电子档案管理要求范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：电子文档；管理；利用

电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。

一、电子文档的优势

首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。

二、电子文档管理存在的问题

（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。

（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。

（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。

三、加强电子文档管理的措施

（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。

（二）制定行之有效的管理制度和办法。要明确规定电子文档管理的有关要求，例如电子文档格式：文字型电子文档的通用格式为TXT、XML、RTF，扫描型电子文档的通用格式为PDF、JPEG……对于通过其他途径收集的不符合上述格式的电子文档，具备转换条件的要尽量转换，如无法转换，则将相关软件一并收集。此外，要注明有关参数，如用CAD或绘图等设备取得的图形电子文档，注明其软硬件环境和相关数据；对通用软件产生的电子文档，收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。只有这样，才能保证在操作系统和工具软件版本升级的情况下仍能保持电子文档的可处理性。

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一、中专学校电子档案管理现状

现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：

（一）工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。

（二）信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。

（三）变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。

这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

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关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

参考文献

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引言

高校在日常档案管理工作中，大量的档案不断随着用户的增加而产生，除用户外，各种工作以及项目的运行，也会增加档案的数量。数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能实现妥善保管、有效利用，档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响。大数据时代下只有采取电子信息式档案管理模式才能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理，将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中。

一、大数据时代档案管理的现存问题

1.管理人员缺乏科学的管理理念

当前高校档案管理工作中存在一系列障?K因素，表现在认识不到大数据时代档案管理的具体特征。学校内部从负责人到管理人部分都缺乏对档案管理工作的改革意识，档案管理的规范性和科学性严重缺乏，管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。大数据时代档案管理要求其与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到大数据时代档案管理的定位及挑战性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

2.管理技术缺乏先进的设备支持

大数据时代的档案管理意味着建立电子管理系统从而实现对数据信息化管理的效果，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革，并与信息技术接轨，实现信息化管理。档案管理设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现。但是，从目前情况来看，基于计算机平台的电子档案管理系统建设的进程过于缓慢，很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，档案管理部门的融资情况不好。然而，高校的档案管理正在面临传统模式的困境，档案的管理工作安全性不高，纸质的档案存在自身物质性的局限，存放时间过久的档案可能产生变质的情况，稍有管理不慎就会出现受潮，霉变或虫噬等问题。况且大数据时代下电子文件的处理能力欠佳，管理服务水平不高，都对档案管理工作造成困扰。

二、大数据时代档案管理的改革之路

1.构建电子档案数据系统

大数据时代下档案管理必须依靠信息平台，将信息化管理理念与技术引入档案管理工作，形成彻底改革，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便捷。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1]。

2.完善电子档案管理设备

学校往往只是认识到电子管理系统对档案管理工作的促进作用，却没有认识到电子技术平台的成本要求，依然采用较为落后的管理设备，档案的管理环境也存在诸多弊端，给档案管理的改革优化造成一定阻力，档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的。当前仍有部分高校的计算机硬件标准不过关，或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备。档案数据化管理软件也需要定期更新，不断优化升级，才能使电子档案管理系统正常运转工作。因此，必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护，促进档案管理水平符合大数据时代的要求。

3.培养电子档案管理人才

大数据时代下档案管理改革的根本动力在于人才。因此，高校若要实现档案管理的现代化转型，首先要从培养技术型人才的方向入手，必须不断加强对档案管理工作者信息化管理技术的培养与考核，从而提高大数据背景下档案管理的质量和效率。单位一方面应对在职的档案管理人员实行岗位培训，聘请专家实地讲学指导，从思想意识和技术能力两方面加强对档案管理者的优化提升。另外，单位应不断吸纳电子高科技人才加入档案管理工作，从而优化档案信息化管理人才队伍。最后，单位应就档案管理人员操作电子管理系统的规范性提出明确要求，建立一套严谨、安全、科学的电子档案管理制度，加快档案管理改革的进程[2]。

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1在档案管理工作中应用电子信息技术的重要性和必然性

1.1应用电子信息技术是现代社会发展的必然要求

现代社会的发展以及信息化的逐渐普及给档案管理工作提出了更高的要求，在档案管理工作中应用电子信息技术成为了档案管理工作适应现代社会发展要趋势的必然要求。知识经济时代的到来对档案管理工作提出了精细化和规范化的要求，信息化和科技化已经成为现代社会的一个主要标志，传统的档案管理模式已经不能满足现代社会发展的需要了。因此，在进行档案管理工作改革和优化的过程中，必须加大力度引进和应用电子信息技术，提高档案管理工作的有效性和规范性，这样才能更好的实现档案信息资源的共享和利用。

1.2应用电子信息技术是创新档案管理工作的必要条件

人们日益丰富和多样化的信息需求给新时期档案管理工作提出了新的要求，档案管理工作必须加大创新力度才能适应新的社会发展形势，满足人们的信息需求。在档案管理工作中应用现代化的电子信息技术，能够打破传统的档案管理工作中时空的限制，人们可以利用现代化的信息和网络技术进行档案信息资源的查阅和使用。同时档案管理人员也可以利用先进的电子信息技术和档案管理理念完善档案管理工作模式，提高档案管理工作的效率，从而为人们提供更优质的档案信息资源服务，开创新的档案管理服务模式。

1.3有助于实现档案的精细化管理

在档案管理工作中应用电子信息技术，有助于实现档案的精细化管理。这主要是因为在档案管理工作中应用电子信息技术必须要有科学的规范和标准作为工作指导，才能实现档案管理工作人员的优化配置，才能实现利用电子信息技术对大量的档案信息资料数据进行存储、维护、更新、共享等，使档案管理工作的每一个环节、每一个流程都有章可循、有据可依，真正实现档案的精细化管理，提高档案管理工作的整体水平。

2档案管理中电子信息技术的应用实践路径

2.1利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理

现代电子信息技术能够实现数据信息的快速录入和更新，能够有效节约工作时间，提高工作效率，同时还能节约档案资料占用的物理空间。在档案资料的搜集整理过程中应用电子信息技术，能够有效提高工作效率。这主要是因为在利用电子信息技术进行档案资料的搜集整理过程中，可以更加方便的对档案资料进行科学的分类，比如按照建档的时间、档案的形式等，都可以通过简单的计算机操作就可以完成，极大的提高了档案搜集和整理的效率。

2.2利用电子信息技术优化档案查阅工作

进行档案管理工作模式优化工作的主要目的就是提高档案资源的利用效率，使档案资源可以更好的为人们提供优质的信息服务。因此，在开展档案管理工作的过程中，我们可以借助电子信息技术优化档案查阅工作，对档案进行科学的分类管理，使查阅档案的步骤变得简单、高效。档案管理部门可以利用电子信息技术开发档案查阅软件，通过软件为用户提供档案的编目查看服务，用户只需输入关键字就可以快速查找到自己需要的档案信息，从而实现档案信息资源的最大共享，同时也进一步提高了档案管理服务工作的质量和效率。

2.3利用电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作

电子信息技术在档案管理工作中的应用除了可以优化档案资料的搜集整理工作之外，还有助于强化档案资料的备份、保存和恢复工作。科学技术的快速发展使得电子档案在档案资料中占据的地位越来越高，很多档案资料都是通过光盘、硬盘等介质进行保存的，而且还有很大一部分是利用软管理系统保存在数据库当中的，其安全性和完整性受诸多因素的影响，这就需要档案管理工作人员要熟练掌握和应用现代化的电子信息技术做好档案资料的备份、保存和恢复工作，保障档案资料的安全性和完整性以及档案数据资料的可靠性，使档案资料能够更好地为用户服务。

2.4利用电子信息技术做好档案资源的开发利用

电子信息技术在档案管理工作中的另一个重要应用方面就是进行档案资源的开发利用。网络资源的日益丰富和多样化扩大了档案信息资源的搜集和服务范围，档案管理工作者可以利用电子信息技术对现有档案资源进行整理优化，进行集成化管理，方便用户查找和使用档案资源。

3结语

综上所述，电子信息技术在档案管理工作中的应用是社会发展的必然要求，可以有效提高档案管理工作的科学性和实效性。电子信息技术在档案管理工作中的应用比较广泛，从档案资料的搜集整理、查阅使用，再到档案资料的查阅使用和开发利用等，电子信息技术都发挥着重要的作用，能够有效提高档案管理效率以及档案资料的使用效率。

作者:毕大鹏 单位:南阳医学高等专科学校校长办公室

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人类已快步走人信息时代，信息时代给人们的工作生活都带来了巨大的变化。生活在信息的世界里，我们在互联网中享受着信息快速传播的便利，享受着便捷获取信息的福利。电子档案是档案工作中的新模式，它是信息时代的产物。随着现代科学技术的发展，档案管理工作必然走向电子化，电子档案是档案工作顺应潮流、与时代接轨的媒介，同时我们也意识到，只有提高个人素质才能跟上时展的脚步。

（一）电子档案的特点

电子档案具有收集迅速高效、查询利用方便、系统依赖性等特点。首先，依靠着互联网及信息技术，档案工作人员可以利用扫描、微缩、摄影等方式将有价值的信息快速录人，计算机的智能可以有效降低人工录人的错误率，保证录人信息的真实与完整，为档案的利用工作提高了可靠的前提保证。电子信息技术能为档案的鉴别工作提供高效鉴别的服务，这也为档案管理人员的筛选工作减少了负担、提高了效率。其次，电子档案录人信息载体后，版式统一，便于查询利用，电子信息系统具备的搜索功能更是为查询工作节省了不必要的翻阅时间。脱离了纸质载体，信息的传递更具有灵活性，利用互联网的传递也更快捷便利。再次，电子档案也存在一定的局限性，它必须依赖信息载体，如电子计算机、uBS闪存盘等工具，才能实现信息的读取与传递，另一方面，计算机识读不相兼容的应用系统生成的电子档案时必须借助转换程序，有时可能造成原文件格式的丢失，有时这种转换时相当困难的，若设备受限则会影响档案信息的利用。

（二）电子档案与传统档案的区别与优势

古代记录信息的方式有打绳结、刻甲骨、刻竹简等，造纸术发明后，纸张这一载体成了人类记录信息的主要方式，而走人信息时代后，电子式的记录则显示出了更大的优势。传统档案依赖纸张，记录在纸张上的档案脆弱、厚重，缺乏电子档案易保存、易复制、易传递的优点：纸张档案若管理不善，则会遭遇如台北故宫文物被雨水侵蚀的打击，可为需要档案的人群提供完整的信息，而非公开的电子档案则可以在信息技术的支持与保护下实现更好的保密，利于机密档案的保管；需要获取异地档案时，纸张需要通过实体物流转运，而电子文档则仅依靠互联网便可以轻松快速地完成传递，节省了时间与财力消耗。

（三）电子档案的发展趋势

信息技术产业是主导国家、世界经济发展的重要产业，软件技术、软件产品的迅猛开发给档案管理工作开辟了高效便捷的工作道路。展望电子档案的发展前景，电子档案以其自身独特的优势逐渐成为档案管理中的重头戏之一，随着科学技术的迅猛发展，电子档案将向自动化、系统化、网络化发展，将会被更广泛、更高效、更便捷地利用，掌握电子档案管理技术的档案管理从业人员将会更多，为电子档案服务的软件、信息平台也会更完善，电子档案工作将会稳定地、持续地发展。

二、信息化背景下对档案管理人员素质提出的新要求

（一）政治素质

档案工作的政治机要性和强，但这也往往是企事业单位档案管理部门容易忽略的地方。档案管理人員必须讲政治，因为他们直接管理着党和国家、单位的重要机密，没有一定的政治觉悟和工作责任感是无法做好档案保密和管理工作的。随着信息化时代的到来，档案管理人员掌握档案信息的方式更加灵活，而档案信息的泄露途径更加多样，一旦由于档案管理人员工作疏忽或者口不把门，有意或者无意造成档案信息的泄露，将可能会给国家、单位或相关关系人带来不可估量的伤害或损失，也会是单位相关工作变得被动。因此，政治素质是信息化背景下档案管理人员应当具备的首要素质。

（二）专业素质

信息化时代的到来简化了档案管理的程序和内容，一些原本需要人工处理的管理项目交由网络计算机处置，大大减轻了人工的投入，也提高了档案管理的效能。因而有些档案管理人员出错误的认为，现在的工作都交由电脑去做，自己不需要再想过去那样掌握档案的收集、编排、归档、存放等工作，也日渐疏忽了专业技能尤其是基础性的理论知识和专业知识的学习和训练，这种想法是万不可取的。相反，信息化背景下的档案管理人员需要进一步提高自身的专业素质，不仅需要掌握传统的档案编排管理的方式方法，还应当掌握一些网络信息化时代的档案信息管理新手段、新办法，只有如此，才能更好地适应信息化时代给档案管理工作提出的新要求和新挑战。

（三）信息化素质

档案管理信息化要求档案管理人员除具备一定的档案管理基础理论与方法外，还应当具备较高的计算机知识和信息化操作水平，只有这样才能顺利的适应档案信息化管理的要求，更好地为企事业单位服务，因此，档案管理人员不断加强学习，提高自身的信息化素质尤为重要。具体来说，首先应当掌握基本的档案管理信息化理论和知识，知晓信息化管理的各个环节要求和操作规程，能够正确使用本单位的档案信息化管理系统。其次，在正确使用、熟练掌握的基础上，还应当具备一定的技术创新能力。由于各个单位的档案管理情况不同，档案使用的要求也不尽相同，在档案管理的过程中，档案管理人员可能会遇到很多新的问题，面临很多新的挑战，这就需要档案管理人员善于阐发思想、重组知识结构，主动的寻找解决问题的方法和途径，以便更好地做好档案的管理和使用工作。

（四）道德素质

由于档案管理部门长期处在局限性和封闭性的环境中，与外部接触有限，直接创造经济价值的机会很少，因而很容易被单位领导忽视。因此，需要不断加强档案管理人员的思想道德素质，使其树立坚定的理想信念和良好的职业道德。这是单位实施人才竞争、增强单位活力的客观要求，但也往往造成档案管理人员的不满，因此单位领导应当及时关注这一问题，发现并理解档案管理人员的苦衷，在政策上给予一定的优惠，而作为档案管理人员，也应当正确认识这一客观事实，提高自身的道德素质，以强烈的事业心和高度的责任感继续做好档案管理工作，发扬爱岗敬业精神，不计较个人得失。只有这样，才能更好地提高自我，争取更大的进步。

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1 电子档案的优势

档案有多种记录形式，主要包括文字、图表、音像等不同形式的历史记录，而电子档案的载体则是用磁带和光盘，即电子档案文件可以存储在磁盘、光盘等介质中。与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。

1. 电子档案是存储在计算机网络中的，电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储可能存储在本地，本国也可以储存在外地。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，传统的纸质档案一旦损坏，就不能恢复。电子档案，为了防止意外会备份两份以上，，也可能会异地备份数据。

2. 过去传统的纸质档案的全是手工操作，数字档案则不然。电子档案从资料的采集、整理到加工直至归档都是通过网络收集并收集到的载体信息进行数字化处理。利用计算机和网络将文本、图片、音频、视频融于一体，就其内容和展示手段而言，电子档案文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的档案记录的更加完整，其次电子文件档案的的寿命比传统纸质档案要长得多。

3. 效率高，速度快。电子档案能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。档案管理需要耗费大量的人力物力，是一个浩大的工程。而数字档案采用新的手段和方式，新的技术手段减轻了劳动强度，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正更新资料都十分方便，数字化的编辑可以收集到大量的资料，避免了过去由于编撰时间太长遗漏过多的现象。电子档案是智能化的，在检索技术上，检索系统能够自动分析检 索条件，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，实现多语言混合检索为用户提供最为满意的信息。

4. 电子档案的文稿是将提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，具有很强的交互性。

2 电子档案管理过程中存在的问题

电子档案的出现一方面使人们在保管、开发与利用手段上更加方便，另一方面我国出现电子档案的时间不长导致电子档案在管理方面存在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整，影响着其效力的发挥。

2.1 电子档案的保存和安全

在电子档案进行管理过程中，都是由档案管理人员操作完成的， 并且要实时地对系统维护、更新，参与人员较多，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息泄密或者丢失。电子档案打破了原有的方式，一些资料可能因负责的人缺乏相关知，在网上传输时，收发件人的身份一时无法确认，极易泄密，其次，电子档案的管理是在网络环境下进行的操作，如果计算机感染病毒或者黑客入侵，如果对档案内容进行篡改，电子档案就会失去其可靠性和真实性。

2.2 档案管理人员因素

有的管理人员安全意识不强，或者对软件不进行保密，甚至将自己的账号随意转借与别人共享文档内容，允许他人随意拷贝文档。由于受到利益驱使，个别人员出现一些违法行为，有的档案管理人员有意泄露文档内容。档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关规定，违规操作出现录入数据随时消失。

3 档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有重要的性质，为了在档案管理中更好的服务单位，建议采取以下措施：

3.1 加强对档案管理工作重要性的认识

加强的档案管理工作人员自身对档案管理工作重视，养成良好的职业道德，对工作充满热情，培养高度的工作责任感和办事细心的工作态度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

3.2 完善档案管理和保管工作

在原有的档案保管条例基础上，逐步完善健全电子档案的使用和保管制度。我们可以借鉴外国对档案管理的做法，档案管理是按照档案工作要求制定“文件保管期限表”，即档案管理的要求从文件生成文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。 保管过程中，应及时登记设备环境和相关数据以确保电子文件归档的质量，对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性。定期检查周边网络环境，妥善保管备份资粮。将需长期保管的电子文件档案与相同内容的纸质文件一同归档；在计算机网络上集中，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；确保电子文件的完整性和有效性，具有保密要求的电子文件，要有必要的安全保密措施，对涉密电子文件严禁在网络上开放。

3.3 完善相关的法律法规和规章制度

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致。周全，易于操作。例如，别国都有自己的档案登记簿标准”等，都是在ICA的档案著录规则基础上针对电子文件管理的要求制定的规范。

我国也应该制度相关的电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。对电子文件的光盘存储和保管进行规范。科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

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一、电子档案的特点和优势

电子档案是按照档案管理规范有目的地保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。与传统档案储存形式相比较，主要有以下两个特点：

（一）对设备和技术等材质的依赖性。电子档案主要是以某种电子设备作为载体，通过具体技术将纸质档案材料内容转换成一定的语音、视频、音频形式储存在磁盘、光盘等存储设备上，在需要使用时进行相应的操作转化，输出为需要的形式。电子档案由于载体材质的特定性，使得电子档案的管理和利用基本依赖于计算机等电子设备，对计算机的配置要求以及操作人员的操作能力都提出了相当的要求。

（二）受时空限制小。由于电子档案存储所需的载体体积小、存量大，占用空间小，得电子档案可以把所有信息一并存储在一个载体上，只要保存得当，电子档案可以利用互联网等现代技术实现异地传输，不受制于时空的限制，有利于实现资源共享，提高办公效率。

（三）加强电子档案管理，有利于提高办公效率。针对电子档案易于存储、携带便捷、易于编辑、传输迅速等优点，提高电子档案管理，可以节省很大的人力、物力、财力，大大提高办公高效率。

（四）加强电子档案管理，有利于推动档案信息化建设。电子档案管理工作对管理者的综合素质提出了更高的要求。

二、电子档案管理和应用中存在的问题

（一）安全性不能完全保证。由于电子形式材料的输出和输入方式简单方便，可以重复利用，因此，电子文件的内容可以被轻易的篡改，甚至被恶意盗取、销毁，这使电子档案的原始性和完整性受到严重挑战。

（二）载体材质影响完整性。由于电子档案的载体多数是光盘、移动硬盘、磁盘等，这类载体受人为因素影响表较大，因载体丢失、失误操作等可能会造成电子档案信息丢失并不可修复。

（三）电子档案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，轻则导致信息被篡改和窃取，重则会使信息全部丢失，且由于病毒种类繁多，更新速度很快，因此必须时刻警惕这些潜在的威胁，保证电子档案运行环境的安全。

（四）电子设备配置、电子档案管理者的能力都会影响电子档案的管理和应用。

三、电子档案管理和应用的措施

（一）加强规章制度建设。电子档案管理部门要根据《档案法》等法律法规要求，制定科学完善的电子档案归档标准和管理制度，使档案工作者在收集、整理、归档、移交、利用和统计的时候有章可循，提高档案管理者的综合素质，尤其是政治意识和责任心。

（二）加大硬件投入。电子技术日新月异，计算机、存储设备等技术更新非常迅速，要保证资金和技术支持，以使电子档案管理工作与时俱进。另外，一定要做好安全保密工作，因为档案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丢失将会对个人和单位造成灾难性损失。

（三）做好安全工作，一方面要维护网络安全，防止电子档案被非法窃取和篡改。另一方面要加强管理人员安全防范意识，特别是在目前形势下，信息已经成为个体之间最具价值的财富，个别集团或国家以巨大的利益诱惑档案管理者、窃取重要机密，因此，作为电子档案的管理者，如意志不坚定，很容易被利用，使个人或国家蒙受损失，必须从思想到行动上加强对档案管理工作人员的管理，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

（四）做好电子档案材料安全防护。要根据电子档案的公开情况和保密级别，区别制定相应的管理制度来保障材料的安全。比如对于已经完全开放的电子档案，可以在验证使用者身份后，允许其直接拷贝利用；而对于一些保密性较高的材料，一定要制定多重保密措施，严防电子档案被随意修改、复制。

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关键词：档案管理系统；功能开发设计；业务需求；用户需求；系统需求；问题

随着科学技术不断发展及档案管理信息化建设不断推进，市面上出现了各种类型的档案管理系统。一些系统在功能设计上基本相同，多采用以传统管理为导向的工作模拟，面对电子档案的急剧增加及档案管理的深入应用，现今市面上不少档案管理系统表现出了不少问题。为了适应档案管理信息化建设，满足各类型企事业单位对档案管理的需求，必须立足于业务需求、用户需求及系统需求来进行档案管理系统的功能开发设计及利用工作，力争充分发挥档案管理系统效用。

一、档案管理系统的需求分析

（一）业务需求

就目前看，各类型企事业单位日常管理基本采用现代化办公系统，如办公自动化系统、物资采购系统等，常常产生大量的电子文件。从业务角度看，面对庞大数量的电子文件，单位需要的是集中式规范化管理、确保电子文件长期保存、多途径的检索途径，只有这样采用有效利用电子文件。

（二）用户需求

用户分为普通用户、档案管理员、系统维护人员。对于普通用户来说，要求档案管理系统具有浏览、检索、借阅、下载等功能。对档案管理员来说，要求档案管理系统具有文件管理、收集，档案信息的录入、审核、验证、分类，以及相关辅助管理等功能。对系统维护人员来说，要求档案管理系统具有系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制，以及数据和用户使用维护等功能。

（三）系统需求

档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动按照档案管理规则实现档案分类处理。为清楚掌握系统需求，要从功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。从功能需求角度看，要求系统具有采集管理、数据操作、查询利用、增值服务等功能；从数据需求角度看，要求相关数据信息的录入、处理具有精确性、高效性，保持数据的一致性与完整性，以及共享等功能；从非功能性需求角度看，要求保障档案的原始性、完整性，传输安全性，以及身份认证、加密处理、防篡改等功能。

二、目前档案管理系统开发设计中存在的问题

目前，市面上一些档案管理系统开发设计中表现出了这些问题。第一，对档案管理系统的业务了解不足；第二，对档案管理系统的系统需求分析不深入、不全面。系统需求分析是进行系统功能开发设计与利用的基础和条件，这是跨出成功开发设计档案管理系统的关键一步，值得引起设计者足够重视；第三，不少档案管理系统存在不完整性等问题；第四，管理系统跟踪服务、更新服务不及时。为设计一个能满足业务需求、用户需求及系统需求的档案管理系统，进行必要的需求分析是必要的，了解软件产品开发设计中的问题更是进行档案管理系统功能开发设计工作的前期工作。

三、档案管理系统功能开发设计及利用

（一）系统功能架构设计

在这里，采用低耦合度和高内聚度的标准进行档案系统架构设计。档案系统主要包括电子档案应用服务平台、业务层、存储层、配置管理层、数据层、系统安全层，其中的各个功能模块的功能都是独立的，通过对外接口实现各功能模块交互、调用，形成一个完整的档案管理系统。尤其每个功能模块都设置对外接口，从而确保系统功能的开发设计、利用、维护具有较强的灵活性。

按照功能性分析，分为输入部分、输出部分和管理部分。输入部分设置档案数据扫描入库、格式转化、录入及分类整编等功能；输出部分设置在库档案数量统计、借出档案数量及类别统计、超期档案自动催还、用户查询档案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。

（二）功能开发设计与利用

档案管理系统是一个操作简单、性能稳定、界面友好的自动化管理软件，其系统是复杂而强大的。基于档案管理系统的功能架构设计，下面从档案管理角度及各方需求看，这一系统应开发设计以下功能模块。

1、档案的归档与接收

文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关键。对于电子文件，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于电子档案形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。

2、档案的存储与备份

档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立一个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。如果是机密文件，要加密，或进行脱机保管。此外，还应采用多样的存储方式，如目录存储、光盘存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定。

3、档案的检索与利用

在整个档案管理过程中，档案的检索与利用是档案管理系统的终极工作目的。为便于用户查询与使用，在这一功能模块要设置灵活多变的组合查询方式，可在网上浏览与下载无查阅条件限制的电子文件等功能。

4、档案的维护性管理

进行维护性管理目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长期、有效的存储与利用。对电子档案的维护性管理由用户来实施，根据用户需求设置具有不同功能的维护性管理功能。主要管理内容包括数据库管理、电子档案保管期限坚定及销毁、电力档案加密与解密、电力档案数据输出等。

（三）数据安全管理

档案管理系统内的信息数据是非常庞大的，为保证相关数据的安全性和完整性，除了依靠计算机及网络提供的安全管理机制之外，还应设立一套完整的数据访问系统，避免机密档案泄露。例如，建立授权管理机制、档案档案密级管理和审批级别设置，从而保障档案信息安全。

四、结束语

档案管理系统是为用户、档案管理而服务的，所以系统架构设计及功能开发利用都要以业务需求、用户需求、系统需求为基础，通过功能需求分析指导功能模块开发利用，只有这样才能使档案管理系统的功能开发利用与需求相符合，满足各类型企事业单位的档案管理需要。当然，随着各方需求的变化及提高，档案管理系统也要与时俱进，及时更新系统内软件，提高服务能力。

参考文献

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[3]时荣，张伟.基于Struts2+Spring+Hibemate框架的网上评教系统的设计与实现[J].电脑知识与技术.2009，（31）.

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[摘 要]信息技术的发展及应用使医院电子档案管理工作呈现出前所未有的新局面，本文探讨了信息技术在医院电子档案管理中的价值及其在应用信息技术时存在的问题，并提出了一些医院电子档案管理工作的改进策略，以切实提升医院电子档案管理的利用率，推进现代医院档案工作的发展。

[关键词]信息技术；医院；电子档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。

1 信息技术在医院电子档案管理中的价值

1.1 提升医院电子档案的管理水平

医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。

1.2 提高医院电子档案管理的灵活性、时效性

医院借助信息技术，可以灵活地对电子文档进行修正或更改，使档案电子管理工作更具灵活性，将其有效的存储在计算机中，与此同时，借助光盘、U盘等存储载体，还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统，能够有效实现资源共享，方便获取并分享电子档案及相关信息，档案管理人员还可根据实际需要，及时获取有效档案信息，并加以整合，提升档案管理的时效及效率。

1.3 完善医院的信息化建设

信息化时代中，电子档案在医院档案的重要性日益凸显，应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台，并借助信息技术，统筹安排医院信息及电子档案工作，可促进医院各部门的协调管理，提高医院管理效率，实现电子文档的全文检索，大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中，还能及时发现存在的不足，予以修正，为医院的信息化建设提供有力的保证。

2 医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题

信息技术在应用过程中，难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视，不断改进，才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理在大大提升工作效率的同时，也容易因为小小的失误造成严重的不良后果，加之文件大多涉及热萁瞎悖涵盖方向较杂，需要工作人员及时更新电子文件，以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变，才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式，转变为可归档、利用的电子文档，而电子文件在多元化转变的过程中，时常会受到外界非正常因素的影响，而出现文档丢失的情况，造成不必要的损坏，破坏了电子档案的完整性，影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时，也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患，诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等，易造成电子文档遭受损坏，因而对文档的安全性有着较高的要求，其安全隐患问题不容忽视。此外，利用信息技术管理医院电子档案，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等，才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。

3 信息技术在医院电子档案管理中的有效应用

3.1 完善电子档案管理体系

优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节，可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程，充分发挥信息技术的优势，促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善，以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。

一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的医院电子档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结、发展，形成科学、合理的现代化档案管理体系。

二是采取责任制体系，通过完善的管理制度、健全的管理机制，明确档案工作职责和任务，使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，严格落实规章制度，将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中，与相关人员的岗位职责进行挂钩，提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解，落实责任分工，明确档案管理的责任归属，实现各个环节的有章可循，有据可查，落实到人，有效规范电子档案管理行为，形成齐抓共管，有效管理的良好格局。

三是构建行之有效的奖惩制度，给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励，对表现不佳的人员予以适当的督促，在充分提高职工责任心的同时，增强其工作积极性，从而更好的完善医院电子文档管理体系。

3.2 建设电子档案信息数据库

建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措，是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求，还需为以后的电子档案更新做好充足准备，保证有较高的性能，还应便于反复修改。

一是做好电子文件的收集工作，及时收集草稿性电子文件和辅电子文件，并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中，采取建立电子文件台账的方法，使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制，并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份，及时保存并登记、更新操作环境及数据，以保证电子文件收集的时效。

二是做好电子文件的归档工作，在确定电子文件归档范围的基础上，归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件，具有永久保存r值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性，同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内，为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误，归档的电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝，保证其安全性，对需要永久保存的电子文件，应制作成纸质版本予以归档。

三是利用信息技术，实现医院电子档案管理的网络化，及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足，不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容，及时更新并补充信息内容，满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失，可在进行数据资源管理时，将系统设置成自动备份保存模式，最大限度减小损失，防止黑客袭击，保证电子档案数据安全。

四是实现文档一体化，将档案管理与文件管理有机的整合起来，实现文件档案的统一与控制，借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息，保证电子文件的原始性和可靠性。

3.3 档案队伍专业化

档案管理人员是开展档案工作的行为主体，通过建立档案专家人才库，提高档案干部队伍素质，可实现依法治档，进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用，档案专业队伍规模不断扩大，档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高，才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理，并充分发挥其价值。

一方面，通过考察、培训等培养教育方式，强化档案干部培训，包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上，详细分析医院对电子档案管理的需要，并根据实际，制订合理的电子档案管理人员培训计划，定期对电子档案管理人员进行培训考核，或是组织其外出学习考察，认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求，还可邀请行业专家前来医院，传授电子档案管理的知识经验及研究成果，通过形式多样的活动，不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力，提高电子档案的管理水平，使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上，正确高效地开展电子档案管理工作。

另一方面，可创新人才竞争机制，营造人尽其才的积极氛围，促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中，在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机，这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性，还能促使其不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以满足医院电子档案管理的发展需要。

4 结 语

当前社会已进入信息化时代，利用信息技术加强医院电子档案管理工作，不仅是时展的需要，也是提升医院档案工作效率，推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展，医院电子档案管理也体现出日新月异的特点，相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值，充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题，从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手，不断改进医院电子档案管理工作，以切实提升其利用率，推进现代医院档案工作的发展。

主要参考文献

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