档案信息电子化范文

导语：如何才能写好一篇档案信息电子化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】档案信息；电子化；电子文件

档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 档案信息电子化的作用

1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。

2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

【参考文献】

[1]刘英美.于档案信息电子化问题的思考[J].科技信息：学术版，2006（05）.

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一、电子文件定义及其特点

所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。

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1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。三、档案信息化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。，大多数基层档案馆室对机的单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

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关键词：文书档案 管理 电子化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）05-0196-01

随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。

一、文书档案管理信息的电子化的优点

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。

1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。

第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。

三、加快推进档案信息化技术的基本原则

1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。

四、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

五、结束语

现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期

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【关键词】档案信息电子化 现状 发展趋势 建设应用

1.卫生事业单位档案信息电子化的现状

1.1标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

1.2档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

1.3档案信息管理人员的素质有待提高。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

1.4电子文件归档人认识存在误区。许多档案管理员认为纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；

1.5病案现代化管理技术薄弱。病案科应具有先进的计算机、扫描仪、刻录机、打印机等设备，建立医院网络化信息系统（HIS）。网络化信息系统（HIS）包括门诊系统、住院系统、影像检查系统、检验系统和病历统计系统，这些系统在全院之间应能实现信息共享。

2.医院档案信息电子化的发展趋势

档案信息电子化是医院档案利用工作发展的必然趋势。运用信息网络技术管理手段，提升当代医院档案管理水平。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，尤其是医院电子病历及病案信息化数字化建设要求必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

3.医院档案信息电子化的建设应用

所谓档案信息电子化，就是以馆（室）藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。随着国家医改制度的实施，医院住院病人越来越多，病例的管理要求也越来越严格，纸质病例档案已经无法再适应当今医院的发展需求，所以档案管理信息化已势在必行。

3.1医院病案信息的存储可以采取缩微技术，将缩微技术应用于病案管理可以解决病案的存储空间问题，而且缩微后的病案与原件具有同等的法律效力。推广使用电子病历，虽然目前电子病历还不具有法律效力，但随着信息技术的不断发展，电子病案在我国的应用将会逐渐得到普及，它是信息技术和网络技术在医疗领域应用的产物，是医院综合信息系统的核心，将成为医院病案管理发展的必然趋势。应用电子病历可大大减少各种储存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低劳动强度，又能适应医疗质量管理的需要。

3.2提高档案信息管理人员的专业素质。电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求，除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。

3.3建立“两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。

参考文献：

[1]王秋荻[1]杨敏[2]；档案信息电子化问题研究；现代教育科学：中学教师；2009年第1期

[2]张一楠 周晶；档案信息自动化系统管理若干问题的思考；林业科技情报；2008年第2期

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一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果是又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

1、档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

3、文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

4、电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。

三、几点应对方法

1.信息化系统内、外网隔离。在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。

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关键词 信息化；档案；电子管理

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）172-0096-02

随着我国信息技术的快速发展，信息化建设已经成为档案管理的重要工作。原来的纸质档案也正在逐渐被电子数字档案替代。怎样将先进的科学技术应用于现代化的档案管理工作中，提高档案的电子化管理管理水平，加快档案管理工作的信息化建设，已经成为当前档案管理工作的重要任务。

1 档案电子化管理的基本内容

1.1 加强人才队伍的建设

档案的电子化管理工作是否能够顺利进行和人才队伍的水平息息相关。当前的数字革命让所有的行业均面临着新的机遇和挑战。所以，应当提高档案管理工作人员的专业水平，让档案管理工作可以跟随现代化建设的步伐，这是实施档案电子化管理、提高服务质量的基本要求。

1.2 建立相应的应用系统

想要充分利用档案中的资源，就应当建立有效的应用系统。现代化的信息技术在很多方面均有应用，因此，构建一个系统的应用体系过程十分复杂，会用到很多的技术，它是一个全面、系统的工程，其中主要有前后台、网络、数据库或仓库等的建设。

1.3 制定相应的规范、标准

传统以及现在的档案管理工作都应该有自己的规范、标准，比如归档、管理程序等工作。针对不同档案的各种信息建立相应的规范、标准，构建一个档案电子化管理的标准体系。在目前的大数据背景下，利用分布式、集中、云技术、数据仓库等手段对档案进行存储，是档案电子化管理的重要内容。

1.4 硬件、软件的建设

档案电子化管理工作中会使用到大量的软件、硬件，是档案电子化管理工作的物质基础，比如在安全、网络和应用系统的建设、服务器、计算机等等[ 1 ]。

2 提高档案电子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人员的综合素质水平

在当前大数据的背景之下，档案的电子化管理依然离不开相应的管理人员，但是，现有的工作人员是有一定缺点的，所以，应当重视管理人员综合素质的培养，促进档案的电子化管理。具体的措施有：1）培养工作人员的安全意识。与普通工作不同，档案具有较高的保密性质，所以，应当对工作人员进行安全意识的培训工作，提高他们的警惕性，并签订相应的保密协议，对工作人员的行为进行一定的约束，保护档案；2）提高工作人员的专业技能。越来越多的现代技术被应用于档案管理中，所以，管理人员也要紧跟时代的步伐，学习相关的专业技能，确保档案管理工作的顺利进行；3）提高工作人员的专业知识。档案的电子化管理需要有关工作人员的知识应当多元化，利用培训等手段促使工作人员学习专业知识、现代的管理理念，推进档案管理工作的顺利开展。

2.2 建立健全的管理体制

很显然，原有的档案管理体制已经不能满足现在的档案管理工作，为实现档案的电子化管理，相关人员应当对其进行相应的改进，主要措施有：1）档案馆应当高度重视档案的数字化管理，至今为止，有些档案单位已经在使用现代的设备或者技术，但是人工操作依然占据着主要的地位，浪费了很多的人力、物力资源和时间。所以，在档案管理中引入现代化的管理模式，实现节约资源的目的，并在一定程度上提高档案管理工作的水平；2）根据当前的趋势和档案管理的具体情况，将现代科技应用于档案管理工作条例、原则的制定中，使档案管理工作有序、有据地进行，提高工作的效率、质量。

2.3 建立相应的管理系统

档案管理工作人员应当搭建一个相应的信息平台，为档案的电子化管理提供便利条件。信息平台的建立应当注意：1）档案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，会导致不可预测的后果，所以，应当安全防护工作，确保档案的安全；2）档案管理工作内容很多，可以根据不同的内容来设定信息平台的功能，设计应当把实现档案管理工作的高效作为目标，保证工作的效率、质量；3）将档案管理工作的程序标准化。管理程序是否科学、标准在很大程度上影响着管理工作的效率，所以，在设计管理程序的时候，应当综合考虑档案管理自身的特点、档案馆具体情况，以确保相关人员顺利开展档案工作。

2.4 改进管理模式

传统档案的管理模式是不适用于电子化管理工作中的，需要对其做出相应的改进，具体措施有：1）改变存储的方式。信息技术的发展，对档案存储的途径提出了新的要求。在之前的档案管理中，存储工作量巨大，会花费大量的时间、人力，并占据很大的场地。信息技术的应用可以把大量的信息存在很小的空间中，实现了档案工作的高效性；2）把纸质材料转化为相应的数字化信息。之前的档案的形式通常是录音、录像或者纸质等，这些是相应的工作人员手工收集整理的，所以，具有工作量大、过程繁琐等特点，对工作人员具有很高的要求，特别是在档案材料很多的时候，工作人员要花费大量的时间，工作的效果也得不到保障。所以，应当利用先进的信息技术，把档案变为数字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的难度。此外，与传统的纸质档案相比，电子档案具有不宜磨损、存储时间长的优势，当纸质档案因搬迁等原因找不到的时候，电子档案可以起到备份的作用，为档案管理提供一定的保障。总之，数字化管理的发展推动了档案管理的电子化进程，在提高工作效率的同时，还可以优化、合理配置相关的资源，进一步推动档案管理的现代化[ 2 ]。

2.5 加强档案的安全水平

将档案进行信息化的管理，不可避免地会遇到病毒、黑客等问题，使其面临着很大的安全问题。针对这一现象，档案部门可以通过定期检查、杀毒软件、提高工作人员的安全意识等方式，加强档案信息的保护力度。

3 未来展望

实行档案的电子化管理是夯实征管基础的必然要求、是信息管税工作的必然趋势、是优化纳税服务的有效载体、是加强风险防控的有效手段、是创建节约型机关的显示需要、是为基层减负的有效方法，总之，电子化管理将是档案管理工作的主要手段。

目前，档案的电子化管理工作面临着很多的问题，例如管理人员信息化知识的缺乏、管理机构职能的变化、档案的保密、伪造以及鉴定等等。针对当前存在的问题以及电子化管理的必然趋势，档案管理部门应当做出客观、理性的判断，立足当前，展望未来，积极面对现在以及之后所面临的所有问题[3]。

4 结论

在大数据背景下，将档案进行电子化管理已逐步成为了重点工作。这就要求各档案部门紧跟时代的步伐，引进先进的管理理念和信息化技术，建立完善的管理系统，将档案进行数字化的转变，提高档案管理工作的效率、质量，使其适应当前科技发展的趋势，更好地服务于社会、经济的发展。

参考文献

[1]卢爱凤.信息化条件下档案管理中的相关问题及未来趋向[J].中外企业家，2016（14）：200，202.

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关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势

现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。

1电子档案是档案发展的趋势

电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。

2电子档案存在的缺点

2.1电子文件的安全性和长期保存性问题

电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。

2.2纸质和电子档案并存的问题

对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。

3电子档案信息化管理方案

3.1更新电子档案的管理方法

电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。

3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理

电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。

4结论

在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。

参考文献

[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).

[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).

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1 电子档案管理的作用

电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。

1.1 管理电子化

在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

1.2 资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

2 从操作内容分析电子档案管理的优势

2.1 真实性

相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。

2.2 操作性

传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。

3 从操作环节分析电子档案管理的优势

3.1 鉴别整理

传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。

3.2 存贮

传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。

4 信息技术在电子档案管理中的改进

4.1 提高电子档案信息的安全性

将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。

4.2 提高档案信息电子化的覆盖率

目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。

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1 电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力

计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子n案对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求。

3 做好电子档案管理和利用

1.建立“双套”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。

2.加强工作人员管理，提高档案保护意识