档案管理基本情况范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基本情况，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.学生档案信息应该具有丰富性

学生的档案具有一定的实用性和方便性，能在需要的时候第一时间了解学生的信息，也能反映学生在学校期间的成长过程和情况。以前，我们收集到学生的基本信息就是静态的信息，根本不能反映学生受教育后的素质水平发生怎样的变化，实用性不高。如果能从实用性角度收集学生档案的信息，就会创新传统档案管理方式，使学生档案里的内容更丰富。

2.学生信息档案信息应该表现出多样性和丰富性

所谓具有多样性，就是使用多种数据真实反映出学生的成长基本情况。目前，我国已经有比较完备的管理系统可以有效记载学生相关的静态信息和数据，同时能拓展记载学生成长信息基本情况，更加方便。我们必须使用影像记录等有效手段，将学生多方面成长信息同时记载和记录，这样不但有利于树立学生的自信心，而且能够实现自身价值，对于建设学校教学资源和展现教学水平都起着促进作用。

3.学生档案信息服务应该具有灵活性

所谓灵活性，就是需要使用现代档案管理方式，重新进行审理档案管理规定内容，实现档案管理方式的不断创新。既要有利于学生发展，又要在不损害学生权益信息提取的同时，做到灵活利用，真正达到服务学生和服务社会的目的。

二、中职学校学生档案管理创新措施

1.做好原始材料档案管理工作

不管是企业人事管理还是学生档案管理，都应该遵守档案管理条例，从无到有和从简单到复杂的工作程序。从形成来说，基本都是从最初的建立和逐渐收集信息最终发展成为比较完整的档案资料管理；从管理来说，随着信息资料不断丰富和管理细节增加等，整体工作量随之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的环节。

2.创新档案管理模式

当前我国就业形势严峻，中职学校学生的档案管理工作需要具有一定的超前性，档案资料在学生就业中具有特殊作用，我们需要改变以前毕业生离开学校后再整理档案的管理方式，从学生进入学校后就开始着手准备建档工作，以免因临时需要却大费周章寻找，造成学生信息基本情况不完备和不准确等情况。在档案流转的整个程序中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性。在档案材料收集和整体过程中，档案管理人员应该及时更新学生的最新情况，及时收集各部门有关学生的最新动态，有关学生的入党和奖惩情况等重要信息，做到及时归档，使学生档案具有科学性和准确性，并且保证学生档案保持最新状态，真正加强中职学校学生档案管理工作。

3.实现网络化档案管理

当前，我国一直在追求无纸化办公，当然无纸化办公应该进入到学生档案管理中。各学校应该将计算机作为辅助工具，利用档案数字化管理学生档案，在具体操作过程中，应该建立相关档案网站或者网页，加强电子文件的管理和归档等情况，在网络上实现归档和检查，保障档案信息的唯一性和准确性，防止因同名同姓等情况造成档案信息混乱情况。与此同时，还应该规范管理学生档案中的最初材料的内容、形式、格式等要求，利用当前先进设备和技术，将每届学生的信息输入到计算机中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，综合管理学生档案。

4.构建档案管理反馈系统

及时准确地反映出毕业生的基本信息，根据已经毕业的学生反映出的基本情况和了解用人单位所需的专业人才的标准，进行研究和商讨，及时调整学校招生计划、设置专业、计划教学、教学方式等，使学生能够适应人才市场的需求，提高学生的基本技能和综合素质。

三、结语

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社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用

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关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

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随着电子计算机技术在石化管道应用范围的不断扩大，加快数字化档案建设，通过数字化，逐步提高开发利用档案信息的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，更好地为企业的各项工作服务，促进档案信息资源的共享以及提高档案资源的利用率己日益紧迫。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。

一、目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化档案管理的内涵随着信息技术快速发展，依托计算机技术、存储技术、扫描技术发展产生了数字化档案信息交互管理形式，我们将这种以数字化为载体的档案信息存储提取模式称为数字化档案管理。

二、提高办公效率。数字化档案管理系统能够存储大量各种形式的信息，用户可以方便地通过网络进行访问，以获得包括多媒体在内的各种信息，并且其信息存储和用户讯问不受地域限制，轻轻一点鼠标，就能够通过网络迅速查询，方便快捷。以人事档案管理为例，由于石化管道点多线长，企业管理对象繁多，且具有大的流动性，如员工人员、退休、调动等，要准确统计，及时了解工情况，按传统管理方法，必须“归档”才能查知，而通过计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让管理人员足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空观流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。

三、数字化档案建设存在的问题。纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。这是一个庞大的工程，以管道储运公司新乡处为例，新乡处1985年成立至今，档案积累数量庞大，且文书档案的形式多样，要是将所有的纸制档案转化为数字档案，工作量异常繁重。不但需要大量的经过培训的录入人员，还需采用先进的高速扫描仪、储存设备等，硬件投入较大。

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关键词：医院档案；信息化；管理；创新

随着网络信息技术不断发展进步，众多行业领域中已经广泛应用了信息管理技术。信息时代背景下，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化发展的实际需求。医院档案管理工作内容复杂，涉及档案信息比较琐碎，传统的档案管理工作效率比较低。因此，医院的档案管理工作需要通过信息化技术提高效率，同时还能够促进医院档案管理更加规范，达到档案管理标准化以及高效化。

一、在信息化时代下档案管理创新与发展的必要性

在信息时代背景下，信息管理技术不断更新，传统档案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使医院档案管理能够更加规范化。因此，研究档案管理的创新与发展问题是十分必要的。首先，档案管理实现创新与发展才能够适应信息时代新时期的社会需求。信息技术更新升级不断加快，社会信息化不断增强，从而医院档案管理的创新与发展十分关键。社会信息化带来了信息收集处理的需求。人们对于时效性强、具有较高价值的档案信息的需求更高。面临这种新的信息化需求，医院只有做好档案管理的创新与发展，才能够满足信息化发展带来的实际需求。其次，档案管理的创新与发展能有助于医疗卫生事业不断发展。医疗卫生事业的发展进步，需要大量的优秀人才引进。人事档案相关材料管理工作实现规范管理，能够更加有利于做好人才资源合理配置，提高人才能力资源的最优化分配，实现优秀学科人才能力能够充分发挥，促进医院进一步可持续发展。通过利用信息化，实现档案管理的创新与发展，可以引进和培养更多的优秀学科人才加入到医疗队伍中，还可以实现档案管理的信息更加充分的开发，充分发挥档案资源的价值。最后，档案管理的创新与发展能够进一步提高医院管理水平。目前来看，多数的医院在档案管理创新与发展方面确实有所关注，但是实际上效果并不十分理想，医院的档案管理信息化程度并不高，仍需要进一步进行改善和创新。除了要引进更加先进的技术设备，还要增强档案管理工作的重视，改善档案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前医院档案信息化管理的基本情况

(一)缺乏档案管理的专业技术人才，档案管理基础设施较弱

信息化背景下档案管理与传统的档案管理要求有所不同，更多的是对档案信息的管理。档案管理工作人员需要具备档案管理基础知识以外，还需要熟练掌握和应用网络信息处理能力。医院大部分档案管理人员是由传统纸质档案管理转换而来，对网络信息处理缺乏专业技术能力，专业性的档案管理人才相对缺乏。另外，大多数医院实行企业化管理事业单位性质。医院的档案管理既有企业内容，也有事业单位相关内容。这种情况档案管理往往不会得到重视，导致档案管理基础设施弱，档案管理的创新与发展受到一定程度的影响。

(二)缺少规范的档案管理体系

档案管理实现信息化，也就是通过利用网络信息技术，将档案信息材料进行数据化处理，进一步整理分析，实现档案资源的有效提取和管理。实行档案信息化管理首先的要求是要建立好规范的管理体系，其中包括实用的档案管理软件和文字上的规范制度两方面。实用的档案信息处理程序能够满足档案管理高效整合信息资源的需求，满足医院档案管理一体化。标准规范制度有利于档案管理制度的落实和执行。

三、信息时代背景下档案管理创新发展的措施

(一)加大对档案管理专业人才的培养

在信息化档案管理的过程中，工作人员除了要具备档案管理的知识，还要具备良好的计算机应用和网络信息处理能力。因此，要加强对档案管理人才的培养，才能使档案管理的优势得到有效发挥，才能够适应信息化社会飞速发展需求。

(二)完善相关管理制度、法规政策

档案管理的创新发展需要有统一的管理制度以及法规政策作为规范化发展依据。如果出现了问题，就可以以此为依据进行处理。在医院档案管理工作中，统一规范的制度标准、法规，为档案管理工作创新发展提供了规范的法律依据，有助于促进信息化档案管理的创新发展。因此，在医院档案信息化管理中，需要不断完善相关的管理制度和法规政策。

(三)更新档案管理观念

在医院主体医疗管理业务中，包含了各个方面的管理工作，档案管理是辅助部分之一。但是医院管理工作在做相关决策时都需要以档案资源为重要参考依据，它是现代化医院管理的重要组成部分。因此，医院管理观念需要更新，逐步传统档案管理模式，实现档案管理从单纯纸质资料的收集整理向计算机网络化档案管理的转变。从而，充分发挥档案管理在整体信息化建设与医院领导科学决策中的作用。只有领导管理观念不断更新，才能够更加重视信息化档案管理，才能实现档案管理的创新和发展。

四、小结

信息时代背景下，面临互联网+与大数据发展，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化需求。医院的档案管理需要更多的应用信息技术，更加有助于医院档案管理更加科学化，提高医院档案管理水平。从而有效提升医院的市场竞争能力，提高医院的服务质量，为医院发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014(03)：183.

[2]谢少云，李博.信息化时代医院档案工作的管理与创新思路[J].河北企业，2014(5)：21-22.

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关键词：医学院校 人事档案 信息化管理

1.医学院校人事档案管理的特点及实现信息化的重要性

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和调配等人事工作中的记录材料，记载了个人在不同时期、不同阶段的发展历程，客观记录和反应了个人成长经历、家庭基本情况、社会关系及个人德、能、勤、绩等各方面的材料。高校人事档案是人事部门对教职工管理的重要凭证和开展各项工作的基础，高校对教职工的考核、调动、人才的选拔等重要人事活动都要以人事档案为基础。高校人事档案对高校的师资队伍建设、教学科研人才选拔、党政管理都有着重大作用。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中来，实现高校人事档案信息的综合管理和利用，提高人事档案的管理水平和效率，为高校培养、选拔人才、建立人才信息库提供数据基础。然而医学院校的人事档案管理有着其特殊性，表现在：一般高校只是单纯由院系组成，人员主要是教职员工；医学院校不仅是由院系组成，还有附属医院、教学医院，教职工不仅承担各院系的教学工作，还承担各附属医院、教学医院的医疗工作，其人事档案有着人员众多、分布广泛、专业性等特点。医学院校的人事档案实现信息化管理不仅对学校科研、教学人才的建设、人才库信息资源的利用、共享有着极其重要的意义，对附属医院、教学医院医疗人才的梯队建设、医疗科研人才的选拔也有着重要的意义。

2.医学院校人事档案实现信息化存在的困难

信息化作为当今社会的大趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求，需要档案管理工作者利用先进的科学技术和新的管理方法，提高人事档案管理工作的效率和档案信息的利用率，更好地为学校的人事工作服务。然而，大多数医学院校对人事档案的管理还处于传统的管理模式，基本上还采用原始的手工方式，局限于纸质档案的建立和保管层面，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的信息化。人事档案管理人员的计算机仅限于统计档案数目和打印档案目录，无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，信息化管理水平较低。这也直接导致了大量涉及人事的数据统计工作只能依靠手工完成，造成了反复劳动和人力资源的极大浪费。医学院校的人事档案管理工作更有其特殊性，院校本部和附属医院、教学医院人数庞大，分布分散，要实现信息化存在的困难众多，例如：

2.1人事档案管理模式落后

一些医学院校对人事档案的管理还处在传统的手工保管模式，跟不上信息化时代的发展。虽然学校对档案部门配备了计算机，但档案部门对计算机的应用尚处在初步阶段，甚至只限于简单的利用EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数的统计等，缺乏使用档案信息软件对人事档案信息进行录入和人事档案资源利用。在这种落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，导致人事档案信息储存少或几乎没有，从而大大影响了信息资源的利用，影响了工作效率。尤其是医学院校这种比一般院校要人数庞大、分布分散的特殊院校来说，这种传统的管理模式已不能适应学校快速发展的需要。

2.2人员配备、软硬件设施投入不够

实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，需要通过档案部门工作人员的不懈努力。但目前的情况是，大多数院校的人事档案部门都存在人员配备不足的情况。虽然配有专门的部门或者专人，但对应庞大的档案数，配备的人员严重不足；并且人事档案信息化管理对档案管理人员的要求更高，不仅要求管理人员不仅精通档案管理业务，也要求掌握现代信息技术，利用计算机等现代化设备对人事档案进行信息化管理。同时，人事档案部门的计算机、打印机等硬件设备落后，并且缺乏扫描仪、微缩设备等这类档案信息化必备的硬件设施。实用的档案信息系统软件的开发和利用更为缺乏，无法实现对人事档案管理的信息化和资源的利用。

2.3对档案信息资源的利用不够

要实现人事档案信息化管理其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为学校人事档案工作提供即时、高效的服务。只有实现了人事档案资源的共享，才能提高人事档案管理和利用效率。但目前人事档案管理部门对档案信息的管理只停留在使用简单的EXCLE表格等办公软件对各下级单位档案数、人员数的统计等，缺乏档案信息软件对信息进行录入，对人事档案资源的利用仅限于查询各下属单位的档案数、人员基本情况等信息，利用率太低，无法实现对人事工作提供信息化的基础数据支持。

3.医学院校人事档案实现信息化的途径及办法

3.1转变管理模式，提高人事档案信息化管理的现代化意识

要实现人事档案信息化管理的目标，必须转变当前传统的管理模式，摆脱陈旧的管理思路，切实提高人事档案工作质量和效率，需要学校及人事档案管理人员提高现代化意识，利用现代信息技术，如计算机技术、数据库技术、信息储存技术、多媒体技术、安全保护技术、网络通讯技术等对人事档案进行信息化管理；用信息管理的理念创新工作理念，加强对人事档案信息的综合分析，多角度、多层次地探讨档案资源的开发，进一步提高信息利用率，促使人事档案资源数据库建设成为学校组织、人事等相关部门的信息库和参谋部，并实现信息资源共享。

3.2培养档案业务和信息技术复合型人才，加大软硬件设施的投入

要实现人事档案信息化管理，不仅要档案管理人员具有较高的政治素质和扎实的业务知识，更需要掌握现代信息技术、熟练运用信息化设备的能力。医学院校要重视复合型档案人员的培养，这是推进医学院校人事档案信息化管理的核心工作，也是推动人事档案建设的关键。同时加大人事档案信息化的软硬件设施投入，营造现代化档案管理平台，把传统的手工保管模式转变到服务现代人事管理和助力学校各项事业发展的重点上来，实现人事档案管理的信息化。

3.3建立人事档案信息数据库，提高资源利用率，同时加强保密安全

人事档案信息化管理系统的最重要的部分是建立人事档案信息数据库，它主要包括档案人员的基本情况、职务和职称情况，学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门开展管理工作所需的全部基础数据，利用率高，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构合理，功能完善，可共享的人才信息资源，可随时为医学院校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。但是，人事档案信息一旦实现了资源共享肯定存在着一定的风险，常发生在传输、录入、存储、调用等等过程中。因此，进行信息化管理必须加强档案管理制度和信息技术两方面的安全。一方面，完善档案信息的安全管理制度，对档案的保管；档案材料的整理、归档；档案信息的保护、传输以及利用要制定统一严格的流程，尤其是对管理人员对信息资源库权限的控制，采用授权验证入库制度，防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对人事档案资料相应的访问权限。另一方面，要加强安全技术和开发安全软件，防止非法入侵。档案信息资源的利用和共享依托了相应的网络技术，加大了人事档案信息泄密的风险，所以必须采用相应的安全技术，例如加密技术、防火墙技术、VPN技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等对资源数据进行安全保护，同时增强计算机防范病毒侵入的能力。只有这样才能化解医学院校人事档案资源的安全保密与档案资源利用、共享之间的矛盾，实现人事档案信息化管理的目标，为学校的发展做出更大的贡献。

参考文献：

[1]邵海燕、陶萍.浅论人事档案信息化管理的现状和发展策略[D].沙洲职业工学院学报，2007.

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关键词：档案队伍；结构问题；调整优化；思路措施

1 河南油田档案队伍结构的现状、问题及成因

长期以来，河南油田档案队伍普遍存在着“四化一失衡”的突出问题（即年龄老化、知识老化、能力退化、非专业化，结构严重失衡），已经成为制约油田企业档案事业科学发展的人力人才资源的“瓶颈”。如何破解这一难题，这是摆在档案部门面前亟待研究解决的重大课题，必须引起足够重视，并采取有效措施逐步加以解决。

1.1 调查摸底。为适应新形势下油田企业档案事业科学发展的需要，全面了解掌握档案队伍结构基本情况的第一手资料，为逐步调整优化档案队伍结构提供科学依据，河南油田档案馆于2012年3月组织开展了档案队伍结构基本情况调查摸底工作。档案馆设计了专职档案人员基本情况调查表，并下发专门通知，对调查摸底工作提出明确要求。各单位档案部门积极行动，组织专职档案人员认真填报调查表，经本单位档案主管部门审核、人事部门审定后，上报档案馆汇总，以确保调查摸底资料的真实可靠。

1.2 结构现状。经统计汇总， 截至2012年3月底，河南油田共有专职档案人员122人。队伍结构现状的基本情况见下表：

综合解读上表，可以看出以下几个方面的特点和问题：

一是档案队伍中女性职工居绝对多数，占80%以上，男性职工相对较少，不足20%；

二是党员不足30%，低于油田干部队伍中党员的平均比例水平；

三是中专、高中、技校及初中学历占18%，这部分人员文化程度明显偏底，计算机及网络技术水平相对落后，难以适应现代档案管理工作和档案信息化管理的需要；

四是档案管理、计算机及网络信息技术、石油工程及相关专业等三大主体专业不足43%，而非档案及非油田主体专业占57%以上，档案队伍非专业化的问题比较突出；

五是第一学历为档案管理的部分同志，大都是上个世纪八十年代中后期毕业的本科生，目前不同程度存在着知识老化、专业素质弱化、能力退化的问题，需要通过继续教育或培训“充电”逐步实现知识更新和能力提升；

六是高级及中级职称人员只占45%，而初级职称及无职称人员近55%，亦即目前仍有半数以上人员尚未达到中等专业技术水平，说明专业技术力量比较薄弱；

七是目前档案队伍中专家型、复合型、全能型人才比较缺乏，少数具有高级职称和中级职称的同志，存在“高职低能”的问题，即具有的职称等级与具备的能力不匹配，在实际工作中难以发挥骨干作用，需要尽快提升综合素质和能力水平；

八是年龄老化问题异常突出，30岁以下人员是个空当，30～40岁人员不足15%，而40岁以上人员高达85%以上，而且其中有近半数的人员将在今后1～5年内相继达到退休年龄，目前已经进入退休高峰期。因此，解决队伍新老接替问题已刻不容缓、迫在眉睫。

综合上述情况，河南油田档案队伍结构现状和存在的突出问题，比较符合中国石化所总结出的档案队伍普遍存在的“四多四少”现象（即女同志多、男同志少，年龄大的多、年轻的少，文化程度低的多、文化程度高的少，照顾安置的多、加强工作的少）。根据目前掌握的情况，河南油田档案队伍结构现状、特点和问题，在中国石化具有一定的代表性、普遍性。可以这么说，河南油田档案队伍的结构情况，是整个中国石化档案队伍的缩影。

需要明确一点，勇于查找和正视档案队伍存在的问题，并不否定档案队伍建设所取得的成绩。只有不断地查找问题、研究问题和解决问题，才能谋取新突破、新跨越、新发展，这本身就是科学发展观的应有之义。

1.3 成因分析。客观地讲，造成这种队伍结构现状和不良局面，其原因是多方面、多层面的。既有历史原因，也有现实原因；既有管理体制方面原因，也有运行机制方面原因；既有客观原因，也有主观原因。从总体上综合分析，笔者认为有以下几个方面的主要原因：

一是企业档案管理的弱势地位，不利于队伍建设和结构调整优化。企业档案管理存在的“三性”（即在企业管理环节所处位置的末端性、档案工作的后台性、发挥作用或产生效益的渐显性），决定了档案队伍、档案部门、档案工作最容易被忽视。加之部分领导干部对档案工作的地位、作用、重要性认识不到位，重视程度不够，投入力度不够，客观上造成了档案队伍、档案部门、档案工作已经或正在被不同程度地“边缘化”。

二是内外环境因素的影响和限制，造成队伍结构失衡和难以调整优化。从社会大环境来看，全员性的档案法制意识和档案意识没有牢固树立，全国上下普遍重视档案工作的大环境尚在形成的过程当中。从企业内部环境来看，目前许多职工群众甚至部分领导干部认为，档案工作是一项无关紧要的一般性、极平凡的工作，没有“高精尖”的技术含量，从事档案工作不需要多大本事，什么人都可以干，这是其一。其二，正是部分领导干部有这样的看法和意识，过去一度把档案部门当作职工养老养病的地方，将其他系统退下来的“老弱病残”人员照顾安置到档案部门，使档案队伍成为名副其实的弱势群体。其三，由于历史欠账太多，基层单位档案部门和档案人员办公条件较差，档案库房基础设施普遍落后，部分档案人员的待遇偏低，这些因素势必对档案队伍建设和结构调整优化造成不容忽视的负面影响。

三是部分基层档案主管部门和档案人员不作为，影响了队伍结构调整优化。通过对基层单位档案工作综合调研，了解到部分基层档案主管部门放松对档案人员的管理、教育和培养，对档案人员的调入和调出不进行严格把关，需要的人员进不来、留不住，不需要的人员调入时一路绿灯、畅通无阻，人员流动比较频繁和随意。少数基层档案人员的确存在着不作为、混日子的思想和“低老坏”（低水平、老毛病、坏习惯）的问题，有的档案人员自身定位不准，把自己当成资料整理员、库房保管员，长年从事档案资料收收发发、存存取取等重复性简单劳动，本该大显身手的档案资源研究开发和档案服务利用却没有太大的作为，档案管理的效能低下，档案部门、档案人员和档案工作的地位、作用和效益得不到彰显，企业当然不会把优质人力人才资源配置到档案部门、充实到档案队伍中来。因此，档案队伍现状不容乐观、令人担忧，存在结构失衡、有待优化的问题，也就不足为奇了。

2 档案队伍结构调整优化的目标、思路和措施

队伍是制胜之本、发展之基、力量之源。如果没有一支结构相对合理、综合素质高、业务技能强、作风形象好，善管理、能吃苦、勤钻研、肯奉献的过硬队伍，实现档案事业科学发展只能是一句空话。因此，必须在持续加强队伍建设的同时，不断调整优化队伍结构，以提升队伍的凝聚力、战斗力、执行力和管理效能。

2.1 调整优化的原则。调整优化队伍结构，必须遵循一条基本原则，就是队伍的管理幅度、工作职责、所承担的工作量要与人员数量、管理力量、业务能力相匹配，在学历、专业、年龄等方面形成相对合理的梯次结构，有效遏制档案队伍“边缘化”趋势，确保档案事业可持续发展，努力使档案管理水平、档案事业发展目标与企业发展状况、发展战略目标相适应，实现人力人才资源配置方案最优化、效益最大化。

2.2 调整优化的目标。档案队伍结构调整优化只是一个定性的动态概念。能否确定一套切实可行的量化标准，作为企业档案队伍调整优化的追求目标，目前国内外业界尚无定论。如果确定的目标过低或过于保守，无法满足实际工作需要，也将影响企业档案事业的可持续发展；相反，如果确定的目标过高或超越现实承受能力，则可能使调整优化目标难以实现，即使实现了，也将在一定程度上造成人力人才资源的浪费。笔者认为，中国石化档案工作评价指标体系明确的档案队伍结构合理目标参考值，具有一定的针对性、指导性和可操作性，可以作为石油石化企业档案队伍结构调整优化的指导性目标：即大专以上学历80%；档案管理专业人员40%以上、信息技术专业人员10%以上、主营业务人员20%以上；40岁以上40%，30～40岁40%，30岁以下20%。当然，每个企业的情况不同，在统筹配置人力人才资源时，应根据实际工作需要，研究确定相对合理的档案队伍结构调整优化的愿景目标。

2.3 调整优化的思路。如何在目前专业化管理改革没有完全到位、档案管理存在条块分割的体制机制情况下，有效破解档案队伍结构严重失衡的难题，努力实现河南油田“十二五”档案事业跨越式发展目标，首要的一条，就是要从加强档案队伍建设抓起，着力持续调整优化队伍结构。即在坚持狠抓队伍的思想政治建设、作风形象建设、业务技能建设和党风廉政建设等“四大建设”不放松的基础上，牢牢抓住队伍新老接替的历史机遇，着力调整优化档案队伍结构，到“十二五”末，基本完成队伍新老接替任务，努力实现队伍结构调整优化目标。

2.4 调整优化的措施。今年上半年，河南油田档案馆以《档案工作动态》信息形式，将档案队伍结构现状基本情况调查结果向全油田进行了通报，引起各级领导干部的广泛关注和重视。目前，油田各基层单位正在按照档案馆提出的建议措施，着手解决人员接替和队伍结构调整优化问题。为了加强对基层单位的宏观指导，提出了档案队伍结构调整优化的建议措施。

一是要把档案队伍建设、人员接替和结构调整优化提升到企业发展战略的高度，予以重视和着力推进，把档案部门的人力人才需求纳入企业干部人事部门议事办事日程，研究制定并实施档案队伍结构调整优化措施方案，合理调配人力人才资源，实现常态化管理，形成持续调整优化档案队伍结构的长效机制；

二是根据企业档案事业发展战略和实际工作的需要，适当引进一些档案、计算机及信息技术专业的本科及以上学历的大学毕业生，在基层单位锻炼后适时充实到档案部门；

三是在企业内部人力人才资源统筹调配时，适当考虑将一些综合素质好、热爱档案事业，专业对口、专业相近（如档案、计算机、信息、图书、情报）或石油及相关专业的专业技术干部，及时调整充实到档案队伍中来；

四是把好档案队伍调整的“入口”关和“出口”关，在解决档案人员新老接替时，可以考虑采取公开招聘的方式，尽量选拔那些年轻有为、事业心和责任心强、有志于在档案岗位建功立业的干部职工从事档案工作，同时还要采取一些事业留人、待遇留人、环境留人和感情留人的政策措施，避免档案管理人才流失；

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以完成县政府下达的城乡居民社会养老保险目标任务和基金征收为重点，兼顾档案管理、经办服务等方面进行全面考核。

（一）镇考核内容和计分分值

1.工作绩效（80分）

（1）目标任务完成情况（55分）。考核60周岁以上符合领取条件人员发放率和16-59周岁符合参保条件人员参（续）保缴费率。

（2）缴费标准（25分）。考核参保人员人均缴费标准。

2.基础管理（16分）

（1）档案管理情况（10分）。考核辖区内人员基本情况台账和参保人员档案的建立、分类、保存、利用情况。

（2）服务情况（3分）。考核各镇及时准确上报参保人员退休申报、人员变动、死亡等情况，参保人员对服务的满意度，窗口服务条件等情况。

（3）统计和宣传情况（3分）。考核完成上级主管部门部署的统计报表、总结材料、参加会议的情况；考核通过各种宣传方式推介工作经验和做法的情况。

3.其他工作（4分）

考核工作推进和目标考评的制度及落实情况；阶段性工作任务完成情况；镇事务所专管员和村协办员的配备、必需的工作经费和设备设施安排情况。

（二）村考核内容和计分分值

1.工作绩效（85分）

（1）目标任务完成情况（55分）。考核60周岁以上符合领取条件人员发放率和16-59周岁符合参保条件人员参（续）保缴费率。

（2）缴费标准（30分）。考核参保人员人均缴费标准。

2.基础管理（15分）

（1）档案管理情况（10分）。考核辖区内人员基本情况台账和参保人员档案的建立、分类、保存、利用情况。

（2）服务情况（5分）。考核各村准确及时上报参保人员退休申报、人员变动、死亡等情况。

二、考核程序

（一）镇考核程序

各镇在每年12月31日前将工作总结材料和自评分报县城乡居民社会养老保险试点工作领导小组办公室。经领导小组同意，由领导小组办公室组织县人社局、财政局等单位有关人员组成考核组，对各镇进行全面考核。通过查阅资料、实地查看等形式予以考核。

（二）村考核程序

按照城乡居民社会养老保险数据库各村当年实际缴费人数和人均缴费标准，通过送检资料的形式予以考核。

三、评优和奖励

（一）镇级评优和奖励

将城乡居民社会养老保险工作列入镇岗位目标责任制方法考核范围，考核结果按目标考核权数折算分值抄告县考核办，作为县委、县政府对镇综合考评的计分依据。对完成目标任务、考核前3名的镇，县政府给予通报表彰和奖励，对完不成任务的镇给予通报批评。第一名奖金10万元，第二名奖金8万元，第三名奖金5万元。

（二）村级评优和奖励

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摘 要 结合新时期和新形势，介绍了人事档案管理模式转化的表现，指出了人事档案管理模式转化的意义，并提出相应的人事档案管理对策，主要包括创新人事档案管理体制、重视现代信息技术应用、提高管理人员综合水平等内容。

关键词 人事档案 管理模式 管理体制 管理人员素质

人事档案是单位的一项重要工作，对掌握员工的基本情况，提高人力资源利用效率具有重要影响。随着计算机和信息技术的发展和应用，再加上管理体制创新，人事档案管理模式出现了变革和转化，对档案管理工作也提出了更高要求。但一些单位没有及时完善管理体系，创新管理方式，制约人事档案管理水平提升，需要采取措施改进和完善。

一、人事档案管理模式转化的表现

随着信息技术、计算机技术的发展和应用，人事档案管理模式也出现转化。构建开放的、社会化的管理模式，提高档案工作服务质量，有利于促进个人与组织协调发展，激发个人潜能，让他们为单位发展做出更大贡献。

1.人事档案需求多样化。市场竞争的核心是人才竞争，为促进单位发展，应该优化人力资源配置。在招聘、选拨、录用人才时，要注重人事档案的科学利用，满足单位各项工作需要。随着人才管理方式改进，再加上信息技术的利用，人事档案的内容、载体、传递方式、利用手段等方面的多样化趋势越来越明显。以前人事档案只适用于单位内部的观念越来越不适应管理工作需要。在新形势下，人事档案不仅是组织的需要，同时也越来越为个人所重视，尤其是那些与个人利益密切相关的人事档案，其利用程度不断加深。尽管个人和组织对人事档案的要求和目的不完全一样，但对人事档案需求的多样化目的是毋庸置疑的。

2.人事档案结构复杂化。人事档案的内容多样，来源广泛，档案信息资源结构具有明显的复杂化特征。以前的人事档案采用封闭式管理模式，档案信息资源的搜集、处理和利用属于单位内部的档案管理人员，档案内容和结构也相对比较简单。而在现代社会，人事档案信息资源的来源越来越广泛，不仅包括单位内部人员，同时也包括单位外部人员。由于不同人员的身份、人身阅历、学历、工作经验等不同，导致人事档案的结构也日趋复杂化，也使档案组成的成分和组成内容变得丰富多彩。

3.人事档案服务开放性。随着市场经济发展和互联网技术的应用，人事档案的神秘性逐渐弱化，再加上管理制度的完善，管理人员素质提升，有力的推动了人事档案管理的开放化进程，对提高档案管理服务水平也产生积极作用。在利用互联网技术和信息技术开展人事档案管理时，要构建完善的数据库，重视密钥技术、防火墙技术等的应用，保护个人隐私，确保人事档案资料完整，进而促进人事档案信息资源的有效交流和作用的充分发挥。

二、人事档案管理模式转化的意义

通过创新管理模式，完善管理制度，有利于转变人事档案管理理念，提高档案管理水平，对工作人员和单位运行发展也产生积极作用。

1.及时了解工作人员信息，优化人力资源配置。人事档案主要记录个人的学习和工作经历，归纳总结个人的活动参与情况、政治面貌等，同时还要进行备份与存储，方便档案资料查询。它具有全面性、严肃性、真实性、可靠性等特点，是单位用人的重要数据和历史资料，对有效开展人事管理产生积极影响。作为档案管理人员，应该顺应时展趋势，转变管理模式，创新管理理念，注重搜集并分析人事档案管理的各种资源，及时、全面掌握工作人员的详细信息。进而合理安排工作人员的岗位，明确他们的职责，有利于优化人力资源配置，激发员工活力。

2.维护员工的正当权益，促进单位的有效发展。人事档案管理也是单位管理的重要组成部分，新形势下，通过分析人事档案信息资源，有利于掌握员工基本情况，对他们的工作进行合理安排，让他们努力找到适合的工作岗位。并掌握员工需求，帮助他们排解困难，维护员工正当权益，进而让每位员工努力找到合适的岗位，在岗位上做出业绩，也有利于促进单位的发展和进步。

三、人事档案管理模式转化的对策

为顺应人事档案管理模式转化的趋势，提高档案管理工作水平，可以采取以下改进措施。例如，创新人事档案管理体制，构建完善的管理制度，明确管理人员职责，落实责任制，让他们认真履行职责。建立奖惩激励机制，激发员工热情。重视现代信息技术应用，提高管理人员的综合水平，推动人事档案管理数字化进程，促进人事档案管理水平提升。

四、结语

总之，在信息技术发展和管理体制不断创新的前提下，人事档案管理模式也出现了相应的转化。把握这种趋势，提高人事档案管理水平和档案资源利用效率，这是每个管理人员不可忽视的内容。应该革新思想观念，完善管理体制，提高管理人员素质，从而顺应人事档案管理模式转化的趋势，促进管理工作水平提升，让人事档案更为有效的发挥作用。

参考文献：

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关键词：中职学校；档案管理；信息化；数据库

档案管理是学校管理的重要基础工作，涵盖学校管理、教育教学活动、教育科研工作和教育督导评估等重要资料的管理。传统的档案管理几乎全是书面文件，容易损坏也容易检索，随着信息技术的发展，信息化管理易检索、不容易丢失的优势逐渐显露出来，这就要求我们档案管理人员一定要充分发挥信息优势辅助和细化档案管理。

中职档案信息化是档案管理工作的必然趋势。本文从三个方面进行了中职学校档案信息化工作开展的全面研究。

一、建设高质量的档案信息数据库

中职学校档案信息化建设必须要重视信息数据库的建设，因为一直以来中职档案管理工作往往会因为缺乏信息化内容而突显出一些棘手的问题，而且单一的存储模式也容易出现档案内容的损坏、丢失等问题，档案数据库的建设能够解决这些问题，为了建设高质量的档案信息数据库要从这几方面做起：首先，要建设高质量的档案信息数据库，将所有的纸化档案进行重点筛选，完成信息数据库的建设。按照《纸质档案数字化技术规范》，对原有馆藏传统载体档案进行数字化转换。其次，要实现数据库的共享建设。在共享建设的过程中要按数据库用户数量、连接系统的数量等来确定优先顺序。在此基础上进行共享数据库的逻辑结构设计。通过数据库共享建设中职学校校内的各类档案之间可以共享，保证不同侧重点的档案管理内容能够实现共同管理，信息共享，避免了重复工作；校外的相关信息能够共享则能够保证中职院校的档案内容与其他高等院校、相关用人企业之间可以进行信息沟通，保证中职学生能够获得更高学历进修、参加企业内部招聘的机会。

二、数字化工具更新档案信息内容

档案建设最为复杂的内容就是需要不断地更新信息内容，诸如学生的基本情况、教师的学历情况、学校的发展历程等都需要随着时间的推进而不断发展。在信息化档案管理建设的过程中，可以利用数字化工具进行随时的档案更新。首先，要选择有效的数据化工具。这些更新软件要保证能够建立数据库更新平台，并在原有的数据库基础上开展、更新工作，保证满足中职学校的人事、教育教学等档案内容的随时更新，并保证对档案内容的管理更为标准化、可视化、自动化，确保系统运行的稳定性、兼容性、整体性和延续性。其次，在进行数字化工具更新的过程中要一方面保证自动化升级，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新和迁移。另一方面则要保证更新过程中的数据库的稳定性，使得原有的内容能够备份保留。另外，在进行更新管理的过程中要对数字化档案资源进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别文件加密等设置能够确保档案信息资源的安全。

三、发挥档案信息化人才作用

在档案信息化管理的过程中必须发挥管理人才的能动作用，因为任何先进的技术和设备都需要人的能动操作，在这个过程中档案人员的信息化能力必须得到提升。首先，要加强技能培训。中职学校档案信息化建设过程中，管理人员需要具备基本操作技能：（1）把固化在纸质载体汇集成系统档案信息，以数字化方式输入计算机上网。（2）利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理。（3）直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。（4）能够迅速掌握新型软件技术，保证能够随时进行数据库更新管理。除了基本操作技能之外，档案信息化管理人员还必须要有超强的档案管理素质。（1）较强的档案保密能力，能够随时保证档案信息不泄露，能够以基本的档案工作人员的素质要求自己，尤其是面对信息化的档案内容要有档案保密的技术应用能力。（2）有合理化应用档案信息的能力，能够着眼于信息档案的应用。为了实现这些能力，中职学校要组织档案工作人员进行培训。对于新任档案员工作的教师要进行岗位培训，保证工作人员能够迅速了解档案工作的内容，树立正确的档案管理思想。

综上所述，中职学校应建设健全高质量的档案信息数据库，利用数字化工具更新档案信息内容。只有这样才能实现中职学校档案信息化管理工作的规范化和标准化。