行政档案管理范文

导语：如何才能写好一篇行政档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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第一，在高校做好人事档案管理工作，不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富，而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录，特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校，人事档案不仅对个人非常重要，而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源，所以做好人事档案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事档案管理工作，能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方，这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析，从而能够解决高校人才的实际困难，最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中，要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧，从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。

第三，做好高校人事档案管理工作，能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中，要密切联系学校的各项改革。比如：劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动；有关提拔以及使用干部；培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以，在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法，从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。

二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题

目前，高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说，高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要，并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面：

首先，在人事档案管理中，人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前，高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上，从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。

其次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的宣传以及交流的作用。在高校人事档案管理的工作中，由于在校内以及校外没有进行相关的宣传，从而使得人事档案管理工作不能够得到应有的重视。

再次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的参谋作用。目前，虽然高校人事档案中包含了丰富的内容，但是高校人事档案没有得到利用，从而使得高校人事档案中出现了一些“死档案”，最终不能够对高校人才进行合理的管理。

最后，管理人员的素质以及设备的现代化水平存在着缺陷。目前，在高校人事档案管理工作中，由于管理人员的素质参差不齐，这就要求高校要不断提高管理人员的专业素质以及业务水平。除此之外，档案管理设备的落后在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。

三、加强高校人事档案管理工作的有效措施

在高校人事档案管理工作中，人事档案管理工作不仅影响着个人以及部门的利益，而且影响着整个学校的利益。为了能够充分发挥人事档案管理的工作，这就要采取以下的措施来加强高校人事档案的管理工作。

第一，要加强人事档案管理的收集工作。目前，一部人的人事档案管理中只有几份简历表，然而这几份简单的简历表不能够将一个人的实际情况充分地反映出来。在人事档案管理的工作中，人事档案的管理人员要抱着负责任的态度，在收集材料的时候要抱着为当事人负责任的态度，并且要不断地为当事人的档案进行资料填充，最终能够使得当事人的人事档案得到丰富。

第二，不断提高人事档案管理人员的专业素质以及能力。高校的人事档案管理工作的负责人要不断强化档案管理人员的服务意识，并且要随着时代的发展潮流进行相关的档案管理工作，最终使得人事档案管理工作能够适应教育的改革以及发展。与此同时，学校的相关负责人要对人事档案管理人员进行相关的政治教育，从而能够使得人事档案管理人员使用现代化管理设备的能力得到提高，并且能够提高管理人员研究新情况、解决新问题的能力，最终能够使得管理人员更好地服务于人事档案管理工作。

第三，在人事档案管理工作中，要促使档案管理手段以及设备的现代化。高校人事档案管理的手段以及设备要逐渐现代化，从而使得高校人事档案管理工作能够充分地发挥作用。第四，在人事档案管理工作中，要根据档案记录的相关内容为学校进行策划。目前，高校人事档案的管理工作处于被动的地位。然而在以后的人事档案管理工作中，要将“死档案”变成“活档案”，从而能够根据我国的发展形势以及学校的发展要求对人事档案管理工作进行改革，最终使得人事档案中的人力资源得到充分的发挥。

四、结语

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医院行政档案的定义可以从广义和狭义两个方面进行阐述，广义的行政档案就是医院在经营过程中所产生的具有价值和意义的各种资料，而狭义的行政档案则是医院在进行行政管理工作时所产生的具有行政特征的档案，属于文书档案，主要包括公文、规章制度以及计划等内容。医院行政档案特征分为下面几种：其一，历史性，行政档案并不属于正在形成的产物，而是由过去形成，行政档案把过去、现在和未来融合到了一起，具有连续性和统一性特点；其二，社会性，行政档案是在实践中慢慢构成的，档案中所包含的内容就是各种实践记录；其三，原始记录性，这是行政档案最显著的一项特征，同时也是行政档案同其它档案的不同之处，在管理行政档案过程中，任何方法都不会对档案特征造成影响，档案本质就是要把事实的事件记录下来，体现出记录的意义和作用。

二、人性化管理理念及在医院档案管理中的价值

人性化管理理念属于一种新型管理理念，同时也是一个不断发展过程，其理念核心就在于以人为本，主要作用就是要充分激发员工的主动性和潜力，重视员工的主体性地位。人性化管理理念另一大作用在于稳定人与人之间的关系，加强对人的尊重，进而扩展到增强医院效益的范畴上，通过科学的发展规划，实现有组织、有纪律的发展。依托人性化管理理念来进行医院行政档案管理，其重点就在于尊重员工、信任员工，把“以人为本”作为核心理念，其主要价值体现在下面几个方面：其一，对档案工作的优化；其二，对档案工作氛围的优化；其三，对档案工作人员的管理。

三、依托人性化管理理念实现医院行政档案管理的策略

（一）完善人性化管理制度

医院行政档案管理的制度主要包括归档、保密以及借阅制度等，这些制度都需要进行再次审核，保证其符合人性化管理理念，使人们在查阅、借阅时能够保持一种良好心情，营造出一种和谐的环境，也可以开展咨询等活动，以此提高档案管理的整体效益。上述这些工作的前提是档案管理人员必须要具备较强专业技能，通过学习不断完善自己的整体能力，扩大知识面，尽可能使查阅者获得更多资料；同时档案管理人员还要加强思维创新，增强管理档案的效率，提高管理利益。

（二）重视档案室的建设工作

医院档案室中包括了医院所有的档案，是对档案进行集中管理的地方，对于医院来讲，档案室是非常重要的场所之一，不仅是档案管理工作的核心，同时也是医院经营者的助手，更是增强医院工作效率的重要因素，因此医院必须要重视档案室的建设工作。总体来看，档案室的价值体现在下面几个方面：首先，档案室能够实现档案的开发工作，为医院更好发展提供服务；其次，档案室能够更加科学的管理医院所有资料；最后，档案室能够对医院所有部门档案进行管理。

（三）加强档案信息化建设

现如今科学技术发展越来越快，在医院档案管理中也发挥出非常重要的作用，纸质类型档案都已经逐步被电子文件档案所取代，已经被非常广泛的应用。传统纸质类型档案具有分散的特点，管理难度比较高，不能妥善管理，所以当前的一项重要工作就是统一档案管理，电子文件是必不可少的。电子文件档案在归档时要保证完整、真实，其主要内容包括两个部分，其一，对医院长久发展起到重要意义的文件要永久保存，例如医院制度、规定以及各种文件等；其二，医院日常活动文件要长期保存，通常时间为15年到50年，也就是对医院发展起到一定参考作用的文件。

（四）提高档案人员的业务技能

医院行政档案人员一方面要具备管理、哲学、法律等专业知识，另一方面还要能够灵活运用各种管理软件，不断丰富自己的知识面，尽可能增强工作效率。医院必须要保证所有档案工作人员都具有较强的专业能力，可以采取绩效评定方式来提高员工的热情，通过人性化管理方式创建一支高效的档案工作队伍。另外在工作过程中，医院经营者也要以人性化作为核心的管理方式，站在档案管理人员角度来思考问题，满足员工需求，以此增强工作人员的主动性，进而有效提高档案管理的效率。

（五）增强对档案工作人员的培训

通过调查能够发现，导致医院档案管理水平不能有效提高最重要的原因就是档案工作人才缺乏，针对这一现象，在档案人员质量文件中已经做了明确的规定，所以医院管理人员必须要把培训档案人员的工作重视起来，加强工作人员的素质及道德，把人员内在潜力充分的激发出来，增强其主观能动性，真正做到“忠于职守、公正服务”的基本要求。

（六）行政档案的充分利用

行政档案包含了医院在管理方面的所有环节，对于医院发展中所面临的问题都能够从行政档案中获得解决对策，体现了非常重要的价值和意义，具有丰富性、可靠性特点。但是就目前情况来看，我国很多医院对于行政档案还没有充分的重视起来，没有认识到档案所具有的重要价值，普遍存在“重保管、轻利用”的现象，没有把行政档案具有的指导作用充分发挥出来。因此必须要增强对档案的管理理念，有效保存行政档案，发挥其价值和意义。

四、总结

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【关键词】依法行政；行政管理；执法

计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。

我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

一、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。

二、 如何才能做好档案行政管理工作

（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。

（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

【参考文献】

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理. 2013（01） .

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1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动

随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。

就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。

2 档案管理活动是一个动态的发展过程

“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。

3 对相应阶段的档案管理活动的定位

3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。

3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。

3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。

3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。

3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。

3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。

3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。

3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。

3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。

4 对档案工作的新认识

通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。

准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.

[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.

[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.

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档案是人类文明进步的阶梯，也是世界文化遗产的重要组成部分。档案工作要为社会管理体制的建立提供资政决策服务，促使建立健全和完善社会管理制度，使之符合建立和谐社会的要求。构建和谐社会，是我们党适应时代要求而做出的新决策，它必将成为我们做好各项工作的根本指导原则和终极目标。在基层行政机关日常办公中，文书是最常见通用的档案载体，作为事务工作的联系纽带和领导的决策依据，经过日积月累，大量的文书记录了机关单位的历史发展过程，档案管理工作也成为工作作风、办事效率、管理水平的直接体现，成为机关工作中不可缺少的重要环节。面对日益变化的新形势，对如何做好基层行政机关档案工作提出一些浅见。

首先，加大力度宣传，提高各级行政机关领导干部从历史的高度认识档案管理的重要性，重视档案是做好档案管理工作的前提和条件，只有保证了这一点才能保证档案工作有序的进行下去。同志早在1990年10月7日会见全国档案工作表彰先进会议的全体代表时就做了重要讲话：“档案工作是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案我们能够更好地了解过去，把握现在，预知未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。希望各级党委和政府要加强对断案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设中发挥更大的作用。”档案这门管理科学，是经常性的系统工程，此项工程建设的好环，能否坚持持久，与单位领导的工作安排有直接关系。不能把档案认证工作当作临时性任务来抓，而要树立长远作战的观点、统观全局，长期作战，必须建设一支事业心强，安心于本职工作，业务熟练的管理队伍，才能真正地履行档案工作目标认证。

其次，搞好基础建设，加强基层档案管理队伍建设。加强基层对行政机关专兼职档案工作人员的培训工作，提高档案工作人员的工作能力，树立起热爱档案工作、干好档案工作的决心。人是生产力诸要素中最重要的要素，是各项事业发展的基础。面对竞争日益加剧、科学技术迅猛发展的现实，人们清醒地认识到：未来世界的竞争归根结底是国民综合素质的竞争。要保持社会的可持续发展，就必须全面提高国民的综合素质，把经济建设转移到依靠知识和劳动者素质，依靠内涵扩大再生产的轨道上来。同样道理，在实现档案事业可持续发展战略时，我们必须重视档案工作者队伍的建设，这里不仅有数量的概念，更有质量的概念，把提高档案工作者的素质作为可持续发展的关键。只要有了人才作保证，档案事业的发展就有持续的后劲和张力。

第三，稳定档案人员队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。档案工作人员作为国家财富的保存者、守护者，档案部门的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。各单位档案资源建设与档案管理工作要真正纳入各单位的工作计划与发展计划，成为各单位着力加强管理的一项基础性建设工作，使档案人员能工安心稳定的连续的工作，才能真正体现出档案工作者的新形象，真正反映出档案工作人员是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。

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关键词：档案管理；行政事业；完善制度

所谓“档案”是指机关、组织和个人在社会活动中形成的作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。档案管理就是对档案的整理、收集、鉴定、保管以及统计等。有效的档案管理有利于行政事业单位合理地分配人员，加强行政事业工作的发展。所以，行政事业单位的档案管理应当引起相关部门和人员的重视。

一、行政事业单位档案管理的重要性

1.能够准确地反映行政事业单位的发展历程

行政事业单位中的档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新。在行政事业单位有新的改革时需要参照以前的各项记录进行计划，分析以前犯错误的原因，从中总结经验教训，以免再次造成不必要的失误。

2.有利于保障单位的各项秘密工作

良好的档案管理制度能够有效地保证行政事业单位的各项秘密工作不被泄露，是保护单位工作安全的必备的管理系统。档案管理也能够为行政事业单位的工作进行备份，在工作中出现错误的时候，可以通过对档案的分析与整理进行调整，及时地改正错误。这也在侧面为行政事业单位的工作指引了方向。

二、行政事业单位档案管理的具体举措

1.完善档案管理制度

科学、合理的管理制度，才能够使管理工作更加井井有条。为使行政事业单位的档案管理工作更顺利地进行，应当适当地完善档案管理制度，使档案管理人员的责任分工更为清晰，协作更为密切，并在一定程度上加强行政事业单位的档案管理。

2.加强档案管理人员的素质

档案管理的实施都是由人为控制的，因此，增强档案管理人员的素质才能够从根本上提高档案管理工作的质量。只有档案管理人员重视起自身的工作，认识到档案管理的重要性，才能够更好地完成档案管理工作的任务。

档案管理是整体管理工作中的基础内容，应当追随时代的步伐，根据行政事业单位的发展情况，适当做出改变与完善。用最佳的档案管理工作为整体工作的进行提供动力。

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1 建设项目档案行政许可的法律规定

按照《行政许可法》的规定，省级地方政府可以设立行政许可，档案行政管理部门对认为应当设立行政许可的应当向同级人民政府申报。有关建设项目的档案行政许可在各地法规、规章中主要体现为重点建设项目档案的专项验收，目前各省、直辖市都在档案管理的条例中对重点建设项目的档案验收进行了规定，例如河南、上海、辽宁等，条例中规定了建设项目档案的验收主体、认可文件等，可见建设项目档案行政许可是档案管理中十分重要的一项内容。

建设项目档案行政许可的管理主要是为了解决实践中一些重点建设项目档案专项验收不规范、档案不齐备、不完整和不准确的问题。我们在实施建设项目档案行政许可的管理工作中，要强化专项验收，确保重点建设项目档案行政管理的质量和水平。

2 重点建设项目的档案行政许可实施过程与要求

（一）强化档案行政许可的程序规范化

无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了对档案行政许可的程序性要求，因此作为档案行政管理部门要严格按照程序进行规范化的处理，以下笔者将重点的程序进行简要的分析。以重点建设项目的档案行政许可来说，在程序上主要包括四项，笔者对其规范要求进行简要的分析。

第一，申请与受理，这是重点建设项目档案管理的第一项程序，要求由申请人按照规范要求整理相关档案并进行电子存档备份，然后向审批部门的档案业务部门提交申请，并出示相关公司的证明文件和委托证明。受理部门进行查验核对，并将有关证明文件复印存档，提交系统后形成受理通知书交由申请人和档案部门存档。

第二，审查，在程序上审查需要由受理档案行政许可的部门与建设项目相关主管部门一同对建设项目档案进行审查验收，在这项程序中需要听取工程档案的相关情况，并现场查看项目档案的整理情况以及是否有备份等具体情况，对于存在问题的要提出意见并要求整改，对于审查中的情况还要做好记录并存档。

第三，决定审批，业务受理部门在完成建设项目档案验收后，要将最后的意见结果形成报告交由档案管理部门负责人进行审批，审批同意后发送给申请单位，通过系统形成档案行政许可审批表，填好各项信息后出具行政许可决定。

第四，送达，行政许可决定一般直接送达，但是需要注意的是还有送达回证，需要送达人与申请人共同签字盖章，完成送达后要将回证进行存档。

（二）强化档案行政许可的时效性

无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了时效性的要求，因此在档案行政许可中也要确保时效性，提高办事效率。在重点建设项目的档案行政许可管理工作中，要保证时效性，就要从过程进行强化，以下笔者从过程角度对确保时效性进行探讨。

第一，申请与受理的时效性要求与处理，一般存在三种情况，对于符合申请内容与要求的必须要即时的进行受理并填写相关的申请材料，出具受理通知书；对于申请人提出的申请事项不需要取得行政许可或者不属于档案管理部门的受理范围 的，要及时、明确的告知申请人，同时也要出具不受理通知书；申请人提交的材料中存在错误的，如果可以现场改正应当允许其现场改正，对于材料不齐全或者材料形式不符合法定要求必须要进行补正的，应当出具补正通知书，并且将需要补正的材料告知申请人。

第二，审查阶段的时效性要求与处理，对于受理的建设项目档案行政许可，要对接收的各项材料进行及时的审查，由于一些建设项目具有较强的专业性或者涉及其他部门的管理，审查中有必要时要咨询相关部门的意见。

第三，决定阶段的时效性要求与处理，审查完成后要形成决定，按照时效性要求，从手里行政许可申请到决定作出之日，应当不超过一定的期限，现在一些地方规定的有二十日内、三十日内，各不相同，作为档案行政管理部门一定要在规定的时间范围内做出决定，或者准许或者不准许。如果有特别复杂的情况需要延期的，按照规定可以延期的，应当作出延期的通知并送达申请人知晓。

第四，送达阶段的时效性要求与处理，在决定作出准许或者不准许的决定后都要及时的将决定结果送达给申请人，时间应当是在作出决定之日起的十日内。

（三）强化档案行政许可的完整性

对于建设项目的档案行政许可，实施许可的过程中会形成各种的文件资料，因此档案部门一定要在过程中就进行规范化的整理，确保档案行政许可的完整性。结合档案法律法规和管理的要求，笔者认为确保档案行政?S可的完整性应当从以下几个方面进行强化：

首先，要在实施档案行政许可的过程中注意对相关资料文件的收集，这项工作实际上很简单，对于建设项目而言申请档案行政许可一般都明确要求申请材料目录，只要按照材料目录进行收集即可；其次，在材料的收集过程中尤其是要注意对行政审批负责人签字盖章的资料收集，这在档案行政许可中起到着决定性的作用；再次，进行现场审查验收过程中的材料收集，其中一些环节的验收会有相关责任人的签字和验收记录，这部分材料也是建设项目档案必备的，尤其是共同签字的表格单据；最后，行政许可审批部门的内部决议文件以及集体讨论形成的材料也要进行收集。

其次，档案收集全面后要进行整理，材料的整理要按照一定的顺序，或是逻辑顺序、或是时间顺序，整理过程中对于原件和复印件要求也要明确，最后整理成档案案卷进行装订封存。

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1.1 行政审批制度改革的背景与历程

受到过去计划经济体制的影响，行政审批在社会各行各业都进行着广泛的管理，但是在市场经济发展的过程中却凸显出越来越多的问题，甚至形成对社会生产一定程度阻碍，在此背景下，国家开始就进行改革，经过多轮改革实施、研究谈论，取消了六批审批项目，并且颁布了行政审批法，时至今日行政审批制度的改革仍在继续，并且各地已经探索设立了推进和实施改革的机关部门。

1.2 行政审批制度改革内容概述

在较长时间内持续实施的行政审批制度改革在内容上也涉及很多方面，在此笔者主要介绍三项内容：

第一，对行政审批项目的取消和调整，从第一批取消789项行政审批事项开始，相继进行了六批次的取消和调整，对于一些市场主体能够自主决定的，市场机制能够调整的，相关组织能够规范管理的事项，政府逐渐退出。对于取消和调整的行政审批事项，政府并不是一消了事，而是确定了政府的监管职责。

第二，行政审批新设立的规范化，在社会的发展中总会有一些事项不再需要政府审批，因此改革中就取消了，但是也在不断出现新的事项需要通过政府的行政审批进行管理，也就必须要新设立一些行政审批，但是对于新设行政审批中严格执行依法设立，同时对设立行政审批规定了法定程序。

第三，推进行政审批服务体系的健全，作为政务工作的一项重要内容，行政审批服务体系的健全被纳入到政务中心建设中，并随着政务服务向基层的发展，在基层政务服务大厅也都设立了行政审批窗口，建立了多级联动的行政审批服务体系。同时，在服务方式上也更加便民，推行了网上审批、并联审批，并做出了服务质量公开承诺等做法，使得近年来行政审批服务水平有了显著的提高。

2行政审批档案管理工作的必要性与存在的问题

2.1 行政审批档案管理工作的必要性

在市场经济体制中我们发展经济需要政府在服务方面提供完善的保障，这也是我们进行行政审批制度改革的一个出发点。政府在行政审批中不但要做好业务的办理，更要做好档案的管理工作，

2.2 行政审批档案管理工作中存在的问题

行政审批制度改革一直在持续，每一次的改革都涉及相关工作的调整，在档案整理中存在着改革前的档案没有及时整理，在改革后整理的过程中出现了名称混用、存档资料类目存档不全等问题，对于改革后的行政审批档案也存在名称错误、收集档案类目过多或者不全、审批等级出现错误等问题，由于这些问题存在，必须进行反复修改，给档案管理工作带来了新的难度。此外，行政审批制度改革在一些地方是通过设立临时性改革小组的方式进行的，改革中一些文件资料与有关部门之间没有形成良好的交接和传递，尤其是一些分段进行的改革，前后参与的人员不同也会造成文件资料的丢失，这就导致改革中一些事项存在不明，造成后续改革中落实改革存在理解上的偏差，执行不同的标准，给档案管理工作带来诸多的困扰。

3 行政审批制度改革背景下档案管理工作的对策

在行政审批制度改革背景下，行政审批档案管理工作也要做出相应的调整，适应改革的新要求和行政审批的新情况，做好档案管理工作为行政审批提供服务保障，以下笔者结合自身工作的经验和认识对如何做好行政审批档案管理工作提出几点意见。

3.1 认清改革背景下行政审批业务与档案管理之间的关系

行政审批档案管理是对行政审批所形成的档案进行管理，同时也是行政审批整个制度中的一项内容，因此一定要对改革背景下的行政审批业务以及档案管理工作有清醒的认识。改革不但是业务的改革，更是一种理念的转变，我们从过去的行政理念中走出来，树立服务的行政理念，及时的按照改革的要求开展行政审批工作，这样才能有效的开展档案管理工作。从科学的角度来讲，行政审批业务与档案管理之间存在着相辅相成的关系，只有重视并做好行政审批改革，才能在档案管理方面提供充分的保障，而档案管理工作的强化和完善又能够为行政审批业务的开展提供更好的服务。

3.2 建立并完善行政审批档案管理的规章制度

行政审批事项种类繁多，具体的审批也由不同的行政机关的不同部门负责，在改革的背景下，要想确保改革的顺利推进和落实，要想实现对行政审批规范化管理就必须要建立起统一规范的制度，其中也必然包括档案管理的内容。档案管理规章制度的建立要从改革开始就确定下来，这样能够有效避免上文所述问题中因为人员变动而造成政策解读的偏差。笔者认为档案管理规章制度的建立需要由行政审批制度改革领导小组在整体的规章制度中就进行制定，明确档案管理的责任人制度和档案管理人员的岗位责任制；同时还要制定规范化的行政审批档案管理办法，包括档案收集、整理的规范要求；档案管理制度中还应当包括档案的利用制度，因为行政审批档案管理的功能之一就是提供查询和利用服务，尤其是我们当前进行的信息化档案管理更是具有利用的良好基础和条件，因此有必要在查询、利用方面进行规范。

3.3 利用现代科学技?g发展现代信息化档案管理

在行政审批领域不但有制度方面的改革在不断深化，现代科学技术也逐渐得到了应用，当前以计算机网络为代表的技术正在促进着行政审批档案管理的信息化发展，不但大大提升了档案管理的质量水平，也扩展了行政审批档案的功能，通过档案资源的共享为政务公开提供了重要资源。现代信息技术还有很多功能可以开发应用在行政审批档案管理中，我们还要进一步的进行技术的应用，结合行政审批制度改革的内容，将取消的行政审批事项、调整后的行政审批事项及具体办理方法利用网络进行公示，为公众提供网络自主查询等。

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【关键词】大数据背景；档案管理；电子化

一、大数据与档案管理

（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。

（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。

二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略

（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。

（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。

（三）加强安全管理。随着信息技术的发展，电子档案成为现代档案管理的主流趋势，但是由于电子档案自身的特定决定其具有一定的风险，因此采取单一的储存方式是不可取的。可以通过采取多种储存方式，例如硬盘式储存、光盘储存、网盘储存以及备份储存等多种储存共同应用的方式。通过多种储存方式的应用，能够确保行政办公档案的安全性，但是这可能增加对储存空间的要求，需要采购大容量的储存介质。同时考虑到介质的兼容性，需要不断更新储存方式，例如光驱的使用逐渐被淘汰，那么光盘储存的数据很可能损失，这就需要重新进行数据转移。

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一、项目导向型档案行政管理模式的比较优势

所谓项目导向型档案行政管理模式，是一种以项目和项目管理为主导、以日常运营和职能管理为辅助的管理模式，它是档案行政管理领域适应形势发展，针对当前日常运营式管理弊端进行改革创新的新探索。其实质是将每个档案行政管理对象的独特需求看做项目，由档案行政管理部门组织项目团队来完成该项目；主要特征是在日常行政管理与项目管理的任务出现冲突时，将项目管理优先于日常行政管理。在这种模式中，档案行政管理部门以满足“社会需求”为核心，将项目作为主导活动、项目管理作为主导管理方式，有针对性地增强机关适应外部环境变化的多种能力，以谋求绩效的提高和社会的认可和满意。这里的项目包括了所有一次性、独特性和不确定性的活动。

（一）项目导向型档案行政管理模式能够增强项目管理能力，因而可以更好地开展项目管理工作。当今时代，无论是一个国家、地区，还是某个领域、行业，发展都是通过创新项目来实现的。所谓发展，就是变革，就是超越，就是与以往不同，这种变革与超越就构成了一个个项目。近年来，档案工作最突出的变化就是重复性的任务逐渐减少，而复杂的、具有较强不确定性的独特性任务（即项目）不断增加，因此需要树立以项目为导向的档案工作发展新理念。岳阳市在开展民生档案建设过程中，就采取了以项目为导向的工作模式，将全市民生档案工作作为一个总项目，将各涉民单位的不同种类的民生档案建设作为各个子项目，既有针对性地建设各个子项目，又将全部民生档案作为一个整体来进行资源整合和开发利用，取得了良好效果，也形成了一些成功经验。实践证明，在档案工作任务中项目不断增多的情况下，项目导向型档案行政管理模式因为能够增强项目管理能力，从而可以更好地组织人员去开展自主创新等项目活动，也可以更好地应对和处置各种突发事件，更好地去为基层、企业和社会公众服务，因为他们的需求都可以作为一个个独立的项目。

（二）项目导向型档案行政管理模式能够增强整体解决问题能力和对社会需求的回应能力，因而可以满足服务型机关建设的需要。服务型机关的根本要求就是服务，而档案行政管理部门要更好地为社会提供服务，必须提高服务能力。

首先是提高组织协调能力和整体解决问题的能力。传统体制的档案行政管理被分解成行政执法、业务监督指导、档案教育、档案宣传、档案科研管理等多项工作，并设置不同内设机构分工负责。在实际操作中，某些地方在某种程度上出现了各内设机构分工过细、各自为政、本位主义、推卸责任、僵化低效等问题，造成组织协调能力和整体解决问题能力弱化。比如，有的地方由于教育培训与业务督导工作分离，而且沟通不够，各讲一套，使被指导对象无所适从；有的地方由于业务督导与行政执法分离，使业务督导机构发现问题需要执法机构行使执法职权时二者配合不协调等等，致使档案行政管理效果较差，社会满意度较低。而项目导向型档案行政管理模式以无缝隙政府理论为指导，打破内设各机构之间的壁垒，通过组建团队，以整体而非各自为政的方式提供服务、处理问题，能够提供针对性较强的整体性解决方案，而且项目团队之间又通过统一的指挥机构进行调度、协调，这样，档案行政管理部门内设各机构之间过去的壁垒变成了相互补位的网络体系，组织协调能力与整体解决问题的能力明显增强。

其次是提高对社会需求的回应能力。服务型机关建设要求机关及其工作人员对社会和公民的需求进行主动、快速、准确、优质的回复和反应，而非在出现问题后被动地应对。这就要求档案行政管理部门拥有畅通的社会需求信息和意见建议的收集获取渠道，并在信息处理方面更加及时、有效。项目导向型档案行政管理模式通过配置信息采集与处理的机构、人员和平台，强化信息获取、认知与处理能力，可以更好地针对社会需求开展服务，因此可以有效提高对社会公共需求的回应能力。

（三）项目导向型档案行政管理模式能够增强考评、监督能力，因而可以更好地实施绩效管理。当前，档案行政管理工作考评、监督机制不健全，某种程度上属于自我评价模式，自己考核自己、自己监督自己。比如档案工作目标管理和上等达标等工作，组织、指导、技术咨询与检查验收均由同一机构负责，档案行政执法从执法检查、立案到查处结案也由同一机构完成，最终结果都只有相关机构和人员自己知道。加上上级考核监督往往由于时间短，情况不明而流于形式，这样就产生了一些问题：一是创新动力不足，从而在遇到新领域、新问题时，应变能力不强；二是日常工作的动力不足，致使很多问题无法解决，甚至造成档案部门职能被相关部门挤压或者剥夺的现象；三是档案行政管理出现失误时也因为监督不到位，而难以得到及时、有效地纠正。

项目导向型档案行政管理模式强调过程控制与结果导向并重的绩效管理，通过引入独立的绩效评价机制，改变各内设机构自我评价模式，项目团队的任务完成情况由独立的监督机构负责监督与考评，实现了项目管理、执行与监督、评价职能相分离，促使各项目团队主动改进工作，增强回应性，提升绩效状况，对于提升档案行政管理水平具有很好的驱动作用。

二、项目导向型档案行政管理模式创建阶段的主要任务

从以上分析可知，创建项目导向型档案行政管理模式，需要对档案行政管理部门的运行体系和方式进行重建和规范，具体来说，要完成四大任务。

（一）规范项目导向型档案行政管理工作流程。按照流程再造理论的要求和项目导向型档案行政管理工作的实际需要，重建档案行政管理工作流程，是项目导向型档案行政管理模式能否取得成功的重要保证。工作流程是工作程序的组合，而工作程序是被固化的工作步骤、工作内容。项目导向型档案行政管理工作流程共有八个基本环节，可以依顺序排列的有七个：社会需求信息采集、信息处置与项目建立、组建团队与任务派遣、项目执行、执行情况反馈、核查与结案、考核与评价，而监督则贯穿于整个流程的全过程。这八个基本环节相互衔接，环环相扣，形成了一个完整的闭合回路。

流程中的每个环节都必须对应着相应的机构、团队和工作岗位，因此组建相关的机构和团队，设置相关的岗位，并对每个机构、团队、岗位的工作职责、工作程序、工作标准等进行详细规定，才能保证整个流程的可控性和可操作性。

（二）建立综合性指挥监督机构。项目导向型档案行政管理模式要求档案行政管理部门转变为能够更好地组织政府资源提供项目服务的项目导向型组织，为此需要对内部机构的设置进行调整。初创阶段，因无法对整个机关内设机构进行大幅度调整，较可行的办法是建立一个集信息采集、指挥、监督、考评职能于一身的综合性指挥监督机构，作为项目导向型档案行政管理的核心机构，并设置相对独立的工作岗位负责不同的操作程序，以更好地适应新流程。机构职责可以包括五个方面：

1、信息采集。对档案行政管理需要解决的问题、各种意见与建议进行广泛采集，以畅通社会关注和监督档案行政管理工作的渠道。信息采集有四个来源渠道，一是聘请相关人员组建的档案执法联络员队伍提供的信息，二是本局的决策层、各内设机构和执法监督员在决策、管理与执法监督过程中了解和形成的信息，三是社会公众提出的意见建议与举报、投诉信息，四是上级机关制发的政策法规文件以及执法监督中了解和形成的信息等。

2、立项。对采集来的信息进行快速、准确地处理，按照事情的轻重缓急研究并确定工作任务（项目）。

3、任务派遣。指挥调度其他内设机构和根据需要组建的各项目团队及时处理已确定的任务（项目）。先根据项目的影响范围和紧急程度对项目进行分类或划分等级，再根据不同的类别、等级相应地安排项目的先后顺序，统筹协调各内设机构、项目团队间的行动，从而提高管理效率。

4、核查结案。根据执行团队反馈的项目处理信息，对项目完成情况进行核实检查，对确认已经完成的项目进行结案，未完成的项目发回重做或补充。

5、监督与考核评价。对档案行政管理项目的任务执行情况实施全过程、实时地监控，并对各项目团队和各内设机构的工作进行考核、评价。为保证监督工作公正、准确，既要有一套科学的监督办法与制度，更需要有一个公开、透明的环境，因此有必要在一个公开而固定的系统平台上进行，以便在监督别人的同时，也接受社会的监督。考评方面，要在对各内设机构、各项目团队基本职能进行分析的基础上，建立和完善绩效指标体系，通过问卷、访谈、现场查看、总结交流等方法，实现对责任主体、工作过程和工作绩效等多方面的评价。

（三）组建项目执行团队。项目团队是档案行政管理任务（项目）的执行者，它从指挥机构接受任务派遣，负责任务处理，并将项目执行情况向指挥机构反馈汇报。根据需要，可从行政执法、业务督导、教育培训、档案宣传、科研管理等内设机构抽调人员组成执行任务的项目团队，以实现专门团队、专门人员在专门时间内，采用专门措施开展专门的业务活动，达到特定的效果的目的。

参加项目团队的人员必须具有公共服务意识，具备调查研究能力、依法行政能力、执行能力、团队合作能力、沟通能力、快速反应能力、必要的专业知识和基层工作经验，团队负责人还必须具有团队建设能力、分析决策能力、推动变革的能力等。

项目团队要处理好与档案行政管理部门各内设机构的关系。虽然项目导向型组织是以项目为导向，但是这种组织中同样存在着日常运营活动，甚至有很多项目导向型组织的日常运营活动在总量上超过项目活动。所以项目导向型组织为了兼顾项目活动和日常运营活动，就必须既有日常运营的永久性职能部门，又有项目活动的临时性项目团队。两者的有机结合就构成了项目导向型组织独有的二元化组织结构。作为档案行政管理部门来说，项目导向型管理模式属于新的探索，因此更要注意处理好二者的关系，解决好二者之间在人员调配中的冲突问题、人员岗位的长期性与临时性之间的冲突问题以及人员在工作中的多头领导问题等。