机关单位档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇机关单位档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1技术资料和相关的文件采集的不够完全

由于农业经济技术科研院所都是以搞农业科研技术为主要任务的地方，担负着我们国家和省市的重大科研项目工作，这些搞科研的人员对进行科研工作时的资料信息都比较重视，然而他们却不能够理解档案的收集对这些科研工作有更为严格的保存方式，根本就没有对档案工作给予充分的重视，在他们的思想当中，自己研究的项目内容一定要放在自己身边才是最安全的，也可以说根本就没有拿档案工作当回事，所以也就不愿意他们手里的资料交于档案室内进行整理归档，有时就算给了一些资料，但根本就不够完整，因此，也就无法全面的反映出单位重要成果的全面性，这样也难免影响到档案资料存储的质量。

1.2在一些文书和资料存档流程中也是有漏洞存在的

有很多的部门和单位负责档案管理的人员并不是专职负责此项工作，由他们来负责文书档案资料的采集、整理、装订和归档的各项工作。并且这部分兼职档案员根本就不能固定一这一岗位上，流动性很大，他们各自的文化水平不相同，在工作的性质上也不同，而且对档案管理知识又了解的少，又不能够做到让其长时间的负责，所以这些人也不能够认真的去学习这项工作，在工作中，就会出现该归档的没有归档，不该归档的还归档了，没有一个清晰的定义，再有就是多年来在各部门中，没有把档案工作作为一项重要的工作来抓过，就使得很多具备保存价值的资料和文件不能够及时完整的进行归档，使后期的档案工作出现层层困难。

1.3档案人员配备及成文过程中呈现出资源上的铺张浪费

在平时的工作中，凡是各类起草之后的各部门的文书材料都要由专职人员进行打印、整理和下发，最后才能归档。而且在各机关单位中，都是各负其责，各自管理各自的文件资料，互不交差，相互帮助更是谈不上，工作上根本就谈不上协调，这种工作的形式，难免会造成人员配备上的浪费，也体现出了机关单位工作中的杂乱局面。农业经济技术科研院所在科研时资料的印制过程中有着更严重的浪费现象。一个项目的起初到最后评审结束要经过一个非常复杂的过程，而且要经过许多职能部门的协作，其中就会有材料的起草、打印和再修改再打印的一系列的工作，时常出现印刷重复和印废的现象，每年就这些类的纸张印制不知道要浪费掉多少，经费的花销到底会有多大，没有人过问此类事情，其实这种财物的浪费也是非常之大的，这些问题的出现都应该引起大家的高度重视，努力在今后工作中加以改善。

2采取有效措施强化档案管理

2.1努力强化档案管理机制，从档案人员的管理意识抓起

健全档案管理的规章制度，对各类文件的归档工作制定出各项实施细则，使工作人员都能有章可循，不致出现不该有的错误。在规章制度中要明确标出归档文件资料整理办法和档案存储的范围以及保管期限的具体条件，加上不予存档文书的管理手续等的有关规定，在制度的要求中还要涵盖有文件收和发时的登记、查阅时要有记录。明确档案管理工作人员的岗位责任制度。通过一系列的制度要求使得我们的档案工作能够更好做出成效，让人们真正的认可这一工作的重要性。领导的大力支持，会给档案管理工作增加非常大的分量，也使我们在平时的工作中减少许多的阻碍。这在日常的收集整理中，就可以最大程度的保证档案材料质量和来源的完整性，不至于科技人员的不信任的心理，使得我们的工作能够顺利开展。当然，在工作中，我们更应该做好自身的学习和进步，向领导和业务人员宣传好我们档案工作的重要程度和它对单位今后工作进程的影响力，明确档案工作存在的价值，强化人们的档案意识，让人们对档案工作给予高度的重视，以利于我们工作的圆满完成。

2.2档案管理工作人员更要不断的强化自身素质

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一、机关档案工作

1、认真贯彻落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（国家档案局令第8号），督促、指导县直机关完成保管期限表的修订工作，认真细致地审批各机关单位申报的归档范围和保管期限表。并对年年各机关单位文件材料的立卷归档工作进行监督与指导，使档案管理达到规范化、标准化。

2、机关档案信息化建设

加强各机关、企事业单位档案信息化建设，促进档案管理工作的电子化、数据化、现代化，保证档案作为历史资料保存不遗、不缺、不漏，完成电子文件的归档管理工作。

3、加强民生档案建设

民生档案是与公众利益直接相关的档案，为此我们重点对社会保险档案工作和社区档案建设工作加大监督管理力度，协助制定相应的管理办法，使其更好的为百姓服务。同时根据我县的实际情况，制定出切实可行的开展民生档案工作的方案，开始民生档案调研工作。

二、农业、农村档案工作

1、继续开展社会主义新农村建设档案工作，加强试点乡镇、村档案室基础业务建设，对未建档的行政村依据《档案法》中有关条款，加强监督、检查、指导，同时建立乡镇、村档案业务工作的指导名册，使乡镇、村的档案管理工作逐步达到规范化、标准化要求。

2、积极开展村级农民专业合作组织的建档工作，使农民专业合作组织依据档案所具有的真实性、可靠性、科学性、健康稳步地向前发展。

三、经济科技档案工作

1、民营企业档案工作

对已上报的规模以上民营企业和新增的民营企业，建档工作要做到身临其境，指导到位，使民营企业档案工作更好地为县域经济服务。

2、国有企业档案工作

加强对国有企业档案工作的执法力度，对不符合《档案法》要求的企业，要下发档案执法检查通知书，并责令其限期整改。对我县国有改制企业的档案工作进行管理和处置，并制定档案处置意见。

3、林权制度改革试点档案工作

为更好地开展林权制度改革试点档案工作，使档案工作与林权制度改革工作同步进行，我局将与林业部门沟通，积极配合林业部门的档案工作人员制定《文件材料归档范围》，建立健全档案工作各种制度，并有相应的安全防护措施，借以维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命。

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关键词：档案；管理；理念

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）21-0153-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时,由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

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一、档案资料和登记簿关系

伴随着档案管理数字设备使用率的增加，档案管理水平大幅提升，房屋登记部门大都采用电子登记簿，很多房屋登记从业人员都未见过实质的房屋登记簿，部分人员甚至简单认为，登记簿就是房产档案资料。

2007年《物权法》开始实施，这是我国首次从法律层面提到不动产登记簿的概念，该法第16、17条规定，不动产登记簿是物权归属和内容的根据。不动产登记簿由登记机构管理。不动产权属证书是权利人享有该不动产物权的证明。不动产权属证书记载的事项，应当与不动产登记簿一致；记载不一致的，除有证据证明不动产登记簿确有错误外，以不动产登记簿为准。明确了不动产登记簿要高于权属证书的证明效力，改变了以前的房屋产权证书是房屋权属证明最高效力的做法，将登记簿的地位和意义进行了明确规定。

房屋登记簿是房屋权利归属和内容的依据。房屋登记档案是权利人在申请房屋登记时向登记机构提交的反映其产权来源的原始凭证以及登记过程中形成的相关材料。因此，登记档案是登记过程中的原始材料，是判断登记是否存在错误的最基础的证据材料。房屋登记簿与房屋登记档案有以下区别：

1.两者内容不同

房屋登记簿是登记机构制作的记载房屋权利状况、自然状况和其他状况的法定簿册。房屋登记档案主要是指登记案卷。登记案卷内除了当事人向登记机构提出的登记申请外，还有当事人提供的各种登记文件资料，以及登记机构在核准该项登记时审核过程的记录。

2.两者公开程度不同

登记档案中有一些涉及当事人个人隐私的内容，如婚姻、收养、遗嘱、诉讼等，不宜向公众公开查阅。而设置登记簿的目的是为了公示，应当允许公开查阅，提供身份信息后，任何人都可以对房屋的自然状况和权利状况以及房屋是否设定抵押和地役等情况进行查阅。因此，建立房屋登记簿后，房屋交易人欲知悉房屋权利状况，通过查询登记簿即可，而无须查询房屋登记档案。

可以看出，房屋登记簿是档案资料内容的集中体现，源于档案资料，但又不是简单的档案资料的复制版，而是经过登记机构审核制作后，旨在体现房屋的权属和权利状况，并且对个人隐私内容进行了屏蔽。而房屋档案资料是全部的房屋登记信息。两者在查询方面也有明显区别：档案资料的查询要比房屋登记簿严格很多，要严格按照《城市房地产权属档案管理办法》的要求，查询者必须是所有权人或者利害关系人，或者是上述办法明确规定的相关部门。

二、房产档案立卷只能按丘建档

《城市房地产权属档案管理办法》第14条规定，房地产权属档案应当以丘为单元建档。许多房地产档案管理部门严格按照此规定，以丘为单元进行建档，丘号的编定按照国家《房产测量规范》标准执行。丘是指地表上一块有界空间的地块，只属一个产权单元时称独立丘，属多个产权单元时称组合丘。

伴随着城市化进程不断加快，旧城改造、棚户区改造、城市功能区变化，都使城市房屋状况经常发生变化，房屋的变动具有不可预见性。《城市房地产权属档案管理办法》第15条规定，房地产权属档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷。卷内文件排列，应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系为序。因此，如果按照《城市房地产权属档案管理办法》用丘建档，我们必须给每一丘预留一定的空间，防止房屋变动后，新形成的资料无空间存放。但由于城市变化的不可预见性，所留空间有可能几年不用，也可能变动频繁，经常不够用，因此会产生档案管理人员最头疼的档案倒架问题。

在1990年以前，规范的房屋登记部门权属档案以丘为单元建档，以房地产权利人为全宗立卷，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。这样的管理模式对数据统计以及档案管理的规范起到了很大促进作用。但上世纪90年代后房地产业的飞速发展，房产档案管理现代化水平的不断提升，档案管理已经逐步形成以电子管理为主的模式，目录索引和档案号的形成大都采用微机管理。如果按丘建档和对房屋档案的变化进行并卷，很多城市每年十几万卷新增档案，倒架和预留空间都变得不现实，因此在实务中很多地方采用了流水号进行管理。

《房屋登记技术规程》5.3.3规定，纸质档案宜采用每办理1件登记所形成的材料立1个卷；合并办理的登记材料宜合并立卷。5.3.5 纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。5.4.2 电子档案应以1次登记为1件，按件建立电子档案目录。从中可以看出，技术规程制定后，已经不再要求按丘建档，而是采用更方便档案管理的流水号管理。根据《立法法》中关于“同一部门制定的法律冲突，新法大于旧法”的规定，虽然住建部未修改《城市房地产权属档案管理办法》，但已经不再强制要求按丘，并采取了开放的态度，以适应新技术和新形式的发展和变化。

三、律师在房产档案查询时不受限制

当前，登记部门的很多人员对律师可以查询房产的范围不是很清楚，感觉律师是从事司法工作的人员，可以和公检法等部门工作人员一样，提供相关证明后就可以和公检法部门一样对房产档案进行查询复制。

《档案法》第20条规定，中国公民和组织持有合法证明，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。《房屋权属登记信息查询暂行办法》第7条规定，房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询。《房屋登记簿管理试行办法》第14条规定，个人和单位提供身份证明材料，可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况；权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息。有关查询的程序和办法，按《房屋登记信息查询暂行办法》的有关规定执行。可以看出只要申请人提供自己的身份证明，就可以查询登记簿中的部分内容。《城市房地产权属档案管理办法》第24条规定，房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。《律师法》第35条规定，根据案情的需要律师自行调查取证的，凭律师执业证书和律师事务所证明，可以向有关单位或者个人调查与承办法律事务有关的情况。可以看出，只要律师提供律师事务所证明、本人执业证书和当事人的委托书，委托书只要与被查询内容有利害关系，就可以查询登记簿的相关内容。立案证明不应是律师查询需要提供的必要证件。

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1制定依据《办法》制定的主要依据包括《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA／T28—2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发［2006］2号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）、《中国地震局基本建设管理办法》（中震财发［2008］37号）。2主要内容《办法》包括总则、管理机制、项目文件材料的收集、项目文件材料的整理和归档、档案的验收、档案的归属与移交、附则等7个章节。主要内容包括办法的适用范围、基本概念、指导原则，各级管理单位职责，文件材料的收集范围和要求，文件材料的分类、组卷、编号、排列、目录编制、装订和装具、归档要求，验收的准备、申请、组织，档案的归属原则、移交要求等方面，基本涵盖了基本建设项目档案管理的全过程，概念清晰、流程规范、操作性强。

二、领会《办法》要义，指导基本建设项目档案管理实践

1突出了项目法人的重要性和管理职责项目法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程项目负有法定责任的企业或事业单位。项目法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为基本建设项目管理的重要基础。《重大建设项目档案验收办法》等国家有关规定和《中国地震局基本建设管理办法》中也明确了项目法人单位在档案管理工作中的职能责任。《办法》特别强调了项目法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与项目建设的其他单位相比，项目法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设项目中，项目法人单位更应做好项目档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入项目实施全过程管理的范畴，如应在项目总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定项目档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在项目建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。

2明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、项目法人单位、其他建设单位的职责。《办法》在重点突出项目法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。《办法》要求建设单位中负责实施、监理、财务等项目相关工作的部门，应指定专人负责项目建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，《办法》还关注了项目文件材料产生的重要主体———项目设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于基本建设项目具有较强的专业性，档案部门对项目文件材料的实体内容往往很难把握，因此，《办法》首次明确强调了监理单位对项目施工文件、竣工图、监理文件等重要文件材料的审核责任。在项目文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序规范性进行把握，同时通过文件材料的内容对项目建设质量是否达到国家有关标准进行把关。

3明确了项目文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原则《办法》根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了基本建设项目文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计基础文件，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等12类，共83种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。项目法人单位应根据各个项目的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的项目，项目法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、规范管理。地震部门的基本建设项目实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、项目管理等多方面内容，个别项目还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用《地震档案分类表》分类，会出现一个基本建设项目产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报”、“地震科学研究”、“基本建设”、“设备仪器”、“环境保护及其他”等多个基本类目以及下属子类的情况。这样的分类方法会割裂一个基本建设项目中各管理环节、各分项、各工程之间的内在联系，也不利于统一管理和未来的查找利用。根据国家关于基本建设项目档案分类的要求，《办法》明确了基本建设项目的分类编号原则。基本建设项目应实行全宗管理，项目法人单位应根据国家有关规定和项目实际情况制定项目档案的分类编号方案。大中型建设项目可首先按工程或专业分类，再按照建设单位等设属类；部门自身建设项目可直接按项目、结构或专业分类。

4加强了对档案工作各环节操作的规范统一《办法》整合了国家关于档案收集、整理、验收等环节的具体操作要求，确保了地震部门基本建设项目档案工作各个环节都有较为统一的标准。其中，根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了项目文件材料的分类和组卷方式、案卷与卷内文件排列规则、编页、编号、编目、装订等要求；根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，明确了案卷目录、卷内目录、备考表的格式要求，档案盒、档号章的规格等；根据《重大建设项目档案验收办法》，明确了验收条件、申请报告内容、组织主体和方式、验收意见内容等。对于档案整理的基本方法、各类表格的格式和用具的规格，各建设单位可直接按照《办法》要求执行。对于分类和组卷方法、文件排列要求等专业性较强、《办法》中表述较为概括的条款，项目法人单位可在《办法》基础上，根据各个项目的特点，在项目档案管理制度中进一步细化，增强可操作性。

5对不同形式、载体文件材料的归档提出了概括性要求除纸质文件材料外，基本建设项目实施过程中还会产生其他形式、载体的文件材料。其中，照片档案对于真实、直观、准确地反映项目施工等环节的具体过程和工程质量起到不可代替的作用。《办法》要求建设单位应注意对照片档案的收集、整理和归档。照片档案的收集和整理工作应参照《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）等规定执行；而对于照片的收集范围、内容、拍摄要求、数量等，项目法人单位应在项目档案管理制度中根据各个项目的实际情况加以明确。对于电子档案的管理，《办法》要求建设单位应以案卷目录和卷内目录的电子著录、数据库管理为基础，对项目档案逐步实行全文数字化管理。对重要的项目文件材料，在收集纸质文件材料的同时应收集其对应的电子文件材料，电子文件材料的收集和整理工作应参照《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）、《中国地震局电子文件归档与管理规范》（中震办发［2009］53号）等规定执行。建设单位还应积极开展档案数据库建设，逐步实现全部项目档案的全文数字化和数据库管理。

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一、上半年工作

（一）特色工作

1、印发自档（2009）13号《关于收集反映60周年暨*市建市70周年历史档案资料的通知》。深入到各区、县及市级近30个单位收集反映60周年暨*市建市70周年历史档案图片资料700余张。

2、为庆祝*市档案馆成立50周年，主办了《兰台之歌》主题文艺晚会，编辑出版了《传承历史服务现实——*市档案事业发展五十周年回顾》画册。

3、与市科技情报所筹备，利用档案载体立项，加快我市档案馆馆藏档案数字信息化进程。

（二）日常工作

1、2009年上半年共抢救档案1880卷，167331张，完成目标任务的47%，档案著录1982条，完成目标任务的49.5%。

2、按照省下达的档案工作规范化管理目标任务，年初以自档［2009］28号文制定下发了《关于对纳入2009年档案工作规范化管理达标晋升和复查单位进行验收的通知》，对2009年纳入市、区、县档案工作规范化管理及复查的档案馆、机关、事业、企业、科技事业单位进行了安排部署，明确了验收、复查的时间。2009年上半年，全市共完成5个单位档案工作规范化管理达到省级标准。其中*电业局、*市精神中心（市五医院）为省一级，市委办、*电业局沿滩供电局为省二级，市畜牧局为省三级。

3、为全面推进依法行政工作，以自档（2009）26号印发了《*市档案局全面推进依法行政总体规划》。对金融、保险、证券、邮电行业的15个单位开展了专项档案行政执法检查，纠正了一些档案违法行为。深入自井、富顺开展档案“两个体系”建设和家庭档案建设工作的调研。

4、为加快社会主义新农村建设，加强对民生档案的监督、指导，我局以自档[2009]25号文印发《*市社会主义新农村建设档案管理暂行办法（试行）》及市、县（区）、镇（乡）、行政村社会主义新农村建设文件材料归档范围和文书档案保管期限表，下发县（区）档案局执行。

5、为纪念建市70周年，我局自2008年初接到编写《因盐设市纪录》一书任务后，工作人员夜以继日的工作，2009年3月底完成初稿，经修订、校对，一本45万余字的《因盐设市纪录》一书已交付出版单位正式出版。

6、党务、党建、党风廉政建设、行政效能、社会维稳，做到领导重视，机构健全，年初有工作计划，工作有记录，未发生安全事故，无违法、违纪行为发生。

7、积极全面落实科学发展观各项工作，深入社区、企业、农村开展调研，寻找档案工作如何为社区、企业、农村服务的切入点。

8、草拟、论证、修改了《*市家庭档案管理办法》、《*市中介组织档案管理办法》2个规章。与相关部门协调筹备*市民营企业档案工作会议，并草拟了相关材料。

9、四川省重点档案抢救川南片区现场交流会3月在*圆满召开，接待与会代表100余人，得到省档案局的表扬。

10、四川省经科档案工作协作组第四组档案学术暨经验交流会于2009年4月22——23日在*顺利召开，交流学术论文13篇，接待与会代表70余人。

11、安全保管馆藏档案、资料36万卷、件。安全检查2312卷，提供修复档案1087卷，接收进馆档案548卷，资料96本，整理资料1016本，完成了建市70周年三本书涉及档案解密及相关单位协调解密工作。

12、接收原市体改办档案文书、财会等档案1200卷，接待查阅咨询利用者60余人次，收集现行文件120余份，上传40余份现行文件到*市档案局网站。

13、积极参与落实市纺织厂等4户国有企业政策性破产档案处置工作。

14、完成*市档案馆爱国主义教育基地参观接待任务，共接待参观者400余人。

15、完成建市七十周年大型图片展承办、制作的前期准备工作。

16、规范整理檀木林宾馆和*市劳教所等单位的档案近20000件。

二、存在问题

1、个别单位及个别领导对档案工作重视不够，认识上存在差距。致使出现档案不齐全、完整和规范。

2、档案工作人员不足且多为兼职，年龄偏大，知识面窄，不适应档案工作信息化要求，工作开展有一定难度。

三、下半年工作打算

1、围绕市委、市政府的中心工作和“四川省2009年度档案工作目标管理责任书”，逐条检查，确保我局全面完成省、市目标任务。

2、根据四川省发展和改革委员会、四川省档案局联合印发的川发改投资（2009）482号文件《关于编制县级综合档案馆建设规划的通知》要求，全面、准确、完整、及时的编制我市区、县档案馆库建设规划和上报审批工作。

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地方职工档案规章制度建设的实践与社会效应

计划经济时代，立法侧重于维护国家利益，而不注重或者说忽略对公众合法利益的维护。2003年哈尔滨市档案局在市委、市人大和市政府的关心和重视下，经过大量地调查研究，广泛听取各方意见，历经数十次修改，起草制定了《哈尔滨市档案管理条例》(以下简称《条例》)，并于6月经市人大常委会审议通过，经省人大常委会审议批准，颁布出台了《条例》。《条例》共34条，是哈尔滨市第一部规范全市档案和档案工作的地方性法规。《条例》中的一个创新点是从法规上予以明确了职工档案丢失、损毁可以补救问题，即《条例》第二十条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案发生丢失、损毁的，有关单位应当及时采取补救措施。补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。具体认定办法由市人民政府另行制定。经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力。”

2005年，根据《条例》授权，为了解决职工因档案丢失、损毁无法办理养老保险、医疗保险、社会低保以及职工在改制中无法享受经济补偿、相关福利待遇、人员流转等社会实际问题，哈市档案局与市劳动局共同起草制定了《哈尔滨市企业职工档案丢失损毁补办认定办法》(以下简称《补救认定办法》)。该《补救认定办法》确定了责任单位，明确了补办认定程序和要求，规定了相应的法律责任，体现了政府保护职工切身利益，为群众办实事的宗旨。市人事局和市劳动局依据《补救认定办法》又相继制定出台了《哈尔滨市非企业人员人事档案补办认定实施细则》、《哈尔滨市未参加基本养老保险统筹已经没有生产经营能力且无力缴纳基本养老保险的城镇集体企业退休人员发放生活费工作的实施办法》。

截止到2009年，市劳动局依据《补救认定办法》为760名职工补办档案、为1026名职工认定档案，解决了因无档案或档案不完整无法办理养老保险、医疗保险等问题；依据《哈尔滨市未参加基本养老保险统筹已经没有生产经营能力且无力缴纳基本养老保险的城镇集体企业退休人员发放生活费工作的实施办法》为9800余名退休人员认定档案，解决了社会最低保障、享受补助等问题；市人事局依据《哈尔滨市非企业人员人事档案补办认定实施细则》为9名职工补办档案、为30名职工认定档案，解决了流动人员流转、自主择业等问题。在这些补办认定档案人群中，下岗失业职工占80％以上，通过补办认定档案，解决了下岗失业职工最基本生存问题，有效维护了社会稳定，促进了和谐社会建设。

近几年，随着企业改革的深入、人员的频繁流动和老职工退休事务的增加，对职工档案管理的重视程度更加弱化，职工档案无人问津，乱扔乱放，甚至丢失。目前，哈市除机关、少数国家大型骨干企业、事业单位的职工档案实行规范化管理外，多数用人单位的职工档案工作是分散管理的。好一点的用人单位将职工档案放到人事劳资部门管理，差一点的用人单位将职工档案放到业务管理部门保管，更为严重的用人单位将职工档案放到人事劳资人员家中或者单位领导手中。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。一些改制破产企业的职工档案随意更改，档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整、不准确等。这样的管理方式，有悖于国家关于职工档案管理的规定，给职工档案管理工作带来许多麻烦，影响了档案管理的严肃性，侵害了职工个人利益，不利于促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。职工档案问题就是民生问题。2007年，在解决补救档案丢失这一突出问题后，市档案局经过反思，认为有必要从根本上解决职工档案问题。因此，为进一步明确职工档案管理范围、内容、方式、标准等，以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要，我们起草并提请市政府于2008年出台了《哈尔滨市职工档案管理办法》(以下简称《职工档案办法》)。《职工档案办法》对职工变动档案管理的问题做出规定：“职工在劳动合同期限内变动工作单位或者解除(终止)劳动合同的，用人单位应当在30个工作日内将其档案转交其新的用人单位或者其户籍所在地的档案代管机构。用人单位不得扣押职工档案。用人单位无故扣留职工档案，职工可以到所在地劳动、人事行政部门申请仲裁”。并对对职工档案利用的问题做出规定：“职工个人查阅本人档案，应当凭身份证，用人单位查阅职工档案凭加盖有用人单位公章的介绍信。查阅档案应当申明查阅理由，由档案管理机构根据规定和需要提供档案材料”。可以说，《职工档案办法》在立法内容上充分有效地体现了以人为本的理念。

职工档案规章制度建设的原则和工作思路

实践中，我们遵循“实践需要、条件成熟、特色鲜明、重点突出、切实管用”的立法原则，并以此确定了工作思路：

一是体现立法的可操作性。地方法规的精髓在于根据国家和有关上位法律、法规的精神对其进行补充和细化，条文尽量做到明确具体、简明扼要、备而不繁、切合实际。如：人事档案移交问题。《档案法》、《企业职工档案管理工作规定》对企业事业单位终止人事档案移交工作没有做出规定，我们在制定《条例》时，提出了“企业事业单位终止，其人事档案应当移交给人事或者社会劳动保障部门保管”的规定。地方立法不是“宜粗不宜细”而是“宜细不宜粗”，尽可能对规范的事项做出明确、具体的规定，确保地方档案法规有较强的操作性。

二是力求立法的创制性。对没有规定而实践中急需做出规定的事项做出规定，是体现地方立法创制功能的一项重要内容。在制定地方法规时，要着重解决本地区实际存在的需要由法律来调整的，而不是对国家和有关上位法规的简单翻版，要考虑现实需要。如：公民知情权问题。随着市场经济的发展和民主建设的推进，我国公民对社会生活的参与度越来越高，他们受《宪法》所保护的知情权和监督权也迫切需要得以实现，而《企业职工档案管理工作规定》中提出“任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案”的规定，显然与当前实际和《宪法》相悖。因此，我们在制定《职工档案办法》时，明确“职工个人查阅本人档案，应当凭身份证”这一保障公民知情权、监督权得以实现的档案开放制度。随着政务公开工作全面开展，这一条款的规定在工作中发挥了独特的作用，体现了地方立法的创制性。

三是立足立法的前瞻性。在社会转型、体制转轨的特殊历史阶段，地方立法要正确处理公共利益和公民的合法权益关系，维护最大多数人的最大利益；要正确处理强制与引导的关系，注意发挥法律规范的引导功能；要正确处理立足现实和改革创新的关系，力求不断有所创新。如：职工个人档案的保护问题。《档案法》和《企业职工档案管理工作规定》对这一问题没有规定。因此，我们在制定《条例》时，规定对职工个^档案发生丢失、损毁的，要求“有关单位应当及时采取补救措施。补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力”。这一条款与《宪法》中强调“公民的合法权益不受侵犯”精神是一致，彰显了以人为本的思想，体现了地方立法的前瞻性。

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会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性试论

一、会计档案的作用

1.会计档案直接影响经济工作

从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。

2.会计档案保护国家利益不受侵犯

改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体

电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

参考文献:

[2]周卫珍.谈会计电算化后会计档案的变革.山东档案,2002(4).

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一、海防部队地籍档案管理工作的基本任务

地籍，即土地的“户籍”，是国家为了一定的目的，记载土地的权属、界址、数量、质量和用途等基本情况的图簿册。军用土地的地籍档案，依据《中国人民地籍管理办法》第二十七条之规定，是我军各级组织“在土地管理工作中形成的具有永久保存价值的文字、数据、图件、计算成果和声像等资料”，基建营房部门“必须做好地籍档案的管理工作，充分发挥档案资料的作用”。

科学的地籍档案管理工作是用好、管好军用土地的重要保证。海防旅团进行地籍档案管理的基本任务是按照集中、统一的管理原则和要求，科学地管理本部队所属军用土地的地籍档案，为本级党委首长的决策指示以及上级基建营房部门的业务指导提供服务和依据。这些任务要通过收集、整理归档、鉴定、保管、统计和利用等6项工作内容来实现：

──收集：将基建营房业务工作中有关地籍的有后续查考和利用价值的资料收集、保存起来。

──整理归档：将分散零乱的地籍材料按一定规则进行分类、排列、编号、编目，使之有序化、系统化。

──鉴定：旅团单位的营房图档室在上级业务部门的指导下，视情会同本级保密档案室，判定档案材料的价值，确定保管期限。

──保管：按照档案的保管要求，通过改善库房条件、完善管理制度，尽可能地延长地籍档案的寿命，以及防止丢失和失泄密问题。

──统计：以表册、数字的形式，反映地籍档案及地籍档案工作的有关情况，以便更好地了解与掌握本单位军用土地的管理情况，以及研究地籍档案工作自身的规律性。

──利用：海防部队对地籍档案的利用形式，除了服务于上级业务部门的决策外，主要是与地方相关单位交涉有关军用土地资产事务时提供合法、有效的凭证。

二、海防部队地籍档案管理的现状

地籍档案作为科技档案的一种，其管理工作应当遵循完整、准确、系统和安全的要求，以便于发挥其应有的作用与效能。完整，就是要做到地籍档案材料齐全、成套，不可残缺不全;准确，就是要做到档案材料能有效反映地籍实情及其发展变化过程;系统，就是要保持档案材料之间的有机联系;安全，就是要有科学、可靠的软硬件环境，确保档案得到妥善保管。

海防旅团处于我军军用土地管理体系的前沿，担负着集中管理本单位地籍档案的任务。近年来，尽管地籍档案管理的软硬件条件有了一定程度的改善，但仍存在以下几个方面的不足：

（一）标准化程度低，完整度不高

海防旅团因基本战备任务有别于机动作战部队，所辖营区的分布往往呈现点多、线长、面广的特点，既有一茬茬官兵连续使用了数十年的在用营区，也有历次精简整编而产生的空闲营区，还有近年来为满足多样化军事任务和实战化训练的需要而征用的新建营区。各种类型军用土地的地籍档案材料由于制成年代与单位的不同，往往要素不齐、格式各异，有的档案中缺少交界双方签字盖章的红线图，有的档案中无土地沿革变化资料，有的未将征拨土地批文或拆迁补偿协议整理归档;而有的国防工程，建设前未归口到营房部门承办，建成后也未将相关资料按规定移交到地籍档案库。

（二）自动化程度低，精确度不高

宗地草图、地籍调查表等测绘调查成果，是地籍档案中最重要的基础资料。海防旅团现有的地籍档案中，约九成以上形成于上世纪八十年代甚至更早，限于当时的技术与设备条件，其宗地图、红线图等均采用的是皮尺丈量等手工作业方式而成的模拟地籍图，成图精度不高（从下图中的主要地物的位置和形状可见误差之显著），边界、距离、面积的测量测算不够准确，给军用资产的维权保值带来了困难。九十年代中后期，随着电脑在机关日常办公中的日益普及，各单位地籍管理工作特别是相关图纸的绘制，逐步采用了Auto-CAD等计算机辅助设计手段，尽管这在一定程度上实现了自动化作业，但由于实地测绘仍主要以手工作业为基础，因而精确度依然不高。

（三）数字化程度低，利用率不高

档案管理的最终目的是利用，地籍档案亦不例外，只有让地籍档案充分服务于日常的军用土地管理工作，才能真正体现出其价值。目前，海防旅团的地籍档案大多以纸质件形式存在，且集中存放于营房部门的图档室，这种传统的档案保管模式虽有一定的历史原因与合理性，但在地籍档案的利用需求正逐步增长的今天，已经显得难以适应形势发展的需要：分散在各个点位上的海防分队作为各宗地的实际使用者，同时也是最得力的日常管理责任单位，但基层单位很难查阅到地籍档案，以致于甚至无人能准确地掌握本营区的权属界线究竟在何处。

（四）通俗化程度低，可读性不高

地籍档案具有较强的专业性，对管理人员的素质提出了较高的要求，既要了解档案管理的一般原则和程序，也要熟悉科技档案的标准和制度，但旅团级单位通常没有培训的途径和名额，负责地籍档案的干部或士官依靠岗位自学往往是似懂非懂。即使是最直观的红线图，也与官兵日常训练使用的军事地形图有较大差别，对于没有任何专业基础的普通官兵来说，进行判读有一定难度，特别是作为海防分队营区，各宗地往往依山傍海，形状极不规则，并且地物地貌变化较大，难以依靠传统的图地对照辨明实际界址。

三、加强和改进海防部队地籍档案管理的对策建议

海防部队现辖的各个营区大都地处沿海农村地区，这些原本坐落偏僻、无人问津的军用土地，随着驻地经济建设的不断发展而价值上升，有的开始出现权属争议，有的被地方人员逐步蚕食，甚至有的被个别政府部门“误占”。要破解军用土地权益保护面临的这些困局，需要从多个方面入手，而其中最基础的一项当属加强和改进地籍档案的管理工作。

（一）加强地籍档案管理工作的组织领导。凡事预则立，不预则废。管理好地籍档案，首要的是要加强组织领导，周密统筹安排。一是强化后勤机关的领导力度。旅团保障部（处）要将地籍档案管理工作列入年度工作要点，并分工一名副职领导负责，及时协调该业务工作遇到的矛盾和困难。二是列入营房部门的重要议事日程。要通过科（股）务会、定期检查等途径做到常抓常议，适时分析地籍档案管理工作形势，及时向部（处）党委和分管副职领导报告情况。三是争取相关部门的指导和支持。向上要积极求得上级营房处（科）对本单位地籍档案管理工作的指导和帮带，向下要大力呼吁营连党委（支部）对该业务工作的重视和支持，在本级要主动与司令机关保密档案部门协调，及时借鉴他们好的经验做法。

（二）建强配强地籍档案管理的人才队伍。人才，是事业兴旺的关键，管理好地籍档案，根本的是要建立和保持一支专业人才队伍。一是通过院校进行系统培训。地籍档案管理人员是部队的“小兵种”，也是“技术兵种”，培训周期长、保留人才难，但又不可或缺，部队自身缺乏足够的培训力量，因此应当由相关院校集中承训。尤其对旅团级单位的受训对象，院校培训应注重基础概念与实际操作的结合，使之能较快、较好地适应地籍档案管理工作一线的岗位需求。二是在岗位实践中提高能力。海防旅团要把地籍档案管理专业的相关内容列入本级机关业务年度训练计划，督导管理责任人员搞好自学和岗位练兵，适时组织考核与检查，同时要注重多给他们交任务、压担子，鼓励他们出点子、想办法，让他们在推动地籍档案管理正规化建设的大项任务中得到锻炼和提高。三是通过轮训抓好人才储备。参照总部有关主战和复杂专业岗位的人才队伍建设规定的要求，地籍档案管理人员由于编制员额少、技术性强，应当有不少于100%的超额训练和储备对象。海防旅团应当根据本单位军用土地数质量情况、地籍档案管理现状等实际，确定适当的储备比例，以分期轮训、以工代训、定期勘察等方式，选好、训好预任管理人员，使之经常保持较好的地籍档案管理工作技能状态，在现任管理人员出缺时能够尽快接替上，保证业务工作的正常开展。

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一、上市公司会计档案的属性和特征

会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。

1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。

2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。

3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。

二、我国上市公司会计档案管理的主要问题

自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。

1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。

2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。

3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。

4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。

三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议

1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。

在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。

2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。

参考文献：

①符少华，浅析新时期的会计档案管理，《湖北财税》，2003．12