档案管理实施办法范文

导语：如何才能写好一篇档案管理实施办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1 《实施办法》的框架结构和主要内容

1.1 框架结构。《实施办法》一共有十九条。一是涉及总则类的规范有4条，如，第一条、第三l、第四条、第十七条等；这类条文对分则条文的实施具有指导作用，是普遍适用的。二是涉及各类行为主体的职责规范的有9条，如，第五条、第六条、第十一条至第十七条等。三是涉及档案规范的有5条，如，第二条、第七条至第十条等，主要对河南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案的定义、归档范围与保管期限、归档要求、整理细则作了具体的要求。

1.2 主要内容。

1.2.1 关于承包地确权档案的定义。《实施办法》第二条规定：农村土地承包经营权确权登记颁证（以下简称承包地确权）工作中形成的，对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的文件材料的总称，是承包地确权的重要凭证和历史记录。

1.2.2 关于对归档范围与保管期限的规定。《实施办法》第七条规定：承包地确权档案主要包括综合管理、确权登记、纠纷调处和特殊载体类，其保管期限分为永久和定期。具有重要凭证、依据和查考利用价值的，应当永久保存；具有一般利用保存价值的，应当定期保存，期限为30年或者10年。

1.2.3 关于对归档要求的规定。《实施办法》第八条规定：凡需归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备，使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求。第十二条规定：县（市、区）级国家档案馆负责存放一套当地完整的承包地确权档案（包括纸质档案、电子档案），纸质档案必须是原件。

1.2.4 关于对整理细则的规定。《实施办法》第八条、第九条和第十条规定：承包地确权纸质档案应按照《文书档案案卷格式》和《归档文件整理规则》的标准进行整理。形成的工作底图、地块分布图等，按照《技术制图复制图的折叠方法》中图纸的折叠要求整理归档。

确权登记类中具体涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界限图表、登记和权证审核发放等文件材料，应当以农户为单位“一户一卷”进行整理组卷。

特殊载体类文件应按照国家相关档案业务规范标准进行分类整理。电子文件和使用信息系统采集、贮存的数据以及航空航天遥感影像需用不可擦写光盘等可靠方式保存。

2 确权登记颁证档案整理细则

本整理细则主要针对承包地确权工作中“确权确地”档案的整理，对于“确权确股”和“确权确利”档案的整理，各地可根据实际情况参照此细则执行。

2.1 综合管理类。综合管理类文件材料整理标准按照《〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》执行。

2.2 确权登记类。

2.2.1 综合文件材料。按照《〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》标准，以“村”为单位，按“件”整理。

2.2.2 “一户一卷” 文件材料。确权登记类中涉及农户的文件材料，参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）标准，按“一户一卷”整理归档，采用软卷皮装订，以案卷号排列次序装入盒内保存。

（1）涉及农户需要归档的文件材料有13种：农村土地承包经营权登记簿（承包地块示意图）、承包方调查表、承包地块调查表、农村土地承包经营权公示结果归户表、承包合同、包方代表声明书、身份证复印件、户口本复印件、委托书、委托人身份证复印件、公示无异议声明书、农村土地承包经营权登记申请书、其他对权属确定有凭证作用的文件材料。

（2）卷内文件排列。“一户一卷”： 案卷封面（软卷皮）―卷内文件目录―农村土地承包经营权登记簿 ―承包方调查表―承包地块调查表―农村土地承包经营权公示结果归户表―承包合同―其他―备考表―案卷封底（备考表可以代替案卷封底）。

（3）编写页码。在有效文字页面正面的右上角、反面的左上角编写，用铅笔编写（也可以用打码机）。

（4）案卷封面（软卷皮）。

A.软卷皮外形尺寸。软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm（可以定制）。

B.软卷皮封面项目。封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号。

C.封面项目的填写方法。

a.全宗名称：填写县级农村土地承包管理部门（应使用全称或规范化简称）。

b.类目名称：填写“农村土地承包经营权确权登记颁证档案”。

c.案卷题名：填写“××（乡）镇××村××组×××（承包方代表）土地承包经营权确权登记颁证（合同编号）”。

d.时间：卷内文件所属的起止年月。

e.保管期限：永久。

f.件、页数：填写卷内总页数。

g.归档号：不填。

h.全宗号；各县级档案馆给立档单位编制的代号。

i.目录号：不填。

j.案卷号：封面案卷号按照《农村土地承包经营权要素编码规则》（NY/T2538-2014）相关要求编号。用农户合同号中的乡代码、村代码、组代码、户代码作为案卷号，共12位数字。

（5）卷内文件目录。

A.卷内文件目录格式。采用国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。

B.卷内文件目录项目。包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

C.卷内文件目录填写方法。

a.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

b.文号：不填。

c.责任者：填写形成档案并负有责任的单位或个人。

d.}名：按照卷内每张表的名称照实填写。如，农村土地承包经营权登记簿，承包方调查表；承包地块调查表；农村土地承包经营权公示结果归户表。

e.日期：文件的形成时间。即分别填写每张表形成的时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。

f.页号：填写每份文件首页所对应的页号；最后一份文件，填写起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。

g.备注：用于填写卷内文件特殊情况的文字。

（6）卷内备考表格式。

A.卷内备考表外形尺寸。卷内备考表规格为：297mm×210mm。

B.卷内备考表项目。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

C.卷内备考表填写方法。

a.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立案后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。

b.立卷人：由责任立卷者签名。

c.检查人：由案卷质量审核者签名。

d.立卷时间：立卷完成的日期。

（7）装订。装订方式可采用“三孔一线”在案卷左侧装订。

（8）案卷目录。

A.全部案卷装订完后，应填写案卷目录。

B.案卷目录表格规格为：297mm×210mm。

（9）卷盒格式。

A.卷盒外形尺寸。采用310mm×220mm（长×宽），其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

B.卷盒封面应填写全宗名称（同软卷皮一致）及“农村土地承包经营权确权登记颁证档案”（可以

直接印制上去）。

C.盒脊项目包括：承包地确权档案、全宗名称、保管期限、年度、起止卷号、盒号。

D.盒脊项目填写方法。其中年度是指文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。起止卷号填写××――××卷。盒号可按不同保管期限每年从“1”开始流水编制盒号，用铅笔编制填写，其余项目的填写方法同软卷皮格式。

（10）填写要求

A.填写案卷封面时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整（或先行印制）。

B.签字部分须用钢笔或签字笔填写或盖个人印章，严禁用打印机直接打印。

（11）印制的卷盒、软卷皮应为无酸制品。

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第一条为了做好**市重大科学技术研究项目档案工作，确保重大科学技术研究项目档案的完整、准确、系统和有效利用，规范重大科学技术研究项目档案验收工作，根据《中华人民共和国档案法》及《**市档案条例》等有关法规，结合我市实际，特制定本登记办法。

第二条本办法所指重大科学技术研究项目，是指我市高新技术产业发展、现代农业科技进步和社会事业科技发展方面的重大科技攻关与应用、科技创业与创新能力建设、专利实施与二次开发，国际科技合作与重点技术引进，并以政府财政资金投入为主体的公共项目。

第三条重大科学技术研究项目档案是指从重大科学技术研究项目的提出、立项、审批、计划进度、实验研究、报告、验收鉴定、成果申报到推广应用的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字，图表、数据、程序、声像、电子文件、实物等应当归档的各种载体的文件材料。

重大科学技术研究项目档案是重大科学技术研究活动的真实记录，反映了科学工作者科学研究全过程，是重要的国家档案信息资源。

为了及时掌握**市重大科学技术研究项目档案工作情况，加强监督和指导，**市实行重大科学技术研究项目档案管理的登记制度。

第四条登记工作的组织：

（一）**市各部门组织的重大科学技术研究项目，都应当依法向市档案局进行登记，接受档案行政管理部门的监督和指导；各项目主管部门的档案机构负责本部门承担的**市重大科学技术研究项目档案管理登记工作的组织工作。

（二）凡属本办法登记范围的**市重大科学技术研究项目的项目法人单位或研究单位负责组织填写“**市重大科学技术研究项目档案管理登记表”（见附表），于项目立项后30个工作日内填写并报送**市档案局备案。新晨

（三）对未按规定进行登记的单位，**市档案局将送达“限期登记通知单”，并限期7个工作日补登并报送，仍不登记的，将依照《**市档案条例》第二十七条的规定，对责任单位处以一千元以上一万元以下的罚款。

第五条登记工作的要求：

（一）“**市重大科学技术研究项目档案管理登记表”可在市档案局领取或在**市档案局（馆）网站下载。

（二）项目主管部门或研究单位应按要求认真填写登记表各栏目并按时报送。

第六条为确保重大科学技术研究项目的正常秩序，任何部门和单位不得向**市重大科学技术研究项目收取任何形式的档案管理登记费用。

第七条区县档案行政管理部门协助做好在本行政区内重大科学技术研究项目的档案登记工作。

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第一章 总则

第一条 为加强民营企业档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》和《企业档案管理规定》，结合本市实际，制定本办法。

第二条 凡在本市行政区域内的个体、私营企业和国有企业改制后自然人控股或者收购的企业进行企业档案管理，应当遵守本办法。

第三条 本办法所称民营企业档案，是指民营企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

第四条 民营企业档案是企业全部活动的真实记录，是维护企业经济效益、合法权益的重要依据。企业应本着自我管理、自我完善、自我发展的原则，统一管理本企业全部档案，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。

第五条 民营企业应当依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或者人员，提高职工档案意识。

第六条 民营企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，积极参加档案业务进修和培训。

第七条 市档案行政管理部门负责对本市行政区域内民营企业的档案工作进行监督和指导。

第二章 档案收集与整理

第八条 民营企业负责档案工作的部门应当建立健全各类文件材料的形成、积累、整理和归档等制度，确保企业各项活动的归档文件材料的完整、准确、系统。

第九条 民营企业的文件材料的归档范围主要包括：

（一）企业开办和变更的申请、审批、登记、注册、企业章程、投资各方签订的合同以及终止破产后清算等方面的文件材料；

（二）董事会或者管理机构形成的文件材料；

（三）产品生产方面有关产品的设计、工艺、工装、图样和技术文件；

（四）经营管理的各种记录、合同等文件材料；

（五）设备仪器图样，设备仪器安装、调试、验收、维修改进过程中技术性、凭证性文件材料；

（六）生产技术管理的各种计划、统计报表及分析活动形成的文件材料；

（七）科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；

（八）基本技术工程竣工图纸及文件材料；

（九）劳动工资、人事、法律事务方面的文件材料；

（十）财务管理的各种账册、报表、凭证和文件材料；

（十一）情报信息和专利性文件材料；

（十二）对员工教育培训方面的文件材料；

（十三）其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等。

第十条 民营企业文件材料的形成、积累及立卷归档，可以由企业内部各部门负责。归档后的文件材料，应当定期向企业负责档案工作的部门移交，任何人不得据为己有。

第十一条 民营企业在产品试制、课题研究、基建工程或者其它科技活动中形成的文件材料，应当在任务完成后15日内归档。其它文件材料在次年的第一季度归档。

第十二条 民营企业在各种项目验收、技术引进和购置设备开箱时，企业有关业务部门应通知企业档案工作人员参与验收并及时指导整理归档。

第十三条 归档文件材料应当参照国家有关档案管理的标准和规范进行科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。

第三章 档案的保管与利用

第十四条 民营企业负责档案工作的部门应按照国家颁布的档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的保管、统计、保密和利用等制度。

第十五条 民营企业应当采取有效措施对档案进行保管，确保档案的安全。

第十六条 民营企业档案的分类与编号，规模较大的企业，按国家档案局《工业企业档案分类施行规则》进行分类编号；规模较小的企业，可自行分类编号。

第十七条 民营企业根据档案的保存价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具有长远考查利用及研究价值的永久保存；在一定时期内有查考利用价值的，长期或者短期保存。

第十八条 民营企业应当定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。

第十九条 民营企业向社会公布对国家和社会具有保存价值的档案时，应当遵守国家有关规定，不得损害国家、社会、集体的利益和其他公民的合法权益。

第二十条 民营企业应当建立健全档案利用、查阅制度，不得修改、涂抹、拆取、标注和损毁档案。国家机关工作人员依法执行公务需要查阅企业档案时，民营企业应当及时、准确地提供。

第四章 档案的归属与流向

第二十一条 民营企业档案属企业所有，受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。

第二十二条 民营企业分立、合并、转让或者发生其它形式的权属变更时，其档案向变更后的企业或者个人移交，不得产权分离。但企业转让给外国公民法人和其他组织时，对国家和社会具有保存价值的档案，不得随之转让。

第二十三条 民营企业与外方合资合作，企业终止、解散后其资产与产权变动时，属于中方部分的，企业档案由中方有关企业保存，也可寄存市档案馆。

第二十四条 民营企业破产、关闭、解散时，其档案对国家和社会具有保存价值的或者涉及国家利益和安全的，应由所有者妥善保管，也可向市档案馆寄存、捐赠或者转让。向国家档案馆以外的任何单位或者个人转让或者赠送的，必须报经市档案行政管理部门批准。

第五章 档案的指导与监督

第二十五条 市档案行政管理部门通过以下形式对民营企业档案工作实行指导：

（一）宣传国家档案工作方针政策和档案工作法律、法规；

（二）召开信息会，传递档案工作信息；

（三）提供技术服务、业务咨询；

（四）其它方式。

第二十六条 市档案行政管理部门对民营企业档案工作实施以下方面的监督：

（一）贯彻执行档案有关法律、法规情况；

（二）民营企业内部对国家和社会具有保存价值的档案的保管条件、处置与流向；

（三）档案工作开展的情况；

（四）档案的销毁。

第二十七条 市档案行政管理部门对民营企业档案工作进行以下宏观管理：

（一）制定全市民营企业档案工作计划并组织实施；

（二）开展企业档案工作目标管理认定活动；

（三）举办档案业务培训；

（四）推荐档案人员参与职称评审；

（五）法律法规和上级规定的其它事项。

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【关键词】医院 人事档案管理 问题 解决办法

现代社会已经进入了信息技术时代，为了更加稳定的开展医院管理工作，帮助医院工作人员更好的成长、发展，非常有必要深入探讨分析当前医院人事档案管理工作中存在的主要问题。

1 医院人事档案管理工作中存在的主要问题

1.1 医院人事档案管理观念淡薄

现代医院的业务经营模式以及人事制度正在进行深入改革，很多医院都仅仅是关注如何提高自身的医疗卫生水平以及公共服务水平，并没有足够重视人事档案管理工作，人事档案管理观念淡薄。其次，很多医院工作人员并不清楚自己的档案到底保存在什么地方，也不清楚人事档案对于自己日后的工作调动以及职称晋升等有没有影响，这些观念意识不管是对于医院改革，还是医院工作人员的长远发展都非常不利。

1.2 医院人事档案材料内容缺乏全面性、真实性、规范性

目前很多医院人事档案的书写格式存在很多不规范之处，而且手续也并不是很完整。档案最重要的一点是要求全面、真实，但是很多人事档案的内容前后不一致，有的人谎报自己的工作年限，随意填写自己的年龄，而且奖罚信息也没有描述清晰。这些现象会导致医院考核医务人员的过程中感到非常困难，这对于医务人员的个人职位晋升以及教育学习等情况都非常不利。

1.3 缺乏规范的人事档案管理制度

医院人事档案管理工作比较复杂、繁琐，需要很长的时间，因此必须制定严格、规范的人事档案管理制度。但是目前很多医院并没有制定严格、规范的人事档案管理制度，导致医院人事档案管理工作相对混乱。尤其是近年来我国医疗卫生事业正在进行深化改革，各医院的人员流动性较大，然而医院人事档案管理制度中仍然存在诸多不规范问题。比如，大家对于人事档案都是可有可无、用时再说的态度，甚至很多人都认为不用档案，医务人员也并不关心是不是及时更新了自己的档案内容，也不担心会不会丢失，总之医务人员的参与积极性和主动性低下，这也是导致医院人事档案管理工作成效低下的主要原因。

1.4 人事档案管理方式相对落后

很多医院并没有充分意识到人事档案管理工作的重要性和必要性，在人事档案管理工作方面的投入比较少，不管是人事档案管理方式、管理手段都和社会发展步伐远远滞后。21世纪是科学信息技术迅猛发展的新时代，很多行业都已经开始引入计算机网络技术，但是很多医院人事档案管理工作仍然采用过去传统的人工记录、人工分类以及保管方式，工作效率低下，而且不利于档案分类、检索和查找，大大增加了人事档案管理工作难度，这样必然也会增加医院管理成本。其次，也常常会发生档案泄密、破损、丢失等情况。

2 医院人事档案管理问题的解决办法

2.1 提高对医院人事档案管理的重视度

医院人事档案管理工作不仅仅直接关系到医院改革，同时也密切关系到医务工作者的自身利益，因此不管是医院领导者，还是医院医务人员都应该高度重视人事档案管理工作。同时，应该加大对人事档案管理工作的宣传力度，使档案管理人员能够正确认识人事档案管理工作，并且增强医院医务人员的档案意识。这样，医务人员才会尽自己最大的努力支持医院人事档案管理工作，确保医院人事档案管理工作的顺利开展。

2.2 不断加强人事档案管理人员的综合素质

医院应该安排专门的技术人员负责人事档案管理工作，并且不断加强人事档案管理人员的业务能力培训，不断提高他们的业务素质以及专业水平。医院人事档案管理人员平时应该多学习、了解档案管理的一些新方法、新技术，熟练掌握档案管理相关的一些计算机信息数据操作方法，不断提高自身的操作技能。其次，医院应该建设一支高素质的人事档案管理人员队伍，通过竞争上岗、择优选拔等多种方式提拔真正优秀的人事档案管理人员。其次，医院可以定期组织一些座谈研讨会，这样有利于拓宽人事档案管理人员的眼界，激发他们的创新意识。另外，医院应该进一步完善人事档案管理人员的福利待遇以及职位晋升机制，这样可以更好的激励他们，深入挖掘他们的内在潜能。

2.3 制定完善、系统的人事档案管理制度

严格、规范的医院人事档案管理制度是确保医院人事档案管理工作正常、有序开展的重要保障，医院人事组织部门应该根据医院人事档案管理工作的实际情况制定科学、完善的人事档案收集、归档、整理、保管、鉴别核对、查阅以及转递等管理制度，而且应该制定相应的奖罚制度，使医院人事档案管理工作能够“有章可循、有据可依”，提高人事档案管理工作的制度化、规范化、有序化、科学化，禁止任何人私自保管本人或者他人档案。在调档、查阅档案的过程中，一定要严格、认真核实相关人员的身份，并且办理好各项手续。其次，档案管理人员应该制定严格的责任制，将人事档案管理责任明确落实到每一个人身上，并且自觉规范、约束自己的行为。

2.4 优化医院人事档案管理方式以及管理方法

医院人事档案管理工作也应该紧跟时代的发展步伐，积极引入现代化先进的信息技术，不能永远停留在以往传统的旧方法上，实现人事档案的信息化管理，提高人事档案管理的体系化、信息化、数据化、网络化和系统化，这样更有利于提高人事档案管理工作效率。其次，应该做好人事档案管理的安全保密工作，在引入信息系统的同时，加设防盗系统，这样可以为医院统计工作、科研活动提供更多的服务。

3 结语

总之，现代医院应该高度重视人事档案管理工作，制定科学、严格、规范的人事档案管理制度，不断增强人事档案管理人员的自身素质，进一步优化人事档案管理手段和管理方法，全面提高人事档案管理水平，更好的服务于医院。

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我叫xxx，本人198x年2月参军，自198x年6月转业到xx工作，从参加工作起，至1999年，一直在党校从事图书资料及档案管理工作。按照《市委党校专业技术岗位聘任工作实施办法》的要求，本人符合我校中级专业技术岗位竞聘条件，为此，特参加档案馆员专业技术岗位竞聘。

我于2003年1月1日取得中级专业技术职务职称资格，为档案系列的馆员职称。按照《市委党校专业技术岗位聘任工作实施办法》的要求，本人符合我校档案专业技术岗位馆员的竞聘条件，特向聘委会申请聘任我为市委党校中级专业技术岗位的馆员职务。

多年来，我在图书资料及档案管理工作岗位上，能够认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》以及本部门图书、档案管理的各项规章制度，平时加强对图书、档案资料的管理力度，做到了对图书资料、档案数字清、情况明。对购进的图书资料及收发的各类文件及时登记编号、贴标签、归档、分类，做到借阅有登记，到期有催要，经常盘点库存，保证了图书资料的完整无缺。

在具体管理工作中，我本着对图书资料、档案管理工作认真负责的态度，努力向服务机制创新方面转变，坚持用“三个代表”重要思想指导我校的档案管理工作；对图书资料、档案管理工作敢想、敢试、敢拼。结合党校实际，经常研究档案工作面临的新情况，确定发展的新思路。由于我在图书资料、档案管理工作中提出的服务机制的创新，从某种程度上满足了党校全体教师学习的需要，从而把图书、资料室变成了学校教学科研的基地，全面提升了图书、档案的利用率和档案管理工作的业务管理水平，优化了图书、档案信息资源的配置，使综合开发利用后的图书、档案信息直接为教师、学员及社会服务，实现了我校图书、档案事业的跨越式发展。

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根据__市档案局《关于开展2015年度档案行政执法检查工作的通知》(万档函〔2015〕7号)的文件精神，我局领导非常，组织人员对机关的文书和业务档案进行了认真的自查，对存在的问题及时进行了整改，现将自查情况报告于后：

__市民政局文书及业务档案室设在民政局办公楼的二楼、五楼，共有9间总面积达200多平方米，设库房2间40多平方米。根据统计2003年至2014年，现藏有文书档案 7896件(其中永久 2062 件，长期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以来会计档案 242 盒;2000年以来共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件;2002年以来共办理国内收养登记56例。2005年以来共有优抚档案311

盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。

(一)加强档案法规学习，夯实档案工作基础

为了使民政局干部职工及时了解掌握档案法律法规知识，不断提升自身素质。一是我局把档案管理工作纳入了五年普法规划和年度工作计划当中。同时落实了自查责任制，明确了各项工作职责，将档案管理自查工作落到实处，保障了档案自查工作的顺利开展。二是加强档案学习，提高工作人员素质。我局利用中心组理论学习平台组织中心组成员认真学习《中华人民共和国档案法》和《四川省 <中华人民共和国档案法实施办法》法律、法规知识，组织学习《中华人民共和国婚姻法》、《中华人民共和国收养法》、《四川省婚姻登记办法实施细则》等，利用周一学习日机会组织全局干部职工学习档案法规，形成了全局领导干部带头学习档案法规的局面。三是定期或不定期地举办婚姻收养登记业务及婚姻收养档案管理培训;四是积极组织干部职工参加档案法律法规知识有奖竞赛，以熟练掌握档案法规知识。五是我局在档案管理工作中没有违法行为发生，同时积极配合档案部门进行法制宣传活动的开展。

(二)强化组织管理，确保档案工作落到实处

近年来，为切实加强对档案工作的领导，一是我们成立了由党组书记、局长任组长，党组成员、分管副局长任副组长，相关股室负责人为成员的档案工作领导小组，具体负责指导档案管理工作;并把档案管理工作贯穿于民政工作的始终，做到年初布置时有任务，大小会议上有安排，检查工作中对照自查，年底有总结汇报。二是配备了专门文书和业务档案工作人员，负责文书及业务档案的归档管理工作。三是每年及时归档并录入电脑进行微机管理。四是我们将档案工作纳入年度目标考核，制定年度档案工作安排计划，做到及时总结汇报。五是为有利于档案管理，防止档案资料损坏、丢失和泄密，进一步完善了档案管理的各项工作规章，建立完善了档案管理、归档、保管、移交、保密、岗位责任、奖惩、工作守则等一系列规章制度，在实际工作中，我们利用制度的稳定性和执行制度的严肃性有效规范了档案工作。六是加强日常管理，严格执行各项管理制度，强化制度执行情况督促检查，在检查指导考核收养登记和婚姻登记工作时，重点检查、考核档案法规和工作制度执行情况，发现问题立即整改，确保各项档案法规和制度贯彻落实无偏差。

(三)加强基础设施建设，保障档案资料安全保管

我局以婚姻档案规范化建设为契机，加大对档案基础设施的投入，使档案保管条件有了明显改善。一是设立了专门的文书和业务档案室，购置了铁质档案柜和档案架，二是配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、消毒设备，落实专人负责，规范操作，确保档案信息系统安全。三是采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等防护措施，定期杀虫，每天对档案进行观察、霉雨季节对档案室进行必要的通风措施，保证档案的完好无损和存放安全。近年来，全局档案设施投入达5万余元。

(四)强化档案业务，确保档案完整准

确

近年来，我们采取多种措施，聘请档案管理专业人员对我局档案进行整理归纳，加强档案资料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登记和收养登记档案的收集、整理、立卷、归档、利用、移交都严格按照《中华人民共和国档案法》和《四川省档案实施办法》规定进行操作管理，做到了登记档案即时整理归档，当年立卷，保障了档案资料的完整、准确、系统。婚姻登记、财务、城乡低保、优抚安置等建立了专门的业务档案室。

1.加强档案收集、整理。2000年至今，我们共完成了份婚姻登记档案的整理、归档、立卷工作，共有婚姻登记2102盒47314 件，其中办理结婚登记41731 件，办理离婚5583件; 2002年以来共办理国内收养登记46例。2005年以来共有优抚档案311

盒 5867 件;2006年以来共有城乡低保 3550 盒88750 件。全局2003以来财务档案 242 盒;档案归档率、完整率达到100%。在档案收集上，严格档案归档要求，分门别类整理组卷。在档案保管上，建立了婚姻登记、财务、优抚等专门的业务档案室，实行各股室统一管理，妥善保管好各类档案。

2.加强保管、查阅利用和移交工作。局领导高度重视，在办公经费十分紧张的情况下挤出经费，继续加大投入，改善基础设施，确保“硬件不软”，购置专门铁制档案柜，从硬件方面完善档案管理，保证档案的安全，不断加强档案管理信息化建设。我们实行了婚姻登记微机自动打印，档案存储进入了电子档案管理中心，安排专人负责婚姻档案的整理和微机补录工作，实现了电子、纸质档案双保险，初步实行了微机化管理。

3.我局每年6月以前，将组织各股室人员对上年的档案进行清理，归档等工作，做到了及时归档入室，完善档案整理工作。

4.按时报送档案统计报表及信息报送工作。

一是根据自查，在档案管理上主要存在的问题有：对档案法律法规学习不够;工作经验不足，档案分类、立卷、归档不够准确。

二是由于民政局的特殊性，涉及的业务繁多，所有档案实行集中管理有难度。

一是继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。

二是从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《四川省档案实施办法》，依法开展档案管理，健全档案借阅等一系列制度。

三是针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

四是抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

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（平泉县人力资源和社会保障局，承德067500）

摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。

关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02

作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。

0 引言

社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。

1 社会保障建立法治档案管理的基础探析

对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。

1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。

1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。

2 社会保障在立法管理建设方面现状分析

在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。

对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。

社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。

3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析

社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。

3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。

3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。

3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。

4 结语

基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。

参考文献：

[1]刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障，2013（05）.

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    自《银行会计档案管理办法》实施以来,我国有关银行档案的管理已经逐步地向规范化与完善性转变。当前,有关基层人民银行的管理方法,主要采取的是发行会计以及基层国库会计资料分散管理的方式:一是采取中心支行货币金银部门,对有关会计资料进行事后监督,在中心监督完毕后,将有关资料返回至货币金银部门,实现其自行装订、归档、保管等有关档案管理的工作;二是县支行国库业务的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后,有关的档案资料,需要定期返还至县支行综合档案管理部门,由县支行综合档案管理部门来实施有关档案管理的归档、查询以及事后监督中心对账表、清单、系统工作日志等会计资料负责装订的管理办法。但是这种分散的管理方式,对于基层人民银行的档案管理就造成了诸多不容忽视的问题。一是对于会计档案的定期检查与修复工作,没有依照预定日期如期进行;二是对于档案中的磁介质等相关的资料,管理不规范,容易产生磁介质失去信息;三是档案管理手段落后,有关档案管理的自动化程度不高,难以对会计档案的安全性以及完整性进行有效地维护;四是对于一些保管期满的档案没有进行及时的销毁与清理。五是磁介质管理,比如,个别行核算系统数据未做到双备份,对于个别行备份磁介质、光介质数据也没有实施异地的存放等管理模式。对于档案管理制度的执行等情况,有关当前档案保管安全性方面,基层人民银行的会计档案管理现状,主要体现在会计档案的查询、借阅以及检查等程序方面。首先,对于会计档案的查询,会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质的会计档案。基层人民银行能够实现按照会计档案管理制度中规定的相关法规,严格的建立以及执行有关会计档案的登记、审批等制度,实现有关会计档案的查询工作的严格办理,其次,对于会计档案的复制,在基层人民银行的会计管理中,为保证会计档案能够在有效的时间内得到妥善的保管,主要采取的是对邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存的管理模式。再次,有关会计档案的销毁,基层人民银行的销毁工作的主要对象是一些纸介质的档案。但是由于基层人民银行档案销毁管理工作的疏忽,对于一些诸如会计核算系统月终备份等磁介质的会计档案,没有进行及时的销毁。

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用。

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

    为切实的强化基层人民银行的日常管理,对于人民银行的基层管理,就应积极的强化自身的制度建设。首先,针对《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位,这一管理弊端,应积极的将有关事后监督资料划归到会计资料的管理范畴中,并及时的对事后监管部门在实施监管的过程中产生的主要监督资料保管期限进行及时的明确;其次,针对会计档案管理工作中的检查,应积极的从有关档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性以及入档的及时性等方面着手,对于销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面化的监督与管理,以实现会计档案保管的妥善以及存放的有序;再次,积极地对司法部门调阅会计档案审批制度进行有效的完善,不仅要强化会计档案管理人员的安全、保密教育,还应对其在实施会计档案管理中的保密与安全意识进行有效地提升,以积极的确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;最后,为有效防止会计信息的安全管理,就应加强与司法部门之间的沟通与联系,积极的就基层人民银行会计档案信息的管理措施,进行有效的交流,从根本上确保人民银行的信息管理安全。

篇9

关键词：会计档案 问题 对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定： “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。

3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率，所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。

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行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。

1 对《档案法》的认识与实施

《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：

把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]

1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]

从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。

把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。

档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。

2 《档案法》对档案行政管理权力的约束

《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：

2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面

2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。

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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。

2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。

2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。

2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。

2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。

2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。

3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象

3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。

3.2 扩大管理权限现象

3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。

3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。

3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。

4 控制约束行政管理权力的趋势

依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。

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