户档案资料的审核与保管

由于没有相应的管理办法或制度，客户档案管理工作职责未能要现实工作中体现，现实工作中无专人负责客户档案的审核、归集与管理，使得客户档案信息无序化。客户档案资料处于人人皆可查阅的状态，丢失风险较大。

4.无专用的客户档案保管室及相应的设备

由于该项工作未引起足够的重视，在现实工作中客户档案的保管未得到有效的控制，往往存放于营业厅的资料柜中，无相应的存放标准、装订要求及装订设备，形成客户档案资料装订要求不统一、存放不规范，保管无序。这种情况下，对客户档案资料的可控、在控能力较低。

二、加强基层供电企业客户档案管理措施

1.建立健全客户档案管理制度

制度要建立健全，执行要坚决。按照基层供电企业客户档案管理的现状，必须尽快建立相应的管理办法来约束营销工作人员的行为的同时，明确人员的责任及管理方式等。

对已经收集的文字、图纸、图片等资料，应根据客户档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如所包括客户的基本信息资料、客户配电工程的相关信息及投运时的相关资料、历次用电安全检查所形成的并经客户签字确认的用电检查单等资料。应根据基层供电企业的实际情况和具体要求，制定的客户档案管理办法或制度，办法或制度应主要明确基层供电企业客户档案的范围，归档的基本要求和基本内容，客户档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织客户档案的过程中给相关人员提供标准，增加客户档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持客户资料建档工作按照档案管理办法或制度的要求，在业务办理过程中及时收集信息资料，并对内部应形成的资料进行整理，归档人员加强审查等工作，齐抓共管，进一步做好客户资料归档工作。

管理要及时，装盒、袋应规范。为确保客户档案齐全、完整、系统，就要把客户档案工作与业扩办理各个环节的工作相联系，同步进行，做到业扩进度到哪个阶段，档案收集就跟踪到哪个阶段。装盒、袋做到格式统一、字迹工整，同时根据客户文件材料的形成规律，对客户文件材料的内容、数量进行系统整理，按客户档案盒或袋，使档案资料做到文件齐全、分类准确，方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将整理好的档案按规定移交客户档案管理室，严格交接手续，认真核查档案盒、袋质量并确保档案的完整。

2.加强领导，建立客户档案管理组织网络

抓好客户档案工作，首先要从思想上重视客户档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管工作，建立起统一的档案管理网络，协调内部各部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；抓住每一个环节的档案收集，以保证归档档案资料的完整、准确。建立客户档案管理组织，是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员的职责，用制度管人，用制度办事。

3.完善客户档案管理目标，跟踪落实到位

缺乏有力的客户档案管理机制是一个比较突出的问题。在客户档案未归档形成时，存有档案资料散落在各工作人员或是个别领导手中的现象，应根据实际情况，把档案管理工作列入年度工作计划和责任目标考核内容，认真制订要求，并不断强化监督指导功能，特别是业务指导部门，既要做好客户档案的业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。形成有法可依、有法必依的局面，推动客户档案工作向规范化、标准化的方向发展。

参考文献