档案管理基本理论范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基本理论，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：复式记账原理；本科教学评估；档案管理

教学档案是高校本科教学评估的重要依据，各高等院校都根据国家教育部颁布的《普通高校本科教学工作评估指标体系》制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围和立卷归档原则作出了明确的规定，但是原始材料的系统性，完整性和可靠性依然欠缺，同时由于上级教育主管部门对高校的检查门类较多，包括学士学位授予权的评估，新专业评审等，在根据不同评估指标体系进行资料整理的过程中，容易因档案的交接和流转而发生遗失现象。

一、会计循环与档案管理流程

通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：

(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。

(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。

(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。

(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。

(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。

会计循环的具体图示如下：

与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示如下：

二、会计科目与档案目录

会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。

(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。

(二)设置档案目录必须满足本科教学工作评估指标体系的要求。一是要符合国家本科教学工作评估指标体系的要求来划分教学业务档案的类别，设定分类的标识；二是要符合高校自身教学管理的要求，以便于为高校的常规活动、项目决策及信息管理。

(三)设置档案目录要将统一性与灵活性结合起来

由于各高校的教学管理制度和教学活动有一定差别，因此在分类目录的设置上，需要将统一性与灵活性相结合。所谓统一性，就是在设置档案目录时，对指标的设置标准、口径需要统一。所谓灵活性，就是在能够提供统一指标体系的前提下，各个单位根据自身的具体情况，设置或者增补反映本高校特色项目的目录。

(四)设置档案目录的名称要简单明确，字义相符，通俗易懂

档案目录作为分类标识，要求简单明确，字义相符，这样才能避免误解和混乱。简单明确是指根据教学活动的特点尽可能简洁明确地规定科目名称；字义相符是指按照中文习惯，能够望文生义，不致产生误解；通俗易懂是指要尽量避免使用晦涩难懂的文字，便于大多数人正确理解，也能够为高校之间的学习交流提供便利。

(五)设置档案目录要保持相对稳定性

为了便于在不同时期分析比较教学评估指标和在一定范围内汇总各项指标，应保持档案目录相对稳定，尽量不要变动目录的名称、内容、数量，使分析指标保持统一性和可比性。

根据以上原则，我们可以建立如下主要档案一级目录名称对照表：

在一级目录下，为方便查找和管理，还可以下设二级目录和三级目录。此外，对于跨连续几个学期的教学档案，如 ：专业建设，实践教学体系创建，实验教学区，产学研基地等项目可以灵活处理，单独开设独立的目录，突出反映学校的办学特色，而不必仍以一个学期作为档案的管理周期。

三、财务报表与文件汇编

会计财务报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定时期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。它是企业财务报告的主要部分，是企业向外传递会计信息的主要手段。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。会计报表为评价企业经营业绩和改善经营管理提供重要信息；为国家经济管理机构进行宏观调控与管理提供必要信息，为投资者和贷款者进行决策提供有用信息。

与之相类似的是，本科教学评估过程中通常要求提供三个部分的材料，即：（一）自评汇报材料，也就是《自评综合报告》。它是在利用原始档案的基础上，进行归纳后重新撰写制作而成的材料，作用是让专家了解本科教学工作的基本情况，使专家看了以后能对学校本科教学的整体水平作出价值判断；（二）佐证材料，它是由高校档案部门、校内各部门所保存的档案经过统计分析等加工处理而来，作用是支撑自评材料中所反映出的对自身教学工作所作出的正面评价，起到增强说服力、提高可信度的佐证目的；（三）备查材料。它是由高校档案部门、校内各部门所保存的原始档案直接转化而来的。其中，备查材料的准备在每学期平时的资料整理过程中已经完成，在迎接本科教学评估的准备过程中，主要是完成资料的清查工作和部分材料内容的查漏补缺工作。佐证材料部分应在学期末聘请专人对各部分材料进行档案汇编，将材料整理成有组织有体系的内容，装订成册，总结学校在办学过程中的进步和不足。自评汇报材料起到了会计财务报表的作用，它是在备查材料和佐证材料基础上进行归纳后重新撰写制作而成的综合报告，是全面反映本科教学水平的总结性书面文件，此部分通常于本科教学评估前一个月内完成。

四、结束语

教学档案材料内容丰富、类别繁杂，涉及面广，如何根据教学规律和教学工作性质并结合学校自身特点建立行之有效的档案管理办法，对于整个教学管理工作的组织及日常档案管理的质量具有重要意义。本文借鉴财务会计账目处理的方法对档案管理进行流程再造，为减少工作中的失误和档案材料的散失提供解决途径。总之，遵从客观性和实用性的要求，不断摸索，寻找适合教学档案管理的有效方法，是学校教学改革与发展的基础保证，是每一个档案管理工作者的不懈追求。

参考文献：

[1]赵彦昌,刘柳.高校本科教学评估与档案管理[j].中国档案学研究,2006,(4).

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文秘法律专业知识

专业培养目标：培养掌握文秘基本理论和操作技能，了解和掌握相关法律知识，从事法律文秘业务的高级技术应用性专门人才。

专业核心能力：法律文秘操作技能。

专业核心课程与主要实践环节：刑法概论、民商法概论、行政法原理与实务、诉讼法概论、应用写作、法律文书、秘书学基础、档案学基础、社会学基础、网络技术与办公自动化、电子信息管理、社会调研、应用文写作、秘书业务训练、办公自动化设备使用、文秘业务综合实训、毕业论文等，以及各校的主要特色课程和实践环节。

就业面向：国家机关、企事业单位、法律服务部门的文秘及相关岗位。

本专业培养具有必备的法学和文秘专业的基本理论知识和法律职业岗位文秘工作技能的复合型高等应用性专门人才。

主要课程：法理学、宪法学、刑法学、民法学、文献检索、司法笔录训练、书记员工作概论、档案管理、法律文书训练、现代汉语与基础写作、秘书理论与实务、计算机与应用。

修业年限：基本学制三年，最长修业年限五年。

培养目标：本专业主要培养具备法律事务执业能力、掌握秘书技能、会英语、会电脑的应用复合型人才。学生毕业时，要求取得国家秘书职业资格证书。

主要课程：大学英语、英语视听说、专业英语、秘书实务、档案管理、企业管理概论、法律文书、民法、行政法与行政诉讼法、合同法、国际经济法、公司法、税法、电子商务、商务谈判、沟通技巧、多媒体技术应用、网页制作等。

专业特色：注重塑造形象、提升品味;注重强化实践教学环节，培养学生复合型多元化的职业能力。

职业前景：学生毕业后，既能胜任各类企事业单位的法务助理工作，又能从事法庭助理、书记员、律师助理职业，还能从事各类企事业单位的行政助理和商务管理工作。本专业就业面广，适应性强，并有潜力成为高级管理人才。

培养目标和要求

(一)培养目标

培养拥护党的基本路线，法律文秘专业第一需要的德、智、体、美全面发展的高技能人才和高素质的劳动者，学生应在掌握专业必备的基本理论知识和专门知识的基础上，重点掌握从事本专业领域实际工作的能力、技术和技能，具有良好的职业道德和敬业精神。

(二)素质、知识和能力基本要求

1. 素质基本要求

坚持党的基本路线，努力成为中国特色社会主义的建设者和接班人;树立正确的世界观、人生观、价值观，具有辩证唯物主义和历史唯物主义思想;诚实守信，团结合作，遵纪守法，爱岗敬业，具有高尚的社会公德和职业道德;具有本专业的基本理论知识，掌握本专业的高新技术和技能;养成正确的审美意识、审美情趣和美感，具有一定的认识美、欣赏美和创造美的能力;积极向上、心理健康，具有自我调控、建立和谐人际关系的知识与技能;积极参加体育锻炼，养成良好的卫生、生活习惯，具有一定的体育健身知识和技能，身体素质达到国家大学生体质健康标准。

2. 知识基本要求

(1)掌握语言文学类、政治哲学类等基本知识。

(2)掌握法律专业知识、文秘方面基本理论和基本知识，其中包括办文、办事、办会方面的基本方法和基本理论。

(2)掌握管理学、秘书心理学的基本理论和基本知识。

(3)掌握民事诉讼、刑事诉讼等程序的基本知识。

(4)掌握办公室管理、档案管理的基本理论与基本知识，懂得档案和信息处理的基本规则和法律法规。

(5)掌握公共关系、社交礼仪的基本知识和基本规则。

(6)掌握法律公文及其它常用应用文的写作知识。

(7)熟练掌握计算机的理论知识，能运用现代化办公设备进行法律文秘事务运作。

3. 能力基本要求

(1)熟练运用汉语语言的能力，其中包括心领神会的能力、口头表达能力、法律咨询、中文写作能力。

(2)运用法律文秘知识进行办文的能力。

(3)运用法律文秘知识进行办事的能力。

(4)运用法律文秘知识进行办会的能力。

(5)具有较强的法律文书制作和公文处理能力。

(6)运用法律和文秘的基本理论知识从事法律文秘运作的能力。

(7)运用基本法律知识进行法律咨询、司法调解和解决一般法律问题的能力。

(8)公关活动策划能力和人际沟通、接待协调能力。

(9)运用计算机进行办公事务处理、法律秘书实务活动的能力。

(三)证书要求

1.获取相应的普通话等级证书。

2.获取全国大学生英语应用能力考试B级以上证书或大学四极以上证书。

3.获取全国高等院校计算机等级考试二级证书或劳动部门计算机操作中级以上证书。

4.秘书资格证书。

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【关键词】档案管理；工作；现代化

随着信息化浪潮涌现，信息化从理论方式技术手段，都深刻地影响着档案管理现代化的发展进程，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们要正视这种发展与变化，准确地反握新时期档案管理现代化的新趋势、新要求，以档案资源信息化推动档案管理现代化。

近年来，虽然档案工作得到较快的发展，档案管理现代化水平有一定的提高，但在档案管理方法和手段方面与世界先进水平相比，还有一定的差距，不能更好地满足新形势对档案工作提出的要求。因此，就采取各种措施，加快档案工作现代化的步伐。

1 档案工作现代化的必要性

实现档案管理工作现代化是档案事业发展的需要。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。面科学技术的发展，特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用，能为实现档案工作现代化提供可靠的物质基础。

2 档案管理工作现代化的主要内容

新时期档案管理现代化是一个相对的、运态的、发展的概念范畴，在不同时期都被赋予不同的核心内容。新时期档案管理现代化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成和发展。

2.1 档案工作技术现代化

它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。它涉及广泛运用电讯设备、电子计算机技术、印刷技术、复制技术、缩微技术、声像技术。比如：广泛使用计算机进行档案的检索、编目、库房管理、阅览管理、各种统计工作，并把电子计算机与现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。

2.2 档案工作组织与管理现代化

档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2.3 档案干部知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。

2.4 档案资源信息化

在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。

2.5 档案保护现代化

传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这此档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁光性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

2.6 档案管理标准化

档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

3 档案工作现代化的作用

利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。

利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。

缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。

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教学档案管理作为院校教学活动的重要组成部分，其管理的实质就是将各类在教学活动中形成的原始的、分散的教学档案，通过管理过程使其实现有序化、标准化要求，从而提供科学、准确、高效的利用服务。因此将精细化的管理理念和手段引入高校教学档案管理工作中，有着十分重要的现实意义，是现代管理发展的必然趋势。

一、精细化管理概述

（一）精细化管理的内涵。精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。“严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。

（二）精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

（三）精细化管理的方法。精细化管理是一种管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

二、高校教学档案精细化管理应该注意的问题

（一）强化细节意识，明确管理标准，细化工作流程。教学档案管理工作的目标是通过对教学活动中产生的各类文件资料进行分类、编码、录入、装盒、上柜等一系列环节的整理、加工，为人们提供高效、便捷的档案利用服务，实现档案资源共享。因此必须建立一套科学的管理标准作为教学档案精细化管理的标杆。要避免受“模糊文化”的影响，按照“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，制定各个环节管理所要达到的要求。其中，量化管理是精细化管理的核心，能够量化的环节要尽量科学制定数据标准以供考量，便于检查监督过程中进行“对标”。同时还要细化各个工作流程，加大监督力度，以最大限度的保证各个环节都能达到预定标准。

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一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

四、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

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一、档案收集

档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节，是档案室工作的起点。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。

二、档案管理

档案管理，就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，处于零乱状态的档案，查找起来如同“大海捞针”。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件，是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设，它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。

三、档案保管

档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括：（1）档案库房管理，包括库房内档案科学管理的日常工作；（2）档案传递、流动过程的保护，即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护；（3）保护档案的具体措施，即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理，这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立环节。

四、档案利用

档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室内只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位的工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作，健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量。

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[关键词]博物馆；档案管理；利用

各级各类博物馆在其发展过程中都积累了大量的档案资料，这些档案是前人留下的宝贵财富。随着我国经济社会的快速发展，以及文化大发展大繁荣战略的实施，我国博物馆事业迎来了新的发展机遇，使文博事业迅速发展。要做好博物馆工作最重要的是了解有关文物博物馆方面的专业知识，掌握博物馆业务的基本理论、基本知识和基本技能。博物馆的陈列、保管、讲解、考古、文物收藏等各项工作都离不开查阅相关图书资料，因此，做好档案的工作非常重要。博物馆的档案室是一个围绕博物馆工作而展开的图书、文献资料的收集、整理、典藏和流通的部门，是专业图书、情报、信息传播的重要机构，但在实际工作中却往往对这项工作的重要性有所忽略，在博物馆学中亦很少论及，在图书馆学中又不能详尽论述博物馆的图书资料管理工作诸多问题。

博物馆的档案工作在构建和谐的博物馆文化中发挥重要作用。博物馆文化是指博物馆在为社会及其发展服务过程中的各类创造。档案管理工作，作为博物馆管理工作的重要组成部分，面对社会的发展，出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者，只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神，才能适应形势的需要，才能走上档案管理法制化的道路，才能充分发挥档案特有的价值。

一、博物馆档案管理工作的作用

博物馆应最大限度、最大范围地利用档案资源，充分发挥档案作用。保存档案是为了更好地利用档案。领导和工作人员为了有效地实施管理，开展各项业务活动，往往需要借助于档案。无论是制订计划、研究案例、进行决策、总结经验，还是处理日常事务等等，往往都需要查考相关的档案资料。博物馆的档案记录了博物馆的诞生和成长，记录了一代又一代博物馆工作者奋斗、拼搏、创新的光辉形象。可以说，从设立博物馆开始，档案管理工作就始终围绕着博物馆的中心工作，并为其和其他的各项工作提供服务，发挥了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

对中小博物馆来说，藏品的数量多则几万件，少则几千件，与之对应的藏品图像资料也以千计、以万计。对这类资料的传统管理方式，大多数博物馆仍以底片、照片、录像带等实物形式保管，但由于数量庞大，在具体操作过程中，难免会出现霉变、褪色、划痕、老化、损坏、遗失等情况；而且在使用管理过程中，许多博物馆没有指定专人保管，使用时没有履行必要的制度，造成图像资料管理混乱或引起版权纠纷等问题。因此，如何保护好馆藏文物的图像资料，使其规范化、制度化管理，也是摆在资料室面前的一个重要话题。所以档案室管理方面重点把好“四关”。一是把好“收集归档关”。按照收集归档的范围和责任，要求各科室及时按规定归档文件、材料，并移交资料室。在案卷规范上，组织人员集中力量对资料逐卷逐条地进行检查和对照，整理、分类、组卷、编目和装订，确保了入库资料的齐全、完整、规范。二是把好“资料整理关”。在资料整理过程中，要严格按照国家有关文物工作的法律法规和自治区及市文物管理部门的有关规定和要求，对应归档的文物资料做好收集、整理、归档工作，实现博物馆资料室管理工作的现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。三是把好“资料保管关”。档案室要坚持 “五防”原则，定期进行库房温湿度测定调节，做到库房卫生清洁，资料摆放整齐有序，最大限度地延长资料、图书的寿命。四是把好“资料登记关”。档案室要做好借阅登记记录，认真查看借阅后交回资料、图书是否齐全完整，没有按指定日期交回的借阅资料、图书一定要催交。

（二）档案利用工作

用档案提供服务是档案管理的根本所在，也是档案工作的立身之本，只有把服务工作搞好了才能使档案事业发展的路子越走越宽。博物馆档案室经常协助其他部门查阅档案资料，例如博物馆的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等各项工作提供了确凿有力的凭证。

二、博物馆档案管理中存在的问题

（一）博物馆档案管理工作意识淡化

博物馆陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展，获得了博物馆管理者更多的关注，而对博物馆档案管理工作的重要性则被淡化了，而一些博物馆档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识，认为这项工作可有可无，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而工作存在缺位现象，导致博物馆档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。

（二）博物馆档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划

近几年，博物馆档案管理工作虽然进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核，但达标以后，就出现后劲不足，缺少长期性和连续性的管理，再加上部分领导干部对博物馆档案的重要作用的认识不足，对档案综合管理的参与程度不够，造成了博物馆档案工作有领导，无计划；有任务，无落实；有形式，无效果。博物馆档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

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【关键词】档案信息化；思想意识；数字化和网络化；适用性和有效性

在当前信息化建设大环境下，越来越多的企业、部门建立了数字档案信息系统，成为当前最主要的档案信息服务方式，如数字档案馆、数字档案资源管理平台等。如何更好的体现建设与应用价值是这种新型的档案管理模式所面临的重要问题。要把工作重心从前期的“建馆”向后期的“利用”转移，重点放在盘活档案库藏资源，实现资源共享与网络化服务上。

自上世纪末期提出档案信息化以来，我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的普遍认可。但目前档案信息化建设中还存在一些不足，需要在管理过程中进一步完善和创新。本文针对当前档案信息化管理中存在的若干问题，提出了自己的几点看法。

1. 提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化

对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

2.档案信息化应该区别于数字化和网络化

档案信息化建设包括对基础设施建设、人才队伍建设、信息资源建设和应用系统建设等方面，它是一项涉及多方面内容的系统工程，需要管理部门统筹规划，并且结合实际有计划、有步骤的进行，分阶段逐步实施完成。档案数字化和网络化只属于信息化建设中的信息资源建设，是档案信息化建设基础工作的一部分。因此，档案信息化应该区别于数字化和网络化。很多人将档案信息化和档案数字化、网络化的概念相互混淆，这是很不对的，这也是没有弄清档案信息化建设的实质，没有理解档案信息化是一项系统的、有规划的建设。档案信息化的建设目标应该将信息资源建设作为核心，将电子信息管理作为重点内容，保障电子文件信息的真实性、完整性和安全性。同时以互联网作为信息基础，加快档案信息资源数据库的建设步伐，对档案电子文件进行数据库建设，实现对电子文件的有效管理和实时利用，并且实现档案信息的数字化和档案信息管理的网络化。

3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考

4.档案信息化应该注重适用性和有效性

档案信息化建设应该注重适用性和有效性的原则，建设过程中突出重点，并且以点带面地进行各项信息建设工作。从实际出发注重建设的时效性，在追求投资效益的同时也不能搞形式主义[3]。加强对各项建设工作的统筹兼顾，做到重点突出、循序渐进。档案信息化建设的总体目标应该具有一定的高度，但在实际建设过程中应该分阶段实施，按照适用性和有效性的原则有步骤的进行建设。档案信息建设过程中不能盲目追求系统的完整性，或者是缺乏对档案信息化建设复杂性的估计，导致预期目标不符合实际，可能出现后期投入经费不足、建设时间无法保障等问题，甚至让已有的投入付之东流，带来巨大的人力、财力损失。档案信息化建设应该以基础业务为依托，并且和基础性业务相互协调、相互兼顾，两者之间取长补短，以保障信息化建设能够发挥最大的功能和效益。

5.档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

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关键词：高校；档案；信息化建设

一、正确理解档案信息化建设的科学内涵

（一）在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。

（二）高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务

（一）加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效的保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。

（二）加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用这出发，不能仅仅满足于目录及的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。

（三）建立档案信息安全保障体系

在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件

（一）基础设施建设

档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。

计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。

（二）高校档案馆的经费投入

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观，大大提高了工作效率。

（三）加强档案信息化人才建设

档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。

参考文献：

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关键词:高校档案管理信息化管理模式

高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料,通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校编史修志和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用,尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案,对于发展教育事业,服务经济建设具有很高的开发利用价值。因此,在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理,就便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导,促进档案信息资源的综合开发,同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化,有利于实现信息共享。

一、高校档案管理工作的重要性

1、高校档案管理工作是学校重要的基础工作之一

高校档案管理工作是学校信息管理中的一个重要环节,是高校知识生产十分重要的基础工作,对高校总体工作起着十分重要的作用。根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,高校档案管理工作的主要环节有收集、整理、保管、鉴定、统计与利用等六个方面,这六个方面对档案管理工作来讲是缺一不可的。因此我们应从多方面加强档案管理工作,思想上高度重视,充分认识到档案管理工作的重要性,确保档案的齐全、完整、万无一失。

2、高校档案管理的规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分

高校管理规范化,是高校的管理工作按照规定的程序、标准进行,它是高校管理科学化、有序化的必然要求。高校档案管理规范化是学校整体管理规范化的重要组成部分,它要求学校组织结构的各层级、各部门及专兼职档案人员从档案的收集、鉴定、整理、保管到信息开发和利用服务等各个环节都按照规定的程序和标准进行,避免主观随意性,保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、检索利用便捷高效,同时对教学、科研等各项管理的规范化起推动和促进作用。

3、高校档案管理工作是信息资源开发利用的需要

随着社会信息化程度的深入,档案信息资源备受人们关注,社会对档案信息的依赖程度越来越高,而且更需要提供一些及时的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”、“凤凰涅檠”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。

4、高校档案管理工作具有反馈作用

高校档案管理工作在高校的发展历程中起着很重要的反馈作用。档案管理部门根据收集上来的档案资料能随时发现工作中存在的问题和不足,可以及时反馈给有关部门,力争在最短的时间内获得最有效的解决。这样才能使档案管理工作做到上下结合、左右贯通,发现问题及时解决。

二、高校档案管理工作中存在的问题

1、档案意识不强

长期以来,一些高校的领导认为高校的主要工作是教学、科研。档案工作无足轻重,加上档案自身保密性,利用滞后性等特点,高校师生员工普遍对档案工作缺乏足够的了解和认识。档案意识不强。有些高校在校人数已达万人以上,按照有关文件的规定应设处级管理机构,可是其档案管理机构还是一个非专职的科级单位。致使档案工作的管理不得力;校内各部门也常因归档立卷不及时造成资料积压甚至丢失。这些都使得高校档案工作长期处于地位不高,责任不轻,难度不小的境地。

2、档案管理信息化水平不高

一是信息化建设标准化水平低。由于历史的原因,高校档案馆建设各走各的路。目前研制出的不少档案系统应用软件,都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。二是数据库建设滞后。各高校档案馆建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。三是缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属于不同的主管部门,这使得高校档案馆形成了条块分割、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。

3、档案管理人员整体素质偏低

一个合格的档案管理人员不仅要掌握档案管理方面的政策、档案工作的基本理论原则和方法,还要懂得现代信息管理技术,熟练地运用计算机进行电子档案信息的制作、维护和管理。同时,还应具备较高的外语水平和法律知识,从而为档案管理实现现代化提供有力的智力支持。目前,高校档案管理人员的素质能达到要求的为数不多,既懂计算机技术、通信技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。首先表现是档案管理人员知识结构比较单一。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,懂得党和国家关于档案管理方面的政策和法规,懂得档案工作的基本理论和方法。面对高速发展的信息化时代,高校档案队伍中既懂档案管理又懂得现代信息化管理技术的人才奇缺。其次,由于档案管理人员素质不高,直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理工作中使用和推广。当工作中遇到新情况和新问题时,档案管理人员常常感到力不从心。三是档案管理人员学历层次偏低,专业人员偏少,人员变动频繁,这些都严重影响着高校档案管理人员整体素质的提高,妨碍了高校档案事业的持续发展。

三、提升高校档案管理水平的对策

1、加强档案管理的基础建设,做好常规管理工作

首先,加强档案管理制度建设。建立健全学校档案管理的各项规章制度及各级档案管理考核制度;建立档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度;学院档案室负责组织和落实档案管理的各项规章制度并监督实施;组织和协调学校各单位兼职档案员做好档案管理工作;定期召开学校档案管理工作会议,解决档案管理工作中存在的问题。

其次,强化高校档案工作的保障机制。为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求;还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。

再次,注重常规管理文件的归档工作。学校常规管理的文件材料主要是各部门在各项工作中形成的材料,是学校开展各项工作的真实记录,是学校的重要信息资源和历史凭证,它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用。档案工作应当与党群、行政、教学、科研等各项活动实行“四同步”管理,即下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求。

2、加强档案工作队伍建设,提升管理人员素质

首先,要加强档案人员的职业道德教育。档案专业人员的职业道德是根据档案工作职业特点而提出的生活准则和行为规范。塑造良好的职业道德素质是当前高校档案工作的首要任务。高校档案管理人员每天面对的是众多档案文件,所做的工作具体而繁琐。档案工作的服务性和条件性,决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德,要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨,从而提高服务质量。

其次,加强专业教育,提高专业素质。针对目前档案管理员素质普遍偏低的现状,我们应分期举办各种专业技能培训,传授档案专业知识,定期进行严格的专业理论与实践测验。经考核合格者持证上岗,不合格者自然淘汰。档案工作者应不断扩展自己的知识,提高学历层次。同时,高校的档案管理人员要努力成为新型的复合型人才:一方面,熟悉档案业务工作的各个环节和各门类档案、各种载体档案的管理方法:另一方面,能掌握档案网络化的新知识,熟练运用计算机技术,并将之运用到实际的档案管理工作中去:再一方面,不仅懂得社会科学知识,而且懂得自然科学知识,既具有较高的人文素养,又具有较高的创新意识和能力。这是档案管理工作本身的需要,也是时代、社会发展对档案管理工作从业人员的特殊要求。每一位高校的档案管理人员都应朝着这一目标而努力。

3、促进档案管理信息化建设

高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆的各项功能和作用。

第一是实行文档管理一体化。充分利用校园网络资源共享的功能,将上级来文和学校及各部门、单位形成的文件直接转换,进入档案馆数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。第二是开展馆藏档案数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库,并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网,为不同用户提供相应等级的信息服务。第三是实现档案利用网络化。利用校园网建立档案信息网站,实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务,同时开展档案信息咨询服务,为用户进行定向、定题的交互式信息咨询,运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发,提供更多二次、三次加工的信息产品,拓展档案的服务功能,提高档案服务质量。

4、创新管理模式,实现档案管理可持续发展

首先,管理思路要创新。长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法,日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少,更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。高校档案人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略,积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点,珍惜机遇,开拓进取,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念

其次,管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户,走向用户。想用户之所想,急用户之所急,馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。

第三,服务职能要创新。服务是档案工作的根本职能,要从“保管存留”的目的向“服务利用”的目的转变,就要实现工作模式的转变,而要实现这种工作模式的转变就要有具备“服务创新”的理念。首先在确保各类档案的查准率、查全率的前提下,要做到有预见性的超前服务,有目的地针对服务及有始有终的跟踪服务。它还包括如何培训部门专兼职档案员、如何指导部门档案工作等。档案人员应该充分认识到学校档案馆是学校各项工作管理的信息中心,档案工作人员是这些信息的管理人员;不仅管理档案实体,还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析,可以从更深层次研究档案所包含的一些实质问题。参与学校各项工作管理,加强服务职能,进而丰富服务的形式,扩大服务的范围,提高服务的效率和质量,充分实现服务的价值。

四、结束语

总之,高校档案管理既是一个重要的系统工作,又是一项幕后的繁琐工程。高等教育的改革和发展,为档案工作的创新开辟了广阔的空间,高校档案管理人员应重视对现代信息技术手段的利用,积极探索新形势下档案管理的创新模式,更好地为学校的发展服务。

参考文献:

[1]王红. 高校档案工作的创新与发展[J]. 兰台世界, 2002, (02) .