档案工作精细化管理范文

导语：如何才能写好一篇档案工作精细化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：高校档案;精细化管理;实践与探究

精细化管理是一种理念，一种文化。它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。这个概念最早被应用在企业管理上，对传统粗放型管理理念，进行集约化和规范化的管理。随着时代的不断进步，在高校档案管理工作中，精细化管理内容也得到了有效应用，为高校事业的改革与发展起到了巨大的推动作用。信息化时代的到来，也使得档案管理工作变得愈加重要，如何在当前这个大环境中，对高校档案中的相关信息内容进行精细化的管理，也是高校领导需要重视的内容。

1高校档案管理中存在的问题

1.1档案管理方法落后

在实际的调查中发现，尽管高校档案管理工作推行信息化已经许久，但是在部分高校中，由于对档案管理工作缺乏重视，所以采用的仍旧是传统型的档案管理方法，没能引入相应的档案管理人才对档案内容进行信息化的改进。信息技术的缺乏，导致档案内容的时效性的特点未能进行及时的应用，一些重要的档案在查找过程中极为不便既降低了工作效率，同时也难以在各个部门之间形成有效的沟通，甚至是这些档案还存在着一定的丢失风险。

1.2管理体制不够完善

在当前的高校管理工作中，由于校领导对于档案管理工作缺乏重视，所以容易对档案管理工作存在着忽视的情绪，导致部分高校未能根据实际的情况，制定出一套较为完善化的档案管理体制来，在实际的调查中发现，有一些学校甚至并未设置相应的档案管理人员，档案室也是和其他办公区域合用，导致档案管理工作存在着较大的管理风险。档案整理不及时，存档缺乏规范，档案信息出现遗漏问题，还有一些档案并未及时归还等问题也是层出不穷。

1.3管理设施建设滞后

档案管理的成败也和档案管理设施的建设情况有关。但是由于高校对于档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面存在着较大的滞后性。在实际的调查中发现，一些档案在存储的环节上，档案室的设施破旧，存储的环境过于恶劣，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏，甚至出现了无法挽回的损失。还有一些档案管理人员缺乏必要的安全意识，将重要的档案资料和危险品放置在一起，对档案资料的管理造成了较大的威胁。

2精细化管理理念的应用内涵

精细化管理理念本质上也是一种管理文化。在实施管理工作的时候，要坚持“精”、“准”、“严”和“细”等方面的原则内容。“精”，主要就是对档案管理工作要做到最优化的管理；“准”，是确保档案管理工程中，不出现一些错误的交接问题；“严”，主要指的是对于档案管理的相关制度、工作流程进行严格化的执行，加强管控措施；而“细”，主要值得是把档案管理工作做细，流程管细。在高校的档案管理工作汇总，精细化的管理措施要求在每一个细节上做到精益求精，争取营造出一个最佳的档案管理环境，对档案管理的环境、细节、成绩进行有效的营造和提升。精细化管理理念是一种对管理态度、意识和理念的结合，强调在管理过程中做到尽善尽美，将管理思想落实到管理的各个细节之中，在档案管理细节上，做到严谨、认真；精细化管理强调规则意识，任何一项操作都应该做到有规可循、违章必究，按照循环管理的思想，将档案管理制度系统化，人员管理责任明确化，对高校档案管理工作中的责任推诿、随意无序的工作状态进行改观，使得整个管理系统朝着更为协调化的方向发展。

3精细化管理内容在高校档案管理工作中的具体应用

3.1在高校学生档案管理中的应用

针对高校学生的档案进行精细化管理的时候，主要可以从以下这几个方面来进行：第一，在新生入学的时候，对于从各个省市招办邮寄过来的档案，要做好入档前的准备工作，避免出现疏漏。接收档案的时候做好相应的登记工作，并且根据新生名册情况，在其档案袋上标明院系、专业信息、学号，然后再按照学生所报考的院系进行整理存放；在进行装档工作的时候，要用黑色签字笔，将学生的相关信息内容，用正楷书写上去，避免不统一的情况出现。专业的简称要按照正式的规范格式进行书写，不能随意进行缩写；要通知院系的相关档案管理人员，并以书面的形式进行告知，约定归档的时间，注意归档中可能会涉及的问题。第二，在新生入学之后，各个院系要对学生自带的档案内容进行及时收取，并装入预先准备的档案袋中，按照院系、专业，学生的学号，来对档案进行分类存放；之后，还应该进行二次检查，看看档案中是否有错装、未报到者、夹带的问题，如果发现档案不全，要及时进行补齐。第三，学生在学校学习期间，可能会有一些新的资料需要归档，像入党资料、出国资料、社会实践活动资料、学籍变动情况以及相关的奖惩资料，这些内容也要及时进行归档，避免出现遗失的情况；在档案管理过程中，发现学生缺乏档案材料，那么要以书面的形式，令学生补齐档案。第四，在学生毕业离校之前，学校的档案管理部门应该和教务部门、就业管理部门加强联系，对应届毕业生的相关数据内容进行对照，确保毕业生的档案信息无误。对于那些休学、出国、退学的学籍异动情况，要将其档案单独抽出，进行微调化的处理；在学生毕业离校之后，则应该讲学生的档案进行归档、封存，档案管理部门应该下发档案装档通知说明，帮助学生对毕业材料的有关注意事项进行了解。

3.2在高校实物档案管理中的应用

在对学校的实物档案进行管理的时候，主要可以从以下几个方面入手：首先，建立其一套适合本单位的实物档案管理制度，将实物档案管理的工作内容，列入到单位和档案管理的部门职责中来。同时，根据相关的职校实物档案管理制度，对各院系的档案管理情况进行点评，对于表现优异的院系和个人，要进行必要的奖励。其次，要对专职档案人员的业务素质进行提升，帮助他们在精细化管理的内容之上，了解更多的专业知识，同时在档案管理室中，要解决档案管理人员兼职过多的问题，并争取创造更多的条件来，为学校档案管理人员的职称评定、薪酬待遇、福利水平进行有效的提升，为档案管理人员提供更多的保障。最后，学校实物档案管理要做到有规可循，对实物档案的管理方法进行细化处理，以件为立档单位，统一编号，一件一号，进行装盒、上柜的集中管理操作；对于那些不能装盒的实物档案，可以存放在档案柜之中；对各类的实物要进行拍照保管，同时将其相关的材料内容整理起来，完善整个档案材料，确保它们之间能够具备有机联系。保管档案材料的库房必须要具备整洁、干燥的环境条件，定期进行除尘，对温度、湿度等内容进行控制，避免环境对实物档案造成影响。一些贵重的实物档案不能轻易对外展示，尽可能以照片的形式进行提供。

3.3在高校教学档案管理中的应用

高校教学档案的管理区别于其它类型的档案管理内容，其具有较强的专业化和多样化特点，产生于教学管理活动中的多项环节内容之中。在对教学档案进行管理的时候，首先需要按照业务工作的内容，对其展开工序化的流程操作，并且进行必要的优化和改进策略。像流程内容的设定，就可以采用线性流程、责任矩阵流程、时间矩阵流程和空间矩阵流程的内容来记性。在实际的操作管理过程中，教学档案上的管理人员，可以通过职校的网络化管理内容，制定出教学档案管理流程，并按照相关的标准内容来进行考核和检查工作的进行。教学档案的管理也要顺应信息化时代的要求，以信息资源为核心，建立起电子教学档案数据库，将教学中的相关数据、文件以及所需要的师生档案整理为一个资源库，这样更方便广大师生对教学档案资源进行查阅。在教学档案的管理制度建设上，应该由学校里面一位分管这方面工作的校领导来带头，由高校档案室牵头草拟相关的制度，这样才能体现出专业性和科学性的特点来。

4结束语

精细管理的本质，就是其能够让高校的档案管理工作，可以进行有效发挥和贯彻，并对档案管理工作进行切实的提升。在实际的应用过程中，高校的相关领导需要按照“精细化”的管理发展思路，对档案管理中存在的关键问题、薄弱环节，分阶段进行查找和解决，每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样才能将精细化管理的功能、效果、作用，进行全方位的发挥。

参考文献：

[1]张学.基于精细化管理模式下的职校档案管理探究[J].档案天地，2014(7):52-53.

[2]安岩.浅论职校档案的精细化管理[J].城建档案,2012(12):73-74.

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[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2016）-21--01

档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管等提供利用服务活动的总称，是国家档案在事业单位最直接的表现形式。目前，工作是事业单位现代化管理中的重要组成部分，并对事业单位工作效率产生重要影响。但在实际上，受多种因素影响，事业单位在开展单位档案管理时存在管理不到位、管理方式落后等问题，影响了事业单位各项工作的开展。本文将以此为背景，对事业单位档案管理工作的相关内容进行分析。

一、事业单位档案管理中存在的问题

1.信息化水平较低

随着现代科学技术的发展，信息技术已经被广泛一应用在各项工作中，并有效提高了社会生产能力。但从事业单位档案管理工作来看，信息化水平较低时事业单位档案管理中普遍存在的一种问题，其突出表现为以下几方面：（1）信息化技术的应用水平有限。在档案管理中，一大批新的技术被应用，包括edoc文档管理系统、teamdoc文档管理软件等，这些系统具有强大的文档管理能力，但事业单位在系统应用过程中，只是开发应用了这些系统的基础部分，包括档案储存信息登记、档案查找等，系统中很多新的功能没有得到应用，在一定程度上影响了事业单位档案管理的整体水平。（2）档案管理人员的信息水平不高。事业单位的档案管理人员均接受过系统的档案管理培训，但是对于档案管理系统，很多档案管理人员不能熟练的对系统进行操作；系统运行过程中存在的问题也得不到及时解决，最终影响了事业单位档案管理的信息化水平。

2.档案管理体系不完善

当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，在档案整理过程中，档案没有按照按照摆放，导致档案日常管理工作异常混乱。

二、事业单位开展档案管理的策略分析

1.制定科学的事业单位档案管理体系

对事业单位而言，制定科学的事业单位档案管理体系是保证档案管理工作顺利开展的保证，因此在档案管理过程中需要优先制定科学的管理制度，保证各项档案管理工作顺利进行。根据上文分析的内容，本文认为在制定事业单位档案管理制度时需要注意以下问题：（1）应该充分分析本事业单位在档案管理中存在的问题，了解本单位档案管理的实际情况，并以此为基础制定管理体系，确保管理制度的科学性。（2）在制定管理体系过程中，为了保证管理体系具有良好的实用性，需要充分听取档案管理人员的建议，通过分析档案管理人员的建议，并结合本单位管理工作的相关要求制定管理体系。（3）要确保档案管理制度能有效的约束各个员工的工作，并且能对领导干部的行为产生影响，必要时要鼓励领导干部发挥模范带头作用，率先遵守管理规定，进而带动其他人员遵守规定。

2.重视对档案管理人员的培训

开展档案管理人员的培训工作，这在提高其工作能力中发挥着重要作用，也可以为事业单位未来档案管理工作产生重要影响。因此在工作中，需要积极开展人员再学习活动，全面提高档案管理人员的综合素质。

在工作中，要采取自学与培训两种形式，一方面，鼓励全体档案管理人员在闲暇之余能学习与档案管理系统有关的知识，了解本单位档案管理系统的功能、操作方法，进而对整个系统运行做到心中有数。另一方面，采取轮岗制度、外出外培训制度，为员工创造良好的外出学习环境，以进一步提高员工的整体素质。

3.优化管理手段

在信息技术高速发展的大环境下，档杆管理工作也需要积极引进新的技术与方法，不断提高档案管理能力。例如，可以根据事业单位档案管理的要求，实现档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先需要建立基于本单位的数据库，并将纸质文档中的内容储存到数据库中，并按照既定的标准进行分类；在文档检索过程中，相关人员只需要在计算机中输入关键词，就能获取自己想要的信息，提高了档案的整体搜索能力。

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[关键词] 信息化管理；档案工作；数码照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，尽管数码照片数量持续增加，在社会各领域的应用范围也越来越广，但就数码照片档案管理的现状来看，却显得有些不尽人意。实践中我们能够发现，当前国内并没有推行相对而言较为统一的管理标准和规范，从而导致数码照片管理水平始终得不到提升，此类档案信息的应用价值也大打折扣。所以，在信息化时代，建立科学、完善的数码照片档案管理制度势在必行。

1 数码照片档案特点分析

数码照片的范围相对来说比较广泛，即所有利用数码照相机和扫描仪产生的信息资料均可视为数码照片。此类信息资料的存储多以光盘、磁盘和磁带为载体，通过计算机系统将其数据读出来，经处理后在通信网络上形成静态的图像文件格式。与传统档案照片相比，数码照片档案无论是成像、处理、传输，还是编辑、查阅、归档，其操作方法都比较简单、方便，而且存储时间较长，不会出现褪色和变形等问题。但数码照片与传统档案照片相比，也存在一些不足之处，比如说，对软、硬件具有较强的依赖性；信息数据存在易改性以及数据标准欠缺等。

2 信息化时代数码照片档案的管理方法

大量的数码照片信息资料给档案管理人员带来的巨大的挑战，想要做好此类信息资料的管理工作，掌握科学、有效的管理方法是非常必要的。对于数码照片档案的管理，管理人员可以从以下几个方面入手：

2.1 数码照片档案分类与编号

在对数码照片进行收集的时候，为了保证材料质量，需要遵循以下几项原则：首先是剔除没有价值的数码照片。在诸多数码照片中，必定有多张照片反映的是同一场景，对于此类照片，一般只收集最具代表性的一张；其次是确定照片保管期限，并根据照片保管期限形成季度分类和年度分类，对其进行分别整理。最后是严格按照编号结构对数码照片进行编号，即：年度+流水号。一般来说，年度和流水号均为4位阿拉伯数字，如果不足4位，则在前补“0”。比如说：所需归档的数码照片是“2015年档案工作会议Dsc00039.jpg”的数码照片，此照片的编号为13，那么在对其命名的时候，则应该在13前加两个“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 编制照片档案文件级目录

文件级目录的编制是为了便于照片档案的查找，就目前照片档案文件级目录的编制来看，大致包括以下几个方面的内容，即全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、盘号、数码照片号以及备注等。上述内容中，数码目录号、盘号和数码照片号仅用于著录数码照片。在编制过程中，档案管理人员需要严格按照目录内容对数码照片进行整理、归档。只有这样，才能够为日后的查找工作提供便利，确保数码照片的价值能够最大限度发挥出来。

2.3 光盘刻录

光盘刻录大多以年为单位，每一年度的数码照片都要刻录在一个或多个光盘中，光盘应为只写光盘，避免出现不同年度的数码照片刻录在同一光盘的情况，这样会导致数码照片放置混乱，不宜查找。此外需要注意，数码照片光盘的刻录需一式两份，一份供查阅利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考虑将光盘刻录三份。光盘的保管期限应该根据盘内刻录的数码照片保管期限来设定，确保光盘保管期限能够满足盘内照片的应用时限，避免出现使用数码照片时，相应光盘过期的情况。

2.4 储存与保管

数码照片的储存与保管直接关系数码照片信息材料的使用效率，所以，一定要对此项工作给予足够重视。对于数码照片档案的储存，应该选用质量好的光盘进行刻录，比如柯达、惠普、明基等，保证光盘刻录的质量和保存期限满足要求。而对于数码照片档案的保管，则应该制定一套科学、完善的管理制度，对于不使用的光盘，应该妥善保管到包装物中，待到使用时再取出，使用后及时放回原处，如需触摸光盘，应该带无纺棉质手套；如果光盘有污渍，应及时用酒精或中性清洁剂清洗，应做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，作为数码照片档案管理材料予以保存。

3 如何准确采集数码照片信息

当从按下拍摄快门的一刻，每一张照片相关信息记录已经形成，具有不可修改的特点，在归档工作中，档案管理员可点击右键查询“详细信息”，了解相片相关信息，便于准确做好信息采集记录。

4 结 语

从本文的分析我们可以看出，在信息化时代，数码照片已经成为了档案管理工作的一项重要内容，与传统档案照片相比，数码照片的管理要求更为严格，需要工作人员从收集、整理、检索、保存等多方面着手，采取科学、完善的方法实现管理工作的全面性和系统性，并在此基础上对档案管理方法进行持续创新和完善。只有这样，才能够使数码照片档案管理目标顺利实现，将数码照片档案的信息最大限度发挥出来。

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[关键词]档案；管理；理念；方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0320-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时，由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）档案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段，并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）明确定位。档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位，档案管理均为涉及到全局的重要任务，为中心工作提供服务。因此，应积极主动的将档案管理纳入中心，方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备，树立科学发展意识，进行明确定位，贯彻我党方针路线，把握当前形势的不断发展变化趋势，重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划，提升政治意识，全局意识以及安全责任意识。应明确着力点，在抓好常态工作的基础上，应有效的把握并调节阶段工作的核心重点，提升档案服务管理针对性以及综合效率。

（三）加强基础建设，提高管理水平。对于档案管理科学化建设的路径之一，信息技术已成为当前档案管理不可缺少的技术基础，在某种程度上，信息技术应用程度的高低与档案管理科学化水平的高低具有重要且密切的联系。因此，提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，提升档案管理的科学化水平。

（四）加强档案的服务建设。档案服务工作上，应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前档案管理工作覆盖范畴广泛，涉及的受众面更大，显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源，维护合法权益而来到图书馆，主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此，创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期，档案管理只有全面联系社会实际，深入大众，提供优质服务，方能拓宽发展空间，提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况，通过信息公开，有序合理的呈现档案目录、资料卷宗，组织人性化的资料陈列展览活动，确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化，便于大众应用查阅。

（五）提高事业单位档案管理人员业务素质。要建立事业单位档案管理人员的业务培训体系，使事业单位档案管理人员全员接受业务培训和继续教育，也可以将档案管理的相关专家和学者请到事业单位中来，通过理论讲述、实际指导、经验传授等方式来切实提升事业单位档案管理人员的业务素质。

（六）加快事业单位档案管理的更新。要对事业单位传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足事业单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入事业单位档案数据库，以达到对事业单位档案库的及时更新和整理。

四、注重电子档案的发展

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

（一） 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。二是子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

参考文献：

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1 实现高校艺术档案精细化管理需转变管理理念

1.1 将效益观念放在首位。高校艺术档案的精细化管理是在确保资源质量及服务质量的前提下，最大限度地减少高校艺术档案管理过程中所耗资源，以降低管理成本为主要目标的现代化管理方式。因此，在高校艺术档案管理的过程中，应将管理效益作为主要评价和考量标准。在具体的工作中，应在保证齐全、完整的基础上，加大对利用率较高类型的高校艺术档案的重视和投入，提高管理资源的效益产出率；将提供利用工作作为管理质量的试金石，改革甚至革除有碍于提供利用工作效率和质量的环节，完善和细化有利环节；提高高校艺术档案的数字化比率和质量，利用先进的设备和系统实现信息化管理，提升高校艺术档案的管理和服务效率。

1.2 强化以人为本的理念。精细化管理是一种管理理念和文化，它的实现需要由相应的高校档案管理人员来完成。高校艺术档案的精细化管理要求将相应的管理责任明确化、具体化，使得每一个管理者都能够尽职尽责。因此，其内在的要求是对人的科学管理。传统的管理强调对客体即高校艺术档案本身的管理，对主体即高校艺术档案管理人员的管理相对较弱。而要实现高校艺术档案的精细化管理恰恰要求强化对主体的管理，以人为本，做到事事有安排、事事有标准、事事有人管、事事有考核。

2 实现高校艺术档案精细化管理需加强制度建设

精细化管理的基本原则之一就是对管理制度的严格制定和执行。因此，加强制度建设是实现高校艺术档案精细化管理的重要保障。

依据当前的管理实际并结合高校艺术档案精细化管理的需要，加强制度建设可从以下三个方面着手：第一，在高校档案管理制度的制定过程中应加大奖惩制度的分量，细化奖惩条款。高校艺术档案的精细化管理不仅要求具备规范的管理制度，而且要求通过考核保证其实施，科学的奖惩制度可有效达成这一目的。当前，高校档案馆（室）的相关管理制度较为重视管理职责的明确，而相应的奖惩条款却显得较为模糊，即便是在《高等学校档案管理办法》中亦是如此。第二，编制《岗位职责指导书》。高校档案馆（室）的工作人员相对较少，因此可结合其业务工作专业化、具体性描述工作权责、制定较为详细的考评标准，从而为每一位工作人员编制相应的《岗位职责指导书》并严格实施。第三，可结合各高校艺术档案的管理实践，依据《艺术档案管理办法》制定实施本校的《高校艺术档案管理办法》。

3 实现高校艺术档案的精细化管理需细化管理流程

精细化管理本质上是一种对管理目标分解细化和落实的过程，要求其管理规划能有效贯彻到每一个管理环节并发挥作用。因此，细化管理流程是实现高校艺术档案精细化管理的核心。

由于高校艺术档案在种类、内容、载体等方面均具有多样性，且在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》的分类体系中没有独立出来，其分散存在于教学类、科研类、产品生产类、出版物类等高校档案类型中，因此其管理尚不能实现完全独立。不过，由于高校艺术档案具有独特的功能和特点，且国家文化部和档案局早在2002年就颁布实施了《艺术档案管理办法》，这就为高校艺术档案的独立化、系统化管理提供了切实的依据。当前，在高校档案馆（室）内部普遍实行的是职能制，即按照档案管理流程规划和设置档案业务部门。笔者认为，在职能制的基础上，每一个业务部门均制定相应精细的档案管理流程图，将业务管理每一个环节都纳入其中，并严格遵照实施。在此前提下，再按照档案类型进行分工管理方可最大限度地实现高校艺术档案的精细化管理，如可将与之相关类型档案的管理职责分配给固定工作人员专职负责。如此既可做到责任明确、职有专司，又可实现专业化管理，有效提升高校艺术档案管理效率。

4 实现高校艺术档案精细化管理需创新管理方法

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【关键词】 会计基础工作； 精细化管理； 建议

一、会计基础工作的精细化管理是高校发展的必然趋势

高校财务精细化管理，是指树立精益思想和经营理念，运用先进管理技术，建立健全工作规范、责任制度和评价机制，完善岗责体系，加强协调配合，按照精确、细致、深入的要求实施管理，避免粗放式管理，不断增强执行力，提高财务管理的效能。2009年8月财政部印发的《关于推进财政科学化精细化管理的指导意见的通知》指出：全面推进财政科学化精细化管理，是贯彻落实科学发展观的必然要求，是做好新形势下财政工作的迫切需要。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》第五十八条规定：“坚持依法理财，严格执行国家财政资金管理法律制度和财经纪律。建立科学化精细化预算管理机制，科学编制预算，提高预算执行效率。”2011年6月国务院的《关于进一步加大财政教育投入的意见》第四条指出：“全面推进教育经费的科学化精细化管理，要采取有效措施，切实提高经费管理水平”。

我国普通高校招生规模先后经历了扩张期—延续扩张期—控制扩张期三个阶段，高校为了顺应教育教学的发展进行了相关条件建设来支撑，从财务资金投入来看：经历了增加拨款投入、增加贷款投入、增加化债资金投入、控制贷款建设规模等过程。2012年国家提出了我国高等教育发展要从规模发展转向提高内涵质量的要求，财务管理要适应高校发展内涵建设的要求就要实行财务的精细化管理，这也是高校适应市场经济、落实科学发展观之必需。会计基础工作是高校进行财务管理和核算的前提和基础，同时也是提高高校财务管理水平的关键。及时发现高校会计基础工作中存在的问题并及时进行解决，才能够实现精细化财务管理。

二、高校会计基础工作精细化管理过程中存在的问题

（一）会计管理制度建设相对粗放

高校内部会计管理制度，是各高校根据国家会计法律、法规、规章、制度的规定，结合本单位的特点和要求而制定的，旨在规范单位内部会计管理活动的制度和办法。它是贯彻实施国家会计法律、法规、规章、制度的重要基础和必要补充。精细化管理要求建立健全工作规范、责任制度和评价机制，完善岗责体系；会计基础工作精细化管理则需要加强会计内部管理制度的规范化。在高校内部，虽然绝大部分的活动建立了相关的会计管理制度，但缺陷是会计管理制度比较笼统、简单，显得十分粗放。如一些专项资金，由于没有明确各项费用之间的比例，虽然在制度中规定了使用范围，但还是容易出现各项费用严重失衡，该使用的方面投入的少，不该或只应少投入的方面反而多的现象。最典型的例子是学生活动费、学生招生就业费等的使用中，用于招待与个人补贴及奖励的比例高达七成以上。这显然是财务制度粗放所致。

（二）会计人员岗位设置不合理

随着我国高等教育体制改革的不断深入，高校资本运作规模不断扩大，高校经济活动呈现多样化和复杂化趋势，但高校会计人员岗位的设置跟不上步伐。一方面，目前我国很多高校的财务管理机构及岗位设置主要有：处办、会计核算、预算管理、综合管理、资金管理等职能科室，还有部分高校结合自己实际设置了收费、电算化、基建财务、产业财务、固定资产管理、招标办等职能科室。从这种形式可以看到，不仅预算能力较弱和资金流动不畅，而且没有内外安全保障机制，未彻底解决机构及岗位重复设置的业务交叉、高校财务管理效率低下、财务管理成本偏高以及资金资源浪费等问题。另一方面，由于高校教育事业的快速发展，随着校园一卡通、国库集中支付、部门预算和纳税申报等业务的开展，有些高校会计人员身兼数岗：既审核凭证，又支付款项；既开具银行票据，又担任银行对账工作；既开具收费票据，又对收费票据进行核销登记工作等，严重违反了内部控制中的不相容职务相分离的原则。

（三）财务数据信息利用效率低

财政部制定并的《会计改革与发展“十二五”规划纲要》中指出，“‘十二五’时期要全面推进会计信息化建设，为会计科学化精细化管理提供助力。”目前随着信息化技术和高校数字化校园的发展，学校财务不仅涉及财务部门本身，还与教务、科研、人事、学生管理、图书、房产、水电等多个职能部门以及上级管理部门、银行、税务等关系密切。目前高校财务提供的网上服务一般以信息为主的业务查询功能，尚未实现网络交换利用；财务与其他各部门管理系统均是独立的体系，学校财务信息与其他信息使用者之间难以形成共享、对接和相互利用，财务信息并未得到充分利用。

（四）财务档案管理不够重视

高校财务档案是记录学校一切经济活动的载体，主要包括会计报表、账簿、银行对账单、数据备份盘等，随高校经济业务发生之日起建立到业务终了存档，直接反映的是学校经济运行的全过程。档案管理工作是保存历史、服务现在和将来，承上启下的一项重要工作。加强高校财务档案管理是会计基础工作精细化管理的必然要求，但目前财务档案工作不重视现象较多。财务档案的范围已不仅仅包括传统意义上的会计凭证和账表，而且还应包括日常检查的纸质、电子资料，使用程序的日常变动资料及存储数据和程序的介质等。如科研经费、专项经费等审计检查资料，“校园一卡通”等系统日常操作资料，财务部门只是象征性地将纸质资料装订起来，电子资料随便存储，学校档案管理部门没有相关的接收规定，以致财务部门越积越多，造成所保存的会计数据、会计软件的磁介质会计档案和其他会计文档资料未能及时归档。

三、高校会计基础工作精细化管理的建议

（一）完善会计管理制度建设

随着高校事业的不断发展，财务管理主体从原来单一的事业财务管理转变为基本建设、基金会及校办产业等多主体的财务管理，会计核算与管理的内容增加了基本建设和基金会等相关业务，财务管理中出现了前所未有的新情况、新要求和新问题。高校必须借助国家法律、法规、规章、制度等要求进行规范化管理，避免岗位与岗位之间的间隙、机构重叠及业务重复现象的发生，制定各层级经济责任。同时，以规范化为中心，以提高财务工作效率为目的，建立财务各岗位的业务流程。流程决定绩效，从流程到绩效，再由绩效反馈到流程，形成一个封闭的管理圈。与时俱进地建立健全和完善精细化管理所需的规章制度，为广大师生员工提供更快更好的服务，从而达到日常管理操作的规范化，提高财务管理水平。

（二）岗位设置和人员安排精细化

《会计法》规定：“各单位应当根据会计业务的需要，设置会计机构，或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员。”高校的财务工作主要是对学校资金的预算决算、资金的运用核算、资金的安全流动进行管理，为全校师生提供全方位、多样化、个性化的优质服务。高校可以根据自己的实际情况，参照企业财务战略实施的组织，以计划科、会计科、资金管理科（简称资金科）、综合管理科（简称管理科）为例，设置事业部制组织结构，具体模式如图1。

另外，关于高校会计人员的岗位，各高校可以根据自身规模的大小和业务量，结合会计电算化和内部控制的要求，确定不相容的岗位和职务，科学合理地设置会计人员工作岗位，明确各岗位（如：处长，科长；现金出纳岗，银行出纳岗，审核，复核，收费核算岗，票据管理岗等）的具体职能，使不相容岗位和职务之间相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制，以会计科为例（见表1）。

（三）共同协作，实行信息共享

财政部的《关于推进财政科学化精细化管理的指导意见》第36条要求“规划和建立流程通畅、业务协同、数据共享的一体化管理系统。”随着现代信息化技术的发展，信息化建设已成为各高校“数字化校园”的重要组成部分。高校各部门应树立全局的管理意识和一盘棋思想，避免各个系统的独立使用、信息分散、资源不共享，造成信息资源浪费的现象。要实现财务、教务、科研、人事、学生管理、图书、房产、水电等校内部门信息系统对接，大力推进高校信息化建设。从而促进高校信息互联互通、信息共享。向教职员工提供方便使用、易于理解的信息。充分发挥信息技术功能，并为高校财务精细化管理和学校领导决策提供强有力的支持。

（四）提高财务档案管理意识

高校财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要材料和证据，又是高校档案的重要组成部分。档案管理人员应与时俱进，对传统的高校财务档案管理理念加以改变，用发展的眼光正确认识财务档案管理工作，不仅要重视会计凭证、账本及报表等会计专业资料的归档，而且也应该重视财务专项审计、“校园一卡通”系统日常操作等会计文档材料的归档、管理。随着计算机在会计领域的普及和推广，财务核算业务逐渐被计算机所取代，会计电算化在高校已普遍实施。电算化财务档案也不仅仅是传统意义上打印机打出来的纸质材料，更主要的是存储在磁性介质和光盘上的资料。对于这些磁性介质和光盘，档案管理部门应该定点保管、定期检查和定期复制，才能发挥财务档案的效用，为高校领导决策服务。

四、结束语

财务精细化管理目的是提高财务工作质量和效率，降低管理成本和财务风险。会计基础工作的精细化管理是高校财务精细化管理的基本环节，它直接关系到高校财务核算的质量和高校的财务管理水平。我们必须细化岗位职责和健全内部管理制度，建立起相应的工作流程和业务规范；树立全局的管理意识，实行信息共享；适应时展，提高财务档案管理意识，从而推进财务精细化管理，提高财务管理水平，为快速发展的高校事业提供更好的支撑和服务。

【参考文献】

[1] 会计基础工作规范培训教材[M].经济科学出版社，1998.

[2] 张桂炎.企业精细化财务管理措施分析[J].商场现代化，2011（2）.

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一、内容精细化

建立统一的直销客户档案数据库，内容涵盖企业所需客户的全部信息。客户档案内容可以分为五大类：自然信息、用油机具、储油能力、历年销量、资质信息。

自然信息包括客户全称、公司地址、法人代表、企业性质、行业分类、客户类别、联系方式、企业简介、主营业务、提货方式、卸油地点等信息；用油机具包括普通货车、油电混合动力车、集装箱运输车、混凝土搅拌机、混凝土泵车、铲车、叉车、土石方运输车、吊车等各类车辆；储油能力包括油罐储油品种、油罐容量、油罐位置及加油机品牌、型号、枪数等；历年销量是指该客户在石油公司的历史销售数据，包括汽油、柴油、小品种销量，对客户在石油公司近三年的购油量要重点统计；资质信息是指客户的组织机构代码、营业执照号、税务登记号、经营许可证编号等相关资质的基础信息。

二、设计精细化

在客户档案的设计者中，负责客户档案工作的管理人员首当其冲，而一线优秀营销人员的参与必不可少。客户档案的设计应以满足石油销售企业的实际需要为原则，设计初稿应广泛征求营销部及销售片区的意见，确定客户档案的建立对象为企业已经拥有并正在拥有的存量客户及临时配送客户。由公司营销处、分公司营销部、全体销售片区反复讨论修改，经相关领导审核通过后方可下发。

抽调部分一线优秀营销人员全程参与档案内容、填报标准、更新周期的设计和编制，这些人员均有实际营销工作经验，懂得获取客户信息的技巧及客户资料中对企业有价值的信息，他们既是客户档案的设计者，也是客户档案的填报者。一线优秀营销人员参与客户档案的设计，使客户档案内容与实际工作需求相结合，有助于提高客户档案的实用性和可操作性。

三、更新精细化

客户档案一经下发，各销售片区要对辖区客户逐一进行回访，掌握客户的第一手资料。按照统一下发格式认真填写客户档案，确保内容准确无误，并按照规定时间上报营销部。在《客户关系管理办法》中明确规定：如有客户信息发生变更，营销人员需在自变化之日起五日内将更新后的客户档案反馈至营销部。如有新开发客户，营销人员需于一周内收集客户信息建立客户档案，并将新建立客户档案上报营销部备档。

四、考核精细化

将客户档案管理作为销售人员综合管理指标的考核内容，并制定严格的扣分标准。营销部通过对客户进行满意度调查、参与销售片区客户服务、定期走访直销客户、处理片区客户投诉的方式，掌握各销售片区对客户档案的管理情况，并以此为依据，每月对销售片区客户档案的更新及建立情况进行考核。对客户档案内容不准确、更新不及时的销售人员进行扣分，直接扣罚月度奖金，以此来约束销售人员，加强客户档案的精细化管理，确保直销客户档案管理的严肃性。

五、保管精细化

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【关键词】精细化管理理念；精细化管理实践

一、什么是精细化管理

精细化管理是一种理念，一种文化，它是源于发达国家（日本20世纪50年代）的一种企业管理理念，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。

精细化管理是以精细操作和管理为基本特征，精细化管理强调的就是一个“精”字，一个“细”字。由过去的粗放型管理向集约化管理的转变，由传统经验管理向科学化管理的转变。

二、在学生工作中实施精细化管理的实践

1.新生贺信精细化。精细化管理体现在由粗放型向个性化转变。班主任根据网上录取的新生电子信息，将入学成绩及操行表现进行分类筛选，在电子表格中添加相应的希望，并用WORD与EXCEL邮件合并功能完成给每位新生家长的第一封信（包括祝贺、慰问、自我介绍、班级情况介绍、学生个人排名及激励话语、本学期课程情况、班主任联系方式、注意事项等），在接待日当天发给家长或学生本人，并进行有的放矢的个性化交流，这种因人而异的贺信，有助于使学生把握自己，规划新的人生；同时也让家长们感受到学院的精细而又人性化的管理，进而放大对学校的宣传效应。这种个性化的书信交流也可应用于各学期的成绩报告及评语，既能降低因成绩公布而对差生引起的心理压力，又能让家长和学生本人能了解到目前的排名位置及班级的情况，寻找原因，采取对策。

2.档案管理精细化。精细化管理体现在由传统经验型向科学化的转变。变传统的纸质管理为动态的电子信息管理，电子档案内容设计建立了能够动态记录个人基本信息的电子档案。包括个人及家庭基本信息和联系方式、个人入学成绩和排名、中学阶段的表现及爱好、各学期的任职、奖惩、成绩排名、操行、补考、实习单位及联系电话、毕业去向等。该电子档案由于具有多项查询功能，且软件设计有照片，便于班主任、任课教师快速记忆学生姓名及了解学生情况，同时也大大方便了辅导员工作，包括党员发展、干部考核、评先评优，用人单位政审等。

3.管理制度精细化。精细化管理就是将管理的对象逐一分解，量化为具体的数字、程序、责任，使每一项工作内容都能看得见、摸得着、说得准，使每一个问题都有专人负责，不留盲区。

学生工作除了发挥班团干部作用外，还注意发挥全员参与管理，如设宿舍长和学、课代表等二级管理责任人，各司其职。班团干部为优秀干部和三好生者或由个人自荐；宿舍长由宿舍同学选出；学按每学期成绩排名，或由三好学生领衔组长，同学自选组长，一般小组5-8人。

实践证明，动态学习组的产生有多个好处，一是打破了宿舍小团体，同学之间交流互动增多，增进了相互了解；二是由于学习组成员是自选组成，因此学习组互助功能得到了较好的体现；三是发挥了三好学生的小老师作用；四是由于每学期动态遴选三好生，也有助于激发大家的竞争意识；五是班主任还可将分组等信息告之任课教师，以方便进行考核与管理，特别是在大课管理中，分组考勤发挥了显著作用。

4.考核评优精细化。精细化管理的“精”就是切中要点，抓住管理中的关键环节；“细”就是管理标准的具体量化、考核、督促和执行。

根据学生最容易出现的旷操和旷课现象，建立考勤管理软件，只需要在相应的考核表中输入日期及有关缺勤代码，系统将自动统计个人单项出勤，产生个人查询卡和预警提醒，有利于班主任因人施教和进行操行评定；更有利于规范学生的行为，以形成优良的执行力。

同样在年级管理中，也建立各项目的电子量化考勤考核机制，例如早操管理、宿舍管理、晚自习管理等均设有单项考核指标，使评优工作透明化、自动化。以早操为例，考核数据每周在班主任Q群内更新，班主任可查看本班出勤情况，并了解班级在年级中的排名情况，以及本班个人情况。

5.情感教育精细化。学生工作也是一份纷繁复杂的育人工作，小到学生的坐立行走、穿着打扮，大到学生的思想情感、前途命运。它的成功与否直接影响到学生品行、学业与前途，也直接影响到学校的地位、声誉和生命力。精细化的管理也体现在施教的策略与艺术。

在学生工作中注意运用“情”“理”相融、“冷”“热”结合、“奖”“罚”并行等思想教育中行之有效的原则，用宽容的心去对待每一个学生，多多关注学生的内心体验。一个浅浅的微笑、一句温馨的话语、一次真诚的交流，都会在同学们的心灵中激发起层层涟漪。

精细是一种极限过程，是永无止境的追求过程。学生工作虽然面广量大，纷繁复杂，但只要我们善于抓住管理的缰绳，落实细节管理, 遵循客观规律，就能够实现管理效益的最大化和最优化，进而促进学生工作向科学化迈进。

参考文献：

[1]邱有华.浅谈高校学生工作中的精细化管理[J].沧桑，2009（6）.

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一、指导思想

以科学发展观为指导，紧紧围绕我市“1255”城市发展战略，按照“拉开框架、完善功能、提升品位、宜业宜居”的总体思路，坚持建管并重，更加注重管理，通过开展管理服务年活动，创新住房和城乡建设管理体制机制，改进工作方式，增强工作效能，提高科学化管理服务水平，推进住房和城乡建设管理事业全面、协调、可持续发展。

二、工作目标

依据管理职责，以住房和城乡建设管理中心工作、热点难点问题为重点，制定工作标准，绘制流程图，明确工作程序，优化工作链，完善监督控制，建立及时发现问题、及时解决问题、及时反馈信息的快速反应机制，达到精细化、标准化、规范化、制度化管理目标。

三、工作内容

（一）制定精细化管理标准和流程。

委属各单位和委机关各科室要依据法律、法规、规章、规范性文件规定的管理权限和服务职能，精心研究制定精细化管理标准和流程。管理标准要具有科学性、前瞻性和定量性；管理流程要具有系统性和可操作性。结合我委工作职责，主要在以下几个方面制定精细化管理标准和流程：

1、房地产管理：一是制定廉租房安置、廉租房住房补贴、危旧房改造、住房改革精细化管理标准和流程，规范保障性住房管理行为。二是制定房地产权属登记(集体土地上房屋登记)、房地产交易、城市房屋拆迁许可、住房贷款担保、房屋维修资金精细化管理标准和流程，规范管理行为。三是依据物业管理法规和规范，制定小区物业管理精细化管理标准和流程，整顿和规范小区物业管理，全面提升物业管理服务水平。四是制定加强房地产开发行业管理、开发企业资质审查精细化管理标准和流程，规范房地产市场秩序。五是制定白蚁防治精细化管理标准和流程，加强白蚁防治工作。

2、建筑业管理：一是制定推动建筑业发展精细化管理标准和流程，促进建筑业做大做强；二是制定建筑安全文明施工监管精细化管理标准和流程，加强建筑施工监管。三是制定市政工程、住房等建设工程质量监管精细化管理标准和流程，建设精品工程和高质量住房。四是制定建设施工企业、装饰装修企业、监理企业、中介咨询机构等监管精细化管理标准和流程，规范建设市场秩序。五是制定解决建设领域“双清欠”精细化管理标准和流程，防止“双拖欠”行为的发生。六是制定建设工程施工许可精细化管理标准和流程，杜绝建设工程未取得施工许可证而开工建设现象的发生。

3、市政管理：一是依据市政设施养护技术规范，制定城市道路、人行道、侧石、井盖、下水、路灯等市政设施维修养护精细化管理标准和流程，保持市政设施完好和处于安全正常的运行状态。二是制定水系维护、泵站管理、防汛排涝精细化管理标准和流程，确保城市安全度汛。三是制定城市排水精细化管理标准和流程，加强和规范城市排水管理。四是制定市政设施行政审批批后管理精细化管理标准和流程，加强市政设施管理。

4、园林绿化管理：一是依据园林绿化养护技术规范，制定园林绿地、园林设施精细化管理标准和流程，确保园林绿化出精品、园林设施完好。二是制定园林环境卫生精细化管理标准和流程，保洁做到全天侯、无死角。三是制定园林绿化行业精细化管理标准和流程，加强对区、居住区、门前三包的绿化监管，提高绿化行业管理水平。四是制定园林绿化行政审批批后管理精细化管理标准和流程，加强园林绿化管理。

5、风景区管理：一是依据风景区管理技术规范，制定风景区绿化及设施维护精细化管理标准和流程，确保风景区绿化和园林设施完好。二是制定风景区生态环境保护、古建和文物保护、环境卫生、大型活动及接待等精细化管理标准和流程，确保风景区资源的永续利用。三是制定风景区景点开发和经营、娱乐项目、经营摊点等精细化管理标准和流程，建设文明优美景区。（责任单位：采石风景区管理处）

6、城建监察：一是制定供水、节水、燃气、房地产开发、建筑业（不包括装饰装修和工程质量管理）、城建档案管理行政执法精细化管理标准和流程，做到严格执法、文明执法。二是制定爱民热线和监督员精细化管理标准和流程，充分发挥热线联系群众、服务群众和监督员履行职责、促进工作的重要作用。（责任单位：城建支队）

7、城建档案管理：制定城建档案资料收集、整理、保管、利用等精细化管理标准和流程，为住房和城乡规划建设管理提供优质服务。（责任单位：城建档案馆）

各责任单位要对管理事项进行全面梳理，在重点制定上述管理工作精细化管理标准和流程的同时，对职责范围内的其它管理事项也要制定精细化管理标准和流程。委机关各科室要根据各自职责和工作事项，制定精细化管理标准和流程，同时要做好联系单位精细化管理标准和流程的督促和指导工作。

（二）推行住房和城乡建设管理监督员制度。

为创新住房和城乡建设管理信息采集方式和处置机制，变被动发现问题为主动发现和应对问题，扩大公众参与住房和城乡建设管理，监督管理行为，推行监督员制度。一是成立住房和城乡建设管理监督中心，与城建监察支队一个机构，两块牌子。监督中心负责及时收集、分解、协调处理监督员发现的住房和城乡建设管理方面的问题，组织监督员对各单位管理工作实施监督和评估。二是聘请监督员50名，聘期二年，并颁发聘书，开展住房和城乡建设管理监督工作，监督员由我市各届人士和市民组成，根据条件自愿报名参选或由我委特邀。三是监督中心依据《市住房和城乡建设管理监督员管理办法》，负责对监督员进行管理和服务。

（三）建立健全公开和承诺制度。

为接受社会监督，要将精细化管理标准和流程向社会公开。管理服务年活动中，要集中搜集、梳理一批群众最关心、最直接、最现实的热点难点问题，提出整改措施、整改目标和整改效果，并公开做出整改承诺，集中力量解决一些突出问题。要以此为契机，建立和完善住房和城乡建设管理长效机制，改进工作方法，提高管理水平。

（四）建立和完善考评奖惩机制。

各单位要制定管理工作考核奖惩办法，明确责任主体，建立工作责任制和过错追究制度。同时要建立和完善巡查制度，改进巡查方法，及时发现和制止违法违规行为，并定期对巡查绩效进行考评。监督中心要组织监督员对各单位管理工作作出评估，评估结果将作为单位年终目标管理考核的重要依据。通过建立和完善考评奖惩机制，强化处置力和执行力，杜绝执行不力、处置不到位的现象发生。

四、工作步骤

1、学习动员阶段（2012年1月—2012年2月）。组织干部职工学习管理知识，增强管理意识和能力。组织参观学习先进地区管理经验。成立领导机构。制定开展管理服务年活动实施意见。召开动员大会，成立住房和城乡建设管理监督中心，聘请监督员。监督员按职责实施监督。

2、标准和流程制定阶段（2012年3月—2012年6月）。委属各单位和委机关各科室全面制定精细化管理标准和流程，并制定相关考核办法，由各联系科室审核后，报委领导小组办公室进行汇总，经委主任办公会会议研究决定后编辑成册，并通过媒体向社会公布。

3、组织实施阶段（2012年7月—2012年12月）。住房和城乡建设管理的各项工作按照制定公布的精细化管理标准和流程施行。监督员积极发挥监督作用。对管理工作实施考评奖惩。及时分析总结管理服务年活动中的好经验和好做法，查找不足和差距，不断完善住房和城乡建设管理工作制度和机制，推动管理工作上新的台阶。

五、工作要求

1、统一思想，提高认识

开展管理服务年活动，是贯彻落实科学发展观，创新住房和城乡建设管理体制和机制，提高我委系统干部队伍整体素质和管理水平的重要举措。建委系统广大干部职工要进一步提高认识，充分认识开展管理服务年活动的重要性和必要性，积极投身到管理服务年活动中来，为提高住房和城乡建设管理水平作出积极贡献。

2、加强领导，落实责任

为有效开展管理服务年活动，成立开展管理服务年活动领导小组，委主要领导为组长，委其他领导为副组长，各单位行政主要领导为成员。领导小组下设办公室，建委机关各科室长为办公室成员，牵头科室为城建科，协办科室为办公室和法规宣传科。各单位要成立相应的领导和工作机构，负责管理服务年活动的领导、组织、协调和具体工作。要根据我委《关于开展管理服务年活动的实施意见》精神，制定本单位管理服务年活动实施方案，确保管理服务年活动的各项工作顺利实施。

3、强化宣传、营造氛围

各单位要通过新闻媒体、编发简报、设置网页等形式，及时反映管理服务年管理活动动态，鼓励先进，鞭策后进。我委将定期编发管理服务年活动简报，加大宣传力度，为开展好管理服务年活动营造良好氛围。

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关键词：病案管理 精细化管理 应用研究

中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）09（b）-0191-02

Application of Fine Management in Hospital Medical Record Management

Pang Jing

（Affiliated Hospital of Shandong University of Traditional Chinese Medicine，Medical Records Room，Jinan Shandong，250011，China）

Abstract：Meticulous management as a new management philosophy，in all walks of life have been widely used，and achieved good management efficiency.The medical record is indispensable information in treatment for patients in the Hospital，which is the important information of recording the patient’s course of the disease，reviewing the illness medical，and in medical treatment， teaching and scientific research.This article apply the meticulous management theory and propose the meticulous management mode aiming at the proplem in the hospital medical record management，to better promote the development and advancement of medical record management in hospitals，and promote sustainable development of the hospital.

Key Words：Meticulous management；Medical records management；Applied research

病案，古称“诊籍”“脉案”和“医案”，是医院病历档案，现称病历或病案，是医生诊治其各种疾病的实录[1]，病案具有高度的可靠性和科学性，它客观地、完整地、连续的记录了病人的病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归，是医疗、教学、科研的基础资料，也是医学科学的原始档案材料，是医院的宝贵财富。随着医疗技术的快速发展和法律制度的逐渐完善，病案除了在医、教、研、预防保健等方面提供了重要信息，还在医院管理、保险理赔、司法取证及患者在后续医疗以及医疗纠纷等方面，起着至关重要的作用[2-3]。

精细化管理实质上是一种文化管理，源于发达国家的一种企业管理理念，其推动行业从粗放型生产方式演变为精细化运作模式，使生产效率和管理效能大为提升。精细化管理强调将工作做好做细，即设置和管理好每一个环节，利用新型的管理形式以及手段，把每一个管理环节进行精细化，最终达到提升整体效益的目的。医院必须在调查病案管理的基础上了解病案工作的现状和存在的问题，分析其原因，转变病案管理模式，加强病案规范化管理，才能适应市场经济体制，运用精细化的管理模式，突破发展瓶颈，呼之欲出。

1 医院病案管理中的问题

1.1 病案管理人员业务素质不高

在现行医院管理中，目前多数从事医院档案管理的工作人员大多由其他专业改行而来，虽然这些病案管理人员具有一定的医学或护理专业理论，但仍存在知识面窄、学历低等问题，且缺乏一套系统、规范的病案管理知识和技能，不利于病案管理工作的发展。另外，随着新农村合作医疗的实现，住院患者越来越多，病历数量也越来越多，各级医疗机构又不重视病案管理工作，医院病案室人员工资待遇相对较低、工作繁忙、病案人员很少得到进修和深造，很难评定职称，所以，病案管理人员工作的积极性和在此岗位上的稳定性相对不高，导致这些专业人员思想不巩固、不安心，直接影响了病案学科的发展。

1.2 医院管理者对病案管理意识薄弱

目前大多数医院领导和管理工作人员对病案管理不够重视，对病案管理方面的认识还较薄弱，存在“重经营、轻病案”思想，为了提高医院自身的竞争力，在信息化建设方面投入了很多经费，而在病案管理建设方面却不肯投资，忽略了病案的科学管理，导致了医院发展的连续性和历史资料的完整性的缺失。其实，医院信息化建设的促动作用很大一部分是通过病案的利用来得到完成的[4]。医院管理者对病案管理的不重视在很大程度上决定了病案当前发展的现状，医院的病案工作滞后于其他学科工作。

1.3 临床医师对病案质量不够重视

病案质量是患者从入院到出院记录信息的全部过程，患者在入院挂号、诊断、治疗、护理、康复、痊愈、出院等工作的整个系统的过程中病案质量都要把好关。但目前病案质量上出现各种问题，如个别医生对病历书写不重视、书写潦草，难以辨认，也没有逻辑性，甚至随意涂改，敷衍了事，导致病历中的各种错误[5]；病案首页填写不完整，主诉与现病史不符，逻辑也不够严谨；个别术语表达较含糊其辞、模凌两可，病程记录中的三级查房内容不完整，内容也分辨不清；科主任及主管医生对患者病情的主客观分析见解比较缺乏，导致部分患者的病案质量缺乏科学性和严谨性[6]。这些问题都为医疗纠埋下隐患。

1.4 病案管理制度不健全

由于医院病案管理规章制度不完善，临床医师的不够重视，认识不到病案工作在医院管理中的重要性和必要性，忽略了病案的科学管理，部分医护人员将病案借出，长期不归还，有的对一些技术性较强的病案借到后据为已有。病案不及时归档，当需要复印病案时，不能及时提供所需病案，这些都影响病案的利用。

1.5 病案管理条件落后

目前医院领导多重视经济效益，对病案管理工作投入过少，病案室多数是旧病房、旧办公楼或地下室做库房、集办公、阅览、病案存贮为一体，缺乏总体设计，无防火、防盗、防潮设备，条件差、空间小，数年的病案捆绑堆积，不能合理利用，不少病案发生霉变；病案信息化程度不高，计算机技术的应用还不够完善，在设备方面有的医院的病案室只有一台旧式电脑，没有复印机、打印机，也缺乏条形识别码、计算机光盘、存储、缩微技术。

2 加强精细化管理在病案管理工作中的应用

针对以上病案管理工作中的突出问题，我们提出将精细化管理的模式应用于病案管理工作中。精细化管理大致可概括为4个字，即精、准、细、严。精是精益求精，追求最好，将管理和服务尽自己的能力做到最好的状态，达到完美；准是准确的数据和详细计算，并且利用数据进行准确分析从而做出正确的决定，准确的时间衔接和工作方法；细是工作要细化，管理和服务要规范性细化，特别是执行要细化，要将所执行的工作细化到每个人；严是严格控制偏差，严格管理，对已经实施的各项管理制度和政策要严格执行[7]。

精――精益求精：在医院病案管理的每一个环节都要注重精益求精。首先要精心谋划，从临床医师到病案管理及工作人员，要求每一个人每做一项工作都要认真思考、超前谋划、科学定位，设计好各项工作的目标要求，谋划好实现目标的路径，提出实现目标的保障措施。要增强病案管理意识，并强力推行，使精细化逐步成为“潜意识”的行为，彻底改变过去粗放式管理的行为习惯，形成一种追求精细、持续改进、力求完美的工作习惯和工作作风。配备具有系统、规范的病案管理知识和技能的专业人员进行管理；此外，要改善病案室条件，避免病案发霉，装备先进的计算机设备，如：条形识别码、计算机光盘、存贮、缩微技术设备等，在软件和硬件两个方面做到精心实施，把目标付诸实践，达到精益求精的标准，保障病案的规范化管理。

准――准确信息：医院管理者的决策信息要准确，准确的信息，准确的数据和详细计算，准确的时间衔接和工作方法，病案精细化管理是一种源自准确信息的进行科学决策的管理方式。精细化管理要掌握充分的、及时的、准确的相关信息资源。病历是诊疗行为过程的客观记录和重要依据，是病案的重要因素，书写病例的规范化与准确性就显得尤为重要，规范病案管理和提高质量必须从医护人员做起，须以质量为核心，及时、客观、真实、全面、严谨的书写病案，从而使病案管理工作高标准、高质量的达到目标。

细――细化管理：细是关键环节的重要控制点，主要是将大事层层分解，小事认真琢磨，以积极的进取精神，扎实的工作作风，将精细化管理工作推向深入。要求医院病案管理的各个环节要细化，把我们建立病案的整个流程中的每项工作分解到月、分解到周、分解到人；每项工作均有具体的负责人，均有工作目标和要求，具有实现工作目标的路径和流程，才能规范化运作，才能使病案管理工作做好做成功，能更好的服务于医疗、教学、科研等方面的工作，能更有利于降低医疗纠纷的发生率，实践证明应用精细化管理后病案缺失率为0.006%，发生医患纠纷率0.000%，病例破损率为0.012%，患者满意率为92.83%，且能有效提高病案管理的工作质量，降低医患纠纷的发生率[8]。

严――严控偏差：规章制度、考核制度执行要严。制度的制定在于执行落实，落实执行的重要手段在于考核[9]。采用精细化管理模式，加大对制度执行的监管、考核力度，严格惩奖措施，明确责任人，对违纪的工作人员及相关部门提出严肃批评，责令整改，绝不姑息，如病案工作人员必须当天收回出院病案，错收、漏收一份扣20分，丢失病案扣月奖，并承担因此导致的责任。对表现良好，工作认真负责的人员给予表彰和奖励，且纳入年终考核，确保各项制度严格有效的执行。决不允许个别临床医师病历书写不规范，敷衍了事，或个别工作人员借完病案不归还等事件的发生。

病案是对患者在医院诊疗活动中所有医疗文书资料收集整理后形成的医疗档案。病案管理是现代医院管理工作的核心和基础部分，在当前医院管理中涉及医疗、教学、科研、法律及医疗保险等各个领域。通过分析病案管理过程中存在的问题，并提出相应的解决办法，具有一定的科学意义。医院病案管理中采用精细化管理模式，能提高病案管理者的专业能力和医院的病案管理水平，提高患者的满意程度，降低医疗纠纷发生率，有利于医患关系的和谐和稳定，应在各大医院广泛推广。

参考文献

[1] 顾春山，姜东红，戚小伟.病案管理中相关问题的思考[J].中国病案，2012，13（2）：

5-6.

[2] 叶苹.病案管理的现状与对策[J].江苏卫生事业管理，2013，24（4）：67-68.

[3] 荣幸.医院病历档案管理现状及对策[J].中华综合临床医学杂志，2013，5（7）：80-81.

[4] 代伟，朱敏.病案首页数据挖掘与利用探讨[J].中国病案，2012，13（1）：52-53.

[5] 唐渝.病案质量管理中存在问题及解决措施的探讨[J].中国现代医生，2011，49（34）：114-115.

[6] 苏日娜，崔鸿江.病案管理的现状与改进措施[J].现代医院，2013，13（2）：137-138.

[7] 卢琳玲，任定玉.精细化管理在医院科研管理中的应用研究[J].科技通报，2015，31（3）：50-53.