档案管理基础知识范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基础知识，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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2017年是深入实施“十三五”规划的重要一年，是推动档案强省建设向纵深发展的关键之年，如何将2017年全省几项重点工作任务落到实处，见到成效，下面省局几位处长围绕一些“小目标”给大家指出了“路线图”“时间表”和“任务书”。

2017年，省局业务指导处将围绕档案事业发展中心任务，认真贯彻省委、省政府两办《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，针对我省档案事业发展中的档案馆室硬件建设规范化率低、业务水平高低分化严重的问题，加大档案管理规范化建设督导力度，认真履行档案行政管理职能，推进档案基础工作扎实开展。

一、锲而不舍的继续推进档案馆建设，重点对已获得中央补助资金但未_工的11个县级档案馆项目进行督导，提高我省县级馆开工率；对于已建成的市、县档案馆新馆的设施设备配备情况予以督导；完善县级综合档案馆项目建设动态数据库，及时更新相关数据；积极做好2018年度县级档案馆申请中央资金补助指导工作。

二、加大民生档案接收进馆工作力度，在11个设区市各选一个县级馆作为试点建立民生档案查阅中心，年内完成试点挂牌工作。按国家局要求，适时开展市、县综合档案馆业务考核试点工作。

三、继续开展对省直单位年度档案工作监督指导工作，实地检查不少于60家；同时督导各市县对直属机关单位开展相关监督指导工作，要求三年内全部检查一遍，以此为抓手全面提高各单位的案卷整理质量和档案归档率。

四、印发《河北省档案局关于加强档案室建设的意见》（暂定名），以此为契机，推进机关团体及企事业单位档案工作目标管理认定工作，推进档案室工作的规范化建设，确保档案安全。

五、以建立全省各系统档案利用服务网络平台工作为抓手，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率低、信息共享度差等问题，围绕实施“存量数字化、增量电子化”战略，推进各系统档案信息化建设。

六、继续深化农业农村档案工作，宣传贯彻《村级档案管理办法》；配合省农业厅做好农村土地确权档案整理验收相关工作；对全省土地确权档案进行专项统计并逐步建立数据库；依据国家局相关文件精神，启动精准扶贫、美丽乡村建档工作。

七、加强对省监管企业档案工作的监督指导，全面完成省属企业文件材料归档范围和保管期限表的审核批准工作，督导二、三级单位文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。

八、加强对省重点建设项目档案工作的监督指导，对2017年省级重点建设项目进行登记，建立完善省级重点建设项目数据统计工作制度；开展省级重点建设项目档案检查验收工作。

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一、档案管理

档案是对各项工作可靠的固化记录，也是最凭证性的文字资料，随着技术的发展，档案管理工作融入例如大量科技元素，加快了工作的效率，提高了工作的系统性，同时对档案管理人员的素质提出了更高的要求。

二、档案管理人员需具备的素质

1.专业技能。档案管理作为一门管理科学，具有较强的综合性，不仅要求管理人员具有较高的工作热情，还学要一定的专业知识和业务技能；同时还需要一定的理论知识作为支撑；此外随着计算机技术在档案管理中的应用，还学要档案管理人员对计算机技术、多媒体技术等现代技术有较强的认识和运用。此外，还需要数字化档案管理、计算机操作、缩微技术、复印技术、录像、照相、视听资料的使用及保护技术等。

2.较好的工作能力和态度。档案管理工作因为其工作的特殊性，不仅要求档案管理员有较好的工作能力，还学要较强的工作认识，首先是较好的保密意识，档案是涉及工作、个人信息的重要内容，档案管理员对档案内容掌握程度和调取工作比较容易，因此个人要有较高的保密意识，才能胜任；其次是协调能力，档案工作是与多部门相关联的工作，要求档案管理人员与多部门沟通，收集材料，保证工作的顺利完成；再次是创新能力，档案工作琐碎复杂，在工作中如果墨守成规，缺乏对新技术的应用和创新思维的利用，难以将档案工作便捷化。

三、提高档案管理人员素质的必要性

1.信息技术更新快。随着信息社会的到来，信息技术已经应用到各个方面，在档案管理中也应用广泛，例如电子档案和音像档案，因此需要提高档案管理人员的信息技术来满足工作需要。

2.档案工作语言多元化。经济全球化必然带动各个行业流动频繁，因此档案管理中单一的语言模式已经不能满足需要，作为国际性的交流需要其他语言在档案管理中得到应用，因此加强档案工作人员的外语水平势在必行。

3.档案管理工作需要便捷化。档案管理工作涉及单位各方面资料，信息繁多而复杂，如果采用传统方法对档案的存储、提取、利用等，不仅费时费力，还会导致血多珍贵资源无法开发和利用，所以需要对管理人员和设备进行更新升级。

4.档案管理工作人员素质亟待提高。由于部分单位对档案管理的作用不被重视，对档案管理工作重视程度不够，导致了在档案管理人员的招收上很随意导致了工作人员出现多方面的问题，首先是责任意识不强，由于认识不够，在工作过程中马虎拖沓；其次是能力不够，档案管理人员为非专业认识，缺乏专业知识和培训，对档案管理工作操作不规范，影响工作质量；最后是工作能力不全面，在信息化时代，信息技术日新月异，部分档案管理人员技能单一，对信息技术认识、学习、利用不够，大大降低了档案工作质量。

四、提高档案管理人员综合素质的途径

1.端正工作态度。通过强化档案管理人员的工作态度来端正职业道德素质，首先要让工作人员认识到做好档案工作是管理工作的重要内容，其次鼓励工作人员具有奉献精神，能够在平凡岗位上做出卓越成绩；最后增强责任心，培养档案管理人员认真负责的态度。

2.加强岗位培训。岗位培训通过对进行业务知识集中学习来提高档案管理人员素质，不仅能补充工作人员的业务知识还要对人事档案及其基础理论、工作任务、要求、程序、方法进行系统的学习。同是在岗位培训过程中需要在时间和内容上进行科学的设置，将培训内容通过理论联系实际、突出重点达到学以致用的目的，最后采用实际操作与理论考核并行的考核方式，对培训效果进行检验。

3.鼓励开展业务自学。作为已在职的工作人员，培训学习毕竟只能作为学习的辅助手段，还需工作人员针对工作中的不足之处进行自学，以提高工作能力，在单位中可以鼓励档案管理人员对计算机技术、外语能力以及档案管理方面的课程学习，通过不影响工作的情况下，鼓励档案管理人员考取技能等级，进行鼓励之余，将知识转化为能力，运用到实际的档案管理之中。首先，档案管理人员应积极参加培训，不断地增强档案管理基础知识，熟练掌握档案的管理理论和方法，其次，档案人员需具备丰富的文字知识、写作知识等与档案相关的基础知识，以备开展档案记编工作。

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思想意识的转变

港航档案管理工作要适应新的经济体制的要求，就要从旧的保守的思想意识中解脱出来，解放思想，更新观念，由落后保守型向现代开放型转变。社会主义市场经济是竞争的经济，一是靠科技，二是靠信息。而港航管理的档案作为港航工作及航道、船舶、船员的基础资料，其地位、作用、法律价值将日益突出。档案工作人员要从现代化建设的高度出发，进一步增强做好档案管理工作的自信心和自豪感。

就港航档案的性质来说，港航档案来源于社会，服务社会，与人们的生活有着密切的联系。就其内容来说，港航档案主要包括有：综合档案、海事档案、运政档案、工程技术档案等等。由于这些档案的存在，无论是港航工作人员，还是航运企业、船员以及有关社会单位都有利用这些档案的需求，特别是港航机关工作人员在日常业务工作中，是离不开港航档案的，无论是发放各类证书，还是船舶安全检查，都要利用到档案。因此，在这种情况下，档案人员要主动适应改革和变革，调整工作思路，一改仓库保管员的形象，从根本上转变观念，形成与市场经济相适应的思想观念，把工作重点转移到为建设社会主义市场经济服务上来，为知识经济服务上来，以思想观念上的跨越求得工作上的突破。

服务意识的转变

档案是社会活动的真实记录，服务于知识经济和社会发展，而服务意识的强弱、服务效率的高低，直接关系到档案事业的发展。作为一个档案管理工作人员，要敢于挣脱枷锁，消除偏见，彻底抛弃档案工作无人重视的思想，把档案工作有声有色的开展起来。港航档案工作本着为水上交通安全服务、为水运企业服务、为社会服务的宗旨，改变过去那种庭院式管理档案的方式，站在时代的高度以新思想、新观点、新做法、突破传统的档案工作服务模式，找准自己的位置，贴近时代，服务时代，用于突破原有不适应知识经济的服务体系，在创新中提高服务意识。

在目前经济开放，船舶买卖活跃的状况下，船舶经济案件甚至刑事案件也随之增多，特别是在办理船舶买卖、抵押、租赁的时候，经常会引起一些纠纷，详细完备的港航档案就可为警方破案提供线索，为法院判决提供依据，为银行贷款提供凭据，为律师辩护提供原始材料，充分发挥港航档案的服务功能。

工作方法的转变

工作要由被动型向主动型转变。要以档案的开发利用为工作中心，摆正位置，主动参与，创造性的开展工作。从保护档案角度出发，档案人员责任重大。档案工作人员要具备较高的思想与业务素质，要有强烈的时代精神，不仅需要有爱岗敬业、服务奉献、甘为人梯的思想境界，而且还要成为一专多能的复合型人才，应具备厚实的基础知识，有正确认识和科学思考、解决问题的能力，有扎实的专业基础知识和与之相关的边缘学科知识，掌握现代化管理技术，具有人力资源及信息资源管理和开发的能力，从而成为档案专业的“行家里手”。

要真正的走出去，改变过去那种封闭、半封闭的工作状态。充分利用《档案法》赋予的权力，发挥监督指导的功能。要在正确思想的指引下，不断总结经验，探索新规律，创造出丰富多彩、灵活多样的工作方法。对于港航部门来讲，就是在做好本职工作的同时，加强对各种存档资料的检查力度，采取有效的制约机制，增强档案管理人员的责任感，从而做好港航档案管理工作。

科学技术应用的转变

目前港航部门的档案管理工作绝大部分仍然处在原始的保管状况下，采用的仍然是手工分类、装订、人工检索的方式，工作量大，查询速度慢，利用效率低，不能适应现代化工作的要求。随着科学技术的快速发展，旧有的档案管理工作方式、方法已跟不上现代社会高节奏、快速度的步伐。

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创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的动力。当今社会是知识经济时代,是以知识论实力的时代。在这个以知识为基础的经济社会,缺少的不再是单个的人,而是具有创新精神、创新思维的人才,谁善于学习、勇于探索、敢于创新,谁就是时代的领跑者。对我们医院档案管理工作者来说,必须有科学的探索精神,在工作中把握机遇,迎接挑战。只有具备了创新精神和思维,才能激发出工作热情,才能提高工作水平。

随着经济社会的日新月异和科学技术的飞速发展,医院档案管理工作的地位和作用也越来越重要。医院档案包括病历档案、人事档案、职称档案、科研档案、公共卫生档案等等，涉及的知识面、学科范围比较广，这就要求档案管理人员在工作中不断更新知识，创新工作模式,努力成为既熟悉档案现代化管理和现代化科学技术,又熟练掌握计算机应用、网络技术等现代化管理手段,知识面宽、适应性强的复合型档案人才,才能不断适应档案学发展的需要。

想成为一名合格、优秀的医院档案管理工作者,在工作中就必须注重四个方面的培养：一是培养档案管理工作创新意识。档案工作的创新,来自对档案管理的创新,没有创新意识,档案创新就无从谈起；二是培养知识的创新能力。谁拥有更多的创造性技术知识,谁就更有力量。医院档案工作者应努力优化自己的知识结构,使自己成为既懂医学又懂档案学知识的复合型人才；三是培养信息的处理能力。医院是信息技术应用范围比较广的地方，充分掌握信息学的有关基础知识和方法,掌握计算机网络的使用；掌握使用医院各种信息管理系统，学会贮存、检索所需的档案信息；四是培养档案人才的各种能力。医院档案管理人员除了熟悉光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等档案学基本知识外,还必须懂得基本医学知识，懂得基本的医院管理知识。培养高素质的档案人才是适应时代潮流,是档案事业发展的要求。

总之,社会的发展，科技的进步,离不开创新,而创新的主体是人才。医院档案管理工作者只有不断地创新工作模式、完善知识结构,才能不断提高档案管理工作水平,提高适应新形势发展的能力,使之更好地为医学发展服务,为经济社会服务。

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关键词：计算机；电子档案；应用研究

随着我国社会经济的发展和科技的进步，计算机技术快速发展并逐渐应用到人们生活的各个领域，计算机对于档案的作用是促使了电子档案的出现，而且促进了电子档案的发展，档案对于各种机构、企业的发展有重要的作用，档案可以记录各种机构、企业的重要信息并为机构、企业的工作提供依据。在计算机技术出现之前，档案多为纸质版，在管理的过程中容易发生丢失，计算机电子档案很好的解决了这个问题，为档案管理工作带来了方便，提高了管理效率，适应了时代的要求。

1 计算机电子档案重要性

1.1 便于管理档案

档案数量比较多，对于传统纸质档案不利于进行管理，管理纸质档案的时候需要花费时间和精力，而且纸质档案还比较容易丢失、损坏。计算机电子档案的运用方便了工作人员的管理，有效改善了传统纸质档案的不足，提高了工作人员的工作效率。运用计算机电子档案，可以设置查看档案的人员权限，规定特定人员可以查看档案；可以通过多种形式呈现档案；可以让档案自动排序。提升管理档案的效率。

1.2 减少管理档案成本

在档案管理中运用计算机电子档案，可以减少成本，计算机电子档案处理信息的效率极高，计算机电子档案在存储方面有优势，传统档案存储占用的空间比较大，而运用算机档案，可以将档案输入到计算机中，存储到计算机的数据库，节省现实空间，计算机的数据库拥有很大的空间，非常便于档案存储。运用计算机电子档案有利于进行查询，节省查询成本，传统档案管理中如果要想查询档案信息的话，需要投入大量的人力成本，花费的时间比较长，如果没有电子档案的运用，是很难实现减少成本的目标的，通过运用电子档案，可以输入自己想要查找的信息，在很短的时间内就可以知道结果，计算机自己进行查找而且结果非常具有准确性，极大的提高了职工的工作效率，节省了时间。

1.3 利于传播信息

如今已经进入信息化社会，人们通过使用计算机可以很方便的获取自己想要的信息，增强了信息的共享性，对于计算机电子档案来说，克服了传统档案的空间局限性，也克服了时间上的缺点，使档案信息可以让需要的人快速获得，促进信息共享可能性的实现。

2 计算机电子档案现状

2.1 电子档案机构合作力度不够

根据我国管理档案机构的现实情况来看，档案机构大多采取封闭化的管理方式，对外部实行开放策略的占很少的比例，而且档案机构之间也没有进行有效的合作，机构之间也没有进行很好的交流沟通，在没有进行沟通的情况下，就很难对自己的档案机构有一个正确的认识，不利于档案机构发现自己在管理档案的过程中存在的问题，也不利于针对问题采取措施进行有效地改善，促进档案机构在档案管理方面的提高。而且基本上每个档案机构的情况都差不多，没有对档案管理进行各方面的优化，极容易造成人力、物力上的浪费，也不能对资金进行优化配置。随着我国信息化进程的加快，档案管理往信息化的方向发展是必然的，而以上叙述的问题必将对电子档案的发展有不利影响。

2.2 工作人员综合素质不强

现代社会发展的进程逐渐加快，随着社会的发展，对于人的要求也越来越高，需要很多优秀的人才来努力工作，在电子档案管理方面，对工作人员的要求也有了明显的提高，对于档案管理的工作人员，需要有扎实的档案管理专业基础知识，有比较丰富的工作经验，可以利用现代化信息技术对档案进行管理，比如掌握与管理档案相关的计算机技术。就现今的电子档案管理的实际情况来看，管理档案的工作人员素质不高，对于档案管理的专业基础知识也掌握的不牢固，大多数工作人员缺乏工作经验，对在电子档案的管理工作中，缺乏长期的锻炼，对工作情况没有进行及时的总结，不能得到有效的反馈，对于工作经验的积累是不利的。还有就是一些工作人员没有掌握最基础的计算机知识，对于计算机技术在档案管理上的运用也没有了解清楚，那么通过计算机技术对电子档案进行管理就很难达到运用自如的状态，也就导致工作效率没有办法提高，不利于电子档案管理工作的开展。

2.3 计算机电子档案安全性不高

虽然现在信息技术高速发展，但同时也带来了一系列问题，网络安全问题就是急切需要解决的问题。同样，计算机电子档案也出现了安全问题，档案信息有可能遭到泄露，信息技术发展的同时也带来了黑客这一群体和计算机病毒的发展，这对于电子档案的管理造成了极大的风险，档案库如果遭到黑客的侵入，就会很容易泄露档案信息，档案信息一旦遭到泄露，就会造成很严重的后果，不法人员通过偷盗档案信息来获取利益，还有计算机病毒的传播，都为电子档案带来不利影响，阻碍了计算机电子档案的发展。

3 计算机电子档案管理策略

3.1 加强档案机构合作

档案机构间要增强合作，要多与档案机构进行沟通交流，通过与其他档案机构进行合作，来寻找自己档案管理中的不足，并积极采取措施进行改进，吸收其他档案机构管理档案的优秀经验，对自己的档案管理进行参考，并进行有效性的借鉴。与其他档案管理机构可以采取多种形式进行合作，可以建立档案管理工作人员的交流会，可以举办档案管理研讨会等，通过与其他档案管理机构进行合作交流，实现档案在管理方面的信息共享，提高计算机电子档案机构的工作效率，提高电子档案管理的经济效益，为档案管理工作节约人力、物力成本，减少财政资源的浪费，促进计算机电子档案的发展。

3.2 提高工作人员综合素质

在计算机电子档案管理工作中，要努力提高计算机电子档案管理人员的综合素质，促进管理人员发展，有利于电子档案的管理工作的进行，也有利于电子档案工作的完善。对于提高工作人员的素质方面，可以从几个方面进行努力，我们来进行具体讨论。对于工作人员来说，要加强他们的专业基础知识，让他们多学习计算机技术，对他们的能力进行提高，鼓励他们对工作情况进行及时的反馈，促进工作效率的提高。对于档案管理机构来说，要对档案机构的工作人员进行培训，促进他们能力进步，增强他们的专业基础知识和工作技能，提高工作人员对工作的主动性。

3.3 加强档案管理的安全性

对于档案管理工作中的安全问题，我们要进行努力改善，加强计算机电子档案的安全管理。档案管理机构可以完善电子档案管理制度，对于电子档案管理制度的保密性方面进行完善，还要规定查找档案的人员的权限，通过限制权限来增强电子档案的安全性。档案机构可以进行必要的财政投入，为机构聘请对电子档案数据库的维护人员，增加防火墙的设计，对不法人员的非正常侵入形成抵制作用，增强安全性。

4 结语

对于计算机电子档案我们要坚持发展它的优越性，克服它的缺点，跟上时代的脚步，推动我国电子档案的信息化发展，要解决在发展过程中遇到的问题，积极采取措施来迎接发展中的挑战。促进我国计算机电子档案的不断完善，为我国档案管理的发展做贡献。

参考文献

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【关键词】卫生档案管理；信息技术；应用；实践探索

卫生档案是宝贵的信息资源，是卫生部门工作过程中形成的原始记录，能够为卫生部门科研、医疗、教育、预防、保健等各项工作的开展提供有价值的参考依据。我单位一直以来十分重视卫生档案管理工作，将其作为单位管理的重要基础，随着信息技术的发展，我单位在卫生档案管理中积极引入先进的科学技术，大力推进档案管理信息化建设，对提高卫生档案管理工作质量和效率产生了重要作用。现将我单位实施卫生档案管理信息化建设的情况与实践效果汇报如下：

一、卫生档案管理中信息技术的应用

（一）建立卫生档案管理标准体系。 我单位为推进卫生档案管理信息化建设，在遵循国家档案管理相关政策、规定的基础上，充分考虑本单位卫生档案管理的实际情况，建立起卫生档案管理体系，进一步明确了档案管理部门中信息管理人员、数据录入人员、计算机技术人员、档案综合管理人员的职责，通过制度规范了档案管理人员的工作行为。同时，我单位为实现卫生档案资料的快速收集与整理，还建立起具备较强通用性和兼容性的文件信息储存及交换格式标准，使得各部门之间能够顺利完成卫生档案资料的收集、存储、检索、交换操作。

（二）加快卫生档案管理现代化建设。我单位在卫生档案管理中，投入充足的建设资金，购置诸如计算机、扫描仪等现代化设备，将纸质卫生档案转换为电子档案进行存储，同时利用现代化设备及时收集和管理各类电子文件，推动了卫生档案信息化建设进程。在日常的档案管理工作中，对计算机进行了高效利用，构建起了相对完善的档案数据库，实现了档案数据信息的整合与共享。通过档案信息电子化与网络化，使档案的查询与检索更加方便，对档案信息的后续加工，进一步拓展了卫生档案的服务功能，使档案的价值得以充分发挥。此外，我单位还建立起了局域网，方便各部门在各自的权限内及时获取所需档案信息，实现各部门的资源共享。

（三）完善卫生档案保密机制。我单位在加快卫生档案管理信息化建设的同时，十分重视档案保密工作，最大限度保障档案信息安全。在信息化环境下，我单位逐步建立起卫生档案保密机制：一方面，要求档案管理部门对电子档案进行多层次备份，纸质档案原件由专职档案管理人员进行妥善保管，从而避免档案资料永久性丢失或损坏。另一方面，加强对卫生档案管理系统的安全防护，要求技术人员根据档案资料的重要程度，对系统实施普通、中等、高级三个层级的加密保护，防范黑客入侵，创建安全的信息化运行环境，切实保护单位的机密资料。

（四）建设高素质卫生档案管理队伍。档案管理人员是卫生档案管理的主体，他们的综合素质和专业技术水平高低，直接关系到档案管理的效率和质量，尤其是应用信息技术对卫生档案进行管理，对档案管理人员提出了较高的要求，除了要具备相关的专业基础知识，如卫生专业知识、信息管理等等，还要熟练掌握计算机的操作与各种软件的应用。为使档案管理人员能够更快、更好地完成本职工作，我单位进一步加大了对档案管理人员的培训力度，将培训的重点放在了理论基础知识和专业技能上，前者的培训内容包括档案信息化建设概述、数字档案室建设与档案数字化、电子文档归档等；在专业技能的培训上，采用了多样化的形式，如专业讲师课堂授课、现场动手实操、交流互动等，大幅度提升了档案管理人员的实际操作能力。除此之外，我单位还引进了一批高素质的档案管理人才，对现有的档案管理队伍进行了扩充，给整个队伍注入了活力，使卫生档案信息化管理工作的开展变得更加顺利，档案的管理效率和管理水平也都随之得到了显著提升。

二、卫生档案管理中信息技术应用实践的现实意义

（一）降低卫生档案管理成本。在传统的卫生档案管理中，主要对纸质档案进行管理，需要耗费大量的人力、物力、财力对纸质档案进行分类、排序、装订、存放、保管，随着我单位的不断发展，纸质档案资料也随之迅猛增加，导致档案管理人员的工作量剧增。同时，数量庞大的纸质档案资料占用着越来越大的存储空间，这给我单位带来了一定的经济负担。而将信息技术应用到卫生档案管理之后，我单位将传统纸质档案管理转变为电子档案管理，不仅节省了档案存储空间，而且还可以对档案进行安全备份，大幅度降低了卫生档案管理成本。

（二）提高卫生档案管理效率。我单位传统的档案管理模式为手动归档，时常发生归档差错，工作效率偏低。而将信息技术引入卫生档案管理之后，档案一经录入便可以自动进行迅速分类、多次利用，弥补手工归档出现错误不易纠正的弊端。同时，自我单位开展卫生档案信息化建设以来，档案的利用效率不断提高，管理人员或档案使用者可以在档案库中，通过输入年份、名称、分类、内容等关键词，即时查询所需档案，为使用者提供便捷的档案服务。此外，我单位卫生档案管理工作十分重视与外界的联系，定期通过网络向全社会信息，使社会了解我单位的运营情况，推动卫生管理工作适应信息时代的发展要求。

（三）及时为医疗卫生决策提供依据。近年来，各地区突发性医疗事件频发，卫生档案作为卫生管理部门应对突发性医疗事件时所依靠的重要资料，必须保证卫生档案管理工作及时、准确地汇集相关数据，缩短应对突发性事件的时间。我单位积极开展卫生档案管理信息化建设，能够使各部门在第一时间掌握突发性事件的相关资料，帮助研究机构总结出疾病规律，准确预测疾病流行病的发展情况，从而快速找到解决方法，抓住控制突出性事件的最佳时机。

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1档案管理制度的创新对目前档案管理具有重要的现实意义

1.1档案管理制度创新符合社会经济的发展当今社会经济的飞速发展导致了社会各个行业人才需求量逐渐增加，而相对的人才流动也比以往更加频繁，这就增加了档案管理的难度，需要创新档案管理制度，以弥补传统档案管理出现的问题，主要可以体现在以下个方面：（1）不同性质的单位所面临的档案管理问题各有不同。第一，私有企业、公司人员流动量大，尤其是底层人员，常常出现跳槽现象，使得人力资源部门随时准备更新员工信息；第二，国有企事业单位、政府机关人员流动相对稳定，但是由于国有企事业单位、政府机关存在时间长远，人员档案众多，有很多档案随着时间而流失，造成档案资料的不完整和不全面，同时，无法做到及时更新档案，严重影响档案管理功能。（2）虚假档案。在传统的档案管理领域常常会出现涂改和伪造档案的现象，虚假内容逐渐增多。同时，单位组织评价过于死板，无法从简单的档案中真实的反映人员的实际情况，更加助长了虚假档案的产生。（3）档案管理制度创新补足管理漏洞。传统档案管理在档案材料的收集、整理和利用上存在着管理漏洞，导致档案资料由于缺损、遗失等原因形成信息失真，缺失了档案的意义。以上问题的产生充分体现了传统档案管理制度无法适应当前社会经济的发展模式，制度创新势在必行。

1.2档案管理制度创新为档案管理工作提供体制保证规章制度的设立规范了人们的行为、保证良好的社会秩序，为社会的有序发展提供了保证。人事档案作为直观反映人们整体信息和经历的档案，其档案需要更加全面、准确、清晰的反映出人的整体素质。完好的档案需要做到：（1）符合个人实际情况，充分反映该人的经历和状况；（2）档案资料必须准确，不实材料不得存档；（3）档案内容清晰，字迹模糊不得存档。档案的完备必须需要档案管理人员按照正确的档案管理制度严格执行，避免因个人的失误导致他人和单位的损失。因此，需要根据日常档案管理工作中出现的问题，创新档案管理的相关制度，使档案管理更加健全。

1.3档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发，在各项制度的支持下，专业人员通过努力制定符合经济社会发展的新型档案管理制度。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度不够健全，档案存储分散，规范性较差，利用率普遍较低，需要更为详实、科学的制度，将档案管理的方针政策明确化。而这一过程使档案管理人员的责任更加明确，明确档案管理人员的工作任务和目标，利用奖励和惩罚相接的办法，促进员工工作的积极性。

2档案管理制度创新的具体内容

2.1创建档案培训制度机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训，可邀请上级业务人员授课，每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。

2.2创建档案检查制度各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料，熟悉档案整理规则、技术，规范整理各种门类的档案，按照档案制度向职工提供档案服务，并定期对归档档案的质量、数量进行检查。

2.3创建档案责任追查制度档案管理部门应按照各级档案管理办法，在规定时间内对相关文件材料进行归档，登记造册。人动时，应办理档案材料移交手续，对私自带走、销毁、藏匿档案材料的，严格按照中华人民共和国档案法追究相关责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。

2.4创建档案联系制度落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。

3档案管理制度创新需要关注的重点问题

3.1完善档案资源管理体系建设档案管理制度的完善是需要一个循序渐进的过程。根据日常档案管理工作中出现的一些问题进行改正并不断完善各项规章制度以避免错误的再次发生。在针对档案管理制度创新时，可通过创新档案资源的监督管理机制，将档案管理落到实处，监督档案管理人员的工作，使员工形成自觉的档案管理意识。规定第一责任人员，及时对档案管理过程中出现的问题给予符合实际的有效措施。

3.2拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全确保档案资源的归档主要可以从档案的来源、档案的质量、档案的征集等几个方面来保障档案的完整。以档案的来源为例，在档案归档第一步就无法做到档案的完整就更谈不上保证档案资料的齐全。

3.3强化对档案工作的评价与考核一是要进一步强化档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。

3.4加快档案资源的信息化建设一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。

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[关键词]档案管理现代化；必要条件

实现档案管理现代化不是一个独立的行为和过程，档案工作内部和外部的许多因素都对它们发生不同程度的影响。其中有些因素成为实现档案管理现代化不可缺少的基础条件。如果这些条件不具备或不成熟，全面实现档案管理现代化就有困难。因此，实现档案管理现代化，就必须全面关注各方面条件的发展，并在可能的范围内积极创造条件，根据条件成熟情况，不失时机地推进档案管理现代化的进程。

一、档案管理现代化建设的外部条件

档案管理现代化建设的外部条件可以分为几个方面，即经济条件、科技条件和社会档案意识等方面。

第一，经济条件。进行档案管理现代化建设，首先涉及的是一个经费投入的问题。无论是采用现代化的技术设备，还是改善档案库房保管条件，都离不开资金，尤其是数字档案馆的建设，更是以经费的大量投入为前提的。然而，档案部门是以国家或地方财政拨款为主要资金来源的，因此，档案管理现代化很大程度上要受到国家和地方能够提供的资金数量的制约。目前，我国各地档案管理现代化的规模和进程表现得非常不平衡，东西差异很大，这事实上是各地经济发展不平衡，进而对档案现代化建设投入不一所造成的必然结果。

第二，科技条件。档案管理现代化是以高科技手段为基础的，因此，科技的发展也决定着档案管理现代化的进程和水平。

第三，社会档案意识。档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观反映，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。档案意识，包括社会上对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。档案意识对档案管理现代化乃至档案工作的发展起着主观能动性的作用。事实证明，档案工作水平高、档案管理现代化进程快的地区或部门，都与该地区或部门的正确档案意识占主导地位有直接的关系，即利用档案意识强，重视档案工作和档案管理现代化建设，特别是与领导对档案和档案工作的重视程度有更大的关系。

二、档案管理现代化建设的内部条件

（一）档案管理业务和技术标准化

档案工作领域中的“标准”，可以进行这样的表述：以优化档案工作为目的，以档案工作实践经验和相应条件为基础，对档案工作中具有多样性和相关性特征的事物所做的统一规定。它是通过充分协商，经过专门的程序，用特定的文件形式颁发的。因此，档案管理业务和技术标准化，就是对档案管理业务技术活动中具有多样性、相关特征的重复事物制定和实行统一规定的过程。实行档案业务技术标准化的必要性表现为三个方面：

第一，它能有效地提高档案管理水平。档案业务技术的标准化，实质上是按照档案管理活动中的客观规律，消除其中多余的、可替换的及低功能的形式和部分，使各项业务、技术的构成合理精炼，并使同类业务、技术在基本特征、功能形式上具有统一性、规范性、互换性，从而减少档案管理的重复劳动和因不必要的多样化而造成的混乱状态，提高档案管理水平，为档案信息的开发与交流创造条件。

第二，它是档案管理中运用现代化管理设备和技术手段的前提与基础。计算机技术的应用是档案管理现代化的中心，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难：要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。

第三，它是档案事业的整体化趋势，也是纳入国家信息系统的重要条件。档案信息系统已明确地成为国家信息系统的重要组成部分。在外部，则需要与图书、情报等其他信息系统取得协作，才能使档案信息系统具有开放性。档案管理业务与技术标准化，正是档案信息系统达到内部协调和外部协作的重要条件。

（二）档案人员专业化

在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员专业化是不可缺少的重要条件。档案工作的方针、政策要靠档案工作人员来贯彻执行，档案部门的职能要通过档案工作人员的活动来实现，档案工作的科学管理需要档案工作人员来实施，现代化的档案管理技术、设备也需要档案工作人员来操作运用。总之，档案工作人员是构成档案工作的主体，档案工作水平的提高，需要通过提高档案工作人员本身的素质来实现。档案工作人员专业化，意味着档案工作人员一般需要具备以下素质：

一是政治素质。其中包括档案工作人员的政治品德素质，即政治态度、政治品质和思想作风；档案工作人员的职业道德素质，即要尊重档案、尊重历史，遵纪守法、严守机密，甘为人梯，热心服务等，它是完成专业工作任务的保证；二是知识素质。档案工作人员应该了解专业基础知识、文史知识和计算机及有关的自然科学基础知识。为此，档案工作人员需要学习一些必要课程，诸如档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、文书学、档案信息计算机处理、电子计算机技术、软件技术、通信及网络技术、办公自动化等等。

（三）档案管理行为科学化

档案管理行为的科学化，主要体现在档案工作组织管理的科学化方面，它是指按照档案管理的客观规律安排和协调一个档案馆（室）乃至一个国家的档案工作，让档案管理的各个环节的质量和效率都得以不断的提高。

档案管理行为科学化既是档案管理现代化的重要内容，更是其得以实现的重要条件。因为以信息处理为特征的档案管理，是物化于各种机器设备之中的，特别是以计算机为核心的设备。因而从本质上来说，这是一个数学问题。因为到目前为止，机器执行的信息处理，绝大部分都可以看作是某种计算管理行为的科学化。但是数学化并不是要把管理行为归结为几个数学公式，而是要把档案管理行为尽可能地总结为有条理的、按某种程式的过程，以便最终把管理行为编成机器系统能接受的程序。属于管理行为的分析、决策等活动，最后也要由建立起来的数学模型来处理，若要建立档案计算机管理系统，都应认真做好这项准备工作。

这项准备工作包括：档案管理制度的健全，文件、表格、数据的标准化，日常管理活动的程序化，影响本部门管理内容的诸参数的确认，各类档案信息享用范围的确认等。

从我国目前的情况来看，全国的档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。一方面它作为国家信息系统的一个组成部分，需要与其他信息部门协调与配合；另一方面，它又以数以千计的档案馆和数以万计的档案室为其组成部分构成了一个整体，需要以各个部分的相互协调与配合来共同完成保管全国档案和向社会提供档案信息资源这一重任。一个具体的档案馆也是这样，它不仅与社会各方面有着密切的联系，而且其内部也存在着各环节、各部门之间的协作问题。对整体的统筹安排、统一指挥以及对各部分关系的有效协调等都是科学管理的重要内容。

档案工作的现状对组织管理活动提出了新的更高的要求，单纯沿用以往的经验管理方法和行政手段已无法与之相适应。以现代管理科学为指导，使管理思想、体制、方法、手段逐步科学化，是使管理活动适应现代档案工作发展需要的必要条件。

科学的组织管理与先进技术设备的采用有着密切的关系。一方面，科学管理需要运用电子计算机等先进技术作为管理手段；另一方面，先进技术设备的运用又要以科学的组织管理为基础。这不仅是因为技术与设备本身就存在着管理问题，更重要的是因为如果没有对档案工作的全面的科学的管理，再先进的技术设备也无法得到有效的运用。例如运用计算机进行档案业务管理和组织管理，其前提条件就是要求这些管理活动自身程序化，并在管理活动中形成准确、完整的数据。计算机应用程序实际上就是对管理活动程序的模拟，完整准确的数据则是计算机进行逻辑运算、形成判断结果的对象和数据。通过科学的组织管理活动，获得必要的数据，并在系统分析和系统设计的基础上提出合理的数据加工要求，才有可能编制出适用的计算机应用程序，电子计算机也才有可能在档案管理中有效地发挥作用。

参考文献：

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1.1信息化管理意识淡薄。科技的飞速发展，带来的是计算机、网络技术的普及。现如今，网络技术已经被广泛应用到档案管理领域，这几乎从根本上改变了传统的档案管理方法和手段，过去单一的纸质档案管理模式，逐步地演变成纸质档案管理和电子档案管理齐头并进的管理模式，其中网络化管理方向发展明显，但是档案管理者的工作意识及思想观念依旧很落后，认为现代信息设备只是传统管理方式的小补充，传统的管理模式依然存在。很多的档案工作者信息化意识淡薄或者认识较浅，并没有认识到电子文件已经成为我国重要的战略信息资源，甚至意识不到网络环境下档案信息网络安全的重要性和迫切性。若在具体的工作中遇到网络信息安全风险时，大多数的档案管理者表现出的是无所适从，对于网络信息安全风险的预防、发现和应对没有一点儿经验可谈，档案管理工作者整体缺乏必要的信息化管理意识。

1.2信息化管理专业基础知识较薄弱。信息技术的日新月异，在客观上要求档案管理工作者要及时地更新自己的技能方法，以免被淘汰。现在的档案管理工作者本身只是一群具备基本档案管理知识的人群，他们不能等同于信息技术专业人员，而且自身缺乏必要的信息安全意识，大部分的档案管理者几乎意识不到自己在信息安全技能上存在的问题。现实的环境中强制性的专业水平提升制度极度缺乏，定期的培训机制严重匮乏，档案管理者的信息安全能力和实际的工作要求处于脱节状态。整个档案信息管理队伍呈现出年轻的档案管理者缺乏档案管理知识、老的档案管理者虽掌握了档案管理知识却对信息技术能力毫无培养的状态，甚至很多具备档案管理知识和信息安全能力的年轻档案管理者，会因待遇、职称、工作前景等问题改行，使得整体信息技术水平偏低的档案部门更加缺乏掌握信息技术的人才。

1.3信息化管理制度不够健全。当下，我国对档案管理工作者的准入制度（档案管理工作者从业资格制度等）并未展开全面的实施，对新进档案管理工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的基本素质如何，几乎一无所知，各级档案部门选拔培养档案干部时缺乏明显的专业指向性，只是依靠主管机关、主管领导对调入人员各项素质要求的掌握。那些从事档案管理工作时间较长的老同志，他们的现代信息技术能力严重缺乏，其信息安全素质低下。同时，有关信息安全技能方面的考核内容，在档案工作者技术职级晋升的各项考试中体现并不明显，部分人事管理部门缺乏提高和激发档案工作者自身信息安全素质的主动性和激励机制。

2提高档案工作者信息安全素质的对策

2.1加强对档案管理工作者敏锐感和责任感的培养。在现今网络技术环境下，传统的纸质档案已经逐步地被各种新领域、新门类、新载体档案部分掩盖，档案管理工作者原本的素质已经不能满足当下工作的实际需要。在实际的档案管理工作中，工作人员要认识到档案事业向前发展的不可逆转性和必要性，作为从事基础性档案管理工作的人员需要认识到这一点，学会将工作的着力点延伸到未来，坚持“以服务促管理，以管理完善服务”的原则。

2.2加强档案管理专业技能培训的力度。从根本上加强对全体档案管理工作者信息安全素质教育的培训力度，可以从档案管理知识和信息安全技术能力两个方面着手培训，即分别根据档案管理知识和信息安全技术能力的不同进行相关的专业技能培训。与此同时，还要按照档案管理工作者在工作岗位、工作职责、承担任务上的差异展开具体的培训事宜，培训的差异主要体现在培训时间、培训内容和考核方式与内容上面。档案管理工作者对信息安全技术的掌握并不是最终目的，是要以这些为工作手段，最终提高我国整体的信息档案管理质量。

2.3进一步完善档案信息管理制度。现在，我国的档案信息管理制度处于基础阶段，颁布的涉及信息安全的标准和规定中，几乎没有直接和档案管理工作者信息安全素质要求相关的内容，现实工作中遇到的实际问题得不到针对性和规范性的解决，因此我国档案管理工作者信息安全素质现状无法从根本上得到改变。现在根据我国档案信息管理制度的现状，完善和健全档案信息安全的标准和规定，以及完善档案管理工作者的准入制度是很有必要的，同时还要根据我国档案管理工作的实际情况，为档案管理队伍选拔一批具有较高综合信息素质水平的人员。在档案工作者专业技术职务调整的政策规定中，纳入信息素质考核的内容，各级职称考试当中必须要包括信息安全素质方面的内容，这样对档案管理工作者学习档案信息管理内容的积极性和主动性，会起到一个很好的引导和监督。

2.4对档案工作者开展信息技能培训。传统平面媒体一统天下的局面已经成为过去时，网络媒体正在以它自身特有的优势占领着越来越多的传播市场，因此档案管理者需要掌握必要的软件操作和维护技能，加快办公效率，加强网络知识的学习和培训，使自身捕捉社会信息的能力得到提升。同时，为了提升档案工作者借助现代传播媒介进行有效档案信息传播的能力，有必要开展相关知识（档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识）的培训，信息技能培训的开展，有利于档案工作者以安全和保密为前提，运用现代技术开展更有效的档案信息传播工作。

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【摘要】当前医院管理中具有重要作用的医院档案管理工作目益受到人们的重视。尤其是在市场经济快速发展进步的今天，医院档案管理现代化尤显重要。本文主要从目前我国医院档案管理中存在的相关问题出发，并希望通过深层次的剖析这些问题的源起与发展过程，提出一些创新性的解决思路与方案，进而对目前我国医院档案管理工作效率的提升具有现实性的指导意义。

【关键词】医院；档案管理；工作效率

众所周知，医院档案管理在整个医院管理方面占有重要的地位，尤其是在科学技术的不断发展和市场经济快速发展进步的今天，医院的档案管理工作成显重要，档案资料本身作为重要的信息资源，其价值日益受到人们的关注。但是我们经常遇到的一个突出问题就是，如何让有效的档案资源得到合理的利用，由此可见，档案管理现代化势在必行。随着社会生产力的提升，计算机技术和网络技术在各个领域都得到了突飞猛进的发展，同样，我认为应当在医院档案管理中合理的有效地运用计算机和网络资源，进而实现医院档案管理的现代化。

1 医院档案管理现代化是技术领域的现代化

20世纪80年代以来，计算机技术、网络技术、各种通讯技术和设施等在现代社会生活的各个领域得到了广泛的应用。与此相对应的发生改变的是传统的工作方式发生了翻天覆地的变化。人们不但逐渐从繁重的工作环境之中解放出来，而且工作效率得到了极大的提升。针对目前医院档案管理工作而言，可以说，实现档案管理的现代化不仅仅是时展的要求，是生产力发展的必然要求，同样是我们实现工作效率的提高的现实迫切需要。医院档案管理工作要适应时代的发展，从技术领域现代化的基本要求来看，我们目前医院的档案管理和保护条件仍然存在着很多突出问题。由于以前的很多档案主要是纸制的载体，再加上保护设施不够完善，很多档案已经出现了各种问题。例如，字迹不清，纸张变脆变酥，特别容易损坏。而这些材料往往是我们进一步学习和研究的重要材料，很多是无法用金钱来衡量的。另外，从长期从事医院档案管理人员的健康角度来看，很多档案中的物质会直接影响到医院档案管理人员的健康。因此，无论是从档案管理的效率、保护程度、医院档案管理人员的健康，亦或档案管理环境整体环境改善等方面，实现医院档案管理现代化都是刻不容缓的。

2 医院档案管理现代化是思维方式的现代化

在医院档案管理工作之中，伴随着计算机技术、网络技术、各种通讯技术和设施的引入和逐渐得到普遍的使用，越来越显示出来一个突出的问题。即先进的技术设施与相对落后的医院档案管理观念之间的矛盾。虽然随着医学事业的不断发展，医院的档案管理人员的观念已经有了很大的提升。但是，这种观念仍然不能够满足档案管理现代化的思维方式的要求。这是由医院档案管理工作的特点决定的。档案管理工作是一个相对比较繁琐的工作，收集、管理、保存、归档、开发、运用起来比较复杂。因此，对于计算机技术、网络技术和通讯技术、设施的运用，不能够完完全全依靠这些技术和设备。医院档案管理人员，必须改变自己的管理观念，做到有备无患。而不能认为这些技术是完美的，只需要使用即可。在这方面，一个突出的例子就是，2005年某市用于管理档案的两台计算机管理的档案资料全部丢失，给当地的工作造成了巨大的损失。由此可见，技术和设备虽然比较先进，但是如果没有先进的思想去思考和运用，则会造成比传统档案管理中出现更严重的后果。

3 医院档案管理现代化是实践领域的现代化

无论多么先进的技术与设施、先进的理念、管理手段，管理方法等等，最终都要落脚于医院档案管理本身。医院档案管理现代化，最终要在实践领域完成。即是指，医院档案管理者在先进理念指导下积极地从事科学合理地档案管理工作，进而使医院档案管理获得更好的工作效率、经济效益和社会效益。医院档案管理者的现代化理念与相对应的知识与技能，直接决定着医院档案管理工作的成败。作为医院档案管理工作者，我们要在工作过程之中，努力克服过去那些落后的操作方式和落后观念。通过参加各种各样的培养培训，例如，档案现代化管理基础知识、现代网络技术、现代通讯技术的基础知识、计算机基本操作知识等等，最终达到医院档案管理现代化的要求。同时，为了避免医院档案管理工作流于形式，应当建立健全的管理制度。只有科学合理的制度的制定和有条不紊的执行，才能够在医院档案管理实践领域中真正实现现代。

参考文献

[1] 刘赛芳. 医学档案管理[J]. 中国现代医学杂志, 2000, (04)