干部档案数字化管理范文

导语：如何才能写好一篇干部档案数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：人事档案管理；数字化；价值

干部档案数字化是指采用计算机、扫描仪等设备对干部档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。在世界经济与网络相融的时代，信息化管理亦发挥了重要的作用。

一、实现人事档案管理数字化的必要性

一方面人事档案管理的信息化是人事档案信息管理的核心，是将人事档案的整理工作用信息化的管理模式来替代，干部档案数字化后能使档案信息资源准确方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通过授权的干部档案信息资源得到共享，以满足干部管理工作对档案利用的需求。另一方面人事档案记载着一个人成长的历史轨迹，记载着一个人的身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审及个人能力等等的许多情况。是一个人真实的历史写照。对于在科学研究、政治生涯中有所造诣的人来说，人事档案查借阅越是频繁，相对档案纸张磨损程度越高。实现档案的数字化管理，可以有效保护原始档案的磨损，延长载体的损坏年限。因此，实现人事档案管理的信息化是十分必要的。

二、实现人事档案管理信息化的举措途径探析

如何实现人事档案管理的信息化，保证人事档案资料对人事工作起着积极的作用，提供准确、全面的人事信息资料，推动人事工作的向前发展，是值得人们深思的问题。现就阐述些许见解，具体如下几个方面：

（一）领导重视，大力支持档案信息化

首先，人事档案管理实施信息化，需要单位领导的高度重视，正确认识和评价实现信息化管理的重要性，对人事档案管理人员的培训及管理给予极大的支持，勇于投资信息化软件、硬件设备等。其次，对人事档案部门信息化的工作要制定工作方案，从总体思路、流程设计、标准要求，到具体的质量保证措施、岗位工作说明、安全保密规定等，通盘考虑，尽量做到量化管理、精细管理。

（二）从严从实、实现档案数字化管理

在人事组织管理部门，原始档案管理资料的收集、整理，最终归档的过程，要经过审核，定期地对人事档案资料的及时性和真实性进行清理，对一些缺项、缺页的档案资料进行补充，规范档案管理的监管工作，落实人事档案资料的完整和真实，并且确保人事档案资料的隐私性。从实际工作看，干部档案主要用于干部人事部门开展任免、调动、工资待遇、出国（境）审批等工作，纪检监察、编史修志等工作，近些年办理社会养老保险和个人办理房产、遗嘱等公证也越来越多地用到干部档案，可见，干部档案的作用已经不可小觑，在档案数字化过程中，要绷紧从严从实、保密安全这根弦，严格数字档案制作管理，严禁违规连接互联网，严防黑客攻击、窃取，确保干部人事档案信息的绝对真实和安全。使纸制档案与数字档案一一对应。真实、全面反映每个人的历史面貌。

（三）提高素质、保质保量档案数字化

强化人事档案管理的工作人员信息化管理意识，培养良好的服务态度，提升工作人员的专业知识，是保证人事档案管理信息化工作的重要环节，是保障人事档案管理全面有序地开展，将档案管理数字化有效地发挥智能化的检索及各项功能，处理好档案管理工作及信息保密工作的兼容有着不可小觑的作用。档案管理人员要对计算机的软件操作及信息管理技能熟练，对不熟悉或不了解相关知识的人员勤培训，重实践，加大力度，请专家及有经验的人员来进行讲座或亲身实操示范，加强档案信息管理中出现的各种问题的解决能力，不断地提升自我能力，汲取新的档案管理知识和掌握科学的人事档案管理能力，尽职尽责，为单位提供人事档案的真实信息和人员状况，培训出一批高素质的档案管理人才。

（四）严格把关、工作有序档案数字化

干部档案工作是公道正派选人用人的基础，是提升干部工作公信力的保障，随着信息网络时代，干部档案造假、信息不实的舆情，直接把干部档案工作从幕后推向前台。由此，在实现档案数字化时应严格把关，做到档案出库、进库都要造册登记、逐一审查，层层紧扣，以防出现漏洞。档案出库要登记造册，逐本核对，填写交接单；进行数字化加工前，仔细整理编码，逐份材料，逐页编号，尤其第四大类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）和第九大类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料比较多而集中；档案扫描时，每份档案按大类、按顺序进行，不得损坏纸质档案，切勿漏扫。做到精、细、全。

三、结束语

实现人事档案管理的信息化，是社会发展的必然趋势，是社会生产力信息化发展的重要标志，也是社会发展对人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事档案信息化管理体系，有利于动态管理人事档案，在信息数据库中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同时方便广大人民群众在档案信息库中有效地查询，最大限度地为社会发展，构建和谐社会输送人才。

参考文献：

[1]李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务.2013（03）.

[2]焦英.关于人事档案信息化网络化管理的思考[J].机电兵船档案.2012（05）.

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【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

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（一）数据库建设存在问题

很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。

（二）缺乏现代化的档案工作者

一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。

二、数字化管理高校人事档案的对策

（一）更新观念

实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。

（二）修订《干部人事档案管理条例》

《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。

（三）建立数据库

高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。

（四）强化系统的管理与维护

第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。

档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。

三、总结

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数字档案馆建设目标

数字校园建设对高校档案馆产生了深远的影响，在为档案管理工作提供更广阔的平台和视野的同时也对档案工作和档案工作者提出了更高的要求，促使高校档案馆在管理内容、管理模式、服务功能、人员技能要求等方面做出调整，以担负更多的任务。笔者认为高校数字档案馆的建设不应仅仅停留在传统档案数字化的层面上，应根据数字化校园建设构架，从资源、管理，应用和服务4层面为数字化校园学习环境提供全面支撑。

1实现校内信息资源共建、共享

为了最大程度地实现档案信息资源在校内外的共建和共享，发挥档案信息的增值作用是数字档案管理的核心功能之一。其特点是数据“一次录入，共享使用”，即数据仓库中的所有数字化档案信息数据来源唯一，由档案部门输入后，各教学管理部门可以通过统一的学校信息访问平台获取所需的信息，避免信息重复和混乱等现象。

2.实现文件、档案一体化管理

数字校园背景下的数字档案馆克服了以往工作环节、程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，对文件管理进行超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动。

3.实现多种应用集成

在数字校园网络环境下建立一个面向对象、分布式的、能兼容多种操作系统、可在不同数据库平台环境下运行、能够支持系统从分散的应用管理系统中收集所需各类电子档案信息的档案管理系统平台，实现教学、科研和管理等数字化信息资源规范化存档管理，构建其管理应用目标。

4.实现信息服务的多元化、网络化

在数字化校园环境下建立统一的档案信息访问平台，解决异构平台的信息资源检索，数字化校园用户可以通过访问档案馆的网站，以最快速度查找存放在不同型号服务器以及不同操作系统和数据库平台下的、实时归档或网上逻辑归档的数据库或数据仓库中的档案信息。

数字档案馆建设路径

1.建立完善的数字化档案工作规范

要构建适合数字校园环境下的数字档案馆，必须制定数字化工作规章制度并建立符合数字化特点的档案工作流程。首先，要根据国家规定制定本校的相关标准与制度，如文档一体化工作制度、数字文件归档制度、数字档案鉴定制度以及数字档案备份制度等，保障数字档案馆建设、安全有序地开展。其次，在档案收集环节，建立数字化文件档案一体化管理归档收集模式，由各单位文书处理人员在产生电子文件时转发一份到档案馆，完成文件归档。再次，在管理环节，建立数字档案设备与信息安全管理体系，注意逻辑与物理存储管理问题，建立数字档案对设备的依赖，防止信息丢失或被非法更改，保证数字档案的可读性和可用性。最后在利用环节，通过数字校园平台建立数字档案信息体系并建立跨网联机用户使用情况文档等。

2.加强档案信息数据库建设

高校档案部门应加强数字化档案信息资源库建设，积极推进馆藏档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。有了数字化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配的档案信息数据库。档案信息数据库是一个系统化的数字信息集合，当前高校建设档案信息数据库主要x~--T两种途径：一方面来源于现有的馆藏档案，另一方面通过对电子文件的收集。通过数字校园应用系统进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。

5.实现数字档案馆管理系统与办公自动化各应用系统的无缝衔接

在数字化校园建设的过程中，学校的各职能部门相继建成了各种应用系统，如教务管理系统、资产管理系统等，这些系统中蕴藏着大量的信息资源。最终这些系统产生的有价值的信息资源应通过一个数据接口自动转入档案管理系统中，实现文档一体化管理。可以说，各应用系统与档案管理系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。档案系统通过对各应用系统的数据进行采集、处理、分类、加工，形成指导性、有长久保存价值的信息，为校领导和有关部门决策服务学校的不同职能部门所产生的电子文件归档要采取不同的策略。对于党群、行政等部门所产生的电子文件，档案管理系统直接与各归档部门的收发管理对接，紧紧抓住归档的源头，所有的收发文材料都在网上进行登记，而后再按归档类目进行文件的预立卷工作，保证归档的完整率。对于像教务、科研、设备等专业化门类，通过标准化信息采集平成网上归档和信息采集。因此学校要加大投资，尽快建立档案管理系统与各应用系统的无缝衔接，建立完整的信息体系。

4.建立数字化环境下档案利用服务中心

利用服务中心不是档案实体存放机构，而是存在于数字化校园网络上的有序的信息空间，是面向数字化校园用户提供档案信息的在线利用。主要表现形式是学校档案网站作为档案信息服务平台接人数字化校园。建设内容有档案信息的主页设计和更新维护，组织档案信息的上网浏览，档案数据库的更新维护，利用者对档案信息的远程调用，对远程用户的身份认证，对利用部分档案原文的用户进行在线收费，对整个网站的安全维护，对用户利用信息的反馈分析以及提供与其他档案馆的链接点等内容。

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数字化的档案管理平台，需要相应的硬件设施建设，这是实现环保档案信息化管理的保证。因此，企业环保部门首先要投入物力和财力，狠抓数字化信息管理的基础设施建设。如计算机、打印机、复印机的采购；其次，要选用合理的软件系统，建立标准、安全、通用的软件平台；再次，要按照国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求建立数据库，实现对信息资料的保存与备份。这些基础设施建设都需要资金投入，因此，企业环保部门一定要重视基础设施建设，为实现企业环保档案的数字化管理，提供强大的经济支持。尤其是在大量的环保电子文件产生以后，软件平台是需要解决的首要问题。企业环保部门可以与软件公司合作开发适合自己单位的软件，也可以选用当地档案局推荐的档案管理软件，这都是需要花费一定的资金。当然，从节约成本的角度来看，最佳的办法应该是大家都采用统一的通用的软件系统，这样可以避免重复开发，也能克服兼容性等问题，也能为信息资源共享提供有利条件。

二、着力开发利用，更好地为企业的发展提供优质服务

档案利用是档案工作的最终目的，是企业赖以生存和发展的动力。随着改革开放的不断深入，面对企业环保档案管理存在的新问题，要转变观念，开拓进取，牢固树立企业环保档案的价值观、信息观、服务观，积极做好企业环保档案的开发与利用，以便为企业科学管理、技术改造、提高经效益、研究企业发展、塑造企业形象等将提供有效的服务。要努力实现由重保管、重安全向重开发、重利用转变，由过去的被动调阅向主动服务转变，做到在服务中发展，在发展中提高。做好档案环境法规和管理制度的档案编研，为强化环境执法监督和环境管理服务。要利用档案，开展环保技术研究和推广，为防止环境污染和生态破坏提供档案技术支持，努力探索为企业的改革、发展、经营决策、组织管理、市场营销、前景预测、生产经营服务的新路子，努力开创企业环保档案工作新局面。

三、加强队伍建设，不断提高企业环保档案管理人员的素质

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关键词：档案信息；数字化；人事档案；思路

一、人事档案管理信息数字化建设的重要意义

数字时代档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式，以归档环节为例，在结合信息数字化处理模式进行档案分类、资料归档时，可按不同类型将规划业务档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据国家及省市相关部门对档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关数据录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，通过运用这种数字化档案处理模式，单位档案系统内每新增一个卷宗，卷内文件目录便可自动生成，档案管理人员只需挂接对应原文，系统便能自动检测原文是否漏挂。由此，不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，有益于单位档案管理工作质量的整体提高。但要注意的是，档案数字化建设必须根据单位业务档案卷宗相对固定、对象不同等特点，综合考虑是否应用卷宗整理“自动化模式”。

二、推动单位人事档案数字化建设的可行路径

人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，这就要求在建档初期，不仅要强化档案信息录入，在原有基础上认真清查、核对信息，及时剔除无效、虚假信息，清除虚假材料，同时还要扩展存档范围，将个人可公开信息分类储存，建立与需求对口的人才数据库，为社会企业及相关单位提供最全面、准确的信息凭据。而实践中，如何有效推动并实施档案数字化建设，笔者总结工作经验，提出了以下几点思路：（1）强化档案数字化管理意识，夯实管理人员专业基础。这就要求人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握当下信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于数字化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。（2）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率。人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体的行政服务效能。（3）以实际需求为导向，加大数字化设施投入。人事档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位要结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

三、结语

普及信息数字化管理是社会各企业及单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。在这一发展形势下，人事档案管理应进一步加强信息数字化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应市场大规模的人才需求，助力社会经济蓬勃发展。但要注意的是，信息技术虽为工作带来了快捷与高效，但同时也存在档案信息外泄、个人隐私被公开等潜在风险。因此，在数字化建设工作开展过程中，各单位及档案管理人员应增强安全管理意识，强化对数字信息技术安全的定位，及时发现并解决网络系统共享、信息资源公开等程序上的缺漏，以保障人事档案规范化、制度化等管理目标的实现。

参考文献

[1]韩春红.基于干部人事档案数字化有关问题的探究[J].济南职业学院学报，2015，（1）：119-121.

[2]肖欣玲.人事档案信息数字化保存问题研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

[3]徐昕.简析人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].工程技术：全文版，2016，（11）：71.

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一、数字化档案管理体系概述

数字化档案管理体系是由档案信息综合管理系统和网络信息共享系统两大部分组成。其中档案信息综合管理系统是由数字化处理子系统、档案信息管理子系统、信息服务子系统以及数据库管理子系统组成；网络信息共享系统则是由信息子系统和Web管理子系统组成。整体来说，数字化档案管理体系是由现代信息技术为基础，以档案信息为核心内容，依靠先进，高效，便捷的开发模式，面向多层次，多用户的标准、安全、有序的分布式档案信息资源管理系统。

二、建立数字化档案管理体系的动因

（一）是顺应电子管理现代化和档案管理信息化的需要。档案信息数字化，网络化是科技时代的要求。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。数字化档案管理体系可以提高档案的注意力和管理效率。计算机的利用可以使档案管理工作进入一个崭新的管理环境，处于良性循环体系之中。并且数字化管理的运用还可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时地归档，迅速地得到整理，更快地提供运用，还能够准确地反映档案当前的情况。

（二）是实现资源共享和改进档案工作的途径。近些年来，随着经济市场的不断发展，查询档案的人越来越多，对于档案馆来说，单凭计算机类的存储和查找的原始管理模式，已不适应现代化管理的步伐，更不能满足档案利用者的需求。据了解，交通部门的一些直属机构已经将各种配套的设备仪器投入使用，将各种资料广泛地进行扫描录入，大大地提高了工作的效率，减少了档案馆工作的负担，也更好地为利用者提供了方便。数字化档案管理体系可以使资源得到充分的共享。因此，各单位建立办公自动化系统，建立信息一体化的数字化档案信息管理体系是当务之急。

（三）计算机的普遍应用是实现数字化档案管理的必然结果。档案部门出于自身管理的需要而大量地使用计算机管理档案，形成了一系列的数字化信息。计算机管理可以将大量的数据进行扫描录入，将其他形式向数字化形式转变。许多档案部门建立起自己的网络，并将其与同机构其他网络和国际互联网相联接，为档案管理体系提供了更为广阔的空间，人们可以不出门就查询国内的或国际的信息，进行交流等，充分地实现了资源的充分共享。

三、数字化档案管理体系建设的若干问题及建议

我国由于起步较晚，数字化档案管理体系仍然处于初级阶段，在利用的过程中出现了这样那样的一些问题，而发现问题和解决问题是我们当下努力的重点所在。

（一）数字化档案管理体系建设的若干问题。1.缺乏有效的领导。在科技飞速发展的今天，虽然数字化档案管理体系的重要性已经为我们所认可，但是我们在数字化管理方面仍然处于起步阶段，大部分内容仍然处于摸索之中。我们虽然对数字化档案管理体系已经普遍地认可，但是对于其中的专业性知识并没有完全地认知。对于数字化档案管理体系缺乏系统的领导，没有建立起科学规范的数字化档案管理工作系统。2.数字化人才的缺失。数字化档案管理体系的建立需要大量的数字化管理专业人才，而在起步阶段的数字化档案管理体系的数字化专门人才更是少之又少。现阶段，在数字化档案管理工作中，人才总量不足，结构不合理的现象比较突出，特别是高层次，高领域，高技能的创新复合型人才比较短缺，培养和吸纳数字化管理人才的能力又比较薄弱，这些都成为制约现代数字化档案管理体系有效性的关键因素。3.数字化硬件设备投入较少，软件功能混乱。在科技飞速发展的今天，计算机的更新换代是频繁的。而档案馆的 计算机往往跟不上时代的步伐和现代档案形势的发展变化，不能适应数字化档案管理体系的需求。影响了档案管理工作的全面开展。再加上有些档案管理软件功能单一，参差不齐，跟不上时展的需求，自动化水平低下一直困扰着数字化档案馆的进一步拓展。4.数字化网络安全性能低。计算机网络应用是数字化档案管理体系不可或缺的一项主题，有网络的地方，就存在网络安全这一不可回避的问题。现在的网络中存在较多的安全隐患，易导致档案管理体系不能正常运行，甚至网络瘫痪。随着科技的不断发展，各种病毒等也变得高级和复杂，类型多样，层出不穷，对网络安全的威胁很大，很多网络系统都受到了攻击，造成了损失。因此，数字化网络安全问题是需要解决的一项重要难题。数字化网络安全应该从网络安全，信息安全以及管理安全三方面来考虑。

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关键词：红十字会；档案管理；信息化

0 简介

中国红十字会是中华人民共和国统一的红十字会组织，是从事人道主义工作的社会救助团体，是国际红十字运动的重要成员。中国红十字会以发扬人道、博爱、奉献的红十字精神，保护人的生命和健康，促进人类和平进步事业为宗旨。红十字会档案是红会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是红会至关重要的公共财产，是红十字会开展相关工作具备连续性和有序性的有力保障。在步入信息化社会和大数据时代的今天，红十字会档案管理也必须跟随时代步伐，采用信息化手段和大数据战略，让信息化、电子化、数字化甚至大数据化变为红十字会档案管理的突出表现与鲜明特征。

1 红十字会档案管理现状及存在问题

县级红十字会的档案管理处于手动整理、保存、归档、记录阶段，仅有部分红十字会建立了自己的网站，但内容仅限于内设机构的职责、办事流程及少量的业务工作介绍，县级红十字会档案信息化应用还处于初步阶段。这一现状与社会信息化发展大环境的要求不太适应。其主要问题集中表现在：

1.1红十字会的档案信息管理基础工作有待规范。各地区的档案业务水平发展不均衡，相关业务案卷质量不高，而且红十字会档案自动化工作没有统一标准，制约了红十字会的档案信息工作电子化、信息化的应用和推广。

1.2红十字会的档案信息网络技术水平有待提高。红十字会的档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，对于县级红十字会来说，其档案信息安全保障体系的建设距离地市级同行业部门或县级其他部门来还不够完善，其网络技术水平也有待提高。

1.3红十字会的档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有具备现代化电子信息知识的人，管理人员要有较高的网络信息专业知识层次和开展电子信息工作的技术水平，而不能仅仅满足于一般的日常的计算机操作。从目前看，许多档案部门尤其是县级红十字会缺乏现代高技术人才，大部分档案管理人员电子信息技术水平偏低。

2 红十字会档案信息电子化数字化的作用

2.1充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前红十字会多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.2缩短红十字会档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3 加强红十字会档案管理信息化建设的措施

在完善的档案管理制度约束下，应配备专职的业务人员，加快红十字会人事档案的信息化建设，尽快规范红十字会系统人事档案信息化发展，开发档案的利用价值，为上级领导干部的选拔任用，提供数据的参考，同时使红十字会档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

3.1增强档案管理现代化意识。人事档案管理工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

3.2对县级红十字会实施档案归档与电子文件管理。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3解决好县级红字会档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，也不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行数据有效性检测，以防止信息损坏或者丢失。

3.4建立与县级红十字会相适应的网络档案系统。在红十字会系统内建设数字化综合应用平台，发挥网站的作用，促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

3.5确保县级红十字会档案信息化建设的安全问题。

档案电子信息化应用可能会受到来自计算机病毒和网络黑客的攻击、盗取或破坏，因此妥善保管电子信息档案各种防病毒措施需要进一步完善，针对部分需要提供网络共享的档案信息资源，要提供有效的网络安全保障；在红十字会档案信息化的同时，也不可忽视纸质档案的保存，要实现电子档案与纸质档案并存，双管齐下。

3.6建设复合型的管理队伍。目前计算机实现了文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用，这就要求人事档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。红十字系统应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。

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__年，我局将继续结合档案部门工作实际和党员干部队伍建设实际，开展党的群众路线教育实践“回头看”活动，坚持“照镜子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的总要求，着力遏制“”反弹，进一步改进党员干部作风，巩固教育实践活动成果，不断提升队伍整体素质。紧密结合市委、市政府的中心工作，认真做好服务全市改革发展和反腐倡廉建设等工作，以实际成效取信于民，推动档案工作新发展。

（一）大力抓好市档案馆新馆建设工作。力争__年上半年完成项目前期工作，下半年开始动工建设。

（二）加快县（市、区）档案馆新馆建设。一是指导帮助容县、兴业县档案馆尽快完成新馆后期建设及内部装修等工作，力争早日开馆。二是指导帮助福绵区档案馆尽早启动新馆建设，协助解决建设中遇到的困难和问题。三是大力协助做好博白县兴建档案新馆的前期工作。

（一）狠抓重大项目档案工作。联合市发改委对落户我市的自治区层面的重大项目档案建设情况进行督查指导，对落户各县（市、区）的重大项目档案建设工作进行监管，强化业务指导和检查。

（二）加大民生档案工作力度。继续联合市直有关部门制定民生档案管理标准规范，开展农村五保、城乡居民低保、残疾人证、地名、婚丧、收养等档案工作试点，抓好全市各级社保机构社保业务档案的指导和达标验收。继续抓好就业、住房、医疗、食品安全、收入、养老、教育、环境保护等方面档案的收集整理归档，提高接收比重。

（三）做好社会主义新农村档案工作。贯彻落实中央、自治区农村工作会议部署，围绕统筹推进土地制度改革、构建新型农业经营体系、统筹推进城乡一体化进程三大领域改革做好档案的收集整理归档和保管利用，为农业农村改革发展服务。一是__年下半年，联合民政部门、农业部门积极争取党委政府的支持，对完善县、乡、村三级档案工作的基础条件进行检查，大力推进农业农村工作全面深入开展。二是围绕我市深化集体林权改革继续做好档案服务，对未完成集体林权制度改革档案工作的县（市、区）重点督查，做好国家档案局、林业局《集体林权制度改革档案管理办法》执行情况检查的迎检准备。计划在年中开展一次全市性的土地确权、集体林权制度改革档案管理工作督查活动。

（四）加强机关企事业单位档案信息的标准、规范、安全管理。按照公安部和国家档案局有关部署，大力加强档案信息系统安全保障建设，加强档案信息安全管理，做好数字化外包的监管工作，加强数字化过程中的监控防范，确保档案信息安全。下半年对已经进行档案数字化的单位开展一次全面检查，完善档案数字化工作的程序和制度。

（五）积极主动参与重大事件、重大活动，指导档案资料的收集工作。积极争取党委、政府及有关部门的支持，重点加强重大事件、重大活动的声像档案的收集工作。

（六）加强档案信息化工作，推进数字档案馆（室）建设。推进传统载体档案数字化工作，全面开展原生电子文件的归档、接收工作，加强各级档案信息网站建设，更新丰富网站资源，优化网页设计，进一步提升档案信息化水平。

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一、当前医院人事档案管理工作的现状及问题

（一）管理载体传统老旧

“无纸化办公”的新风已在强调节约公司成本和追求现代科学管理的现代公司的拥护下发展良好，但作为事业性质的医疗机构，尤其是属于国家事业单位的公办医院，财政支持使其对于办公用纸这类“小事”觉得不值一提。当前还有很多医院的人事档案管理材料为纸质材料。纸质材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后质量会大打折扣。

（二）管理路径不够通畅

档案管理涉及各行各业，尤其是人事档案设计的范围更广，在电子技术飞速发展的时代，档案熟悉花管理也成为必然。由于纸质材料的信息传递单一性，纸质材料的信息只能通过人工转移、物物交接甚至需要亲自抄写的传统方式传递，因而其管理路径不够通畅。

（三）管理意识稍显薄弱

人事档案管理中的重要一环便是管理意识，由于人事档案管理不具有直接产生经济效益的作用，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后且不易进步的。

（四）管理人员素质较低

首先，医院的人事档案管理人员在聘用上属于能力较弱型，扮演着“文件袋保管员”的角色，工作能力、工作效率较低；其次，医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。

（五）管理效率严重低下

综合以上几点，当前大部分医院的人事档案管理还处在“人—纸”阶段，绝大多数工作都是人工操作，传递性差，准确性低。查询、转移、归类、审核的过程中经常出现“一步错步步错”的情况，甚至造成人事档案损坏，严重影响人事档案管理效率。

二、医院人事档案数字化管理的基本要求

21世纪是数字化信息时代，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作可以在传统人事档案管理出现的严重病症上补一剂良药。数字化信息开展工作既要求被管理物的数字化，更要求管理者的数字化，因此，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作对人事档案管理的双方主体都提出了更高的要求。

（一）医院人事档案管理者的数字化

俗话说“事在人为”。倘若配备先进的管理设备而没有先进的管理人才同样达不到预期效果，因此要先将医院人事档案管理者数字化。目前我国医院人事档案管理者老龄化严重，计算机水平普遍较低，很多尚处于只会开机、打开文件夹和网页的阶段，因此要及时更新换代，培养、储备档案管理和计算机水平都较高的复合型人才。

（二）医院人事档案设备的数字化

与医院人事档案管理者的数字化相比，设备的现代化要求看似比较容易，其实不然。科学的管理系统、管理软件的重要性众所周知。要积极引进先进的管理设备，只有提高人事档案管理的客观条件方能提高水平。

（三）医院人事档案与管理者二者的数字化信息标准统一化

数字化信息的有效利用一定要建立在标准统一的基础上。比如数据库标准统一化有利于医院科室之间、部门之间、院所之间的数据体系更完整；应用技术标准统一化有利于整个医院人事档案技术处理可以做到无缝衔接；管理标准统一化有利于医疗体系人事管理系统之间的相互交流；信息统计标准统一化有利于进一步提高医院人事档案管理效率。

三、医院人事档案数字化管理的实现路径

（一）打开思想，改变思路，高度重视

当前医院人事档案管理工作的传统老旧很大程度上归结于医院对于人事档案管理工作的不重视，忽视了人事档案管理工作对于一个组织的隐性能量，故而对其软硬件、人工的水平和素质要求偏低。改变这种情况必须要从思想抓起，人事档案是医院的宝贵财富，提高医院人事档案管理工作的思想重视程度，对于其工作的需求提供必要的条件。

（二）新老交接，提高标准，培养人才

老一辈医院人事档案工作者的确在之前多年的工作中贡献过卓著力量，对他们给予充分肯定的基础上也要看到时代在发展，科技在进步，长江后浪推前浪的现象已经逼迫医院的人事档案管理水平需要高水平、高素质、专业化的管理人员为我们的管理工作添砖加瓦。要对医院人事档案管理工作岗位提出更高的工作要求，提高医院人事档案管理工作人员的综合素质。可通过专业人事档案管理培训来提高人事档案管理人员的专业素养，包括新时期人事档案管理的专业知识、计算机操作、业务技能和信息安全学习，其中计算机操作即使最基础的要求也是最关键的技术手段核心，努力培养合适的新型人才。

（三）两件更新，两手都抓，两手都硬

硬件和软件的科技含量和技术含量直接关系医院人事档案管理工作的水平高低。人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高，硬件设备和软件系统的匹配同样不容忽视。首先，要加强对人事档案信息的环境管理，信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求；其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。

（四）队伍建设，注重安全，注意稳定

建设一支高水平、高素质、专业化的医院数字化信息人事档案管理工作团队实属不易。队伍建设前应确保数字化信息岗位人员的安全意识是否满足岗位要求，数字化工作是一项充满安全保密性的工作，需要团队的整体性和安全性；其次，由于医院属性较为特殊，人事档案管理队伍建成之后尽量确保管理人员的相对稳定，在不必要换岗和流动的前提下尽可能保证医院人事档案人员的相对稳定，既有利于熟悉业务，又有利于队伍的稳定性。

四、实现医院人事档案数字化管理需要创新

现代化人事档案管理需要新的人事档案管理模式.基于建立国家人事档案管理中心的构想,本文提出了未来人事档案管理“三位一体”模式,即国家人事档案管理中心集中进行传统人事档案管理、数字化人事档案管理和人事档案网络共享管理。

（一）建立医院人事档案数字化管理云数据库

《关于改变传统人事档案管理制度的建议》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云数据”技术也已应用多年，但是至今这些先进的管理理念和数据处理技术都没能在医院人事档案管理工作中体现出应有的作用。建立医院人事档案数字化管理云数据库已成为利用数字化信息开展医院人事档案管理工作创新的首要创新点。

（二）建立医院人事档案网格化交叉体系

以传统的医院人事档案母系统为基础，建立涵盖医疗人员户籍、社保、成长、信用等方面的子系统，并完成网格化信息交叉。体系的完善既帮助医院人事信息的全面汇总，又可帮助医院内部人才的选拔和干部的任用。

（三）学习利用新技术新方法

信息技术发展虽然迅猛，但由于信息技术引入人事档案管理领域起步较晚，各项工作的信息化进程并没有借成熟的信息与电子技术而加快。我们应当吸取经验教训，努力学习其他领域或者其他国家的先进技术，用在我国医院人事档案数字化工作中。软件上可使用大区域通用的高级别人事档案管理系统，数据标准统一，数据转换流畅，提高医院人事档案工作效率。硬件上可依据实际需求和工作环境情况选择配置相应的数码产品帮助人事档案数据信息电子化。技术上引进先进技术，如射频、芯片、磁条等数据存储、读取技术，既可以帮助大量电子信息的处理又可以保障信息的安全性和存储的长期性。

五、利用数字化信息开展医院人事档案管理工作需注意的问题

（一）与时俱进，不断进步

利用数字化信息开展医院人事档案管理工作具有长期性、延伸性、进步性。需要长期不断的与时俱进、跟进学习，同时要勇于超越现有技术，愿意摸索，敢于突破。要紧紧盯住时代最前沿的数字化信息技术发展成果，将其运用到医院人事档案管理实践之中。这其中既是一个环境更新、人员学习的复杂过程，也需要医院对于此项工作的政策支持和财力帮助。

（二）牢记根本，不忘初心