采购档案管理的重要性范文

导语：如何才能写好一篇采购档案管理的重要性，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：医用；高值耗材；档案管理；探讨

医用高值耗材对人体安全至关重要，通常多为植（置）入、介入性耗材，且价格昂贵，属于严格控制的产品，具有种类规格多、价值高、使用风险大、流通使用环节特殊等特点。随着科学技术的发展与医疗技术日新月异的创新，医用高值耗材产品更新也较快，为加强医用高值耗材规范管理，促进医用高值耗材合理使用，本文从医用高值耗材档案管理工作这个基础层面进行分析探讨。

1医用高值耗材档案管理的内容

医用高值耗材指直接作用于人体、对安全性有严格要求、生产使用必须严格控制、价值相对较高的消耗型耗材，主要包括心脏介入类、外周血管介入类、神经介入类、人工关节及脊柱等植入性骨科类、人工器官类、眼科材料（含人工晶体）类、人工、心脏起博器、支架等植入性器材。医用高值耗材档案管理是对所有医用高值耗材的产品档案、供应商档案、采购档案、出入库记录档案、使用记录档案等的综合档案管理。高值医用耗材的档案做为临床使用和质量追踪的重要依据，其有效完善的管理也越来越体现其重要性[1]。

2医用高值耗材档案管理在现实工作中存在的几个显著问题

2.1医用高值耗材的种类繁多、规格型号复杂、专科性强，医院在编号归档时的依据不统一，且角度多维化，究竟按使用科室对高值耗材专科性进行分类编码归档好，还是按医用高值耗材的招标分类进行分类编码好，或是其它标准分类，无法权衡。

2.2为规避医院采购风险，医院在采购医用高值耗材时，多以省市招标的耗材目录为依据，但医用高值耗材产品更新速度快，每招一次标，生产厂家便以各种理由提高耗材投标价格，最常见的是一旦原产品的价格已被全省统一，利润空间下降，便会停止生产原产品，而推出更新换代产品，从而提高新产品售价。但医院在存档此类高值耗材时，一般不会将两个产品存在同一个档案，而是当成新产品。建立医用高值耗材档案的关联性是接下来档案工作的一个课题，这有利于医院掌握新增耗材与原产品的对比性，从而择优选择产品。

2.3医用高值耗材供应商名称的经常性变化增加了医用高值耗材档案归档的复杂性。有些供应商因累积销售金额达到了一定的数量，导致税率被提高，为了避税，这些供应商会选择重新注册新公司，再取得权；还有些进口高值耗材因授权时间到期，而未取得续期销售，导致产品在国内的商发生了变化。这便使得档案专业人员在归档供应商档案时会发现有些供应商的连贯性比较难衔接。供应商档案管理是一个薄弱环节，暂时大部分只停留在单一的时效性管理上，建立供应商评价管理体系的档案将是需要花气力加强的一个方向。

2.4医用高值耗材的各项记录一般都有存档，但是因实际工作中产生的一些障碍，尤其是高值耗材管理系统不是太完善的情况下，医用高值耗材的采购档案、入库记录档案、使用记录档案、出库记录档案与回收管理档案没有关联性的存为一个档案，而是单独的分散在各项专类档案中，不利于系统性归档，这需要一个档案体系的构建。

2.5医院对医用高值耗材档案管理的信息化重视程度还不够高，医用高值耗材档案未全部实现电子化管理。而一旦未实现系统化的电子管理，对于相关资料的查询是不便的。

3医用高值耗材档案管理的信息化

3.1档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务[3]。先进的医院信息系统是医用高值耗材档案管理信息化的有力保障。医用高值耗材的出入库记录资料有签名的纸质版本存档，但为了更好的追溯，电子记录档案是最有利的查询方式，医用高值耗材的电子流通过程记录档案不仅具有物流管理和财务管理的意义，同时也是医院医疗服务信息的重要组成部分。

3.2我院医用高值耗材档案管理目前采用的是某医像科技有限公司开发的一套信息管理系统，但被分成了3个系统：①条形码系统，用于记录送至我院的高值耗材，并为其打印条形码；②HIS系统，用于记录高值耗材使用收费；③物资系统，用于记录高值耗材出入库办理。前两个系统记载的医用高值耗材记录以电子存档为主，最后一个物资系统记录出入库档案则是以纸质档案与电子档案的形式共同存在的。

3.3档案管理信息系统的优点

3.3.1名称规范 信息系统中使用国家颁布的耗材目录规范名称、有招标目录编码、规格、单价、生产批号、有效期等，减少了误歧，规范了医用高值耗材档案管理，也为HIS系统提供了准确、清晰的收费依据。

3.3.2流程完整，并可为反向追溯物资状态提供依据 手术室固定一台电脑终端内网均装有物资系统，凭科室、人员、密码登录系统界面，领用审核人为科主任或护士长，既明确科室责任，又避免冒领行为。

3.3.3科学核算 出库单完成后，医用耗材管理部门和各临床科室都可随时在各自的电脑终端上查询本科室医用耗材领用情况，适时控制成本费用，并可对异常情况进行原因查找与分析。

4医用高值耗材档案管理的重要性

4.1医用高值耗材与患者的生命安全息息相关，医用高值耗材来源的合法性、质量的可靠性、功能的有效性等直接关系到患者的身体健康，医用高值耗材档案的建立对于医用高值材来源的追溯性等具有基础性意义。

4.2医用高值耗材在医院所有医用耗材采购与使用中一般来说约占50%甚至更高，直接关系到医院的经济效益，对医用高值耗材档案的开发利用，有助于医院物资成本的控制，减轻患者经济负担。

4.3《三级综合医院评审标准实施细则》中对医用高值耗材管理的评定标准有明确要求，要加强医用高值耗材（含植入类耗材）的采购记录、溯源管理、储存、销毁记录、不良事件检测与报告管理，医用高值耗材档案管理可以给予有利保障。

档案要服务于人们管理的需要，人们占有和利用档案是为了获得追求档案的价值[4]。医用高值耗材发展历程较短，管理以粗放式为主，医用高值耗材档案管理的标准化、规范化、信息化和精细化还需要更多经验的积累与科学的方法来促成，从而为医院临床提供更高医用信息价值。

参考文献：

[1]佟玉杰，张淼.浅谈高值医用耗材档案管理[J].内蒙古科技与经济，2013，1（2）.

[2]刘婕.临床科室医用耗材闭环管理的探讨[J].中国卫生信息管理杂志，2014，4，11（2）.

篇2

【关键词】设备管理 重要性 档案管理

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用[1]。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

1.首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

2.其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

3.设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

结 语

有效利用设备档案对医院长远发展有深远的意义，档案管理人员要热爱本职岗位，要以主动、积极、周到的服务来收集相关信息资料，充分发挥其作用，促进医院在两个效益上获得双赢。

篇3

1.在进行档案管理现代化中出现的问题

1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位

大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

1.2档案管理现代化的准备不充分

目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。

1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡

在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。

2.如何解决档案管理现代化中的问题

2.1对基层档案管理人员进行定期培训

为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。

2.2加强档案管理现代化的准备工作

在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。

2.3进行档案管理现代化统一管理

由于标准的不统一，在进行档案管理现代化的过程中会出现各种问题，例如文中提到的档案管理单位中的计算机采购往往型号和质量参差不齐。因此为了更好地实现档案管理现代化，进行统一的管理是必不可少的。在进行档案管理现代化工作之前，应该对各个档案管理单位进行统一的采购工作，并且在进行采购工作完成后将操作系统以及数据进行相应的统一，以便于档案管理单位能够较好地使用档案管理设备进行档案管理工作。不仅需要采购相同的操作系统并且进行统一，另一项相当重要的工作是需要将各种数据进行共享，以保证档案馆之间能够在工作过程中及时的了解到一手信息。但是在进行数据共享和统一的过程中，需要注意的是档案馆数据的安全，避免在进行共享和统一的过程中出现不法分子窃取档案馆信息等情况的发生。同时为了更好的保证档案管理现代化能够实现，在操作人员上也需要注意，尽量选用计算机使用经验较为熟练的基层档案管理人员，在熟悉了应该如何使用相关的设备后，才可以让所有的基层档案管理人员使用这些现代化的档案管理设备以及相关的操作系统。

篇4

一、学校档案信息化建设的制约因素

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足，信息化意识薄弱。学校档案的信息化建设，可以是学校的档案资源得到有效利用，实现档案信息的共享和远程服务，有利于节省档案管理过程中的人力物力资源，节约档案管理成本。但是当前档案管理的信息化建设还没有引起足够的重视，特别是采取旧有的档案管理方法的工作人员，对档案管理的信息化建设还有排斥心理，无法充分认识到信息化建设的重要性，不能接受信息化的档案管理工作方法。档案管理部门，对档案信息管理安全性、高效性和信息资源的共享作用认识不足，信息化建设的意识淡薄。这些都造成学校档案信息化建设无法得到有效展开。（二）档案信息化建设的管理队伍薄弱，配套设施不齐全。档案管理的信息化建设需要有专业的信息化管理队伍，这是学校档案信息化建设的必要因素。同时，信息化建设需要有与档案信息化管理相配套的信息化设施，从而提高信息化水平和档案管理的效率。当前的学校档案管理的信息化建设过程中，往往会利用以往的档案管理人员进行档案的信息化操作，这些管理人员往往缺乏必要的信息化知识，无法对档案管理进行规范高效的信息化操作。现代的科学技术、计算机技术、互联网技术发展迅速，知识技术的更新快，而学校的配套设施往往难以跟上档案管理信息化建设的要求，设备老旧。这些都大大降低了档案信息化建设的建设水平。（三）档案信息化建设标准不规范。无论是传统的档案管理还是档案的信息化管理，管理标准的规范化都是档案管理的重要内容。特别是档案管理的信息化建设，涉及到相关的计算机技术和信息技术的使用，规范化的管理标准和操作规则更成为档案管理科学性、高效性的重要途径。当前的学校档案信息化建设过程中，对信息化建设标准还没有严格统一的规范，有些学校的建设水平甚至仅仅停留在利用电脑进行文字和数据的输入。档案信息化建设标准的不规范，使得档案信息的查阅、共享都很难实现。

二、学校档案信息化建设的对策

（一）加强对档案信息化建设的重要性认识，促进信息化意识的提高。学校档案管理部门要充分了解和认识到学校档案的信息化建设对提高学校档案管理水平，加强档案资源共享和学校之间的档案交流的重要性。档案管理的信息化建设，是提高学校教学水平和学生学习方法的重要措施，通过档案信息化建设，学生和老师对学校的教学活动和学习活动都可以通过更加便捷的方式获得。学校也可以通过信息的分享，加强学校之间的学习和交流，提高学校自身的建设水平。对档案管理人员的信息化认知要加强培训，促进档案管理人员信息化管理意识的提高和档案知识的更新换代。（二）加强信息化队伍建设和信息化设施的配置。学校要加强档案信息化建设的专业人才的培训和选拔以及档案管理人员的更新换代。信息化建设涉及到计算机、互联网和信息通信技术等先进的技术的应用，这些都需要专业的技术人才。学校可以利用自身的优势，在学校老师和学生中，选取专业的技术和管理人才，并通过对以往的管理人员的培训工作，加强信息化管理队伍的建设。同时，学校也要加强硬件设施的配置，促进信息化建设的安全、高效，加强计算机、扫描仪等硬件设施的采购和更换力度，建立稳定安全的学校局域网。对一些管理软件的技术性和安全性要有充分的认识，在使用过程中注意操作的规范性。（三）规范档案信息化标准体系。学校的档案管理信息化标准要严格符合国家《电子文件归档与管理规范》等相关标准规范的具体规定和要求，在具体的实施过程中，要注意加强电子文件的归档与管理工作规范，做到及时登记、整理、编目、归档，并要建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等措施。标准体系的建设，有利于学校之间和学校档案管理部门之间的有效沟通和良好的合作，有利于形成统一的档案信息的分享系统，促进我国整体档案管理信息化的建设发展。

三、结语

篇5

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 领导重视不够。由于医院的业务性很强，而档案工作和医疗工作相比，又往往处在辅的位置，因此，领导对临床重视得要多一些，而对档案工作重视得要少一些。对档案工作在医院管理中的重要性缺乏必要的认识，影响了档案管理质量和效益的提高。

1.2 管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前，绝大多数医院制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

1.3 档案管理人员素质参差不齐。目前，从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大。档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求差距悬殊，难以适应新形势下的档案事业发展。

1.4 重管轻用，没有发挥档案应有的作用。目前，医院档案管理工作重管轻用的现象普遍存在，档案虽然进行了收集、整理、编目、保管等一系列基础工作，但忽视档案信息资源的开发利用，许多重要的档案被“束之高阁”，失去了保管档案的重要意义。

2 加强医院档案管理工作对策

2.1 加强领导、增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。

2.2 建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。通过建立信息档案科室，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。由于医院处于一种特定的条件，面临诸多新的问题，因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

2.3 重视人才培养，提高人员素质。随着医院档案信息化建设的深入推进，档案领域需要一支具有较强综合技术和管理能力的复合型人才。有条件的医院可以适当增补档案专业的高校毕业生，提升档案服务层次；也要提高现有档案人员的素质，将提高专、兼职档案管理人员业务水平放在突出位置，加大对现职人员的业务培训力度，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩，最大限度发挥档案专业技术人员工作的积极性、主动性和创造性。

篇6

（临沂大学建筑学院，山东临沂276000）

【摘要】简述了图书馆档案管理的重要性，进而详细说明图书馆档案管理的具体内容。

关键词 ]档案管理；图书馆档案；图书管理

近年来，随着图书馆事业的发展，图书馆档案管理在图书工作中的作用越来越重要。在图书馆工作评估中，档案管理已被列为一项重要评估内容，说明图书馆档案管理早引起了图书界人士的重视。在这里，本文仅就图书馆档案应设立的内容及重要性谈谈自已的看法。

1图书馆档案管理的重要性

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，它作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。它对于图书馆工作的总结、各种计划的制定、业务工作的良性运转及读者服务的正常开展等工作，都具有十分重要的参考价值。

1.1历史价值

档案之所以需要而且能够长期保存下来，为后人所利用，是因为它具备特有的保存价值。图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录，是记录图书馆各项活动最真实、可靠的信息，因此建立一套科学的档案管理系统，既是现代管理的需要，也是科学评价的依据。档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面[1]。

1.2决策依据

图书馆档案是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据。在长期积累的静态信息中具有原始性、可操作性和较大的可靠性，成为管理者第一手的参考资料。有助于加强图书馆科学管理、为同行评价和领导决策提供数据量纲依据[2]。新上任的领导干部可以通过档案迅速地了解图书馆的基本情况，利用档案信息进行决策、总结工作和制定工作计划。

1.3研究参考

图书馆业务档案中收集归纳了日常工作中的各种统计数据和统计报表，档案管理人员将各种信息分门别类地进行统计，形成最有用的信息及时报送给领导和有需要的工作人员，方便他们分析和研究有关资料，及时调整工作思路，对图书馆工作及时做出调整，保证图书馆服务能够更加贴心。

1.4更新数据

图书馆的档案整理是循序渐进的，不能够一蹴而就。历史记录有助于成全后面的人梯，如在评估定级中整理档案，完全可以参考往年的档案的整理格式和文字，再融入新的数据或事实，方便工作人员高效便捷地完成档案整理。

2图书馆档案管理的内容

参照《高等学校档案实体分类方法》，图书馆的档案主要分为以下四类：党群类、行政类、人事类、声像类。其中党群类主要包括党建文件材料、宣传统战材料、工会、共青团工作等材料；行政类档案主要包括上级关于图书馆工作的文件，图书馆工作计划、总结、规章制度、会议记录、统计报表、图书馆文献招标材料等；人事类档案主要包括图书馆员工的基本情况、科研成果、获奖情况等材料；声像档案包括图书馆在各项活动中形成的照片、录音、录像等材料。[3]

图书馆档案属于综合性档案，从图书馆的管理和业务流程来看，图书馆的业务档案工作非常重要，主要包括：

2.1固定资产档案（财产档案）

固定资产是指使用一定的年限并且不随着使用而消失的财产。它包括馆内的一切设施。建立固定资产档案能够反映一个馆的基础设施情况和馆内的经济情况。固定资产档案对图书馆的发展方向起着参考作用，它可以为决策人员考虑本馆设施的增减提供参考，以避免盲目决策和不必要的财力浪费。对图书馆的财产要逐一编印财产号，防止资产流失。

2.2藏书档案

图书馆的藏书能够反映一个馆的藏书结构、藏书质量和藏书数量。建立藏书档案，可以使本馆的藏书情况和藏书特色一目了然；通过藏书档案，采编人员就可以明确订购目标，哪类图书需重点采购，哪类需一般收藏，使有限的经费发挥最大的效益。

藏书档案应在总括登记的基础上再加以统计加工。如：A大类，应把马、恩、列、斯、毛、邓著作分别进行统计归档，E大类则应把军事和法律分开登记归档。其它类别也同样应根据情况分开登记归档。只要这样做了，在登记薄上不能反映的情况，通过藏书档案能准确的反映出来。

2.3读者档案

读者是图书馆的服务对象，通过读者可以反映一个馆的服务范围，读者到馆率能反映出读者服务工作的质量。读者档案包括读者的职业、年龄、家庭住址和学历等。了解读者的职业，可以使外借人员有目的地推荐图书，使采编人员有目的地订购图书，从而把服务工作做得更好。另外，读者档案对图书催还工作及代借代还工作的开展都有帮助。

2.4图书借阅档案

图书借阅工作是图书馆的主要工作。图书借阅档案要以借阅统计为依据，整理之后才能归档。借阅档案应一月一归，这样才能更准确地掌握读者的需求，使采购人员迅速做出反应，决定采购哪些图书才能更好为读者服务。

2.5图书注销档案

图书注销档案是指对不能适应当前的需要或者有所破损的图书实行注销，并全面登记，建立档案。图书注销档案同样可以为采编人中的图书采购工作起到必要的参考作用，通过档案，采编人员可以及时补号，避免重号、空号现象的发生。

2.6ISBN档案

ISBN是专门为图书出版发行的管理面制订的，它规定的一书一号，已在国际上普通使用。直观的ISBN具有易认易记和易检索等特点，在图书采购方面能有效的避免重购现象。根据ISBN档案，采编人员可以快速地进行，一本书入藏还是未入藏，一看便知，节省了时间，提高了工作效率。ISBN档案便于携带和检索，为采编人员的外出采购工作提供了方便。目前，县级馆一般采用其它方式进行检索，大都尚未采用ISBN，相信在不久的将来，ISBN将会得到普遍使用。

2.7利用率、拒借率档案

藏书利用包括外借、馆内阅览、复制等形式；利用率则是指在某一时间内正在被利用的图书占这一时间内藏书总量的比重。拒借率是指在某一时间内读者借阅被拒绝的次数占这一时间内读者借阅总次数的百分比。

藏书利用率、拒借率档案，可以反映一个馆的藏书建设情况。利用率、拒借率档案的建立，要以图书利用、拒借为依据，因此必须做好图书利用、拒借统计。

利用率、拒借率档案，有助于采编制人员的采编工作以及开展馆际互借工作，为建立科学的藏书体系提供详实的资料。

2.8期刊订购档案

期刊订购档案将每年订购期刊的代号、刊名、定价等全面登记、归档。借助期刊订购档案，可以使对过期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊，通过档案，此刊在哪一年度订与未订便可很快知道，避免浪费时间，增加工作人员的工作量。

2.9期刊刊借阅档案

期刊借阅档案是对期刊的利用情况进行统计、归档。期刊借阅档案对下一年度的期刊订购同样具有参考作用。借助它，订购人员可以掌握哪一种期刊应该续订，哪种期刊应该停订，做到少花钱多办事，提供期刊的利用率。

2.10资料查询档案

资料查询档案是对每位读者的资料进行系统的登记，并建立系统的档案。借助资料查询档案，可以了解资料的利用情况和读者的需求情况，使信息服务工作做到质量好、信息准、节约时间。同时还可以体现资料人员的工作情况。

2.11业务工作量档案

业务工作量档案的内容包括：图书加工的册数，图书分类的种数，排版、印刷的张数，装订、上架的图书册数，修补目录的册数，接待读者的人数，举办读者活动的次数、参加人数，编印资料和种数、期数、册数，下基层辅导的馆数、人数、天数等。业务工作档案能全面反映本馆的日常工作的开展情况，是制订工作计划、检查计划执行情况、实行岗位责任制、进行定额管理和业务考核的主要依据。

3结语

全面、系统的图书档案，能够提高图书质量，形成科学的藏书体系，提高读者服务意识，增强工作人员的责任心。建立、健全图书馆档案，是新时期图书馆科学管理的需要，也是图书馆事业飞速发展的需要。

参考文献

［1］方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报,2008(1):73－76.

［2］孙爱华.图书馆档案管理创新研究[J].黑河学刊,2010(3):131－132.

篇7

公立医院是以医疗服务为中心的公益型事业单位，核心是“治病救人”。医改中，公立医院改革是一项难点和重点工作，改革的最终目的是实现更好的管理医院，更好的救治病人，满足人民群众就诊需求。为此，应调动和利用医院档案管理在内的一切积极因素来实现这一目标。在医改新形势下，公立医院档案管理工作如何加强和发展，才能更好的服务医疗业务，助推医院提升管理水平和“治病救人”能力，是一个值得思考和探索的课题。

一、公立医院档案管理存在的问题

（一）重要性认识不足，档案意识不强，档案收集不完整

对档案重要性认识不足，认为与医疗中心工作相比微不足道，可有可无，涉及到相应工作时不主动、不积极、不用心。档案意识淡薄，认识不到档案是一种信息资源，是一笔不可再生的财富，对档案敏感度不够，造成该收集的档案不收集，该完善的档案不完善，该归档的档案不及时。

（二）管理制度不健全，监督奖惩不到位，利用率不高

管理制度不健全，特别是归档范畴、种类、要求不清不细，无具体的细化标准，使归档出现不应有的遗漏和空白。在执行归档、保管、借阅、移交、保密、销毁等系列管理制度时，没有建立起良好的监督检查和奖惩机制，造成档案管理各环节中有不规范、不严密、随意性和出差错的现象。

（三）人员配备不合理，经费投入无保障，硬件条件不达标

很多医院都没有专职管理人员，多为兼职，造成管理人员精力不够，责任心不强。特别是档案管理专业出身的人员更是凤毛麟角，人才缺乏导致管理技能不高，不能支撑和满足医院档案管理水平的提升和档案管理发展的需求。同时由于认识不到位，必要的经费投入无保障，造成硬件不达标，不能满足档案保管的“八防“要求，为档案管理埋下严重的隐患。

二、加强公立医院档案管理要抓好的重点工作

（一）加强宣传，讲清作用，形成领导重视、职工参与的强大工作合力

高水平的档案管理，是需“全民”参与的一项系统工作，领导重视与否是抓好公立医院档案管理的关键，领导知道档案管理在医院建设和发展中的重要意义，让职工知道档案在科研、教学、业务技能提升等个人发展上的积极作用，只要主要领导重视，就会在人员配备、经费投入、软硬件建设等方面形成良好的宽松环境，各部门收集档案的人员积极参与，就会形成强大的工作合力。

（二）加强建设，保障投入，形成人员配备合理、硬件条件达标的坚实工作基础

要重视档案管理的软硬件建设，档案人才建设是抓好档案管理的核心，达标的硬件条件是抓好档案管理的基础，科学的信息化手段是现代档案管理必须借助的先进工具。这些都需要医院认同并保障投入，把经费纳入医院预算，档案人才培养纳入医院人才建设规划，档案信息化纳入医院整体建设方案，为建设医院高水平的档案管理打下坚实的软硬件工作基础。

3.完善制度，狠抓落实，形成职责分工明确、各环节运行流畅的高效工作机制。

要根据《档案法》等法律法规，结合各自实际，完善档案归档范围、种类、要求、保管、借阅、移交、保密、销毁等规章制度，制定档案综合管理办法，明确职责分工、监督到位、对应奖惩，让相关人员清楚怎样工作，减少档案管理随意性，保证档案管理各环节工作高效流畅的运行。同时医院自身档案管理有其局限性，需加强与上级档案管理部门的沟通和联系，定期和不定期的邀请上级部门专家指导、帮助，对档案管理有关最新动态、发展方向、人员技能提升等都有积极作用，是提高档案水平的有力手段和有效措施。

三、注重以下几方面的档案价值利用，助推医院提升管理水平和治病救人的能力

（一）利用好医疗、人事档案，助推医疗业务和人才建设水平的提升

要注重利用好病历、影像等医疗档案，让其在科研、教学、学术、治疗、新技术新项目引进等方面发挥积极作用，体现应有价值，以此助推医院整体医疗技术能力和水平的提升;利用好人事档案，善于从人事档案结合实际找准医院人才队伍的优与劣、长处与短板，有的放矢以发展的眼光做好人才规划，提升医院人才规划和人才队伍建设的水平。

（二）利用好基建、设备档案，助力医院基本建设、设备采购的科学规划和合理维修的高效实施

要注重基建、设备档案的完善和利用，要明确所有基建、设备资料必须收集完整并归档，特别是基建中的设计图、施工图、各种“管线”图，设备中的说明书、厂商联系方式、各种维修保养资料等。树立基建、设备档案对基建、设备维修保养非常重要的理念，注重其档案在维修保养以及医院基建规划、设备采购计划中的价值和利用。

（三）利用好财经档案，以数据助升医院经济运行水平

篇8

【关键词】初级中学；档案管理；推进策略

学校档案，即学校在经营和发展过程中保留下来的能够作为查考和具备情报与凭证作用的各类文件、数据、图像、音像等信息。具体而言，学校档案管理的内容涵盖了教务、学生、教师、党团等多方面内容，其在载体形式上也是多种多样。要做好中学档案管理工作就必须结合时展与需求，不断探索高效、合理的管理方法，为档案的收集、整理、分类、归档、借阅、利用等提供方便。下面，笔者主要对此展开论述。

一、初级中学档案管理的重要性

（一）档案是学校的无形财富。初级中学档案是学校的无形财富，从学校成立之初至今每个经营和发展阶段的所有活动、事件和人物都是以档案的形式记录并保存下来，大至学校的每个决策、每项活动，小至每份试卷、每个荣誉奖章、每份下发文件等，对学校而言都是宝贵的资源与财富。学校参加评定、举办活动、作出决策、经营模式、发展规划等都离不开档案资料的支撑。因此，档案管理的重要性可见一斑。（二）为教学科研工作作指导。教学过程中的教案、习题、试卷等都是档案资料的重要构成部分，学校在开展教学科研活动时也会以此作参考和借鉴。加之，这类档案资料通常都是前人结合自身教学经验和所学归纳总结出来的，所以极具指导意义。若不能很好地管理这些档案，那么其价值和作用就会被埋没，学校要进一步发展和提升教学成效，也就缺少了有力支撑，一切都要从头开始，容易走弯路，浪费时间和精力。（三）档案是学校历史的传承。档案资料记录了学校的整个发展历程，是学校历史沿革的重要信息源泉。从教育部门下发文件到各项审批材料的下达再到学校的建设、教师的教案、各项荣誉等，都承载了学校历史传承的重责。学校每届学生从入学到毕业，期间所有的情况都以档案资料的形式记录下来，每位学生的在校情况都可通过档案查阅到，这也是学校发展历史中的一部分。故档案是学校历史的传承，重视档案管理也是对学校历史的尊重。

二、初级中学档案管理存在的不足

相对而言，初级中学档案管理工作比较简单，但就当前初级中学档案管理现状来看，仍然存在一些不足之处，具体如下：一是档案管理意识薄弱，未能充分认识到档案管理的重要性，在档案收集、归档、管理等环节缺乏配套制度，导致档案资料收集缺乏完整性与规范性。并且在日常管理工作中也显得随意散漫，安全意识不强，导致一些资料出现损坏、遗失等情况。二是档案管理人员素质能力不足，一方面缺乏专业档案管理人员，不少学校档案管理人员为兼职或是文化水平不高，对档案管理的要点和注意事项不了解；另一方面由于学校不重视档案管理，投入力度小，未对已有档案管理人员进行系统培训，使得他们难以胜任管理工作。三是信息化建设力度不够，在信息网络时代，档案管理信息化建设已然成为必然发展趋势，需要建立电子档案才能更好地保存很多资料，而且运用信息技术进行档案管理也更加方便快捷，但很多学校信息化建设力度还不够，不论是硬件软件设施的购置，还是资金、人力等的投入，都仍需进一步强化。可见，要有效推进初级中学档案管理工作，学校就必须正视档案管理过程中的不足，积极采取措施。

三、初级中学档案管理的有效推进措施

（一）强化档案管理意识。强化档案管理意识是有效推进初级中学档案管理工作的首要条件。一方面学校领导应重视档案管理工作，自觉强化档案管理意识，并将档案管理工作纳入日常工作的重要议程，为学校全体教职工做好带头作用。另一方面，学校领导应将档案管理意识传达至全体教职工，积极拨发专项资金用于档案管理工作，可通过开设讲座、办理校园专刊等方式将档案管理的重要性传达至全体教职工。此外，学校应明确指出档案管理工作并不单单是档案管理人员的事情，还需要全体教职工共同参与配合，只有多方协调、相互配合、共同努力才能真正做好档案管理工作。（二）完善档案管理制度。档案管理工作的顺利、有效开展必须有配套的档案管理制度做基础，从档案的收集整理归档到保管以及后期的借阅利用都有相应的完善制度，所有人都严格按制度办事。具体而言，学校应结合实际情况，制定相应的档案收集制度、管理制度、借阅制度等，并明确规定档案收集范围及标准规范，如此档案管理工作的开展就有了明确目标和标准，避免了档案收集不完全、不规范等问题。此外，还应明确各个岗位的职责权限以及责任追究制度，确保工作条理清晰、责任明确，不会出现混乱或越权等情况，而且一旦出了问题也能及时找到相应责任人，而不是相互推诿。（三）提升管理者的专业水平。不论是传统纸质档案的管理还是信息网络时代电子档案的管理，都需要管理人员来操作，因此，学校必须注重档案管理人员专业水平的提升与强化。一方面，学校应分配专门的档案工作者，成立档案管理部门，明确负责人与执行人员，并定期对档案管理人员提供培训课程与实践机会，提升他们的档案管理知识与技能，以便更好地开展档案管理工作。另一方面，学校应积极引进专业的档案管理人才，为档案管理队伍注入新的力量，引入先进的管理理念和方法。若有需要，学校还可聘请相关专业人士开设专题讲座，鼓励档案管理人员积极参与，多学习多见识，不断提升自身专业能力与素养。（四）档案管理信息化建设。随着信息网络时代的到来，各行各业都陆续开展信息化建设，学校也应充分认识到信息技术在档案管理工作中的价值，并积极展开档案管理信息化建设。首先学校应加大投入力度，积极购置先进设备、引进先进人才、学习先进理念与管理模式等，并在日常培训中增加信息化知识与技术，帮助档案管理人员掌握相应的信息知识与技术。其次，学校应将档案管理信息化建设与校园网结合起来，若有条件还可与其他软件系统连接，创建完整的信息网络，实现各项资料信息的实时更新与共享。再次学校可创建档案信息检索系统，相较于其他档案管理工作，初级中学档案管理工作较为简单，在收集档案资料的时候可按照人事、教学、行政等分类管理资料，并在创建档案信息的时候将同类型档案放置在同一窗口，这样不论是后期管理还是查阅都能很快检索到需要的信息资料。（五）注重软件硬件建设。硬件软件是档案管理工作的重要基础设施，学校在开展档案管理信息化建设的同时也必须注重软件硬件的建设。一方面学校应注重硬件软件设施的采购工作，在选择硬软件设施的时候要考虑价格、质量、使用寿命、内存量等因素，确保购买的设施能满足学校档案管理工作的需求。另一方面学校应要求每位档案管理人员都能正确使用相关设备，并懂得软硬件设施的日常维护与检查，避免人为错误操作损坏设施，进而损坏或遗失档案资料。此外，学校必须强化档案管理工作的安全性，如档案录入与存储的电脑需定期杀毒、安装防火墙、设置登录密码等；重要档案资料应做好备份；明确档案录入、管理、查阅等权限，并各自保管好自己的登录密码；定期检查软硬件设施，做好清理与维护保养工作等等。

四、结语

综上所述，档案资料不仅是学校历史传承的重要体现，也是学校后续管理与发展的重要支撑依据，学校必须重视档案管理工作。初级中学档案管理工作虽相对简单，但仍不可掉以轻心。当前初级中学档案管理工作仍存在档案管理意识不弱、制度不全、投入力度不够、信息化建设缺乏等问题，学校必须正视这些问题，积极采取有针对性的解决措施，这样才能真正实现初级中学档案管理工作的有效推进。

作者:黄予菲 单位:北海市第八中学

【参考文献】

[1]陈树华.学校档案管理工作的重要探究[J].杂文月刊：学术版，2015（11）：105.

篇9

档案管理是企事业单位日常工作中的重要组成部分，而人力资源档案管理又是重中之重。探究信息安全条件下的人力资源档案数字化管理很有必要。应在保证信息安全的前提下，提高企事业单位人力资源管理的水平和效率。

一、人力资源档案数字化管理的意义

1.有助于企业实现信息现代化。企业信息化建设是时展的必然趋势，其中就包括人力资源档案的数字化管理这一重要部分。它为企业的生产经营提供了可靠的数据依据，推动了企业的信息化进程。2.有助于档案资料的保存。传统的档案资料以纸质为载体，时间一长，破损严重，给管理带来了不小的难度，同时不利于档案的使用。借助于先进的信息技术，转换成数字信息，大大降低了人为因素和非人为因素的影响，更利于档案资料的保存和使用。3.有助于工作效率的提高。传统的档案管理以手工为主，不仅效率低下，而且极易出错，同时利用率不高，使档案价值难以体现。数字化管理，信息的存储、查询更高效、更快捷，把档案管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，提高了工作效率。

二、基于信息安全条件下的人力资源档案数字化管理面临的问题

1.档案数量巨大难以快速数字化。目前，大中型企业中，信息资料经过长年的累积特别丰富，给数字化管理造成了不小的困难。而中小企业，受自身条件的限制，资金投入不足，导致数字化设施、设备等，难以满足人力资源档案数字化管理的需求。2.网络技术带来的不安全因素。一是系统软件由于设计中存在漏洞，极易被黑客等侵袭，致使信息被窃、流失、损毁。还有磁场等对信息传输的通道造成干扰，影响了信息的传输，留下了隐患，另外就是网络的开放性给信息的安全性和保密性带来冲击。很多企业为了降低成本，忽略了网络安全的重要性，对采购的设备和网络服务供应商限制要求较低，也给黑客等入侵数字档案资料库窃取信息提供了方便。3.人为操作导致的不安全故障。数字化管理需要高素质的档案管理人员的操作，这就对档案管理人员提出了更高的要求。在实际情况中，很多从事档案管理的人员年龄偏大，计算机操作不熟练，经常出现一些失误，造成信息丢失、损毁。另外，工作人员在操作上的不良习惯、违规操作等,都会导致安全问题的产生。再加上防护措施不到位、警惕性低，影响了网络安全管理的整体质量。

三、基于信息安全条件下的人力资源档案数字化管理路径探究

1.人力资源管理系统的开发要以安全为第一位。要想保证系统的安全性，可以借助Web搭建的开发平台，也可以在企业人力资源管理中建立局域网，在局域网中建立管理系统。通过设置管理权限可以有效阻止非法用户的侵入，实现网络系统的安全防护，还可以使用加密制度，保证数据在传送的过程中，不会被篡改或盗窃，进一步强化网络通信的保密性，也可以建立防火墙来防御外部攻击。2.建立人才信息管理数据库。企业之间的竞争实际上就是人才的竞争，所以各个企业对人力资源的重视程度已经上升到了战略高度。将人才信息统一纳入数据库中，更能够使人力资源得到优化，最大程度地发挥人力资源的价值，为企业的发展作出贡献。尤其是在人员招聘时，通过数据库进行岗位匹配，实现高效、有效招聘，避免人才的浪费，同时为后期的培训提供便利。还可以为异地招聘实现网络视频面试，既扩大招聘范围，又降低成本。3.绩效考核信息管理模块的建立。对于现代企业来说，建立绩效考核信息管理模块是人力资源档案数字化管理的重要内容，绩效考核信息既能够体现员工的个人价值，也能够反映出团队的合作水平。不仅如此，还能为采购等给予一定的参考信息，通过绩效考核信息一方面把员工的工作熟练程度反映出来，也将材料的质量反映出来，企业可以据此加以改进。4.岗位信息管理模块的建立。岗位信息管理模块的建立，能够在确保工作效果得到有效提高的同时,更为准确地估计岗位的设置和价值相关性，使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念，也是现代化岗位价值管理的先进模式体现。

四、结语

篇10

关键词：预算；档案管理；思考

财务总监管理中心的部门预算是重要的工作内容。作为相对独立管理部门，主要承担各项预算工作，也因此而产生各种档案资料。虽然部门预算所产生的资料会有资料管理人员统一管理，但是，由于这些管理人员并不是专业的档案管理人员，所以对于预算档案资料的管理缺乏科学性，使得这些资料的服务功能难以充分地发挥出来。为了强化部门预算大难管理工作，就要针对部门预算档案管理的重要性充分认识，针对预算档案管理中所存在的问题进行研究，并具有针对性地提出有效对策。

一、加强部门预算档案管理的重要性

（一）做好部门预算档案管理工作有助于预算工作的顺利展开

预算管理工作内容复杂，多于财务管理有关。由于预算部门内部的每一名员工都有本职工作，包括销售预算、采购预算、生产预算等等，所以，几乎每年的预算管理目标都是由管理层决定，然后将目标下派到相应的部门进行预算编制工作。在预算的一系列工作中，会产生各种资料作为预算管理流程的凭证。如果这些资料丢失，就会对预算工作的顺利展开造成不良影响。因此，预算部门要做好档案管理工作。当预算工作进入到执行阶段的时候，很有可能存在预算与实际差距。这就需要对预算作出调整，并对实际运行成本采取有效的控制措施，由此而达到成本控制管理的目的。

（二）做好部门预算档案管理工作有助于预算目标的实现

预算不是简单地将预算作为财务金额的反映，而是对资源进行有效分配，做到有计划地投入，最大限度地产出，因此，预算关乎资源分配的计划性和有效性。通过编制预算，以使得各项收支得到有效控制。做好预算档案管理工作，各项资料都规范整理。当进行预算管理的时候，就可以查阅相关档案资料对预算管理工作做出调整，以促使预算目标实现。

（三）做好部门预算档案管理工作可以提高预算工作的成效

在编制预算的过程中，要将预算目标具体化，就需要分解预算指标，并将预算指标落实到个人，做到责任到位。当进入到实际行动中，预算编制就成为了成本控制标准，通过有效地控制成本达到预算目标，其中，做好预算档案管理工作是关键的内容。当预算编制工作进入到执行环节，需要控制的内容有很多，包括材料的采购、销售等等，都属于预算范畴，可以对各项工作运行中所产生的出来变化呈现出来。因此，要做好部门预算档案管理工作，使得预算工作效率有所提高。

二、部门预算档案管理工作中所存在的问题及做法

（一）对预算档案管理工作没有给予高度重视

如果在预算档案管理工作中没得到单位领导的支持，就会在人财物上难以调配导致预算档案管理工作中存在很多问题。即便是预算档案管理人员有心提高工作质量，但是，财力不足，设备运行不良或者面对量大而繁琐的预算档案管理工作而人员不足，就会影响预算档案管理质量和管理效率。

（二）没有按照制度要求执行预算档案管理工作

预算档案管理工作中，由于没有完善的管理制度，所以，档案管理人员在履行职责的过程中，就不会严格要求自己。虽然一些单位已经将预算档案管理制度构建起来，但是，在具体的执行中，就不会严格按照制度完成档案管理工作，而是将制度虚设。比如，在预算档案管理工作中，对预算档案资料没有及时地收集、分类整理，没有及时而规范地对预算档案资料进行立卷和装订。在档案资料的保管中、资料的移交中，都没有认真履行程序，在借阅档案预算档案资料和销毁档案资料的时候，没有在专门的管理人员的监督下执行，导致预算档案资料丢失。特别是预算档案管理工作中进行人员调动的时候，就会出现档案随着人员的调走而流失的现象，或者部分预算档案资料出现随意打开封装袋或者损坏的问题。

（三）预算档案管理工作中存在设备落后的现象

一些单位虽然执行了预算档案管理，但是没有建立专业的资料库，档案管理设备更是落后，导致档案管理工作无法按照规定展开。部门预算档案资料甚至存储在预算部门，而没有存储在档案橱柜中。

三、部门预算档案管理工作的思路及对策

针对部门预算档案管理工作所存在的问题，就需要采取集中管理办法，包括相关的管理制度、档案管理设备以及档案管理人员都需要强化管理。

（一）完善档案管理设施以部门做好预算档案安全管理工作

部门预算管理部门有必要将专门的档案管理部门设立起来，建立预算档案管理库房，根据预算工作以及档案管理工作实际将专门的档案管理机构构建起来，并完善管理制度。首先，要将预算档案票据管理部门建立起来，设置两个编制人员对预算档案资料实施专业化管理，除了对会计资料进行管理之外，还要对相关的档案资料和各种空白票据进行管理。其次，需要将专门的预算档案资料库房构建起来。库房的各种安全设施要齐全以保证档案资料的安全。所需要配置的安全设施包括防火设施、防潮设施、防尘设施、防盗设施，还要做好防虫、防鼠管理工作。为了避免预算档案资料在库房中遭到损坏，还要安装现代化的档案管理设备，诸如空调设备、密集架设备、除湿机以及计算机等等。

（二）完善档案管理制度以对部门预算档案管理工作形成约束

完善档案管理制度，就是要将预算档案管理各个环节的工作都制度化，形成约束机制，包括预算档案的移交、立卷、归档；档案资料的保管、调阅；档案资料的销毁等等，都要按照具体的制度执行，同时还要做好档案保密工作。针对档案管理制度是否落实到位的问题，不要有关管理人员定期考核，作为工作岗位责任是否履行到位的依据，并将考核的结果指标化。对预算档案管理工作要采用现代化管理措施，实施信息化管理，应用计算机网络技术实施预算档案管理，包括预算档案资料的目录以及资料检索工具等等，都可以在网络上运行，实现预算档案自理哦的共享。有关部门和个人登录到指定的档案管理平台，就可以对所需要的预算档案资料进行检索，并履行监督职能。

（三）严格执行档案管理流程强化档案管理控制工作

档案管理工作中，档案资料的移交是严格重要的环节。预算档案需要移交到档案管理部门，预算部门就要按照相关规定在“档案移交清册”中做好记录，按照规定填写并有管理部门审查并盖章后才可以向档案管理部门移交。预算档案的调阅手续要严格管理。预算档案要做好财政归口管理工作。当进行调阅预算档案的时候，要求预算管理人员必须陪同，提供单位提供的借阅证明才能够准许调阅。预算档案中，除了规定长期保存的档案资料之后，其他的预算档案资料都是有期限的。预算档案资料的保留期限到期后，就要进行销毁工作。由于档案资料关乎预算工作的历史，对后续的工作具有重要的参考价值。在进行“档案销毁清册”的时候，要严格按照规定执行，填制档案销毁清册并报归口管理部门，经过审查盖章后才可以进行销毁处理。在预算档案资料销毁的时候，要按照规定在有关人员的监督下销毁。

四、总结

综上所述，预算档案管理中，由于预算档案管理设施不足，加之有关管理人员对预算档案管理没有基于高度的重视，特别是没有专业的预算档案管理人员执行相关的工作，导致预算档案管理工作中存在一些问题。具有针对性地提出有效策略，以强化部门预算档案管理工作，却倒预算工作顺利展开并获得成效。

作者:李良春 单位:吉林省白城市财务总监管理中心

参考文献：

[1]和爱丽，周知勇.档案部门开展预算绩效管理工作的几点思考——以省档案局为例[J].云南档案,2012（12）：24-26.

[2]和爱丽.如何确立档案部门的预算项目——以云南省档案馆数字档案馆建设项目为例[J].云南档案,2014（09）：14-15.