档案分类与管理范文

导语：如何才能写好一篇档案分类与管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】档案管理；改革；创新；社会主义核心价值体系

随着我国市场经济的飞速发展，其档案管理水平有了一定的提高，这些档案对社会的进步、经济的发展起到了至关重要的作用。而档案分类指的是按照形式、内容、来源以及时间的不同将全归档文件进行实体分类，分成若干类别和层次，从而形成有机的体系。在我国档案管理发展过程中，档案的分类管理与创新一直是重头戏。相较于过去，各种归档的材料在档案内容性质、形式、载体以及数量等方面都有一定的变化，在这种情况下固定案卷位置依然采用案卷号、案卷目录号、全宗号等编号方法显然存在诸多的不足，不利于对档案信息资源的开发和利用，因此，对档案分类管理进行改革和创新就显得尤为必要了。

一、档案工作存在的主要问题

1.档案管理人员不能满足新时期档案管理的要求

首先，人员配置缺乏专业性。档案管理工作人员存在兼职多、专职少的现象，甚至身兼数职的情况也时有发生。此外，档案管理人员工作变动频繁，且不能及时的进行全面的移交工作，这就增加了确定档案管理责任归属的难度系数。这些都不利于提高档案管理人员的职业技能，对改进档案工作质量产生不利的影响。

其次，档案人员的专业素养欠佳。其具体表现主要为：一是从事档案管理工作的专业人才比较少，从事该岗位人员很少有专业技术职称。二是档案人员缺乏创新意识，由于缺乏专业的知识和技能，只能满足于根据要求做好档案管理工作，不能充分掌握现代管理技术，从而导致现阶段大多数档案管理人员创新意识不足。三是缺乏提高档案管理人员业务素质的培训机制，从而影响了人员的综合素质。

2.相关的规章制度不够完善

现阶段部分档案管理的规章制度没有明确细节的要求，其归档的效果只是笼统的说明。在归档的实际过程中，大多数只会归档纸质文件而已。尤其是在电子档案管理等方面，缺乏相关制度的规范指导，电子归档会出现一些混乱。如果只是将手工记录通过扫描存入系统，这实际上并不是真正的电子归档。此外，在档案管理制度没有建立健全，在档案管理人员职责没有明确规定的情况下，电子档案的修改变得更加容易。因此，难以真正的避免人为破坏情况的出现。

3.档案管理条件比较简陋

档案室简陋已经严重影响档案工作的正常进行，甚至个别单位还存在没有建立档案室的情况。部分单位尽管有档案室，但是阴湿狭窄，缺乏与之相配套的设备，档案材料霉变或虫蛀的情况时有发生，严重影响了档案的外观和整洁。

二、档案分类管理的创新改革思路

档案归档整理工作的关键就是建立档案分类表，做到清晰、简化合规、层级分明，这是提高档案管理水平的重要保障。因此，在开展档案分类管理工作中，应该注重以下几个方面：

1.档案分类的采标

就档案分类而言，有诸多的标准可以指导其分类，不同的分类标准，其逻辑架构也不尽相同，所以档案分类管理中起步工作就是做好采标工作。假设某个单位或者部门在档案分类的过程中，要遵守档案行业的分类标准，亦或者是所属行业的档案分类标准，或者兼顾两种档案分类的标准，这需要慎重的考虑和决定。选择任何一种标准都要以实际情况出发，杜绝盲目照搬照抄的可能性。有的时候个别部门或单位往往没有充分分析和调研其所选择的档案分类标准，这样即便档案分类表已经做好，实际上也无法满足现实工作的需求。

2.档案分类的完善

在采标慎重选择之后，基本上初步形成了档案分类的框架，需要根据单位属性、部门属性进行适当的完善和调整。在档案分类表调整之前，要对各个部门、各个机构的职责有一定的了解和掌握，各部门建立的文件收发登记制度要事实监督，文件收发登记表要以充分的职责分析、业务调研为基础，进而对其所产生的文档类型做到心中有数，这是档案分类管理的基础工作。实际上需要花费较多的经历和时间来酝酿、熟悉、了解档案分类表的调整工作，这样才能够确保系统的、准确的、完整的档案分类管理。

3.档案分类的简化

在档案分类进行调整和完善的过程中，应该秉持归档管理工作简化的原则，对内容分类的过分追求反而使得档案分类管理本末倒置。自“DA/T22-2000归档文件整理规则”的颁布和执行，在一定程度上对文书立卷的归档方法进行了变革，按件整理的方法实际上将很多复杂的分类工作都省去了。再加上现阶段，较高的档案管理现代化水平，使得档案信息网上查询和计算机检索成为了可能，文书档案的分类工作应该财务文书文档按件管理的方法来起到简化的作用。此外，档案分类管理的工作人员，应该重视文档管理的核心理论，即来源原则，强调在档案分类整理工作简化的过程中，在整理馆藏档案的过程中，要以文件的形成机关来源为基础。

4.依法科学管理

提高档案工作总体水平的关键就是提高依法科学的管理水平。管理方式要不断地完善和改进，在全国档案信息通用数据库的建立健全当中充分运用创新的管理手段。随着我国档案制度不断深入的改革步伐，人员逐渐实现了转变，从单位人过渡到社会人，日渐频繁的人员流动在一定程度上证明了档案信息库建立健全的重要性，尤其是确保档案资料的可靠性、适用性、先进性和标准性，为后期实现数字化、网络化的信息资源、自动化的管理流程、多样化的信息载体以及整体化的信息共享等奠定良好的基础。但是由于不同的单位具备不同的特点，在开展档案资源信息化工作的过程中要充分考虑到其自身的特点，尽可能的避免软件不兼容、单位自行设计、硬件配置不统一等做法。

5.建设高质量的档案工作队伍

档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对档案分类管理工作人员有较高的要求，具备系统的档案管理学知识只是其中最基础的部分，此外要具备良好的思维能力，这样才能够有条理性、科学性的开展档案的分类管理工作，增强档案框架管理的清晰度，为后期的保管、查找以及开发利用提供便利的条件，从而实现系统化、标准化、规范化的档案管理。因此，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断的提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质；对专职、兼职的档案工作人员，要加强对其知识体系的更新工作，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位，尤其是在计算机应用方面，是培训的重点内容，这是现代社会的必然要求。同时，要积极的创造良好的内外部环境，吸收、引进、聘用高级人才。

三、档案分类管理的意义

首先，无论是社会、城市、企业、个人的生存和发展，档案都起到了至关重要的作用，尤其是档案可以记录人、物过去的状态和具体的情况，为后续的调查和利用奠定了良好的基础，而档案分类管理正是对这些信息进行筛选，并对有效信息进行充分利用，这才是信息化时代对档案的要求。

其次，时代的发展和社会的进步，社会公众对档案的意识逐渐培养起来，原先人们对档案莫不关系、毫不在意的时代已经过去了，现如今人们开始重视档案的作用，并尽可能的利用档案带来的积极效果，而档案分类正是帮助人们高效的、快速的筛选出对自己有用的信息，这是社会现代化的具体表现。

最后，我国是一个人口众多的国家，因此，就业问题一直是值得考虑的民生问题，而档案分类管理这种档案细化的分支，有助于该专业的学生向更深层次的方向学习和研究，有助于培养该方面的专业性人才，以此来满足社会对档案分类管理人才的需求，在缓解现阶段就业压力中有一定的贡献。

四、结语

档案管理工作并不是一蹴而就就可以实现的，这是一个复杂性的、系统性的问题，在开展档案分类管理工作的过程中，既要保持其内在的联系，同时也要遵守客观规律和自然形成规律。只有不断地扩充自己的知识领域，在调查研究的时候做到深入细致，就一定可以实现科学化的档案分类管理，尽可能的加快其转变为生产力的速度，从而促进我国社会经济的发展。

参考文献：

[1]陈慧.试论煤化工项目档案分类与档号编制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.妇幼保健院档案分类与档号编制[J].医学信息，2013，（29）：35-35.

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关键词：教学档案；分类标准；管理系统

一、教学档案研究的现状

目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。

二、教学档案管理研究的方法

本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。

三、教学档案管理系统研究的结论与对策

（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。

参考文献：

[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.

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关键词：城管档案；档案管理；档案整理

档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。

1 城管档案的重要性

城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。

2 城管档案归档整理工作中存在的问题

目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。

归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。

在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。

3 归档整理问题的成因分析

任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。

档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。

城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。

4 提高城管档案归档整理工作成效的方法

4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进

专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。

4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训

加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。

4.3 制定科学合理的档案分类方案

档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。

科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。

5 结束语

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。

参考文献

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关键词：档案管理；归档整理；分类；技巧

当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。

1 档案管理归档整理分类解析

1、内涵

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等也不相同。但是，从档案管理的本质来看，它的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中，方便保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行的销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。目前企事业单位、政府行政管理部门，按照人力资源管理中的档案管理体系，均有一定的培训，而且，已经将档案管理的归档整理分类作为了一个专门化的职能。

2、原t

从原则方面看，归档整理分类要求精准性、规范性。比如，精准性中，要求分类标准的准确、标识的简化、细则的清晰；再如，针对具体档案中的材料、价值的差异分析、等级划分，保管组织单位在不同种类中的对应性，目录的编辑、顺序的排列组合等。除了这些基本的原则之外，在归档整理分类制度、程序、装订，纸质、电子档案不同的运用形式，以及保存、转移、销毁等各个方面，也需要与之相匹配的精准性、严肃性、规范性等。

3、注意事项

根据现阶段的档案管理及其归档整理分类现状、经验分析，应该注重在这个方面的可操作体系构建，这样就可以实现统筹规划、统一管理，通过方法、流程使归档整理分类在秩序的基础上，逐渐的形成简化、快捷、便利的主要特征与表现，从而推动档案管理功能与价值体现的最大化；并将其转化为一种资源利用渠道，为进一步的人力资源管理、企业治理提供牢靠的依据。

2 档案管理归档整理分类技巧

1、以整理程序为准

一般而言，归档整理分类可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，然后，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。比如，以科学归档文件的整理分类为例，一是对其进行收集，如在文字材料、设计文件的大类下，进一步从子项的外部、内部、会议，以及次子项等进行一一的对应收集、整理，再进行对应的整理、分类。再如，对于人事档案的整理分类，就可以按照时间、职能、级别等进行划分，然后，进一步整理、分类。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2、纸质档案电子档案区别对待

现阶段的档案管理中有纸质、电子档案管理两种，所以需要区别对待。

（1）纸质档案

针对纸质档案可以按照传统的流程进行一些简化，在化繁为简之后，先进行一系列的收集、检查，然后，再按照原来的基本分类，进行进一步的整理、分类。这个方面没有必要花费更多的功夫。因为传统的纸质档案管理在经过电子档转化的过程，已经实现了一次有序的整理、分类，所以，只需要在归档整理分类中细化、简化，保证其完整性、有效性、精准性即可；尽可能减少劳动要素中的资源浪费。

（2）电子档案

针对电子档案目前已经有了较专业的电子档案归档整理处理的软件，所以，在这个方面，重点应该放置在对于相关软件的专业知识与操作技能的训练，并做好技术性的安保措施。

3、技巧与方法说明

（1）以材料流向、流量为导向提升归档率

技巧与方法的使用，应该与效率结合起来。无论纸质、电子档案，都可以按照企事业单位等机构的文件流向、流量进行归档率的计算，并针对性的安排归档整理工作的投入比例。在这个方面，可以透过建立的数据库、运用频率进行数据图表的制作，根据流向、流量趋势图谱进行进一步的归档率提升。

（2）透过职能确保范围、期限

不同的职能，所处理的档案归档、整理范围也不相同，但可以按照项目管理的方法，划分不同的阶段，在明确数量、种类、类型、完整度、内容等基本要素的条件下，以机构、编制、职能设计出具体的方案，从而让机构的工作职能能够有理有序的体现在归档整理的范围、期限之内，这样就可以更好的实现针对性的整理分类，提高效率。

（3）以“主体”为旨归的归档法

所谓以主体为旨归，指的是在从机构或组织团体本身出发。比如，以学校的档案管理为例，其中的归档整理分类，就可以透过“以我为用、以我有用”的主导原则，尽可能从其功能、价值、应用方向，进行具体的归档整理分类。可以理解为从用途的角度进行划分，有助于提升针对性，提高工作效率。

（4）行业标准先行，提高整理质量

行业标准导向的直接指向是整理质量问题。所以，一方面，要明确相关的国家管理规范、条例、细则；另一方面，在纸质、电子档案整理中，按照行业的基本标准，进行整理、立卷等。具体看，如文件材料之间的历史性联系、保存价值、分别立卷，还需要注意时间性、秘密性与非机密性等。

（5）归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。在这个方面可以推荐使用南大之星软件，因为它在目前的档案管理中的运用反响较好，也能够满足现阶段的电子档案归档整理分类的基本要求等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，一方面可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系，使其与目前的档案管理改革相适应。另一方面，可以在区分纸质、电子档案的形式、用途、功能及现阶段的利用情况方面，按照上面所说的五个提高质量与效率的方法进行进一步整理水平提升。

参考文献

[1]余红叶.信息化环境下档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者，2014（05）.

[2]章洁.浅谈档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2013（10）.

[3]党珍珠.信息化环境下档案管理工作的创新策略 [J].科技与企业，2014（08）.

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第二条本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。

第三条工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

第四条工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

第五条工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置(详见附表)，附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

第六条工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

第七条工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：

1．党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；

2．产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；

3．科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置；

4．基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置；

5．会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式(名称)设置；

6．干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。

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在旧体制管理下，人事档案存在着立卷不及时、对学习工作奖罚情况记录不明确，或随着人员调动档案缺失等问题。解决这些实质问题，人事档案必须要顺应时代而发展。社会各行各业的发展都离不开计算机，在档案管理上应用这一先进技术不但方便快捷，还减少了人为记录造成的错误。从传统实体的记录保管方式转型为现代化档案信息记录，是提升企业选取员工择优录用的有效途径。不单是在技术上，各单位在对档案的保存分类上也要进步，国家宏观经济发展作用下对各工作岗位员工编制划分也逐步明确，一些管理岗位人员人事档案划分复杂。及时跟随政策对档案分类做出新规划，对企业用人有很大帮助，更方便后期人员调动，使之从事擅长的工作。

二、新时期人事档案管理工作中存在的难点

（一）身份认定的复杂性

新技术的应用解决了旧体制下很多问题，同时对工作人员技术水平要求也增大，促使了很多新问题产生。身份认定就是一项繁琐的任务，也是很是问题的根源所在。一些企业被兼并鲜闻易见，很多国企也转变为私有企业，这当中就涉及到原企业员工下岗或重新雇佣的问题，员工不管是重新找工作还是留在现有企业，档案都会滞留在原单位，应对大变动没有应对能力。由于重新成立的企业对编制划分不同，员工档案分类有所改动，对原单位管理层人员会有重新安排，就造成了身份认定复杂。新成立企业面对问题较多，着重与人员安排雇佣，企业投入生产正常运转，往往疏忽了人事档案管理，不能做到实时立卷记录。为后期身份认定岗位调动埋下了隐患。

（二）政策执行的差异性

在目前中国的国情下，编制的差异直接决定了各种政策执行的差异，这些具体的项目都会在人事档案中得到详细体现。其一，工资待遇差异。根据目前中国的现实，一般存在四种人事档案，行政、事业、国有企业其他非国家供养的所有人事档案。在现有的政策框架内，其工资待遇有着根本性的区别。其二，职称评定差异。同上述，编制不一，在各种专业职称的认定上，也有着根本性的区别。其三，社会保障的差异。当前，企业单位实行的是“五险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，各种保险已经属于社会保障。但是，行政、事业单位只实行“三险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险和住房公积金，出现了双轨制现象，成为社会的焦点之一。

（三）人事档案管理上存在混乱现象

根据传统的人事档案管理制度，人事档案管理机构一般设在党政机关和国有企事业单位。随着体制改革的深入，出现了一大批非国有的组织和企业，人们的择业观念也随着发生了很大变化，自主择业、流动性大等特点最为突出。应运而生的人才交流中心也只是保存档案而已，根本谈不上科学管理。所以出现了“死档弃档”、“虚假档案”、“手提档案”等现象，而且日渐增多，使得用人单位难辨雌雄，不能实现人力资源的合理配置。

三、新时期做好人事档案管理的几点探索

（一）档案精细分类管理

既然人事档案各种差别的存在绝大部分源自于体制，那么其管理工作就在立足当前体制的情况下，做出框架内的创新。第一，根据编制性质分类。立足上述编制情况，对各种编制人员人事档案做出分类，这种分类让当事人的职务、职称、工资及其等个人动态项目在人事档案中很容易体现出来，便于对职工的行政管理。尤其是在相关政策、法规的引用上更加科学，避免运用不当对单位与个人造成不必要的伤害或损失。当前，行政编制和事业编制的人事档案管理都采用这种分类管理。第二，根据岗位分类。这种分类抛开编制的区别，只依据岗位和个人实际才能做出分类。这种分类可以真正发挥人事档案对单位人力资源的优化整合作用，如把每个人的业务能力作为首要档案内容，这种管理对单位用人决策具有推动性的影响。在实际工作中，可以实现唯才是举，在用人的标准上实现体制性的突破。企业编制的人事档案多采用这种管理办法。第三，根据专业分类。无论是什么编制性质，或者是保管在人才交流中心等部门的人事档案，都会有其具体的专业学习与成长项目内容。立足在该内容上，可以把人事档案的主体按照其专业适应性分类，这种分类对于人力资源的整合与调度，更具有指导性的意义。

（二）共性集中管理

人事档案是以人为核心，那么，也就会立足在围绕人的管理方面产生很多的共性。作为人事档案管理者，在现实的管理中，要注意加强研究，发现其共性，总结在面对性质不同的人事档案中，简约管理办法。笔者认为，就目前我国人事体制下，有以下两种共性：一是管理的法规政策共性。无论是任何性质的人事档案，其所依据的法律、法规都是一样的，因而，管理者要立足相关的法律、法规对各种人事档案做出整合，既可避免违法管理失误，也可以让自己的工作更有说服力。二是工作年限共性。与国家的相关工龄年龄段结合起来，对所有人事档案做出分类管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照这样的共性管理，无论是在工资还是在职称及其它待遇的管理上，都会节约更多的管理资源。

四、建立用人与档案管理分离的人事档案管

理机构随着社会的快速发展和体制改革的不断深入，人事档案利用的范畴不再仅仅局限于党政机关和国有企事业单位，越来越多的非国有组织和企业成为当代大中专毕业生择业的首选对象，如一些合资企业、外资企业就很受年轻人的青睐。所以，这些非国有组织和企业逐步成为人事档案利用的生力军。针对这一现实，笔者认为政府部门应该建立专门的人事档案管理机构，这种机构不以盈利为目的，社会公信力强，为用人单位无偿提供人事档案利用服务。这种人事档案管理机构的建立，还可以大大减少“死档弃档”、“虚假档案”等现象，从而实现人力资源合理配置最大化。

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档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。

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关键词：卡片式检索工具；卡片式档案；图书管理；卡片管理；分类卡片；全宗文件卡片；专题卡片；人名卡片；主题卡片；卡片

图书管理中的卡片式档案检索工具，是将文件或者案卷的内容和形式特征显著地录在卡片上，按照一定的规则将卡片组织成有机体系，用以检验档案。它的种类有分类卡片、全宗文件卡片、专题卡片、人名卡片、文号卡片以及主题卡片等。图书管理中的档案管理十分重要，在经济发展和社会全面进步中，具有特别重要的意义。因此，本文对此进行分析研究，以便于能够使其充分发挥作用的规律性，以便于能够为图书管理活动的提供帮助。

1 分类卡片

分类卡片是以逻辑体系分类的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）馆藏档案内容与成分的一种综合检索工具。它将档案馆长久保管的档案，打破全宗界限和全宗内分类系统制成卡片，按照逻辑体系分类排列。

1、分类卡片的优缺点。分类卡片的优点有以下几个方面：第一是便于系统、集中地提供档案。由于它打破了原来的全宗界限和全宗内的分类体系，按照档案内容的性质加以科学的分门别类，使同一专题的档案信息集中在一起，便于从专题和问题的角度进行查找档案，并能够系统完整地提供档案。它具有系统性和集中性强的特点。第二，机动灵活，适应性强。它可以变换组合成多种专题卡片，是再生产检索工具的一种基础工具。分类卡片的缺点是：标引者、分类者、利用者、检索者的标准难以一致，查找的程序比较繁琐，但它仍然不失为基础性的档案检索工具。

2、分类卡片的编制方法。将档案馆的全部档案，以文件或者案卷为单位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，费力多，而查找文件迅速准确；一卷一卡片，卡片数量大而减少，但是漏检率和误检率比较高，所以，今后趋向一文一卡片，层层转发或者全宗之间的重复文件，可只填制一张卡片，分别注明出处，有主件和附件或者请示与批复的，可以只填制一张卡片。此外，还应作到把没有标题的文件，按照其内容简明扼要地摘写在卡片上，一个文件涉及到几个问题的，分别填制几张卡片，一份文件的内容属于两个问题之间时，填制两张卡片，分别归类。制卡片工作，可以逐个全宗进行，在全宗范围内进行逐类编制。

卡片著录完毕之后，要按照拟定的分类体系统一进行分类和排列。类与属类的设置要适当，一般不能超过三四层。分类标准要统一，同一类别内，只能采取一个划分标准，类与类之间、属类与属类之间，不能相互包含和交叉。类和属类的命名，要范围清楚，含义确切，简明扼要。类内一般按照文件内容所反映的问题，结合时间、作者和地区进行排列，类与类，属类与属类之间，分别设置指引卡片，以便于查找。

2 全宗文件卡片

全宗文件卡片是以逻辑体系进行分类的卡片形式，揭示的是某一全宗内档案内容与成分的检索工具。它是将某一全宗内长久保存的文件都制成卡片，按文件的内容组成逻辑体系分类进行排列。卡片的填制方法与分类卡片基本相同。它是机关档案室经常采用的一种检索工具，在档案馆，有些重要全宗档案有时也会采用。

3 专题卡片

专题卡片是以卡片形式系统地揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的检索工具。它以专门题材为对象，不受全宗限制，把全馆（室）有关这一专题的档案线索集中起来，有利于按照专题查找档案。它是应用比较普遍的一种检索工具。专题卡片的编制程序和编制方法如下。

1、选题。所谓选题是对专题卡片目录能否发挥作用具有决定性的影响作用。选题一般是根据党和国家各项工作的具体需要而进行的，并根据馆（室）藏档案的状况来进行。

2、拟定计划。对于一些较大的专题，应当在编制工作之前拟定计划。计划的主要内容包括：专题的名称；题目内容大纲和选材标准；题目包括的年限和地区；查找档案的范围；工作步骤与工作方法；人员的组织分工等等。

3、选材。在选材之前，首先应当弄清在本馆（室）内的哪些全宗和类别中有该专题的档案，列出全宗和类别名单。选材的主要要求是，挑选能反映专题本质的、有价值的文件，既不能遗漏有用的材料，也要防止混入与专题关系不大的材料。选材要掌握好尺度，应以选全选准为原则，防止过度或者过严。

4、填制卡片。填写卡片一般与选材结合进行。通常先粗选，随选随夹条作标记，筛选时随定随填卡，也可以边选边填，一次性完成。专题卡片的格式和项目，可以借用通用的，也可以专门设计卡片。专题卡片项目一般设有：专题名称、类、属类、全宗名称、（文件内容涉及到的）时间、地区、档案号、档案内容与成分简介、档案馆名称、填卡片人姓名和填卡片的日期等等。填写卡片的方法有三种：一是以文件为单位进行填写，一文一卡片，二是以案卷为单位进行填写，一卷一卡片；三是组合填写，将若干内容相近的文件或者案卷组合填在一张卡片上。这有两种做法：一种是将若干文件或者是案卷内容进行综合起来，填写在一张卡片上；另外一种是将若干文件或者案卷的内容逐个填写在一张卡片上。但是，不同全宗、不同类别的文件或者卷宗不能填写在一张卡片上。

5、卡片的分类排列。填写卡片以后，即可以进行卡片的分类与排列，对于揭示该专题档案内容和成分的全面性、系统性、正确性以及对卡片目录的使用都有特别重要的影响。卡片的分类和排列，一般根据事前编制的分类方案结合卡片的实际情况进行。

4 主题卡片

主题卡片是用主题词揭示文件或者案卷内容，并且按照主题的字顺序排列起来的卡片式检索工具。它的主要优点一是专指性和集中性强；二是检索方便，按字顺序查到主题词后即可以直接找到属于该主题的文件；三是存贮的信息详细、丰富，能够减少漏检；四是能够把分散在各个全宗和不同类别属于同一个主题的档案进行集中，准确无误地向利用者提供某一主题的全部档案；五是查找迅速，查全率、查准率高，但是编制主题卡片也有不足之处，其表现其一是工作量大，特别是主题标引比较复杂，难度大；其二是按字顺排列，系统化差，不便于全面系统地利用档案；其三是汉字有多种排检方法，容易造成误差。尽管如此，主题卡片目录仍然不失为一种重要的、值得推广的检索工具。

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基于知识服务的档案管理模式的主要实践

1.基本活动方面

(1)从传统档案收集向档案知识积累拓展。建立数字档案馆系统与主要业务系统(包括工程项目系统、创新管理系统、客服知识库等)的接口与集成，全部实现数据自动归档导入；通过业务流程分析，确定每项主要业务活动中会产生哪些文件，哪些文件有价值，应该归档，从而制定更为详细、具体的文件材料归档范围；制定外部信息收集范围与程序；建立隐性知识显性化(文档化)的制度与方法，即确定哪些员工的哪些方面的隐性知识应该以何种方式进行显性化，形成文档；采用内容管理技术，全面推进企业内各种信息、知识的整合与集成，建立公司统一的知识库。

(2)从传统档案整理向档案知识组织发展。建立以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系，逐渐取代原来的分类方案，主分类体系。辅分类体系按照信息类型依次分为：制度与流程、模版与表格、行政公文、最佳实践与案例、计划与总结、合同与协议、策划与方案、会议材料、出版物、资质与证书、调研与咨询报告、媒体报道、行业资讯、培训课件与资料、技术图纸、其他，共计16项类目。

(3)从传统档案鉴定向档案知识评价创新。采用宏观鉴定论，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。与档案形成者、利用者合作，共同鉴定档案价值。通过对利用情况的统计与对用户反馈信息的掌握，研究将一些档案的保管期限降低的可行性。

(4)从传统档案服务向档案知识服务过渡。将档案信息集成到省公司的统一搜索之中，为其他业务系统提供插件式服务，将档案知识服务融入企业工作流程，例如将档案知识服务融入到公文起草环节；以珠海分公司为试点，打通档案管理系统与知识管理系统之间的接口，将档案信息转化为知识资源，供知识管理系统调用；继续做好年鉴编纂，围绕公司核心业务、中心工作与战略决策，选择并实施编研项目。

2.支撑活动方面

(1)营造促进档案管理的企业文化。组织对各部门负责人、主要业务员工的档案知识管理培训，提高全员的档案知识意识；档案部门经常以彩信或短信的形式将档案工作情况发给各位员工了解，推动档案工作的发展；在公司网站、数字档案馆系统上，一组档案开发利用案例，提高公司员工对档案价值的重视；倡导“信息传递价值”、“知识创造价值”的企业文化氛围，打造成功的学习型组织。

(2)建立完善的档案管理组织与制度体系。广东移动建立了一套以省公司档案管理室为中心的，包括各市公司档案室，各部门、各项目专兼职档案管理人员在内的档案知识管理组织体系，并组织修订了知识管理工作制度、岗位职责、考核指标体系，使形成、积累文件，文件归档、知识贡献成为全员职责，这些为RMBKS的实施提供了充分的组织保障。

(3)实施档案人员的知识转型。公司组织对全省专职、兼职档案人员有关RMBKS的专题培训，积极参加移动通信系统内部的垂直交流与省内其他企事业单位的横向交流。同时，公司成立了内部档案工作协作组，针对档案知识管理热点难点、档案信息化等专题组织研讨。

(4)构建先进的数字档案馆系统。增加数字档案馆的内容管理功能，实现对各业务系统产生的各种各类数据、文档等的自动获取、充分集成；建设知识门户功能，形成统一的对外服务界面。借助数字档案馆系统，广东移动实现了档案借阅、赋权的短信审批，打造出了7×24(每周7天，每天24小时)的档案馆，实现档案管理由“纸质化无纸化无址化”的转变。数字档案馆系统的总体架构如图2所示。

3.基于知识服务的档案管理的总体成效

(1)档案知识资源体系基本建成。自2009年起，公司文件归档率接近100％；企业内部以文档为载体的显性知识归档、收集率达到100％；企业外部与公司经营战略、主要业务相关的信息收集达到80％以上；内部知识型员工的隐性知识显性化(文档化)达到50％以上；完成了数字档案馆系统与所有主要业务系统的接口或集成，基本实现了各种信息、知识的集成；数字档案馆系统新增了内容管理功能，基本建成了公司的知识文档库。

(2)档案开发利用体系初步形成。2005-2010年，省公司档案利用平均为8465卷件次／年，利用人次平均为39478人次／年；档案利用覆盖率达到90％，用户满意度达到80％以上；平均每年完成3册以上档案编研成果；平均每年为公司核心业务、中心工作和战略决策提供2次专题性档案知识服务。

(3)省市公司全部通过“国家二级”评审。2008年11月5日，省公司顺利通过企业档案管理“国家二级”评审。2010年9月，全省各市公司100％通过企业档案管理“国家二级”评审。2011年1月，广东移动成为广东省首批档案管理示范单位。

基于知识服务的档案管理模式的创新之处

1.理念与模式的创新

(1)从知识资产的角度重新认识档案。在传统观念中，档案是“历史记录”，人们更多地将其视为“故纸维”、“旧资料”。而RMBKS使人们充分地认识到，档案作为一种显性知识的载体、隐性知识显性化的工具，是企业重要的信息资源和知识资产。良好的档案管理可以有效地支持公司业务运转、有力地推动企业战略落实。

(2)体现以用户为中心的理念。RMBKS实行“用户需要什么，我们就收集什么”的档案知识积累原则，从用户的习惯出发进行档案知识组织，尊重用户的判断开展档案知识评价，实行“用户想怎样用，就让用户怎样用”的档案知识服务原则，充分体现了以用户为中心、以需求为导向的理念。

(3)实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。RMBKS从传统的对档案实体的关注，转移到了对档案所蕴含的信息、知识的关注；用先进

的信息技术、知识技术取代了传统的手工管理技术；从为用户提供浅层的、零散的档案实体查阅、复制等服务，提升到了提供深层的、系统的信息、知识服务，从而实现了从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。

(4)实现文档一体化、图书情报档案一体化。RMBKS强调运用文件生命周期理论、文件连续体理论和信息全生命周期理论，对文件运动和文件管理实行全过程管理和前端控制，而且强调档案管理与业务流程集成，将文件生成、归档与利用等活动，嵌入业务流程中，从而真正实现了文件、档案一体化管理。RMBKS强调将企业外部的信息(图书情报)也纳入档案知识资源范畴，一并管理，完全实现了图书、情报和档案一体化管理。

2.业务与制度的创新

(1)对归档与收集范围的拓展。RMBKS不囿于传统档案的概念，将一些非正式的文件材料、企业外部的信息、文档化的隐『生知识纳入档案知识资源范畴，纳入文件归档与档案收集范围，大大拓展了传统的归档与收集范围。

(2)对档案分类方案的丰富。RMBKS提出了以职能活动为分类标准的主分类体系、以信息类型为分类标准的辅分类体系的概念与方案，是对传统档案单一分类方案的丰富。

(3)对档案鉴定制度的创新。RMBKS尊重用户对档案的知识价值的认识与判断，强调档案形成者、利用者参与档案价值鉴定的过程，是对传统档案鉴定制度的创新。

(4)对档案服务体系的变革。RMBKS的档案知识服务相对于传统档案服务在服务理念、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程、服务时效等方面具有革命性的创新。

3.技术与方法的创新

(1)档案管理系统功能的强化与完善。相对于传统档案管理软件而言，RMBKS大大增强了业务系统数据的导人与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。

(2)各种新技术在档案管理中的应用。RMBKS应用了内容管理、智能、统一搜索平台等先进技术，也使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术得到相应的完善。

基于知识服务的档案管理模式的推广意义

1.可以提升企业核心竞争力

RMBKS将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；RMBKS应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，使之能更好地提供档案信息、知识服务，满足员工的需求，支撑核心业务的运转，从而可以大大提升企业的核心竞争力。

2.可以提高档案工作的地位与作用

RMBKS强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。

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档案分类是档案建设与管理的一项重要内容，“27号令”中的第十五条列出了高等学校11种档案类型（党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等）它们构成了高等学校档案一级类目框架。至于归档范围，可以根据学校实际情况确定。档案的二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容、性质进行设置。如《高等学校教学文件材料归档范围》中规定，教学类档案归档范围包括综合性教学文件材料、学籍管理材料、教学计划和教学大纲与教学改革方案、教学实习与生产实习材料、毕业论文（毕业设计）等17个方面。在1995年颁布的行业标准《高等学校档案实体分类法》中，将教学档案分为综合、学科与实验室建设等8个二级类目，或划分为综合、研究生教育、全日制本科和专科教育、成人教育4个二级类目。可见，在教学档案二级类目的划分上，学校可根据自己的具体情况，予以选择。对此，档案管理人员一是要认真学习有关档案分类的规定性文件，领会好精神实质，把握好操作要点。二是要对本单位的教学情况有较为全面的了解。对教学活动的类型、形成材料的数量与质量、保存状况等做到心中有数，并据此采用与本单位具体教学材料情况吻合度更高的、二级类目教学档案分类法。三是对是否进行三级类目的扩展和标识，应酌情而定。笔者认为，对于教学材料较多的高等学校，最好扩展到三级类目，如专业教学计划或人才培养方案、课程教学大纲或课程标准、精品课程建设、教学督导、学生评教、工学结合等，这些重要性较高的教学材料，应作为三级类目来归档。

三则———强化管理

其一，要完善教学档案管理制度。包括教学档案的归档制度，教学档案的收集、分类、整理制度，教学档案的检查和监督制度等，以便在制度层面上杜绝管理的盲区和混乱。制度名称、内容、数目可视具体情况而定。关键是要做到对教学档案建设、管理的全覆盖，并在有章可循的同时，做到有章必循。其二，要界定系（部）、教研室对教学档案建设与管理的职责。这是避免由于职责不清、管理不到位，致使教学材料重复归档、不归档、漏归档现象发生的必要举措。此外，要定期或不定期地对系（部）、教研室教学档案建设与管理予以指导，有针对性地开展对档案管理人员的业务培训，不断提高他们的档案专业能力和信息化手段应用能力，提高教学档案建设与管理的效率。其三，对立卷工作要精益求精。