企业档案规范化管理范文

导语：如何才能写好一篇企业档案规范化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词]档案信息规范化管理措施

一、企业档案管理存在的问题

1、档案规范化管理意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。

2、缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

3、档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体瑚在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

二、规范企业档案资料信息管理的措施

1、更新观念，提高档案信息资源服务的主动性。在档案资料信息管理工作中，需要树立起良好的服务观念和市场观念，从而进一步加强对档案的开发利用工作。首先，需要树立起主动服务的意识，特别是档案管理部门的工作人员更在档案工作中具有主动服务的观念和自觉服务的行动；其次，在具有开放的观念，档案管理人员需要从传统的封闭式档案管理工作中走出来，使档案更好的融入社会的发展中来，对社会发展中对档案的需求有一个明确的了解，从而加快档案信息的开发；再次，档案工作者要具有良好的竞争观念，具有较强的忧患意识，从而加快对档案信息资源的开发；最后，在当前市场经济环境下，档案工作者需要树立市场观念，时刻以市场需求为导向，使档案管理工作能够更好的与市场的发展要求相适应，主动提供档案信息资源的服务，从而加快推动档案资源的利用。

2、丰富馆藏，深层次开发档案信息资源。通过多渠道和多层次来对档案资料进行收集，特别为了更好的丰富馆藏和提高馆藏的质量，则需要加强对科技、经济和具有地方特色等资料的征集和收集工作。在档案信息开发工作中，需要进一步对其开发规模进行扰展，对各级档案馆的馆藏档案信息要系统的加以开发和利用，对经济活动过程中的档案资料要进行深入研究，并形成一定的研究成果，为各行业的发展提供必要的参考。在档案信息资源开发过程中，还需要针对当前社会的热点问题，对馆藏信息和现实信息进行汇编整理，从而使档案信息资源在地区经济发展过程中更好的发挥其重要作用。

3、扩大科技档案的利用范围。需要加强对科学档案的利用，将科技档案的开放范围进一步扩大，加快对科技档案信息的交流和成果推广工作，通过建立科技档案信息中心，积极推动科技成果的转让工作，使科技档案成果能够加快转化为现实生产力，为社会经济的发展提供良好的服务。

3.1加强建设网络环境，实现档案服务手段的创新

加强建设档案信息的网络环境，网络化档案信息，促进资源的共享。建立专门的网站管理档案，开展网上查询等服务。对上网信息和数据进行组织整理，通过网络可以查询档案信息。把网站作为基础，加强档案信息的数据库建设，实现其数字化和数据库化。

3.2横向联合，共享信息资源

现今是一个信息资源高速发展的时期，人类的各种知识和信息都在飞速的进行增长，单独的文献部门无法收集、整合、利用、保存所有的知识和信息。因此，包括档案管理部门在内，需要建立一个完善的信息整合系统，把目录联合在一起形成网络，使资源可以进行共享，既可以为更多的信息利用者提供信息，还可以使获得的信息更广泛，从而满足各个社会阶层的需求。

4、提高业务素质，更好的编研档案。要想更加规范化的管理档案，那么工作人员首先需要做的就是提高自身的业务素质。通过业务培训、参观学习等方式逐渐的提高业务知识和基本理论知识。另外，现今形势下的一个新任务就是让档案管理人员掌握一门外语。越来越多的部门都加快、加大了对外开放的力度，因此不可避免的在一些档案管理部门中出现了外事档案，但是若档案管理人员不会这门外语，相应的就无法认识管理对象，阻碍了工作的正常开展。

5、文案一体化，做好文书工作。文档一体化指的是统一的管理现今各个机关中独立、分散的n案和文件，使其成为一个有机整体。文件中心是处于档案馆和文件形成机关之间的一种过渡性的文件管理机构。由实践可知，文书处理工作和档案工作具有不同的工作任务，且相对独立，但是档案是文书的归宿，文书是档案的来源，文书和档案是文档工作中不可分割的两个环节。

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一、企业档案管理存在的问题

（一）档案规范化管理意识不强。档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。

（二）缺乏专业的管理软件和专业的管理人才。在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

（三）档案管理机制不够完善。档案管理机制的不完善体现在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

三、加强企业档案的规范化管理

（一）增强企业全体员工的档案管理意识。所谓意识决定形态，所以增强企业全体员工的档案管理意识对于档案的规范化管理具有重要的作用。第一，应当加强企业领导的档案管理意识，使其认识到档案管理对于促进企业管理体制完善的重要意义以及对于企业生产经营的重要意义，以领导的号召力带动员工增强档案管理的意识。第二，着力增强档案室员工的档案管理意识，可以通过宣传教育的方式加强其意识，也可以通过设置奖惩来提升其思想意识。第三，加强全体员工的档案管理意识，认真对待自己档案信息的录入、更改及保存，以集体的力量促进档案管理的规范化。

（二）采用先进的档案管理方式、引进专业的管理人才。一是结合企业自身档案管理的特点，引进先进的档案管理软件，将纸质的档案进行电子化备份，并且通过软件检查档案中存在的问题，以便企业及时准确地发现档案中的错误并进行纠正，增强档案管理的准确性和效率，以促进档案管理的规范。二是通过招聘引进高水平的档案管理相关人才，或者对已有的员工进行培训，使得进行档案管理的员工既熟悉计算机管理系统，又能科学高效地对档案进行分类，还能及时发现档案中存在的错误，并通过对档案的管理和分析促进企业管理水平的提升。

（三）健全档案管理机制。健全企业档案管理机制，首先，建立专门的、面积较大的档案管理库，使得档案的管理清晰、明了。其次，建立档案的更新机制，对于变化的档案信息及时更新，保证档案的准确性。再次，在档案的管理过程中建立检查、监督机制，定期对档案的准确性和真实性进行核查，监督档案管理中不规范现象的发生，并及时纠正。最后，建立档案管理的考核与奖惩机制，对于一定期限内档案管理未出纰漏的员工给予奖励，对于发生档案管理不规范行为的员工给予相应的处罚。

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一、建立完善收集整理归档机制，确保档案信息资源丰富齐全

收集、整理、归档工作是档案管理的起始环节，是提供档案信息、实现有效利用的前提。所以说，档案的收集整理归档工作意义重大。因此必须建立完善收集整理归档机制，形成系统的、丰富完整的档案资料。一方面，要做好档案资料的收集、征集工作。为加强电力工业企业档案标准化、现代化管理，促进企业档案工作的综合整体建设，健全和完善企业的信息工作，以更好地服务于企业生产和经营管理的需要，要依据国家档案局《工业企业档案分类规则》制定本地区的电力企业档案分类规则。从行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等五类进行收集。

要根据自身实际，对各个部门、各种门类、各种载体的档案资料以及辅助材料尽可能地收集齐全。特别是工程档案是电力企业档案的重要门类，真实地记录了工程项目从开始立项建设到竣工交付使用的历史面貌，反映了工程项目建设成果，是企业生产、维护、扩建、技改等项目不可缺少的重要依据。工程项目档案的收集、整理、归档和移交应该与项目设计同步进行，实施事前介入、事中控制、事后核查和验收把关。把工程档案管理关口前移，抓住关键环节，确保竣工档案的质量。总之，只有抓好收集工作，才能确保档案的齐全、完整、准确、系统，才能从根本上保证档案的质量，为企业健康有序的发展提供强有力的保证。另一方面，做好分类整理和归档工作。要将收集到的档案资料，按照归档范围和保管期限分门别类进行整理和编目造册，同时进行档案数字化管理，以利于档案的保管和提供利用。

二、建立完善开发利用机制，提高档案信息资源的价值

档案利用是档案利用者通过档案利用系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。完整的档案信息对于供电事业发展及企业文化建设等方面发挥着无可替代的作用。电力企业的改革发展,离不开信息资源。在各种信息资源中,电力档案因与企业各种经营活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位。档案价值的实现,档案工作目标的实现,档案工作系统与外部环境的联系与沟通,无不与档案的开发利用工作息息相关。

电力企业要结合本单位工作的特点和实际情况，按照档案法律法规制定适合本单位的档案利用制度。

一是抓好档案利用制度的落实。

二是建立完备的档案检索体系，运用传统形式的检索系统和计算机检索系统相结合，特别是计算机检索能加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。

三是建立完善的咨询服务体系。档案工作者要能熟练的解答利用者所遇到的各类问题，提醒利用者在查阅中的注意事项，提供方便快捷的利用，更好地发挥档案的作用，为供电事业发展提供优质、高效的服务。

三、建立完善素质能力提升机制，增强档案管理软实力

档案管理作为一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员要有扎实的档案管理理论知识和业务知识，特别是要下一番工夫学习和掌握计算机知识，才能使自己成为综合型档案管理人才。可以说，档案人员的素质决定档案管理工作的质量。提升档案队伍的综合素质,激发他们的动力,是建设电力企业档案队伍的关键之所在,同时还是保障电力企业快速发展的基础条件。因此,面对新时期、新要求、新挑战,电力企业应该建立完善素质能力提升机制，提升干部队伍的综合素质和业务能力，确实增强档案管理工作的软实力。一是提高档案工作重要性的认识。明确档案工作者的地位和作用，增强做好档案工作的使命感、责任感。二是丰富自身的业务知识。要系统掌握各门类载体档案的整理方法，掌握档案的保管、保护，档案的利用、编研，档案信息化和档案法制建设等各方面的知识。三是养成严谨细致的工作作风。严格遵守档案工作各项制度规范，保证工作质量。四要学习了解一些电力工程的基础知识，以便及时准确地为工程人员提供档案利用，更好地为企业经营生产服务。五档案工作人员要有较强的档案服务意识。在服务方法上，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务；在服务方式上，在不损害国家利益、企业利益的同时，最大程度实现科技档案的价值，更好地为企业的发展建设服务；在服务手段上，要手工管理与计算机管理同步进行，提高工作效率和服务质量。

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一、指导思想

深入贯彻落实科学发展观，以规范危险废物环境管理、保障环境安全为出发点，以实施各项危险废物环境管理制度为抓手，通过加大执法监管力度，从产生、收集、贮存、转移、处置和利用等各个环节实行全过程管理，督促产生企业加快危险废物的综合利用和无害化处置力度，处置利用企业严格依法经营，坚决杜绝危险废物排放行为，实现全区危险废物产生、处置和利用企业的规范化管理，为改善环境质量、保障环境安全做出贡献。

二、实施范围

全区所有产生危险废物的企业单位，从事危险废物经营活动的企业单位。

三、方法步骤

（一）准备阶段（年3月）

根据危险废物规范化管理试点工作经验，制定在全区推行危险废物规范化管理工作实施方案。

（二）部署阶段（年4月上旬）

召开危险废物规范化管理工作会议，在全区范围内进行动员和部署，明确实施目的、内容和要求。

（三）组织实施阶段（年4月中旬至9月）

1．启动（年4月中旬至4月底）

区环境监察大队根据各自职责，以年度申报登记数据和日常监管情况为依据，摸清现状底数，制定实施方案，明确方法步骤，进行广泛宣传发动。危险废物产生企业危险废物管理情况统计表（见附件）及实施方案应于年4月30日前报市局。

2．整治（年5月至6月）

在全区范围内对所有危险废物产生企业和从事危险废物经营活动企业开展危险废物环境管理专项整治，对照需要规范的内容，督促企业制定上报整治计划，并跟踪督促落实。

3．查处（年7月至8月）

区环境监察支队根据各自职责，对违法情节严重的单位或拒不整改的单位，依照有关法律法规严厉查处，以查处促整改，促提高。

4．自查（年9月）

区环境监察支队对所管辖的企业规范化管理情况进行自查，写出自查总结并报市局，同时按照一企一档要求，建立健全危险废物规范化管理档案。

（四）市级验收阶段（年10月）

由市环保局组成检查验收组，采取查看档案、现场抽查等形式，进行检查验收。经检查不到位的，限期完善。

（五）省级验收阶段（年11月）

在市级检查验收的基础上，形成全市危险废物规范化管理工作自查报告，报请省环保厅进行验收。

（六）总结表彰阶段（年12月）

根据省、市检查验收情况，对全区危险废物规范化管理工作进行总结，并对该项工作成绩突出的单位和个人给予通报表彰。

四、需要规范的内容

(一)如实申报危险废物产生情况，认真落实危险废物信息季报制度。

(二)制定年度危险废物管理计划，并报当地和上一级环保部门备案。管理计划应当包括贮存、利用、处置措施，危险废物环境污染防治责任制度、管理办法以及按月(季、年)转移(频次)计划。管理计划内容有重大改变的，应及时变更申报。

(三)建立危险废物产生台帐。要确定危险废物产生源，根据危险废物产生后不同的管理流程，在产生、贮存、利用、处置等环节建立有关危险废物的台账记录表（或称生产日志）或危险废物转移内部联单机制。

(四)建有符合相关标准的贮存设施和场所，产生的危险废物实行分类收集后置于贮存设施内，贮存时限不得超过一年，并设专人管理。

(五)绘制生产工艺流程图，标明危险废物产生环节、产生量及去向并在车间、贮存(库房)场所等显著位置张贴。危险废物环境污染防治责任制度以及管理规章制度在厂区显著位置张贴。

(六)产生的危险废物必须纳入集中、无害化处置，或者自行采取无害化处理处置措施。利用自有设施采取资源化利用措施的，要说明利用的技术、设备、产品以及利用过程中的污染防治情况；委托有资质的单位处置利用的，必须严格执行危险废物转移计划报批和依法运行危险废物转移联单。

(七)盛装危险废物的容器和包装物以及产生、收集、贮存、运输、处置危险废物的场所，必须依法设置相应识别标志。

(八)建立和完善突发危险废物环境应急预案，并报当地和上一级环保部门备案。定期组织实施应对危险废物环境突发事件演练，提高应对危险废物环境突发事件的快速反应与处置能力，确保环境安全。绘制地形示意图，标明单位的地理位置和周边的道路以及危险废物贮存设施和场所的位置并在场区显著位置张贴。

(九)坚持职工培训制度。每年培训有关职工不少于二次，有培训教材(结合本单位实际自编)，讲课有记录，并有影像资料，资料保留齐全。

(十)从事危险废物经营活动的企业单位还要按照《环境保护部年号公告》要求，认真执行危险废物经营情况记录及报告制度，每季度第一个月向市局污控处和区环保局报告上一季度经营情况。

五、保障措施

(一)提高思想认识。在危险废物产生、处置和利用企业开展危险废物规范化管理工作，是加强环境管理、保障环境安全的重要举措，是推动企业科学生产、又好又快发展的重要手段。必须切实提高思想认识，加强组织领导，认真组织实施。

（二）明确责任分工。区局管理科负责组织开展全区危险废物产生、处置和利用企业规范化管理工作；区环保局管理科负责组织所管辖产生企业开展规范化管理工作；区环境监察大队负责组织危险废物处置利用企业和所管辖产生企业开展规范化管理工作，负责对区规范化管理工作开展情况进行监督检查和指导，并建立全市规范化管理工作档案。

（三）加强宣传教育。危险废物规范化管理工作涉及企业众多，政策和技术要求较高，在工作开展过程中要切实加强宣传教育，对危险废物的特性、危害，危险废物的环境管理要求、技术标准进行广泛宣传，教育引导企业自觉发挥责任主体意识，积极投入到规范化管理工作中来。

（四）严格执法监管。开展危险废物规范化管理工作必须与严格执法监管结合起来，对工作开展中发现的违法问题，应及时责令停止违法行为，限期改正，情节严重的要依法实施行政处罚，以严格执法监管推动规范化管理工作顺利开展。

（五）加强档案建设。为确保顺利通过市环保局及省环保厅验收，自此项工作开展之日起就要高度重视档案建设工作，工作中形成的各类文字、声像、图片等资料注重收集、整理、归类、保存。

六、工作依据

(一)《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》；

(二)《医疗废物管理条例》；

(三)《危险废物经营许可证管理办法》；

(四)《国家危险废物名录》；

(五)《危险废物转移联单管理办法》；

(六)《危险废物污染防治技术政策》；

(七)《危险废物贮存污染控制标准》；

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关键词：食品安全；监管档案；规范化；管理；对策

中图分类号：C93文献标识码： A

一、食品安全监管档案规范化管理的内涵及意义

1、食品安全监管档案规范化管理内涵

在了解食品安全监管档案规范化管理内在之前，我们必需要明确食品安全监管档案管理的深刻内在。食品安全监管档案指的是我国实施食品安全监管的有关负责单位，在实行其监管职能的进程中所构成的一系列的文字和声像等记录资料。这些文字和影响资料真实反映了全部食品监管进程和食物安全状况，是总结上一阶段食品安全监管状况，施行下一阶段食品安全监管作业的重要依据。规范化管理指的是档案记载要完好、全面，不能望文生义、不能存在模糊不清的记载，要保证所记载的各项信息的精确真实，要保证档案中各项记载的完好性和全面性，要详细反映平常监管作业的真实状况。

2、食品安全监管档案规范化管理的作用

档案规范化管理的施行，可以保证档案中所记载的各项信息的真实，可以保证将食品安全隐患消灭在未然状态，也可以保证在食品安全事件发生的第一时间对相关单位进行处理，防止事态扩大化。同时，档案规范化管理的施行，可以让社会民众及时了解有关食品企业的信息，有利于发挥社会民众的监督效果，保证食品安全监管作业的顺畅施行。可以稳步推进食品监管作业的推行。

二、我国目前食品安全的现状及影响

1、我国目前食品安全问题的现状

近年来，我国接二连三的爆出社会食品安全问题。“苏丹红辣酱”、“红心鸭蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接连发生，已严重地危害了广大民众的身体健康和生命安全。2008年发生的国家驰名品牌、免检产品“三鹿婴幼儿奶粉事件”更是让世人震惊。有网友无奈的嘲笑“中国人是要把元素周期表吃个遍啊”。据国家有关部门对水果、大米、婴幼儿配方乳粉、水产品、蔬菜、鲜肉等10种关乎百姓日常生活的食品的检测，发现不合格率接近10%。导致食品不合格的因素很多，有些因素直接威胁到我国的食品安全。如：食品添加剂不符合规定、成分含量不符合要求；卫生指标不合格、包装类食品标签不规范、水产品重金属超标问题比较严重。

2、目前食品安全问题对我国的影响

食品安全问题直接影响着我国公民的生命和健康安全。食品安全是人类生存和发展的基础，关系到每个食品消费者的切身利益和社会的稳定，是关系到我国国计民生的一件大事。近年来，我国食品安全事故不断曝光，食品安全问题愈演愈烈，严重影响了我国公民的生命健康，降低了广大消费者对食品安全的信任程度，已经成为每个消费者的“心头大患”。同时，食品安全问题也对我国食品产业的发展造成了重大阻碍。不仅我国的公民对于食品行业的信任度降低，而且国外的许多国家也加强了对中国出口食品的检测，一些国家和地区甚至禁止进口中国食品。这给我国造成了巨大的经济损失，破坏了我国食品制造业在国际市场上的信誉和形象。

三、加强食品安全监管档案规范化管理的具体对策

1、加大宣传力度，为规范化管理营造积极良好的氛围

当时，在食品安全监管档案的管理工作中，存在这样一种表象，即工作人员对档案的认识不深入，对档案管理的重要性认识不足，因而，在食品安全监管档案管理工作中对各种资料的搜集和整理等不够认真负责，使得档案归档内容不一致，归档方式不一致，而且由于不注意保管，使得档案遗失和损坏表象严重。因而，必需要加大宣扬。能够通过当地的各种平面新闻媒体和电视新闻媒体进行宣传，为食品安全监管档案的规范化管理创造良好的言论氛围和条件，加大对档案管理中典型的宣传，让食品安全监管部门的管理人员和职工充分认识施行规范化管理的重要性。这样一来，就能强化有关人员对档案管理工作的认识，让他们自觉遵守档案管理有关规定。

2、实施一户一档，为规范化管理奠定基础

食品安全监管部门肩负着对一切食品出产商和运营商施行监管的重任，为了保证每个出产商、运营商都归入到管辖的范围以内，对其施行直接监督，也为了响应规范化的管理模式，必需要施行一户一档。其指的是将每一个拥有行政许可的单位作为一户。将该户的监督次数、结果、投诉等资料进行汇总，构成独立的案卷目录。这样便于随时了解食品出产和运营商的实践运营状况，便于为其监督提供有针对性的材料。可以保证食品安全监管档案的统一和完整，是施行规范化管理极为要害的一步。

3、对监管档案文书进行统一印制，保证档案规范化

为了防止部门档案管理的紊乱，要印制统一的档案文书，并明确文档内容，让各监管部分依照统一的文书进行档案记载。因而，应该依照我国现有的食品安全法和许可管理办法以及各种检查规定等的法律法规需求，拟定有针对性的档案管理办法，包含食品生产加工企业的分类普查档案表和巡检记载表，包含食物生产公司的安全承诺书等。并需求相关食品企业仔细填写这些表格和档案文书，然后由监管部门做好存档处理，保证食品安全监管有据可依、有迹可查。

4、明确档案内容，确保档案完整统一

为了让食品安全监管档案更统一和完整，应该对档案的内容进行明确规定，规定每份档案都要包含以下内容：各公司的食物生产或运营许可证的复印件、各公司的营业执照复印件等各种基本证件。还要包含日常安全监管部门的普查和记录情况，包含平常检查的有关文书资料和处理资料，以及各种举报资料、违法乱纪资料等。要将这些资料具体的记录到档案内，才能够保证档案的完好和统一。

5、明确档案归档程序，提高其管理质量

在食品安全监管部门的档案管理工作中，还存在部分监管人员不能够依照归档程序进行一致归档的做法，影响了档案标准化管理。因而，必须要进一步清晰档案归档程序，对档案管理人员进行培训，让他们把握准确的归档程序。督促他们在实际的工作中依照程序进行操作。要坚持以下程序：初步了解公司信息――填写公司食品安全情况普查表――填写日常巡检登记表（假如发现有食品质量问题，要下达有关的责令改正通知）――填写复查登记确认表（如没有质量问题，则无需填写复查表）。这是档案归档的一般程序，假如在监管部门的实践监管工作中呈现了涉及重大问题的安全问题，要编撰相应的质量监督重要情况报告上报上级有关部门，并督促公司自查，然后还要仔细填写各公司质量安全主体职责核查情况表。要确保归档程序的规范，提高归档质量。

6、提高档案管理人员的职业素养。

职业素养是档案管理人员必须具备的基本素质之一，所谓的职业素质更多的是指职业精神。对档案管理人员来说，必须要对档案管理工作保持高度的热忱，只有这样，才能全身心的投入到工作中。为了培养档案管理人员的职业精神，应该做到以下几个方面：

6.1应该引导档案管理人员正确认识档案管理工作

档案管理工作有其特殊性，长年累月的工作会让很多档案管理人员丧失工作的热情，在工作岗位上产生松懈心理，会呈现工作不积极，不愿意积极学习档案管理新知识的情况。为了克服这一现状，要加强宣传和培训，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，让他们清醒认知本身所从事的工作对全社会的重要意义，让他们建立高度的责任感和使命感，从而鼓励他们认真对待本身工作，不断加强自身学习。

6.2加强教育

要经常对档案管理人员进行职业精神教育，让他们树立爱岗敬业的精神，在自己的岗位上脚踏实地的工作、仔仔细细的做事。此外，应该充分发挥模范带头作用，要在档案管理人员中积极寻觅先进个人，以其崇高的职业情操感染其他档案管理人员，在档案管理部门构成互助互学的良好氛围，努力提高档案管理人员的职业精力层次。

结束语

食品安全一直是心系我国民众的大事，特别是近些年，随着毒饺子事件和红心鸭蛋等突发食品安全事件的爆发，在社会上造成了极其恶劣的影响，严重扰乱了正常的社会秩序，给社会民众造成了精神和身体上的双重伤害。因此，必须要注重食品安全监管档案的管理，克服当前档案管理中存在的不足，实现其规范化管理，为食品安全工作打下坚实的基础。

参考文献

[1]胡占坤.浅析我国食品安全的监管问题[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2014,06:156-158.

[2]孙琰.食品安全监管档案的规范化管理探析[J].办公室业务,2014,05:173-174.

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一、档案规范化管理存在的问题

（一）个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。（二）部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部门或文书部门（也就是文件材料形成部门）收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档（立卷）制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市（县）同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。（三）多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。（四）档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不同门类的档案都有各自的利用范围、法律效力、保密规定及利用权限，如何正确有效的提供利用是摆在各部门目前亟待解决的问题。（五）档案信息化管理程度底，未实现文档一体化要求。随着办公自动化（OA）系统的推进，电子政务系统形成的电子档案的收集、整理、保管、利用等也给档案工作带来新挑战。一方面新的电子政务推行，产生的大量电子数据，这些电子数据俗称电子文件还不是严格意义上的电子档案，他们怎么区分、如何归档、标准要求是什么等等都需要在实践工作中不断探索研究；再加之实际上，各部门机关电子文件格式与档案数据格式不统一、办公自动化（OA）系统与档案管理系统数据接口不一致，无法实现无缝对接，文档一体化要求无法实现，电子文件收集、加工、整理、保管、鉴定、利用等环节新问题层出不穷，导致档案信息化建设严重滞后于现实社会需要。（六）档案专兼职人员素质不高，队伍不稳定，缺乏创新意识。由于受工作本身在单位内部实际地位、作用影响，以及单位领导主观意识认识等影响，在挑选档案专兼职人员和安排经费时，仅以能保管好档案不至于丢失泄密为目的，导致档案专职人员队伍年龄偏大、知识老化，工作方式理念陈旧，进取心和创新能力不强，缺乏计算机等专业知识，难以适应新形势下的档案工作管理需求；而兼职人员队伍虽然年纪轻，知识结构层次较高，但不熟悉档案工作基础知识，流动性快，思想不稳定，难以静下心来钻研业务，造成档案工作服务水平偏低，档案工作进一步被边缘化，综合档案室成为弱势阶层。

二、解决问题的对策

（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（OA）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。

作者:周知勇 单位:云南省档案局

参考文献:

[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）

[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）

[3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010（08）

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一、基本情况

====年拟达标企业===家（其中危险化学品类企业=家搬迁、=家转产、=家停产），已达标企业===家，总达标率===％，其中危险化学品类企业已达标==家，达标率===％；机械制造类企业已达标==家，达标率===％；一般性企业已达标===家，达标率===％；建筑施工类企业已达标=家，达标率===％；公众聚集场所类企业已达标==家，达标率===％。

二、主要做法

（一）加强领导，深入调研，确保投入，做好企业安全生产规范化管理保障工作

=、建立组织领导机构。=月中旬，制订了抓好企业规范化管理的工作方案，明确了工作目标、方法步骤等。成立了以街道办领导为组长、安监、消防、居委和有关单位负责人为成员的领导小组，各职能部门也相应成立了领导小组，做到主要领导亲自抓，分管领导具体抓。

=、深入企业检查调研。街道办领导多次和各居委、有关单位一起对辖区工厂企业、公众聚集场所进行检查，指导、督促其按照规范要求进行整改；在进入规范化管理达标验收阶段后，××主任、××副主任等领导都亲自到企业进行检查，查阅企业安全生产档案，检查生产车间消防设施配置情况。

=、安全生产投入足够。人员保障方面，街道新增安全生产巡查员==多名，并投入===多万元增添工作用车=辆，电脑、数码摄像机、数码照相机等办公设备一批。街道辖下==个社区配有安全生产巡查员===人（含==名安全生产专干）。

（二）落实责任，明确分工，建立制度，做好企业安全生产规范化管理基础工作

=、签订目标责任书。=月==日，街道办主任×××与各社区居委、股份公司、有关单位主要负责人签订了安全生产规范化管理工作目标责任书==份，同时各社区居委、股份公司、有关单位也与辖区企业签订了责任书，层层落实了工作责任制，明确了街道、居委、企业三级跟踪整改责任人，切实加强了对企业自查自改工作的督促和指导。

=、明确职能部门职责。街道根据部门职责和行业性质，由相关部门负责本行业、本辖区企业的达标工作，做到分工负责，各司其职。即安监部门负责危险化学品和易燃易爆行业类企业、机械制造类企业、其它一般性企业；文化部门负责投影场等娱乐场所；建设部门负责建筑施工类企业；工商部门负责市场、商场等场所，消防部门负责酒店等公众聚集场所。

=、建立联席会议制度。不定期召开街道领导主持的规范化管理工作会议，由各职能部门汇报工作进展情况，反映工作中存在的热点、难点问题，及时寻求解决办法。

=、建立奖惩制度。街道把各部门、居委完成企业安全生产规范化管理工作的情况作为年终考核评比的一项重要内容，年底组织人员对完成的责任目标情况进行考评。对××××家私厂等重点隐患企业，在××日报、××电视台等媒体上予以曝光，并组织有关部门从严查处。

=、出台挂牌制度。街道出台了重大隐患单位、工伤事故多发企业、工伤死亡企业、重大危险源企业四项挂牌警示制度，督促企业切实采取有效措施抓好安全生产工作，防范和遏止安全事故发生。目前已对=家工伤死亡事故企业、=家致残工伤事故较多的企业、==家重大危险源企业进行了挂牌。

（三）广泛动员，深入宣传，加强指导，做好企业安全生产规范化管理发动工作

=、召开会议广泛动员。一是=月==日，召开企业安全生产规范化管理工作动员会，布具体置达标工作。各居委、有关单位也召集辖区企业负责人开会，对规范化管理工作进行再动员。二是=月==日，召开====年度安全生产规范化管理达标成果巩固会，督促企业形成安全生产长效机制，常抓不懈安全生产工作。三是==月==日，在××××家私厂召开拆除违章搭建现场动员会，督促企业按要求拆除临时建筑物。四是在安全生产工作会议上，及时传达、贯彻、落实区各阶段工作会议精神，总结街道企业规范化管理工作，分析存在的突出问题，研究具体解决办法，部署开展下一阶段的工作。

=、组织企业负责人约谈。一是=月=日，召开了===多家工伤事故发生企业负责人警示教育会，要求企业切实加强安全生产管理，降低安全事故发生频率，维护员工人身安全；二是=月==日，组织文化娱乐场所负责人约谈，并学习了市区有关安全生产工作文件。三是=月==日，组织家私、海绵等易发火灾事故的企业负责人约谈，要求企业增强安全意识，做好防火工作。四是==月=日，组织危化类企业负责人约谈，传达省市“关、停、搬、转”有关文件精神。五是==月==日，组织危化类企业负责人约谈，了解企业许可证办理进展情况，协助解决遇到的困难。

=、深入开展宣传教育培训。一是开展员工“面对面”宣传教育活动，以社区居委为单位，分片区组织企业员工进行教育培训，培训员工==万余人。二是开展安全生产宣传文艺演出活动，从=月下旬开始举办安全生产文艺演出活动==场，=万余人观看了演出。三是开展法规政策培训活动，=月==日下午，组织街道各级领导干部学习了区委区政府有关加强安全生产工作的文件。四是开展巡查人员业务培训，从=月开始，分三批对街道、社区安全生产巡查员===余人进行上岗前的业务知识培训。五是=月=日、==日两天，分三期对来自企业的====名安全主任及其他安全管理人员，从企业安全生产规范化管理标准、企业安全管理规章制度、企业安全管理档案分类及制作等方面进行了培训。

=、加强舆论宣传指导。一是利用××日报、××电视台刊发新闻报道、公益广告进行宣传。二是通过组织咨询、派发宣传资料、赠送光碟、悬挂横幅等形式进行宣传。三是巡查员深入企业，上门宣传国家法律法规以及区达标标准，并印发规范化管理档案样板、经验材料给企业参考，指导企业深入开展达标工作。

（四）摸清底数，分类试点，专项整治，做好企业安全生产规范化管理推进工作

=、开展调查摸底工作。=月初，街道组织人员对纳入====年开展安全生产规范化管理工作的企业进行全面普查，并根据调查摸底情况，分门别类，登记造册，拟定开展规范化管理的企业清单，将其隐患记录在案，逐一落实企业跟踪整改责任人，同时建立健全各类企业安全管理档案。

=、开展分类试点工作。从=月中旬开始，在==个社区选取管理规范的企业召开试点现场会，现场指导企业如何开展达标工作，充分发挥试点企业的典型引路作用。=月==日上午，在××工业区××电路板厂召开了××、××社区企业安全生产规范化管理试点现场会，各企业负责人参观了××电路板厂的安全生产监督管理办公室、车间、仓库。

=、开展百日安全无事故活动。从=月=日开始，在全街道范围内分行业、分专业、分系列开展为期三个月的“百日安全无事故”活动，以“遵章守法、关爱生命、整治隐患、预防事故”为主题，以生产经营单位不发生死亡或一次重伤=人以上生产安全事故为目标，督促企业做好安全生产工作。

=、开展四项专项整治工作。围绕企业规范化管理工作这个中心，一是开展了工伤事故多发企业专项整治，共检查事故多发企业===家，发出整改指令书===份，发出强制措施书==份，查停机器设备===台，督促==家企业完成整改，处罚企业=家，处罚金额=.=万元。二是开展了危险化学品行业专项整治，共检查各类危险化学品企业===家，取缔地下化工场所=家，下发各类检查文书===份，发现安全隐患限期并跟踪企业整改。目前已有=家企业“关、停、搬、转”。三是开展了违章搭建专项整治，已拆除影响消防安全的违章搭建=万平方米。四是开展了简易电梯专项整治，共整治简易电梯===台，其中强制取缔台===、自行拆除===台。

（五）突出重点，严格标准，稳步实施，做好企业安全生产规范化管理达标检查工作

街道抓住危险化学品、公众聚集场所、机械制造、一般性四类企业进行重点规范，对危险化学品企业，严格按照省市“关、停、搬、转”文件精神，督促和协助企业申请取得许可证；对公众聚集场所，严格消防安全管理；对机械制造类企业，加强安全改造，增强员工安全操作能力；对早期投产、厂房不规范、劳动密集型的制衣厂、制鞋厂、玩具厂、纸品厂等一般性企业，从=月份开始，组织街道、社区两级巡查员分成==个检查组进行专项检查，共检查制衣厂、制鞋厂、纸品厂==家，发现隐患===处，下发整改通知书==份，整改隐患===处，停业整顿企业=家。同时采取硬措施，加强执法监督检查，该整改的整改，该罚款的罚款，该停业的停业，决不姑息迁就。====年共调查处理案件==宗，其中立案==宗，处罚企业==家，处罚金额==.=万元，发出整改指令书==份，督促==家企业完成整改。

为保证企业规范化管理达标验收工作有条不紊地进行，从====年==月份开始，我街道按照申请、初审、复审、终审、发证程序，全面铺开企业安全生产规范化管理的达标验收工作。检查评审过程中，三级检查组根据企业的类型、规模和性质，按照由“小”到“大”、由易到难的原则，把重大隐患单位、危险化学品企业、工伤事故多发企业作为检点，突出重点，分类实施，严格按照验收标准，实事求是、准确客观地进行检查、评审。对验收暂不达标的企业，属于历史遗留疑难问题等客观原因的，提请街道安委会研究解决；属于企业本身人为因素等主观原因的，限期达标，并列入重点监管对象，派出专人跟踪督促其限期整改。对已达标但检查评分不是满分的企业，依然由跟踪整改责任人跟踪督促企业对照标准进行整改，确保不留盲点。

三、取得的成效

通过开展企业安全生产规范化管理工作，我街道的安全生产工作有了明显的可喜变化，主要表现在：

（一）企业特别是企业老板的安全意识普遍提高了，更加关注和过问企业安全工作了，每天都要接待企业负责人上门咨询，接听企业咨询电话四五次，很多企业老板甚至亲自上门寻求帮助和指导。企业员工的安全意识也有很大提高，在日常安全巡查中，我们明显感觉到生产中遵章守纪的员工多了，拒绝违章作业的员工多了。

（二）企业安全管理水平有了较大的提高。按照企业安全生产规范化管理工作要求，许多企业建立健全了安全生产管理制度，成立了安全管理机构，配备了安全管理人员，落实了安全管理责任，完善了安全生产的设备设施。

（三）企业的安全事故有所下降。通过企业自查自纠和街道、居委安全巡查，企业查出并整改了一大批安全隐患，有效遏制和减少了事故发生。像历年工伤事故多发的企业，今年的工伤事故发生率就明显下降，往年多的有二三十宗，现在基本上降到几宗，甚至没有发生安全事故。

四、存在问题和原因分析

=、因为经济发展较早，我街道企业大多为八九十年代引进的规模较小的三来一补企业，且主要集中在危险化学品、机械制造、家私木艺、塑胶制品、电镀电路板等行业，高新技术类企业少，严格按规范化管理达标标准执行工作难度较大。

=、企业负责人安全意识不强，对安全生产重视不足，安全生产投入不够，存在敷衍应付甚至抵触的情况，阻碍了规范化管理工作的深入顺利开展。

=、企业安全生产责任制形同虚设，管理上漏洞多，注重形式，扎实的基础性工作不牢。安全保障设施不到位，安全生产投入欠帐多，部分企业使用的机械设备陈旧，劳动保护措施、场地设备的安全标准难以达到国家规范要求。

=、企业安全培训教育不落实，部分企业未开展“三级”安全教育培训，企业负责人、安全主任、特种作业人员未持证上岗或持证但不懂安全管理的现象较多，员工安全素质、意识差，违章操作、违章指挥仍时有发生，工伤事故居高不下。

=、由于历史原因，厂房、设施设备未经消防和相关部门审核验收、检验检测合格；厂房天面、消防通道、周边违章搭建普遍，安全距离不符合国家规范要求，厂内的消防系统未经检验合格。厂房布局不合理，电线陈旧，安全隐患严重。

=、部分居委、单位安全检查整治力度不够，怕得罪人，工作过于被动；人、财、物投入不够，部分社区没有配备专职巡查员以及专用巡查车辆、办公设备，安全生产巡查监督力度不足，企业整改的隐患时有反复。

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关键词：养老保险社保业务档案管理

1、维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册企业职工养老保险卡补缴缴费分解表历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并倒闭，职工下岗中断劳动关系中断缴费情况大量出现，如何记录保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2、社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设文件材料收集归类整理立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署同组织同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3、社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理便于查询集中保管确保安全的原则，做到有章可循有制可依有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火防光防尘防盗防潮防高温防污染防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房档案查阅办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜灭火器温湿度计空调计算机等专用设备。新晨

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集积累整理保管应用查询服务工作。

保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料文件集中起来，进行鉴定整理组卷归档。

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当前我县粮油仓储管理存在的主要问题

(一)库存粮油管理存在的问题。主要问题是：一是国有粮食企业仓储设施不足。我县的国有粮食企业是粮食流通体制改革后新组建整合的，有效仓容严重不足;二是对储备粮的监管和仓储管理工作有所松懈，粮食库存管理存在薄弱环节。企业对粮食库存管理工作重视不够，管理松懈，粮食质量和储存安全存在隐患。粮库基础管理工作不扎实，仓储资料不齐全;粮库在安全生产和储粮化学药剂使用管理上需要进一步加强;粮库从事仓储保管、统计、会计等工作业务的人员素质有待进一步提高等。三是入库粮食的水分、杂质超标;粮情检测及记录不规范等。

(二)设施设备管理方面。主要问题是：储粮仓库普遍破烂、陈旧;有的仓房密闭隔热措施不到位;门窗破损，关闭不严;通风口密闭措施不到位;设备使用后未及时养护，设备档案不完整，测温系统出现故障未及时排除等。

(三)安全生产管理方面。主要问题是：库区企业消防设施不齐全或已经失效等。

(四)账务管理方面。主要问题是：企业台账填写不规范、统计资料不完整、统计数据有未报、漏报、错报的情况;保管账统计账填写不规范等。

(五)行政管理方面。主要问题是：企业粮食出入库、粮情检查、安全生产等制度执行没有完全到位;仓储管理档案不完整，管理不规范等。

二、指导思想和目的

本次活动以科学发展观为指导，以2009年上半年全国粮食清仓查库活动中的管理为契机，以确保库存粮油安全、提高企业管理水平和人员素质、促进仓储企业发展为目的，认真总结和分析我县在开展粮油仓储企业规范化管理活动中取得的经验和存在的不足，按照市粮食局统一部署和要求，认真开展粮油仓储企业规范化管理活动，全面提升我县仓储管理工作水平。

三、规范化管理活动的范围

我县粮油仓储企业参加本次规范化管理活动。

四、开展粮油仓储企业规范化管理活动的主要内容

(一)总结经验，查找不足，深入开展规范化管理活动。认真总结我县开展粮食仓储示范库建设取得的经验，结合近几年粮食流通体制改革新形势、规范化管理的新标准、新规范及新仓储管理制度的实施和仓储工作发展中出现的新情况、新问题等，认真分析查找本区域内本单位在仓储规范化管理上存在的不足，按照逐步深化向精细化管理推进的总体要求，进一步增添、完善仓储设施，修订完善仓储管理制度，严格程序，强化管理。

(二)宣传贯彻新颁标准和管理制度，不断提升企业员工素质。围绕近年来国家和地方出台的粮食法规、粮改政策文件、管理制度，技术标准、操作规程等，广泛开展宣传、培训、教育活动，认真贯彻执行《粮油储藏技术规范》，使粮油仓储管理人员了解政策要求，熟悉制度规定，掌握并正确理解各类粮油储藏技术和设备操作规程。

(三)建立完善制度，明确细化岗位职责。要按照近年来已经出台的粮食管理法规、部门规章、规范性文件以及技术标准的要求，结合企业实际情况，抓紧对有关仓储管理制度进行修改完善。建立健全系统性强、针对性强、符合企业规范化管理要求的新型仓储管理制度体系。粮油仓储企业在完善制度的同时，要进一步规范仓储管理工作流程，明确细化仓储管理岗位职责，完善以提高效率和确保储粮安全为核心的绩效评价体系，并建立与新制度体系相适应的工作机制。

(四)努力改善粮油仓储设施，大力推广科学储粮。首先要加强对现有仓储设施设备的管理、维护和保养，提高设施设备的使用效率;其次是要多方筹集资金，因地制宜地对传统的储粮仓库进行升级改造，改善储粮条件，增添必要的储粮设施，提升现有储粮设施功能;三是要大力推进科技储粮技术的应用，积极推进机械通风、电子测温等现代科技手段的应用，积极采用“双低”、“三低”等传统科技手段的应用，积极探索利用各地气候、地理等条件采用自然手段在储粮方面的应用，积极探索绿色环保储粮方法的应用，不断提高科学储粮水平。

(五)针对突出问题，认真治理不规范管理行为。要针对全国粮食清仓查库中发现的仓储管理问题，集中开展一次对不规范行为的治理行动。要杜绝粮食混存、仓房鼠害、违规熏蒸、药品库管理不规范等影响企业储粮安全和生产安全的现象;要按照账实相符和无虫害、无变质、无鼠雀、无事故的要求，深入开展“一符四无”粮仓创建活动;要逐步解决政策执行、账务管理、粮食管理、设备设施管理、人员管理以及制度不完善多方面的不规范行为，提高企业管理水平。

五、开展规范化管理活动的实施步骤

本次活动分为三个阶段。

第一阶段：即日起至2009年9月30日，为安排部署和培训动员阶段。这一阶段的主要任务：一是利用召开会议、编发简报、设立专栏等各种形式，组织学习有关文件精神，层层发动，深入宣传，使全体干部职工深刻理解开展本次规范化管理活动的必要性和重要性;二是认真开展对照检查，认真梳理、分析查找规范化管理中存在的不足，提出对策。

第二阶段：2009年10月1日至2009年11月20日为全面落实整改阶段。这一阶段的主要任务是：按照省、市粮食局的要求，深入查找我县在粮油仓储规范化管理上存在的薄弱环节和问题，分析原因并制订解决方案，落实整改内容，建立和完善各项制度，逐条认真加以整改。

第三阶段;2009年11月21日至2009年12月20日为检查验收总结阶段。国有、非国有粮油仓储企业要对开展粮油仓储企业规范化管理活动的情况进行认真总结。市粮食局将组织集中检查验收工作，对活动开展好的单位给予表彰，对活动开展不力、整改效果不明显的单位，进行通报批评，并责令重新整改。

六、组织领导及有关要求

为切实搞好粮油仓储企业规范化管理活动，县粮食局成立了以信丽局长为组长、机关各股室负责同志为成员的规范化管理活动领导小组，下设办公室在储备军供股(电话：0870—7121275)，具体负责开展规范化管理活动的组织安排和日常工作。

在全县范围内开展粮油仓储企业规范化管理活动是一次整体提升粮油仓储管理水平，确保我县粮食仓储安全的大事，为此提出如下要求：

(一)提高对规范化管理活动重要意义的认识。实行企业规范化、标准化管理，是在国有粮食企业产权制度改革结束后，为提高企业管理水平和经济效益、增强企业的市场竞争力、做大做强粮食产业而做出的最大决策。局机关、国有、非国有粮油仓储企业要高度重视此次活动的开展，提高认识，加强领导，把开展规范化管理活动列入重要议事日程，切实抓紧抓好，抓出成效。

(二)加强对规范化管理活动的领导。国有粮油仓储企业要加强对开展规范化管理活动的领导，成立相应机构，明确专职人员具体负责此次活动的开展。国有、非国有粮油仓储企业要结合自身实际情况，制订重点突出、全面细化、切实可行的实施方案，于2009年9月25日前以书面材料报县粮食局储备军供股。

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一、全年工作

（一）特色工作

1、印发××档（20__）13号《关于收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案资料的通知》。深入到各区、县及市级近30个单位收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案图片资料700余张。

2、为庆祝××市档案馆成立50周年，主办了《兰台之歌》主题文艺晚会，编辑出版了《传承历史服务现实——××市档案事业发展五十周年回顾》画册。

3、与市科技情报所筹备，利用档案载体立项，加快我市档案馆馆藏档案数字信息化进程。

（二）日常工作

1、20__年全年共抢救档案1880卷，167331张，完成目标任务的47，档案著录1982条，完成目标任务的49.5。

2、按照省下达的档案工作规范化管理目标任务，年初以××档［20__］28号文制定下发了《关于对纳入20__年档案工作规范化管理达标晋升和复查单位进行验收的通知》，对20__年纳入市、区、县档案工作规范化管理及复查的档案馆、机关、事业、企业、科技事业单位进行了安排部署，明确了验收、复查的时间。20__年全年，全市共完成5个单位档案工作规范化管理达到省级标准。其中××电业局、××市精神中心（市五医院）为省一级，市委办、××电业局沿滩供电局为省二级，市畜牧局为省三级。

3、为全面推进依法行政工作，以××档（20__）26号印发了《××市档案局全面推进依法行政总体规划》。对金融、保险、证券、邮电行业的15个单位开展了专项档案行政执法检查，纠正了一些档案违法行为。深入××井、富顺开展档案“两个体系”建设和家庭档案建设工作的调研。

4、为加快社会主义新农村建设，加强对民生档案的监督、指导，我局以××档20__25号文印发《××市社会主义新农村建设档案管理暂行办法（试行）》及市、县（区）、镇（乡）、行政村社会主义新农村建设文件材料归档范围和文书档案保管期限表，下发县（区）档案局执行。

5、为纪念建市70周年，我局××20__年初接到编写《因盐设市纪录》一书任务后，工作人员夜以继日的工作，20__年3月底完成初稿，经修订、校对，一本45万余字的《因盐设市纪录》一书已交付出版单位正式出版。

6、党务、党建、党风廉政建设、行政效能、社会维稳，做到领导重视，机构健全，年初有工作计划，工作有记录，未发生安全事故，无违法、违纪行为发生。

7、积极全面落实科学发展观各项工作，深入社区、企业、农村开展调研，寻找档案工作如何为社区、企业、农村服务的切入点。

8、草拟、论证、修改了《××市家庭档案管理办法》、《××市中介组织档案管理办法》2个规章。与相关部门协调筹备××市民营企业档案工作会议，并草拟了相关材料。

9、××省重点档案抢救川南片区现场交流会3月在××圆满召开，接待与会代表100余人，得到省档案局的表扬。

10、××省经科档案工作协作组第四组档案学术暨经验交流会于20__年4月22——23日在××顺利召开，交流学术论文13篇，接待与会代表70余人。

11、安全保管馆藏档案、资料36万卷、件。安全检查2312卷，提供修复档案1087卷，接收进馆档案548卷，资料96本，整理资料1016本，完成了建市70周年三本书涉及档案解密及相关单本文位协调解密工作。

12、接收原市体改办档案文书、财会等档案1200卷，接待查阅咨询利用者60余人次，收集现行文件120余份，上传40余份现行文件到××市档案局网站。

13、积极参与落实市纺织厂等4户国有企业政策性破产档案处置工作。

14、完成××市档案馆爱国主义 教育基地参观接待任务，共接待参观者400余人。

15、完成建市七十周年大型图片展承办、制作的前期准备工作。

16、规范整理檀木林宾馆和××市劳教所等单位的档案近20__0件。

二、存在问题

1、个别单位及个别领导对档案工作重视不够，认识上存在差距。致使出现档案不齐全、完整和规范。

2、档案工作人员不足且多为兼职，年龄偏大，知识面窄，不适应档案工作信息化要求，工作开展有一定难度。

三、下半年工作打算

1、围绕市委、市政府的中心工作和“××省20__年度档案工作目标管理责任书”，逐条检查，确保我局全面完成省、市目标任务。

2、根据××省发展和改革委员会、××省档案局联合印发的川发改投资（20__）482号文件《关于编制县级综合档案馆建设规划的通知》要求，全面、准确、完整、及时的编制我市区、县档案馆库建设规划和上报审批工作。