办公档案管理范文

导语：如何才能写好一篇办公档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。

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一、将档案工作列入办公室主要职能和议事日程中

在机关事业单位的发展过程中，对于档案管理工作的重视程度正在不断地提升，其实早在党的十四大会议上，对其职能所属进行了明确的定位，这为档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间，是档案管理工作在机关单位发展历程中的一个重要的转折。传统的档案管理工作模式，主要依靠单位领导的指示，对各单位的工作汇报资料进行有效的收集和整理，在经济市场中，这种模式已经开始显现出一定的弊端，对于日程的工作在质量和效率方面开始出现不良的影响，对于机关单位高层进行决策不能提供科学的参考依据。

要将档案管理工作作为机关单位办公室的一项重要职能，为领导的决策提供依据和基础。在办公室工作中，对档案管理工作要设立一个相对独立的管理机制，实现档案资料管理的独立性，并与其他工作部门进行协调统一，充分实现其服务性，并促进其作用最大程度地发挥。

二、档案管理在办公室工作中的重要意义

（一）档案资料是单位领导进行科学决策的重要依据。在一个单位，尤其在国企机关单位中，决策层的工作任务主要有两个方面：首先是对单位发展和运行的基本情况进行全面的了解。其次就是进行科学、客观的政策的制定工作，而这也对档案管理和制定决策之间的关系进行了阐述和明确。查阅单位发展过程中的档案资料是获取全面基本信息的有效手段，进而才能为科学、客观决策的制定提供重要依??。随着改革开放程度的不断加深，尤其是在国企机关单位之中，档案管理工作的重要性更加凸显。档案资料是对单位发展历程中的业绩、荣誉、重要事件以及一般的成长历程的一个重要的文字记录，在进行决策的制定过程中，能够发挥出重要的借鉴作用，而办公室工作主要的工作职能就是为其他部门提供辅助作用。

（二）档案管理能够促进办公室工作效率的显著提高。档案管理工作不仅是行政部门的重要枢纽，同时也为决策部门职能的发挥起着重要的指导作用。新时期下，档案管理工作模式已经突破传统模式中的对文件资料的收集和整理层面，在新模式中，档案管理工作要对收集的信息文件进行科学有效的加工与处理。档案资料中的大量信息要通过数据信息网络的形式，为办公室工作效率的全面提高提供助力，促进其现代化建设工作的开展，进而促进事业单位对一系列的文书以及文稿的修改，以及人事、财务等后勤工作的现代化、信息化以及数字化发展，从而使从事档案管理工作的大量人员得以解放，实现单位发展对劳动力的解放的同时，大幅度提高办公室的工作效率，以更好地为单位、为社会提供优质服务。

（三）档案管理为机关单位的稳定发展提供保证。在档案管理工作过程中，所涉及到的资料内容众多，经过常年累月的不断积累，其数量是相当庞大的，尤其是在传统的档案管理工作中，多为纸质文件材料，占用的空间是比较大的，这些都给档案管理工作增添了一定的难度。在众多档案资料中，其重要的级别是有差异的，一些重要的机密性的文件，更要做好保密工作，谨防泄露。将档案资料的管理工作做好，能够促进办公室工作效率的提高，能够更好地为其他部门服务，提高档案管理工作效率的过程中，积极引用现代化的信息技术，如计算机技术等，既方便了对档案资料的管理，又方便对其调阅，极大提高了档案资料的管理效率以及功效的发挥程度。

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关键词：档案管理；办公自动化；计算机网络技术

信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的创新。

一、强化自动化档案管理的必要性

档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平台，可以塑造新型的档案管理环境。

从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理，并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资料的遗失。

部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护，目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必然。

二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系

（一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用

处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公自动化与档案管理是有过程和结果的关系。

（二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性

传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。

三、实现档案管理与办公自动化的有效融合

（一）对于档案管理实施标准化建设

从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。

（二）加强办公自动化系统的安全维护工作

档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地质，然后对于允许访问的地址进行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证，实施有效过滤。禁止操作的业务，防火墙会予以禁止，即便是有信息通过，也会在防火墙信息内容中有所记载。此外，防火墙还可以对于网络系统进行检测，并针对系统的运行状态予以提示。

四、结论

综上所述，信息技术的进步，使传统的档案管理已经不再适应时代的要求。为了提高档案管理的工作效率，引进办公自动化网络，不但能够提高档案工作质量，而且还完善了电子档案管理建设，以利于档案管理工作的进一步发展。参考文献：

[1] 陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑，2012（01）.

[2] 朱丽华.浅谈档案管理与办公自动化[J].城建档案，2013（02）.

[3] 胡新谱.高校档案管理与办公自动化联网的探讨[J].科技信息，2013（07）.

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关键词：医院；办公自动化；档案管理；完善

前言

作为医院管理的主要内容，档案管理内容多涉及医院医疗技术、科研成果以及相关设施运行等内容，是推动医疗事业水平提高的关键。但从现行大多办公自动化医院，其在档案管理工作方面仍表现出一定的滞后性，难与医院整体信息化建设速度保持同步，无论在档案管理制度或人员配备等各方面都表现出一定的缺失状态，无法起到服务于医院发展的作用。因此，如何做好档案管理工作成为现行办公自动化环境下医院需考虑的重要内容。

一、医院办公自动化环境对档案管理的具体要求

在办公自动化条件下，其要求医院在经营管理活动中都应满足自动化、信息化等特征。其中在档案管理方面首先需保证其具备较高的工作时效。从医院档案的具体分类看，多表现为设施建设、财务、教学以及医疗等所有相关资料内容，通过办公自动化管理，需在实践操作中保证管理程序以及检索功能等得以充分发挥。其次要求管理人员综合素质较高。由于办公自动化环境中，所有管理工作都需依托于互联网、计算机等实现，医院工作者除掌握基本档案管理内容外还需对设计算机操作技能等熟练掌握，满足自动化环境中档案管理水平得以提高。再次，标准管理体系的构建。自动化的基础在于标准化体系的构建。办公自动化档案管理中需做到明确档案管理标准，利用统一管理方式推动管理建设。最后，采用多样式的存储方式，彻底改变以往完全依托于纸质形式的存储方式，需利用过多实物载体如影响或电子文本等，既可是档案管理空间得以提升也可使档案使用周期得以保障[1]。

二、档案管理存在的弊端分析

（一）从档案管理标准角度

办公自动化是医院信息化建设的重要环节，其在设备应用方面都较为先进，但却使档案存档产生较为严重的问题，如自动化后的存档资料多以正式文件形式为主，原始底稿丢失或漏存等。同时归档中完全将复印件或打印材料作为底稿的情况也较为普遍，充分说明管理中不具备规范化、标准化等特征。事实上，办公自动化条件下，关于档案管理更要求体现数字化特征，确保档案材料收集、处理归档以及检索利用更为便捷，而这些目标的实现都要求做好档案管理标准的构建。

（二）从人员素质角度

以往以纸质为主的档案管理过程中，对管理人员不做学历或知识程度等方面的要求，但在办公自动化环境下，许多归档文件在存储形式上表现出多样化特征，要求结合一定的技术与原则对档案进行管理。而现有管理人员素质很难满足办公自动化管理要求，很多档案管理人员不具备计算机或网络操作相关知识，而引用专业计算机技术人员却又无法快速适应档案管理工作，这种情况下办公自动化环境中复合型人才的缺失成为主要问题。

（三）从办公自动化系统角度

尽管医院建设中逐步引入办公自动化系统，但受技术水平限制，系统开发质量很难保障，许多开发商为提高系统集成度往往忽视对用户实际需要的考虑，造成医院档案管理中办公自动化系统的应用常出现问题。以OA管理系统为例，其在设计过程中便容易忽视与档案管理软件间的联系，管理人员无法利用其进行全程管理与监控文件的流程[2]。

三、完善医院档案管理的具体策略

（一）档案管理标准的确定

档案管理标准确定中，首先需明确医院档案管理涉及的主要内容，如收集、整理、检索等。在此基础上将归档材料做好检查工作，通过有效的鉴别使档案信息资源价值得以保证。同时，在档案管理标准中，还需结合办公自动化程度，适时做出档案管理标准的修改与完善，尤其应将相关管理人员的职责进行明确，这样可使档案得到规范化管理。

（二）人才培养机制的构建

医疗卫生事业的快速发展是档案类型出现较多变化且数量持续增多，为档案工作人员带来沉重的负担。医院应结合办公自动化系统特征，适时开展档案管理人才培养工作，保证其基本档案管理知识夯实的基础上做好计算机技术能力培养工作，并引入相应的考核机制，有利于促进档案管理人员素质的整体提高，满足医院自动化办公的基本需求。

（三）管理系统的完善

在管理系统完善过程中，要求根据现有系统平台进行管理子系统的构建，其目标在于使电子档案的管理可配合电子公文运转一同完成。同时在设计过程中要求根据医院实际业务经营管理特征，确保系统工作平台设计的基础上，其他基础组件包括权限管理以及表单等都可融入其中，确保系统整体适用性得以提高，有利于实现文档一体化的目标[3]。

结论

档案管理水平的提高是适应医院信息化建设的关键所在。实际管理中应结合办公自动化实际特征，立足于现行档案管理中存在的问题，从人才培养机制构建、管理标准明确以及管理系统完善等各方面使信息化建设水平得以提高，为医院的持续发展奠定基础。

参考文献：

[1]薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析[J].商,2015,25:79+36.

[2]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014,03:420+423.

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关键词：计算机技术；档案管理；办公自动化

     随着计算机网络技术的快速发展，社会生活的各个领域都已经离不开计算机技术的参与，计算机已经成为维持社会生活正常运行而无可替代的重要工具。尤其是在办公领域，因计算机技术的加入，而变得异常高效、节能，说计算机技术为企事业单位的日常办公带来一场巨大的革命一点也不为过，同时这也为办公自动化引入档案管理领域打下了坚实的基础。档案管理的日常工作，其繁琐程度以及高劳动强度是为大家所知的，因此，档案管理领域引入办公自动化技术，对于企事业单位必然会产生促进作用。

1.加强档案管理自动化的意义

每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。

2.将档案管理与办公自动化相融合的措施

2.1做好宣传工作，提高领导重视程度

一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。

2.2统一规范，加强标准化建设

想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。

2.3完善对电子档案的监督管理职能

单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。

2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设

在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。

2.5对系统的内网与外网进行有效隔离

在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。

2.6加强档案管理人员的素质建设

任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。

3.总结：

综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。

参考文献：

[1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010,(02).

[2]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育(教育教学),2011,(03).

[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案,2011,(01).

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关键词：作用工作内容发展

结合我的工作内容做以下简单的阐述。

一、档案的作用

科技档案管理在企、事业单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作，能为科技生产活动提供技术支持，为组织管理工作提供信息依据，是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。可以在更大范围内组织和开发利用科技档案信息资源，实现科技档案信息的社会共享。

二、主要工作内容

1、档案的收集工作

收集工作是把科技档案从其形成部门或形成单位集中到企、事业单位的档案管理部门，为实现科学管理积累丰富内涵打下基础。

档案的收集分为纸质文档和电子文档两块。纸质文档是由体系表格和技术档案组成的。体系表格是按照ISO9001：2000质量体系要求填写的一套质管体系表格。是记录项目建立、成长、运行过程及后期服务、跟踪的一套科学管理程序。技术档案分为方案文本、图纸、资料以及设计过程中产生的变更、修改及顾客提供的一些与之相关的资料文件。电子档案的主要内容是成果文件，包含方案成果、效果图、修改文件及最终全套成果图纸。

2、档案的整理工作

整理工作是将集中起来的科技档案按其形成规律和内容、形式特点，进行科学分类、系统排列和基本编目，实现库藏科技档案的科学组织和系统化。

底图归档不仅要保证图纸的完好性，更重要的是要保证图纸的完整性。在归档过程中要按照各工种图纸归类。归类后的每张图纸要按序列号顺序排列。如出现破损情况，根据破损的程度大小进行修补，最后装入保管图纸专用的大号牛皮纸夹中进行归档。

纸制归档是按照ISO9001：2000质量体系要求完成的一套质管体系表格。需按照体系文件的编号核对归档文件中有无少页、漏签现象，按照图序排列好，进行装订，最终存入档案盒中。并对应相应的项目，按照日期、档案号、项目编号、项目名称、项目负责人、项目分管人、归档人的顺序认真登记到档案册上。

3、档案的保管工作

档案保管工作，须根据不同 的档案材质，采取不同的管理手段和技术措施确保科技档案的完整、安全和质量，控制档案储藏环境，完善防火、防盗、防虫等三防措施。维护库藏科技档案的科学序列，为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监控。

4、实现工作流程的自动化和知识管理的自动化

实现自动化是将电子档案的成果文件进行刻盘、编号，并进行表格录入工作。在传统的手工办公模式下，档案的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，尤其是检索工作难度更大。实现了办公自动化后，既方便了技术成果的保存安全，不丢失，又使得调档查询快捷方便。只需要简单的搜索，就可以快速的查询到需要找寻的技术成果。

5、档案的调档工作

调档工作是一项经常性的工作。主要分为两类调档。一是本单位技术人员调档。主要涉及查找自己的成果资料、方案文本、地勘报告；设计过程中出现变更需要对应之前的图纸加盖修改变更章以及他人的技术成果作为参考范畴拓展设计思路。另外就是顾客单位需求例如图纸的加晒工作。只要是按照ISO9001：2000质量体系要求的程序下，按照保密要求，在不损害单位的利益及违反合同的前提下，都应及时的满足各方面人员的要求，令大家满意。

三、档案管理的发展

目前的办公自动化辅助档案管理，还处在初级阶段，还是以传统的纸质文件占据主导地位，随着国家现代化建设事业的飞速发展和科学技术的不断进步，越来越多数据库类型的自动化软件问世。只要在百度中输入：“OA 办公 管理 系统”就可以找到很多OA的开发商网站。

当下是个瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快单位内部信息沟通，为领导提供快速、准确的决策信息，都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效的沟通。目前本单位也正处在试行阶段，当完全实现办公自动化档案管理后，比如，新进员工需要查找文件，管理员只要给他注册一个身份文件，给他一个口令，他就可以浏览符合他身份权限的各种资料，这样既快捷又方便，省去了很多中间环节，提高了工作效率。

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1、后勤保障工作。做好日常行政、会务保障工作的同时，为股东会董事会等重大会议提供材料支撑、会务保障，并做好后续工作。根据去年公司的股东会、董事会、监事会决议，积极与雨花区市场监督管理局沟通协调，认真准备相关材料，高效顺利完成董更、新章程备案等工商登记事宜；每周五及时收集整理各部门本周工作完成情况及下周工作计划，为《月度重大事项报告》上报提供依据。

2、档案管理工作。配合集团投资部合同管理专项检查，梳理信投本级及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新订立的重要经济合同以及以前年度订立的，目前仍在执行的重要经济合同，完成统计表格并形成自查报告；去年六月开始，由我接手负责公文流转工作，我严格按照要求，及时做好收文、发文、流转及归档工作。重大事项及对时间期限有要求的文件，做到及时跟进、及时提醒，保证各类文件传阅的时效性，并及时将文件精神传达到相关部门及各参控股公司，确保政令畅通；严格执行用印管理制度，把好印章使用关口。

3、文化宣传工作。在集团内网及时报道公司的发展动态，重大活动的开展情况，严把信息报送审查关，全年报送有价值、高质量的信息56篇；向信司党务工作群推送图文并茂的读书小组活动、信投大讲堂开展实况；对参与人数多，影响范围广的员工健步走活动、成员企业员工拓展活动、新员工入职培训和新媒体课程培训，尽职尽责做好后勤服务工作。

4、其他工作。草拟半年工作会议和年度工作总结等汇报材料供领导修改；协助其他部门完成工商材料调档和向集团投资管理系统资料更新与录入；完成2018年公司报刊征订工作；参与服务集团回顾表彰大会，展现公司良好的精神气象；发挥党员先锋模范作用，投身结对帮扶困难户的走访帮扶工作。

二、工作中存在的问题

回顾一年，我严格要求自己，在工作上认真履行职责，但距离自己和领导的要求还差很远，我也清醒的看到了自身存在的问题，主要表现在：

1、工作经验不足，在工作的处理和推进上仍然有所欠缺，需要不断加强各方面能力的锻炼，不断提高自己的办事、办文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少纵深挖掘的延伸和大局观，需要进一步加强积累和思考，更好的适应办公室的文书写作工作。

3、创新意识不强，组织协调能力还有待提高。

三、明年工作展望

1、及时反馈、形成闭环。做了不等于完成了，小到给相关部门送一个材料、会务保障结束客人离开，大到阶段性的进展、难以解决的困难都要及时反馈，这样执行工作才算有始有终，形成一个闭环。这就是我们主任常和我们说的，“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”。

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一、办公室档案管理的弊端

进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便的工作，而档案管理也才能达到本身的目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：

（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式

淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的很大一部分都是来自兼职人员，专业素质低，导致工作效率以及工作水平也很低，对档案管理工作的完善造成影响的同时，也就造成了管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好的进行，有必要在这一领域进行改革，既把现代网络信息技术应用到其中。

（二）专业水平有待提高的管理人员

首先，管理人员专业水平的低下以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为了当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室的档案管理这个领域也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质的要求也上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才能是档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。

（三）亟需强化网络信息化建设在办公室档案管理领域的发展

首先，作为办公室档案管理人员，在基本要求的基础之上还要能够把各个时段以及各个种类的档案进行整理，管理人员如果继续应用传统的档案管理模式，根本无法适应办公室档案管理的发展。其次，目前在档案管理工作中应用网络信息技术只是一个开始，有很多地方还不够完善，导致目前还存在信息化档案与纸质的档案并存的现象，这一点同样有待于改善。再次，现阶段的档案管理模式不够系统化，不够专业化，许多应用网络信息化的管理模式只是在初步的阶段，并未形成规模，因此会对档案管理工作造成诸如保存不善之类的不便。

二、如何提高办公室档案管理工作的效率

办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常属于不同的种类，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下是几点在这项工作中需要改进的地方：

（一）办公室档案管理制度需要完善

档案管理工作的落后有一点原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之与其想联系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序的进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。这就要做到以下几点：首先，为解决档案的安全性问题，要对重要的文件进行保密处理，并且针对不同等级的保密文件采取不同的措施，这样才能是档案的保密工作更加彻底，更加有效。其次，为解决档案管理工作因档案种类繁多造成的无秩序的问题，应采取分类管理的措施，这样有利于以后的使用及查找。再次，监督工作在档案管理工作领域中也非常重要，因此此项工作应由两个人同时完成，既保证了团队合作又可以保证互相监督，更加确保了档案的安全性，加强了档案管理制度的完善性

（二）相关人员及单位的档案管理意识需要加强

目前档案管理工作没有明显的进展，有一方面是因为相关单位对其重视程度还不够，缺乏足够的管理意识，然而为了使档案管理工作正常有序的进行，加强单位对此项工作重要性的认识是非常必要的，因此有关单位应做到，管理意识加强，管理方式改进，管理理念与时俱进等，这样才能使档案管理工作有明显的起色。

（三）档案管理人员的专业水平还不够高

档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。

（四）档案收集工作不够强化

不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序的进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效的管理。

（五）档案管理需要与网络信息化技术相结合

将档案管理与网络信息化相结合可以有效的提高管理人员的工作效率，是管理工作快速有序的进行，网络信息化的应用会使档案管理工作更加方便快捷，同时也改变了低效率的纸质管理模式，加强了档案管理工作的秩序性，准确性，及快捷性。

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承德市军队离退休干部休养所 河北承德 067000

[摘要]现阶段，我国事业单位或办公室工作人员的一项重要任务就是对单位的档案进行合理有效的管理。通过对事业单位档案进行有效的管理，加快事业单位的发展。进入二十一世纪以来，我国的计算机技术得到了迅速的发展，利用计算机技术进行档案管理成为了新时期我国档案管理的新趋势。以下文章就现阶段我国档案管理工作中存在的问题进行探讨，并进一步提出加强办公室档案管理工作的几点措施。

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关键词 ]新形势；办公室档案；档案管理；意义；措施

引言

对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以从档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。

第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。

第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。

第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。

第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。

参考文献

[ 1] 熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[ J ] .办公室业务,2013,17:107.

[ 2 ] 陈玲玲,关亮.新时期办公室档案管理规范化[ J ] .办公室业务,2013,21:98.

[ 3 ] 吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[ J ] .办公室业务,2014,11:85.

[4]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务,2012,09:26.

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关键词：文书档案管理；办公自动化；实际应用

只有提高了文书档案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用时间。随着当今社会的发展，文书档案的管理得到了一定程度的进步，然而办公自动化的应用却加快了这一进程，更好的使社会各方面都能得到提升。因此推广以及应用自动化文书档案管理是必然的趋势。

1 应用办公自动化文书档案管理的好处

1.1 提高了工作效率

传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。传统的文书管理工作有三难：遗失立卷难，费脑费心，操作难度大，工作程序枯燥繁琐，工序多而繁杂，干起来枯燥乏味，掌握起来也难：二是管理工作难，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查准率并不高。如果因为文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟标题不能准确提示卷内文件的内容，查找起来就很困难。

而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理。

1.2 获取信息更为方便

计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高。

1.3 提高了安全性和稳定性

传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，首先录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦，而且有可能出现遗失或者虫蛀等损坏现象。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输。

1.4 减少了办公难度

就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷。

2 应用办公自动化文书档案管理的缺点

2.1 对工作人员的要求较高

虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。

2.2 对文件的保密程度差

文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的保密性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。

3 弥补文书档案管理自动化弊端的方法

文书档案的自动化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重点问题就是趋利避害，找到正确的处理方法，进行整顿，提高自动化管理的效率。

3.1 建立独立的网络系统

在工作的过程中，要将平常的办公网络系统和文书档案管理的网路系统划分开，这是保护文书档案安全的关键，也是最有效的措施之一。用现代的隔离装置，对不同的网络系统进行隔离，并设置上防盗装置，例如，密码识别，这样可以使得文件在一个安全的系统内流通。还可以用防火墙进行保护，大多数的防火墙都是必须通过认证的，对不同的网页的访问都要经过严格的确认，对于无关的消息来源快速隔绝，防止对系统造成损害，所以防火墙能有效的封锁消息。

3.2 加强对档案管理人才的培养

档案管理人员的技术水平不够高，会严重影响到工作的质量和速度的。所以，要加强人才的培养，首先，要大量的引进高端的技术产品和硬件设施，要使得档案管理人员，对这些设备有新的了解和认识，只有熟悉了产品的性能，才能进行下一步的深入学习，和对技术的熟练应用，提高管理水平。要带动员工学习和管理的积极性，个人的主动性影响着学习效果，如何调动管理人员的积极性呢？这是一个关键问题，例如，可以以考试的形式对人员进行分段的考核，文书档案管理部门要加大管理力度，可以强强合作，加强和外界的交流，借鉴成果，增大自己的交际面，时刻关注科技的进步情况，引进最先进的技术，提高工作效率。

结束语

虽然文书档案的自动化管理存在一定的风险，但总的来说对各个企事业单位的帮助还是利大于弊。社会在发展，现代的信息技术也在发展，各单位的工作职责也在增大，提高档案管理的能力和专业性，更多的推广和使用自动化文案管理是时展的趋势。这有利于新时代的档案管理人才的成长也有利于工作效率的步步提升，人员的压力减轻了，就从没有意义的劳动中解脱出来从而更好的工作。

参考文献

[1]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006（3）.

[2]杨勇，刘晶.关于“文书档案一体化”的若干认识[J].大学图书情报学刊，2003（1）.