档案系统管理办法范文

导语：如何才能写好一篇档案系统管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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享有同等保健服务

凡居住在“四师”辖区的流动或暂住人口中的孕产妇，应纳入“四师”孕产妇系统管理范畴（以现居住地管理），并且均得到统一的孕期保健管理，建立流动人口孕产妇档案，享有与当地孕产妇同等的卫生保健服务。

各辖区妇幼保健专干负责建卡，单独造册，年底完成各项资料收集，并进行统计分析。督促四师各部门做好流动人口孕产妇管理工作，并负责向孕妇进行孕产期健康教育和进行高危妊娠的筛查工作，发现危险因素早预防、早诊断、早治疗。对临产的孕妇做好思想工作，动员她们到医院住院分娩，有危急重症的亲自护送到医院分娩。如遇不配合的家庭，按《农四师流动人口管理条例》的规定，给予行政干预。

各部门密切配合，齐抓共管

由各辖区卫生科牵头，医院、妇幼保健科、计生办、女工委、社区管委会等部门共同协调，齐抓共管、各负其责，共同做好流动人口中的孕产妇管理工作，以提高流动人口中孕产妇早孕建卡率和住院分娩率，确保母婴全程安全。

医院妇产科门诊医生起到督促早孕建卡作用，对符合生育条件，确诊早孕的流动人口或暂住的孕产妇，都要求她们及时到辖区妇幼保健科进行建卡检查。

各辖区均建立流动人口管理登记，辖区卫生员及计生员利用每月卫生员及计生例会，及时掌握流动人口怀孕人数，并督促孕妇到辖区妇幼保健科建卡。

社区管委会、女工委必须掌握本管辖区流动人口数及流动人口中孕妇人数，要求她们早期建卡，按时体检，并督促住院分娩，此项工作作为社区管理考核的一项重要内容，做到责任到人，责任到位，确保各项工作落到实处。

以“降消项目”为契机，争取多渠道帮助特困家庭

对于特别贫困的孕产妇，经辖区项目办严格审核后，可申请“降消项目”贫困孕产妇救助资金。争取多渠道帮助特困家庭的孕产妇医疗救助。

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一、2005年任职及主要指标完成情况

1、2005年主要指标完成情况

①、资产质量。2005年末，不良贷款余额为xxx亿元，不良率xxx％，比年初下降xx个百分点。其中：个人消费不良贷款为xx亿元，实现不良贷款额连续五个月下降xx万元，完成计划幅度居全省第x位。

②、潜在风险贷款管理。今年我行法人客户锁定潜在风险贷款xx户，金额原创：亿元，至年末累计压缩xx亿元，处置率为xx％，列全省第x位。

③、信贷基础工作。全年按公司和个人业务，分别组建了信贷审查、核保及业务操作、授信管理、贷后管理和贷后监督、信贷档案管理五大业务操作与管理中心，信贷系统管理更加明晰；实现xxx系统和xxx两大系统规法管理与操作。

2、2005年主要工作内容

（1）构建信贷业务风险控制体系，规范信贷业务操作。

根据总、省行改革的需要，今年重点抓了两项调整。一是改革法人客户业务传统管理模式，组建“信贷业务核保及操作中心；二是承接个人消费信贷业务的管理。为严控信贷风险，我从员工岗位设置、建立健全岗位责任制入手，设计工作流程，制定管理制度，实施规范操作。

①改革法人客户业务监督方法，全面推行“一对一“监督。在部内设置信贷业务操作与贷后管理监督员，通过“一人管一行，逐户、逐笔监督”的方式，对全行法人客户信贷业务实行系统管理。先后x次组织大规模现场检查，下发《信贷业务整改通知书》和《加强管理工作意见》xx份，实现整改不规范操作问题xx启，推动了我行信贷业务规范化管理工作进程。

②实施个人业务审批与监督分离。对个人消费信贷业务，实行了审批与监督分离、相互监督、相互制约的工作机制，有效地控制了信贷操作风险。全年通过实施有效监督，实现对信贷档案入库不及时、抵押未登记等问题整改xxx余启，涉及贷款本金xx万元，全面规范了消费信贷管理。

③建立制度规范操作、监督行为。全年起草、细化信贷管理规章制度xx份。主要是：《xxx银行xx分行个人消费信贷审查委员会工作规则》、《xx银行xx分行消费信贷审查中心管理办法》、《xx银行xx分行加强贷后监督管理办法》、《关于规范提取信贷档案管理的补充规定》、《2005年度公司客户信贷资产质量和潜在风险贷款压缩退出考评办法》、《xx银行xx分行法人客户信贷业务操作及核保操作中心工作规则》等，全面加强了我行信贷管理工作。

（2）加强信贷资产质量管理，全力清压不良及潜在风险贷款

为规范管理，我按信贷政策、经营需要、控制化解风险等要求，充分发挥信贷管理作用，全面推行精细化管理。

①对分析后确定的xx港务局、辽宁xxx有限公司、xxx有限公司等优质客户，以综合授信为主线，重新设计融资方案，研究消灭其潜在风险贷款工作思路，加强与省行汇报和沟通，通过实行多收少贷、制定规避信贷风险措施等办法，实现此类客户存量贷款向新增贷款转化，消除风险隐患。通过上述措施全年实现存量向新增有效转化x笔，金额xx亿元。

②夯实信贷资产质量，清查贷款责任人。今年先后三次组织对管辖贷款进行质量认定，坚持标准重新划定出不良贷款xx亿元，为股改提取风险拨备做好充分准备；同时还根据总、省行要求，对xx笔，金额xx亿元贷款，实施了信贷责任人清查，逐笔建立责任人档案、认真记录每笔贷款全过程风险控制情况。对剥离资产形成责任认定报告xx余份，在此基础上提出责任人处理意见，经报有关部门核准，为全行顺利剥离信贷资产做好基础工作。

③加强潜在风险贷款管理，消除风险隐患。为实现潜在风险贷款压缩目标，年初制定并下发了《xx银行xx分行压缩潜在风险贷款考核办法》，先后x次组织召开研究潜在风险贷款管理工作会议，召开x次特定风险分析会议，逐户制定、落实工作预案，分析解决影响工作进度的难点问题，通过现场指导清收、重新设计融资管理方案、腾出不良空间纳入不良管理等系列具体工作，全面推动了潜在风险贷款压降工作。全年分两阶段完成任务xx亿元，其中现金清收xx亿元、转化xx亿元、纳入风险管理xx亿元，实现压缩潜在风险工作全省排位第x的好成绩。

④规范消费信贷管理，努力提升其质量。自x月份接管消费信贷管理工作后，及时分析影响消费贷款质量症结，提出加强管理的工作意见。在组织查清、查实“批量还款”因素的基础上，严格信贷审查、贷后管理、风险处置等信贷基础工作，先后组织制定并实行了《加强违约贷款电话、上门催收》、《清收处置不良贷款处置14种办法》、《加强违约20期以上贷款管理》、《按揭贷款合作商规范管理》等具体工作，通过有效地指导，推动了全行加强消费信贷管理，规避了信贷风险。

（3）完善分层次的贷后监督检查体系，查找贷后管理薄弱环节，全面整治贷后管理

重点开展了以下工作：

①加强新增贷款管理，建立逐笔跟踪、逐户控制、逐人负责的管理制度。强化对借款人第一还款来源的监管，所有的贷款要求专款专用，专人专户管理，有效约束贷款第一还款来源。全年共发出查询xx余条，提出风险规避措施xx条，措施落实后，有效地规避了新增贷款风险；贷后管理监督发现问题x户，均得到有效整改。

②加强xx和xx两大系统管理。全年发出《信贷业务监测通知书》、《信贷业务整改通知书》70余份；组织开展了xx系统移行勾对、实现移行成功率99％；在xx系统加注中小企业类型标注、加强了录入质量管理，实现误差为零的工作目标；人行咨询系统和特别关注客户系统被广泛应用工作中，人行数据传送率达100%；同时还保证了开展业务实现了信贷信息有效共享。

③严格规范信贷业务档案、台帐系统管理。一是严格落实信贷档案管理的各项规定，规范了权证档案出入库管理，全面实行了入库档案监督员查验，对重点客户由信贷监督员制定管理意见付诸实施的管理机制；对个人客户信贷档案重新复查，实现补充个人档案资料1000余份，有效地防范了信贷风险。

3、存在的主要问题

①支持信贷业务发展的能力不足。对我行信贷业务发展不畅的问题，缺乏深层次可行性探讨与研究，提供风险规避措施的能力仍薄弱。

②控压个人消费贷款风险工作处于被动地位，存在办法少、措施弱的问题，导致对不良贷款控压工作异常艰难。

③信贷队伍整体素质尚待提高。信贷人员效益观念不强、遇事推诿、分析反映信贷风险工作不到位、办事拖拉等问题仍不能彻底根治。

二、2006年应聘申请

2006年我继续申请应聘市分行信贷管理部经理职务，如组织接受并同意我的应聘申请，我将充分发挥自身优势，团结同志们一道积极工作；若组织不能接受我的应聘申请，我也坚决服从组织的分配，在其他岗位上也将恪尽职守，积极工作，决不辜负党和人民赋予的希望与寄托。原创：

三、2006年申请应聘岗位的工作计划

2006年若组织继续聘任我为信贷管理部经理，我将紧跟市分行工作步伐，努力在支持信贷业务发展，控压风险等方面积极工作。其主要目标是：①全面落实省、市行下达的消费信贷不良控制目标，紧跟消费不良贷款处置政策，适时启动大规模处置批量还款工作；②继续推进信贷业务规范操作与管理，全年实现零违规的工作目标；③加大支持信贷业务发展工作，对疑难问题做到有请必复，规范答复率实现100%。为实现上述目标，我将围绕以下几方面做好工作：

1、继续强化贷后管理操作流程、监督责任制建设。在信贷业务上全面推行精细化管理，实行信贷业务监督全面覆盖；建立风险识别机制，按月召开风险分析会议，通过预警、分析、决策、督导等方式，及时、逐笔逐项监督检查我行信贷业务开展情况，督促问题彻底解决，严把贷款管理关口；要严格执行信贷预警制度，对可能滋生的信贷风险，要早发现、早处理，消除隐患。

2、全力压控潜在风险贷款。2006年在做好防止新发生潜在风险贷款的同时，继续全面推行信贷业务精细化管理，建立《管理责任人档案》和《潜在风险贷款压缩退出考核办法》。并且要求各级管理人员恪尽职守，明确工作责任与内容。市分行对即将到期的贷款做到提前三个月预警，并要求接到预警后全面制订落实处置预案报市行审议，逐户制定压缩预案，做到责任到人、目标到企业，率先做好领导带头承包潜在风险控压大户工作，亲临现场督导工作。

3、加强消费信贷管理，清压不良贷款。原创：要发挥贷后管理中心职能，加强对存量贷款质量的监控和管理，防止存量贷款劣变和抵贷资产贬损。加大现场和非现场检查，督促处置方案的研究与落实，拓展不良资产处置思路，规范督导管理。对“批量风险”贷款实行锁定管理，专门监控。规范贷款清收处置流程管理，防范扩大风险。

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会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、帐簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清晰，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

二、记帐凭证的生成与管理

电算化后，记帐凭证的生成有两种方式：

1.根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，记帐凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证，按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

2.手工事先作好记帐凭证，向计算机录入记帐凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。

在保证记帐凭证清晰的条件下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。

三、会计帐簿和报表的生成与管理

对电算化后的会计帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定，包括：

1.现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。

2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。

3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。

4.在保证帐簿清晰的条件下，计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。

四、关于会计电算化系统开发的文档资料的管理

会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。

五、关于磁性介质及其他介质的管理

存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。

一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。

采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。因此，必须注意以下几点：

第一，采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计帐簿，应征得同级财政部门的同意。

第二，保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。

第三，记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关帐簿、报表。

六、安全和保密措施

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

2.采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为，都要进行相应的处理。

4.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

5.借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

七、建立档案管理制度

档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：

1.存档的手续，主要是指各种审批手续，比如打印输出的帐表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管；

2.各种安全和保密措施；

3.档案管理员的职责与权限；

4.档案的分类管理办法；

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关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新? 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。?

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。? 参考文献

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【关键词】 会计; 电算化; 应用; 发展

随着当今电子技术和信息技术的高速发展,会计电算化将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,将信息技术、计算机技术与会计的原理相结合,形成一套新的会计电算化核算系统。我单位已实行会计电算化多年,通过推行会计电算化的工作,会计核算和会计管理的工作发生了很大的变化。由于使用了电脑,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但计算机系统不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,只有建立和完善内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,为单位的经营决策提供完整的信息,创造更高的效益。企业在推广应用这项工作中,应根据各自单位的实际情况注意以下问题。

一、会计电算化会计工作岗位的设置及职责

根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统管理员、系统操作员、数据审核员。

(一)系统管理员的职责

在会计电算化软件的运行阶段,设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

(二)系统操作员的职责

负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

(三)数据审核员的职责

根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证经各有关人员更正后,再进行审核。

二、会计电算化的初始化工作要做好

会计人员应掌握一定的计算机基础知识和基本的操作技能。会计从业人员应能够达到会计电算化中级水平,包括计算机操作系统的熟练使用、办公软件的应用、财务软件的实际运用等,尤其是办公软件中的Excel、Word内容对日常会计核算辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。企业实行会计电算化,在建账之初,会计人员应遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法。尤其是会计科目设置方面,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务情况,设置二级科目甚至三级、四级科目,尽可能在初始阶段考虑周全。因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码。我单位在会计电算化的实际应用过程中,充分利用了会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级要增加两位编码,不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能,可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替,这样就能加快会计凭证的录入速度,对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。

三、会计电算化财务数据的安全问题

(一)完善内部控制制度

内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段,是针对每一个上机操作会计软件人员而制定的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等,这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任,但必须对职权不相容的岗位进行明确分工,不得兼任,同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件,不能兼任会计及审核工作;系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。我单位实行会计电算化后,传统的手工核算由计算机核算代替,各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行,保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性,单位建立了相对应的会计电算化内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位,企业原有会计管理体系以及会计人员岗位责任制、账务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都作了相应的修订。明确了岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利地工作,确保会计数据的安全、准确、可靠。

我单位在实施会计电算化之初,即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求,建立了严格的管理制度。

1.会计电算化岗位责任制:对电算化主管、审核记账、制证、出纳的工作职责进行了明确的责任。

2.会计电算化操作管理制度:明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等管理制度。

3.硬件和数据管理制度:对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储等作了具体规定。

4.电算化会计档案管理制度:对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等作出具体、详细的规定。

5.会计电算化内部控制制度:按照不相容岗位分离的原则,明确实行电算化后的业务流程,规定软件操作的权限管理,会计人员调离工作岗位的交接手续等也作了相关的规定。

(二)计算机系统的安全防范措施

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。为确保会计信息的安全、保密,我单位一是制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施等。二是增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击,计算机病毒也很猖獗,会对计算机系统的安全造成极大的危害,从而造成巨大的损失。企业会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏,将造成极大的损失。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。因此,除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙外,我单位的会计电算化系统只在财务科局域网内运行,不并入互联网。另外,还专门配备了移动硬盘进行每个月的财务数据备份,确保了财务信息的安全、完整。还加强了对外来存储盘的检测,不使用未经检测的存储盘。同时,提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识,计算机使用的安全意识,保证会计电算化安全运行。做好日常会计数据保存和备份,确保会计信息的万无一失。三是加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。

四、会计电算化后的会计档案管理

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质等专业数据。这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现。按照《会计档案管理办法》的要求,单位每年形成的会计档案,由财务部门装订成册,整理立卷,在年度终了,编造清册,移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案,企业应根据电算化会计档案的特点,做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签,指定专人妥善保管、存档,并定期检查、复制,对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外,企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。从我单位的实际情况看,实行会计电算化后,由激光打印机打印的会计凭证、会计账簿及会计报表等会计资料,字迹清晰,保存期长。因此可以作为正式的会计档案归档保存。年末打印出需要归档的全部会计账簿,装订成册后,在账簿启用表上盖章、签字后,编制清单移交单位档案部门归档。

五、会计电算化的发展

会计信息化是会计电算化的发展趋势,会计电算化将会计人员从繁杂的工作中解脱出来,大大减轻了他们的工作负担,部分工作替代手工完成了对会计信息的分析、决策,对财务管理工作有一定的促进作用。目前,会计电算化仍局限于会计信息的事后反馈,会计信息化对管理控制、决策支持方面的作用远未发挥出来,会计信息的利用程度不高,使用不充分。生产、供应、人力资源等部门都有自己的管理子系统,但彼此孤立,没有与会计信息系统很好地衔接起来。这在电子商务蓬勃发展、竞争日趋激烈的现代商业环境中越来越不适应。

会计信息化是电算化的发展方向,应该有以下特点:一是综合化,企业的生产经营活动是一个相互联系的,而会计是从价值方面综合反映和监督企业财务状况和经营成果,因此其反映的信息必须是综合性的;二是多维化,企业预测、决策、控制、分析需要内部数据,外部数据,反映企业生产经营、投资等有关方面的数据等多种数据,会计系统必须提供;三是反映的信息实时化,通过实时的会计信息系统,企业各级管理者可以随时获取企业的最新会计信息,并可分析特定事项的财务影响;四是传递的双向性和资源高度共享性及信息处理的智能化。从我单位实行会计电算化的过程来看,在具备了一定的条件后,计算机核算与手工核算并轨运行,取得了一定的效果,已正式甩开手工账,完全依靠计算机核算。现在电算化系统运行安全稳定,促进了会计基础工作,规范了会计核算,工作效率有了大幅度提高。

【参考文献】

[1] 财政部.会计电算化工作规范[S].1996.

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关键词:高职院校 内部控制 会计档案 会计电算化

随着高职院校教育资源整合力度的不断加大，一院多区的财务核算工作量迅速提升。会计电算化系统的应用，替代传统手工记账，极大地提高了会计数据处理的及时性和准确性，为加强会计的全面核算和监督创造了有利条件，让会计人员有更多的精力加强学院财务管理。但是在会计电算化建设中还存在着相应的内部控制措施不完善，会计电算化档案保存不当等状况。因而建立、健全适应会计电算化系统内部控制制度，进一步完善会计档案管理，是当前会计电算化建设过程中不可忽视的重要工作。

一、会计电算化建设中存在的问题

(一)会计核算流程和会计岗位设置尚未科学完善

传统手工记账方式下，凭证的填制、传递、保存等各个环节都要经过具有相应权限人员的审核和签章，会计账簿由会计人员逐笔登录，会计业务处理客观实在。会计电算化方式下，凭证及会计科目的运用由出纳人员在凭证填制过程一次性录入，会计人员在复核和记账后系统自动记账，记账凭证打印出来后由会计人员直接装订成册。这就与《规范》中关于“打印出的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字”相违背。

传统手工记账方式下，财务岗位设置最少应有出纳、会计两个岗位，像资产管理、收入核算等岗位等可由会计兼任。实行会计电算化后，软件的安装、日常维护及数据库的管理等构成了电算化核算模式下的一项重要内容。但当前部分高职院校中懂财务知识又熟知计算机的财务人员比较少，有的学院由出纳员兼任系统管理员，有的未设此岗位，或委托其他院系人员维护，这对财务信息的安全造成了相当大的压力。

(二)内部管理制度尚未建全

据调查当地五所高职院校的会计电算化内部管理制度建设情况，发现其中相当一部分院校没有《规范》中要求的管理制度。有些院校甚至凭证录入人员、审核人员、记账人员的用户名和密码都由一个人管理，或者审核记账环节全由凭证录入人员用其用户名和密码登陆系统后代为审核、记账，这就失去了会计相互约束和监督的职能，势必造成违规事件发生。

(三)会计电算化档案管理存在漏洞

1、电算化会计档案管理制度尚不完善

在实施会计电算化后，许多院校未根据财务核算模式的变化及时制定或修订相关的电算化会计档案制度。电算化会计档案的制作、传递、查阅、保存等仍沿用以前手工记账时的制度。

2、档案管理人员的业务素质不全面

档案管理人员的计算机应用能力不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。部分会计人员重纸质档案，轻电子档案。部分院校只将打印出的纸质档案予以存档，没有将会计电算化的数据资料做二次异体存储，一旦所用的计算机或服务器出现病毒或操作不当，将对财务数据造成不可逆转的破坏。

3、电算化会计档案载体存在问题

电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证等纸制档案外,还包括财务数据库及相关文档资料。由于会计数据被记录在硬盘等存储介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过技术手段实施的信息篡改、修改等违法行为具有很强的隐蔽性,发现难度非常大。

二、会计电算化建设的相关对策

(一)提高认识，加强学习，稳步推进会计电算化建设

1、不断提高会计人员会计电算化操作水平

不断加强业务培训，及时进行知识更新，以胜任实际工作的需要。可组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能；具备条件的单位，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。

2、循序渐进、逐步提高会计电算化应用水平

根据《规范》要求，各单位开展会计电算化工作，可根据具体情况，循序渐进。例如：可先实现帐务处理、报表编制、往来帐款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化；在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化。也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其它项目发展。

(二)进一步优化会计核算流程，完善会计岗位设置

严格按照《规范》要求，科学合理的设置会计岗位。在账务核算过程通常可设出纳、会计、系统管理员三个基本岗位，收入、票据、固定资产管理等岗位可根据会计相互牵制原则由上述人员兼任。系统管理员负责会计电算化的初始、财务数据及软件系统日常维护工作；出纳员负责凭证的录入、打印，现金及银行日记账的打印及日常保管工作；会计人员除由本人在财务软件系统中审核和记账并初步核实科目和金额的正确性外，还应将出纳员传递的记账凭证再次逐一审核，发现科目及内容错误要及时取消复核和记账，让出纳员予以修正。

(三)完善与会计电算化核算方式相配套的内部控制制度

1、制订单位自己的《会计电算化工作实施细则》

细则中应对会计电算化核算方式下的岗位设置、内部审计、财务数据库的维护、计算机硬件等使用要求等做出详细规定，并根据当地财政部门的要求和国家政策的变化不断修订，让财务人员在任何时期都能做到有规可依。

2、制定会计电算化内部审计制度

内部审计是学院内部会计监督机制的主要方式，制定电算化内部审计操作规范，审查电算化会计帐务处理是否正确；审查电子数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的的账务处理应及时调整并分析原因；监督数据保存方式的安全、合法，防止发生非法修改电子数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

(四)加强会计电算化档案管理

1、完善和修订单位《会计档案管理实施细则》

在细则中将会计电算化电子档案及纸制档案保存时限、保存介质、存放环境、电子数据正确性和完整性的检验措施、电子档案移交方式给予详细规定。建立健全相关规定是电算化会计档案管理的最好保障。

2、定期打印整理各类会计账簿和会计报表

纸制档案便于保存，对于温度、温度、存放地点等比电子数据要求低，是当前会计电算化档案信息的主要承载者。根据当地财政部门要求及实际工作需要，主要打印如下会计账簿：总账、现金日记账、银行日记账、收入明细账、支出明细账，往来款项明细账；会计报表根据需要主要有收入支出总表、支出明细表、收入明细表、资产负债表等。

3、定期整理备份系统数据

在一定的时间间隔内（如一个会计年度），将计算机系统中的财务数据库完整备份存储到移动硬盘或光盘上，作双备份或三备份。系统管理员应将每次数据库管理过程以电子文档方式予以记录，并作为会计档案的一部分定期交会计档案管理员予以保存。以便在计算机软硬件系统损坏后，能够在最短的时间内，恢复原有的系统数据。

4、保证存储介质的存放环境良好

根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意将数据双备份或三备份，注明会计档案形成的时间及操作人员相关信息，存放于两个或三个不同的存储介质上。注意防潮、隔热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。

会计电算化系统是一个人机交互作用的“智能型”管理信息系统，是会计改革和会计工作现代化的发展趋势。健全和完善会计电算化环境下的内部控制制度,才能确保会计电算化工作在合法、健康、高效的轨道上运行；而电算化会计档案代表着未来会计档案规范化、现代化的发展方向，我们应该健全电算化会计档案管理规定，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案发挥出更大的作用。

参考文献:

[1]财政部:会计基础工作规范.1996.6

[2]财政部:会计电算化工作规范.1996.6

篇7

一、电算化会计档案的内容

1．机制会计档案。包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

2．机读会计档案。包括以机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

3．计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

二、机制会计档案生成的控制

1．机制会计凭证类生成的控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿，而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。

机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

2．机制会计账簿类生成的控制。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。

3．机制财务会计报告类生成的控制。企业的会计报表和部分财务结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样要有关会计人员签章。

三、机读会计档案生成的控制

机读会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门同意后，企业采用磁性介质等存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理办法》第12条也规定，“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。

，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。

系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份。各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。备份软盘必须写保护、装入盘套、放进硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低温的场所，且至少存放在两处不同的建筑物内。当需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。

尽管软盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而庞大的、关键性的企业则有必要利用信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决。

四、电算化档案的保管

负责人对本企业电算化会计档案的真实性、完整性负最终责任。会计机构负责人或会计主管对未移交本企业档案管理机构的电算化会计档案的真实性、完整性负直接责任。电算化会计档案管理作为企业一项基础工作，应由电算化会计档案管理员专人具体负责，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：①按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；②负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和机系统档案；③负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。

篇8

一、会计电算化对会计内部控制的影响

1.内部控制的范围扩大

在传统会计的条件下,会计内部控制主要针对经济业务处理,通过凭证传递程序,规定每个工作点完成的任务,并在传递程序中选择控制点进行内部控制。由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程,所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等,会计电算化扩大了会计内部控制的范围。

2.内部控制制度发生了变化

会计电算化改变了原有的会计组织体制,会计工作组织和岗位发生了很大变化。原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销,与之相联系的各岗位之间的职权分离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中,财务管理组是电算化会计系统的核心部门,岗位划分比原来更细,并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下,必须构建内部牵制制度。

3.内部控制的形式和重点发生了变化

会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化,一些传统的内部控制形式已无存在的意义,如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等。由于会计核算工作全部由计算机完成,整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节,从输入会计凭证到输出会计报表,可以一气呵成。如果系统安全可靠,没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏,是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的,所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节。同时,计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术,使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制,如数据正确性的校验、操作权限控制等。计算机控制比人工控制更严格、更可靠,它可以克服人工控制的随意性。总之,在电算化会计条件下,会计内部控制方式已部分被计算机所取代,由人工控制转移为人机控制。

4.网络财务的应用和发展给会计内部控制提出了新问题

随着网络技术的发展及其在经济领域的应用,网络财务也迅速发展起来。网络财务不仅使会计核算从事后变为实时,而且使财务管理从静态走向动态,从财务部门走向整个企业,走向企业外部,极大提高了财务管理效率。目前的网络财务软件的功能主要包括网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、远程财务控制、远程报税、远程报关、远程审计、在线资金调度、异地转账等。网络财务使会计介质全面发生变化,出现各种电子单据,如各种发票、结算单据等。在新的形势下如何加强这些功能的控制是会计内部控制必须面对的新问题。

二、建立电算化会计信息系统的内部控制制度

会计电算化使原有手工会计核算方法下的内部会计控制制度失去作用,它对会计内部控制工作提出了更高的要求。为了保证电算化会计信息系统的正常进行,预防、发现和纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,及时提供正确可靠地会计信息,这就要求我们建立一整套适合电算化会计信息系统的内部控制制度,以保证会计信息真实、准确、完整和安全。

1.电算化会计信息系统的开发和维护控制

电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程,一般来说投资较大,对整个企业的影响也较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的变革。所以在开发前必须进行可行性分析,从经济上、技术上、组织上论证开发新系统的必要性和可能性,进行资本预算和效益评估,必须经过领导和专家的批准和认可。在软件的开发过程中,必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范,包括《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训,提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中,要采取有效的控制手段,做好各项准备工作,如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。各单位可以根据本单位的情况选择合适的转换方法,一般可采取并行转换,新旧系统并行一段时间,以检验新系统的正确性。如果会计软件在使用过程中发现问题,或者由于企业经营活动及经营环境发生变化,需要对会计软件进行维护,就必须对会计软件的维护进行严格的控制。一般来说,如果软件本身错误或软硬件变化而需进行维护,由系统管理员提出申请,如果需要扩充系统功能或因会计核算制度方法变化而需要进行维护由会计部门提出申请,由会计部门负责人、总会计师和企业领导对会计软件维护申请进行审批。批准后由专职会计软件维护人员进行修改维护,其他人员不得进行维护。对较大的修改变动或功能扩充性维护,应事先制订具体的维护计划。软件修改后要进行试运行和组织验收,验收通过并正式下达使用通知后,修改后的软件才能投入正式运行。

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【关键词】数字化；档案信息；安全管理；体会

一、概述

随着国家电网公司集团化、标准化和信息化的快速推进，各单位的办公、财务、生产及工程项目等业务的信息管理系统已逐步建立和应用，其中形成的电子文件、电子归档的数量也迅速增长。琅琊山电站工程项目为安徽省“十五”期间重点能源项目，电站枢纽主要有上水库、输水系统、地下厂房、下水库和地面开关站五部分组成。电站装设四台15万千瓦的单级可逆式抽水蓄能机组，总装机容量60万千瓦。2002年12月2日正式开工，2007年9月25日四台机组全部并网发电，2009年通过国家档案局档案验收，2012年获国家优质工程银质奖。该工程从2002年开工以来，业主就对档案信息进行数字化，且信息量每年以“惊人”的速度递增，目前实现了电子档案查询利用功能。

档案信息资源是国家或企业宝贵财富和重要战略资源，只有建立在安全的基础上，才能使其价值得以真正实现，否则将会影响档案信息作用的全面、有效的发挥。强化信息安全管理是档案信息数字化顺利进行的根本保证。下面，我从安全职责、管理措施、技术措施等方面，谈谈数字化档案信息安全管理的体会。

二、建立职责明确的责任体系

加强内部管理，建立职责明确的责任体系，是确保档案信息安全的一个重要方面。据统计，我国公安部门破获的网络入侵案件中，90%以上都可以通过加强管理来避免。据美国FBI调查，75%的公司报告财务损失是由计算机系统安全问题造成的，超过50%的安全来自于公司内部。信息安全管理应按照“谁主管谁负责，谁运营谁负责”原则，实行统一领导、分级管理。单位主要负责人是本单位信息安全第一责任人。信息安全实行专业化管理、归口监督。信息工作办公室是信息安全的管理和保障部门，安全监察部是信息安全监督部门。各部门职责明确，分工到位，形成了完善的信息安全责任体系。

建立信息安全责任体系，强化员工责任意识和安全意识，可以提高制度的执行力，确保档案信息数字化的顺利进行。在琅琊山电站建设期，业主与监理、施工、设计等参建单位组建了办公自动化网络，在合同条款中对监理、施工、设计等参建单位在档案资料收集、整理、档案信息录入、信息安全等方面进行了约束。同时在电站建设和生产不同时期，成立了档案管理领导小组和信息安全领导小组，建立了由各参建单位和各部门人员参加的档案工作网，全员签订了《安全生产责任书》、《信息安全承诺书》和《员工保密承诺书》，并定期开展网络信息和保密教育培训，形成了“保障档案信息安全，人人有责”的氛围。同时，档案管理部门不断地对档案信息安全现状进行认真地分析，把档案信息安全作为档案信息部门、档案工作者各项考核的首要指标；对现有制度进行认真清理，完善数字档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，并对制度的执行情况加强督促和检查，定期进行考核，确保各项制度能够有效、正确执行；对当前电子文件和电子档案，制定电子文件和电子档案保管、保密和利用制度，加强电子文件的保管和检修鉴定；在档案信息提供利用中，认真执行国家信息安全和信息保密等规定，严格把握档案利用审查关，加强对档案信息利用的监督和管理工作。

三、采取严格有效的管理措施

数字档案信息安全包括网络系统、档案信息系统、数据、环境及人员管理的安全。要保证数字档案信息安全，必须采取严格有效的管理措施。一是要不断建立和完善档案信息安全管理制度，定期或不定期对信息安全管理制度进行检查和审定，对存在不足或需要改进的安全管理制度及时进行修订，只有这样，才能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，才能更好地维护档案信息安全。目前，我国已建立了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机网络国际联网管理暂行规定》等一系列信息安全方面的法规标准，这些法规为维护网络安全提供了法律依据，有力地保障了信息安全工作的顺利进行。二是要明确安全管理机构，设立系统管理员、网络管理员、安全管理员等岗位，并明确各岗位职责。应加强信息安全管理人员之间、信息只能部门和业务部门之间的合作与沟通，共同协作处理信息安全问题。三是要加强人员安全管理，关键岗位应签订保密协议，及时终止离岗员工的所有访问权限，严格外部人员访问程序。四是在运维管理方面，要严格执行信息机房管理有关规定，确保机房运行环境符合要求，严格机房出入管理。对终端计算机、系统和网络等设备实行标准化作业。强化存储介质存放、使用、维护和销毁等各项措施。对档案信息服务器系统，要详细记录日常操作、运行维护记录和修改等内容，严禁任何未经授权的操作；要及时进行软件升级更新，定期进行漏洞扫描，及时安装补丁程序。要及时升级防病毒软件和恶意代码库。五是要建立备份与恢复管理相关安全管理制度，严格控制数据备份和恢复过程，妥善保存备份记录，执行定期恢复程序。六是建立与完善应急预案，加强培训和演练，确保人力、设备、技术和财务等应急保障资源可用。七是要切实加强员工信息安全培训，提高全员信息安全意识。

我公司按照国家信息安全法律法规和上级主管部门要求，先后建立了网络系统管理、档案信息系统管理、数据备份管理、病毒防护、设备管理维护、信息机房管理、档案信息部门人员管理、操作技术管理等有关制度，如：《信息安全管理标准》、《信息系统机房管理标准》、《信息系统终端使用管理标准 》、《信息系统检修维护管理标准 》、《信息化设备管理标准》、《信息系统应用管理标准》、《信息系统运行管理标准 》、《档案工作管理标准》、《保密工作管理标准》、《档案工作应急预案》等。

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    1.1 会计信息处理的内容和形式的变化

    在企业内部的会计工作实行电算化后,会计的工作内容会有所改变,因为电算化的工作程序都是通过计算机来完成的,所以一切处理都是进行信息化的处理,工作程序将变得简单,效率有所提高。会计电算化需要专业的维护和管理人员,保证系统软件的正常运行。在电算化会计中,对于企业的内部控制政策有所改变,需要对于企业的成本与未来销售状况作出预测,所以需要制定新的控制制度,保证会计工作的顺利进行。

    1.2 会计人员工作内容的变化

    在传统的会计工作中,需要会计人员对会计数据进行记录整理和计算,人员的构成主要是由会计人员组成。在电算化会计中,需要将会计数据录入到系统中,然后由专业的系统操作人员对会计业务进行处理。在这个过程中,需要实现人机互动,由财务管理人员、系统管理员以及维护员共同组成,在整体上提高会计信息的质量。

    1.3 会计档案的变化

    在实行会计电算化后变化比较明显的就是会计档案的形式,传统的会计档案都是纸质的形式,在对会计数据进行修改时都需要在纸质媒介上进行,如果修改的数据过长,将会影响到阅读的质量。在电算化会计工作中,会计信息都是以电子的形式保存在网络或者硬盘上,在更改时只需要将原来的数据调出直接更改即可。所以档案的保存形式有所变化,将更加的方便,且不易破损。

    2 企业会计电算化中内部控制存在的问题

    2.1 认识不到位,基础工作薄弱

    企业实行会计电算化工作是时展的必然趋势,是现代技术发展的结果。在有些企业中,片面的认为实行电算化只是顺应时展的潮流,是企业形象的一种展示,而没有将电算化的功能全部发挥出来。在部分单位中,只是单纯的使用电算化进行简单的核算,减少了人工核算的工作量,提高了准确度,但是却没有发挥出会计工作管理职能。在会计电算化工作中,虽然减轻了人员的负担,但是却需要财务人员、系统维护人员以及操作人员的共同组成,需要制定详细的控制方案,因为在很多的企业中电算化工作实行的时间不长,所以在制度管理方面还不够健全,对于软件的数据核算缺乏精准性,从而影响到电算化工作的顺利开展。

    2.2 数据信息失真

    由于传统的会计信息都是以纸质形式来记载的,在对数据进行记录和核算时都是以人工的方式来进行,电算化大大的提高了工作的效率,只需要将数据录入到电脑中,即可进行自动计算,减少了人员负担。但是在反复的计算过程中,非常容易出现错误,因为电脑进行数据计算的速度是非常快的,并且是自动生成的,如果一个环节出现失误,将会影响到以后的所有环节,尤其是在最初的数据录入时,直接导致以后信息数据的失真。由于电算化会计信息的保存是电子形式的,对数据进行的篡改不会留下痕迹,容易造成数据信息的失真,影响到会计信息的质量。

    2.3 内部控制制度存在问题

    企业在实行现代化的会计信息管理之后,还要向相关的部门审批,运用计算机网络实现数据的输出、输入和处理,进行会计电算化的注册登记,用会计电算化代替手工记账。但是很多企业不能按照相关的程序实行内部的会计电算化,企业虽然有内部控制制度却不能真正的实行,数据的安全性和稳定性受到影响,内部控制的效果不高。

    2.4 舞弊和犯罪难度控制的难度加大

    计算机网络技术在企业会计信息系统中的应用虽然提高了工作的效率,减轻了财会人员的工作负担,但是相应的经济领域的犯罪活动逐渐增加,犯罪控制的难度逐渐加大。企业会计信息的保密程度还比较低,存留在计算机上的数据信息很容易被不留痕迹的篡改,造成企业重要数据的复制、篡改和销毁,对企业的发展造成重创。

    3 企业会计电算化中的内部控制策略

    3.1 提高对会计电算化的重视

    加强企业会计电算化的内部控制,企业的领导、管理人员以及财会人员要加强对会计电算化以及电算化内部控制重要性的认识,逐步在企业内部实行企业电算化管理。此外,企业会计人员是实行会计电算化的主体,会计人员要不断的加强自身的专业知识学习和计算机网络知识的学习,进一步提升企业会计电算化的质量。

    3.2 企业要加强企业职责的分工控制

    在会计电算化软件使用之后,企业要对财会人员、系统管理人员以及维护人员进行任务的分配,实现职权分离,确保企业员工职责之间的平衡和制衡,减少数据被篡改的可能性。此外,企业相关负责人要对企业会计电算化相关人员进行定期的培训和教育,对不同的岗位职责进行定位,提高会计电算化的精确度和准确度。

    3.3 制定严格的操作制度,避免信息的泄露

    企业只有加强数据处理的真实性和准确性,减少数据失真现象的发生,企业的会计电算化管理水平才能得到进一步的提升,会计电算化相关人员才能在自己的职责范围内做好管理与维护工作,提高数据处理的速度和准度,整体上提升企业会计信息管理的水平。此外,企业会计信息管理人员要明确自身的操作权限和操作职责,系统的外部人员未经允许不能进入会计信息系统,提高数据计算和处理的安全性,减少财务犯罪情况的发生,对企业的会计信息进行有效的保护。

    3.4 对企业会计档案进行有效管理

    在会计电算化模式下,企业会计人员不仅要对纸质的会计档案进行管理,还要做好磁盘信息的管理,会计档案管理的任务进一步加大。因此,相关人员要按照会计档案的管理办法进行纸质档案和磁盘档案的管理,制定妥善的保管措施,将磁盘放置在干燥的地方,避免数据的破坏和失真。此外,会计人员要加强自身的学习,不断的对知识进行更新,提高自身的综合能力。