档案管理核心范文
时间：2023-05-04 13:21:18
导语：如何才能写好一篇档案管理核心，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
【关键词】民政档案；核心；发展方向
一、新形势对民政档案管理的影响
自改革开放以来，我国的经济体制逐步被社会主义市场经济体制所取代，特别是近年来，国家大力支持开发经济建设，国家政策和经济体制的支持也侧重于促进经济发展，因此，在新形势下民政工作要与时俱进，创新发展，迎合社会和国家的发展需求，突破传统的管理观念。贯彻落实科学发展观、构建社会主义和谐社会是社会发展的新形势和新任务。新形势下的民政档案管理工作被赋予了更大的使命和要求。只有正确把握民政档案管理的核心方向，有效落实民政工作建设、管理和服务社会的基本职能。利用科学化合理化的管理手段推动新时期的民政工作创新发展。在科学技术和社会经济体制共同发展的形势下，利用新型的信息化管理技术对民政档案实施高校管理，利用创新思想改善民政档案管理队伍的面貌，有效利用科学手段和新思想观念解决民政档案管理中的问题。并在实践中寻求更适合现阶段形势发展的民政档案管理方法，在发展中不断进行创新，以保证我国民政事业持续发展，进一步贯彻落实党的政策和方针，以新思想、新面貌、新态度、新方法落实完成党和国家赋予民政档案管理工作的使命。
二、民政档案管理的核心要求
新形势下的民政工作侧重于发展完善经济体制，民政工作作为国家基础工作的一部分，结合着民政工作利民为民的特点，民政工作中涉及的档案管理工作就尤为重要。民政档案体现了综合性较强、涉及范围较广、类型较复杂等因素，并且都与民众的日常生活息息相关，因而民政档案的管理受到广大人民群众及社会的关注。进一步做好民政管理是推动国家经济发展的重要工作。民政档案管理的档案关系到国家政策的落实及实施。在以科学和经济发展为前提的新形势下，民政档案管理的核心要素体现在管理基础、管理水平和管理理念上。
（一）民政档案管理的基础建设是民政档案管理核心的重要部分。民政档案可以从宏观定义上分为专业、文书、实物、电子、声像和科技档案等。民政档案管理是民政部门中的基础性工作。随着我国经济体制不断发展和完善，民政档案管理也呈现着多元化的特点，新形势下的民政工作要求更加多样化，档案资料类型复杂，涉及范围较广。所以，民政工作更需要与时俱进，利用新型信息化技术完善管理方法，确保民政档案的基础性工作跟上时代的发展。利用科学方法收集真正具有保存意义的文档资料，保证档案的完整性和公正性，对传统的档案管理模式进行创新，推进信息化收集和管理，进而提升民政档案管理工作的效率。
（二）民政档案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政档案管理相对于其他档案管理较为复杂多样化，管理人员和管理资料需要进行合理分配，才能够有效地保证工作质量。民政档案管理的管理水平体现在档案管理制度、管理规范、工作制度和员工职责等方面。在科学技术和经济体制发展的新形势下，培养具有时代意义的新型管理型人才，利用更具专业性的人才改善现有的管理机制，对工作权责进行合理分配，并物尽其用，达到对民政档案以及相关人员的合理性管理。
（三）新形势下民政档案管理的管理理念也在改变，传统的民政档案管理通常存在很多懒散的、不作为、不规范等现象。新形势下的社会经济体制给民政档案管理提出了更高的要求，在传统管理观念的基础上，更需要有协调合作的管理理念。民政档案管理部门不再是一个单独行动的主体，而是需要和其他部门相互协作，共同完成国家和政府的任务，以为人民服务为宗旨，摒弃错误的封建思想和管理概念，努力形成具有现代化意义的数字化管理概念。
三、新形势下民政档案管理的发展方向
我国的经济体制不断发展和完善，民政工作也由原来的传统模式，转变成了现代化适应经济发展的管理方式。对于加强经济建设，以及对全面奔向小康社会目标的确立，国家大力推行各种福利救助、民主政治建设、消防建设、社会事务管理政策等。对民政档案管理工作来说，其发展方向不仅决定着民生的发展，更将成为一个时代的印记。所以，在新形势下，找到推动民政档案管理发展的要素极为重要。现代化信息技术和数字化档案管理是新时代的产物，在多个领域应用中发挥其重大作用。所以，在民政档案管理中，信息技术、数字化处理技术以及创新管理理念也将成为民政档案管理的发展方向。
四、结语
综上所述，新形势下民政档案管理面临着巨大的挑战，多样化的政策实施给民政档案的基础性收集和管理带来了很大的影响。新形势下的民政档案管理迫切需要改善核心要求和明确发展方向。在社会经济体制不断完善的今天，信息化高科技技术已经成为各领域普遍应用的管理方法。民政档案管理更需要条理性强、专业性强、协调性强的数字化管理。所以，新形势下民政档案管理将顺应时代的发展，对管理模式进行创新，对管理方法进行完善，利用科学有效的信息化管理技术推动民政档案管理的发展。
作者:袁振 单位:洮南市民政局
【参考文献】
[1]文丽鹏.浅析在市场经济中档案管理的挑战和出路[J].东方企业文化,2013(10).
篇2
[关键词]综合档案；医院档案；信息资源
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.146
[中图分类号]R197.32 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-01
医院综合档案是医院管理工作中的关键，它记录着医院每天所有的医疗活动，对研究医疗事业具有重要的实践价值。保存医院档案的信息资源主要是文件、图像及音像等形式的信息收集，研究者通常对收集到的信息进行整理、分析，找出具体的医院对策和计划，发挥指导和协调工作的作用。
1 医院综合档案管理中存在的问题
目前医院的综合档案管理还存在一些问题，具体主要有以下几方面。①没有完善的管理制度，医院对档案的综合管理没有建立科学、合理、完善的规章制度，导致在医院实际实施过程中出现工作人员散漫、不积极的现象，降低了医院的工作效率。②宣传力度和内容不够，在医院综合档案管理中要大力宣传相关的法律法规和医院档案中的信息资源，不断提升内容的丰富性。③管理人员的综合素质不高，医院在综合档案管理中没有利用现代科学技术，在传统模式下使工作人员降低了积极性和管理意识，降低了人员的工作效率。④医院对管理档案的设备也不够先进，目前很多医院在保存档案管理中还只是手写的整理方式，没有利用现代信息技术与网络技术，这种落后的设备不仅导致信息资源的储存量减少，也加大了使用者的难度。
2 加强医院综合档案管理的对策
2.1 加强宣传教育
档案作为医院最有价值的核心资源，要使档案管理成为医院的主要发展趋势，就要加强工作人员的意识。在实际工作中向工作人员进行宣传，由于医院的工作人员每天的工作都比较枯燥、疲劳，所以在宣传过程中要利用不同的宣传形式吸引工作人员。要定期对工作人员进行知识培训，使他们能了解档案管理中的相关知识，特别是一些档案管理中的法律知识，提高人员的综合素质。还要对档案管理中的潜在要素进行分析，使工作人员积极转变观念、主动学习，拓宽知识面。档案的管理工作范围比较大、任务量繁重，在实际工作中就需要工作人员有一定的管理能力和奉献精神。
2.2 建立档案管理体系
如果要加强医院综合档案管理的工作质量就要建立相关的科学体系进行制约，在档案实际管理工作中，每个工作环节都要根据医院的实际情况、各类规章制度以及档案管理的法律法规来实施。例如在收集资料、保密资料、统计数据以及销毁现象等工作中都要进行全面的管理制度。在建立的档案管理体系中，要求工作人员明确自己的工作目标和责任，尽量做好自己的本职工作。随着医院的不断发展，还要对档案管理体系实时更新，对那些不合理的、已经过期的管理制度进行补充和完善，建立更完善的、适应医院发展的档案管理体系。
2.3 信息化管理
随着社会的不断发展和信息技术、计算机技术以及网络技术的普及，将科学技术应用在医院的档案管理中也具有重要意义。不仅降低了工作人员的劳动强度，提高了工作人员的管理效率、社会效率和经济效益，而且网络系统的建设也实现了医院档案管理的电子建设服务。
2.4 开发医院档案信息资源
医院的档案信息资源能促进医院的业务工作、信息管理以及患者的服务工作，所以对医院的档案信息资源开发首先就要加强综合档案的宣传，可在医院中利用多媒体定期进行传播，使工作人员认识到档案信息资源的重要性，对表现优秀的工作人员要给予鼓励和宣传，提高医院资源的开发效率。还要积极开展咨询工作，使档案使用者能利用正确的方法找到所需要的资料。然后利用先进的信息设备，如检索工具、搜索引擎等为使用者提供更方便、更高效的服务，在新时期改革形势下，医院主要是利用计算机辅助立卷实现的文档一体化建设，在互联网严密的监控下实现了各项功能的管理。最后还要加大对医护人员的培训，组织专业的人员对他们进行培训，使他们能利用准确、科学的档案使用方法为需要者提供资源信息，为适应当代信息技术的快速发展，就要培养大批的医院技术型人才。
3 结 语
将医院档案中的管理工作做好非常重要，它不仅能保证医院的正常运行，也能提高医院在社会中的知名度。目前我国医院在档案管理中虽然还存在一些问题，但在信息技术快速发展的今天，将科学技术应用在档案综合管理中能为保护信息资源做出重要的保障工作，不仅提高了工作人员的办事效率，也推动了医院建设的现代化进程。
主要参考文献
[1]高阳.加强医院综合档案管理在开发医院档案信息资源中的价值分析[J].才智，2014（15）.
篇3
关键词： 档案管理； 信息化； 系统性； 建设
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0125-01
一、加强档案管理信息化建设的重要性
档案是知识的重要存在形式，是人类知识的结晶。档案管理对档案事业的健康发展起着至关重要的作用，只有不断地更新档案事业的发展理念，勇敢地探索和尝试新的档案管理手段，才能适应不断发展的档案事业。其一，档案事业作为社会事业的一部分，与社会同步发展、相互促进，档案事业的发展要与社会的需求相适应、与社会的发展相适应，科学规范的档案管理才能适应新形势，才能使档案事业的发展具有可持续性，才能使档案更好地服务于社会。为此，必须提高认识，积极采用现代信息技术，推进档案信息化建设的跨越式发展。其二，在互联网技术与应用快速发展的今天，信息化领域受到强烈驱动，建立信息化系统正在成为各行各业运行的基本方式，网络平台正逐渐成为各行各业信息交流的支撑平台。建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，这就要建立信息化的管理新理念、新模式和新方法，建设与信息化配套的统一的管理体制、机制，加快档案信息化基础设施建设、档案资源建设，实现档案信息资源共享。其三，只有不断地提升档案管理工作水平，搞好档案信息资源，加快档案管理信息化的进程，不断地提高档案管理效率，使档案管理同社会经济的进步与发展有机结合，使档案管理与时俱进，才现实现档案事业的良性互动，才能够为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
二、增强档案管理信息化建设的科学性、合理性、系统性
在现代社会信息技术高度发达的时代，随着档案管理信息化的不断发展，电子计算机技术、现代通讯和网络技术的应用，数字化、网络化步伐的加快，信息系统覆盖率不断提高，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案管理也必然要进入数字化的的发展阶段，进入档案数字电子化管理时代。信息化对档案管理提出了更高的要求。
1. 档案信息化是档案管理现代化的核心内容，信息化从理论基础到技术手段，都影响着档案管理现代化的发展进程，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵，档案管理要以现代化管理方式提供优质高效的档案信息服务，现代化的档案管理以智能化的计算机为主，以数字化的信息技术提供服务。网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，特别是在信息膨胀的时代，档案工作面临着由传统纸质文档管理向电子文档管理和多种载体管理的转变，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。
2. 加快档案信息自动化建设，推动档案管理现代化，实现档案管理各个环节的计算机化，就必须建立新的档案管理机制和档案管理体系，档案信息化的内涵包括档案管理的各个方面，其中首要的是档案业务要规范，要建立健全档案管理制度，以适应持续、全面发展的需要。档案管理如果没有一个系统有序的档案管理体制，将严重影响档案的质量。
3. 随着电子政务的推行，电子公文、电子档案的接收、归档、管理，必须按照统一的标准规范进行。在电子文件运行整体环节中都不能取消“档案化”的环节。文档一体化管理，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性，保证电子文件的真实性和可靠性，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。推进档案信息化建设，规范档案信息化工作，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，达到电子文件永久保存的目的。但电子文件中心不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件大量堆积的局面。档案管理只有实现数字化，才能改善档案管理的模式，提高服务水平，通过数字化、网络化技术手段，建立起各级各类规范化、标准化的数据库，实现档案信息资源共享。
4. 由于信息技术发展迅速，硬件设备与软件系统升级换代加快，为适应新旧设备与新系统，也必须加强档案的标准化规范化意识，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，针对常用的电子文件类型实施保护，改变纸质文件档案化的系统化的方法体系，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。构建适应时代要求，提高档案现代化管理的整体水平，推动档案事业发展的新局面。
三、全面提高档案管理队伍的素质是推进档案信息化建设的关键
篇4
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
篇5
新时期新环境下，我国经济高速发展，信息产业紧跟时代步伐高速持续发展，这就对通信建设工程档案管理与使用有了更高、更全面的要求和标准，通信建设工程的市场使用价值也大大提高。通信工程档案的规范化高效管理使用是确保通讯建设工程顺畅施行的强力保障。只有通信建设工程的通畅施行才能适应繁荣发展的社会主义市场经济，通信建设工程档案管理与实际施行不但是企业高管层要重点关注的问题，还是我们基层部门不可避免要认真参与对待并切实落实执行的重点工作之一。通信工程档案简单解释就是对通信工程建造施工中，所产生保留存放价值较高的相关文字图片、影像资料等原始资料文档载体，能够真实全面保存与记录通信建设工程从立项到工程完工的整个过程的综合文件。落实并使用好通信建设工程档案的管理、收集整理及运用，并使其系统化、规范制度与通用化相，对于通信工程顺利建设有极大助力，也极大方便通信工程建成后的日常维修检测、扩建及升级工作。作为科技档案的核心组成部分，通信建设工程档案它客观真实的反应了通信建设工程施工的全部过程。
关键词：
浅谈;做好;通信建设工程;档案管理
一、新时期通信建设工程档案探讨
新时期新环境下，社会经济持续高速发展与进步，创新科学化管理的思维意识也在与时俱进的不断发展，通信建设工程的运行各行各业中牵涉越来越广泛与深入，这就要求通信建设工程的质量必须高标准严要求化。特别是在新时期新环境下推崇精准管理与质量精细化阶段，这就让通信建设工程必有一套完善系统科学化精准的评估体系。在实施建设通信工程严要求高标准建造前提下，加重对通信数据文件资料的精确分析研究，通信工程建设时就会避免盲目依靠感觉与经验来施工建设，贯彻落实严要求与高标准的施工要求，将通信建设工程档案作为工程核心基础，我们除了要注重建设施工方法，还要将质量细化分析运用到通信建设工程档案中去，使用相关的验证标准来检测通信建设工程档案质量并进行综合的评估。简单来说，通信建设工程质量的好与坏是通过通信建设工程档案来直接体现的，以此只有进行综合质量评估才能判断工程如何。一般情况下，通信建设工程质量可以通过通信建设工程档案的制定直观明了的体现出来，解读了解字面意思后，还必须从通信建设工程全面及背后进行研究了解。通信建设工程中很多数据资料，如文字、图片等等数字化资料属于隐蔽工程，只有通信建设工程竣工以后这种数字文件资料我们只有通过相关方法才能查阅，这就要求通信建设工程建设中要做到严格要求每一步相关工艺切实精准，只有这样，才能确保通信建设工程档案完工后正常便捷的使用。通信建设工程档案质量的好坏，从侧面反映了通信建设工程建造时是否按照相关管理规定来建造及相关建造人员素质及技术水平，通信建设工程档案质量的好坏问题与其他行业也有着紧密的关系。
二、通信建设工程档案中存在的问题
第一，通信建设工程档案管理存放不重视。相关建设单位相关负责人员对通信建设工程档案重视度不够，多数情况下会将档案工作直接转交给建设施工单位，监督性弱甚至直接使监督工作有名无实。个别建设施工单位没将档案文件分类归档，工程完工以后，致使档案遗失，无法交还回建设单位，这就会使通信建设工程档案中前期的文献数字文件散失，直到通信建设工程完工检查验收前期，建设单位要求施工移交工程前期建设相关资料时，施工单位才会将现存的零散文件交还，这就使通信建设工程档案前期资料不完整。第二，通信建设工程档案资料不完整。信息产业中通信建设工程档案关键问题是档案的完整系统化。资料事无巨细的与通信建设工程档案有关的内容都要及时入档。但是实际情况与工作中，可以发现通信建设工程档案中很多资料不齐全，丢失现象严重。比如通信建设工程档案签订的相关合同协议及政府相关单位批复的文件回复等等文件都有漏存与遗失情况发生。通信建设工程档案资料的流失势必会给工程完工以后带来各种各样的麻烦，严重时甚至会引发经济纠纷。第三，通信建设工程档案管理内容质量空洞。首先，是档案文件原件归档不及时，复印的文件多，求其原因是相关资料文件的监管部门或个人疏忽大意，未能及时追回资料文件原价，对通信建设工程档案相关设计施工单位合作中马虎大意，其次，法律文件文书手续准备不充分。很多没有建设施工，设计及监理等相关部门或负责人签字和盖章。最后，双方签订的合同和协议有无签字及加盖公章的情况发生，致使通信建设工程档案完工后，达不到相关要求。第四，通信建设工程档案管理人员专业技术差。负责整合通信建设工程档案文件资料的相关人员自身文件资料处理技术一般，为经过专业培训，导致业务能力不强，收集整合的资料往往缺乏重点内容，仅是单纯的流水账。第五，通信建设工程档案领导决策层重视度低。个别通信建设工程档案单位领导决策层重发展，轻视档案管理建设的老思想根深蒂固，在通信建设工程档案方面没有配足足够的专业技术人员。第六，通信建设工程档案施工操作单位没有落实专人负责制度。相关施工人员因为要要忙于施工建设，对档案资料收集、整合、分类归档可能会习惯性忽视，很多时候，施工建设单位领导决策层都会推脱不承担通信建设工程档案的担当。第七，部分通信建设工程档案相关设计人员是档案资料的编辑整合者，害怕档案资料分类归档后查找调阅麻烦，就讲档案资料自己存放，没有分类归档，很多时候导致通信建设工程完工后，档案资料遗失。
三、加强完善通信建设工程档案资料管理系统化
第一，通信建设工程档案档案资料源头分类归档工作。编辑监察通信建设工程档案资料文件的相关负责人员，应当严格按照档案工作相关管理规定，积极主动的与工程建设施工监管部门或负责人沟通交流，强调并督促建设施工单位工程建设中监察部门对通信建设工程档案的，说明各相关部门监管责任与职责。建设监管部门和施工单位、编制设计单位，监察单位都要单独签订合作协议及正规合同，并将这些内容整理分类后都收入档案中，这样就可以使各方合作单位能够切实认真的落实执行制定的相关合同与协议，将责任明晰化，各单位承当相关责任的档案资料，从通信建设工程档案资料文件源头抓起。第二，通信建设工程档案监管人员严把文件资料治疗关。通信建设工程档案资料文件都有一定的连续性和相关性，基于此点通信建设工程档案监管人员要结合自身实际工作经验，分析整合通信建设工程产生的各种类型资料文件，并对其严格认真的进行分类归档，解决存在的问题，通信建设工程档案资料的质量。在通信建设工程施工建设早期，对文件资料检查要查看是否完整，精确，体系化，重点注意通信建设工程施工建设中产生的重点文件资料是否已分类归档及是否完整。对通信建设工程档案资料文件的严格仔细检查，可以有效提高案文件的质量，养成档案工作的规范化，使通信建设工程档案监管人员强化档案监管意识并熟悉了解档案监管工作的流程。第三，完善健全通信建设工程档案工作制度。档案监管相关部门应当完善健全制定通信建设工程档案的相关工作规定，使通信建设工程档案的分类归档领域、通信建设工程档案工作的步骤、通信建设工程档案资料文件的整合与分类归档、通信建设工程档案的交接等问题都加以解释明确，方便对通信建设工程档案的监管各方进行高效管理，确保档案资料文件，完整、精确与体系化。第四，切实做好通信建设工程档案的保存和运用工作。当通信建设工程完工以后，相关的监管人员应当按时定期的对上级监管部门或负责人进行档案文件的档案交接工作，档案资料文件监管人员也要切实做好所交接答案文件的整合与保存工作，编制正规的目录索引，确保档案文件资料查找准确性及查全性，是通信建设工程档案作用发挥到最大，为相关的产业企业提供关辅助。第五，监察通信建设工程档案，严格审查，保证通信建设工程档案资料准确性与系统化。在通信建设工程施工建设过程中，要责任划分到个人，切实做到专人专项。档案专业技术人员收集整合档案资料，项目主管人员负责核查审计及签名认证，通过管理部门检查后有工程部门分类归纳。同时严格控制好施工建设单位及相关人员使用档案资料应当及时登记时间及使用者身份或部门。第六，专业技术过硬的通信建设工程档案监管人员是通信建设工程日常应用及维护的核心力量。通信建设工程档案监管工作是第一线的后期辅助工作，是通信建设工程正常运行的关键。通信建设工程监管人员的人用，要严把所用人的专业技术能力及职业素养，日常工作中要按时定期的开展专业技术人员的专业学习与职业素养培训，从思想上高度重视通信建设工程监管人员的政治觉悟。
四、未来通信建设工程档案在各行各业中的发展
政府、企业未来办公自动化已经是不可避免的趋势，通信建设工程档案在未来办公自动化的发展潮流中是最大的辅助力量。通信建设工程档案也注定会取代现有政府及企业现有的办公通信模式。结合本文以上所列通信建设工程档案中问题进行分析后，可以大体上整理出未来政府及企业等单位办公通信模式的发展潮流，可以概括为二大方面：第一，通信建设工程档案标准制度化。政府及企业等单位在现有的通信建设工程档案基础之上，会出现一个涵盖全国区域、可以多方同时横向与纵向交换信息的通信建设工程档案总档案库，并构建次一级的完整规定一致的子档案库借以整合全部的档案文件资料。以此为基础的，赋予地方政府及企业单位充足的自由运作权力，根绝实际情况及行业特点，加设个性化功能，保证全国通信建设工程档案库能够全部链接，而各地彼此影响通信建设工程档案的正常使用。第二，通信建设工程档案移动化。现阶段科学技术的飞速迅猛发展，通信保密安全与互联网之间的摩擦必将得到彻底合理解决，通过相关技术手段保证通信建设工程档案在接入互联网络以后，其通信建设工程档案的保密性不会受到较大影响，还可单独与互联网络外状态下隔离单独使用，通过多种类型的移动存储设备进行扶着，这样对防止档案文件的遗失与非法操作及侵入都起到较好的保护措施。我国通信建设工程档案与服务企业合作中出现的问题，只有针对性的整合出一些列通信工程档案与服务企业合作中出现问题的解决方法。综上所述，在通信建设工程档案建设过程中，通信建设工程档案监管属于一个核心组成部分，通信建设工程档案监管与通信建设工程质量有着密不可分的管理性。如果想要保证通信建设工程的质量就要严格落实通信建设工程档案监管相关规章制度。因此，工程建设施工过程当中，负责通信建设工程档案监管技术人员要加强自身专业技术学习，提升职业素养的同时还要强化岗位意识，对通信建设工程档案存在的问题，进行问题分析整合，要及时处理这些问题，确保所监管的通信建设工程档案无任何质量问题。
参考文献：
[1]蔡龙辉,章纯.浅谈通信建设工程监理档案的管理[J].数字通信世界,2016(2).
篇6
【关键词】信息档案管理；应用
随着现代科学技术的发展，医院的信息化建设得以迅速发展，医院信息系统在医院管理应用已经越来越广泛，其作用也越来越大，但医院的档案信息化建设还相对的滞后，严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用工作。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，这是我们当前亟待解决的问题。
1.医院档案的范畴和规范化管理的必要性
医院档案是医院在各项职能活动中形成，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由于这些记录，是伴随着工作活动的客观需要而形成的，因此，无论在形式上还是内容特征上，都表现这些资料的原始性和事实的确凿性。此外，由于它们真实地反映着医院工作的历史和现状，成为记载医院发展的宝贵历史资料，故有着无可替代的历史和法律凭证作用。医院档案的保存价值、法律凭证作用、借鉴利用决定了医院档案实现规范化管理的必要性。
2.现阶段医院档案信息化的现状
2.1对医院档案信息化建设重视不够
目前在国内的医院中，计算机应用已经成为不可缺少的一部分，从最简单的管理信息系统（MIS）和财务系统到完善的医院信息系统（HIS）、影像存档和通讯系统（PACS）、放射科信息系统（RIS）、实验室信息系统（LIS）以及局域网管理、办公自动化等，都已开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性，致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步考虑和同步实施。
2.2档案管理软件系统开发相对落后
目前，档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加，单版机计算机档案管理，已不适应形势的发展，与医院的信息系统无法连接，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级更新。
2.3档案管理标准化程度低
档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程，造成了低水平的重复建设；从现在阶段来说，医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致，规格不一，不能通用，也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中，档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准，医院内部的数据分析不能够统一，不能实现档案信息共享的要求，就谈不上是档案信息化管理。
2.4医院档案管理格局混乱
目前，医院档案管理是一个多部门管理档案的格局。比如医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、财务档案等。隶属行政办公室管理，而医疗文书档案、各种检查影像等又分属其他医务部门管理。管理部门采用的工作方式、管理方式不同，在管理职责上也不明确，也没有纳入医院的综合目标管理考核，这样多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。
2.5档案专业人员整体素质有待提高
目前医院现有的档案专业人员，一方面是知识结构单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面窄；另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员，现有人员工作不安心，主动性和创新性不够，不适合现代化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，只有这样才能更好的服务。
3.加强档案信息化管理的要点
3.1强化电子文件归档管理
充分利用医院网络资源共享的功能，将上级来文及医院各处、室形成的文件直接转换，进入档案室数据库。纸质文件归档同时，应将同版本的电子文件一并归档，同时并入本单位档案数据库系统，与医院办公自动化同步进行运行。
3.2硬件基础设施的投入
医院要加快档案信息化的建设。可以结合自己的经济能力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。从实际出发，充分利用现有设备，按照填平补齐、适当超前、适当延伸的原则购置适当的技术设备。包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、海量存储设备等。开发适合医疗行业使用的专门的档案利用软件。
3.3建立标准化、规范化档案管理体系
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储，交换格式标准，才能保证医院内部网、卫生系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行。
3.4加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享
档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务。同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展医院档案的服务功能，提高档案服务质量。高质量、丰富充足的信息资源是档案数字化的基础，是网络建设的核心。信息资源不足，网络就如“无本之木，无源之水”。
3.5规划、建立有特色的数字化信息资源库
数字化信息资源库包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。档案数据库是档案室网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国内标准为依据，集中力量建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库；另一方面，档案资源数字化整理也要与之配套进行，即使用数字模拟整合技术将室藏各种档案数字化。
3.6加强档案信息技术人员队伍建设
档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。信息技术、网络技术在档案领域的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。面对需求上的这一变化，首先要做好现职人员的培训工作，档案工作人员不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。 [科]
【参考文献】
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关键词：新形势 医院 人事档案管理 措施
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
随着我国国民经济的快速增长，所有企业的人事档案管理都发生了很大的变化，都在走向科技化、完善化，所以对于历史档案的保管及应用的过程要创新审核。历史档案的存在包含着每一个人的历史资料和相关证明，它清晰地、准确地记录着每一个人在工作上的表现、学识、素养等情况，为管理部门挖掘实践型人才，提供客观的依据。
一、当前医院人事档案管理工作存在的问题
（一）人事档案资料的真实性和完整性不足
人事档案是由医院的每一位工作人员的全面信息组成的，对于信息的收集是档案管理工作的重要核心，在人事档案的记录过程里，由于会涉及到之前的信息，因此信息的准确性与真实性无法查证，并且在信息填写时会因书写的不规范导致信息出现误差，大大降低了档案管理的可靠性与合理性。如今大部分的档案记载都是以陈旧的资料为主的，记录的是一些工作者的过往，不能够客观地反映出工作人员的实际能力与素质，例如服务态度、工作效率等，这些都是需要长时间观察才能发现的，以此来作为升职加薪的重要参照，这些在人事档案中是很少体现的。
（二）人事档案管理制度较为陈旧
由于社会的不断进步，社会对于实践型人才的需求每日俱增，人才的流动性也是非常的频繁，适当的人才流动对于医院是有利的，可以为医院注入一些新鲜的血液，改变一些传统的管理模式，由于受到传统制度的影响，医院的人事档案管理方式比较落后，不能适应新形势的需要。对于人事制度的创新可以为档案管理工作带来巨大的突破，但是在一些医院里，人事档案的管理体制并没有得到创新与改进，甚至出现任意涂改的现象。对于医院档案管理的考核体系也不够前卫，并没有把人事档案的管理作为目标来实施考核，关于医院的人事管理制度也不够创新，或者是没有将制度全面贯彻，这些都是限制人事档案管理工作顺利开展的因素。
（三）人事档案的管理手段较为陈旧
人事档案所包含的是工作人员的经历和如今的成绩，包括工作人员的私密信息，所以需要专门的人员进行管理，并且把他们单独地存放起来，人事档案信息的收集会需要一段时间，所以档案管理的工作量会有些大，以往的收集整理都是利用传统的手工方式，这种陈旧的方法已经不能满足现代医院的发展了。同样也不适用于档案信息管理，部分医院的信息化条件还不够高，缺少对信息管理与网络技术的完善。而以手工整理人事档案资料，是不利于网络信息化的发展的，也不利于医院人事档案管理水平的提高，出现错误的几率还比较大，使档案缺乏真实性。这是因为医院的领导者还未察觉到档案管理的重要性，因此在档案管理方面的资金投入较小，所以档案管理的设施比较老旧。
（四）档案管理人员的素质有待提高
在医院内，有一大部分工作人员对于档案管理工作的认知不够明确，认为档案管理只是资料的存放与整理的过程，并不会有技术与理论的要求，因此在医院内部对于档案管理的工作人员的配备是比较低的，会选择学历较低或是年龄较大的女性来进行档案管理工作。实际上，档案管理工作具有很强的系统性，对于管理者的能力与专业都有一定的要求，首先一定要具有一定的计算机基础，但是在现实中很少有管理者重视这些问题，只重视一些表面的工作，这对于医院的档案管理工作是非常不利的。
二、新形势下做好医院人事档案管理工作的方法
（一）加强人事档案的程序化管理
在当今社会市场经济模式下，人事管理制度不断创新与完善，为社会的档案管理工作带来了新的提升，并且为档案管理工作制定了严格的考核目标，利用严格的考核制度来高效地做好档案管理工作。特别是在遵守档案管理特殊化的要求下，全力推动信息化的管理程序，依据相关的合理化管理流程及相关的法律、执行程序等，明确地负责好历史档案的管护。
想要有效地完成此任务，要求现阶段的保管人员仔细研究关于历史档案保存的工作条例，在根本上完善执行管理条例与业务运用水平的实践能力；其次，必须建立一个规范化的管理体制，对所有的工作程序进行改善，理顺业务流程，以达到对全部的历史档案进行科学化的执行，对查阅的程序要求更加合理化，对于档案的分类要求更加规范化。并且，在此基础上，认真贯彻人事档案管理体制与规范。对于资料入档控制的流程、考查验证执行的程序、对于资料的保密控制程序，来促进历史档案资料有效的保管，使工作能够依据相关的规章制度合理进行。
（二）强化人事档案的信息化管理
人事档案资料属于一类宝贵的信息资源，不仅可以在现代化的管理中科学的运用，还可以在如今这个互联网时代全面地展示出它的信息化价值。在如今这个信息技术快速发展的时代，它不仅为人事档案管理带来新的机会，还扩大了领域。对于人事档案管理的业务来说，还包括对方法与流程给予全新的、完善的技术支撑，只有把医院的人事档案管理工作建立在程序、管理、人力这三方面的有效融合的基础上，才有希望使档案管理更加科学化、规范化。采用微机对于历史档案中的信息材料进行整合、处理、收集等，来达到对档案内容的信息化处理方法，这样不但可以使档案管理者有效地克服在反复操作时出现的复杂情况，也可以在很大程度上提高档案管理工作的应用效率，有利于促进档案资料信息化技术的运用范围、操作方式、传递速度的不断创新与完善，并且使医院的历史档案管理走向全新的时期。
（1）基于历史档案管理时加大对网络技术的应用范围，可以有效地完成历史档案信息化的保管，有利于及时地、精确地、方便地查询到每位员工的历史记录，为医院领导做人事调动的决定提供相关的数据材料。
（2）建立回档通知业务的管理策略，便利、精确地收集立刻出现的以往的档案资料信息，加深对历史档案记录内容的丰富。在平常的工作过程中，要有效地掌握与考察每一位工作人员在平时的工作中有没有受到过奖励或者是惩罚，各项新的技术、经验、事迹以及在培训时的状况等，将没有及时补充到档案里的内容做好记录，为档案信息的精准化提供有效的助力，这便是人事档案信息化管理的基本流程。
（三）强化人事档案科技化的管理
档案管理的科技化，主要是为了满足医院长久建设的发展需要。促进人事档案管理的内容走向信息化，是高科技发展的有力保障。在我国，市场经济体系的不断创新以及医疗水平的日益提升，为我国医院人事档案的工作质量的提高提供了一个良好的环境。在医院人事档案库的基本建设中，需要利用一些现代化的设备，特别是防水、防盗、防火、防虫、防潮等工作的实施，要全面建设一个安全性非常高的存储空间。
以上只是针对纸质纪录的人事档案工作。在新形势下，互联网的普遍应用使得在人事档案的存档方面，可以采用网络信息存储，这样很方便，而且比较节约时间空间，相对于传统的存储方式会有更高的安全性与准确性，在存储的过程里可以利用优盘或者是网络上的介质来进行存储，在空间上可以节省很多，在查阅时也会更方便，只要输入姓名便会出现所有信息，这对于陈旧的人事档案管理是一个创新与提高。
（四）加强人事档案团队素质化的管理
在科技发展的热潮下，提升人事档案的管理是当代经济发展的必然，要想做好人事档案管理必须有一个优秀的管理团队。这个团队具有自主创新与独立实践的特点，是一支含有应用型人才的管档团队，这是实现现代化管理的基本保障。随着计算机等先进技术的出现，对于存档人员的综合素质要求越来越高。只有人事档案管理工作人员具有很高的素质，才可以真正地实现管档工作的顺利进行。所以，最基本的就是对于档案管理人员综合素质的提升。另外，根据工作条例，加强对档案管理人员队伍的建设，也是促进医院的人事档案管理工作持续发展的需要。
三、结束语
人事档案的信息化管理是现代化的发展趋势，我们一定要对此引起足够的重视。医院在进行人事档案管理时，应充分应用现代科技的信息化技术，把它贯彻到整个人事档案管理体系，对管理者进行信息化的培养，这样才会使人事档案在管理上更加高效、便捷，促进自身服务的发展。人事档案是医院最看重的信息资源。因此医院对于人事档案实行大力度的管理、促M人事档案管理水平的提升，加强人事档案信息化建设，提升档案管理的工人员也要的管理思想，有利于提高专业的服务水平与自身的综合素质，使人事档案的作用发挥到最大化，保证医院的长远发展。
参考文献：
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【关键词】档案管理信息系统 院校教学 设计开发
21世纪，计算机技术的应用日渐广泛，借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代的推动作用。
1 院校教学档案的基本内容
教学档案是高校在进行教W活动中形成的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大致分为以下几类：
1.1 文件、规定等政策性资料
该类别涵盖上级教育主管部门、学校、学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、归档。
1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料
这是对教学的文件、规定的细化和落实，包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整理，形成归档资料。
1.3 学生名册、成绩等学生资料
学生作为教学活动的对象，其个人资料是极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。
2 档案管理信息系统的功能需求分析
2.1 海量数据高速处理
毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的需要。
2.2 系统服务器虚拟化
伴随这数据总量的增加，院校的档案存储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平台高效利用
档案管理信息系统的应用初衷在于提高档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案的高效利用。
2.4 档案管理安全防护
档案管理信息系统是依托网络构建的数字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水平。
3 院校教学档案管理信息系统的功能架构
按照各自功能的差异，系统的功能架构分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务规则模块。
3.1 平台层
所谓平台层是指档案管理信息系统的基本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的设计和开发工作。
3.2 档案管理层
档案关联信息系统是面向教师和学生的系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与档案管理需求的相匹配。
3.3 业务规则模块
该模块是对档案管理工作进行梳理和归类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构合理的教学档案管理分支。
4 档案管理信息系统的设计与开发思路
4.1 系统设计与开发的软硬件设施
硬件是支持系统设计与开发的基础，应该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意其拓展性和兼容性。本系统打算采用B/S结构，前段页面采用jsp技术开发，后台程序基于Servlet+JavaBean技术及MySql数据库，系统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳定，方便维护，扩展性良好的特点。
4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤
4.2.1 数据库的构建
对于院校的档案管理信息系统来说，数据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结构，进而构建数据库。
4.2.2 主界面的设计
主界面是系统面向用户的主要内容，其设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行操作完成档案的管理、查询等功能。
4.2.3 用户管理
从用户的账号功能角度分析，用户分为三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权限，使其能够有效利用档案管理信息系统。
4.2.4 附属功能的实现
在实际的档案管理工作中，涉及到打印、复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的便捷性。
5 结束语
综上，借助档案管理信息系统实现院校教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信息化的优势，推动数字化校园建设。
参考文献
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一、档案信息管理技巧
档案信息是一种重要的信息资源,新形势下可以运用以下管理技巧来做好档案信息的管理工作:
1.提高管理人员素质
要想做好档案信息管理,首先必须提高管理人员的素质。因为,档案管理人员水平的高低、专业知识的好坏,直接关系到档案信息管理的成效和发展。因此,提高管理人员的素质显得尤为重要。
比如,应组织培训让管理人员掌握熟练的专业知识,并通过不断学习来提高他们的现代化管理技能以及科学管理与开发档案资源的能力,只有通过培训和学习才能有效提高档案人员对档案资源的使用效益。所以,相关单位应充分充实档案管理人员的继续教育培训工作。
同时,还应组织管理人员集中学习现代化科学知识,计算机操作技能等。因为随着信息化时代的到来,档案信息电子化、办公自动化是档案管理的发展趋势,只有提高档案管理者的专业知识、计算机操作技能以及综合能力,才能使之成长为时代需要的复合型人才或信息专家,才能促进档案事业高水平的持续发展。
并且还应积极培养档案工作人员的敬业爱岗精神以及乐于奉献、全心全意为用户服务的品质和良好的职业道德。还应让他们了解一定的法律法规,以做好相关档案信息的保密工作。只有这样,才能真正促使他们做好档案信息管理工作,才能为用户和各单位,甚至为社会提供快速、优质的信息服务。
2.完善档案信息管理制度
要想对档案进行科学规范的管理,还必须完善档案信息管理制度。只有建立健全的管理制度,才能保障档案信息管理工作的顺利开展,并使高校的档案资源充分发挥出应有的效用。
比如,可以根据高校档案资源管理的实际情况,制订科学合理的两级档案管理制度,如一级管理主要是由高校档案室来进行档案信息管理工作,另一极管理则由基层立卷单位来进行高校档案的管理工作。两级同时进行管理,并制订相应的管理细则,就可以在分工明确的基础上,依据制度来进行管理。这样可以取得良好的管理效果。
在高校的档案管理过程中,建立有效的档案管理机制,可以规范档案管理并形成规范的档案信息管理体系。比如,对档案管理人员建立岗位责任制,对失职失责的管理人员依照惩罚制度进行相应的惩罚,可以防范或杜绝泄密违法事件发生,比如,建立档案信息借阅或使用制度,可以在保障信息安全的同时充分发挥其利用价值。只有建立健全的管理制度,才能使整个档案信息管理工作做到有章可循。
3.加快档案信息现代化管理
当今是科学技术高度发展的社会,档案信息管理只有顺应时展加快现代化管理进程才能更好地发挥其作用和价值。因为传统的档案管理,大多是以纸质档案为主进行保存,或者以照片、录音、录像等实体作为档案载体,工作人员主要是以手工操作为主完成档案管理,因此,费时费力,管理过程繁琐且工作量较大,以致很多有价值的档案信息资源大量被闲置或浪费。
随着电子信息时代的到来,为了提高档案信息的利用价值,
为了优化其存储环境,可以借鉴计算机存储技术,以便于档案信息的长期保存,同时还可以有效避免纸质档案造成的受潮、虫蚀以及火灾等灾害,减少一定的损耗和保管经费等。同时,现代化的科学技术管理还有利于档案信息的反复借阅。
在传统的档案管理的基础上加快档案信息现代化管理,运用电脑多媒体技术等科学技术的信息管理,不仅顺应了信息社会的发展趋势,还能加快档案信息系统化建设,并且能有效地实现档案管理工作各个环节的现代化发展,比如,借助计算机、光盘、缩微、多媒体等技术进行管理可以更好地为当代档案管理的现代化提供良好的帮助。
二、档案信息利用策略
档案信息是档案管理者进行各项管理工作的依据,作为档案管理者可以运用以下策略,充分发挥高校档案信息的利用价值:
1.打破传统的档案信息服务形式
档案工作服务的目的是为用户提供他们需要的档案信息服务,尤其是在当今信息化的社会,信息服务显得越来越重要。因此,管理人员必须打破传统的档案信息服务形式,将过去档案信息待查的服务模式转变为档案信息的开发利用,这样才能真正发挥档案信息的使用价值。
打破传统的档案信息服务形式,还要求工作人员将档案的工作重心进行转移,应积极主动地对那些需要档案服务的用户提供引导,提高档案信息的利用率。比如,对那些处于雪藏式的档案信息,应将其分类重新归档,并设置索引编号,加注档案类别,以供用户查阅并发挥出档案本身应用的价值;同时还应改变传统的被动坐等服务形式,应积极改变单一的查询检索
工具,同时还应积极做好档案利用信息反馈等工作,这样才能充分发挥出档案信息资源的利用价值,并促使档案信息管理的健康发展。因此,作为管理者必须主动转变服务观念,强化服务意识,积极改变传统的档案管理和服务形式,创造新的服务模式,以为用户提供他们所需要的档案资料,并有效实现档案信息的服务价值。
2.创建档案信息开发利用的网络平台
档案信息的有效利用还需要积极创建档案信息开发利用的网络平台,以借助网络来充分发挥档案信息的利用价值。比如,利用网络传输速度快、存储容量大,以及资源共享效率高等特点搭建信息网络平台,以方便用户、服务用户。
例如,以一个档案馆为中心,组建网络中心,在网上利用数据库进行档案信息收集、存储各种档案信息源等,再集中取舍分析、定量分析、效益分析,并利用网络平台高校图书馆以及各级直属单位等进行网络信息枢纽相互交流,对有价值的信息进行开发共享,以发挥出档案信息的利用价值。
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新农合档案是指在新农合工作中形成的对国家、社会、个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料的总称，是新农合工作过程的历史真实记录和原始凭证。以黑河市爱辉区新农合为例，2013年全区累计住院补偿4,082人次，住院医疗总费用3,097万元，住院补偿支出共计1,396万元。2014年1—10月份全区累计住院补偿3,612人次，住院医疗总费用2,796万元，住院补偿支出共计1,242万元。仅2013、2014近两年的新农合补偿人数就达到了7,694人，补偿支出2,638万元，形成了大量记录新农合工作开展过程的重要档案。因此，如何有效保护新农合档案，利用好新农合档案，促进新农合档案管理健康发展，保障新农合资金的安全，是新农合档案管理亟待解决的重大问题。根据笔者的新农合工作经历，当前新农合档案存在的主要问题有：无专人管理，零散混乱，整理方式不规范，不具备保管条件等。因此，建立健全新农合档案管理长效机制，督促各相关单位为新农合档案建好档、管好账，是目前新农合档案管理的首要问题。
二、完善制度规定确保将新农合档案管理工作落到实处
完善的制度是将具体工作落到实处的的保证，新农合工作作为一项涉及千家万户参合农民切身利益的大事，必须由严格的制度作为其工作指南，而档案管理工作又是新农合工作的一项重要工作，尤其要有完善的制度进行规范。
1.档案归档范围
新农合管理经办机构和参合农民在新农合活动中形成的不同形式和载体、具有保存价值的文件材料均属归档范围，包括各级经办机构印发的各项方针政策、规章制度、协议，和上级主管部门印发的贯彻实施的文件材料，下级新农合部门重要的报告材料等；参合农民登记、变更、注销及其他证明材料、缴费存根等；门诊、住院报销结算审核的医疗文书，住院登记和补偿审核材料等；各类报销依据、凭证、账簿、决算等会计审核文件材料；记录和反映新农合工作、有保存价值的不同载体的光盘、磁带、胶片、证书等实物。
2.规范档案分类
新农合档案可分为公务文书档案、参合档案、医疗文书档案、医疗会计档案、科技档案。其中参合和医疗文书是新农合职能活动中形成的业务性档案，它是新农合系统档案的主体，包括接诊、采集病史、制定诊疗方案、观察病情演变，以及重复拟诊和院后保健等，涵盖了病人进入医院大门直至出院的全部过程，然后再按类别划分。参合类可以乡或村为单位划分若干类，医疗业务类可按门诊、住院划分种类；住院类又可按省、市、县级定点医院分类。通过整体到局部层层分解，不但分成若干类目，且形成一个具有一定平行和隶属关系的类目体系。
3.档案管理监督、检查
要把档案管理工作纳入新农合工作重要内容，要将其纳入主要负责人的目标管理责任制，纳入新农合管理经办机构职责范围，明确领导分管，明确保管责任人，并为工作的开展提供必要的经费和保管设备，使新农合档案工作达到标准化、规范化。
三、新农合档案管理需要注意的问题
由于新型农村合作医疗制度涉及面广，参保人数众多，使得新型农村合作医疗业务档案数量大，因此在档案管理工作中要注意以下几点：
1.加强组织领导。要从管理人员、档案库房、必备设施等方面为新农合档案管理创造必要的条件，各级新农合管理部门在加强对现职人员的业务培训的同时，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。
2.强化档案室的硬件建设。设立标准化档案室，逐步配备照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，利用网络系统加强各部门之间的资源共享，沟通档案信息，以满足多方面的需求，从而推动新农合事业的发展。
3.做好档案的收集整理。加强收集，确保新型农村合作医疗业务档案齐全完整，同时科学地进行分类整理，实现业务档案的系统化。重视业务档案的分类工作，系统地加以分类、排列，使其系统化，便于日后查考利用。
4.建立档案移交制度。做好借阅登记，档案管理人员变动时，必须办理档案资料交移手续。
