专业档案管理范文

导语：如何才能写好一篇专业档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】民航；专业档案；研究

民航专业档案工作是民航各项工作的重要环节和组成部分，是记录和维护中国民航事业发展真实面貌的一项重要工作。随着民航事业高速发展，民航专业档案管理的信息保障作用日益显著。本文通过阐述民航专业档案管理的重要性，分析民航专业档案工作面临的新形势，进而提出促进民航专业档案管理水平提升的具体措施。

一、民航专业档案管理的重要性

民航各行业活动中形成的文件、记录、表格，是民航工作的真实记载，归档后成为民航专业档案资源的重要构成之一，在民航工作中发挥着重要作用。

（一）民航专业档案的有效管理，为业务管理提供质量保证。文件是民航各项业务管理的重要依据，文件控制是业务管理过程的一项重要活动。现阶段，文件过程控制被纳入到档案管理范围之中，将民航专业文件材料的形成、积累、整理、归档列入业务部门人员职责中，形成严密、高效的文档管理网，实时跟踪业务流程，评估业务活动质量，通过归档、查阅等方式，考核业务工作是否按照民航规定和程序完成，对民航业务管理起到监督、检查的作用，从而提供质量保证。

（二）档案部门的通力协作，为业务管理提供信息支持。档案部门作为基础性管理部门，在民航管理体系中受到了特别的重视，担负着重要职能。民航各专业的日常工作中，档案部门均要参与其中，全面负责专业技术文件和资料的组织和归口管理，一方面有利于民航业务管理体系能够正常、高效的运行，提高民航管理层次；另一方面促使民航专业档案管理更加规范化、标准化，为业务管理提供强有力的信息支持。

二、新形势下民航专业档案管理面临的挑战

民航专业档案是各行业履行职责、开展工作的信息支持和保障，成为民航的核心信息资源。新形势下，对传统民航专业档案的管理范围、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）对民航专业档案管理范围提出新要求。作为文件资料和质量记录的归口管理部门，要求档案部门深入基层，了解各业务专业文件的形成，既要负责检查文件资料是否完整准确，又要对归档的各类文件进行最终验收，并按照程序规定对过程文件、记录予以管理和监督，保证各个环节的档案资料完整、系统。文档管理中所说的质量要求，通常是对文件和档案的归档数量、保管状况、保护修复等日常工作的要求，而在现阶段，除强调上述内容外，更主要的是对文档信息的权威性、全面性、准确性及实用性等内容方面的要求。档案管理人员的工作重点要从传统的“管理员角色”转换为“业务信息员角色”，在民航各业务活动中起到不可或缺的参谋作用。

以“飞行校验报告”为例：飞行校验是指为保证飞行安全，使用装有专门校验设备的飞行校验飞机，按照飞行校验的有关规范，检查和评估各种导航、雷达、通信等设备的空间信号的质量及其容限，以及机场的进、离港飞行程序，并依据检查和评估的结果出具飞行校验报告的过程。飞行校验报告是校验员执行任务完毕后，在作业场所出示校验报告作为本次校验科目的有效凭证。在专业档案管理过程中中，档案人员通过和飞行员、校验员分析、讨论，重新对校验报告内容加以规范，按照校验科目分别制定了ILS（仪表着陆系统）飞行校验报告模板、NDB（无方向性信标）飞行校验报告模板、V/D（全向信标/测距仪）飞行校验报告模板、PAPI（助航灯光）飞行校验报告模板等，重新审核修改了模版内容，如NDB（无方向性信标）飞行校验报告模板中要求列出机场名称、台站名称、校验种类、圆周飞行校验结果（发射机号、检查高度、检查半径、指针摆动、覆盖范围）、径向飞行校验结果（径向线用途、方位、开始位置距台距离、结束位置距台距离、识别、语音、过台等）；此外，重新规定了必须由机长和校验员同时签字确认方可生效的管理规定。以上做法可以确保飞行校验专业档案的准确性、规范性、权威性，促进档案管理水平提升。

（二）对民航专业档案管理形式提出新要求。为配合民航业务管理模块，一是要求民航专业档案管理推进信息化工作，适应新形式，调整新方法。民航各行业要积极争取单位领导或信息部门的支持，建立专业档案管理系统，积极应用专业档案管理系统开展日常专业档案工作，做到专业档案与业务流程无缝连接。二是要求加快传统载体档案数字化工作，要以“消化存量、消灭增量”为目标，将专业档案数字化作为一项常态性工作，要以“需求为导向、必要为原则”，将重要的专业档案优先数字化，以便于适应民航业务管理需要。

以校验飞行FOC航班控制运行系统为例，此系统经过三年的技术研发，于2012年正式上线运行。FOC系统用于校验飞行前运行签派、航行情报等工作，在该系统中完成飞行信息内容填写、任务下达等操作环节。技术研发时，档案人员参与在内，提出系统要自动生成业务文件，并完成自动归档，行政专业档案，从而实现飞行校验业务操作与专业档案管理的无缝连接。目前该系统运行状态良好，专业档案存储有序、完整，便于日常利用查阅。

三、新形势下提高民航专业档案管理水平的具体措施

新形势下民航档案工作的总体要求主要是服务于民航改革发展大局，紧紧围绕民航安全等中心工作，以档案收集齐全完整、管理科学有效、服务优质到位为目标，结合各门类档案实际，规范基础业务建设，不断提升民航专业档案工作的能力和水平。档案部门应从以下几方面着手，提升民航专业档案管理水平。

（一）规范队伍建设，打造专业档案管理团队。各单位应建立党委统一领导，档案部门归口管理、各部门共同协作的档案工作机制，明确档案管理机构，配备专兼职档案人员，打造一支爱岗敬业、技术过硬的专业团队，积极稳妥开展专业档案管理工作。此外，各单位应明确1名分管档案工作领导，每年至少听取1次档案工作汇报，及时研究并协调解决档案工作中遇到的困难与问题，为档案工作顺利开展提供人力、物力、财力等方面的保障。

（二）加强宣传教育，提高专业档案管理意识。民航专业档案管理最大的问题是员工档案意识不强，导致档案收集工作难以快速提高，极大影响了档案工作的进展和质量。

可以以单位成立纪念日、“国际档案日”等为契机，创新宣传内容，拓宽宣传渠道，从实际出发，以丰富的档案资源为依托，通过举办展览、座谈会等多种形式的宣传活动，充分展现档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值，充分发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。通过档案宣传，可提高员工专业档案管理意识，既可明确专业档案在民航工作各项活动中不可或缺的重要地位以及对民航管理的重大影响，同时也可提高业务人员对档案管理的重视程度。

（三）提高培训力度，增强专业档案管理技能。各单位应加大培训投资力度，提高业务人员专业档案管理新技能，加强创新意识、创新方法，实现民航专业档案管理新常态。

1.加强档案管理人员督导能力。民航业务工作内容繁琐、程序复杂，档案部门只有保持深入基层的连贯性和持久性，才能保证文档的准确性和完整性。通过培训，使档案工作者及时了解各业务环节需要保存的原始记录，从源头掌握归档范围，掌握第一手资料，履行好监督、指导、检查的作用，确保能够反映业务全貌的文件资料及时归档。

2.加强业务人员档案管理技能。各单位可规定业务活动中生成的技术和管理记录要由业务人员亲自归档，这更有利于业务人员了解文件、记录在中心质量管理中的重要作用，增强了全员的档案意识，使人人都成为“档案员”，并且将业务文件的收集整理工作作为日常工作，并纳入到工作职责中，作为年底考核内容之一，一方面可以确保业务文件及时有效归档，另一方面可以为业务人员提供有力的信息保障。

（四）完善过程管理，实现专业档案闭环控制。民航业务管理的关键在于全过程的闭环控制，文件控制作为贯穿业务活动全过程的关键要素，在各项工作实践中极为重要。

1.通过对文件和资料进行全程控制，将文件控制纳入档案工作的管理范畴，使档案工作从孤立的“归档后”管理扩展到文档运动周期全过程的管控，真正实现民航专业档案的闭环管理。民航专业档案管理注重文件的现场管理与质量记录的凭证作用，强化了文件资料的连续性，是保证文件资料收集、整理的一项十分有效的措施。

2.对业务日常文件进行合理分类和编号，细化日常文件管理要求。因分类编号的规范程度能够反应日常文件管控的科学性和系统性，所以分类编号既要符合民航业务管理体系规定，又要符合档案管理的标准。为此，各单位可根据行业特点，制定《业务文件编号规则》，对规范现行文件管理、确保归档文件准确性和完整性起到重要作用。

（五）严格归档管控，确保专业档案资源质量。文件的归档是文件转化成档案的最后环节，不可掉以轻心。民航专业档案管理规定了归档范围，也明确了业务人员的归档职责。档案部门应变被动为主动，及时了解各业务环节的进展情况，督促相关部门对各阶段的文件资料进行归档，保证在民航业务活动中能够准确、及时的提供档案信息，主动地、最大限度地发挥档案部门在民航各项工作中的重要作用，提高专业档案质量。

（六）树立竞争意识，展现档案人员职业修养。档案人员的综合素质，决定了专业档案工作的质量。高质量的专业档案管理，为民航的发展提供科学可靠的历史凭证。新形势下，应从以下几方面提高档案工作者的职业素养。

1.树立职业竞争意识。现如今，档案人员思想过于安逸，毫无竞争压力，缺乏提高自身修养的意识和动力。档案人员应增强危机意识，在竞争中求生存，在竞争中谋发展。各单位应加大激励机制，将档案工作考核标准细化，形成竞争上岗的良好态势，促进专业档案工作平稳、有序开展。

2.努力提高综合素质。档案人员应具有较强的反应、判断、归纳能力，积极协调各业务归口部门关系，及时将业务档案收集齐全；对已归档的业务档案要有分析、鉴别能力，如材料是否有保存价值、内容是否完整、整理是否科学、检索是否方便等；此外，档案人员要具备创新精神，充分发挥自身能力，挖掘专业档案信息、服务内容，提供更深层次的专业档案分析数据，开创专业档案管理和开发利用新局面。

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医院专业技术档案工作是衡量医院医疗质量和管理水平的一个重要标志。它是医院管理专业人员的重要工具，为医院选人用人提供基础保障。建立专业技术档案，一方面可为医院培养高层次医学人才，提高教学医院的临床水平、科研能力以及促进医院的学科建设，发挥了至关重要的作用。另一方面，也为医院全面、准确、多方位地掌握各类专业技术人才信息，这对医院人力资源的可持续发展起着重要的作用 。

二、专业技术档案的构成

我院是一所集医疗、科研、教学、预防保健、社区服务与康复为一体的省级肿瘤防治研究机构和三级甲等专科医院，是广西医科大学的硕士、博士点、临床医学博士后科研流动站的单位。因此，技术档案是专业技术人员在医疗、科研、教学和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是医院诸方面综合能力的具体体现，是医院的无形资产，对促进医院的各项工作开展具有十分重要的意义。然而，专业技术档案是一个不断变化的有机体，具有动态性，其伴随着专业技术人员的基本信息，学历学位情况，专业技术资格情况，参加学术团体及社会兼职情况，奖惩情况，国内外学习、培训、进修情况，教学工作情况，科研课题及成果情况，著作论文情况，工作总结，工作业绩，继续教育培训，技术工作报告等不断形成而变化，因此需要我们及时加以收集和补充完善。

三、目前专业技术档案管理存在的问题

第一，档案意识薄弱，缺乏足够的重视，在收集专业技术人员的科研与论文、考核奖惩、到基层单位工作考核情况等信息过程中，专业技术人员存在档案意识薄弱，对档案的作用认识模糊，认为材料放在自己身边安全、保险，用起来方便，存在个人档案资料（ 如有关证件、证书等）自己保管，不及时归档。

第二，档案信息不规范，有些职能部门仍然停留在主要通过纸质来记录和保存资料，处于一种无序、零散存放状态，经常会出现丢失现象;有的虽已通过电子载体记录和保存信息，但缺乏信息格式的统一;这些因素严重影响专业技术档案的质量，难以充分发挥它的作用，特别是档案系统不能及时进行整合数据时，不利于提高工作效率，也不能保证数据材料的真实和完整。

第三，管理制度有待“废、改、立”。档案管理制度存在不健全，有些已经不能用于管理现状工作，导致工作积极性不高，存在收集归档材料及信息整理过程缓慢，对档案信息深层次的开发利用不够。由于医院的人员类别和岗位性质繁多，档案资料管理分散，存在多个部门收集和管理，如人事部门、医务科、科研科、教务科、护理部、质控科、病案室等分别管理专业技术人员的部分档案资料，多部门管理且范围不明确，内容界定不清，人事部门收集档案存在一定的困难，收集的材料质量不高，不能及时更新档案数据。

四、加强专业技术档案的管理及工作思路

我院1999年首次申报“三甲”医院时就建立了专业技术档案，当时档案基本是纸质资料，日积月累，材料堆积如山，除了档案资料难以保管外，还需人员、经费、库房、设备各方面给予保证，才能完成日常工作。随着时代的发展，借助计算机进行辅助管理，仍无法满足需求信息大、提供数据快捷、准确等多方面的要求;随着社会信息化程度越来越高，档案的管理内涵和外延均发生了很大的变化，提出了医院专业技术档案信息化的建设，现结合医院实际情况，交流探讨一些做法。

第一，加快完善医院专业技术档案管理系统的建设，构建完备的信息资料，整合和优化现有的纸质档案，对档案事务实现电子化，随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，声像载体档案如照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、光盘等不同载体的文件材料越来越多，应加强计算机技术的应用，将技术人员的技术档案全部信息化，并利用计算机的检索功能，获取各种信息，满足各方面的需要。

第二，建立一套完整的档案管理制度，如档案归档范围、归档时间和归档办法，以及档案的保密、对档案人员的相应要求，档案统计制度，档案的利用制度，岗位责任制度等，由人事部门档案管理员负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计医院各类专业技术档案。

第三，以使用目的为导向，结合实体，完善专业技术档案电子基本信息的构成，要求档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，档案材料必须标准化、规范化。有效预防、及时处理和解决档案管理工作中的突发事件，达到快速有效救援，减少损失，确保档案资源安全。

第四，档案管理人员的素质要求。档案管理人员需忠于职守，认真学习档案专业知识及管理知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行，提高开发利用档案信息资源的能力，提高服务水平。

第五，专业技术档案的建立与管理并不是一时或短期的任务，在工作中，确保专业技术档案的真实、准确、完整，提高信息使用过程中的信度与效度，医院将专业技术档案的各项管理工作纳入制度化管理轨道，通过有序、高效、高质量的管理，为档案管理工作的开展，提供良好的条件和环境。

五、对医院专业技术档案系统的总体要求

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关键词测绘与勘察 专业电子文件特性档案管理和维护

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号

引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。

1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性

测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。

首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。

其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。

第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。

第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。

2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。

2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境

保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不

得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。

2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测

第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。

2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：

第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。

第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。

第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。

第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。

结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。

参考资料：

[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)

[2] 电子文件档案化管理的影响及对策[J]. 青海师范大学学报(自然科学版). 2009(01)

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【关键词】医院专业技术人员；档案管理；改进策略

三级综合医院本身职工人数众多，其中大多为专业技术人员，随着医院的不断发展，专业技术人员亦随之壮大，因而加强并不断改进医院专业技术档案建设，能有效集中起医院专业技术人员的相关档案材料，便于快速地查阅及审验，能促进医院建设及管理、提升医疗质量、改善医疗服务、提高整体服务能力。

一 、医院专业技术人员档案管理现状

医院专业技术档案是医院管理职工的重要工具，是医院选拔人才、任用人才、培养人才、提升医疗质量的重要载体，是医院专业技术职工工作、生活、思想政治的生命线，因而应予以重视。首先，目前大多数医院对专业技术档案管理的重视程度不高，许多个人专业档案资料由职工自行保管，处于零散存放管理的无序状态，档案资料不全、丢失等现象时有发生。其次，关于专业技术档案管理的规范和机制尚未健全及完善，存在档案资料收集渠道不统一、不规范等状况，影响了专业技术档案管理的准确性、及时性、全面性、真实性。此外，医院管理部门众多，职工岗位性质及人员类别繁多，其中涉及到的职能科室较多，档案资料被多个部门收集管理，管理较为分散，例如有关职工姓名、参加工作年份等基本信息主要由人事部门进行管理，而专业技术人员的医疗考核、技术准入、技术任职、会诊情况等资料是由医务处予以手工登记，职工的继续教育、论文情况、课题等相关资料由科教处予以登记，这一多部门管理收集档案信息的情况，使得专业技术人员专业技术档案资料管理的工作效率低下，信息之间难以有效实现共享，整合程度及利用价值不高，难以切实满足医疗、科研、教学等需要。

二、 医院专业技术人员档案管理的改进策略

（一）提高认识，保证质量。专业技术人员的档案管理是医院档案管理的关键部分，应予以重视，档案管理人员应提高这项工作的认识，本着严谨求实、尊重科学、重视专业技术人员知识成果的态度，加强纵向管理，强化责任意识，爱岗敬业，忠于职守，合理安排工作，在充分熟悉业务、开展业务的基础上，严把质量观，充分发挥专业技术档案的利用价值，使专业技术档案切实服务于医院专业技术人员及医院管理部门。与此同时，档案管理人员还可加强对专业技术档案作用及价值的宣传，并通过各种沟通渠道，建立行之有效的联系制度，积极获取各部门的支持和配合，有效发挥专业技术档案管理工作的实际效益。

（二）抓好档案资料的收集工作。一是保证专业技术档案收集的全面性。医院专业技术人员的专业技术档案应包括专业技术人员的基础材料、任职资格评聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基础材料包括履历、学历、学位及各项证书复印件、资格证书、专业技能考核证书等等反映出专业技术人员个人资历和业务技能水平的材料；任职资格评聘材料则包括专业技术人员的历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书、聘任证书等职称晋升中所形成的各类文件材料；科研成果材料包括专业技术人员的工作总结、技术报告、论文成果、科研项目成果、获奖证书等反映其业绩的各类成果材料；考核材料则包括专业技术人员的进修培训学习情况、工作完成情况、奖惩情况、学术成果报告情况、评定审核情况、领导考核意见等，此外，专业技术人员的各类社会兼职聘书、荣誉证书等其他材料也在档案资料收集的范围之内。在档案资料收集的过程中，应充分了解收集的范围，保证专业技术档案收集的全面性。二是收集的方式可将平时收集和定期收集有机地结合起来。在平日里，需要归档的档案信息材料应得到及时的归档，避免档案材料散落在部门或是个人手中，只有实现各类文件材料的及时有效归档，才能保证其完整性、真实性，真正反映出专业技术人员工作及成长的历史面貌。档案工作人员还应积极深入到各个部门及专业技术人员科技活动中，掌握第一手资料，定期对相关材料进行鉴定、整理、归档、保存。

（三）加强专业技术档案管理信息化建设。当前社会进入信息化时代，传统的档案管理方式条目分化，内容简单，效率不高，且难以实现客观、全面的评价，亟须改进，医院应与时俱进，逐渐加大信息化建设的步伐，构建统一标准、统一规范、统一口径的档案管理系统，从而不断完善医院专业技术档案管理工作。医院可根据自身实际，构建切实可行的专业技术信息化档案管理系统，系统的模块可由几个部分组成：人员基本档案、医务档案、科教档案、护理档案、药学档案、医德医风及履历信息档案等。根据各个系统模块及内容，以专业技术人员作为主线，导入医院各个职能科室的排版、考勤、科研管理、临床工作量、培训、考试、考核、医疗质量、医风医德等相关数据，并予以严格控制、审核，形成完整、连续且动态化的档案数据，形成专业技术人员全过程的动态电子档案数据库，不断推进医院专业技术档案的规范化管理，也有效推进了档案资料的共享及利用。加强专业技术档案管理信息化建设是改进医院专业技术人员档案管理的必然要求，也是实现医院职工信息集中管理、信息共享、科室协同管理的重要举措，不仅能有效地避免资料收集整理的重复性，促进专业技术档案的规范化管理，而且还能为医院领导决策及职工的岗位考核提供有益的依据。

【⒖嘉南住

[1]黄鹏宇，陈凌，储继志，魏新萍，鲍勇.信息化手段管理社区医务人员专业技术档案模式探讨[J].智慧健康， 2016（01）.

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[摘 要] 新时期，干部保健档案管理专业人才培养具有重要意义，能适应干部保健档案管理发展需要，有利于促进档案管理方式转变，提升档案管理水平。应该重视岗位培训，开展继续教育活动，发挥行业组织的作用，增进与学校的联系与合作，鼓励档案管理人员加强自我学习。从多个方面入手，促进档案管理专业人才培养质量提升。

[关键词] 干部保健档案管理；专业人才培养；岗位培训；继续教育

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0135- 02

0 引 言

新时期，为促进干部保健档案管理水平提升，提高服务质量，有效满足档案管理工作需要，创新人才培养模式，注重专业人才培养是必要的。但目前该项工作存在不足，制约档案管理人才培养质量提升，应该采取改进和完善措施。

1 新时期干部保健档案管理专业人才培养的意义

培养专业人才，不仅能提升档案管理队伍的综合素质，对有效开展档案管理等工作也具有重要作用，主要表现在以下方面。

1.1 m应新时期干部保健档案管理发展需要

新时期，随着信息技术被应用到档案管理之中，再加上大数据和“互联网+”给档案管理带来的变革，在这样的背景下，更应该注重专业人才培养，采取有效措施，创新人才培养模式，这是适应新时期干部保健档案管理工作的现实需要。

1.2 有利于促进干部保健档案管理方式转变

通过完善管理培训制度，让档案管理人员学习相关法律法规，掌握现代信息技术和扫描技术的使用策略，并在实际工作中创新工作理念。有利于转变档案管理方式，提升服务质量，为档案使用者提供便利。

1.3 有利于促进干部保健档案管理水平提升

档案管理工作水平的提升，离不开专业化人才的培养。为此，应该健全完善管理制度，加强教育培训和学习，让管理人员熟练掌握管理技巧，更好利用现代信息技术开展档案管理的各项活动。进而提升服务质量，推动干部保健档案管理工作水平提升。

2 新时期干部保健档案管理专业人才培养的策略

为提升档案管理人员综合素质，打造专业化管理队伍，结合新时期干部保健档案管理工作需要，可以从以下几个方面采取培养策略。

2.1 重视岗位培训工作

加强干部保健档案管理人员的岗位培训工作，让他们熟练掌握档案管理技能，有效开展管理活动。要注重培养管理人员的终身学习理念，构建档案管理人员培养的中长期计划，立足于提高档案管理人员综合技能，让他们更好适应将来工作需要。强化档案管理人员的专业技能培训，增强信息技术应用水平，能熟练利用扫描仪、数据库等开展档案管理活动。培训要紧跟大数据和“互联网+”的时代背景，促进档案管理人员知识和技术更新，努力在工作岗位上增强专业化技能，推动干部保健档案管理工作水平提升。

2.2 开展继续教育活动

专业人才匮乏是档案管理水平提升的重要制约因素，对各项活动开展产生不利影响。为此，应该把握继续教育的机会，健全学习制度和相关措施，让他们丰富专业知识和综合技能，积累档案管理工作经验，提高档案管理工作技巧，从而更好适应新时期和新形势的需要。应该有计划、有目的、分层次、分阶段开展培训活动，利用课堂授课、远程教育、专家讲座、网络教学等形式，有效开展继续教育活动。这样既能丰富档案管理继续教育和学习方式，还能增进工作人员的学习主动性，灵活采用多种形式加强自身学习，不断充实和完善自己。进而增强干部保健档案管理人员素质，为档案管理工作顺利进行提供保障。

2.3 发挥行业组织的作用

可以发挥中国档案学会的作用，有效组织人才培养的各项活动。中国档案学会拥有很多专业性人才，应该发挥其人才优势，组织干部保健档案管理人员培训工作。例如，可以开展在职教育活动，组织学术讲座，举办专题研讨班，开展专题培训等。进而促进档案管理人员综合素质提升，为档案管理工作的有效开展创造条件。

2.4 增进与学校的联系与合作

加强档案管理部门与学校的合作，提升保健档案管理人员综合技能，引进先进的管理经验和技术，为各项活动开展创造便利。分利用学校丰富的图书资源，师资力量等，努力开展培训活动，加强学习，丰富管理人员的专业知识，让他们有效融入学习活动，不断提高管理技能。建立长久的人才培养机制，完善课程设置和人才培养方案，让管理人员更好融入学习活动，努力掌握档案管理技巧。增进相互联系，为档案管理人员培养提供师资、教学设施、图书资源等。从而更好适应新情况和新形势，提高档案管理人员培养质量。

2.5 鼓励档案管理人员加强自我学习

为推动档案管理活动顺利进行，提高档案管理水平，应该注重采取有效措施，让档案管理人员更好学习，激发学习热情和积极性，不断掌握新知识和新技能，有效适应档案管理需要。干部保健档案管理人员要加强自我学习，提高自主学习意识，利用业余时间开展理论知识、信息技术、档案管理技能的学习。要对档案管理理论知识有效系统全面的认识，然后激发他们学习的主动性，有效指导日常活动。注意信息技术利用，掌握扫描技术的应用技能。并建立档案管理数据库，完善资料设置，确保信息资料齐全，为开展管理和学习活动奠定基础。注重提高档案管理技能，管理人员要积极参与实践活动，注重与其他管理人员的交流学习，用先进的管理技术和经验武装自己。进而不断提升档案管理综合技能，更好适应档案管理工作需要。

3 结 语

新时期，为有效提升干部保健档案管理水平，应该综合采取有效措施，注重专业人才培养。要结合档案管理工作需要，加强管理人员岗位培训，并开展继续教育活动，落实各项培训制度措施。作为干部保健档案管理人员，也要不断加强自我学习，提高自身综合素质，熟练掌握档案管理技能，为提升档案管理水平和服务质量创造便利。

主要参考文献

[1]王新才，聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J].档案学研究， 2013（1）：87-91.

[2]齐海彬.大数据时代新型档案人才培养刍议[J].南阳师范学院学报：社会科学版，2016（4）：72-75.

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聚焦于企业档案管理专业培训，必然存在着受训主体、受训内容和受训的价值取向等多个要件。结合新时期供电企业发展对于人力资源管理的具体要求，档案管理不仅需要强化人事关系管理，更需要通过档案管理来实施人力资源开发的工作。从而，这就为档案管理专业培训构建出了内容和价值取向。

一、对供电企业档案管理的认识

众所周知，供电企业内部的人事档案管理承担着多项功能，在信息化管理的今天，人事档案管理涉及到员工的职务晋级、薪酬体制安排、干部队伍建设等重要方面。根据新时期的具体需要，结合档案信息来实施人力资源开发则构成了更高层次的档案管理要求。

具体而言，可以从以下两个方面来认识人事档案管理：（1）人事关系管理方面。作为一般层面的人事关系管理，构成了供电企业人事档案管理的主要内容。从供电企业的管理实践来看，在制度化管理和信息化管理的基础上，针对人事关系管理已经形成了十分完善的人员保障和组织保障。（2）人力资源开发方面。人力资源开发可以理解为，干部资源开发和人力资本开发两大板块。对于前者而言，即为企业的发展储备和培养管理队伍；对于后者来说，则需要围绕着供电企业的经营实际，围绕着全面质量管理建立起针对专业技术人员的岗位培训机制。

二、认识引导下的专业培训模式定位

在以上认识引导下，专业培训模式可定位于以下三个方面：（1）专业培训的目的定位。前面对于人事档案管理而言，反复强调了人力资源开发的价值和意义。站在新时期企业的经营管理目标上，首先就需要完成对专业培训的目的定位。目的含有两层意思，即目标和实施该项行为的价值取向。这里更为重要的是价值取向，应在培训中转换档案管理人员的工作意识，使其从“管理主导型”转变为“管理辅助型”。为此，专业培训就需要从岗位技能和岗位意识这两个板块下工夫。（2）专业培训的手段定位。事实表明，供电企业档案管理人员都能明确档案管理对企业发展的意义，包括在促进企业人力资源开发上的功能定位。然而，在“知易行难”的实践过程中，却无法从行动上来实现档案管理的上述意义和价值。（3）专业培训的结果定位。专业培训的结果定位是指，如何评价专业培训后的效果。本文以人事档案管理为考察对象，如何评价人事档案管理人员的受训效果，则成为了这里的结果定位。笔者认为，在知行统一模式下也需要从知和行两个方面来给予评价。

三、定位驱动下的专业培训途径构建

根据上文所述并在定位驱动下，专业培训的途径可从以下四个方面来构建：（1）深化对档案管理价值的认识。尽管本文以人事档案管理为考察对象，但就其档案管理专业培训而言，则首先需要深化对其价值的认识，结合新时期供电企业的经营实际来完成培训目的的定位。因此，企业管理层、培训组织方（或第三方培训组织），都需要完成这一认识活动。（2）结合管理价值设立培训目的。以人事档案管理为例，由于新时期需要完善企业的人力资源开发工作。因此，人事档案管理人员就需要为干部队伍建设、人力资本存量提升等工作提供信息支持。从而其培训目的便可设立为，在提升档案管理人员的常规管理能力的同时，还应转换他们的工作意识，使其主动为企业的人力资源开发活动提供重要的辅助职能。（3）建立知行统一下的培训模式。目前“知”很容易实现，而对于“行”则较难达成。这就要求，在实施专业培训中应在保留传统培训形式的同时，还应该促使档案管理人员在本质岗位中建立起学习效应。这种基于“干中学”的学习效应，便能实现“行”的要求。（4）完善知行统一模式下的评价。完善知行统一模式下的评价便在于，需要根据“知”和“行”分别构建起评价指标，并能分别评价出档案管理人员的工作效果。为此，这里就需要从知识性测试和岗位工作效果等两个方面来完成。对此，需要引起同行的重视。

以上四个方面对档案管理专业培训的途径构建，同样适用于其它类型的档案管理需要。可见，不管怎样都需要使档案管理与新时期的要求相结合，并在此基础上建构起专业培训的途径来。

四、实证分析

2014年3月27日，南方电网某县级供电公司2013年度人力资源档案整理归档工作圆满完成。

为完善人力资源档案管理，公司采取了一系列切实可行的方案。优化人资档案管理制度，增强人资档案的动态性和真实性。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

加强人资档案管理人员队伍的思想建设和业务水平，拓宽档案管理人员的知识领域，使其能够适应新的、更高要求的档案管理工作。同时，增强档案管理人员的服务意识，积极主动地与各部门沟通、协作，从而能够及时有效地获得各种信息，更好地为公司人力资源管理和为高层的决策提供服务。

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关键词 劳动就业 社会保障体系 档案管理

一、引言

我国当前的经济工作的重点是坚持以人为本，努力实施我国社会主义制度，构建和谐社会。其主要内容就是扩大就业面，努力完善当前社会保障体系，按照我国人民群众的是情况发放补贴，加快社会事业发展。然而就当前的社会形式来看，我国的劳动就业和社会保障体系专业档案管理严重落后各项业务工作。给管理工作带来严重的困难。

二、劳动就业专业档案管理现状

劳动就业装专业档案主要指的是在各个事业单位、行政部门以及相关企业在人力资源管理上的就业管理，并对劳动者的权益进行维护，以及个人信息统计，形成的专业档案。由于当前的工作流动性非常强，然而在为了保障已在企业的、事业单位的员工其切身利益，就需要对其就业档案进行相关的整理保存。目前，无论是企业单位、行政部们还是事业单位，在社会经济发展的同时都需要具备一定的档案管理能力以及欧管理方案。

然而当前在劳动就业档案管理中存在的不足之处：原国有企业、事业单位因为自身的原因导致企业破产、改制。这样来就会涉及到很多的员工档案在人才市场上流转，这样一来就使得其他的私营企业或者外资企业出现大量的人员流入，使得企业的员工档案管理进行更新，同时由于档案管理的数量增多，使得各个私营企业或者外资企业加快劳动就专业档案管理创新模式；同时各个档案管理中还存在一系列的问题，档案管理随意、基础档案管理设施差、档案管理监督力度不够、劳动就业档案内容存在缺失，以及档案转交手续不全面等现象还有待解决。

除此之外，由于我国的经济以及地域的影响，导致我国城市和农村出现管理上的区别。因此在加强城市事业单位、行政单位、企业单位劳动就业专业档案管理同时，还需要对农村企业的档案进行管理，同时对大量的农民工企业劳动就业专业档案进行整理齐全。由于当前的农民工受教育的程度不够，无法认识到劳动就业档案管理的重要性。而对企业要求填制的一系列档案不重视，对农民工的劳动利益存在的一定的影响；另外现在农村人口流动性强、受教育程度不够、档案管理意识差，对当前的农村社会建设管理造成非常大的障碍，严重影响农村人员的劳动权益。因此，当前的农村企业劳动就业专业档案管理部门要针对这一现象及时上报企业单位或者政府部门，建立农村劳动力资源档案、农村劳动力输出档案，将农村输出档案进行归类、汇总。在农村建立劳动资源信息库，对当前农村的劳动力信息进行集中管理，保证农村劳动力档案管理完善。

三、社会保障体系专业档案管理现状

社会保障体系按照保障方面的不同，可将其分为社会保险体系和社会救助体系。

（一）社会保险专业档案

社会保险是社会保障体系的组成部分，主要有养老保险、医疗保险、生育保险等。根据相关的数据统计，在2013年12.月底，我国参与养老保险的人数为1.9427x108，办理医疗保险的人数为1.1243x108，办理生育保险的人数为5.247x107，面对如此庞大的数据，以及庞大的档案资料，在当前的相关档案管理部门方面，社会保险部门出现严重的管理失衡，各种规章制度知识表面上的存在，社保部门档案管理部人员对工作的积极性也越来越低，工作效率不够导致很多的缺档、漏档现象。对社会人们的切身利益造成严重的影响。

当前一些地区的档案管理局以及劳动和社会保障厅，针对社会保险专业档案上出现的问题进行一系列的改革，在促进社会人民的切身利益的前提下，制定新的社会保障档案管理方法。随着心的社会保障专业档案管理方法的提出，对社会保障专业档案进行规范整理，讲不同地区的档案进行归类，然后在当地进行集中式管理。同时针对医疗保险方面加强定点医疗机构的管理机制，对保险目标进行管理考核，推动各级医疗保险标准化，使得医疗保险服务流程规范化，被保险者信息网络化，实现多层次，多方面的而集中式管理。

（二）社会救助专业档案

社会救助体系主要包括，社会救助、社会福利以及社会上举办的各种慈善事业。社会救助专业档案指的是档民政部门在对各种社会上的各种救助事情进行处理的过程中形成的专业档案。然而随着当前社会的进步，社会救助档案体系也得到了进一步的完善，同时也是对社会上救助档案管理服务提出了更高的挑战。同时，民政部门对社会救助专业档案上提出大力推进城乡社会救助体系的建设，将社会救助档案管理的整体工作水平进行一个提高，从最基本的标准入手保障社会群众的生活水平，维护社会的稳定，建设公益性社会。

除此之外还需要，建立完善的社会救助事务处理机构，对社会救助对象的个人档案、综合档案进行信息化管理，及时的采集社会救助对象的信息，并及时对救助对象的信息进行更新，使档案与社会救助人员的是信息保持同步。同时建立完善的分来档案管理制度，主要以“三无人员”为社会救助的对象，并及时的掌握对象家庭人员减少现象，实施定期更新原则，并对收入来源明确，经济环境差的家庭，每年进行复审制度，并按时给予一定的人均经济补偿，对于外地户口同样进行社会救助专业档案管理，但是由户籍所在地发放救助资金。

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一、大中专毕业生人事档案管理现状分析

大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。

二、大中专毕业生人事档案管理的重要性

基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。

三、大中专毕业生人事档案管理对策

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【Keywords】project； archives management； measures

【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。

2 提高工程项目档案管理的必要性

2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务

《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。

2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化

近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。

许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。

笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。

3 施工企业档案管理存在的问题分析

3.1 有意识，无重视

作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。

当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。

3.2 有机制，无职责

在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。

3.3 有岗位，无能力

企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。

4 提高档案管理能力措施

4.1 加强档案宣传，提高职工意识

要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。

4.2 落实管理职责，建立长效机制

企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。

要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。

建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。

4.3 提高操作能力，确保后继有人

针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。

不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。

5 结论

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很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理论等问题上有不同的看法，我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪费严重

市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用1-2间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例，目前共有170多个-、二级档案室，档案室面积3970多平方米，190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。

二工作不到位，管理水平低

从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市93％的档案工作人员是兼职的，99％的档案员无专业知识，专业素质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在20-30％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。

三市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

四现代化管理进程缓慢

文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

五文件社会化难度大

随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。

档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约，是-种政府行为，而今我们建立文件中心仍应为政府行为，这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构，在市县政府的领导下，接受市县档案局的监督与指导。

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面对的是全社会，不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位，还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作应面对全社会，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。

4、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

向档案馆移交文件是文件中心的义务，文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

任何改革都会有一个痛苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统一投资，看似一笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代档案室，各基层单位节省了档案室占用的办公室，而市政?度胍槐首式鸾ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚蓟芾硪确稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>

文件中心取代档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专一了，质量提高了，工作面更广了，现代化水平高了。