机关档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇机关档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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会计档案管理办法完整版全文第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档：

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)同时废止。

会计档案主要特点会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

一、形成范围广泛，凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍;另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。

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关键词：房地产权属；档案管理；办法；途径

所谓房地产权属档案，是指城市的房地产行政主管部门在管理房地产权属工作的过程中保存的历史记录。其中，房地产权属工作包括房地产权属的登记、变更、调查、权属转移以及测绘等工作，历史记录则主要包括有一定价值的文字、声音和图表等。房地产权属档案的管理工作非常重要，随着信息化和规范化社会的进程，房地产权属档案管理工作日益规范化和科学化。特别是《城市房地产权属档案管理办法》出台之后，如果对房地产权属档案的管理不规范合理，就会影响相关机构检查档案的查全率，进而影响房地产业的进一步发展。文章针对房地产权属档案的管理工作，主要从以下四个方面提出建议和办法。

1规范房地产权属档案的收集范围

只有保证房地产权属档案的完整性和准确性，才能做好房地产权属档案的管理工作，进而具备参考价值和利用价值，因此，做好房地产权属档案的收集工作非常重要。结合《城市房地产权属档案管理办法》的相关规定，房地产权属档案应当包括以下五个部分：①能够证明房地产权人、房地产权属登记确认、变更、转移、以及设定他项权利的文件；②房屋以及所占用的土地使用权的权属界定位置图、分层分户平面图、分丘平面图以及分幅平面图等材料；③诸如房产登记申请表、权属变更登记表、房地产状况登记表以及房屋面积计算表等用于房地产产权登记的各种文件材料；④诸如统计报表、计算机软盘、照片以及录音带等可以对房地产权属状况加以记载和反映的信息资料；⑤其他与房地产权属相关的文件材料。在确保房地产权属档案全面完整的前提下，应当保证房地产权属档案的真实性，作为房地产权属档案管理部门，应当做好前期的检查和控制工作，认真审核相关文件资料，保证档案的真实性和可靠性，只要不符合归档要求的，一律退还补充档案，通过建立责任制来保障档案资料的真实客观。

2加强房地产权属档案的现代化管理

传统的房地产权属档案管理方式不但浪费人力物力，而且效率非常低，档案查询和抽调非常麻烦。随着科学技术的不断发展和计算机技术的普及，作为现代化的房地产权属档案管理，应当将计算机技术和网络技术完全引入。并建立相关的平台和内部网络，来对房地产权属档案进行保存、修改、传输和管理，真正实现网络化管理，做到互联网+房地产权属档案管理。除此之外，还应当加强对现代光学技术的运用，用电子化的照片和表格来代替纸质档案，一方面可以节省存储空间，另一方面高精度、高分辨率的档案照片也不会影响档案的完整性和准确性，同时，也可以通过远距离传输的方式提供给使用者，更加方便快捷。

3调查了解档案使用者的需求

只有深入社会进行调查，了解档案使用者对房地产权属档案的使用要求和范围，才能避免盲目的管理。作为房地产权属档案管理部门，应当以档案使用者的信息需求和使用方式为基础，保证房地产权属档案开发利用的有效性。（1）在房地产权属档案收集之前做好预测工作，通过调查问卷或者其他形式来充分了解档案使用者的需求。包括城建、司法、房改、房地产市场、规划、房地产登记部门以及市民对房地产权属档案内容和利用特点的需求。（2）开发利用要根据对象的不同而不同，相关部门应当在对调查结果进行保密的前提下，按照服务要求，进行多样的开发利用。包括证明型、咨询型、网络型、宣传型、借阅型、技术型以及报道型等各种形式。（3）提供服务时要充分顾虑档案使用者的心理特点，目前房地产权属档案使用者的心理特点大多是求快求便。作为房地产权属档案的管理部门，应当通过推出开展窗口服务、专题服务、网络服务以及推荐服务等多种服务渠道，同时编制最为科学的检索系统和工具，来大大提高房地产权属档案使用者查询档案的速度和便捷度。

4注重对管理人才的培养

人才是管理工作的关键环节，优秀的档案管理人才是房地产权属档案管理工作能够井然有序的前提和基础。随着市场经济的进一步发展，目前现代化管理已经基本替代了传统的手工管理方式，因此，在培养复合型房地产权属档案管理人才时，应当尤其注重以下几个方面：（1）房地产权属档案的管理队伍必须政治素质高、德才兼备、知识范围广，并且业务能力强，具备优秀的职业道德，能够时时处处为档案使用者考虑，才能提供最优质的服务。（2）房地产权属档案的管理人员应当具备一定的计算机技术和网络技术，能够熟练的操作现代化设备和平台，同时也应当具备充分的档案专业基础理论知识和相关的法律知识，相关部门必须加强这些方面的培训和教育。（3）提高招聘的水平，尽量在入门门槛上做工作，招聘符合要求的，高素质的，综合能力较强的档案管理人才，培养骨干力量，才能真正满足现代化房地产权属档案管理工作的要求。

5结束语

随着现代化科学水平的不断提高，对房地产权属档案的管理工作也不仅仅要求全面性和准确性，对管理的科学性以及档案提供的快捷性和有效性的要求也越来越高。作为房地产权属档案管理部门，一方面应当加强对管理人员的培训和教育，不仅提高管理人员的档案管理基础理论水平，更要提高管理人员的创新能力和对现代化设备的操作水平。另一方面应当进一步加强市场调研，搞清档案使用者的需求和意见，才能进一步改进管理方式，提高管理水平，从而推动房地产行业的更高层次发展。

参考文献：

[1]王淑范,黎玉丽.加强房地产权属档案管理的途径及办法[J].黑龙江档案,2006.

[2]周群,夏萍,王恩江,等.权属档案信息化建设与权属登记质量监控[J].城建档案,2007.

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影响农机监理电子档案安生性的不利因素

1.档案安全保护意识薄弱档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。

2.计算机软硬件的设备故障由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。

3.电子档案存储载体的保护技术问题农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。

4.计算机病毒与黑客的攻击计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。

加强农机监理电子档案安全管理的相应对策

1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。

2.充分采用信息备份技术信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。

3.加强电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。

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第一条 为了加强收养登记档案的规范化管理，更好地为收养工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国收养法》、《中国公民收养子女登记办法》、《外国人在中华人民共和国收养子女登记办法》、《华侨以及居住在香港、澳门、台湾地区的中国公民办理收养登记的管辖以及所需要出具的证件和证明材料的规定》等法律、法规，制定本办法。

第二条 收养登记档案是指收养登记机关在依法办理收养登记过程中形成的记载收养当事人收养情况、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

收养登记档案是各级民政部门全部档案的重要组成部分。

第三条 收养登记档案由各级民政部门实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。

第四条 收养登记档案工作在业务上接受上级民政部门和同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条 收养登记文件材料的归档范围是：

（一）成立收养关系登记材料：

1． 收养登记申请书；

2． 询问笔录；

3． 收养登记审批表；

4． 《中国公民收养子女登记办法》第五、六条，《华侨以及居住在香港、澳门、台湾地区的中国公民办理收养登记的管辖以及所需要出具的证件和证明材料的规定》第三、四、五、六、七条，《外国人在中华人民共和国收养子女登记办法》第十条规定的各项证明材料；

5． 收养登记证复印件；

6． 收养协议；

7． 其他有关材料。

（二）解除收养关系登记材料：

1． 《中国公民收养子女登记办法》第九条规定的各项证明材料；

2． 解除收养关系证明复印件；

3． 其他有关材料。

（三）撤销收养登记材料：

1． 收缴的收养登记证或者因故无法收缴收养登记证而出具的相关证明材料；

2． 其他有关材料。

第六条 收养登记文件材料的归档应当符合以下要求：

（一）凡应当归档的文件材料必须齐全完整。

（二）归档的文件材料中有照片或复印件的，应当图像清晰。

（三）在收养登记工作中形成的电子文件，应当按照《电子文件归档和管理规范》（GB／T18894－2002）进行整理归档，同时应当打印出纸质文件一并归档。

（四）收养登记文件材料应当在登记手续办理完毕后60日内归档。

（五）归档的文件材料除居民身份证、户籍证明、回乡证、旅行证件、护照等身份证明和收养登记证为原件的复印件外，其余均为原件。

第七条 收养登记文件材料的整理应当符合以下规则：

（一）成立收养关系登记类文件材料、解除收养关系登记类文件材料和撤销收养登记类文件材料均以卷为单位整理编号，一案一卷。

（二）每卷收养登记文件材料按照以下顺序排列：

1． 文件目录；

2． 收养登记申请书；

3． 询问笔录；

4． 收养登记审批表；

5． 撤销收养登记材料；

6． 收养人证明材料；

7． 被收养人证明材料；

8． 送养人证明材料；

9． 其他有关材料；

10． 备考表。

第八条 收养登记档案的分类和类目设置为：

收养登记档案一般按照年度―国籍（居住地）―收养登记性质来分类。其中，国籍（居住地）分为内地（大陆）公民，华侨，居住在香港、澳门、台湾地区的中国公民，外国人等类别；收养登记性质分为成立收养关系登记类、解除收养关系登记类和撤销收养登记类。

第九条 收养登记档案的保管期限为永久。

第十条 收养登记档案主要供收养登记管理机关使用；其他单位、组织或个人因特殊原因需要查借阅时，须经主管领导批准，并办理查借阅手续。

第十一条 对查借阅的档案严禁损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染等，如发生上述情况时，依据有关法律、法规进行处罚。

第十二条 档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，严密保管档案，同时维护当事人的隐私权，不得泄露档案内容，未经批准不得擅自扩大查借阅范围。

第十三条 在办理外国人来华收养子女登记手续之前，形成的外国收养人档案，以及国内送养人和被送养人档案的管理由民政部另行规定。

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自中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以来，中国的档案事业从此迈上了一个新的台阶，各企事业的档案工作开始逐渐浮出水面，走向台前。理想的工程档案管理过程如下：

1.业主将档案工作纳入总包合同的条款当中，对执行标准、所需套数等进行明确要求，并通过违约金的形式进行更严格的监管和控制；同时提供完整的归档范围表及明确的组卷要求。

2.施工单位按部就班的进行资料收集工作，做到按时产生、及时验证、准确分类、妥善保存，并于竣工后尽快按照业主要求进行组卷并移交。

但是实际情况却往往与理想相悖。由于总包项目有历时时间长、投资金额大、参建单位多、专业人员流动较多，人员专业素质参差不齐、项目突况较多等特点，对档案的准确性、完整性、齐全性、有效性提出了极大的挑战，目前的总包项目档案工作看似进展顺利，实际情况并不尽如人意。本人以公司所做的百余个总包项目做样本，深入分析其生命周期内所出现的诸多问题，并提出解决方案。

1 针对建设单位

建设单位的重视程度决定了档案工作的管理程度。建设单位首先要重视档案工作，明确档案工作的意义。工程档案的主要作用是利用、借阅、维权。建设单位的档案部门应针对自身实际情况，参考国家标准及地方标准，结合法律部门与基建部门的意见和建议，制定属于本单位的归档范围表，同时从借阅利用的角度制定组卷要求。

同时，加大从项目立项到项目竣工全生命周期的档案管理力度。从项目立项起，严格按照国家要求对各个步骤进行执行，避免发生其他违规行为。在与施工单位签订施工合同时，将档案工作明确纳入专项条款中，对责任分工、执行标准、组卷方式、提交套数等进行明确规定，并将档案相关工程款项列入其中，从资金角度严格把控施工单位的档案工作。由于施工单位的流动性，大多数施工单位资料员都是固化的按照地方标准进行档案的收集整理，对业主的特殊要求的组卷方式及收集范围未必能明确，因此，业主要对施工单位资料员在进场前进行培训，将本单位的归档范围及收集标准进行宣贯。同时加强过程检查及监督，并督促其随时整改。

2 针对施工单位

施工单位在项目进展过程中大多数在项目进度、成本控制、项目形象上做足了功夫，对档案工作却没有付出足够的关注。施工过程中，现场产生的资料事后补签、代签、资料内容作假等现象屡见不鲜，更有甚者，部分资料员一人身兼多个项目部资料员身份，人不在项目现场，却能按时交出资料，其资料可信度可想而知。最终失去档案原本的意义。针对以上问题，本人提出几点改进措施。

1.施工单位提高对档案的重视水平。施工单位应在项目之初确立档案工作责任分工，要求各专业工程师与资料员密切配合，做到资料与项目进度同步，共同完成档案工作。

2.对资料员培训档案知识。首先，资料员要具备相关知识，取得资料员资格，同时还应具备相应档案知识。档案与资料都是重要的信息资源，但两者的文献价值有所不同，简而言之，有价值的资料归档后成为档案。因此资料员不只要会做资料，还要具备专业的档案知识，对档案有清晰的认识。档案并不是应付差事的工作，而是一个具有实际意义并影响深远的工作。若干年后，无论参建人员身处何方，档案都是还原项目施工过程的有力凭证。因此，足够的专业知识能够让资料员更切身的感觉到档案的重要性。

3 针对供货方

物资资料对于建设项目有着举足轻重的地位。完整的物Y资料可以完整的体现出物资的提供单位、生产单位、产品质量是否合格、进场验收情况、使用部位及用量，并为最后结算提供有力证据支撑。但目前，很多物资的进场资料并不齐全，一是由于施工单位未收集这部分资料；二是因为生产厂家（或经销商）并未清楚的意识到物资资料的重要性，因采购量少等原因拒绝提供。

因此，在签订采购合同时，必须将需要供货方提供的资料内容及套数明确。

4 其他资料形成方

建筑施工过程中，不可避免的需要产生临水、临电工程，由于这部分工程事后会拆除，产生的资料也是问题颇多，漏签、无章等现象屡见不鲜。

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2006年7月17日南京市《重大活动（事件）档案管理登记办法》和《重点建设项目档案管理登记办法》颁布实施。

《重大活动（事件）档案管理登记办法》共分11条，文末附有重大活动和重大事件档案管理登记表。第二条本办法所指重大活动（事件）是指市委、市政府及其部门在本行政区域内组织的具有较大影响的政治、经济、科技、文化、体育、宗教、外事等方面的活动，或者在本行政区域内发生的重大事件。第四条各重大活动的主办、承办单位或由多个单位参加组成的临时筹备机构，应当在活动项目确定后10个工作日内依法向南京市档案行政管理部门登记备案。以市委、市政府名义主办、承办的重大活动应当由筹备机构的办公室（秘书处）办理登记备案手续；由多个单位组成的临时筹备机构应当由临时筹备机构所在的部门登记备案。第五条本行政区域内发生的重大事件，应当在事件基本处理后10个工作日内，由牵头处理事件部门依法向南京市档案行政管理部门登记备案。 第六条区县档案行政管理部门可以依照本办法对本行政管理范围内区县党委、政府组织的重大活动(事件)进行登记。第七条登记备案的方式可以在南京档案网站（archivesnj.省略）政务公开栏目填写登记表进行网上登记，也可以下载登记表填写并送南京市档案局进行登记。第八条档案行政管理部门在接受登记后7个工作日内应与重大活动（事件）的主办、承办单位、处理单位建立工作联系，对重大活动（事件）档案的收集、整理、归档和移交工作进行指导和监督。第九条对未按规定进行重大活动（事件）登记备案的单位，将依据《南京市档案条例》第二十七条，责令限期整改，逾期不改的，档案行政管理部门对其可以处以一千元以上一万元以下的罚款。

《重点建设项目档案管理登记办法》有11项条款，后面附有重点建设项目档案管理联系登记表、项目及项目档案和资料情况动态表。第二条 本办法所指重点建设项目，以市政府公布的重点建设项目名单为准。第三条重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、试生产、到竣工验收的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应当归档的各种载体的文件材料。第四条登记工作的组织：（一）南京市档案局每年根据市政府公布的南京市重点建设项目名单，统一部署南京市重点建设项目档案的登记工作；各项目主管部门的档案机构和项目所在地的区县级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区南京市重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。（二）凡新建、扩建、改建、在建、收尾和竣工试生产的南京市重点建设项目，均属本办法要求登记范围，登记由建设项目法人单位或业主单位负责组织填写“南京市重点建设项目档案管理登记表”，报送南京市档案局。（三）南京市重点建设项目档案管理登记表一为联系登记表，表二为项目及项目档案和资料情况动态表，分别于市政府公布南京市重点建设项目名单后30个工作日内和项目开工后60个工作日内填写并报送。（四）对未按规定填报“表一”进行项目档案管理登记的单位，市及所在区县档案行政管理部门将送达“限期登记通知单”，并限期7个工作日补登并报送，仍不登记的，将依照《南京市档案条例》第二十七条规定，对责任单位处以一千元以上一万元以下的罚款。（五）南京市档案局于每年5月底汇总“项目及项目档案和资料情况动态表”填报情况，并及时向全市公布。第五条登记工作的要求：（一）“南京市重点建设项目档案管理登记表”可在南京市档案局和区县档案行政管理部门领取或在南京市档案局（馆）网站下载。（二）重点建设项目法人单位或业主单位在市政府公布南京市重点建设项目名单公布后应及时向南京市档案局报送“联系登记表”。（三）非当年竣工的南京市重点建设项目，项目法人单位或业主单位在每年3月底前填写“项目及项目档案和资料情况动态表”报送市档案局。（四）项目法人单位或业主单位应按要求认真填写登记表各栏目并按时报送。第六条为确保重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向南京市重点建设项目收取任何形式的档案管理登记费用。第七条重大技改项目、重大利用外资项目的档案管理登记工作，依照本办法执行。

（此办法文本由南京市档案局法规处杨炳荣提供）

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1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。

2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。

3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。

4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。

5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。

6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。

7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。

8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。

二、培训要求

1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。

2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。

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行政执法档案管理存在的问题及产生原因

大连市49个一级行政执法立档单位一年产生行政执法档案大约101万卷，其中行政处罚档案33451卷、行政处理档案34卷、行政检查档案23979卷、行政强制档案1054卷、行政确认档案235卷、行政审批档案129卷、行政许可档案955774卷。长期以来，行政执法档案按照文书档案的管理方法进行管理，存在以下几方面问题：

1　行政执法档案的安全管理存在诸多隐患。行政执法档案管理分散，职责分工交叉重叠。部分行政执法档案处于多头管理的状态，或保存在机关及事业单位档案室，或保存在其内部机构等；一些行政执法机关的下属单位也成为行政执法档案的保管机构。很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充，使行政执法档案依据性缺失。一些行政执法档案由于结案时间拖后，造成后续材料散失、不完整。产生问题的原因：一方面，行政执法权限不清晰，职能交叉；另一方面不少单位办公场地紧张，没有条件设立独立的档案-室，一些单位更忽视了档案安全保管设施的配置。

2　档案移交和归档混乱。档案的保管是一种责任，作为国家机关，应该按照法律规定，对档案进行归档和移交。由于没有规范标准，大连市49个一级行政执法立档单位中，在立卷归档时间上就存在多种情况，有的在2个月内归档，有的1年内归档，有的1年以上才归档。在移交方面，一级立档单位没有移交或部分移交行政执法档案的占43％。产生问题的原因，主要是由于领导不重视档案的归档、移交，工作人员没有依法管理档案观念所致。

3　档案整理方法不统一。一是表现在档案排列方面，有完全单独排列的，有完全作为文书档案属类排列的，也有单独排列与作为文书档案属类排列并存的；二是表现在档案的装订方面，有装盒的，有组卷的，有的单位装盒与组卷并存。产生问题的原因在于档案管理规则及适用方法多元化。

行政执法档案有效管理的途径

要使行政执法档案科学有效管理，必须建章立制。大连市档案局自2005年以来，多次与市法制办协调，促成《行政执法档案管理办法》列入大连市《全面推进依法行政五年规划》。在起草《行政执法档案管理办法》过程中，市档案局联合市法制办召开3次专门会议，针对其中的重要环节进行研究。在市政府各工作部门及各区市县政府(先导区管委会)范围内书面征求意见及在网上公开征求社会公众的意见过程中，针对各方面提出的案卷的装订，归档文件目录及卷内文件目录的书写，案卷的整理、排列、编号及保管期限，案卷的鉴定等27处意见，认真进行商讨和反复修改。在2007年年底市政府第58次常务会议上，以政府规章的形式通过了《大连市行政执法档案管理办法》(以下简称《办法》)。

《办法》共28条，对行政执法档案的整理、装订、归档、移交做了严格规定。重点强调了行政执法单位应当将行政执法档案作为文书档案属类整理，排列-行政执法档案较多的，可以单独作为一类整理、排列。行政执法档案应当装订成卷，一案一卷、一卷一号。行政执法的有关记录由行政执法单位在结案后两个月内归档。对已做出行政执法决定，但自决定做出之日起一年内未执行完结的案件，已形成的记录由行政执法单位指定机构予以登记，集中管理。对同一事项的行政执法活动，由不同的行政执法单位分别实施的，所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。

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会计档案亦是企业档案的重要组成部分，多年来始终受到国家财政与档案主管机关重视：1984年，财政部和国家档案局联合下发《会计档案管理办法》；1998年8月，财政部、国家档案局针对我国市场经济发展，经济和会计工作中的新情况、新问题及原会计档案管理规定中不适应经济发展和会计改革要求的问题，重新修订了《会计档案管理办法》；1999年颁布的《会计法》。国家一系列法律法规不仅为会计档案管理提供了法律依据，同时表明在市场经济条件下和建立现代企业制度进程中，加强会计档案管理，对于贯彻执行《会计法》，提高会计工作科学化、规范化水平具有重要意义和作用。

为加强我国会计档案的科学管理，《会计法》原则规定了会计档案的范围、保管、销毁等问题，从而将会计档案管理纳入法制化轨道。会计档案管理是一项技术性、政策性都很强的工作，为此，《会计法》授权国务院财政部门会同有关部门制定《会计档案管理办法》，对会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁，以及单位变更后的会计档案管理等问题作出了更加明确的规定。

各种法规颁布以来，我集团坚持把会计档案管理作为企业档案工作的重要内容，先后制定了《会计档案管理暂行规定》、《会计档案整理标准》等制度标准，推行了会计档案集中统一管理，集团公司主要生产、辅助单位的会计档案纷纷移交档案部门保管，提高了会计档案规范化管理水平。1999年，根据国家颁布的《会计法》，结合我集团实际情况，档案主管部门会同财务部门重新修订了我集团《会计档案管理办法》，加大了会计档案管理力度，进一步提高了我集团会计档案工作的管理水平。具体体现在以下诸方面：

一、对交由档案部门管理的会计档案进行了系统整理、排列、编目，有的档案室还引进计算机管理模式，形成了比较好的管理基础，为及时、快捷查阅创造了条件。

二、会计档案移交档案部门管理，减轻了会计人员负担。确保了会计核算材料的安全质量。

三、对会计档案实行集中统一管理，符合档案法规要求，使企业档案更加齐全完整。

四、由于会计档案借阅实行严格的审批手续，使查阅利用控制在允许范围，有效保护了企业秘密。

五、会计档案管理规范化，促进了会计档案作用发挥。据统计，近年来会计档案为我集团内部审计、清产核资、追收欠款、解决经济纠纷、维护合法权益提供了依据和参考。取得明显成效与经济效益。

六、集团公司实施会计电算化后，按照国家有关规定制定了相应的实施细则，对会计档案存档手续、保证备份数据的安全：打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案管理：对随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，均作为会计档案保管；同时对备份磁盘会计档案出借的管理及对伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为的处置都做了详细的规定，通过一系列可操作性的规定，不仅完善了内控制度也保证了会计档案完好。

纵观我集团会计档案管理工作，虽然取得一定成绩，但也存在一些问题：

(一)少数单位的会计档案未能按法规要求管理。《会计法》规定“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当移交本单位档案机构统一保管”。截止目前，我集团少数辅助单位或“三产”企业仍存在着会计部门自行保管会计档案现象。

(二)部分超过保管期限的会计档案不能及时鉴定销毁。《会计档案管理办法》规定，保管期限已满的会计档案除未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁外，可以按照报批程序销毁。由于很多应销毁会计档案不能正常销毁，加大了档案部门工作量，并影响档案库房、装具合理使用。

(三)会计电算化给会计档案管理带来的新问题亟待解决。伴随会计电算化技术的普遍应用，与之俱来的会计电算化所形成会计核算材料的归档、保管、利用问题，档案部门目前尚无较为明确的管理规定与标准，还有待研究探讨。

为深入贯彻落实《会计法》，加强会计档案管理，笔者建议如下：

一、提高认识，把会计档案管理作为贯彻《会计法》的一项内容来抓。会计档案管理是会计工作组成部分，直接关乎企业财务管理水平和经济效益。有关方面应把会计档案管理作为贯彻《会计法》的具体内容，为规范有序的会计工作夯实基础。

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1.1 对会计档案管理的重要性认识不足。许多部门只重视会计工作，而不重视会计档案的管理工作，导致会计工作与会计档案管理相脱节，造成会计档案管理混乱。

1.2 会计档案管理人员的综合素质有待提高。部分单位的会计工作人员未经过正规培训，不懂得操作规程，对归档范围和标准不明确，这样整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学化管理。有的会计工作人员责任心不强，存在惰性思想，还有伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假账等违法行为，造成了会计信息失真，危害极大。

1.3 会计档案资料收集不完整。许多单位只重视收集会计凭证、会计账簿、报表等专业的资料归档，却忽视了会计文件材料和会计档案电子数据的收集，影响了会计档案的完整性。

1.4 保管期满的会计档案没有按照规定进行销毁。按照《档案法》和《会计档案管理办法规定》的规定，到期的会计档案应及时销毁，但是很多单位没有开展此项工作，其原因是不敢担当，“怕”字当头，几乎所有的领导都不愿意承担这个责任。另外，销毁会计档案是一项繁琐的工作，这也是到期不进行销毁的重要原因。

1.5 会计电算化管理不规范。实施会计电算化以来，会计档案拥有双重会计档案载体，即传统意义上的会计档案和计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。许多单位对会计档案电子数据的收集和保管不符合要求，安全性不高。

2 提高会计档案的管理水平的对策

2.1 统一思想，加强领导，提高对档案工作重要性的认识。《档案实施办法》第五条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。”重视会计档案的管理工作，是一项严肃的法制行为。各单位领导要加强对《档案法》《档案管理条例》的学习，提高认识，使会计档案管理工作逐步走向法制化、正规化。

2.2 加强对会计档案管理人员的全面培养，提高其综合素质。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，提升会计档案管理操作技能，做好思想教育工作，增强责任心，严格按照档案管理相关法规办事。

2.3 按要求定期做好会计档案的鉴定和销毁工作。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。对于保管期满的会计档案，除了尚未结清的债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证要单独抽出立卷外，其余都应当销毁。作为档案管理和会计工作人员有责任和义务提醒单位领导遵循《会计档案管理办法》规定，及时按要求销毁到期的会计档案。

2.4 会计档案电算化管理的新要求。提高会计人员思想素质和计算机应用技能，完善硬件设施建设。在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝储存到磁性介质或光盘上，形成脱离于原计算机系统的会计档案。可采用双份备份法进行数据备份，并分别贴上标签注明形成的时间、操作人员姓名，存放于不同的地方，防止意外发生。保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等，并定期检查，定期复制。