电子档案管理规范范文
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篇1
[中图分类号]R197.3 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210（2008）07（c）-105-02
Standard management and utilization for electronic medical record
CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei
(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)
[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.
[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record
电子病历档案是医务人员对病人进行问诊、查体、检查、诊断、治疗、护理等医疗过程中形成的文字资料的总和；它不仅是病人住院期间诊疗过程的真实反映，具有法律效用的原始材料，而且还是医疗机构临床、教学、科研的宝贵财富以及综合评价医疗质量、技术水平、管理水平的依据。
1电子病历档案的规范管理
环节病历质量的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。
终末病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。
病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院志、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。
2 电子病历档案的开发利用
设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，导入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。
在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论(如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等)，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，更让学生终身难忘，受益匪浅。一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。
电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。
随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。
[参考文献]
篇2
关键词：二级学院；档案管理；现代化；规范化
基金项目：丽水学院教学研究项目：“二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究”。项目编号：09JY03
中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）11-0106-02
一、问题的提出
近年来，我国在高等教育体制改革上取得了前所未有的成就，高等学校的办学规模不断扩大，越来越多的高校都成立了诸如文学院、理学院、工学院、农学院、医学院、商学院之类的二级学院。伴随着高校的升级、升格、合并和扩招，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显。
由于大部分高校二级学院成立的时间不长，一切从零开始，档案管理工作存在着诸多问题，如档案不全、材料散乱、分类混乱、案卷标题、目录不规范、电子设备陈旧、电子技术落后、缺乏专职管理人员或管理人员专业素质低下等等，这一切都直接影响了二级学院档案管理目标的实现。二级学院档案管理短期目标或最低目标，也是最直接、最现实的目标无疑就是迎接高校评估检查，长期目标或最终目标则是实现高效、科学、有序的档案管理。这两个目标都要求档案管理规范化与现代化。
二、相关的概念
我们有必要先界定“二级学院”的定义。“二级学院”的概念有广义狭义之分。狭义的二级学院是指我国近年来高等教育办学体制出现的一种新的办学形式，或者说是一种新型的高校，名曰国有民办二级学院，即指引进社会资金，由本科院校成立或帮助成立的独立核算、具有独立法人资格、独立校园校舍，进行独立教学管理并实施学历教育的学校。[1]或者称为“独立学院”，它是我国高等教育由精英教育向大众教育转变的产物。广义的二级学院，是指所有以“学院”二字为后缀名的高校下属的任何一个学院。本文中所论说的“二级学院”，应该是属于广义上的二级学院，但又不完全等于广义的二级学院，因为我们把国有民办的独立二级学院排除在外，严格的说是中义的二级学院，即指高校下属的以“学院”二字为后缀名的，从原来的系部发展而来的，没有独立法人资格的学院。
二级学院档案管理，是指用科学的原则和方法管理为高校教学科研服务的各类二级学院档案。二级学院档案管理规范化指二级学院根据国家有关法律、法规如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等，按照高校档案分类方案标准和规范，对二级学院各类档案进行规范化系统管理。二级学院档案管理现代化是指利用计算机、通信、网络等现代数字化管理技术对二级学院各类档案进行记录、存贮、整理、保管、编目、检索、研究及其利用等。[2]
三、二级学院档案管理规范化与现代化之关系
要实现二级学院档案管理的现代化首先要做到档案管理规范化。二级学院档案管理的系统化、规范化，为档案管理的现代化打下了基础。二级学院档案管理要切实执行《高等学校档案实体分类法》，按照《高等学校档案实体分类法》的著录标准，从检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面全面实行标准化、规范化管理，这无疑为二级学院的档案管理的现代化打下了坚实的基础。在此基础上，二级学院的全部档案都可轻松地借助计算机辅助处理，借助于档案软件系统外在计算机的存储资料库上大量档案数据进行档案查询利用。输入计算机各种档案数据和有关内容特征信息，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，都具备了用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案信息网络的创建打下了一个良好的基础，促进了档案管理的现代化。
二级学院档案管理的现代化要求规范化。二级学院档案管理的现代化是按照档案管理的有关法规，主要通过计算机及其网络进行电子档案信息的搜集、整理与传输。档案管理现代化建设必须在统一规划的基础上，采取统一的数据格式、软件程序和技术标准。电子档案不标准规范，档案软件五花八门，档案管理没有统一标准、统一规范，没有建立科学规范的管理机制，就势必影响档案管理的现代化的进程。所以二级学院档案管理的现代化，也必须纠正各自为政的现状，认真贯彻实施《电子文件归档与管理规范》、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等国家标准，使用既符合档案信息化规律，又符合国家技术规范标准和档案部门业务工作实际的应用软件，才能最有效地使二级学院档案管理为教学科研服务。
四、实现二级学院档案管理规范化与现代化之对策
第一，增强意识，主要是增强二级学院档案管理的理论意识、人才意识、责任意识等。
首先是增强二级学院档案管理的理论意识。从高校领导到二级学院主管领导，再到专职档案管理人员都存在档案管理理论知识不足和档案管理现代化的意识不强的问题。正因为如此，所以不少二级学院领导都对档案管理重视不够，只是迫于评估检查的压力，走走过场，档案意识薄弱，没有真正的把二级学院的档案管理当作一件重要事情来抓，在领导的影响下，管理人员当然也没有动力去认真学习档案管理的理论知识，努力提高业务水平，这就严重影响了档案管理的现代化进程。所以，从学校领导到部门领导都应该增强档案理论意识，更新观念，树立与时俱进的档案理论意识，努力构建与我国现代化建设目标、规模和方法相适应、与高校发展相适应的档案管理规范化现代化体系。
其次是增强人才意识。二级学院档案管理存在较为严重的人才不足和管理人员素质低下的问题。大部分高校由于各个二级学院都有自身的困难，人员编制的确紧张， 很难抽调专职人员出来，所以二级学院的档案管理人员都是由行政秘书或教学秘书兼任，没有专门的档案管理人员，这样就很难全心全意投入档案管理工作。还有不少兼职档案员，身兼数职，既是教学或行政秘书，又兼档案管理员，又兼授课教学，还兼二级学院其他杂活，以致兼职档案员形同虚设，没法履行职责。用人上的随意性，频繁换人，也很大程度影响档案管理水平和效率的提高。二级学院很少有档案、文秘专业的教师管理档案，也很少对兼职的管理人员进行专业培训，复合型的档案管理人才更是贫乏，这无疑也制约档案管理规范化现代化建设。档案管理规范化、现代化的前提是人才现代化。要实现档案管理规范化、现代化，当务之急是努力培养或大力引进一批既有档案管理的理论素养，又有较高的计算机运用水平的档案管理人才。对现有的兼职档案管理人员除了减轻其兼职负担外，还要加强档案管理专业培训，增长其档案理论知识，提高其档案管理专业水平和计算机运用水平。只有这样，二级学院的档案管理规范化与现代化才能真正得以实现。
最后是增强责任意识。二级学院档案规范化、现代化建设人人有责，全院职工都有责任参与或协助做好档案的管理工作。但是二级学院档案工作是一项并不引人注目的工作，也仍有老师看不到这项工作的重要性，以为事不关己，高高挂起。这种思想是十分错误的，我们每个老师备课、上课、听课、考试等都与档案工作相关，所以我们每个人都应当清醒地认识这项工作的重要性和肩负的重任，牢记各自的责任，自觉地做好自己档案材料，及时上交各种档案资料，包括纸本、电子本都应做得规范，这样就可以减轻档案管理人员的一些负担，这也无疑有利于档案规范化现代化建设。档案管理人员责任感当然要更强，务必把档案工作真正作为一项崇高的事业，始终充满激情，脚踏实地，努力创新，在档案管理领域做出突出的成绩。
第二，提高水平，主要是提高档案管理专业水平和现代化科技水平。专业水平的提高我们前面已经论及，我们这里重点阐述现代化科技水平的提高。现代科技日新月异，计算机等现代化办公设备已经广泛应用，大量电子文件应运而生，无纸化办公的步伐日益加快，科学技术的发展对档案规范化、现代化管理不断提出了新的课题。自古以来，从甲骨、金石、木竹发展到纸张、录音带、录像带，以及到现在储存电子文件的磁盘、光盘，每次档案载体的变化都会给档案工作带来深刻的变革，电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，其形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用技术、方法有质的不同，可以说是文件管理的一场革命。新世纪里的档案管理现代化将是计算机技术、网络技术、虚拟技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术和自动控制技术开发利用的综合环境。其中计算机技术是档案管理规范化、现代化的最重要的技术基础，其他技术都必须与计算机技术结合起来，才能发挥真正的效用。如果我们对电子文件的归档及电子档案的管理没有足够的思想准备和物质准备，必将会给档案工作带来不可弥补的损失。二级学院普遍存在现在技术设备简陋、管理人员现代科技水平低下的问题，所以我们既要加大现代科技设备的投入，又要不断提高管理人员的现代科技水平，这样才有可能尽量减少档案工作的不必要的损失。以档案的维护为例，不少二级学院常常忽略这个问题，可是，档案资料具有唯一性和不可再生性等特点， 一旦遭到损坏将难以弥补，所以档案管理人员必须严格执行安全管理规章制度，熟练运用防火、防盗、防霉变、防磁化、防病毒攻击等软硬件设施和现代化技术手段，加强对档案资料的维护，加强对资料信息的备份，以保证档案资料安全和长期保存。
第三，恪守标准，依法依章办事，严格执行国家和上级部门制定档案规范标准。档案管理规范化、现代化实现的物质基础是计算机技术的应用，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。[3]对于杂乱无章、没有一定规范的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难。要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准、联接标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。[4]所以二级学院的管理人员必须严格执行国家和上级部门制定档案规范标准，既包括档案管理业务标准，如《电子文件归档与管理规范》、《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《磁性载体档案管理与保护规范》等；又包括档案著录标准、标引语言和标引规则标准、目录组织标准、档案编纂标准等档案信息处理标准，如我国颁布的《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》等；还包括档案工作现代化技术与设备标准，如计算机数据库设计标准、磁记录交换标准、缩微复制品质量和规格标准、计算机硬件和软件通用标准、缩微复制设备和视听设备标准、档案术语与代号代码标准等等。这些标准对于二级学院档案管理的规范化、现代化有着极其重要的意义，二级学院的大多数管理人员因为没有系统的学习这些标准，因而没能很好的执行这些标准，这与档案管理的规范化、现代化是极不适应的。
五、小结
二级学院档案管理的规范化现代化是现代社会经济发展和高校日益大众化发展的客观要求，也是高校档案管理规范化、现代化与档案事业可持续发展动力。我国高校改革在今年取得了长足的进步，高校的教学评估也在如火如荼地进行，二级学院档案管理的规范化、现代化正是为了适应这一需要。不少高校二级学院的档案管理在规范化、现代化进程中取得了可喜的成就。
参考文献：
[1]傅荣校.档案管理现代化――档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州：浙江大学出版社，2002：15.
[2]李晨生.档案管理现代化[M]. 北京：中国档案出版社，1994：28.
[3]赵中新.信息社会档案学理论与实践[M]. 北京：中国档案出版社，2006：19.
篇3
一、办公自动化与传统档案工作的主要矛盾
办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件的形式实现对文档的保管；而传统的档案工作以纸质文件为工作对象。因此，以纸质材料为主的档案载体管理和无纸化办公所产生的电子档案管理之间的矛盾是办公自动化与传统档案工作的主要矛盾。
其他方面的矛盾表现为：
1.档案的原始性与电子信息的可变性
档案的本质属性是原始性。纸质档案是由客观存在的材料，经手写、印刷等手段把文字符号、图形等与客观存在的纸张紧密结合在一起，它的原始性以最直观的形式展现出来，合法性为人们所公认。而电子档案因信息与载体的可分离性，可以通过电子信息技术对信息复制、拷贝、扩大、缩小、改变等，且电子档案被修改或删除后几乎不留任何痕迹。当代世界各国政府和司法部门严格限制电子产品作为证据,就是对电子档案难以反映其原始性和真实性的最好注释。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.不同部门之间文件的发送与接收
电子文件的发送与接收是通过电子邮件机制完成的，它必须依靠一定的办公自动化系统平台。当前，由于办公自动化还没有完全普及到各部门，纸质化文件和电子文件将会在很长时间内并存。对没有实现办公自动化系统的部门就不能发送文件电子文件，还需要形成纸质化文件。办公自动化部门接收的纸质化文件进入办公自动化系统，还需要通过扫描等不同输入方式转化为电子文档，才可运行于办公自动化平台之上。即使各部门彼此之间均实现了办公自动化，由于彼此所采用的软件不同、接口不同、数据处理模式不同，或网络间彼此不能互联，同样无法实现文件的发送和接收。
3.档案存储纸质化和电子档案格式多样化
以纸质载体档案为存储目标的档案馆，不能满足管理电子档案的需要。同时面对目前已经产生和正在产生的大量格式不一的电子档案，真正从模式、存储模式全部管理起来已非一朝一夕的事情，同时电子档案馆采用何种存储介质、存储环境、如何开发利用以及所需的经费、人才和技术，都将成为档案部门的难点。
二、解决办公自动化与传统档案管理工作存在矛盾的途径
依靠科技、加强立法，解决电子文件的原始性和合法性问题。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时使之按本来面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出纸质文件。电子文件法律效力的确立，需要解决两个基本问题：首先要依靠科技真正攻克电子文件原始性的界定关，这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次，要加强立法工作，从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依，这解决电子文件法律效力问题的法律依据。
篇4
1.公共管理下的档案管理方法
公共管理是指以社会公众为服务对象，并围绕着服务对象开展管理工作的公共服务管理，在公共管理的过程中需要采用有效的管理方法。公共管理视角下的档案管理规范化是指将档案管理工作清晰化，使之能够更广泛地表现给大众。在进行公共管理的档案管理规范化的过程中，需要考虑档案利用者的要求，通过对档案利用者的重视，使公众观念在档案管理中突出显现。档案管理与公共管理有相同之处，在服务的理念上来说，都是从广大受众利益出发，为社会公众档案用户服务。在服务的对象上来说，都是社会公众、社会组织、机关团体等。在公共管理视角下，将用户放在档案管理工作的重要位置上，通过用户对公共档案管理的感受进行反馈，对档案管理的模式和方法进行改进。
2.公共管理的基本理念
公共责任是档案管理存在的一个基础，内在推动着档案管理的发展。在履行社会责任的前提下，能够实现档案管理的合法性。在社会责任的范围和程度上，现代档案管理的社会责任明显与传统的档案管理有明显差别。传统档案管理的责任主要是政治责任，而现代档案管理的责任在原有的责任基础上增加了全新的社会责任，全新的社会责任包括经济责任、政治责任、文化责任以及社会责任在内的促进社会事业发展的责任和为公众提供档案信息完整性和安全性的责任。在全面发展理念上，表现为档案信息资源的建设和档案信息的服务，能够为社会各项活动提供全面的发展支持，传统的档案管理只是针对政治与行政管理、历史研究等领域展开服务，远远少于现代档案管理的理念。在工作的对象上，摒弃传统的只面向政府人员、科研人员等人员的服务，转向广大人民群众。档案管理服务的范围在朝着整个社会经济活动上发展，是一项任重而道远的工作。在公平服务理念上，体现在档案管理服务在本质上消除了对部分对象的歧视现象，在进行档案管理的执行过程中，需要秉承开放性的特点，在控制好开放的基础上，满足社会上各类人员进行自由的使用的权利。通过原则、政策和标准的同化，保持档案信息的核心利用群体能够和公众一样共同的享受同等的权利。通过统一的服务标准，对各类利用者的利用权限进行控制。
二、公共管理下的档案管理规范化
1.文档集成式
通过集成化的技术能够形成较为系统的管理规范，然后运用这种系统的管理规范对公共管理下的档案进行管理的方法就是文档集成式档案管理方法。协调各文档管理的过程是文档集成式管理方法的核心所在。在文档管理中，一般将文书部门和档案部门分离，使其单独进行工作。文书部门着重于文件的管理部分，而档案部门是对档案管理进行负责，这两个部门相互独立，互不影响，不能充分保证文件档案的完整性和准确性，使得档案管理的质量得不到保障。在文档集成式管理方法下，将文件管理部门和档案管理部门这两个部门有机结合到一起，使之在管理系统中能够充分发挥自己的作用，在保证文件档案完整性的基础上还能体现文件档案的开放性。
2.资源管理式
电子档案随着社会和信息技术的进步得到了越来越快的发展，伴随着众多的电子档案，档案的管理也需要向信息档案管理的方向发展。在未来档案管理的工作中，应大力发展信息资源，这对档案管理有着十分重要的作用。在信息资源方向加大档案管理的力度，使得信息资源体系能够作为一种基础影响着档案管理工作。
3.公众参与式
公众参与模式是公共管理视角下的档案管理规范化的最为基本的具体表现形式之一。公平、公正和大众化是公共管理视角下的档案管理规范化的主要发展方向，为了更好地使得档案管理服务面向广大人民群众，可以让公众参与到档案管理工作中来，提高档案管理的公共管理。首先应该加强公众文档管理的培训，通过培训提高群众的文档管理能力，使得群众能够更好地参与到文档管理中，提高文档管理的质量。群众在档案管理工作的评价过程中，需要及时向档案管理的相关人员反映在档案管理中的问题，使得档案管理的相关人员能够及时对出现的问题进行改正处理，提高档案管理质量。公众参与能够显著的提高档案管理的公开度，在保证档案管理的有效性和完整性的基础上，贯彻落实公共管理视角下的档案管理规范化。
三、结语
篇5
中图分类号：R197.323文献标识码：B文章编号：1005-0515（2011）8-286-02
随着临床安全输血工作社会化地位的日益提高,安全输血工作越来越受到人们的重视，对采供血工作的档案管理提出了更高的要求。2006年《血站质量管理规范》颁布实施，对采供血机构质量管理提出了规范性的要求，其中对采供血质量记录提出了具体的要求，采血、供血及检测的原始记录应至少保存10年，从献血者招募到病人输血的“血管―血管”全过程工作提出了具体的质量记录管理要求。由于记录可以被证实特定的标准已采用，因此各环节中原始记录是血液质量的客观依据，是一个血站采供血工作过程的真实反映，是质量保证体系最重要的部分，采供血档案管理的有效性和规范性就愈加重要。
1 《血站质量管理规范》涉及的档案管理范围
1.1 各级各类人员资质信息 凡从事与血液质量有关岗位工作人员的教育经历、培训、再培训证明、专业技术资格、岗位资质、特殊岗位培训证明、与质量岗位操作相关的批准、授权等均纳入档案管理范围。
1.2 采供血工作质量记录 凡涉及到献血者献血信息、血液采集、成分制备、血液检测、血液发放、运输、使用、传染病管理等记录均应纳入归档管理范围。
1.3质量控制记录 各种血液产品、关键设备、环节、工艺卫生、环境、物料等质量抽检记录等档案。
1.4质量管理记录 质量文件、记录控制、内部审核、管理评审、过程控制、质量改进及确认、差错管理、预防纠正措施、顾客满意调查等档案。
1.5 基础设施、设备、耗材管理档案 设备采购、确认、使用、维护、维修、报废，耗材采购信息、采购过程及验证、测量监视设备计量检定，库房管理等档案。
1.6 科研、开发、新技术应用等档案 科研立项、阶段管理、结题、评审、鉴定、应用等技术文件档案。
1.7采供血数据统计信息 财务报表、采供血工作量、数据统计分析及财务分析等档案。
2采供血机构档案管理中存在的问题
2.1 重视不够，档案管理工作滞后
在《血站质量管理规范》没颁布实施前，采供血档案管理的现状：一是对采供血质量档案管理地位和重要性认识不到位，档案的系统化正规化管理起步较晚，往往在档案管理不善导致在出现需出示各种质量记录以获取证明（如在输血纠纷诉讼中，未能举证采供血记录及记录汪完整而导致败诉）时才意识到档案管理的重要性。二是业务科室人员往往更重视其岗位工作的实际操作而轻视对工作的记录，导致工作无记录、记录不全、不规范，缺乏采供血全过程工作的有效证明；三是缺乏责任感和主动作为意识，认为档案材料的收集、整理与归档是档案室或档案员的事，对采供血各环节和过程档案的管理不到位，暂存、交接、整理、装订、建档等环节脱节，档案管理缺乏坚实整体的畅通的管理流程。四是对档案的储存、查阅、借阅、转存、销毁等监管存在漏洞，使档案的安全性受到影响。上述情况必然影响了档案管理的规范性和有效性。
2.2 档案整理 缺乏统一的规范标准
采供血专业机构由于其业务工作的特殊性，决定了档案管理的独特性。目前国家和有关部门尚没有采供血方面档案管理的专业规范标准，现有的机关或医院的档案管理模式，也不完全适用于采供血的档案管理，因此，目前在采供血档案管理中，对归档文件及质量记录的范围、鉴定、整理和管理利用等无标准，很多过期档案不能及时销毁，导致库房涨满，占用本就有限的库存空间，很难实现规范化、标准化，难以保证文件及记录的齐全，检索时难以提供有效档案。这种“有档不归”或“有文必归”的现象，影响档案的完整性和系统性。《血站质量管理规范》提出对血液采集、检测、供血的原始记录至少保存10年，仅提出了一个宽泛的保存范围，但对于采供血各工作环节产生的众多质量记录并未规定一个较清晰的归档标准，各单位依据各自对规范的理解自行制定各类档案的归档要求和保存时限，造成档案管理的不规范。
2.3 缺乏高素质的档案管理专业人才
目前许多采供血机构的档案管理人员为兼职或由普通行政职员担任，专业知识匮乏；各业务科室多没有指定的档案管理员，多未受过档案管理方面的培训，造成档案产生源头管理不力的现状。很多单位配备了专业的档案专业管理人员，但又缺乏对采供血业务工作流程的充分了解，不了解业务工作和文件产生过程，以及文件之间的联系，整理立卷工作难度大。对重复过程、科室间的业务交接、与本科室职能无关的参考性材料等，往往被重复归档或忽视归档，案卷质量也难以保证。
2.4 对待非纸质档案重视不够，档案信息利用有待加强
近年来，非纸质档案如电子信息、影像、光盘、软件、通讯等类档案不断增多，采供血电子档案管理中愈加重要，采供血网络的安全使用、采供血数据定期备份、双机备份、异地备份，电子文件的管理等也应纳入血站档案管理的范围，但目前对这类档案的重视和管理还不到位、不规范，影响档案的完整性。目前对采供血档案的使用多是查阅和参考，通过对档案信息的统计、分析，在对档案信息安全保存的基础上，为人们的社会实践、科学研究服务最大化的实现档案信息的作用。
3加强血站档案管理应采取的措施
3.1 提高认识，加强管理领导和监管
把档案管理工作摆上采供血质量管理的重要位置，落实到各项业务活动的每个环节。单位领导、档案管理人员和采供血一线的业务人员提高对档案管理工作重要性的认识。采供血各科室、各环节、各过程都应纳入档案管理的系统工程，在各科室和有关人员的积极配合和参与下，各种档案资料的收集、整理、归档、管理工作才能落实到实处。
3.2 结合采供血行业特点，依法规范档案管理
贯彻《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的规范要求，结合采供血行业工作特点，是做好血站档案管理工作的根本。各采供血机构及档案管理人员，要把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；采供血机构或档案管理部门应制定一套适合血站特点的档案管理标准和规章制度，依照《中华人民共和国档案法》和《血站质量管理规范》的要求，我单位建立了覆盖包括质量记录在内所有工作部门和流程的质量管理体系，规范了采供血工作的归档范围、保管期限及档案收集、整理、保管和利用的具体要求，在档案管理上更加规范。建议进一步扩大档案管理的覆盖面，注重基础性档案的管理，将档案材料形成的各个环节纳入管理范围，保证档案的完整性；加强对不归档材料的管理，妥善处理和及时销毁不归档材料；应结合采供血工作特点，理顺各类记录、档案产生、交接、保存的源头、过程及部门规律，使档案管理体现行业特色，逐步实现档案工作法制化、规范化、科学化。
3.3提高档案人员综合素质，提高档案管理水平
努力创造多种培训、学习机会，除提高档案管理知识水平外，尤其注重档案管理人员的采供血业务知识的提高，并且注重全员对档案管理知识的普及和培训，形成和谐和顺畅的档案管理流程，在各级部门和过程中指定专人兼管各类文件资料的收集、整理和归档工作，强化人人重视档案意识，才能使档案管理的水平不断提高。
3.4 加快档案管理现代化，提高档案信息利用率
应借助网络化管理的条件和优势，实现采供血档案的电子信息化管理，对非纸质档案、尤其是计算机网络形成的档案资料的收集、整理、归档和管理；进一步加强档案信息的开发和利用，开展档案研究，提高档案信息的有效利用，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。
参考文献
[1]中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范,2006.4.
[2]中华人民共和国卫生部.血站实验室质量管理规范,2006.5.
篇6
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
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[5]薛媛华.加强渔业科技档案管理 促进我区水产技术推广[J].内蒙古农业科技，2006（S1）：175-176.
篇7
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？
1必须加快档案管理基础平台建设
档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。
2档案管理信息化与电子政务建设同步发展
档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
3提高档案管理现代化水平
在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。
4加强档案管理中信息技术人才的培养
在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
5统一档案信息资源管理规范
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（一）信息资源建设情况
1、纸质档案数字化情况：有相当一批城建档案馆开展了纸质档案数字化工作。两种模式：一种是全部馆藏档案数字化。武汉是全国全部馆藏档案数字化第一家；第二种模式：馆藏重要档案、利用率高的档案先行数字化。目前大部分为此种模式。
2、电子文件归档情况：有少数城建档案馆开展了电子文件归档工作的实践。典型城市有珠海、天津、大连、芜湖、廊坊等。从电子文件归档领域来看，仅限于工程领域，还没有发展到建设系统业务管理。工程电子文件归档有四种模式：第一种，无软件模式，如景德镇、无锡市城建档案馆。这种模式的优点是简便；缺点是没有背景信息，不能前端控制，真实、完整、有效性不能保证；与档案管理软件对接困难；成本高；占用空间大。第二种，“归档软件+扫描”模式，如天津、广州市城建档案馆。这种模式的优点是与档案软件对接方便，一定程度上保证了真实、完整、有效性；缺点是成本高，占用空间大。第三种，“归档软件+格式转换+扫描”模式，如苏州、昆山市城建档案馆。这种模式优点是格式统一，便于保存和利用；节省扫描费用；节省存储空间。缺点是仍不能取代一些文件的扫描。第四种，“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式，如珠海、大连、芜湖市城建档案馆。这是一种最理想的模式，这种模式的优点是更方便建设、施工、设计、监理单位；缺点是需要协调，两个软件融合统一有难度。
（二）保障体系情况政策法规方面：
国家层面的文件有：电子公文归档管理暂行办法(2003.7国家档案局令第6号)；《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）；《国家电子文件管理工作规划》（2011-2015）；住房和城乡建设部2004年了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》。标准化建设方面：国家建设部门颁布了5个标准：《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2002）；《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）；《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）；《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）；正在修订《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）等。
（三）信息资源服务情况
1、信息化对档案信息资源开发利用的作用：内部检索。
2、信息共享问题：各城建档案馆的档案管理系统彼此独立，互不相通，形成一个个信息孤岛，没有实现共享。目前没有全国性和地区性的城建档案目录中心，没有一个权威的中国城建档案网站，更没有全国城建档案数据中心。城建档案信息资源与相关单位和部门政务网的链接很少。
（四）信息安全管理情况
1、信息安全意识很强（上网档案几乎没有），技术措施有待加强。
2、异地备份：各地开展了异地备份相关工作，按照住房和城乡建设部异地备份工作方案，河北、江西、浙江、贵州、广西、安徽、江苏、新疆、湖北、吉林、山西、四川、广东、山东等省均开展了省际合作。
二、存在的问题
目前，全国城建档案信息化存在以下问题：法律缺失。受《电子签名法》局限，电子文档（接收、数字化）在法律上没有凭证作用，这对档案界是个重要打击。没有法律地位的电子文档路在何方？观念陈旧。一是重要性认识不足。对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率；现代化的名片没有认识到；信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料。不能顺应形势必将被历史淘汰；第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸；第三，档案库房的压力：二是档案是保密信息，不能上网、不能信息化。错误之处在于：第一，大部分档案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最长30年后也必须解密。第二，不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用，不接收电子档案。原始凭证性，信息化难以达到，由此导致许多城建档案馆不接收电子文件，尤其是在地下管线档案问题上。效果不显著。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。“甩掉图板”、使用软件，但是移交档案仍然必须以纸质形式提交，而且要求两套制，不仅没有减轻负担，反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。动力不足。一是外部没有用户导向；二是内部没有生存压力。
三、信息化建设的发展方向
总体来看，城建档案信息化发展方向有以下几个趋势：
（一）从档案管理到信息管理。城建档案信息化是形势所迫，全球信息化浪潮、电子计算机的普遍使用、查阅利用的需求。档案管理与信息管理的区别是，档案管理只管档案载体，你查我调，领上路；信息管理要管档案内容，你求我供，送到家。
（二）从筑建档案库到构建数据库。
（三）从纸质档案数字化到接收档案数字化。
（四）从工程档案库到城建档案库。
（五）从孤立建设到融合发展（数字化城管、数字城市、电子政务等）。
篇9
要】近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，其数量也逐年递增，因此，如何加强电子档案的管理工作就成为档案管理部门必须思考的问题。笔者在详细分析了电子档案的优越性的基础上，对如何加强电子档案管理工作谈谈自己的一些思考和看法，可供参考。
【关键词】电子档案；优越性；制度化建设；全程化管理；合理利用
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。与传统的纸质档案相比，电子档案具有高度时效性、快捷、方便的特点。近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，在日常工作中，其数量逐年递增，因此，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强电子档案管理工作的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。鉴于此，本文对如何加强电子档案的管理工作进行了思考。
1、电子档案的优越性
与传统的纸质档案相比，电子档案具有明显的优越性。
（1）操作方便：形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。
（2）传递快捷、实现资源共享：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。
（3）存储空间小：无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。
（4）具有多种表现形式：随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
（5）复制时不容易丢失：信息纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。
2、加强电子档案管理工作的思考
2.1 电子档案的制度化建设
我国从1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起，就已陆续出台了一批标准及规范。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678．1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《城建电子文件归档与电子档案管理规范》等。电子文件的归档，应当按照归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性，有利于归档工作的全过程管理。
加强电子档案的制度化建设，其一，要确定归档范围。电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。其二，要加强电子档案的检测。检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。其三，制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度。电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。
2.2 电子档案的全程化管理
电子档案全程化管理是信息时代档案管理的新理念。要做好电子档案全程化管理，既要继承纸质档案管理的经验，又要有适应电子档案管理的思路与方法。其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档案实施全程管理，并不是控制电子档案的生成，对其内容的形成不得干预，而只是控制电子档案形成的过程。通过对档案形成过程的管理来保持电子档案内容的原貌，保证其内容在整个电子档案全程管理中不走样。其四，技术标准问题。对电子档案全程管理中的技术标准，不应由档案部门来制定，而应该由档案部门选出若干个成熟通用的技术标准，让各单位选择使用，对于不成熟的技术标准或者有缺陷的技术标准可以禁止使用。就如同对纸质档案的书写要求一样，档案部门不必专门研制一种耐久的记录材料要求形成档案者使用，而是选择成熟的耐久记录材料，如碳素墨水或蓝黑墨水供选择使用，但可以禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久的记录材料。其五，电子档案全程化管理的模式。有两种模式可供选择，一种是以立档单位为单元，有统一的档案管理系统和文件管理系统，档案室是其系统的中心，各部门形成的档案最后稿本要在档案室控制的信息中心服务器中生成，所有的电子文件的复制由档案室办理，从而保证档案部门对电子档案形成过程的控制，并尽量保证电子档案的原貌。另一模式是以一个区域为单元，在区域政务网中建立统一开发、统一标准、统一平台的电子文件和电子档案管理系统，由该区域的档案馆作为信息中心或单独为档案馆设立服务器，所有政务网中的各机关单位形成的档案最后稿本，要在档案馆控制的服务器中生成。
2.3 电子档案的有效合理利用
当今社会，信息技术的迅速发展，提供档案服务利用的手段更是丰富多样，档案工作者应充分发挥其能动作用，挖掘馆藏，开展多种思路的服务创新活动。电子档案应充分利用网络信息技术的优势，开展多角度的档案编研业务，通过写史、修志、撰写著作，充分展示馆藏档案的丰富内涵和文化韵味，使档案真正成为“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的文件源。依照《档案法》，将能够开放的档案在网上，使档案利用者足不出户就可以了解和认识档案，从中汲取更多的信息和知识，为档案的利用提供多角度、全方位的服务。
为了电子文件、电子档案方便利用，必须用计算机编制其索引目录，包括磁带、磁盘、光盘和磁带、盘内文件级的索引目录。在查找利用过程中，应遵守保密规定，须填报查找利用电子档案审批表，经审批后，按照所规定的权限范围查找利用。对具有密级的电子档案，上网时须符合国家或有关部门保密的规定，要有稳妥的安全保密措施，严防泄密。在利用电子文档时，应注意只能提供拷贝件，对电子档案的封存载体不允许外借。
在利用电子档案后，还应填写“电子档案利用情况登记表”，其字段名可包括查档者姓名、查档单位名、查档目的、查档范围、已查档号、磁带号、磁盘号、软件（文件）名称、查的内容、解决的问题、社会效益、直接经济效益、间接经济效益等。
3、结束语
总之，电子档案的出现是历史的必然也是社会进步的产物，加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。因此，为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库。只有真正认识到加强电子档案管理工作的重要性，才能促进企业或单位的稳步发展，才能为企业或单位创造效益。
参考文献
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【关键词】 采供血机构；档案管理，电子化；发展
随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。各级采供血机构的档案管理也伴随着当前新的形势发生着新的变化，档案管理的电子化趋势日益明显。如何适应新的发展形势，使档案管理工作更好的为采供血机构的建设和发展服务，这对档案管理工作提出了更高要求。
1 数字化综合处理
首先要建议统一的档案管理平台和网络系统，利用局域网和互联网的连接，实现数据的实时传输。其次，加强档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对各类型载体档案的数字化工作，使档案资料实现信息数字化、存储海量化，以便于档案资料更方便的服务于采供血事业的发展。第三，严格按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局6号令《电子公文归档与管理规范》的要求，实现采供血机构档案管理的电子化发展。
2 电子文件网络化归档
局域网内每个用户的工作记录、声像文件等数据实现实时传输，实时归档。通过网络进行文件上传，档案管理人员可通过软件对电子文件进行鉴定和检查，对于符合要求的文件做归档处理，并通过网络向文件发出人员作出确认归档的通知。
3 电子档案的保密措施
电子档案的易复制和易改动性使得档案的原始性无法得到充分保障，这就要求要有充分的保障技术来确保电子档案的安全性。
（1）加密技术。加密技术是电子文件档案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技术手段把重要的数据变为乱码（加密）传送，到达目的地后再用相同或不同的手段还原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很难解出原文，使得电子档案的原始性真实性得以保障（2）签署技术。签署人在电子文件上留下的“印记”， 证实该份文件确实出自于特定的作者，同时将文件内容加以“固化”，签署后对文件施加的任何改动都将被发现。（3）身份验证。给每个合法的用户一个通行字，代表给用户的身份。（4）风火墙。一种控制访问技术，防止非法用户进入，防止电脑黑客侵袭。
4 电子档案存储设备的保护技术。
采供血机构的电子档案存储设备通常为计算机信息中心，其计算机硬件、软件及系统中的数据要经受火灾、地震、工作环境恶劣等各方面考研。为保证信息中心的正常工作，是系统连续可靠正常的运行，需做好以下几方面的工作：
（1）场地安全。信息中心控制室要求专人专管，无关人员一律不得入内。空调和防静电设施齐全，室内温度控制在14-24摄氏度，相对湿度控制在45%-60%.铺设防静电地板。
（2）信息修复技术。是指电子档案一旦受到破坏和污染后的恢复和抢救措施。包括计算机病毒的查杀、数据库的修复技术以及光盘、移动硬盘的破损修复等。使电子信息保持长期可读性。
（3）电子档案的备份。电子档案具有易复制性的特点使电子档案的备份技术成为电子档案保护有效而又重要的手段。有条件的采供血机构，可使用双服务器的手段，两台服务器同时存储、互为备份，使电子档案保存的安全系数大为提高。
采供血机构档案管理电子化相对于传统的纸质档模式，电子档的优点在于便于储存，不占实物空间，而且方便查询等优势，值得坚持和发展。当然，电子化在带来优势的同事亦会有新的问题的出现，所以说，要取得采供血机构档案管理工作的更进一步发展亦需要相关领导长期的足够的重视，以及专业的档案管理人员共同的努力。
参考文献
[1] 柴辉;采供血机构应加强设备档案的管理[J];中国输血杂志;2010年S1期
[2]朱小青;加强医院档案管理工作的对策和建议[J];中外医疗;2008年14期
